Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány Közbeszerzési Szabályzata

Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány Közbeszerzési Szabályzata Érvényes: 2011. május 31-től 1

I. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA ÉS HATÁLYA A szabályzat célja Jelen közbeszerzési szabályzat (a továbbiakban: szabályzat) célja, hogy rögzítse az Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány (továbbiakban: Alapítvány) közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét, a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét, valamint az eljárás során hozott döntésekért felelős személyeket, testületet. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó a közbeszerzés tárgyát képező és kivételi körbe nem tartozó árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás és szolgáltatási koncesszió megrendelésére ( a továbbiakban: közbeszerzés), ahol az Alapítvány jár el ajánlatkérőként (mint vevő, megrendelő, megbízó stb.) és annak értéke eléri vagy meghaladja a közbeszerzési értékhatárokat. Ezen felül a szabályzat hatálya szintén kiterjed a fentiek körébe nem tartozó azon beszerzésekre, melyekre az Alapítvány a közbeszerzés szabályait önkéntesen alkalmazza. 2

II. Fejezet A KÖZBESZERZÉS TÁRGYA ÉS ÉRTÉKE A közbeszerzés tárgyai A közbeszerzés tárgya lehet árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése és általános egyszerű közbeszerzési eljárásban szolgáltatási koncesszió is. Ha a kötendő szerződés több egymással szükségszerűen összefüggő közbeszerzési tárgyat foglal magába, akkor a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni. A közbeszerzés értékének meghatározása A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetőleg kínált általános forgalmi adó nélkül számított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni a vételi jog átengedésének értékét. A közbeszerzés becsült értékébe be kell számítani az ajánlatkérő által a részvételre jelentkezők, az ajánlattevők részére fizetendő díjat és kifizetést (jutalékot) is, amennyiben az ajánlatkérő teljesít ilyen jellegű kifizetést a részvételre jelentkezők, az ajánlattevők részére. A becsült érték meghatározásának speciális szabályait a Kbt. 36.- 40. -ai tartalmazzák. Az egybeszámítási kötelezettség A becsült érték kiszámítása során minden azonos tárgyú közbeszerzés értéket egybe kell számítani, amelyek beszerzésére egy költségvetési évben kerül sor, beszerzésére egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, továbbá beszerzési tárgya és rendeltetése azonos vagy felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. Fenti számítástól eltérően az egy építménnyel kapcsolatos a Kbt. 25. -a szerinti szerződés becsült értékét nem kell más építménnyel kapcsolatos építési beruházás becsült értékével egybeszámítani, kivéve az általános javítási munkálatokra vonatkozó építési beruházásokat, melyek becsült értékét ha az egybeszámítás feltételei szerinti feltételek fennállnak egymással akkor is egybe kell számítani, ha több építménnyel kapcsolatosak. 3

A közösségi értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések esetén az egybeszámítási szabályoktól eltérően a becsült érték kiszámítása során más közbeszerzés becsült értékével nem kell egybeszámítani az olyan közbeszerzést, melynek általános forgalmi adó nélkül számított becsült értéke szolgáltatás és árubeszerzés esetén 21.031.200 forintnál, az építési beruházások esetében pedig 262.890.000 forintnál kevesebb, feltéve, hogy ezen egybe nem számított közbeszerzés értéke nem haladja meg annak az értéknek a 20 %-át, amit az egybeszámítás alkalmazása esetén állapított volna meg az ajánlatkérő ezen közbeszerzés és a vele az egybeszámítás szerint egybeszámítandó közbeszerzések együttes becsült értékeként. Ennek alkalmazásával a Kbt. 40. (2) bekezdésének megfelelő egybeszámítási szabály szerint egybeszámított és a közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzést legfeljebb két közbeszerzésre lehet szétbontani. A nagyobb értékű közbeszerzésre a Kbt. IV. Fejezete szerinti közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, ha becsült értéke nem éri el a közösségi értékhatárt, míg a kisebb értékű közbeszerzésre a Kbt. alkalmazása csak akkor mellőzhető, ha annak becsült értéke fenti számítás (Kbt. 40. (6) bekezdés) alkalmazása után nem éri el a nemzeti értékhatárt. A Kbt. 40. (6) bekezdését nem lehet alkalmazni olyan közbeszerzésre, melynek becsült értéke a (6) bekezdés korábbi alkalmazásával került kiszámításra. A közbeszerzési értékhatárok A közbeszerzési értékhatárok közül a közösségi értékhatárokat a Kbt. 30. 34. - a tartalmazza, míg az egyszerű eljárásrendben alkalmazandó nemzeti értékhatárokat adott évre vonatkozóan az éves költségvetési törvény állapítja meg. A nemzeti értékhatárokat a Közbeszerzések Tanácsa a Közbeszerzési Értesítőben közzéteszi. A közbeszerzési értékhatárok folyamatos figyelemmel kíséréséért a közbeszerzési feladatokat ellátó ügyintéző (a továbbiakban: ügyintéző) a felelős. 4

III. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS DOKUMENTÁLÁSA Az Alapítvány minden egyes közbeszerzési eljárását annak előkészítésétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig terjedően írásban köteles dokumentálni. Az eljárások dokumentálásáról a megbízott alapítványi ügyintéző, valamint a közbeszerzési eljárásokban közreműködő személy gondoskodik. Az ügyintéző feladata a közbeszerzésekkel kapcsolatos jogszabályok változásainak folyamatos figyelemmel kísérése, és amennyiben ennek következtében szükséges jelen szabályzat aktualizálásának, módosításának kezdeményezése. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárultától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett 5 évig kell megőrizni, melyről az ügyintéző gondoskodik. Az ajánlatkérő köteles a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző, vagy más illetékes szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni, rendelkezésére bocsátani, melyről szintén az ügyintéző gondoskodik. 5

IV. Fejezet ÉVES KÖZBESZERZÉSI TERV A közbeszerzési terv előkészítése és módosítása Az Alapítvány adott évre tervezett közbeszerzéseiről az adott költségvetési év elején legkésőbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) készít. A terv elkészítéséről az ügyintéző gondoskodik. A közbeszerzési tervet esetleges módosításait az Alapítvány Elnöke továbbiakban: Elnök) hagyja jóvá. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását/módosításait az Alapítvány honlapján (www.agoralapitvany.hu) annak elkészítésétől számított 5 munkanapon belül közzé kell tenni, mely az ügyintéző feladata. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. A közbeszerzési terv elkészítése előtt is indítható közbeszerzési eljárás, melyet a közbeszerzési tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell, erről is az ügyintéző gondoskodik. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzés vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzési eljárás is lefolytatható, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merül fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor megadva a módosítás indokát is, mely az ügyintéző feladata és a Alapítvány Elnöke hagyja jóvá. A közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési terv alkalmazandó mintáját a 1. számú melléklet tartalmazza, mely azonos az éves összesített közbeszerzési tervről szóló a Közbeszerzések Tanácsa Elnökének 2007. december 10-én megjelent (Közbeszerzési Értesítő 140. szám) tájékoztatójában javasolt mintával. Az elkészített közbeszerzési tervet az érintett évet követő 5 évig meg kell őrizni. A megőrzési idő meghosszabbításáról az Elnök jogosult határozni. 6

A közbeszerzési terv megküldése a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szerveknek kifejezett erre vonatkozó kérésére kötelező. Ilyenkor a terv megküldéséről és ezek nyilvántartásáról az ügyintéző gondoskodik. 7

V. Fejezet ÉVES STATISZTIKAI ÖSSZEGEZÉS Az egy költségvetési év alatt lefolytatott közbeszerzésekről éves statisztikai összegezést kell készíteni, külön jogszabályban meghatározott minta szerint. Az éves statisztikai összegezés elkészítéséért és a használandó nyomtatvány minta változtatásainak figyelemmel kísérésért az ügyintéző a felelős. Az éves statisztikai összegzést, a tárgyévet követő év május 20. napjáig el kell készíteni, melyet z Elnök hagy jóvá. Jóváhagyás után az elfogadott statisztikai összegezést a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldeni a Közbeszerzések Tanácsának, mely szintén az ügyintéző feladata. VI. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS NYILVÁNOSSÁGA Az Alapítvány köteles a Kbt. 17/C. -ában felsorolt, ismertetett adatokat, információkat a honlapján (www.agoraalapitvany.hu) 5 munkanapon belül közzétenni, melyeknek a közbeszerzési eljárás lezárultától illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig kell elérhetőnek lenniük, melyről az ügyintéző gondoskodik. 8

