BALATONFÜRED VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTER 8230 Balatonfüred, Szent István tér 1. Szám: Előkészítő: Király Péterné ELŐTERJESZTÉS A Képviselő - testület 2015. április 23 - i ülésére Tárgy: Balatonfüred Város Önkormányzatának 2014. évi, Éves ellenőrzési jelentése a belső ellenőrzési feladat ellátásáról. Tisztelt Képviselő - testület! A Balatonfüredi Többcélú Társulás 2004. év óta vállalta a belső ellenőrzési tevékenység ellátását, melyet Munkaszervezetén - Balatonfüredi Közös Önkormányzati Hivatal - keresztül át el. A feladatellátáshoz Balatonfüred Város Önkormányzata is csatlakozott. A feladatellátási tevékenység a korábbi szervezeti struktúra alkalmazása történik. Belső ellenőrzés éves munkájáról, - a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény. a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Brk), valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyv alapján - Éves Ellenőrzési Jelentést kell készíteni, melyet az éves beszámolóval egyidejűleg kell a Képviselő-testület elé terjeszteni. A belső ellenőr, figyelemmel a Bkr. 48. -ára és a nemzetgazdasági miniszter által közzétett módszertani útmutatóra, elkészítette az éves összefoglaló ellenőrzési jelentést. Kérem a Képviselő - testületet, a 2014. évi, Éves ellenőrzési jelentés megvitatására, valamint a határozati javaslat elfogadására. Balatonfüred, 2015. mácius 31. dr. Bóka István./2015. (IV. 23.) határozat HATÁROZATI JAVASLAT Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselő testülete a 2014. évi, Éves belső ellenőrzési jelentést megismerte és elfogadja. 1
2014. évi, Éves belső ellenőrzési jelentés I. a) a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása. A 2014. évi munkaterv az önkormányzat igényeit felmérve és kockázatelemzésre alapozva került összeállításra. A munkaterv kialakításakor az ellenőrzés figyelemmel volt a javaslatokra és a belső ellenőri kapacításra. A Munkaterv a Képviselő - testület által elfogadásra került. Az éves ellenőrzési jelentés elkészítését és annak tartalmi követelményét a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban Bkr.) 48. - a határozza meg. Az ellenőrzési jelentés, figyelemmel az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatóira, készült. Az éves ellenőrzési jelentés célja, hogy átfogó képet adjon a társulás keretében ellátott független belső ellenőrzési feladatellátás folyamatáról, működéséről, valamint segítséget kíván nyújtani az önkormányzatok költségvetési szervei vezetőinek, képviselő - testületeinek, a revizori jelentések ajánlásairól, javaslatairól továbbá azok hasznosulásának nyomonkövetéseiről. A Társulás, egy fő, főállású belső ellenőr foglalkoztatásával biztosította a feladat ellátását. A 188 vizsgálati napból, 97 munkanap (52 %) jutott Balatonfüred Város Önkormányzatára és intézményeire. A 2014. évi ellenőrzési feladatok végrehajtásához külső szakértő bevonására nem került sor. A belső ellenőr a vizsgálatokon felül, ellátta a Bkr. 21. -ában foglalt egyéb feladatokat is. Az ellenőrzések lefolytatásához, a jogszabálynak megfelelő tartalommal, a stratégiai tervvel összhangban a belső ellenőr ellenőrzési programot, a lefolytatott vizsgálat után ellenőrzési jelentést készített, a javaslatok végrehajtására vonatkozóan intézkedési terv készítését kérte az ellenőrzött szervek vezetőitől a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével. aa) az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése 1. a) 2014. évben az eredeti munkaterv tásulási szinten - módosításra került, szervezeti változás miatt. A változás nem érintette Balatonfüred Város Önkormányzatát. Egy vizsgálat húzódott át, 2015. évre (Füredi Kézilabda sport Egyesület), három terven felüli (cél vizsgálatok: Országgyűlési választás, Európai Parlamenti választás, Helyi önkormányzati választás pénzügyi a) vizsgálatra került sor. Kapcsolt vizsgálatként került sor Balatonszőlős és Pécsely községek, Belső kontroll és az Ingatlan vagyonkataszter rendjének vizsgálatára (a tervezett Dörgicse és Pécsely községek önkormányzata volt), kettő tervezett ellenőrzés maradt el. A tervezett és tényleges vizsgálatok aránya 2014. évben 90 % volt. A teljesítési arányt befolyásolták a nem tervezhető feladatok/események, valamint az egyéb feladat ellátása. A kockázatelemzésben a magas kockázatúnak értékelt területek ellenőrzése megvalósult. Az ellenőrzési tervben, a kötelezően ellátandó feladatot, a Normatíva ellenőrzés (9 intézmény), valamint a kockázat elemzéssel alátámasztott alábbi területek/témakörök jelentették: Adóhatósági tevékenység vizsgálata, Belső kontrollok kialakítása, működésük vizsgálata, Az Ingatlan- vagyonkataszter rendjének vizsgálata, Az Önkormányzat költségvetéséből céljelleggel nyújtott támogatás felhasználásának felülvizsgálata, 2
