SZAMLA.HU Interneten működő számlázó program Működési leírás verzió 1.8.2 2015. május 19. 1
Tartalomjegyze k Weboldal 3 Regisztráció 4 Menüsor szerkezete 5 Kilépés 5 Kapcsolat 6 Előfizetés 6 Partnerek 8 Tételek 9 Adatok 11 Beállítások 14 Számlák 18 Új számla 19 Számla nyomtatása 23 Számla sztornózása 25 Díjbekérő (pro forma számla) 26 Készletek 30 2
Weboldal A SZAMLA.HU internetes számlázó program a https://szamla.hu weboldalon érhető el. A HTTPS protokoll biztonságos és titkosított adatátvitelt tesz lehetővé a weboldalon, amely alapvető az adatok biztonsága érdekében. A weboldalon a már regisztrált ügyfelek email címük és jelszavuk felhasználásával beléphetnek az egyedi felületükre, ahol a programot használhatják. 1. ábra. Weboldal bejelentkezés Már korábban regisztrált ügyfelek az Elfelejtett jelszó linkre kattintással a felugró ablakban megadhatják regisztrált email címüket és új jelszót kérhetnek az elfelejtett jelszó helyett, amit a program emailben küld el a regisztrált email címre. 2. ábra. Elfelejtett jelszó ablak 3
Regisztra cio A bejelentkezési ablak bal alsó sarkánál található a Regisztráció elnevezésű gombra, amelyre kattintva megnyílik a regisztrációs ablak, ahol megadhatóak a regisztrációs adatok. Regisztrációt követően a név (cégnév) és adószám nem változtatható, így kérjük ügyeljen a helyes adatok megadására! Az általános szerződési feltételek (ÁSZF) elolvasása és elfogadása feltétele a regisztrációnak. A regisztrációhoz szintén szükséges egy mobiltelefonszám megadása, ahova SMS kód küldése történik a regisztráció megerősítéséhez. 3. ábra. Regisztrációs ablak 4
Lehetőség van, un. Demo regisztrációra is. Ez azt jelenti, hogy a programot ki tudja úgy próbálni, mintha a legmagasabb díjcsomagra lenne előfizetve. 4. ábra. Regisztrációs ablak Menü sor szerkezete Sikeres regisztrációt (és SMS kód megadását) követően a regisztrált felhasználó belép a számára kialakított felületre. A menüsorban a használható funkció találhatóak, amelyeket a továbbiakban részletesen bemutatunk. 5. ábra. Menüsor 5
Kile pe s A KILÉPÉS gombot megnyomva a felhasználó kilép a programból és visszajut a https://szamla.hu nyitóoldalra. Kapcsolat A KAPCSOLAT gombot megnyomva egy lenyíló menü ablakban találhatóak a SZAMLA.HU számlázó programot üzemeltető cég neve és elérhetőségei. Ezen az oldalon a felhasználónak lehetősége van üzenetküldésre közvetlen üzenetküldő alkalmazás felhasználásával. Elo fizete s A DÍJCSOMAGOK gombra kattintva a felhasználóknak lehetősége van a különböző díjcsomagok tartalmának és árszabásának megtekintésére és az egyes díjcsomagok előfizetésére. Három díjcsomag típus közül választhat a megrendelő és ezen belül 1 hónapra, félvére vagy egy évre fizethet elő. A jelenlegi előfizetés állapotát az Előfizetés állapota zöld gombra kattintva tekintheti meg. Amennyiben elő akar fizetni valamely díjcsomagra, akkor kattintson a barna Tovább az előfizetéshez >> gombra. Az előfizetési oldalon kattintással választhat a díjcsomagok közül, illetve választhat az átutalásos vagy bankkártyás fizetési mód közül. Az oldal tetején megadhat kedvezményre jogosító kódot, amellyel kedvezményes áron fizethet elő az egyes díjcsomagokra. 6
