Ikt.sz: 3003-16/2013/Sz. 2/2013. számú Jegyzői Polgármesteri együttes utasítás A SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATALBAN A LELTÁRKÉSZÍTÉSÉRŐL ÉS A LELTÁROZÁSÁRÓL (az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata) Érvényes: 2013. március 1-jétől
1. A Szabályzat hatálya, célja, tartalma I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.1. A Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal (továbbiakban: Hivatal) és a Hivatalhoz tartozó Önkormányzatok, továbbá a nemzetiségi önkormányzatok leltározásával és leltárkészítésével összefüggő feladatait a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Számviteli törvény), valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet (továbbiakban: Kormányrendelet) előírásai alapján a következők szerint szabályozom. 1.2. Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Hivatalra, valamint Szuhakálló, Vadna, Sajógalgóc, Sajóivánka Községek Önkormányzataira, az Önkormányzatok által irányított költségvetési szervekre, illetve az ott dolgozó köztisztviselőkre, közalkalmazottakra és egyéb munkavállalókra (a továbbiakban: Szervezet). 1.3. A Szabályzat hatálya az 1.1. pontban foglaltakon túl - kiterjed a nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény 80. (2) bekezdése és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 27. -a alapján a Vadna községi Önkormányzat és a Vadna Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat, valamint a Sajóivánka községi Önkormányzat és a Sajóivánka Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat között létrejött együttműködési megállapodások alapján a nemzetiségi önkormányzatokra is. 1.4. Ahol a Szabályzat Önkormányzatot nevesít, azon a Nemzetiségi Önkormányzatot, ahol polgármestert nevesít, ott az RNÖ elnökét, ahol képviselő-testületet, ott az RNÖ képviselő-testületé kell érteni. 1.5. A leltározási szabályzat célja, hogy - a helyi sajátosságok figyelembevételével - rögzítse a beszámoló részét képező mérleg tételeit alátámasztó leltárak készítésére és a leltárban szereplő eszközök, források leltározására, valamint értékelésére vonatkozó szabályokat. Elősegítve ezzel, hogy a beszámoló a szabályzat hatálya alá tartozó szervezetek vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről a tényleges körülményeknek megfelelő, valós képet mutassa. 2.3. Leltárkészítési kötelezettség II. A LELTÁRRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK a) A Számviteli törvény 69. -ának (1) bekezdésében foglaltak szerint a könyvek év végi záráshoz, a beszámoló elkészítéséhez, a könyvviteli mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és a számviteli törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a szabályzat hatálya alá tartozó szervezetek mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírása szerint az év végi záráshoz olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza Szervezet mérleg-fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. b) A Szervezet a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségi nyilvántartást folyamatosan vezeti. c) A Kormányrendelet 22. (1) bekezdése szerint az éves költségvetési beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérlegben szereplő eszközöket és forrásokat. A leltározást a Számviteli törvény 69. -a szerint kell végrehajtani d) A leltározás során biztosítani kell különösen
az éves beszámoló tételeinek alátámasztását, a mérleg valódiságának biztosítását, a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzését, a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítését, az eltérések kimutatását, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetének megfelelő rendezését, a vagyon védelmét, az anyagi felelősök elszámoltatását, a csökkent értékű-, valamint a használaton kívüli eszközök feltárását 2.4. A leltár fogalma a) A leltár olyan részletes kimutatás, amely a szabályzat hatálya alá tartozó Szervezet eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait pedig értékben, egy adott időpontra vonatkozóan - ellenőrizhetően - (tételesen) tartalmazza. b) A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltár a könyvviteli mérleg alapdokumentuma. c) A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellenőrizhető módon a szabályzat hatálya alá tartozó Szervezet eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben. 2.5. A leltárkészítés módja a) A Szervezet leltározása fordulónappal történik, minden év december 31-i időponttal. A leltározás időtartama alatt eszközmozgatási tilalom van érvényben. b) A leltár készíthető: A. mennyiségi felvétellel (fizikai leltározással), B. nyilvántartások alapján (egyeztetéssel). c) Tényleges mennyiségi felvétellel, illetve megfelelő dokumentáció alátámasztásával kell leltározni az alábbiakat: immateriális javak, tárgyi eszközök, képzőművészeti alkotások, 100.000 Ft egyedi beszerzési értéket meg nem haladó, mennyiségben nyilvántartott eszközök. d) A tárgyi eszközök leltározása 3 évenként fizikálisan (tételes számlálással), a köztes időszakban pedig egyeztetéssel mely az analitikus nyilvántartások főkönyvvel történő összehasonlításával történik. A készleteket minden év végén a mérlegkészítést megelőzően fizikálisan mennyiségben és értékben kell leltározni. Az egyéb eszközöket és forrásokat, egyeztetéssel kell leltározni minden év végén a mérlegkészítést megelőzően. A. Mennyiségi felvétel (fizikai leltározás) alapján történő leltárkészítés 1. A fizikai leltározás olyan tevékenység, amelynek során a Szervezet kezelésében vagy használatában lévő eszközök valóságban meglévő állománya a leltár fordulónapjára vonatkozóan mennyiségi felvétellel megállapításra kerül.
