Bevezetés a táblázatok használatába és az Excel program kezelésébe Bevezetés A táblázatok készítését, használatát támogató számítógépes szoftverek közül tananyagunkban a Microsoft Excel programmal foglalkozunk részletesen. Ebben a fejezetben megismerkedünk: az Excel használatbavételének, személyre szabásának lehetőségeivel, a program alapvető szolgáltatásaival, gyakorlatként elkészítünk egy egyszerű táblázatot. A fejezet tanulmányozása után képesek leszünk egyszerű táblázatokat készíteni és azt későbbi újrafelhasználás céljából eltárolni. Az Excel program elindítása A Microsoft Excel táblázatkezelő program indítását nagymértékben befolyásolja az XP Operációs rendszer Start menüjének a beállítása, valamint az alkalmazott felhasználói környezet. Klasszikus Start menü beállításnál az Excel programot a Start menü Programok menütétel választása után megjelenő Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2003 parancsára való kattintással indíthatjuk el. 1. ábra Program indítása 1. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
XP stílusú Start menü esetén a Start/Minden program/microsoft Office/Microsoft Office Excel 2003 paranccsal indítható el az Excel. Ha számítógépünkön nem régen volt használva az Excel program, akkor a Start menüre kattintva, a leggyakrabban használt programok listájában is megtalálhatjuk a Microsoft Office Excel 2003 indítóparancsot. Ezeken kívül még elindíthatjuk a Munkaasztalon, vagy a Tálcán lévő ikonokkal. 2. ábra Program indítása 2. Válasszon a fentiek közül valamilyen módszert, és indítsa el a programot! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
Az Excel ablakának felépítése Az Excel program indítása után, amennyiben a jobb oldalon látható Munkaablak nincs kikapcsolva (a Munkaablak a Nézet menü Munkaablak menüpontjával bekapcsolható), akkor a lenti képen lévő ablakot láthatjuk. 3. ábra Ablak felépítése 1. Vezérlőmenü: a program ablakának méretezésére, mozgatására, a programból való kilépésre használjuk. 2. Címsor: itt jelenik meg az alkalmazás és (ha a munkafüzet ablakát teljes méretűre nagyítottuk) az éppen szerkesztett munkafüzet neve (Microsoft Excel Munkafüzte1). 3. Menüsor: Excel parancsok listáját tartalmazó menük. 4. Eszköztár: a leggyakrabban használt parancsok grafikus helyettesítő képeit, más szóval ikonjait tartalmazza. Nagymértékben megkönnyítik munkánkat. 5. Szerkesztőléc vagy képletsor: arra használjuk, hogy a cellákat adatokkal töltsük fel, illetve a már bevitt adatokat javítsuk. Használata nem kötelező. 6. Ikonállapot gomb: az ikonállapot gombra kattintva programunk ablaka ikonállapotú méretre csökken, az asztalról eltűnik és majd a tálcán fog megjelenni. 7. Teljes méret gomb: programunk ablaka a képernyő teljes méretét veszi fel, ezzel eltakarva az esetleg megnyitott többi ablakot. Ha az ablakot a teljes méretére nagyítottuk, akkor a Teljes méret gomb helyett a Visszaállítás gomb jelenik meg. Erre a gombra kattintva az ablak a kinagyítását megelőző méretre áll viszsza. 8. Bezárás gomb: erre a gombra kattintva az ablak bezáródik, és a hozzá tartozó program, munkafüzet törlődik a számítógép memóriájából. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
