A közös katalogizálás múltja, jelene, jövője és megvalósítása Németországban a Horizon integrált rendszer segítségével Burmeister Erzsébet, erzsi@marki.lib.uni-miskolc.hu Miskolci Egyetem Központi Könyvtára Varga Klára, klara@lib.elte.hu ELTE Egyetemi Könyvtár German provinces began shared cataloguing in the 80's. Software and hardware have become out-of-date ever since, so changes have been necessary to be made. Three provinces and a library institution co-operate in establishing a new union catalogue software. A library service centre will be introduced in one of the co-operating provinces Baden-Württemberg. The paper presents the characteristic features of the old and the new system. One of the biggest problems is the migration of data from the old database to the new one. 1. Bevezetés Annak idején a könyvtári hálózatokat azzal a céllal hozták létre, hogy a könyveket és egyéb dokumentumokat közösen katalogizálják. Mára ez a cél kibővült. A könyvtári hálózatok már nemcsak a közös nagy katalógusok előállításával, üzemeltetésével és könyvtárközi kölcsönzéssel foglalkoznak, hanem egyre inkább előtérbe kerül az elektronikus adatbázisok és a teljes szövegű elektronikus dokumentumok közösen nyújtott kínálata is. Ez jellemző a világ legnagyobb közös katalógust fenntartó intézményére az OCLC-re és a 80-as években beindított német tartományi hálózatokra is. Ha az utóbbiak lépést szerettek volna tartani a fejlődéssel, változtatniuk kellett. Erre a felismerésre eljutva a német tartományok könyvtárai olyan szoftver közös beszerzésére fogtak össze, mellyel egyrészt jól működő közös katalogizálásukat folytathatják, másrészt magasabb szinten kapcsolódhatnak be az elektronikus világ vérkeringésébe. 2. Az osztott katalogizálás története Németországban nagy vonalakban A német könyvtári hálózatok a tartományok földrajzi határait követik, minden nagy tartomány megalakította saját könyvtári hálózatát. Az első Bajorország volt (BVB=Bibliotheksverbund Bayern), ahol 1970-ben kezdték két egyetemi könyvtárral offline üzemmódban a munkát. 1971-ben megalakították az országos folyóiratadatbázist (ZDB=Zeitschriftendatenbank). Majd sorban alakult meg a többi tartományi hálózat: Északrajna- Vesztfália (Hochschulbibliothekszentrum=HBZ-Verbund, 1973), Hamburg (Hamburger Katalogisierungsverbund, 1974), Alsó-Szászország (Niedersächsischer Bibliotheksverbund, 1982), Baden-Württemberg (SWB=Südwestdeutscher Bibliotheksverbund, 1983). A bajorok 1984-ben tértek át az online üzemre, a vesztfáliaiak 1985-ben, a württembergiek 1986-ban. A hesseni hálózat 1986-ban alakult és 1987-ben már online üzemelt. Az új kelet-német tartományok valamelyik már meglevő tartományhoz csatlakoztak 1991-ben. A 90-es évek közepére az olajozottan dolgozó, nagy "mainframe" gépeket terminálokkal működtető hálózati rendszerek kezdtek elavulni, kezdték elérni kapacitásuk felső határait. Hessen, Alsó-Szászország, Die Deutsche Bibliothek bevezették a holland PICA rendszert 1993-ban. Három másik nagy tartományi hálózat, az SWB (Baden- Württemberg), BVB (Bajorország), HBZ (Északrajna-Vesztfália) és a DBI (Deutsches Biblitheksinstitut) kooperációra léptek 1995-ben, hogy különböző közös katalógusaik lecseréléséban együtt dolgozzanak és 1996-ban a Dynix cég Horizon rendszere mellett döntöttek. A német tartományok közös katalógusaira az jellemző, hogy minden résztvevő könyvtár egyetlen közös (központi) adatbázisban katalogizál, olymódon, hogy ha a katalogizálni kívánt dokumentum rekordját megtalálja a közös adatbázisban, akkor csak a könyvtár kódját, vagy állományadatait kapcsolja a meglévő rekordhoz, ha pedig nem találja meg, létrehozza a megfelelő rekordot (természetesen szintén kódjával, ill. állományadataival ellátva). A saját helyi rendszerük céljára egyes könyvtárak (sőt általában minden résztvevő könyvtár) online, vagy kötegelt üzemmódban letöltheti és letölti azokat a rekordokat, amelyeket az adott időszakban ő hozott létre a központi adatbázisban, vagy amelyekhez hozzáírta lelőhely-kódját, vagy állományadatait. [2]. 3. A baden-württembergi tartományi hálózati együttműködés múltja és jelene [1] Előadásunkban a négy együttműködésre lépő tartomány közül részletesebben a baden-württembergit mutatjuk be. Mindegyik