2. A Számviteli törvény 69. (3) bekezdése alapján az eszközök - kivéve az immateriális javakat, a követeléseket (ideértve a kölcsönöket, a beruházási előleget és az aktív pénzügyi elszámolásokat) - leltározását mennyiségi felvétellel kell végrehajtani. A Számviteli törvény 69. (3) bekezdése lehetőséget ad arra, hogy amennyiben a Szervezet a számviteli alapelveknek megfelelő folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet a leltározást elegendő három évenként végrehajtani. Miután a szabályzat hatálya alá tartozó Szervezetnél a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint az eszközökről és azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatosan részletező nyilvántartás kerül vezetésre, a leltározás három évenként kerül végrehajtásra. 3. A készpénzállományt a nyilvántartásokkal történő egyeztetés mellett a tényleges pénzkészlettel is egyeztetni kell, ami mennyiségi felvételt (megszámlálást), tehát leltározást jelent. Ennek keretében a mérleg-fordulónapi záró készpénzállományt minden estben mennyiségi felvétel, megszámlálás alapján kell a leltárba felvenni. A készpénzállomány mennyiségi felvételéről (leltározásáról) az 1. számú melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell készíteni. B. Nyilvántartás alapján történő leltárkészítés (egyeztetés) 1. Az egyeztetés a leltárfelvétel azon módja, amikor a főkönyvi számlák, az analitikus nyilvántartások vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányok (egyeztető levelek, egyeztetés jegyzőkönyvei, emlékeztetői, adóbevallások, bankkivonatok, egyéb elszámolások) alapján kerül megállapításra az eszközök és források valóságban meglévő állománya. A leltárba való beállítás előtt meg kell győződni az adatok valódiságáról. Mivel a leltárnak a mérlegadatokat kell alátámasztania, a mérleget pedig a szabályszerűen vezetett kettős könyvvitel adatai alapján kell elkészíteni, elengedhetetlenül szükséges, hogy a mérleg készítését megelőzően a leltár alapját képező analitikus nyilvántartások, valamint a mérleg alapját képező főkönyvi számlák adatainak egyezősége biztosított legyen. 2. Az egyeztetést oly módon kell elvégezni, hogy az egyes, összevont értéket mutató főkönyvi számlákhoz tartozó eszközöknek, illetve forrásoknak az analitikus nyilvántartás szerint tételesen kimutatott mérleg-fordulónapi értékeit összesíteni kell, és az így kapott értékösszeget kell összevetni a főkönyvi számla szerinti záró értékkel. 3. A csak értékben kimutatott eszközök (az immateriális javak, a követelések, az idegen helyen tárolt - letétbe helyezett, portfolió - kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok, illetve a dematerializált értékpapírok) és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. 2.6. A könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő, használt és használatban lévő készletek, kisértékű immateriális javak, tárgyi eszközök leltározásának módja A könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő, használt és használatban lévő készletekről, kisértékű immateriális javakról, tárgyi eszközökről mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. Az ilyen készletek, kis-értékű immateriális javak, tárgyi eszközök mennyiségi leltározását, tényleges számbavételét 3 évenként mennyiségi nyilvántartás alapján kell elvégezni.
2.7. Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközök leltározásával kapcsolatos előírások Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközöket a kezelést végző szerv által a december 31-i fordulónapra vonatkozó évenkénti leltározása alapján elkészített, hitelesített és a megállapodásban meghatározott időpontig megküldött leltárral kell alátámasztani. 2.8. A vagyonkezelésbe vett eszközök leltározásával kapcsolatos előírások 1. A vagyonkezelésbe vett eszközökkel kapcsolatos leltározási kötelezettség teljesítése a vagyonkezelő által meghatározott módon és időpontban történik. 2. A leltárkimutatásnak legalább a következő adatokat tartalmaznia kell: - a leltározás fordulónapját, időpontját, - a leltározást végzők nevét, - a leltározott eszköz megnevezése, azonosító adatai,a mértékegység, - mennyiség, - bruttó érték, - a leltározást végzők aláírása. 3. A vagyonkezelési szerződés megszűnésekor az eszközök átadása-átvétele tételes leltár alapján történik. 2.9. A leltárkészítés időpontja A leltárkészítés végezhető - folyamatosan, - fordulónappal. Mindkét esetben a leltározást a Szabályzatban, illetve az éves leltározási ütemtervben meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani. Ezzel egyidejűleg meg kell figyelni és fel kell tárni az elfekvő, feleslegessé vált, csökkent értékű készleteket, továbbá ellenőrizni kell a készletek tárolásának helyességét és a raktározási előírások betartását. 2.10. Folyamatos leltározás 1. A Számviteli törvény előírásainak megfelelő, naprakész, a leltározás időpontjában a könyvvitellel egyező (a felvételt megelőzően egyeztetett) nyilvántartás vezetése, hogy annak alapján a hiányok és többletek azonnal megállapíthatók és rögzíthetők legyenek. 2. Az azonos eszközök (eszközcsoportok) leltárértékét a költségvetési szerv egész területén, illetőleg egy-egy különálló egységben előre meghatározott azonos időpontban kell végrehajtani. 2.11. Fordulónapi leltározás Fordulónapi leltározás esetén a leltározást - a Hivatal, az Önkormányzatok egész területén vagy területileg különálló, elhatárolt egységeiben előre meghatározott nappal - a fordulónapon - kell elvégezni úgy, hogy ezen a napon a leltárfelvételi helyeken minden eszközfajta teljes körűen számbavételre kerüljön.
