Nógrádi László Excel XP alapokon (ECDL táblázat- kezelés modul) 2005
ISBN 963 218 124 7 Felelős kiadó: Nógrádi PC Suli Kft. Írta és szerkesztette: Nógrádi László A könyvborító tervét készítette, és a könyvet nyomtatta: Text-Print Kft, Győr A könyv készítése során a szerző a lehető legnagyobb gondossággal jártak el. Ennek ellenére hibák előfordulása nem zárható ki, melyekért a szerző felelősséget nem vállal. Nógrádi László Minden jog fenntartva! Jelen könyv egyetlen része sem másolható, vagy sokszorosítható semmilyen formában a szerző előzetes írásbeli engedélye nélkül!
Excel XP alapokon M anapság már szinte mindenki használja napi munkájához a személyi számítógépeket. A felhasználók többsége rendszeresen, többé-kevésbé jól dolgozik valamilyen szövegszerkesztőben is. Sokan azonban nem ismerik, vagy ha ismerik is, nem szakszerűen használják a táblázatkezelő programokat. Ez a könyv azoknak szól, akik már megtanulták egy szövegszerkesztő, például a Word használatát, és meg szeretnék ismerni a táblázatkezelő programokat is. Pontosan ezért csak azok az eljárások kerülnek részletes ismertetésre, melyek újdonságok, vagy másként működnek. Így nem lesz szó többek között a fájl műveletekről, a karakterformázásokról, a formátumfestésről, vagy a vágólap használatáról. Ugyanakkor a táblázatkezelők rendszeresen használt és speciális lehetőségei mellett viszonylag sok érdekességet, kiegészítő információt is tartalmaz a könyv, melyek tipográfiailag jól elkülönítve (kisebb, dőlt betűs szedéssel) jelennek meg. A könyv anyaga többévi oktatási gyakorlat során kristályosodott ki. Az egyes témakörök olyan sorrendben követik egymást, ahogy azok logikailag egymásra épülnek. A részletes magyarázatok miatt a könyv kiválóan megfelel akár önképző tananyagnak is, de ajánlható iskolai tankönyvnek és tanfolyami jegyzetnek is. A gyors tanulást 8 táblázat, valamint 132 képernyőkép és ábra segíti, melyek minden esetben egy oldalon szerepelnek a róluk szóló leírással. A tananyag tökéletes megértését és megtanulását egyedülálló módon 48 feladat és 16 példa, valamint azok megoldása is támogatja. A bevezető végén minden informatikát tanuló (és tanító kolléga) figyelmébe szeretném ajánlani további könyveimet. Az XP alapokon sorozat Jelen könyv részét képezi egy tankönyvsorozatnak, mely az érettségi és ECDL, valamint az OKJ alap és középfokú tanfolyamok vizsgakövetelményei alapján lett összeállítva. A sorozat kötetei, és megjelenésük: Windows XP alapokon (ECDL operációsrendszer modul) 2005 ősz; Word XP alapokon (ECDL szövegszerkesztés modul) 2005 nyár; Excel XP alapokon (ECDL táblázatkezelés modul) 2005 tavasz; Internet Explorer és Outlook Express (ECDL információ és kommunikáció modul) 2005 tél; PowerPoint XP alapokon (ECDL prezentáció és grafika modul) 2006 tavasz; Access XP alapokon (ECDL adatbázis-kezelés modul) 2006 tavasz. PC Suli XP alapokon sorozat Azok számára, akik a fenti sorozat teljes tananyaga mellett további fontos informatikai ismereteket is el kívánnak sajátítani, ajánlom a következő könyveimet: PC Suli XP alapokon I. (eszközök, szám- és kódrendszerek, szerzői jog, Windows XP alapok, Windows kellékek, Word XP, Excel XP, Internet) 2004 ősz; PC Suli XP alapokon II. (Windows XP haladó, PowerPoint XP, Access XP, Programozási alapismeretek, HTML szerkesztés - FrontPage) 2005 ősz. A PC Suli I-II. is hasonló felépítésű és tematikájú, mint az Excel XP alapokon, így mindkét kötetet sok kép és feladat jellemzi. Iskoláknak összeállításra került egy olyan költségtakarékos kiadás is, mely nem tartalmazza a feladatokat, így egy kötetbe, olcsóbban lehetett a tananyagot összevonni (2005 ősz). Könyvek megrendelése, segédanyagok letöltése A fenti könyvek megrendelhetők a www.pcsuli.hu internet címen. Ugyancsak innét letölthető a könyvek összes feladata, valamint számtalan további, a tanulást és a tanítást támogató anyag, többek között: közel 2.000 diából álló tanári prezentáció a 97-es verziókról; a DOS részletes tankönyve; rengeteg alap és középfokú OKJ-s vizsga írásbeli feladatsora; ajánlott érettségi tételsorok; próba érettségik feladatsorai, stb. Befejezésül jó tanulást kívánok: Nógrádi László Nógrádi PC Suli Kft. 9021 Győr, Munkácsy u. 1-5. 3
ECDL Táblázatkezelés modul Az EXCEL története, ma használt verziói Amikor, a számítástechnikában járatlan ember azt a szót hallja, hogy szövegszerkesztés, általában a valóságnak nagyjából megfelelő dologra gondol. Sokan azonban egyáltalán nem tudják, mi fán terem a táblázatkezelés, noha valójában nagyon egyszerű témáról van szó. De mit takar a név? Hogy alakult ki ez a program típus? A táblázatkezelő programok ma a szövegszerkesztők mellett a második legelterjedtebb programcsaládot jelentik. A gyökerek ezen a téren is még a hetvenes évek végére nyúlnak vissza. Egy harvardi egyetemi hallgató, Dan Bricklin diákoskodása során szembe került azzal a problémával, hogy ahány különféle pénzügyi számítást kellett megoldania egyetemi tanulmányai során, annyi számítógép programot kellett írnia. Úgy gondolta, lehetetlen hogy ne lehessen megalkotni egy olyan programot, melynek segítségével minden számítási feladatot rövid idő alatt lehet modellezni, és a megoldást megtalálni. Egy akkori programfejlesztéssel és forgalmazással foglalkozó cég megbízására egyetlen hétvége alatt kidolgozta a táblázatkezelés alapelvét: egy nagy táblázatot kell képezni, majd a táblázat sorait, és oszlopait a sakkjátékhoz hasonlóan koordinátáik alapján kell azonosítani. Minden elemi cella (a kis téglalapokat, amiből az egész táblázat áll, celláknak nevezik) számokat, magyarázó szövegeket, illetve a számok közötti összefüggéseket tartalmazhat. Erre a programra alapozva létrehozta a Software Arts céget, és az akkor legnépszerűbb gépre, az Apple 2-re kidolgozta a programot. A program a VisiCalc nevet kapta. Négy évvel később már 125 dolgozója, és 10 millió dolláros éves forgalma volt a cégnek. A siker nem véletlen. A program egészen új távlatokat nyitott a felhasználók előtt, hiszen mindenki maga hozhatja létre azt a táblázatát, ami az ő speciális problémáját oldja meg. Ez a valaki lehet: egy tanár, akinek a diákjai osztályzataival kapcsolatosan kell különféle statisztikákat, átlagszámításokat végezni; egy vállalkozó, kinek tevékenysége fejlesztése előtt megtérülési számításokat kell végezni; egy egyszerű építkező, akinek a kivitelezési költségeit kell az anyagárak változása miatt mindig újraszámolni; stb. A piaci siker láttán a Microsoft is elhatározta, hogy megírja az IBM PC-re a maga táblázatkezelő programját. A program a keresztségben a Multiplan nevet kapta. A végleges verzió kidolgozását Charles Simonyira bízták (a név magyaros hangzása nem véletlen, hiszen Simonyi Károly a 60-as években vándorolt ki az USA-ba). A 82-ben megjelent első változat szerény tudású, csak 64 oszlopos, és 256 soros volt. Azonban ezen a területen is az történt, mint a szövegszerkesztőknél: nem a Microsoft programja lett a legsikeresebb, hanem a Lotus cég 1-2-3 nevű terméke. Az 1-2-3 ugyanis sokkal többet tudott, egyszerűbben volt használható, ráadásul képes volt a már kiszámított eredményeket diagramokban is ábrázolni. A Microsoft ezért egy alapjaiban új program írásába kezdett, ami mindazt tudta, amit az 1-2-3 és a többi népszerű táblázatkezelő együtt, csak szebb, és még könnyebb használni. A