A PÁLYÁZAT KIÍRÁSÁVAL ÉS BEADÁSÁVAL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS KÉRDÉSEK Kik adhatnak be pályázatot? Nem-kormányzati szervezetek, egyházi intézmények, iskolák, egyetemek és természetes személyek. Politikai pártok és azokhoz köthető ifjúsági szervezetek, illetve szakszervezetek nem vehetnek részt a pályázatban. A megvalósítani tervezett projektben minimum egy magyar és minimum egy lengyel partnernek kell részt venni. Pályázatot fenti résztvevők bármelyik nevesített partnerrel benyújthatnak (pl. egyetem és magánszemély, magánszemélyek egymás között, stb.). Gazdasági tevékenység támogatására nem lehet támogatást kérni. Mekkora összeg áll rendelkezésre a pályázatok támogatására? 2015-ben 30000 (harmincezer) euró. A projekteket egyenként minimum 1000, maximum 5000 euróval tudjuk támogatni. Mi a pályázat benyújtásának feltétele? Benyújthat-e egy pályázó több pályázatot? Az alábbi dokumentumok elküldése elektronikus úton: Kitöltött pályázati űrlap. A pályázó felek közös, írásos nyilatkozata arról: nyertes pályázat esetén vállalják a projekt lebonyolítását. Az összes résztvevő partner nyilvántartásba vételi bejegyzéséről készült kivonatot vagy annak másolatát (szkennelt példányt elfogadunk). Magánszemélyek pályázata esetén személyazonosságot igazoló okirat fényképes oldaláról készült fénymásolat csatolását kérjük. Kérjük, hogy minden pályázó ugyanazzal a partnerrel csak egy pályázatot adjon be, ellenkező esetben a Döntőbizottság fenntartja magának a jogot, hogy az általa legjobbnak ítélt pályázatot értékelje és kizárja a pályázó többi, azonos partnerrel benyújtott pályázatát. Melyik országban lehet a pályázatokat értékelő varsói Döntőbizottsághoz megvalósítani? Lengyelországban vagy mindkét országban (Magyarország és Lengyelország). Van-e lehetőség hiánypótlás benyújtására? Mik a benyújtott pályázat kizárásának okai? Hiánypótlás benyújtására két esetben van lehetőség: addig, amíg a kiíró e-mailen nem igazolja vissza a pályázónak a pályázat beérkezését (ez esetben kérjük, egyértelműen adjon arról e-mailen tájékoztatást, mikor küldte meg azt a pályázatot, amelyhez hiánypótlást ad be), vagy akkor, ha a Döntőbizottság saját maga dönt úgy: hiánypótlást kér a pályázótól. A benyújtott pályázatok kizárásának okai:
formai okok: pl. hiányosan és/vagy nem megfelelően kitöltött pályázati űrlap, hiányzó dokumentumok, pályázati határidő utáni beérkezés, nem megfelelő/hiányzó nyelven adták be a pályázatot. tartalmi okok: pl. kevesebb önrész megjelölése, mint a pályázatban elvárt minimum 10%; a maximális támogatási igény (5000 EUR) túllépése; a megvalósítandó projekt később fejeződik be, mint 2015. december 31-e, nem jogosult pályázó pályázata. egyéb okok: pl. nem valós információ szerepeltetése a pályázati anyagban. A Döntőbizottság köteles a formai vagy tartalmi okokból kizárt pályázat kizárásának konkrét okát a pályázóval írásban közölni. Amennyiben a benyújtott pályázattal szemben tartalmi okokból merül fel kifogás, a pályázat kizárása automatikus, ez esetben hiánypótlást a Döntőbizottság nem kér. Egyes pályázóknál korábban előfordult az, hogy a pályázati adatlapot kizárólag lengyelül nyújtották be, amelyhez nem csatoltak magyar nyelvű leírást. A pályázatokat a következő nyelveken várjuk: angol, vagy magyar és lengyel nyelveken együtt. Milyen pályázatokat vár a kiíró? A pályázatok témái között értékelési különbség nincsen, nem értékelünk pl. egy kulturális eseményt egy tudományostól eltérően (és viszont sem) kizárólag azért, mert különböző típusú együttműködésről van szó. A pályázatok megítélésének elsődleges és döntő szempontja az, hogyan