2.12. A leltár fordulónapja A mérleget alátámasztó leltár fordulónapja - a leltárkészítés módjától függetlenül - a tárgy év december 31-e. 2.13. Leltárkészítők 1. A mennyiségi felvétel alapján történő leltárfelvétel (fizikai leltározás) elvégzése a leltározási utasításban megjelölt személyek feladata. 2. A folyamatosan vezetett mennyiségi és értékbeni nyilvántartás alapján történő leltárkészítés - az egyes analitikus nyilvántartást vezetők, - a főkönyvi könyvelést végző(k) feladata. 3. A készpénzállomány leltározása - a pénztáros, - a pénztárellenőr feladata. 2.14. A leltár értékelése A leltár értékelése a leltárban szereplő eszközöknek - tényleges mennyiségi felvétellel, vagy a folyamatosan vezetett nyilvántartások alapján megállapított mennyiségi adatai, illetve - a csak értékben nyilvántartott eszközöknek és forrásoknak a mérleg fordulónapján meglévő állománya értékének meghatározását jelenti. III. A LELTÁROZÁSRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK 3. A leltározásban közreműködők feladata és felelőssége 3.1 A jegyző feladata 3.1.1 A jegyző a leltározás körében elvégzendő feladatai különösen a leltározás vezetőjének kijelölése és megbízása, a leltárellenőrök kijelölése és megbízása, az éves leltározási ütemterv jóváhagyása, a leltározási utasítások kiadása. 3.2 A jegyző felelőssége A jegyzőnek a leltározás során maradéktalanul érvényesíteni kell az önkormányzati tulajdon védelmét szolgáló rendelkezések betartását. 3.3 A leltározás vezetőjének feladata A jegyző által kijelölt leltározási vezető feladata különösen az éves leltározási ütemterv elkészítése, a leltározó bizottságok kialakítása, tagjainak megbízólevéllel történő ellátása, a leltározásban közreműködők felkészítése, oktatása,
a leltározáshoz szükséges tárgyi eszközök biztosítása (nyomtatványok, mérőeszközök), a leltározás szabályszerűségének biztosítása. 3.4 A leltárellenőr feladata A Szervezet vagyontárgyainak leltárellenőrzését végző feladata különösen ellenőrizni a leltározásra kijelölt személyek megjelenését a leltározás helyén, a leltárfelvétel során észlelt hiányosságok, esetleges visszaélések, a szabályok megsértése esetén köteles megtenni a szükséges intézkedést; a leltárfelvétel befejezése után ellenőrzi a leltárfelvétel teljes körűségét, illetve ellenőrzi még a következőket: a mennyiségi felvételek helyességét legalább szúrópróbaszerűen, a leltári tárgyak azonosításának szakszerűségét, a bizonylatok formailag helyes kitöltését, eltérés esetén a leltározás vezetőjét köteles értesíteni, a leltárfelvétel időtartama alatt munkáját úgy kell szerveznie, hogy bármikor elérhető legyen, a felmerülő problémák zökkenőmentes rendezése érdekében. 3.5 A leltárfelelősök felelőssége A leltározást végző alkalmazottak felelőssége kiterjed a leltári alapbizonylatok szakszerű, valóságnak megfelelő kitöltésére, valamint a leltárértekezleten elhangzott utasítások pontos betartására (4. melléklet). 3.6 A leltárfelelősek feladata A leltározást végző alkalmazottak feladata különösen részt vesz a leltárértekezleten, ahol el kell sajátítania a leltárbizonylatok kitöltésének módját, a leltárfelvétel technikáját, a leltározás időtartama alatt minden nap a megjelölt időben meg kell jelennie a leltározás helyén és onnan a munkavégzés ideje alatt csak a leltározás vezetőjének engedélyével távozhat, a leltárfelvétel megkezdésekor átveszi az üres bizonylatokat aláírás ellenében, a leltározást a leltárfelelős által megjelölt sorrendben végzi, kihagyás nélkül. 3.7 Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást vezetők feladata A tárgyi eszközök és raktári készletek leltározásával kapcsolatosan felelős: a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért, az éves mérlegben beállítandó készletértékek megállapításáért, azok leltárakkal való alátámasztásáért, a leltárkülönbözetek kimutatásáért és az éves mérlegben való előírás szerinti elszámolásáért, az idegen helyen tárolt saját készletek elkülönített kimutatásáért, a leltározási körzetekben felvett jegyzőkönyvben szereplő rendezetlen vagy vitatott tételek rendezéséért, a leltár szerinti készletértékeket és a könyvszerinti készletértékeket egybeveti és megállapítja azok egyezőségét vagy az eltéréseket,
összeállítja a leltári dokumentációt és azt átadja a leltározás vezetőjének, aki előkészíti a szükséges intézkedések megtételét. 3.8 Leltározási utasítás A szabályzatban foglaltak alapján, a leltározás megkezdése előtt 15 nappal a leltározási vezető elkészíti a Leltározási utasítás -t, melyet a jegyző hagy jóvá. A leltározási utasításnak legalább a következőket kell tartalmaznia: a leltározási egységek felsorolását, a leltár vezetőjének személyét, a leltározók neveit leltározási egységenként, a leltárellenőr személyét, a leltározás ütemtervét (naptári napokra, időpontokra lebontva), rögzítve a kezdés és befejezés időpontját, valamennyi feladat vonatkozásában, a különböző eszközök leltározási módját. A leltározási utasítást a jelen szabályzat 3. számú melléklete szerinti szerkezetben kell elkészíteni. 3.9 A leltározási egységek (körzetek) kijelölése A leltározási egységeket (körzeteket) az évente elkészítendő leltározási utasítás tartalmazza. 3.10 A leltározandó tárgyi eszközök és készletek leltárfelvételhez történő előkészítése A leltározás megfelelő előkészítésével biztosítani kell, hogy a leltározásból eszköz ne maradjon ki, minden eszköz csak egyszer kerüljön felvételre, a leltározási tételek megnevezése minden ismérvet tartalmazzon, mennyisége helyes legyen. A leltárfelvétel megbízható, zökkenőmentes, gyors lebonyolítása érdekében a készleteket, valamint a tárgyi eszközöket a következő szempontok szerint kell leltározásra előkészíteni: a. A készletek között egyértelműen el kell különíteni a használhatatlanná, a csökkent értékűvé és a feleslegessé vált eszközöket. b. A készletek és a tárgyi eszközök között el kell különíteni a szabályzat hatálya alá tartozó szervezeteknél tárolt, de nem a tulajdonát képező, a bérmunkára, javításra, a tárolásra átvett eszközöket. c. A szabályzat hatálya alá tartozó Szervezet által bérmunkára, javításra, tárolásra, bérbe, bizományba, átadott eszközöket a leltárban el kell különíteni. A bérbeadás, a javításra történt átadás, stb. tényét alapbizonylatokkal dokumentálni kell. d. Biztosítani kell, az eszközök fajta, minőség, méret szerinti tárolását. A bontatlan ládákban, zsákokban, hordókban, üvegekben tárolt és a tárolón feltüntetett mennyiség alapján leltározható készletek esetében az előkészítés során olyan elrendezést kell biztosítani, hogy a leltározók a csomagolás sértetlenségéről könnyen meggyőződhessenek, továbbá, hogy a készletféleség azonosítására és mennyiségére vonatkozó, a csomagoláson feltüntetett információk jól olvashatók legyenek.
