AZ ÉRTÉKELŐ VEZETŐ FELADATAI A TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS FOLYAMATÁBAN 2015. július-szeptember
JOGSZABÁLYI HÁTTÉR 2011. évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről Mindhárom jogállásra (civil közigazgatás, rendvédelem és honvédelem) vonatkozó teljesítményértékelési szabályokat a 2013. július 1.-én hatályba lépett 10/2013. (I. 21.) Kormányrendelet tartalmazza. A civil közigazgatásra a 10/2013. (VI.30. ) KIM rendelet tartalmazza a módszertani szabályokat. A TÉR Centrum (KSZF) adatai TÉR Centrumhoz csatlakozott szervezetek száma 1660. Az 1660 szervezetet figyelembe véve ez azt jelenti, hogy közel 94%-a használja a TÉR rendszert. 2014. évi adatok alapján a rendszerben 88 914 fő közszolgálati tisztviselő (értékelő vezető és értékelt) adatai szerepelnek.
A KÖZSZOLGÁLATI EGYÉNI TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS CÉLJA A TÉR olyan évente ismétlődő, formális keretek között zajló vezetői tevékenység, amely az értékelt munkatárs egyéni teljesítménykövetelményeinek és fejlesztési céljainak az értékelő vezető által történő meghatározásából, a teljesítmény év közbeni vezetői nyomon követéséből, a teljesítmény, írásban történő, értékeléséből, a strukturált szóbeli visszacsatolásból, továbbá az értékelt évzáró minősítéséből áll. Értékelés Évközbeni nyomonkövetés Követelmény meghatározás Minősítés Értékelés Követelmény meghatározás Évközbeni nyomonkövetés
AZ EGYÉNI TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉSI RENDSZER SZERKEZETE Kötelező teljesítményértékelési elemek Ajánlott, vagy opcionális teljesítményértékelési elemek Teljesítménykövetelmények A munkaköri leírás alapján meghatározott egyéni teljesítménykövetelmények Stratégiai egyéni teljesítménykövetelmények Az év közben kapott többletfeladatok Az egyéni fejlesztési célok Viselkedési jellemzők A kompetencia alapú munkamagatartás minősítés Kompetencia értékelése
A TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS KOMPONENSEI Mérés Konkrétan meghatározható: - az elvárt eredmény - az elvárt határidő - az elvárt mérőpont vagy indikátor. Pld: TÉR módszertani kézikönyv elkészítése július 1., minimum 100 oldal terjedelemben Értékelés A teljesítményértékelés alkalmazása szempontjából azokat a tevékenységeket tekintjük értékelésnek, amikor nem lehet mérhető mutatókkal dolgozni, hanem az értékelő vezető felelősségére, felkészültségére, tapasztalatára, realitásérzékére, elfogulatlanságára kell építeni a feladat megoldását. Pld: Értékelő vezető módszertani támogatása
AZ ÉRTÉKELT FELKÉSZÍTÉSE AZ ÉVES TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS FOLYAMATÁRA A közszolgálati egyéni teljesítményértékelés fő felelőse az értékelő vezető. Az értékelt felkészítésénél az értékelő vezetőnek meg kell győződnie arról, hogy az értékelt ismeri-e a hatályos teljesítményértékelés folyamatát, a vonatkozó szabályokat, kötelezettségeit és jogait. Részletesen meg kell beszélniük az egyéni teljesítményértékelés szakaszait, a közszolgálati szervnél alkalmazott mérések, illetve értékelések jellemzőit, az értékelt ezzel kapcsolatos feladatait, a határidőket, az elvárt eredményeket, az esetleges mérőpontokat és indikátorokat, valamint az teljesítményértékelő megbeszélés lefolyását, a menetét, annak eredményeit, illetve lehetséges következményeit.
DOKUMENTÁCIÓS KÖTELEZETTSÉGEK Az értékelő lapok tartalmát két példányban nyomtatott formában is elő kell állítani és nyilvántartásba kell venni, hiszen a papíralapú értékelőlapot mind az értékelő vezetőnek, mind a közszolgálati tisztviselőnek az aláírásával hitelesítenie kell. Ezt követően a papíralapú dokumentum tekintendő hiteles teljesítményértékelési és minősítési eredménynek. A közszolgálati egyéni teljesítményértékelést támogató szoftverből kinyomtathatóak mind a teljesítménykövetelmények kitűzésének, mind az értékelésnek, minősítésnek a dokumentumai.
