A Kandó Kálmán Szakközépiskola. szabályzata a diákigazolványok. kezeléséről

Átírás

1 Ikt:171./III./2008. A Kandó Kálmán Szakközépiskola szabályzata a diákigazolványok kezeléséről Készült: Miskolc, március 14. Jóváhagyta: Baghyné Urbán Ilona igazgató

2 Diákigazolványok kezeléséről szóló szabályzat -2- A Kandó Kálmán Szakközépiskola a diákigazolványról szóló 17/2005. (II. 8.) Kormány rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet.) alapján a diákigazolványok kezeléséről és tárolásának szabályairól, a nyilvántartások vezetésének és térítési díjak beszedésének rendjét az alábbiak szerint állapítja meg. I. fejezet Általános és értelmező rendelkezések A Szabályzat hatálya kiterjed minden, az iskolával tanulói jogviszonyban álló tanulóra, függetlenül attól, hogy tanulmányait milyen oktatási formában végzi, valamint a diákigazolvány ügyintézésben részt vevő személyekre. A diákigazolványra jogosultak köre (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 1. (1) - (4) bekezdés.) Diákigazolványra jogosult intézményünk valamennyi tanulója. A tanulónak egyidejűleg egy diákigazolványa lehet. Az iskola végzős tanulói a tanulói jogviszonyuk megszűnését követő október 31-ig jogosultak a diákigazolvány használatára. Azok a tanulók, akik tanulói jogviszonyukat év közben megszüntetik, diákigazolványukat kötelesek elszámolni az iskola felé. II. fejezet A diákigazolvány, a diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátása A diákigazolványhoz kapcsolódó jogok és kedvezmények (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 2. (1) - (4) bekezdés.) A diákigazolvány igazolja a tanulói jogviszony fennállását oktatási intézményünkkel. A jogszabályban meghatározott utazási, kulturális és egyéb kedvezmények ( igénybevételére jogosít az érvényességi időn belül. A diákigazolvány (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 3. (1) - (8) bekezdés.) A diákigazolvány típusai: állandó és ideiglenes diákigazolvány. Tanulóink nappali típusú közoktatási diákigazolvánnyal rendelkeznek. Az állandó diákigazolvány műanyag kártya, amely tartalmazza a tanuló arcképét, a tanulóra, valamint az intézményre vonatkozó adatokat, a diákigazolvány 10 számjegyű egyedi azonosítóját és az érvényességet jelölő adatot, kiállításának napját, a tagozat megjelölését (piktogrammal), a tankötelezettségi kor felső határát betöltött tanulók esetében érvényesítő matricát és a tanulói azonosító számot. Az ideiglenes diákigazolvány két részből áll: egy ideiglenes műanyag kártya (az iskola adatait tartalmazza) és egy papír alapú személyi lap (a tanuló adatait valamint a fényképét tartalmazza), melyek csak együttes használat esetén érvényesek a személyi lap kiállításának napjától számított 60 napig. (A személyi lap érvényessége a jogosultság fennállása esetén legfeljebb két alkalommal meghosszabbítható, alkalmanként 60 nappal.) A diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátói (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet , 11..)