névadáskor az Excel mellett döntöttek. A programnak azonban előbb az Apple Macintosh-ra írt változata jelent meg, és csak a Windows megjelenése után adaptálták IBM PC-re is. Mára az Excel újabb és újabb továbbfejlesztett változatai lettek a világ legnépszerűbb táblázatkezelői, bár sok felhasználó számára ésszerű alternatívát jelent az Open Office Org (elterjedt rövidítése OOo) részét képező Calc program. Az Excel ma is használt verziói, és azok megjelenési éve: 1997 - Excel 97, 2000 - Excel 2000, 2001 - Excel XP, 2003 -Excel 2003. Ma már mindenki az Excel 97-es, vagy modernebb verzióit használja. Nyugodt lelkiismerettel állítom, hogy teljesen mindegy melyikkel dolgozunk, legfeljebb apró eltérésekre kell számítani. Sőt, még az is mindegy, hogy melyik programot használjuk, az Excelt, vagy az említett, teljesen ingyenes OOo Calc programot, mert ez esetben is csak minimális különbségeket tapasztalunk. A táblázatkezelő programoknak is van saját adatformátumuk? Igen, mégpedig az Excel XLS, az OOo Calc SXC típust rendel a dokumentumhoz. Ugyanakkor az OOo Calc program XLS formátumú munkafüzeteket is képes kezelni. Az Excel 97, 2000, XP és 2003 verziói is nagyjából ugyanazt a fájlformátumot használják (ez is mutatja, hogy nem lehet nagy különbség a programokban). 4
Excel vagy OOo Calc Excel XP alapokon Átlagos feladatok esetén én nem sokat gondolkodnék, amikor az ingyenes OOo Calc és a meglehetősen drága Excel között kellene választanom. Ugyanakkor mindkét programnak vannak előnyei és hátrányai. Az Excel minden verziójában lehet például makrót rögzíteni (23.2.1.), ami jóval egyszerűbb, mint a makró nyelven történő alkalmazásfejlesztés. Igaz az OOo Calc legújabb verzióiban is megjelent már a makró rögzítési lehetősége. És az is kétségtelen, hogy az Excel legalábbis egyelőre jóval elterjedtebb. De az alternatíva miatt ára pár év alatt felére csökkent. 1. A program lehetőségei, eszközigénye A táblázatkezelők lehetőségeiről az előzőekben már volt szó, amihez csak annyit tennék még hozzá, hogy adatok nyilvántartására, és különféle szempontok szerinti kigyűjtésére, valamint optimális értékek keresésére is kiválóan alkalmas. Az Excel program 97-es verziójának hatékony futtatásához minimum Pentium gép és 16 MB RAM ajánlott. Emellett persze a Windows operációs rendszer a 95-ös, vagy még modernebb verziója kell, hogy a gépünkön legyen. Ez ma már semmiképpen nem jelenthet problémát. A modernebb verziók természetesen magasabb követelményt állítanak fel. Az XP futtatásához már ajánlott 128 MB RAM, és GHz feletti processzor teljesítmény (zárójelben azért megjegyzem, ez a program is csak ugyanazt tudja, mint a korábbi verziói: a jól bevitt adatokból a helyes képletekkel kiszámolja az eredményt). Operációs rendszer vonatkozásában az XP futtatásának nem feltétele a Windows XP! 2. A program telepítése, elindítása Start menü, Futtatás Start menü, Minden Program Microsoft Excel Mind a program telepítése, mind a program indítása megegyezik a szokásossal. Rövid áttekintésként azért mindkét eljárásról pár mondat. Telepítés rakjuk be a telepítő CD lemezt; ha a telepítő valamilyen okból automatikusan nem indul el, akkor a Start menü Futtatás pontját indítsuk el; gépeljük be X:SETUP, ahol X: helyére a CD egység nevét kell írni (a CD egység azonosítója többnyire D:); a továbbiakban mindent a képernyőn megjelenő utasításoknak megfelelően tegyünk. Indítás Az Excel elindítása a Start menü, Minden Program pontjában található Microsoft Excel opcióval, vagy a legutóbb futtatott programok közül lehetséges (utóbbi tartalma dinamikusan változik). Természetesen egy Excel dokumentumot megnyitva is elindul az Excel. Sajnos az Office eszközsor alapbeállítású telepítés esetén az XP verzióban már nem érhető el. Aki megszokta, az feltétlenül telepítse, mert nagyon hasznos segédeszköz. 1. Ábra: A Windows XP Start menüje és az Office eszközsor 5
ECDL Táblázatkezelés modul 3. Az EXCEL XP képernyője, megjelenését befolyásoló beállítások A program elindítása után a következő oldalon található ábra szerinti képet kapjuk. Ha a saját gépünkön nem teljes képernyősen jelentkezik be az Excel, feltétlenül nyissuk ki a program ablakot teljes nagyságra, mert a hatékony munkavégzéshez erre lesz szükségünk. Ennek a programnak saját dokumentumablaka van, amit általában szintén célszerű maximalizálni. A két méret gombból az egyik, mégpedig a címsorban lévő a program-, a másik pedig, a dokumentumablaké. Az ismert képernyő elemeken kívül (menüsor, eszközsorok, görgető sávok, státusz-, vagy állapotsor, munkaablak) a Word programhoz képest a következő újdonságokat találjuk: szerkesztőléc; munkalap regiszterfülek; na és a lényeg, a munkalap a koordinátáival. A már ismert képernyő elemek szerepével és használatával mint ahogy azt a bevezetőben már leszögeztem nem foglalkozunk még egyszer. Csak azokat beszéljük meg, melyekkel valószínűleg még nem találkozhattunk. Az eszközsorokkal végrehajtható műveletek jó része is ismerős kell, hogy legyen. Pontosan ezért itt is csak az újdonságokat fogjuk tárgyalni. Amit nagy valószínűséggel már tanultunk, arra csak hivatkozni fogok. Eszközsorok Program ablak gombjai Szerkesztőléc Dokumentum ablak gombjai Munkalap a koordinátáival Munkalap regiszterfülek Állapotsor Görgetősávok Munkaablak 2. Ábra: Az Excel XP ablaka 3.1 Munkalap és koordinátái, munkafüzet Az Excel alapdokumentuma a munkafüzet, amely munkalapokból áll. Minden munkalap egy nagy rácsos papír, ami 256 oszlopból és 65 536 sorból áll. Az egyes kis téglalapokat (melyeknek cella a neve) a koordinátáikkal lehet azonosítani. Vízszintesen az ABC betűi, függőlegesen arab számok szolgálnak erre a célra. A probléma csak az, hogy az ábécében nincs 256 betű. A megoldás a következő: A, B, C,, Z, 6
Excel XP alapokon azután AA, AB, AC,, AZ, majd BA, BB, BC,, BZ, és így tovább, végül IA, IB, IC,, IV. Az utolsó oszlop tehát az IV. Mint imént megállapítottuk, az alapdokumentum a munkafüzet, mely normál esetben 3 db munkalapból áll. Az egészet úgy is felfoghatjuk, mint egy kockás, 3 lapos füzetet, melynek minden lapján 256*65 536 kocka van. Később majd megnézzük, hogyan lehet belőle lapot kitépni, pótlapot berakni, illetve indigót rakni a lapok közé, hogy amit beleírunk ne csak egy lapon jelenjen meg (20.). A korábbi verziók munkalapjai A 4.0 verzió még nem munkafüzetet kezelt alapdokumentumként, hanem csak munkalapot. Az 5.0 és a 7.0 egyaránt 16 lapos munkafüzettel jelentkezett már be. Ezen verziók mindegyike 256*16 384-es méretű táblázatot használt laponként. A 97-es, és a 2000-es verzió lapmérete már a tárgyalt XP verzióéval egyező volt, és szintén 3 munkalapot tartalmazott alapértelmezésben a munkafüzet. 3.2 Munkalap regiszterfülek Első regiszter A munkafüzetben való lapozáshoz a regiszterfüleket használhatjuk. Minden regiszterfül feliratán elolvasható, melyik 4. Ábra: A Munkalap regiszterfülek munkalaphoz tartozik. Lapozáshoz csak a megfelelőre kell kattintani. De hogy lapozzunk egy olyan munkalaphoz, melynek nem látszik a regisztere? Igaz ez a veszély három lap esetén egyelőre nem fenyeget bennünket, de ha majd sok pótlapot rakunk be a munkafüzetbe, akkor szinte biztosan előáll az a helyzet, hogy nem fogjuk egyszerre látni az összes lap regiszterét. Ilyenkor kell majd a nyilakkal ellátott gombokat használnunk. Ezekkel ugyan nem tudunk lapozni, de a regiszterek felett mozoghatunk. Ha pedig már látszik az a regiszter, amelyhez lapozni akarunk, a probléma máris megoldódott. 