IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2013 1
Iratkezelési szabályzat: Az iratok biztonságos átvételét, feldolgozását, kiadványozását, rendszerezését, nyilvántartását, irattárazását, selejtezését és levéltárba történ átadását szabályozza Az iratkezeléssel kapcsolatos jogszabályi helyek a 2011.évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésr l 41,42,43,44 -ai. További iratkezelésével kapcsolatos feladatokat az alábbiak szerint szabályozódnak. 1. Az iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak Az iratkezelés: - az iskolába érkez beadványok és egyéb küldemények, vagy az itt keletkez iratok átvétele, illetékesség szerinti elosztása, iktatása, nyilvántartása; - a kiadványok és egyéb iratok tisztázása, (leírása, sokszorosítása), továbbítása, postára adása, kézbesítése; - az irattárazás, irattári kezelés, meg rzés; - a selejtezés és a levéltárnak való átadás. Iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követ postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvet része, amelynek során az érkezett, illetve a saját kelteztetés iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegz lenyomat rovatait; elektronikus irat esetében az iktató képerny rovatait töltik Iktatókönyv: a szerv rendeltetésszer m ködése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és meg rzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, bels ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is. Irat: Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat a megjelentetés szándékával készült könyv jelleg kézirat kivételével-amely valamely szerv m ködésével, illet leg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagban, és bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. (1995. évi LXVI. törvény ) Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával elektronikus formában rögzített elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzít, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD,DVD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. 2
Elektronikus iratkezelés: valamint az elektronikus irattovábbítás esetén a számítógépes programba építve tartalmazza a hozzáférési jogosultságokat, valamint a hitelesítés rendjét és az ezzel kapcsolatos feladatokat. Irattári anyag: Az intézmény és jogel dei m ködése során keletkezett, az intézmény irattárába tartozó iratok és az azokhoz kapcsolódó mellékletek. Levéltári anyag: Minden olyan gazdasági, társadalmi, politikai, jogi tudományos, m szaki, kulturális, oktatási, nevelési, vagy egyéb irat, melyre az ügyvitelnek már nincs szüksége. Adat: A 2011.éviCXC. törvény a nemzeti köznevelésr l 41 (4) bekezdése alapján a tanulókról az alábbi adatok tarthatók nyílván. (4) A köznevelési intézmény a gyermek, tanuló alábbi adatait tartja nyilván: a) a gyermek, tanuló neve, születési helye és ideje, neme, állampolgársága, lakóhelyének, tartózkodási helyének címe, társadalombiztosítási azonosító jele, nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma, b) szül je, törvényes képvisel je neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma, c) a gyermek óvodai fejl désével kapcsolatos adatok, d) a gyermek óvodai jogviszonyával, a tanuló tanulói jogviszonyával kapcsolatos adatok da) felvételivel kapcsolatos adatok, db) az a köznevelési alapfeladat, amelyre a jogviszony irányul, dc) jogviszony szünetelésével, megsz nésével kapcsolatos adatok, dd) a gyermek, tanuló mulasztásával kapcsolatos adatok, de) kiemelt figyelmet igényl gyermekre, tanulóra vonatkozó adatok, df) a tanuló- és gyermekbalesetre vonatkozó adatok, dg) a gyermek, tanuló oktatási azonosító száma, dh) mérési azonosító, e) a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok: ea) a magántanulói jogállással kapcsolatos adatok, eb) a tanuló magatartásának, szorgalmának és tudásának értékelése és min sítése, vizsgaadatok, ec) feln ttoktatás esetében az oktatás munkarendjével kapcsolatos adatok, ed) a tanulói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok, ee) a tanuló diákigazolványának sorszáma, ef) a tankönyvellátással kapcsolatos adatok, eg) évfolyamismétlésre vonatkozó adatok, eh) a tanulói jogviszony megsz nésének id pontja és oka, f) az országos mérés-értékelés adatai. 3
2. Az iratkezelést ellátó dolgozók feladatai Igazgató - elkészíti és kiadja az iskola iratkezelési szabályzatát; - jogosult az iskolába érkez küldemények felbontására; - jogosult kiadványozni; - kijelöli az iratok ügyintéz it; - meghatározza az iratok selejtezésének és levéltárba küldésének évét. Intézményegység vezet, Tagintézmény vezet k - ellen rzi, hogy az iskolában az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési szabályzat el írásai szerint történjen; - figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat és annak változásaira az iratkezelési szabályzat módosítása végett felhívja az igazgató figyelmét; - az igazgató távollétében jogosult az iskolába érkez küldemények felbontására; - az igazgató távollétében kijelöli az iratok ügyintéz it; - irányítja és ellen rzi az ügyvitelszervez munkáját; - el készíti és lebonyolítja az irattári anyag selejtezését és levéltári átadását. Iskolatitkárok - köteles munkáját az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok és az iratkezelési szabályzat el írásai alapján végezni; - köteles a tudomására jutott hivatali titkot meg rizni; - a küldemények átvétele; - az esetleges iratok csatolása; - az iratok bels továbbítása az igazgatóhoz, hiányzása esetén az intézményegység vezet höz - a kiadványok tisztázása, sokszorosítása; - a kiadványok továbbítása, postai feladása, kézbesítése - a határid s iratok kezelése és nyilvántartása; - az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése; - az irattár kezelése, rendezése; - az irattári jegyzékek készítése; - közrem ködés az irattári anyag selejtezésénél és levéltári átadásánál. 