INTEGRÁCIÓ KAPCSÁN FELMERÜLŐ FELADATOK I. szakasz Előkészítés II. szakasz Jelen állapot szerinti teljesítmény-értékelési feladatok III. szakasz Új állapot szerinti teljesítményértékelési feladatok https://ter.gov.hu/
A FORMÁLIS ÉRTÉKELÉSRŐL A munkatársak alapvető igényei közé tarozik a teljesítményükről szóló rendszeres visszajelzés. A formális értékelés A formális értékelés olyan, a szervezet által kifejlesztett rendszer, amelynek a segítségével rendszeresen, szisztematikusan értékelik a munkatársak teljesítményét. A rendszer magába foglalja, hogy: - mit értékeljen; - melyik értékelési eljárást alkalmazza; - ki és hogyan ismertesse az értékelési eredményeket. A formális értékelés lehetőséget nyújt a munkatartalom, a kimenetek felülvizsgálatára amit a megfigyelt időszak alatt elértek és megegyeznek a jövőbeli célokban.
AZ INFORMÁLIS ÉRTÉKELÉSRŐL Informális értékelés Az informális értékelés a napi/heti visszacsatolás a munkavégzés egyes fázisainál (tervezés, előkészítés, lebonyolítás/ellenőrzés/zárás) a vezetési módszerhez és technikához igazodó tevékenység. Az informális értékelés önmagában, a formális értékelés nélkül nem elegendő, mert a nem tudatosan végzett, vagy a nem megfelelően adott visszacsatolás nem támogatja a szervezeti célok teljesülését. A formális és informális értékelés együttes alkalmazása A vezetők által év közben végzett informális értékelések nem helyettesíthetik a formális keretek között zajló és dokumentált teljesítményértékeléseket. A formális, valamint az informális vezetői értékelések tudatos és együttes alkalmazása teszi ezt az egyik legfontosabb, illetve legfelelősségteljesebb vezetői munkát a munkatársak permanens fejlesztését, ösztönzését, motivációját, elkötelezettségét növelő tevékenységévé.
A TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉSSEL ELÉRHETŐ CÉLOK A jó értékelési rendszer célja a teljesítmény megerősítése, ami hozzájárul: - egyéni fejlesztési célok megállapításához; - egyéni erőfeszítés ösztönzéséhez és jutalmazásához; - a munkatárs helyzetének és fejlődésének megismeréséhez; - információ a munkaerő-tervezéshez; - információ a karriercélokhoz; - információ az utánpótlás tervezéshez; - munkaköri leírások és munkacélok áttekintéséhez és felülvizsgálatához. A teljesítményértékelés kommunikációs csatornát is biztosít a munkatárs és a szervezet (értékelő és értékelt) között, segítve annak tisztázását, hogy mit várnak el egymástól. A teljesítmény megítéléshez lényeges, hogy pontos mérőszámaink legyenek.
AZ ÉRTÉKELŐ VEZETŐ 5 ALAPVETŐ FELADATA EGYÉNI TELJESÍTMÉNYKÖVETELMÉNYEK MEGHATÁROZÁSÁRA SORÁN 1.) A hatályos TÉR szabályait, előírásait, az alkalmazandó módszerek megismerése, értékelő lap áttekintése. 2.) Ismerje meg, illetve tanulmányozza át az értékelési időszakra vonatkozó kiemelt szervezeti célokat, feladatokat, éves munkaterveket, a vonatkozó jogszabályokat, belső szabályzókat és az általa irányított munkatársak munkaköri leírásait, az előző évben nyújtott teljesítményjellemzőit. 3.) Az értékelő vezetőnek az értékelési időszak megkezdésekor tisztáznia kell, hogy a közvetlen irányítása alatt dolgozók közül kiket lehet az egyéni teljesítményértékelés folyamatába bevonnia. 4.) Az értékelő vezetőnek fel kell készülnie az értékelt tevékenységének folyamatos nyomon követésére, a teljesítmény egész éves edzésére. 5.) Az értékelt felkészítése a teljesítménykövetelmények kitűzésére.