VII. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEFOLYTATÁSÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI, FELELŐSÉGI RENDJE Általános szervezeti szabályok A közbeszerzési eljárás előkészítése, az ajánlat / részvételi / ajánlattételi felhívás (a továbbiakban: felhívás ) és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során, az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek, illetőleg szervezeteknek megfelelő a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük. Az Elnök az alapítvány által lebonyolított közbeszerzési eljárások során döntéseket hoz az ügyintéző / eljárásért felelős által elkészített előterjesztések alapján. Az Alapítvány közbeszerzési tevékenységének felügyeletéért az alapítványi elnök a felelős, aki ellátja az egyéb jelen szabályzatban hozzárendelt feladatokat is. Az egyes közbeszerzési feladatok ellátása során az Alapítvány (mint ajánlatkérő) képviseletében eljáró személy kiválasztásáról az Elnök dönt. A kijelölést és annak elfogadását írásban kell rögzíteni. Az így kijelölt személy (a továbbiakban: eljárásért felelős) feladata az Alapítvány adott közbeszerzési eljárásának előkészítése, lebonyolítása és lezárása, úgymint: - döntés az alkalmazandó eljárás típusáról, - a felhívás és tájékoztatók, dokumentáció elkészítése, - az előírt közzététellel kapcsolatos feladatok ellátása, - a bírálóbizottság munkájának figyelemmel kísérése, jegyzőkönyvezése, - a bontási, bírálati folyamatok, a konzultáció jegyzőkönyvezése, - a kiegészítő tájékoztatás dokumentálása, - a közbeszerzés során keletkező összegezés, tájékoztatók, hirdetmények elkészítése és esetleges megküldése, továbbá - szabálytalanság észlelése esetén az alapítványi elnök értesítése, valamint - jelen szabályzatban előírt egyéb feladatok elvégzése. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó megbízása Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértemet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, a Kuratórium külső személyt / szervezetet / hivatalos közbeszerzési tanácsadót kérhet fel az eljárás lebonyolítása (felhívás, dokumentáció elkészítése, az eljárás lefolytatása) céljából a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett hivatalos közbeszerzési tanácsadók névjegyzékéből. 9

Hivatalos közbeszerzési tanácsadó megbízása esetén a 2. számú mellékletben található megbízás kitöltése és aláírása kötelező. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó tevékenységéért ellenszolgáltatás illeti meg. A tevékenysége körében okozott kár megtérítéséért a Ptk. szabályai szerint felel. 10

Összeférhetetlenség Az Alapítvány nevében eljáró, illetőleg az eljárással kapcsolatos tevékenység végzésébe az Alapítvány által bevonni kívánt személy vagy szervezet (például: eljárásért felelős, hivatalos közbeszerzési tanácsadó, bírálóbizottság elnöke és tagjai, a kuratórium tagjai, alapítványi elnök, műszaki ellenőr) írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. 10. -a szerinti összeférhetetlenség. Minden fenti személy, szervezet nyilatkozattal köteles biztosítani összeférhetetlenségét. Az összeférhetetlenségi nyilatkozatot a 3. számú melléklet tartalmazza. Az összeférhetetlenséggel kapcsolatos nyilatkozathoz a Kbt. 10. (2) vagy (4) bekezdése szerinti esetben csatolni kell az érintett érdekelt gazdálkodó szervezet nyilatkozatát arról, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként, alvállalkozóként vagy erőforrást nyújtó szervezetként. Ez a távolmaradási nyilatkozat, mely a szabályzat 4. számú melléklete. Bírálóbizottság Az Alapítvány a Kbt. 81. (3)-(4) bekezdése szerinti elbírálására legalább 5 tagú bírálóbizottságot köteles létrehozni, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatokat készít az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárás során meghozandó döntésekről az Elnök részére. A bírálóbizottság feladatait részletesen jelen szabályzat VIII. Fejezete tartalmazza. A bírálóbizottság tagjaira az alapítvány elnöke / az ügyintéző tesz javaslatot a Kuratórium felé, aki dönt a bizottsági tagok személyéről. A tagoknak a felkérés elfogadása esetén az 3. számú mellékletnek megfelelő nyilatkozattal kell biztosítaniuk az összeférhetetlenségüket. A bizottság tagjai maguk közül titkos szavazással, egyszerű többséggel elnököt választanak. Szavazategyezőség esetén az Elnök dönt az elnök személyéről a legtöbb szavazatot kapott tagok közül választva. 11

