Utófinanszírozás: Pénzügyi elszámolás részletes szabályai Pályázati e-ügyintézés, Online számlakitöltő A projekt során felmerülő költségek utólagos támogatási formája, a számla, vagy egyéb, az elszámolást alátámasztó dokumentum teljes összegének kiegyenlítését igazolni szükséges. Ebben az esetben a kifizetési igénylés benyújtását követő 45 napon belül kerül a támogatás folyósításra, a hiánypótlás idejét nem beleértve. A támogatás folyósítása közvetlenül a Kedvezményezettnek illetve engedményezés esetén az engedményesnek a Szerződésben megjelölt bankszámlájára történő utalással történik. A kizárólag utófinanszírozású időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10 %-át és legalább a 200 ezer forintot. Ferenczi Anna DARFÜ Nonprofit Kft. Szállítói finanszírozás: Vegyes finanszírozás: Ebben a finanszírozási formában a számla támogatásra eső része közvetlenül a szállítónak, illetve engedményezés esetén az engedményesnek a számlájára kerül kifizetésre, az önerő (a számla támogatás feletti részének) kifizetésének igazolása után, a benyújtást követő 30 napon belül, a hiánypótlás idejét nem beleértve. A szállítói finanszírozási módban a számla akkor nyújtható be, amennyiben a számla egyedi támogatástartalma eléri az 1 millió forintot. A korláttól eltérni az alábbi esetekben lehetséges: a szállítói előleg esetén előlegbekérő; részszámlázás esetében a végszámla; egyéb, indokolt esetben a KSZ engedélyével. A Kedvezményezett a szállítói számláinak közvetlen kifizetése mellett ugyanazon kifizetési igénylés keretében kérheti bizonyos költségei utólagos megtérítését. A támogatás szállítói finanszírozású tételek esetében az igénylés benyújtását követő 30, míg az utófinanszírozású tételek esetében 45 napon belül kerül folyósításra, a hiánypótlás idejét nem beleértve. Engedményezés: Előlegigénylés általános szabályai: Kedvezményezett az engedményezés tényéről a KSZ-t az engedményezési szerződés vagy az engedményezési értesítő másolatának benyújtásával köteles értesíteni. Kedvezményezett általi engedményezés esetén az engedményezési szerződésnek tartalmaznia kell, hogy az engedményes tudomásul veszi, hogy a támogatási összegre vagy annak egy meghatározott részére szóló követelés hatályosságának feltétele a támogatási szerződés szerinti adott kifizetési igénylés támogató általi jóváhagyása. Amennyiben a kedvezményezett valamely projekteleme(i) vonatkozásában utófinanszírozást választ, lehetősége van ezen projektelem(ek)re, azaz költségkategóriákra jutó támogatási előleg igénylésére. Jelen kiírás keretében támogatott projektek esetében az igénybe vehető maximális előleg mértéke a megítélt támogatás 25%-a. A kedvezményezett a támogatási szerződés Projekt elszámolható költségei című 1. számú mellékletében határozza meg, hogy a projekt projektelemei tekintetében milyen finanszírozási módot kíván alkalmazni, illetve melyik projektelem tekintetében kíván előleget igénybe venni, a fentiek szerint. Amennyiben a szállító engedményezi követelését, azonban a támogatás kifizetése utófinanszírozású módban történik, a támogatás folyósításának bár a kifizetés a kedvezményezett részére történik feltétele az engedményezési szerződés vagy az engedményezési értesítő benyújtása. 1
