PÁLYÁZATI SZABÁLYZATA

Átírás

1 DUNAÚJVÁROSI FŐISKOLA A A Dunaújvárosi Főiskola szenátusa a /2008. sz. határozatával december 18. napján elfogadta Dunaújváros

2 1. kiadás 0. módosítás 1 (22). oldal TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Szabályzat hatálya Általános szabályok... 2 II. A PÁLYÁZATI TEVÉKENYSÉG SZERVEZETI KERETEI A pályázók A szenátus A rektor Az általános és tudományos rektor-helyettes A gazdasági főigazgató A Gazdasági Hivatal feladatai Innováció Menedzsment Központ Az Innováció Menedzsment Központ vezetője... 9 III. A PÁLYÁZATI RENDSZER MŰKÖDÉSE Pályázati információk biztosítása A pályázati javaslatok benyújtása és regisztrációja A pályázati javaslatok engedélyezése Intézményi szinten korlátozott számú pályázat beadásának szabályai Határidők Az intézményi pályázati dokumentációk aláírása Adminisztráció Általános pénzügyi műszaki kérdések Pályázatok benyújtásával kapcsolatos pénzügyi kérdések A nyertes pályázatok megvalósításáról szóló szerződések főiskolai szintű befogadása Pályázatok lebonyolításával kapcsolatos pénzügyi, műszaki kérdések A pályázathoz szükséges vagy pályázatba bevonni kívánt partnerek A pályázat szakmai kidolgozása és megvalósítása IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK sz. melléklet sz. melléklet... 21

3 1. kiadás 0. módosítás 2 (22). oldal I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Dunaújvárosi Főiskola (továbbiakban: Főiskola) Szenátusa a Főiskola pályázati tevékenységének megerősítése, egységesítése, a teljes körű átláthatóság és az intézetek, valamint a további szervezeti egységek közötti együttműködés céljából, a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével az alábbi Pályázati Szabályzatot (továbbiakban: Szabályzat) alkotja. 1. A Szabályzat hatálya (1) A pályázati eljárásból adódó jogokat és kötelezettségeket a mindenkor hatályos jogszabályok, e Szabályzat és más főiskolai szabályzatok előírásai, továbbá az egyes pályázatok megvalósítása érdekében kötött szerződések rendelkezései szerint lehet gyakorolni, illetve kell teljesíteni. (2) A Szabályzat hatálya kiterjed: a) A Főiskola valamennyi szervezeti egységére, oktatójára, kutatójára és más közalkalmazottaira, valamint hallgatóira. b) A Főiskola, illetve szervezeti egységei által benyújtott, közalkalmazottai által közalkalmazotti minőségükben, hallgatói által hallgatói minőségükben benyújtott pályázatokra, valamint az ezekhez tartozó támogatási (finanszírozási, eszköznyújtási, stb.) szerződésekre. c) A Főiskolával szerződéses kapcsolatban álló természetes, vagy jogi személyek által a Főiskola fejlesztése érdekében benyújtott pályázatokra, általuk ilyen céllal előkészített támogatási szerződésekre. 2. Általános szabályok (1) A Főiskola oktatóinak, kutatóinak és más közalkalmazottainak, hallgatóinak és szervezeti egységeinek joga a vonatkozó jogszabályok, és belső szabályzatok keretei között pályázatokon részt venni. (2) Pályázati tevékenység: Minden olyan tevékenység, amely során a Főiskola, vagy valamely szervezeti egysége, oktatója, kutatója és más közalkalmazottja, vagy hallgatója e minőségükben pályázati felhívásra, tekintet nélkül annak forrásösszetételére a Főiskolára nézve bármilyen jogkövetkezménnyel járó: - pályázati anyagot állít össze és nyújt be, - pályázati konzorciumot szervez, - vagy kifejezi szándékát pályázatban való részvételre (pl. szándéklevéllel),

4 1. kiadás 0. módosítás 3 (22). oldal - a pályázatban foglaltakról szerződést köt, - a szerződésben foglalt programot teljesít, - valamint a pályázat lezárásakor beszámolási kötelezettségének tesz eleget, akár főpályázóként akár konzorciumi tagként. (3) A pályázatok típusai: - a Főiskola vagy valamely szervezeti egysége által benyújtott pályázat, - a Főiskola közalkalmazottja, vagy hallgatója által e minőségükben benyújtott pályázat, - a Főiskola közalkalmazottja vagy hallgatója által magánszemélyként benyújtott pályázat, melynek megvalósításához a Főiskola infrastruktúráját igénybe veszi, - a Főiskolával szerződéses kapcsolatban álló partnerek (természetes és jogi személyek) által a Főiskola fejlesztése érdekében benyújtott pályázatok. (4) A Főiskola szerepe: A Főiskola szolgáltató és funkcionális szervezeti egységeinek a Főiskolán folytatott pályázati tevékenységet minden lehetséges és az adott körülmények között rendelkezésre álló eszközzel elő kell segítenie. (5) A pályázó pályázati tevékenységet azzal a feltétellel folytathat, ha - valamennyi pályázat esetében eleget tesz a Főiskolai regisztrálási, ellenőriztetési, valamint adatszolgáltatási kötelezettségének, - a pályázatot a Főiskola valamely szervezeti egysége befogadja, ezáltal az önrész és a megvalósítás, valamint a későbbi működés feltételei biztosítottak. A befogadásról a szervezeti egység vezetője ellenjegyzéssel nyilatkozik. (6) A befogadó szervezeti egység vezetője a pályázat befogadásának eldöntésekor az alábbi szempontokat köteles figyelembe venni: A pályázat: - kapcsolódik a Főiskola és a szervezeti egység céljaihoz, stratégiájához, - nem vált ki a Főiskolai célokkal ellentétes hatásokat, - felmerülő költségei (pl. gépek, berendezések későbbi üzemeltetési vonzatai, szükséges átalakítások) biztosíthatóak. (7) A pályázat benyújtásáért, megvalósításának következményeiért a befogadó felelős, viseli terheit, illetve élvezi annak hasznát.