3.3 Szerkesztőléc 3. Ábra: A munkalap koordináták +1 regiszter -1 regiszter Utolsó regiszter A szerkesztőléc is teljesen új eszköznek számít. Bal oldalán az aktuális cella koordinátája, az úgynevezett cellacím, jobb oldalán pedig a cella tartalma látható. Ha egy-egy cella tényleges tartalmára leszünk kíváncsiak, akkor azt itt kell megnéznünk. Ennek az oka az, hogy magában a cellában nem mindig annak fizikai tartalma jelenik meg. Például, ha a cellában egy számítási utasítás, úgynevezett Aktuális cella koordinátája Aktuális cella tartalma kifejezés szerepel, akkor annak csak a Aktuális cella Csak adatbevitelkor látható jelek kiszámított eredménye látható a cellában. A szerkesztőlécen azonban ez esetben is megnézhető 5. Ábra: A Szerkesztőléc a cella valódi tartalma, csak a kér- déses cellát kell kijelölni aktuálisnak (igazság szerint ez így csak alapértelmezett esetben igaz). A képen a szerkesztőléc középső részén látható jelek csak adatbevitel közben jelennek meg. Szerepükről rögtön szó lesz. 7
ECDL Táblázatkezelés modul 4. Adatbevitellel kapcsolatos ismeretek 4.1 Adatbevitel, adatbevitel lezárása, elvetése Mindig van egy aktuális cella a munkalapunkon, melynek cellacíme a szerkesztőlécen látható. Ránézésre arról ismerjük majd fel, hogy egy vastagabb vonal határolja, valamint a koordinátáinak alapszíne is más. Ha elkezdünk valamilyen adatot gépelni, akkor a bevitt adat az aktuális cellában jelenik meg (és a szerkesztőlécen). Az adatbevitel közben a státusz sor bal szélén a Beírás felirat látható, ami az Excel három üzemmódja közül az egyik. A három mód felsorolásszerűen: Kész, Beírás, Szerkesztés. Aktuális cella 6. Ábra: A cellamutató 4.1.1 Kész mód Ez az üzemmód az alapeset. Ha a másik módokba valahogy nem lépünk be, akkor mindig Kész módban vagyunk. Ugyanígy, ha azokat befejezzük, akkor is a Kész módba kerülünk. 4.1.2 Beírás mód, adatbevitel lezárása Beírás módba úgy kerülünk, hogy egy cellán állva egyszerűen elkezdünk gépelni. Ebben az üzemmódban arra kell eleinte nagyon vigyáznunk, hogy a nyíl billentyűkkel nem lehet az elhibázott szövegrészhez vinni a kurzort. Beírás módban tehát nincs más javítási lehetőségünk, mint a Backspace billentyűvel való 7. Ábra: A státuszsor visszatörlés, és újra begépelés. Az adatbevitel lezárására (aminek hatására újra Kész üzemmódba kerülünk) a következő lehetőségeink vannak: Enter lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával lejjebb ugrik; Shift - Enter lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával feljebb ugrik; Tabulátor lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával jobbra ugrik; Shift - Tabulátor lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával balra ugrik nyilak lezárják a bevitelt, és a cellamutató egy cellával a nyíl irányába ugrik; kattintás egy másik cellára lezárja a bevitelt, és a cellamutató az adott cellába ugrik; kattintás a jelre lezárja a bevitelt, de a cellamutató a cellán marad. A fentiek közül mindig annak a figyelembevételével kell választanunk, hogy hol szeretnénk folytatni az adatbevitelt! Adatbevitel elvetéséhez vagy az Escape gombot kell a billentyűzeten megnyomni, vagy a szerkesztőlécen kell a jelre kattintani. Mindig egy cellával lejjebb visz az Enter? Nem. Amennyiben egy sorba több adatot viszünk be egymás melletti cellákba (minden adatbevitel után Tabulátor billentyűvel jobbra lépve), majd az egy sorba írandó adatok közül az utolsónál Entert gépelünk, akkor nem a kérdéses cella alá kerül a cellamutató, hanem az első adat alá. Ez tulajdonképpen logikus, hiszen valószínűleg úgyis ott akarjuk folytatni az adatbevitelt. Mindig lezárható a kurzormozgató billentyűkkel is az adatbevitel? Ha egy cellába egyenlőségjellel kezdődő úgynevezett kifejezést viszünk be, akkor nem. Ez esetben csak az Enter, a Tabulátor, valamint a alkalmazható erre a célra. Mindig csak egy cellába lehet adatot bevinni? Nem. Ha több cellát is kijelöltünk a bevitel megkezdése előtt ennek módszerét később, a 6. pontban fogjuk tanulni akkor lehetséges ugyanazt az adatot a kijelölt terület összes cellájába egyszerre bevinni. Ehhez a Ctrl - Enter billentyűkombinációt kell alkalmaznunk. 8
Excel XP alapokon 4.1.3 Szerkesztés mód és lezárása Szerkesztés módba akkor kerülünk, ha a hiba helyén duplát kattintunk a javítandó cellába, vagy a javítandó cellát jelöljük ki aktuálisnak, és a szerkesztőlécen kattintunk a hibához, illetve ha megnyomjuk az F2 funkcióbillentyűt. Szerkesztés módban az adatbevitel lezárására a lehetőségek ugyanazok, mint a Beírás módban, kivétel: a jobbra és a balra nyilak, melyek ekkor a szövegkurzor mozgatására szolgálnak; valamint a le és fel nyíl, amit ilyenkor nem lehet semmire használni. Véleményem szerint sokszor egyszerűbb egy cella adatát újra bevinni, mint kijavítani Szerkesztés módban. Adatbevitel elvetéséhez itt is az Escape gombot kell megnyomni, vagy a szerkesztőlécen a jelre kattintani. 4.2 Cellamutató mozgatása A cellamutató mozgatására az adatbevitel lezárásánál megbeszélt billentyűkön kívül többek között a következő lehetőségeink is vannak: Home az aktuális soron belül mindig az A oszlopba ugrik; End azután egy nyíl a következő nem üres, vagy az utolsó nem üres cellába ugrik (nem egyszerre kell megnyomni, és akkor célszerű használni, ha adataink foltszerű csoportokban helyezkednek el); Ctrl - Home az A1 cellacímre ugrik; Ctrl - End a legalsó adatot tartalmazó sor és a legutolsó adatot tartalmazó oszlop metszéspontjába ugrik; Page Up a képernyőn elférő sorok számának megfelelő számút ugrik felfelé; Page Down a képernyőn elférő sorok számának megfelelő számút ugrik lefelé; Ctrl - Page Up a munkafüzetben egy lapot lapozunk előre; Ctrl - Page Down a munkafüzetben egy lapot lapozunk hátra; Alt - Page Up a képernyőn elférő oszlopok számának megfelelő számút ugrik balra; Alt - Page Down a képernyőn elférő oszlopok számának megfelelő számút ugrik jobbra. 4.3 Adattípusok, alapértelmezett igazításuk, hosszú adtok viselkedése A cellákba kerülő adatokat az Excel tartalmuk alapján több csoportba sorolja. Ezek az úgynevezett adattípusok, melyek mindegyikének van néhány jellegzetessége: szám csak a számjegyeket, ezres tagolást, a Windows Területi és nyelvi beállítások -nál megadott tizedes jelet, 8. Ábra: Különféle adattípusok nemzeti pénznemet és előjelet tartalmazhat; dátum a Windows beállításának megfelelően kell begépelni, alapesetben év.hó.nap; idő a Windows Területi és nyelvi beállítások -nak megfelelően kell begépelni, alapesetben óra:perc; kifejezés mindig egyenlőségjellel kell kezdeni, és tartalmazhat konstansokat, cellacímet, műveleti jeleket, függvényeket; logikai csak két értéket vehet fel: igaz, vagy hamis; szöveg ami nem tartozik a fenti öt típusba, az szöveg típusú. Ha nem felel meg a szám, a dátum, vagy az idő beviteli formája, akkor azt a Windowsban, a Területi és nyelvi beállítások -nál lehet módosítani (ezt a Vezérlőpultban fogjuk megtalálni). Ugyancsak itt állíthatunk a nemzeti valuta jelölésén is. 9
