ELŐTERJESZTÉS Jánoshalma Város Képviselő-testülete 2008. június 26-i ülésére Az előterjesztés címe: BESZÁMOLÓ a Polgármesteri Hivatal 2007. évi munkájáról Az előterjesztést készítették: Jegyző, aljegyző. osztályvezetők, irodavezetők Előadó: Kovács József levezető elnök Bizottsági véleményezésre megkapta: Pénzügyi, Gazdasági és Ellenőrző Bizottság Elfogadáshoz minősített többség szükséges. Törvényi felülvizsgálatra megkapta: Jánoshalma, 2008. június 16. Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyző 1
Jánoshalma Város Képviselő-testülete Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság Előterjesztés a Képviselő-testület 2008. június 26-i ülésére Beszámoló a Polgármesteri Hivatal munkájáról A Polgármesteri Hivatal vezetői elkészítették a Hivatal 2007. évi munkájáról szóló beszámolót, amely minden képviselő részére kiküldésre került. A beszámolót a Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság megtárgyalta, elfogadását javasolja. Határozati javaslat: Jánoshalma Város Képviselő-testülete elfogadja a Polgármesteri Hivatal 2007. évi munkájáról szóló beszámolót. Jánoshalma, 2008-06-17. Kovács József sk. levezető elnök 2
BESZÁMOLÓ Képviselő-testület 2008. június 26-i ülésére a Polgármesteri Hivatal 2007. évi munkájáról A közigazgatás az emberekért van ( Magyar Közszolgálati Karta ) A beszámolót készítették: Dr. Benda Dénes jegyző Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyző Tóth Erika osztályvezető Fejes Mihály osztályvezető Farkas Margit irodavezető Juhász Anikó irodavezető Dr. Farkas Anita irodavezető 3
Tartalomjegyzék: I II. III. IV. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és ügyfélfogadása Jegyző és hozzá rendelt egységek Aljegyző és Titkárság Igazgatási Osztály és irodái 1.) Humán Iroda 2.) Okmányiroda 3.) Közvetlenül osztályvezetőhöz rendelt feladatok V. Pénzügyi Osztály VI. Polgármesteri Hivatal előtt álló feladatok I. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és ügyfélfogadása A helyi önkormányzatokról szóló többszörösen módosított 1990. évi LXV. törvény (Ötv. )38. -a értelmében a Képviselő-testület egységes hivatalt hoz létre - Polgármesteri Hivatal elnevezéssel. A Polgármesteri Hivatal feladata: az önkormányzat működésével, valamint a közigazgatási eljárási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. 4
A Polgármesteri Hivatal működési, illetékességi területe: Jánoshalma város közigazgatási területe, továbbá törvényben meghatározott feladatok vonatkozásában ( okmányiroda, gyámhivatal, kiemelt építési hatóság, szociális és gyermekvédelmi működési engedélyek kiadása ): Borota, Kéleshalom községek és Mélykút nagyközség. A Polgármesteri Hivatalt az Ötv. rendelkezései alapján a jegyző vezeti, szervezi a hivatal munkáját. A Polgármesteri Hivatal címe: 6440 Jánoshalma, Béke tér 1., Postafiók: 49. Telefonszámai: 77/501-001; 501-002, 501-003, Okmányiroda gépjármű ügyintézés: 77/ 501 012, Okmányiroda általános tájékoztató: 77/ 501 011, Polgármesteri Hivatal telefax-száma: 77/ 401 788 E-mail címe: Weblap: polghiv@janoshalma.hu www.janoshalma.hu A Polgármesteri Hivatal 2007. év elején a korábbi Képviselő-testület által elfogadott Ügyrend valamint a 8/2002(I.23.) Kt. Sz. határozat (Alapíró Okirat) alapján végezte munkáját. A Képviselő-testület /2007. (III.29.) Kt. sz. határozatával a Hivatal szervezeti felépítését megváltoztatta. Szervezeti felépítés a változás előtt: a.) Humán Szolgáltatási osztály Az osztályon belül: 1.) Városi Gyámhivatal 2.) Okmányiroda 3.)Szociális és egészségügyi ügyintézés b.) Pénzügyi Osztály c.) Városgazdálkodási Osztály d.) Titkárság Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna Vezetője: Farkas Margit Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna Vezetője: Tóth Erika Vezetője: Fejes Mihály Vezetője: Dr. Benda Dénes jegyző 5
Szervezeti felépítés a változás után: A hivatal belső szervezeti egységei és elnevezésük, osztály illetve iroda vezetők: Igazgatási Osztály Ezen belül: Okmányiroda Humán iroda Pénzügyi Osztály Városi Gyámhivatal Titkársági iroda Vezetője: Fejes Mihály Vezetője: Dr. Farkas Anita Vezetője: Juhász Anikó Vezetője: Tóth Erika Vezetője: Farkas Margit Vezetője: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna Belső ellenőr A jogszabályi előírások miatt közvetlenül jegyzőhöz rendelten működik. 2007. június 1-től kezdődően az ügyfelek jobb kiszolgálása érdekében növeltük az ügyfélfogadás időtartamát. Az Ügyfélfogadási idő nélküli időpontokban az ügyintézőknek lehetősége van helyszíni szemléket végezni, határozatokat szerkeszteni és az egyéb adminisztratív teendőket végezni. Ügyfélfogadás rendje 2006. évben: Ügyfélfogadás rendje 2007. június 1-től: Hétfő: 9-12 Kedd: 13-16 Szerda: 9-12 Hétfő de. 8,30 12-ig du. 13-16 óráig Kedd nincs ügyfélfogadás Szerda de. 8,30 12-ig du. 13-16 óráig Csütörtök: - Péntek: 9-12 Csütörtök Péntek nincs ügyfélfogadás de. 8,30 12 óráig Vezetők ügyfélfogadása fentiektől eltérő: A jegyző és az aljegyző minden szerdán délután tart ügyfélfogadást. Polgármester ügyfélfogadása: előzetes telefonos bejelentkezés alapján 77/ 501-032 telefonszámon. Kiss György alpolgármester ügyfélfogadása szociális ügyekben: minden szerdán 9-11-ig. 6
Ügyfélszolgálati iroda kialakítása a Polgármesteri Hivatalban Megkezdődött a Polgármesteri Hivatalban az ügyfélszolgálati iroda kialakítása, bár ehhez az építészeti feltételek még nem adottak, azokat pályázat benyújtásával és megvalósításával próbáljuk megteremteni. Mivel jelenleg csak egy fő részmunkaidőben látja el a tevékenységet, nem terjed ki a szolgáltatás minden ügytípusra, de szeretnénk tovább folytatni a szervezést. Jelenleg az ügyfélszolgálati irodában átvehető nyomtatványok: ( jelenlegi adós irodával szembeni iroda ) KÉRELEM közlekedési kedvezmények iránt KÉRELEM ápolási díj megállapítására KÉRELEM időskorúak járadékának megállapítására KÉRELEM hatósági bizonyítvány kiállításához ( lakásépítési kedvezmény ) KÉRELEM közgyógyellátás megállapítására KÉRELEM átmeneti segély megállapítására KÉRELEM rendszeres szociális segély megállapítására egészségkárosodott személy részére KÉRELEM rendszeres szociális segély megállapítására aktív korú nem foglalkoztatott vagy támogatott álláskereső személy részére KÉRELEM közköltségen történő temetés engedélyezéséhez KÉRELEM temetési segély megállapítására KÉRELEM lakásfenntartási támogatás megállapításához KÉRELEM igazolás kiállításához KÉRELEM rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény igényléséhez KÉRELEM rendkívüli gyermekvédelmi támogatás igényléséhez Az átszervezés következtében a korábbi Humán Szolgáltatási Osztály összekapcsolódott az Igazgatás Osztállyal és irodákra tagozódott A Humán Irodához került: a szociális igazgatás, a jegyzői gyámügyi igazgatás, művelődés, oktatás és a sportügyek, Az Okmányirodához került: anyakönyvi igazgatás, a személyi adat- és lakcímnyilvántartás, okmányügyintézés 7