3.11 A leltározók, leltárellenőrök kijelölése, felkészítése A leltározás vezetőjét a leltározás megkezdése előtt elkészítendő leltározási utasításban a Jegyző jelöli ki. A leltározási utasításban meghatározott, a leltározásban résztvevő személyeket megbízólevéllel (4. sz. melléklet) kell ellátni. A leltározók megbízólevelét a leltározás vezetője írja alá. A leltározás megkezdése előtt a leltározásban résztvevők részére a leltározás vezetőjének leltárértekezletet (felkészítést) kell tartania. A leltárértekezleten (felkészítésen) köteles mindenki részt venni, aki a leltározásban közvetlenül vagy közvetve közreműködik. A leltározásban résztvevők felkészítéséért a leltárvezető felelős. A leltárértekezlet (felkészítés) során ismertetni kell a leltározással kapcsolatos feladatokat, jogokat, továbbá a leltárbizonylatok kezelésével kapcsolatos szabályokat. 3.12 A leltározáshoz szükséges technikai eszközök biztosítása A leltározás előkészítése során a leltározás vezetőjének gondoskodni kell arról, hogy a mennyiségi felvétel megkezdésétől a befejezés időpontjáig folyamatosan a feladat végrehajtásához elegendő és megfelelő állapotú mérőeszköz (mérőműszer) álljon a leltározók rendelkezésére. A mérőeszközökhöz hasonlóan gondoskodni kell az olyan egyéb technikai eszközökről is (súlytáblázat, stb.) amelyek szintén szükségesek a leltárfelvétel végrehajtásához. A leltározás során azt az eszközt, amelynek a mennyiségi felvétele megtörtént, bizonyítás céljából meg kell jelölni. Erre a célra a leltározók részére megfelelő jelzőeszközt (különböző színű festék, színes kréta, stb.) kell biztosítani. 3.13 Leltárbizonylatok meghatározása és biztosítása A leltárfelvétel végrehajtásának nélkülözhetetlen kellékei a leltárbizonylatok. A leltárfelvétel dokumentálására alkalmazható bizonylatok - jellegüket tekintve nyomtatványok (vásárolt bizonylatok) és különböző saját készítésű, előállítású bizonylatok dokumentumok (pld. nyilatkozatok, jegyzőkönyvek) lehetnek. A leltárbizonylatokról a leltározás megkezdése előtt a leltározás vezetője gondoskodik. A leltárfelvétel dokumentálására készített bizonylatoknak meg kell felelniük a számviteli törvény 166. és 167. -ában - a számviteli bizonylatokra - előírt követelményeknek. 3.14 Egyéb előkészületi feladatok 3.14.1. Tárgyi eszközök biztosítása A nyilvántartások alapján számba kell venni a kölcsönbe és javításra adott saját vagy idegen tulajdonú tárgyi eszközök állományát. Felül kell vizsgálni a használatból kivont, illetve már teljesen (0-ig) leírt tárgyi eszközök állományát, szükség szerint intézkedni kell a selejtezésről, esetleg az értékesítésről. Meg kell győződni arról, hogy a tárgyi eszközökön a leltári számok olvashatók-e. Amennyiben nem, gondoskodni kell a pótlásáról. Hiányzó számok esetén a tárgyi eszközök azonosítását a korábbi leltárfelvételi okmányok alapján kell megállapítani.
Ellenőrizni kell a tárgyi eszközök tartozékainak nyilvántartását. A használaton kívüli vagy idegen tulajdont képező tárgyi eszközöket el kell különíteni. Ellenőrizni kell, hogy év közben a tárgyi eszközökön végrehajtott felújítás értékével a bruttó érték módosítása megtörtént-e. Az alaptevékenységhez térítésmentesen átvett tárgyi eszközök nyilvántartásba vétele az előírásoknak megfelelően történt-e. Meg kell győződni arról is, hogy az 100.000 Ft érték alatti tárgyi eszközök közül, amelyek a számlarend előírásai szerint év közben folyó kiadásként elszámolásra kerültek, nem került-e tévesen értékben is nyilvántartásba vételre. 3.14.2. Készletek biztosítása Gondoskodni kell a raktárakban tárolt készletek megfelelő azonosíthatóságáról. Biztosítani kell a különböző cikkek egymástól elkülönített tárolását. Az előre csomagolt készleteket meg kell vizsgálni, ellenőrizni kell, hogy a gyűjtőcsomagolás sértetlen-e. A raktárban el kell különíteni a csökkent értékű készleteket. A leltározást megelőzően gondoskodni kell a csökkent értékű készletek leértékeléséről, illetve a selejtezés végrehajtásáról. Gondoskodni kell az idegen tulajdonú készletek elkülönített tárolásáról. Gondoskodni kell a raktári új és használt készletek elkülönítéséről, mivel a mérlegbe csak a raktári új készletek tényleges állománya állítható be. 3.15 Leltározási nyomtatványok (bizonylatok) nyilvántartása A leltározásban felhasznált bizonylat szigorú számadási kötelezettség alá vont bizonylatnak minősül. Éppen ezért a leltárfelvételi ívek, jegyek, nyomtatványok beszerzésekor a sorszámozás folyamatosságát ellenőrizni kell. Az esetleges hiányt vagy egyéb eltérést jegyzőkönyvben kell rögzíteni. A nyomtatványokat (bizonylatokat) a Költségvetési ügyintézők (a kezelésért felelős személy) kötelesek elzárva tartani és egyidejűleg gondoskodni a szigorú számadású nyilvántartás vezetéséről. A leltározási nyomtatványok átadása, illetve átvétele csak elismervény ellenében történhet. A rontott vagy üresen maradt leltári nyomtatványokkal is el kell számolni, a nyomtatványok kezelésével megbízottnak vissza kell adni. Ezeket a nyomtatványokat a nyilvántartásban rontott vagy üres megjelöléssel kell ellátni. 3.16 Leltározási nyomtatványok (bizonylatok), dokumentumok a. megbízólevél (4. számú melléklet) b. leltárnyitó jegyzőkönyv (6. számú melléklet) c. leltárfelvételi jegyek (szabvány nyomtatványok) (használata nem kötelező) d. leltárfelvételi ívek (szabvány nyomtatványok) e. a felelős elszámoló nyilatkozata (5. számú melléklet), f. leltári záró jegyzőkönyv (7. számú melléklet) g. A leltározás során alkalmazható szabvány nyomtatványok:
B. 14-20/a.r.sz. Készletek leltári íve B. 14-21/a.r.sz. Leltárfelvételi ív és összesítő készletek felvételére B. 14-10/A.r.sz. Leltárfelvételi jegy ingatlanok (épületek, építmények, telkek) felvételére B.sz.ny. 14-14/A.r.sz. Leltárfelvételi ív tartalék motorok felvételéhez B. 14-13/a.r.sz. Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív gépek, berendezések felvételére B. 14-15/a.r.sz. Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív és összesítő gépekhez, berendezésekhez B. 14-16/a.r.sz. Kimutatás a tárgyi eszközök hiányáról vagy többletéről 3.17 A nyomtatványok kitöltési, aláírási követelményei 1. A leltárbizonylatokkal (nyomtatványokkal) szemben támasztott formai követelmények: a nyomtatványokat, mint a leltár bizonylatait tintával (golyóstollal) kell kitölteni, a leltározásnál grafit ceruza nem használható, valamennyi rovatot ki kell tölteni, a kitöltésre nem kerülő rovatokat megsemmisítő vonallal át kell húzni, a leltárbizonylatokat folyamatos sorszámmal kell ellátni, olvasható szöveg és betűírás, a szöveg és az adatok helyesbítését a javítást végző köteles aláírásával igazolni, a bizonylat kitöltőjének, illetve az abban szereplő adatok felelősének és az ellenőröknek az aláírása (kézjegye). 