BÁTASZÉK város Polgármesteri Hivatalának

BÁTASZÉK város Polgármesteri Hivatalának szervezeti és mőködési szabályzata 1 (EGYSÉGES SZERKEZETBE FOGLALT SZÖVEG) 1 a szabályzatot Bátaszék város Képviselı-testülete a 165/2008.(X.07.) KT határozatával hagyta jóvá 1

I. A POLGÁRMESTERI HIVATAL JOGÁLLÁSA ÉS IRÁNYÍTÁSA 1. (1) A képviselı testület által létrehozott egységes polgármesteri hivatal [a továbbiakban: Hivatal] hivatalos megnevezése és címe: Bátaszék Város Polgármesteri Hivatala, 7140 Bátaszék, Szabadság u.4.. A Hivatal Alapító Okiratát a képviselı-testület külön határozattal fogadja el, mely e szabályzat 1. számú függeléke. (2) A Hivatal jogállása: Egységes, jogi személyiséggel és teljes jogkörrel rendelkezı, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv. (3) A Hivatal alapítója és felügyeleti szerve: Bátaszék város Önkormányzatának Képviselı- testülete. (4) A Hivatal törzsszáma: 414072 (5) A Hivatal költségvetési számlaszáma: 1746005-15414076 (6) A Hivatal számlavezetıje: OTP Bank Rt. Szekszárdi Igazgatósága (7) A Hivatal mőködési területe: a) Bátaszék város és megállapodás alapján Alsónyék község közigazgatási területe; b) a kiemelt építéshatóságok tekintetében a 343/2006.(XII.23.) Korm. rendelet 1/A. számú mellékletében felsorolt települések közigazgatási területe; c) a gyámhatósági eljárás során a 331/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet mellékletében felsorolt települések közigazgatási területe; d) az okmányirodai eljárás során a 256/2000. (XII. 26.) Korm. rendelet mellékletében felsorolt települések közigazgatási területe. (8) A Hivatal vállalkozási tevékenységei: vállalkozási tevékenységet nem végez. (9) A Hivatal szakágazati besorolása: 841105 (10) A Hivatal telephelye: 7148 Alsónyék, Fı u. 1. 2. (1) A Hivatalt - a képviselı-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében - Bátaszék város polgármestere irányítja, de a város jegyzıje vezeti. (2) A Hivatal, mint költségvetési szerv legfontosabb adatait jelen SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza. 2

II. A HIVATAL FELADATAI 3. (1) A Hivatal feladata alapvetı feladata a jegyzı hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyek intézése, a döntések szakmai elıkészítése, a döntések végrehajtásának szervezése és ellenırzése, valamint (2) A Hivatal segíti a képviselı testület és bizottságai, továbbá az általa létrehozott szervek munkáját, további feladata a helyi kisebbségi önkormányzat tisztségviselıi munkája eredményességének elısegítése, 4. (1) A Hivatal a képviselı testület tevékenységével kapcsolatban: a) szakmailag elıkészíti az önkormányzati rendelettervezetet, a testületi elıterjesztést, a határozati javaslatot, valamint vizsgálja a törvényességet, b) nyilvántartja a képviselı testület döntéseit, c) szervezi a képviselı testület rendelkezése végrehajtását, a végrehajtás ellenırzését, d) ellátja a képviselı testület munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat. (2) A Hivatal a képviselı testület bizottsága mőködésével kapcsolatban: a) biztosítja a feladat jellegének megfelelıen a bizottság mőködéséhez szükséges ügyviteli feltételeket, b) szakmailag elıkészíti a bizottsági elıterjesztéseket, jelentést, beszámolót, egyéb anyagokat, c) tájékoztatást nyújt a bizottsági kezdeményezés megvalósítási lehetıségérıl, valamint szakmailag véleményezi a bizottsághoz érkezı kérelmeket, javaslatot, d) gondoskodik a bizottsági döntés nyilvántartásáról, végrehajtásáról. (3) A Hivatal a képviselı munkájának segítése érdekében: a) elısegíti a képviselı jogainak gyakorlását, b) köteles a képviselıt a teljes hivatali munkaidıben fogadni és részére a szükséges felvilágosítást megadni, c) közremőködik a képviselı tájékoztatásának megszervezésében. (4) A Hivatal a polgármester munkájával kapcsolatban: a) döntést készít elı, szervezi a végrehajtást, b) segíti a képviselı testületi munkával kapcsolatos tisztségviselıi tevékenységet, c) nyilvántartja a polgármester döntéseit. (5) A Hivatal a kisebbségi önkormányzatok tevékenységével kapcsolatban: a) szakmailag elıkészíti a testületi elıterjesztést, a határozati javaslatot, valamint vizsgálja a törvényességet, 3

b) a kisebbségi önkormányzat üléseinek jegyzıkönyvét a jegyzı által kijelölt személy vezeti, c) nyilvántartja a képviselı testület döntéseit, d) szervezi a képviselı testület rendelkezése végrehajtását, a végrehajtás ellenırzését, e) ellátja a képviselı testület munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat. 5. (1) A Hivatal az önkormányzat intézményeivel kapcsolatos szervezési, irányítási, ellenırzési feladatok ellátásában részt vesz, szakmai segítı tevékenységet folytat. (2) A Hivatal a pénzügyi, gazdálkodási, vagyonkezelési, intézményi gazdálkodás ellenırzési feladatok körében ellátja: a) az intézményi tervezés, beszámoltatás, intézményi gazdálkodás irányítását, b) a beruházás, felújítás elıkészítését, lebonyolítását, c) a belsı gazdálkodás szervezését, a belsı létszám és bérgazdálkodást, intézményi pénzellátást, d) a költségvetési intézmények ellenırzését, az intézmény számviteli munkájának irányítását, e) az önkormányzat ingatlanvagyonával, vagyoni érdekeltségeivel és egyéb vagyonával kapcsolatos közgazdasági, pénzügyi, jogi feladatokat. (3) A Hivatal látja el a gazdálkodással kapcsolatos feladatokat a Petıfi Sándor Mővelıdési Ház, a Keresztély Gyula Városi Könyvtár, a Gondozási Központ, a Német Kisebbségi Önkormányzat és a Cigány Kisebbségi Önkormányzat tekintetében. Az errıl szóló megállapodást a Képviselı-testület külön határozattal hagyta jóvá. 6. (1) A Hivatal feladata az önkormányzat mőködésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása,.a törvényesség betartása, a képviselı-testület döntéseinek végrehajtása az állampolgári jogok érvényesülése. (2) A jegyzı a Hivatal bevonásával látja el a körjegyzıi feladatokat Alsónyék község tekintetében. Az errıl szóló megállapodás jelen SZMSZ 2. számú függelékét képezi. (3) A Hivatal közremőködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerősítésében, más államigazgatási, önkormányzati hivatali szervekkel való kapcsolattartásban. III. A POLGÁRMESTER, AZ ALPOLGÁRMESTER 7. (1) A polgármester feladatát és hatáskörét a jogszabályok, valamint a képviselı testület határozza meg. (2) A polgármester fıbb feladatai a Hivatal mőködésével kapcsolatban: 4

