EBSF projekt záró rendezvény szervezése, PR film és prospektus készítése versenyeztetési eljárás Eljárás száma: BKV Zrt. AJÁNLATI FELHÍVÁS Budapest, 2011. augusztus 1.
AJÁNLATI FELHÍVÁS Ajánlati felhívás Ajánlatkérő neve: Budapesti Közlekedési Zártkörűen Működő Részvénytársaság Gazdasági Igazgatóság Beszerzési Főosztály Schifner Marianna Főosztályvezető 1072 Budapest, Akácfa u. 15. I. emelet 130. Tel.: 461-6578 Fax: 461-6524 1. Az eljárás száma: BKV Zrt. 2. A beszerzés tárgya és mennyisége: EBSF projekt záró rendezvény szervezése, PR film és prospektus készítése. 3. Műszaki követelmények: A benyújtott ajánlat kötelező elemei: - Zárórendezvény (szakmai konferencia és sajtótájékoztató) 1 alkalom - Prospektus 1000 db - PR-film 1 db - Reklámtárgy 250 db A műszaki követelmény részletezését az 1. számú melléklet tartalmazza. Az ajánlatban az Ajánlattevőnek részletesen be kell mutatnia a rendezvény megszervezésére, lebonyolítására vonatkozó elképzeléseit, különös tekintettel arra, hogy a felhívásban foglalt szolgáltatásokat és technikai eszközöket hogyan és milyen feltételekkel kívánja biztosítani. Az ajánlatra részajánlatétel is lehetséges. Mind teljes, mind részajánlat esetében részletes árajánlatot várunk. Részajánlattételi lehetőség: Az egyes részekre külön-külön, egy vagy több részre, illetve valamennyi részre együttesen is benyújtható ajánlat. A) rész: Rendezvényszervezés B) rész: PR film készítése C) rész: Prospektus készítés D) rész: Reklámtárgyak, szóró ajándékok 4. A teljesítés helyei: BKV Zrt. Beruházási Szakigazgatóságával egyeztetett időpontban és helyeken. 5. Szerződés időtartama: A szerződés megkötésétől 2011. november 30-ig tartó időszak. 2
6. Ellenszolgáltatás teljesítésének feltétele: A szerződés tárgyát képező szolgáltatás ellenértékének kiegyenlítése a megrendelés teljesítésének Ajánlatkérő általi igazolását követően, az Ajánlatkérőhöz benyújtott számla alapján, a számla kézhezvételétől számított 60 (hatvan) naptári napon belül, átutalással történik. Ajánlatkérő előleget nem fizet. Ajánlatkérő késedelmes fizetése esetén a késedelembe esés napján érvényes jegybanki alapkamattal megegyező mértékű késedelmi kamat számítható fel. 7. Szerződést biztosító mellékkötelezettségek: Ajánlattevőnek jótállást kell vállalnia teljesítéséért, valamint a hibás teljesítésből eredő károk megtérítésére. Ajánlatkérő késedelmes teljesítés esetén naponta 0,5%, hibás teljesítés, illetve a teljesítés meghiúsulása esetén 15%-os kötbért érvényesíthet. 8. Ajánlattevőkkel szemben támasztott alkalmassági követelmények: 8.1. Műszaki, szakmai alkalmassági követelmény: Alkalmatlannak minősül Ajánlattevő és az általa igénybe venni kívánt alvállalkozója, ha együttesen nem rendelkeznek az elmúlt három évben (2008, 2009, 2010) összesen: A) Rendezvényszervezés rész tekintetében: legalább 30 millió Ft forgalom, és legalább két, min. 200 fő fölötti részvételű, az általunk kérthez hasonló rendezvény megrendezésére vonatkozó referencia. B) PR film készítés rész tekintetében: legalább két, min. 3 perces PR, vagy reklámfilmre vonatkozó referencia. C) Prospektuskészítés rész tekintetében: legalább három, az általunk kérthez hasonló műszaki tartalmú prospektusra vonatkozó referencia. D) Reklámtárgyak, szóró ajándékok rész tekintetében: legalább 3 alkalommal 4 különböző stílusú és árkategóriájú reklámtárgy nagy mennyiségben történő időre való szállításának igazolása, illetve a reklámtárgyakra vonatkozó referencia, minták vagy színes fényképes dokumentáció beküldésével. 