3 -3- A diákigazolvány kibocsátója az oktatási miniszter. A diákigazolvány kezelője a diákigazolvány előállításával, a nyilvántartás kezelésével és egyéb feladatok ellátásával megbízott Oktatási Hivatal. A kiadó intézmény: a középiskola. Elérhetőségük: Oktatási Hivatal Levélcím: 1964 Budapest info@diakigazolvany.hu honlap: Tel: (06-1) Fax:(06-1) A diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátása az iskola igazgatójának irányítása és ellenőrzése mellett történik. Az ellenőrzés kiterjed a jogszabályban előírt nyilvántartások vezetésére is. Az érdemi ügyintézés az igazgató által kijelölt felelős személy közvetlen irányításával és ellenőrzésével történik. A diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatokat az iskolatitkár látja el. A diákigazolvánnyal kapcsolatos iratokat 10 évig kell megőrizni. Az érdemi ügyintézés szabályait az Iratkezelési Szabályzat (SzMSz melléklete) határozza meg. Az érdemi ügyintézést irányító és ellenőrző, a nyilvántartások vezetéséért felelős személy az iskolatitkár. Az iskolatitkárság ügyfélfogadási idejében folyamatosan végzi a diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatokat: a kiadott diákigazolványokról nyilvántartás vezetése, a diákigazolványok és az érvényesítő matricák biztonságos tárolása, részt vesz a diákigazolványok igénylésében, érvényesíti és bevonja a diákigazolványokat. A diákigazolvánnyal kapcsolatos szabályok megszegése, különösen a biztonsági okmányok védelmére vonatkozó előírások megsértése esetén az igazgató vizsgálatot rendel el és annak eredményétől függően kezdeményezi a felelősségre vonást. III. fejezet A diákigazolvány megrendelése (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet ) A diákigazolvány igénylése Az iskolánk 9. évfolyamára jelentkezők részére az adatkezelő a felvételi jelentkezési lapon szereplő személyes adatok alapján előre kitöltött igénylőlapot küld május 31-éig. Ezeket az igénylőlapokat fényképpel ellátva az iskola együtt továbbítja az Oktatási Hivatalnak július 5-éig. Az igénylőlaphoz tartozó készpénz-átutalási megbízás egyedi azonosítóval van ellátva, másik igénylőlaphoz nem használható fel. Ezeket a készpénz-átutalási megbízásokat a tanulók július 5-éig fizethetik be. A meghatározott eseten túl, az év bármelyik szakaszában lehet diákigazolványt rendelni. Ez vonatkozik elsősorban a csere- és pótlásigényekre, az évközi igénylésekre. Ezekben az esetekben az igénylő tanuló az iskolában kér diákigazolvány-igénylőlapot, melyet az iskola továbbít az ügyfélszolgálatnak. A 18. életévét be nem töltött igénylő esetén az igénykőlapot a gondviselőnek is alá kell írnia. Az igénylőlap alábbi rovatait kell kitölteni: Név;

4 -4- tanulói azonosító szám (a közoktatásban október 1-jétől kezdve kötelező használni; a 11 jegyű számot a diák az oktatási intézményen keresztül kapja meg), lakcím vagy tartózkodási hely, igénylés oka; aláírás. Az oktatási intézmény: ellenőrzi az átvett igénylőlap kitöltésének helyességét és hiánytalanságát, ellenőrzi a fénykép és az aláírás(ok) meglétét és megfelelő minőségét, az "oktatási intézmény neve, amellyel a tanuló jogviszonyban áll" rovatot kitölti, a megfelelő helyen cégszerű aláírásával látja el az igénylőlapot, fénymásolatot készít róla, amelyet biztonságosan elzárva megőriz a diákigazolvány elkészültéig, meggyőződik arról, hogy az igénylő tanuló rendelkezik az igénylőlapról leválasztott csekkel. Ezt követően az igénylőlapokat és egy kitöltött "diákigazolvány-igénylőlap összesítő lapot" együttes postai küldeményben eljuttatja a Oktatási Hivatal címére július 5-éig. A borítékra ezt írja: Oktatási Hivatal, 1964 Budapest. Az ideiglenes diákigazolványt az iskolatitkár igényli évente egy alkalommal postai úton. Az igénylésen feltüntetett adatok: - intézmény neve, székhelye, valamint a képzés helye (település); - az ideiglenes műanyag kártya igényelt darabszáma; - a személyi lap igényelt darabszáma; - a kiállítás napja; - az intézmény cégszerű aláírása. A diákigazolvány-igénylések feldolgozása A tanuló minden esetben postai készpénz-átutalási megbízással fizeti be a K.r. 22. (1) bekezdésében meghatározott díjat és az igénylőlaphoz tartozó csekket magánál tartja. Amennyiben a tanuló a diákigazolvány igazgatási díját az igényléstől számított 90 napon belül nem fizeti be, az igénylés érvénytelenné válik, és megsemmisítésre kerül. A kiadó intézmény a diákigazolványok átvételét követő 8 munkanapon belül köteles a diákigazolványok átadását-átvételét igazoló nyomtatvány 2. példányát az adatfeldolgozó részére postai úton eljuttatni. A hibás vagy hiányos igénylés esetén az Oktatási Hivatal felhívja az intézményt - egyes esetekben a tanulót - a hiány pótlására, illetve a hiba kijavítására, meghatározva a hibajavítás vagy hiánypótlás pontos menetét, módját és határidejét, valamint felhívja a figyelmet a hiánypótlás elmulasztásának következményére. Az iskola 3-féle módon végezhet hibajavítást és hiánypótlást: postai úton, faxon vagy az Interneten. IV. fejezet A diákigazolvány kiadása (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet ) A középiskola állandó diákigazolványt ad ki: a tanulói jogviszony kezdetekor, az elveszett, megsemmisült, megrongálódott diákigazolvány helyett, a diákigazolvány adataiban bekövetkező változáskor.