a) a jegyzı útján irányítja a Hivatalt, irányítási, mőködési jogkörében hetente megbeszélést tart az alpolgármester, a jegyzı, az aljegyzı és a szervezeti egységek vezetıi részvételével, b) a jegyzı javaslatainak figyelembe vételével meghatározza a Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában, c) dönt a jogszabály által a hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja, d) a jegyzı kezdeményezésére javaslatot tesz a Hivatal belsı szervezeti tagozódására, a Hivatal munkarendjére, az ügyfélfogadás rendjére, e) saját feladat és hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az utalványozás és az ellenjegyzés rendjét, f) a képviselı testület döntéseivel összhangban irányítja az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos gazdálkodást, g) összehangolja mindazon feladatokat, amelyek a képviselı testület és a bizottságok munkájával összefüggnek, részt vesz a szakmai egyeztetésekben, figyelemmel kíséri és segíti, valamint ellenırzi a bizottságok döntéseinek végrehajtását, h) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat a jegyzı tekintetében, i) egyetértési jogot gyakorol a Hivatal vezetıinek megbízása és a vezetıi megbízás viszszavonása, valamint a köztisztviselık kinevezése és jutalmazása tekintetében, kivéve az alsónyéki iroda nem vezetı beosztású köztisztviselıit, (3) A polgármester saját feladatai: a) közvetlenül irányítja a város fejlesztésével kapcsolatos operatív feladatok (pályázatok elıkészítése, bonyolítása, kivitelezés elıkészítése, mőszaki ellenırzés biztosítása, stb.) ellátását végzı köztisztviselı munkáját, b) közvetlenül irányítja a testvérvárosi kapcsolatok ápolásával, az önkormányzati rendezvények szervezésével összefüggı feladatokat ellátó köztisztviselı, illetve intézmények tevékenységét, c) a költségvetési gazdálkodás körében a képviselı-testület általános vagy egyedi felhatalmazása alapján pénzügyi kötelezettséget vállal, d) kizárólag polgármesteri hatáskörbe tartozik a kötelezettségvállalás: a munkáltatói jogköre gyakorlásával összefüggésben az alkalmazási okirat aláírása, gazdasági szerzıdések aláírása (Gt.-be, vállalkozásba, alapítványba való belépés, közérdekő kötelezettségvállalás stb.), önkormányzati tulajdonú ingatlan értékesítése, ingatlan vásárlásra irányuló szerzıdés aláírása, pénzeszközök lekötésével, hitel felvételével kapcsolatos szerzıdés aláírása. 8. A polgármester tartós távollétében, illetve akadályoztatása esetén az alpolgármestert a polgármester jogosultsága illetik meg. 5

IV. A JEGYZİ, AZ ALJEGYZİ 9. (1) A jegyzı a Hivatal vezetıje, aki szakmailag felelıs a Hivatal mőködéséért. Tevékenysége során felelıs a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelı, szakszerő, pártatlan és igazságos, a színvonalas ügyintézés szabályainak megfelelı ellátásáért. (2) A jegyzı feladatai a jogszabályokban meghatározottakon túlmenıen különösen a következık: a) a testület mőködésével kapcsolatban: összehangolja az elıkészítı munkát, gondoskodik a törvényességrıl, a jogszabályok, önkormányzati rendeletek, határozatok rendelkezéseinek betartásáról, figyelemmel kíséri az elıterjesztések, döntési tervezetek elızetes bizottsági megtárgyalását, figyelemmel kíséri a testületi ülések menetét törvényességi szempontból, gondoskodik a jegyzıkönyvek pontos vezetésérıl, a döntések eljuttatásáról az érintettek részére. b) a Hivatal mőködésével kapcsolatban: a Hivatal belsı szervezeti egységei útján, a jogszabály által a hatáskörébe utalt hatósági jogköröket ellátja, a Hivatal belsı szervezeti tagozódására, munkarendjére és az ügyfélfogadás rendjére javaslatot készít a polgármesternek, a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjét, gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal dolgozói tekintetében, irányítja a személyzeti munkával kapcsolatos feladatokat, irányítja a dolgozók szakképzését, vezeti, összehangolja és ellenırzi a Hivatal belsı szervezeti egységeiben folyó munkát, elkészíti a Hivatal tevékenységérıl szóló beszámolót, irányítja a Hivatal gazdálkodási tevékenységét, gondoskodik a törvényességi ellenırzést szolgáló, az önkormányzatot és szerveit érintı dokumentumoknak a közigazgatási hivatalhoz történı felterjesztésérıl. a Hivatalhoz érkezı ügyiratokat szignálja, vezeti az apparátusi értekezletet, közvetlenül elszámoltatja az irodavezetıket az iroda napi feladatinak végrehajtásáról, közvetlenül irányítja a belsı ellenırzést. 10. Az aljegyzı saját feladatai: a) közvetlenül irányítja a Szervezési, Igazgatási és Okmányirodát, valamint a Városi Gyámhivatalt, b) a jegyzı tartós távollétében, illetve akadályoztatása esetén ellátja teljes jogkörrel a jegyzı hatáskörébe tartozó feladatokat. 6