3. Az iratok átvétele és felbontása - Az iskolába érkez küldemények postai átvételére az igazgató; az intézményegység vezet ; az iskolatitkár jogosult. Az iskolatitkár köteles az átvett iratot az igazgatónak azonnal továbbítani. - Az iskolának személyesen benyújtott iratok átvételére az iskola igazgatója, intézményegység vezet, tagintézmény vezet k jogosultak. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. - Amennyiben a küldemény címzéséb l megállapítható, hogy az nem az iskolát illeti, felbontás nélkül kell a címzetthez eljuttatni, vagy a postára visszaküldeni. - Ha az irat burkolata sérülten, vagy felbontottan érkezett, a küldeményt átvev nek rá kell írnia a Sérülten érkezett, illetve Felbontva érkezett megjegyzést, a dátumot, és alá kell írnia. - Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, a diákönkormányzat, az iskolaszék, a szül i munkaközösség részére érkezett leveleket. 4
- A névre szóló iratot, amennyiben az nem magánjelleg és hivatalos elintézést igényel, a címzettnek haladéktalanul vissza kell juttatnia az igazgató, vagy helyettese részére. - A küldeményt felbontó dolgozónak egyeztetnie kell a borítékon és a benne lev iratokon lév iktatószámokat, továbbá az iraton feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Az eltéréseket az iratra rá kell vezetni, és err l a küldemény feladóját haladéktalanul értesíteni kell. - Amennyiben a küldeményhez pénz, illetékbélyeg, válaszbélyeg van mellékelve, ezt az iratra fel kell jegyezni. - A küldemény téves felbontása esetén a borítékot ismét le kell ragasztani. A küldeményt felbontó dolgozónak a borítékra rá kell vezetnie a téves felbontás tényét, s azt dátummal és aláírással kell ellátnia. A tévesen felbontott küldeményt haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez. - Ha a feladó neve és címe csak a borítékról állapítható meg; továbbá ha a küldemény névtelen levél; illetve ha a feladás id pontjához jogkövetkezmény f z dik (fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat, felülbírálati kérelem, törvényességi kérelem, stb.), a borítékot az irathoz csatolni kell, és ezt az iraton a mellékletek feltüntetése mellett jelezni kell. - Sürg sség kezelése: A gyors elintézést igényl ( azonnal, sürg s jelzés ) küldeményt azonnal továbbítani kell az igazgatóhoz, vagy az intézményegységvezet - Elektronikus úton, e-mailen érkez információt, levelet, utasítást, beérkez levélként kell kezelni. 4. Az iratokkal kapcsolatos ügyintézés A küldeménnyel kapcsolatos ügyek elintézését az iskolatitkárok köteles elvégezni. Az iskolatitkárok az ügyeket haladéktalanul, érkezési sorrendben, illetve határidejük figyelembevételével köteles elintézni. Az ügyintézés határideje: - a tanulókkal kapcsolatos ügyekben legkés bb az iktatás napjától számított 30 nap; - az iskola m ködésével kapcsolatos ügyekben az iskola igazgatója dönt a határid r l. Amennyiben az igazgató másképp nem rendelkezik, az elintézés határideje legkés bb az iktatás napjától számított 30 nap. - Az ügy elintézése történhet személyesen vagy telefon útján is, ez esetben a beszélgetés, elintézés id pontját, a beszélget partner nevét, beosztását az ügyintézés eredményét az iratra rá kell írni, és azt az ügyintéz nek alá kell írnia. - Az ügy elintézése után (legkés bb az elintézés határidejének napjáig) az iratot az esetleg kiadványozásra szánt kézirattal együtt az ügyintéz köteles visszajuttatni az igazgatóhoz, vagy az intézményegység vezet höz. Az iratok iktatását az iskola titkárok végzik. 5
5. Kiadványozás A kiadvány az iskolai ügyintézés során bels vagy küls ügyfél, szervezet, intézmény stb. számára készült hivatalos irat. - Az ügyintéz nek az ügyintézés során el kell készítenie a kiadványt. - Hivatalos irat az iskolában csak kiadványozási joggal rendelkez vezet dolgozó engedélyével készülhet. Iskolánkban kiadványozási (és egyben aláírási) joggal az alábbi vezet beosztású dolgozók rendelkeznek: - igazgató: minden irat esetében; - intézményegység vezet, tagintézmény vezet k: - minden irat esetében az igazgató távolléte esetén; - önállóan is a tanulókkal és az iskola m ködésével kapcsolatos iratok esetében; - A kiadványozó külön engedélye alapján a kiadványozó aláírása nélkül is készülhet irat. Ilyen esetben az iraton a kiadványozó neve után s.k. jelzést kell tenni, és az iratra A kiadvány hiteles záradékot rá kell írni, majd az ügyintéz nek ezt aláírásával hitelesítenie kell. - Az iratok eredeti példányát az aláírás mellett el kell látni az iskola körbélyegz jének lenyomatával is. A kiadványok továbbítása a kiadványokhoz a borítékokat az iskolatitkárok készítik el. A borítékon a postai el írásoknak megfelel címzéssel együtt fel kell tüntetni a kiadvány iktatószámát is. a kiadványok elküldésének módjára, ha az nem közönséges levélként történik az ügyintéz nek kell utasítást adnia. a küldemények haladéktalan továbbításáért az iskolatitkár a felel s. a küldemény továbbítása történhet postai úton, kézbesít vel vagy elektronikus úton. A továbbítás az igazgató által hitelesített kézbesít könyv felhasználásával történik, vagy elektronikus úton elektronikus aláírással ellátva. 