Szervezeti felelősségi rendszer A dokumentum az ÁROP-1.A.7-2013-2013-0017 azonosítószámú Szervezetfejlesztés a konvergencia régióban lévő Zala Megyei Kormányhivatal számára című pályázathoz kapcsolódóan került kidolgozásra.
Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS... 3 1.1 A SZABÁLYOSSÁG ÉS A SZABÁLYOZOTTSÁG KÖVETELMÉNYE... 3 1.2 A GAZDASÁGOSSÁG KÖVETELMÉNYE... 3 1.3.A HATÉKONYSÁG KÖVETELMÉNYE... 3 1.4.AZ EREDMÉNYESSÉG KÖVETELMÉNYE... 3 2 A ZALA MEGYEI KORMÁNYHIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE... 4 3 A ZALA MEGYEI KORMÁNYHIVATAL FELELŐSSÉGI RENDSZERÉT SZEMLÉLTETŐ SZERVEZETI ÁBRA... 5 4 A KORMÁNYMEGBÍZOTT, A FŐIGAZGATÓ, AZ IGAZGATÓ, A SZAKIGAZGATÁSI SZERV VEZETŐ, A JÁRÁSI HIVATALVEZETŐ, A FŐOSZTÁLYVEZETŐ, A FŐOSZTÁLYVEZETŐ-HELYETTES, AZ ÖNÁLLÓ OSZTÁLYVEZETŐ, ÉS A NEM ÖNÁLLÓ OSZTÁLYVEZETŐ FELELŐS FELADATAI... 6 4.1 A KORMÁNYMEGBÍZOTT... 6 4.2 A FŐIGAZGATÓ... 7 4.3 AZ IGAZGATÓ... 8 4.4 A SZAKIGAZGATÁSI SZERV VEZETŐ... 8 4.5 A JÁRÁSI HIVATALVEZETŐ... 9 4.6 A FŐOSZTÁLYVEZETŐ... 9 4.7 A FŐOSZTÁLYVEZETŐ-HELYETTES... 10 4.8 AZ ÖNÁLLÓ OSZTÁLYVEZETŐ... 10 4.9 A NEM ÖNÁLLÓ OSZTÁLYVEZETŐ... 10 5 A MEGFELELŐ SZABÁLYOZOTTSÁG KIALAKÍTÁSÁNAK ÉS FENNTARTÁSÁNAK FOLYAMATÁBRÁJA... 11 6 ÖSSZEGZÉS:... 12 2
1. Bevezetés A Zala Megyei Kormányhivatal szervezeti felelősségi rendszerének alapvető jogszabályi háttere A közigazgatási és igazságügyi miniszter 3/2013.(I.18.) KIM utasítása a fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti és működése szabályzatáról, valamint az ebben nevesített kormányhivatali szervezeti egységek ügyrendjei. Továbbá, a Zala Megyei Kormányhivatal Törzshivatala és Járási Hivatalainak Kiadmányozási és helyettesítési rendjéről szóló szabályzata, illetve a kötelezett szervezeti egység ellenőrzési nyomvonala. A szervezeti felelősségi rendszer ismérvei, a szabályosság, a szabályozottság, a gazdaságosság, a hatékonyság, és az eredményesség. 1.1 A szabályosság és a szabályozottság követelménye A szabályosság azt jelenti, hogy a Zala Megyei Kormányhivatal, valamint szervezeti egységeit is tekintve, a működése, tevékenysége megfelel a vonatkozó jogszabályoknak, előírásoknak. A szabályosság alapfeltétele, hogy a kormányhivatal tevékenységét részfolyamatokból építi fel, mely biztosítja, hogy egy egy tevékenység elvégzése több személy részvételével történjen. A résztvevő munkatársak a saját részfeladatuk mellett kötelesek az előző résztevékenységeket is ellenőrizni. Ez maga a folyamatba épített előzetes, és utólagos ellenőrzés. Az alap jogszabályokra épülve olyan belső szabályzatok, eljárás rendek kialakítása szükséges, melyek segítik és biztosítják a szabályosság meglétét. A folyamatok ellenőrzésének része a vezetői ellenőrzés, mely egyben felelősséget is jelent. 1.2 A gazdaságosság követelménye A gazdaságosság követelményének figyelembe vétele jelenti, hogy visszacsatolásként a folyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, a belső ellenőrzés megállapításait, az irányító szervi ellenőrzés észrevételeit hasznosítja a kormányhivatal. A jogszabályok által telepített feladat- és hatáskörök szerinti tevékenység elvégzéséhez gazdaságossági követelmény az optimális erőforrás igénybe vétel. Ez a törekvés kell, hogy meghatározza a kormányhivatal vagyonkezelés módját. 1.3.A hatékonyság követelménye A hatékonyság ismérve, hogy az elvégzendő feladat, tevékenység a kormányhivatal lehető legkevesebb erőforrás felhasználásával, de a lehető legmagasabb színvonalon történjen. A kulcs, a tevékenység, és a hozzá felhasznált erőforrás egymáshoz való viszonya. 1.4.Az eredményesség követelménye A kormányhivatal akkor eredményes, ha a tevékenysége során meghatározott célok, a szándék, megvalósult, tényleges hatása, hogy a kormányhivatal feladat ellátásában résztvevő felek elégedettek. A szervezeti felelősségi rendszer alapvető biztosítéka a belső kontrollrendszer megfelelő működése, melynek feladata, hogy feltárja a követelmények helytelen megvalósulását, illetve a megvalósulás hiányát. 3
2 A Zala Megyei Kormányhivatal szervezeti felépítése 4
3 A Zala Megyei Kormányhivatal felelősségi rendszerét szemléltető szervezeti ábra 5
