1055 Budapest, Kossuth Lajos tér 6-8. 1075 Budapest, Madách Imre út 5. III. emelet G. 4. SZÁMLAKEZELÉSI SZABÁLYZAT Jóváhagyva: 2009. március 18. Érvényes: 2009. március 18-tól Változat:.2. Oldalak száma: 10.
TARTALOMJEGYZÉK 1. Elrendelés... 3 2. Cél... 4 3. Érvényesség... 4 4. Kapcsolódó szabályozások... 4 5. Kimenı számlák készítésének folyamata... 5 5.1 Számla kiállítás... 5 5.2 A kimenı számlák kötelezı tartalmi és formai elemei... 5 5.3 A számlafizetés esedékessége... 6 5.4 Dokumentálás, ırzés... 6 5.5 Káresemények számlázása... 6 6. Beérkezı számlák kezelésének folyamata... 6 6.1 Számlák érkeztetése, iktatása... 6 6.2 Számlák igazolása, kifizetése... 7 6.3 Dokumentálás, ırzés... 7 1. sz. melléklet A számla kötelezı tartalmi és formai elemei... 8 2. sz. melléklet Nyilatkozat... 10 Változat: 1. 210
1. Elrendelés A fenti fejezetekbıl álló G.4. Számlakezelési szabályzat v-2. verzióját elrendelem. Jelen utasítás hatályba lépésével a G-4. Számlakezelési szabályzat v-1. verziója hatályát veszti. Jelen utasítás karbantartásáért felel: irodavezetı Hatálybalépés ideje: 2009. március 18. Készítette: Gazdasági Bizottság.. Schachinger Tamás GB elnök Ellenırizte:a könyvelést végzı vállalkozás felelıs vezetıje:... Bodri Irén BODRICONT Kft. Ellenjegyezte:az irodavezetı: Günthner Attila irodavezetı Hatályba léptette: az Egyesületi Elnökség 122008. számú határozata alapján:. Kovács András fıtitkár Változat:2.. 310
2. Cél Jelen szabályozás célja, hogy a által kibocsátott, valamint a szállítóktól beérkezett számlák kezelésének folyamatát szabályozza. A szabályozás nem tér ki a számlázás speciális eseteire és különleges módjaira. Azokra a vonatkozó törvények (Sztv. és ÁFA tv.) elıírásait kell alkalmazni. 3. Érvényesség A szabályzat hatálya kiterjed: A re (továbbiakban: MEE), mint jogi személyre, ezen belül: Egyesület titkárságára Területi szervezeti egységekre (Üzemi és területi szervezetek) Funkcionális szervezeti egységekre o Külön megállapodás szerint az Egyesület keretein belül mőködı önálló jogi személyiségő szervezeti egységekre (VTT, VET) o Jogi személyiséggel nem rendelkezı szervezeti egységekre (Szakosztályok, FISZT) Jelen utasítást ismernie kell azon munkakörök betöltıinek, akik - A MEE által kibocsátott, valamint a MEE-hez beérkezı számlák kezelési (kiállítási, igazolási, kifizetési, könyvelési) folyamatában részt vesznek. 4. Kapcsolódó szabályozások A Számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény (Sztv.) Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CVII. Törvény (ÁFA) Adózás rendjérıl szóló 2003. évi CII. Törvény (Art) A személyi jövedelemadóról szóló, 1995. évi CVII tv. (SzJA.) Társasági adóról és osztalékadóról szóló 1996. évi LI. Törvény (Tao.) A társadalmi szervezetek gazdálkodó tevékenységérıl.1141992. (VII.23.) Korm. rendelet. A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 2242000 (II.19.) Korm. Rendelet. Belsı szabályozások: A MEE Alapszabálya A MEE Szervezeti és Mőködési Szabályzata Közhasznúsági jelentés A MEE Gazdálkodás rendje Gazdasági szabályozások: Változat:2.. 410
Számviteli politika Bizonylati szabályzat 5. Kimenı számlák készítésének folyamata 5.1 Számla kiállítás A számlát a teljesítés megtörténtét követıen, illetve a rendezvények és tanfolyamok, egyéb szolgáltatás esetében a jelentkezés (megrendelés) beérkeztét követıen haladéktalanul (elıleg, készpénzfizetés esetén azonnal, egyéb esetekben 15 napon belül) ki kell állítani és elküldeni a vevı részére. A számlakiállítás alapja a teljesítés megtörténtét igazoló dokumentum, illetve a hivatalos jelentkezési lap (megrendelı), amelyben a vevı a teljesítést elismerte. A számla kiállítási jogosultság a következı: - A MEE Központ - Önálló jogi személyiséggel rendelkezı szervezetek saját nevükben - Önálló bankszámlával rendelkezı szervezetek saját tevékenységükhöz kapcsolódó folyamatokra 5.2 A kimenı számlák kötelezı tartalmi és formai elemei A számla tartalmi és formai követelményeinek betartásáért a számla kiállítója felelıs, ezért arra kellı gondosságot kell fordítani. Különösen figyelemmel kell lenni az ÁFA feltüntetés