6. Az iskola hivatalos iratainak (kiadványainak) tartalmi és formai követelményei - Csak az intézmény által elfogadott levél formán lehetséges minden kiadvány szerkesztése - A kiadvány bal fels részén: az iskola logója, megnevezése, címe, telefonszáma, e-mail címe. - A kiadvány jobb fels részén: - az ügy iktatószáma; - az ügyintéz neve; - az ügy tárgya; - a hivatkozási szám vagy jelzés; a mellékletek darabszáma. - A kiadvány címzettje - A kiadvány szövegrésze (határozat esetében a rendelkez rész és az indoklás is). - Keltezés - Aláírás - Az aláíró neve, hivatali beosztása - Eredeti iraton az iskola körbélyegz jének lenyomata - Az s.k. jelzés esetén a hitelesítés 7. A kiadványok továbbítása. - A kiadványokhoz a borítékon a postai el írásoknak megfelel címzéssel együtt fel kell tüntetni a kiadvány iktatószámát is. 6
- A kiadványok elküldésének módjára, ha az nem közönséges levélként történik, az ügyintéz nek kell utasítást adnia. - A küldemények haladéktalan továbbításáért az iskolatitkárok a felel sek. - A küldemények továbbítása történhet: - postai úton, vagy - kézbesít vel. - A továbbítás mindkét esetben az igazgató által hitelesített kézbesít könyv felhasználásával történik. 8. Az iktatás - Az iskola iktatási rendszere évente újrakezd d sorszámos rendszer, melyet az iskola igazgatója által hitelesített iktatókönyvbe kell rögzíteni. - Az iktatás az iratok beérkezésének, illetve keletkezésének sorrendjében történik a beérkezés napján. - A küldeményeket felbontó vezet, illetve a névre szóló hivatalos küldemény címzettje köteles a hivatalos ügyiratot az igazgatónak, tagintézmény vezet knek hiányzásuk esetén az SZMSZ-ben jelzett helyettesítési rend szerinti vezet nek iktatás céljából bemutatni. - Iktatni kell: az iskolába érkezett és azon belül keletkezett iratokat. - Nem kell iktatni: meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket, reklámcélú kiadványokat, valamint olyan iratokat, amelyr l a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást kell vezetni (pl. könyvelési bizonylatok, számlák). Iktatáskor az iratra az alábbiak feltüntetése kötelez : - az iktatás dátuma - az iktatószám - a mellékletek száma Ezzel egy id ben, a fenti adatokkal megegyez en az iktatókönyvbe is be kell jegyezni: - a sorszámot - az iktatás idejét - a beküld nevét és ügyiratszámát - az ügy tárgyát - a mellékletek számát - Az iktatókönyvek több éven keresztül használhatók. Az iktatás sorszáma azonban naptári évenként újra kezd dik. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket a felhasznált utolsó sorszámot követ en aláhúzással, az utolsó iktatás sorszámának feltüntetésével, a körbélyegz lenyomatával és az igazgató aláírásával le kell zárni. - Az iktatókönyvben oldalt, iktatószámot üresen hagyni nem szabad. - Téves iktatás (vagy üresen hagyott iktatószám) esetén a téves bejegyzést érvényteleníteni kell. - -- Érvénytelenített iktatószámot újból kiadni nem szabad. - Az iktatókönyvben a téves bejegyzéseket át kell húzni, hogy az eredeti szöveg is olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes adatot. - Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad iktatni. - Ha az ügyben az iskola iktatott már iratot, azt az iktatónak csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz, és ezeket együtt az alapszámon (az els iktatási számon) kell kezelni. - Ha egy ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új évben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását, az el z években iktatott anyagot pedig csatolni kell az új iktatószámhoz. - Az igazgató engedélye alapján gy jt számon lehet iktatni az azonos tárgykör, az év folyamán többször el forduló ügyeket. 7
- Ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a százat, évenként név- és tárgymutatót kell vezetni. A név- és tárgymutatóban az ügyeket a lényegüket kifejez egy, vagy több címszó név, tárgy, hely, intézmény alapján kell nyilvántartani. 9. Az irattárazás rendje - Az elintézett iratokat az iskolatitkárnak haladéktalanul el kell helyeznie az irattárban. - Az irattári rzés idejét az irattári terv határozza meg.az irattári rzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évét l kell számítni - Az irattárba csak olyan iratot szabad elhelyezni, amelynek kiadványai továbbításra kerültek a címzetthez, és határid s kezelést már nem igényelnek. Ett l eltérni csak az igazgató engedélyével lehet. - Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelel rovatában fel kell tüntetni. - Az iskola három évnél nem régebbi iratait a kézi irattárban kell kezelni. A kézi irattárban az iratokat évek, ezen belül pedig az iktatószámok sorrendjében kell rizni. A kézi irattár helye iskolatitkári irodája. - Három év elteltével az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszámai szerint történ csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve az alapszámok növekv sorrendjében kell elhelyezni. - Az irattárban elhelyezett iratokat hivatalos használatra az ügyintéz nek legfeljebb 30 napra, az irattári kölcsönzési füzetbe bejegyezve, és elismervény ellenében lehet átadni. Az elismervényt az irattárban az irat helyére kell tenni. - Az irattárban kezelt iratról másolat kiadását csak az iskola kiadványozási joggal felruházott vezet beosztású dolgozója engedélyezheti. 