5 1. kiadás 0. módosítás 4 (22). oldal (8) A rektor, vagy átruházott hatáskörben az általa megbízott helyettese jelöli ki a projektvezetőt, vagy projektvezetőket aki(k) a Főiskolát képviseli(k) amennyiben az adott pályázati felhívásra a Főiskola részéről egy, vagy több pályázat is beadható. (9) A Főiskola közalkalmazottai egyéni ösztöndíj pályázatokat az alábbiak szerint nyújthatnak be: - a pályázat benyújtásához a munkairányítást ellátó munkahelyi felettesük előzetes írásbeli engedélye szükséges, - az illetékes szervezeti egység vezetőjéhez a benyújtással egyidejűleg - írásban kötelesek bejelenteni a pályázatot, - az elnyert támogatásról/vagy a pályázat eredményéről/ kötelesek tájékoztatni a munkairányítást ellátó munkahelyi felettesüket. (10) A Főiskola hallgatói, egyéni ösztöndíj pályázataikat a benyújtással egyidejűleg a Tanulmányi és Hallgatói Információs Hivatal vezetőjéhez írásban kötelesek bejelenteni. II. A PÁLYÁZATI TEVÉKENYSÉG SZERVEZETI KERETEI 3. A pályázók (1) A pályázati kiírások alapján, a jogosult szervezeti egységek és személyek alanyi joga az adott feltételeknek megfelelő pályázatok előkészítése és azok benyújtása. (2) A pályázó a pályázati folyamatban valamely szervezeti egység vezetőjének befogadó nyilatkozata alapján jogosult a pályázat regisztrálási eljárásának megkezdésére. A befogadó nyilatkozat kiadása jelzi, hogy a forrást a megfelelő időpontban rendelkezésre tudja bocsátani (vagy a Pályázati Alapból az önrész rendelkezésre áll). A befogadó jogosult a projektfelelős kinevezésére. (3) A befogadó nyilatkozata azt is jelenti, hogy a pályázat szakmai felügyeletét, az elnyert projekt működési feltételeinek biztosítását ez a szervezet magára vállalja. (4) Amennyiben nincs főiskolai szintű pályázati szándék, nincs intézményi rangsorolási kényszer és a befogadási döntés megszületett, akkor az Innováció Menedzsment Központ a szabályzat szerinti feladatait automatikusan ellátja. 4. A szenátus Az intézményi pályázati tevékenységgel kapcsolatos feladatkörben a Szenátus dönt:

6 1. kiadás 0. módosítás 5 (22). oldal a) a Pályázati Szabályzat elfogadásáról és módosításáról, továbbá hatályon kívül helyezéséről, b) a pályázati tevékenységet szervező, segítő, koordináló belső szervezeti egység kijelöléséről, létrehozásáról, átalakításáról és megszüntetéséről, c) a Főiskola pályázati tevékenységéről készült beszámolók, előterjesztések elfogadásáról, d) az intézményi stratégiai prioritásoknak megfelelő pályázati szerkezet kialakításáról, e) a Pályázati Alapot meghaladó összegű saját forrást igénylő pályázatokról. 5. A rektor (1) A rektornak az intézményi pályázati tevékenység szervezésével, irányításával, ellenőrzésével összefüggő főbb feladatai és hatáskörei a következők: a) gondoskodik a Pályázati Szabályzat előkészítéséről, Szenátus elé terjesztéséről, végrehajtásáról, b) kötelezettségvállalási, utalványozási, munkáltatói és egyéb jogköreit a Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzata, egyéb intézményi szabályzatok előírásai szerint e Szabályzat rendelkezéseire is figyelemmel gyakorolja, c) jogosult a Főiskolai szintű pályázatok projektfelelősének kinevezésére és a projekt partnerek elfogadására, d) dönt az általános és tudományos rektor-helyettes, valamint a gazdasági főigazgató javaslata alapján - a főiskolai Pályázati Alap terhére önrész biztosításáról. (2) A rektor egyes hatásköreit a hatáskör átruházásának szabályai szerint magasabb vezető állású munkatársaira átruházhatja. (3) A rektor évente beszámol a Szenátus előtt a Főiskola előző évi pályázati tevékenységéről.

