Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen

Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen Segédanyag a Négy Partner Program hálózati csoportmunka képzéséhez 1. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen... 3 1.1. Támogatott böngészők és operációs rendszerek... 3 1.2. Kijelentkezés... 3 2. Személyes és közös mappák... 3 2.1. Mappák használata... 4 2.1.1. Alapértelmezett e-mail mappák... 4 2.1.2. Személyes mappák... 5 2.2. Mappák létrehozása és törlése... 5 2.2.1. Mappa létrehozása... 5 2.2.2. Mappa törlése... 5 2.3. Mappák áthelyezése vagy másolása... 6 2.4. Mappák átnevezése... 6 2.5. Törölt elemek helyreállítása... 7 3. Navigációs pult áttekintés... 7 4. Eszköztárak áttekintés... 8 5. Mappasáv áttekintés... 8 6. Adatvédelem és biztonság... 9 6.1. Úton az Outlook Web Access programmal... 9 6.1.1. Bejelentkezés... 9 6.1.2. Üzenetek és mellékletek megnyitása... 9 6.1.3. Miután befejezte munkáját... 10 7. Levélszemét-kezelés... 10 7.1. Levélszemét-kezelési listák kezelése... 10 7.1.1. A megbízható feladók listájának módosítása... 11 7.1.2. A megbízható címzettek listájának módosítása... 11 7.1.3. Csak a megbízható listákon szereplő címekről érkező e-mail üzenetek fogadása... 11 7.1.4. A letiltott feladók listájának módosítása... 12 7.2. A HTML-formátumú e-mail üzenetekben szereplő, külső tartalomra mutató hivatkozások letiltása... 12 7.2.1. A külső tartalomra mutató hivatkozások letiltása... 13 8. Beérkezett üzenetek... 13 8.1. E-mail üzenetek... 13 8.1.1. Üzenet megnyitása... 14 8.1.2. Üzenet áthelyezése vagy másolása... 14 8.1.3. Üzenet törlése... 14 8.1.4. Melléklet elolvasása... 14 8.2. Üzenet létrehozása... 15 8.2.1. Névellenőrzés... 15 8.2.2. Üzenet fontosságának beállítása... 16 8.2.3. Fájl csatolása... 16 8.2.4. Üzenet mentése... 17 8.2.5. Üzenet elküldése... 17 8.3. Üzenet megválaszolása vagy továbbítása... 17 8.3.1. Válasz az üzenet küldőjének... 17 8.3.2. Válasz az üzenet küldőjének és összes többi címzettjének... 17 8.3.3. Üzenet továbbítása... 17 Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 1

8.3.4. Válaszüzenet megcímzése... 17 8.4. Üzenetre vonatkozó visszaigazolások... 18 8.4.1. Üzenetre vonatkozó visszaigazolás kérése... 19 8.4.2. Az olvasási visszaigazolási kérelmekre küldött automatikus visszajelzés beállítása... 19 9. Naptár... 19 9.1. A határidőnapló megtekintése... 20 9.2. Találkozók... 20 9.2.1. Találkozó létrehozása... 20 9.2.2. Találkozó módosítása... 21 9.3. Válasz értekezlet-összehívásra... 21 9.3.1. Válaszüzenet küldése értekezlet-összehívásra... 21 9.3.2. Értekezlet-összehívás továbbítása... 22 9.4. Értekezlet összehívása... 22 9.4.1. A résztvevők elérhetőségének ellenőrzése... 23 9.4.2. Értekezlet átütemezése... 23 9.4.3. Értekezlet-összehívás továbbítása... 24 9.4.4. Értekezlet lemondása... 24 9.5. Ismétlődő elemek... 24 9.5.1. Ismétlődő elem beállítása... 24 9.5.2. Ismétlődési gyakoriság módosítása... 25 9.5.3. Ismétlődés törlése... 25 10. Névjegyalbum... 25 10.1. Új névjegykártya létrehozása... 25 10.2. Terjesztési lista létrehozása... 26 10.3. Névjegykártya megnyitása... 26 10.4. Névjegykártya törlése... 26 10.5. Névjegykártyák rendezése... 26 10.6. Üzenet létrehozása egy névjegykártya adataival... 27 10.7. Névjegykártyák másolása és áthelyezése... 27 10.8. Fájl csatolása névjegykártyához... 27 10.9. Partner címének megtekintése térképen... 28 11. Feladatok... 28 11.1. Feladat létrehozása... 28 11.2. Ismétlődő feladat létrehozása... 28 11.3. Feladatok rendezése... 29 11.4. Fájl csatolása feladathoz... 29 11.5. Feladat megjelölése elvégzettként... 29 11.6. Feladatra vonatkozó emlékeztetők... 29 11.6.1. Emlékeztetők beállítása... 30 11.6.2. Emlékeztetők elutasítása vagy későbbre halasztása... 30 11.6.3. Emlékeztető elutasítása... 30 11.6.4. Emlékeztető későbbre halasztása... 31 12. Nyilvános mappák... 31 12.1. Közzétett üzenetek... 31 12.1.1. Közzétett üzenetek fejléce... 32 12.1.2. Közzétett üzenetek olvasása... 32 12.1.3. Melléklet elolvasása... 32 12.2. Új közlemény létrehozása... 33 12.2.1. Üzenet fontosságának beállítása... 33 12.2.2. Üzenet közzététele... 33 12.3. Válasz közzététele nyilvános mappában... 33 12.4. Közzétett üzenet megválaszolása vagy továbbítása... 33 12.4.1. Válasz a közzétett üzenet küldőjének... 34 12.4.2. Közzétett üzenet továbbítása... 34 13. Beállítások testreszabása... 34 Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 2

1. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen Az elektronikus levelezés ideológiájához hozzátartozik az is, hogy nem csak bárhova és gyorsan eljuttathassuk az információt, hanem az információhoz bárhonnan hozzá tudjunk férni. Ebben nyújt segítséget nekünk az Exchange 2003 Server Outlook Web Access (OWA) szolgáltatása, mely egy általános web böngészőprogramból elérhetővé teszi a levelezésünket. Elkérhető az Outlook Mobile Access (OMA) szolgáltatás is, mely szintén postaláda hozzáférést tesz lehetővé mobil eszközökről (pl. WAP képes mobiltelefon, PocketPC, SmartPhone). Az OWA Outlook 2003-as felületet nyújt web böngészőn keresztül. A szolgáltatás a Small Business Server 2003 automatikusan biztosítja. Könnyen ki tudjuk próbálni a következő módon: a böngészőnkbe írjuk be a https://net.hrod.hu:444/exchange/ címet! Ahhoz, hogy ezt a web-lapot elérjük az Internetről is, azaz a felhasználóink a világ bármely tájáról pl. egy Internet kávézóból olvashassák üzeneteiket, pár biztonsági szempontot figyelembe kell vennünk. Az OWA oldalát kívülről megnézve a rendszer hitelesít minket, itt a hálózaton belül is érvényes felhasználói nevünket és jelszavunkat kell megadnunk. Az, hogy a hitelesítési információk kódolatlan szövegként közlekednek az Interneten, nagy biztonsági problémát jelenthet, ezért fontos, hogy az ilyen hitelesítési kommunikációt biztonságos (SSL) csatornán végezzük. 1.1. Támogatott böngészők és operációs rendszerek Az Office Outlook Web Access alkalmazás segítségével webböngészővel férhet hozzá a Microsoft Exchange kiszolgálón lévő postaládájához bármilyen számítógépről, amely internetkapcsolattal rendelkezik. Az Outlook Web Access használható a Microsoft Internet Explorer mellett a UNIX, az Apple Macintosh és a Microsoft Windows rendszerű számítógépeken futó számos más böngészőprogrammal is. 1.2. Kijelentkezés Az Outlook Web Access használatának befejezése után ne felejtsen el rákattintani a navigációs pulton látható Kijelentkezés ikonra, majd zárja be az összes böngészőablakot. A Kijelentkezés ikonra való kattintással megelőzhető, hogy más is hozzáférjen postafiókjához az adott számítógép használatával. Minden egyes Outlook Web Access munkamenet befejezésekor kattintson a Kijelentkezés ikonra, és zárja be az összes böngészőablakot, mielőtt másik webhelyre lép. 2. Személyes és közös mappák A Microsoft Exchange-postafiókjában levő mappák megtekintéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra. Exchange-mappái közé tartozik a Beérkezett üzenetek, az Elküldött üzenetek, a Feladatok, a Feljegyzések, a Napló, a Naptár, a Névjegyalbum, a Piszkozatok, a Postázandó és a Törölt elemek mappa. A mappalistán az esetleg létrehozott személyes mappái is láthatók. Szervezete nyilvános mappáinak eléréséhez kattintson a navigációs pultón látható Nyilvános mappák ikonra. A mappalistán látható elemek mindegyike egy adott mappára mutató hivatkozás. A Naptár mappára kattintva például megtekintheti az adott napra beütemezett találkozóit és értekezleteit, míg a Beérkezett üzenetek mappára kattintva megtekintheti a Beérkezett üzenetek mappában levő elemeit. Ha bármelyik mappában új elem(ek) található(k), az új elemek száma zárójelben látható az adott mappa neve mellett. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 3