4 A kormánymegbízott, a főigazgató, az igazgató, a szakigazgatási szerv vezető, a járási hivatalvezető, a főosztályvezető, a főosztályvezető-helyettes, az önálló osztályvezető, és a nem önálló osztályvezető felelős feladatai 4.1 A kormánymegbízott A Kormányhivatal vezetőjeként vezeti a Kormányhivatalt, gyakorolja annak feladat- és hatásköreit; ellátja a költségvetési szerv vezetőjének hatáskörébe utalt feladatokat, hatáskörében eljárva gyakorolja a kiadmányozási jogot, biztosítja a szakigazgatási szervek és járási hivatalok feladatellátásának feltételeit, elkészíti és a közigazgatás-szervezésért felelős miniszter részére megküldi a Kormányhivatal szervezeti és működési szabályzatára vonatkozó javaslatát, gondoskodik a jogszabályban előírt belső szabályzatok elkészítéséről, a Kormányhivatal tevékenységéről évente, az R. 10. (2) bekezdésében meghatározott szervek bevonásával összegző beszámolót készít, a költségvetési szerv vezetőjeként gondoskodik a belső kontrollrendszer létrehozásáról, működtetéséről és fejlesztéséről, valamint a belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről, gondoskodik a megyei államigazgatási kollégium létrehozásáról, működéséről, ügyrendjének előkészítéséről, a Kollégium elnökeként vezeti a Zala Megyei Államigazgatási Kollégiumot. munkáltatói jogokat gyakorol a főigazgató felett - a kinevezés, a felmentés, a fegyelmi eljárás megindítása, valamint a fegyelmi büntetés kiszabása kivételével, a főigazgató javaslatára kinevezi az igazgatót, aki esetében gyakorolja a felmentés, fegyelmi eljárás megindítása és fegyelmi büntetés kiszabása munkáltatói jogköröket. munkáltatói jogkört gyakorol a törzshivatal kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői és munkavállalói felett. munkáltatói jogokat gyakorol a szakigazgatási szervek vezetői felett, a szakigazgatási szerv vezetőjének kinevezéséhez és felmentéséhez azonban a szakmai irányító szerv vezetőjének az egyetértése szükséges. A szakigazgatási szerv vezetőjének kinevezésére és felmentésére a szakmai irányító szerv vezetőjével előzetes egyeztetést tart, az egyeztetést követően a Khtv. 14. (1) bekezdése szerinti egyetértés érdekében javaslatot tesz a szakmai irányító szerv vezetőjének. Munkáltatói jogokat gyakorol a járási hivatalvezető felett a kinevezés, a felmentés, a fegyelmi eljárás megindítása, valamint a fegyelmi büntetés kiszabása kivételével. kifogással élhet a szakigazgatási szerv és a járási hivatal kormánytisztviselőjének kinevezésével szemben. véleményezi a Khtv. 18. -a alapján a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. 6
törvény (a továbbiakban: Hvt.) hatálya alá tartozó szervezetek, a rendvédelmi szervek, valamint a Nemzeti Adó- és Vámhivatal kivételével a Kormánynak alárendelt szervek területi szervei vezetőinek kinevezését, felmentését, a szervek létrehozására, átszervezésére, valamint jogállásuk és illetékességi területük módosítására továbbá a foglalkoztatottjaik létszámára és költségvetésük a megállapítására vonatkozó javaslatokat. a megyei védelmi bizottság elnökeként ellátja a Hvt.-ben, a katasztrófavédelemről és a hozzá kapcsolódó egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXXVIII. törvényben, valamint a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII.22.) Korm. rendeletben meghatározott, feladat- és hatáskörét érintő védelmi igazgatási feladatokat, az illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatóság vezetőjének javaslatára engedélyezi a kivételes nyugellátás-emelést és egyszeri segély kifizetését, koordinálja az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvényben és a minősített adat védelméről szóló törvényben meghatározott feladatok ellátását, kezdeményezi a törzshivatal feladat- és hatáskörébe tartozó adat minősítését és a minősítés felülvizsgálatát, kijelöli az adatvédelmi felelőst 4.2 A főigazgató A főigazgató, mint a Kormányhivatal hivatali szervezetének vezetője: vezeti a törzshivatal szakmai munkáját, részt vesz a Kormányhivatal munkájának összehangolásában, a Kormányhivatal feladatés hatáskörében a