Szervezeti és Működési Rend 3. melléklete: Gazdasági Igazgatóság működési rendje 2015 15.
S z a b á l y z a t Oldal: 2/10. Beosztás Név Készítette Ellenőrizte Jóváhagyta mb. gazdasági igazgató Szenátus nevében: kancellár mb. jogi igazgató a rektor Papiné Szentgyörgyvölgyi Helgertné György Marianna László Zoltán Dr. Szabó Ilona Eszter dr. Bíró Barbara Aláírás Kelt 2015. január 15. 2015. január 19. 2015. január 29. Tartalomjegyzék Szabályzat célja... 3 Szabályzat hatálya... 3 Kapcsolódó dokumentumok... 3 Gazdasági Igazgatóság jogállása, működési területe, szervezete, irányítása... 3 Gazdasági Igazgatóság képviselete... 4 Gazdasági Igazgatóság működési feltételei... 5 Gazdasági Igazgatóság feladatai... 5 Gazdasági Igazgatóság vezetése, munkatársai... 5 Gazdasági igazgató... 6 Számviteli Csoport feladatai... 6 Pénzügyi Csoport feladatai... 7 Pályázati Csoport feladatai... 8 Bérszámfejtés és TB ügyintézési feladatok... 8 Adminisztrátor... 9 Gazdasági Igazgatóság kapcsolatai más szervezeti egységekkel... 9
S z a b á l y z a t Oldal: 3/10. Kiadás Fejezet száma Változás tárgya 00. 48/2014/2015. SZN határozat Kiadás Kiadás dátuma 2015. 02. 01. Szabályzat célja 1. (1) A működési rend célja a Gazdasági Igazgatóság (a továbbiakban: GI) szervezeti felépítésének, irányításának, kapcsolatrendszerének, feladatainak meghatározása és működésének szabályozása, a létesíthető munkakörök meghatározása. Szabályzat hatálya 2. (1) A működési rend személyi hatálya a GI alkalmazottaira, tárgyi hatálya a GI valamennyi tevékenységére kiterjed. Kapcsolódó dokumentumok Gazdálkodási szabályzat Leltározási és leltárkészítési szabályzat Önköltség-számítási szabályzat Pénzkezelési szabályzat Eszközök és források értékelési szabályzata Számviteli politika Foglalkoztatási Követelményrendszer Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás rendje Ellenőrzési rendszerek szabályzata 3. Gazdasági Igazgatóság jogállása, működési területe, szervezete, irányítása 4. (1) A GI a kancellárnak alárendelt központi szervezeti egység, amely munkáját a kancellár közvetlen irányítása mellett önállóan végzi. (2) A GI munkáját csoportstruktúrában, valamint önálló, a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alá tartozó munkakörökön keresztül látja el. A csoportok munkájukat az igazgató közvetlen irányításával látják el.