tartományi hálózatra jellemző azonban az, hogy van egy, a könyvtáraktól független központi szervezet a hálózatban folyó munkafolyamatok szervezésére, irányítására, összefogására. A baden-württembergi Bibliotheksservice-Zentrum (ezek után BSZ), magyarra fordítva Könyvtári Szolgáltató Központ önálló intézmény, független egyetemektől vagy könyvtáraktól, fenntartója a Tudományos, Kutatási és Művészeti Minisztérium Baden-Württembergben. A közös katalógusban résztvevő, de nem a tartományhoz tartozó, pfalzi és szászországi könyvtárak részvételi díjat fizetnek, a keresés azonban mindegyik résztvevő számára ingyenes. A BSZ feladatai: A résztvevő könyvtárak helyi számítógépes rendszereinek beszerzése és azok használatában segítségnyújtás. A tartományi közös katalógus működtetése. A tudományos könyvtárak számára számítógépes programok fejlesztése és azok karbantartása Lelőhelyadatok szolgáltatása a közös katalógusban résztvevő könyvtárak számára. A könyvtárközi kölcsönzés szervezése és lebonyolítása Dél-Németországban. A közös katalógus működtetése részletesebben az alábbiakat jelenti: A bibliográfiai adatbázis üzemeltetése és karbantartása. A tartományi központi adatbázis hálózati elérésének biztosítása. Adatszolgáltatás a résztvevőknek (adatcsere online és offline módon) Adatátvétel más tartományok közös katalógusából, egyes résztvevő könyvtárakból. Segédanyagok előállítása (adatformátumok, példagyűjtemények, felhasználói dokumentációk, műszaki útmutatók). Konverziós tervek segítése. A BSZ rendszeresen publikál, kiadványokat jelentet meg, részt vesz a tartományokat összekapcsoló fórumok munkájában, mint pl. a Tartományi rendszerek munkaközössége, stb. Működtet: WWW-szervert, ahol a segédanyagokat, publikációkat, statisztikákat, jelentéseket, stb. tartják és ahonnan az OPAC elérhető. Virtuális médiaszervert az elektronikus dokumentumok (disszertációk, dolgozatok, stb.) számára, a virtuális médiaszerver anyagát a Dublin-Core alapján osztályozzák. Ftp-szervert, ahonnan a segédanyagokat le lehet tölteni. E-mail levelező listákat. A BSZ szervezeti felépítése: 49 állandó dolgozó, 27 a központban, Konstanzban és 22 Stuttgartban, akik a tartomány könyvtárközi kölcsönzését irányítják és a közös katalógus szerkesztési munkáiban vesznek részt. Résztvevő könyvtárak (1997-es adatok): 576 könyvtár monográfia és folyóiratlelőhellyel az alábbi megoszlásban: 1 tartományi és egyetemi könyvtár (Drezda) 3 tartományi könyvtár (Karlsruhe, Speyer, Stuttgart) 13 egyetemi könyvtár 434 az egyetemi könyvtárakhoz tartozó intézeti könyvtár 125 további könyvtár (főiskolák, múzeumok, levéltárak, gimnáziumok, stb.) 438 egyéb könyvtár, melyeknek csak a folyóiratállománya szerepel a katalógusban A katalogizáló adatbank nagysága (1997-es adatok): Bibliográfiai rekord: 5.368.000 (ebből monográfia 5.030.000, folyóirat 338.000) Állományadat: 13.449.000 (ebből monográfia 12.625.000, folyóirat 825.000)