6. ábra. Díjcsomag és fizetési mód választás Amint megnyomta az előfizetési gombot, bankkártyás fizetés esetén átirányítjuk Önt az OTP Bank bankkártyás fizetési oldalára, ahol megadhatja a fizetéshez szükséges bankkártya adatokat és azt követően visszajut a SZAMLA.HU oldalra, ahol az előfizetésről elkészült számlát kinyomtathatja. Ha átutalással kíván fizetni, akkor legenerálódik az Ön számlája, amit letölthet és átutalással kifizethet. Kifizetett számla esetén egy munkanapon belül aktiváljuk az Ön díjcsomagját. 7. ábra. Elkészült előfizetési számla letöltése 7
Partnerek A PARTNEREK gombra kattintva felhasználónak lehetősége van partnerei listájának megtekintésére. A partnerek listáját a keresés mezőbe való gépeléssel szűkítheti és a partnerek adatait a sor végén található kis ikonokra való kattintással szerkesztheti vagy törölheti őket a partner listából (amennyiben töröl egy partnert, akinek korábban már állított ki számlát, úgy a már kiállított számlákon a partner adatai megmaradnak). 8. ábra. PARTNEREK lista Új partner felvételéhez az Új partner gombot kell megnyomni, amelyet követően a felugró ablakban adhatóak meg az új partner adatai. 9. ábra. Új partner rögzítése 8
Új partner rögzítésénél a fent látható adatok adhatóak meg. Beállítható az adott partnerhez preferált fizetési mód, így minden számlakészítéskor az adott partner részére a preferált fizetési mód jelenik meg alapesetben a készítendő számlán (amely számlakészítéskor még módosítható). Általános %-os kedvezmény is beállítható az adott partnerhez. Ha beállítunk általános %-os kedvezményt az adott partnerhez, akkor minden számára eladott termék vagy szolgáltatás számlázásakor ilyen mértékben csökken a tételek nettó egységára (amely a számlán még egyedileg módosítható). Te telek A TÉTELEK menüpont alatt a számlákon szereplő tételek (termékek vagy szolgáltatások) listázhatóak. Az egyes sorok végén található kis ikonok segítségével a tételek szerkeszthetőek vagy törölhetőek az adatbázisból. A keresés mezőbe gépeléskor a lista automatikusan szűkíthető a keresett tételre. 10. ábra. TÉTELEK lista Új tétel rögzítéséhez az Új tétel gombot kell megnyomni, amelyet követően a felugró ablakban adhatóak meg az új tétel adatai. 9
11. ábra. Új tétel rögzítése Új tétel (termék vagy szolgáltatás) adatainak megadásánál megadható a VTSZ vagy SZJ szám, a felhasználó által esetlegesen használt cikkszám vagy vonalkód. A használatos ÁFA kulcsok közül kiválaszthatjuk a megfelelőt. Megadhatjuk tetszőlegesen a nettó vagy bruttó értéket forintban, a program automatikusan kiszámolja a hiányzó másik értéket az ÁFA figyelembe vételével. 10
Adatok Az ADATOK menüpontra kattintva számos lehetőség közül választhat a felhasználó. 12. ábra. ADATOK menüpont Cégadatokra kattintva a regisztrációkor megadott adatokat módosíthatja a felhasználó (kivéve a név (cégnév) és adószám, amelyet csak az ügyfélszolgálat módosíthat). Jelszó módosítása is lehetséges a megfelelő almenüpontban a jelenleg használatos jelszó megadásával. A jogszabály által előírt jogszabály megfelelőségi nyilatkozat (NAV nyilatkozat) tölthető le a következő almenüpontban. Jelen dokumentáció is letölthető a következő almenüpontra történő kattintással. A megfelelő díjcsomagban (II. és III.) lehetőség van céglogo feltöltésére (maximum 1 MB méretben jpeg formátumban), amely megjelenítésre kerül minden számla bal felső sarkában 70 pixel magasságú file méretben. 13. ábra. Céglogó feltöltése 11