7 1. kiadás 0. módosítás 6 (22). oldal 6. Az általános és tudományos rektor-helyettes (1) Az általános és tudományos rektor-helyettes szervezi, irányítja az intézményi szintű pályázati tevékenység előkészítésével, lebonyolításával, valamint elszámolásával összefüggő szakmai döntés-előkészítési feladatokat, regisztrációs eljárásokat és intézményen belüli koordinációs ügyeket, monitoring feladatokat, külső partnerekkel való kapcsolattartást. Felügyeli a nem intézményi szintű pályázati tevékenységet. (2) Segíti és koordinálja a pályázati felhívásokhoz kötődő projektgenerálást. (3) Nyomon követi a pályázó egységek projekt befogadási kezdeményezéseit, érdekütközések esetén - az érintettekkel való konzultáció alapján - javaslatot készít a rektor számára a befogadási döntéshez. (4) Irányítja és szervezi a Innováció Menedzsment Központ működését és belső kapcsolattartási feladatait. (5) A pályázati önrész Pályázati Alap terhére történő biztosítására a rektor felé javaslattételi jogkörrel rendelkezik. (6) A Főiskola képviseletében eljár a kiíró hatóságoknál mindazon ügyekben, amelyek a pályázati tevékenység adott szakaszában, a végleges projekt gazda kijelöléséig, és/vagy a Főiskola intézményes képviselete érdekében felmerülnek. 7. A gazdasági főigazgató (1) A gazdasági főigazgató szervezi, irányítja a pályázati tevékenység előkészítésével, lebonyolításával valamint elszámolásával összefüggő az államháztartási jogszabályok által hozzárendelt (pénzügyi-, számviteli, bér- és munkaügyi, beruházási és egyéb műszaki) feladatokat, felügyeli a fenti körből a pályázókra háruló feladatokat. Az egyes pályázatok pénzügyi- és műszaki tartalmát a benyújtást megelőzően ellenőrzi/ellenőrizteti, ellenjegyzése nélkül pályázat nem nyújtható be. (2) Megvizsgálja/megvizsgáltatja a pályázatok pénzügyi, műszaki, energetikai, közüzemi hatásait, az azokból eredő adott esetben későbbiekben jelentkező üzemeltetési feltételeket, azok forrásvonzatait a pályázatok megvalósítását követően felmerülő költségvonzatokból adódó kényszerhelyzetek elkerülése céljából. Ilyen, a pályázó által nem tervezett költségvonzattal járó következmények felmerülése esetén egyeztetést kezdeményez. Vita esetén a felelősségek tisztázása érdekében szakmai egyeztetést kezdeményez. A véleményeltérést, a megállapodásokat írásban dokumentálni kell.

8 1. kiadás 0. módosítás 7 (22). oldal (3) A pályázati projektek ügyében készült támogatási szerződések és projekt munkatervek alapján személyesen vagy beosztott vezetői által közreműködik azok műszaki és pénzügyi lebonyolításában. (4) A pályázati önrész Pályázati Alap terhére történő biztosítására a rektor felé az általános és tudományos rektor-helyettessel egyeztetett javaslatot tesz, és tájékoztat a keretre kiadott kötelezettségvállalás helyzetéről, a jóváhagyott felhasználás üteméről. A Pályázati Alap tekintetében gyakorolja a kötelezettségvállalás ellenjegyzői jogkört. (5) A gazdasági főigazgató a pályázatok lebonyolításával összefüggő egyéb jogköreit a hatályos jogszabályok és szabályzatok, továbbá az egyes projektek ügyében készült szerződések rendelkezései szerint gyakorolja. (6) A szerződések és beszámolók pénzügyi ellenőrzése, a pénzügyi beszámoló ellenjegyzése. (1) A Gazdasági Hivatal feladatai: 8. A Gazdasági Hivatal feladatai a) a pályázók segítése a pályázat megírása során pénzügyi kérdésekben, b) a pályázatok költségvetésének ellenőrzése, c) szakhatósági nyilatkozatok (APEH, VPOP, Államkincstár stb.) biztosítása az Innováció Menedzsment Központ részére, d) pályázati témaszámok megnyitása, a pályázat számviteli nyilvántartása, e) nemzetközi (pl. Erasmus, vagy EU-s) pályázatok során, esetenként devizaszámla nyitása, f) pályázati önrész ellenőrzése, átkönyvelése keretáthelyezési nyilatkozat alapján, g) a pályázatban meghatározott keretek között a pályázatok pénzügyi lebonyolítása.

