SZTE Nemzetközi Utazásszervezés Gyakran ismételt kérdések, hasznos információk 1.) Milyen jellegű szolgáltatást nyújt az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés? Az SZTE Nemzetközi Utazásszervezésen keresztül lehetőség van repülőjegy, szállás, utasbiztosítás és nemzetközi vonatjegy foglalására, valamint autó bérlésére a célországban és vízumügyintézésre. 2.) Melyik utazási irodákkal áll az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés kapcsolatban? Ki adja az ajánlatokat? Az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés a Közbeszerzési eljárás nyertes utazási irodáival áll kapcsolatban, azaz a WECO Travellel, az IBUSZ Utazási Irodák Kft.-vel, és az OTP Travellel. 3.) Hogyan léphetek kapcsolatba az SZTE Nemzetközi Utazásszervezéssel? Az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés elérhető hétköznapokon 09:00-17:00 között a 06-62/54-4380 telefonszámon, vagy a 4380-as belső melléken, valamint az utazasszervezes@gmf.u-szeged.hu e-mail címen. 4.) Milyen forrás terhére foglalhatok repülőjegyet, szállást, utasbiztosítást, vonatjegyet vagy bérelhetek autót illetve kérhetem a vízumügyintézésben a segítségét az SZTE Nemzetközi Utazásszervezésnek? Valamennyi pályázat, saját és egyéb forrás (saját bevétel, támogatás) terhére történő külföldi utazás esetében lehet foglalni, kivéve a FuturICT.hu projekt: TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013, témaszám: 2755-0U-755 HPC, szuperszámítógép projekt: TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0010, témaszám: 2754-0U-754 Doktori Iskola keretéből finanszírozott: TÁMOP-4.2.2/B-10/1-2010-0012, témaszám: 2725-0U-725 Telemedicina projekt: TÁMOP-4.2.2.A-11/1/KONV-2012-0073, témaszám: 2757-0U-757 1
A felsorolt négy projekt esetében, kérjük, Agócsi Lillával vegyék fel a kapcsolatot az agocsi@knret.u-szeged.hu e-mail címen, vagy a +36 (62) 546-959 vezetékes, illetve a +36 (70) 439-9990 mobil telefonszámon. A projektvezető felelőssége annak eldöntése, hogy a megrendelt szolgáltatás a projekt költségtervében szerepel-e, azaz elszámolható-e. Minden pályázattípushoz tartozik útmutató, amely az elszámolás szabályait tartalmazza, ezeket a szabályokat a projektek vezetőinek és a pénzügyi felelőseinek ismerni kell. 2
5.) Mi a repülőjegy foglalásának a folyamata? 3
A repülőjegy foglalásához szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalról érhető el. Az ügyintézés online módon történik, ezért az adatlapot is online kérjük kitölteni! Kérjük, vegye figyelembe, hogy a repülőjegyek ára árfolyamfüggő, így előfordulhat, hogy változik az ára, amennyiben nem a foglalás napján kéri a kiállítást! 4
6.) Mi a szállás foglalásának a folyamata? 5
A szállás foglalásához szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalról érhető el. Az ügyintézés online módon történik, ezért az adatlapot is online kérjük kitölteni! 6
7.) Mi az utasbiztosítás foglalásának a folyamata? Az utasbiztosítás foglalásához szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalról érhető el. Az ügyintézés online módon történik, ezért az adatlapot is online kérjük kitölteni! 7
8.) Mi a vonatjegy foglalásának a folyamata? A vonatjegy foglalásához szükséges adatlap a www.u-szeged.hu/szteutazas oldalról érhető el. Az ügyintézés online módon történik, ezért az adatlapot is online kérjük kitölteni! 8
9.) Mi a teendőm, ha a célországban autót szeretnék bérelni? Autóbérlés esetén az adatlap Word formátumban elérhető és kitölthető a www.uszeged.hu/szteutazas weboldalon, amit az utazasszervezes@gmf.u-szeged.hu e-mail címre kell megküldeni! 10.) Mi a teendőm, ha a reptéri transzfert szeretnék kérni Magyarországon illetve a célországban? Reptéri transzfer rendeléséhez, kérjük, e-mailben küldjék el igényüket az utazasszervezes@gmf.u-szeged.hu e-mail címen. 11.) Mi a teendőm, ha a vízumügyintézésben szeretnék segítséget kérni? Vízumügyintézéshez, kérjük, e-mailben küldjék el igényüket az utazasszervezes@gmf.uszeged.hu e-mail címen. 