9. Vízszintes és függőleges görgetősávok: a táblázatban való mozgásra használjuk. 10. Állapotsor: a váltóbillentyűk állapotát mutatja (ki vagy be vannak-e kapcsolva). 11. Munkalap: a munkaterületen megnyitott munkalapok, melyeknek a nevei Munka1, Munka2, Munka3. 12. Munkatáblaváltó gombok: a munkatáblák közötti közlekedésre szolgálnak. Sorrendben: a munkafüzet legelső munkatáblájára, az előzőre, a következőre, az utolsó munkatáblára ugrik. 13. Sorfejléc: a munkatábla sorainak számozására szolgál. 14. Oszlopfejléc: a munkatábla oszlopainak számozására szolgál. 15. Aktív cella: az éppen szerkesztés alatt álló cella (vastag keret veszi körül). 16. Címterület: az aktív cella címét jelzi. 17. Mindent kijelölő gomb: a teljes munkatáblát kijelöli. 18. Munkafüzet-vezérlő gombok: ikonállapot, teljes méret és bezárás gomb. 19. Munkaablak: a dokumentumok kezelésében, a keresésben, a Vágólap és a képek beszúrásának kezelésében nyújt segítséget. A táblázatok legkisebb egysége a cella, ez tárolja a különféle adatokat. Ezek a cellák sorokat, oszlopokat alkotnak, amelyekből maga a táblázat áll össze, amit az Excelben munkalapnak is nevezünk. Egy Excellel készített fájl, amivel dolgozunk, több ilyen munkalapot tartalmazhat, amit együttesen munkafüzetnek nevezünk. A táblázat sorait számokkal, oszlopait betűkkel jelöljük. Sorokból 65 536, oszlopokból 256 áll a rendelkezésünkre egy munkalapon. Mivel az oszlopok jelölésére használt angol ábécé csak 26 betűt tartalmaz, ezért a Z jelű oszlop után az AA, AB, AC jelölésű oszlopok következnek, egészen az IV-ig. Egy cellát az oszlopának betűjelével és sorának számjelével adunk meg, tehát például a fenti képen kijelölt cellára [B3] módon hivatkozunk. Oldja meg a következő feladatokat! 1. Írja be a Táblázatkezelés alapjai szöveget a táblázat [A1] cellájába! Mit tapasztal? (Kattintson az egér bal gombjával a kívánt cellára, majd az adat beírása után nyomja meg az ENTER billentyűt.) 2. Írja be az 1234 számot a táblázat [C11] cellájába, majd nyomja meg az ENTER gombot! Mit tapasztal? 3. Írja be a mai dátumot (éééé.hh.nn. formában) a [D3] cellába, majd nyomja meg az ENTER gombot! Mit tapasztal ekkor? 4. Vigye a kurzort az A és B oszlopok közti elválasztóra úgy, hogy alakja kétirányú nyíllá váljon ekkor kattintson duplán az egérrel. Mit tapasztalt? Feladatok megoldásai: Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
Táblázatunk elmentése Mentsük el a fenti feladatok során készült táblázatunkat! Ehhez az Excel Fájl menü Mentés menüpontját használhatjuk. Kattintsunk erre, majd a megjelenő Mentés másként feliratú párbeszédablakban válasszunk egy megfelelő mappát. Adjunk nevet az állománynak (például: Feladatok.xls) és nyomjuk meg a Mentés gombot. Ezzel a táblázatot elmentettük, és így később ha szükségünk lesz rá újra elővehetjük. Felhasználói adatok beállítása Az Excel egy állomány mentésekor automatikusan csatol ahhoz egy ún. adatlapot. Az adatlapon a mentett dokumentum (táblázat, illetve munkafüzet) egészére vonatkozó adatokat adhatunk meg. A program az adatlap Szerző sorába a telepítéskor megadott felhasználó nevet, a Cégnév sorba pedig a Windows telepítésekor beállított cég/munkacsoport nevet illeszti be a többi mezőt üresen hagyja. 4. ábra Adatlap A munkafüzet adatlapját a Fájl menü Adatlap parancsának kiválasztásával bármikor megjeleníthetjük ha valamely adatot módosítani szeretnénk, akkor egyszerűen írjuk át és mentsük el a munkafüzetünket. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5