10. Az iratok selejtezése, levéltári átadása. - Az irattár anyagát ötévenként egyszer selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat az irattári tételeket, amelyeknek rzési ideje az irattári terv szerint lejárt. - Az iratselejtezés id pontját a selejtezés megkezdése el tt 30 nappal az illetékes Zala megyei levéltárnak írásban be kell jelenteni. A selejtezés az illetékes levéltár hozzájárulása, illet leg a bejelentést l számított 30 nap letelte után kezdhet meg. - Az iratselejtezés alkalmával 3 példányban selejtezési jegyz könyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell az alábbiakat: - hol és mikor készült a jegyz könyv; - mely évfolyam anyagát érinti a selejtezés; - mely tételek kerültek selejtezésre, illet leg a tételekb l mely iratok lettek visszatartva; - milyen mennyiség (kg.) irat került kiselejtezésre; - kik végezték és kik ellen rizték a selejtezést. - A selejtezési jegyz könyv két példányát meg kell küldeni a levéltárnak. A kiselejtezett iratok megsemmisítésére, értékesítésére csak a levéltárnak a visszaküldött jegyz könyvre vezetett hozzájárulása után kerülhet sor. - A ki nem selejtezhet iratokat ötven év után az illetékes Tolna megyei levéltárnak kell átadni. 11. Az iskolai bélyegz k (2.számú melléklet) - Az iskola hivatalos bélyegz inek készítésére, használatára az igazgató adhat engedélyt. - A tönkrement, elavult bélyegz t az igazgató ellen rzése mellett, meg kell semmisíteni. A megsemmisítésr l jegyz könyvet kell felvenni. 8
- A hivatalos bélyegz elvesztése esetén jegyz könyvet kell készíteni, és az elvesztést az igazgatónak közleményben közzé kell tennie. - Az iskola bélyegz ir l nyilvántartást kell vezetni. A bélyegz k nyilvántartásának a következ ket kell tartalmaznia: - a bélyegz sorszámát; - a bélyegz lenyomatát; - a bélyegz használatára jogosult személy nevét, beosztását; - a bélyegz rzéséért felel s személy nevét; - a bélyegz átvételének keltét és az átvételt igazoló aláírást; - a Megjegyzés rovatot a változások (visszaadás, elvesztés, megsemmisítés) feltüntetésére. - A bélyegz k nyilvántartásáért az iskolatitkár a felel s, a nyilvántartást is vezeti. 12. Felvilágosítás hivatalos ügyekben, adatszolgáltatás - Az iskola ügyeivel kapcsolatos bármilyen érdemi felvilágosítást csak az intézmény vezet je, vagy az általa kijelölt dolgozó adhat. - Hivatalos szervek részére információkat, adatokat csak írásos megkeresés alapján lehet kiadni, rendelkezésre bocsátani. - A személyesen benyújtott iratok átvételét - kérelemre- igazolni kell, az igazolásul felhasznált másolat lebélyegzésével aláírásával. Az irat és annak másolatának egyez ségér l az igazolás el tt gondosan meg kell gy z dni. - Ha az ügyet telefonon, vagy személyes tájékoztatással lehet intézni, akkor annak lényegét, az elintézés határidejét az ügyiratra rá kell vezetni. - Az iskolai ügyek intézésekor, illetve azokról való felvilágosítás során ügyelni kell arra, hogy a személyiségi jogok, valamint az adatvédelmi törvény rendelkezései ne sérüljenek. 9
13. A tanügyi nyilvántartások A tanügyi nyilvántartások formái a.) A beírási napló, a felvételi és mulasztási napló Az iskolába felvett tanulók nyilvántartására beírási naplót kell vezetni. A beírási napló a tanköteles tanulók iskolai nyilvántartására is szolgál. A beírási naplót a beírást végz tölti ki A gyermekeket, a tanulót akkor lehet felvételi és mulasztási naplóból, illetve a beírási naplóból törölni, ha a tanulói jogviszony megsz nt. A törlést a megfelel záradék bejegyzésével kell végrehajtani. - Ha a gyermek SNI-s, akkor a felvételi naplóban illetve a beírási naplóban fel kell tüntetni a véleményt kiállító szakért és rehabilitációs bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat id pontját, b.) A felülvizsgálati napló A tanórai, a tanórán kívüli foglalkozásokról a nevel munkát végz, illetve a foglalkozást tartó pedagógus foglalkozási naplót (csoportnaplót, osztálynaplót, sportnaplót, stb.) vezet. A foglalkozási naplót az iskolai nevelés és oktatás nyelvén kell vezetni. c.) A törzslap Az iskola a tanulókról a felvételt követ harminc napon belül nyilvántartási lapot (a továbbiakban: törzslap) állít ki. A törzslap tartalmát a 20/2012.(VIII.31.)EMI rendelet azonbelül is 99 (3) bekezdése határozza meg. Az iskolában a törzslapon fel kell tüntetni a teljes tanulmányi id re kiterjed en a tanuló év végi osztályzatait, továbbá a tanulók ügyeivel kapcsolatos döntéseket, határozatokat. A törzslapon fel kell tüntetni az iskola nevét, címét és az OM azonosítót. Ha a tanuló SNI-s, a törzslapon fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító szakért és rehabilitációs bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat id pontját. A megsemmisült vagy elveszett törzslap helyett póttörzslapot kell kiállítani. d.) A bizonyítvány A közoktatásban a tanuló által elvégzett évfolyamokról kiállított év végi bizonyítványokat egy bizonyítványkönyvbe (a továbbiakban bizonyítvány) kell bevezetni, függetlenül attól, hogy a tanuló hányszor változtatott iskolát, iskolatípust. Az egyes évfolyamokról a bizonyítványt a törzslap alapján kell kiállítani. A tanuló által elvégzett évfolyamokról év végi bizonyítványt kell kiállítani. A bizonyítványban fel kell tüntetni az OM azonosítót. Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványról kérelemre a törzslap (póttörzslap) alapján másolat állítható ki. A másolatért a külön jogszabályban meghatározottak szerint illetéket kell leróni. Törzslap (póttörzslap) hiányában az iskolában meglév nyilvántartások alapján kérelemre pótbizonyítvány állítható ki. A pótbizonyítvány azt tanúsítja, hogy a tanuló melyik évfolyamot mikor végezte el. Ha az iskolában minden nyilvántartás megsemmisült, a pótbizonyítványban csak azt lehet feltüntetni, hogy az abban megjelölt személy az iskola tanulója volt. Ilyen tartalmú pótbizonyítvány akkor állítható ki, ha a volt tanuló írásban nyilatkozik arról, hogy a megjelölt tanévben az iskola mely évfolyamán tanult, és nyilatkozatához csatolja volt tanárának vagy két évfolyamtársának igazolását. A tanár nyilatkozata akkor fogadható el, ha a jelzett id szakban az iskolában tanított. A volt évfolyamtársaknak be kell mutatniuk bizonyítványukat. e.) A tantárgyfelosztás és órarend 10