2.1. Mappák használata Microsoft Exchange-postafiókja olyan mappákat tartalmaz, amelyek az e-mail üzenetek kezelésével kapcsolatos egy-egy feladathoz kapcsolódnak. E mappák közé tartozik a Beérkezett üzenetek, az Elküldött üzenetek, a Levélszemét, a Piszkozatok, a Postázandó és a Törölt elemek mappa. További mappákat is létrehozhat üzeneteinek különböző kategóriák szerinti rendszerezéséhez, így például létrehozhat Sürgős vagy Személyes nevű mappát, vagy csoportosíthatja üzeneteit a futó projektek szerint is. A Microsoft Office Outlook Web Access az egyéni igényeknek megfelelően lehetővé teszi az egyes mappák törlését és a létező mappák áthelyezését vagy másolását is. Egy mappa tartalmának megtekintéséhez kattintson a mappára. Az Outlook Web Access fő ablaktáblájában megjelenik az adott mappában található összes elem listája. Tipp: Az egy szinttel feljebb levő mappa tartalmának megtekintéséhez kattintson a Följebblépés egy mappaszinttel eszköztárgombra. 2.1.1. Alapértelmezett e-mail mappák Az Outlook Web Access a következő alapértelmezett mappákat biztosítja az e-mail üzenetek kezeléséhez: Törölt elemek Piszkozatok Beérkezett üzenetek Levélszemét Postázandó Elküldött üzenetek A törölt üzeneteket tárolja. Ha töröl egy üzenetet ebből a mappából, az végérvényesen törlődik postafiókjából. A mentett üzeneteket tárolja. Mentheti azokat az üzeneteket, amelyeket később kíván befejezni vagy elküldeni. Az újonnan érkezett elemeket tárolja. Az új, meg nem nyitott elemek félkövér betűvel szedve láthatók. Az új elemek megnyitás után már normál betűvel jelennek meg. Azokat az újonnan érkezett e-mail üzeneteket tárolja, amelyeket a program levélszemétnek minősített. Rendszeresen ellenőrizze ezt a mappát, így biztosíthatja azt, hogy nem kerülik el a figyelmét olyan üzenetek, amelyeket meg kíván kapni. A kimenő üzeneteket és értekezlet-összehívásokat tárolja azok elküldéséig. Az elküldött üzenetek és értekezlet-összehívások másolatát tárolja. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 4

2.1.2. Személyes mappák Az alapértelmezett e-mail mappák mellett az Outlook Web Access programon keresztül az alábbi Outlook programbeli mappákat is elérheti személyes használatra. Feladatait megtekintheti és módosíthatja, illetve új feladatokat is létrehozhat, feljegyzéseit és naplójának elemeit azonban csak megtekintheti. Napló Feljegyzések Feladatok Lehetővé teszi, hogy távolról is megtekintse Outlook naplójának elemeit. Outlook feljegyzéseit tartalmazza. Outlook feladatait tartalmazza. 2.2. Mappák létrehozása és törlése Beérkezett üzeneteinek alapértelmezett tárolási helye a Beérkezett üzenetek mappa. Ugyanakkor üzeneteit rendszerezheti valamilyen mappahierarchia használatával, amelyet később mindig a változó igényekhez igazíthat. Lehet például egy Csoport nevű mappája, amelyben csoportja minden egyes tagja számára létrehoz egy almappát. Ha valaki kikerül a csoportból, az ő mappáját törölheti. Ha valaki másik csoportba kerül, mappáját áthelyezheti annak a csoportnak a mappájába. A saját maga által létrehozott mappák lehetnek az alapértelmezett mappákkal (Beérkezett üzenetek, Elküldött üzenetek stb.) egy szinten, vagy felépíthet számukra személyes mappahierarchiát oly módon, hogy almappákat hoz létre valamelyik létező e-mail mappában. Ez azt jelenti, hogy almappákat például a Beérkezett üzenetek mappában vagy bármelyik saját maga által létrehozott mappában is létrehozhat. 2.2.1. Mappa létrehozása 1. A Microsoft Exchange-postafiókjában levő mappák megjelenítéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra, majd nyissa meg azt a mappát, amelyben az új mappát létre kívánja hozni. Ha például az új mappa a Beérkezett üzenetek mappa almappája lesz, nyissa meg a Beérkezett üzenetek mappát. Megjegyzés: Új nyilvános mappa létrehozásához rendelkeznie kell a szükséges engedélyekkel. Kattintson a Nyilvános mappák eszköztárgombra, és nyissa meg azt a nyilvános mappát, amelyben az új nyilvános mappát létre kívánja hozni. 2. Válassza az eszköztár Új legördülő listájának Mappa elemét. 3. A mappa neve mezőben adja meg az új mappa nevét. 4. Az új mappa tartalma legördülő listáról válassza ki az új mappa tartalomtípusának megfelelő elemet. Választása meghatározza, hogy a Microsoft Office Outlook Web Access milyen űrlapot (Név, Naptár, E-mail stb.) használ majd a mappa megjelenítéséhez. 5. Kattintson a Létrehozás gombra. 2.2.2. Mappa törlése 1. Az Exchange-postafiókjában levő mappák megjelenítéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra. Megjegyzés: Nyilvános mappa törléséhez rendelkeznie kell a szükséges engedélyekkel. Kattintson a Nyilvános mappák eszköztárgombra, majd keresse meg a törölni kívánt nyilvános mappát. 2. Jelölje be a törölni kívánt mappa mellett látható jelölőnégyzetet. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 5