AZ ÉRTÉKELŐ VEZETŐ 5 ALAPVETŐ FELADATA AZ ÉRTÉKELT FELKÉSZÍTÉSÉRE A CÉLKITŰZÉS FOLYAMATÁBAN 1.) Az értékelő vezetőnek meg kell győződnie arról, hogy az értékelt ismeri-e a hatályos teljesítményértékelés folyamatát, a vonatkozó szabályokat, kötelezettségeit és jogait. 2.) Az értékelő vezető az értékelttel történő egyeztetést követően határozza meg a személyes jelenlétet igénylő megbeszélés pontos időpontját és helyét. 3.) Az értékelő vezető hívja fel az értékelt figyelmét arra, hogy az év közben elvégzett és kiemelt tevékenység számít a teljesítménye megítélése szempontjából. Az értékelő vezetőnek fel kell készítenie az értékeltet az egyéni teljesítménykövetelmények, valamint az egyéni fejlesztési célok számbavételére, azok megfogalmazására. 4.) A felkészítésnél ki kell térni az értékelő lap kitöltésének bemutatására, az értékelt év közbeni feladataira. 5.) Az értékelő vezető hívja fel a figyelmet arra, hogy évközben a tevékenységet folyamatos nyomon követi, az értékelt kitűzött teljesítményének elérése érdekében támogatást nyújt.
A TELJESÍTMÉNY ÉV KÖZBENI NYOMON KÖVETÉSE Az értékelt teljesítményének év közbeni, az értékelő vezető általi folyamatos nyomon követése az egyéni teljesítményértékelés kiemelt feladat, amelyet az értékelő vezetőnek az értékelési időszak kezdetétől a végéig szüntelenül folytatnia kell. A teljesítmény év közbeni edzése és az arról adott azonnali visszacsatolás az egyik legnehezebb vezetői feladat, amelyet egyébként akkor is el kellene látnia a vezetőnek, ha nem lenne az egyéni teljesítményértékelés.
A TELJESÍTMÉNY ÉV KÖZBENI NYOMON KÖVETÉSE Fél év alatt számtalan feladat teljesítése történik, célszerű az értékelést végző vezetőnek feljegyzést vezetni pl. az értékeltre vonatkozó információkat, adatokat, eseményeket, tényeket. Célszerű a feljegyzésekbe általában az átlagostól valamilyen irányban eltérő eseményeket beírni. Ez a módszer segíti a vezetőt abban, hogy ne csak az utolsó hónapok eseményei alapján ítélje meg az értékelt teljesítményét, hanem az egész éves munkáját, magatartását, kompetencia értékelését tudja figyelembe venni. Fontos, hogy véleménye alátámasztásakor mindig konkrét tényekre, eseményekre és magatartásokra építse álláspontját. Sohasem az értékelt személyiségét vegye górcső alá, mindig a cselekedeteire, a tetteire, az elvégzett munkák mennyiségére és minőségére koncentráljon. A feljegyzésen kívüli másik megoldás lehet pl. a heti státuszriport adati, információi, amelyet az értékelő vezetőnek valamennyi munkatársától heti rendszerességgel be kell kérnie. Ebben az e-riportban a végrehajtott feladatokról, az elért eredményekről, a határidők teljesítéséről, a konkrét mérőszámokról, mérőpontokról adhatnak információt az értékeltek.
A TELJESÍTMÉNY NYOMON KÖVETÉSE 1.) A vezetők gyakran azt feltételezik, hogy a teljesítménykövetelmények meghatározása kellően világos és egyértelmű volt, így nincs is szükség után követésre, vagy olyan elfoglaltak, hogy nincs rá idejük. 2.) Célszerű teljesítményellenőrző találkozók, egyeztetések beütemezése 3.) Amennyiben nem ütemezik be ezeket a találkozókat, egyeztetéseket, számolni kell a nehézségekkel. 4.) Nagyon fontos szempont az is, hogy lássuk meg az értékelt eredményeit, amikor jól végzi a munkáját, nem csak akkor, amikor nem megfelelően. Dicsérni és/vagy az erőfeszítéseket új mederbe terelni akkor tudunk, ha a pozitívumokat hangsúlyozzuk. 5.) Előbb kell dicsérni, csak utána korrigálni..
A VEZETŐI MUNKA LEGNAGYOBB KIHÍVÁSA Az elkötelezettség hiánya, a megváltozott motiváció vagy önbizalomszint és ennek kezelése a vezetői munka egyik legnagyobb kihívása. Az elkötelezettség hiányának egyik oka, hogy az értékeltek úgy érzik, hogy igazságtalanul bántak velük. Az elkötelezettség elvesztésének elsődleges oka lehet a vezető vagy a szervezet magatartása. Ilyenkor általában a legnagyobb gond, hogy a vezető vagy a szervezet tett valamit, vagy elmulasztott megtenni valamit, ami miatt csökkent az értékeltben az elkötelezettség.
