1055 Budapest, Kossuth Lajos tér 6-8. G.6. TERMÉSZETBENI JUTTATÁSOK- KIKÜLDETÉSEK-TANULMÁNYUTAK ELSZÁMOLÁSI SZABÁLYZAT Jóváhagyva: 2009. március 18. Érvényes: 2009. március 18-tól. Oldalak száma: 10.
Tartalomjegyzék 1. Elrendelés... 3 2. Cél... 4 3. Érvényesség... 4 4. Természetbeni juttatások... 4 5. Kiküldetés ( bel és külföldi), külszolgálat... 6 I. Fogalmak:... 6 II. Kiküldetés elrendelése... 7 III. Költségtérítés... 7 1. sz. melléklet Reprezentáció szabályzat... 9 1/a. sz. melléklet... 10 2
1. Elrendelés Jelen utasítás karbantartásáért felel: irodavezetı Hatálybalépés ideje: 2009. március 18. Készítette: Gazdasági Bizottság.. Schachinger Tamás GB elnök Ellenırizte:a könyvelést végzı vállalkozás felelıs vezetıje:... Bodri Irén BODRICONT Kft. Ellenjegyezte:az irodavezetı: Günthner Attila irodavezetı Hatályba léptette: az Egyesületi Elnökség 12/2008. számú határozata alapján:. Kovács András fıtitkár 3
2. Cél A természetbeni juttatások, kiküldetések valamint a szakmai tanulmányutakra vonatkozó eljárásrendek meghatározása. A szabályzat hatálya kiterjed: 3. Érvényesség A re (továbbiakban: MEE), mint jogi személyre, ezen belül: Egyesület titkárságára Területi szervezeti egységekre (Üzemi és területi szervezetek) Funkcionális szervezeti egységekre o Külön megállapodás szerint az Egyesület keretein belül mőködı önálló jogi személyiségő szervezeti egységekre (VTT, VET) o Jogi személyiséggel nem rendelkezı szervezeti egységekre (Szakosztályok, FISZT) Jelen szabályzat 2009. március 18. napjától visszavonásig érvényes. A személyi jövedelemadóról szóló, 1995. évi CXVII tv. (SzJA.tv) Társasági adóról és osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. Törvény (Tao.) 1998. évi LXVI.Tv. az egészségügyi hozzájárulásról 168/1995. (XII.27.) Korm.rendelet a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekrıl 278/2005. (XII.20.) Korm.rendelet a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítı dolgozó élelmezési költségtérítésérıl Belsı szabályozások: Számviteli politika 4. Természetbeni juttatások SZJA törvény 69. -a A személyi jövedelemadó törvény hatályos szabályai között a Magyar Elektrotechnikai Egyesületre vonatkozóan jelentıs hatásúak a természetbeni juttatások elszámolásával kapcsolatos rendelkezések. 4
I.) A kifizetı által magánszemélynek adott reprezentáció és üzleti ajándék. Reprezentáció a juttató tevékenységével összefüggı üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény valamint állami és egyházi ünnepek alkalmából nyújtott vendéglátás (étel, ital) és az ehhez kapcsolódó utazás, szabadidı program, szállás stb... Üzleti ajándék a juttató tevékenységével összefüggı üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti kapcsolatok keretében adott ajándék, (ingyenes vagy kedvezményes termék, szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány.) A hatályos jogszabály alapján a társadalmi szervezeteknek a közhasznú valamint cél szerinti tevékenység adóévre elszámolt összes ráfordítása 10%-ig, de maximum az összes bevételük 10 %-ig nem kell megfizetniük a 10%-ot meghaladó tételeket terhelı adó és járulék terheket. Amennyiben a reprezentáció és üzleti ajándék körébe tartozó összes ráfordítás a felmerülı számlákon szereplı Áfá-t is tartalmazó összegben egyesületi szinten meghaladja az adómentes értékhatárt, az éves elszámolás keretében az egyes szervezeti egységek vonatkozásában az érvényes viszonyítási alapot figyelembe véve (attól függıen, hogy azt a közhasznú valamint cél szerinti tevékenység összes ráfordítása vagy az összes elszámolt bevétel határozta meg) meg kell határozni a szervezeti egység saját adómentes keretét. Azon szervezeti egységek, ahol az