3. Kattintson a Törlés eszköztárgombra. Megjegyzés: Mappa törlésekor az a Törölt elemek mappába kerül. A mappa csak akkor törlődik végérvényesen, amikor abból a mappából is törli. 2.3. Mappák áthelyezése vagy másolása A Microsoft Office Outlook Web Access lehetővé teszi, hogy mappákat másoljon, illetve helyezzen át egyik mappából a másikba. Ez segítségére lehet a mappahierarchia kialakítása és karbantartása során. Megjegyzés: Nincs lehetőség elemek áthelyezésére vagy másolására a nyilvános mappák és a Microsoft Exchange-postafiókjában levő mappák között. Nem helyezhet át vagy másolhat például egy nyilvános mappát saját Beérkezett üzenetek vagy Naptár mappájába. További korlátozás, hogy ha a nyilvános mappák a szervezet különböző kiszolgálóin helyezkednek el, egyes esetekben nem másolhat vagy helyezhet át elemeket e mappák között. 1. Az Exchange-postafiókjában levő mappák megjelenítéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra. Nyilvános mappa áthelyezéséhez vagy másolásához kattintson a Nyilvános mappák eszköztárgombra. 2. Jelölje be az áthelyezni vagy másolni kívánt mappa mellett látható jelölőnégyzetet, majd kattintson az Áthelyezés vagy a Másolás eszköztárgombra. 3. Megnyílik az Áthelyezés mappalista, illetve a Másolás mappalista képernyő, amelyen az összes elérhető mappa látható. Kattintson a kívánt célmappa melletti választókapcsolóra, majd az Alkalmaz gombra. Megjegyzés: Ha a célmappa egy almappa, akkor az nem jelenik meg az Áthelyezés mappalista vagy a Másolás mappalista képernyőn. Almappa kijelöléséhez kattintson először a szülőmappára. Ha szükséges, ezután kattintson egy almappára az abban levő almappák megtekintéséhez, és így tovább egészen addig, amíg meg nem találja a mappahierarchia megfelelő szintjét. 2.4. Mappák átnevezése A Microsoft Office Outlook Web Access lehetővé teszi bármely létrehozott mappa átnevezését. Microsoft Exchange-postafiókjának mappái (például a Beérkezett üzenetek mappa) azonban nem nevezhetők át. 1. A mappák megjelenítéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra. 2. Jelölje be az átnevezni kívánt mappa melletti jelölőnégyzetet, majd kattintson az Átnevezés eszköztárgombra. Megjegyzés: Ha az átnevezni kívánt mappa egy vagy több mappába beágyazott almappa, akkor a mappahierarchiát bejárva sorban a megfelelő szülőmappákra kattintva el kell jutnia arra a szintre, ahol az adott mappa található. 3. Megjelenik a Mappa átnevezése képernyő a mappa jelenlegi nevével. Az Új név mezőbe írja be a mappa új nevét, majd kattintson az Átnevezés gombra. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 6

2.5. Törölt elemek helyreállítása Amikor töröl egy elemet a Törölt elemek mappából, az véglegesen törlődik postafiókjából. Ha azonban egy elem törlése után meggondolja magát, az elem a Törölt elemek helyreállítása eszköz segítségével még visszaállítható. Fontos: Egy elem törlése után az csak korlátozott ideig állítható helyre. Az az időtartam, amíg az elem helyreállítható, a Microsoft Exchange Servert futtató számítógépen van beállítva. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Kattintson a Beállítások párbeszédpanel Törölt elemek helyreállítása részén látható Elemek megtekintése gombra. 3. A Törölt elemek helyreállítása ablakban jelölje be a helyreállítandó elem melletti jelölőnégyzetet. Megjegyzés: Ha a helyreállítani kívánt elem nem található, valószínű, hogy már lejárt a helyreállításhoz rendelkezésre álló időtartam. Forduljon a kiszolgáló rendszergazdájához. 4. A Helyreállítás gombra kattintva visszahelyezheti a kijelölt elemet a Törölt elemek mappába. A Végleges törlés gombra kattintva véglegesen eltávolíthatja az elemet. 3. Navigációs pult áttekintés A főablak mellett látható navigációs pultról egyetlen kattintással elérheti Beérkezett üzenetek, a Naptár, a Névjegyalbum, a Levélszemét és a Feladatok mappát. valamint vállalatának vagy szervezetének nyilvános mappáit. A navigációs pulton három további gomb is látható: Mappák: Erre kattintva elérheti a Microsoft Exchange-postafiókjában levő mappákat (Beérkezett üzenetek, Elküldött üzenetek, Feladatok, Feljegyzések, Levélszemét, Napló, Naptár, Névjegyalbum, Piszkozatok, Postázandó és Törölt elemek), valamint az esetleg létrehozott személyes mappáit. Beállítások: Erre kattintva testreszabhatja az Outlook Web Access beállításait, és további feladatokat is elvégezhet, például helyreállíthatja a törölt elemeket, beállíthatja a helyi időzónát, valamint letilthatja a webes jelzőket, amelyeket rosszindulatú felhasználók gyakran használnak HTML-formátumú e-mail üzenetekben, és amelyek könnyen levélszemétküldők célpontjává tehetik. Kijelentkezés: Erre kattintva befejezheti Microsoft Office Outlook Web Access munkamenetét. Fontos: A kijelentkezéssel és a böngésző bezárásával megelőzhető, hogy más is hozzáférjen postafiókjához az adott számítógép használatával. Ez különösen akkor fontos, ha gyakran használja postafiókját nyilvános internetállomásokról, illetve könyvtárakban vagy internetkávézókban levő számítógépekről. A navigációs pult révén bármelyik nyilvános mappában vagy az Exchange-postafiókjában levő bármely mappában dolgozhat, miközben az Outlook Web Access többi szolgáltatása is bármikor könnyen elérhető. Megjegyzés: A navigációs pultra nem vehet fel további elemeket. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 7

4. Eszköztárak áttekintés A Beérkezett üzenetek, a Naptár, a Névjegyalbum és a Feladatok mappához, valamint a nyilvános mappákhoz mind saját eszköztár tartozik, a hozzájuk kapcsolódó feladatok elvégzésére szolgáló gombokkal. Ezzel szemben a Microsoft Office Outlook Web Access fő eszköztárának gombjai és listái általánosabb kezelési feladatokat látnak el. Ezek némelyike, amelyeket az alábbi táblázat ismertet, több helyen is megtalálható. Gomb Leírás Rákattintva megjelenítheti az éppen használt ablakra vonatkozó súgót. Rákattintva új elemet, például e-mail üzenetet, névjegykártyát vagy feladatot hozhat létre. Ez a legördülő lista mindig elérhető, az Új felirat mellett látható ikon azonban attól függően változik, hogy éppen melyik ablakban dolgozik. Rákattintva egy szinttel feljebb léphet a mappák hierarchiájában. Rákattintva ellenőrizheti a kiszolgálón, hogy érkezett-e új üzenete. A gomb a böngészőablak tartalmát is frissíti. Rákattintva áthelyezhet üzeneteket vagy mappákat egyik mappából egy másikba. Rákattintva átmásolhat üzeneteket vagy mappákat egyik mappából egy másikba. Rákattintva átnevezhet mappákat. Rákattintva áthelyezhet elemeket a Törölt elemek mappába. Jelöljön be egy vagy több elem, például névjegykártya, találkozó vagy üzenet mellett látható jelölőnégyzetet az Outlook Web Access fő ablakában, majd kattintson erre a gombra. Rákattintva véglegesen törli a Törölt elemek mappában levő elemeket. Rákattintva megjeleníthet egy párbeszédpanelt, amelyen böngészhet, illetve kereshet a vállalati címlistában. Rákattintva különböző jellemzők alapján rendezve jelenítheti meg e-mail üzeneteit és névjegykártyáit. 5. Mappasáv A Microsoft Office Outlook Web Access mappasávján látható az éppen használt mappa neve, valamint a mappahierarchián belüli aktuális pozíciója. A mappasáv a fő eszköztár és a munkaterület között látható. A mappasávon az aktuális mappa mellett a hierarchiában magasabban található mappák neve is látható. A mappák neve kettősponttal van elválasztva egymástól, és a lista mindig a postafiók nevével kezdődik, majd az egyre alacsonyabb szinten álló mappákon át folytatódik az aktuális mappáig, amely mindig a legutolsó elem. A létrejövő formátum a következő: postafiók neve : mappa : almappa. Tipp: A mappanevek egyúttal hivatkozások is. A mappasávon látható bármelyik mappanévre kattintva az adott mappára ugorhat. Az aktuális mappa almappáinak megtekintéséhez kattintson a mappa neve mellett látható pluszjelre pluszjelből mínuszjel lesz, és láthatóvá válnak a mappán belüli almappák, illetve a mappa tartalma is.. A Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 8

