Közhasznúsági jelentés 2013 MAGYAR LEVÉLTÁROSOK EGYESÜLETE Székhely: 1014 Budapest, Hess András tér 5. Kelt: Budapest, 2013. május 29.
TARTALOM 1. Szervezet alapadatai 2. Számviteli beszámoló (kettős könyvvitelt vezető egyéb szervezetek közhasznú egyszerűsített éves beszámolója) 1. sz. melléklet 3. Kimutatás a költségvetési támogatás felhasználásáról 4. A vagyon felhasználásával kapcsolatos kimutatás 5. A cél szerinti juttatások kimutatása 6. A központi költségvetési szervtől, az elkülönített állami pénzalaptól, a helyi önkormányzattól, a kisebbségi települési önkormányzattól, a települési önkormányzatok társulásától, az egészségbiztosítási önkormányzattól és mindezek szerveitől kapott támogatás mértékének kimutatása 7. A vezető tisztségviselőknek nyújtott juttatások értékének, illetve összegének kimutatása 8. A közhasznú tevékenység rövid tartalmi beszámolója 2
1. SZERVEZET ALAPADATAI 1. Elnevezés: Magyar Levéltárosok Egyesülete (hivatalos rövidítés: MLE) 2. Képviselő: Tyekvicska Árpád 3. Székhely: 1014 Budapest, Hess András tér 5. 4. Levelezési cím: 1364 Budapest, Pf. 233. E-mail: mle.titkarsag@gmail.com Telefon: (30) 921 2982 5. Adószám: 19025001-1-41 6. Közhasznúsági fokozat: közhasznú egyesület 7. Nyilvántartásba vételi végzés száma, kelte: Pk. 61.412, 1990. 02. 13. 8. Közhasznúsági végzés száma, hatálya: 11.Pk.61.412/1990/24., 2014. 05. 31. 9. A szervezet céljának rövid leírása: Az egyesület fő célja a kulturális örökség részét képező levéltári anyag feltárásának, megőrzésének, védelmének, feldolgozásának és közreadásának elősegítése, a levéltári szolgáltatások (adatbázisok, kutatási lehetőségek) minél szélesebb körű ismertté tétele, társadalmi hasznosulásának biztosítása. Az egyesület összefogja a maradandó értékű iratot létrehozó és őrző egyéb intézmények munkatársait a magyar levéltárügy társadalmi megbecsülésének előmozdítása, valamint a levéltári anyag őrzése és társadalmi hasznosítása érdekében. Fontos célja a magyar levéltárosok szakmai tájékozottságának előmozdítása, hivatástudatának támogatása, öntevékenységének növelése, valamint a magyar levéltárosok társadalmi, szakmai és anyagi megbecsülésének előmozdítása. 3
2. SZÁMVITELI BESZÁMOLÓ KETTŐS KÖNYVVITELT VEZETŐ EGYÉB SZERVEZETEK KÖZHASZNÚ EGYSZERŰSÍTETT ÉVES BESZÁMOLÓJA A Magyar Levéltárosok Egyesülete - a számviteli törvénynek és a kapcsolódó előírásoknak megfelelve - egyszerűsített éves beszámolót állított össze (T.1715-ös nyomtatvány). A 2013. évi közhasznú jelentésének kiemelt adatai a következők (a részletes kimutatást a jelentés 1. sz. melléklete tartalmazza, amely áll a mérlegből és a közhasznú szervezeti eredmény kimutatásból): Mérlegadatok, eredmény kimutatás (adatok e Ft-ban): Forgóeszközök: 8277 Pénzeszközök: 6197 Eszközök (aktívák) összesen: 8277 Saját tőke: 7120 Tőkeváltozás/eredmény: 4687 Tárgyévi eredmény alaptevékenységből: 2433 Források (passzívák) összesen: 8277 Bevételek Közhasznú bevételek: 25692 Költségek Közhasznú tevékenység ráfordításai: 23259 Tárgyévi eredmény: 2433 4
