TESZTELÉSI BESZÁMOLÓ a TELJESÍTMÉNYMENEDZSMENT beavatkozási területen a szervezeti és egyéni célok összekapcsolására készített módszertanhoz Tesztelő szervezet: Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal 2013. augusztus 14. Készítette: 2/C. tesztelési munkacsoport A beszámoló az ÁROP-1.2.18 azonosító jelű, Szervezetfejlesztési Program című kiemelt projekt keretében készült.
I. Vezetői összefoglaló (tesztelési tapasztalatok rövid összegzése) Ahogy a 2/ A. bevezetőjében is olvasható, a módszertan szervezeti és egyéni célok összekapcsolásának módszertana azzal a céllal készült, hogy a közigazgatási intézmények részére részletes, a gyakorlatban jól használható útmutatást adjon a szervezeti egység szintű célok és az egyéni célok összekapcsolásának módjára, a teljesítményértékelési rendszer megfelelő alkalmazása által elérhető motivációs eszközök alkalmazására. A tesztelés során a munkatársak arra vállalkoztak, hogy a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal egy kiválasztott szervezeti egységénél megfelelően alkalmazzák a módszertanban leírt eljárásokat, használják a módszertanban szereplő sablonokat, táblázatokat. Tesztelési területnek szakmai szervezeti egységet választottak a tesztelési munkacsoport tagjai, a munkacsoport 7 tagja közül 4 fő (Kiss Nikoletta, Komlóssy Zsuzsanna, Papp Imre és Szabó Melinda) ezen szervezeti egységben dolgozik, ami megkönnyítette a választott terület állapot felmérésének elkészítését, ugyanakkor még ők is releváns tapasztalatokat szereztek a saját tevékenységük és teljesítményük vonatkozásában. A munkacsoport működése során egy személyi változás történt, a tesztelés előkészítésében résztvevő Fatsar Ádámot Nagy Beatrix váltotta a májusi hónapban, ez a tesztelési munkacsoport működésében nem okozott semmi fennakadást. A tesztelési feladatok arányosan lettek elosztva: a szakmai szervezeti egységhez tartozó kollégák elsődlegesen az indikátorok meghatározásával és a célkijelölő megbeszélések tapasztalatainak rögzítésével foglalkoztak, Nagy Beatrix és Truka Vajk a tesztelés során előkészített anyagok egységesítése és a tapasztalatok koherens beszámolóvá alakításában segítették a munkacsoportot. Dr. Pink Edit nagy segítséget átülő munkatársként képviselte a tesztelési munkacsoport észrevételeit a módszertan összeállítása során, illetve gondoskodik a tesztelés során feltárt esetleges hibák kijavításáról. II. Tesztelés adatai II.1. Tesztelésben bevontak: A tesztelésbe bevonásra kerültek a tesztelési munkacsoport tagjai, valamint a KIH-en belül a Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály munkatársai. A tesztelésben résztvevő munkatársakat azon szempont alapján választottuk ki, hogy 75/75
lehetőleg minden munkakör reprezentálva legyen a tesztelésben, beleértve a vezetői beosztásban lévő munkatársa(ka)t is. II.2. Tesztelés időtartama: 2013. június 10. és 2013. július 31. között Az eredeti tesztelési ütemtervet az sz. melléklet tartalmazza. Az eredeti ütemtervhez képest annyi eltérés történt, hogy Módszertan véleményezése (értelmezhetőség szempontjából), visszacsatolás az FMCS részére feladaton belül feltüntetett 2 részfeladatra a tervezettnél később került sor, melynek az az oka, hogy a módszertanok a tervezett határidő után készültek el, így 2013. május 27. napján kerültek a vélemények megküldésre a módszertant kidolgozó fejlesztési csoport részére az eredetileg tervezett 2013. május 21. helyett. Részben ennek következtében a c) pontban meghatározott feladat megkezdése egy hét késéssel kezdődött, így a feladat elvégzésének tényleges határideje 2013. június 23. lett. A teszteléshez szükséges meghatározott inputokat a sz. melléklet tartalmazza. A tesztelési ütemtervben meghatározott további feladatok határidőben teljesültek. A tesztelés menetének ismertetését a sz. melléklet 75/75
1. lépés 2013 május végén megkapjuk a módszertani útmutatót véleményezésre. 2. lépés 2013 június második hetében megkapjuk a végleges módszertant, melyben az észrevételeink egy része átvezetésre került. 3. lépés 2013 június közepén megkapjuk a módszertani útmutató véleményezése során felvetett észrevételeinkre a választ, melyet tesztelési munkacsoport ülésen beszélünk át. 4. lépés A szervezetfejlesztési programok oktatása a KIH Dísztermében június második felében. 5. lépés Felkészülés a gödi tesztelésre: munkacsoport ülés keretében meghatározásra kerülnek a szervezeti célok, az egyéni célok és az azok mérésére szolgáló indikátorok, melyek a tesztelés alapját képezik. 6. lépés Július 11-12. Göd - a módszertan részletes tesztelése: a módszertan részletes megvitatása, az esetleges ellentmondások megszüntetése a tesztelésbe bevont célcsoport (KIH Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály munkatársai) egyéni tesztelése, a korábban meghatározott indikátorok alapján, az egyéni teljesítményértékelő megbeszélések megtartása a célcsoport tagjaival a tesztelési beszámoló első változatának elkészítése 7. lépés Munkacsoport ülés keretében a gödi tesztelés további értékelése, a tesztelési beszámoló bővítése, az elkészítendő sablonok átbeszélése. 8. lépés Az elkészült sablonok egyeztetése munkacsoport értekezleten, melyet a módszertan mellékleteként javaslunk betenni. 9. lépés A tesztelési beszámoló véglegesítése, megküldése a KIM felé. 75/75
3. sz. melléklet ÁROP 2.2.5. Hivatásetika ÁROP 1. 2. 18 Utánpótlás-politikával kapcsolatos feladatok MKÖ Program Képzések, vizsgák 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. IX. 1. IX.. 2. IX. 3. IX. 4. IX. 5. IX. 6. IX. 7. IX. 8. IX. 9. IX.. IX. IX.. IX. IX. IX.. IX. IX.. IX. IX. IX.. IX. IX.. IX. IX. IX.. IX. IX.. IX. IX. IX. X. 1. X. 2. X. 3. X. 4. X. 5. X. 6. X. 7. X. 8. X 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Wekerle 42. KAB 43. Közszolgálati továbbképzés Kiválasztás Közigállás - üzemeltetés MAR 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 5/73