Egy mappa gyakran több elemet tartalmaz, mint amennyi az Outlook Web Access egy ablakában megjeleníthető. Egy mappa tartalmának böngészése Kattintson a mappasávon látható Előző oldal vagy Következő oldal gombra. Ugrás egy mappa tartalmának elejére vagy végére Kattintson az Első oldal vagy az Utolsó oldal gombra. Ugrás egy adott lapra Írja be egy lap számát a Látható mezőbe, majd nyomja le az ENTER billentyűt. 6. Adatvédelem és biztonság Amennyiben gyakran utazik, nagyon hasznosnak találhatja azt a lehetőséget, hogy Exchange-postafiókját bármikor elérheti nyilvános számítógépről vagy internetkávézókból. Nyilvánosan elérhető számítógép használata azonban néha veszélybe sodorhatja adatainak, személyes azonosító adatainak, illetve biztonsági azonosítóinak biztonságát. Ha otthonától vagy irodájától távol kell használnia a Microsoft Office Outlook Web Access programot, néhány egyszerű óvintézkedés betartásával elősegítheti adatainak biztonságát és védelmét. Az Outlook Web Access segítségével emellett kezelheti a nem kívánt levélszemét-üzeneteket, és letilthatja a külső tartalomra mutató, webes jelzőnek nevezett hivatkozásokat, amelyek értesíthetik a levélszemétküldőket e- mail címéről, és még több levélszemét célpontjává tehetik postafiókját. 6.1. Úton az Outlook Web Access programmal A Microsoft Office Outlook Web Access bármely számítógépről használható, amely kapcsolódik az internethez, és amelyen van telepített böngészőprogram. Az internetkávézók, könyvtárak és a nyilvánosan elérhető terminálok díjmentesen vagy alacsony díjért biztosítanak internet-hozzáférést. Ugyanakkor, mivel az e szolgáltatást nyújtó számítógépek bárki számára bármikor elérhetők, adatainak védelme érdekében célszerű betartania néhány egyszerű óvintézkedést. Általános érvényű szabály, hogy csak megbízható helyen futtassa az Outlook Web Access programot. 6.1.1. Bejelentkezés Ügyeljen arra, hogy a bejelentkezés során, felhasználónevének és jelszavának beírásakor senki ne figyelje Önt. Soha ne válasszon olyan beállítást, amellyel mentheti jelszavát későbbi használatra. Még ha úgy tervezi, hogy egy adott számítógépet több napon keresztül használ majd, akkor is mindig írja be jelszavát. 6.1.2. Üzenetek és mellékletek megnyitása Mielőtt megnyit egy üzenetet, győződjön meg arról, hogy az olyan megbízható feladótól származik, akitől e- mail üzenetet várt. Csak ismert és megbízható feladótól származó mellékletet nyisson meg. Ha meg kell nyitnia egy mellékletet, ellenőrizze, hogy az adott számítógépen fut-e vírusvédelmi program. Ha nem fut, keressen egy másik számítógépet, vagy ne nyissa meg a mellékletet. A mellékleteket gyakran használják számítógépvírusok terjesztésére. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 9

Távolítsa el az esetleg megnyitott mellékletek mentett másolatait. Egy üzenetből megnyitott melléklet a kiszolgálón található postafiókjából letöltődik a használt számítógépre. Ha meg kell nyitnia egy mellékletet, amelyet senki más számára nem kíván elérhetővé tenni: 1. Mentse a mellékletet egy olyan mappába vagy helyre, amelyet könnyen megtalál, például az Asztalra. 2. Amikor befejezte a munkát a melléklettel, zárja be a programot, amelyet a megtekintésére használt. 3. Mentés után törölje a mellékletet, majd ürítse ki a Lomtárat is. 6.1.3. Miután befejezte munkáját Törölje a böngésző gyorsítótárát. Ez különösen akkor fontos, ha munkája során mellékleteket is megnyitott. A Microsoft Internet Explorer használata esetén válassza az Eszközök menü Internetbeállítások parancsát. A párbeszédpanel Ideiglenesen letöltött fájlok részén kattintson a Fájlok törlése gombra. Zárja be az Internetbeállítások párbeszédpanelt, majd frissítse a böngésző ablakát. Jelentkezzen ki az Outlook Web Access programból. A kijelentkezéssel megelőzhető, hogy más is hozzáférjen postafiókjához az adott számítógép használatával. Ellenőrizze, hogy be tudja-e zárni a böngészőt. Ha a számítógép a szokásos módon nem teszi lehetővé a böngésző bezárását, akkor (Microsoft Windows használata esetén) nyomja meg a CTRL+ALT+DELETE billentyűket, és a Feladatkezelőből állítsa le a böngésző futását. Jelentkezzen ki az operációs rendszerből. 7. Levélszemét-kezelés A levélszemét-üzenetek súlyos terhet róhatnak a hálózatokra, megbéníthatják az e-mail kiszolgálók működését, és ostoba, illetve sokszor kifejezetten durva üzenetekkel és képekkel tölthetik meg a felhasználók postaládáját. A Microsoft Office Outlook Web Access a következő lehetőségeket nyújtja a kéretlen, nem kívánt üzenetek kiszűrésére és kezelésére: Létrehozhat megbízható, illetve nem megbízható e-mail címeket és tartományokat tartalmazó listákat. Letilthatja a külső tartalomra mutató hivatkozásokat, amelyek követése esetleg levélszemétküldők célpontjává teheti Önt. 7.1. Levélszemét-kezelési listák kezelése Az ebben a részben ismertetett eljárásokat követve megadhatja azokat az e-mail címeket és tartományokat, amelyekről vagy amelyekből érkező leveleket kívánja, illetve nem kívánja fogadni. Megjegyzések: A levélszemétszűrő a beérkező üzenetek ellenőrzésekor előnyben részesíti az e-mail címeket a tartományokkal szemben. Ha például felvette az example.com tartományt a letiltott feladók listájára, de a valaki@example.com cím szerepel a megbízható feladók listáján, akkor a program kézbesíti a valaki@example.com címről érkező üzeneteket Beérkezett üzenetek mappájába, míg az example.com tartományba tartozó összes egyéb e-mail címről érkező üzeneteket a Levélszemét mappába helyezi. Tartományok megadásakor nem szükséges beírnia a kukac (@) jelet, az Outlook Web Access automatikusan beírja azt. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 10