3. KIMUTATÁS A KÖLTSÉGVETÉSI TÁMOGATÁS FELHASZNÁLÁSÁRÓL A kapott költségvetési támogatások részletes bemutatása: Támogató Támogatás jogcíme Támogatás összeg (e Ft) NKA NKA NKA NKA NKA Bethlen Gábor Alapkezelő NEA A MAGYAR LEVÉLTÁROSOK EGYESÜLETE 2013. ÉVI VÁNDORGYŰLÉSÉNEK MEGRENDEZÉSÉRE KÜLFÖLDI KONFERENCIÁKON, SZAKMAI RENDEZVÉNYEKEN VALÓ RÉSZVÉTELRE A LEVÉLTÁRI SZEMLE, MINT KULTURÁLIS ÉRTÉKKEL BÍRÓ, MAGYAR NYELVŰ, HIÁNYPÓTLÓ SZAKMAI FOLYÓIRAT 2013. ÉVI 4 LAPSZÁMÁNAK KIADÁSÁRA NYITOTT LEVÉLTÁRAK 2013. ÉVI PROGRAMSOROZAT LEBONYOLÍTÁSÁRA LEVÉLTÁRI VEZETŐK NEMZETKÖZI TAPASZTALATSZERZÉSÉRE, VALAMINT TOVÁBBKÉPZÉSÉRE IRÁNYULÓ TANULMÁNYUTAK HATÁRON TÚLI MAGYAR LEVÉLTÁROSOK SZAKMAI TALÁLKOZÓJA A MAGYAR LEVÉLTÁROSOK EGYESÜLETÉNEK MŰKÖDÉSE 2013. MÁRCIUS ÉS 2014. MÁRCIUS KÖZÖTT 5000 800 1800 6486 4935 350 1100 4. VAGYON FELHASZNÁLÁSÁVAL KAPCSOLATOS KIMUTATÁS A 2013. dec. 31-i pénzügyi zárás szerint az egyesület összes vagyona: 8277 e Ft A vagyon felhasználását részleteiben a mérleg és az eredmény kimutatás tartalmazza (1. sz. melléklet). A vagyon felhasználásának bemutatása és a változások indoklása röviden: Az egyesület vagyona az előző évi záráshoz képest növekedett, ennek legfőbb oka a megnövekedett számú tagság által befizetett tagdíjakban keresendő. Tárgyévben az összes bevétel 25692e Ft volt, míg a kiadások összege 23259e Ft. A bevételek közhasznú működési célú támogatásból, pályázati támogatásból, tagdíjakból és egyéb bevételekből (kiadványértékesítés, kamatbevétel) álltak. A kiadások bemutatása: anyagköltség (nyomtatvány, irodaszer), anyagjellegű szolgáltatások (posta, kiküldetési költségek, egyesületi rendezvények), egyéb szolgáltatások (bírósági illetékek, bankköltségek, könyvelés-bérszámfejtés-adminisztráció), valamint személyi jellegű költségek (megbízási díjak és járulékaik). 5. A CÉL SZERINTI JUTTATÁSOK KIMUTATÁSA A Magyar Levéltárosok Egyesülete a 2013. évben cél szerinti juttatást nem nyújtott. 5
6. A KÖZPONTI KÖLTSÉGVETÉSI SZERVTŐL, AZ ELKÜLÖNÍTETT ÁLLAMI PÉNZALAPTÓL, A HELYI ÖNKORMÁNYZATTÓL, A KISEBBSÉGI TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZATTÓL, A TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZATOK TÁRSULÁSÁTÓL, AZ EGÉSZSÉGBIZTOSÍTÁSI ÖNKORMÁNYZATTÓL ÉS MINDEZEK SZERVEITŐL KAPOTT TÁMOGATÁS MÉRTÉKÉNEK KIMUTATÁSA A Magyar Levéltárosok Egyesülete 2013. évben központi költségvetési szervtől (NEA) közhasznú működési célra 1100e Ft támogatásban részesült. Tárgyévben a szervezet nem közhasznú működési célra (NKA) 20471 e Ft állami támogatást kapott. Támogató szerv Tárgyév (e Ft) Előző év (e Ft) Változás mértéke (e Ft) NEA (működés) 1100 650 +450 NKA 20471 15470 +5001 A Magyar Levéltárosok Egyesülete 2013. évben támogatásban nem részesült helyi önkormányzattól, a kisebbségi települési önkormányzattól, a települési önkormányzatok társulásától, az egészségbiztosítási önkormányzattól és mindezek szerveitől. 