sz. melléklet tartalmazza. II.3. Azon lépések/módszerek megnevezése, amelyeket a tesztelés érintette: Előkészítés: Tesztelési ütemterv elkészítése Tesztelési ütemterv véleményezése Tesztelendő terület kijelölése A TMCS-n kívül tervezetten a tesztelésbe bevonásra kerülő személyek, illetve az érintett vezetők tájékoztatása A módszertan 2.2.13 fejezete alapján azért választottuk a Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály munkatársait tesztalanyoknak, mert a szervezeti egység vezetője teljes rálátással rendelkezik az osztály/főosztály előtt álló feladatokra. Állapotfelmérés: Szervezeti egység stratégiai céljainak csoportosítása Szervezeti egység céljainak kibontása, egyes munkakörökhöz rendelése Ennek következtében a szervezeti egység vezetője felmérte a Főosztály előtt álló II. féléves feladatokat, és azokat a szervezeti egység Szervezeti és Működési Szabályzatban is rögzített célokhoz rendelte. Az erről szóló összefoglaló táblázat jelen tesztelési beszámoló sz. melléklet. Valamint szintén a tesztelési célcsoportra vonatkozóan elkészült a stratégiai és szervezeti célokat tartalmazó ábra is, mely megmutatja, hogy az adott cél eléréséhez milyen partnerintézményekkel kell együttműködni sz. melléklet. Az elkészült táblázatot a tesztelésbe bevont kollégák megismerhették, illetve véleményezhették, erre nemcsak a tesztelési munkacsoport tagjainak volt lehetősége. Ennek alapján fontos megállapítás, hogy a szervezeti egység vezetőjének célkitűzése, hogy az általa meghatározott, munkakörhöz rendelt egyéni célkitűzéseket elfogadtassa a munkatársakkal, ezáltal garantálható az egyéni és szervezeti célok összekapcsolása, olyan kompetenciák fejlesztése, ami mind az egyén, mind a szervezet érdekeit szolgálja. Célkijelölés menete - tesztelése: Munkakörök azonosítása, a tesztelés alá vont személyek kijelölése Munkakör teljesítménykövetelményt meghatározása és az ehhez kapcsolódó értékelési szempontok és indikátorok meghatározása 6/73
Célkijelölő beszélgetések lefolytatása A célkijelölő és értékelő megbeszélések során az egyik legnagyobb nehézséget a steril környezet megteremtése jelentette. Nehéz volt olyan légkört kialakítani, amelyben a feltételezéseink szerint ez a megbeszélés a valóságban zajlani fog. A tesztelő munkacsoport megítélése szerint a tesztelési folyamatba bevont munkatársak úgy vagy közel úgy viselkedtek, mint egy valós értékelés során. Voltak, akik aktívan részt vettek az értékelésben: az értékelő vezetővel közösen alakították ki egyéni céljaikat. Voltak, akik csak szigorúan a feltett kérdésekre válaszoltak, illetve voltak, akik zárkózottabbak voltak az adott szituációban, és kevésbé interaktívan kapcsolódtak be a célkijelölés folyamatában. Tesztelés lezárása A célkijelölés során felszínre hozott tapasztalatok lejegyzése A célkijelölés dokumentálásához szükséges sablon kidolgozása a későbbi alkalmazásra vonatkozó javaslatok megfogalmazása Az alábbiakban természetesen nevek említése nélkül összefoglaljuk, hogy a különböző munkakörű munkatársak esetében hogyan zajlottak az értékelések. 1) Az értékelt munkakör: szakreferens A vezető ismerteti a munkaköri leírásban meghatározott feladatokat, majd ezt követően megkérdezi, hogy az értékelt személy ki kívánja-e egészíteni valamivel. A szakreferens munkakörre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok A munkatárs javaslatokat fogalmaz meg arra vonatkozóan, hogy a felsoroltakon kívül milyen egyéb tevékenységbe kapcsolódna be, milyen munkakörön kívüli egyéni célkitűzéssel rendelkezik, saját megítélése szerint. Ezeket a vezető rögzíti, közösen meghatározzák az azokat mérhetővé tevő indikátorokat. Az értékelt munkatárs magas színvonalú nyelvtudása miatt nemzetközi feladatokat is ellátna, amivel elsődlegesen az a célja, hogy a korábbi tanulmányai során elsajátított idegen nyelvi ismereteit kamatoztathassa. Az előzetesen megállapított indikátorok elemzése során melybe az értékelt személy aktívan bevonásra került megállapításra került, hogy a munkakörbe tartozó feladatok vonatkozásában túlságosan számszerűsíthető, mérőszám-jellegű indikátorokat nem célszerű meghatározni, mivel nem áll rendelkezésre olyan IT rendszer, amelyből ezek 7/73
egyszerűen exportálhatóak, ezek gyűjtése pedig nehézkessé tenné az indikátorok nyomon követését. (pl.: hány email, hány telefon van egy nap). Az értékelés ideje kb. 12 perc volt. 2) Az értékelt munkakör: osztályvezető Az értékelő vezető elmondja, hogy a munkaköri alapján áttekintette a célokat, melyeket most ismertet. Az osztályvezető munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok Ezt követően az értékelő megkérdezi, hogy a felsoroltakon kívül milyen feladatokban kíván részt venni az értékelt személy. Ezeken kívül van-e olyan egyéni célja, amit szükségesnek tart elmondani. Az értékelt közli, hogy a szervezeti célokat kívánja megvalósítani, nincsenek nem a munkakörhöz kapcsolódó egyéni céljai. Ezt követően az előzetesen meghatározott indikátorok átbeszélése következik. A vezető ismertetette a célkijelölés után a következő fázisokat, miszerint a most megbeszélteket a tesztelési munkacsoport által kialakított sablon segítségével írásba foglalják, a felek aláírják, az év végi a teljesítményértékelés során pedig nyomon követhető ezek teljesülése. Az értékelés higgadt, összeszedett volt. Az előző esettől eltérően a munkatársnak figyelemmel kellett lennie az osztály működésére is, az azzal kapcsolatos igényeket, problémákat, fejlesztési javaslatokat, jövőbeli irányokat is jelen megbeszélés keretében kellett rögzítenie, amelyből a megbeszélés időtartamának növekedése következik. Az értékelés időtartama kb. 25 perc volt 3) Az értékelt munkakör: Programkoordinátor Az értékelő vezető elmondja, hogy a munkaköri alapján áttekintette a célokat, melyeket most ismertet. A programkoordinátor munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok A stratégiai célok közül a második és negyedik csoportot tartja magára nézve relevánsnak az értékelt munkatárs. Ezt követően a vezető megkérdezi, hogy van-e olyan feladat, amely ellátásába az értékelt szívesen bekapcsolódna, amelyet javasol a saját céljai közé beemelni, amivel a jövőben szívesen kiegészítené jelenlegi feladatkörét. Az értékelt a válaszait alaposan átgondolja, több pontosító kérdést is feltesz, így némileg hosszabb ideig tart az értékelés. Korábbi munkatapasztalata miatt a kiválasztást, toborzást tartja olyan területnek, amellyel kapcsolatban egyes részfeladatokat ellátna. Tekintettel, hogy a programkoordinátor 8/73