12.) Milyen adatok szükségesek az adatlap kitöltéséhez? Az adatlap kitöltéséhez szükséges érvényes utazási okmány, amely lehet személyi igazolvány vagy útlevél, valamint kérjük, gondolja át az utazással kapcsolatos preferenciáit (indulás, érkezés, hotel elhelyezkedés, ellátás típusa, stb.) és jelezze az adatlap megjegyzés részében. Az adatlap azokat a személyes adatokat tartalmazza, amelyek általában egy repülőjegy, szállás lefoglalásához szükségesek, valamint az Egyetem keretein belül az elszámolhatóságra vonatkozó kérdéseket (pl. témaszám, ügyintéző neve, elérhetősége). 13.) Van-e lehetőség arra, hogy az adatlap kitöltése nélkül kapjak ajánlatot, illetve történjen foglalás? Minden esetben szükséges az adatlap hiánytalan és pontos kitöltése. Az adatlap csak olyan kérdéseket tartalmaz, amelyek az ajánlatkéréshez illetve a foglaláshoz és a Szegedi Tudományegyetem statisztikai kimutatásaihoz szükségesek. Kitöltése max. 10 percet vesz igénybe és segíti a minél pontosabb, gyorsabb együttműködést. 9
14.) Miért tér el az ajánlatban szereplő szolgáltatás ára, az általam interneten talált ajánlat árától? Az ajánlatokban feltüntetett árakat a Szegedi Tudományegyetemmel szerződésben álló utazási irodák (WECO Travel, IBUSZ Utazási Irodák Kft., OTP Travel) adják meg a Közbeszerzési Keretmegállapodás feltételeinek megfelelően. Az ajánlatokban feltüntetett árak tájékoztató jellegűek, az ajánlatok elküldésének időpontjában érvényesek. 15.) Mi a teendő akkor, ha az ajánlatok egyike sem megfelelő? Amennyiben nem megfelelőek az ajánlatok, lehetőség van újabb ajánlatok igénylésére, ezért kérjük, e-mailben (utazasszervezes@gmf.u-szeged.h) vegye fel újra a kapcsolatot az SZTE Nemzetközi Utazásszervezéssel. Ilyen esetben nem szükséges az adatlap újbóli kitöltése. 16.) Már kinéztem a számomra legmegfelelőbb ajánlatot az interneten. Hogyan érhető el, hogy ezt foglalják számomra? Az adatlap megjegyzés részénél lehetőség van arra, hogy az Utas jelezze egyedi kérését (indulási időpontok, átszállási idő, konkrét repülőjáratok, légitársaság, preferált szállás, kívánt szállás-elhelyezkedés, szoba felosztás, ellátás igény feltüntetése, stb.) mind a repülőjeggyel, mind a szállással kapcsolatban. Ennek megfelelően indítják el az SZTE Nemzetközi Utazásszervezés munkatársai az ajánlatok keresését. Amennyiben a leszerződött utazási irodáknál megtalálható az egyedi kéréseknek megfelelő ajánlat, az ajánlat az elfogadást követően lefoglalásra kerül. 17.) Van-e lehetőség a kiállítási határidőnél hamarabb igényelni az adott dokumentumot? Igen. Az igénylelt jegy/voucher/kötvény kiállítását a kiállítási határidő előtt is lehet kérni, azonban célszerű figyelembe venni, hogy a kiállítást követően a legtöbb esetben, ha mégis szükséges módosítás, az adott utazási iroda költséget számít fel érte, illetve egyes repülőjegyek esetében módosításra a jegykiállítást követően nincs lehetőség. 18.) Mi történik, ha foglalást követően szeretnék adatot változtatni? A jegy/voucher/kötvény foglalását követően, azok kiállítási határidejéig díjmentesen változtathatóak vagy törölhetőek az adatok és a foglalások, kivéve a fapados járatokra történt foglalást. (Kiállítási határidőn túli módosítást lásd előző pont.) 10
19.) Az utazás időtartama alatt lejáró utazási okmánnyal kérhető-e foglalás? Nem. A foglaláshoz olyan érvényes utazási okmányra van szükség, amely a külföldön tartózkodás ideje alatt sem jár le. 20.) Mit jelent a repülőjegy biztosítás? Amennyiben orvosi igazolással alátámasztott betegség miatt hiúsul meg az utazás, és az Utas kért a foglalásban repülőjegy biztosítást, akkor a repülőjegy és a reptéri adók összegének a kb. 80%-a visszatéríthető. 21.) Mit jelent a repülőtéri utasfelvétel (check-in)? Amennyiben az Utas a repülőtéri utasfelvételt (check-in) választja, akkor a repülőtéren fel kell mutatnia a kinyomtatott repülőjegyét valamint az érvényes utazási okmányát, és ezt követően kapja meg a beszállókártyáját. A nem fapados légitársaságok esetében, a repülőjegy tartalmazza a repülőtéri utasfelvétel díját is. A fapados légitársaságok (pl.: WizzAir) a repülőtéri utasfelvételért plusz költséget számítanak fel, ezért ilyen esetekben célszerű a díjmentes, online utasfelvételt választani! 