7. A VEZETŐ TISZTSÉGVISELŐKNEK NYÚJTOTT JUTTATÁSOK ÉRTÉKÉNEK, ILLETVE ÖSSZEGÉNEK KIMUTATÁSA A Magyar Levéltárosok Egyesülete 2013. évben nem nyújtott sem pénzbeli, sem természetbeni juttatást vezető tisztségviselőinek. 8. A KÖZHASZNÚ TEVÉKENYSÉG RÖVID TARTALMI BESZÁMOLÓJA Szakmai rendezvények Vándorgyűlés: 2013. június 17-19. Esztergom A konferencia kiemelt témája a hungarika-kutatás, a határon túli magyar vonatkozású iratanyagok helyzete volt. A plenáris ülésen 7 szekcióban összesen 45 előadás hangzott el. A rendezvényen közel 300 érdeklődő szakmabeli vett részt. Közművelődés A Nyitott Levéltárak rendezvénysorozat 2012-ben indult először útjára a Nemzeti Kulturális Alap támogatásával. A 2013-as évben több mint 30 levéltár mintegy 80 programja közel 10 ezer vendéget vonzott, míg a levéltárak értékmegőrző, értékteremtő munkásságát megjelenítő internetes tartalmakat 60 ezren látogatták meg. Tovább fejlődött az egyesület Facebook oldala, amelyen napi hírválogatás található a hazai és nemzetközi levéltári élet híreiből. A tartalmakat naponta közel 1000-en követik. Kiadói tevékenység 2013-ban jelent meg a Levéltári Szemle 64. évfolyama. A 4 számban közel 50 szerző publikált. A szerzői, szerkesztői és megjelentetési költségeket sikerült pályázati forrásból (NKA) biztosítani. A terjesztési rendszer jól működik, a kiadvány minden érdeklődőhöz eljut. 6
Nemzetközi kapcsolatok Részvétel több nemzetközi szakmai rendezvényen, ezekről úti beszámolók is készültek, amelyek elérhetőek az Egyesület honlapján. 17. Szlovák Levéltári Nap (2013. május 22-24., Pozsony) 83. Német Levéltári Nap (2013. szeptember 24-28., Saarbrücken) Horvát levéltárosok IV. levéltáros kongresszusa (2013. október 22-25., Opatija/Rijeka) Román szakmai együttműködés (2013. június 21., Temesvár) Erdélyi kapcsolatok erősítése (2013. október 12., Marosvásárhely) International Council on Archives (ICA) nemzetközi kongresszusa (2013. november 22., Brüsszel) Levéltár vezetők külföldi szakmai tanulmányútja I. (2013. május 27-31., Hollandia) Levéltár vezetők külföldi szakmai tanulmányútja II. (2013. október 21-25., Dánia, Koppenhága) Levéltár vezetők külföldi szakmai tanulmányútja III. (2013. november 25-29., Egyesült Királyság, London) Választmányi ülések A választmány 4 ülést tartott 2013-ban, amelyek során 20 határozatot hozott. 