munkakör nem az értékelő vezető közvetlen irányítása alá tartozik, a munkatárs többször utal arra, hogy az osztályvezetővel közösen szükséges a főbb indikátorokat meghatározni. A vezető ismertetette az célkijelölés után a következő fázisokat, miszerint ezt írásba foglalják, a felek aláírják, így könnyen nyomon követhető. Az értékelés időtartama: kb. 15 perc 4) Az értékelt munkakör: Módszertani referens Az értékelő vezető elmondja, hogy a munkaköri alapján áttekintette a célokat, melyek a munkakörhöz kapcsolódnak, és ezeket most ismerteti. A módszertani referens munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok Az értékelt munkatárs javaslatokat tesz arra vonatkozóan, hogy milyen feladatokat lenne célszerű felvenni a munkakörhöz kapcsolódó feladatok közé. Egyéni cél a belső tréningek tartása, amely a továbbképzéssel összefüggő szervezeti célokhoz kapcsolódnak. Az értékelt és az értékelő személy között partneri viszony figyelhető meg. Az előzetes indikátorok átbeszélése következik. Az értékelt folyamatosan saját szempontjából, kevésbé objektív alapon közelíti meg az indikátorokat, megnehezíti a közös célok kijelölését. A célkijelölés folyamán megállapítható, hogy az értékelt a múltba tekint, korábbi munkatapasztalatainak átemelése fontos célkitűzés számára. Az értékelés során megfigyelhető, hogy az értékelő vezető részéről kompromisszum kész hozzáállás tapasztalható, nyugalmat sugároz a munkatárs felé, partnerként kezeli, ugyanakkor megőrzi vezetői szerepét. Az értékelés időtartama kb. 20 perc. 5) Az értékelt munkakör: Továbbképzési referens Az értékelést folytató vezető elmondja, hogy a munkaköri leírások alapján áttekintette a célokat, melyeket most ismertet. A továbbképzési referens munkakörre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok Az értékelt a jövőbeli feladatai iránt érdeklődik. Az idei feladatait jövőre is tovább folytatná, hiszen azok folytonosak, továbbá a humánkontrolling témakörbe is szívesen bekapcsolódna, továbbá várja a főosztályvezető javaslatait, hogy milyen feladatokba kívánja őt bevonni. Több terület van, amit úgy gondol, hogy fejleszteni szükséges, ezeket gondolja saját, egyéni fejlesztési céljainak, ugyanakkor, időt kér, hogy még átgondolhassa, később kiegészíthesse. 9/73
Az előző munkatárshoz képest az értékelt személynek nincs szóbeli kiegészítése az indikátorokhoz, hagyatkozik a vezető által előre kijelölt indikátorokra, ezeken csak nagyon minimális mértékben változtatna. Az értékelő megbeszélés időtartama kb. 10 perc 6) Az értékelt munkakör: Humán-kontroller Az értékelő vezető elmondja, hogy a munkaköri alapján áttekintette a célokat, melyeket most ismertet. Az értékelt munkatárs javaslatokat tesz arra vonatkozóan, hogy milyen feladatokat ajánl a munkakör közé felvenni. Az értékelt munkatárs együttműködő, segítőkész hozzáállást tanúsít, mellyel megkönnyíti az értékelő vezető munkáját, aki ezt követően ismerteti, hogy év végén értékelésre kerülnek a most kijelölt célok. Az értékelt munkatárs a célokkal egyetért, azokhoz nincs észrevétele. A célok ismertetése utána az ezekhez kapcsolódó indikátorok bemutatása következik. A humán-kontroller munkakörre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok Az értékelt munkatárs aktív hozzáállást tanúsít, segít a célok meghatározásában, esetleges módosításában. A főosztályvezető ezt követően megkérdezi van-e valamilyen további terület, amivel szeretne foglalkozni a tisztviselő. Az értékelt személy a továbbképzéssel kapcsolatos feladatokban szívesen részt venne. Az értékelés időtartama: kb. 20 perc III. Kizárások A közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013 (I. 21.) Korm. rendelet és a közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (VI. 13.) KIM rendelethez tartozó módszertan, illetve jelen ÁROP-projekt keretében kifejlesztett módszertan párhuzamosságainak kiküszöbölése érdekében a szervezeti és egyéni célok összekapcsolásáról szóló módszertan egyes elemei nem kerülnek felhasználásra a tesztelés során. Tekintettel arra, hogy a tesztelési időszak nem követi le a teljesítménymenedzsment életciklusát, így a tesztelés során a tesztelők nem tudják a mérésre vonatkozó teszteket lefolytatni (év eleji célkijelölő megbeszélésre nem került sor, így nem lehetséges az akkor meghatározott indikátorok teljesülésének visszaellenőrzése). 10/73
Figyelembe véve azt, hogy a többletfeladatok elrendelése nagyon egyedi és szinte minden egyes intézményben változik, ezért a tesztelést végző munkacsoport tagjai úgy vélték, hogy a többletfeladatok meghatározása nem tesztelhető, a célkijelölő megbeszélés részeként kell kezelni. IV. Tesztelési tapasztalatok összefoglalása A jelenlegi kb. 2 hónapos tesztelési időszak során a munkacsoportnak arra volt lehetősége, hogy lemodellezze a célkijelölő megbeszélést, illetve az ennek alapján meghatározott célok értékelését szolgáló értékelő megbeszélést. Tekintettel arra, hogy ez a folyamat ténylegesen 6 hónapos időszakot kell, hogy felöleljen, így a tesztelés nem tudja egyszerre bemutatni a célok kitűzését, és azok megvalósulásának mérését. A tesztelés során a tesztelési csoport elsősorban azon táblázatokra helyezte a hangsúlyt, melyek kitöltésével elősegíthető a fejlesztési módszertan minél teljesebb körű értelmezése. Ezek a táblázatok: http://magyaryprogram.kormany.hu/download/d/b3/70000/2_a_szervezeti_es_egyeni_cel ok_osszekapcsolasa_modszertan.pdf oldalon megtalálható 2. sz. módszertanból a következők voltak: 4. táblázat (19. oldal) sz. melléklet 6. táblázat (25. oldal) sz. melléklet 8. táblázat (29. oldal) sz. melléklet A tesztelés során azért ezen táblázatokra helyeztük a hangsúlyt, mert ezek kitöltésével a módszertant felhasználók képet kapnak arról, hogy a szervezeti szinten meghatározott célkitűzések teljesüléséhez mennyiben járulnak hozzá a különböző munkakörben, adott szervezeti egységben tevékenykedő munkatársak. Objektív, mérhető képet kapnak a munkatársaik egyéni céljaival kapcsolatosan, áttekintve az azokhoz kapcsolódó indikátorokat sz. melléklet. A lefolytatott célkijelölő megbeszélések alapján az alábbi sajátosságok általános jelleggel megállapíthatóak, így ezt a módszertan alkalmazása során javasoljuk figyelembe venni: Miután bejön az értékelt személy 1-2 percig célszerű oldani a feszültséget, amely óhatatlanul is jelen van, ha az értékeltnek számot kell adnia az elvégzett munkájáról, illetve már akkor is, ha a teljesítmény meghatározásra vonatkozó 11/73