Az Adatexport (könyvelés felé) (csak Díjcsomag III. esetén érhető el) linkre kattintva lehetősége van a kiállított számlák adatainak exportjára EXCEL formátumú file-ba. Választhat a lehetséges számlatömbök közül (csak Díjcsomag III. esetén érhető el), választhat időszakot, illetve, hogy a választott időszak dátuma a számlák keltére, teljesítési dátumukra vagy a fizetési határidőre vonatkozzon. 14. ábra. Adatexport EXCEL file-ba A Statisztika menüpontban többféle feltételnek megfelelő statisztika jeleníthető meg. 15. ábra. Statisztika opciók 12
A beállított opció után beállítható még pár paraméter (dátumok, melyik dátumok). 16. ábra. További opciók 17. ábra. Eredmény táblázat 13
Bea llí ta sok A BEÁLLÍTÁSOK menüpontra kattintva az ábrán látható lehetőségek közül választhat a felhasználó. 18. ábra. BEÁLLÍTÁSOK menüpont Díjcsomag III. használata esetén több számlatömböt használhat a felhasználó, amelyeket maga állíthat elő. Új számlatömb készítésénél megadható előtag, számjegyek száma és a kezdő sorszám is. Alapesetben az évhez igazodó számlatömb jön létre, egyes sorszámmal kezdődően, pl. 0001/2013 számmal indul egy új felhasználó számlatömbje (számla sorszáma). 19. ábra. Új számlatömb készítése 14
Az ÁFA kulcs menüpont alatt kerülnek felsorolásra az aktuálisan használatos ÁFA kulcsok. Megadható az alapértelmezett ÁFA kulcs, amely alapesetben megjelenik új tétel felvételénél az adatlapján (ez természetesen a tétel adatainak rögzítésekor módosítható). 20. ábra. ÁFA kulcsok A mennyiségi egység almenüpontban láthatóak a felvett mennyiségi egységek listája, amelyhez az Új mennyiségi egység gomb megnyomásával és a felugró ablakban az új mennyiségi egységet megadva, új egység rögzíthető. 21. ábra. Mennyiségi egységek 15
A SZJ / TESZOR / VTSZ menüpont alatt a kívánt megnevezés beállítható alapértelmezettként, amely a tétel rögzítésénél a legördülő menüben elsőként jelenik meg. A fizetési mód almenüpontban megadhatjuk, hogy mely fizetési módot tekintjük alapértelmezettnek (partner rögzítésnél ezt ajánlja fel első sorban). Új fizetési mód is rögzíthető ebben a menüpontban, megadható a fizetési határidő is napokban, illetve, hogy az adott fizetési módnál a számla összegének számításánál alkalmazva legyen a kerekítés (ötre vagy nullára), vagy nem. 22. ábra. Fizetési módok A paraméterek almenüpontban különféle paraméter beállítások lehetségesek, amelyek a számlakészítés folyamatát, illetve a számlán megjelenő szövegeket, értékeket szabályozzák (pl. vevő szállító aláírás megjelenítése a számlán, megjegyzés szövege, nyomtatandó számlapéldányok alapbeállítása). A nyomtatási mintázat beállítása is hasznos funkció, mivel a program számla nyomtatáskor az itt beállított mintázat szerint ajánlja fel a különböző példányok nyomtatását. 16
23. ábra. BEÁLLÍTÁSOK / Paraméterek 17
Sza mla k Számlák lista A már elkészített számlák listázódnak a SZÁMLÁK menüpontra kattintva. A számlák alapadatai láthatóak a listában. 24. ábra. Számlák lista 18
A sor elején található ikon jelzi a számla minőségét. - normál számla - sztornózott számla - sztornó számla Új számla Új számlát az Új számla gombra kattintva készíthetünk, amelynek hatására egy felugró ablakban állíthatjuk be az új számla paramétereit és a végén menthetjük majd el a számla adatait. 19