szabályos módjára, valamint a teljesítési idıpont pontos kitöltésére. A számla kötelezı tartalmi és formai kellékeit az 1. sz. melléklet tartalmazza. A számla, a számlával egy tekintet alá esı okirat alkalmazhatósági szabályait, valamint a számlával egy tekintet alá esı okirat, a nyugta és az egyszerősített számla adattartalmára vonatkozó elıírásokat az ÁFA törvény tartalmazza, aszerint kell eljárni. A számlák Szigorú számadású nyomtatványok, ezért számlázni csak szigorú számadású számlatömbökben lehet. Jelen ügyrend hatályba lépésétıl kezdıdıen számlát kiállítani kizárólag a MEE Központ Titkársága által nyilvántartásba vett, és általuk - külön kérésre - a területi szervezetek részére eljuttatott számlatömbben lehet. A korábban már megnyitott számlatömböket addig lehet használni amíg be nem telnek, ezt követıen csak a MEE Titkárságtól igényelt és általuk rendelkezésre bocsátott számlatömbök használhatóak a kimenı számlák elkészítésére. A kimenı számlák aláírása a vonatkozó törvények szerint nem kötelezı, de a hitelesség biztosításának egyik lehetséges módja a kimenı számlák aláírása. A MEE jelen szabályzatában úgy rendelkezik, hogy a hitelesség egyértelmő bizonyítása, valamint a vezetıi felelısség egyértelmővé tétele érdekében a kimenı számlákat a számla kiállítójának és alá kell írnia, és bélyegzıvel kell ellátnia. Változat:2.. 510
5.3 A számlafizetés esedékessége A vevık részére kiállított számlák esedékességét alapvetıen a szerzıdés, megrendelés stb. határozza meg. Amennyiben a fizetési határidıre nincs elızetes megállapodás, a likviditás javítása érdekében az esedékességet 8 maximum 15 banki napban kell meghatározni. 5.4 Dokumentálás, ırzés A számlát 3 példányban kell kiállítani. Elosztása a következı: = 1. példány a vevıé = 2. példány könyvelés = 3. példány Irattár A számlákat az Sztv. 169. szerint 8 évig kell sértetlen formában megırizni. Az ırzésrıl a MEE Központ a 2. példányok archíválásával gondoskodik. A megnyitott számlatömböket a MEE területi szervezete ırzi, a betelt számlatömböket a 3. számlapéldánnyal együtt iktatás céljából a MEE Központ Titkársága részére kell visszaküldeni, aki a szigorú számadású nyílvántartását aktualizálja és a tömböket archíválja 5.5 Káresemények számlázása A káresemények két fajtáját különböztetjük meg: elemi károk és idegenek által okozott károk. A károk kiszámlázása mindkét esetben azonosan történik. A káresemények számlája a normál számlától annyiban különbözik, hogy a számla ÁFA-t nem tartalmazhat, tehát a számlázási séma Adóval számított egységár A felszámított adó %-os mértéke Az áthárított adó összesen sorokat üresen kell hagyni. A számla vevıje a kártérítési felelısségtıl függıen vagy a károkozó, vagy a biztosító. 6. Beérkezı számlák kezelésének folyamata 6.1 Számlák érkeztetése, iktatása Áruvásárlás, szolgáltatás igénybevétel és kifizetés kizárólag számla ellenében történhet. A beérkezett számlákat iktatás elıtt formailag és tartalmilag ellenırizni kell. A tévesen beérkezett számlákat kísérılevéllel vissza kell küldeni a szállítónak. A jogosan hozzánk küldött, de formailag ésvagy tartalmilag nem megfelelı számlákat iktatás után kell kísérılevéllel visszaküldeni a szállítónak a kifogás megjelölésével. Hibás számlát kifizetni nem szabad. Bármely hiányzó vagy hibás adat elıfordulása esetén a számla nem alkalmas számviteli elszámolásra, áfa visszaigénylésre. A formailag és tartalmilag megfelelı számlákat iktatni kell. Az iktatási rendszernek teljes körőnek, zártnak, a számlák útjának nyomon követhetınek kell lennie. Ha a számviteli Változat:2.. 610