A támogatási előleg elszámolás módja Előleg felhasználása: A kedvezményezett az előleg igénybevételét követően bármikor megkezdheti az előleggel való elszámolást. Az előleggel, illetve annak egy részével történő elszámolás folyamata megegyezik a kifizetési igénylés folyamatával. Az előleg terhére elszámolandó költségeket a kifizetési kérelem formanyomtatvány előleg elszámolására vonatkozó táblázatában fel kell tüntetni. A Kedvezményezett a kifizetett előleggel legkésőbb a záró kifizetési igénylés keretében köteles elszámolni. Amennyiben a záró kifizetési igénylésben elfogadott utófinanszírozású számlák/bizonylatok támogatástartalma alacsonyabb, mint a még el nem számolt előleg összege, a különbözetet a Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt a kedvezményezett köteles visszafizetni. A Kedvezményezett köteles a korábban kifizetett előleget a Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt visszafizetni, amennyiben az előleg kifizetésétől számított 6 hónapon belül nem nyújtott be utó- vagy vegyes finanszírozású kifizetési igénylést, illetve a benyújtott kifizetési igénylés a támogatás nem rendeltetésének megfelelő használatát bizonyítja. Továbbá a Közreműködő Szervezet köteles a projektmenedzsment tevékenységekre megítélt támogatást a támogatási szerződés Általános szerződési feltételek, Projektmenedzsment támogatás csökkentése pontjában foglalt mértékben csökkenteni. A visszafizetési kötelezettség teljesítéséig a benyújtott kifizetési igénylés ellenében történő időközi kifizetésre a kedvezményezett nem jogosult. Időközi kifizetési igénylés: Időközi kifizetési igénylés: A Kedvezményezett a támogatási szerződés megkötésétől számított 12 hónapon belül köteles a projektjét megkezdeni, és a) a támogatás igénybevételét kezdeményezni, a megítélt támogatás legalább 10%-ának rendeltetésszerű felhasználását igazoló, kifizetési kérelem benyújtásával, és b) a megvalósítás érdekében harmadik féltől megvásárolandó szolgáltatásokat, árukat, építési munkákat legalább azok tervezett összértékének 50%-át elérő mértékben esetleges közbeszerzési kötelezettségének teljesítése mellett megrendelni, vagy az erre irányuló szerződést harmadik féllel megkötni. Időközi kifizetési igénylés kizárólag a projekt fizikai előrehaladását bemutató időszakos beszámoló benyújtásával együtt igényelhető. Az időközi kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumok: kifizetési kérelem formanyomtatvány, időközi beszámoló, összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), alátámasztó dokumentumok a Pénzügyi elszámolás részletes szabályai útmutató 6.2 pontjában meghatározottak szerint. Időközi kifizetési igénylés a záró kifizetési igénylés benyújtásáig kezdeményezhető. A beszámoló minden esetben projekt szintű adatokat tartalmaz. A kifizetési igénylésben igényelt és jóváhagyott támogatási összeg folyósításának feltétele az időszakos beszámoló jóváhagyása. Kifizetést alátámasztó dokumentumok Személyi jellegű költségek: a Pénzügyi elszámolás részletes szabályai útmutató 6.2 pontjában meghatározottak szerint Pályázati E-ügyintézés felület: Elszámolást alátámasztó dokumentumok 2
Személyi jellegű költségek: Időközi kifizetési igénylés benyújtására vonatkozó korlátok: Figyelem! Specifikus számlaösszesítők esetén elegendő kizárólag a kifizetés bizonylatát benyújtani, amennyiben az összesítő a 25 millió forintnál kevesebb támogatással megvalósuló projektek esetén 100 ezer forint támogatási összeget meg nem haladó számlákat vagy egyéb számviteli bizonylatokat tartalmaz Kizárólag utófinanszírozású számlát tartalmazó időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10 %-át és legalább a 200 ezer forintot. A százalékos korlátokat nem szükséges elérnie a benyújtott időközi kifizetési igénylésnek: szállítói vagy vegyes finanszírozású kifizetési igénylés esetén; az első időszakos beszámolóval együtt benyújtott kifizetési igénylés esetén; egyéb, indokolt esetben a KSZ engedélyével; Záró