koncepcionális elképzelések kialakításában, ezek megvalósítását szolgáló tevékenységek megalapozásában koordinálja a beszámolók és jelentések elkészítését, gondoskodik a hivatali munkatervek, feladattervek, ellenőrzési tervek, munkaprogramok elkészítéséről a központilag kiadott tervek és munkaprogramok kivételével, tagja a Zala Megyei Államigazgatási Kollégiumnak, közreműködik a több ágazatot érintő kormányzati döntések végrehajtásának területi összehangolásában, munkáltatói jogokat gyakorol az igazgató felett (a kinevezés, a felmentés, a fegyelmi eljárás megindítása, valamint a fegyelmi büntetés kiszabása kivételével), a törzshivatal Pénzügyi, a Koordinációs és Szervezési, a Humánpolitikai, valamint az Informatikai Főosztály főosztályvezetői útján ellátja a szakigazgatási szerveknek a R. 32. - ában meghatározott, a szakmai feladataikhoz kapcsolódó funkcionális feladatai irányítását, ellátja e Szabályzatban, a Kormányhivatal más belső szabályzatában, a munkaköri leírásában meghatározott feladatokat, és távolléte vagy akadályoztatása esetén teljes jogkörrel helyettesíti a kormánymegbízottat. E minőségében megilleti a kiadmányozási jog gyakorlása. 7
4.3 Az igazgató segíti a főigazgató munkáját, közreműködik a Kormányhivatal munkájának összehangolásában, tagja a Zala Megyei Államigazgatási Kollégiumnak, ellátja e Szabályzatban, a Kormányhivatal más belső szabályzatában, a munkaköri leírásában meghatározott feladatokat, és távolléte vagy akadályoztatása esetén helyettesíti a főigazgatót. Az igazgatót akadályoztatása esetén a törzshivatalnak a kormánymegbízott által kijelölt vezető munkakörű kormánytisztviselője helyettesíti. 4.4 A szakigazgatási szerv vezető a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően vezeti és irányítja a szakigazgatási szervet, gyakorolja a szakigazgatási szervhez, illetve a szakigazgatási szerv vezetőjéhez címzett hatásköröket, a szakigazgatási szerv nevében a kiadmányozási jogot, amelynek gyakorlását átruházhatja, elkészíti a szakigazgatási szerv ügyrendjét, szervezi és ellenőrzi a szakigazgatási szerv feladatainak végrehajtását, biztosítja az ügyintézés szakszerűségét, a szakmai követelmények érvényesülését, kezdeményezi a munkavégzés személyi és tárgyi feltételei biztosításához szükséges intézkedések megtételét, tagja a Zala Megyei Államigazgatási Kollégiumnak, ha jogszabály másként nem rendelkezik, gyakorolja a munkáltatói, utasítási és ellenőrzési jogot a szakigazgatási szerv kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői, valamint munkavállalói felett a Khtv. 15. (3) bekezdésben foglaltak alkalmazásával, évente, illetve a szakmai irányítást ellátó központi államigazgatási szerv által elrendelt esetekben beszámolót, jelentéseket készít, adatokat közöl, a kormánymegbízott által meghatározott rendben, de legalább évente tájékoztatást ad a kormánymegbízott részére a szakigazgatási szerv tevékenységéről, szakmai értekezleteket hív össze az irányítása alá tartozó tevékenységi körben felmerült fontosabb feladatok megoldásához szükséges szakmai vélemények, javaslatok megismerése, illetve a felügyelt szervezeti egységek munkájának irányítása céljából. A szakigazgatási szerv vezetőjét kinevezett helyettese, ennek hiányában a szakigazgatási szerv vezetője által kijelölt, elsősorban vezető munkakört betöltő kormánytisztviselő helyettesíti. 8
4.5 A járási hivatalvezető A jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően a hivatalvezetőtől kapott utasítás és iránymutatás alapján vezeti és ellenőrzi a járási hivatal Hatósági Osztályának munkáját és felelős ezen szervezeti egység feladataiért. A jogszabályokban, normatív utasításokban és a felettes vezetői által meghatározottak szerint beszámolót, jelentést készít, tájékoztatást ad, adatokat közöl. Ellátja a kormányhivatalra vonatkozó normatív utasításban, különösen a kormányhivatal szervezeti és működési szabályzatában, valamint a munkaköri leírásában meghatározott feladatokat. A járási hivatalvezetőt távolléte vagy tartós akadályoztatása esetén helyettesíti, illetve eljár jogkörében. Gondoskodik a tevékenységi körébe