Az iskolai pedagógiai munka tervezéséhez, a pedagógusok kötelez óraszámának (foglalkozási idejének), a kötelez óraszámba beszámítható feladatainak, munkáinak meghatározásához tantárgyfelosztást kell készíteni. A tantárgyfelosztást az iskola igazgatója - a nevel testület véleményének kikérésével hagyja jóvá. A tantárgyfelosztás alapján készített órabeosztási lap a tanórai és tanórán kívüli foglalkozások rendjét tartalmazza. f.) Jegyz könyv Jegyz könyvet kell készíteni, ha a jogszabály el írja, továbbá ha nevelési-oktatási intézmény nevel testülete, szakmai munkaközössége a nevelési-oktatási intézmény m ködésére, a gyermekekre, a tanulókra. vagy a nevel -oktató munkára vonatkozó kérdésben határoz (dönt, véleményez, javaslatot tesz), illet leg, ha a jegyz könyv készítését rendkívüli esemény indokolja, s elkészítését a nevelési-oktatási intézmény vezet je elrendelte. A jegyz könyvnek tartalmaznia kell elkészítésének helyét, idejét, a jelenlév k felsorolását, az ügy megjelölését, az ügyre vonatkozó lényeges megállapításokat, így különösen az elhangzott nyilatkozatokat, a hozott döntéseket, továbbá a jegyz könyv készít jének aláírását. A jegyz könyvet a jegyz könyv készít je, továbbá az eljárás során végig jelen lév alkalmazott írja alá. A tanügyi nyilvántartások vezetése A pedagógus csak a nevel -oktató munkával összefügg feladatokhoz nélkülözhetetlen ügyviteli tevékenységet köteles elvégezni. Az osztályf nök vezeti az osztálynaplót, a törzslapot, és kiállítja a bizonyítványt, vezeti a továbbtanulással összefügg nyilvántartást. A törzslap személyi és tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályf nök és az iskola igazgatója által kijelölt két összeolvasó pedagógus, illetve a pedagógus és iskolatitkár a felel s. A törzslapra és a bizonyítványba a tanulókkal kapcsolatos határozatokat, valamint a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket a megfelel záradékkal kell feltüntetni. Az iskola által vezetett törzslap közokirat. A hibás bejegyzéseket a tanügyi nyilvántartásokban áthúzással kell érvényteleníteni, oly módon, hogy az olvasható maradjon, és a hibás bejegyzést helyesbíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és az iskola körbélyegz jének lenyomatával kell hitelesíteni. Névváltoztatás esetén a volt tanuló kérelmére, az engedélyez okirat alapján a megváltozott nevet a törzslapra be kell jegyezni, az iskolai bizonyítványt ki kell cserélni. A bejegyzést és a cserét a bizonyítványt kiállító iskola, illetve jogutódja, jogutód nélkül megsz nt esetén az végzi, akinél a megsz nt iskola iratait elhelyezték. Ha a bizonyítvány kiadását követ en derül ki, hogy az iskola hibás adatokat vezetett be a bizonyítványba, a hibás bizonyítványt ki kell cserélni. A cseréért díjat nem kell fizetni. A bizonyítvány- nyomtatvány kezelése Az iskola az üres bizonyítvány nyomtatványokat köteles zárt helyen elhelyezni oly módon, hogy ahhoz csak az igazgató vagy az általa megbízott személy férjen hozzá. Az iskola az elrontott és nem helyesbíthet, illetve a kicserélt bizonyítványról jegyz könyvet készít, és a bizonyítványt megsemmisíti. Az iskola nyilvántartást vezet: az üres bizonyítvány-nyomtatványokról a kiállított és kiadott bizonyítvány-nyomtatványokról az elrontott és megsemmisült bizonyítványokról 11
A tanulói jogviszony és az iskolatátogatás igazolására vonatkozó nyomtatványok kezelése Tanulói jogviszony az intézménybe történ beiratkozáskor jön létre és egy másik intézménybe történ távozáskor sz nik meg. A tanulói jogviszony változását a KIR rendszerbe azonnal be kell jelenteni. Beiratkozáskor a tanuló Értesítés beiratkozásról cím nyomtatványt kap, melyen az igazgatója igazolja, hogy a tanuló az intézménybe beiratkozott. A tanuló el z, els sök esetében a körzet szerinti iskolája az Értesítés iskolaváltoztatásról cím nyomtatványon igazolja, hogy a tanulót saját nyilvántartásából törölte. Ha egy tanuló távozik az iskolából, az új iskola Értesítés beiratkozásról cím nyomtatványon igazolja, hogy a tanulót felvette. Ekkor az iskola kiállítja és átadja a tanuló gondvisel jének az Értesítés iskolaváltoztatásról cím nyomtatványt. A kiadott - kapott igazolásokról ( Értesítés iskolaváltoztatásról - Értesítés beiratkozásról ) az iskola külön, naprakész nyilvántartást vezet. Az iskola a szül /gondvisel kérésére iskolalátogatási igazolást ad ki az arra rendszeresített (A. Tü. 1016 sz.) nyomtatványon. Az iskolalátogatási igazolás iktatószámmal kerül kiadásra. Az igazolást az intézményvezet vagy helyettese hitelesíti aláírásával. 1. melléklet a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelethez A nevelési-oktatási intézmény irattári terve és az iskolai záradékok I. Irattári terv Irattári tételszám Ügykör megnevezése rzési id (év) Vezetési, igazgatási és személyi ügyek 1. Intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés nem selejtezhet 2. Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyz könyvek nem selejtezhet 3. Személyzeti, bér- és munkaügy 50 4. Munkavédelem, t zvédelem, balesetvédelem, 10 5. Fenntartói irányítás 10 6. Szakmai ellen rzés 10 7. Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek 10 8. Bels szabályzatok 10 9. Polgári védelem 10 10. Munkatervek, jelentések, Statisztikák 11. Panaszügyek 5 12 5