A belső ellenőr az ellenőrzésekről írásos jelentést készített, melyet az ellenőrzött szervezetek vezetőinek és a vizsgálatot elrendelő személynek megküldött, illetve átadott. Az ellenőrzésekről elkészített ellenőrzési jelentések az előírt formai követelmények figyelembevételével készültek. A belső ellenőrzési jelentéstervezetben foglalt megállapításokat az ellenőrzött szervezetek, intézmények nem vitatták, az ellenőrzési jelentéstervezetek, illetve a végleges jelentések módosítására nem került sor. A megállapításokat az érintettek elfogadták, a hiányosságok megszüntetésére, az intézkedési terveket elkészítették - Bkr. 42-44. a felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével, és azt megküldték az ellenőrzést végző részére. Az előző évekhez hasonlóan az ellátandó feladatok részét képezte a Normatívák igénybevételének és ának felülvizsgálata, mely az Önkormányzat 9 intézményénél (óvodák, bölcsőde, BSzAK), és a 4 iskolánál. A KLIK hez tartozó iskoláknál az ellenőrzés, az étkezési támogatás igénylésének és ának felülvizsgálatára korlátozódott, mivel azt az önkormányzat igényelheti le és számolja el. Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a költségvetési normatív támogatások igénylése megfelel-e a hatályos jogszabályoknak. Az ellenőrzés a dokumentum és nyilvántartáson alapuló pénzügyi/szabályszerűségi, módszere, komplex ellenőrzési vizsgálat volt. A felülvizsgálatok eredményeképpen i különbözetek - többlettámogatási jogosultság és visszafizetési kötelezettségek is keletkeztek. A további vizsgálatokat négy témakörre terveztük. A vizsgálatok az alábbi szervezeteknél valósultak meg: Balatonfüredi Közös Önkormányzati Hivatal Balatonszőlős, Pécsely, Dörgicse és Vászoly kirendeltségei Balatonfüredi Közös Önkormányzati Hivatal, Városi Kincstár, Adó csoport Balatonfüred Város Önkormányzat, Városi Könyvtár Füredi Kézilabdasport Egyesület A Balatonfüredi Közös Önkormányzati Hivatal Balatonszőlős, Pécsely, Dörgicsei és Vászolyi kirendeltségeinél, belső kontroll és az Ingatlan vagyonkataszter rendjének vizsgálata: Mind a négy Község Önkormányzata, rendelkezik pénzkezelési szabályzattal és a Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás rendjének szabályzatával, amely egységes tartalmú és szerkezetű a Balatonfüredi Közös Önkormányzati Hivataléval. A pénztári és a banki pénzforgalom főkönyvi könyvelése is az egységesen alkalmazott GORDIUSZ pénzügyi rendszeren keresztül történt. A megállapítások az ellenőrzött szervezetek esetében azonosságokat mutattak, eltérés a hiányosságok nagyságrendjében tapasztalható. A helyi szabályozás ellenére a pénzügyi ellenjegyzés jogszabályilag már nem kötelező nem történt meg. Az összeférhetetlenségi szabályok előírásának betartása is sérült. A pénztár ellenőr aláírásával igazolta a tevékenység elvégzését, de pénztárjelentéseket nem csatolták a bizonylatok mellé. Az önkormányzatoknál a házipénztárból 100 e Ft-on felüli kifizetés nem történt, ezáltal előzetes írásbeli kötelezettségvállalásra nem volt szükség. A befogadott számlák megfeleltek a 2000. évi C. törvény a számvitelről 166.- 167. számviteli bizonylatokra vonatkozó általános alaki és tartalmi követelményeknek. A kifizetési utalványok nagyrészt tartalmazták a kötelezettség vállalás nyilvántartásba vételének és a szerződés sorszámát. 3
