2 Általános ismeretek 2.1 1 2.1.1 Könyvvezetési kötelezettség Könyvvezetés: az a tevékenység, amelynek során a gazdálkodó a tevékenysége során felmerülő gazdasági eseményekről a törvényben rögzített általános irányelvek szerint folyamatos nyilvántartás vezet. Ezeket a nyilvántartásokat az üzleti év végén le kell zárni. Könyvvezetés módja 1. Kettős könyvvitel Az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, bizonylatok alapján, folyamatosan, áttekinthetően mutatja. Ezeket a nyilvántartásokat év végén lezárja, és ennek alapján készíti el a beszámolóját: Éves beszámoló Egyszerűsített éves beszámoló A kettős könyvvitel során a gazdasági események feljegyzése folyamatosan, hézagmentesen történik. Az elszámolás kétféle formában valósul meg idősoros elszámolás > napló > (alapkönyv) számlasoros elszámolás > főkönyvi számla > (főkönyv) Könyvvezetési gyakorlati kézikönyv 2011. február
2 2.1 2 Általános ismeretek A könyvviteli elszámolás két körben valósul meg Analitikus elszámolás: amelynek keretében mennyiségi és értékadatokat tartalmazó feljegyzéseket vezetnek a vállalkozás vagyonrészeiről és azok változásairól készlet, tárgyi eszköz, értékpapír, vevők, szállítók. Az analitika a tételes ellenőrzés szolgálatában áll. Az analitika az egyes gazdasági műveletek okozta változásokat megfelelő összegzés és csoportosítás után feladást készít a kapcsolódó főkönyvi számlákhoz. Az analitikus nyilvántartásokat a leltár adatai alapján nyitjuk meg. Szintetikus (főkönyvi) elszámolás: az eszköz és forrásszámlákon az értékadatokat rögzítjük (idő- és számlasoros elszámolás). 2. Egyszeres könyvvitel A gazdasági események feljegyzését a hitelt érdemlő bizonylatok alapján pénzforgalmi szemléletben, a pénzkiadások és pénzbevételek elszámolására alapozza. Naplófőkönyv vagy pénztárkönyv mint pénzforgalmi nyilvántartás keretében valósul meg. Ez az elszámolás az adóelszámolás alapját is meghatározza, hiszen ez a nyilvántartási forma a teljes üzleti pénzforgalmat kimutatja. Naplófőkönyv, analitikus nyilvántartások, leltár alapján készül az Egyszerűsített beszámoló. Számviteli bizonylatok Bizonylat minden olyan külső és belső okmány függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljából készítettek. 2011. február Könyvvezetési gyakorlati kézikönyv
2 Általános ismeretek 2.1 3 Alaki és tartalmi kellékei megnevezés, sorszám; kiállító, gazdálkodó megnevezése; kiállítást elrendelő személy vagy szervezet; utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy; ellenőr aláírása; kiállítás időpontja; gazdasági esemény tartalmának rövid, lényegre törő leírása, megjelölése, mennyiségi, minőségi és értékadatok; technikai, optikai adathordozók további alaki és tartalmi kellékei: feldolgozási programok azonosító jelzése, adatállomány azonosító jelzése, egyértelmű azonosítást szolgáló kódjegyzék, kiíratás késedelem nélküli biztosítása. Szigorú számadású bizonylatok készpénz kezeléséhez, más jogszabály alapján (számla, egyszerűsített számla, nyugta), továbbá minden olyan nyomtatvány, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A szigorú számadású kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. Ezekről olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja az elszámoltatást. Bizonylatok megőrzési ideje 10 évig köteles megőrizni a vállalkozás a beszámolót és az azt alátámasztó főkönyvi kivonatot, a leltárt, leltárértékelést, a naplófőkönyvet, pénztárkönyvet, Könyvvezetési gyakorlati kézikönyv 2011. február