25. ábra. Új számla ablak Az új számla ablakban automatikusan beíródik az eladó nevéhez cégünk neve. Partnert a Partner kiválasztása gombra kattintva választhatunk a listából. Amennyiben az előfizetett díjcsomag megengedi, választhatunk a rendelkezésre álló számlatömbökből. A fizetési mód és a megfelelő dátumok is beállíthatóak (számla kelte csak az adott nap lehet). Tételeket vagy a Tételek hozzáadása a számlához gomb megnyomásával és a felugró tételek ablakból való választással, vagy vonalkód beolvasással adhatunk a számlához. Vonalkód beolvasás csak egyes díjcsomagban lehetséges és csak akkor, ha korábban a kérdéses tételhez (termék vagy szolgáltatás) az adatlapján hozzárendeltük a megfelelő vonalkódot (ezt bármikor megtehetjük az adott tétel szerkesztésénél). Ha eurós számlát szeretnénk kiállítani, akkor egy EUR alapú számlatömb kiválasztásával tehetjük ezt meg. A tételek sorában a darabszám átírható. Ha az adott partner kedvezményre jogosult (adatlapján be van állítva), akkor a kedvezmény értéke megjelenik százalékosan, mellette a nettó egységár, amely kedvezmény esetén már a csökkentett tétel egységárat mutatja. A kedvezmény százaléka és a nettó egységár tetszőlegesen változtatható (az egyik változtatására a másik is automatikusan megváltozik viszonyítva a kedvezmény nélküli nettó egységárhoz). A tétel sor végén a piros x-re kattintva az adott tétel törölhető. 26. ábra. Tételek a számlán Mentés előtt a Számla előnézet gombra kattintva ellenőrizhetjük a számla kinézetét és értékeit. A számla előnézet egy PDF file, ami nem tartalmaz számla sorszámot, nem mentődik és átlósan MINTA feliratot tartalmaz. 20
27. ábra. Számla előnézet 21
28. ábra. EUR Számla előnézet 22
Amennyiben a számla előnézet megfelelő számunkra (számla előnézet ellenőrzése nem kötelező), akkor menthetjük az elkészített számlát, a Mentés gombra kattintva, Kattintás után megadhatjuk, hogy hány példány készítünk az adott számlából. Mentést követően a számla megjelenik a listában. Számla nyomtatása A számla listában kattintással kiválasztjuk a számla sorát, amelyet ki akarunk nyomtatni. A Nyomtatás gombra kattintva a számla nyomtatás felugró ablak jelenik meg. Itt megadhatjuk, hogy melyik példányt, hogy nyomtatjuk ki. Választhatunk a papírra nyomtatás és távnyomtatás között. Papírra nyomtatás esetén a PDF file letöltésre kerül és kinyomtatható az adott számítógéphez csatlakozó nyomtatón. Távnyomtatás esetén meg kell adnunk annak a partnernek az email címét, aki egy email üzenetet kap, hogy mely linkről nyomtathatja ki számláját. Távnyomtatás csak az email cím megadásával lehetséges. Egyszer már kinyomtatott példányok nem nyomtathatóak újra, viszont az ablak alján található Új példány készítése gombra kattintva új példány készíthető és az szabadon nyomtatható papírra vagy távnyomtatással. 29. ábra. Számla nyomtatása Számla nyomtatásához (letöltéséhez) Adobe Acrobat Reader program szükséges, amely ingyenesen beszerezhető és napjainkban a legtöbb számítógép tartalmazza. 23
30. ábra. Számla minta 24
Távnyomtatás alkalmával a vevő email címére küldött üzenet az következőképpen néz ki: 31. ábra. Távnyomtatás email minta Számla sztornózása A számla lista tetején található, piros Sztornózás gombra kattintva sztornózható az a számla, amely ki van jelölve (zölddel kiemelt sor). Sztornózáskor meg kell adni, hogy a sztornó számla hány példányban készüljön, illetve a program megerősítést is kér a sztornózáshoz. Az elkészített sztornó számlát menti a listába. A sztornó számla a normál számlához hasonlóan kinyomtatható papírra, illetve távnyomtatással elküldhető a partner számára. 25
Dí jbeke ro (pro forma sza mla) Ismertető Működése szinte teljesen megegyezik a számlakészítő funkciókkal. 32. ábra. Pro Forma számlák listája Új díjbekérőt a PRO FORMA menüpontban az Új díjbekérő gomb megnyomásával lehet készíteni. 26