A 2013. évi főkönyvi kivonatokból látható, hogy a kötelezettségvállalás összegének negyedévenkénti külön feladás i könyvelése nem valósult meg, és a 0-s számlaosztályban nem került kimutatásra. A 29-es űrlap pénzmaradvány kimutatás, kötelezettségvállalással terhelt maradványa, nincs összhangban a 75-ös űrlappal. Mind a négy község Önkormányzata az ingatlanvagyon nyilvántartási kötelezettségének, külső szolgáltatóval DE - NÉ Szolgáltató Bt./ 2006. február 8., illetve a HO-RI Term. Ker. és Szolgáltató Bt./ 2003. szeptember 9. kötött Megbízási Szerződés útján gondoskodott a nyilvántartásról. A Földkönyv és az analitika tételes egyeztetése egyik önkormányzatnál sem történt meg. Az önkormányzatok a MÁK felé az adatszolgáltatási kötelezettségüket teljesítették. A 2013. dec. 31-i főkönyvi kivonatok és az Ingatlanvagyon-összesítő (I. lap) 05. sorok adatai közötti egyezőség (sem külső sem belső) Dörgicse község önkormányzatnál nem állt fenn. Vászoly község önkormányzatánál a belső egyezőség mutatott eltérést. Balatonszőlős, Pécsely önkormányzatoknál a 2013. dec. 31-i főkönyvi kivonatok és az Ingatlanvagyon-összesítő (I. lap) 05. sorok adatai közötti egyezőség fenn állt, de a belső egyezőség eltérést mutatott. Balatonfüred Városi Könyvtár: Gazdálkodási és működési kontrollok vizsgálata: Szabályozási környezet, a bemutatott SZMSZ tartalmi követelménye megfelel a 368/2011. (XII. 31.) kormányrendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásának 13.. előírásainak. Készítésénél figyelembe vették: - Az alapító okirat előírásait, - A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. tv. előírásait, - A helyi sajátosságokat és rendeleteket. Balatonfüred Város Önkormányzata kialakította, szabályozta a felügyelete alá tartozó önállóan működő intézmények részére is a Számlarendet, a Számviteli politikát, Leltárkészítési és leltározási szabályzatot, az Eszközök és források értékelési szabályzatát, valamint a Pénzkezelési szabályzatot, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény és a költségvetés alapján gazdálkodó szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről rendelkező 249/2000. (XII.24.) számú Korm. rendelet alapján. A 2012. évtől hatályosak. Költségvetés: Az intézmény a 2013. évi költségvetésének koncepcióját, majd a tervezetét az előírt tartalommal és a megszabott határidők betartásával elkészítette, egyeztette és megküldte a fenntartó számára. Az elemi költségvetés tartalmazta: - a kiadásokat és bevételeket részletes előirányzatonként, - a kiadások és bevételek tevékenységenkénti részletezését, - a költségvetési szerv személyi juttatásainak és létszámának összetételét, - a költségvetési feladatmutatók és költségvetési mutatószámok állományát, - a részletes kiadási és bevételi előirányzatokat megalapozó számításokat. Megállapítást nyert, hogy 2013. évben kettő fő esetében a pótlékok kimaradtak a tervezésből, és az intézmény nem kapta meg pótelőirányzatként. A pótlékok számfejtésre és kifizetésre kerültek, melynek a fedezetét nem várt esemény a táppénz miatti bérmaradvány képezte. Gazdálkodás: Az önállóan működő költségvetési szerv pénzügyi gazdasági feladatait a Balatonfüredi Közös Önkormányzati Hivatal (8230 Balatonfüred, Szent István tér 1.) látja el. Az önállóan működő intézmény és a felügyeletet ellátó költségvetési szerv közötti munkamegosztás és a felelősségvállalás rendjét együttműködési megállapodás tartalmazza. Az intézmény, vállalkozási tevékenységet nem folytatott. 4
A belső kontroll lényeges eleme a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás rendjének kialakítása, működtetése. A Városi Könyvtár utalványrendeletét az Önállóan működő intézmények kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, érvényesítési, szakmai igazolási jogkörök gyakorlói rendeletben határozták meg, melyet folyamatosan, a személyi és a jogszabályi előírások változása következtében, karban tartottak. Az intézmény a kötelezettségvállalási nyilvántartás kötelezettségének eleget tett, azt a pénzügyi program kezelte, és a könyvviteli nyilvántartásban a 07. kötelezettségvállalások nyilvántartási számlán megjelenítették. Az automatikus ellenőrzési rendszer működése tapasztalható a végrehajtásban. A munkafolyamatokban kiépített ellenőrzési pontok minimális kivétellel - alkalmazásra kerültek Balatonfüred, Városi Kincstár Adóhatósági tevékenységének vizsgálata: Az önkormányzat megalkotta a helyi adókról szóló rendeletét. A 2013. január 1 én hatályba lépett helyi adó rendeletet az Önkormányzat Képviselő testülete, az 54/2012. (XI. 30.) számú rendeletével fogadta el. A helyi adó rendeletben megállapított adók mértéke nem haladta meg a Htv.