V. AZ IRODAVEZETİ 11. (1) A Hivatal belsı szervezeti egysége élén álló, határozatlan idıre megbízott irodavezetı, az irodákhoz csoportosított feladatok színvonalas szakmai ellátásáról gondoskodik. (2) Az irodavezetı felelıs az irodán belüli hatékony és célszerő munkamegosztásért, a feladatok gyors, szakszerő és törvényes ellátásáért, az eredményes munkáért. (3) Az irodavezetı fıbb általános feladatai: a) meghatározza és ellenırzi az iroda dolgozóinak munkáját, elkészíti a munkaköri leírásokat, valamint azokat aktualizálja, b) gondoskodik a képviselı testület és bizottságai, illetve a kisebbségi önkormányzat munkájának szakmai segítésérıl, elıkészíti az elıterjesztéseket, rendelettervezeteket és egyéb anyagokat, felelıs azok szakmai és jogi megalapozottságáért, c) gondoskodik mindazon szakfeladatok ellátásáról, amelyekre a képviselı testület, a polgármester és a jegyzı utasítják, d) a polgármesternek, a jegyzınek beszámol az iroda munkájáról, e) részt vesz a vezetıi megbeszéléseken, ahol tájékoztatást ad az aktuális ügyekrıl, f) szükség szerint, de legalább havonta munkaértekezletet tart az iroda dolgozói részére, g) gondoskodik a szakszerő ügyintézés és szabályszerő ügyiratkezelés megvalósításáról, h) az irodára érkezı ügyiratokat szignálja, i) ellátja a kiadmányozási rendben szabályozott jogköröket, j) rendszeresen ellenırzi és irattárba adás elıtt szignálja az elıadói íveket, k) javaslatot tesz a jegyzınek az iroda dolgozóit érintı munkáltatói intézkedéseivel kapcsolatban, valamint a személyi feltételek kialakítására, l) együttmőködik a Hivatal más irodáival, m) feladatkörében kapcsolatot tart az önkormányzati intézmények vezetıivel, n) elvégzi az iroda köztisztviselıinek vonatkozásában a minısítések, a teljesítménykövetelmények megállapítása és a teljesítményértékelés elıkészítését. A CSOPORTVEZETİ 12. A csoportvezetı egyrészt közvetlenül felügyeli a Szervezési, Igazgatási és Okmányirodán belül a Szociális és igazgatási csoportot, másrészt személyesen közigazgatási ügyeket is intéz. A KÖZTISZTVISELİ 13. A Hivatal köztisztviselıje az ügyintézés során köteles: a) az anyagi és eljárási jogszabályokat maradéktalan érvényre juttatni, b) az ügyeket hatékonyan, humánusan intézni, c) az ügyintézési határidıt betartani, d) az ügyintézés színvonalát emelni, e) az ügyfelet kultúráltan felvilágosítani, f) ügyfélfogadási idıben az ügyfeleket fogadni, g) ügyintézése során az ügyfelekkel kulturáltan, humánusan viselkedni, 7

h) az ügyiratokat az iratkezelési szabályzat szerint kezelni, i) a munkaköri leírásában megjelölt feladatkört legjobb tudása szerint ellátni. 14. (1) Vagyonnyilatkozat-tételre az alábbi köztisztviselık kötelezettek: a) jegyzı, b) aljegyzı, c) irodavezetık, d) csoportvezetı, e) valamennyi beosztott köztisztviselı, kivéve az informatikust, a kizárólag titkárnıi feladatokat ellátó, valamint az iktatást végzı köztisztviselıt. (2) A vagyonnyilatkozat átadására, nyilvántartására, a vagyonnyilatkozatban foglalt személyes adatok védelmére vonatkozó további szabályokat külön szabályzat tartalmazza. VII. A HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE 15. (1) A Hivatal, a 4/2007.(IV.01.) KTR számú rendelet 34. -ának (3) bekezdése alapján az alábbi irodákra tagozódik: a) Szervezési, Igazgatási és Okmányiroda - ezen belül Szociális és Igazgatási Csoport b) Pénzügyi Iroda c) Építési és Városüzemeltetési Iroda d) Alsónyéki Iroda e) Városi Gyámhivatal Az irodákat a határozatlan idıre megbízott irodavezetık, illetve a határozatlan idıre kinevezett aljegyzı, a csoportot határozatlan idıre megbízott csoportvezetı vezeti, azonban ezen vezetıi tevékenységük nem érinti a polgármester irányítási és a jegyzı hivatalvezetıi jogosítványait. (2) A Hivatal szervezeti felépítését jelen SZMSZ 2. számú melléklet tartalmazza. (3) A Hivatal engedélyezett létszámkerete: - köztisztviselı 37 fı ebbıl Alsónyéken 2 fı - Mtv. alapján foglalkoztatott 4 fı (Az álláshelyekbıl 35 álláshely teljes munkaidıben határozatlan idejő kinevezéssel, munkaszerzıdéssel, míg 2 álláshely 2011. december 31-ig kinevezéssel, munkaszerzıdéssel tölthetı be) 2 (4) A Szervezési, Igazgatási és Okmányiroda valamint Városi Gyámhivatal munkáját az aljegyzı, a Pénzügyi Iroda, az Építési és Városüzemeltetési Iroda és az Alsónyéki Iroda munkáját irodavezetık (a továbbiakban: irodavezetı), míg a Szervezési, Igazgatási és Okmányirodán belül a Szociális és igazgatási csoport munkáját csoportvezetı irányítja. 2 a 15. -ának (3) bekezdése a 164/2010.(VIII.31.) önk.-i határozattal megállapított szöveg. Hatályos 2011. január 01-jétıl. 8