8.1.1.Műszaki alkalmasság igazolására kért adat és tény (igazolás módja): Ajánlattevőnek és az általa igénybe venni kívánt alvállalkozójának jelen ajánlati felhívás 5. számú mellékletének - referencia nyilatkozat - megfelelően kell igazolnia azt, hogy rendelkezik az elmúlt 3 évben (2008, 2009, 2010) összesen legalább A) Rendezvényszervezés rész tekintetében: legalább 30 millió Ft forgalom, és legalább két, min. 200 fő fölötti részvételű, az általunk kérthez hasonló rendezvény megrendezésére vonatkozó referenciával. B) PR film készítés rész tekintetében: legalább két, min. 3 perces PR, vagy reklámfilmre vonatkozó referenciával. C) Prospektuskészítés rész tekintetében: legalább három, az általunk kérthez hasonló műszaki tartalmú prospektusra vonatkozó referenciával. D) Reklámtárgyak, szóró ajándékok rész tekintetében: legalább 3 alkalommal 4 különböző stílusú és árkategóriájú reklámtárgy nagy mennyiségben történő időre való szállításának igazolásával, illetve a reklámtárgyakra vonatkozó referenciával., Kérjük, minták vagy színes fényképes dokumentáció beküldését. 3
Részenként az alkalmasság igazolását nem feltétlenül 1 db referencialevélnek kell tartalmaznia, hanem az összes csatolt referencialevélnek együttesen. PR film és Prospektus tekintetében referencia anyagot is kérünk. 9. Az ajánlattevő által az ajánlathoz kötelezően csatolandó igazolások, nyilatkozatok az alábbi sorrendben: Ajánlattevőnek, illetve az igénybe venni kívánt alvállalkozójának ajánlatában a következő dokumentumokat kell benyújtania: a) ajánlattételi nyilatkozat (2. számú melléklet ) b) nyilatkozatot az alvállalkozókról, a kapcsolt vállalkozásokról (3. számú melléklet ) c) ajánlattevő nyilatkozata a kizáró okokról (4. számú melléklet ) d) Referencia nyilatkozat (5. számú melléklet) e) aláírási címpéldány másolat f) egyéb nyilatkozatok 10. Ajánlati ár: Az ellenszolgáltatás nettó értékét a mellékelt Ajánlattételi nyilatkozat kitöltésével egy összegben, magyar forintban kell megadni. Részajánlat tétel esetén a rész ajánlatokat összegezve, magyar forintban kell megadni a nettó értéket. Az árak a szerződés hatálya alatt nem változtathatók. A nettó egységárnak tartalmaznia kell a szerződésszerű teljesítéshez szükséges összes járulékos gyártási, munka-, anyag-, szállítási és egyéb költségeket, a fuvarozás, tárolás, rakodás, csomagolás, hatósági engedélyek költségeit is valamint a különféle vámköltségeket és adókat az általános forgalmi adó kivételével. 11. Az ellenszolgáltatás teljesítésének feltétele: A szerződés tárgyát képező termékek ellenértékének kiegyenlítése a megrendelés teljesítésének Ajánlatkérő általi igazolását követően, az Ajánlatkérőhöz benyújtott számla alapján, a számla kézhezvételétől számított 60 (hatvan) naptári napon belül, átutalással történik. Ajánlatkérő előleget nem fizet. Ajánlatkérő késedelmes fizetése esetén a késedelembe esés napján érvényes jegybanki alapkamattal megegyező mértékű késedelmi kamat számítható fel. 12. Az ajánlatok lezárása és megjelölése: Az ajánlatok benyújtása: Az árajánlatokat és a jelen felhíváshoz mellékelt nyilatkozatokat kitöltve, cégszerűen aláírva, folyamatos lapszámozással ellátva, a https://electool.com/sourcingtool/ elektronikus rendszerébe feltöltve kell benyújtani. (www.electool.hu oldalról érhető el) Amennyiben a Tisztelt Ajánlattevő az Electool rendszerében még nem regisztrált, ezt a beszerzes@bkv.hu e-mail címen kérjük jelezni, annak érdekében, hogy a regisztráláshoz szükséges meghívók kiküldésre kerülhessenek. 4
Kérjük, hogy Ajánlattevő ajánlatában adja meg az elérhetőségéhez szükséges adatokat: ajánlattevő cég neve, székhelye, telefonszáma, telefax-száma, a kapcsolattartó személy neve, beosztása. Az Ajánlati felhívással kapcsolatos kérdések és válaszok: Az eljárással kapcsolatos kérdések feltevése, információ kérése kizárólag a www.electool.hu felületen keresztül tehető. 13. Az ajánlatok benyújtásának (feltöltésének) határideje: 2011. augusztus 08. 13 óra 00 perc 14. Az ajánlat nyomtatott formában történő benyújtásának helye: A nyertes ajánlattevőnek ezen kívül szükséges kinyomtatott ajánlatát postai úton vagy személyesen is -a feltöltési idő végét követő 3 munkanapon belül -eljuttatnia, az alábbi formában: Az ajánlatot, a www.electool.hu felületről letöltött nyilatkozatokat kitöltve, cégszerűen aláírva, összefűzve, két példányban (egy eredeti és egy másolati példány) folyamatos lapszámozással ellátva, borítékba/csomagolásba helyezve és lezárva kell benyújtani. Ajánlattevő neve és címe A J Á N L A T EBSF Záró rendezvény szervezése, PR film és prospektus készítése tárgyú eljárásban Eljárás száma: BKV Zrt. Kérjük, hogy Ajánlattevő ajánlatában adja meg az elérhetőségéhez szükséges adatokat: ajánlattevő cég neve, székhelye, telefonszáma, telefax-száma, a kapcsolattartó személy neve, beosztása. A kinyomtatott ajánlatok benyújtásának helye: Budapesti Közlekedési Zártkörűen Működő Részvénytársaság Gazdasági Igazgatóság Beszerzési Főosztály 1072 Budapest, VII. kerület, Akácfa u. 15. IV. emelet 456. iroda A kinyomtatott ajánlatok postai úton vagy személyesen leadhatók a fenti címen az elektronikus bontást követő 3 munkanapon belül, munkanapokon 8 00-14 30 óra, pénteken 8 00-13 30 óra között. Az Ajánlattétel érvényességének feltétele, hogy az ajánlat mindkét formátumban benyújtásra kerüljön, a megadott határidőkig. Az eljárás eredményéről Ajánlatkérő írásban tájékoztatja az Ajánlattevőket. 15. Az ajánlatok elbírálása: 5
Az Ajánlatkérő az ajánlati felhívás meghatározott feltételeknek megfelelő ajánlatokat a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás / összességében legkedvezőbb ajánlat alapján bírálja el. 16. Az Ajánlatkérő fenntartja a jogot, hogy a versenyeztetést megnyert Ajánlattevővel szerződést kössön, vagy egy Ajánlattevővel se kössön szerződést, és az egész ajánlatkérést eredménytelennek nyilvánítsa. 17. Az eljárással kapcsolatos kérdések feltevése, információ kérése kizárólag írásban az alábbi címen tehető legkésőbb 2011. augusztus 05. 12 óráig: BKV Zrt. Gazdasági Igazgatóság, Beszerzési Főosztály 1072 Budapest, Akácfa u. 15. IV. emelet 456-as szoba Telefax: 461-6684 racze@bkv.hu 18. Az eljárás eredményéről Ajánlatkérő írásban tájékoztatja az Ajánlattevőket. 