A diákigazolvánnyal kapcsolatos eljárások szabályai

Átírás

1 5. számú melléklet A diákigazolvánnyal kapcsolatos eljárások szabályai A diákigazolványról szóló 30/1999. Kormányrendelet, valamint a diákigazolványok elállításának, kiadásának és nyilvántartásának rendjérl szóló 15/1999. OM rendelet alapján a következ bels szabályzatot adom ki. 1. Az iskola valamennyi tanulói jogviszonyban álló tanulója jogosult a diákigazolványra. 2. A diákigazolvány kiadásában közremködk: A diákigazolvány kibocsátója az oktatási miniszter, kezelje a miniszter által e feladatok ellátásával megbízott jogi személy (Educatio Kht), kiadója az a nevelési-oktatási intézmény, amellyel a diákigazolvány kiadásának napján a tanuló tanulói jogviszonyban áll. Tulajdonos a tanuló. 3. A diákigazolvány kiadásában közremködk feladatai: 3.1 A kezel feladatai: A központi felvételi eljárás keretében intézményünkbe jelentkez0k esetében a kezel0 gondoskodik a felvételi jelentkezési lapon szerepl0 személyes adatokkal el0re kitöltött igényl0lap eljuttatásáról a jelentkez0k részére (miden év május 31-ig), a jelentkez0 által a felvételi jelentkezési lapon megjelölt címre. A központi felvételi eljáráson kívül intézményünkbe felvett tanulók részére a diákigazolványt az igényl0lap tanuló általi kitöltése után intézményünk rendeli meg. A július 25-éig beérkezett igénylések alapján a diákigazolványok el0állítását és az intézménybe történ0 eljuttatását szeptember 5-ig elvégzi. Amennyiben az igényl0lapok az iskolában elfogynak, az ügyfélszolgálattól lehet utánrendelni. A kezel0 a kiadó intézmény által postai úton vagy fax útján megrendelt további nyomtatványokat 8 munkanapon belül elküldi az iskolának. A hibásan kitöltött igényl0lapot a kezel0 a hiba észlelését0l számított 3 napon belül de legkés0bb az igényl0lapot tartalmazó postai küldemény átvételét0l számított 8 munkanapon belül postai úton visszaküldi intézményünknek. A hibás olvasatú 1

2 igényl0lap alapján el0állított diákigazolvány újrael0állításának, illetve javításának igénye új diákigazolvány igénylésnek min0sül, így költsége a tanulót terheli. A tanév közben megrendelt diákigazolványoknak (els0 diákigazolvány, diákigazolvány csere, diákigazolvány pótlás) intézményünkbe való eljuttatásának átfutási ideje: a június 1-je és október 31-e között beérkezett igénylések esetén 45 napon belül, november 1-je és május 31-e között beérkezett igénylések esetében 35 napon belül. 3.2 Intézményünk (a kiadó) és a tanulók feladatai: A központi felvételi eljáráson kívül iskolánkba felvételt nyert tanulók diákigazolvány igénylése, a hivatalos beiratkozástól függetlenül igényelt diákigazolványok, illetve a diákigazolványok cseréje és pótlása esetén az igényl0lapot intézményünk szerzi be a kezel0t0l. A kezel0 által megküldött nyomtatványok megérkezése után intézményünk a nyomtatványok átvételét követ0 három munkanapon belül, a kezel0t0l kapott nyomtatványon cégszeren igazolja az igényl0lapok átvételét sorszám szerint, és az igazolást postai úton haladéktalanul visszaküldi a kezel0nek. A kitöltött, fényképpel és aláírással ellátott igényl0lapokat intézményünk a hozzánk jelentkez0kt0l a beiratkozáskor, egyéb esetekben a tanulói kitöltés után beszedi. Ezután cégszer aláírással látjuk el, a megbízott személy ráragasztja a vonalkódos matricát és bejelöli a képzési formát. A diákigazolványt intézményünk rendeli meg a tanuló által kitöltött igényl0lapnak a kezel0höz postai úton történ0 eljuttatásával. Intézményünk a beiratkozó tanulók diákigazolványát minden év július 5-éig rendeli meg. Az diákigazolvány megrendelésének és el0állításának feltétele, hogy az igényl0lap tartalmazza a tanuló aláírását és fényképét, valamint az intézmény cégszer aláírását, és a tanuló július 5-éig az igényl0lapról leválasztott csekken befizesse a diákigazolvány árát. Az állandó diákigazolvány igényl0lapot a tanuló tölti ki, a kitöltés helyességét intézményünkben a megbízott személy összehasonlítja az intézményi nyilvántartással ennek hiányában a felvételi eljárás során beszerzett dokumentumokkal. Az igényl0lapon a tanuló el0zetes állandó diákigazolványának sorszámát fel kell tüntetni. Az igényl0lapot a tanuló a 14. életévét be nem töltött, illetve a cselekv0képtelen vagy korlátozott cselekv0képes tanuló esetén annak törvényes képvisel0je írja alá. 2