2. A leltárfelvételi íveket, jegyeket úgy kell kitölteni, hogy azokat feltűnés nélkül ne lehessen javítani, módosítani. A leltárfelvételi ívre, jegyre beírt adatokat kaparással, radírozással javítani nem szabad. A helytelen adatokat egyszeri áthúzással és fölé a helyes adat felírásával lehet javítani. 3. A leltározáshoz használt nyomtatványokat értelemszerűen ki kell tölteni, azokon fel kell jegyezni: a leltározási egység (körzet) megnevezését, amelyre a leltározás vonatkozik a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint a leltár fordulónapját. A leltári nyomtatványokat - az abban foglaltak helyességének igazolásaként - a leltározóknak, a felelős elszámolónak alá kell írni. Az aláírásoknak olvashatóknak kell lenniük, szignót használni nem szabad! 4. A leltározás módja A leltározás, mennyiségi felvétel (fizikai leltározás) mindig tényleges megszámlálást, mérést jelent. A leltározás során az eszközök megszámlálása, mérése két különböző módszerrel történhet: a) a nyilvántartásoktól függetlenül, b) a nyilvántartások alapján, a nyilvántartott és a ténylegesen megszámolt, mért adatok közvetlen összehasonlításával. 4.1. A nyilvántartásoktól független leltározás A mennyiségi felvételnek a nyilvántartásoktól független végrehajtása esetén a leltározók a leltározási körzetben talált minden leltározandó készlet-, illetve eszközféleséget megszámolnak, megmérnek és
a megszámolt, megmért mennyiségeket a készlet-, illetve eszközféleség megnevezésével és egyéb jellemző, az azonosításhoz szükséges adataival együtt (cikkszám, leltári szám, méret, minőség, mennyiségi egység, stb.) feljegyeznek a leltározási alapbizonylatokon. A nyilvántartástól független mennyiségi felvétel alkalmazása esetén - amennyiben szervezetünk megfelelő mennyiségi nyilvántartással rendelkezik - a leltározott és a nyilvántartási adatok egyeztetése, a leltáreltérések megállapítása utólagosan, a mennyiségi felvétel befejezését követően történik. 4.2. A nyilvántartás alapján végzett leltározás A nyilvántartás alapján végrehajtott mennyiségi felvétel esetén a leltározók vagy a nyilvántartás szerinti eszköz-, illetve készletadatokhoz keresik hozzá a ténylegesen fellelhető eszközöket, vagy megfordítva, a ténylegesen fellelt eszközökhöz, illetve készletekhez párosítják a nyilvántartási adatokat. 5. Az egyes eszközök leltárfelvételével kapcsolatos főbb tennivalók 5.1. Immateriális javak leltárfelvétele Az immateriális javakról - miután nem anyagi eszközök - csak értékbeni nyilvántartást kell vezetni analitikusan és szintetikusan. A leltárkészítésekor az immateriális javakat az analitikus nyilvántartásokból kell a leltárba felvenni, mégpedig a mérleg fordulónapi értéken. Az immateriális javak leltározása az analitikus nyilvántartásokban lévő adatok azonosítását és egyeztetését, a dokumentációkkal való alátámasztottság ellenőrzését jelenti. A szoftverek leltározásánál a leltárfelvevőnek meg kell győződnie arról, hogy a szoftverhordozó (floppy vagy CD) mellett megvan-e a szoftvert leíró dokumentáció is, továbbá jelezni szükséges a használaton kívüli szoftvereket. Az immateriális javak csoportosítása a következő: alapítás-átszervezés aktivált értéke kísérleti fejlesztés aktivált értéke vagyoni értékű jogok szolgalmi jogok, bérleti jogok, koncesszió, védjegy, kezelői jogok, szellemi termékek találmányok, szabadalmak, ipari minták, szerzői jogvédelem alatt álló javak, szoftvertermékek, egyéb szellemi alkotások, know-how, immateriális javakra adott előlegek
5.2. Tárgyi eszközök leltárfelvétele A tárgyi eszközök leltárfelvételénél megkülönböztetetten fontos szerepe van a helyesen vezetett analitikus nyilvántartásoknak. Az ingatlanok leltározásánál az aktuális tulajdoni lapok adatait célszerű áttekinteni, helyességükről meggyőződni, és azokat egyeztetni kell a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartás adataival. A gépek, berendezések, járművek nagyon sokfélék, esetenként nagyon nagy értékűek lehetnek, leltározásuk különös gondosságot igényel. Különösen figyelemmel kell lenni arra, hogy minden eszköz leltározásra kerüljön, például a tartozékok: számítógép monitorok, klaviatúrák, egerek, és arra, hogy pontosan azonosíthatók legyenek, amit az eszköz gyártási számának, leltári számának feltüntetésével érhetünk el. 5.2.1. Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok A leltározás során gondoskodni kell a könyvviteli nyilvántartások adatainak a Földhivatali, valamint a vagyonkataszteri nyilvántartásokkal való egyeztetéséről. Az ingatlanokat a befektetett eszközök számítógépes programból kiíratott analitikus nyilvántartás alapján a mérleg fordulónapja szerinti értékekkel kell a leltárban szerepeltetni. 5.2.2. Gépek, berendezések, felszerelések A gépek, berendezések, felszerelések leltározása mennyiségi felvétellel történik. A gépeknél gondoskodni kell a tartozékok leltározásáról is. A gépeket, berendezéseket, felszereléseket a befektetett eszközök számítógépes programból kiíratott analitikus nyilvántartása alapján, a mérleg fordulónapja szerinti értékekkel kell a leltárban szerepeltetni. Az informatikai berendezéseknél és tartozékoknál (egér, klaviatúra, stb.) biztosítani kell, hogy az eszközök pontosan beazonosíthatók legyenek, amit az eszköz gyártási számának, leltári számának feltűntetésével lehet biztosítani. 5.2.3. Járművek A járművek leltározását mennyiségi felméréssel kell végrehajtani. A leltározás során egyeztetni kell a motor és alvázszámokat. A járműveket a befektetett eszközök számítógépes programból kiíratott analitikus nyilvántartás alapján a mérleg fordulónapja szerinti értékekkel kell a leltárban szerepeltetni. 5.2.4.Beruházások, felújítások A beruházások, felújítások leltározása a nyilvántartásokkal történő egyeztetéssel történik. Az egyeztetés során el kell végezni az analitikus nyilvántartásokban lévő adatok azonosítását és egyeztetését. A leltározás a dokumentációkkal való alátámasztottság ellenőrzését jelenti. 5.2.5. Beruházására adott előlegek A beruházásra adott előlegeket a mérlegkészítés fordulónapját megelőzően egyeztetéssel kell leltározni, a beruházásra adott előlegek analitikus nyilvántartása alapján. Az egyeztetést úgy kell elvégezni, hogy a szállítóval közölni kell a Szervezet által nyilvántartott előleget és fel kell kérni, hogy eltérés esetén közölje az általa nyilvántartott összeget 8 napon belül. Amennyiben a szállító nem válaszol, akkor a Hivatal által nyilvántartott összeget kell a leltárban szerepeltetni.