Szerző: (EBA): 1.683.000 Testület: (EBA): 599.000 Tárgyszó: (EBA): 713.000 Külső forrás (pl. nemzeti bibliográfiák): 4.871.000 A közös katalógus használata 1997-ben: - 70,7 % rekordok átvétele a közös katalógusból - 5,3 % idegen adatok átvétele (Német Nemzeti Bibliográfia, LC English Books, Brit Nemzeti Bibliográfia, ZDB) - 24% saját, új katalogizálás Részvétel a tartományi hálózatban: Aktív részvétel (katalogizálás) Passzív részvétel (keresési jog) Üzemelési idők: Keresés a hét minden napján 24 órában, vagyis folytonosan, katalogizálás hétfőtől péntekig 3/4 8-tól este 8 óráig. Csúcsidőben több mint 500 terminál dolgozik egyidejűleg. Adatbázis kínálat: Hardver és szoftver: Gép: Siemes-Nixdorf H90-D2 a konstanzi egyetem számítóközpontjában Szoftver: A DABIS cég BIS terméke Katalogizálás: speciális terminálemulációk (BIBWORK, ANSINET), ill. Windows-ra (KatWin) és OS2-re (KatOS) kifejlesztett katalogizáló kliensek. Keresés: telnet módban soros lekérdezés vagy WWW böngészők. Katalogizáló adatbázis az aktív katalogizáláshoz (KATA) Kereső adatbázis a tájékozódásra és könyvtárközi kölcsönzéshez,a katalogizáló adatbázis naponta készített másolata (RECH) Demo adatbázis bemutatókhoz, oktatáshoz kisebb állománnyal (DEMO) A KATA adatbázis szerkezete 1. ábra: A KATA adatbázis szerkezete A kapcsolattartás a könyvtárak közti üzenetváltást jelenti, a katalogizáló könyvtáros minden rekordhoz tehet megjegyzéseket, melyeket a többi könyvtár olvashat, megválaszolhat. Ezt a lehetőséget a hibás bibliográfiai rekordok javításánál lehet különösen jól kihasználni, hiszen a teljes rekordot csak az azt létrehozó könyvtár javíthatja (jogosultságokról lásd később). Ehhez a logikai egységhez tartozik a résztvevő könyvtárak adatainak nyilvántartása is (BIBINFO). A külső források jelentik az összes betöltött, nem az SWB-ben létrehozott adatot: Német Nemzeti Bibliográfia, Brit Nemzeti Bibliográfia, LC English Books, stb. Németországban az egységesített besorolási adatoknak megvannak országos szinten az adatbázisaik. A Die Deutsche Bibliothek gondozza a személynevek adatbázisát (PND=Personennamendatei) és a tárgyszavak adatbázisát (SWD=Schlagwortnormdatei), a Deutsches Bibliotheksinsitut pedig a testületi szerzők adatbázisát (GKD=Gemeinsame Körperschaftsdatei) és a folyóiratadatbázist (ZDB=Zeitschriften-datenbank, vagyis a német könyvtárakban fellelhető német ill. külföldi folyóiratok adatbázisa). Ezek a rekordok átemelhetők a tartományi közös katalógusba s a helyi adatokkal
kiegészíthetők. A középső négyszög, vagyis a bibliográfiai rekordok és helyi adatok részletesebben: 2. ábra: A legfontosabb fájlok A bibliográfiai rekordok fájlja össze van kapcsolva a helyi rekordok fájljával, ill. az egységesített besorolási adatok file-jaival. A helyi rekordok fájlja is össze van kapcsolva a helyi tárgyszavak és osztályozási jelzetek fájljaival ill. a példány és beszerzési adatokkal. Együttműködés más adatbázisokkal: Az aktív közreműködők folyóiratadatait heti f'ájlátvitellel átveszik a feljebb ismertetett ZDB-ből. Szintén hetente aktualizálják a személynevek, testületi szerzők, tárgyszavak fájljait. Bizonyos terminálemulációs programokkal azonban a személynevek, tárgyszavak adatbázisa online is elérhető. Formai és tartalmi feltárás, javítási jogosultságok: A formai feltárást a RAK-WB (Regeln für das automatische Katalogisieren) alapján végzik. 1992-től bevezették a tárgyszavas tartalmi feltárásra az RSWK-t (Regelwerk für den Sachwort-katalog). Minden könyvtárnak javítási joga van a saját adataira. A változtatási kívánságokat más könyvtárak által előállított rekordokra online az ún. REM-ek (megjegyzések) segítségével lehet az illetékes könyvtárnak továbbítani. A bibliográfiai rekordok létrehozásukkor két szintű besorolást kaphatnak. I-szint a közbenső szint, ez a nem teljes leírást jelenti. I-szintet kap minden gyarapításhoz használt segédanyag alapján létrehozott vagy konvertált vagy csak minimális adatot tartalmazó rekord. Az I-szintű rekordokat minden könyvtár javíthatja. K-szint a teljes leírás szintje. K-szintű rekordot csak a létrehozó könyvtár javíthat. A többi könyvtár csak javítási igényt jelenthet be ezekre a rekordokra vonatkozóan. Az egységes besorolási adatokkal egy kicsit más a helyzet. Ha a résztvevő könyvtár létrehozott