elszámolás esetében. Támogatás folyósításának feltétele: Záró kifizetési igénylés: A támogatás bármely típusú igénylés ellenében történő folyósításának feltétele, hogy a Kedvezményezettnek nincs lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozása. A köztartozásokat a Magyar Államkincstár figyeli, amennyiben a Közreműködő Szervezet tudomást szerez arról, hogy a Kedvezményezettnek köztartozása van, a kifizetés felfüggesztésre kerül, amíg a Kedvezményezett nem igazolja köztartozás mentességét. A köztartozás mentesség igazolására elfogadható nyilatkozat a köztartozásmentes adózói adatbázisban való szereplésről, vagy a folyósítás időpontjához képest 30 napnál nem régebbi összevont adóigazolás eredeti példányának projektgazda által hitelesített, szkennelt példánya. A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra nem került, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számla, valamint kötelező mellékleteként a projekt megvalósításának előrehaladásáról szóló záró beszámoló. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a záró kifizetési igénylés a projekt szakmai zárásához szükséges feltételek megléte esetén hagyható jóvá, melyek teljesítése (pl. működési engedély, üzemeltetési engedély beszerzése) számos esetben jelentős időigényű. Tájékoztatjuk, hogy lehetőség van nullás, azaz számlát nem tartalmazó záró kifizetési igénylés benyújtására is, így javasoljuk, hogy törekedjenek a támogatás teljes összegének elszámolására időközi kifizetési igénylések formájában. Szállítói finanszírozású számla nem nyújtható be záró kifizetési igénylés keretében, kivéve amennyiben a projekt teljes egészében szállítói finanszírozással valósul meg. Piaci ár igazolása: Elektronizálás a Beszámolók/Jelentések és Számlakitöltő programokban Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. Közbeszerzési értékhatár alatt vagy közbeszerzési kötelezettség hiányában az egy szállítótól, egy költségkategóriára vonatkozó nettó 1.000.000 forint feletti nem a pályázat benyújtása előtt felmerült előkészítési költségekhez kapcsolódó beszerzések esetén a szállító(k) kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell benyújtani. A három közül a legkedvezőbb ajánlat alapján kell a szállítót kiválasztani. Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelés időpontjához képest 3 hónapnál régebbiek. A fejlesztés fő célja a Beszámolók/Jelentések és Számlakitöltő programok fejlesztése annak érdekében, hogy az elektronikus és papírmentes pályázatkezelés egyik első lépéseként csökkentse a Kedvezményezettek előleg és kifizetés igényléseihez, valamint a beszámolókhoz jelentésekhez kapcsolódóan, papír alapon beküldendő dokumentumainak mennyiségét. A fejlesztés eredményeként a jelentéstétel- beszámolás, kifizetés és előlegigénylés adminisztratív teendői (sablon benyújtás, hiánypótlás, kapcsolódó mellékletek csatolása, és pályázók azonnali értesítése) teljesen elektronizáltan, online felületen, egységes technológiával lesznek kezelhetők. A piaci ár alátámasztásául szolgáló dokumentációnak a projektmegvalósítás helyszínén kell rendelkezésre állnia, és helyszíni ellenőrzés során azok bemutatása szükséges. 3