5.2.6. Befektetett pénzügyi eszközök Az értékpapírokat, beleértve a részvényeket is, mennyiségi felvétellel kell leltározni. Az egyéb tartósan adott kölcsönt és a hosszú lejáratú bankbetéteket évenkénti egyeztetéssel kell leltározni. A részesedések leltárfelvételénél el kell végezni a társasági szerződések adatainak egyeztetését az analitikus nyilvántartás, illetve főkönyvi könyvelés adataival. Az adott kölcsönöknél meg kell győződni a kölcsönszerződés meglétéről, továbbá ellenőrizni kell, hogy a kölcsönt igénybe vevők adataiban, körülményeiben nem történt-e változás (pld. cég esetében megszűnt, magánszemély esetében elhunyt, stb.). 5.2.7. Üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközök Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközöket a mérlegkészítés fordulónapját megelőzően egyeztetéssel kell leltározni, a befektetett eszközök számítógépes programból kiíratott analitikája alapján. A leltározás az analitikus nyilvántartásokban lévő adatok azonosítását és egyeztetését, a dokumentációkkal, szerződésekkel való 5.2.8. Készletek A készletekre vonatkozóan olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a készleteket mennyiségben és értékben. A leltárban a készleteket készletféleségenként kell csoportosítani, a leltárban a mérleg fordulónapján meglévő készleteket kell szerepeltetni. A raktári készletek mennyiségét mennyiségi felvétellel kell leltározni, a készletek számítógépes programból kiíratott nyilvántartással egyeztetve. A munkahelyre, személyi használatra kiadott eszközöket (szerszámok, munkaruha, stb.) a mennyiségi nyilvántartásokkal kell egyeztetni. 5.2.9. Áruk, közvetített szolgáltatások, követelés fejében átvett eszközök és készletek Fenti eszközöket a mérlegkészítés fordulónapját megelőzően egyeztetéssel kell leltározni a készletek számítógépes programból kiíratott nyilvántartása alapján. 5.3. Követelések, kötelezettségek Vevőkkel szembeni követelésként az áruszállításból, szolgáltatás teljesítéséből származó, általános forgalmi adót is tartalmazó, a vevő által elismert követelés mutatható ki. Vevőkkel szembeni követelésként csak olyan követelés mutatható ki, amelynek alapjául szolgáló teljesítés megtörtént. Kötelezettségek azok a szállítási, vállalkozási, szolgáltatási és egyéb szerződésből eredő fizetési igények, amelyek a szállító, a szolgáltató által teljesített szállításhoz, szolgáltatáshoz kapcsolódnak. A követeléseket és kötelezettségeket általánosan az analitikus nyilvántartásban szereplő értékadatok alapján kell felvenni úgy, hogy a leltári nyilvántartásba felvett adatok valódiságát folyószámla egyeztetéssel kell igazolni, amelyek módszere az egyeztető levél. A mérlegben csak olyan tétel szerepelhet, amelyről az egyeztető levél visszaigazolásként rendelkezésre áll. A devizára szóló követelések és kötelezettségek leltározását ugyancsak egyeztetéssel kell elvégezni. 5.3.1. Hosszú lejáratú kötelezettségek: beruházási és fejlesztési hitelek, egyéb hosszúlejáratú kötelezettségek.
5.3.2. Rövid lejáratú kötelezettségek: vevőktől kapott előlegek, rövid lejáratú hitelek, kötelezettségek áruszállításból és szolgáltatásból, egyéb rövid lejáratú kötelezettségek. A munkavállalókkal szemben előírt különféle követelések név szerinti nyilvántartás alapján kerülnek egyeztetésre. 5.4. Adósok Az adósokat mérlegkészítés fordulónapját megelőzően egyeztetéssel kell leltározni a név szerinti zárási összesítő igénybevételével. 5.5. Értékpapírok A forgatási célból vásárolt értékpapírokat évenként egyeztetéssel kell leltározni. A leltározás alapja az értékpapírok analitikus nyilvántartása. 5.6. Pénzeszközök Csoportosításuk: pénztárak, csekkek, betétkönyvek, költségvetési elszámolási számlák, idegen pénzeszközök. A mérleg fordulónapi készpénzállományt minden estben mennyiségi felvétellel, megszámlálás alapján kell a leltárba felvenni. A valutapénztárban lévő külföldi fizetési eszközöket valutanemenként külön-külön kell a leltárban kimutatni. A bankszámlák leltározása egyeztetéssel történik. A forintban elhelyezett bankbetétek értékét a mérleg fordulónapján a hitelintézetnél elhelyezett betétek bankkivonattal egyező értéken kell a leltárba felvenni. A devizaszámlán elhelyezett devizabetétek forint értékét a számviteli törvény szerint meghatározott, ellenőrzött könyv szerinti értéken kell a leltárba beállítani. A pénzeszközök leltározását minden évben december 31-vel és a könyvelési adatok egyeztetésével kell elvégezni. A mérleg fordulónapján a pénztárban lévő készpénz összegét a pénztárkönyvvel egyezően kell a mérlegbe felvenni. Idegen pénzeszközök leltározását minden évben december 31-vel a könyvelési adatok egyeztetésével kell elvégezni, azonban a közműfejlesztési befizetési hozzájárulásokról névszerinti nyilvántartás vezetése szükséges. A házipénztár év végi pénzállományáról - címletenkénti felsorolásban a Szabályzat 1. mellékletében meghatározott jegyzőkönyvet kell készíteni. 5.7. Egyéb aktív pénzügyi elszámolások Az átfutó függő és kiegyenlítő kiadásokról december 31-i fordulónappal végezzük el a leltározást az analitikus nyilvántartás összehasonlításával.