- ben meghatározottakat. Az adóknál kivéve a Helyi iparűzési adót - a törvényi felső mérték és a valorizáció együttesen határozzák meg az adómaximumot. A 2013. évben kivetett adóösszeg növekedett, mely az adóalanyok számának és mértékének változásából valamint a Telekadó bevezetéséből következett. Az adónemekből véletlenszerűen 3 3 db ügyirat került kiválasztásra, az eljárási folyamat kontrollálásának részeként. Az ügyiratok felülvizsgálatakor megállapítást nyert, hogy a bevallási nyomtatványok szerkezete és tartalma analóg az adózás rendjéről (Art.) szóló törvénnyel, tartalmazva a helyi specialitásokat. Az elmulasztott bevallás pótlására történő felhívás, törvényi hivatkozásokon alapult. A kiküldött határozatok tartalmazták, az előírt adó típusát, mértékét, indoklását jogszabályi környezet összegét és a jogorvoslat módját. A személyek utáni idegenforgalmi adóbevallásokat számszakilag egyeztették, és összevetették az önkormányzati adók nyilvántartás személyi adatgyűjtőjével. A helyi adóhatóság alkalmazottjai az eljárások során az 1990. évi C. törvény a helyi adókról (Htv.), és az 1994. évi LIII. törvény (a továbbiakban: Vht.) rendelkezéseinek megfelelően jártak el, az adóhátralékok behajtására a nyilvántartások, analitikák és az ügyiratok, valamint a beszámoló tanúsága - felszólítások, gépjármű forgalomból való kivonását illetve lefoglalását, hatósági átutalási megbízást, végrehajtási eljárást és egyéb végrehajtási tevékenységet kezdeményeztek. A képviselő - testület a jegyző beszámoltatása útján 2013. évben is ellenőrizte az adóhatóság tevékenységét. Az ÖNKADÓ program, zárás összesítőjén, tárgyévi hátralékként kimutatott adatok megegyeztek a főkönyvi kivonat adataival. Az adóhátralékokról (281 főkönyvi szám) a leltár elkészült, ezzel egyidejűleg megtörtént az érték vesztés a is. Behajthatatlan követelés leírása 2013. évben nem volt. A követelés állomány módosítása, méltányosságból és dokumentumokkal alátámasztott helyesbítések miatt történt, 1 107 957,- Ft értékben. Balatonfüredi Közös Önkormányzati Hivatal, Cél jelleggel nyújtott támogatás felülvizsgálata: Füredi kézilabda Sport Egyesület: Balatonfüred Város Önkormányzata 2013. évi költségvetésének megállapításáról szóló 7/2013. (III. 06.) számú rendeletében, valamint a 77/2013. (III. 01.) Kt. számú határozatával 5
biztosította a működési célú támogatást. A támogatási szerződés a 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról 48.. előírásainak megfelelően készült. A Füredi Kézilabdasport Egyesület az 1/2383/2013. számú Támogatási szerződés alapján 2013. évre 27 500 000 Ft ot kapott, mely pénzügyileg teljes mértékben teljesítésre került. A Füredi Kézilabdasport Egyesület, számadási kötelezettségének a Támogatási Szerződésben foglaltaknak megfelelő tartalommal és formában, öt részletben tett eleget. A támogatás összegét nagyobb részben a munkabérek kifizetésével igazolták, mellékelve az átutalások bankszámlakivonatának másolatát. Az részeként, számla másolatokat is csatoltak. Az elszámolt bérköltségek nagyságrendjét a főkönyvi kivonat jövedelem i főkönyvi számon könyvelt költség meghaladta. A csatolt dokumentumok, számla másolatok az előírásnak megfelelően hitelesítésre kerültek, valamint tartalmazták azon rávezetést, hogy a számla összegének fedezetét 100 %-ban Balatonfüred Város Önkormányzatával kötött támogatás biztosította. A számla másolatok összevetése az eredeti tartalommal nem volt kivitelezhető, mert az eredeti számlák és szerződések átadására, többszöri megkeresés ellenére sem került sor, ezáltal az együttműködés sérült. Megállapítást nyert a főkönyvi kivonatból, hogy a költségek nagyságrendekkel meghaladták az ra benyújtott tételek összegét, mely kizárhatja a számlák több támogató felé való át. A támogatott a támogatással fedezett tevékenysége során az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény alapján az általános forgalmi adó levonására, illetve visszaigénylésére jogosult volt, így az okban a nettó összeggel számolt el. Az ellenőrzés felhívta a figyelmet a 2000. évi C. törvény a számvitelről előírások és a gyakorlat analógiájára. b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel, így eljárás lefolytatására javaslatot nem tett az ellenőrzés. 