Üzleti ajándékozás - Tenni vagy nem tenni Az előrelátó cégek mostanában teszik meg az első lépéseket az év végi ajándékozás sikere érdekében. Ilyenkor mind a munkatársaknak, mind az üzleti partnereinknek megköszönhetjük a közös munkát, a közösen elért sikereket, kifejezhetjük a másik iránt érzett nagyrabecsülésünket, tiszteletünket. Ez azonban nem jelenti azt, hogy drága ajándékkal kellene kedveskedni. Sőt, az üzleti ajándékozás esetén is igaz az alapelv: az ajándék ne drága legyen, hanem értékes. Az értékét pedig a törődés, az odafigyelés adja meg. Hat plusz egy dolog, amire érdemes odafigyelnünk az üzleti ajándékozás során: 1. Legyen pontos listánk Gyűjtsük össze azok nevét, akiknek év végi üdvözlőlapot vagy ajándékot szeretnénk küldeni. Fontos, hogy a név és az egyéb adatok pontosak legyenek. Mindenkinek rosszul esik - még ha elegánsan nem is hozza szóba, ha a nevét, pozícióját rosszul írják. Ráadásul az év végi figyelmességünkből pont a figyelmesség vész el ezáltal 2. Ajándék és/vagy üdvözlőlap A lista birtokában érdemes tisztázni, kinek szeretnénk üdvözlőlapot küldeni, és kik azok, akiknek ajándékot is szeretnénk adni. Amennyiben üdvözlőlap mellett döntünk, figyeljünk oda, hogy a boríték és az azon szereplő címzés is legyen igényes, ne csak az üdvözlőlap. (Az üdvözlőlap is sokat elárul egy cégről Nyomdában nyomtatott egyedi darabok? Valamilyen nemes cél mellett tett állásfoglalás (pl: UNESCO lapok)? Esetleg az ez volt éppen a sarki papírboltban?)
írjunk pár kedves sort is az előre nyomtatott jókívánságok mellé, utalva a közös munkára, sikerekre, esetleg felelevenítve egy a közös emléket Ettől a jókívánságunk személyes és hiteles lesz! tegyük az üdvözlőlap mellé a névjegyünket. Erre különösen akkor lehet szükség, ha az aláírásunk doktori, illetve ha az adatainkban (pozíció, telefonszám, telephely ) az év során változás történt. amennyiben ajándék mellett (is) döntünk, akkor se feledkezzünk meg az üdvözlőlapról, a névjegyről és pár kísérő sorról. 3. Mennyibe kerüljön az ajándék? Az ajándék értéke két szempontból merülhet fel. Egyrészt 2012-ben megváltoztak az üzleti ajándék és a reprezentációs kiadások (ezt a keretet terhelheti az év végi Mikulás/karácsonyi/újévi céges parti költsége) adózási szabályai. Így például eltűnt az üzleti ajándék értékének felső határára vonatkozó korlátozás, ugyanakkor a reprezentációs költségek, illetve az üzleti ajándékok adómentesen elszámolható része megszűnt. (Ez az elmúlt évben még 5000 Ft/fő volt.) Érdemes ezért utánajárni az adózási kérdéseknek, hogy az előre tervezett költségkeretben maradjunk. Számos cég rendelkezik etikai kódexszel (illetve más belső szabályzattal) is, amely tartalmazhat az üzleti ajándékra vonatkozó kikötéseket. Megtiltva akár az ajándék elfogadását, vagy előírva az elfogadható ajándék értékének maximális mértékét (az ajándék jellegét), esetleg az meghatározva az összeghatárt, amely esetében az ajándékról tájékoztatni kell a feletteseket. (Jó, ha gondolunk arra is, hogy az etikai kódex az ajándékozó számára is tartalmazhat megkötéseket.) Amennyiben az ajándék elfogadása a cég előírásaiba ütközik, azt a munkatársnak vissza kell utasítania, és tegye ezt bármilyen udvariasan, ez mindékét fél számára roppant kínos lehet. A fentiek miatt érdemes előzetesen tudakozódni, hogy elkerüljük a fiaskót. Amennyiben nincs ilyen szabályzat, akkor az ajándék áránál zsinórmértékül szolgálhat a tavalyi 5000 Ft-os határ, bár azt is jó tudni, hogy az elfogadható ajándék árát 15.000-20.000 Ft körül szabályozzák egyes cégek. 4. Ajándékozási tabuk Érdemes szem előtt tartanunk: attól, hogy valakivel jó kapcsolatot ápolunk az üzleti életben vagy a munkahelyen, nem jelenti egyben azt is, hogy a kapcsolatunk baráti, vagy bizalmas lenne. Ha az illető a magánéletünk része lenne, akkor nem a cég költségvetésének terhére szeretnénk meglepni őt, és az ajándékozás apropója nem a közös munka lenne, az ajándék átadásra sem irodai környezetben, illetve futár segítségével kerülne sor.