5.8. A könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő, használt és használatban levő készleteket, kisértékű immateriális javak, tárgyi eszközök leltározása 5.8.1. Saját tőke A saját tőke az alábbi részekre bontható: tartós tőke, tőkeváltozás. A Szervezet saját tőkéjének leltározását minden évben december 31-vel a könyvelési program által szolgáltatott adatok egyeztetésével kell elvégezni. A tartós tőke főkönyvi egyeztetését az analitikus nyilvántartással, illetve a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal (vagyonkezelési megállapodás) való összehasonlítással kell végrehajtani. A tőkeváltozás egyeztetését a könyvviteli adatok alapján, a főkönyvi kivonat belső összefüggései segítségével kell végrehajtani. 5.8.2. Költségvetési tartalék 5.8.2.1. A költségvetési tartalék leltározása A költségvetési tartalékot az alábbiak szerint kell leltározni tárgyévi költségvetési tartalék elszámolását a főkönyvi kivonatokkal és analitikus nyilvántartással történő egyeztetéssel, előző évek költségvetési tartalékának elszámolását a főkönyvi kivonatok (nyitó adatok) egyeztetésével kell elvégezni. 5.8.3. Költségvetési pénzmaradvány A költségvetési tartalékok leltározását minden évben december 31-ével, az alkalmazott könyvelési program által szolgáltatott adatok alapján, egyeztetéssel kell elvégezni. 5.8.4. Hosszú lejáratú kötelezettségek Az egyéb hosszú lejáratú kötelezettségek (hitelek) leltározását minden évben december 31-vel analitikus nyilvántartás egyeztetésével kell elvégezni. A leltározás során meg kell győződni arról, hogy az analitikus nyilvántartás adatai dokumentumokkal alátámasztottak. 5.8.5. Rövid lejáratú kötelezettségek 5.8.5.1. Áruszállításból és szolgáltatásból (szállítók) származó kötelezettségek A szállítók leltározását minden évben december 31-vel a szállítók analitikus nyilvántartása alapján egyeztetéssel kell elvégezni. A szállítói analitikus nyilvántartása a főkönyvi könyvelési rendszerből kerül kiíratásra 5.8.5.2. Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek Az egyéb rövid lejáratú kötelezettségek leltározását minden évben december 31-vel, analitikus nyilvántartás egyeztetésével kell elvégezni. A helyi adó gépjárműadó túlfizetésből származó kötelezettség számítógépes programból kiíratott névszerinti lista alapján kerül kimutatásra. 5.8.5.3. Egyéb passzív pénzügyi elszámolások Függő, átfutó és kiegyenlítő bevételek leltározását minden évben december 31-vel a főkönyvi könyvelés keretében vezetett és egyeztetett analitikus nyilvántartás alapján kell elvégezni. 5.9. Piaci értékelésbe bevont eszközök leltározása Amennyiben a Szervezet a Számviteli Politikájában a piaci értékélés mellett dönt, akkor a piaci
értékelésbe bevont, vagy a visszaírással érintett eszközök esetében a mérleg alátámasztását szolgáló leltár tartalmazza az egyedi eszköz mérlegkészítéskori piaci értékét, az elszámolt értékcsökkenéssel, értékvesztéssel csökkentett, visszaírással növelt bekerülési értéket (könyv szerinti nettó értéket), és a két érték közötti különbözetet. 6. A leltár (a leltározás) adatainak feldolgozása (értékelése), kompenzálás A leltár adatainak feldolgozása során a tényleges eszközállományt kell összevezetni a nyilvántartás adataival, és eltérés esetén a nyilvántartást a tényadatokra kell helyesbíteni. A leltár feldolgozása (értékelése) során, amennyiben tételesen megállapítható, hogy az eltérés az azonosítás hibáiból származott, azt rendezni kell. Ezt követően rendezni kell a kompenzálható eltéréseket is. Kompenzálni csak olyan eszközök esetében lehet, amelyek megközelítően hasonló minőségűek, értékűek, rendeltetésűek és összecserélhetőségük miatt az egyik eszközféleségnél hiány, a másiknál ugyanakkor többlet van. A hiányt csak a többlet mennyiségében lehet kompenzálni. A leltárhiányok és a többletek kompenzálásáról jegyzőkönyvet kell felvenni. A leltár tételeinek értékelése a számviteli törvény, valamint a Kormányrendelet - eszközök és források értékelésére vonatkozó - előírásainak, valamint szervezetünk eszközök és források értékelési szabályzatában leírtak figyelembevételével történhet. 7. A leltárkülönbözetek számviteli elszámolása Ha a leltározott eszközök tényleges mennyisége eltér a folyamatosan vezetett mennyiségi (és értékbeni) nyilvántartásban szereplő mennyiségektől (magasabb vagy alacsonyabb), leltári többlet, illetőleg leltárhiány keletkezik. A leltári többlet az eszközök értékét növeli, a leltárhiány könyv szerinti értéken az eszközök értékét csökkenti. A leltári többletet, mint fellelt eszközt a leltárfelvétel időpontjában meglévő piaci értéken kell kimutatni az eszközök között, illetőleg felvenni a mérlegbe. 8. A leltárfelvétel előkészítésének, végrehajtásának és a leltár feldolgozásának az ellenőrzése A leltárfelvétel előkészítésének és végrehajtásának ellenőrzése helyszíni ellenőrzést igénylő feladat. Ennek során ellenőrizni kell: a leltározási ütemterv betartását, azt, hogy a leltározásra váró készletek megmérhető, megszámlálható állapotban vannak-e, szúrópróba szerűen a leltárfelvétel helyességét (alkalmazott felvételi módszerek szabályszerűsége, megnevezés és azonosító adatok helyessége, hiánytalansága, a mennyiségi adatok pontossága, a leltározott készletek megfelelő jelölése), a leltárbizonylatok szabályszerű kezelését és kiállítását. A leltárellenőrnek az ellenőrzés megtörténtét az ellenőrzött leltári tételek leltárbizonylatain aláírásával kell igazolnia. A leltárfeldolgozás ellenőrzése során vizsgálni kell különösen: a leltárbizonylatok szabályszerűségét és teljes körűségét,