A szabálysértési ügyintézés maradt közvetlen osztályvezetőhöz rendelten. Az építési ügyintézés területén nem sikerült irodavezetőt kinevezni, mivel egyik szakképzett kolléga sem vállalta a feladatot. Emiatt közvetlenül osztályvezetői irányítással történik a munkavégzés. Az Igazgatási Osztály és az irodái az átszervezés után az alábbi szervezeti felépítés szerint végezték munkájukat. Igazgatási Osztály - 1 fő Igazgatási osztályvezető, Humán Iroda 1 fő irodavezető aki egyben művelődés, oktatás, sport ügyintéző is 2 fő szociális ügyintéző 1 fő gyámügyi (jegyzői hatáskört ellátó) és egészségügyi ügyintéző Okmányiroda: 1 fő anyakönyvi ügyintéző 1 fő személyi adat- és lakcímnyilvántartással foglalkozó ügyintéző 4 fő okmányirodai ügyintéző Irodához nem tartoznak, közvetlen osztályvezetői irányítás alatt dolgoznak: 1 fő szabálysértési és birtokvédelmi ügyintéző 3 fő építési ügyintéző 1 fő közbeszerzési ügyintéző 1 fő ipar-kereskedelmi ügyintéző II. Jegyző és hozzá rendelt egységek 2007. év elején a Humán Szolgáltatási Osztály keretén belül működött a Városi Gyámhivatal az SZMSZ módosításával - jogszabályi előírások és a Megyei Gyámhivatal kérésére közvetlenül jegyzőhöz rendelten működik. a.) VÁROSI GYÁMHIVATAL I. A Városi Gyámhivatal hatáskörébe tartozó gyámhatósági munka A Városi Gyámhivatal 3 fővel működik, melyből 1 fő vezető, egyben ügyintézői feladatokat is ellát, és 2 fő ügyintéző. A gyámhivatal illetékességi területe Jánoshalma, Borota, Kéleshalom és Mélykút településekre terjed ki. Az ellátandó lakosságszám: 18.290 fő. 1 fő vezető végzettsége: JPTE BTK: Művelődésszervező JPTE-ÁJK: jogi szakokleveles családvédelmi és szociális tanácsadó, köztisztviselői szakvizsga 8
1 fő ügyintéző: SZOTE FK: védőnő, iskola egészségügyi szakirányú előspecializációs képzés, köztisztviselői szakvizsga. 1 fő ügyintéző: EKTF: szociálpedagógia, köztisztviselői szakvizsga A gyermekvédelmi és gyámügyi feladat- és hatáskörök ellátásáról, valamint a gyámhatóság szervezetéről és illetékességéről szóló 331/2006. (XII.23.) Korm. rendelet által a Városi Gyámhivatal hatáskörébe utalt feladatok: 1. A szülői felügyelet körében: - ha a szülői felügyeletet együttesen gyakorló szülők a szülői felügyelet körébe tartozó kérdésekben nem tudnak megegyezésre jutni, a gyámhivatal dönt - Jegyzőkönyvben rögzíti a szülői felügyeletet együttesen gyakorolni jogosult szülők megállapodását arról, hogy a jövőben a szülői felügyeletet egyikőjük gyakorolja - ha a gyermek szülei nem élnek együtt és a gyermeket gondozó szülő felügyeleti joga megszűnik, a gyámhivatal megállapítja a másik szülő felügyeleti jogának feléledését és felhívja őt joga gyakorlására, ha az eljárás során nem állapítható meg kizáró körülmény - a gyermek családi és utónevének megállapítása, ha a szülők azt nem határozzák meg, illetve nem tudnak egyetértésre jutni - szülői ház elhagyása - a gyermek végleges külföldre távozása - életpálya kijelölése - szülők vagyonkezelése, jognyilatkozataik érvényességéhez szükséges jóváhagyás - képviselet - gyámnevezés és a gyámságból való kizárás - tanköteles gyermek művészeti, sport, modell vagy hirdetési tevékenység keretében történő foglalkoztatás engedélyezése - per indítás gyermek elhelyezése illetve kiadása iránt - per indítás a gyermeket megillető tartási követelés érvényesítésére - per indítás szülői felügyelet megszüntetése, visszaállítása iránt 2. Kapcsolattartási ügyek - a gyámhivatal hatáskörébe tartozó esetekben a kapcsolattartás szabályozása - a kapcsolattartási jog korlátozása, szüneteltetése, megvonása - a kapcsolattartásra vonatkozó gyámhivatali vagy bírósági határozatok végrehajtása 3. A kiskorú házasságkötésének engedélyezésével kapcsolatos ügyek 4. Az örökbefogadással kapcsolatos ügyek: - az örökbe fogadni szándékozók alkalmassá nyilvánítása, örökbefogadásra alkalmas személyek nyilvántartásába való felvételének elrendelése - az örökbe-fogadhatóvá nyilvánítás - örökbefogadás engedélyezésével kapcsolatos eljárás - szülő hozzájáruló nyilatkozatának jóváhagyása - az örökbefogadás felbontása - tájékoztatás a vér szerinti szülő adatairól 9
5. A gyermek családi jogállásával kapcsolatos ügyek: - teljes hatályú apai elismerés feltételeinek vizsgálata, a nyilatkozat felvétele - hozzájárulások pótlása - intézkedések a gyermek születése előtt - képzelt apa adatainak megállapítása - ismeretlen szülőktől származó gyermek törvényes képviseletével és anyakönyvezésével kapcsolatos eljárás - családi jogállás rendezésére irányuló perek (apaság vélelmének megdöntése, apaság megállapítása) 6. Pénzbeli ellátások: (központi költségvetésből történik a finanszírozás) - gyermektartásdíj megelőlegezése - otthonteremtési támogatás 7. Gyermekvédelmi gondoskodás keretébe tartozó gyámhivatali intézkedések: - családba fogadással kapcsolatos ügyek - ideiglenes hatályú elhelyezés - más szervek által elrendelt ideiglenes hatályú elhelyezés felülvizsgálata - nevelésbe vétellel kapcsolatos ügyek átmeneti nevelésbe vétel tartós nevelésbe vétel gondozási díj megállapítása ezek felülvizsgálata - utógondozás elrendelésével kapcsolatos ügyek utógondozás elrendelése utógondozói ellátás elrendelése 8. Gyámság és gondnokság: - gyám kirendelése, felügyelete, irányítása, felmentése - hivatásos-, többes-, helyettes gondnok kirendelése, felügyelete, irányítása, felmentése - gondnok kinevezés - ideiglenes gondnok kirendelése, felügyelete, irányítása, felmentése - eseti gondnok kirendelése, felmentése, munkadíjának megállapítása - ügygondnok kirendelése, felmentése, munkadíjának megállapítása - méhmagzat részére gondnok rendelése, felmentése, munkadíjának megállapítása - zárgondnok kirendelése, felügyelete, felmentése, munkadíjának megállapítása - gondnokság alá helyezés és megszüntetése iránti perek - számadási ügyek (eseti, rendszeres éves, végszámadás) - korlátozó gondnokság alá helyezettek felülvizsgálata - perindítás számadási kötelezettség, számadás helyességének megállapítása iránt 9. A gyermekek és gondnokság alatt álló személyek vagyoni érdekvédelme: - a törvényes képviselő vagyonkezelésével kapcsolatos ügyek (pénz, értéktárgyak) - ingatlan vagyonnal kapcsolatos ügyek, jognyilatkozatok érvényességéhez szükséges jóváhagyás 10