9 1. kiadás 0. módosítás 8 (22). oldal 9. Innováció Menedzsment Központ (1) Az Innováció Menedzsment Központ a Főiskola központi igazgatási szervezetéhez tartozó szervezeti egység. (2) Az Innováció Menedzsment Központ végzi az intézményi pályázatok koordinációját, segíti a pályázati tevékenységet, közvetítő szerepet tölt be a pályázók és a pályázatok ügyében döntési joggal felruházott vezetők között. E feladatkörben ellátandó főbb tevékenységi körei: a) információgyűjtés pályázati lehetőségekről, az információk elemzése, szelektálása, főiskolai szintű pályázati ötletek generálása, folyamatos pályázati forrásfigyelés, b) pályázati lehetőségek intézetekhez, illetve szervezeti egységekhez en, vagy más elektronikus formában történő továbbítása, c) információszolgáltatás a Főiskolán belül és azon kívül, az intézményen belül pályázati információs rendszer kialakítása, számítógépes nyilvántartás vezetése, statisztikák készítése, d) döntések előkészítése különböző vezetői szintek számára, e) elsősorban intézményi szintű és/vagy külső partnerekkel közös projektek minden részletre kiterjedő szervezése, tervezése és végrehajtása, az intézményi szintű projektek aláírásra való előkészítése f) együttműködés más főiskolai vezetők által menedzselt főiskolai szintű pályázatokban, g) tartalmi és formai segítségnyújtás nem intézményi szintű projektekhez, h) intézményi adatbázis létrehozása, i) nyilvántartások vezetése a benyújtott pályázatokról, ezekről rendszeres tájékoztatás a főiskolai vezetők részére j) pályázati honlap fejlesztés, k) pályázati tanácsadás. (3) Az intézményi szintű pályázatokban az Innováció Menedzsment Központ minősül pályázónak. (4) Az Innováció Menedzsment Központ tevékenységét a hatályos jogszabályok és belső szabályzatok előírásainak megfelelően végzi. (5) A Innováció Menedzsment Központ tevékenységét az általános és tudományos rektorhelyettesnek közvetlenül alárendelt irodavezető irányítja.

10 1. kiadás 0. módosítás 9 (22). oldal 10. Az Innováció Menedzsment Központ vezetője (1) Az Innováció Menedzsment Központ élén a Központ vezetője áll, akit a Főiskola rektora bíz meg és ment fel. A Központ vezetőjének kiválasztása pályázat útján történik. (2) A Központ vezetője irányítja, szervezi és ellenőrzi a Innováció Menedzsment Központ munkatársainak tevékenységét. (3) Rendszeres kapcsolatot tart a fontosabb pályáztató és szerződéskötő hatóságokkal, a pályázatok lebonyolításában résztvevő főiskolai szervezeti egységekkel, közalkalmazottakkal, a külső partner szervezetekkel, valamint a projektfelelősökkel. (4) Folyamatos szakmai kapcsolatot tart fenn a Gazdasági Hivatal illetékes osztályainak vezetőivel, különös tekintettel a különböző pályázati kiírások és lebonyolítási előírások adta intézményi feladatok előkészítési, megvalósítási és szakmai probléma megoldási feladataira. Gondoskodik a szakmai egyeztetések során keletkező megállapodások dokumentálásáról. (5) A Központ vezetőjének feladatait és hatáskörét részletesen a hatályos jogszabályok, szabályzatok, e Szabályzat működési- és eljárási rendelkezései, valamint a számára kiadott munkaköri leírás rendelkezései határozzák meg. (6) A Központ vezetője jogosult a pályázóval vagy a kedvezményezettel megállapodni a lebonyolítással kapcsolatos költségek fedezetének biztosításáról. A megállapodást a befogadó szervezeti egység vezetőjének jóvá kell hagynia.

11 1. kiadás 0. módosítás 10 (22). oldal III. A PÁLYÁZATI RENDSZER MŰKÖDÉSE 11. Pályázati információk biztosítása (1) Pályázati információk biztosítása érdekében az Innováció Menedzsment Központ: a) folyamatosan figyeli a lehetséges pályázati forrásokat, b) az aktuális pályázati lehetőségekről rövid tájékoztatót tesz közzé az intézetekhez, illetve a szervezeti egységekhez eljuttatott en, vagy más elektronikus formában, továbbá c) az egyes pályázati felhívásokkal kapcsolatos kérdések megválaszolásában a munkatársaik segítséget nyújtanak, d) az egyes pályázati kiírások, illetve dokumentációk megfelelő értelmezésében a munkatársak segítik a leendő pályázókat, vagy a már nyertes pályázatok lebonyolítóit, e) tanácsadói tevékenységével segíti az intézményi projekttervek elkészítését, f) amennyiben szükséges, közreműködik megfelelő konzorciumi partnerek megkeresésében az egyes intézményi pályázatokhoz, g) biztosítja a pályázati dokumentációkhoz szükséges Főiskolai adminisztrációs adatokat (ld. 2. sz. melléklet). 12. A pályázati javaslatok benyújtása és regisztrációja (1) Pályázati javaslatot csak a hiánytalanul kitöltött pályázati regisztrációs adatlapon (1. sz. melléklet) lehet benyújtani az Innováció Menedzsment Központnak. (2) A benyújtott regisztrációs adatlapot azon szervezeti egységvezetőnek kell aláírnia, amelyhez a benyújtó személy, szervezet tartozik. (3) A megfelelően kitöltött pályázati regisztrációs adatlapok alapján beérkezett projektjavaslatokat az Innováció Menedzsment Központ egy intézményi pályázati adatbázisban regisztrálja. (4) A pályázati adatlapok önálló regisztrációs számmal ellátva kerülnek tovább a döntéshozókhoz (a Pályázati Alapot meghaladó összegű saját forrás biztosítása érdekében a Szenátushoz, saját forrást nem igénylő pályázatok esetében a főiskola rektorához és a gazdasági főigazgatóhoz). (5) Regisztrációs szám nélküli pályázatokhoz a Főiskola nem biztosítja sem az esetleg szükséges saját forrást, sem a lebonyolításhoz szükséges intézményi igazolásokat és dokumentumokat.

