Beszerzési stratégia, tervezés, monitoring, költségelemzés (BEST) projekt versenyeztetési eljárás Eljárás száma: BKV Zrt. AJÁNLATI FELHÍVÁS Budapest, 2011. október 25.
Ajánlati felhívás AJÁNLATI FELHÍVÁS Ajánlatkérő neve: Budapesti Közlekedési Zártkörűen Működő Részvénytársaság Gazdasági Igazgatóság Beszerzési Főosztály Schifner Marianna 1072 Budapest, Akácfa u. 15. I. emelet 130. Tel.: 461-6578 Fax: 461-6524 1. Az eljárás száma: BKV Zrt. 2. A beszerzés tárgya és mennyisége Beszerzési stratégia, tervezés, monitoring, költségelemzés (BEST) projekt 3. A beszerzés tárgyában kiírt követelmények 3.1. A beszerzés tárgyára vonatkozó főbb elvégzendő feladatok A BKV Zrt. közbeszerzési, beszerzési és megrendelési folyamatok hatékonyságának növelésére, IT rendszer fejlesztésére vonatkozó javaslatok, különösen a következő területeken: beszerzési stratégia megújítása beszerzések integrált tervezése (SAP MM készletinformációk és SAP PM karbantartási információk figyelembe vételével) beszerzési eljárások dokumentálásának, monitorozásának fejlesztése eljárások lebonyolítási hatékonyságának növelése kiadások elemzése, megtakarítási lehetőségek feltárása (SAP MM modul adatai alapján) szállítóminősítés (SAP MM modulból nyert információk figyelembe vételével) A részletes követelményeket az ajánlati felhívás 1. számú melléklete tartalmazza. 4. A teljesítés ütemezése A teljesítés Ajánlatkérő által kért ütemezés szerint, konkrét megrendelések (BMR) alapján történik. Ajánlattevő a teljesítést a szerződés hatályba lépését követő 15 napon belül köteles megkezdeni és megrendelés szerinti mennyiségben köteles teljesíteni. 5. A teljesítés helye BKV Zrt. Gazdasági Igazgatóság Beszerzési Főosztály 1072 Bp., Akácfa utca 15. 6. Szerződés időtartama A szerződés időtartama a szerződés megkötésétől számított négy hónap, amely időszak alatt a 1. sz. mellékletben meghatározott feladatokat kell elvégeznie a nyertes Ajánlattevőnek. 2
Ajánlati felhívás 7. Ellenszolgáltatás teljesítésének feltétele A szerződés tárgyát képező szolgáltatás ellenértékének kiegyenlítése a megrendelés teljesítésének Ajánlatkérő általi igazolását követően, az Ajánlatkérőhöz benyújtott számla alapján, a számla kézhezvételétől számított 60 (hatvan) naptári napon belül, átutalással történik. Ajánlatkérő előleget nem fizet. Ajánlatkérő késedelmes fizetése esetén a késedelembe esés napján érvényes jegybanki alapkamattal megegyező mértékű késedelmi kamat számítható fel. 8. Szerződést biztosító mellékkötelezettségek Ajánlattevőnek jótállást kell vállalnia teljesítéséért, valamint a hibás teljesítésből eredő károk megtérítésére. Ajánlatkérő késedelmes teljesítés esetén naponta 0,5%, legfeljebb összesen 15%, hibás teljesítés, illetve a teljesítés meghiúsulása esetén 15%-os kötbért érvényesíthet. 9. Ajánlattevőkkel szemben támasztott alkalmassági követelmények: 9.1. Alkalmassági követelmény: Ajánlattevőnek vagy az általa igénybe venni kívánt alvállalkozójának rendelkeznie kell az ajánlattételi határidőt megelőző 36 hónapban összesen legalább három releváns referenciával. Referenciaként a tárgyhoz hasonló vagy azonos sikeres tanácsadási tevékenységet fogadunk el, melyet legalább átlagosan évi 50 db beszerzési eljárást lebonyolító szervezetnél végzett az ajánlattevő. A három referenciából legalább egynek a Kbt. hatálya alá tartozó, további legalább egynek SAP MM modult alkalmazó szervezettől kell származnia... 9.2. Alkalmasság igazolására kért adat és tény (igazolás módja): Alkalmatlannak minősül Ajánlattevő és az általa igénybe venni kívánt alvállalkozója, ha együttesen nem rendelkeznek az ajánlati felhívás megjelenését megelőző 36 hónapon belül legalább három releváns referenciával. Referenciaként a tárgyhoz hasonló vagy azonos sikeres tanácsadási tevékenységet fogadunk el, melyet legalább átlagosan évi 50 db beszerzési eljárást lebonyolító szervezetnél végzett az ajánlattevő. A három referenciából legalább egynek a Kbt. hatálya alá tartozó, további legalább egynek SAP MM modult alkalmazó szervezettől kell származnia. (5. számú melléklet). A fenti műszaki szakmai alkalmasságot cégszerűen aláírt nyilatkozatok aláírásával igazolhatják. 