(3) A GI-t a gazdasági igazgató vezeti. (4) A GI egységei és egységen kívüli munkakörei: Számviteli Csoport Pénzügyi Csoport Pályázati Csoport bér- és TB ügyintéző adminisztrátor S z a b á l y z a t Oldal: 4/10. (5) A GI keretében létesíthető, vezetői megbízással nem rendelkező koordinációs funkciót ellátó pozíciók: számviteli csoportvezető pénzügyi csoportvezető pályázati csoportvezető (6) A GI keretében létesíthető munkakörök: pénzügyi előadók pénzügyi ügyintézők pénzügyi menedzser főkönyvi könyvelők tárgyi eszköz könyvelő bér- és TB ügyintéző adminisztrátor (7) A GI fő tevékenysége a főiskola teljes működéséhez alap- és szolgáltató tevékenységéhez, valamennyi telephelyéhez kapcsolódó gazdasági, pénzügyi, kontrolling, számviteli feladatok ellátása. (8) A gazdasági, pénzügyi, kontrolling, számviteli feladatok az alábbi területeket foglalják magukba: a) számviteli feladatok a Számviteli Csoport munkáján keresztül, b) pénzügyi feladatok a Pénzügyi Csoport munkáján keresztül, c) pályázatok kezeléséhez kapcsolódó feladatok a Pályázati Csoport munkáján keresztül, d) bérszámfejtési és TB ügyintézési feladatok, e) kapcsolattartás a HÖK-kel a gazdasági igazgatón keresztül, f) egyéb, a GI munkáját támogató adminisztratív feladatok. Gazdasági Igazgatóság képviselete 5. (1) A GI intézményen belüli és külső képviseletére írásban és szóban egyaránt a gazdasági igazgató, akadályoztatása esetén az általa írásban kijelölt munkatárs jogosult. (2) A gazdasági igazgató feladat- és hatáskörébe tartozó területen kiadmányozási joggal rendelkezik, akadályoztatása esetén a kiadmányozás joga a gazdasági igazgató által meghatalmazott munkatársat illeti meg. (3) A kötelezettségvállalás és az ellenjegyzés rendjét külön szabályzat rendezi, a helyettesítés szabályait a munkaköri leírások tartalmazzák.
S z a b á l y z a t Oldal: 5/10. Gazdasági Igazgatóság működési feltételei 6. (1) Személyi feltételek: a GI munkáját az állományába tartozó munkatársak közreműködésével végzi. A GI személyi állományára, illetve az állományváltozásra a gazdasági igazgató tesz javaslatot a kancellárnak. (2) Tárgyi feltételek: a GI munkáját a mindenkori informatikai követelménynek megfelelő színvonalú eszközök segítik, mint személyi számítógépek, nyomtató, fénymásoló, fax- és telefonkészülékek. A tárgyi feltételekre a gazdasági igazgató tesz javaslatot a kancellárnak. (3) A személyi és tárgyi feltételek biztosítása a kancellár felelőssége. (1) A GI feladata különösen: Gazdasági Igazgatóság feladatai 7. a) a főiskola számviteli rendjének betartása; b) gondoskodni annak feltételeiről, hogy a főiskola gazdálkodása az alapfeladatok ellátását biztosítsa; c) javaslatokat tenni a kancellárnak a főiskola egészét érintő gazdálkodási, működtetési és pénzügyi intézkedésekre; d) biztosítani a gazdálkodással kapcsolatos döntések, határozatok jogszabályokkal való összhangját, gazdálkodás terén a jogszabályok és főiskolai szabályzatok rendelkezéseinek betartását; e) feladatköréhez kapcsolódó statisztikák elkészítése külön utasításban meghatározottak szerint, adatszolgáltatás az éves, időszakos és eseti jelleggel készítendő szakmai beszámolókhoz; f) a 3. -ban meghatározott szabályzatok és jelen szabályzat elkészítése, gondozása, szenátusi előterjesztésre történő megküldése a kancellárnak; g) működési területéhez kapcsolódó kancellári utasítások, körlevelek készítése, gondozása. (2) Jelen szabályzatban foglaltak kivételével a GI ügykezelési (iratkezelési) feladatait az Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság végzi. (3) A GI maga végzi a számlák és egyéb, a gazdasági igazgató előterjesztésére Iratkezelési szabályzat szerint nem iktatandó iratok ügykezelését. (4) A GI az ügykezelés (iratkezelés) körébe nem eső adminisztrációs feladatait maga végzi. (5) A GI feladatait részletesebben jelen működési rend 10. -14. -ai tartalmazzák. Gazdasági Igazgatóság vezetése, munkatársai 8. (1) A GI munkatársainak alkalmazási feltételeit a Foglalkoztatási Követelményrendszer, illetve pályáztatás esetén a pályázati kiírás tartalmazza.