Pályázati e-ügyintézés, Online számlakitöltő elérési útvonala, bejelentkezés Elérési útvonal, bejelentkezés Elérési útvonal, bejelentkezés Belépéshez szükséges adatok: alintézkedés (konstrukció) kiválasztása; pályázatszám (EMIR azonosító) kiválasztása; felhasználó kiválasztása: főpályázó; jelszó megadása: a jelszót az illetékes KSz küldi meg a befogadó levélben pályázói számára Amennyiben elfelejtette jelszavát, vagy bármilyen okból annak megváltoztatását / törlését igényli, kérjük, hogy töltse ki a jelszóigénylő formanyomtatványt, majd szíveskedjen kinyomtatva, kitöltve, aláírva benyújtani az illetékes Közreműködő Szervezet számára. A nyomtatvány letölthető a kezdő oldalról. Pályázó Tájékoztató funkciói Elszámolások Help/Információk fül alatt található az ÚSZT Számlakitöltő kézikönyv, mely segítséget nyújt az elszámolások benyújtásához Az Elszámolások modulban tekinthetik meg a pályázók a finanszírozással (kifizetési igénylésekkel) kapcsolatos információkat, illetve itt érhető el a számlakitöltő alkalmazás is. Az Elszámolások funkcióra kattintva elsőként egy 5 részből álló felülettel találkozhatunk: Pályázó Elszámolási ütemek; Elszámolások; Kifizetések adatai; Előleg kifizetések. 4
Elszámolási ütemek Elszámolási ütemek Az Elszámolási ütemek táblázatban láthatók a Pályázóval kötött támogatási szerződés alapján az EMIR-ben rögzített költségütemterv adatok. Az utolsó két oszlop tartalma a már beküldött elszámolásokhoz kötődik ütemenként összesítve: Igényelt támogatás: rögzített elszámolásokhoz tartozó igényelt támogatások összege; Kifizethető összeg: az EMIR-ben már bent lévő elszámolásokhoz tartozó számlák alapján ténylegesen kifizethető összeg. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy elszámolás összege meghaladhatja a tervezet elszámolási összeget, azonban erről értesíteni kell az illetékes Közreműködő Szervezetet (KSz-t): amennyiben az eltérés mértéke 20%-nál kisebb, változás bejelentőt kell küldeni; 20%-nál nagyobb eltérés esetén szerződésmódosítást kell kezdeményezni. Az Elszámolási ütemek felületen lehetősége nyílik arra is, hogy egy adott ütemhez új elszámolást készítsünk, az Új elszámolás linkre kattintva. Elszámolások Előleg kifizetések Az Elszámolások táblázat mutatja meg, hogy történt e már elszámolás rögzítés, illetve ha igen, akkor azok milyen főbb adatokkal rendelkeznek. Az utolsó oszlopban szereplő Megnyitás link segítségével lehet az elszámolásokat megtekinteni, módosítani vagy törölni. Lehetőség van új elszámolás létrehozására is, a jobb alsó sarokban szereplő Új elszámolás link segítségével. Figyelem! Nem módosítható az elszámolás, amennyiben státusza Jóváhagyott vagy Beküldött. Itt tekinthető meg, hogy milyen összegű előlegek kerültek az eddigiek folyamán lehívásra, azok átutalása mikor történt meg, milyen típusú az előleg, illetve szállítói előlegbekérés esetén ki a szállító. Innen is letölthető az elszámoláshoz kötődő előleg lehíváshoz szükséges dokumentum. Kifizetések adatai Kifizetések adatai táblázatban tekintheti meg, hogy milyen számla alapú kifizetések történtek. Kifizetés igénylés benyújtása A hatályos támogatási szerződéssel rendelkező Kedvezményezettek költségeik elszámolásával és igazolásával intézhetnek kifizetés igénylést az intézményrendszer Közreműködő Szervezetei (KSZ) felé. Időközi kifizetési igénylés kizárólag a projekt fizikai előrehaladását bemutató időszakos beszámoló benyújtásával együtt igényelhető. Megnyitás: a kifizetés alapjául szolgáló számlák alapadatai tekinthetőek meg. A beszámoló minden esetben projekt szintű adatokat tartalmaz. A kifizetési igénylésben igényelt és jóváhagyott támogatási összeg folyósításának feltétele az időszakos beszámoló jóváhagyása. A funkció részletes bemutatását és a Beszámolók, jelentések kitöltő funkció használatáról bővebb információkat a Beszámolók, jelentések és az Információ modulból is letölthető útmutatók tartalmazzák. 5
