1/7 KÉSZÍTETTE: dr. Tölli Katalin aljegyző ELLENŐRIZTE: Dr. Tószegi Ildikó osztályvezető HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: 2009. november 1. I. Az osztályon ellátandó feladatokhoz tartozó munkakörök 1. osztályvezető 2. osztályvezető-helyettes 3. okmányirodai informatikus 4. ügykezelő Általános igazgatási csoport 5. adó- és értékbizonyítványt kiadó ügyintéző 6. hagyatéki ügyintéző 7. birtokvédelmi ügyintéző Vállalkozás-ellenőrzési és iktató csoport 8. vállalkozás-ellenőrzési és iktató csoportvezető 9. ipari és kereskedelmi ügyintéző 10. kereskedelmi és igazgatási ügyintéző I. 11. kereskedelmi és igazgatási ügyintéző II. 12. iktató-ügykezelő I. 13. iktató-ügykezelő II. 14. iktató-ügykezelő III.
2/7 15. iktató-ügykezelő IV. 16. iktató-ügykezelő V. 17. iktató-ügykezelő VI. I. Okmányirodai csoport 18. I. Okmányirodai csoportvezető 19. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző I. 20. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző II. 21. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző III. 22. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző IV. 23. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző V. 24. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző VI. 25. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző VII. 26. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző VIII 27. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző IX. 28. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző X. 29. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XI. 30. anyakönyvvezető I. 31. anyakönyvvezető II. 32. általános ügyfélszolgálati ügyintéző I. 33. általános ügyfélszolgálati ügyintéző II. II. Okmányirodai csoport 34. II. Okmányirodai csoportvezető 35. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XII. 36. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XIII. 37. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XIV. 38. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XV. 39. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XVI. 40. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XVII. 41. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XVIII. 42. nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XIX. 43. ipari és okmányirodai ügyintéző II. Az osztály feladatai A részletes feladat leírásokat a munkaköri leírások tartalmazzák. A főbb feladatok csoportonkénti és munkakörönkénti bontásban a következők. Osztályvezető
3/7 az osztály munkaszervezésének, minőségi munkavégzésének biztosítása információáramlás biztosítása, értekezleteken részvétel, értekezletek tartása közgyűlési és bizottsági előterjesztések készítése, véleményezése, döntések végrehajtása az osztály által készített szerződések ellenőrzése, kezelése az osztály által végzett közbeszerzési feladatok ellátása Osztályvezető-helyettes: az osztályvezető helyettesítése az általános igazgatási csoport tevékenységének szakmai irányítása szabálysértési eljárások lefolytatása önkényesen elfoglalt lakás kiürítése iránti eljárás lefolytatása jogszabályban meghatározott esetben kiadja a távhőtermelő létesítmény létesítési és működési engedélyét, valamint a távhőszolgáltatók működési engedélyét lefolytatja a temetkezési szolgáltatók telepengedélyezési eljárását Okmányirodai informatikus A Polgármesteri Hivatal Iktatójában, valamint a Sopron, Fő tér 5. szám alatti épületében működő hardverek és szoftverek üzemeltetése és karbantartása. Ügykezelő levelezés, posta intézése, határidők figyelemmel kísérése tárgyalásokról, értekezletekről emlékeztető, jegyzőkönyv készítése ügyiratok iktatása, kezelése eszközök, anyagok, készletek, bélyegzők, belső szabályozó dokumentumok kezelése Általános igazgatási csoport Adó- és értékbizonyítványt kiadó ügyintéző: adó- és értékbizonyítványok kiadása, hagyatéki eljárások lefolytatása, talált tárgyak kezelése, gyámsági vagyonleltárok készítése, gondnoksági, gyámsági leltárak elkészítése, Hagyatéki ügyintéző: hagyatéki eljárások lefolytatása, szabálysértési végrehajtási ügyek intézése Birtokvédelmi ügyintéző:
4/7 birtokvédelmi ügyek intézése, szabálysértési eljárások lefolytatása, Vállalkozás-ellenőrzési és iktató csoport Vállalkozás-ellenőrzési és iktató csoportvezető: a csoport tevékenységének szakmai irányítása, ügyiratkezelés felügyelete, állategészségügyi, állatvédelmi, állattartási feladatok ellátása, vadkár eljárások lefolytatása, szálláshely ügyek intézése vásár, piac és bevásárlóközpont üzemeltetésének engedélyezése, felügyelete Ipari és kereskedelmi ügyintéző: telepengedély-ügyek intézése szerencsejáték ügyek intézése üzlet bejelentések nyilvántartása, működési engedélyek kiadása, az ezirányú tevékenységek ellenőrzése Kereskedelmi és igazgatási ügyintéző I.: kereskedelmi, vendéglátóipari üzletek és kereskedelmi szálláshelyek, piacok és vásárok, alkalmi árusítások hatósági ellenőrzése, ezek során szükségessé váló intézkedések megtétele, döntések előkészítése, vállalkozásokkal kapcsolatos panaszbejelentések kivizsgálása, a hivatal tűzvédelmi és munkavédelmi feladatainak ellátása, Kereskedelmi és igazgatási ügyintéző II.: üzlet bejelentések nyilvántartása, működési engedélyek kiadása, az ezirányú tevékenységek ellenőrzése Iktató-ügykezelő I-VI.: - központi iktatás, ügyiratkezelés, irattár kezelése I. Okmányirodai csoport
5/7 I. Okmányirodai csoportvezető: a csoport tevékenységének szakmai irányítása, személyi okmányok igénylésével kapcsolatos ügyek intézése, okmány-előállítás, gyártáskezdeményezés, ügyfélkapu regisztráció, okmányirodai háttérmunka végzése Nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző I-XI.: személyi okmányok igénylésével kapcsolatos ügyek intézése, okmány-előállítás, gyártáskezdeményezés, ügyfélkapu regisztráció, okmányirodai háttérmunka végzése AnyakönyvvezetőI-II.: - anyakönyvi eljárások lefolytatása, anyakönyvek vezetése, - állampolgársági-, honosítási-, visszahonosítási, névváltozási ügyek intézése II. Okmányirodai csoport II. Okmányirodai csoportvezető: a csoport tevékenységének szakmai irányítása, járműokmányok kiállítása, érvényesítése, cseréje, pótlása iránti kérelmek intézése, okmányirodai háttérmunka végzése Nyilvántartási és okmányirodai ügyintéző XII-XIX.: járműokmányok kiállítása, érvényesítése, cseréje, pótlása iránti kérelmek intézése, okmányirodai háttérmunka végzése egyéni vállalkozói igazolványok kiállítása, módosítása, cseréje, visszavonása, visszaadása iránti kérelmek intézése, ügyfélkapu regisztráció Ipari és okmányirodai ügyintéző
6/7 ipari vállalkozások engedélyezésével, működésével kapcsolatos hatósági feladatok, továbbá az okmányiroda illetékességi területén belül a jogszabályban meghatározott okmányirodai feladatok ellátása III. Helyettesítés, kiadmányozás Az Igazgatási Osztály vezetőjét távolléte vagy akadályoztatása esetén az osztályvezetőhelyettes, akadályoztatásuk esetén az osztályvezető által esetenként megbízott köztisztviselő helyettesíti. Az Igazgatási Osztály vezetője - a jegyző által fenntartott ügyek kivételével - az osztály egész tevékenységével kapcsolatban gyakorolja a kiadmányozás jogát. Az Igazgatási Osztály vezetőjének távollétében, vagy akadályoztatása esetén a helyettesítéssel megbízott személyt illeti meg ez a jog. Kiadmányozási jogot gyakorol még: - az osztályvezető-helyettes az általa elbírált szabálysértési, és az adó- és értékbizonyítvány második aláírása, - a hagyatéki ügyintéző a hagyatéki eljárási cselekmények során keletkezett iratok, valamint a hagyatéki leltárt közjegyző felé továbbító iratok, - az ügyintéző a közbenső eljárási cselekményekre vonatkozó, önálló jogorvoslattal meg nem támadható végzések aláírása, - az okmányirodai ügyintéző a munkaállomásnál keletkezett okmányok, iratok, okmánytári kísérőjegyzék aláírása, feladatkörben okmányokba történő adatbejegyzés, - a fentieken túlmenően az anyakönyvvezető az anyakönyvi okiratok, azok továbbításával kapcsolatos iratok, - az adó- és értékbizonyítványt kiállító ügyintéző adó- és értékbizonyítvány aláírása, minden csoportvezető a csoport feladatkörébe tartozó egyéb ügyekben, - az ügyintéző egyedi szignálás alapján lefolytatott szabálysértési eljárás iratai, az I-II. okmányirodai csoportvezető az adatszolgáltatási, költségmentességi, a nyilvántartásban való bejegyzésről szóló és az önálló jogorvoslattal meg nem támadható döntés, továbbá a II. okmányirodai csoportvezető a regisztrációs adóval kapcsolatos eljárást felfüggesztő-, bontási igazolás alapján kivonást véglegesen elrendelő döntés vonatkozásában.
7/7 Az osztály kiadmányain, valamint a szabálysértési eljárásban keletkezett ügyiratokban a kiadmányozó nevét és beosztását kell feltüntetni. Amennyiben nem az osztályvezető a kiadmányozó, a kiadványt erre utaló jelzéssel (helyett) kell ellátni. Az anyakönyvi okiratokban az anyakönyvvezető nevét, az anyakönyvvezetői beosztást kell jelölni. IV. Hatályba lépés Jelen ügyrend 2009. november 1-jén lép hatályba, egyidejűleg az Igazgatási Osztály 2009. május 1-jén kiadott 5. változatú ügyrendje hatályát veszti.