33. ábra. Díjbekérő ablak minta Ugyanúgy, ahogy a számla készítésnél ki kell választani a partnert valamint a tételeket. Számla tömb az mindig csak egy van a listában, amit a rendszer bocsájt rendelkezésre, ami a D prefixszel kezdődik. Az elkészített díjbekérő a következőképpen néz ki. 27
34. ábra. Elkészült díjbekérő 28
Az elkészült díjbekérőből számlát tudunk generálni, ha a Számla díjbekérő alapján gombra kattintunk. Ilyenkor a szokásos számla készítő ablak jelenik meg, amibe a program betölti a díjbekérőn lévő adatokat/tételeket stb. 35. ábra. Számla készítés díjbekérő alapján Az elkészült számla a Számlák menüpontban tekinthetők meg. 29
Ke szletek Készletek / Készlet módosítás Itt látható az a lista, ami mutatja, hogy a rendszerben szereplő tételekből mennyi található az egyes raktárakban. A készlet mennyiségét módosító tényezők: számla készítés számla sztornózás bevételezés raktárba kiadás raktárból manuális készlet mennyiség módosítás leltározás 36. ábra. Készletek listája Bevételezések Az itt látható lista tartalmazza a bevételi bizonylatokat. Bevételi bizonylatra olyan tételeket lehet rögzíteni, amely szerepel a tétel listában. 37. ábra. Bevételi bizonylatok listája 30
A bevételezés ablak hasonló, mint a számlakészítés ablaké. Viszont itt nem kötelező partnert választani. 38. ábra. Bevételi bizonylat készítő ablak A mentés gombra kattintva egy.pdf fájl generálódik, amelyet bármikor le lehet tölteni a bizonylat listában található.pdf ikonra kattintva. Az bizonylat készítő ablakban a raktár szekcióban lehet megadni, hogy a tétel melyik raktár készletét növelje. 31
39. ábra. Bevételi bizonylat 32
Kiadások Kiadások teljesen analóg a bevételezéssel, annyi különbséggel, hogy ilyenkor a megadott raktárnak a készletét csökkenti a művelet. 40. ábra. Kiadási bizonylat készítő ablak 33
41. ábra. Kiadási bizonylat 34
Leltár Leltározás elkezdéséhez egy leltár napot kell létrehozni. Ez a nap mindig az adott nap lehet. Ha egy leltár napot rögzítünk, akkor az egy nyitott leltár nap lesz. Mivel a leltározás befolyásolja az aktuális készletek alakulását fontos, hogy nyitott leltárnap esetén, ilyenkor nem lehet létrehozni számlát, sztornózni számlát, valamint a készlet korrekció és a bevételezés/kiadás művelet sem hajtható végre. 42. ábra. Leltár napok listája A ceruza ikonra kattintva láthatóak a tételek, amelyek a leltárnap létrehozásakor aktuálisan készleten vannak vagy pedig fogyásban. 43. ábra. Leltár napok listája A valós készlet oszlopban adható meg, hogy valójában hány termék található az adott raktáron. Ha olyan tételt találunk, ami nincs jelenleg a rendszerben, akkor a Készleten nem szereplő, de leltárkor fellelt tétel hozzáadása gombra kell kattintani. 35
44. ábra. Hozzáadandó tételek Ilyenkor a tételek listából kiválasztható, hogy az adott tétel melyik raktárra kerüljön felvételre. Valamint teljesen új tételt is lehet rögzíteni. 45. ábra. A tételek között a Csaptelep bekerül, mint fellelt cikk A leltározás végeztével a leltárt le kell zárni. Innentől fogva az aktuális készlet az, ami a leltározás lezárást követően a leltárban volt. Az ezután végzett műveletek (számlázás, bevételezés/kiadás) már mind módosítják az aktuális készlet adatokat. 36
Raktárak beállítása Lehetőség van egyedi raktárak beállítására ebben a menüpontban. Alapértelemezetten a rendszer két raktárat kínál fel. 46. ábra. Raktárak listája 37