S z a b á l y z a t Oldal: 6/10. (2) A GI munkatársai feladataikat a munkakörüknek megfelelő jogszabályoknak, főiskolai szabályzatoknak és utasításoknak, egyéb előírásoknak és munkaköri leírásukban foglaltak szerint kötelesek ellátni. (3) A munkatársak tartós távollét esetén a gazdasági igazgató utasításai alapján a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok rendelkezései szerint kötelesek egymás helyettesítését ellátni, amennyiben indokolt a gazdasági igazgató előzetesen egyeztet a kancellárral. (4) A GI munkatársai fölött a munkáltatói jogokat a kancellár és a gazdasági igazgató a Foglalkoztatási Követelményrendszer szerint gyakorolja. (5) A munkakörök ellátásához kapcsolódó részletes feladat- és hatásköröket, valamint a helyettesítés rendjét a főiskola belső szabályzataihoz és utasításaihoz igazodóan a munkaköri leírások tartalmazzák. (6) A GI munkatársai felelősek a kialakított szervezeti rendben megállapított munkájuk maradéktalan teljesítéséért, a rájuk bízott vagyontárgyak és anyagok megőrzéséért, rendeltetésszerű felhasználásáért. (7) A GI alkalmazottait titoktartási kötelezettség terheli a GI tevékenységével összefüggő bizalmas információk tekintetében. Gazdasági igazgató 9. (1) A gazdasági igazgató a kancellárnak közvetlenül alárendelt, a főiskola gazdasági, pénzügyi, kontrolling, számviteli tevékenységét irányító vezető. (2) A gazdasági igazgató alkalmazásának feltételeit a Foglalkoztatási Követelményrendszer tartalmazza. (3) A gazdasági igazgató feladatait a kancellár irányításával látja el. (4) A gazdasági igazgató irányítja a GI munkáját, felel annak tevékenységéért, hatáskörébe tartozó területen a szenátusi előterjesztések előkészítéséért és kancellár részére történő megküldéséért. (5) A gazdasági igazgató részletes feladat- és hatáskörét, valamint felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Számviteli Csoport feladatai 10. (1) A Számviteli Csoport elsődlegesen az alábbi számviteli feladatokat látja el: a) a főiskolára, mint költségvetési szervre vonatkozó jogszabályok, kiemelten az államháztartás számviteléről szóló kormányrendelet alapján az intézményi sajátosságokat is figyelembe vevő könyvvezetési, számviteli rendszer működtetése; b) a bevételek és a kiadások, illetve eszközök és források analitikus és főkönyvi könyvelése, az analitikus és főkönyvi nyilvántartások negyedéves egyeztetésében való részvétel;
S z a b á l y z a t Oldal: 7/10. c) éves költségvetési beszámoló elkészítése, a Magyar Államkincstár honlapján közzétett útmutató és űrlapgarnitúra szerinti formában és tartalommal; d) időközi mérlegjelentések elkészítése, a Magyar Államkincstár honlapján közzétett útmutató és űrlapgarnitúra szerinti formában és tartalommal; e) egyéb beszámolási kötelezettséggel kapcsolatos adatszolgáltatások teljesítése: költségvetési jelentés, jelentés a tartozásállomány alakulásáról (AT01), a kiadások és bevételek várható alakulásáról szóló kimutatás; deviza adatszolgáltatás; f) részvétel a főiskola elemi költségvetésének a Magyar Államkincstár honlapján közzétett útmutató és űrlapgarnitúra szerinti formában és tartalommal történő elkészítésében; g) gazdasági vonatkozású szabályzatok elkészítése, gondozása; h) működési területén kancellári utasítások, körlevelek előkészítése, gondozása; i) az előirányzatokról, azok irányítószervi, vagy saját hatáskörben történő módosításairól analitikus nyilvántartás vezetése; j) az előirányzatok rovatrend szerinti rendezése a Magyar Államkincstár nyilvántartásával egyezően; k) SAP integrált ügyviteli rendszer jogszabályi, és belső környezeti változások miatt történő módosítása, fejlesztése a supportot biztosító céggel együttműködve; l) pályázatok előkészítésében, a pénzügyi beszámolók összeállításában, ellenőrzések lebonyolításában való közreműködés, a könyvvizsgálói auditokhoz kapcsolódó dokumentáció előkészítése; m) a leltározási és