Nevelési-oktatási ügyek 12. Nevelési-oktatási kísérletek, újítások 10 13. Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók nem selejtezhet 14. Felvétel, átvétel 20 15. Tanulói fegyelmi és kártérítési ügyek 5 16. Naplók 5 17. Diákönkormányzat szervezése, m ködése 5 18. Pedagógiai szakszolgálat 5 19. Szül i munkaközösség, iskolaszék szervezése, m ködése 5 20. Szaktanácsadói, szakért i vélemények, javaslatok és ajánlások 5 21. Gyakorlati képzés szervezése 5 22. Vizsgajegyz könyvek 5 23. Tantárgyfelosztás 5 24. Gyermek- és ifjúságvédelem 3 25. Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatai 1 26. Az érettségi vizsga, szakmai vizsga 1 27. Közösségi szolgálat teljesítésér l szóló dokumentum 5 Gazdasági ügyek 27. Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés, -fenntartás, épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek 28. Társadalombiztosítás 50 29. Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés 10 30. Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési bizonylatok 5 31. A tanm hely üzemeltetése 5 32. A gyermekek, tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak 5 33. Szakért i bizottság szakért i véleménye 20 II. Az iskolák által alkalmazott záradékok határid nélküli Záradék Dokumentumok 1. Felvéve [átvéve, a(z)... számú határozattal áthelyezve] a(z) (iskola címe)... iskolába. 2. A... számú fordítással hitelesített bizonyítvány alapján ta- Bn., N., TI., B. 13
nulmányait a(z) (bet vel)... évfolyamon folytatja. Bn., TI. 3. Felvette a(z) (iskola címe)... iskola. Bn., TI., N. 4. Tanulmányait évfolyamismétléssel kezdheti meg, vagy osztályozó vizsga letételével folytathatja. 5.... tantárgyból tanulmányait egyéni továbbhaladás szerint végzi. Bn., TI., N. N., Tl., B. 6. Mentesítve... tantárgyból az értékelés és a min sítés alól N., Tl., B. 7.... tantárgy... évfolyamainak követelményeit egy tanévben teljesítette a következ k szerint:... N., Tl., B. 8. Egyes tantárgyak tanórai látogatása alól az 20.../... tanévben felmentve... miatt. N., TI., B. Kiegészülhet: osztályozó vizsgát köteles tenni 9. Tanulmányait a szül kérésére (szakért i vélemény alapján) magántanulóként folytatja. 10. Mentesítve a(z) [a tantárgy(ak) neve]... tantárgy tanulása alól. Megjegyzés: A törzslapra be kell jegyezni a mentesítés okát is. 11. Tanulmányi idejének megrövidítése miatt a(z)... évfolyam tantárgyaiból osztályozó vizsgát köteles tenni. N., TI. N., TI., B. N., TI. 12. A(z) évfolyamra megállapított tantervi követelményeket a tanulmányi id megrövidítésével teljesítette. N., TI., B. 13. A(z)... tantárgy óráinak látogatása alól felmentve... -tól... -ig. N. Kiegészülhet: Osztályozó vizsgát köteles tenni. 14. Mulasztása miatt nem osztályozható, a nevel testület határozata értelmében osztályozó vizsgát tehet. 15. A nevel testület határozata: a (bet vel)... évfolyamba léphet, vagy A nevel testület határozata: iskolai tanulmányait befejezte, tanulmányait... évfolyamon folytathatja. 16. A tanuló az... évfolyam követelményeit egy tanítási évnél hosszabb ideig,... hónap alatt teljesítette. N., TI. N., TI., B. N., TI. 17. A(z)... tantárgyból javítóvizsgát tehet. N., TI., B., A javítóvizsgán... tantárgyból... osztályzatot kapott... évfolyamba léphet. 18. A... évfolyam követelményeit nem teljesítette, az évfolyamot meg kell ismételnie. 19. A javítóvizsgán... tantárgyból elégtelen osztályzatot kapott. Évfolyamot ismételni köteles. TI., B. N., TI., B. TI., B. 14
20. A(z)... tantárgyból... -án osztályozó vizsgát tett. N., TI. 21. Osztályozó vizsgát tett. TI., B. 22. A(z)... tantárgy alól... okból felmentve. TI., B. 23. A(z)... tanóra alól... okból felmentve. TI., B. 24. Az osztályozó (beszámoltató, különbözeti, javító-) vizsga letételére...-ig halasztást kapott. 25. Az osztályozó (javító-) vizsgát engedéllyel a(z)... iskolában független vizsgabizottság el tt tette le. 26. A(z)... szakképesítés évfolyamán folytatja tanulmányait. 27. Tanulmányait... okból megszakította, a tanulói jogviszonya...-ig szünetel. TI., B. TI., B. TI., B., N. Bn., TI. 28. A tanuló jogviszonya Bn., TI., B., N. a) kimaradással, b)... óra igazolatlan mulasztás miatt, c) egészségügyi alkalmasság miatt, d) térítési díj, tandíj fizetési hátralék miatt, e)... iskolába való átvétel miatt megsz nt, a létszámból törölve. 29.... fegyelmez intézkedésben részesült. N. 30.... fegyelmi büntetésben részesült. A büntetés végrehajtása......-ig felfüggesztve. 31. Tanköteles tanuló igazolatlan mulasztása esetén Bn., TI., N. a) A tanuló... óra igazolatlan mulasztása miatt a szül t felszólítottam. b) A tanuló ismételt... óra igazolatlan mulasztása miatt a szül ellen szabálysértési eljárást kezdeményeztem. Az a) pontban foglaltakat nem kell bejegyezni a Bn. és TI. dokumentumokra. 32. Tankötelezettsége megsz nt. Bn. 33. A... szót (szavakat) osztályzato(ka)t...-ra helyesbítettem. Tl. TI., B. 34. A bizonyítvány... lapját téves bejegyzés miatt érvénytelenítettem. 35. Ezt a póttörzslapot a(z)... következtében elvesztett (megsemmisült) eredeti helyett... adatai (adatok) alapján állítottam ki. 15 B. Pót. TI. 36. Ezt a bizonyítványmásodlatot az elveszett (megsemmisült) Pót. TI.