Döntéshozatal a közbeszerzési eljárásban A Kuratórium az Alapítvány által lebonyolított közbeszerzési eljárások során döntéseket hoz: - az éves összesített közbeszerzési terv elfogadásáról, módosításáról, - az éves statisztikai összegezésről Az Elnök dönt az Alapítvány által lefolytatott közbeszerzési eljárások során az alábbi kérdésekben: - a közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyásáról, - rész-ajánlattételi lehetőség biztosításáról, - az alapítvány képviseletében eljáró személyről, - hivatalos közbeszerzési tanácsadó megbízásáról, - a bírálóbizottság tagjairól, és ha szükséges a bírálóbizottság elnökének személyéről, - a felhívás visszavonásáról, módosításáról, - dokumentáció tartalmának jóváhagyásáról, módosításáról, - ajánlattételi határidő módosításáról, - az eljárás eredménytelenségéről, - adott esetben az eljárás nyertesét követő második legjobb ajánlatról, - az eredményhirdetés időpontjának módosításáról, - az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos állásfoglalásról, továbbá - az esetleges jogorvoslati eljárás kezdeményezéséről, abban való jogi képviseletről, állásfoglalásáról, jogorvoslati kérelemről, valamint - a bírálóbizottság döntési javaslatainak jóváhagyásáról, úgy mint ajánlat érvénytelenné nyilvánítása, ajánlattevő kizárása, az eljárás nyertese vonatkozásában, valamint az ügyintéző / eljárásért felelős által elkészített javaslatok alapján. 12

VIII. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RÉSZLETES SZABÁLYAI 1. A közbeszerzési eljárás előkészítése, megindítása 1/a. Az Alapítvány éves közbeszerzési tervében foglaltakkal összhangban az Elnök jogosult dönteni adott közbeszerzési eljárás megindításáról a részére ügyintéző által előkészített javaslat alapján, melynek része a felhívás, a dokumentáció és a határozati javaslat. Amennyiben szükséges például építési beruházásnál a műszaki dokumentáció megfelelő összeállítása a műszaki ügyintéző felelőssége, az ő közreműködésével, koordinációjával készül el. 1/b. A Kbt. 50. (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően az Elnök köteles megvizsgálni beszerzését abból a szempontból, hogy a beszerzés tárgyának jellege lehetővé teszi-e a közbeszerzés egy részére történő ajánlattétel biztosítását. Amennyiben a beszerzés tárgyának természetéből adódóan rész-ajánlattételi lehetőség biztosítható, akkor az Alapítvány a felhívásban köteles lehetővé tenni a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt, ha annak lehetővé tétele várhatóan nem okozza a beszerzés ellenértékének jelentős növekedését és nem hat negatívan a beszerezni kívánt szolgáltatás vagy építési beruházás megvalósításának vagy az árunak a minőségére vagy a közbeszerzési szerződés teljesítésének más körülményeire. Az eljárásért felelős feladata a rész-ajánlattétel lehetőségének vizsgálata és az erre vonatkozó döntési javaslat elkészítése, melyet az Elnök hagy jóvá. 1/c. Az ajánlattételi határidő lejártáig az Elnök döntést hozhat arról, hogy módosítja vagy visszavonja a felhívást, illetve módosítja a dokumentációban meghatározott feltételeket, ekkor az eljárásért felelős a Kbt. 76. -a szerint jár el. 2. Ajánlatok illetve részvételi jelentkezések bontása 2/a. Az ajánlatok illetve részvételi jelentkezések (két szakaszból álló eljárásoknál) felbontása a bírálóbizottság feladata bírálóbizottság elnökének közreműködésével, melyet az ajánlati / ajánlattételi / részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A bontás mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes ajánlat / részvételre jelentkezés felbontásra nem kerül. 13