szoftver nem biztosítja a fizetési határidı szerinti listák készítését, akkor az iktatásnak a fizetési határidıt is tartalmazni kell. 6.2 Számlák igazolása, kifizetése A számla tartalmi helyességét, a kiszámlázott tételek valódiságát, a teljesítés megtörténtét, a Központnál, illetve a szervezetnél erre felhatalmazott személy ellenırzi, igazolja, amely egyben az utalványozás elismerése, illetve banki aláírásra jogosultak intézkednek a számla ellenértékének kiegyenlítésérıl. A teljesítés igazolás után az átutalásos számlákat a fizetési határidı figyelembe vételével kell átutalni. A bankszámlák közötti elszámolás útján történı fizetést akkor kell teljesítettnek tekinteni, amikor a pénzösszeget a jogosult bankszámláján jóváírták. Emiatt a kifizetési megbízásokat egy nappal korábban szükséges elindítani, mint a számlán feltüntetett esedékesség napja. Kivételt jelenthetnek ez alól a bankon belüli tételek (a terhelendı bankszámla és a szállítói bankszámla azonos banknál található), amelyek az esedékesség napján indítva a girorendszerben még aznap jóváírásra kerülnek. A magánszemélytıl történı - az SZJA törvény 46. 3. c. pontja által elıírt - adó- és járuléklevonásról 2. sz. melléklet szerinti nyilatkozat visszaküldését követıen kell dönteni, kivéve, ha a magánszemély egyéni vállalkozói vagy ıstermelıi jogállását a számlán az egyéni vállalkozói vagy az ıstermelıi igazolványszám feltüntetésével igazolja. Az e tevékenységekre tekintettel kifizetett összegbıl a MEE-nek mint kifizetınek nem kell adóelıleget és járulékokat levonnia. Ellenkezı esetben a számla a konkrét levonások és a kifizethetı összeg megállapítása után kerülhet kifizetésre. A készpénzfizetési számlákat és az átutalással rendezendı számlákat igazolható módon haladéktalanul át kell adni könyvelésre. A szervezetek a kiállított ésvagy beérkezett számlákat folyamatosan, de legkésıbb a tárgyhót követı 5-éig kötelesek eljuttatni amee titkárság részére. 6.3 Dokumentálás, ırzés A beérkezı számlákat könyvelés után dossziéba le kell főzni. A lefőzés havonta, az iktatószám növekvı sorrendjében kell, hogy megtörténjen. A lefőzött számlák elé havonta egy összesítı listát kell készíteni, amire az iktatószámot és a számla számát fel kell tüntetni. Ha az iktatószám folyamatos sorrendjébıl valamelyik számla hiányzik, annak a számlának a lerakási, ırzési helyét az összesítın fel kell tüntetni. A számlákat az Sztv. 169. szerint 8 évig kell sértetlen formában megırizni. Az ırzésrıl a MEE központ gondoskodik. Változat:2.. 710
1. sz. melléklet A számla kötelezı tartalmi és formai elemei Az alábbi táblázat a számla kötelezı tartalmi és formai elemeit sorolja fel. Ahol az egyesület külön információk feltüntetését írja elı, ott azt MEE megjegyzéssel kerül feltüntetésre. A számla kötelezı tartalmi, formai kellékei A számla sorszáma, A számla eredeti, elsı példány A termékértékesítést, szolg.nyújtást végzı adóalany neve, címe, adószáma () A vevı neve és címe, adószáma MEE-nél nyilvántartott Számla A teljesítés idıpontja: (ÁFA tv. szerint) A kibocsátás kelte: a számla kiállítás idıpontja A fizetés módja, határideje: készpénz., átutalás A termék (a szolgáltatás) megnevezése A termékszolg. besorolási száma (Vámtarifa, Szolgáltatások Jegyzéke, Építményjegyzék)- amely legalább szükséges az áfa tv. szerinti hivatkozás beazonosításához Mennyiségi egység, mennyiség Adó nélkül számított egységár Adóval számított egységár Adó nélkül számított ellenérték összesen Az ÁFA %-os mértéke (20 %, 15%, 5%, 0%, mentes) Az ÁFA mértéknek megfelelı, az adót is tartalmazó árból visszaszámított %-érték 20%-os adó esetén 16,67 % 15%-os adó esetén 13,04% 5%-os adó esetén 4,76% Az áthárított adó összesen Ft-ban (vagy mentes az adó alól, vagy a beszerzı, a szolgáltatás igénybevevıje az A számla végösszege Új közlekedési eszköz EU közösségen belüli értékesítésekor: erre a tényre való hivatkozás, a forgalomba helyezés dátuma, futott km száma Változat:2.. 810
Ha az adó fizetésére kötelezett a pénzügyi képviselı annak neve, címe, adószáma Különbözet szerinti adózás esetén erre az adózási módra való hivatkozás Egyéni vállalkozó jogállását bizonyító okirat száma 1995.117.tv.46 (2)b. Változat:2.. 910
2. sz. melléklet Nyilatkozat Alulírott.. név... cím adószám: nyilatkozom, hogy tevékenységemet egyéni vállalkozóként (vállalkozói igazolvány száma: )* mezıgazdasági ıstermelıként (ıstermelıi igazolvány száma:..)* nem egyéni vállalkozóként, nem ıstermelıként* végzem, ezért az 1995. évi CVII. törvény 46. (3) bekezdése szerint adóelıleget a számla összegébıl levonni nem kell kell *. Kelt:... aláírás * (a megfelelı aláhúzandó) Változat:2.. 1010