vagy célkijelölő megbeszélés előtt áll, hiszen ez a karrierje szempontjából meghatározó lehet és ez óhatatlanul feszültséggel jár az értékelt személy részéről. Ezt követően az értékelő vezető ismerteti a szervezet stratégiai céljait, majd ehhez kapcsolódóan az általa vezetett szervezeti egység céljait. Ugyan az értékelt személy az adott szervezeti egységnél dolgozva ismeri a szervezeti célokat, azonban nem elvárható, hogy egy féléves dimenzióban, egységben lássa azokat Ezt követően ismerteti az általa előzetesen meghatározott az értékeltre vonatkozó egyéni célokat és az azok mérést szolgáló indikátorokat Az így meghatározott, célok és indikátorok értékelt részéről történő elfogadás esetleges kiegészítés után a megbeszélés eredményeit írásba foglalják, majd a felek aláírják. Ez megkönnyíti a meghatározott célok teljesülésének nyomon követését és a most meghatározott célok értékelésére a fél év múlva kerül sor, amit egy következő célkijelölő megbeszélés követ. Ezen javaslatokat célszerűnek tartjuk megjeleníteni a módszertanban, ezáltal az használhatóbb lesz azon szerveknek, akik igénybe veszik. Az értékelést végző személynek aki általában az adott szervezeti egység vezetője - féléves időtervet célszerű készítenie, ahol fel van tüntetve a szervezeti egység előtt álló, előrelátható feladatok nagy része, a megvalósítás tervezett ütemezésével és az előrehaladással együtt. Ezáltal jobban tervezhető a munkatársak leterheltsége, mely kapcsolódhat a többletfeladatok kitűzéséhez. A tesztelési munkacsoport erre vonatkozóan elkészített egy javasolt sablont. sz. melléklet Továbbá a tesztelési munkacsoport fontosnak tartja egy olyan táblázat elkészítését, amely nagymértékben megkönnyítheti a teljesítményértékelés keretében kijelölt feladatok teljesülését, akár havi nyomon követését. Ebben elsősorban azon indikátorokat célszerű nyomon követni, amelyekben az értékelés során a felek megegyeztek. Ez nagymértékben megkönnyítheti a soron következő értékelést. Erre vonatkozóan a tesztelési munkacsoport elkészített egy sablont, azonban ettől a módszertant későbbiekben alkalmazó szervek nyugodtan eltérhetnek, nem kötelező ezt használni. sz. melléklet V. Fejlesztési módszertanhoz kapcsolódó észrevételek, fejlesztési javaslatok sz. melléklet 12/73
VI. A módszertanban bemutatott modellekhez kapcsolódó észrevételek, fejlesztési javaslatok (ha releváns, azaz vannak bemutatott modellek) A módszertan elsődlegesen elméleti megközelítéssel készült, gyakorlatban jól használható tippeket és eljárásokat elsődlegesen a célkijelölés, illetve az értékeléssel kapcsolatosan tartalmaz. A tesztelés tapasztalatai alapján a módszertant a jövőben alkalmazni kívánó közigazgatási szervek számára megfogalmazott javaslatok Tesztelés során megszerzett tapasztalatunk az, hogy a módszertanban felsorakoztatott modellek és eljárások nem minden része volt felhasználható az általunk választott célcsoport elemzéséhez. Ugyanakkor tekintve, hogy a módszertant a jövőben különböző közigazgatási szerveknél tervezik használni, így jelen módszertan általunk nem használt részei fontos sorvezetőül szolgálhat más szervezetek fejlesztéséhez, ezért jobb hogy minél több alternatívát nyújt az elemzés során. A módszertan jó alapot képez ahhoz, hogy a tesztelés során kiválasztott szervezeti egység más és más céljához kapcsolódó munkaköröket azonosítsuk, felmérjük, hogy milyen mértékben járulnak hozzá a szervezeti teljesítmény javításához. Az on-line rendszerhez kapcsolódó észrevételek, fejlesztési javaslatok (csak a CAF esetében releváns!!) Jelen módszertanhoz nem kapcsolódik on-line rendszer, így ezen pont a tesztelés során nem releváns. Ugyanakkor fontos kiemelnünk, hogy a 10/2013. (VI.31.) KIM rendelethez kapcsolódóan létrehozott http://ter.gov.hu honlap segítséget nyújt a módszertanban szereplő értékelés elvégzéséhez. 13/73
1. sz. melléklet TESZTELÉSI ÜTEMTERV ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 kiemelt projekt Szervezetfejlesztési Program 2/C számú Szervezeti és egyéni célok összekapcsolása c. módszertant tesztelő munkacsoport I. Beavatkozási terület / Fejlesztési módszertan megnevezése Szervezeti és egyéni célok összekapcsolása c. módszertan tesztelése a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatalban. II. Fejlesztési módszertan elemeinek rögzítése (a 2013.05.03-i oktatás alapján) a. Állapotfelmérés Annak érdekében, hogy biztosítsunk egy bizonyos bázis értéket, ami által helyettesíthető a 2013. év eleji célkijelölő megbeszélés, így a tesztelést egy állapotfelméréssel kívánjuk megkezdeni, amely során elvégezzük: - a szervezeti célok szervezeti egységre vonatkozó meghatározását (felhasználva az 1/A. módszertan eredményeit), - tevékenységelemzést végzünk (felhasználva az 1/A. módszertan eredményeit), - meghatározzuk az I. félévhez rendelt, munkakörre lebontott célokat. b. Mérés Az állapotfelmérés során meghatározott célok teljesülésének vizsgálata, mérése; második félévre vonatkozó célkijelölés módszertanának tesztelése. A szervezeti célok lebontása, egy szervezeti egységen belül meghatározott munkakörre vonatkozó célok definiálása, indikátorok meghatározása. c. Visszacsatolás - Teljesítmény kiértékelő jelentés A mérés során kapott eredmények értékelése: az egyén teljes mértékben megvalósította-e a fejlesztési céljait. Ha nem, akkor a következő tervezési időszakban azokat célszerű újra előírni számára. Komplex módon kerül sor annak értékelésére, hogy a korábban meghatározott egyéni célok megvalósítása milyen hatással van a szervezeti egység, illetve ezen túlmutatóan a szervezeti célok megvalósítására. 14/73