2/b. Az ajánlatok felbontásakor a bírálóbizottság elnöke ismerteti az ajánlatok / részvételre jelentkezések részét képező felolvasólapon szereplő adatokat (az ajánlattevők/részvételre jelentkezők nevét, címét, valamint azokat a főbb, számszerűsíthető adatokat, amelyek a bírálati szempont(ok) alapján értékelésre kerülnek ). 2/c. Ha a bontás során valamely ajánlat eredeti példánya nincs összefűzve, illetőleg nem a Kbt. 70/A. (1) bekezdés a) pontja szerinti módon vagy a felhívásban a Kbt. 70. (1) bekezdése alapján előírt módon van összefűzve, akkor vagy az érintett ajánlattevő, ha nincs jelen akkor az Alapítvány részéről jelen levő két bírálóbizottsági tag az ajánlat eredeti példányát a bontáson a Kbt. 70/A. (1) bekezdés a) pontja vagy a felhívás szerint összefűzi vagy az összefűzést kiegészíti azzal az eltéréssel, hogy a matricát az ajánlatkérő jogosult lepecsételni illetve aláírni, melyet a bírálóbizottság jelen lévő elnöke vagy egyik tagja tesz meg. 2/d. Ha az ajánlatok közül az eredeti példány nincs megjelölve, akkor a bontást végző bírálóbizottság elnöke egy tetszőleges példányt eredeti megjelöléssel ellát és adott esetben megfelelően összefűz. 2/e. Az ajánlatok bontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a bontástól számított 5 napon belül meg kell küldeni az összes ajánlattevőnek / részvételre jelentkezőnek. A jegyzőkönyvet az 5. számú melléklet tartalmazza, melynek adattartalma és terjedelme szabadon bővíthető. Elkészítéséért és megküldéséért az eljárásért felelős felel. 3. Ajánlatok, részvételi jelentkezések elbírálása 3/a. Az ajánlatok/ részvételre jelentkezések elbírálását a bontási eljárás lezárását követően azonnal megkezdi a bírálóbizottság a Kbt. 81.- 92. - ai és a 111.- 115. - ai szerint. 3/b. A bírálat során meg kell vizsgálni, hogy az ajánlatok / részvételi jelentkezések (a továbbiakban: ajánlatok) megfelelnek-e a felhívásban és a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek. 3/c. A bíráló bizottság köteles megállapítani, hogy mely ajánlatok érvénytelenek, illetőleg van-e olyan ajánlattevő, akit az eljárásból ki kell zárni. 3/d. Az érvényes ajánlatokat a felhívásban meghatározott bírálati szempont alapján, illetőleg a Kbt. 89. 90. - ban foglaltakra tekintettel kell értékelni a bírálóbizottságnak. 14

3/e. A bírálóbizottság döntési javaslatot készít az ajánlatok érvénytelenné nyilvánításáról, ajánlattevők kizárásáról, az eljárás nyertese vonatkozásában a döntéshozó Elnök felé. Amennyiben a bírálóbizottság ajánlat érvénytelenségét állapítja meg, illetőleg van olyan ajánlattevő akinek a kizárását javasolja, erről döntési javaslatot készít az eljárásért felelős segítségével, melyek kapcsán az Elnök hozza meg döntését. 3/f. Az ajánlatok elbírálása során az esetleges hiánypótlás szükségességét a bírálóbizottság határozza meg, a szükséges hiánypótlási felhívást az eljárásért felelős készíti el és küldi meg egyidejűleg, közvetlenül, írásban az összes ajánlattevőnek, megjelölve a bírálóbizottság által meghatározott határidőt, továbbá ajánlatonként a hiányokat. A hiánypótlási felhívásra vonatkozó nyomtatványt a 8. számú melléklet tartalmazza. Az ajánlatkérő köteles az összes ajánlattevő részére azonos feltételekkel biztosítani a hiánypótlás lehetőségét. 3/g. Amennyiben a bírálat során számítási hibát észlel a bírálóbizottság, annak javítását elvégzi úgy, hogy a közbeszerzés tárgya elemeinek tételesen meghatározott értékeit (az alapadatokat) alapul véve számítja ki az összesített ellenértéket vagy más az ajánlatban megtalálható számításon alapuló adatot. A számítási hiba javításáról az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban, haladéktalanul tájékoztatni kell, melyet az eljárásért felelős végez el. 3/h. Ha az ajánlatok elbírálása során a bírálóbizottság szükségesnek tartja írásban és a többi ajánlattevő egyidejű értesítése mellett, határidő megadásával felvilágosítást kérhet az ajánlattevőtől a kizáró okokkal, az alkalmassággal illetőleg a felhívásban vagy a dokumentációban előírt egyéb iratokkal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok, igazolások tartalmának tisztázása érdekében. A felvilágosítás kérés megküldését, a többi ajánlattevő egyidejű értesítését az eljárásért felelős végzi el, a bírálóbizottság által meghatározott határidő megadása mellett. A bírálóbizottság az értékelés szempontjából lényeges ajánlati elemek tartalmát megalapozó adatokat, valamint indokolást köteles kérni írásban és erről a többi ajánlattevőt egyidejűleg, írásban értesíteni, ha az ajánlat a többi ajánlattevő ajánlatához és becsült értékéhez viszonyítva kirívóan alacsonynak értékelt összetett ellenszolgáltatást tartalmaz a Kbt. 86. (1)-(2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően. A bírálóbizottság az indokolás és a rendelkezésre álló iratok alapján köteles meggyőződni az ajánlati elemek megalapozottságáról, ennek során írásban tájékoztatást kérhet az ajánlattevőtől a vitatott ajánlati elemre vonatkozóan, melyről az eljárás felelőse gondoskodik. 15