ECDL Táblázatkezelés modul 4.3.1 Szám Mint matematikából megszoktuk, a pozitív előjelet felesleges megadnunk. Az is logikus, hogy tizedeseket tartalmazó értékek megadásánál vesszőt kell alkalmaznunk, feltéve, hogy a Windows Területi és nyelvi beállítások -nál nem adunk meg mást. Nagyobb számok kiolvasásának megkönnyítése ezres tagolással szokás. Az Excel 97-es verziójáig bevitelkor erre nem volt lehetőség, csak utólag, a formázáskor. Az újabb verziókban viszont már megoldható. Sőt, elég csak egy szóköz tagoló karaktert megadni. Az viszont nagyon fontos, hogy a szóköz után 3, 6, 9, stb. újabb számjegynek kell következni. Könyvelésben járatosak arra vigyázzanak, hogy az ezres tagolás nem ponttal történik! Ha pénzösszegeket akarunk megadni, akkor a számjegy mögé már bevitelkor egy szóköz mögé megadhatjuk a beállított nemzeti valutát, alapesetben a Ft szimbólumot. Én azonban mégis inkább az utólagos ezres tagolást, és pénznemre történő formázást javaslom, melyek módszeréről hamarosan részletesen lesz szó. Néhány példa nem jó számokra: 12 00, 12.000, 12.000.520, 12 2532 És néhány jó alak: 12 000, 253 125436, 1425 254, 2554255, 1 254 365, 25,325, -2512, 25 Ft, 126 365 Ft Ha nagyon nagy számot gépelünk be, akkor az Excel azt átváltja úgynevezett normál alakba (most némi matek jön, elnézést). Például ha valami ilyesmit látunk egy cellában: 2,55E+11 annak értelmezése 2,55*10 11. A 97-es verzió óta a program az adatbevitel lezárása után az oszlopszélességet is automatikusan beállítja. 4.3.2 Dátum és idő A dátum adattípusnál az adatbevitel lezárása után az adatot az Excel automatikusan átalakítja éééé.hh.nn formára. Azaz az évet 4 jeggyel, a hónapot és a napot 2 jeggyel mutatja, határoló karakternek pedig pontot használ. Ha rakunk a nap után pontot, ha nem, azt az Excel a 97-es verzió óta elfogadja, de mivel a Windows Területi és nyelvi beállítások szerint a dátum végén nincs pont, így ha rakunk is, azt a program levágja. Ez az összesen 10 jel viszont már nem fér be a normál szélességű cellába, ezért egy dátum bevitele után a program az oszlopot automatikusan szélesebbre állítja. Időt, mint már volt róla szó, óó:pp alakban kell megadni, azaz az órát két jeggyel, a percet szintén két jeggyel, a határoló karakter pedig a kettőspont. A dátum és idő adatokkal majd lehetőségünk lesz számolni is, feltéve, hogy az Excel nem szövegként kezeli a bevitt adatot. Hogy ez a hiba miről ismerhető fel, rögtön szóba kerül. Hogy lehet a leggyorsabban bevinni az aktuális dátumot? Kattintsunk bele a szerkesztőlécbe, majd nyomjuk meg a Ctrl -. (Ctrl - pont) billentyűkombinációt. Mindenképpen be kell vinni az évet is? Nem. Ez esetben automatikusan tárgyéviként kezeli a dátumot a program, bár ezt nem jelzi ki a cellában. A különböző megjelenési formájú dátumokról később lesz szó (14.5.). A két jeggyel bevitt dátumokat hogy kezeli az Excel? Ami 30, vagy 30-nál nagyobb évet tartalmaz, az 1900-as dátum, ami kisebbet, az 2000-es. A délutáni időpontot feltétlenül hivatalos formában kell bevinni? Nem. Megadható 15:20 helyett 3:20 du is, de ez több gépelés. 4.3.3 Kifejezés Ha kifejezés adattípust alkalmazunk, akkor miután lezártuk az adatbevitelt, jó kifejezésnél alapszituációban a kifejezés kiszámolt értékét, vagy esetleg # jeleket láthatjuk a cellában. Ez utóbbi esetben nem fért ki a kiszámolt érték a cellába, amin az oszlopszélesség állítással segíthetünk (7.). Mivel a kifejezésekkel még külön fogunk foglalkozni, most nem tárgyaljuk meg részletesebben. 10
4.3.4 Logikai adat Excel XP alapokon Ezt az adattípust ritkán fogjuk alkalmazni. Csak két értéket vehet fel: IGAZ, HAMIS. Általában nem, mint adatot visszük be, hanem egy logikai kifejezés eredményeként fogjuk majd megkapni (11.). 4.3.5 Szöveg Ami nem tartozik a fenti adattípusok egyikébe sem, azt az Excel, mint sima szöveget kezeli. Szöveges adatokat többnyire csak, mint kísérő, magyarázó, kiegészítő feliratokat szokás alkalmazni. Igazság szerint szöveges adatokkal is lehet néhány műveletet végezni, de mivel csak viszonylag ritkán kell őket alkalmazni, ezeket az úgynevezett szövegműveleteket csak a kiegészítő információkban tárgyaljuk. Milyen szövegműveleteket végezhetünk? A két legfontosabb a szövegek összefűzése, valamint a szövegrészek kinyerése. Szövegegek összefűzése A szövegek összefűzése az & (and) operátorral, vagy az ÖSSZEFŰZ függvénnyel lehetséges. A & karaktert magyar kiosztású billentyűzeten az AltGr - C billentyűkombinációval vihetjük be. Lássunk egy mintát a szöveg összefűzésre. Ha például az A1 cella tartalma alma, a B1 celláé pedig fa, akkor amennyiben a C1 cellába az =A1&B1, vagy =ÖSSZEFŰZ(A1;B1) képletet gépeljük, akkor annak eredménye almafa lesz. Szövegrészek kinyerése Ehhez szöveg függvényeket kell használni. A függvényekről később részletesen fogunk beszélni (15.2.), de szöveg függvényekről nem esik majd szó, mert nem nagyon lesz rá szükségünk. A szöveg elejéről a BAL, végéről a JOBB, közepéről a KÖZÉP függvénnyel nyerhetünk ki szövegrészeket. Például, ha A1 cella tartalma almafa, B1 celláé pedig =BAL(A1,4), annak eredménye alma. Ez alapján logikusan az =JOBB(A1,2) eredménye fa. A KÖZÉP függvénynek viszont két paramétere van: honnét és milyen hosszban kell venni a szövegrészt. Ennek értelmében az =KÖZÉP(A1,3,2) eredménye ma. Hogy vihetünk be szám adatot szövegként? A bevitelt jellel (aposztróf jellel) kell kezdeni. Ezt magyar billentyűkiosztás esetén a Shift-1 billentyűkombinációval kapjuk. Nem is gondolnánk, hogy erre milyen gyakran lesz majd szükségünk. 4.3.6 Adattípusok igazítása, hiba felismerés igazítás alapján A szöveg adattípust alapesetben balra, a logikait középre, minden más adattípust viszont jobbra igazít a program. Ha egy adat hosszabb, mint a cella szélessége, akkor az típusától függően viselkedik: Szöveg típusnál az adat átlóg a következő oszlopba. Ha viszont a kérdéses cellától jobbra is szerepel adat, akkor az átlógó rész látszólag eltűnik, valójában azonban csak takarásba kerül. Ez nem dátum, mert balra zárt. 9. Ábra: Az adatformátumról felismerhető a rossz adat Sajnos ezt semmi nem jelzi, legalábbis az Excelben (az ingyenes Calc programban erre egy kis piros színű, jobbra mutató nyíl utal). Nem szöveg adattípusoknál az adat helyett # jeleket látunk a cellában, ha az hosszabb a cellánál. Ez csak arra figyelmeztet bennünket, hogy az adat nem fért a cellába, ezért a cellát majd szélesebbre kell állítani. Ha adatbevitel lezárása után egy számot, dátumot, időt, kifejezést, vagy logikai értéket az Excel balra zár, akkor azt szövegnek értelmezte, amivel viszont nem tud számolni. Ha mégis megpróbáljuk, hibaüzenetet kapunk. A rossz adatbevitel így kis rutinnal az adat igazításáról is felismerhető. 5. Kijelölések A kijelölési módszerek kísértetiesen emlékeztetnek a Word programban, a táblázatoknál megtanultakra. Ráadásul az Excel 10. Ábra: Enter hatására kijelölésben így mozog az aktív cella 11