segíti elő a projekt a két ország közötti kapcsolatok fejlődését. A Döntőbizottság a különböző témákban (pl. sport, zenei, művészeti, utazási, oktatási, tudományos, kulturális, egyházi, stb.) beadott pályázatok esetében a kategóriákba sorolást maga végzi. A Döntőbizottság az adott kategóriákba eső pályázatokat saját kategóriájukon belül értékeli, fenntartva magának a jogot, hogy a győztes pályázatok magas színvonalának biztosítása érdekében kategóriánként akár több (nem azonos pályázótól beérkező) pályázatot is támogatásra érdemesként jelöljön meg, vagy egyes kategóriá(ko)n belül ne válasszon ki támogatásra érdemes beadott programjavaslatot. A beadott pályázatok alapján a kiíró szintén fenntartja magának a különböző kategóriák évenkénti meghatározásának jogát. Minden projektnek ugyanannyi esélye van a támogatás elnyerésére a megvalósítás helyszínétől függetlenül. Milyen szempontok szerint történik a pályázatok értékelése? Kap-e a pályázó visszajelzést arról, hogyan értékelte a kiíró a befogadott pályázatot? A pályázatok értékelése az alábbi szempontok alapján történik: a pályázat kidolgozottsága (a pályázat mennyiben járul hozzá a magyar lengyel kapcsolatok bővítéséhez, a pályázat eredményeire mennyire lehet következő projekte(ke)t alapozni);
a pályázók eddigi szakmai tapasztalata, amely (támogatás esetén) a program sikeres lefolytatását vetíti előre; a pályázat promotálása a médiában. Kérésre a Döntőbizottság a pályázónak megjelöli benyújtott pályázata legjobbnak és legkevésbé kidolgozottnak tartott részét, s ezt részére elküldi. A nyertes pályázatok kiválasztása A Döntőbizottság a teljes 30000 EUR keretet szétosztja a támogatandó projektek között. A Döntőbizottság fenntartja magának a jogot, hogy a támogatásra érdemesnek tartott, azonban a rendelkezésre álló pénzügyi keret korlátozottsága miatt elutasított pályázatokat pótlistán tegye közzé. Amennyiben egy nyertes és támogatandó pályázat megvalósulása a Döntőbizottság szerint veszélybe kerül vagy a pályázó visszalép annak kivitelezésétől, a Döntőbizottság köteles a pótlistás pályázók közül minimum egy pályázóval kapcsolatba lépni a keretösszeg teljes felhasználása és az Együttműködési Program céljainak maradéktalan teljesülése érdekében. Milyen határidőkkel dolgozik a Bizottság? 2015. február 12. A 2015. évi pályázatok meghirdetése 2015. március 20. A 2015. évi pályázatok benyújtásának határideje 2015. április 13. A nyertes pályázatok kiválasztásának határideje 2015. április 14. A nyertes és pótlistára tett pályázók kiértesítésének határideje, felszólítás a szerződéskötéshez szükséges adatok benyújtására 2015. április 23. A szerződéskötéshez szükséges adatok benyújtásának határideje 2015. április 24 28. A szerződések egyeztetése a nyertes pályázókkal, majd azok postára adása 2015. május 5-ig A nyertes pályázók által aláírt szerződések visszaküldése a Nagykövetségnek; a pénzügyi támogatások folyósítása (+2 munkanap) Pótlistás pályázóknak: szerződések előkészítése 2015. május eleje Nyertes pályázó(k) visszalépése esetén a következő pótlistás pályázó értesítése, neki szerződés megküldése aláírásra A pályázatok pénzügyi tartalmával kapcsolatos kérdések Előfordulhat-e, hogy a pályázó kisebb összegre kap támogatást, mint amennyit a benyújtott pályázatában kért? Igen. A Döntőbizottság fenntartja magának a jogot, hogy a benyújtott pályázatokban szereplő költségvetési tételek támogathatóságát és annak mértékét külön-külön vizsgálja és döntsön azokról. A Döntőbizottság minden pályázónál azzal számol, hogy a megítélendő támogatás nagyságától függetlenül a vállalt önrészt a pályázók biztosítani tudják.