10. Az ajánlattevő által az ajánlathoz kötelezően csatolandó igazolások, nyilatkozatok az alábbi sorrendben Ajánlattevőnek, illetve az igénybe venni kívánt alvállalkozójának ajánlatában a következő dokumentumokat kell benyújtania: a) ajánlattételi nyilatkozat (2. számú melléklet ) b) nyilatkozatot az alvállalkozókról, a kapcsolt vállalkozásokról (3. számú melléklet) c) ajánlattevő nyilatkozata a kizáró okokról (4. számú melléklet) d) alkalmasság körében előírt referencia nyilatkozata (5. számú melléklet) e) aláírási címpéldány másolat. 3
Ajánlati felhívás 11. Ajánlati ár Az ellenszolgáltatás nettó értékét a mellékelt Ajánlattételi nyilatkozat kitöltésével egy összegben, magyar forintban kell megadni. Az árak a szerződés hatálya alatt nem változtathatók. A nettó egységárnak tartalmaznia kell a szerződésszerű teljesítéshez szükséges összes járulékos munka-, és egyéb költségeket az általános forgalmi adó kivételével. 12. Az ajánlatok lezárása és megjelölése Az ajánlatok benyújtása: Az árajánlatokat és a jelen felhíváshoz mellékelt nyilatkozatokat kitöltve, cégszerűen aláírva, folyamatos lapszámozással ellátva, a https://electool.com/sourcingtool/ elektronikus rendszerébe feltöltve kell benyújtani. (www.electool.hu oldalról érhető el) Amennyiben a Tisztelt Ajánlattevő az Electool rendszerében még nem regisztrált, ezt a beszerzes@bkv.hu e-mail címen kérjük jelezni, annak érdekében, hogy a regisztráláshoz szükséges meghívók kiküldésre kerülhessenek. Kérjük, hogy Ajánlattevő ajánlatában adja meg az elérhetőségéhez szükséges adatokat: ajánlattevő cég neve, székhelye, telefonszáma, telefax-száma, a kapcsolattartó személy neve, beosztása. Az Ajánlati felhívással kapcsolatos kérdések és válaszok: Az eljárással kapcsolatos kérdések feltevése, információ kérése kizárólag a www.electool.hu felületen keresztül tehető. 13. Az ajánlatok benyújtásának (feltöltésének) határideje: 2011. november 2. 10 óra 00 perc 14. Az ajánlat nyomtatott formában történő benyújtásának helye A nyertes ajánlattevőnek ezen kívül szükséges kinyomtatott ajánlatát postai úton vagy személyesen is -a feltöltési idő végét követő 3 munkanapon belül -eljuttatnia, az alábbi formában: Az ajánlatot, a www.electool.hu felületről letöltött nyilatkozatokat kitöltve, cégszerűen aláírva, összefűzve, két példányban (egy eredeti és egy másolati példány) folyamatos lapszámozással ellátva, borítékba helyezve és lezárva kell benyújtani. Ajánlattevő neve és címe A J Á N L A T Beszerzési stratégia, tervezés, kiértékelés, monitoring (szerződés-előkészítő folyamat), költségelemzés (BEST) projekt tárgyú eljárásban Eljárás száma: BKV Zrt. A kinyomtatott ajánlatok benyújtásának helye: Budapesti Közlekedési Zártkörűen Működő Részvénytársaság Gazdasági Igazgatóság 4
Beszerzési Főosztály 1072 Budapest, VII. kerület, Akácfa u. 15. IV. emelet 456. iroda Ajánlati felhívás A kinyomtatott ajánlatok postai úton vagy személyesen leadhatók a fenti címen az elektronikus bontást követő 3 munkanapon belül, munkanapokon 8 00-14 30 óra, pénteken 8 00-13 30 óra között. Az Ajánlattétel érvényességének feltétele, hogy az ajánlat mindkét formátumban benyújtásra kerüljön, a megadott határidőkig. Az eljárás eredményéről Ajánlatkérő írásban tájékoztatja az Ajánlattevőket. 15. Az ajánlatok elbírálása: Az Ajánlatkérő az ajánlati felhívás meghatározott feltételeknek megfelelő ajánlatokat a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás alapján bírálja el. 16. Az Ajánlatkérő fenntartja a jogot, hogy a versenyeztetést megnyert Ajánlattevővel szerződést kössön, vagy egy Ajánlattevővel se kössön szerződést, és az eljárást eredménytelennek nyilvánítsa. 