leltárkészítési szabályzatban leírtak szerint a mérleg valódiságát alátámasztó leltározás lebonyolítása, és az azt megelőző előkészületi munkákban való közreműködés; n) adóbevallások elkészítése, határidőre történő megküldése; o) a folyamatos, határidőre azaz tárgyhónapot követő hónap 20. napjáig megvalósuló könyvelés biztosítása, adatszolgáltatás a kontrolling elemzések számára; p) az elektronikus információszabadságról szóló törvény szerinti adatszolgáltatás teljesítése külön utasításban meghatározottak szerint. Pénzügyi Csoport feladatai 11. (1) A Pénzügyi Csoport elsődlegesen az alábbi pénzügyi feladatokat látja el: a) a főiskola pénzforgalmával kapcsolatos feladatok ellátása, bankszámlák nyitása, bankszámla analitikák vezetése; b) vevő számlák elkészítése, egyenlegközlők megküldése, kezelése, a határidőn túli kintlévőségek rendezése, a szükséges jogi intézkedések kezdeményezése az Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóságnál; c) hallgatók teljes körű pénzügyeinek kezelése, GTR és SAP rendszereken keresztül; d) szállítói számlák érvényesítése, teljesítésigazolás meglétének ellenőrzése; e) gazdasági vonatkozású szabályzatok és jelen szabályzat elkészítése, gondozása; f) az oktatási rektorhelyettes megkeresésére közreműködés a Hallgatói Követelményrendszer V. fejezetének (Térítési és juttatási szabályzat) elkészítésében;
S z a b á l y z a t Oldal: 8/10. g) működési területén kancellári utasítások, körlevelek előkészítése, gondozása; h) a főiskola likviditási tervének folyamatos karbantartása; i) gondoskodik a főiskola pénzügyi rendjének jogszabályszerű kialakításáról és működtetéséről, a pénztári ki- és befizetések bonyolításáról, valamint az átutalások határidőben történő teljesítéséről; j) PPP kötelezettségek nyilvántartása, a szerződéses kötelezettségek teljesítése; k) részvétel a főiskola elemi költségvetésének a Magyar Államkincstár honlapján közzétett útmutató és űrlapgarnitúra szerinti formában és tartalommal történő elkészítésében; l) az elektronikus információszabadságról szóló törvény szerinti adatszolgáltatás teljesítése külön utasításban meghatározottak szerint. Pályázati Csoport feladatai 12. (1) A Pályázati Csoport elsődlegesen az alábbi pénzügyi jellegű feladatokat látja el: a) az európai uniós és hazai források terhére elnyert pályázatok (a továbbiakban: pályázatok) pénzügyi feladatainak ellátása; b) a pénzügyi elszámolások határidőre történő benyújtása, a kapcsolódó jogszabályok, szabályzatok, utasítások és pályázati pénzügyi útmutató dokumentumok alapján; c) a pénzügyi elszámolást alátámasztó dokumentáció számlák, eredeti szerződések, megrendelők stb.) összeállítása, megőrzése; d) a nyertes pályázatokhoz kapcsolódó nyilvántartások vezetése (a megvalósítás időszakában a mérföldkövek nyilvántartása, pénzügyi ütemek, bankszámlák stb.); e) a pályázati útmutató dokumentumokban meghatározott, az adott pályázatra vonatkozó egyéb pénzügyi jellegű feladat ellátása; f) beszámolók elkészítése a fenntartás időszakában; g) az elektronikus információszabadságról szóló törvény szerinti adatszolgáltatás teljesítése külön utasításban meghatározottak szerint. Bérszámfejtés és TB ügyintézési feladatok 13. (1) A bér és TB ügyintéző elsődlegesen az alábbi feladatokat látja el: a) a főiskola munkatársai részére történő bérszámfejtési, TB ügyintézési és ezekkel szorosan összefüggő feladatok teljes körű ellátása; b) elvégzi az illetmények számfejtését megelőző mindazon előkészítő feladatokat, amelyek a Központosított Illetmény-számfejtési Rendszeren keresztül történő bérszámfejtéshez szükségesek; c) a számfejtett illetményekhez és járandóságokhoz kapcsolódó adó és járulékok határidőre történő elszámolásához és bevallásához a Kincstár részére adatszolgáltatás elvégzése; d) az elektronikus információszabadságról szóló törvény szerinti adatszolgáltatás teljesítése külön utasításban meghatározottak szerint.