5 -5- Intézményünk tanulói részére a nappali tagozat diákigazolványát kell kiállítani. Intézményváltás esetén az új intézmény látja el a kiadó intézmény feladatait. Az állandó diákigazolvány akkor adható ki, ha a tanuló a kiadáskor az iskolával tanulói jogviszonyban áll, az igazolványon szereplő adatok megegyeznek a nyilvántartásban szereplő adatokkal, valamint az ideiglenes diákigazolványát leadja amennyiben az számára kiállításra került. Az iskola a megkapott diákigazolványokat az előző pontban írt feltételek teljesülése esetén köteles kiadni a tanulók részére. A kiadás előfeltétele, hogy - a tankötelezettségi kor felső határát betöltött tanulók esetében - az intézmény ügyintézője felragassza a diákigazolványra az érvényesítő matricát és a tanuló aláírásával igazolja, hogy átvette a diákigazolványt, illetve a matricát. Ennek átvételét a tanuló az erre a célra rendszeresített nyomtatványon aláírásával igazolja (1. és 2. számú melléklet). A diákigazolvány kiadásával kapcsolatban az intézmény köteles nyilvántartani az alábbi adatokat: a diákigazolványok nyomdából történő megérkezésének a napja, az átvett igazolványok száma, az igazolványok tulajdonosainak neve, a kiadott diákigazolványok egyedi sorszáma, a kiadás napja, az átvevő tanuló aláírása. A tanuló kérésére ideiglenes diákigazolványt kell kiadni, melynek feltétele, hogy a tanuló az állandó diákigazolványt is igényelje. Az igényléshez 2 db igazolvány kép szükséges. Az ideiglenes diákigazolvány igényléséhez a tanulónak be kell fizetnie az intézmény gazdasági irodájában a térítési díjat. Az ideiglenes diákigazolványt az iskolatitkár tölti ki, átvételét a tanuló az erre a célra rendszeresített nyomtatványon aláírásával igazolja (3. és 4. számú melléklet). Az ideiglenes diákigazolványt az állandó diákigazolvány megérkezésekor az iskolának vissza kell adni. Az ideiglenes diákigazolványt minden esetben a gyártótól, az Állami Nyomdától kell igényelni az Állami Nyomda Rt. Kártyaüzem 1475 Budapest, Pf.: 241 címen vagy a es faxszámon. V. fejezet A diákigazolvány érvényesítése (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 17..) A diákigazolványok érvényesítését a kiadó intézmény végzi a diákigazolványokkal együtt részére megküldött hologramos érvényesítő matrica felragasztásával. Az érvényesítő matrica tartalmazza érvényességének időtartamát, valamint a kiadó intézmény kódját (határidő: október 31.). A tanköteles kort (az általános iskolát előtt kezdők esetében 16 év, az általános iskolát 1998-ban kezdők esetében 18 év) be nem töltöttek esetében a diákigazolványra nem kell érvényesítő matricát ragasztani, vagyis az igazolvány matrica nélkül is alkalmas lesz a jogosultságok és kedvezmények igazolására azon tanévet követő év október 31. napjáig, amelyben a tanuló a tanköteles kort betölti, Az érvényesítő matrica megrendelését (az igénylőlap kitöltésével és adatkezelő részére történő eljuttatásával) az iskolatitkár végzi minden év július 15-éig. Érvényesítő matrica kizárólag az Oktatási Hivataltól rendelhető postai úton, faxon, ben vagy a webes felületen. Az adott tanévben fel nem használt érvényesítő matricákat darabolással kell megsemmisíteni a tanévet követő november 30-áig. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell felvenni és az iskola irattárában megőrizni. A tanulói jogviszony szünetelésének ideje alatt (kivéve a jogviszony megszűnésétől az érvényességi idő lejáratáig terjedő időszakot) az intézmény nem ad ki, és nem érvényesít diákigazolványt. A tanuló az állandó diákigazolvány érvényesítését személyesen kérheti a titkárságon, illetve osztályfőnökétől vagy az érvényesítésre harmadik személy részére hivatalos meghatalmazást