19. Az ajánlati kötöttség lejártának időpontja: Az Ajánlattételi határidő lejártától szerződéskötésig. 20. Hiánypótlás: Az Ajánlatkérő a versenyeztetési eljárás során az Ajánlattevők részére teljes körű hiánypótlási lehetőséget biztosít. Ajánlatkérő a hiánypótlási felhívásban pontosan megjelölt hiányokról és a hiánypótlási határidőről írásban tájékoztatja az Ajánlattevőket. 21. Az Ajánlatkérő az Ajánlati felhívásnak, valamint a nyertes ajánlatnak megfelelő tartalommal készült szerződéstervezetet a nyertes Ajánlattevő részére megküldi 22. Egyéb rendelkezések: Az Ajánlatkérő az Ajánlatkérésnek megfelelő tartalommal készült szerződéstervezetet az Ajánlattevők részére e-mailen megküldi. Az ajánlattételi nyilatkozat aláírásával az Ajánlattevő kifejezetten nyilatkozik a szerződéstervezet elfogadásáról, amely szerződéstervezettől az Ajánlatkérőnek nem áll módjában eltérni. Az Ajánlatkérő azonban fenn tartja a jogot arra, hogy a benyújtott ajánlatok értékelésének eredményétől függően a szerződéses feltételekről tárgyalást tartson. A tárgyalások tartásáról, azok menetéről az Ajánlatkérő egyidejűleg tájékoztatja valamennyi Ajánlattevőt. A szerződéskötés tervezett időpontja: 2011. augusztus 6
1. számú melléklet Az EBSF projekt röviden Az UITP, azaz a Közösségi Közlekedés Nemzetközi Szövetsége az Európai Unió támogatásával 2008 szeptemberében indította el a Jövő Európai Buszrendszere, azaz az EBSF projektet, amelyben 46 európai partner mellett a BKV is aktív szerepet vállalt. A projekt célja a legújabb kutatások és fejlesztések gyakorlatban történő kipróbálása, az autóbusz-közlekedési rendszerek tökéletesítése, és ezáltal a közösségi közlekedés vonzóvá tétele. A 26 millió euró költségvetésű EBSF projekt keretében a BKV Zrt. és az MAN közösen fejlesztette ki a lehető leghosszabb, azaz 18,75 méteres, ötajtós csuklós MAN Lion s City GL típusú városi autóbuszt. A busz a budapesti tesztüzem során március 23-tól kilenc hónapon át rója a 86-os járat útvonalát hetente átlagosan 5-6 napon át, annak érdekében, hogy változatos, de valóságos körülmények között lehessen tesztelni. Az Ügynökséggel szembeni elvárások - A versenyeztetésben kiírt feladatok magas színvonalú ellátása. - Folyamatos konzultáció a Kiíróval. - Kreatív gondolkodás, együttműködő hozzáállás. - Rendszeres beszámoló készítése a Kiíró és a szakmai szervezetek felé a feladatok elvégzéséről, aktuális állásáról. - A feladatokhoz kapcsolódó feladatok egyeztetése, jóváhagyatása a Kiíróval. - A feladatokhoz kapcsolódó ütemezési és pénzügyi terv elkészítése, betartása - Az elmúlt három évben (2008, 2009, 2010) legalább 30 millió Ft forgalom, és legalább két, min. 200 fő fölötti részvételű, az általunk kérthez hasonló rendezvény megrendezésére vonatkozó referencia. - A benyújtott ajánlat kötelező elemei Zárórendezvény (szakmai konferencia és sajtótájékoztató) Prospektus PR-film Reklámtárgy 1 alkalom 1.000 db 1 db 250 db Továbbiakban részletezve. Továbbiakban részletezve. Továbbiakban részletezve. Továbbiakban részletezve. A feladatok részletezése 1. Zárórendezvény (szakmai konferencia és sajtótájékoztató) Dátum: 2011. október 27. Létszám: kb. 100+50 fő Időtartam: max. 6 óra Várható program: 12.00 megnyitó és ebéd a szakmai konferencia résztvevői számára (kb. 100 fő) 13.30 szakmai konferencia (kb. 100 fő) 15:30 a sajtó érkezése 15.30 kávészünet a szakmai résztvevők és a sajtó számára (kb. 150 fő) 7