Elszámolás létrehozásának, benyújtásának lépései röviden Új elszámolás létrehozása. Számlák rögzítése (a Műveletek fülön). Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok ellenőrzése ( Kifizetési igénylést alátámasztó dokumentumok linkre kattintva a 2. lépés fülön). Rendelkezés az előleg elszámolásról (a 3. lépés fülön található Rendelkezés az előleg elszámolásról linkre kattintva). Közbeszerzési eljárással kapcsolatos adatok ismertetése (a 4. lépés fülön található Közbeszerzési eljárás ismertetése linkre kattintva). Elszámolás ellenőrzése (az 5. lépés fülön található Elszámolás ellenőrzése linkre kattintva). Elszámolás hozzárendelése Beszámolóhoz (6. lépés fülön található Elszámolás(ok) és Beszámoló összerendelése linkre kattintva). Fontos, hogy önállóan kifizetési igénylés nem küldhető be, minden esetben beszámolóhoz szükséges kapcsolni és azzal együtt beküldeni! Új elszámolás rögzítése Kétféle úton lehetséges: az elszámolási ütemek táblázatból és elszámolások táblázatból egyaránt. Kifizetési igénylés és Beszámoló együttes ellenőrzése (a 7. lépés fülön található Ellenőrzés és beküldés linkre kattintva megnyitott oldalon található Ellenőrzés gombra kattintva). Kifizetési igénylés és beszámoló nyomtatása és beküldése a KSz-hez (alátámasztó dokumentumokkal és számlákkal együtt). Új elszámolás rögzítése Új elszámolás rögzítésének első lépése az elszámolás létrehozása, melyhez alábbi felület mentése szükséges Az elszámolás megnyitását követően megjelenő felület 3 fő részből áll: Elszámolás alapadatai;műveletek; Elszámoláshoz tartozó számlák. Figyelem! Amennyiben az új elszámolást az Elszámolások táblázat alatti linkről indította, úgy ki kell választania az elszámolási ütemet. A munka folytatásához nyissa meg az érintett elszámolást Elszámolás státusza Elszámoláshoz tartozó számlák Elszámolás státusza: a státusz tájékoztat arról, hogy az elszámolás feldolgozása éppen hol tart. A lehetséges státuszok az alábbiak: Új elszámolás: új elszámolás mentése előtt Módosítható: számlakitöltőben módosítható az az elszámolás, amely: még nem került beküldésre vagy EMIR-ben már bent lévő elszámolás, amit a KSz módosításra engedélyez az online számlakitöltőben. Beküldött: végleg jóváhagyott, EMIR-be beküldött elszámolás vagy az EMIR-ben szerkesztés alatt lévő elszámolás státuszát jelzi Jóváhagyott: a Közreműködő Szervezet által EMIR-ben jóváhagyott elszámolás Figyelem! A jóváhagyás nem azt jelenti, hogy az elszámolás összes számlája jóváhagyásra és elfogadásra került, hanem az egyes számlákra vonatkozó döntés elfogadását jelképezi. Sztornózott: a kitöltőben vagy az EMIR-ben sztornózott elszámolás. A táblázat az adott kifizetési igényléshez már berögzített számlák listáját tartalmazza. Itt van lehetőség a számlák főbb adatainak megtekintésére, karbantartására, valamint új számla rögzítésére is. 6
Műveletek Új számla rögzítése Záró elszámolás Itt van lehetőség megjelölni, hogy az adott elszámolás záró elszámolás: egy szerződéshez csak egy záró elszámolás tartozhat záró elszámolás esetén az elszámolás számla nélkül is beküldhető a záró elszámolás csak záró beszámolóhoz kapcsolva küldhető be. Az Új számla link segítségével rögzíthetjük a számlák adatait. Új számla rögzítése A megnyíló felületet két részre bonthatjuk: számlafej: számla alapadatainak rögzítésére szolgál; számlatétel: számlán szereplő tételek rögzítésére szolgál. Új számla rögzítése A számlafejen található mezőket csoportosíthatjuk a kitöltés típusa alapján: oautomatikusan töltődő adatok Kedvezményezett; Kedvezményezett adószáma; Kedvezményezett címe. okötelezően kitöltendő mezők (piros csillaggal jelölt mezők) Kedvezményezett: speciális esetben; Szállító adatai: név, adószám, cím