Egy jó üzleti kapcsolat önmagában fontos és értékes dolog, és az idők során csakugyan barátsággá nemesedhet. Annak érdekében, hogy a kapcsolatunk a jövőben is kellemes legyen, az ajándékozás íratlan tabuit is tartsuk tiszteletben. Lekötelezés vagy annak látszata Vigyázzunk arra, hogy az ajándékunk még véletlenül se kelthesse a megajándékozottban azt a gyanút, hogy valamilyen hátsó szándékunk van az ajándékkal, ajándékunkért cserébe valamit elvárunk, vagy egy előnyt, amelyben korábban részesített, így szeretnénk meghálálni. (Így különösen ne ajándékozzunk pénzt, ajándékutalványt, utazást stb. Sőt, amennyiben közbeszerzési eljárás, bármilyen tendereztetés, vagy versenytárgyalás van folyamatban és mi is érintettek vagyunk év vége ide, év vége oda ne vegyenek/küldjenek ajándékot az ajánlatunkat elbíráló félnek, illetve a bírálatban részt vevő munkatársnak, szakértőnek. Ebben az esetben legfeljebb ha a korábbi kapcsolat erre feljogosítja az üdvözlőlap a helyénvaló.) Túl személyes, intim, vagy achillesi pont érintő ajándékok Nem elegáns parfümöt (illetve illatszert) küldeni a másik cég vezetőjének, még ha a kedvence is az az illat, illetve márka. (Ez az férje, partnere hatásköre.) Egy ajándék ilyen mértékű személyessége már tolakodó és félreérthető, ahogyan zavarba ejtő lehet a másik cég munkatársának adott wellness bérlet, élményajándék stb. is. (Engedjük, hogy saját munkáltatója lephesse meg ezzel a munkatársat az egész év során nyújtott teljesítményéért.) Az intimitás csapdájába az év végi kihúzzuk a másik nevét jelegű ajándékozás során a legkönnyebb beleesni. Az ilyen ajándék sosem utalhat szexualitásra, a másik achillesi pontjára (túlsúly, lassúság), semmiképpen sem teheti őt nevetségessé, vagy hozhatja zavarba. és ez alól a szabály alól nincs kivétel, megszegésére pedig nincs mentség! A megajándékozott NEM reklámhordozó Ne adjunk ajándékban olyan tárgyakat, amelyeket szóró ajándékként adunk általunk tartott, vagy támogatott tanfolyamok, konferenciák, résztvevőinek. Gyakori megoldás, hogy ajándékként szép határidőnaplót, asztali naptárt, tollkészletet, egyéb hasznos, illetve dekoratív irodai eszközt adnak a cégek, azonban az azon elhelyezett logó (védjegy) olyan feltűnő, sokszor igénytelen megjelenésű, hogy az egyébként jobb sorsra érdemes tárgy a fiók mélyén végzi. Nem ördögtől való, hogy az ajándéktárgyon megjelenjen az ajándékozó védjegye, amennyiben az roppant diszkrét, az pedig magától értetődő, hogy megjelenik olyan tárgyon, amelyet az ajándékozó állít elő, vagy forgalmaz.
Jó lesz ez is ajándék Sokan vannak, akik az üzleti ajándékozást ötlet, idő vagy költségvetés hiányában tehernek érzik, és ennek megfelelően csak gyorsan le akarják tudni. Mindig van olyan munkatárs, aki örömmel vállalná fel az ajándékozás előkészítésének feladatát, és meg is van az affinitása hozzá. Amennyiben költségvetés a szűk keresztmetszet, akkor inkább egy igényes üdvözlőlapra érdemes költeni, rászánva egy kis extra időt arra, hogy őszinte és szívből jövő jókívánságot írjunk rá. Az, hogy megszegtük a tabukat, nemcsak a megajándékozott szemében kelt visszatetszést, hanem miután híre ment (és mindig híre megy), mások szemében is nagymértékben romolhat a nemcsak cégünk, de a mi megítélésünk is. 5. Mi legyen hát az ajándék Melyek azok a dolgok, amelyekkel nehéz mellényúlni : Album Azaz olyan fotó, vagy tematikus album, amely nemcsak értékes tartalommal bír, de a dohányzóasztalra is kitehető (akár az irodában is). (Az album lehet művészeti, vagy valamelyik országot, várost bemutató, hobbinak adózó /szivarozás, vitorlázás, hegymászás/ és ezzel máris személyessé tehetjük ezt az ajándékot is.) Csokoládé Attól remek ajándék, hogy egyszerre lehet személyes és mégsem tolakodó. Most, amikor sorra nyitnak a jobbnál jobb csokiboltok, nem tűnik kihívásnak egy (kicsi vagy nagyobb) bonbonos dobozka összeállítása. Személyessé attól válhat ez az ajándék, ha előtte felderítettük, hogy a másik a fehér csoki rajongója, vagy számára csak a mogyorós csoki létezik, esetleg szóba sem jöhet nála olyan bonbon, amelyben 75%-nál alacsonyabb a kakaótartalom. A dobozkára elegáns matricával feltehetjük a cég logóját. Amennyiben a megajándékozott cégénél az írja elő a belső szabályzat, hogy meg kell osztani a kapott ajándékot a munkatársaival, vagy egy kisebb közösséget szeretnénk meglepni erre kiváló lehetőséget kínál egy bonbon válogatás. Mindössze pár szem csoki - ami egyszerre igényes, elegáns, személyes és finom - és ha ehhez még egy kedves személyre szóló üdvözlőkártya is tartozik Két szempontra érdemes ugyanakkor figyelni, amennyiben csokoládé mellett döntünk: ehet-e csokoládét a megajándékozott (allergia és cukorbetegség ebben korlátozhatja), illetve ne érezze, hogy az ajándékunk célzás (amennyiben teltebbek az idomai), vagy kísértés (ha éppen fogyókúrázik).