12 1. kiadás 0. módosítás 11 (22). oldal 13. A pályázati javaslatok engedélyezése (1) Az Innováció Menedzsment Központnak benyújtott pályázati regisztrációs adatlapokat azok ellenőrzése és a projektjavaslat regisztrálása után az Innováció Menedzsment Központ továbbítja a döntéshozókhoz. (2) A Dunaújvárosi Főiskola pályázati ügyeiben az alábbi személyek, szervezetek hozhatnak döntést: a) a rektor, b) átruházott hatáskörben az általános és tudományos rektor-helyettes, c) a gazdasági főigazgató, d) az IMK vezetője, e) az intézet igazgatója, a szervezeti egység vezetője. (3) Amennyiben a pályázati kiírás szerinti saját forrás összege meghaladja a Főiskola éves Pályázati Alapjának összegét, vagy annak még rendelkezésre álló keretét, akkor a pályázatot a rektor a Szenátussal előzetesen jóváhagyatni köteles. (4) A döntéshozók az adatlapon megadott adatok mérlegelésével szakmai és pénzügyi szempontok alapján döntenek az adott projektjavaslat támogatásáról. (5) A projektjavaslatok elbírálása után a döntéshozók visszajuttatják a pályázati regisztrációs adatlapot az Innováció Menedzsment Központba. (6) Az Innováció Menedzsment Központ tájékoztatja a pályázót a projektjavaslattal kapcsolatos döntésről. (7) A pályázat megírása, a pályázat témakörétől és nagyságától, illetve az abban érintettektől függően a kezdeményező, a pályázó feladatkörébe tartozik. A pályázat megírásának felelősét a regisztrációs lapon kell feltüntetni. (8) A pályázati javaslatok regisztrációjára az Innováció Menedzsment Központ által, a pályázati felhívás kiküldésekor megadott határidőig van lehetőség. A határidőn túl benyújtott javaslatok elutasításra kerülnek. (9) Az Innováció Menedzsment Központ az ellenőrzött regisztrációs lapot köteles a beadástól számított 2 munkanapon belül a döntéshozóknak eljuttatni. (10) A döntéshozóknak az Innováció Menedzsment Központ által továbbított pályázati regisztrációs adatlapok átvételétől számított három munkanap áll rendelkezésére, hogy a javaslatokat elbírálják és visszajuttassák az Innováció Menedzsment Központnak.

13 1. kiadás 0. módosítás 12 (22). oldal 14. Intézményi szinten korlátozott számú pályázat beadásának szabályai (1) Ha adott pályázati forrásnál a beadható pályázatok száma a Főiskola számára korlátozott, a Főiskolai szintű érdekegyeztetés és koordináció érdekében a pályázónak az Innováció Menedzsment Központot a beadási határidő előtt legalább ha azt a pályázati kiírás időpontja megengedi - 30 nappal, a regisztrációs eljárás során értesítenie kell. (2) A kiírásban meghatározott korlátot meghaladó pályázati szándék esetén az Innováció Menedzsment Központ 5 napon belül érdekegyeztető megbeszélést szervez az érdekelt felek képviselőinek részvételével. A Főiskola érdekeinek képviseletét az általános és tudományos rektor-helyettes látja el. (3) A kiírásban meghatározott korlátot meghaladó pályázati szándék esetén azon pályázatokat, amelyek beadási szándékát az Innováció Menedzsment Központnál határidőre nem jelezték, a regisztrációs eljárását nem indították el, a Főiskola nem fogadja be. (4) Azok a pályázók, akik a Főiskola Pályázati Alapja felhasználásával nyújtottak be pályázatot és ez a pályázat nem nyert támogatást, erről a döntésről haladéktalanul értesítik az Innováció Menedzsment Központot annak érdekében, hogy a megszavazott pénzügyi keret felszabaduljon és újabb pályázathoz felhasználhatóvá váljon. 15. Határidők (1) A pályázó a beadási határidő előtt ha azt pályázati kiírás megengedi - legalább 30 nappal jelzi az Innováció Menedzsment Központnak, hogy milyen igazolások, mellékletek szükségesek a benyújtáshoz. Az illetékes szervezeti egység intézkedik a dokumentumok beszerzéséről. (2) A pályázati dokumentáció elkészítésére, az Innováció Menedzsment Központhoz történő benyújtására legkésőbb a pályázat beadási határideje előtt legalább 5 munkanappal van lehetőség. A határidőn túl benyújtott pályázati dokumentációk aláírására csak kivételes és indokolt esetben van lehetőség. (3) Az aláírt teljes pályázati dokumentáció határidő előtti benyújtásáról az Innováció Menedzsment Központ gondoskodik. (4) A nyertes projektek megvalósítása során a támogató által ill. az ütemtervben meghatározott határidők az irányadók.