3 A kitöltött igényl0lap második példányát intézményünk köteles az irattárban elhelyezni és meg0rizni. Az ideiglenes diákigazolvány igényl0lapot intézményünk tölti ki. Az igényl0lapon fel kell tüntetni: intézményünk nevét és székhelyét; az ideiglenes manyag kártya darabszámát; a személyi lap igényelt darabszámát; a kiállítás napját és az intézmény cégszer aláírását. Intézményünk az ideiglenes manyag kártyát és a személyi lapokat külön-külön is megrendelheti a kezel0t0l. Intézményünk a diákigazolványnak a kezel0t0l történ0 átvételét az azt követ0 három munkanapon belül a nyomtatvány els0 példányán sorszám szerint igazolja, majd a nyomtatványt postai úton visszaküldi a kezel0nek. Az adatlap második példányát intézményünk köteles irattárban elhelyezni, és meg0rizni. Intézményünk a diákigazolványt a tanulónak köteles átadni, illetve ajánlott küldeményben postai úton elküldeni. A diákigazolvány átvételét a tanuló 14. életévét be nem töltött tanuló esetén törvényes képvisel0je intézményünkben erre a célra rendszeresített nyomtatványon aláírásával igazolja. Intézményünk a diákigazolvány kiadásának tényét és id0pontját, a kiadott diákigazolványok sorszámát, valamint az átvev0 nevét saját nyilvántartásban rögzíti. Ennek egy példányát legkés0bb 30 napon belül postai vagy elektronikus úton eljuttatja a kezel0nek. 4. A diákigazolvány érvényesítése Intézményünk az érvényesítést állandó diákigazolványok esetében minden tanévben október 31.-ig, az ideiglenes diákigazolvány és az új diákigazolvány esetében kiadáskor végzi a kezel0 által az iskola számára megküldött hologramos érvényesít0 matricának az igazolványra történ0 felragasztásával, szükség esetén az el0z0 matrica felülragasztásával. Az érvényesít0 matricák elküldése intézményünk részére minden év szeptember 15-éig történik, amennyiben a matrica megrendelésére július 15-éig sor került. 3

4 Intézményünk a Rendelet 4. (1) bekezdés h) pontjában foglalt nyomtatványon igazolja az átvett matricák darabszámát, és az igazolás egy példányát három munkanapon belül megküldi a kezel0nek. Intézményünk az érvényesítés tényét a diákigazolvány nyilvántartó lapon vagy a nyilvántartási adatbázisban jelöli. Ha a tanulói jogviszony szünetel, intézményünk a kiadott diákigazolványt a szünetelés idejére nem érvényesíti, illetve diákigazolványt nem ad ki. 5. A diákigazolvány bevonása Intézményünk az állandó diákigazolványt a következ0 esetekben vonja be: az új állandó diákigazolvány kiadásakor, amennyiben ideiglenes diákigazolványt a tanuló nem igényelt; haladéktalanul, amennyiben új állandó diákigazolványt a tanuló nem igényelt, és arra nem jogosult; egyéb esetekben az ideiglenes diákigazolvány kiadásakor. A beszolgáltatott állandó diákigazolványt intézményünk 30 napon belül köteles megsemmisíteni. Az ideiglenes diákigazolványt intézményünk a következ0 esetekben vonja be: az állandó diákigazolvány kiadásakor, de legkés0bb a kiadástól számított 45 nap elteltével; amennyiben a megrendelt állandó diákigazolvány a kezel0nek vagy intézményünknek felróható okból határid0ben nem kerül kiadásra, intézményünk kizárólag a személyi lapot vonja be, és új személyi lapot ad ki. A be nem szolgáltatott, illetve a jogviszony megsznése miatt érvénytelen diákigazolványok sorszámát intézményünk átadja a kibocsátónak. A beszolgáltatott ideiglenes manyag kártyát intézményünk korlátlan alkalommal kiadhatja új személyi lap érvényesítésével. Intézményünk az adott tanévben fel nem használt érvényesít0 matricákat a tanévet követ0 év szeptember 30-áig darabolással megsemmisíti. A megsemmisítésr0l jegyz0könyvet készítünk. 6. A diákigazolványok nyilvántartása Intézményünk nyilvántartja: 4