2.) Személyi, tárgyi és technikai feltételek, az ellenőrzéseket befolyásoló tényezők. Az ellenőrzési feladatot - jelen beszámolási időszakra vonatkozóan is - az előző időszakokhoz hasonlóan, változatlanul egy fő szakalkalmazott végezte. A belső ellenőr a rá vonatkozó általános és szakmai követelmények - Bkr. 24. - megfelelt. A belső ellenőr rendelkezik a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenység végzésére jogosító engedéllyel, szerepel a Belső ellenőrök névjegyzékében. A kétévenkénti kötelező továbbképzést, az ÁBPE-továbbképzés II. 2014. évben elvégezte. A regisztrált mérlegképes könyvelők évenkénti, kötelező továbbképzési kötelezettségét teljesítette. Az eredményességi (a tervhez viszonyított megvalósítás) mutató az előző időszakkal analóg, nem változott a határidőben elkészített ellenőrzések aránya sem. A tervezett és ténylegesen teljesített revizori napok száma összhangban volt. Az ellenőrzésre fordítható napok számának növelését a rendelkezésre álló kapacitás keresztmetszete nem teszi lehetővé. Az elvégzett ellenőrzéseknél az ellenőrzöttek nem vitatták az ellenőri megállapításokat. A belső ellenőr funkcionális, feladatköri függetlensége nem sérült, a Bkr. 20. -ában megfogalmazott összeférhetetlenség nem állt fenn. Az ellenőrzési munkát az ellenőrzöttek 6
nem akadályozták egy eset kivételével - együttműködtek az ellenőrrel, biztosították a dokumentumokhoz való hozzáférést (Bkr. 36. ). Az ellenőrzési munkához szükséges tárgyi feltétel műszaki, technikai ellátottság nem változott, számítógép, fénymásoló, fax, jogszabályi háttér, internet hozzáférés biztosítottak voltak. ac) A tanácsadó tevékenység bemutatása A tanácsadó tevékenység (a költségvetési szerv vezetője részére nyújtott olyan hozzáadott értéket eredményező szolgáltatás, amelynek jellegét és hatókörét a belső ellenőrzési vezető és a költségvetési szerv vezetője a megbízáskor közösen írásban vagy szóban határoz meg anélkül, hogy a felelősséget magára vállalná a belső ellenőr) keretében ellátható feladatok a Bkr. 21. (4) f) pontja értelmében: javaslatok megfogalmazása a költségvetési szerv működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, a költségvetési szerv belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően. Írásbeli felkérés alapján elvégzett tanácsadói tevékenységre nem került sor. Klasszikus értelemben vett tanácsadó tevékenységet a belő ellenőrzés nem gyakorolt. Szóbeli megkeresésekkor intézmények az aktuális, napi témák gyakorlatban történő alkalmazásának megbeszélése illetve a szabályok együtt értelmezése volt. E tevékenységről jellegéből adódóan, írásbeli feljegyzés nem készült. b) a belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján: ba) a belső kontrollredszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok: A számvevőszéki ellenőrzés alapelvei rögzítik, hogy az intézmények elszámoltatásához fontos az elszámoltatás folyamatának és eredményes működésének megteremtése és kialakítása. Az eredményes mnűködtetéshez szükség van a megfelelő információs, kontroll, értékelési és beszámolási rendszerek kialakítására. A jogszabályi keretek megteremtése a törvényhozó szerv és a kormányzat feladata, az adott szervezeten belül pedig a szervezet vezetője köteles a rendszerek kialakítására és működtetésére: - A Bkr. 6. (2) bekezdése a költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, melyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. - Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69. (2) bekezdésében foglaltak alapján a költségvetési szerv belső kontrollrendszerének létrehozásáért, fejlesztéséért és működtetéséért a költségvetési szerv vezetője a felelős, aki a Bkr. 3. - a felelős a szervezet minden szintjén érvényesülő formában kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információs és kommunikációs rendszert, valamint a monotoring rendszert. A megfelelő belső kontrollrendszer minimálisra csökkenti a hibák és szabálytalanságok kockázatát. A belső kontrollokban rejlő kockázatot alapvetően három kategóriába lehet sorolni: 7