ECDL Táblázatkezelés modul összes ma használt verziójában több különböző területet is kijelölhetünk, míg a Wordnél ez csak a 2000 és modernebb verziók esetében igaz (az OOo Write támogatja a többszörös kijelölést). Ha van kijelölt területünk, akkor a kijelölt területen belül mindig lesz egy aktuális cella, aminek a színe világos marad. Az adatbevitel ilyenkor ebbe a cellába történik, és ha az adatbevitelt Enter, Shift - Enter, Tabulátor, vagy Shift - Tabulátor gombokkal zárjuk le, mindig csak a kijelölt területen belül lép a korábban megtanultaknak megfelelően új cellába az Excel. Erre példát az ábrán láthatunk. De nézzük meg a kijelölési lehetőségeket: több cella elhúzás a cellákon; egy sor kattintás a sor koordinátára; több sor elhúzás a sor koordinátákon; egy oszlop kattintás az oszlop koordinátára; több oszlop elhúzás az oszlop koordinátákon; az egész táblázat kattintás a sor és oszlop koordináták találkozásánál, a felirat nélküli téglalapon. 12 Az egész táblázat kijelöléséhez ide kell kattintani Ez az aktuális cella 11. Ábra: Egy egyszerre kijelölt sor, oszlop, és tartomány Ha több tartományt akarunk kijelölni, akkor: az első kijelölést a fentiek szerint végezzük; a következő, és minden további kijelölést viszont a Ctrl gomb nyomása közben kell végrehajtani. Lényeges azonban, hogy az egérkurzor alakja cellák kijelölésekor mindig legyen (régebbi Excel verziók esetén sorok és oszlopok kijelölésekor is ilyen alakú volt az egérkurzor, az XP verzióban azonban )! Ellenkező esetben kijelölés helyett lehet, hogy másolni fogunk. Ha bármilyen formázási műveletet végzünk, akkor az minden kijelölésen belül végrehajtódik. Ez óriási előny, hiszen egyszerre tudunk, mondjuk több fejlécet is megformázni. Kijelöléskor kiírja a program, hogy mekkora már a kijelölt terület? A 97-es verziónál újabb verziók igen. Például: 2S X 3O (2 sor * 3 oszlop), 2O (2 oszlop), 3S (3 sor), stb. Ezt az információt azonban noha tájékoztató adat nem az állapotsorban, hanem a szerkesztőlécen kell keresnünk. 6. Sormagasság, oszlopszélesség beállítása Itt kell húzással állítani a sormagasságot 12. Ábra: Sormagasság állítása menüből és egérrel Ezen a területen is sok, már ismerős lehetőséggel fogunk találkozni. A cellamagasságot itt sem kell állítani, mert a Word programhoz hasonlóan automatikusan az adott sorban található legmagasabb adathoz igazodik. Ha mégis szabályozni akarjuk, akkor azt a legegyszerűbben a sor koordinátáknál a sor alsó határvonalának elhúzásával tudjuk megtenni. A pillanatnyi magasságot mindig kiírja a program. Sőt, az XP verzióban a sor új magasságát egy szaggatott vonal is jelzi. Másik lehetőség a Formátum menüből a Sor menüpont kiválasztása után a Magasság elindítása, ahol 0 és 409 közötti számmal, pontokban kell megadni a méretet. Ez esetben, ha van olyan kijelölés, ami több sort is érint, akkor természetesen minden érintett sor magassága állítódik. Ha a sormagasság egérrel történő álltásának helyére duplát kattintunk, akkor a sor magassága automatikusan a legmagasabb betűhöz igazodik újra (ha a legmagasabb betű nincs 10 pont, akkor 10 pontos betűhöz). Ennek persze csak akkor van jelentősége, ha a sormagasságot elállítjuk. Ezzel egyenértékű, ha menüből a Normál magasság pontot választjuk. Az oszlopszélesség egérrel történő beállításánál annyi különbség van a Word programhoz képest, hogy az oszlopszélességet csak Itt kell húzással állítani az koordinátáknál lehet húzással állítani. Itt is igaz viszont az, hogy ide oszlopszélességet duplát kattintva az oszlopban lévő legszélesebb adat szélességét veszi fel az oszlop. Ha viszont csak egy, vagy néhány adott cellában lévő 13. Ábra: Oszlopszélesség adathoz akarjuk igazítani az oszlopszélességet (és van abban az állítás egérrel oszlopban nála hosszabb adat is), akkor jelöljük ki a kérdéses cellát, vagy cellákat, majd válasszuk ki a Formátum menü Oszlop pontjából a Legszélesebb kijelölt elemet.
Ide fog kerülni az adat Excel XP alapokon További lehetőség a Formátum menüből az Oszlop menüpont kiválasztása után a Szélesség elindítása, ahol 0 és 255 közötti számmal kell megadni a méretet. Miben mérik az oszlopok szélességét? Az oszlopszélesség mértékegysége a normál betű szélessége, ami a beállított alapértelmezett betűtípusra vonatkozik. Az alapértelmezett betűtípus az Arial, amit átállítani felesleges, de ha ez mégis szükségessé válik, az Eszközök menü Beállítások pontjában az Általános fülön tehetjük meg. Persze, hogy egy arányos betűtípus esetében melyik betű szélessége az 1 egységnyi, az kérdéses Oszlopok és sorok elrejtése, felfedése Munkánk során lehetséges, hogy szükségünk lesz arra, hogy bizonyos adatok szerepeljenek ugyan egy sorban, vagy oszlopban, de a végeredményként kapott táblázaton már nem kell, hogy megjelenjenek. Az ilyen jellegű adatokat tartalmazó sorokat és oszlopokat egyszerűen csak el kell majd rejtenünk. Az elrejtés egy lehetséges menete a következő: jelöljük ki az elrejtendő sort, vagy oszlopot; válasszuk ki a Formátum menüből a Sor, vagy Oszlop pontot, majd az Elrejtés opciót. Ha újra szükségünk van az adatokra, akkor a kérdéses sort, vagy oszlopot fel kell fedni: jelöljük ki az elrejtett sor felett és alatt lévő sorokat, oszlop esetén az előtte és mögötte lévő oszlopokat; indítsuk el a Formátum menüből a Sor, vagy Oszlop pontot, majd a Felfedés opciót. Megjegyzem, úgy is elrejthetünk sorokat és oszlopokat, hogy a szélességüket, illetve magasságukat nullára állítjuk. Ez gyakorlatlan Excel felhasználóknál komoly problémát jelenthet, mert lehet, hogy nem tudja újra megjeleníteni a kérdéses sort, vagy oszlopot. Velünk ilyen ezek után már nem fordulhat elő, mert tudjuk a megoldást: fel kell fedni, és kész. 1. Feladat: Hozzuk létre az ábrán lévő adatokkal feltöltött táblázatot! Megoldás: Mivel most a szóközöknek, vesszőknek és pontoknak is nagy jelentősége van, a helyes adatbevitelre nagyon vigyázzunk! Írjuk be A1 cellába Szám adatok, majd Enter, A2-be -1 523 (szóközzel) és Enter, A3-ba 3,14 (tizedes vesszővel) és Enter, A4-be 156 000 (szóközzel) és Enter, A5-be 1 526 Ft (szóközökkel és pénznemmel) és Enter. Most direkt hibázzunk! A6-ba 25 23 14. Ábra: A feladat (szóközzel) és Enter. A7-be pedig 3.14 (tizedes ponttal). Kattintsunk B1-re, és gépeljük be dátum adatok, minek hatására az A1 cella tartalmának az a része, ami átlógott a szomszéd cellába látszólag eltűnt. Ezzel egyelőre ne foglalkozzunk. Az Enter után írjuk be 96.08.14. és Enter. Mint látható a dátum végén most van pont! Vigyük be a következő dátumot is, 95.02.15 és Enter. Most viszont nem volt pont, és mindkét formában elfogadta a dátumot (hiszen jobbra igazította őket). Végül 94.02.31 és most is Enter. De ezt nem fogadta el. Miért? Hát van 31. nap február hónapban? Próbáljuk ki még a tárgyévi dátumot is! Gépeljük be 08.30 és Enter. Kattintsunk C1-re. Ide az idő adatok -at vigyük be és Enter, majd 12:10 Enter, 15:20 Enter, 8:10 du (szóközzel) és Enter. Az oszlopszélességek állításához jelöljük ki A-C oszlopokat, azután a Formátum menüből indítsuk el az Oszlop, abból pedig a Legszélesebb kijelölt menüpontot. Vegyük észre hibáinkat! Az A6, A7 cellák nem számok, B4 pedig nem dátum. 7. Adatok másolása, mozgatása egérrel Ha adatainkat véletlenül rossz helyre vittük be, akkor a legegyszerűbb javítási módszer az, hogy egyszerűen a helyükre húzzuk őket az egérrel. Ehhez csak a megfelelő helyen kell az aktuális cellát megfogni, majd az egérrel elhúzni. Ha egy kijelölt tartományt fogtunk meg, akkor természetesen az egész tartományt fogjuk így mozgatni. A megfelelő hely a 15. Ábra: Adat mozgatás egérrel, illetve nem üres területre való mozgatás hibaüzenete 13