elszámolt költségek meghaladják a saját adómentes keretet, a keretük feletti összegre megfizetik a mindenkor hatályos jogszabályok szerinti adó és járulék terheket. Az adókötelezettségüknek a tárgyévet követı május 31-ig a MEE Központ részére történı átutalással kell eleget tenni. Egyesületen belüli eljárás: I./1. ) A közhasznú mőködéshez kapcsolódó reprezentáció, üzleti ajándék. MEE központban a 12/2008 számú Elnökségi határozat alapján megállapított eseményeknél nyújtható vendéglátás, reprezentáció mértékét és módját az 1.sz. melléklet tartalmazza. Üzleti ajándék a mőködéssel és külföldi kiküldetéssel kapcsolatban a 10.000,-Ft egyedi értéket meg nem haladóan adható, a 10.000,-Ft egyedi értéket meghaladó üzleti ajándékról az elnök, fıtitkár vagy az irodavezetı dönthet. Szervezeti egységeknél a mőködéssel összefüggésben nyújtott reprezentáció és üzleti ajándék, valamint és külföldi kiküldetéshez kapcsolódó üzleti ajándék a szervezet saját hatáskörében a pénzügyi tervvel összhangban állapítható meg. I./2.) A részvételi díjas rendezvények keretében nyújtott reprezentáció. Részvételi díjas rendezvények (konferencia, ankét, tanfolyam, szakmai út stb ) esetén a vevı részére részletezett számlát kell kiállítani, ami megbontva tartalmazza a szervezési költség, kiadvány, szállás, étkezés, kulturális és szabadidı program díját. Ez esetben az egyesület mentesül az adófizetési kötelezettség alól. Amennyiben üzletpolitikai célokból a fenti részvételi díjelemek nem kerülnek megbontásra, akkor azok vendéglátásnak 5
minısülnek, ezért az adómentes keret (lásd feljebb) átlépése esetén adófizetési kötelezettség keletkezik. Adóköteles viszont a meghívott elıadó, a vendég valamint a szervezık, közremőködık szállás, étkezés, kulturális és egyéb szabadidı program költsége, aminek közterheit a rendezı szervnek kell megfizetnie. II. Az SZJA törvény külön rendelkezései szerint adómentesen nyújtható természetbeni juttatások. II./1.) Az SZJA törvény 1.sz.mellékletének 8. pontjában meghatározott A természetbeni juttatások közül adómentes juttatások közül a munkavállalóknak adómentesen biztosított és adható tételek körét a mindenkor érvényes MEE Munkaügyi Szabályzat határozza meg. II./2.) A MEE által kifizetıi minıségében nyújtható adómentes természetbeni juttatások közül adható (mértékét az adómentes kereteken belül a szervezeti egységek önállóan határozzák meg). a) Társadalmi szervezetként évente egy alkalommal, valamint a vetélkedı és verseny díjaként adott tárgyjutalom értékébıl az 5.000,- FT-ot meg nem haladó összeg; b) Üzletpolitikai (reklám céllal) a magánszemélyek széles körében nyilvánosan meghirdetett kampány keretében, a juttatási feltételeknek megfelelı magánszemély részére árengedmény, visszatérítés, áruminta; c) A lakosság széles körét érintı (nem zártkörő), a szervezetek által azonos részvételi feltételekkel szervezett kulturális, szabadidıs és más rendezvényeken helyben nyújtott szolgáltatás, helyi fogyasztásra juttatott étel, ital valamint a rendezvény összes költségének 10%-át meg nem haladó együttes értékben a résztvevıknek adott azonos értékő ajándék. (SZJA tv.1.sz.mell.8.34 pont) E pont szerinti juttatások nem részei a reprezentációnak! 5. Kiküldetés ( bel és külföldi), külszolgálat I. Fogalmak: a) Hivatali, üzleti utazás: a magánszemély jövedelme megszerzése érdekében, a kifizetı tevékenységével összefüggı feladat ellátása (az egyesület érdekében végzett társadalmi tevékenység) érdekében szükséges utazás (nem munkába járás), ideértve különösen a kiküldetés miatt szükséges utazást. b) Kiküldetés (külföldi): a belföldi illetıségő magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizetı tevékenységével összefüggı feladat ellátása (az egyesület érdekében végzett társadalmi tevékenység) érdekében a Magyar Köztársaság területén kívülre történı utazása és ott tartózkodása. c) Külszolgálat: a munkáltató által elrendelt külföldi munkavégzés. 6