Mi és hogyan számolható el önrészként? A megpályázott összeg minimum 10%-át kell a pályázóknak biztosítani, amelyet bármelyik (akár több, illetve akár az összes) partner is vállalhat. Önrészként elszámolható természetbeni hozzájárulás (pl. önkéntes munka, saját eszközpark [terembérlet] biztosítása, stb.) Milyen tételek kifizetésére nem lehet támogatást kérni? Közüzemi és telekommunikációs szolgáltatásokra (beleértve a vezetékes és mobiltelefon, mobil adatforgalom és internetforgalom költségeit), saját infrastruktúra (pl. helyiségek, saját gépjármű) bérlésére, használatára. Amortizációs költséget nem tudunk elfogadni. Kérhető-e személyi jellegű költség, bérjellegű kifizetés? A pályázók nem számolhatnak el bérjellegű kiadást a projekt adminisztratív/szervezési lebonyolításával, a projektbeszámolók (pénzügyi és szakmai beszámoló) megírásával összefüggésben. Amennyiben bérjellegű kifizetésre vagy tiszteletdíj kifizetésére a projekt megvalósítása érdekében a pályázónak feltétlenül szüksége van, a költség elszámolható, de az ilyen tételek után felmerülő adó- és járulékfizetési kötelezettség teljes egészében a pályázót terheli. Mi a szerződéskötés előfeltétele? Milyen adatokat és dokumentumokat kér a Döntőbizottság szerződéskötésnél a pályázati partnerektől? Mi a szerződés megkötésének folyamata? Előfeltételként egy önálló számla vagy alszámla megnyitását kérjük. A projekt megvalósításával kapcsolatos összes kiadást erről a számláról kell kifizetni. A Döntőbizottság elnöke a nyertes pályázókkal támogatási szerződést köt. A szerződéskötéshez az alábbi adatok és dokumentumok szükségesek: Bankszámlaszám (megjelölve az a valutanemet, amelyben a számlán lévő összeget tárolják ez vagy PLN vagy EUR lehet). Bankgarancia: a pályázó és számlavezető bankja által aláírt és lepecsételt dokumentum. A bankgaranciát a korábbi tapasztalatok alapján a lengyel bankok kiállítják, viszont ez időt vehet igénybe. Szervezet esetén: jogi képviselő neve. Természetes személyek esetén: személyi igazolvány/útlevél száma, természetes személy lakcíme. Általános tudnivalók a nyertes pályázóval megkötendő szerződésről A szerződésminta általános szerződési feltételeket tartalmaz, attól a Döntőbizottság a pályázó konkrét pályázati vállalásai fényében esetenként eltérhet. A szerződést a magyar jogszabályoknak
megfelelően kell megkötni, a hivatkozott magyar jogszabályok angol nyelvű változatai a következők: Milyen pénznemben kerül sor a támogatási összeg kifizetésére? Szabályok a pályázati támogatás kifizetésével kapcsolatban Elsősorban PLN-ben. Indokolt esetben (eurófolyószámla számának megadása esetén) a sikeres pályázó dönthet úgy, hogy EUR-ban kéri a támogatási összeget. A sikeres pályázók a támogatási összeg terhére a kiadásokat alapvetően banki átutalással kell kifizessék, a pénzügyi elszámoláshoz csatolva a banki átutalásokról szóló kivonatokat. Ettől csak indokolt esetben lehet eltérni. Hogyan és milyen határidővel kell a pénzügyi elszámolást benyújtani? Kérjük a sikeres pályázókat, hogy a pénzügyi elszámolásnál a mellékelt táblázatot használják. Kérjük a sikeres pályázókat, hogy a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelően járjanak el, illetve figyeljenek arra, hogy a benyújtott számlamásolatok és bankszámla-kivonatok hátoldalán az alábbi elemek szerepeljenek: a számlamásolat hitelesítése, elhelyezve ezen (lehetőleg bélyegző formájában) az alábbi szöveget: Ez a számla annak eredetijével teljes mértékben megegyezik a következő szerepeltetése a számlákon: Felhasználva a című támogatott projekt elszámolásához ; annak szerepeltetése, hogy a kifizetett számla összege milyen mértékben került megosztásra az önrész és a támogatási összeg között; a pályázó pecsétje és képviselőjének aláírása.