egy új szerzői rekordot, akkor az I-szintet kap, vagyis bármelyik könyvtár javíthatja addig, míg a BSZ-ben működő szerzői szerkesztőség nem egységesíti a rekordot, mely ezzel a K-szintet szerzi meg. A testületi szerző rekordok szintén I-szintet kapnak létrehozásukkor. Ezeket azonban nem a BSZ egységesíti, hanem havonta elküldik ezeket az országos testületi szerző szerkesztőségbe, akik a rekordokat egységesítve küldik vissza. A K-szintű egységes besorolási adatrekordokat a résztvevők már nem javíthatják. Jóllehet a helyi rekordok egy közös fájlban vannak, az egyes rekordokat szintén csak a létrehozó könyvtárak változtathatják. A közös adatbázis és a helyi rendszerek kapcsolata A közös katalogizálásban résztvevő könyvtárak a bibliográfiai leírásokat egységes szabályok és eljárások szerint viszik be a közös adatbázisba, de számukra természetesen az is nagyon fontos, hogy a saját rekordjaikat minél hamarabb megkapják. Az adatátvitelt a BSZ szervezi. Kétféle eljárást dolgoztak ki. Egyes helyi rendszereknél (BISLOK, a BIS lokális változata) megoldható volt a rekordok egyidejű átemelése, vagyis az azonnali használat a helyi rendszerekben. A többi rendszer saját rekordjait a rendszerüknek megfelelő adatformátumban ftp-val kapja meg megállapodás szerinti időközökban (naponta, hetente, stb.). Mivel sokféle helyi rendszer létezik, többféle exportformátumot fejlesztettek ki. Az adatátvitel nagyságára jellemző 1995-ös adatok: 33,3 GB adatexport, 1133 könyvtárnak, ebből ftp-vel 1083, lemezzel vagy szalaggal 12 könyvtár [1].
4. A baden-württembergi tartományi hálózati együttműködés jövője Az előadásunk írásának idején, 1998 februárjában a BSZ még nem kapta meg a Horizon integált rendszer osztott katalogizálásra kidolgozott 5.1 verzióját a Dynix cégtől. A tervezett időpont 1998. májusa. Ekkor szeretnék megkezdeni a rendszer tesztelését és az óriási adatbázis adatainak átvitelét az új adatbázisba. Az új rendszerrel való munkára a résztvevő könyvtárak a tervek szerint 1998 végén térnek át. 4.1. Változások a jelenlegi rendszerrel szemben: Hardver és szoftver: Gép: Sun Enterprise 4000 Szoftver: A Dynix cég Horizon terméke, mely a Sybase relációs adatbáziskezelőre épül. Katalogizálás: Horizon Verbund katalogizáló kliens WindowsNT ill. Windows95/98 felett Keresés: OPAC modul és WebPAC WWW böngésző Az új szoftver szolgáltatásai Formai és tartalmi feltárás A központi adatbázis OPAC-ja Könyvtárközi kölcsönzés (az ILL szabvány alapján az 5.2 verzióban) és dokumentumszolgáltatás Teljes szöveg- és képtárolás (Az anyacég, az Ameritech erre a célra a DocDirectTm szolgáltatást kínálja.) Kapcsolat az Internettel (a WebPac, Netpublisher, web.sql termékek segítségével) Interfész biztosítása a helyi rendszerek és a többi hálózati központi katalógus felé (a Z39.50 protokoll alapján) Adatbáziskínálat, adatbázis szerkezet: Továbbra is meg szeretnék tartani a három alapvető adatbázisukat, a KATA-t, a RECH-t, ill. a DEMO-t. Az adatbázis szerkezete természetesen a relációs adatbázis alap miatt meg fog változni, de ezt a katalogizáló könyvtárosok és a felhasználók nem veszik észre. Ők továbbra is kereshetnek választhatóan a külső forrásokban éppúgy mint a központi adatbázisban, üzeneteket küldhetnek egymásnak, stb. Együttműködés más adatbázisokkal: Mivel a Deutsches Bibliotheksinstitut is a Horizon rendszert fogja használni, a testületi szerzők adatbázisát (GKD) és a folyóiratadatbázist (ZDB) a későbbiekben online is elérik majd, a rekordokat online átvehetik, feleslegessé válik ezeknek az adatbázisoknak a betöltése a KATA-ba. A szerzők (PND) és tárgyszavak (SWD) adatbázisát Die Deutsche Bibliothek tartja fenn. Ők a PICA rendszert használják. Velük is tervezik az online adatcserét a Z39.50 protokoll alapján. Formai és tartalmi feltárás, javítási jogosultságok: A formai és tartalmi feltárás továbbra is a megszokott német szabályzatok alapján fog történni és a jogosultságokon sem változtatnak, csak néhány újabb szintet vezetnek be. A közös adatbázis és a helyi rendszerek kapcsolata A közös katalogizáló szoftver Horizonra való cserélése után a helyi rendszerek többsége is a Horizon integrált rendszert fogja bevezetni. 