14 1. kiadás 0. módosítás 13 (22). oldal 16. Az intézményi pályázati dokumentációk aláírása (1) Az intézményi pályázatokkal kapcsolatos dokumentációkat cégszerűen a rektor, ellenjegyzőként a gazdasági főigazgató, vagy az őket hivatalosan helyettesítő személyek írják alá. (2) Az elkészült pályázati dokumentációt benyújtás előtt a döntéshozók csak a jóváhagyott, korábban általuk aláírt és lepecsételt pályázati regisztrációs adatlap kíséretében írják alá. (3) Az intézményi pályázatokkal kapcsolatos dokumentumok aláírására az arra jogosultak által meghatározott alkalommal van lehetőség. (4) Az aláírás időpontját a pályázati feltételekre figyelemmel a rektor és a gazdasági főigazgató közösen határozzák meg. 17. Adminisztráció (1) A projektek megvalósítása során szükséges adminisztrációs tevékenységet a projektmenedzsment által megbízott személyek végzik a projekt munkatervének megfelelően. (2) Az egyes adminisztrációt érintő kérdésekben a projektmenedzsment tanácsért fordulhat az Innováció Menedzsment Központhoz. (3) A pályázati dokumentáció 1-1 példányát az Innováció Menedzsment Központ, valamint a Gazdasági Hivatal részére át kell adni.

15 1. kiadás 0. módosítás 14 (22). oldal 18. Általános pénzügyi műszaki kérdések (1) A pályázatok benyújtásával és megvalósításával kapcsolatos pénzügyi kérdésekben a Kötelezettségvállalási szabályzat, Gazdálkodási szabályzat, Közbeszerzési szabályzat és Számviteli politika valamint a támogató által meghatározott pénzügyi teljesítési feltételek az irányadóak. (2) A Gazdasági Hivatal szakmai támogatást biztosít a pályázatok pénzügyi, műszaki tervezésének és sikeres pénzügyi, műszaki lebonyolításának megoldására. (3) A pályázó, amennyiben a pályázatból elnyert összeg bármely módon történő felhasználása a Kbt. hatálya alá tartozik, akkor köteles egyeztetni a Főiskola Közbeszerzési Bizottságával. (4) A pályázatokkal kapcsolatos költségek fedezetére az Innováció Menedzsment Központ költségvetésén belül egy úgynevezett Pályázatírási Alap kerül elkülönítésre. A Pályázatírási Alapból az alábbi, közvetlenül a pályázatok benyújtásával és menedzselésével kapcsolatos költségek: a) mellékletek beszerzésének költsége, b) mellékletek közjegyző általi hitelesítésének költsége, c) nyomtatás költsége, d) fénymásolás költsége, e) külső szakmai szakértő igénybevételének költsége, f) lefűzés, kötés költsége, g) a pályázat idegen nyelvre való lefordításának költsége, h) a pályázat kiírójához való eljuttatás költsége fizethetők. (5) A Pályázatírási Alap terhére történő kifizetéseket az általános és tudományos rektorhelyettes engedélyezheti. (6) A Pályázatírási alap terhére elszámolt költségekről az Innováció Menedzsment Központ külön nyilvántartást vezet. A nyilvántartás hitelességéért a Központ vezetője felel.

16 1. kiadás 0. módosítás 15 (22). oldal 19. Pályázatok benyújtásával kapcsolatos pénzügyi kérdések (1) A pályázati regisztrációs adatlapon megjelölt szükséges saját forrás biztosításáról a befogadó szervezeti egység vezetője nyilatkozik az engedélyezési eljárás során. (2) Amennyiben szükséges, a gazdasági főigazgató egyeztetést folytat a pályázóval az adott pályázat pénzügyi finanszírozásának tervezéséről a projektjavaslat elbírálását megelőzően. (3) A pályázati regisztrációs adatlapon pontosan meg kell jelölni azt a pénzügyi keretet, amelynek terhére a pályázó igénybe kívánja venni a Főiskola támogatását a saját forrás biztosításához. Utófinanszírozás esetén bevételi kötelezettségvállalást kell előírni, és egyúttal a megelőlegezendő kiadások keretét biztosítani. Előfinanszírozás esetén a bevétel fogadása után indítható a projekt megvalósítása. A gazdasági főigazgató a megkötött szerződés alapján engedélyezheti a források felhasználását azok megérkezése előtt. (4) A pályázat költségvetésének elkészítése a pályázó feladata, amelyhez tanácsot kérhet a Innováció Menedzsment Központ munkatársaitól és a Gazdasági Hivatal szakembereitől. 20. A nyertes pályázatok megvalósításáról szóló szerződések főiskolai szintű befogadása (1) A nyertes pályázatok megvalósításáról szóló szerződéseket Főiskolai szintű befogadtatásra (cégszerű aláíratásra) az Innováció Menedzsment Központon keresztül lehet benyújtani. (2) A szerződéseket teljes terjedelemben, mellékletekkel ellátva a pályázat kiírója vagy az általa megjelölt más szerv által meghatározott számú eredeti plusz két másolati példányban kell az Innováció Menedzsment Központhoz eljuttatni, a pályázat kiírója, vagy az általa megjelölt más szerv által meghatározott visszaküldési határidőt megelőzően úgy, hogy az határidőre beadható legyen. (3) A Innováció Menedzsment Központ gondoskodik a szerződések cégszerű aláíratásáról és biztosítja, hogy a pályázó a szerződéséhez, a minden érintett fél által történő aláírást követő 3 munkanapon belül hozzájusson. (4) A szerződéskötés után a regisztrációs lapon a megkötött szerződésnek megfelelő adatokat át kell vezetni.