ECDL Táblázatkezelés modul cella, vagy kijelölt tartomány határvonala. Lényeges, hogy az egérkurzor alakja ilyenkor az ábrán látható nyíl (esetleg egy + jel mellette). A program az egérkurzor mellé kiírja az adatok új helyének koordinátáit. Ha másolni, és nem pedig mozgatni akarunk, akkor, mint bizonyára már kitaláltuk, a Ctrl gombot kell a húzás közben nyomni. Lényeges, hogy előbb az egér gombját kell elengedni, és csak aztán a Ctrl billentyűt! Arra, hogy másolás történik, az egérkurzor mellet egy kis pluszjel is utal. Mindkét műveletre igaz, hogy ha a céltartomány nem üres, az Excel egy párbeszédablakban megerősítést kér a korábbi tartalom felülírására. Amit felülírunk, az persze elvész. Szerencsére lehetőségünk van a művelet visszavonására. Másolás és mozgatás az egér jobb gombjával Amennyiben a kijelölt területet jobb gombbal húzzuk az új helyére, akkor egy menüből választhatjuk ki szándékunknak megfelelő eljárást. Így ráadásul a feladatot jóval többféle módon is elvégezhetjük. A fontosabb lehetőségek, és azok magyarázata: tegye ide áthelyezés; másolja ide másolás; csak érték másolása ide a képleteknek a kiszámolt értéke kerül másolásra (a formátum nem); csak formátum másolása ide értelemszerűen (érdekes, hogy több cellát kijelölve, minden cella formátuma külön másolódik át); csatolás ide csak egy, a kérdéses cellára mutató cellahivatkozást kell beilleszteni (a cellahivatkozásokról hamarosan részletesen esik szó). Az első két műveletet ráadásul úgy is elvégezhetjük, hogy a célterület tartalmát jobbra, vagy lefelé eltoljuk. Erre persze csak akkor lesz szükségünk, ha a célterület nem üres. Másolás és mozgatás a vágólappal Mindent pontosan ugyanúgy kell végezni, mint korábban tanultuk: a mozgatandó, vagy másolandó terület kijelölése; a vágólapra vágás, vagy másolás; a cellamutató új helyre vitele; a vágólap tartalmának beillesztése. Három fontos dologra azonban fel kell hívnom a figyelmet: csak a beillesztés bal felső sarkába kell vinni a cellamutatót, kijelölni nem szabad (pontosabban felesleges); a beillesztett cella mellett megjelenő intelligens címke egy sor speciális, korábban nem elérhető lehetőséget biztosít (ezekről rögtön részletesen is lesz szó); az egész művelet befejezéseként még a forrásterület kijelöltségét (amit a futó szaggatott vonal jelez) meg kell szüntetni az Esc billentyű leütésével. Az Office vágólap használata Ne felejtsük el, hogy az Office 2000 verzió óta a vágólap 24 elemet tartalmazhat, melyből egy az aktív. Beillesztésre mindig az aktív elem kerül. Most már csak az a kérdés, melyik elem az aktív? Ha mást nem jelölünk ki az Office vágólapon, akkor az utoljára a vágólapra rakott elem az aktív. Ha nem ezt akarjuk beilleszteni, tegyük a következőket: jelenítsük meg az Office vágólapot (ehhez a Nézet menü segítségével kapcsoljuk be a munkaablakot, majd abban válasszuk ki a vágólapot, vagy anélkül, hogy bármit kijelölnénk, nyomjuk meg a Ctrl - C billentyűkombinációt kétszer), kattintsunk a beillesztendő vágólap elemre. Annyi kiegészítés még kívánkozik az elmondottakhoz, hogy az utoljára beillesztett elem válik ezzel aktív elemmé. Speciális, úgynevezett irányított beillesztési lehetőségek a vágólappal Néha szükségünk lehet arra, hogy egy adatot ne a szokásoknak megfelelően másoljunk, hanem: annak csak formáját (például félkövér, milyen a szegélye, stb.); pusztán csak kiszámolt értékét (azt az értéket, amit a cellában látunk); magát a képletet (azt a kifejezést, amit valójában beírtunk a cellába). Ezek után már nyilván érdekel bennünket az is, hogy szokásos beillesztés esetén mit szúr be a program. Nos a képletet formátumával és minden egyéb jellemzőjével együtt. Ez alól csak az oszlopszélesség a kivétel. Pontosabban az XP verzióban már az oszlopszélesség is másolható, de csak külön kérésre, és akkor csak önállóan. 16. Ábra: Irányított beillesztés 14
Excel XP alapokon Munkánk során további speciális igények is felmerülhetnek. Például egy cellatartomány minden elemét be szeretnénk szorozni, vagy éppen elosztani akarjuk egy konstanssal, stb. A korábban vázolt, és a most felvetett problémák esetén is az Irányított beillesztés menüpontot kell alkalmazni. E lehetőséget a Szerkesztés menüben, vagy a helyi menüben találhatjuk meg. A kapott párbeszédablak nyújtotta szolgáltatások rövidesen ismertetésre kerülnek. Gyorsabb speciális beillesztési lehetőségek az XP verzióban Az Excel XP verzióban a beillesztés ikonja egy legördülő lista ( ), melyet lenyitva a beillesztés módját sokkal könnyebben szabályozhatjuk. A választék, és azok magyarázata: képletek ez a sima beillesztés, azaz megfelel a Ctrl - V billentyűkombinációnak; értékek képlet esetén annak kiszámolt értékét illeszti be; nincs szegély mint a képletek, de a formátumok közül a szegélyeket nem illeszti be; transzponálás a sorokat és oszlopokat felcseréli (erre csak ritkán lesz szükségünk, de akkor sok munkát lehet vele megspórolni; csatolva beillesztés csatoláskor nem az adat, hanem csak az adatra történő hivatkozás kerül beillesztésre;; irányított beillesztés az imént megbeszélt párbeszédablakot kapjuk, ahol sok további lehetőségünk is adódik. A Beillesztés beállításai intelligens címke Hogyha a vágólappal másolunk, illetve mozgatunk, akkor az Excelben is megjelenik a Beillesztés beállításai intelligens címke ( ). Amennyiben az egérkurzort a címke felé visszük, az most is átalakul egy legördülő listává, amelyből a beillesztés mikéntjére vonatkozó lehetőségek közül választhatunk. Ennek a listának az elemei ugyan attól függően alakulnak, hogy mit illesztettünk be, de az eddig megbeszéltek alapján minden könnyen értelmezhető. 8. Cella adatok törlése Adatok törléséhez Kész módban csak a Delete gombot kell megnyomni. Ha nincs kijelölve semmi, akkor az aktuális cella, ha vannak kijelölt cellák, minden kijelölt cella tartalma törlődik. Tehát hasonlóan a Word táblázataihoz, a Delete billentyűvel nem maga a cella, hanem annak csak a tartalma törlődik. Itt szeretném megjegyezni, hogy az esetben, ha a cellát már megformáztuk, a formátum nem törlődik. Ez annyit jelent, hogy ha egy másik adatot viszünk be a törölt tartalmú cellába, akkor az adat ugyanolyan módon fog megjelenni, mint a korábban onnét kitörölt adat. Ha például félkövér adatot töröltünk, az új adat is félkövér lesz. Hasonló okokból azonban ugyanez néha, legalábbis egyelőre, megmagyarázhatatlan furcsaságokhoz is vezet. Például ha egy cellába beírunk egy dátumot, majd azt a Delete gombbal kitöröljük, aztán ugyan oda beírjuk a 2 -es számot, akkor a cellában az 1990.01.02 dátum jelenik meg. Ennek okát később beszéljük meg (16.2.). Természetesen van lehetőség a cella teljes tartalmának (azaz formátumának is) a törlésére. Sőt! Törölhetjük csak a formátumot is. Erről a lehetőségekről is beszélni fogunk rövidesen (16.2.). 9. Automatikus kitöltés, egyedi listák (sorozatok) megadása Egy táblázatba nagyon gyakran kell olyan adatokat beírni magyarázó, kísérő információként, melyek között logikai kapcsolat ismerhető fel, mint például a hét napjai, a hónapok nevei, stb. Máskor matematikai vagy más logikai összefüggés van a sorozatok elemei között. Például: ötösével, tízesével, százasával növekvő számok (azaz a matematikából tanult számtani sorozat); vagy minden hónap valahányadik napja, negyedévente egy adott dátum, évente egy adott nap, stb. Erre a célra kiválóan alkalmas az Excel automatikus kitöltő funkciója. 9.1 Automatikus kitöltés Az automatikus kitöltés során alkalmazandó munkamódszer majd attól függ, hogy milyen sorozatot akarunk létrehozni. Ezért ezt a funkciót kétfelé bontva fogjuk tárgyalni. 15