(5) A Hivatal mindenkori engedélyezett álláshelyeinek számát a Képviselı-testület minden évben az önkormányzat éves költségvetési rendeletében határozza meg. (6) A Hivatal köztisztviselıinek és munkavállalóinak munkaköri megnevezése: a) vezetık esetén: jegyzı, aljegyzı, irodavezetı, csoportvezetı. b) beosztott köztisztviselık munkaköri megnevezését a besorolásuk adja (pl. fıtanácsos, fıelıadó stb.). c) a fizikai alkalmazottak munkaköri megnevezését tényleges munkakörük adja (pl. gépjármővezetı, kézbesítı stb.). (7) Az irodavezetık helyettesítésével az iroda ügyintézıi közül besorolásuk változatlanul hagyása mellett a jegyzı helyettest bízhat meg. A megbízás tényét a köztisztviselı munkaköri leírásában kell rögzíteni. (8) Az irodák létszámát a feladatokhoz igazodóan a mindenkori éves költségvetési rendeletben meghatározott létszámkereten belül a polgármester véleményének kikérése mellett a jegyzı állapítja meg. (9) A Hivatal irodáinak feladat- és hatáskörét jelen SZMSZ 3. számú melléklete tartalmazza. VIII. A HIVATAL MŐKÖDÉSE 16. A képviselet ellátásával összefüggı feladatok: a) a Hivatalt a jegyzı, illetve felhatalmazása alapján az aljegyzı vagy valamely irodavezetı jogosult képviselni, b) a Hivatal belsı mőködése során az irodákat az irodavezetık, illetve az általuk a jegyzı egyetértésével megbízott köztisztviselı jogosult képviselni. 17. (1) A Hivatal munkarendje heti 40 óra. a Hivatal dolgozóinak munkaideje - hétfıtıl csütörtökig 8,00-16,30 - pénteken 8,00-14,00 tart, mely magában foglalja az ebédidıt is (12,00-12,30) (2) A Hivatal ügyfélfogadásának rendje: a) a bátaszéki hivatal ügyfélfogadási rendje - hétfın és szerdán 08,00-16,30 - pénteken 08,00-14,00 b) az alsónyéki iroda ügyfélfogadási rendje - kedden és csütörtökön 08,00-16,30 9

c) a polgármester ügyfélfogadásának rendje - hétfın 08,00-12,00 d) a jegyzı ügyfélfogadási rendje: - Bátaszéken szerdán 08,00-12,00 - Alsónyéken minden hónap utolsó pénteken 08,00-09,00 (3) A települési és kisebbségi képviselıket és az önkormányzat intézményeinek vezetıit munkaidıben bármikor fogadni kell. (4) Az irodavezetık gondoskodnak arról, hogy irodájukon az ügyfélfogadási idıben mindig tartózkodjon az iroda feladatkörébe tartozó kérdésekben a felvilágosításra, intézkedésre jogosult ügyintézı. (5) A Hivatal ügyfélfogadási rendjét az épületek fıbejáratánál jól látható módon ki kell függeszteni. (6) A házasságkötések biztosításáról szombaton és ünnepnapokon is gondoskodni kell. 18. (1) A Hivatal dolgozói munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást. (2) Az Irodák új dolgozóinak munkaköri leírását az irodavezetı a köztisztviselı munkába állását követı napon belül kötelesek a köztisztviselınek írásban kiadni. 19. A POLGÁRMESTERI HIVATALON BELÜLI INFORMÁCIÓÁRAMLÁS a) a polgármester, a jegyzı a Hivatal dolgozói részére, ha szükséges, de legalább félévenként munkaértekezletet tartanak. b) a vezetık hetente munkamegbeszélést és feladategyeztetést tartanak. A munkamegbeszélésen részt vesz: polgármester, jegyzı, aljegyzı, irodavezetık, csoportvezetı. c) az irodavezetık, az iroda dolgozói részére szükség szerint tartanak munkamegbeszélést. d) a képviselı-testületi üléseken kötelesek részt venni az irodavezetı, valamint mindazon köztisztviselı, akit erre a polgármester vagy a jegyzı utasít. e) a képviselı-testület bizottságainak ülésein kötelesek részt venni az az irodavezetı, csoportvezetı, aki az ülésre elıterjesztést készített, valamint mindazon köztisztviselık, akiket erre a polgármester, a jegyzı vagy az irodavezetı utasít. f) a szociális bizottság ülésén a városi gyámhivatalt minden ülésen egy dolgozó képviseli. g) a jegyzı rendszeres tájékoztatást ad a Polgármesteri Hivatal mőködésérıl a polgármesternek. 20. (1) Bélyegzıhasználat, nyilvántartás: 1