17 1. kiadás 0. módosítás 16 (22). oldal 21. Pályázatok lebonyolításával kapcsolatos pénzügyi, műszaki kérdések (1) A pénzügyi jelentések elkészítését, a fejlesztések, beruházások lebonyolítását a pályázó a Gazdasági Hivatal szakembereivel együttműködve végzi. (2) A szükséges közbeszerzési eljárásokat a főiskolai Közbeszerzési szabályzat szerint kell végrehajtani, az abban kijelölt feladat- és hatáskör megosztás figyelembevételével. (3) A projekt megvalósítása során a pályázatból nem támogatható felmerülő költségek fedezéséről a pályázónak kell gondoskodnia. (4) A projektvezető feladata a folyamatos kapcsolattartás (ha van) a konzorciumi partnerekkel. (5) A projektvezető felelőssége, hogy a pályázat lebonyolítása, a pályázaton elnyert összeggel való elszámolás a pályázati kiírásnak megfelelően történjen meg. (6) A projektvezető azonnal köteles jelezni az Innováció Menedzsment Központ vezetőjének és a gazdasági főigazgatónak, ha a pályázat lebonyolítása során az elszámolással kapcsolatban előre nem látható megoldást igénylő nehézség merül fel. 22. A pályázathoz szükséges vagy pályázatba bevonni kívánt partnerek (1) A pályázat szakmai, esetleg pénzügyi megvalósításához szükséges partnerek biztosítása a pályázó feladata. (2) A szükséges partnerek felkutatásában a pályázó kérésére az Innováció Menedzsment Központ is részt vehet. (3) A partnerekkel kapcsolatos feladatokat a pályázó végzi. 23. A pályázat szakmai kidolgozása és megvalósítása (1) A pályázati javaslatok szakmai részének kidolgozása és a nyertes projektek szakmai megvalósítása a pályázó feladata. A pályázatok megvalósítása a témavezetők, pályázók és a felelősséget vállaló szervezeti egységek, illetve a Főiskola kötelezettsége. (2) A pályázat előkészítéséhez és a nyertes pályázatok megvalósításához szükséges további megvalósítási szerződések előkészítését a pályázó végzi.

18 1. kiadás 0. módosítás 17 (22). oldal (3) A projekttel kapcsolatban felmerült kiadásokat a jogszabályi előírásoknak, főiskolai szabályzatoknak és a kiíró elvárásainak megfelelően dokumentálni kell. A pénzforgalmat a Főiskola Gazdálkodási Szabályzatának előírásai alapján, a Főiskolán kialakított belső elszámolási rend szerint kell bonyolítani. (4) Az elszámolási határidő betartásáért a projektvezető és a Gazdasági Hivatal pályázati ügyintézője együttesen felelős. Ennek érdekében a pályázati ügyintéző az elszámolási határidő(k) lejárta előtt két héttel ellenőrzi, hogy a projekt forrásait felhasználták-e, az elszámoláshoz minden bizonylat rendelkezésre áll-e. Ha az elszámolás nem végezhető el, írásban felhívja a projektvezető figyelmét a határidő közeledésére és a fel nem használt forrásokra. (5) Amennyiben a pályázat teljesítése a megjelölt határidőig nem történik meg, a pályázati ügyintéző köteles írásban értesíteni a projektvezetőt. A projektvezető feladata a határidő módosításról intézkedni a pályázat kiírójánál. A módosítást jóváhagyó dokumentumot a pályázati ügyintézőhöz kell küldeni és a pályázati dokumentumokhoz csatolni. Ha a határidő nem módosítható, az elszámolást a meglévő dokumentumok alapján kell elvégezni. A fel nem használt forrásokról a pályázat kiírója rendelkezik. Az elszámolási határidő után fel nem használt forrásokról a pályázati ügyintézőnek a gazdasági főigazgatót tájékoztatnia kell. (6) A pályázatok elszámolása a projektvezető feladata, a pályázati szerződésben meghatározottak szerint elkészített pénzügyi beszámolót a rektorral, azt megelőzően a gazdasági főigazgatóval kell aláíratni. (7) Az aláírt pénzügyi beszámolót a pályázati ügyintéző legkésőbb egy munkanappal az elszámolási határidő előtt köteles a projektvezetőnek elküldeni. (8) A szakmai és pénzügyi beszámolót a projektvezető köteles továbbítani a pályázat kiírójához. (9) A projekt pénzügyi dokumentumait, a pénzügyi elszámolást végző egység, a szakmai dokumentumait, pedig a projektvezető köteles a pályázati szerződésben meghatározott módon és ideig irattárazni, megőrizni. Amennyiben a pályázati szerződés nem rendelkezik a dokumentumok megőrzéséről, a szokásos megőrzési idő 8 év. (10) Nyertes szerződéssel rendelkező projektek esetén eredménytelen (meghiúsult), vagy részlegesen eredményes teljesítés esetében a pályázónak az okokról szóló összefoglalót az Innováció Menedzsment Központnak be kell nyújtania. Az összefoglalónak ki kell térni az esetleges visszafizetési kötelezettség teljesítésére is. A pályázat lezárásáról az Innováció Menedzsment Központot a kiíró hatóság értesítésének kézhezvétele után tájékoztatni kell, ahol az adott regisztrációs számot lezárják, és a pályázatot áthelyezik a referencia listára.