A bírálóbizottság döntési javaslatban javasolja az Elnöknek az ajánlat érvénytelenné nyilvánítását, ha nem tartja elfogadhatónak és a gazdasági észszerűséggel összeegyeztethetőnek az indokolást. A döntési javaslatot az eljárásért felelős készíti el. Az Elnök elnöki határozatban dönt az ajánlat érvénytelenségéről. 3/i. Ha az ajánlat a bírálati szempontok szerinti valamely tartalmi elemét tekintve lehetetlennek vagy túlzottan magas vagy alacsony mértékűnek, illetőleg kirívóan aránytalannak értékeli a kötelezettségvállalást a bírálóbizottság, akkor az érintett ajánlati elemre vonatkozó adatokat, valamint indokolást köteles írásban kérni és erről a kérésről a többi ajánlattevőt egyidejűleg, írásban értesíteni, melyről az eljárásért felelős gondoskodik. A bírálóbizottság az indokolás és a rendelkezésre álló iratok alapján köteles meggyőződni az ajánlati elemek megalapozottságáról, teljesíthetőségéről, ennek során az ajánlattevőtől írásban tájékoztatást kérhet a vitatott ajánlati elemre vonatkozóan, melyről az eljárásért felelős gondoskodik. A bírálóbizottság döntési javaslatban javasolja az Elnöknek az ajánlat érvénytelenné nyilvánítását, ha nem tartja elfogadhatónak és a gazdasági észszerűséggel összeegyeztethetőnek az indokolást. A döntési javaslatot az eljárásért felelős készíti el. Az Elnök határozatban dönt az ajánlat érvénytelenségéről. Az indoklások vizsgálata során a bírálóbizottság annak elfogadásáról / elutasításáról döntési javaslatot készít az eljárásért felelős közreműködésével a döntéshozó Elnök részére. 3/j. Összegezve a bírálat során a bírálóbizottság döntési javaslata alapján az Elnök hoz döntést az ajánlatok érvénytelenségéről, az ajánlattevők kizárásáról, továbbá az eljárás nyerteséről is. 3/k. Az Alapítvány köteles az ajánlattevőt írásban tájékoztatni kizárásáról, a szerződés teljesítésére vonatkozóan alkalmatlanságának megállapításáról, ajánlatának a Kbt. 88. (1) bekezdése szerinti egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek indokáról, az erről hozott elnöki döntést követő 5 napon belül. 3/l. A bírálóbizottság az esetlegesen szükséges hiánypótlást követően csak az érvényes ajánlatok bírálatát végzi el a bírálati szempontok (Kbt. 57. ) szerint. 16

3/m. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minta szerint írásbeli összegezést kell készíteni az ajánlatokról, melyről a vonatkozó jogszabály esetleges módosításainak folyamatos nyomon követése mellett az eljárásért felelős gondoskodik. Az írásbeli összegezést (módosított írásbeli összegezést) az Európai Bizottság, illetőleg a Közbeszerzések Tanácsa kérésére meg kell küldeni, erről az eljárásért felelős felel. 3/n. Az ajánlatok elbírálását a lehető legrövidebb időn belül kell a bírálóbizottságnak elbírálnia és a nyertesre vonatkozó döntési javaslatot az Elnök elé terjesztenie. 3/o. Az ajánlatok elbírálásáról jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek részét képezik a bírálóbizottság tagjainak indoklással ellátott bírálati lapjai, melyek mintáját a 6. és 7. számú mellékletek tartalmazzák. A bírálóbizottság munkájának segítése érdekében az eljárásért felelős előkészíti a bírálati lapokat az adott közbeszerzési eljárás felhívásában és dokumentációjában foglaltaknak megfelelően. A jegyzőkönyvet a 9. számú melléklet tartalmazza, melynek adattartalma és terjedelme szabadon bővíthető. Elkészítéséért az eljárásért felelős felel. 4. A nyertesre vonatkozó döntés meghozatala 4/a. Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az ajánlatkérő részére a felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint a Kbt. 57. (2) bekezdésében meghatározott bírálati szempontok egyike szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette, ennek megfelelően tesz javaslatot a bírálóbizottság a nyertesre vonatkozóan. 4/b. Az Elnök a bírálóbizottság döntési javaslata alapján döntést hoz a nyertesre vonatkozóan. 4/c. Amennyiben a bírálóbizottság a nyertesre vonatkozó döntési javaslatban megnevezi a második legkedvezőbb ajánlatot tevőt is, akkor az Elnöknek erre vonatkozóan is döntést kell hoznia. 4/d. A Kbt. 92. -a szerint a bírálóbizottság az eljárás eredménytelenségére vonatkozó döntési javaslatát szintén az Elnök hagy jóvá. 17