17. Az eljárás eredményéről Ajánlatkérő írásban tájékoztatja az Ajánlattevőket. 18. Az ajánlati kötöttség lejártának időpontja: Az Ajánlattételi határidő lejártától szerződéskötésig. 19. Hiánypótlás: Az Ajánlatkérő a versenyeztetési eljárás során az Ajánlattevők részére teljes körű hiánypótlási lehetőséget biztosít. Ajánlatkérő a hiánypótlási felhívásban pontosan megjelölt hiányokról és a hiánypótlási határidőről írásban tájékoztatja az Ajánlattevőket. 20. Egyéb rendelkezések: Az ajánlattételi nyilatkozat aláírásával az Ajánlattevő kifejezetten nyilatkozik a szerződéstervezet elfogadásáról, amely szerződéstervezettől az Ajánlatkérőnek nem áll módjában eltérni. Az Ajánlatkérő azonban fenn tartja a jogot arra, hogy a benyújtott ajánlatok értékelésének eredményétől függően a szerződéses feltételekről tárgyalást tartson. A tárgyalások tartásáról, azok menetéről az Ajánlatkérő egyidejűleg tájékoztatja valamennyi Ajánlattevőt. A szerződéskötés tervezett időpontja: 2011. november 15. 5
A szerződés tárgyára vonatkozó műszaki követelmények (diszpozíció) meghatározása: Ajánlati felhívás 1. számú melléklet A BKV ZRT. Beszerzési Főosztály mintegy ezer db beszerzési eljárást és kb. 200 szerződésmódosítást bonyolít le évente. A Társaság által használt SAP rendszer MM moduljában mintegy 45 ezer aktív cikkszám van. A nyertes ajánlattevőnek szerződéses feladata konkrét javaslattétel a BKV Zrt. közbeszerzési, beszerzési és megrendelési folyamatainak megismerése, hatékonyságának növelésére, IT rendszer fejlesztésére vonatkozó javaslatok, különösen a következő területeken: A BKV Zrt. közbeszerzési, beszerzési és megrendelési folyamatok hatékonyságának növelésére, eljárási rendek dokumentálása és IT rendszer fejlesztésére vonatkozó javaslat (felhasználói rendszer koncepció, rendszerterv), különösen a következő területeken: (a) beszerzési stratégia megújítása, a hazai és nemzetközi közösségi közlekedés terén ismert legjobb gyakorlatok alapján (b) beszerzések integrált tervezése (SAP MM készletinformációk és SAP PM karbantartási információk figyelembe vételével) (c) beszerzési eljárások dokumentálásának, monitorozásának fejlesztése (d) eljárások lebonyolítási hatékonyságának értékelése, benchmark (e) eljárások lebonyolítási hatékonyságának növelése (pl. Web alapú kezdeményezés, lebonyolítás vizsgálata) (f) (g) (h) (i) (j) (k) output információigények felmérése kiadások elemzése, megtakarítási lehetőségek feltárása (SAP MM modul adatai alapján), az SAP MM moduljában a cikkek csoportosítási módszereinek hatékonyabb alkalmazására a tervezés és a beszerzési igények jobb kielégítése céljából, szállítóminősítés (SAP MM modulból nyert információk figyelembe vételével) egyéb, beszerzési hatékonyságot növelő vagy minőség-javító intézkedési javaslatok. hatékonyságot növelő, ár-érték viszonyt javító, kockázatokat csökkentő folyamat ügyvitelszervezés az adott belső szabályozási kereteken belül, a szükség szerint megújított belső eljárási rendek munkaköri mélységben történő dokumentálása IT- fejlesztésre vonatkozó rendszerkoncepció kidolgozása, amely egyrészt a meglévő Excel alapú monitoring-rendszert integrálja, másrészt a teljes beszerzési ciklust magában foglalja (értve ez alatt : igényfelmérés, terv-készítés, kezdeményezések befogadása, beszerzési eljárások lefolytatása, szerződéskötés, szerződés teljesülés, reklamációk kezelése, szállítóminősítés), A teljesítést 1. a fentiekre történő konkrét, egymással összefüggő, érvrendszerrel alátámasztott, kockázat-elemzéssel kiegészített konkrét javaslatok megfogalmazása s ezeknek a Megbízó általi megismerését követően szakmai párbeszédben történő megvédése, a felmerülő tárgyköri kérdések egzakt megválaszolása, javaslatok írásos összegzése, (határidő 2011. december 30.) 2. javasolt eljárásrendek dokumentálása, és a felhasználói rendszerterv, IT fejlesztési koncepció kidolgozása (határidő 2012. március 14.) jelenti. 6