II. III. Kiküldetés elrendelése a) Belföldi: MEE központi irodájának munkavállalói, és az egyesület érdekében eljáró természetes személy belföldi kiküldetésének elrendelésére az elnök, fıtitkár vagy az irodavezetı jogosult. Az elnök, fıtitkár és az irodavezetı (együtt: képviseletre jogosultak) kiküldetését bármelyik másik kettı képviseletre jogosult személy együttesen engedélyezheti. A regisztrálásra jogosult szervezeti egységeknél (területi-, üzemi szervezetek) a kiküldetéseket a helyi szervezet elnöke és/vagy titkára rendelheti el. b) Külföldi: MEE központban a jóváhagyott költségvetés keretein belül, az elnökség tájékoztatása mellett az egyesület érdekében eljáró természetes személy, illetve munkavállaló külföldi kiküldetését az elnök, fıtitkár vagy az irodavezetı rendelheti el. Az elnök, fıtitkár és az irodavezetı külföldi kiküldetésére az Elnökség (lehetıség szerint elızetes) tájékoztatása mellett kerülhet sor, a kiküldetést a másik kettı képviseletre jogosult személy együttes aláírással engedélyezheti. Együttes utazásuk engedélyezéséhez elnökségi határozat szükséges, amely nem tervezett sürgıs esetben történhet e-mail útján történı szavazással is. A szervezeti egységek (területi-, üzemi szervezetek) érdekében eljáró természetes személy külföldi kiküldetéseit a helyi szervezet elnöke és titkára jogosult jóváhagyni. A szervezeti egység elnökének és/vagy titkárának külföldi kiküldetésérıl az egyesület képviseletére jogosultak rendelkezhetnek. Költségtérítés A költségtérítés körébe tartozik: - kiküldetési rendelvénnyel elrendelt utazás távolsági tömegközlekedési eszköz, ill. saját tulajdonú személygépkocsi igénybevételével, - a kiküldetéshez kapcsolódó helyi közlekedési eszköz igénybevétele (busz, villamos, taxi, stb.) - a kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés, - egyéb felmerülı szükséges és igazolt többletköltségek. A költségtérítés formája: - eseti, külön rendelvénnyel - rendszeres vezetı testületi határozattal A költségtérítéshez kapcsolódó elszámolás - kiküldetési rendelvény és mellékleteiként csatolt bizonylatok (saját gépkocsi használat elszámolás, menetjegyek, számlák, parkolási jegyek, stb.), amelyek a MEE központi irodájából igényelhetık a gazdasági ügyintézıtıl. - a kiküldetési rendelvény leigazolása a II. pont figyelembevételével A költségtérítés mértéke: - a magánszemély saját gépkocsijának használatával összefüggı költségtérítés mértéke = kiküldetési rendelvényben feltüntetett km távolság szerinti üzemanyag fogyasztási norma szorozva APEH által közzétett üzemanyagár Ft / km normaköltség. 7
- Belföldi kiküldetés esetén a munkavállaló étkezési többletköltségének megtérítése számlával igazolt összegként, vagy költségátalányként számolható el. Költségátalányként napi 500.-Ft napidíj adható adómentesen. Nem számolható el napidíj, ha a kiküldetés idıtartama nem éri el a 6 órát. - Külföldi kiküldetésnél az étkezési többletköltségek megtérítésére maximum 40 EURO napidíj adható. A jelenleg érvényes jogszabályok szerint a bruttó napidíj összegének 30%- a, legfeljebb a napi 15 EURO- nak megfelelı elismert költséggel csökkentett összeg SZJA köteles és a kiküldöttel fennálló jogviszonytól függıen EHO vagy járulék köteles. 