5. Eredményhirdetés 5/a. Az eljárás eredményét vagy eredménytelenségét szóban hirdeti ki az ajánlatkérő az eljárásért felelős ügyintéző által, az ajánlatok felbontásától számított 30 építési beruházás esetén 60 napon belül, a felhívásban meghatározott eredményhirdetési időpontban. 5/b. Az eredményhirdetés időpontja indokolt esetben egy alkalommal, legfeljebb 30 nappal elhalasztható, melyről az Elnök jogosult dönteni. Ebben az esetben az eljárásért felelős köteles az eredeti határidő lejárta előtt gondoskodni a halasztásról és annak indokáról, valamint - ha szükséges a szerződéskötés új időpontjáról az összes ajánlattevő egyidejű, közvetlen, írásbeli tájékoztatása mellett. 5/c. Az eredményhirdetés indokolt esetben a felhívásban meghatározott időponthoz képest korábbi időpontban is megtartható az Elnök erre vonatkozó döntése alapján. Ebben az esetben az eljárásért felelős a korábbi eredményhirdetési időpont előtt legalább 2 munkanappal korábban - köteles az új időpontról és annak indokáról, valamint ha indokolt a szerződéskötés új, korábbi időpontjáról az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban tájékoztatni. 5/d. Az eredményhirdetés során az eljárásért felelős ügyintéző ismerteti az írásbeli összegezésben foglalt adatokat. A Kbt. 92. c) pontja szerinti eredménytelenségi esetben pedig tájékoztatást ad a közbeszerzésre tervezett anyagi fedezet összegéről, továbbá adott esetben arról, hogy az mikor és milyen okból került elvonásra, átcsoportosításra. 5/e. Az írásbeli összegezést az eredményhirdetésen jelen lévő ajánlattevőknek át kell adni, a távol lévő ajánlattevőknek pedig az eredményhirdetés napján, az eredményhirdetést követően haladéktalanul telefaxon vagy elektronikus úton meg kell küldeni, mely az eljárásért felelős feladata. 5/f. Az írásbeli összegezésben észlelt bármely elírást (névcsere, hibás névírás, szám vagy számítási hiba vagy más hasonló elírás) az eljárásért felelős javíthatja ki. A kijavított írásbeli összegezést legkésőbb az eredményhirdetést követő 10 napon belül meg kell küldeni az összes ajánlattevőnek, erről is az eljárásért felelős gondoskodik. 5/g. Általános egyszerű közbeszerzési eljárás esetén az eljárás eredményéről szóló összegezést legkésőbb az ajánlatok felbontásától számított 30 építési beruházás esetén 60 napon belül kell megküldeni az ajánlattevőknek. Eredményhirdetést nem kell tartani, eredményhirdetés kifejezés alatt az összegezés megküldésének napját kell érteni. 18

