TARTALOMJEGYZÉK 0. VERZIÓKÖVETÉS... 4 1. A KÉZIKÖNYV CÉLJA, A MINŐSÉGIBZTOSÍTÁSI RENDSZER ALKALMAZÁSI TERÜLETE... 5 1.1. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK... 5 1.2. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER ALKALMAZÁSI TERÜLETE... 5 1.3. FELHASZNÁLÁSI FELTÉTELEK... 6 2. INTÉZMÉNYISMERTETŐ... 7 2.1. AZ INTÉZMÉNY ALAPADATAI... 7 3. A DOKUMENTÁLÁS KÖVETELMÉNYEI... 8 3.1. ÁLTALÁNOS KÖVETEMÉNYEK... 8 3.2. A DOKUMENTUMOK KÉSZÍTÉSI RENDJE... 9 3.3. IRAT ÉS ADATVÉDELMI SZABÁLYOK... 10 4. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGE... 11 4.1. ELKÖTELEZETTSÉG... 11 4.2. AZ INTÉZMÉNY FELELŐSSÉG-HATÁSKÖR SZINTJEI... 11 4.3. ÜGYFÉLKÖZPONTÚSÁG... 12 4.4. A MINŐSÉGSTRATÉGIA ÉS A MINŐSÉGPOLITIKA KIALAKÍTÁSA... 12 4.4.1. Minőségstratégia... 12 4.4.2. Minőségpolitikai nyilatkozat... 12 4.5. MINŐSÉGCÉLOK ÉS INDIKÁTOROK (CÉLÉRTÉKEK)... 14 4.5.1. Általános követelmények... 14 4.5.2. Minőségcélok és minőségi jellemzők kapcsolata... 14 5. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL... 15 5.1. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK... 15 5.2. EMBERI ERŐFORRÁSOK... 15 5.3. INFRASTRUKTÚRA ÉS MUNKAKÖRNYEZET... 15 5.3.1. Oktatási infrastruktúra... 15 5.3.2. Munkakörnyezet... 15 6. A KÉPZÉSI TEVÉKENYSÉG TERVEZÉSE ÉS MEGVALÓSÍTÁSA... 16 7. MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉRTÉKELÉS, FEJLESZTÉS... 17 7.1. AZ INTÉZMÉNY INFORMÁCIÓS RENDSZERE... 17 7.1.1. A belső információs rendszer... 17 7.1.2. Külső adatszolgáltatás az információs rendszerből... 17 7.2. A PANASZKEZELÉS RENDJE... 19 7.3. VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS... 21 7.3.1. Általános követelmények... 21 7.3.2. A vezetőségi átvizsgálás területei... 21 7.4. ÖNÉRTÉKELÉS... 22 7.5. FEJLESZTÉS... 23 7.5.1. Folyamatos fejlesztés... 23 7.5.2. Helyesbítő és megelőző tevékenység... 24 8. MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÖVETEMÉNYPROFILOK... 25 8.1. MINŐSÉGCÉLOK ÉS INDIKÁTOROK KÖVETEMÉNYPROFILJA... 25 Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 2 / 38
8.1.1. Általános követelmények... 25 8.1.2. A minőségcélok és célértékek kijelölésének folyamatelemei és felelősei... 26 8.1.3. A minőségcélok és jellemezőkhöz hozzárendelt célértékek mérése, elemzése...27 8.2. A KÉPZÉSEK KÖVETELMÉNYPROFILJA... 28 8.2.1. Általános követelmények... 28 8.2.2. A Fktv. És a 393/2013 Korm. Rendelet szerint a felnőttképzést folytató intézmény által kötelezően vezetett dokumentáció... 28 8.3. AZ ELJÁRÁSOK KÖVETELMÉNYPROFILJA... 33 8.3.1. Általános követelmények... 33 8.3.2. Az 58/2013 (XII.13.) NGM rendelet 2. -nak (3) bekezdése szerint az intézményi minőségbiztosítási rendszer kötelező eljárásai... 33 8.3.3. Az eljárások formai elemei... 33 8.3.4. Az egyes kötelező eljárások ajánlott tartalmi elemei... 34 8.4. AZ ELÉGEDETTSÉGMÉRÉS KÖVETELMÉNYPROFILJA... 37 8.4.1. Általános követelmények... 37 8.4.2. Az elégedettségmérés folyamata... 37 Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 3 / 38
0. VERZIÓKÖVETÉS Verzió Dátum Változtatás leírása Változtatás jóváhagyása 1.1 2014.12.01 EDC PRO első érvényes kiadás 1.2 2015.01.30 NMH NSZFH változás átvezetése 2.0 2015.04.01 EDC PRO második érvényes kiadás 2.1 2015.05.21 FINY 2 FIR változás átvezetése 2.1 2015.05.21 NMH NSZFH változás átvezetése 2.2 2015.09.01 Helyesbítések, aktualizálások 3.0 2016.01.01 EDC PRO harmadik érvényes kiadás 3.1 2017.01.01 NSZFH PMKH változás átvezetése Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 4 / 38