6. Szakmai tanulmányutak Szakmai tanulmányútnak minısül az utazás akkor, ha az arra vonatkozó dokumentumok és körülmények így az útvonal, úti cél, tartózkodási idı, a tényleges szakmai program és a szabadidı program aránya alapján biztosítható, hogy az valóban hivatali, üzleti, szakmai célt szolgál. Ha az utazás célja valójában jutalmazás tehát nem felel meg a szakmai tanulmányút kritériumainak, azaz zömében szabadidıs program az út jellemzıje akkor az természetbeni juttatásnak minısül, és azokat a költségeket, amit a résztvevık nem térítenek meg a hatályos szogszabályok szerinti adó és járulék fizetési kötelezettség is terheli, beleértve a közlekedés és egyéb programok költségét is. Ez esetben a juttatott napidíj teljes összege, mint jutalom SZJA és EHO köteles. Ha a szakmai út teljes költsége rendezvényként részvételi díjas és a résztvevık/cégek a teljes részvételi díjat megfizetik, akkor a számlában részletezni kell az étkezés, szállás és egyéb nem szakmai programok költségeit, ezáltal a Szervezet mentesül az adó és járulék terhek befizetése alól. A szervezetek által szervezett szakmai tanulmányút (kül- és belföldi) esetén az utazást követı egy hónapon belül a kiküldı szerv részére az alábbi dokumentumokat kell megküldeni: - jegyzıkönyvet, ami tartalmazza a szakmai út célját, az út finanszírozási módját, a költségek részletezését (mit térít a Szervezet, az egyesületi tag ill. a hozzátartozó részvételi díját, a részvételi díj szállás és étkezés részletezését) az út konkrét bonyolítási módját (saját szervezés, utazási iroda). - úti jelentést a résztvevık névsorával (megjelölve, hogy a résztvevı egyesületi tag-e, mivel csak a tagok költségei számolhatók el járulék mentesen), szakmai vásár/kiállítás esetén a kiállítás rendezését igazoló dokumentumot, vásárbelépı (vagy számla) másolatát, céges látogatás esetén fogadólevelet. Szakmai tanulmányút APEH ellenırzése esetén - ha a fenti dokumentációk nem állnak rendelkezésre - az ebbıl származó anyagi felelısség a szervezı szervezetet terheli! 8
6. REPREZENTÁCIÓ SZABÁLYZAT 1. sz. melléklet A mőködése és céljai elérése érdekében üléseket, megbeszéléseket tart, amelyhez az Egyesület büfészolgáltatást nyújthat a következık szerint: Jogosultak: Elnökség Regisztrációs jogosultsággal nem rendelkezı szervezetek Bizottságok A szolgáltatás mértéke: A szolgáltatást igénybevevı csoportok felsorolását az 1sz. melléklet tartalmazza. o Egy ülésen igénybe vehetı szolgáltatási csomag: kávé vagy tea, ásványvíz, péksütemény vagy 1 db szendvics (500 Ft/fı) Az irodavezetı elıterjesztésére: o A keret összege évente felülvizsgálatra kerül, amit a Gazdasági Bizottság hagy jóvá. o Az egyesület Elnökének, Fıtitkárának és Irodavezetıjének személyhez kötött reprezentációs keretösszeget határoz meg az Egyesület Elnöksége a tárgyévet megelızı év utolsó ülésén. A reprezentációs keret tervezése: Az éves reprezentációs tervet minden szervezetnek a pénzügyi tervezés során kell meghatároznia. A reprezentációs költségterv az Elnökség jóváhagyásával válik elfogadottá. A rendkívüli ülések reprezentációs költségét az Egyesület Elnöke, Fıtitkára vagy Irodavezetıje hagyhatja jóvá. 9
1/a. sz. melléklet Ülés tipus MUBI Szakoszt. Szakmai biz. Elnökségi biz. Elnökség Oktatási bizottság Szakmai Tudományos Bizottság Szervezési Bizottság Gazdasági Bizottság Kommunikációs és Marketing Bizottság Elektro. Szerkesztıbizottság Technikatörténeti Bizottság Szakmai Minısítı Bizottság Szabványosítási Bizottság Vándorgy. Szervezı Bizottság Szupravezetık Alkalmazása Bizottság Ellenırzı Bizottság Etikai Bizottság Dijbizottságok, diplomabiz. FAM Bizottság Vill.Gép.Kész.és Ber. Szo. Vill. Fogyasztó Szo. Villamos Hálózat Terv. és Szer. Szo. Automatizálási Szakosztály Érintésvédelmi Mubi Villamosság és en. a mezıgazd. Mubi Felvonó Mubi Villámvédelmi Mubi Robbanásbiztos ber. Mubi FISZT Egyéb 10