AZ ÉRTÉKELŐ MEGBESZÉLÉS A teljesítménykövetelmények meghatározásakor és az értékelési időszak végére érve az értékelő vezetőnek és az értékeltnek javasolt elemként le kell folytatniuk a teljesítményértékelő és minősítő megbeszélést. A megbeszélést mindenesetben az értékelő vezetőnek kell kezdeményeznie és irányítania. A teljesítménykövetelmények meghatározásánál az értékelő vezetőnek ismertetnie kell a kötelező, és amennyiben ez releváns, az ajánlott elemek tartalmát. Az évzáró teljesítményértékelő és minősítő megbeszélés előtt az értékelő vezetőnek és az értékeltnek is ajánlott átgondolnia egész éves tevékenységét. Ezen kívül a vezetőnek a megbeszélés menetét, hangsúlyait, az alkalmazandó módszerét és végcélját is végig kell gondolnia.
AZ ÉVZÁRÓ TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELŐ MEGBESZÉLÉS Az értékelési időszak végére érve az értékelő vezetőnek és az értékeltnek kötelező elemként le kell folytatniuk a teljesítményértékelő és minősítő megbeszélést. A megbeszélést minden esetben az értékelő vezetőnek kell kezdeményeznie és irányítania. Az értékelő vezető szisztematikusan gondolja végig az értékelt tevékenységének erős és gyenge pontjait. Alaposan tekintse át és értékelje ki a részmérések, illetve részértékelések eredményeit. Az értékelőnek figyelemmel kell lennie arra is, hogyha nem tudta az értékelt valamennyi munkaköri egyéni teljesítménykövetelményét, fejlesztési célját teljesültnek elfogadni, az mi alapján következett be.
A LEGGYAKRABBAN ELKÖVETETT ÉRTÉKELŐ VEZETŐI HIBÁK Szubjektivitás Az értékelő gyakran akarva-akaratlanul elfogult. Elfogultsága különböző jellemzőkhöz kapcsolódik, mint például a szimpátia, közös érdeklődés, baráti viszony a felsővezetővel. Hasonlósági hiba Az értékelő vezető másokat saját jellemzőihez képest mér, illetve értékel, így azok részesülnek előnyben, akiknek hasonló jellemzőik vannak. Az első benyomás csapdája A szervezetbe újonnan bekerülők esetében gyakran előfordul, hogy az értékeltről adott teljesítményértékelést az értékelő vezetőben hagyott első pozitív vagy negatív benyomás határozza meg.
A LEGGYAKRABBAN ELKÖVETETT ÉRTÉKELŐ VEZETŐI HIBÁK A közelmúlt hatása Alapja az az emberi jellemző, hogy az újabb keletű eseményekre jobban emlékszünk, mint a régebben történtekre. Ezért teljesítményértékeléskor a hangsúly gyakran eltolódik az utolsó néhány hónap eseményeire és teljesítményére, és nem vesszük figyelembe az utolsó teljesítményértékeléstől eltelt teljes időszakot. Kontraszt hiba Ha a munkatársak közötti összehasonlítás felé csúszik a teljesítményértékelés, akkor az egymás után következő értékeltek esetében az előző értékelt teljesítménye befolyásolja a vezető mérését, illetve értékelésétekre jobban emlékszünk, mint a régebben történtekre. Az értékelő szigorúsága/engedékenysége Az értékelő vezető túl szigorúan vagy túl engedékenyen ítéli meg valamennyi beosztottját, nem vállalja fel a differenciálás felelősségét, így a munkatársak valamennyien az értékelési skála egy adott részén tömörülnek.
AZ ÉVZÁRÓ TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELŐ MEGBESZÉLÉS Az értékelési időszak végére érve az értékelő vezetőnek és az értékeltnek kötelező elemként le kell folytatniuk a teljesítményértékelő és minősítő megbeszélést. A megbeszélést mindenesetben az értékelő vezetőnek kell kezdeményeznie és irányítania. Az értékelő vezető szisztematikusan gondolja végig az értékelt tevékenységének erős és gyenge pontjait. Alaposan tekintse át és értékelje ki a részmérések, illetve részértékelések eredményeit. Az értékelőnek figyelemmel kell lennie arra is, hogyha nem tudta az értékelt valamennyi munkaköri egyéni teljesítménykövetelményét, fejlesztési célját teljesültnek elfogadni, az mi alapján következett be.
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!