- alacsony ahol a kontrollok működése esetén a hibák bekövetkezésének valószínősége csekély, ezáltal megfelelő védelmet nyújtanak a napi munkavégzés során. - közepes - ahol a kontrollok működése esetén a lehetséges hibák előfordulása, szabálytalanságok többsége ellen védelmet nyújt a rendszer. - magas - ahol a kontrollok kialakításának hiánya miatt nem lehetséges a feladatellátásban rejlő hibák és szabálytalanságok elleni védelem, ezáltal például csak a pénzügyi gazdasági területet nézve sérülhet a bizonylati rend és okmányfegyelem. Az utóbbi években egy megváltozott gazdasági és jogszabályi környezetnek egyaránt megfelelő, hatékonyan működtetett belső ellenőrzési rendszer kialakítása és folyamatos működtetése volt a cél. A belső ellenőrzés az ellenőrzési jelentésbe foglalt megállapításait a központi és helyi szabályozásra belső szabályzat, önkormányzati rendelet hivatkozással, konkrét rendelkezésekre alapozta. az ellenőrzési tapasztalatok azt mutatták, hogy a megváltozott jogszabályi környezetnek való megfelelés az ellenőrzött területeken néhol még kialakításra vár. bb) a belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján A belső konrtroll egy összetett folyamat, amelyet egy szervezet vezetése és dolgozói valósítanak meg, valamint folyamatosan alkalmazkodik a szervezetet érintő változásokhoz. A kontrollok lényege, hogy nem egyszeri ellenőrzési tevékenységet jelentenek, hanem folyamatokat, kontrollpontok alkalmazását előzetes, folyamatba épített és utólagos jelleggel. A költségvetési szervek belső kontrollrendszerének részletes szabályozását a Bkr. 3. - 10. - ai tartalmazzák, mely a belső kontroll rendszer 5 eleme: 1.) Kontrollkörnyezet, 2.) Kockázatkezelési rendszer, 3.) Kontrolltevékenységek, 4.) Információs és kommunikációs rendszer, 5.) Nyomon követési rendszer (monitoring) A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályokat, amely alapján a szervezetek érvényesítik a feladataik ellátására szolgáló előirányzatokat, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. 1. Kontrollkörnyezet: A kontrollkörnyezet értékeléséhez a következő tényezők vizsgálata nyút segítséget: - Célok és szervezeti felépítés (stratégia, szervezeti ábra) - Belső szabályzatok (alapító okirat, SzMSz, Ügyrend, belső szakmai és pénzügyi szabályok, ellenőrzési nyomvonalak, szabálytalanságok kezelése, stb.) - Feladat és felelősségi körök (szabályzatokban történő rögzítés), - A folyamatok meghatározása és dokumentálása 8
- Humán-erőforrás (elvárt szakmai tudás, képzés) - Etikai értékek és integritás (etikus magatartásra vonatkozó szabályok, vezetői példamutatás) Az ellenőrzések során tett megállapítások azt mutatták, hogy a hiányosságok a kontrollkörnyezeten belül esetenként a belső szabályzatoknak a tényleges működésre történő, testre szabásban, aktualizálásban jelentkeztek. 2. Kockázatkezelés: A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely magában foglalja az alábbi lépéseket: - Kockázatok meghatározása és felmérése, - Kockázatok elemzése, - Kockázatok kezelése, - A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata, - Csalás, korrupció A kockázat kezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része, ezért fontos lenne, hogy a kockázatkezelés minden folyamatba beépítésre kerüljön. Egyes szabályzatok meglétének hiánya utal a kockázatkezelés területének javíthatóságára. 3. Kontrolltevékenységek: A kontrolltevékenységek bíztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. Ezek azok az elvek és eljárások, amelyeket, a kockázatok meghatározása és a szervezet céljainak elérése érdekében alakítanak ki. A kontrolltevékenységek magába foglalják a különböző és feltáró kontrollok egész sorát. - Kontroll stratégiák és módszerek (megelőző, korrekciós, iránymutató, feltáró kontrollok, az informatikai adatok hozzáférési jogosultságai, folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés) - A feladatkörök szétválasztása (végrehajtási, ellenőrzési, pénzügyi teljesítési tevékenységek szétválasztása egymástól független szervezeti