19 1. kiadás 0. módosítás 18 (22). oldal IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (1) Ezen szabályzatot a szenátus a /2008. sz. határozatával december 18. napján elfogadta. (2) A jelen szabályzat január 1. napjával lép hatályba, azzal, hogy rendelkezéseit a hatályba lépés napját követően benyújtásra kerülő pályázatok esetében kell alkalmazni. Dunaújváros, december 19. Dr. Bognár László rektor a Szenátus elnöke

20 1. kiadás 0. módosítás 19 (22). oldal 1. sz. melléklet Pályázati regisztrációs adatlap Regisztrációs kód: *********** A PÁLYÁZATI FELHÍVÁS ÁLTALÁNOS ADATAI A pályázati felhívás címe A pályázati felhívás kódja A pályázati felhívást kiíró szervezet A pályázati kiírás elektronikus címe Beadási határidő Pályázat jellege Beadható pályázatok száma A PÁLYÁZAT PÉNZÜGYI ADATAI Min. támogatási Max. támogatási összeg (Ft) összeg (Ft) Támogatás mértéke Saját forrás mértéke %-ban %-ban A projekt összköltsége (Ft) Igényelt támogatás (Ft) Szükséges saját forrás (Ft) ÁFA Főiskolai rezsi mértéke Pénzügyi keret és rendelkezési jogú szervzet megjelölése A PÁLYÁZATI JAVASLAT KONKRÉT ADATAI A pályázatért felelős személy A projekt felelős neve és elérhetőségei (szervezeti egység, telefon, ) A benyújtandó pályázat címe Pályázó szervezeti egység(ek) Partner/partnerek megnevezése A megvalósítás várható ideje -tól -ig Hasonló témában korábban beadott nyertes pályázatok (cím, hivatkozási szám, kiíró szervezet, elnyert támogatás, a költségvetés teljes összege) A PÁLYÁZATI JAVASLAT RÖVID BEMUTATÁSA (max karakter) Célja Célcsoportja Tevékenységei Fejlesztési stratégiai prioritás Várható eredmények

21 1. kiadás 0. módosítás 20 (22). oldal Alulírott,..kijelentem, hogy a DUNAÚJVÁROSI FŐISKOLA Pályázati Szabályzatát ismerem és az abban leírtakat tudomásul vettem. A pályázati felhívás/útmutató teljes dokumentációját megismertem. Kijelentem, hogy az adatlapon általam közölt adatok teljes mértékben megfelelnek a pályázati felhívásnak és a valóságnak. A pályázat kidolgozásáért, benyújtásáért, valamint ha támogatásban részesül teljes körű szakmai és pénzügyi megvalósításáért felelősséget vállalok. Dátum: Dunaújváros, (év, hó, nap)... pályázó aláírása befogadó szervezeti egység vezetőjének aláírása Az intézményt jogszerűen képviselő személyek nyilatkozata: A fentiekben javasolt pályázat kidolgozását és benyújtását támogatjuk / elutasítjuk.* A pályázathoz szükséges saját forrás biztosítását a Dunaújvárosi Főiskola vállalja / nem vállalja.* Dátum: Dunaújváros, (év, hó, nap) p.h.. Rektor Gazdasági Főigazgató * A megfelelő rész aláhúzandó!

22 1. kiadás 0. módosítás 21 (22). oldal 2. sz. melléklet Kötelező mellékletek, igazolások 1. A pályázatok benyújtásához és megvalósításához szükséges kötelező mellékletek beszerzésének rendje a következő: a) A pályázatok regisztrálása után a következő kötelező mellékleteket az Innováció Menedzsment Központ szerzi be közvetlenül a Gazdasági Hivataltól, illetve a Rektori Hivataltól. Ezek: aa) Alapító Okirat, ab) aláírási címpéldányok, ac) szakmai és pénzügyi beszámoló, illetve mérleg, ad) nyilatkozat köztartozás-mentességről. b) A Innováció Menedzsment Központ kezdeményezése alapján, a következő hivatalos igazolásokat, engedélyeket a Gazdasági Hivatal igényli meg az illetékes hatóságoktól és juttatja el az Innováció Menedzsment Központba: ba) APEH-TB igazolás, bb) VPOP igazolás, bc) Környezetvédelmi hatósági igazolás, bd) Természetvédelmi hatósági igazolás, be) Vízügyi hatóság igazolásai, bf) Munkaerőpiaci Alap igazolása, bg) Illetékhivatal igazolása, bh) szakhatósági engedélyek, bi) építési tervek. c) Az egyéb speciális mellékletek beszerzését a pályázó az érintett szervezeti egységek közreműködésével végzik. Ezek lehetnek: ca) tanulmányok, cb) szakmai jelentések, beszámolók, cc) egyéb hivatalos igazolások. d) A Innováció Menedzsment Központ gyűjti össze a szükséges kötelező mellékleteket az egyes intézményi szintű pályázati dokumentációkhoz. e) A Innováció Menedzsment Központ csak regisztrált pályázatok esetén nyújt szolgáltatásokat.