III. A tesztelés tervezett terjedelme, hatóköre a. A módszertan tesztelés kiválasztott területe / folyamat /, szervezeti egység: A módszertan tesztelése 2 területen fog megtörténni. A KIM tesztelési munkacsoportja egy funkcionális területen végzi el a tesztelést. A KIH tesztelési munkacsoportja pedig egy szakmai terület bevonását tervezi a folyamatba. Ez a szakmai terület a Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály. Amennyiben szükség van az összehasonlíthatóságra, a Személyzetfejlesztési Főosztály is bevonható a tesztelésbe, ezáltal megvalósulhat a hasonló munkakörök heterogén egyéni céljainak komplexebb vizsgálata. (Pl.: mindkét megjelölt szakmai főosztályon dolgoznak asszisztensek, szakreferensek és módszertani referensek.) b. A kiválasztott területen a fejlesztési módszertan mely elemeit teszteljük? A tesztelési munkacsoport az egyéni fejlesztési célok készítésének módszertanát, és azoknak a szervezet céljaihoz való kapcsolását tervezi tesztelni. c. Mely elemek maradnak ki? Mi ennek az oka? Mi lenne a feltétele és menete ezek tesztelésének? i. Szervezeti szintű visszacsatolás ii. Nincs kiindulási bázisérték. Mindkét esetben az a kimaradás oka, hogy a tesztelésre kb. maximum 3 hónap áll rendelkezésre és ezen idő alatt kell modelleznünk egy kb. 6-7 hónapot igénylő folyamatot. Tekintettel arra, hogy 2013. elején nem került sor célok egyéni meghatározására, így csak utólagosan lehet indikátorokat tételezni, melyeket mérni lehetséges. IV. Tervezetten születik-e olyan eredmény a tesztelés során, amely a KIM, vagy KIH számára a gyakorlatban is felhasználható lesz. Ha igen, kérjük, hogy pontosítsák a tervezet ilyen irányú eredményét! 2014. január 1-jétől a közigazgatásban és az államigazgatásban bevezetésre kerül a kötelező közszolgálati továbbképzés. Ezen továbbképzési időszak 4 évre fog szólni és a felsőfokú végzettségű tisztviselőknek 128, míg a középfokú iskolai végzettségű tisztviselőknek 64 tanulmányi pontot kell összegyűjteniük 2014-2017 között. Ebben a 4 éves periódusban a közszolgálati továbbképzés tervezése személyre lebontva, egyéni képzési tervek segítségével történik. Ezen egyéni képzési terveknek összhangban kell lenniük, kapcsolódniuk kell az intézmény szervezeti céljaihoz. Az egyéni tervek elkészítéséhez a KIH Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztálya egy országos módszertani útmutatót bocsát ki, melyben jelen módszertan tapasztalatai, eredményei felhasználásra kerülhetnek. Ennek 15/73
következtében jelen módszertan, a gyakorlatban a továbbképzés tervezése során országosan felhasználhatóvá válik. V. A tesztelés tervezett ütemezése Tevékenység Feladat Felelős Határidő Elvárt eredmény a. Módszertan véleményezése (értelmezhetőség szempontjából), visszacsatolás az FMCS részére a/1. korrektúrával egyénileg a/2. egyéni javaslatok összesítése és megküldése a mcs. vezetőnek (Papp Imre) csoporttagok Papp Imre Kiss Nikoletta Pink Edit 2013. május 17. 2013. május 21. Egyénileg korrektúrázott módszertan elkészítése Egyéni korrektúrák összesítése és megküldése b. A tesztcsoport definiálása b/1. az érintett vezetővel történő egyeztetés munkacsoport vezető 2013. május 21. Tesztelésbe bevont személyek kijelölése c. Állapotfelmérés az 1/A. munkacsoport által rendelkezésre bocsátott sablonok alapján A teszteléshez szükséges inputok meghatározása Szabó Melinda Komlóssy Zsuzsanna 2013. június 15. A teszteléshez szükséges indikátorok, mutatók meghatározása d. Mérés Az állapotfelmérés során meghatározott inputok teljesülésének mérése Nagy Beatrix Pink Edit Truka Vajk Kiss Nikoletta Papp Imre 2013. július 1. 2013. július 14. Tesztelési jegyzőkönyv, részbeszámoló e. Visszacsatolás - Teljesítmény kiértékelő jelentés A mérés eredményének értékelése, a szükséges új célok meghatározása, a Pink Edit Papp Imre Kiss Nikoletta Truka Vajk Nagy Beatrix 2013. július 28. Teljesítmény kiértékelő jelentés 16/73
korábbi folyamatok eredményeinek összegzése g/1. tesztelési jegyzőkönyv (sablon alapján) kitöltése Szabó Melinda 2013. július 28. jegyzőkönyvek f. Tesztelési jelentés készítése g/2. részbeszámoló készítése és megküldése a mcs. vezetőnek g/3. végbeszámoló elkészítése Komlóssy Zsuzsanna Papp Imre Kiss Nikoletta július 14. 2013. július 31. elkészített részbeszámolók elkészített végbeszámoló g/4. beszámoló/jelentés és tesztelési jegyzőkönyv megküldése a FMCS részére Kiss Nikoletta 2013. augusztus 1. elküldött végleges anyagok a tesztelő csoport részéről h. Az FMCS visszajelzése esetén a küldött anyagok pontosítása h/1. a küldött anyagok pontosítása csoporttagok és munkacsoport vezető augusztus 10. projekt zárása a tesztelői csoport részéről A tesztelés során egyén elfoglaltságai miatt Fatsar Ádám nem tudott részt venni a munkacsoport munkájában, helyette Nagy Beatrix vette át a feladatait. VI. A tesztelési MCS tagok tervezett lekötése a tesztelés időtartama alatt (Személyenként 2 heti bontásban, embernapban kifejezve.) kb. 10 embernap/fő Tervezett-e a tesztelési MCS tagok mellett további intézmény, munkatárs, vezető bevonása a tesztelésbe? Ha igen, kiket és milyen mértékben terveznek bevonni a tesztelésbe? Szükséges külön kiemelni, ha vezetővel történő egyeztetés szükséges: Tervezetten a Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály munkatársai, szükség esetén a Személyzetfejlesztési Főosztály. a. főosztályvezető b. személyügyi igazgatásért felelős elnökhelyettes 17/73
A tesztelés során terveznek-e, és ha igen, milyen formában együttműködést más tesztelési MCS-tal? Javasolt az 1/C és az 3/C munkacsoport tagjaival egy tapasztalat-csere, de a tesztelési és módszertani folyamatok megvalósíthatók ettől függetlenül is, tekintettel arra, hogy a munkacsoport tagjai és a másik két munkacsoport tagjai között van átfedés. IX. Tervez-e a MCS workshopokat? (Ha igen, hova, hány főnek, milyen költségvetéssel?) Annak érdekében, hogy a mérés a teljes főosztály (esetlegesen a társfőosztály tekintetében is) megfelelően megvalósulhasson, a fontos tapasztalatok levonhatóak és a módszertanba visszacsatolhatóak legyenek, workshopot tervezünk. Tekintettel arra, hogy a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013 (I.21.) Korm. rendelet 2013. július 1-jén lép hatályba, valamint hogy a teljesítményértékelés szabályainak alkalmazáshoz szükséges módszertant a közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter szintén 2013. július 1-jéig adja ki, a tesztelés hatékonyságának szempontjából célszerűnek tartjuk, hogy a tervezett workshopon a tesztalanyok (17 fő) is részt vegyenek. Tervezetten a Gödön található kormányüdülőben lenne a workshop 2013. július 5-6-án, az ÁROP 1.2.18 projekt terhére. X. Tesztelési beszámoló elkészítése, tanulságok levonása, javaslatok megfogalmazása (Ezt ki készíti el, és mikorra? Végső határidő augusztus 31.) Lásd V. pontot. Aláírások Készítő Munkacsoport vezető Szakmai koordinátor Név Papp Imre Név Kiss Nikoletta Név Aláírás Aláírás Aláírás Dátum 2013. május 8. Dátum 2013. május 8. Dátum 18/73
Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály Szervezeti egység stratégiai szintű céljai - módszertan 12. oldal 2. sz. melléklet I. Továbbképzési rendszerrel és a minőség-irányítással kapcsolatos feladatok II. A közigazgatási gyakornoki és utánpótlásprogramok fejlesztésével és működtetésével kapcsolatos feladatok III. Magyar Közigazgatási Ösztöndíjprogrammal összefüggő feladatok IV. Humán-kontrollinggal, pályázati és kiválasztási eljárásokkal összefüggő feladatok Szervezeti egység szerinti célok I. Továbbképzési rendszer továbbképzési tervezés a) Országos koordináció b) Egységes módszertani irányelvek kidolgozása c) Módszertani támogatási funkció d) Monitoring tevékenység e) Összefoglaló, értékelő jelentéseket készítése II. Közigazgatási gyakornoki és utánpótlásprogramok fejlesztése és működtetése a) a közigazgatás számára releváns felsőoktatási képzések, karok, intézmények, továbbá a hallgatók és végzősök, valamint a köztisztviselőket foglalkoztató szervezetek (befogadó intézmény) elvárásainak, igényeinek felmérése b) a szakmai gyakorlatot végző hallgatók, a felsőoktatási és a befogadó intézmények (együttesen: célcsoportok) megszólítása, továbbá közvetítés c) a központi koordináció ellátása III. MKÖ Program a) ellátja a pályázati felhívás közzétételével kapcsolatos feladatokat; b) koordinálja és nyomon követi a résztvevő felek munkáját; c) elbírálja a beérkezett pályázati anyagokat, megszervezi a nyelvi szintfelméréseket, lefolytatja a motivációs interjúkat; d) módszertani iránymutatást nyújt az ösztöndíjasok szakmai gyakorlatával kapcsolatban; e) meghatározza és működteti a Magyar Közigazgatási Ösztöndíjprogram értékelési rendszerét, valamint irányítja a mentorok módszertanát; f) ellátja az ösztöndíjas szerződésekkel kapcsolatos teendőket; g) koordinálja az ösztöndíjasok külföldi gyakorlatával kapcsolatos feladatokat, h) ellátja a mentori rendszer folyamatos működtetésével kapcsolatos feladatokat; i) ellátja a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj Program részét képező szervezett képzések megszervezésével kapcsolatos feladatokat IV. Humán-kontrollinggal, pályázati és kiválasztási eljárásokkal összefüggő egyéb feladatok a) humán-kontrolling rendszer kiépítése, működtetése 19/73
b) a pályázati és kiválasztási eljárásokkal összefüggő szolgáltatásokat, e körben közzéteszi a pályázati kiírásokat, lefolytatja a pályázati eljárást és kompetenciavizsgálatokat, illetve működteti az ezzel kapcsolatos adatbázisokat; Egyéni célok I. Továbbképzési rendszer továbbképzési tervezés a) szakreferens: 1. szakmai javaslatokat tesz a közigazgatási továbbképzési programjegyzékkel kapcsolatosan; 2. közreműködés a továbbképzési tervek módszertani irányelveinek meghatározásában; 3. kapcsolattartás a tervkészítésre kötelezett közszolgálati tisztviselőket foglalkoztató szervekkel; 4. a beérkezett továbbképzési tervek összesítése; 5. az összesített továbbképzési tervek megküldése az NKE részére; 6. a KIH továbbképzési tervének összeállítása; 7. közreműködés a változás-bejelentések kezelésében, feldolgozásában 8. kitöltési útmutató elkészítése a kitöltendő egyéni illetve az intézményi továbbképzési tervsablonokhoz; 9. közreműködés a közigazgatási továbbképzés országos tervezési rendszerének szakmai irányításának biztosításában 10. képzés- és programszervezési feladatok ellátása. b) továbbképzési referens: 1. működteti a közigazgatási továbbképzés monitoring-rendszerét; 2. összefoglaló, értékelő jelentések készítése a közigazgatási továbbképzési rendszerről; 3. az elkészült értékelések nyilvántartása, elemzése; 4. fejlesztési javaslatok készítése az értékelések alapján; 5. összefoglaló jelentés készítése az adott évben megvalósult közszolgálati továbbképzésekről 6. összefoglaló jelentés készítése a miniszternek a továbbképzési tervek végrehajtásáról 7. elégedettségmérő kérdőívek készítése és feldolgozása a képzésekhez kapcsolódóan 8. a feldolgozott kérdőívek részletes elemzése. II. Közigazgatási gyakornoki és utánpótlásprogramok fejlesztése és működtetése a) humán-kontroller 1. elkészíti az Utánpótlás programleírás, helyzetértékelés alapján az Utánpótlásprogram működési szabályzatát, az Utánpótlás-politika módszertanát, részletes koncepcióját, illetve a további szükséges dokumentumokat; 20/73
2. felméri és számba veszi a közigazgatás szempontjából releváns felsőoktatási képzéseket nyújtó karokat, intézményeket, továbbá hallgatói és végzős létszámokat; 3. felméri és összegyűjti a köztisztviselőket foglalkoztató szervezetek (befogadó intézmény) elvárásait, igényeit; 4. ellátja a mindezzel kapcsolatos és a Működési Szabályzatban rögzített módszertani irányítási, minőségbiztosítási, továbbá monitoring, értékelési és adminisztratív (beszámolás) feladatait. b) osztályvezető 1. közigazgatási mentorrendszer kiépítése és működtetése; 2. kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás a felsőoktatási intézmények karrier irodáival; 3. programkoordinátorok munkájának irányítása. c) programkoordinátor 1. kapcsolatot tart a szakmai gyakorlatot végző hallgatókkal és az őket fogadó szervezetekkel; 2. ellátja a mindezzel kapcsolatos és a Működési Szabályzatban rögzített programszervezési, szerződéskötési, koordinációs, kapcsolattartással és partnerség ellátásával kapcsolatos feladatokat. d) módszertani referens 1. jelentkezéssel kapcsolatos ügyintézéssel, kompetenciaméréssel, interjúztatással, kiválasztással, lista/sorrend felállításával, várólista kialakításával, kezelésével járó feladatok elvégzését. III. MKÖ Program a) osztályvezető: 1. szervezi és ellenőrzi az Osztályhoz tartozó feladatok végrehajtását; 2. elkészíti és jóváhagyásra felterjeszti az Osztály munkatervét; 3. végrehajtja és végrehajtatja az Osztály ügykörébe tartozó jogszabályokat, előírásokat, valamint a felettes vezetők utasításait; 4. a feladatok egységes értelmezése és végrehajtása érdekében rendszeresen tájékoztatja az Osztály beosztottait az Osztály működését és szakmai feladatait érintő vezetői állásfoglalásokról, döntésekről; 5. rendszeresen beszámol a főosztályvezetőnek az Osztály tevékenységéről; 6. a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj program megvalósulásának nyomon követése, felügyelete 7. a II. pontban található feladtok felügyelete, ellenőrzése. b) programkoordinátor: 1. közreműködés a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj program megtervezésében; 2. a résztvevő felek munkájának koordinálása és nyomon-követése; 21/73