egységbe történő delegálása) - A feladatvégzés folytonossága (írásban történő munkakör átadás) 4. Információs és kommunikációs rendszer: Az információ és kommunikáció nélkülözhetetlen a költségvetési szervek minden szintjén az eredményes kontroll és a költségvetési szervek céljainak elérésében. - Információ és kommunikáció (pontos, megfelelő, aktuális és közérthető), - Iktatási rendszer (bekerülés, lekérdezés, tárolás, stb.) - hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése A vizsgált szervezeteknél a belső információs rendszer bíztosítja a feladatok teljesítését szolgáló előírások, utasítások minden munkatárs általi megismerhetőségét. 5. Monitoring: 9
A monotoring rendszer bíztosítja a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését. A nyomon követés az operatív tevékenység keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. - szervezeti célok megvalósításának monitoringja, - Belső kontroll értékelése (felülvizsgálat, önértékelés) - belső ellenőrzés (intézkedések a belső vagy külső vizsgálat által feltárt hibák javításáról, a szüséges intézkedések megtételéről) Az elvégzett ellenőrzések tapasztalatai azt mutatták, hogy a belső ellernőrzés vizsgálatai nyomán tett intézkedések megvalósulásának követésére kialakított gyakorlaton pontosítani szükséges. bc) az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok, A belső kontrollrendszer, a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszernek az a feladata, hogy megvalósuljanak a következő célok: - a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre, - az i kötelezettségeket teljesítsék, - védjék meg az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól. A belső ellenőrzéssel szemben alapvető elvárás, hogy tárja fel az esetleges szabálytalanságokat, a belső kontroll alkalmazásának következtében alacsonyabb kockázati tényezők jelenjenek meg. Az ellenőrzések során továbbra is kiemelten kell kezelni: - a belső kontroll rendszerek működtetését, fejlesztését a külső tényezők változásának függvényében. - a gazdálkodó szervezetek jogszabályi előírásoknak megfelelő szabályozottságát, amely a gyakori és rekord mennyiségű jogszabályváltozás miatt komoly kihívást jelent. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztése érdekében, az utóellenőrzések gyakoriságát szükséges növelni. A 2013. évben javasolt, előiránzott Belső ellenőrzési kézikönyv felülvizsgálata megtörtént. (A 26/2014. (VI. 4.) számú Balatonfüredi Többcélú Társulás határozata) Az ellenőrzési jelentésekben a belső ellenőr megtette észrevételeit, javaslatait a belső kontrollrendszer szabályos működésére vonatkozóan. c) intézkedési tervek megvalósítása Az ellenőrzések megállapításai és javaslatai alapján az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek vezetői elkészítették az intézkedési terveket, melyek minden esetben tartalmazták a Bkr. 45-47.. i szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek, és a vonatkozó határidők megjelölését, és megküldték a belső ellenőrnek. Az ellenőrzés a közzétett módszertani útmutató figyelembevételével, kialakította és működteti több, kevesebb sikerrel, az ellenőrzöttek fogadókészsége miatt - egy olyan nyilvántartási rendszert, amellyel a belső ellenőrzési jelentésben tett megállapítások és javaslatok alapján készült intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtását nyomon követheti. Az Éves ellenőrzési jelentéshez tartozik az 1-es és 2 es számú melléklet 10
1. sz. melléklet Az ellenőrzések/feladatok nyilvántartása 2014. év. 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről (Bkr.) (*ellenőr/vizsgálatvezető: Király Péterné) Bkr. 50. (1) A belső ellenőrzési vezető köteles nyilvántartást vezetni az elvégzett ellenőrzésekről és gondoskodni az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről. (2) A nyilvántartás tartalmazza: a) az ellenőrzés azonosítóját; b) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését; c) az ellenőrzés tárgyát; d) az ellenőrzés kezdetének és lezárásának időpontját; e) az ellenőrzés lefolytatásában részt vett vizsgálatvezető, a belső ellenőr és a szakértő nevét* f) a vizsgált időszakot; g) az intézkedési terv készítésének szükségességét. Sorszám Ellenőrzés azonosítója 1. 