16.00 sajtótájékoztató (kb. 150 fő) 17.00 EBSF busz megtekintése (kb. 100 fő) 18.00 rendezvény várható befejezése Ajánlati felhívás Helyszín: rendezvényterem, vagy szálloda konferenciaterme - ahol megoldható a busz (18,75 m) elhelyezése, - a busz (és a buszhoz vezető út) sötétedés utáni kivilágítása is megoldott, - rendezvényterem esetén a közelben található legalább három csillagos szálloda - tolmácsolás megoldott - étkeztetés megoldott Szervezés, lebonyolítás: - meghívó készítése és kiküldése, résztvevői felmérés, emlékeztető telefonok, helyszíni regisztráció - a helyszín bérlése és biztosítása - helyszínbejárás - munkaerő biztosítása: hostess (angol nyelvismerettel), rendezvényfelügyelet, technikus, biztonsági őr... - szinkrontolmács biztosítása (angol-magyar) - parkolási lehetőség biztosítása - jogdíjak, szervezői jutalék, szállítás, telepítés, bontás Berendezés, dekoráció, nyomdaköltség: - berendezés biztosítása (helyszínfüggő): könyöklők, hamutartó, pulpitus, asztalok, székek, szemetes, információs pult - alapdekoráció biztosítása: élővirág, asztali zászló (EU, Magyarország, BKV Zrt., MAN, UITP, EBSF, VULTRON Kft., BKK Zrt.), molino o extradekoráció: roll up, textil, paraván - nyomdai, tervezési, grafikai munkák: meghívó, kiadvány, plakát, megállító ill. irányító tábla Technika: - alaptechnika biztosítása: hangosítás, 2 nagy teljesítményű projektor, 2 laptop, 2 vetítővászon, mobil mikrofonok o extratechnika: hangrögzítés, videó rögzítés, plazma TV, flip chart, fénytechnika, szinkrontolmács-berendezés (kabin, fejhallgatók) Catering: - hideg-meleg büféebéd, állófogadás jelleggel 100 főre (kávé, tea, ásványvíz, 2-2 féle szénsavas és rostos üdítő, svédasztal: 2 meleg előétel, 3 főétel, 3 desszert; vegetáriánus menüopcióval) - kávészünet 150 főre (kávé, tea, ásványvíz, 2-2 féle szénsavas és rostos üdítő, sós és édes aprósütemény, gyümölcstál) 2. Prospektus A prospektusok tervezése, teljes körű kivitelezése az alábbiakat foglalja magában: - koncepció kialakítása - grafikai tervezés és layout készítés - desktop publishing (DTP) - képfeldolgozás - saját fotók készítése 8
- nyomdai előkészítés - gyártás nyomdai minőségben - A/4-ös méret, 2 oldal, 4+4 szín, hajtogatott - 1.000 darab (900 magyar, 100 angol nyelven) Ajánlati felhívás 3. PR film PR film készítése és teljes körű kivitelezése: - koncepció kialakítása - forgatókönyv készítése - storyboard - szövegírás - igény szerint helyszín bérlése - produkció előkészítése - produkció felügyelete - a PR film helyszíneinek és esetleges szereplőinek kiválasztása és felkészítése, valamint a PR film stílusának kialakítása a kiíró bevonásával - narrátor - rendezés és gyártásvezetés - technikai személyzet - kamera, világítás és hangtechnika - nyersanyag - utómunka - szállítás, utazás - biztosítás - MPEG, DVD és AVI formátum, webes és szabvány DVD felbontás egyaránt - megfelelő adathordozó - árképzéshez támpont: 5 perc 4. Reklámtárgyak, szóróajándékok Különböző szóróajándék tervezése és gyártása: - igények felmérése, koncepció kialakítása, kreatív ötletek bemutatása, teljes körű tervezés, gyártás, csomagolás, szállítás - kb. 250 darab 9