7.1.1. A megbízható feladók listájának módosítása A megbízható feladók azok a személyek és tartományok, akiktől, illetve amelyekből érkező e-mail üzeneteket meg szeretné kapni. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Levélszemét kiszűrése jelölőnégyzetet. 3. Kattintson a Levélszemét-kezelési listák kezelése gombra. 4. Egy feladónak a listára való felvételéhez kattintson a Megbízható feladók lista alatt látható Hozzáadás gombra, írjon be egy e-mail címet vagy egy tartománynevet a szövegmezőbe, majd kattintson az OK gombra. 5. A listán már szereplő feladó bejegyzésének módosításához jelölje ki a feladót, és kattintson a Szerkesztés gombra. Módosítsa a bejegyzést, majd kattintson az OK gombra. 6. Ha a névjegyalbumban szereplő partnereit is fel kívánja venni a megbízható feladók listájára, jelölje be A névjegyalbumban szereplő partnerek megbízhatók jelölőnégyzetet. 7. Kattintson a Mentés és bezárás gombra. 7.1.2. A megbízható címzettek listájának módosítása A megbízható címzettek listája azokat a terjesztési listákat tartalmazza, amelyeknek Ön tagja, és amelyekre küldött e-mail üzeneteket meg kívánja kapni. Egyéni e-mail címeket is felvehet a megbízható címzettek listájára, ha például meg szeretne kapni olyan üzeneteket, amelyeket nem kizárólag Önnek, hanem egy adott másik személynek is elküldtek. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Levélszemét kiszűrése jelölőnégyzetet. 3. Kattintson a Levélszemét-kezelési listák kezelése gombra. 4. Egy címzettnek a listára való felvételéhez kattintson a Megbízható címzettek lista alatt látható Hozzáadás gombra, írjon be egy e-mail címet vagy egy tartománynevet a szövegmezőbe, majd kattintson az OK gombra. 5. A listán már szereplő címzett bejegyzésének módosításához jelölje ki a címzettet, és kattintson a Szerkesztés gombra. Módosítsa a bejegyzést, majd kattintson az OK gombra. 6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra. 7.1.3. Csak a megbízható listákon szereplő címekről érkező e-mail üzenetek fogadása A megbízható és a letiltott feladók listájának használata mellett további korlátozásokat is alkalmazhat a Beérkezett üzenetek mappába érkező üzenetekre. Az Outlook Web Access egy olyan beállítást is lehetővé tesz, amellyel csak a Megbízható feladók és a Megbízható címzettek listán szereplő címekről vagy tartományokból fogad üzeneteket a Beérkezett üzenetek mappába. Az összes többi üzenet közvetlenül a Levélszemét mappába kerül. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Levélszemét kiszűrése jelölőnégyzetet. 3. Kattintson a Levélszemét-kezelési listák kezelése gombra. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 11

4. Jelölje be Az összes e-mail üzenet levélszemétnek tekintendő, kivéve, ha küldője szerepel a megbízható feladók vagy a megbízható címzettek listáján jelölőnégyzetet. A beállítás hatása ugyanaz, mintha a Microsoft Office Outlook 2003 programban a Csak megbízható küldők levélszemét elleni védelmi szintet választaná. Megjegyzés: Ez egy meglehetősen szigorú védelmi beállítás. Időnként tekintse meg a Levélszemét mappa tartalmát, hogy nem került-e oda olyan üzenetet, amelyet nem szeretne levélszemétként kezelni. 5. A Levélszemét-kezelési listák kezelése párbeszédpanel bezárásához kattintson az OK, majd a Mentés és bezárás gombra. 7.1.4. A letiltott feladók listájának módosítása A letiltott feladók azok a személyek és tartományok, akiktől, illetve amelyekből érkező e-mail üzeneteket nem kívánja megkapni. A program a letiltott feladók listáján szereplő bármely e-mail címről vagy tartományból érkező üzeneteket közvetlenül a Levélszemét mappába helyezi. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Levélszemét kiszűrése jelölőnégyzetet. 3. Kattintson a Levélszemét-kezelési listák kezelése gombra. 4. Egy levélküldőnek a listára való felvételéhez kattintson a Letiltott feladók lista alatt látható Hozzáadás gombra, írjon be egy e-mail címet vagy egy tartománynevet a szövegmezőbe, majd kattintson az OK gombra. 5. A listán már szereplő levélküldő bejegyzésének módosításához jelölje ki a küldőt, és kattintson a Szerkesztés gombra. Módosítsa a bejegyzést, majd kattintson az OK gombra. 6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra. 7.2. A HTML-formátumú e-mail üzenetekben szereplő, külső tartalomra mutató hivatkozások letiltása A kapott HTML-formátumú üzenetekben szerepelhetnek külső tartalomra, például képekre vagy hangokra mutató hivatkozások. Ezek nem aláhúzott (aktív) hivatkozások, amelyekre rákattintva elérheti a hivatkozott tartalmat, hanem a HTML-forráskódban szereplő, külső internetes helyre mutató hivatkozások. Amikor megnyitja, vagy a betekintőben megjeleníti az üzenetet, számítógépe automatikusan letölti a külső tartalmat a kép megjelenítéséhez vagy a hang lejátszásához. Ezt a módszert gyakran alkalmazzák a túl nagy méretű üzenetek küldésének elkerülésére. A levélszemétküldők azonban arra használják fel a számítógép külső tartalom letöltésére szolgáló funkcióját, hogy megbizonyosodjanak arról, él-e e-mail címe. Miután meggyőződtek arról, hogy e-mail címe egy tényleges személyhez és egy működő postafiókhoz tartozik, még több levélszemetet küldhetnek Önnek. Az e-mail címek ilyen módon történő azonosítására szolgáló külső tartalom elnevezése webes jelző. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 12

7.2.1. A külső tartalomra mutató hivatkozások letiltása 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Külső tartalom blokkolása HTML-formátumú e-mail üzenetekben jelölőnégyzetet. Megjegyzések: E beállítás használata esetén a program eltávolítja a webes jelzőket az Ön által küldött válaszüzenetekből és továbbított üzenetekből. A kiszolgáló rendszergazdája beállíthatja, hogy ez a beállítás mindig érvényben legyen. 8. Beérkezett üzenetek Üzenetei egy Microsoft Exchange Server rendszert futtató számítógépre érkeznek, ahol alapértelmezés szerint postafiókjának Beérkezett üzenetek mappájába kerülnek. A Beérkezett üzenetek ablakban az új üzenetek félkövér betűvel szedve láthatók. Az új üzenetek megnyitás után már normál betűvel jelennek meg. A Beérkezett üzenetek mappa megnyitásához kattintson a navigációs panelen látható Beérkezett üzenetek ikonra. 8.1. E-mail üzenetek Amikor a Microsoft Office Outlook Web Access felületen keresztül megnyit egy e-mail üzenetet, az az üzenetolvasási űrlapon jelenik meg. Az üzenetolvasási űrlap fejlécén a következő adatok láthatók: Feladó: a küldő személy vagy szervezet neve (illetve e-mail címe). Címzett: az elsődleges címzettek neve (illetve e-mail címe). Másolatot kap: azoknak a címzetteknek a neve (illetve e-mail címe), akik másolatot kapnak az üzenetről. Tárgy: az üzenet tárgya. Küldve: az üzenet elküldésének dátuma és időpontja. Ha további információt szeretne kapni a feladóról vagy valamelyik címzettről, például szeretné megtudni egy személy címét vagy telefonszámát, kattintson a megfelelő névre a Feladó, a Címzett vagy a Másolatot kap mezőben. Fontos: Egyes e-mail üzenetek fejlécében a következő hivatkozással találkozhat: Megtekintés weblapként. Ha ilyen hivatkozást lát, az azt jelenti, hogy az Outlook Web Access blokkolta az eredeti üzenet egyes elemeit, mert azok adatbiztonsági szempontból veszélyesek lehetnek. Ilyen elemek például a Java kisalkalmazások vagy az ActiveX-vezérlők. A hivatkozásra kattintva egy új böngészőablakban megtekintheti a teljes üzenetet, a kiszűrt elemekkel együtt. Az üzenet megnyitása előtt a program figyelmezteti az ilyen tartalmú küldemények megtekintésének adatbiztonsági kockázatára. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 13