6 -6- adhat. Törött, sérült, helytelen adatot tartalmazó, vagy a használatra egyéb módon alkalmatlan diákigazolványt nem lehet érvényesíteni. A diákigazolvánnyal kapcsolatos bármilyen bűncselekmény alapos gyanúja (pl: közokirat hamisítás, csalás stb.) esetén az iskola büntetőfeljelentést tesz. A feljelentést az iskola vezetője teszi meg. Az oktatási intézmény köteles nyilvántartani: a kiadott matricák számát, a kiadás napját, az átvevő aláírását, a megrendelőlap másolatát, az érvényesített diákigazolványok sorszámát, tulajdonosaik nevét. VI. fejezet A diákigazolvány bevonása (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 18..) Az iskola az állandó diákigazolvány beszolgáltatására köteles felszólítani a tanulót: a) új állandó diákigazolvány kiadásakor, b) a tanulói jogviszony megszűnésekor. A bevont állandó diákigazolványt 30 napon belül (az át nem vett diákigazolványt 90 nap elteltével) darabolással kell megsemmisíteni, és a darabolásról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvet az iskola irattárában kell megőrizni. A bevont, illetve érvénytelenné vált diákigazolványok sorszámát az iskolatitkár 8 munkanapon belül megküldi az ügyfélszolgálatnak. Az ideiglenes diákigazolványt bevonja az iskola az állandó diákigazolvány kiadásakor, de legkésőbb a kiadástól számított 60 nap elteltével a tanulót az ideiglenes diákigazolvány beszolgáltatására köteles felszólítani. Amennyiben a megrendelt állandó diákigazolvány az adatkezelőnek, az adatfeldolgozónak vagy a kiadó intézménynek felróható okból nem kerül határidőben kiadásra, a kiadó intézmény kizárólag a személyi lapot vonja be, és térítésmentesen új személyi lapot ad ki. A beszolgáltatott ideiglenes műanyag kártyát korlátlan alkalommal ki lehet adni új személyi lap érvényesítésével. Az iskola az önkéntesen be nem szolgáltatott diákigazolványok használóit a beszolgáltatásra okot adó körülmény bekövetkeztétől számított 30 napon belül írásban felszólítja a beszolgáltatásra. Az állandó vagy ideiglenes diákigazolvány elvesztését a tanuló írásban köteles jelezni az iskolának. Az elveszett vagy megsemmisült diákigazolványt be nem szolgáltatottként kell kezelni. VII. fejezet Az intézmény által vezetett nyilvántartás (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet 21..) Az intézmény (iskolatitkár) nyilvántartja: a) a tanuló részére kiadott és a tanuló által leadott állandó diákigazolvány igénylőlap sorszámát, az átadás és az iskola felé történő leadás időpontját, valamint az ügyfélszolgálat felé történő elküldésének tényét és idejét. (5. sz. melléklet)