eredeti helyett... adatai (adatok) alapján állítottam ki. 37. A bizonyítványt... kérelmére a... számú bizonyítvány alapján, téves bejegyzés miatt állítottam ki. 38. Pótbizonyítvány. Igazolom, hogy név..., anyja neve... a(z)... iskola... szak (szakmai, speciális osztály, két tanítási nyelv osztály, tagozat)... évfolyamát a(z)... tanévben eredményesen elvégezte. 39. Az iskola a tanulmányi eredmények bejegyzéséhez, a kiemelked tanulmányi eredmények elismeréséhez, a felvételi vizsga eredményeinek bejegyzéséhez... vizsga eredményének befejezéséhez vagy egyéb, a záradékok között nem szerepl, a tanulóval kapcsolatos közlés dokumentálásához a záradékokat megfelel en alkalmazhatja, továbbá megfelel záradékot alakíthat ki. Tl., B. Pót. B. 40. Érettségi vizsgát tehet. TI., B. 41. Gyakorlati képzésr l mulasztását...-tól...-ig pótolhatja. 42. Beírtam a... iskola els osztályába. TI., B., N. 43. Ezt a naplót... tanítási nappal (órával) lezártam. N. 44. Ezt az osztályozó naplót... azaz... (bet vel) osztályozott tanulóval lezártam. 45. Ezt az osztályozó naplót... azaz... (bet vel) osztályozott tanulóval lezártam. N. 46. Igazolom, hogy a tanuló a../.. tanévig.. óra közösségi szolgálatot teljesített. 47. A tanuló teljesítette az érettségi bizonyítvány kiadásához szükséges közösségi szolgálatot 48...(nemzetiség megnevezése) kiegészít nemzetiségi tanulmányait a nyolcadik/tizenkettedik évfolyamon befejezte Beírási napló Bn. Osztálynapló N. Törzslap TI. BizonyítványB. B. TI. Tl., B. Az oktatási intézményekben kötelez en használt nyomtatványok jegyzéke Beírási napló Bizonyítvány Diákigazolvány Ellen rz 16
Javítóvizsga jegyz könyv Jegyz könyv a vizsgához Órarend Összesítés a vizsgát tett tanulókról Osztálynapló (csoportnapló) Osztályozóív a vizsgához Osztályozóvizsga-jegyz könyv Sportnapló Tantárgyfelosztás Törzslap külív (volt anyakönyvi külív és törzslap) Továbbtanulók nyilvántartása Értesítés iskolaváltoztatásról (távozás) Értesítés beiratkozásról Iskolalátogatási igazolás Jegyz könyv a tanuló- és gyermekbalesetekr l Nyilvántartás a tanuló és gyermekbalesetekr l Egyéni foglalkozási napló A közösségi szolgálatra vonatkozó jogszabályok A közösségi szolgálat: szociális, környezetvédelmi, a tanuló helyi közösségének javát szolgáló, szervezett keretek között folytatott, anyagi érdekt l független, egyéni vagy csoportos tevékenység és annak pedagógiai feldolgozása, Az érettségi bizonyítvány kiadásának feltétele ötven óra közösségi szolgálat elvégzésének igazolása. Az érettségi bizonyítvány kiadásához a közösségi szolgálat végzésének igazolását el ször a 2016. január 1-je után megkezdett érettségi vizsga esetében kell megkövetelni. A középiskolában meg kell szervezni a tanuló közösségi szolgálatának teljesítésével, dokumentálásával összefügg feladatok ellátását A közösségi szolgálat keretei között a) az egészségügyi, b) a szociális és jótékonysági, c) az oktatási, d) a kulturális és közösségi, e) a környezet- és természetvédelemi, f) a katasztrófavédelmi, g) az óvodás korú, sajátos nevelési igény gyermekekkel, tanulókkal, az id s emberekkel közös sport- és szabadid s területen folytatható tevékenység. A közösségi szolgálat helyszínei A közösségi szolgálat kétféle helyszínen, a DFÁGM-ben (helyben) vagy iskolán kívüli szervezetnél valósítható meg. Helyben ellátható tevékenységek: A DFÁGM-ben azokat a tevékenységeket fogadjuk el közösségi tevékenységként, melyek nem szerepelnek a Pedagógia Programban. TEVÉKENYSÉG IGAZOLHATÓ ID TARTAM IGAZOLÓ SZEMÉLY iskolai rendezvények alkalmával a helyszín berendezése, kipakolása A berendezést/kipakolást koordináló tanár, igazgatóhelyettes 17
iskolai rendezvényeken hangosítás iskolai színpadi m sor (Október 23., Karácsony, Március 15.) az iskola m szaki állapota és környezetének javítása érdekében végzett munka Tanuló-Társ Program felkészít foglalkozás maximum 3 óra (egyszeri); rendezvény id tartama el adás ideje (kb. 1 ó) és maximum 5 órás felkészít foglalkozás ténylegesen elvégzett munka id tartama ténylegesen elvégzett munka id tartama Igazgatóhelyettes m sor készítéséért felel s osztályf nök, igazgatóhelyettes feladattal megbízott pedagógus, osztályf nök, igazgatóhelyettes Feladattal megbízott pedagógus, igazgatóhelyettes 18