S z a b á l y z a t Oldal: 9/10. Adminisztrátor 14. (1) Az adminisztrátor feladatát a gazdasági igazgató irányításával látja el. (2) Az adminisztrátor feladata a gazdasági igazgató munkájának személyi támogatása, a GI adminisztrációs feladatainak ellátása, valamint az Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság ügyvitel-szervezési feladatainak ellátásában történő közreműködés. (3) Az adminisztrátor hatáskörét, feladatkörét és felelősségét munkaköri leírása tartalmazza. Gazdasági Igazgatóság kapcsolatai más szervezeti egységekkel 15. (1) A Gazdasági Igazgatóság elsődlegesen az alábbi szervezeti egységekkel áll munkakapcsolatban (az a pontban a tevékenység, a b pontban a munkatárs vonatkozásában): Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság: a) számlák érkeztetése, átadása további ügykezelésre a GI-be, szerződések és más beérkező iratok teljes ügykezelése (érkeztetése, szignálása, iktatása, irattárba helyezése, irattári tárolása), kimenő iratok teljes ügykezelése (iktatása, kiadmányoztatása, expediálása, iktatása, irattárba helyezése, irattári tárolása, központi irattárba adása), szerződések készítése; b) közvetlen munkakapcsolatban a gazdasági igazgató és az adminisztrátor áll; Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság: a) beszerzés, vagyonvédelem (leltár, selejtezés), informatikai támogatás (GTR), raktárgazdálkodás, társaságok nyilvántartása; b) közvetlen munkakapcsolat: területenként eltérően a GI csoportvezetői; Fenntarthatósági Innovációs Technológiai Központ: a) pályázatok előkészítése, projektszámlák egyéb pénzügyi iratok kezelése, szellemi alkotások nyilvántartása; b) közvetlen munkakapcsolatban a gazdasági igazgató, Pályázati csoport, Pénzügyi csoport áll; Hallgatói Információs és Szolgáltatási Központ: a) hallgatók pénzügyeinek kezelése a GTR és SAP-on keresztül; b) közvetlen munkakapcsolatban a pénzügyi ügyintéző, és pénzügyi csoportvezető áll; Regionális Felnőttképzési és Szolgáltatási Központ: a) tanfolyamok, szervezésén keresztül előkalkuláció-utókalkuláció, elszámolások b) közvetlen munkakapcsolatban a pénzügyi csoportvezető (kontroller), és a gazdasági igazgató áll; Kutatóintézetek: a) teljes körű számviteli és pénzügyi nyilvántartás, kutatási szerződésekhez kapcsolódó kalkulációk, elszámolások;
S z a b á l y z a t Oldal: 10/10. b) közvetlen munkakapcsolatban a pénzügyi csoportvezető (kontroller), és a gazdasági igazgató áll; Hallgatói Önkormányzat: a) Hallgatói Önkormányzat pénzügyeinek kezelése, nyilvántartása; b) közvetlen munkakapcsolatban a gazdasági igazgató áll (jogi igazgatóval együttműködve). (2) Az oktatási intézetek, Könyvtár esetén a GI mint kiszolgáló egység segíti a szervezetek munkáját.