5/h. Az eredményhirdetéstől számított 20. napig egy alkalommal lehet az írásbeli összegezést módosítani, szükség esetén az eredménytelenségről szóló tájékoztatót visszavonni, továbbá a már megkötött szerződéstől elállni, ha az eredményhirdetést követően észleli az ajánlatkérő, hogy a kihirdetett eredmény / eredménytelenség törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja. Amennyiben a kihirdetett eredmény / eredménytelenség törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja, erről az Elnök jogosult dönteni. Ezt követően a módosított írásbeli összegezést az eljárásért felelős telefaxon vagy elektronikus úton haladéktalanul, egyidejűleg az összes ajánlattevőnek megküldi. 5/i. Amennyiben érvényes ajánlatot tevő ajánlattevő kéri, tájékoztatást kell adni részére a nyertes ajánlat jellemzőiről és az általa tett ajánlathoz viszonyított előnyeiről a kérés kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül, figyelembe véve a nyertes ajánlattevő üzleti titokhoz fűződő érdekeit is (Kbt. 73. ). A tájékoztató elkészítése és megküldése az eljárásért felelős feladata. Az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót külön jogszabályban meghatározott minta szerinti hirdetmény útján kell közzétenni, mely az eljárásért felelős feladata a vonatkozó jogszabály változásainak figyelemmel kísérése mellett. 6. Előzetes vitarendezés 6/a. Ajánlattevő vagy a közbeszerzés tárgyával összefüggő tevékenységű kamara vagy érdekképviseleti szerv a Kbt. 96/A. - ban foglaltak szerint előzetes vitarendezési kérelmet nyújthat be telefaxon vagy elektronikus úton, melyben meg kell jelölnie az írásbeli összegezés vagy egyéb dokumentum, vagy eljárási cselekmény jogsértőnek tartott elemét, továbbá a kérelmező javaslatát, észrevételét, valamint az álláspontját alátámasztó adatokat, tényeket, továbbá az azt alátámasztó adatokat, tényeket, valamint az azt alátámasztó dokumentumokra ha van ilyen hivatkozni kell. 6/b. Az eljárásért felelős ügyintéző haladéktalanul tájékoztatja az Elnököt az előzetes vitarendezési kérelem vonatkozásában, mellyel kapcsolatban az ajánlatkérő álláspontját az Elnök határozza meg. 6/c. A kérelemmel kapcsolatban az Elnök döntésének megfelelő álláspontjáról a vitarendezést kérelmezőt a kérelem megérkezésétől számított 3 munkanapon belül a benyújtási módnak megegyező módon tájékoztatja az eljárásért felelős, aki az előzetes vitarendezési kérelem benyújtásáról, valamint az arra adott válaszáról az eljárás valamennyi általa ismert ajánlattevőjét is tájékoztatja. 19

6/d. Az eljárásért felelős az előzetes vitarendezési kérelem megérkezésétől számított 3 munkanapon belül legfeljebb egy alkalommal jogosult az ajánlattevőket 3 munkanapos határidővel hiánypótlás, felvilágosítás vagy indokolás benyújtására felhívni, amennyiben az eredményhirdetést követően és a szerződés megkötését megelőzően az előzetes vitarendezési kérelem alapján észleli, hogy az eljárásban történt törvénysértés ezen eljárási cselekmények útján orvosolható. Ebben az esetben az előzetes vitarendezési kérelem benyújtásáról a hiánypótlási felhívás, a felvilágosítás vagy indokolás kérésének megküldésével egyidejűleg, míg a kérelemre adott válaszáról a kérelem megérkezésétől számított 7 munkanapon belül tájékoztatja a kérelmezőt és az ajánlattevőket. 7. A szerződéskötés és a szerződés módosítása, teljesítése 7/a. Eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződést a nyertes szervezettel (személlyel) kell írásban megkötni a felhívás, a dokumentáció, a dokumentáció részeként kiadott szerződés-tervezet, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően. A szerződés aláírására az alapítvány elnöke jogosult. A szerződéskötésnél figyelemmel kell lenni a Kbt. 91. (2) bekezdésében foglaltakra is. A szerződés a Kbt. 73. (1) bekezdés szerinti részei kivételével, feltéve, hogy az abban foglaltak nem ellentétesek a Kbt. 96. (3) bekezdésével nyilvános, annak tartalma közérdekű adatnak minősül. 7/b. A szerződést a megkötését követően haladéktalanul közzé kell tenni az Alapítvány honlapján (www.agoraalapitvany.hu), melynek a teljesítéstől számított 5 évig folyamatosan elérhetőnek kell lennie. Fentieket a nyertes ajánlatra is alkalmazni kell, ha az a szerződés mellékletét képezi. A szerződés honlapon történő közzétételéért az eljárásért felelős felel. 7/c. A szerződés esetleges módosítása, teljesítése a Kbt. 303.- 306/A. -ainak betartásával lehetséges. A szerződés módosítására csak a Kbt. 303. -ában foglaltak szerint kerülhet sor, erről a Képviselő-testület hozza meg döntését. A szerződés módosításáról, valamint teljesítéséről külön jogszabályban meghatározott minta szerinti tájékoztatót kell készíteni és hirdetmény útján közzétenni a Közbeszerzési Értesítőben. A hirdetményt legkésőbb a szerződés módosításától, illetőleg mindkét fél általi teljesítésétől számított 15 munkanapon belül kell feladni. A hirdetmény elkészítése, megküldése, a hirdetményminta változásainak figyelemmel kísérése mellett az eljárásért felelős feladata. A tájékoztatóban az ajánlattevőként szerződő félnek nyilatkoznia kell, hogy egyetért az abban foglaltakkal. 20