4 2.1 2 Általános ismeretek valamint más, a számviteli törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, olvasható formában, a bizonylat elektronikus formában is megőrizhető, ha az alkalmazott módszer biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. A számviteli bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában, könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon kell megőrizni, a szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is meg kell őrizni, szervezeti változás esetén is gondoskodni kell a megőrzésről. Bizonylati fegyelem: minden gazdasági eseményről bizonylatot kell kiállítani. Bizonylati elv: könyvelni csak bizonylat alapján lehet. Bizonylati rendszer A bizonylati rendszer keretében meg kell határozni az alkalmazott bizonylatok fajtáját, tartalmát, alakját, útját a kiállítástól az irattározásig. Bizonylati rendszer tartalmaz általános bizonylatokat (pénztár) és szakmaspecifikus bizonylatokat (pl. anyagkivételi bizonylatot). Bizonylati Szabályzat A bizonylati szabályzat előírásokat tartalmaz a bizonylati rendszerre vonatkozóan. 2011. február Könyvvezetési gyakorlati kézikönyv
2 Általános ismeretek 2.1 5 Készítésének célja: gazdálkodási folyamat ellenőrizhető legyen; könyvelés előfeltételeit ellenőrizhető módon biztosítsa; tulajdonvédelmet maximálisan szolgálja. Bizonylati Szabályzat tartalma Mutassa be az alkalmazott bizonylatok fajtáit, tartalmát, útját a kiállítástól az irattározásig. Nevezze meg az általános és a szakmaspecifikus bizonylatokat, azok formáit, tartalmi kellékeit és szükséges példányszámait. Bizonylat kiállításáért felelős személyek. Utalványozási jogkörrel felruházott személyek neve, utalványozható legmagasabb összeget. Bizonylatok érvényességi kellékei. Bizonylatok könyvelés előtti felülvizsgálata, számlakijelölés (kontírozás) előtt. Bizonylatok megőrzési módja, időtartama. Szigorú számadású bizonylatok (nyomtatványok) egyedi nyilvántartásának módja, ellenőrzése. Rendelkezzen a szervezeti változások esetére a bizonylatok megőrzési kötelezettségéről és módszeréről. Elektronikus bizonylatok Az elektronikus bizonylatok a számítógép memóriájában, merevlemezén, vagy egyéb elektronikus adathordozón jelenhetnek meg. Elektronikus dokumentum fajtái Elektronikus dokumentum: elektronikus eszközzel értelmezhető adategyüttes. E fogalomba tartozik az elektronikus irat fogalma és az elektronikus okirat fogalma (2001. évi XXXV. tv. 2. 12. pontja) Könyvvezetési gyakorlati kézikönyv 2011. február
6 2.1 2 Általános ismeretek Elektronikus irat: olyan elektronikus dokumentum, amely szöveget közöl és más adat legfeljebb ennek alátámasztására, hatósági azonosítására szerepel benne, illetve egyes digitális jeleket a szöveggel összefüggő informatikai funkciók megvalósítása érdekében az olvasó számára nem is érzékelhetően tartalmaz. Elektronikus okirat: olyan elektronikus irat, amely nyilatkozattételt, illetőleg nyilatkozat elfogadását, vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magában. Elektronikus bizonylatok hitelesítése Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. Elektronikus aláírás ellenőrzése: az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával. Érvényességi lánc: az elektronikus dokumentum vagy annak lenyomata, és azon egymáshoz rendelhető információk sorozata, (így különösen azon tanúsítványok, a tanúsítványokkal kapcsolatos információk, az aláírás-ellenőrző adatok, a tanúsítvány aktuális állapotára, visszavonására vonatkozó információk, valamint a tanúsítványt kibocsátó szolgáltató elektronikus aláírás ellenőrző adatára és annak visszavonására vonatkozó információk), amelyek segítségével megállapítható, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírás, illetve időbélyegző, valamint az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt. 2011. február Könyvvezetési gyakorlati kézikönyv
2 Általános ismeretek 2.1 7 Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely a) alkalmas az aláíró azonosítására, b) egyedülállóan az aláíróhoz köthető, c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és d) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett módosítás érzékelhető. Időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett. Minősített elektronikus aláírás: olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláíráslétrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. Könyvvezetési gyakorlati kézikönyv 2011. február
8 2.1 2 Általános ismeretek 2011. február Könyvvezetési gyakorlati kézikönyv