8.1.1. Üzenet megnyitása 1. Keresse meg az elolvasni kívánt üzenetet a nyilvános mappában vagy Microsoft Exchangepostafiókjának mappájában. Megjegyzés: Az új e-mail üzenetek mindig a Beérkezett üzenetek mappába kerülnek, és félkövér betűvel szedve jelennek meg. 2. Az üzenetre kattintva nyissa meg azt. 3. Az aktuális mappában levő előző üzenet megtekintéséhez kattintson az Előző elem gombra. 4. Az aktuális mappában levő következő üzenet megtekintéséhez kattintson a Következő elem gombra. 8.1.2. Üzenet áthelyezése vagy másolása Megjegyzés: Mappák áthelyezéséről vagy másolásáról a Mappák áthelyezése vagy másolása című témakörben olvashat. 1. Nyissa meg az áthelyezni vagy másolni kívánt üzenetet. 2. Kattintson az Áthelyezés vagy a Másolás eszköztárgombra. 3. Megnyílik az Áthelyezés mappalista, illetve a Másolás mappalista képernyő, amelyen az összes elérhető mappa látható. Kattintson a kívánt célmappa melletti választókapcsolóra, majd az Alkalmaz gombra. Megjegyzés: Ha a célmappa egy almappa, akkor az nem jelenik meg az Áthelyezés mappalista vagy a Másolás mappalista képernyőn. Almappa kiválasztásához kattintson sorban a szülőmappákra, amíg el nem éri a mappahierarchia megfelelő szintjét. Tipp: Az üzenetek megnyitás nélkül is áthelyezhetők vagy másolhatók. Nyissa meg az üzenetet tartalmazó mappát, és jelölje be kívánt üzenet mellett levő jelölőnégyzetet. Kattintson a Microsoft Office Outlook Web Access eszköztárán látható Áthelyezés vagy Másolás gombra, majd kövesse a fent ismertetett lépéseket. 8.1.3. Üzenet törlése Egy éppen megnyitott üzenet törléséhez kattintson a Törlés eszköztárgombra. vagy Egy mappában levő egy vagy több üzenetnek a Microsoft Office Outlook Web Access főablakából való törléséhez jelölje be a törölni kívánt üzenetek melletti jelölőnégyzetet, majd kattintson az Outlook Web Access fő eszköztárán látható Törlés gombra. Megjegyzés: A törölt üzenetek a Törölt elemek mappába kerülnek. Az üzenetek csak akkor törlődnek végérvényesen, amikor a Törölt elemek mappából is törli azokat. 8.1.4. Melléklet elolvasása A mellékletek bármilyen programban létrehozott fájlok, például Microsoft Word dokumentumok, Microsoft Excel számolótáblák,.wav kiterjesztésű fájlok vagy bitképek lehetnek. Ha egy üzenet mellékletet tartalmaz, a Microsoft Office Outlook Web Access egy gemkapocs ikont jelenít meg mellette az üzenetlistán. Az üzenet megnyitásakor a mellékletfájl neve az üzenet fejlécadatai között látható. A webböngésző közvetlenül megnyit egyes mellékleteket, például a.txt és a.gif fájlokat. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 14

Figyelem: Soha ne nyisson meg mellékletet, csak ha megbízik a tartalmában és a feladó személyében. A mellékleteket gyakran használják számítógépvírusok terjesztésére. Éppen ezért előfordulhat, hogy az Outlook Web Access csak akkor engedi megnyitni a mellékleteket, ha előtte a számítógép merevlemezére menti azokat. Erre elsősorban akkor kerülhet sor, ha a csatolt fájl kiterjesztése mht,.xml vagy.js. Az Outlook Web Access által kiszűrt, esetlegesen veszélyt jelentő fájltípusok teljes listáját a kiszolgáló rendszergazdájától kérheti el. Melléklet elolvasása: Kattintson a mellékletfájl nevére az üzenet fejlécadatai között. A melléklet megnyitáskor egy újabb böngészőablakban jelenik meg. Fontos: A csatolt fájlok módosításához előbb le kell töltenie azokat a számítógépre. A fájlok letöltéséről a webböngésző dokumentációjában talál további információt. 8.2. Üzenet létrehozása Az Új üzenet űrlapon hozhat létre üzeneteket. Megjegyzés: Ez ugyanaz az űrlap, mint amelyet a Microsoft Office Outlook Web Access üzenetek megválaszolásakor vagy továbbításakor nyit meg. Amikor válaszol egy üzenetre, a fejlécadatokat (Címzett, Feladó és Tárgy) a program automatikusan kitölti. 1. Kattintson a Beérkezett üzenetek ablak eszköztárán látható Új gombra. 2. A Címzett és a Másolatot kap mezőbe írja be az üzenet címzettjeinek nevét vagy e-mail alias nevét. Több név megadása esetén pontosvesszővel (;) válassza el azokat egymástól. 3. Titkos másolatot kapó címzettek megadásához írja be nevüket a Titkos másolat mezőbe. A titkos másolatot kapó címzettek megkapják az üzenet másolatát, de nevük nem jelenik meg a címzettek listáján. A titkos másolatot kapó címzettek nem láthatják a többi titkos másolatot kapó személy nevét. Tipp: Az üzenet a Címzett, a Másolatot kap vagy a Titkos másolat gombra kattintva is megcímezhető. Ennek hatására megjelenik a Nevek keresése párbeszédpanel, amelyen vállalata vagy szervezete globális címlistájáról kereshet ki egy személyt. Miután megtalálta a keresett személyt a Nevek keresése párbeszédpanelen, a nevet kijelölve, majd a párbeszédpanel Címzett hozzáadása részén látható Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolat gombra kattintva felveheti a személyt az e-mail üzenet megfelelő címmezőjébe. Az üzenet címzésének befejezése után kattintson a Bezárás gombra. 4. Röviden írja le az üzenet tárgyát a Tárgy mezőben. 5. Írja be üzenetét az üzenettörzsbe. 8.2.1. Névellenőrzés A Microsoft Office Outlook Web Access képes arra, hogy a címzett mezőbe beírt névtöredék alapján felismerje a megfelelő e-mail alias nevet, de csak akkor, ha a beírt névtöredék egyedi. Ha például a címlista tartalmazza a mari és a mariann nevet is, és Ön azt írta be, hogy mari, a program ezt nem ismeri fel, és nem rendeli hozzá a beírt névrészlethez a mari nevet. Ez azért van, mert mind a mari, mind a mariann név hozzárendelhető a mari névtöredékhez. Amennyiben olyan üzenetet próbál elküldeni, amelyben egy vagy több címzett nevéhez nem rendelhető hozzá e-mail alias név, az Outlook Web Access piros színnel kiemeli a feloldatlan nevű címzetteket. 1. Kattintson egy feloldatlan névre (amely piros színben látható). Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 15