7 -7- b) A diákigazolvány megérkezésének idejét, a kiadott diákigazolvány sorszámát, az átvétel napját, valamint az átvevő aláírását. A diákigazolvány bevonásának, elvesztésének, megsemmisítésének tényét és idejét. (1.sz. melléklet) c) Az érvényesítő matricák megrendelésének idejét, azok megérkezésének dátumát, valamint a diákigazolvány érvényesítésének tényét és időpontját. (2.sz.melléklet) d) Az ideiglenes diákigazolvány kiadásának és visszavételének tényét. (3.sz. melléklet) e) A diákigazolvánnyal kapcsolatosan megfizetett eljárási díjakat, amelyet minden hónapot követően el kell számolni az iskola pénztára felé. (4.sz.melléklet) A diákigazolvánnyal kapcsolatos iratok selejtezési ideje 10 év. Az oktatási intézmény köteles: Az Oktatási Hivatal felé jelenteni az átvett diákigazolványok sorszámát, darabszámát és az átvétel idejét. Cím: Oktatási Hivatal Budapest 1964 Az Oktatási Hivatal felé jelenteni az átvett érvényesítő matricák darabszámát és az átvétel idejét. Cím: Oktatási Hivatal Budapest 1964 VIII. fejezet Térítési díjak (Vonatkozó jogszabályi rész: 17/2005. (II.8.) Kormány rendelet ) A diákigazolványért a tanuló igazgatási szolgáltatási díjat fizet az állandó diákigazolvány megrendelésekor. A díj tartalmazza az általános forgalmi adót. Az állandó közoktatási diákigazolvány díja 550 forint, mely tartalmazza a térítési díjat és eljárási díjat. A térítési díj az állandó közoktatási diákigazolvány esetében 360 Ft. Az eljárási díj 190 Ft. Az ideiglenes műanyag kártya díja az állandó közoktatási diákigazolvány térítési díjának 75%-a (270 Ft), a személyi lap díja az állandó közoktatási diákigazolvány térítési díjának 25%-a (90 Ft). A tanuló az ideiglenes műanyag kártya, az állandó diákigazolvány vagy az érvényesítő matrica elvesztése esetén az állandó közoktatási diákigazolvány térítési díjának 500%-át (1800 Ft+ 200 Ft postaköltség) köteles megfizetni az iskola részére. A kiadó intézmény nem ad ki új állandó, illetve ideiglenes diákigazolványt vagy érvényesítő matricát a tanuló részére, amíg a tanuló az előző bekezdésekben meghatározott díjat meg nem fizeti. IX. fejezet Vegyes és záró rendelkezések Jelen szabályzatot a tantestület megtárgyalta és 171./III./2008. sz. határozatával elfogadta. A szabályzat március 14. napján lép hatályba. Baghyné Urbán Ilona igazgató

8 -8- A szabályzat egy példányát átvettem, a benne foglaltakat tudomásul vettem.. Dajka Zoltánné iskolatitkár

9 -9- MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: Iskolai nyilvántartás a diákigazolványokról 2. sz. melléklet: Iskolai nyilvántartás az érvényesítő matricákról 3. sz. melléklet: Iskolai nyilvántartás az ideiglenes diákigazolványokról 4. sz. melléklet: Iskolai nyilvántartás a diákigazolvány térítési díjakról 5. sz. melléklet Iskolai nyilvántartás a tanuló részére kiadott és a tanuló által leadott állandó diákigazolvány igénylőlapokról.

10 ISKOLAI NYILVÁNTARTÁS a diákigazolványokról 1. sz. melléklet Sorszám A diákigazolvány száma A tanuló neve A diákigazolvány megérkezésének A diákigazolvány átvételének A diákigazolványt visszavette A diákigazolványt megsemmisítette A tanuló a diákigazolványt elveszette dátuma ügyintéző dátuma tanuló dátum ügyintéző dátum ügyintéző dátum tanuló

11 ISKOLAI NYILVÁNTARTÁS az érvényesítő matricákról 2.sz. melléklet Sorszám Az érvényesítő matrica Az érvényesítő matrica A diákigazolvány érvényesítése megérkezett megsemmisítése dátum ügyintéző diákig. száma tanuló neve dátum tanuló aláírása dátum ügyintéző

12 ISKOLAI NYILVÁNTARTÁS az ideiglenes diákigazolványokról 3.sz. melléklet Az ideiglenes diákigazolvány száma A tanuló neve Az ideiglenes igazolvány érvényessége Az ideiglenes igazolványt Az ideiglenes igazolványt visszavette A személyi lap megsemmisítve Az ideiglenes igazolványt elvesztette - tól -ig kiadta ávette dátum ügyintéző dátum ügyintéző dátum tanuló

13 ISKOLAI NYILVÁNTARTÁS a diákigazolvány térítési díjakról 4. sz. melléklet Dátum A tanuló neve A térítési díj megnevezése díja (Ft) A tanuló aláírása ügyintéző

14 Iskolai nyilvántartás az átvett és leadott diákigazolvány igénylő lapokról 5. sz. melléklet A tanuló neve, osztálya A tanuló részére átadott igénylőlap sorszáma A tanuló részéről leadott igénylőlap sorszáma Az igénylőlap elküldésének ténye Az igénylőlap elküldésének időpontja Küldést végző ügyintéző aláírása