2013. február 6.: A levéltárak helyzetének aktuális kérdéseiről szóló rövid ismertetés után tájékoztatás hangzott el a Nyitott Levéltárak 2012. programsorozat pénzügyi teljesüléséről, valamint arról, hogy a 2013. évi rendezvénysorozatot Cseh Gergő Bendegúz alelnök fogja koordinálni. A 2013. évi vándorgyűlés helyszíne Esztergom, időpontja 2013. június 17-19. A szervezési feladatok összefogásával és a kapcsolódó pályázat elkészítésével a választmány megbízta Ólmosi Zoltán alelnököt. (1/2013. sz. határozat). A választmány megbízta Tilcsik Györgyöt, hogy a miniszter által adományozható díjak szabályozásáról szóló 49/2012 (XII. 15.) EMMI rendelet kapcsán készítsen javaslatot a levéltári területen adományozható díjakról. (2/2013. sz. határozat). A választmány a FÖMI levéltárának létrehozása kapcsán a választmány megbízta az elnököt, hogy a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló törvény vonatkozó passzusa alapján készítsen általános állásfoglalást arról, hogy az egyesület konstruktív partnerségi együttműködést ajánl fel a levéltárakat érintő jogalkotás folyamatában. (3/2013. sz. határozat). A választmány az államigazgatási szervezetrendszer átalakításáról szóló 1007/2013. (I. 10.) Korm. határozat kapcsán kéri, hogy az MNL főigazgatója kérjen hivatalos állásfoglalást az EMMI államtitkár álláspontjáról arról, hogy a nemzeti közgyűjtemény az államigazgatási szervezetrendszer része-e (4/2013. sz. határozat). A választmány meghallgatta magyarországi levéltárak költségvetési helyzetéről szóló rövid helyzetelemzést, és úgy határozott, hogy levéltári területenként egy egy főt felkér a helyzet részletes áttekintésére (5/2013. sz. határozat). Az ülést a tagfelvétel zárta, ezúttal 74 fő került felvételre (6/2013. sz. határozat). 2013. május 6.: Az ülésen a választmány meghallgatta az elnök beszámolóját amelyben elhangzott, hogy a NEA-nál 1,1 millió forintot nyert az egyesület működési költségekre. Csombor Erzsébet beszámolt a vándorgyűlés szervezésének állásáról. A levéltári területen adományozható díjakról szóló áttekintés meghallgatása után, tekintettel arra, hogy a Pauler Gyula díj adományozását évi 1 főre csökkentették, a választmány létrehozta a Dóka Klára díjat. (7/2013. sz. határozat). A választmány Csombor Erzsébet vezetésével bizottságot hozott létre a Pauler Gyula díjra tett jelölési folyamat lebonyolítására (8/2013. sz. határozat). Az ülést a tagfelvétel (55 fő) zárta (9/2012. sz. határozat). 2013. szeptember 23.: Az elnöki beszámolót követően a a Hajdú-Bét ügy kapcsán a csődtörvény által érintett iratok őrzésének, kezelésének kérdései kerültek napirendre. Fülöp Tamás tájékoztatást adott arról, hogy az MNL bizottságot készül felállítani a kérdés tisztázására. A Levéltári Szemle helyzetével kapcsolatban szóba került a kiadói szerződés kérdése (MLE, BFL és MNL), valamint a szerkesztőség tagjai jelezték, hogy kevés olyan szakmai anyagot kapnak, amelyek kapcsán érdemi szakmai párbeszéd, viták 7