- ingó vagyonra vonatkozó jognyilatkozatok - öröklési ügyek intézkedések a hagyatéki eljárás megindítása előtt intézkedések a hagyatékátadó végzés alapján 2005 év 2006 év 2007 év Ügyiratok száma 2095 3594 3416 Határozatok száma 281 495 402 4000 3000 2000 1000 Ügyiratok száma Határozatok száma 0 2005 2006 2007 10. A Városi Gyámhivatal feljelentést tesz: - a gyermek veszélyeztetése vagy a tartás elmulasztása miatt - a gyermek sérelmére elkövetett bűncselekmény miatt A jogszabály tervezetek szerint a gyámhivatalok feladat- és hatásköre újabb feladattal bővülhet. Ezenkívül az új Polgári Törvénykönyv hatályba lépése jelentős változást hoz a jelenlegi gyámhatósági eljárásokban, mely újabb megmérettetés lesz az ezen a területen dolgozók számára. b.) Belső ellenőr A belső ellenőr szervezeti elhelyezkedését tekintve közvetlenül a Jegyzőnek alárendelten működik. Feladatai: A Képviselő-testület által elfogadott éves ellenőrzési munkaterv, valamint az ellenőrzési Szabályzat alapján végzi az intézmények külső és a Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzését, pénzügyi, gazdasági ellenőrzéseket, cél- és témavizsgálatokat, valamint utóellenőrzéseket tart, javaslatot tesz az éves ellenőrzési tervre, évenként egy alkalommal a zárszámadáshoz kapcsolódóan beszámolót készít a képviselő-testület részére, amelyből éves munkáját a képviselő-testület megismerheti. 11
c.) Fejlesztési Iroda A Polgármesteri Hivatal új szervezeti felépítése hozta létre. A fejlesztési iroda feladatai: Fejlesztési stratégiák és programok kidolgozása, folyamatos felülvizsgálata és aktualizálása; fejlesztésekkel kapcsolatos előterjesztések készítése a képviselőtestület és a bizottságok részére; A város (és térsége) humán, infrastrukturális, környezetgazdálkodás, természeti, ipari és egyéb adottságok és értékek számbavétele, karbantartása; Fejlesztési feladatokhoz pályázatok kidolgozása, kidolgoztatása; Pályázati anyagok előkészítése (adatszolgáltatás pályázatíróknak), Pályázati adatbázis létrehozása, karbantartása (demográfiai, gazdasági, és más adatok); Információszolgáltatás a jánoshalmi gazdálkodók (vállalkozók és társaságok) számára pályázati lehetőségekről, pályázati eljárási rendről; Kapcsolatok kialakítása központi és dekoncentrált közigazgatási szervekkel, regionális, megyei és kistérségi önkormányzati, illetve területfejlesztési szervezetekkel; Kapcsolatépítés és kapcsolattartás külföldi önkormányzatokkal, szervezetekkel, gazdasági társaságokkal határon átnyúló együttműködések céljából, és határon átnyúló pályázati lehetőségek kihasználása céljából; Településmarketing feladatok; Kapcsolat kialakítás a lakossággal, a lakosság szervezése és tájékoztatása önkormányzati fejlesztési ügyekben; Egyes fejlesztések koordinálása egész projektcikluson keresztül, azaz projektmenedzsment (probléma felismerés stratégiaalkotás, tervezés programkidolgozás végrehajtás monitoring értékelés, korrekciók). A Fejlesztési Iroda létrehozása után folyamatosan végezte a fejlesztésekkel kapcsolatos feladatokat, 2007. évben sok pályázatot készített és nyújtott be, munkájáról minden testületi ülésen tájékoztatta a képviselő-testületet. A Képviselő-testület Fejlesztési, Stratégiai Bizottságának megalakulásával a feladatokat részben a bizottság átvette, ezért indokolt a Hivatal SzMSz módosításával a változást átvezetni. III. Aljegyző és Titkárság Az aljegyző Jogi Egyetemi végzettséggel, közigazgatási jogi szakvizsgával, anyakönyvi szakvizsgával és okmányügyintéző szakképesítéssel rendelkezik, valamint számítástechnikai szoftverüzemeltetői középfokú szakképesítéssel. Az előző beszámoló idején ellátta a Humán Szolgáltatási osztályvezetői feladatokat is, de a Képviselő-testület bizottságai közül csak 12
azoknak a munkáját kísérte figyelemmel, amelyek az általa vezetett osztály feladatköréhez kapcsolódtak. Feladata az SZMSZ módosításával változott. Minden bizottság munkáját figyelemmel kíséri. Szervezi a Képviselő-testület és a bizottságok munkaterv szerinti munkáját, összeállítja a bizottságok és a képviselő-testület meghívóját, folyamatosan egyeztet a bizottsági elnökökkel, az előterjesztést készítőkkel, bekéri a képviselő-testület, a bizottságok számára készített előterjesztéseket, szükség esetén az előterjesztések kiegészítését kéri, folyamatosan az előterjesztések színvonalának javítására törekszik. Új feladatai még a következők: szervezi a testület, a bizottságok szervezési és ügyviteli tevékenységével kapcsolatos feladatokat, Gondoskodik a testületi és bizottsági ülések jegyzőkönyvének elkészítéséről, Szakmailag irányítja az Igazgatási és Pénzügyi Osztály működését, biztosítja az osztályok közötti információáramlást, kapcsolattartást és tájékoztatást, Irányítja a Polgármesteri Hivatalnak a kisebbségi önkormányzatok működéséből fakadó feladatainak elvégzését. Részt vesz és jegyzőkönyvet készít a kisebbségi önkormányzatok ülésén, Közreműködik a helyi önkormányzati rendeletek és szabályzatok megszerkesztésében, Gondoskodik a megalkotott rendeletek kihirdetéséről és az alkalmazás érdekében való közzétételéről, a megalkotott rendeletnek a Közigazgatási Hivatal részére való megküldéséről, Közreműködik az egyedi hatósági ügyek, testületi ügyek és az önkormányzati intézményeknél tartandó törvényességi vizsgálatokon, Felhívja a köztisztviselők figyelmét azokra a jogszabályi változásokra, amelyek a hivatali ügyintézéshez és a Képviselő-testület munkájához szükségesek. A képviselők ilyen irányú kérése estén biztosítja a kért hatályos jogszabályokat, Nyilvántartja a településen működő civil és más társadalmi szerveződéseket, azok képviselőit, valamint azokat a társaságokat, társulások alapító okiratait, amelyekben az önkormányzat közreműködik, Ellátja a jegyző által átruházott egyes jegyzői hatáskörbe tartozó feladatokat. Ellátja a gyermekjóléti intézmények, a személyes gondoskodást nyújtó szociális intézmények és falugondnoki szolgálatok működési engedélyezésével a körzetközponti jegyző feladatkörébe tartozó feladatokat. Részt vesz minden bizottság feladatkörébe tartozó előterjesztések elkészítésében a hatáskörrel rendelkező bizottságok, illetve a Képviselő-testület elé. Közvetlenül irányítja a Titkárságot és a Titkársághoz tartozó feladatokat. Távolléte esetén helyettesíti a jegyzőt, részt vesz meghívottként a Képviselő-testületi és bizottsági üléseken, felkérés esetén felvilágosítást ad. A titkárság feladatkörébe tartoznak: Titkárság - a testületi munka kiszolgálása: a képviselő-testület és a bizottságok anyagainak technikai előkészítése, jegyzőkönyvek vezetése és készítése, adminisztrációs segítségnyújtás képviselők részére - iktatás, irattár kezelése 13