3. a pályázati felhívás közzétételével kapcsolatos feladatok ellátása; 4. a beérkezett pályázati anyagok formai szempontú ellenőrzése 5. közreműködés az érvényes pályázatok elbírálásában, 6. közreműködés a nyelvi szintfelmérések és motivációs interjúk megszervezésében; 7. az ösztöndíjasok felmerült problémáinak folyamatos kezelése; 8. közreműködés a Magyar Közigazgatási Ösztöndíjprogram értékelési rendszerének kidolgozásában és működtetésében; 9. közreműködik az ösztöndíjas szerződésekkel kapcsolatos teendők határidőre történő elvégzésében; 10. az ösztöndíjasok külföldi gyakorlatával kapcsolatos feladatok ellátása, kapcsolattartás a külföldi társintézményekkel; 11. ellátja az ösztöndíjrendszer pénzügyi ügyviteli feladatait; IV. Humán-kontrollinggal, pályázati és kiválasztási eljárásokkal összefüggő egyéb feladatok a) humán kontroller 1. a hatékonysági, gazdaságossági kontrolling alkalmazása; 2. az információs/információellenőrzés-tervezési-ellenőrzési-beszámolási rendszerek fejlesztése és koordinálása; 3. a szervezet emberi erőforrás gazdálkodás, a szervezet- és személyzetfejlesztés céljai elérésének biztosítása az alkalmazott informatikai nyilvántartási rendszerek segítségével; 4. az emberi erőforrás menedzsment (EEM) területeihez személyügyi mutatószámokat, mutatószámrendszert kialakítása és alkalmazása; 5. az emberi erőforrásokkal kapcsolatosan felmerülő előnyök/hátrányok adatainak mérése; 6. nyomon követés végzése a személyzeti tervezésen és a tervek ellenőrzésén, az értékeléseken, az elemzéseken és az erről készült beszámolókon keresztül; 7. az emberi erőforrásokkal kapcsolatosan felmerülő előnyök/hátrányok adatainak mérése; 8. mérési, értékelési és elemzési eljárások segítségével aktualizált képet ad a szervezet számára a szervezet emberi erőforrás állományáról, működéséről, működésének hatékonyságáról. b) módszertani referens: 1. a pályáztatási, kiválasztási tevékenységhez kapcsolódó interjúk szervezése, tesztek kirendelés a jelöltek számára, értékelő központ tervezése és előkészítése, megfelelő szakmai színvonalának biztosítása, a szükséges adminisztráció megszervezése, erőforrások biztosítása; 2. A KÖZIGÁLLÁS weblapon álláspályázatok megjelentetése, formai ellenőrzése 3. személyes kapcsolattartás a pályázatot kiíró szervezettekkel, szakmai kérdésekben tanácsadás; 22/73
4. a főosztály tevékenységébe tartozó projektek szakmai végrehajtásában való közreműködés; 5. pályáztatási-, toborzási-, kiválasztási tevékenységhez kapcsolódó feladatok ellátása; 6. adatgyűjtési- és elemzési feladatok ellátása, háttéranyagok készítése, konzultációkon történő részvétel, értékelési-fejlesztési feladatok (AC, DC) létrehozása és lebonyolítása; Az egyéni célokhoz kapcsolódó indikátorok 1. A szakreferens munkakörre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok Input teljesítmény Szervezeti teljesítményjellemző Teljesítményindikátor típus Beérkező feladatmennyiség Erőforrás jellegű mutatók Mit határoz meg az indikátortípus? Meghatározza a működéshez, illetve az egyes tevékenységek elvégzéséhez (erőforrások) rendelkezésre álló erőforrásokat Megjegyzés Nem célszerű olyan indikátort meghatározni teljesítménymutatónak, amelynek összesítése aránytalanul nehézséget jelent a munkatársaknak (pl.: beérkező e-mailes vagy telefonos megkeresések száma) Mutató példa beérkező továbbképzési tervek száma; a KIH belső szervezeti egységeitől érkező továbbképzési tervek száma módszertani irányelvek kidolgozása; változásbejelentő adatlapok száma; a megszervezendő képzések, programok száma; a tervek feldolgozásába bevont munkatársak száma; a tervkészítő 23/73
Output teljesítmény Szervezeti együttműködés mutatók Szervezet által előállított (nyújtott) szolgáltatások mennyisége és minősége Meghatározza a szervezeti egység által előállított termékek, nyújtott szolgáltatások fajtáját és mennyiségét A feladatkör ellátása során többnyire koordinációs típusú feladatok ellátása jelentkezik, így az output teljesítmény mutatok kevésbé belső viszonylatban, hanem más szervezetek irányába jelentkezik. szervekkel való kapcsolattartásb a bevont munkatársak száma; a változásbejelentések kezelésébe bevont munkatársak száma; a módszertani útmutatók kidolgozásába bevont munkatársak száma a tervkészítésben résztvevők szervekkel való kapcsolattartás; a kapcsolattartói táblázat folyamatos frissítése; megszervezendő módszertani értekezletek száma formailag ellenőrzött továbbképzési tervek száma; beérkezett továbbképzési tervek összesítése; az összesített tervek megküldése az NKE részére; feldolgozott változás- 24/73
Költségvetési teljesítmény Hatékonyság Igénybe vett belső és külső erőforrások felhasználásához kapcsolódó költségek nagysága Kapacitás kihasználtságot jellemző mutatók Hatékonyságot jellemző mutatók Megmutatja, hogy milyen az adott intézmény költségvetési gazdálkodása, rendelkezésre álló forrásai, felmerült kiadásai, kötelezettségei, vagyoni mutatói, illetve azok arányai Megmutatja az adott intézményben rendelkezésére álló erőforrások kihasználtságát. Megmutatja az adott intézmény által elért közvetlen és közvetett eredmények, kimenetek és a hozzá kapcsolódó A munkakör teljesítménye ezen indikátorokkal nem igazán jellemezhető, ugyanis a KIH költségvetési helyzete, uniós források rendelkezésre állásának függvényében, illetve belső szervezeti egységek jelzett igényeihez mérten szorosan kapcsolódik a mutatók mértékének alakulása bejelentések száma; megszervezett módszertani értekezletek száma aktuális kapcsolattartói táblázat megszervezett képzések, programok száma a megszervezett képzések után befolyt bérleti díj; a KIH továbbképzési terve alapján megfizetendő továbbképzési hozzájárulás; a belső továbbképzések kel kapcsolatban felmerülő költségek vezető számára felterjesztett anyagok száma hibásan megküldött továbbképzési tervek mennyisége; hibásan megküldött változásbejelentések 25/73