2. Ha ismeri a címzett teljes e-mail címét, írja be azt a Névellenőrzés párbeszédpanelen látható E- mail cím mezőbe, majd kattintson az Alkalmaz gombra. 3. A címzett nevének másik mezőbe való áthelyezéséhez kattintson a kívánt mező neve melletti választókapcsolóra a párbeszédpanel Címzett áthelyezése részén. 4. Ha nem ismeri a teljes e-mail címet: a. Törölje a feloldatlan nevet. b. Jelölje be a párbeszédpanel Címzett áthelyezése részén látható A címzett törlése a listáról választókapcsolót, majd kattintson az Alkalmaz gombra. c. Válasszon egy nevet azok közül, amelyeket az Outlook Web Access a szervezet globális címlistáján talált, majd kattintson az Alkalmaz gombra. Tippek: A névellenőrzéskor egy legfeljebb 100 nevet tartalmazó lista jelenik meg, amelyről választhat. Ha a keresett személy nem látható a listán, pontosítsa az eredetileg beírt nevet. Egy címzett neve bármikor ellenőrizhető, ehhez kattintson a Névellenőrzés eszköztárgombra. 8.2.2. Üzenet fontosságának beállítása A Microsoft Office Outlook Web Access lehetővé teszi az elküldeni vagy közzétenni kívánt üzenetek fontosságának beállítását sürgősre, nem sürgősre vagy átlagosra. Az üzenetek alapértelmezés szerint átlagos fontosságúak. A fontossági szint beállításához válassza az üzenetablak eszköztárán látható Fontosság legördülő lista Sürgős, Nem sürgős vagy Átlagos elemét. 8.2.3. Fájl csatolása A Microsoft Office Outlook Web Access programban bármilyen elemhez bármilyen típusú fájl csatolható mellékletként, ha a fájl számítógépén vagy számítógépes hálózaton keresztül elérhető. Az elemekhez csatolt mellékletek el is távolíthatók. Fájl csatolása e-mail üzenethez vagy más Outlook Web Access elemhez: 1. Az üzenet, találkozó vagy névjegykártya létrehozásakor kattintson a Melléklet eszköztárgombra. 2. A megjelenő párbeszédpanel Válassza ki a csatolni kívánt fájlt részén írja be a fájl elérési útját, vagy a Tallózás gombra kattintva keresse meg a fájlt. 3. Kattintson a Csatolás gombra, és a fájl megjelenik az Aktuális fájlmellékletek listán. További fájlok csatolásához ismételje meg az 1 3. lépést. 4. A használt űrlaphoz való visszatéréshez kattintson a Visszalépés az üzenethez eszköztárgombra. A kijelölt fájlok neve ekkor megjelenik a fejlécen, a Mellékletek gomb mellett. Egy vagy több fájlmelléklet eltávolítása egy üzenetből: 1. Egy még meg nem nyitott melléklet eléréséhez kattintson a Melléklet eszköztárgombra. 2. Az Aktuális fájlmellékletek listán jelölje be az eltávolítani kívánt fájlok neve melletti jelölőnégyzetet. 3. Kattintson az Eltávolítás gombra. Tipp: Válaszüzenet küldésekor a program nem veszi fel az eredeti üzenet mellékletét a válaszüzenetbe, a fájl helyett csak egy arra utaló ikon jelenik meg. Ha a mellékleteket is bele kívánja foglalni üzenetébe, ne válaszoljon az eredeti üzenetre, hanem továbbítsa azt. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 16

Fontos: A csatolt fájlok módosításához előbb le kell töltenie azokat a számítógépre. A fájlok letöltéséről a webböngésző dokumentációjában talál további információt. 8.2.4. Üzenet mentése Mentheti az üzeneteket, amelyeket majd később kíván befejezni vagy elküldeni. Ez egyaránt vonatkozik az új üzenetekre, a válasz- és a továbbított üzenetekre is. A mentett üzenetek alapértelmezés szerint a Piszkozatok mappába kerülnek. 1. Nyissa meg az üzenetet. 2. Kattintson a Mentés eszköztárgombra. Tipp: Mentett üzenet megnyitásához kattintson a Piszkozatok mappában levő megfelelő üzenetre. 8.2.5. Üzenet elküldése Miután befejezte az üzenet összeállítását, kattintson az üzenetablak eszköztárán látható Küldés gombra. 8.3. Üzenet megválaszolása vagy továbbítása 8.3.1. Válasz az üzenet küldőjének 1. Kattintson az üzenetolvasási űrlapon látható Válasz eszköztárgombra. Ha a Válasz gombra kattint, a program a megjelenő ablakban automatikusan beírja az eredeti üzenet küldőjének címét a Címzett szövegmezőbe. 2. A program bemásolja az eredeti üzenet szövegét a válaszüzenet törzsébe. Írja be üzenetét a feladó eredeti üzenete fölé vagy az üzenet sorai közé. 8.3.2. Válasz az üzenet küldőjének és összes többi címzettjének 1. Kattintson az üzenetolvasási űrlapon látható Válasz mindenkinek eszköztárgombra. Ha a Válasz mindenkinek gombra kattint, a program a megjelenő ablakban automatikusan beírja az eredeti üzenet küldőjének és összes többi címzettjének címét a Címzett és a Másolatot kap szövegmezőbe. 2. A program bemásolja az eredeti üzenet szövegét a válaszüzenet törzsébe. Írja be üzenetét a feladó eredeti üzenete fölé vagy az üzenet sorai közé. 8.3.3. Üzenet továbbítása 1. Kattintson az üzenetolvasási űrlapon látható Továbbítás eszköztárgombra. 2. A Címzett mezőbe írja be azt az e-mail címet, amelyre továbbítani szeretné az üzenetet. 3. A program bemásolja az eredeti üzenet szövegét a válaszüzenet törzsébe. Írja be üzenetét a feladó eredeti üzenete fölé vagy az üzenet sorai közé. 8.3.4. Válaszüzenet megcímzése Amikor a Válasz vagy a Válasz mindenkinek gombra kattint, megnyílik az Új üzenet űrlap, és a megfelelő nevek automatikusan megjelennek a Címzett és a Másolatot kap mezőben. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 17