- informatikai, számítástechnikai feladatok - gépkocsivezetői és gondnoksági feladatok - takarítási feladatok A testületi üléseken és bizottsági üléseken jegyzőkönyv, és hangfelvétel készül. Segíti a munkát, hogy a 2006. évben kapott laptop használatával a jegyzőkönyv részben már az ülésen elkészülhet. A feladatokat korábban 2 fő látta el, később már takarékossági okok miatt a munkát egy személy végzi, 2007. tavaszától kezdődően már csak hat órában és részben otthon végzett munkával. A képviselő-testület döntése értelmében fiatal pályakezdő kollégát vettünk fel a titkárságra Munkaügyi Központ támogatással, így a négy bizottság jegyzőkönyv vezetési feladatai megosztásra kerülnek a kollégák között. A beszámolási időszakban az előterjesztések készítése sokat korszerűsödött, áttértünk az anyagok elektronikus formában történő elkészítésére, amely a következő előnyökkel jár: a sokszor több száz oldalas anyagokat csak hérom példányban nyomtatjuk ki a jegyzőkönyvhöz ( egy pl. jkv. marad a hivatalban, egy kerül a Közigazgatási Hivatalhoz, -sajnos a hivatal nem fogadja el CD-n, - egyet küldünk a Városi Könyvtár számára ) ami jelentős papír és festék felhasználási megtakarítást eredményez mivel nem kell a papírt sajnálnunk, sokkal több kapcsolódó anyagot tudunk másolni az előterjesztésekhez ami a képviselők döntését segíti a képviselők és a hivatali ügyintézők is kisebb hely igénnyel tudják otthonukban tárolni az anyagokat 2008. évtől megvalósítottuk a képviselő-testület és bizottságok határozatainak betűrendes elektronikus nyilvántartását, amely a hálózaton az ügyintézők számára elérhető. Mivel az előterjesztések általában sok szkennelt anyagot tartalmaznak, sokszor lehetetlen őket e-mailben elküldeni, ezért CD-re írva kapják meg a képviselők Az FTP címre is feltesszük az előterjesztéseket, de sajnos a kevés tárhely miatt előfordul, hogy egy adott pénteken küldött többféle anyag közül nem mindegyik fér el. Úgy értékeljük, hogy az előterjesztések színvonala sokat javult, próbáljuk fényképekkel, helyszínrajzokkal, hatályos jogszabályi kivonatokkal, értékbecslésekkel, stb. segíteni a képviselők döntését. Az iktatást 1 ügyintéző végzi, számítógépes program segítségével. Az iratszám emelkedése mutatja, a feladat egy fő számára már nem elvégezhető, ezért fordultunk kéréssel a képviselőtestülethez. 2007. évben gondot okozott, hogy az iktatás, irattár kezelés helyettesítése nem volt megoldott, az új kolléga felvételével, aki a jegyzőkönyv vezetőnek is segít ennek megoldására is törekszünk. Statisztikai adatok: Iktatott iratok 2003 2004 2005 2006 2007 Főszámon iktatott 10.333 10.769 13.191 11.012 11143 Alszámon iktatott 6.929 7.645 7.222 9.609 10506 Gyűjtőn 2.504 2.323 2.829 3.598 5686 Összesen 19.766 20.737 23.241 24.219 27335 14
30000 25000 20000 15000 10000 5000 Főszámon iktatott Alszámon iktatott Gyűjtőn Összesen 0 2003 2004 2005 2006 2007 A statisztikai adatokból kitűnik az ügyszám emelkedése, amelynek oka a Polgármesteri Hivatal által végzett feladatok folyamatos bővülése, az új közigazgatási eljárási törvény (KET) által megkövetelt több levelezés, és a kistérségi településekre történő kiterjedése. Az informatikai számítástechnikai feladatokat 2006 évben még 1 önálló ügyintéző végezte, aki gondoskodott a számítógépes hálózaton üzemeltetési, karbantartási feladatok ellátásáról, a programok jogtisztaságáról, kapcsolatot tartott fenn azok alkotóival és fejlesztőivel, tesztelte és betanította az új programok használatát, biztosította a számítógépes adatvédelem szabályozását. A számítástechnikai feladatok mellett, feladata volt a köztisztviselők jogállásáról szóló jogszabályokkal szabályozott közszolgálati nyilvántartások vezetése és adatszolgáltatása. Takarékossági okok miatt a köztisztviselőként történő alkalmazása 2007. évtől megszűnt, feladatát szerződéssel látja el, emiatt a Polgármesteri Hivatalban csak két napot tartózkodik hetente, sajnos ez az időtartam csak tűzoltásra elegendő. A számítógépes rendszer elavultsága miatt gyakoriak a meghibásodások, ezért az informatikusra napi 8 órában lenne szüksége a hivatalnak. A minisztériumok, felsőbb szervek, szerződéses partnerek, cégek stb. évről-évre nagyobb számban keresik a hivatal e-mailben. Felsőbb szerveink a megkeresésekre a választ ugyanezen formában várják. Az elektronikus levelezéshez a szükséges alapvető feltételeket megteremtettük, az ügyintézők többségének van e-mail címe. Sajnos az internet kapcsolat és a levelezés vagy a helyi hálózat vagy a szolgáltató hibájából gyakran akadozik, leáll. Ez különösen a Képviselő-testület elé kerülő előterjesztések begyűjtésénél, határidős jelentések elküldésénél komoly problémát okoz. Az ügyintézéshez már nélkülözhetetlen az internet elérés, mert a felsőbb szervek postán már alig küldenek valamit, szinte minden megkeresés, adatkérés e-mailben érkezik vagy a honlapjukról letölthető. Pl. a mindig postán megküldött kötelező statisztikai adatgyűjtések adatlapjait is a Statisztikai Hivatal honlapjáról kellett letölteni. Külön programok szolgálnak a válaszok elkészítésére, ezért szinte naponta új számítógépes programokkal kell ismerkednünk, elengedhetetlen a folyamatos tanulás, önképzés. Sajnos továbbképzésekre elmenni kevés a lehetőség, egyrészt mivel a legtöbb képzés nagyon drága, másrészt sokszor a szűk határidők miatt az ügyintéző távolléte sem megoldható. A hivatal által végzett több ügytípusnál megjelent az a követelmény is, hogy központi adatbázisokba jelszó megadásával ügyintézőinknek kell adatokat feltölteni. ( pl. biztosítási jogviszonyok rögzítése a rendszeres szociális segélyezettek esetében az APEH honlapján ) Hasznos segítség, hogy a hatályos jogszabályok, ügyintézési tájékoztatók, jogszabály tervezetek is elérhetők az interneten. 15