és bankszámlaszám; Szállítói finanszírozás; Számla sorszáma; Devizanem; Deviza árfolyam (amennyiben nem HUF); Számla típusa; Fizetési mód; Kifizetést igazoló bizonylat; Dátum mezők; Alátámasztáshoz benyújtott dokumentumok megnevezése/megjegyzések. onem kötelezően kitöltendő mező Számlatípustól függően változik a kitöltendő dátumok köre. Szállító adatai A szállítót és adatait a rendszer adatbázisából lehet kiválasztani a Keres funkció segítségével. Új szállító rögzítése Előfordulhat, hogy a keresett szállító a listában nem található meg, mert még nem szerepel az adatbázisban. Ebben az esetben a szállítót újként fel kell vinni, melyet az Új szállító rögzítése linkre kattintva tehet meg. 7
Szállítói finanszírozás Engedményezés Ha a számla szállítói finanszírozású (azaz a kifizetést közvetlenül a szállító számlaszámára kéri), úgy a számlafejen a jelölőnégyzet bepipálásával jelezze ezt. Lehetőség van a felületen engedményes rögzítésére is, ez esetben kérjük elsőként pipálja ki az Engedményezés mezőt. Ezt követően aktívvá válik a Keres funkció, melynek segítségével már ki lehet választani az engedményest. Számlaösszesítő esetén a Kedvezményezett önmagát kell, hogy kiválassza szállítóként. Számla adatok Dátum mezők Számla sorszáma Ebben a mezőben kell rögzíteni a számla / bizonylat sorszámát. Számla sorszámát teljes, betű és számjegy sorozattal, nagybetűk alkalmazásával és szóközök nélkül kell kitölteni. A kiválasztott számla típusa befolyásolja a számlafej jobb oldalán elhelyezkedő dátum mezők állapotát is. Új tétel rögzítése Számlatétel adatai Ahhoz, hogy egy adott számlához tételeket lehessen rögzíteni, először sikeresen el kell menteni a számlát. A mentés után aktívvá válik az Új tétel rögzítése link, melynek segítségével rögzíthetők a számlatételek. Egy számlához több tétel is tartozhat. Ebben az esetben a további tételeket is a számlafej alatt található Új tétel segítségével rögzítheti. Fontos tehát, hogy a számlát nem szabad annyiszor rögzíteni, ahány tétele van, mert az hibás rögzítésnek minősül. 8
Költségek A költségek ikonra kattintva a szerződésben rögzített költségek jelennek meg táblázatos formában. Folyósítási lap kivonat A Folyósítási kivonat megtekintése ikonra kattintva elérhető excel táblázat költségenkénti és elszámolásonkénti bontásban mutatja meg az eddig benyújtott (tehát KSz-hez már beküldött) elszámolások adatait. Lehetőség van megtekinteni a szerződés teljes Költség tábláját, valamint excel fájlba exportálni az adatokat. Elszámolható költség, tevékenység, számviteli kategória Elsőként ki kell választani az Elszámolható költséget, majd a Tevékenységet. A Számviteli kategóriát a rendszer ezen adatok alapján generálja. A lenyíló mezők tartalmát az EMIR-ben a támogatási szerződés alapján berögzített adatok határozzák meg, amelytől nem lehet eltérni. Elszámolható költség, tevékenység, számviteli kategória Itt kell megadni a számla tételek teljes összegét nettó + ÁFA bontásban. (A bruttó összeget a rendszer számolja ki.) Az elszámolni kívánt összeg abban az esetben különbözik a teljes összegétől, ha nem a számla teljes összegét kívánják elszámolni. Amennyiben az Elszámolható költség lista üres, kérjük, forduljon a KSz-hez. Amennyiben a számla összegéből nem a teljes összeget kívánja elszámolni kedvezményezett adott projektje terhére, a számlán jelölnie kell, hogy a számla teljes összegéből mekkora összeget kíván elszámolni, valamint a számla benyújtásával egyidejűleg írásban indokolni is szükséges a számlakitöltő programban a számlafej megjegyzés rovatban is. Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok, 2. lépés Rendelkezés az előleg elszámolásról, 3. lépés Miután minden számlát és tételt rögzített, az itt található Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok link alatt elérhető funkció segítségével kell leellenőrizni, hogy az egyes számlákhoz milyen dokumentumokat szükséges benyújtani a kifizetési igényléssel együtt. A Rendelkezés az előleg elszámolásáról funkcióban van lehetőség arra, hogy rögzítse az elszámoláshoz tartozó kifizethető összegből azt, hogy mennyit kíván elszámolni a már kiutalt előleg terhére. 9
Közbeszerzési eljárás ismertetése, 4. lépés Elszámolás ellenőrzése, 5. lépés A Közbeszerzési eljárás ismertetése funkcióban kell rögzíteni, hogy az elszámolás költségeihez kapcsolódó beszerzés megvalósítása érdekében történt-e közbeszerzés. Ahhoz, hogy az elszámolás és a beszámoló összekapcsolása után be lehessen küldeni őket, kötelező ellenőrizni az elszámolást. Az ellenőrzés eredményeképpen kiírt üzenetek kétféle típusúak lehetnek: a piros betűszínnel jelölt hiba üzenetek: kötelező javítani, az elszámolás nem küldhető be korrigálás nélkül; a zöld betűszínnel jelölt figyelmeztető üzenetek, a beküldést nem akadályozzák. Elszámolás és Beszámoló összerendelése, 6. lépés Ellenőrzés és beküldés Fontos, hogy önállóan kifizetési igénylés nem küldhető be, minden esetben beszámolóhoz szükséges kapcsolni és azzal együtt beküldeni! Az összerendelés funkció a 6. lépés fülön található felületről érhető el. Ezen a fülön van lehetőség ellenőrizni az összekapcsolt kifizetési igénylést és beszámolót, az Ellenőrzés és beküldés linkre kattintva. Figyelem! Csak abban az esetben aktív, ha az elszámolás nem tartalmaz javítandó (piros szövegszínnel jelölt) hibát. Hiánypótlás Gyakran felmerülő kérdések/problémák Abban az esetben, ha az elszámoláshoz kapcsolódóan a KSz hiánypótlást ír elő, úgy arról írásban értesíti a Kedvezményezettet, illetve a számlakitöltőben újra módosítható válik az elszámolás. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy elszámolás csak azon számláit lehet módosítani, amelyek Hiánypótlás alatt, vagy esetleg Beküldött státuszban vannak. A hiánypótlás / módosítás rögzítése után kérjük, újra küldje be az elszámolást elektronikusan, majd kinyomtatást követően postai úton is juttassa el a KSz-hez. Az alábbi dokumentumok esetében cégszerű aláírással ellátott, eredeti példány benyújtása szükséges: kifizetési kérelem formanyomtatvány, összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz) A Kedvezményezettek által benyújtott kifizetési kérelemhez papír alapú benyújtás esetén az előzőekben nem említett dokumentumok eredetivel megegyező, másolati példányát kell csatolni. A másolati példányokat a Kedvezményezett vagy a Kedvezményezett jelen projektben képviseletre való jogosultsággal bíró képviselőjének ellenjegyzésével kell ellátni. A benyújtandó dokumentumok körét a Pénzügyi Elszámolás Részletes Szabályainak 6.2 pontja tartalmazza 10
Gyakran felmerülő kérdések/problémák 2. Az eredeti számlán cégszerű aláírással kell a teljesítést igazolni (külön teljesítésigazolási dokumentáció esetén is), illetve a számla záradékolásaként rá kell vezetni a projektazonosítót és a támogatás elszámolására benyújtásra került szöveget. Kifizetést igazoló bizonylatokkal szembeni követelmények! Számlaösszesítők használata (Hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek összesítője; Tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz (kommunikáció) kapcsolódó számlák összesítője) Minden változás bejelentése a Közreműködő Szervezet felé Köszönöm megtisztelő figyelmüket! 11