Küls szervezet bevonásával végezhet tevékenységek: Iskolán kívüli szervezet bevonásakor a DFÁGM és az adott iskolán kívüli szervezet együttm ködési megállapodást köt. (1.sz. melléklet) Közösségi szolgálat teljesítése csak abban az esetben igazolható, ha olyan szervezetnél végezte a tanuló, mellyel kötött a DFÁGM együttm ködési megállapodást. Amennyiben a tanuló olyan szervezetnél kíván közösségi szolgálatot végezni, amellyel az iskolának nincs megállapodása, azt a tevékenység megkezdése el tt jeleznie kell az iskolavezetésnél. EMMI rendelet 133. (9) e) az iskolán kívüli küls szervezet és közrem köd mentor bevonásakor az iskola és a felek együttm ködésér l megállapodást kell kötni, amelynek tartalmaznia kell a megállapodást aláíró felek adatain és vállalt kötelezettségein túl a foglalkoztatás id tartamát, a mentor nevét és feladatkörét. A tanulót fogadó intézménynek az egészségügyi tevékenységi területen minden esetben, a szociális és jótékonysági területen végzett közösségi szolgálat esetén szükség szerint mentort kell biztosítania. A mentor biztosításának kötelezettségét, személyét a megállapodásban rögzíteni kell. Küls szervezetnél végzett közösségi tevékenységet a küls szervezet képvisel je vagy a megbízott pedagógus igazolhat. Az igazoló személyét a megállapodásban rögzíteni kell. Közösségi szolgálat dokumentálása A tanulónak közösségi szolgálati jelentkezési lapot kell kitölteni. A jelentkezési lap tartalmazza a jelentkezés tényét, a megvalósítás tervezett helyét, idejét és a szül egyetért nyilatkozatát (nagykorú tanuló esetén ez nem szükséges) (2. sz. melléklet) A közösségi szolgálatot végz tanuló köteles naplót vezetni, melyben rögzíti, hogy mikor, hol, milyen id keretben, milyen tevékenységet folytatott (3. sz. melléklet). A tanulói naplók, osztályonként összef zve a tanári szinten kerülnek elhelyezésre. A naplóban az elvégzett tevékenységet az el z pontban felsorolt személyek aláírásukkal igazolják. Küls szervezetnél végzett tevékenység esetén a szervezet képvisel je által kiállított és aláírt igazolás is elfogadható, amit a naplóhoz csatolni kell, és a naplóba az osztályf nök átvezet. A fenti igazolások alapján az osztályf nök az osztálynaplóban dokumentálja a közösségi szolgálat teljesítését, (záradék: Igazolom, hogy a tanuló a... /... tanévben... óra közösségi szolgálatot teljesített.) Az osztályf nök minden évben a bizonyítványban és a törzslapon dokumentálja, hogy az adott tanévig a tanuló hány óra közösségi szolgálatot teljesített (záradék: Igazolom, hogy a tanuló a /... tanévig... óra közösségi szolgálatot teljesített.) A közösségi szolgálat teljesítésekor a az osztályf nök a törzslapon ezt igazolja (záradék: A tanuló teljesítette az érettségi bizonyítvány kiadásához szükséges közösségi szolgálatot.) A tanulói jogviszony megsz nésekor, valamint a rendes érettségi vizsga megkezdésekor az iskola igazgatója két példányban igazolást állít ki a közösségi szolgálat teljesítésér l, amelyb l egy példány a tanulónál, egy pedig az intézménynél marad. (4.sz. melléklet) 19
1. számú melléklet EGYÜTTM KÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS KÖZÖSSÉGI SZOLGÁLAT MEGSZERVE- ZÉSÉR L Iktatási szám:... /2013. 1. Megállapodást köt intézmények: Fogadó szervezet:... Székhelye:... Képvisel je:... Küld intézmény: Deák Ferenc Általános Iskola és Gimnázium Székhelye: 8790 Zalaszentgrót, Kossuth L.u.11. Képvisel je: Beke László igazgató 2. A megállapodás el zményei, körülményei: Nemzeti köznevelésr l szóló 2011. évi CXC törvényben foglaltaknak megfelel en az iskolai közösségi szolgálat megszervezésében a Felek az e megállapodásban rögzítettek alapján együttm ködnek. A Felek kölcsönösen törekednek arra, hogy az érintett tanulók teljesíteni tudják az 50 órás kötelezettségüket. 3. Megállapodás tárgya és célja: Az alábbi közösségi tevékenységek megvalósulása. 4.. Vállalások: A fogadó intézmény kötelezettségei, vállalásai: Jelen megállapodás keretében a fogadó intézmény vállalja, hogy a Deák Ferenc Általános Iskola és Gimnázium diákjai számára közösségi szolgálatra lehet séget biztosít a) egészségügyi, b) szociális és jótékonysági, c) oktatási, d) kulturális és közösségi, e) környezet- és természetvédelemi, f) katasztrófavédelmi, g) az óvodás korú, sajátos nevelési igény gyermekekkel, tanulókkal, az id s emberekkel közös sport- és szabadid s területen. (csak a tényleges tevékenységet kell feltüntetni, a többit kikell törölni) 20