1/206/2014 2. 1/239/2014 3. 1/240/2014 4. 1/241/2014 5. 1/757/2014 6. 1/758/2014 7. 1/759/2014 8. 1/938/2014 9. 1/939/2014 10. 1/1200/2014 11. 1/1201/2014 Ellenőrzött szerv Bf. Városi Bölcsőde Bf. Óvárosi Óvoda (II.) Bf. Tündérkert Óvoda és Kökörcsin tagóvoda (III.) Bf. Kiserdei óvoda, Mesevilág tagóvoda, Kerekerdő tagóvoda Bf. Eötvös Loránd Általános Iskola Bf. Fekete István Általános Iskola Bf. Radnóti Miklós Általános Iskola Bf. Lóczy L. Gimn. Bf.-i Szociális Alapszolgáltatási Központ Csopak: Óvoda Sz.antalfa: Óvoda Balatoncsicsó: Általános Iskola Ellenőrzés/Feladat témája-tárgya (vizsgált időszak) 2013. évi gyermekétkezte tési, támogatás 2013. évi gyermekétkezte tési, támogatás 2013. évi gyermekétkezte tési, támogatás 2013. évi gyermekétkezte tési, támogatás 2013. évi gyermekétkezte tési, támogatás Ell. időpontja (kezdete, lezárás időpontja) Intézkedés/ szükségessége 2014. január 9. Elszámolás a 2014. január 10. Elszámolás a 2014. január 14. Elszámolás a 2014. január 16. Elszámolás a 2014. január 20. Elszámolás a 2014. január 20. Elszámolás a 2014. január 21. Elszámolás a 2014. január 22. Elszámolás a 2014. január 24- Elszámolás a 28. 2014. február 4. Elszámolás a 2014. február 7. Elszámolás a 11
12. 1/1202/2014 Zánka Bölcsőde, Óvoda, Általános Iskola 13. 1/1203/2014 Balatonakali Óvoda 14. Balatonfüred Polg. Hiv. 14/a. Balatonfüred Polg. Hiv. és Bf. Kistérségi Többcélú Társulás 14/b B.füredi Közös 1/330- Önkormányzati 3/2014 Hivatal 15. Csopak Község 1/3722/2014 Önkormányzat 16. 1/4393/2014 17. 1/5120/2014 18. 1/5523/2014 19. 1/5859/2014 20. 1/6237/2014 21. 1/6572/2014 22. 1/7191/2014 23. 1/7879/2014 Paloznak Község Önkormányzat Balatonszőlős, Pécsely Községek Önkormányzatai Dörgicse, Vászoly Községek Önkor mányzatai Balatoncsicsó, Szentjakabfa Községek Önkorm. Szentantalfa, Óbudavár, Tagyon Községek Önkor mányzatai Aszófő Község Önkormányzata 2013. évi gyermekétkezte tési, támogatás 2013. évi éves beszámolók, és vagyonkataszter 2013. évi éves beszámolók, nyilvántartások elkészítése. - Országgyűlési választ. - Európai Parlamenti választ. - Helyi önkormányzati vál. Vagyonhasznosítás, (bérleti szerződések, strandi bérlemé nyek) felülvizsgálata Adóhatósági tevékenység vizsgálata Belső kontroll és az Ingatlan vagyonkataszter rendjének vizsg. Belső kontroll és az Ingatlan vagyonkataszter rendjének vizsgálata Nemzetiségi Önkormányza tok gazdálkodása Leltározás és az Ingatlan vagyonkataszter rendjének vizsgálata Pénzeszközkezelés és az Ingatlan vagyonkataszter rendjének vizsgálata Bf. Városi Könyvtár Gazdálkodási és működési kontrollok vizsgálata Bf. Városi Kincstár Adóhatósági tevékenység vizsgálata 2014. február 10-11. Elszámolás a 2014. február 12. Elszámolás a 2014. március - 2014. március - április 2014. április 25. 2014. június 10. 2014. október 22. 2014. április 23- május 15. 2014. május 16 május 27. 2014. június 11 június 25. 2014. június 27 július 11. 2014. Július 11 július 28. 2014. július 31 augusztus 15. 2014. augusztus 25. szeptember 2. 2014. szeptember 22. - október 7. 2014. november 4. november 21. (előterjesztések) A választások pénzügyi a 24. 1/8206/2014 Balatonakali Község Önkormányzata Belső kontroll és az Ingatlan vagyonkataszter rendjének vizsgálata 2014. november 26. december 11. 25. 1/8506/2014 Füredi Kézilabda Sport Egyesület Cél jelleggel nyújtott támogatás felülvizsgálata 2014. december 11. 2015. január 9. Javaslat a 2000. évi C. Számv. törv. előírásainak megfele lő szabályszerűségre 12
2. sz. melléklet Ellenőrzési mérleg a Balatonfüredi Többcélú Társulásnál 2014. évben elvégzett ellenőrzésekről Összes ellenőrzés Megne- (feladat) vezés db Tervben Intézm. (Bf.) Polg. Hiv. (Bf.) Társulási Önkor - mányzatok szereplő Soron kívüli Szabályszerűségi Tervben szereplő Soron kívüli Pénzügyi Tervben szereplő 9 9 9 Soron kívüli Tervben szereplő Egyéb 7 6 1 2 2 2 (éves elsz, besz, nyilv. *9 9 5 *4 Összesen 25 24 1 7-15 - 1 1 * Az elvégzett vizsgálatok, több esetben több önkormányzatnál történő lefedettséget takar, lásd: az 1. számu táblázatot Soron kívüli 1 (cél 3db. vizsg.) Balatonfüred, 2015. március 31. Király Péterné belső ellenőr 13