Eredményesség Eredményességet jellemző mutatók befektetések" viszonyát Az intézmény működése során létrejövő közvetlen és közvetett kimeneteknek, eredményeknek és a velük szemben támasztott elvárásoknak való megfelelőség minőség, szakszerűség, időszerűség értékelésére szolgál. száma a határidőre megérkezett szervek száma; a határidőre feldolgozott továbbképzési tervek száma 2. A továbbképzési referens munkakörre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok Input teljesítmény Szervezeti teljesítményjellemző Teljesítményindikátor típus Beérkező feladatmennyiség Mit határoz meg az indikátortípus? Meghatározza a működéshez, illetve az egyes tevékenységek elvégzéséhez (erőforrások) rendelkezésre álló erőforrásokat Megjegyzés Nem célszerű olyan indikátort meghatározni teljesítménymutatónak, amelynek összesítése aránytalanul nehézséget jelent a munkatársaknak (pl.: beérkező e-mailes vagy telefonos megkeresések száma) Mutató példa módszertani irányelvek kidolgozásába n való közreműködés; a belső szervezeti egységektől érkező tervek száma; a megszervezett képzésekkel kapcsolatos elégedettségm érő kérdőívek; tárgyévet 26/73
Output teljesítmény Erőforrás jellegű mutatók Szervezeti együttműködés mutatók Szervezet által előállított (nyújtott) szolgáltatások mennyisége és minősége Meghatározza a szervezeti egység által előállított termékek, nyújtott szolgáltatások fajtáját és mennyiségét A feladatkör ellátása során többnyire koordinációs típusú feladatok ellátása jelentkezik, így az output teljesítmény mutatok kevésbé belső viszonylatban, hanem más szervezetek irányába jelentkezik. Költségvetési Igénybe vett Megmutatja, A munkakör a KIH megelőző év továbbképzése i megvalósításár ól szóló beszámolók a munkakörben foglalkoztatott ak száma a tervkészítésbe n résztvevők szervekkel való kapcsolattartás ; beérkezett továbbképzési tervek összesítése; a képzések minősége a résztvevői vélemények alapján a képzések minősége a helyszíni monitoring alapján; beszámoló az előző évi továbbképzése k megvalósulásá ról közreműködés a 2014. évi tervezés módszertani útmutatójának elkészítése 27/73
teljesítmény Hatékonyság Eredményesség belső és külső erőforrások felhasználásához kapcsolódó költségek nagysága Kapacitás kihasználtságot jellemző mutatók Hatékonyságot jellemző mutatók Eredményességet jellemző mutatók hogy milyen az adott intézmény költségvetési gazdálkodása, rendelkezésre álló forrásai, felmerült kiadásai, kötelezettségei, vagyoni mutatói, illetve azok arányai Megmutatja az adott intézményben rendelkezésére álló erőforrások kihasználtságát. Megmutatja az adott intézmény által elért közvetlen és közvetett eredmények, kimenetek és a hozzá kapcsolódó befektetések" viszonyát Az intézmény működése során létrejövő közvetlen és közvetett kimeneteknek, eredményeknek és a velük szemben támasztott elvárásoknak való teljesítménye ezen indikátorokkal nem igazán jellemezhető, ugyanis a KIH költségvetési helyzete, uniós források rendelkezésre állásának függvényében, illetve belső szervezeti egységek jelzett igényeihez mérten szorosan kapcsolódik a mutatók mértékének alakulása továbbképzési terve alapján megfizetendő továbbképzési hozzájárulás; a belső továbbképzése kkel kapcsolatban felmerülő költségek 1 munkatársra jutó feladatok mennyisége; a módszertani értekezleten feltett kérdések milyensége; belső továbbképzési terv határidőre való elkészítése előző évi országos továbbképzési tervek feldolgozása és beszámoló készítése 28/73
megfelelőség minőség, szakszerűség, időszerűség értékelésére szolgál. határidőre a továbbképzése k megvalósításár ól szóló éves összefoglaló jelentés a képzések minőségére vonatkozó elemzések, kimutatások 3. Az osztályvezető munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok Szervezeti Mit határoz Teljesítményindikátor típus teljesítményjellemző indikátortípus? meg az Megjegyzés Mutató példa Input teljesítmény Beérkező feladatmennyiség Erőforrás jellegű mutatók Meghatározza a működéshez, illetve az egyes tevékenységek elvégzéséhez (erőforrások) rendelkezésre álló erőforrásokat Nem célszerű olyan indikátort meghatározni teljesítménymutatónak, amelynek összesítése aránytalanul nehézséget jelent a munkatársaknak (pl.: beérkező e-mailes vagy telefonos megkeresések száma) a munkatársak tájékoztatása a felmerülő új körülményekrő l jogszabályok megváltozásán ak nyomon követése; vezetői döntések megalapozásáb a bevont munkatársak száma; az osztályon foglalkoztatotta k száma; az osztály működési feltételeinek biztosítása kapcsolattartás a felsőoktatási intézmények 29/73
Output teljesítmény Költségvetési teljesítmény Szervezeti együttműködés mutatók Szervezet által előállított (nyújtott) szolgáltatások mennyisége és minősége Igénybe vett belső és külső erőforrások felhasználásához kapcsolódó költségek nagysága Meghatározza a szervezeti egység által előállított termékek, nyújtott szolgáltatások fajtáját és mennyiségét Megmutatja, hogy milyen az adott intézmény költségvetési gazdálkodása, rendelkezésre álló forrásai, felmerült kiadásai, kötelezettségei, vagyoni mutatói, illetve azok arányai A feladatkör ellátása során többnyire koordinációs típusú feladatok ellátása jelentkezik, így az output teljesítmény mutatok kevésbé belső viszonylatban, hanem más szervezetek irányába jelentkezik. A munkakör teljesítménye ezen indikátorokkal nem igazán jellemezhető, ugyanis a KIH költségvetési helyzete, uniós források rendelkezésre állásának függvényében, illetve belső szervezeti egységek jelzett igényeihez mérten szorosan kapcsolódik a karrier irodáival; kapcsolattartás a központi közigazgatás intézményeivel ; kapcsolattartás a PIB tagjaival; együttműködés a külföldi partnerintézményekkel ; kapcsolattartás a különböző szervek mentoraival mentori rendszer működtetése; az MKÖ programba bevont felsőoktatási intézmények száma; a PIB üléseinek koordinálása, tervezése; a foglalkoztatotta k számán keresztül befolyás az intézmény bérjellegű kiadásaira; a programokkal kapcsolatban szervezett megbeszélések, rendezvények költsége 30/73
Hatékonyság Kapacitás kihasználtságot jellemző mutatók Hatékonyságot jellemző mutatók Megmutatja az adott intézményben rendelkezésére álló erőforrások kihasználtságát. Megmutatja az adott intézmény által elért közvetlen és közvetett eredmények, kimenetek és a hozzá kapcsolódó befektetések" viszonyát mutatók mértékének alakulása az MKÖ program egy résztvevőre jutó költsége a mentorokkal történő kapcsolattartást végző munkatársak száma; az ösztöndíjasokk al való kapcsolattartást végző munkatársak száma; az osztály adminisztratív feladataival foglalkozó munkatársak száma; az osztály által megvalósított programok pénzügyi nyomon követését végző munkatársak száma a programokba bevont ösztöndíjasok száma; a résztvevő mentorok száma; az ösztöndíj program végén a közigazgatásba n 31/73