2000-ig a nagy egyetemi és tudományos könyvtárak és azok a könyvtárak fognak váltani, amelyekben az elavult helyi rendszerek már nem bírkóznának meg a 2000. év nehézségével. 2002-ig a legtöbb résztvevő könyvtár Horizonra cseréli helyi rendszerét. Az átállás időszakában a résztvevők saját rekordjaikat továbbra is ftp-vel kapják a kívánt adatcsereformátumban. 4.2 Az áttérés megszervezése, az adatok konverziója Főbb lépések: Mihelyt a Horizon 5.1-es osztott katalogizálást lehetővé tevő verzióját megkapják májusban, az adatrekordjaik egy kis részét beolvassák a rendszerbe. A kooperációban résztvevő tartományok mindegyike más funkciókat tesztel majd teljes részletességbe menően. Az óriási adatmennyiséget egy hét alatt töltik be az új adatbázisba. Először csak a kereső RECH adatbázist nyitják meg a nyilvánosság felé, a könyvtárak még a régi rendszerben katalogizálnak. Esténként a napi munka rekordjait folyamatosan beviszik a RECH-be és azt tesztelik. Ezután
felkérik a könyvtárakat arra, hogy naponta egy órát katalogizáljanak az új rendszerben, de még ezt az egy órányi munkát ismételjék meg a régi rendszerben is. Amíg ez a párhuzamos katalogizálás folyik, megtartják az oktatást a résztvevőknek és összegzik a tapasztalatokat. Amikor az új rendszerben is kifogástalanul megy a munka, akkor egy hétvége leforgása alatt áttérnek a régi rendszerről az új rendszerre, vagyis pénteken délután még a BIS-szel katalogizálnak, de hétfő reggel már a Horizonnal. Leállást még egy órára sem engedhetnek meg maguknak az áttérés alatt. Adatkonverzió, adatcsereformátum [3]: A BIS adatbázis adatait az UNLOAD funkcióval letöltik az adatbázisból. A letöltött adatokat MAB2 formátumra konvertálják. A MAB2 formátumú adatokat a Horizon új, SUNII belső formátumába teszik át. Betöltik az adatokat a Horizon adatbázisba. Mivel a német könyvtárak saját, MAB és MAB2 elnevezésű adatcsere formátumokat használnak és a Horizon eddigi verziói csak a USMARC ill. UNIMARC formátumba tudtak exportálni és ezekből a formátumokból importálni, szükségessé vált egy új belső tárolási formátum kialakítása. Ez az ún. SUNII. A SUNII belső formátumából leképező táblázatok megadásával lehet USMARC-ba, UNIMARC-ba, MAB2-ba konvertálni, ill. ezekből a formátumokból importálni. Ilyen leképező táblázatok generálásával megoldható további formátumok importja. Leképező táblázatok a SUNII és MAB ill. SUNII és USMARC között: Kis szemléltetés a kiadásjelzés példáján Példa a kiadásjelzésre a SUNII belső adatformátumban 1403##$a3. kiad.$b3. átd. kiad. / Kiss Péter közreműköd. ahol a # jelek az indikátorokat és a $ jel az almezőket jelenti. Leképezések MAB-Import MAB mező SUNII Megjegyzés 400 1403$a 403 1403$b Elejétől a "/"-ig. 403 1403$c Tartalom a "/"-től MAB-Export SUNII MAB Megjegyzés 1403$a 400 1403$b 403 1403$c 403 A $c belső mező tartalmát szóköz, /, szóközzel a $b mező után írni. USMARC-Import USMARC SUNII Megjegyzés 250$a 1403$b 250$b 1403$c USMARC-Export SUNII USMARC Megjegyzés 1403$b 250$a
1403$c 250$b 5. Irodalomjegyzék: [1] SWB-Kompakt: Entwicklung, Struktur, Leistungen / Südwestdeutscher Bibliotheksverbund. - Ausgabe Mai 1996. - Konstanz : Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg [2] VAJDA ERIK: Osztott (közös) katalogizálás Magyarországon. Networkshop'97 konferencia. Keszthely 1997. [3] Cornelia Katz: Neues Verbundsystem: Datenmigration und Datenaustausch URL: http://www.swbv.uni-konstanz.de/verbundsys/nutzerrat/nu97_v3t.htm