5 I. Az állandó diákigazolványok igényl0lapjainak nyilvántartása cím nyomtatványon a következ0ket: a tanuló részére kiadott állandó diákigazolvány igényl0lap sorszámát, a tanuló által leadott állandó diákigazolvány igényl0 lap sorszámát, a b) pontban meghatározott igényl0lapnak a kezel0 részére történ0 elküldése napját, a nem hibás diákigazolvány kiadó intézményhez érkezésének napját. II. Az iskolai nyilvántartás a kiadott diákigazolványokról cím nyomtatványon a következ0ket: a kiadott diákigazolvány sorszámát, az átvétel napját, és a tanuló átvételt igazoló aláírását, a diákigazolvány elvesztésének vagy beszolgáltatásának napját, illetve a megsemmisítés napját. III. Az éves érvényesít0 matricák cím nyomtatványon a következ0ket: a diákigazolvány egy adott tanévre való érvényesítésének (a matrica felragasztásának) napját, és a tanuló átvételt igazoló aláírását. IV. Az iskolai nyilvántartás a kiadott ideiglenes diákigazolványokról cím nyomtatványon a következ0ket: az ideiglenes diákigazolvány egyes részeinek sorszámát, az ideiglenes igazolvány érvényességi idejét, a kiadás napját, és a tanuló átvételt igazoló aláírását, az ideiglenes igazolvány visszavételének dátumát a papírkártya megsemmisítésének tényét, az iskolatitkár aláírásával az ideiglenes igazolvány elvesztésének napját, a tanuló ezt igazoló aláírását Intézményünk a 4. (1) bekezdés e) f) pontjában meghatározott (II. IV.) és az intézményünk által elkészített (I. III.) nyomtatványokon, valamint az Oktatási Minisztérium által engedélyezett számítógépes programmal tartja nyilván az adatokat. Az át nem adott diákigazolványt a tanévhalasztás esetét kivéve intézményünk az általa történ0 átvételt0l számított 90 napig 0rzi, azután darabolással megsemmisítheti. Intézményünk a szükséges mennyiség ideiglenes diákigazolványt biztosítja. A ki nem adott matricák, az át nem adott, illetve visszaadott diákigazolványok, az ideiglenes diákigazolványhoz tartozó és felhasznált személyi lapok megsemmisítésér0l jegyz0könyvet készítünk. 5

6 7. Térítési díj a közoktatási diákigazolvány ára a módosított 15/1999 OM rendelet értelmében 500 Ft. Ez az összeg magában foglalja a térítési díjat (gyártás) és az eljárási díjat is. Az összeget a tanuló postai úton fizeti be a kezel0nek. Az 500 forintból 70 forint az iskolát illeti meg, melyet negyedévente egy alkalommal kap meg az intézményünk banki átutalással. ideiglenes manyag kártya térítési díja azonos az állandó közoktatási diákigazolvány térítési díjával; személyi lap térítési díja az állandó közoktatási diákigazolvány térítési díjának 25%-a. Az ideiglenes manyag kártya elvesztése esetén az újabb ideiglenes diákigazolvány kiadásakor a tanuló a térítési díj 100%-át megfizeti a kiadó intézménynek. Ha a diákigazolvány a meghatározott határid0n belül nem érkezik meg intézményünkbe, akkor intézményünk térítésmentesen ideiglenes diákigazolványt biztosít a jogosult számára. Ez esetben az igazolványt térítési díj és eljárási díj felszámítása nélkül kell kiadni. A térítési díj és eljárási díj összegét intézményünk a kibocsátó és a kezel0 megállapodásának megfelel0en beszámítással érvényesíti. Nincs helye beszámításnak, ha a kezel0 az igényl0lap átvételér0l szóló jegyz0könyvvel, valamint a diákigazolvány átadás-átvételi jegyz0könyv másolatával vagy a postai tértivevénnyel igazolja, hogy az igazolványokat intézményünk részére a R 9. (1) bekezdésében meghatározott határid0n belül elküldte. Ha a diákigazolvány kiadása intézményünk fenntartójának intézkedése, illetve a kibocsátó intézkedése vagy jogszabály-módosítás miatt vált szükségessé, az állandó és ideiglenes diákigazolvány térítésének és kiadásának eljárási díja az a) pont esetén a fenntartót, a b) pont esetén pedig a kibocsátót terheli. Amennyiben az adatok változása a diákigazolványhoz kapcsolódó kedvezményeket és jogokat nem érinti, a kiadás a tanuló saját költségén történik. 8. A diákigazolványok igénylése, a diákigazolványok kezelése, megrendelésük, nyilvántartásuk, megsemmisítésük az Iskola iskolatitkárának feladata. Az iskolatitkár gondoskodik a nyomtatványok és a diákigazolványok átvételér0l, biztonságos tárolásáról, az érvényesítésekr0l, a diákigazolvány kiadásáról és bevonásáról, a nyilvántartás vezetésér0l. A matricák felragasztását maga végzi el, és id0pontját nyilvántartásban rögzíti. A diákigazolványokkal kapcsolatos egyes adatokról és tényekr0l 6

7 nyilvántartást vezet. A nyomtatványokat és a diákigazolványokat biztonságosan tárolja, és gondoskodnia kell a szigorú elszámolását lehet0vé tev0 nyilvántartásáról. A nyilvántartások vezetését és a diákigazolványokkal kapcsolatos feladatellátást az oktatási és adminisztrációs igazgatóhelyettes évente két ízben ellen0rzi, az ellen0rzés tényét rögzíti. Sopron, augusztus 29. Szabó Miklós igazgató 7