Jánoshalma város web lapjának korszerűsített formája készül, a régi honlap nem jól működött, az új honlapra mind több információt kívánunk feltenni az ügyfeleink számára. Hivatal és ügyintézők elérhetősége, ellátott ügytípusok leírása, ezekhez csatolandó mellékletek stb. A számítástechnikai eszközeink elavultak, fejlesztésre az elmúlt években alig volt lehetőség. Elnyert pályázatokból néhány számítógépet sikerült kicserélni, azonban további feljesztések elengedhetetlenek. Szükséges lenne megvalósítani a teljes géppark fejlesztését, felújítását, annak érdekében, hogy az előttünk álló feladatoknak meg tudjunk felelni. A szükséges beszerzendő eszközökről részletes kimutatás készült indoklással, sajnos a testület az eszközök beszerzését csak részben engedélyezte, azonban a napi likviditási problémák miatt a Pénzügyi Osztály más határidős kifizetéseket teljesített, ezért a költségvetésben tervezett eszközöket sem tudtuk még megvásárolni. IV. Igazgatási Osztály és Irodái 1.) Humán Iroda a.) Művelődési, Oktatási és Sport feladatok Tanítói, magyar szakos tanári végzettséggel, Pénzügyi-, Vám-, Adó-, Illetékszakértői végzettséggel, közigazgatási szakvizsgával rendelkező köztisztviselő látja el a feladatot. Feladatai: - Humán iroda vezetése - Jegyzői hatáskörű gyámügyek - Szociálpolitikai ügyek - Egészségügy szakmai felügyelete. - tankötelezettség végrehajtásából adódó feladatok (iskolából igazolatlanul hiányzó gyermekek szüleinek felszólítása ) - a Pénzügyi, Gazdasági és Ellenőrző Bizottság oktatás, művelődés, sporttal kapcsolatos munkájának segítése, részt vesz az üléseken, szakmai segítséget ad a működéshez - ügykörét érintő testületi előterjesztéseket elkészíti - kitüntetésre, elismerésre javaslatokat a bizottság elé terjeszti - testvértelepülésekkel kapcsolat kiépítésében, fenntartásában közreműködik - városi ünnepek, rendezvények koordinálása - ellátja a helyi önkormányzat fenntartásában lévő művelődési, közoktatási intézmények vezetőjének kiválasztásával kapcsolatos nyilvános pályázati eljárás feladatait. 16
- Polgármesterhez, Képviselő-testülethez, a Pénzügyi, Gazdasági és Ellenőrző Bizottság érkezett művelődés, turizmus, oktatás, sport területét érintő kérelmeket, megkereséseket szükség esetén a bizottság elé terjeszti, megválaszolja. - Oktatással, művelődéssel kapcsolatos pályázatok elkészítése - Nem önkormányzati fenntartású óvodák, iskolák működési engedélyeinek kiadása, ezzel kapcsolatos ügyintézés - Érettségi tételek átvétele, továbbítása az oktatási intézmények felé b.) Szociális igazgatás Ezen feladatokat 2007. évben 1 fő középfokú végzettségű, főelőadó besorolású ügyintéző valamint 1 fő egyetemi végzettséget szerzett ügyintéző látta el. Anyakönyvezetői szakvizsgával is rendelkeznek. (Az osztály ügyfélforgalmának jelentős része e területen mutatkozik meg.) Főbb tevékenységük, döntés előkészítés a következő ügyekben: - nem foglalkoztatottak és egészségkárosodottak rendszeres szociális segélyének megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata - átmeneti segély megállapítása - lakásfenntartási támogatás megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata - ápolási díj megállapítása, megszüntetése, felülvizsgálata - közgyógyellátás megállapítása - köztemetés megállapítása - hadigondozottakkal kapcsolatos ügyek - mozgáskorlátozottak közlekedési támogatásának megállapítása - mozgáskorlátozottak gépjármű szerzési támogatása, - időskorúak járadéka megállapítása - Egészségügyi igazolvány kiadása - Szociálpolitikai hatósági bizonyítvány kiadása, felfüggesztés, átjegyeztetés - szociális otthoni beutalás - 50%-os munkaképességűek rehabilitálása, helyi rehabilitációs bizottság munkájának szervezése - hatósági bizonyítvány kiadása lakásépítési, bővítési ügyek esetén - más szervek megkereséseire ( rendőrség, más Polgármesteri Hivatal, APEH, Illetékhivatal stb. ) környezettanulmányok készítése Néhány adat a fenti területekről: - átmeneti segély 424 fő 718 alkalom 2004 év 2005 év 2006 év 2007 év 385 fő 157 fő 246 962 eset 429 eset 360 eset - rendszeres szociális segély 134 fő 225 fő 323 492 851 eset 17
- ápolási díj 49 fő 27 fő 82 45 fő - időskorúak járadéka 23 fő 19 fő 19 4 fő - közgyógy ellátás 327 fő 455 fő 422 412 fő - mozgáskorlátozottak 125 fő 127 fő 105 133 fő közlekedési támogatása - mozgáskorlátozottak gépkocsi 34 fő 31 fő 39 1 fő szerzési támogatása - köztemetés 16 fő 28 fő 14 12 fő - 50%-os munkaképességűek 32 fő 38 fő 41 31 fő rehabilitációja - lakásfenntartási támogatás 47 fő 94 fő 211 230 fő - Gázár támogatás - - 124 - A szociális területen végzett munkát nemcsak az előforduló ügyek nagy száma, hanem az emberi élet nehéz szociális tényezői és az általuk kiváltott feszültségek, érzelmek is nehezítik. A kollégáktól ez nagyfokú toleranciát és empátiát igényel. Az ügyintézés során gondot okozott, hogy a szerver gép elavult emiatt a program nagyon lassú, így az adatrögzítés és a határozatok meghozatala sok időbe telik. c.) Egészségügyi és jegyzői gyámhatósági feladatok A feladatot 1 fő főiskolai végzettségű ügyintéző látja el. Feladatai az egészségügy területén: Figyelemmel kíséri az egészségügy területén a jogszabályi előírások változásait, különösen azokat a változásokat, amelyek érintik az egészségüggyel kapcsolatos önkormányzati és államigazgatási feladatokat. Minden hónap 2-ig a Pénzügyi Osztály felé jelenti: a helyettesítéseket, változó béreket (ügyeleten nővérek, sofőrök, védőnők, takarítók helyettesítése, táppénze) Közreműködik az egészségüggyel kapcsolatos finanszírozási szerződések megkötésében Elkészíti az egészségüggyel kapcsolatos statisztikákat Figyelemmel kíséri az egészségügy területén benyújtható pályázati lehetőségeket, részt vesz a pályázatok elkészítésében Az egészségügyben intézi a szükséges ÁNTSZ engedélyek beszerzését, feladata az engedélyekhez szükséges személyi, tárgyi feltételek biztosítása Részt vesz a Képviselő-testület Városgazdálkodási Bizottsága elé terjesztett, az egészségügyi feladatokkal kapcsolatos ügyek előkészítésében, a bizottság ülésein, az előterjesztésekhez kapcsolódó testületi előterjesztések elkészítésében Minden hónap 20-ig elkészíti a következő hónapra vonatkozó háziorvosi ügyeleti beosztást Vezeti az egészségügyi dolgozók szabadság nyilvántartását, elkészíti munkaköri leírásuk tervezetét Költségvetés készítésekor előkészíti az egészségügy várható kiadásait. Figyelemmel kíséri az egészségügyi intézmények bevételeinek és kiadásainak alakulását. A beérkező igények alapján megrendeli - költségvetés által biztosított kereteken belül az egészségügy terén szükséges nyomtatványokat, eszközöket 18