22.) Mit jelent az online utasfelvétel (check-in)? Az online utasfelvételt az utazás megkezdése előtt az adott légitársaság által megszabott határidőn belül kell az Utasnak elvégeznie az adott légitársaság honlapján. Ehhez az Utas nevére (first name/surname vagy family name), a repülőjegyen található foglalási számra (reservation number), illetve egyes légitársaságok esetén a járatszámra (pl.: LH 1326) van szükség. Az ekkor megjelenő beszálló kártyát (boarding pass) az Utasnak ki kell nyomtatnia és magával kell vinnie, hogy a repülőtéren fel tudja mutatni a repülőjeggyel együtt. 23.) Mi a teendő, ha elfelejtettem elvégezni az online utasfelvételt (check-in)? Fapados légitársaságok esetén Biztosított a repülőtéri utasfelvétel, illetve az online check-in reptéren történő elvégzése, azonban ez jelentős felár megfizetésével lehetséges. KIVÉTEL: Easyjet járatai Ennél a társaságnál ebben az esetben meghiúsul az utazás! Nem fapados légitársaságok esetén Amennyiben az Utas nem végezte el az online utasfelvételt, lehetősége van a repülőtéren is kérni az ingyenes utasfelvételt. Az Utas ekkor kapja meg a beszállókártyáját is. 11
24.) Mit jelent a passzív árajánlatkérés? Amennyiben a kért szállás, vagy légitársaság ajánlata rendszerünk aktív felületén nem található, úgy lehetőségünk van úgynevezett passzív árajánlatkérésre. Ez azt jelenti, hogy a szerződésben álló utazási irodák mindegyikének elküldjük a kért járat vagy szállás adatait, akiknek 24 óra áll rendelkezésére az árajánlat megküldéséhez - kivéve a fapados légitársaságok járatai esetében, amelyekre a feldolgozást követő 2 órán belül megküldik az ajánlatot számunkra. Az ajánlattételi határidő lejáratát követően, az utazási iroda ajánlatait Utasunknak vagy az ügyintézőnek továbbítjuk, akinek újabb 24 óra áll a rendelkezésére, hogy e-mailben elfogadja vagy elutasítsa az ajánlatot kivéve a fapados járatok ajánlatai esetében, amelyeknél célszerű minél hamarabb a foglalást megtenni, hiszen az árak percrőlpercre változhatnak. 12
25.) Mi a számlázás folyamata? 26.) Utazhatok-e, ha a számla ellenértékét még nem kapta meg az utazási iroda? Igen. (A számla kiállítását követően 30 munkanap áll az Egyetem rendelkezésére, hogy a számla összegét átutalja az utazási irodának.) 13
27.) Mi a teljesítési igazolás folyamata? 28.) Mi a teendő az elektronikus úton megküldött repülőjeggyel? A repülőjegyet ki kell nyomtatni és az Utasnak magával kell vinnie az utazás időtartamára. A repülőtéren az utasfelvételnél a repülőjegyet fel kell mutatni az érvényes utazási okmánnyal illetve online check-in esetén a kinyomtatott beszállókártyával együtt. 29.) Mi a teendő az elektronikus úton megküldött voucherrel? A szállásfoglalást követően, a vouchert az utazási iroda azonnal kiállítja, melyet e-mailben küldünk meg az Ügyintézőnek. Az adatok ellenőrzését követően, a vouchert két példányban érdemes kinyomtatni és elvinni az utazásra, hiszen ezzel lehet igazolni a foglalást és annak kifizetését. 14
30.) Mi a teendő az elektronikus úton megküldött biztosítási kötvénnyel? A biztosítási kötvényt az Utasnak magánál kell tartania az utazás teljes időtartama alatt. 31.) Vehetek-e a kísérőként utazó házastársamnak, hozzátartozómnak is a rendszeren keresztül repülőjegyet, illetve foglalhatok-e utasbiztosítást és szállást számára? Közbeszerzés keretében nincs lehetőség házastársnak, hozzátartozónak utazással kapcsolatos ügyintézésre az SZTE Nemzetközi Utazásszervezésen keresztül. Az egyetemi polgár részére történt foglalást követően, az Utas egyénileg felveheti az Utazási Irodával a kapcsolatot további ügyintézés céljából. 32.) Esetenként miért tér el az utasbiztosítás megkötését visszaigazoló email-en szereplő Mindösszesen sor után feltüntetett összeg, és a kiállított kötvényen található Biztosítás díja után lévő összeg? A kötvényen szereplő összeg nem tartalmazza a kedvezményt, amelyet a biztosító lehetővé tesz az Utas számára. Az utasbiztosításról kiállításra kerülő számla összege minden esetben megegyezik a kedvezményt is tartalmazó, visszaigazoláson szereplő Mindösszesen sor után lévő összeggel. 33.) Befolyásolja a szolgáltatás igénybevételének lehetőségét, ha a kiállított kötvényen az Utas lakcíme helyett a számlázási cím van feltüntetve? Nem, mivel ettől függetlenül az Utas a biztosított fél. 15