a) a POLGÁRMESTER BÁTASZÉK feliratú bélyegzı használatára a polgármester és a polgármesteri titkárnı jogosult. b) a BÁTASZÉK VÁROS JEGYZİJE feliratú bélyegzı használatára a jegyzı, az aljegyzı és a jegyzı nevében átruházott hatáskörben eljáró kiadmányozási joggal rendelkezı ügyintézık jogosultak. c) a BÁTASZÉK VÁROS ALJEGYZİJE feliratú bélyegzı használatára az aljegyzı jogosult. d) a BÁTASZÉK VÁROS ÖNKORMÁNYZATA feliratú bélyegzı használatára a titkárnık, az adóügyi dolgozók és a házipénztáros jogosult. e) a BÁTASZÉK VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA feliratú bélyegzı használatára a Hivatal ügyintézıi jogosultak. f) a KÖZLEKEDÉSI IGAZGATÁSI HATÓSÁG, valamint a POLGÁRMESTERI HIVATAL OKMÁNYIRODA BÁTASZÉK feliratú bélyegzık használatára az okmányiroda dolgozói jogosultak. g) a VÁROSI GYÁMHIVATAL BÁTASZÉK feliratú bélyegzı használatára a gyámhivatal dolgozói jogosultak. h) az ANYAKÖNYVVEZETİ BÁTASZÉK feliratú bélyegzı használatára az anyakönyvvezetı és elsı helyettese jogosult. i) a BÁTASZÉK VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATAL NÉPESSÉGNYILVÁNTAR- TÁS, és a NÉPESSÉGNYILVÁNTARTÁS feliratú bélyegzı használatára az anyakönyvvezetı jogosult. j) a BÁTASZÉK VÁROS KÉPVISELİ-TESTÜLETE feliratú bélyegzı használatára a szociális ügyintézık és a jegyzıi titkárnı jogosult. k) a BÁTASZÉK VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA TITKOS ÜGYKEZELİJE feliratú bélyegzı használatára a polgármesteri titkárnı jogosult. l) a BÁTASZÉK VÁROS POLGÁRI VÉDELMI PARANCSNOKSÁG feliratú bélyegzı használatára a polgárvédelmi ügyintézı jogosult. m) a BÁTASZÉK VÁROS KÖZTERÜLET FELÜGYELİJE feliratú bélyegzı használatára a közterület-felügyelık jogosultak. n) a BÁTASZÉK VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATAL ALSÓNYÉKI IRODÁJA, az ALSÓNYÉK KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA, az ALSÓNYÉK KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELİ-TESTÜLETE, az ALSÓNYÉK KÖZSÉG KÉPVISELİ-TESTÜLETE feliratú bélyegzı használatára a Hivatal alsónyéki irodájában dolgozók jogosultak. o) a POLGÁRMESTER ALSÓNYÉK feliratú bélyegzı használatára az alsónyéki polgármester jogosult. p) az ANYAKÖNYVVEZETİ ALSÓNYÉK és a NÉPESSÉGNYILVÁNTARTÁS feliratú bélyegzı használatára az alsónyéki anyakönyvvezetı jogosult. (2) A Magyar Köztársaság címerét is tartalmazó bélyegzıkrıl az aljegyzı nyilvántartást vezet, mely a bélyegzılenyomat mellett tartalmazza az átvétel dátumát, az átvevı beosztását és aláírását is. 21. Jelen SZMSZ további függelékét képezi; 1

a) a Hivatal egyedi iratkezelési szabályzata (3. számú függelék), b) a jegyzıi hatáskörbe tartozó államigazgatási és önkormányzati hatósági ügyekben történı kiadmányozás átruházásáról szóló szabályzat (4. számú függelék), c) a kötelezettségvállalás szabályairól, a szakmai teljesítés igazolás módjáról, az utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés szabályairól szóló polgármesteri és jegyzıi együttes utasítás (5. számú függelék), d) a Hivatal Adatvédelmi Szabályzata (6. számú függelék), e) a Hivatal Közszolgálati Szabályzata (7. számú függelék), f) az okmányiroda biztonsági okmányok kezelésérıl szóló szabályzat (8. számú függelék), g) a Hivatal Titokvédelmi Szabályzata (9. számú függelék), h) a Hivatal közszolgálati-adatvédelmi szabályzata (10. számú függelék), i) a Hivatal hivatalos iratainak kézbesítésérıl szóló szabályzat (11. számú függelék), j) a Számlarendrıl szóló szabályzat (12. függelék), k) a Számviteli Politikáról szóló szabályzat (13. számú függelék), l) az eszközök és források értékelési szabályzat (14. számú függelék), m) a Pénzkezelési szabályzat (15. számú függelék), n) az Önköltség-számítási szabályzat (16. számú függelék), o) a Leltározási és leltárkészítési szabályzat (17. számú függelék), p) a felesleges vagyontárgyak hasznosításáról, a selejtezés szabályairól szóló szabályzat (18. számú függelék), q) a Hivatal által kiadott iratok egységes megjelenítésérıl szóló polgármesteri és jegyzıi együttes utasítás (19. számú függelék), r) a Hivatal Tőzvédelmi Szabályzata (20. számú függelék), s) a vagyonnyilatkozatok kezelésének szabályairól szóló szabályzat (21. számú függelék), t) a számítástechnikai védelmi szabályzat (22. számú függelék). IX. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 22. Jelen szabályzat 2008. október 13-án lép hatályba. Bognár Jenı polgármester Bozsolik Róbert címzetes fıjegyzı Mellékletek: 1. számú: A Hivatal legfontosabb adatai 2. számú: A Hivatal szervezeti felépítése 3. számú: A Hivatal irodáinak feladat és hatásköreirıl 1

1. számú melléklet A Hivatal, mint költségvetési szerv legfontosabb adatai a) alapító okiratának kelte, száma: 12/2008.(I.29.) KT határozat b) alaptevékenysége: közigazgatás (1990. évi LXV. tv.) c) az alaptevékenységének forrása: az önkormányzat mindenkori éves költségvetése d) telephelye: 7140 Bátaszék, Szabadság u. 4. e) szervezeti felépítése, mőködése: jelen rendelet 34. -ának (3) bekezdése szerint f) számlaszámai: 11746005-15414076 Költségvetési elszámolási 11746005-15414076-00930000 Társ. össz. megv. közmőfejl. lebonyolító 11746005-15414076-02440000 Építmény adó 11746005-15414076-02510000 Telekadó 11746005-15414076-02820000 Magánszemélyek kommunális adó 11746005-15414076-02990000 Vállalkozó kommunális adója 11746005-15414076-03540000 Iparőzési adó 11746005-15414076-03610000 Bírság 11746005-15414076-03780000 Késedelmi pótlék 11746005-15414076-03920000 Talajterhelési díj 11746005-15414076-04020000 Terület fejl. tám. beruh. lebonyolítási 11746005-15414076-04260000 Cigány-roma helyi kisebbségi önkormányzat 11746005-15414076-04330000 Német helyi kisebbségi önk. elszámolási 11746005-15414076-05120000 Állami hozzájárulások 11746005-15414076-06530000 Letéti 11746005-15414076-06910000 Egyéb elkülönített elszámolási 11746005-15414076-08110000 Befej. viziközmő beruhuházási számla 11746005-15414076-08660000 Föld bérbeadásból szárm. jöv. adó beszed. 11746005-15414076-08800000 Egyéb bevételek beszedési 11746005-15414076-08970000 Gépjármőadó beszedési 11746005-15414076-02130000 Közlekedési igazgatási bevételek 11746005-15414076-02200000 Széchenyi terv lebonyolítási 1746005-15419095-00000000 Petıfi Sándor Mővelıdési Ház 11746005-15419088-00000000 Keresztély Gyula Városi Könyvtár 11746005-15419473 Gondozási központ 11746005-15414076-04400000 Idegen számla 11746005-15414076-03470000 illeték g) hozzárendelt kv.-i szervek: Gondozási Központ Petıfi Sándor Mővelıdési ház Keresztély Gyula Városi Könyvtár Cigány Kisebbségi Önkormányzat Német Kisebbségi Önkormányzat 1