ECDL Táblázatkezelés modul 9.1.1 Egyetlen elemükkel megadható listák Ebben az esetben elég a lista egy elemét megadni, majd lezárni az adatbevitelt. Ezt követően fogjuk meg a cella automatikus kitöltő fogantyúját, és amerre folytatni szeretnénk a listát, húzzuk el az egeret. A hivatkozott fogantyú egy picike kis négyzet a cella jobb alsó sarkában. A kitöltés helyét egy szürke keret jelzi. Azt, hogy pillanatnyilag hol tart a kitöltés, az Ezt a négyzetet kell húzni 18. Ábra: Az autokitöltő fogantyúja egérkurzor mellett leolvashatjuk. Ha a lista véges számú elemből áll, akkor az utolsó elem után újra az első elem fog következni (ez így elmondva bonyolult, de a példák alapján világos lesz). Ez a kis kereszt lesz az autokitöltő 17. Ábra: Az autokitöltő használata Ezek után nézzük a lehetőségeket. Ha az egér bal gombjával végezzük a kitöltést, akkor a következő alternatívák állnak rendelkezésünkre: A sorozat neve a hét napjai teljes nevükkel a hét napjai rövidítve a hónapok teljes nevükkel Elemei, illetve példa rá hétfő, kedd, szerda, csütörtök, péntek, szombat, vasárnap, hétfő, h, k, sze, cs, p, szo, v, h, január, február, március, április, május, június, július, augusztus, szeptember, október, november, december, január, 16 a hónapok rövidítve egyesével növekvő, számsorozatszerű szöveg negyedévek arab számmal jan, febr, márc, ápr, máj, jún, júl, aug, szept, okt, nov, dec, jan, 92. év termelése, 93. év termelése, 94. év termelése, 1. negyedév, 2. negyedév, 3. negyedév, 4. negyedév egymást naponta követő dátumok sorozata 1999.10.11, 1999.10.12, 1999.10.13, 1. Táblázat: A gyárilag beépített listák egy elemükkel is megadható része Ha azonban az egér jobb gombjával végezzük a húzást, akkor további lehetőségeink is adódnak. 1. Cellák másolása: az összes cellába a kiinduló cella tartalma kerül (formátummal együtt). 2. Kitöltés sorozattal: ez felel meg a bal gombbal való húzásnak. 3. Kitöltés csak a formátummal: csak a formátumot viszi át azokra a cellákra, ahová az autokitöltőt húztuk. 4. Kitöltés értékkel: kifejezések esetén (5.3.3.) a cellába a kifejezés kiszámolt értéke kerül, dátum e- setén a dátumnak megfelelő szám (12.). 5. Kitöltés napokkal: 19. Ábra: Kitöltési a cellákat naponta növekvő dátummal tölti fel (csak akkor választható, ha a kiinduló érték dátum). lehetőségek 6. Kitöltés munkanapokkal: mint az előző, de a szombatra és vasárnapra eső dátumokat kihagyja a program. 7. Kitöltés hónapokkal: a cellákat havonta növekvő dátummal tölti fel (szintén csak dátum kiinduló érték esetén alkalmazható).
8. Kitöltés évekkel: a cellákat évente növekvő dátummal tölti fel (ez is csak dátum érték esetén alkalmazható). 9. Sorozatok: pontosan megadhatjuk, hogy a sorozat hogy viselkedjen (lépésköz, záró érték, stb.). 9.1.2 Csak több elemükkel megadható sorozatok Excel XP alapokon Ez esetben a sorozatnak két elemét kell megadni, és lezárni az adatbevitelt. Ezután ki kell jelölni az induló adatokat tartalmazó cellákat, majd a kitöltés irányába húzni az autokitöltőt. A lehetőségeink ez esetben a következők: A sorozat neve egyszerű számtani sorozat (lineáris trend) a hét azonos napjai a hónapok azonos napjai a negyedévek azonos napjai az évek azonos napjai Elemei, illetve példa rá 5, 10, 15, 20, vagy 17, 21, 25, 29, vagy 100, 200, 300, 400, 1999.01.05, 1999.01.12, 1999.01.19, 1999.01.05, 1999.02.05, 1999.03.05, 1999.01.05, 1999.04.05, 1999.07.05, 1999.01.05, 2000.01.05, 2001.01.05, 2. Táblázat: Csak két elemükkel megadható listák Az egér jobb gombjával végezve a húzást, a korábban ismertetett lehetőségeken kívül két további opciót is választhatunk (melyek eddig is ott voltak, csak nem voltak elérhetőek). 1. Lineáris trend: két kiinduló érték esetén számtani sorozat, több érték esetén azonban lineáris trend szerint állapítja meg a sorozat elemeit. 2. Exponenciális trend: két kiinduló érték esetén mértani sorozat, több érték esetén azonban exponenciális trend szerint állapítja meg a sorozat elemeit. Mit jelent a lineáris és az exponenciális trend Ha egy lineáris trend sorozat értékeit grafikonban ábrázoljuk, akkor egy egyenest kapunk, exponenciális trend esetén, pedig egy parabolát. Ez természetesen csak annyit jelenthet, hogy az Excel a sorozat elemeit úgy próbálja megállapítani, hogy az értékekre fektethető görbe az egyeneshez, illetve parabolához a lehető legnagyobb mértékben közelítsen. Elsősorban az Excel magasabb szintű alkalmazása esetén van nagyobb jelentősége a trendeknek. Segítségükkel, nagy valószínűséggel megjósolhatóak egy jövőbeni esemény jellemző adatai. 9.1.3 Az intelligens Automatikus kitöltési lehetőségek címke Az XP verzióban a bal gombbal történő kitöltés esetén megjelenik az Automatikus kitöltési lehetőségek intelligens címke ( ). A címkére állva az legördülő listává alakul. Ugyan a benne lévő lehetőségek függenek a sorozat jellegétől is, de értelmezésük nem jelent gondot. Különösen a kitöltés formátum nélkül nagyon fontos, mint azt majd munkánk során látni fogjuk. A többi lehetőséget egyébként máshonnét is el lehetett érni, konkrétan: a Kitöltés csak formátummal megoldható a formátumfestővel; a Cellák másolása több módszerrel is, például a vágólappal; míg a többi elem a jobb gombbal történő automatikus kitöltéssel. 20. Ábra: Az intelligens címke elemei 9.1.4 Egyedi listák Munkánk során gyakran kell olyan fix elemű listákat megadni, melyek csak és kizárólag a mi munkánkban fordulnak elő, tehát gyárilag nem lehetnek beépítve az Excel-be. Például: kollégáink nevei, a cégünk által forgalmazott termékek listája, a vállalat telephelyeinek megnevezése, stb. Mégis milyen jó 17
ECDL Táblázatkezelés modul lenne, ha ezeket a sorozatokat is ismerné az Excel, hiszen akkor elég lenne egy elemüket megadni, és a továbbiakat az automatikus kitöltés funkcióval beíratni. Ez szerencsére egész egyszerűen megoldható: csak fel kell venni az új sorozatot. Persze szükségünk lehet arra is, hogy egy ilyen sorozatot töröljünk. Tekintsük át ezeknek a problémáknak a megoldását. 9.1.4.1 Új egyedi lista felvétele Eszközök, Beállítások, Egyéni listák regiszter Tegyük fel, hogy minden alkalommal ugyanannak a 10 különféle terméknek a forgalmát szeretnénk az Excelben vizsgálni. Ezért, hogy ne kelljen mindig újra és újra a neveket egyenként begépelni, meg akarjuk adni, mint fix elemű sorozatot. Ennek során a végrehajtandó lépések a következők: első lépésben gépeljük be mind a 10 tételt egymás alá 10 külön cellába; jelöljük ki a kérdéses adatokat tartalmazó 10 cellát; válasszuk ki az Eszközök menüből a Beállítások pontot, és abban kattintsunk az Egyedi listák regiszterfülre; nyomjuk meg a Beolvasás gombot, aminek hatására az Egyéni listák mezőben megjelennek a kijelölt cellatartomány adatai; nyomjuk meg az OK gombot. Mostantól kezdve a programunk a mi saját egyedi sorozatunkat is ismeri. Bármely elemét is adjuk meg kezdő értéknek, az autokitöltőt húzva, az Excel folytatja a sorozatot. 21. Ábra: Az egyedi listák felvételére szolgáló ablak 9.1.4.2 Egyedi lista törlése Eszközök, Beállítások, Egyéni listák regiszter Ha esetleg törölni szeretnénk egy így megadott sorozatot az autokitöltő repertoárjából, akkor a következőket kell tennünk: válasszuk ki az Eszközök menüből a Beállítás pontot, és abban kattintsunk az Egyéni listák regiszterfülre; az Egyéni listák elemei közül kattintsunk a törlendőre, majd nyomjuk meg az Eltávolítás nyomógombot, végül erősítsük meg törlési szándékunkat. Szerencsére az Excel gyárilag beépített listái nem törölhetőek! Automatikus adatbevitel Ha olyan adatokat kell megadnunk egy oszlopban, melyek között több is ismétlődik, azt fogjuk tapasztalni, hogy elég az egyszer már bevitt elem első betűjét begépelni, s máris megjelenik a teljes adat. Ha az megfelel, csak meg kell nyomni az Enter billentyűt. Ha mást szeretnénk megadni, folytassuk az adat begépelését. Ha a beviendő adat már kész, de az automatikus bevitel még kínál fel karaktereket, azokat az adatbevitel lezárása előtt a Delete billentyűvel töröljük ki. 2. Feladat: Próbáljuk ki az Excel beépített sorozatait! Megoldás: Írjuk be A1-be hétfő, B1-be h, C1-be január, D1-be jan, E1-be 99.08.30! Ezek voltak láthatóak a könyv ábráján is. A további sorozatokhoz a következő oszlopok két-két cellájába gépeljünk be olyan dátumokat, melyek a többi sorozatot adják meg, azaz például: F1-F2-be 5 és 10 ; 18