Kávé, tea Sokan rajonganak a kávéért és/vagy a teáért. A teaházak szívesen segítenek a megfelelő csomag összeállításában, és ma már vannak olyan kávézók, ahol szintén remek kávékat (akár különleges ízesítéssel) árulnak és elegánsan be is csomagolják. és persze, noha év végi ajándékként ritka: az örök klasszikus, a virág (csokor) Év végére is össze lehet állítani egy szép, téli hangulatú csokrot, vigyázni érdemes azonban a virágok kiválasztása során, mert a vörös rózsán kívül, más vörös virágok (pl. szegfű, tulipán ) is romantikus üzenetet hordoznak. Bor vagy márkás ital? Egy finom bor sokak számára elegáns és figyelmes ajándék, különösen, ha van kedvenc pincészetük, borfajtájuk, évjáratuk. A cégek is kedvelik mint ajándékot, mert mind a címkét, mind a díszdobozt el tudják látni úgy a logójukkal, hogy az elegáns legyen és az a jó érzésük is megvan, hogy hozzájárultak a magyar borkultúra hírnevének öregbítéséhez. Miért kell egy picit óvatosnak lenni mégis ezzel az ajándékkal? Lehet, hogy a megajándékozott absztinens, illetve neki, vagy valamelyik közvetlen hozzátartozójának problémái vannak az alkohollal. Ilyen esetben bort (vagy bármilyen márkás italt) ajándékozni bizony több mint hiba 6. Az ajándék átadása Az ajándékozás utolsó felvonása az ajándék becsomagolása, illetve átadása. A csomagolás szabálya egyszerű: mindig legyen hibátlan, igényes és természetesen társuljon hozzá az üdvözlőkártya, valamint névjegy. Az üzleti életben ritkán kerül sor az ajándék személyes átadására. Jellemzőbb, hogy a cég egyik munkatársa, illetve egy futár viszi el. Amennyiben mégis személyesen adja át az ajándékot pl. egy találkozás alkalmával ne dicsérje a portékát, az onnantól már az magáért beszél, ugyanakkor láthatja a másik fél reakcióját, mert az üzleti ajándékot is illik kinyitni és megköszönni.
Ha Ön a megajándékozott Nemcsak ajándékozni kell tudni stílusosan, de elfogadni is azt. Az természetes, hogy a személyesen adott ajándékot megköszönjük, de ugyanez a feladatunk, ha az ajándékot munkatárs, vagy futár hozta. A nekik mondott köszönet nem elég. Az üzleti ajándékot, mint ahogyan a magánéletben kapott ajándékot sem kötelező viszonozni, csak megköszönni! Ilyen esetben 24, legkésőbb 48 órán belül köszönjük meg a figyelmességet. A köszönethez hozzáfűzhetjük azt is, hogy nekünk is fontos a kapcsolat, vagy kiemelhetjük az ajándék számunkra vonzó vonását. A köszönetünk természetes legyen, őszinte és ne hasson lelkendezésnek, vagy letudandó kötelező gyakorlatnak. (Az egyik legjobb megoldás, ha felhívjuk telefonon az ajándékozót, ám köszönetünk továbbítására sose használjunk SMS-t, vagy faxot. Amennyiben e-mailt küldünk, különösen figyeljünk levelünk formájára és stílusára!) Az ajándékozás az egyik legrégibb és legszebb szokásunk, amely figyelmes gesztus és szép élmény lehet. Amennyiben odafigyelünk a fentiekre, az idén is boldog ünnepek elé nézhetünk, és örömteli mosolyt csalhatunk mások arcára. Sok sikert! Zsuzsanna Az írás megjelent: http://www.consultationmagazin.hu/index.php?menu=cikk&id=915