bontakozhatnának ki a lap hasábjain. Horváth J. András főszerkesztő felajánlotta lemondását, amelyet a választmány nem fogadott el. A választmány megtárgyalta az MLE részvételét a szakmai jogszabály alkotási folyamatokban. A választmány döntött az Év Levéltára Díj 2013. évi kiírásáról (10/2013. sz. határozat), illetve arról, hogy egy főt delegál az ICA brüsszeli tanácskozására (11/2012. sz. határozat). A választmány elfogadta, hogy pályázat kerül beadásra az NKA-hoz a Bak Borbála tanulmánykötet megjelentetésére, amely az egyesületi kiadványsorozat része lesz. (12/2012. sz. határozat). A választmány döntött arról, hogy a titkári feladatokat Décsey Sándor, az adminisztrátori megbízást pedig Hoffmann Zsuzsa látja el október 1-től (1362013. sz. határozat). A választmány jóváhagyta könyvelő alkalmazását (14/2013. sz. határozat). Az ülés végén a választmány jóváhagyta 12 fő felvételét az egyesületbe (15/2013. sz. határozat). 2013. december 17.: A választmány meghallgatta az elnöki beszámolót, valamint a Nyitott Levéltárak programsorozat idei tapasztalatainak összegzését és a jövő évi programsorozatra vonatkozó terveket. Kenyeres István beszámolt az NKA Közgyűjtemények kollégiumának helyzetéről, a várható pályázati lehetőségekről. A Választmány egyhangúan megszavazta, hogy a 10/200. NKÖM rendelet módosításával kapcsolatos vita az MLE által szervezett februárban tartandó konferencián történik meg. (16/2013. sz. határozat). Cseh Gergő Bendegúz alelnök beszámolt az ICA tanácskozáson elhangzottakról. A Levéltári Szemle 2014. évi megjelentetésével kapcsolatban, tekintettel a tavalyinál alacsonyabb NKA támogatásra, a Választmány egyhangúan elfogadta, hogy az elnök 100-150ezer forintig vállalást tegyen a költségvetés kiegészítésére. (17/2013. sz. határozat) A választmány döntött arról, hogy a Nyitott Levéltárak 2013. programsorozat záró rendezvénye Kecskemét helyett Budapesten kerüljön megrendezésre (18/2013. sz. határozat). A választmány az Év Levéltári Kiadványa díj bírálóbizottságába felkéri tagoknak Szögi Lászlót, Horváth J. Andrást, Kollega Tarsoly Istvánt és Szakály Sándort (19/2013. sz. határozat). Az ülés végén döntés született 23 fő felvételéről (20/2013. sz. határozat). Szekciók és munkabizottságok tevékenysége A szakmai szekciók közül a forrásközlő, a gazdasági, az informatikai, az oktatástörténeti és az állományvédelmi működött év közbeni programokkal, illetve a vándorgyűlésen. A területi szekciók informális megbeszélések keretében egyeztettek aktuális kérdésekről. Tagság: A 2013. év végére a tagság létszáma elérte az 1024 főt az év során felvett 164 fővel. Kelt: Budapest, 2014. május 29. Tyekvicska Árpád Elnök 8
1. SZ. MELLÉKLET MAGYAR LEVÉLTÁROSOK EGYESÜLETE KETTŐS KÖNYVVITELT VEZETŐ EGYÉB SZERVEZETEK KÖZHASZNÚ EGYSZERŰSÍTETT ÉVES BESZÁMOLÓJÁNAK MÉRLEGE 2013. ÉV (T.1715/D. nyomtatvány adatai) Sorszám Tétel megnevezése Előző év Előző év(ek) Tárgyév helyesbítései a b c d e 1. A. Befektetett eszközök (2-5. sorok) 0 0 2. I. IMMATERIÁLIS JAVAK 0 0 3. II. TÁRGYI ESZKÖZÖK 0 0 4. III. BEFEKTETETT PÉNZÜGYI ESZKÖZÖK 0 0 5. IV. BEFEKTETETT ESZÖZÖK 0 0 ÉRTÉKHELYESBÍTÉSE 6. B. Forgóeszközök (7-10. sorok) 4687 8277 7. I. KÉSZLETEK 0 0 8. II. KÖVETELÉSEK 0 2080 9. III. ÉRTÉKPAPÍROK 0 0 10. IV. PÉNZESZKÖZÖK 4687 6197 11. C. Aktív időbeli elhatárolások 0 0 12. ESZKÖZÖK (aktívák) ÖSSZESEN 4687 8277 (1.