1. Ha további címzetteket is fel kíván venni a Címzett vagy a Másolatot kap mezőbe, írja be nevüket a megfelelő mezőbe. 2. Titkos másolatot kapó címzettek megadásához írja be nevüket a Titkos másolat mezőbe. Megjegyzés: A titkos másolatot kapó címzettek megkapják az üzenet másolatát, de nevük nem jelenik meg a címzettek listáján. A titkos másolatot kapó címzettek a többi titkos másolatot kapó személy nevét sem látják. Ha a Titkos másolat mező nem látható, de szeretne titkos másolatot küldeni, kattintson a Beállítások fülre, és jelölje be a Titkos másolat mező látható jelölőnégyzetet. Alapértelmezés szerint a Microsoft Office Outlook Web Access üzenetablakában látható a Titkos másolat mező. 3. A Tárgy mezőben röviden foglalja össze, hogy miről szól az üzenet. Megjegyzés: Amikor válaszol egy üzenetre, a program automatikusan kitölti a Tárgy mezőt az eredeti üzenet tárgyával, és beszúrja a mező elejére a RE jelzést. Az automatikusan kitöltött tárgyat változatlanul hagyhatja, illetve törölheti, és beírhat új tárgysort. 4. Írja be üzenetét az üzenettörzsbe. Üzenet megválaszolásakor a program automatikusan beszúrja az eredeti üzenet szövegét az üzenettörzsbe. 8.4. Üzenetre vonatkozó visszaigazolások A Microsoft Office Outlook Web Access lehetőséget nyújt az elküldött üzenetek kézhezvételének visszaigazolására. Ez mind új üzenet küldésekor, mind másik személy által küldött üzenet megválaszolásakor vagy továbbításakor lehetséges. Ha üzenetre vonatkozó visszaigazolást kér, értesítést kap Beérkezett üzenetek mappájába arról, hogy a címzett mikor kapta meg és mikor nyitotta meg az üzenetet. Amikor visszaigazolási kérelmet tartalmazó üzenetet küld el, Beérkezett üzenetek mappájába a kiválasztott beállításoktól függően a következő két üzenet egyikét vagy mindkettőt megkapja: Kézbesítve: <tárgy>, ahol a <tárgy> az elküldött üzenet tárgysora. A kézbesítés dátumának és időpontjának megtekintéséhez kattintson duplán a visszaigazolásra. Elolvasva: <tárgy>, ahol a <tárgy> az elküldött üzenet tárgysora. Ha szeretné tudni, hogy a címzett mikor nyitotta meg üzenetét, a dátum és az időpont megtekintéséhez kattintson duplán a visszaigazolásra. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 18

8.4.1. Üzenetre vonatkozó visszaigazolás kérése Amennyiben üzenetre vonatkozó visszaigazolást (más szóval nyugtát vagy tértivevényt) kér, értesítést kap majd Beérkezett üzenetek mappájába, amely jelzi, hogy a rendszer sikeresen kézbesítette elküldött üzenetét a címzettnek. Emellett arról is kérhet értesítést, hogy a címzett megnyitotta az üzenetet. 1. Az üzenet összeállítása közben kattintson az eszköztáron látható Beállítások listára. 2. Ha értesítést szeretne kapni arról, hogy a címzett megnyitotta üzenetét, jelölje be az Olvasás viszszaigazolása jelölőnégyzetet. 3. Ha értesítést szeretne kapni arról, hogy üzenetét kézbesítették, jelölje be a Kézbesítés visszaigazolása jelölőnégyzetet. 4. Ha mindkét értesítést szeretné megkapni, válassza a Mindkettő kérése lehetőséget. 8.4.2. Az olvasási visszaigazolási kérelmekre küldött automatikus visszajelzés beállítása Amellett, hogy kérheti az Ön által küldött e-mail üzenetek olvasásának visszaigazolását, címzettként eldöntheti, hogy kíván-e olvasási visszaigazolást küldeni, ha egy üzenet feladója ezt kéri Öntől. 9. Naptár 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Ha mindig kíván olvasási visszaigazolást küldeni, amikor egy üzenet feladója ezt kéri, jelölje be a párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Visszajelzés minden esetben választókapcsolót. 3. Megjegyzés: A program minden megnyitott elemre vonatkozóan csak egyszer küld olvasási visszaigazolást. Ha például megjelöl egy elemet olvasatlanként, majd ismét megnyitja azt, a Microsoft Office Outlook Web Access nem küld újabb olvasási visszaigazolást. 4. Ha soha nem kíván olvasási visszaigazolást küldeni, amikor egy üzenet feladója ezt kéri, jelölje be a párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Ne legyen automatikus visszajelzés választókapcsolót. 5. Kattintson a Mentés és bezárás gombra. A naptár lehetővé teszi találkozók és értekezletek létrehozását és nyomon követését. A találkozó olyan elfoglaltság, amelyen egyedül Önnek kell részt vennie. Találkozó például, ha orvoshoz kell mennie, vagy ha idejének egy részét egy adott projekttel kapcsolatos munkára kívánja fordítani, illetve fenntartani. Az értekezlet olyan találkozó, amelyre másokat is meghív, például egy projekt értékelése vagy a munkacsoport összes tagját érintő más tevékenység. Értekezleteket szervezhet és ütemezhet be munkatársaival, majd szükség szerint frissítheti, illetve módosíthatja azok adatait (idejét, helyét, résztvevőit). Ha a naptárat használja a találkozók és értekezletek nyomon követésére, munkatársai ellenőrizhetik az Ön elérhetőségét saját programjaik ütemezésekor. Az összes találkozó és értekezlet beállítható ismétlődőként, ami azt jelenti, hogy több alkalommal, rendszeres időközönként sor kerül rájuk. Beütemezhet például egy ismétlődő értekezletet minden szerdai napon 14:00 órára. A naptár megnyitásához kattintson a navigációs pulton látható Naptár ikonra. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 19

9.1. A határidőnapló megtekintése 1. Kattintson a navigációs pulton látható Naptár ikonra. Ekkor megjelennek az aktuális napra beütemezett találkozói és értekezletei. 2. Egy másik nap időbeosztásának megtekintéséhez jelöljön ki egy dátumot az időbeosztás mellett látható havi naptárban. 3. Egy elem részleteinek megtekintéséhez vagy módosításához kattintson az elemre. 4. Az egész hét időbeosztásának megtekintéséhez válassza az eszköztár Nézet legördülő listájának Hét elemét. Megjegyzés: Ha rákattint egy ismétlődő elemre, például egy hetente megtartott értekezletre, a Microsoft Office Outlook Web Access megkérdezi, hogy az adott alkalmat (a kijelölt napon levő értekezletet), vagy pedig a sorozatot (az összes értekezletet) kívánja-e megnyitni. 9.2. Találkozók A több résztvevő közreműködésével vagy jelenlétében lebonyolított értekezletektől eltérően a találkozók olyan elfoglaltságot jelölnek, amelyen egyedül Önnek kell részt vennie. Találkozó például, ha orvoshoz kell mennie, ha el kell hoznia gyermekét az iskolából, vagy ha idejének egy részét egy adott projekttel kapcsolatos munkára kívánja fordítani, illetve fenntartani. Amikor új találkozót vesz fel naptárába, megadhatja, hogy mi jelenjen meg határidőnaplójában a találkozó idején (például elfoglalt vagy házon kívül ), ha mások megtekintik azt. 9.2.1. Találkozó létrehozása 1. Kattintson a Naptár ablak eszköztárának Új gombjára. 2. A Tárgy mezőbe írjon be egy rövid leírást a találkozóról. 3. A Hely mezőben adja meg a találkozó helyszínét. 4. Válassza ki a megfelelő dátumokat és időpontokat a Kezdő időpont és a Befejező időpont listáról. 5. Az Időformátum listáról válassza ki, hogy hogyan jelenjen meg a találkozó határidőnaplójában. Mások az itt kiválasztott jelölést (Foglalt, Feltételes, Szabad vagy Házon kívül) látják, ha megnézik határidőnaplóját. 6. Az üzenet törzsébe írja be a további tudnivalókat, például a találkozóhoz szükséges anyagok listáját. 7. Kattintson a Mentés gombra. Az alábbi táblázat a találkozó létrehozásakor az eszköztáron választható további beállításokat ismerteti. Gomb Leírás Rákattintva dokumentumot vagy más kapcsolódó anyagot csatolhat a találkozóhoz. További információ a Fájl csatolása című témakörben található. Rákattintva sürgős, nem sürgős vagy átlagos fontosságot rendelhet a találkozóhoz. Rákattintva megadhatja a találkozó ismétlődési gyakoriságát. Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen 20