2. számú melléklet Polgármester Alpolgármester Jegyzı Irodavezetı Aljegyzı Irodavezetı Irodavezetı Építési és városüzemeltetési iroda Szervezési, Igazgatási és Okmányiroda Városi Gyámhivatal Pénzügyi iroda Alsónyéki iroda Építési hatósági csoport Csoportvezetı Költségvetési csoport Városüzem eltetési csoport Közterületfelügyelet Szociális és Igazgatás i Csoport Szervezési és okmányirodai csoport Gazdálkodási csoport Adócsoport 1

3. számú melléklet A Polgármesteri Hivatal irodáinak feladat és hatáskörei 1. A Szervezési, Igazgatási és Okmányiroda: Irodavezetı: a jegyzı szükség szerinti helyettesítése, a jegyzı nevében kiadmányozási jog gyakorlása, rendelet-tervezetek elkészítése, vagy az abban való közremőködés. a képviselı-testület és bizottságai, valamint a kisebbségi önkormányzatok üléseivel kapcsolatos feladatok (ülések elıkészítése, határozati javaslatok elkészítése, a döntések végrehajtásában való közremőködés, a határozatok és a jegyzıkönyvek ellenırzése stb.), szabálysértési ügyintézés, Ptk. -ból eredı feladatok intézése. Szervezési és okmányirodai csoport: a képviselı-testület mőködésével kapcsolatos szervezési feladatok (ülések elıkészítése, jegyzıkönyvek vezetése, azok elkészítése, határozati kivonatok elkészítése, a döntések végrehajtásában való közremőködés stb.), a kisebbségi önkormányzatok mőködéséhez szükséges adminisztrációs munka ellátása (ülések elıkészítése, a jegyzıkönyvek vezetése és elkészítése), nemzetközi kapcsolatok, protokolláris rendezvények szervezése, a képviselı-testület bizottságai mőködéséhez szükséges adminisztrációs munka ellátása (ülések elıkészítése, a jegyzıkönyvek vezetése és elkészítése), a város honlapján az önkormányzat és a hivatal közvetlen mőködésével kapcsolatos adatok (ügyfélfogadási idı, képviselık, bizottsági tagok, rendeletek stb.), illetve a csoport feladatkörébe tartozó kérelem-minták rendszeres frissítése, önkormányzat tulajdonában lévı gépkocsik koordinálása, helyi küldemények kézbesítése. a teljeskörő személyzeti-munkaügyi munka ellátása (köztisztviselık, közalkalmazottak, az Mt. hatálya alá tartózó dolgozók, közhasznú-közcélú dolgozók), KÖZIGTAD vezetése, vagyonnyilatkozatok kezelése. a közmővelıdéssel és közoktatással kapcsolatos önkormányzati és közigazgatási feladatok, közoktatással kapcsolatos jegyzıi feladatok. jegyzıi hatáskörbe tartozó gyámügyi ügyintézés, rendszeres gyermekvédelmi kedvezmények megállapítása. önkormányzati földekkel kapcsolatos ügyintézés, a termıföldek elıvásárlási és elıhaszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos jegyzıi feladatok intézése, házgondnoki feladatok ellátása. személyi azonosítót és a lakcímet tartalmazó hatósági igazolvány kiadása, állandó személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés, 1

ideiglenes személyazonosító igazolvány kiadása, népesség-nyilvántartással kapcsolatos ügyintézés, lakcímbejelentés, útlevéllel kapcsolatos ügyintézés, egyéni vállalkozói igazolványokkal kapcsolatos ügyintézés, gépjármő-vezetıi engedélyekkel kapcsolatos ügyintézés, forgalmi engedélyekkel, gépjármő törzskönyvekkel kapcsolatos ügyintézés, közterület-felügyelıi igazolványok kiadása, gépjármő kötelezı felelısségbiztosítással kapcsolatos feladatok, gépjármővekkel kapcsolatos hatósági feladatok, parkolási igazolványok kiadása, XR rendszer kezelése, ügyfélkapu nyitásához szükséges regisztráció ügyintézés. Csoportvezetı: üzletek mőködésével és ellenırzésével kapcsolatos ügyek, telepengedélyezési eljárás lefolytatása, játék és pénznyerı-automaták mőködésével kapcsolatos feladatok, kereskedelmi egységek ellenırzése, szociálpolitikai lakásépítési kedvezménnyel kapcsolatos ügyintézés, szociális-egészségügyi mőködési engedélyek kiadásával, módosításával kapcsolatos körzetközponti jegyzıi feladatok ellátása, a helyi szociális-egészségügyi mőködési engedélyek kiadásával, módosításával kapcsolatos feladatok ellátása, a városi központi orvosi ügyelet mőködésével kapcsolatos hivatali feladatok ellátása, a város honlapján a csoport feladatkörébe tartozó kérelem-minták rendszeres frissítése. Szociális és igazgatási csoport: helyiséggazdálkodási és lakásügyek, hatósági bizonyítvány kiadása, központi iktatással és ügyiratkezeléssel kapcsolatos feladatok, hadigondozási ügyek intézése, anyakönyvvezetés, állampolgársági ügyek, hagyatéki eljárás, családi szertartások. idıskorúak segélyezésével kapcsolatos ügyek, mozgáskorlátozottaknak járó juttatások, lakásfenntartási támogatásokkal kapcsolatos ügyek, rendszeres szociális segélyezési ügyek, ápolási díjjal kapcsolatos ügyek elıkészítése, közgyógyellátási igazolványok kiállítása, egyszeri segélyezéssel kapcsolatos feladatok, kamatmentes szociális kölcsön döntésre való elıkészítése, temetési segélyezéssel kapcsolatos feladatok, köztemetési ügyek, 1