Segíti a véradás lebonyolítását városunkban. Véradás a Sportcsarnokban évente 4 alkalommal kerül megrendezésre. Szervezi a véradók számára a véradó ünnepséget. Minden hónap 5-ig a MEP felé jelenti a központi háziorvosi ügyelet havi forgalmát Közreműködik a Városi Egészségvédelmi Csoport munkájában, a Városi Egészséghét rendezvény megszervezésében 2007. év során is jelentős többletmunkát okozott a betöltetlen házi orvosi körzet önkormányzati működtetése (pályázatok hirdetése, 3 havonta működési engedélyezési eljárás bonyolítása mindkét körzetre, Megyei Egészségbiztosítási Pénztártól támogatás igénylése stb.) A két betöltetlen háziorvosi körzet közül az 5. számú körzet 2007. tavaszán betöltésre került dr. Dudás József háziorvos személyével. Az üres 3. számú körzet ellátása továbbra is helyettesítéssel történik, a helyettesítést dr. Dudás József végzi. A helyettesítésért járó finanszírozást a helyettesítő orvos kapta. A helyettesített körzet ÁNTSZ engedélye ideiglenes, 3 havonta megújításra kerül. A megújítás költségét az önkormányzat viseli. Feladata volt a vizitdíjjal kapcsolatos feladatok ellátása. Vizitdíj visszatérítés 2007. évben 20 esetben történt 38.100 Ft értékben. Feladatai a gyermekvédelem területén: Elbírálja a rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény igényeket. 2007 évben 963 gyermek részesült rendszeres gyermekvédelmi kedvezményben. Jogszabály alapján megállapítja a kiegészítő gyermekvédelmi támogatásra jogosultakat. 2007. évben 1 fő részesült kiegészítő gyermekvédelmi támogatásban. A rendkívüli gyermekvédelmi támogatásra beadott kérelmekre meghozza a határozatot. 2007. évben rendkívüli gyermekvédelmi támogatásra 200 ezer Ft kifizetésére került sor 40 gyermek megsegítésére. Külső szervek jelzésére a veszélyeztetett kiskorú gyermekeket védelembe veszi, évente felülvizsgálja, veszélyeztetettség megszűnése esetén a védelembe vételt megszűnteti. 2007. évben 26 fő kiskorú védelembe vétele került elrendelésre. Elrendeli a gyermek ideiglenes hatályú elhelyezését, ha a védelembe vétel nem vezet eredményre, a gyermek veszélyeztetettsége nem szűnik meg,. 2007. évben 2 gyermek esetében került sor ideiglenes hatályú elhelyezésre. Anyakönyvi hivatalok által apa adatai nélkül anyakönyvezett gyermekről szóló értesítés esetén intézi a gyermek családi jogállását, apasági nyilatkozatot vesz fel. Bírósági megkeresésére 2007-ben 42 eset - részletes környezettanulmányt készít peres felek lakásán. A gyámhivatal felkérésére átmeneti nevelt ill. tartós nevelt kiskorúak gondozási díjának felülvizsgálatának ügyében környezettanulmány készítése és a szükséges jövedelem igazolások beszerzése. Kiskorú eljárásban való képviseletének biztosítása miatt - tekintettel a kiskorú és törvényes képviselői közötti érdekellentétre eseti gondnok kijelölése. Eljáró hatóság kezdeményezésére, meghatalmazott, vagy törvényes képviselő nélküli ismeretlen helyen tartózkodó ügyfél részére ügygondnokot kirendelése. 19
2. Okmányiroda Városunkban 2000. november 1-jével történt meg a személyazonosító igazolvánnyal, a személyazonosító és lakcímet igazoló hatósági igazolvánnyal összefüggő feladatok körzetközpontokhoz történő telepítése illetve az okmányiroda létrehozása, mely indulásakor központilag biztosított korszerű felszerelést kapott. A létrehozás óta az Okmányiroda feladatköre fokozatosan bővült. 2001. január 1-jétől a gépjármű ügyintézés, vezetői engedély ügyintézés, vállalkozói igazolványokkal kapcsolatos ügyintézés, később útlevél ügyintézés indult, majd 2004. július 1-jétől feladatkörébe került a mozgáskorlátozottak számára a parkolási igazolvány kiadása, illetve 2005. április 1-jétől az ügyfélkapuval kapcsolatos ügyintézés. Továbbá a 2005-ös évben lehetővé kellett tennünk az ügyfelek számára az interneten keresztül történő ügyintézést, időpontfoglalást (XR ügyintézés). A folyamatos feladatkör bővülés mellett a 2005. évben fel kellett készülnünk az ügyfélforgalom lényeges emelkedésére is, tekintettel arra, hogy 2005. április 15-étől Mélykút nagyközség lakossága is az ügyfélkörünkbe került, így a körzetközponti feladat ellátása a 38/2005.(III.10.) Korm. rendelet alapján Jánoshalma, Borota, Kéleshalom és Mélykút településekre terjedt ki, mivel a cél az volt, hogy a kistérségi székhelyek szerint szerveződjenek az államigazgatási feladatok is. A 2007-es év tapasztalatai alapján elmondható, hogy a havi ügyfélforgalmunk kb. 7-800 főt tesz ki, akiknek a színvonalas kiszolgálása nagyfokú szakmai felkészültséget, odafigyelést és empátiát igényel. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésének változásával az Okmányirodához került a személyi adat- és lakcímnyilvántartás valamint az anyakönyvi ügyintézés és a hagyatéki leltározás. A magas ügyfélforgalom és a feladatok hatékony ellátása érdekében az okmányiroda a 2006- os évtől 5 fő ügyintézővel működik, közülük: - 3 köztisztviselő főiskolai végzettséggel, okmányügyintéző szakvizsgával, - 1 köztisztviselő jelenleg középiskolai végzettséggel, okmányügyintézői és anyakönyvvezetői szakvizsgával, - 1 köztisztviselő egyetemi végzettséggel és okmányügyintézői szakvizsgával rendelkezik, az Okmányirodában ő gyakorolja a kiadmányozási jogot. Jelenleg az illetékességi területünk a teljes kistérség területére terjed ki, melynek lakosságszáma 17397 fő. Elmondható, hogy az okmányirodában néhány évente több ügytípusban a teljes lakosságszám megjelenik, továbbá az országos illetékesség miatt a más településekről (például Kunfehértó, Kiskunhalas) érkező ügyfeleket sem küldhetjük el, így a ténylegesen ellátott terület szélesebb a jogszabály által meghatározott illetékességi területünknél. Az okmányiroda hatáskörébe tartoznak a következő ügyek: - Személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés - Személyi azonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés - A személyi adat és lakcím nyilvántartással kapcsolatos feladatok ellátása 20