Ha nem a mi nevünk van megadva felhasználóként, és nem szeretnénk minden egyes munkafüzetnél ezt külön megadni, akkor válasszuk az Eszközök menü Beállítások parancsát. A megjelenő Beállítások párbeszédablak Általános fülén adjuk meg a nevünket a Név szövegdobozban. Ettől kezdve mindig az általunk megadott nevet fogja tartalmazni a munkafüzet adatlapja. 5. ábra Általános lap Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6
Egyszerű táblázat összeállítása Ebben a részben megoldunk egy könnyebb táblázatkészítési feladatot: elkészítünk egy órarendet. Indítsa el az Excel programot, majd nyissa meg a korábban elkészített, Feladatok.xls állományt! Ehhez használjuk a Fájl/Megnyitás menüpontot a megjelenő Megnyitás ablak segítségével keressük meg a Feladatok.xls állományt, jelöljük ki és a Megnyitás gombbal nyissuk meg. 6. ábra Munkalapok Az Excel ablakában most a korábbi feladatunk táblázatát látjuk. Ha egy pillantást vetünk az ablak alsó részére, három Munka1, Munka2 és Munka3 feliratú választófület láthatunk. Az órarend elkészítését a Munka2 táblázatban oldjuk meg egérrel kattintsunk ezen a fülön. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7
Készítsük el az alábbi órarendet Excel táblázatban! A díszítőelemeket figyelmen kívül hagyjuk, és csak a lényeges összetevőkre koncentrálunk. 7. ábra Órarend Először összegyűjtjük azokat az adatokat, amelyeket táblázatba akarunk foglalni: 1. A táblázat címe: ÓRAREND 2. A táblázat oszlopai: a hét munkanapjai 3. A táblázat sorai: a tanórák 4. Az egyes napokon szereplő tantárgyak 5. Ezeken kívül kiegészítjük az órarendet a sorok előtti időmegjelöléssel Az Excel program Munka2 oldalán írjuk be a következőket: 6. A [D1] cellába az ÓRAREND szót. 7. A [B2], [C2] [F2] cellákba a hét munkanapjainak nevét. 8. Az [A3], [A4] [A9] cellákba egymás alá a 8:15 9:00, 9:15 10:00 14:15 15:00 időbeosztást. 9. Az egyes napok alá a tantárgyakat Célunk egyelőre a nyers, alapvetően jól elrendezett, adatokkal feltöltött táblázat elkészítése. Ha végeztünk, az alábbi eredményt kapjuk: Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8
8. ábra Begépelt órarend Mentsük el állományunkat a korábban megismert módon (Fájl menü Mentés menüpontjával)! Elkészült táblázatunkkal, annak használhatóságával, átláthatóságával kapcsolatban több kifogás, illetve igény merülhet fel bennünk, például: Az adatok összefolynak, áttekinthetetlenek. A táblázat nincs megrajzolva, ami szintén gátolja az áttekinthetőséget. Az ÓRAREND cím nem teljesen középre sikeredett. Adathiány is van: nem tudjuk, melyik tanévre vonatkozik az órarend jó lenne ezt például az ÓRAREND és a napok sora közé beszúrni. Ezenkívül az órarend jobb oldalán levő sorszámozást is kihagytuk hogyan pótolhatjuk ezt gyorsan? Kérdésünk is lehet: mit jelentett az, amikor a Munka1 fülről a Munka2-re váltottunk? Hány táblázatunk is van tulajdonképpen? Stb. Összefoglalás Jelen fejezetünkben megtanultuk, hogy hogyan rendszerezzük a táblázatba foglalandó adatokat; hogyan hozzunk létre egyszerű táblázatot az Excel segítségével; hogyan mentsünk el és nyissunk meg újra állományokat. A feladatok megoldása során azonban újabb és újabb problémák és kérdések merültek fel az ezek megoldásához szükséges ismereteket, illetve a kérdésekre a válaszokat tananyagunk további fejezeteiben, példáiban találjuk meg. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9