egészségügyi szolgáltatásra jogosító hatósági bizonyítványok kiadása, Bursa-Hungarica támogatással kapcsolatos ügyek elıkészítése. Városi Gyámhivatal: A Városi Gyámhivatal a Dél-Dunántúli Regionális Közigazgatási Hivatal Szociális és Gyámhivatala szakmai irányítása és felügyelete mellett, a Hivatal szervezetén belül szakmailag önállósággal mőködı szervezeti egység, mely ellátja a gyermekvédelmi és gyámügyi feladat- és hatáskörök ellátásáról, valamint a gyámhatóság szervezetérıl és illetékességérıl szóló 331/2006.(XII. 23.) Korm. rendeletben foglalt feladatokat. Egyéb feladatok: - a feladatkörébe tartozó statisztikai és egyéb adatszolgáltatás, - a feladatkörébe tartozó nyilvántartások vezetése, a város honlapján a gyámhivatal feladatkörébe tartozó kérelem-minták rendszeres frissítése. 2. Pénzügyi Iroda: Irodavezetı: a jegyzı nevében kiadmányozási jogot gyakorol, az önkormányzat költségvetési-, zárszámadási rendeletének számszaki összeállítása, tájékoztatást ad az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv saját hatáskörében végrehajtott elıirányzat-változtatásról, elkészíti az átmeneti gazdálkodásról szóló rendelet-tervezetet, továbbá a hivatal és az intézményi számviteli rendet, számviteli politikát, a pénzügyi szabályzatokat, s gondoskodik azok karbantartásáról. Gazdálkodási csoport: a Hivatalban folyó költségvetési gazdálkodással összefüggı pénzforgalom szervezése, ellenırzése, bonyolítása a pénzügyi kifizetésre benyújtott bizonylatok nyilvántartása, pénzügyi érvényesítése, ellenjegyzése a testület által civil szervezetek részére jóváhagyott költségvetési keretek felhasználásának analitikus nyilvántartása, a kifizetéshez szükséges támogatási megállapodások, a szervezetek által benyújtott elszámolások nyomon követése, ellenırzése a lakosság által teljesített közmőfejlesztési hozzájárulás jogszabály szerinti megigénylése a MÁK-on keresztül, majd ezt követıen a jogosultak részére történı kifizetése a rendszeres pénzbeli szociális ellátások határozat alapján történı kifizetéseinek végrehajtása (idıskorúak járadéka, szociális segély, rendszeres szociális segély, ápolási díj, stb..) az eseti pénzbeli és természetben nyújtott szociális és gyermekvédelmi ellátások határozat alapján történı kifizetése 1

a helyi kisebbségi önkormányzatok költségvetési és pénzgazdálkodásának lebonyolításával kapcsolatos pénzügyi feladatok ellátása, a kisebbségi önkormányzatokkal kötött együttmőködési megállapodás szerint a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek költségvetési és pénzgazdálkodásának lebonyolításával kapcsolatos pénzügyi feladatok ellátása, a velük kötött együttmőködési megállapodás szerint a gyámügyi határozatok alapján gondozási díj fizetésére kötelezettek tartozásainak és törlesztéseinek analitikus nyilvántartása, intézkedés a hátralékok behajtására a szociális kölcsönsegélyek határozat alapján történı kifizetése, törlesztések analitikus nyilvántartása, intézkedés a hátralékok behajtására a Hivatal és az önkormányzati intézmények beruházásairól szóló gazdaságstatisztikai jelentés elkészítése a Hivatalban folyó számlázási tevékenység ellátása az önkormányzatot megilletı követelések nyilvántartásával, beszedésével kapcsolatos tevékenység (vevınyilvántartás, egyenlegközlı, felszólító levelek, hátralékok behajtása) az önkormányzat és intézményei vagyonbiztosításával kapcsolatos ügyek elıkészítése, bonyolítása önkormányzati részesedéssel mőködı gazdasági társaságok gazdálkodásáról készült jelentések, beszámolók elemzése, értékelése az önkormányzat ÁFA, egyéb adónemek járulékok adó megállapítási, nyilvántartási, az adóhatóság felé történı bevallási, befizetési kötelezettségével összefüggı feladatok ellátása a Hivatal gazdasági eseményeinek számviteli nyilvántartása, féléves, éves beszámolók készítése az önkormányzat vagyonának nyilvántartását, mőködtetését, hasznosítását, az önkormányzati beruházások, fejlesztések pénzügyi bonyolítását, elszámolását, a bérgazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátását, a Hivatal és az intézmények pénzellátását, pénzellátási terv készítését, kiskincstári rendszer mőködtetését, az önkormányzat bevételeinek beszedését, igénylését a hitelfelvétel elıkészítését, az elfogadott költségvetés végrehajtásának megszervezését, az okmányirodai bevételek kezelését, nyilvántartását. jogügyleti nyilvántartások vezetését, a Hivatal és a hozzátartozó részben önálló intézmények házipénztárának kezelése. Költségvetési csoport: az önkormányzat költségvetési koncepciójának, költségvetési rendelettervezetének, módosításának elıkészítése, az elıterjesztés összeállítása. az önkormányzat zárszámadási rendelettervezetének, a gazdálkodás féléves és háromnegyed éves helyzetérıl szóló beszámolóknak az összeállítása, a központi pénzügyi információs rendszer szerinti adatszolgáltatás teljesítése. az önkormányzati intézmények éves és évközi beszámolóinak felülvizsgálata, ennek alapján a gazdálkodás alakulásának figyelemmel kísérése, elemzése. az önkormányzati intézmények pénzügyi-gazdálkodási feladataival kapcsolatban felmerült szakmai kérdések megválaszolása. 1