a leltáreltérések megállapításának helyességét, az esetleges kompenzálások szabályszerűségét, a hiányok, többletek, a leltár-értékelési különbözetek okainak megfelelő kivizsgálását, a végleges hiányok, többletek könyvviteli elszámolásának megtörténtét és helyességét, a felelősökkel megtéríteni javasolt hiányokkal kapcsolatban a térítendő összeg meghatározásának helyességét (pld. figyelembe vehető forgalmi veszteség) és törvényességét. 9. Normalizált hiány és mértékének meghatározása Normalizált hiánynak tekintjük az adott eszköz tömegében annak tulajdonságaiból, jellemzőiből eredően bekövetkező csökkenést, amely szakszerű kezelés, tárolás mellett is bekövetkezik (pld. apadás, beszáradás, stb.). A szabályzat hatálya alá tartozó Szervezetnél a leltárhiány megállapítása során normalizált hiány elszámolására nem kerülhet sor. 10. A kártérítési felelősséggel járó leltárhiány, valamint a leltártöbblet meghatározásának szabályai a) Leltárhiány az értékesítésre, forgalmazásra vagy kezelésre szabályszerűen átadott és átvett anyagban, áruban (leltári készlet) ismeretlen okból keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét meghaladó hiány. A kártérítési felelősséggel járó leltárhiány megállapítása során, a jelen szabályzatban foglaltak figyelembe vételével kell eljárni. A leltárhiány összegét leltárfelelősönként külön-külön jegyzőkönyvben kell rögzíteni. A jegyzőkönyvnek legalább a következő adatokat kell tartalmaznia: a jegyzőkönyv készítésének helye és időpontja, a jelenlévők (leltárfelelős, leltározási bizottság vezetője, leltározók, leltározás vezetője) nevét, a leltárfelelős (felelős elszámoló) terhére - eszközönként - megállapított leltárhiány összegét, az érintett eszközök tételes megnevezését, cikkszámát, mennyiségi egységét, mennyiségét, egységárát, értékét, a hiányért felelős személyek megnevezését, a leltárfelelős (felelős elszámoló) nyilatkozatát a felelősség elismerésével, el nem ismerésével kapcsolatban, továbbá a kimentésükre vonatkozó magyarázatot, a jelenlévők aláírását. A jegyzőkönyvet a leltározás vezetőjének 3 példányban kell elkészítenie. A jegyzőkönyvben foglaltak alapján - törvényi feltételek fennállása esetén - a leltározás vezetője kezdeményezi a felelősségre vonást, a kártérítés megállapítását a Jegyzőnél. A leltározás vezetője a jegyzőkönyv alapján kezdeményezi a felelősségre vonást, illetve a kártérítés megállapítását a Jegyző illetve a Szervezet vezetői felé. A leltárhiányért felelős dolgozó abban az esetben felel a megállapított hiányért, amennyiben: a kijelölt munkaterületen a vagyontárgyakat leltár szerinti kezelésre átvette, és az átvételt aláírásával igazolta, a hiány keletkezésének okát nem lehet megállapítani, de a két leltározás közötti időszak
legalább felében és az időszak végén is a munkahelyen dolgozott. A munkavállaló a munkaviszonyából eredő kötelezettségének vétkes megszegésével okozott kárért kártérítési felelősséggel tartozik, figyelembe véve az irányadó munkajogi jogszabályokra. A kár bekövetkeztét, mértékét, és a munkavállaló vétségét, valamint az okozati összefüggést a munkáltatónak kell bizonyítani. A munkavállalót teljes anyagi felelősség csak akkor terheli, ha az eszközt elismervény, illetve jegyzék alapján vette át. (9. melléklet: anyagi felelősségvállalási nyilatkozat) A pénztárost, pénzkezelőt, értékkezelőt feltétel nélkül felelősség terheli az általa kezelt értékek tekintetében. Nem terheli felelősség a munkavállalót, ha be tudja bizonyítani, hogy a munkáltató a vagyonvédelem feltételeit nem biztosította. b) Leltártöbblet az értékesítésre, forgalmazásra vagy kezelésre szabályszerűen átadott és átvett anyagban, áruban (leltári készlet) ismeretlen okból keletkezett, a nyilvántartás szerinti mennyiséget meghaladó többlet. A leltártöbblet megállapításáról jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek legalább a következő adatokat kell tartalmaznia: a jegyzőkönyv készítésének helye és időpontja, a jelenlévők (leltárfelelős, leltározási bizottság vezetője, leltározók, leltározás vezetője) nevét, a leltárfelelősnél, felelős elszámolónál - eszközönként - megállapított leltártöbblet összegét, az érintett eszközök tételes megnevezését, cikkszámát, mennyiségi egységét, mennyiségét, egységárát, értékét, a leltártöbblet elérő személyek megnevezését, a leltárfelelős (felelős elszámoló) nyilatkozatát a leltártöbblet elismerésével, el nem ismerésével kapcsolatban, továbbá a többlet okára vonatkozó magyarázatot, a jelenlévők aláírását. A leltáreltéréseket legkésőbb a megállapított eltérések okairól szóló jegyzőkönyv elkészülte után 8 munkanappal rendezni kell. A leltáreltéréseket (hiány, többlet) a megfelelő eszközszámlán a Tőkeváltozások főkönyvi számla megfelelő alszámlájával szemben fel kell venni, vagy ki kell vezetni a nyilvántartásokból. 11. A leltározási bizonylatokra vonatkozó szabályok, a bizonylatok megőrzése a) A leltározás folyamán felhasznált bizonylatok szigorú számadási kötelezettség alá vont bizonylatoknak minősülnek, ezért beszerzésükkor a sorszámozás folyamatosságát ellenőrizni kell. Az esetleges eltérést jegyzőkönyvben kell rögzíteni. A leltározás megkezdése előtt a nyomtatványokról a leltározás vezetője gondoskodik. A nyomtatványokat kötelező elzárva tartani és gondoskodni kell a szigorú számadású nyilvántartás vezetéséről is. b) A számviteli törvény előírása alapján az üzleti évről készített beszámolót alátámasztó leltárt legalább 10 évi meg kell őrizni.
IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉS 1. A leltárkészítési és leltározási szabályzata 2013. március 1. napjától lép hatályba. 2. A Szabályzat hatályba lépésével hatályát veszti a jogelőd Szuhakállói Polgármesteri Hivatal és a Vadna-Sajógalgóc-Sajóivánka községek Körjegyzősége leltárkészítési és leltározási szabályzatai. Dátum: Szuhakálló, 2013. március 1. Dávid István polgármester Bencze Péter polgármester Bartus József polgármester Seszták Ottó polgármester Dr. Herczeg Tibor jegyző címzetes főjegyző