Excel XP alapokon G1-G2-be 1999.01.05 és 1999.01.12 ; H1-H2-be 1999.01.05 és 1999.02.05 ; I1-I2-be 1999.01.05 és 1999.04.05 ; J1-J2-be 1999.01.05 és 2000.01.05. Az A-tól az E oszlopig egyenként kattintsunk a cellákra, és autokitöltőjüket megfogva húzzuk le a sorozat utolsó eleméig, illetve E oszlop esetén legalább 8-10 elem megjelenéséig! 3. Feladat: Magunk is hozzunk létre egy egyedi sorozatot a hét törpe nevére, próbáljuk ki, majd töröljük is a listát! Megoldás: Egy üres munkalap A1-A7 celláiba írjuk be a sorozat elemeit (Hapci, Szende, Szundi, Tudor, Vidor, Morgó, Kuka), majd egerünk elhúzásával jelöljük ki őket. Az egérkurzor alakja egy nagy kereszt legyen a kijelölés közben! Ezután válasszuk az Eszközök menüből a Beállítások pontot, majd a megjelent ablakban az Egyéni listák regiszterfület! Nyomjuk meg a Beolvasás, majd az OK gombokat! Menjünk, mondjuk a B1 cellába, és írjuk be bármelyik törpe nevét. Zárjuk le az adatbevitelt a ikonnal, majd az autokitöltőt húzzuk le! A sorozat törléséhez válasszuk az Eszközök menü Beállítások pontját, majd kattintsunk az Egyéni listák mezőben a törlendő listára (most nem kellett az Egyéni listák regiszterhez lapozni, hiszen eleve az jelentkezett be). Nyomjuk meg az Eltávolítás nyomógombot, és erősítsük meg a törlést. 10. Képletek, képletek bevitele, cellacímzés típusok Mint azt megbeszéltük, a képletek mindig egyenlőségjellel kell, hogy kezdődjenek. Ezen kívül a képlet a következő elemeket tartalmazhatja: konstans műveleti jel zárójel cellahivatkozás függvény szám összeadás + kezdő ( cím pl. A1 max() szöveg (csak ritkán) kivonás - befejező ) tartomány pl. A1:A4 min() szorzás * átlag() osztás / stb. hatványozás ^ 3. Táblázat: Egy kifejezésben szerepeltethető adatok A fenti adatok közül csak az első hármat (konstans, műveleti jel, zárójel) kell majd gépeléssel bevinnünk, a többinek a bevitelére nagyon praktikus módszerek szolgálnak. A műveletek közötti hierarchia a matematikából tanultakkal megegyezik (csökkenő sorrendben: hatványozás, szorzás és osztás, összeadás és kivonás). Ha más műveleti sorrendre van szükségünk, akkor zárójeleket kell alkalmaznunk, de itt csak egyféle zárójel létezik. A zárójelek kifejtése belülről kifelé történik. Nagyon fontos, hogy a zárójeleknek mindig párban kell lenniük! A cellahivatkozás (cellacím) azért kerül majd egy képletbe, mert azt szeretnénk, hogy a cella mindenkori aktuális tartalmával számolja ki az Excel a képlet értékét. Ez az a zseniális ötlet, ami a táblázatkezelő programokat képessé teszi bármilyen feladat megoldására. Ha egy olyan cellába más értéket gépelünk be, amelyre hivatkozunk egy képletben, akkor a képletet tartalmazó cella értéke is rögtön megváltozik. Nézzünk erre egy nagyon egyszerű példát. Ki szeretnénk számolni különböző nagyságú téglalapok kerületét és területét: 19
ECDL Táblázatkezelés modul A megoldáshoz először is magyarázó feliratokat gépeljünk be A1-A4 cellákba, majd állítsuk be az A oszlop szélességét (az Excelben ugyanis egy feladat megoldása során előbb majd többnyire a magyarázó feliratokat kell bevinni, aminek az a célja, hogy eligazodjunk egy nagyobb táblázatban is). Azután gépeljük be a képleteket a B3 és B4 cellákba. Természetesen az adatbevitel lezárása után ezekben a cellákban 0 értéket látunk, mivel, mint már volt róla szó, a képletek kiszámolt értéke látszik a cellákban. Ha viszont ezek után konkrét számokat viszünk be B1 és B2 cellába, a program abban a pillanatban automatikusan kiszámolja az új oldalhosszakhoz tartozó kerületet és területet. Ezzel valószínűleg mindenki számára világossá vált milyen nagyszerű program van a birtokunkban. 10.1 Képletek bevitele, cellahivatkozások megadása egérrel Amikor majd egy képletet akarunk valamelyik cellába bevinni, először egy egyenlőségjelet kell begépelnünk. Amint ezt megtettük, rögtön megváltozik a szerkesztőléc: a ikont, és a (lehetséges, hogy más szerepel az átlag helyén) legördülő listát függvények beszúrására használhatjuk (a függvényeket hamarosan nagyon részletesen tárgyaljuk); a és a ikonok szerepéről már esett szó. A képletekben szinte minden esetben egy, avagy több cellacím, gyakran cellatartomány is szerepel. Ezek bevitele lehetséges a billentyűzet segítségével is, de sokkal egyszerűbb, ha begépelés helyett rákattintunk arra a cellára, aminek a koordinátáit éppen be akarnánk gépelni. Ha cellatartományt szeretnénk a képletben megadni (erre függvények esetén lesz csak szükségünk), akkor a tartományt a már tanult módon jelöljük ki. Ilyenkor a kifejezésben megjelennek a kérdéses cella, vagy tartomány koordinátái, mellyel egy időben a cellát 22. Ábra: Egy nagyon egyszerű feladat 23. Ábra: Az átalakult szerkesztőléc B2 cellára kattintva annak koordinátája megjelenik a kifejezésben, s ugyanakkor egy futó szaggatott vonal veszi körül 24. Ábra: Cellahivatkozás bevitele egérrel vagy tartományt egy szaggatott, futó vonal veszi körbe. Az újabb verziókban, a képletekben szereplő különféle cellahivatkozások más és más színnel jelennek meg. Ugyanakkor a hivatkozott cellákat ugyanolyan színnel ki is emeli a program. Így a képletek értelmezése sokkal könnyebb. Ha rossz cellára kattintottunk, egyszerűen csak kattintsunk rá a jóra (tartomány esetében természetesen jelöljük ki a helyeset). Csak azután gépeljük tovább a kifejezést, miután a kifejezésben megjelent a jó cím. Az adatbevitel lezárására a már tanult lehetőségekből választhatunk. 4. Feladat: Oldjuk meg az előző oldal szemléltető ábráján lévő feladatot úgy, hogy a cellahivatkozásokat egérrel vigyük be! Megoldás: A magyarázó feliratokat gépeljük be A1-A4 cellákba, majd állítsuk be az A oszlop szélességét az egérrel úgy, hogy az A és a B koordináta feliratok közötti függőleges határvonalra duplát kattintunk az egérrel! Azután vigyük be a kifejezést B3 cellába: gépeljük be =2*(, azután kattintsunk rá B1 cellára! Ennek hatására a kifejezésbe beszúródik a cella címe, így a képlet tartalma már =2*(B1. Folytassuk a gépelést +, majd kattintsunk az egérrel a következő cím megadásához a B2 cellára! Most is megjelenik a cella koordinátája a képletben. Végül fejezzük be a gépelést ), így a képlet tartalma már =2*(B1+B2), majd a bevitel lezárásaként Enter. Hasonlóan vigyük be mutogatással a másik kifejezést is! 20