+6.+11. sorok) 13. D. Saját tőke (14-19. sorok) 4687 7120 14. I. INDULÓ TŐKE/ JEGYZETT TŐKE 15. II. TŐKEVÁLTOZÁS/ EREDMÉNY 2547 4687 16. III. LEKÖTÖTT TARTALÉK 0 17. IV. ÉRTÉKELÉSI TARTALÉK 18. V. TÁRGYÉVI EREDMÉNY ALAPTEVÉKENYSÉGBŐL 2140 2433 (KÖZHASZNÚ TEVÉKENYSÉGBŐL) 19. VI. TÁRGYÉVI EREDMÉNY VÁLLALKOZÁSI TEVÉKENYSÉGBŐL 20. E. Céltartalékok 21. F. Kötelezettségek (22.-23. sorok) 1157 22. I. HOSSZÚ LEJÁRATÚ KÖTELEZETTSÉGEK 23. II. RÖVID LEJÁRATÚ KÖTELEZETTSÉGEK 1157 24. G. Passzív időbeli elhatárolások 25. FORRÁSOK (PASSZÍVÁK) ÖSSZESEN (13.+20.+21.+24. sorok) Kelt: Budapest, 2014. május 29. Egyéb szervezet vezetője: Tyekvicska Árpád Elnök 4687 8277 9
1. SZ. MELLÉKLET/2 MAGYAR LEVÉLTÁROSOK EGYESÜLETE KETTŐS KÖNYVVITELT VEZETŐ EGYÉB SZERVEZETEK KÖZHASZNÚ EGYSZERŰSÍTETT BESZÁMOLÓJÁNAK EREDMÉNYKIMUTATÁSA 2013. ÉV (T.1715/D. r. sz. nyomtatvány adatai) Sorszám Tétel megnevezése Előző év Előző év(ek) Tárgyév helyesbítései a b c d e 1. A. Összes közhasznú tevékenység bevétele 20813 25692 (1.+2.+3.+4.+5.) 2. 1. Közhasznú célú működésre kapott támogatás 650 1100 3. a) alapítótól 4. b) központi költségvetéstől 5. c) helyi önkormányzattól 6. d) társadalombiztosítótól 7. e) egyéb, ebből 1% 2754 23 8. 2. Pályázati úton elnyert támogatás 15470 20471 9. 3. Közhasznú tevékenységből származó bevétel 760 496 10. 4. Tagdíjból származó bevétel 1829 3192 11. 5. Egyéb bevétel 1510 12. B. Vállalkozási tevékenység bevétele 13. C. Összes bevétel (A.+B.) 20813 25692 14. D. Közhasznú tevékenység ráfordításai 18673 23259 (1.+2.+3.+4.+5.+6.) 15. 1. Anyagi jellegű ráfordítások 16022 20817 16. 2. Személyi jellegű ráfordítások 2651 2288 17. 3. Értékcsökkenési leírás 18. 4. Egyéb ráfordítások 19. 5. Pénzügyi műveletek ráfordításai 20. 6. Rendkívüli ráfordítások 21. E. Vállalkozási tevékenység ráfordításai (1.+2.+3.+4.+5.+6.) 22. 1. Anyagjellegű ráfordítások 23. 2. Személyi jellegű ráfordítások 24. 3. Értékcsökkenési leírás 25. 4. Egyéb ráfordítások 26. 5. Pénzügyi műveletek ráfordításai 27. 6. Rendkívüli ráfordítások 28. F. Összes ráfordítás (D.+E.) 18673 23259 29. G. Adózás előtti eredménye (B.-E.) 2140 2433 30. H. Adófizetési kötelezettség 31. I. Tárgyévi vállalkozási eredmény (G.-H.) 32. J. Tárgyévi közhasznú eredmény (A.-D.) 2140 2433 10
TÁJÉKOZTATÓ ADATOK 33. A. Személyi jellegű ráfordítások 2651 2288 34. 1. Bérköltség 720 720 35. ebből: -megbízási díjak 720 720 36. -tiszteletdíjak 1410 1362 37. 2. Személyi jellegű egyéb kifizetések 38. 3. Bérjárulékok 521 206 39. B. A szervezet által nyújtott támogatások Kelt: Budapest, 2014. május 29. Egyéb szervezet vezetője: Tyekvicska Árpád Elnök 11