tartozó szakszerű és eredményes feladatellátásról a járási hivatalvezető utasításainak végrehajtásáról. Ellenőrzi és kézjegyével ellátja a járási hivatalvezető által kiadmányozandó iratok, szakmai munkaanyagok tervezeteit. Közreműködik a járási hivatal alkalmazottai feladatainak meghatározásában. Az SzMSz-ben, a kiadmányozási és helyettesítési szabályzatban, jelen ügyrendben, más belső szabályzatban és a munkaköri leírásban átruházott módon feladatköréhez kapcsolódóan kiadmányozási joggal rendelkezik. Javaslatot tesz az általa közvetlenül vezetett szervezeti egység működését érintő személyzeti- és munkaügyi döntések meghozatalára. Ellátja mindazokat a feladatokat, mellyel a járási hivatalvezető megbízza. A helyi védelmi bizottság titkári feladatait a járási hivatalvezető-helyettes látja el. 4.6 A főosztályvezető A főosztályvezető a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően a kormánymegbízottól, a főigazgatótól kapott utasítás és iránymutatás alapján vezeti a főosztály munkáját, és felelős a szervezeti egység feladatainak ellátásáért. A főosztály feladatkörébe utalt ügyekben dönt, illetve gyakorolja mindazon ügyekben a kiadmányozási jogot, amelyek tekintetében felhatalmazást kapott. A főosztályvezetőt a helyettese a törzshivatal kiadmányozási és helyettesítési rendjéről szóló szabályzatban, a jelen ügyrendben, saját szervezeti egysége ügyrendjében meghatározottak, valamint a főosztályvezető utasítása szerint helyettesíti. 9
4.7 A főosztályvezető-helyettes A főosztályvezető-helyettes a jogszabályoknak, a törzshivatal kiadmányozási és helyettesítési rendjéről szóló szabályzatnak és a szakmai követelményeknek megfelelően a kormánymegbízottól, a főigazgatótól és a főosztályvezetőtől kapott utasítás és iránymutatás alapján helyettesíti a főosztályvezetőt. Segíti a főosztályvezetőt a főosztály munkájának vezetésében, a szervezeti egység feladatellátásának biztosításában, ellátja munkakörét. 4.8 Az önálló osztályvezető Az osztályvezető a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően a kormánymegbízottól, a főigazgatótól kapott utasítás és iránymutatás alapján vezeti az osztály munkáját, és felelős a szervezeti egység feladatainak ellátásáért. Az osztály feladatkörébe utalt ügyekben dönt, illetve gyakorolja mindazon ügyekben a kiadmányozási jogot, amelyek tekintetében felhatalmazást kapott. Az osztályvezetőt akadályoztatása esetén a törzshivatal kiadmányozási és helyettesítési rendjéről szóló szabályzatban, az osztály ügyrendjében meghatározottak szerint az osztály munkatársai közül a közvetlen vezetést és irányítást gyakorló vezető által kijelölt kormánytisztviselő helyettesíti. 4.9 A nem önálló osztályvezető Az osztályvezető a főosztály ügyrendje, valamint a főosztály vezetője utasítása szerint vezeti és ellenőrzi a vezetése alatt álló osztály munkáját. Az osztályvezető felelős az osztály feladatainak teljesítéséért. 2. Az osztályvezetőt akadályoztatása esetén a törzshivatal kiadmányozási és helyettesítési rendjéről szóló szabályzatban, a főosztály ügyrendjében meghatározottak szerint a főosztály másik osztályának vezetője vagy az osztály munkatársai közül a főosztályvezető által kijelölt kormánytisztviselő helyettesíti 10
5 A megfelelő szabályozottság kialakításának és fenntartásának folyamatábrája 11
6 Összegzés: A Zala Megyei Kormányhivatal szervezeti felelősségi rendszere komplex, átlátható, lekövethető felelősségi útvonalakat tartalmaz. A rendszert alkotó elemek: a közigazgatási és igazságügyi miniszter által kiadott szervezeti és működési szabályzata, mely meghatározza a Kormányhivatal belső, szervezeti egységek szerinti feladat-, és hatáskörét, nevesíti a felelősségi teher hordozóit, rögzíti, és ellenőrizhetővé teszi a szervezeti egységen belüli feladatellátás mozzanatait, konkrét, beépített ellenőrzési pontok megjelölésével. A kormányhivatal átlátható, ellenőrizhető tevékenysége, az aktív belső kontroll folyamatos léte mellett, és a fenti szervezeti felelősségi rendszer eszközeivel biztosított. A kormányhivatal hatékony, eredményes tevékenységének záloga, az aktív felelősségi rendszer. 12