az önkormányzati intézmények költségvetési elıirányzatainak nyilvántartása, pénzellátásuk kiskincstári rendszerben, a kiutalt intézményi támogatások nyilvántartása. a költségvetési gazdálkodással összefüggı testületi döntések szakmai, jogszabályi elıírásoknak megfelelı, megalapozott elıkészítése. az éves költségvetési törvény alapján a normatív támogatások, egyéb központosított elıirányzatok terhére folyósított állami támogatások igénylése, a tényleges felhasználás szerinti elszámolás elkészítése. gazdálkodásának, mőködésének, törvényességét a jogszabályok és a belsı szabályzatok betartását tevékenysége ellátásának hatékonyságát, eredményességét, a vagyongazdálkodás eredményességét az önkormányzati tulajdon védelmét, a költségvetési beszámolók megalapozottságát, valódiságát. az önkormányzati pályázatok elkészítéséhez szükséges pénzügyi, gazdálkodási információk nyújtása, a támogatási szerzıdések nyilvántartása, a támogatások lehívása a támogatások elszámolásához kapcsolódó nyilvántartások beszámolók elkészítése. a város honlapján a gyámhivatal feladatkörébe tartozó kérelem-minták rendszeres frissítése. Adócsoport: az adóbevételek beszedésével biztosítani az önkormányzati feladatok ellátását, a központi adójogszabályokból adódó rendelettervezetek, adóügyekkel kapcsolatos testületi elıterjesztések elkészítése, az önkormányzati gazdálkodásához kapcsolódó bevételi javaslat kidolgozása, az adóbevételek alakulásának figyelemmel kísérése, a részletfizetési kérelmek elbírálása, a gépjármő forgalomból történı kivonásának kezdeményezése, az adójogszabályok érvényesülésének ellenırzése, a lakosság és a gazdálkodó szervek tájékoztatása az adójogszabályok tekintetében, a méltányossági kérelmek elbírálása, a méltányossági kérelmek tárgyában hozott határozatok elleni fellebbezések felterjesztése, az adóalanyok nyilvántartása, az adófizetési kötelezettség megállapítása és ellenırzése, a jegyzı, által meghatározott információszolgáltatás, az adóköteles gépjármő adókivetésével kapcsolatos feladatok ellátása, a felhívások adóalanyok részére történı kiküldése, az adóbevallások beszedése és felülvizsgálata, a gépjármőadó megállapítása, a fizetési határozatok kibocsátása, az adóhelyesbítések átvezetése, más adóhatóság megkeresésére, a feladatkörre tartozó adatszolgáltatás, 1

az adóbevallás beadására irányuló felszólítások kibocsátása, az adókötelezettség teljesítésére irányuló felhívás kibocsátása, az évközi változások határozattal történı helyesbítése, az ügyfélfogadás színvonalas ellátása, a város honlapján a gyámhivatal feladatkörébe tartozó kérelem-minták rendszeres frissítése. 3. Építési és Városüzemeltetési Iroda: Irodavezetı: a jegyzı nevében kiadmányozási jogot gyakorol, építési, beruházási, fejlesztés pályázati lehetıségek figyelemmel kísérése pályázatok megírása és pályázatírók által készített pályázatok megírásában való közremőködés, önkormányzati beruházások, fejlesztések, felújítások koordinálása, ellenırzése, számlák leigazolása, városüzemeltetési feladatok összefogása, kapcsolattartás a városüzemeltetési feladatot ellátó gazdasági társaság vezetıjével, az önkormányzat éves költségvetési rendeletének elıkészítésében való részvétel tervegyeztetéseket folytat nem önkormányzati beruházásokat érintı ügyekben. Építési hatósági csoport: építésügyi, településrendezési és településfejlesztési feladatokat lát el, végzi a vízügyi és környezetvédelmi igazgatásból eredı feladatokat, a település illetve az önkormányzati intézményhálózat fejlesztésével, fenntartásával kapcsolatos önkormányzati beruházások és felújítások elıkészítésével, lebonyolításával és ellenırzésével kapcsolatos operatív feladatokat lát el, a képviselı-testület részére döntés elıkészítı munkát végez, településrendezési, településfejlesztési és településüzemeltetési, valamint mőszaki vonatkozású lakossági kérelmek ügyeiben, elıterjesztések és tervezetek formájában, földkönyvi nyilvántartást és építmény nyilvántartást vezet, a város honlapján a csoport feladatkörébe tartozó kérelem minták rendszeres frissítése, építésigazgatási hatósági ügyekben átruházott feladat- és hatáskörében Bátaszék, Alsónána, Alsónyék, Báta, Pörböly, Sárpilis és Várdomb közigazgatási területén az alábbi feladatokat látja el: elvi építési-, bontási-, használatbavételi- és fennmaradási engedélyek elbírálása, valamint az ezzel összefüggı ellenırzési és kötelezési ügyek és birsági ügyek, telekalakítási-, telekmegosztási-, telek összevonási- és telek határrendezési engedélyek elbírálása, épületek rendeltetésének megváltoztatására irányuló kérelmek elbírálása, társhatóságok eljárásaiban szakhatóságként történı közremőködés, kisajátítási eljárásokban való részvétel, építésügyi igazgatási hatáskörbe tartozó panaszok kivizsgálása, építésügyi nyilvántartások vezetése, statisztikai jelentések, adatszolgáltatások készítése, adó és érték bizonyítványhoz az ingatlan mőszaki állapotának meghatározása. 2