- Társközségek népmozgalmi bizonylatainak (házasság, halál, születés) rögzítése és továbbítása - Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés - A vezetői engedéllyel kapcsolatos ügyintézés - Járműigazgatási rendszerekkel kapcsolatos ügyintézés - Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványának kiadása - Útlevél ügyintézés - Ügyfélkapu regisztrációval kapcsolatos ügyintézés - Az általános és időszaki választások lebonyolításában való közreműködés Az okmányiroda által készített fényképet tartalmazó okmányokhoz a fényképek felvételezése is helyben történik a Photoshop alkalmazás használatával. Az okmányiroda által ellátott egyes feladatok 2004, 2005, 2006 és 2007 évi statisztikai adatai: Személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés: 1. állandó személyazonosító igazolvány kiadás: 2. ideiglenes személyazonosító igazolvány kiadása 3. jegyzőkönyv személyi igazolvány vesztéséről, lopásáról, okmánykörözés 2004 2005 2006 2007. 825 830 1017 1238 196 206 206 228 173 201 160 159 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2004 2005 2006 2007 állandó személyazonosító igazolvány kiadása ideiglenes személyazonosító igazolvány kiadása jegyzőkönyv személyi igazolvány vesztéséről 21
Útlevéllel kapcsolatos ügyintézés: 2004 2005 2006 2007 Útlevél kiadás 832 544 445 529 Népesség-nyilvántartással összefüggő feladatok: 1. Személyi azonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolvány kiadása 2. népmozgalmi bizonylat (házasság, halálozás, válás, költözés) rögzítése: 2004 2005 2006 2007 1478 2000 2081 2141 1075 1676 1776 1794 3 Adatszolgáltatás 475 691 629 728 Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés: 2004 2005 2006 2007 1. Vállalkozói igazolvány 33 48 49 57 engedélyezés: 2. Vállalkozói igazolvány 46 60 72 83 adatváltozás 3. Vállalkozói igazolvány - - 2 3 csere, pótlás 3. Megszűnés 25 46 93 69 4. Hatósági bizonyítvány - - 26 6 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2004 2005 2006 2007 vállalkozói ig. engedélyezése vállalkozói ig. adatváltozás vállalkozói ig. csere, pótlás megszűnés hatósági bizonyítvány 22
Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványával kapcsolatos ügyintézés: Parkolási igazolvány kiadás 2004 2005 2006 2007. - 83 39 20 Ügyfélkapu regisztrációval kapcsolatos ügyintézés 2004 2005 2006 2007 Ügyfélkapu regisztráció - 29 406 261 Vezetői engedélyekkel kapcsolatos ügyintézés: 2004 2005 2006 2007 1. Vezetői engedély kiadás 921 936 1081 1302 2. Vezetői engedély 107 218 224 133 visszavonás, vezetéstől való eltiltás 3. Jegyzőkönyv vezetői 126 46 85 67 engedély vesztéséről, lopásáról, okmánykörözés 4. Nemzetközi vezetői engedély kiadása 16 15 6 10 Gépjármű ügyintézés: Ügyfélfogadás során 2004 2005 keletkező ügyek: 1. Első forgalomba helyezés 110 112 2. Átírás: 418 740 3. Forgalmi engedély kiadás: 874 885 4. Törzskönyv: 693 581 5. Forgalomból való kivonás 386 323 6. Újbóli forgalomba helyezés 72 65 7. Rendszám kiadás 138-8. Útvonal engedély: 28 25 9. E rendszám kiadás 12-10. Műszaki érvényesítő címke: 431 508 11. Regisztrációs matrica pótlás - - 12. Rendszám utángyártás - - 13. Származásellenőrzés - - 14. M rendszám kiadás - - 13. Egyéb 2499 2318 Összesen 5961 5557 23
Ügyfélfogadás során 2006 2007. keletkező ügyek: 1. Forgalmi engedély kiadás: 946 1267 2. Törzskönyv: 659 932 3. Forgalomból való kivonás 237 252 4. Rendszám kiadás 103 192 5. Útvonal engedély: 26 28 6. E rendszám kiadás 7 6 7. Műszaki érvényesítő címke: 416 686 8. Regisztrációs matrica pótlás 7 14 9. Rendszám utángyártás 19 12 10. Származásellenőrzés 38 157 11. M rendszám kiadás 25 5 12. Egyéb (átírás, forgalomba 3803 1744 helyezés) Összesen 6286 5295 Gépjármű ügyintézéssel 2004 2005 2006 2007 kapcsolatos ügyiratok száma: 1. Főszám 629 1065 1130 1100 2. Alszám 233 487 1002 1191 Összesen 863 1570 2132 2291 Kötelező gépjármű felelősségbiztosítással kapcsolatos ügyintézés: 2004 2005 2006 2007 Ügyiratok száma 111 90 167 207 Futárszolgálati küldemények: 2004 2005 2006 2007 Küldemények száma 264 117 182 193 Mint az a statisztikai adatokból is látható, folyamatos az ügyiratok számának emelkedése. Elmondható továbbá, hogy a más okmányirodák illetékességi területén lakó ügyfelek is egyre nagyobb számban keresik fel irodánkat, mivel mindenhol sokat kell várni, nem ritka, hogy a szomszédos okmányirodák 1 hónap várakozási idővel adnak időpontot. Jogszabályi lehetőségünk nincs a más településről érkező ügyfeleket elküldeni (bár ezt más okmányirodák 24
megteszik), mégis úgy gondoljuk elsősorban a helybeli és a kistérséghez tartozó ügyfeleket kellene előnyben részesíteni. A központilag biztosított számítógépes programokon történő ügyintézés folyamatát rövidíteni nem lehet, annak gyorsasága vagy lassúsága jobban függ a programtól mint az ügyintézőtől, ezért korlátozott a naponta fogadható ügyfelek száma. A kívülállók számára nem ismert, hogy az okmányirodára háruló feljelentések kezelése (vezetői engedély visszavonása, gépjárművek forgalomból történő kivonása), a különböző adatszolgáltatások és a háttéranyag Központi Hivatalba történő megküldése sok időráfordítást igényel, amely kitölti az ügyintézők ügyfélfogadási időn kívüli idejét. A fentiek miatt merült fel 2005-ben egy új, korszerű ügyfélhívó megvásárlásának szükségessége, mely beruházás a hosszas egyeztetések után végül a 2007-es év januárjában valósult meg. Az elmúlt több mint egy év tapasztalatai szerint az új rendszer az ügyfelek színvonalasabb kiszolgálását nagymértékben elősegíti, hiszen lehetőség van előzetes időpontfoglalásra, melyet egyre többen igénybe is vesznek (kb. heti 40-50 ügyfél), illetve kiszámíthatóbbá vált az okmányirodában eltöltött idő. Mivel a napi ügyintézés végzéséhez és gyorsabbá tételéhez elengedhetetlen a megfelelő eszközpark megléte, ezért szükséges lenne egy új faxkészülék és egy új fénymásoló megvásárlása. Anyakönyvi igazgatás, hagyatéki leltározás Egy fő főiskolai végzettségű köztisztviselő végzi a feladatot. Legfontosabb teendők: - születési, házassági és halotti anyakönyvek vezetése és az ehhez kapcsolódó egyéb teendők ellátása - lefolytatja a házasságkötést megelőző eljárást - közreműködik a házasságkötésnél - anyakönyvi kivonatot, másolatot, értesítést ad ki - eljárást indít az utólagos, újból való és hazai anyakönyvezés elrendelése céljából - kezdeményezi a családjogi helyzet rendezését - közreműködik az állampolgársági ügyek intézésében - névváltoztatási kérelmeket terjeszti fel a IRM-hez - elvégzi az anyakönyvi események, adatváltozások, adatjavítások számítógépen történő rögzítését, - hatósági bizonyítványok kiadása - Városi Gyámhivatal megkeresésére a kiskorúak és gondnokoltak ügyeiben a helyszínen vagyonleltár készítése - hagyatéki leltár készítése és a hozzá kapcsolódó egyéb teendők ellátása ( belföldi jogsegély teljesítése és igénybevétele, szükség esetén az elhunyt ingóságának helyszínen történő leltározása ) - tájékoztatás adása, adatszolgáltatás - intézkedés a hagyatékhoz tartozó vagyontárgyak biztosításáról - hagyatéki leltár megküldése a közjegyzőnek 25
- talált dolgok beszolgáltatása, kezelése, értékesítése Néhány statisztikai adat: 2004 2005 2006 2007 - házasságkötés: 24 30 35 24 - haláleset anyakönyvezése: 91 93 76 90 - anyakönyvbe tett UB-bejegy zés: 247 253 279 382 - születési anyakönyvi kivonat kiadása: 214 185 102 98 - halotti anyakönyvi kivonat kiadása: 191 175 148 138 - házassági anyakönyvi kivonat kiadása: 122 128 127 119 - névadó: - - 2 2 400 350 300 250 200 150 100 50 0 2004 2005 2006 2007 házasságkötés haláleset anyakönyvezése anyakönyvbe vett UB-bejegyzés születési anyakönyvi kivonat kiadása halotti anyakönyvi kivonat kiadása házassági anyakönyvi kivonat kiadása névadó Az anyakönyvekről, a házasságkötési eljárásról és a névviselésről szóló 6/2003. (III. 7.) BM. rend. módosulásának hatályba lépésével 2006. március 1-től lényeges változások történtek az anyakönyvvezetői munkában. A módosítással új biztonsági okmányok kerültek bevezetésre és elindult az Anyakönyvi Szolgáltató Rendszer (ASZA). Anyakönyvi bejegyzés teljesítésére és anyakönyvi kivonat kiállítására csak a belügyminiszter által rendszeresített, központilag előállított anyakönyv és anyakönyvi kivonat nyomtatvány használható. Az ASZA rendszer működtetéséhez szükséges számítástechnikai eszközöket a belügyminiszter bocsátotta a települési önkormányzatok rendelkezésére. az ASZA rendszert a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala működteti. Anyakönyvi kivonat kizárólag az anyakönyvi ügyintézést támogató informatikai rendszer alkalmazásával, a belügyminiszter által rendszeresített, biztonsági patronnal ellátott nyomtató használatával, elektronikus úton tölthető ki. Az új anyakönyvi kivonat rovatainak megnevezése a magyar mellett angol és francia nyelven is szerepel. A színvonalasabb, modernebb, biztonságosabb technikai elvárásoknak megfelelő anyakönyvi okiratok kiállítása időigényesebb, főleg, amikor hiba a kommunikáció közben hibaüzenet jelenik meg a képernyőn. Előfordul, hogy nem lehet továbblépni a feladat végzésében. 26
Az új rendszer másik hátránya, hogy az anyakönyvi munkához szükséges biztonsági tintával ellátott íróeszköz, nyomtatópatronok, nyomtatványok igen drágák. Statisztikai adatok: ügytipus 2005 év 2006 év 2007 év Anyakönyvi változásról értesítés 22 56 51 Születési anyakönyvi másolat kiállítása 16 23 22 Házassági anyakönyvi másolat kiállítása 15 9 1 Halotti anyakönyvi másolat kiállítása 2 5 4 Felmentés a várakozási idő alól 6 7 2 Állampolgársági ügy 2 2 0 Honosítással kapcsolatos ügyintézés 8 6 19 Hazai anyakönyvezéssel kapcs. ügyint 5 6 3 Külföldi állampolgár házasságkötésével 2 8 0 kapcs. ügyintézés Tanúsítvány iránti kérelem 2 2 0 Házassági névviseléssel kapcs. ügyint 8 12 9 Születési névváltoztatással kapcs. ügyint 2-1 UB jegyzék javítása, küldése, egyéb 2 5 5 Családi jogállás rendezése 36 31 24 Hagyatéki ügyek összesen 371 366 365 Vagyonleltár készítése 23 5 17 Hatósági bizonyítvány 95 98 94 3.) Igazgatási Osztály irodákhoz nem tartozó közvetlenül osztályvezetőhöz rendelt része A korábbi Városgazdálkodási Osztály működését kettősség jellemzi, ami abból áll, hogy az osztály munkájában az államigazgatási és gazdálkodási feladatok többféle módon összekapcsolódnak. Az osztályon dolgozók munkájukkal és beosztásukkal másik osztály munkájához is kapcsolódnak. Az osztály tagozódása is e tevékenységek szerint valósult meg: A feladatok szerinti tagozódás: - Hatósági feladatok: Építéshatósági feladatok Ipar-, kereskedelmi és vállalkozásokkal kapcsolatos feladatok Mezőgazdasági hatósági feladatok Állattartási, növényvédelmi hatósági intézkedések Birtokháborítási birtokvédelmi feladatok Közterületeken hatósági intézkedések Mezei őrszolgálat hatósági feladatainak ellátása. (2007.02.28-ig) 27
- Gazdasági és gazdálkodási feladatok: - Építési-beruházási feladatok: Önkormányzati beruházások, épület felújítások Önkormányzati lakásbérleményekkel, értékesítésekkel kapcsolatos feladatok Földterületek bérbeadása, parlag területek műveltetése, értékesítése Közterületek állapotának ellenőrzése, a közterületeken folyó munkák irányítása A kóbor ebek befogásának szervezése és a befogásban való közreműködés Építési hatósági feladatok Önkormányzati beruházások, épület felújítások Közterületi, önkormányzat tulajdonú nyomvonalas létesítmények karbantartása, felújítása. Vagyon gazdálkodási feladatok. - A tevékenységi körbe hatósági és gazdasági ügyek egyaránt tartoznak. Ebbe a tevékenységi körbe tartoznak: I. Hatósági építési ügyek: - építési és bontási engedélyek kiadása - építési engedélyekkel kapcsolatos hatósági bejárások, ellenőrzések, szemlék elvégzése - közüzemi hálózatok kiépítésével kapcsolatos hatósági bejárások elvégzése, engedélyek kiadása - kapcsolattartás más szakhatóságokkal, szakhatósági állásfoglalások megkérése Az építési hatósági feladatot 1 fő felsőfokú építészi képzettségű dolgozó látja el állandó munkakörben. Mellette dolgozik még a városi beruházásokat irányító egy fő ugyancsak felsőfokú képzettségű személy. Így a megfelelő vizsgák és gyakorlat megszerzése után a hatósági ügyintő helyettesítése is megoldottá válik. A postázási, gépelési munkák elvégzésébe besegít a titkárság is. A munkák jelentős részét az építési engedélyek kiadása, az előzetes helyszíni szemlék és az utóellenőrzési szemlék elvégzése jelenti. A kistérségi települések közül Jánoshalmához tartozik Kéleshalom és Borota község. Az építési hatósági feladatok ellátása során a jogszabályváltozással jelentősen meghosszabbítja az ügyintézés időtartamát a szakhatósági állásfoglalások megkérése. Megoldandó feladatot jelent továbbá, hogy sok területen a lakosság igénye az építésekkel kapcsolatosan megváltozott. Igényli a lakosság az egyedi építési formákat, amelyek eltérnek a korábbi rendezési terv előírásaitól. Ezért jelentős az egyeztetésekre fordított idő azért, hogy a helyi szabályozásnak megfelelően kerüljenek az ingatlanok megépítésre. 28