1. A KÉZIKÖNYV CÉLJA, A MINŐSÉGIBZTOSÍTÁSI RENDSZER ALKALMAZÁSI TERÜLETE 1.1. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK A Minőségbiztosítási Kézikönyv célja, hogy leírja az intézmény által működtetett felnőttképzési minőségbiztosítási rendszert, amelyet a 2013. évi LXXVII. törvény, a 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet, az 58/2013. (XII. 13.) NGM rendelet és a szervezet minőségpolitikájával és minőségstratégiájával összhangban vezettek be. A Kézikönyv egy tájékoztató dokumentum az intézmény által végzett folyamatos minőségbiztosítási és önértékelési tevékenységről. Az itt megállapított minőségbiztosítási alapelveket és folyamatokat használjuk fel az intézmény által működtetett felnőttképzési rendszer hatékonyságának felülvizsgálatára, illetve a szükséges változtatások elgondolása során. 1.2. A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER ALKALMAZÁSI TERÜLETE A minőségbiztosítási rendszer az intézmény által folytatott felnőttképzési tevékenység területeit öleli fel. Figyelembe veszi az intézmény által a felnőttképzésben érintett dolgozói létszámát és szervezeti felépítését, valamint a felnőttképző intézmény működési folyamatait, azonban a kézikönyv csak és kizárólag az intézmény felnőttképzésre vonatkoztatott tevékenységét és felnőttképzési struktúráját mutatja be. A kialakított minőségbiztosítási rendszer egyszerű és rugalmas, amely képes az intézmény által támasztott belső, valamint a felnőttképzési irányelvek által támasztott külső igényeket és elvárásokat kielégíteni. Emellett nagy hangsúlyt fektet a vonatkozó jogszabályi és törvényi előírások követésére és betartására is. A minőségpolitikai nyilatkozat és a minőségcélok megvalósulása érdekében az intézmény egy olyan rendszert alakított ki, amely összhangban van: - a partnereik (vevőik) elvárásaival, - a hatályos magyar felnőttképzési rendszer által támasztott követelményekkel, - intézményi működés sajátosságaival. Mindezek biztosítják, hogy az intézmény valamennyi felnőttképzéssel kapcsolatos folyamata tervezett és szabályozott körülmények között, működéséve, tevékenységével, illetve az általa nyújtott szolgáltatásokkal szemben támasztott valamennyi külső és belső elvárást kielégítve menjen végbe. Képzési körök: A minőségbiztosítási rendszer érvényességi területe az A-B-C képzési körben engedéllyel rendelkező intézményekre terjed ki. Önkéntes vállalással azonban a csak D képzési körben engedéllyel rendelkező intézmény is alkalmazhatja a rendszer alapelveit, így külön kizárást nem alkalmazunk. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 5 / 38
Egyéb feltételek: Olyan felnőttképzési tevékenységet folytató intézmény amelynek létesítő okiratában, működési engedélyében vagy az egyéni vállalkozói nyilvántartásban a tevékenységei között az oktatás vagy képzés szerepel. 1.3. FELHASZNÁLÁSI FELTÉTELEK A az Educert Képzésmódszertani és Minőséghitelesítési Kft. szellemi terméke. Használni csak az arra feljogosított, EDC PRO regisztrációs számmal rendelkező felnőttképző intézménynek engedélyezett. A Felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézkönyv sokszorosítása csak a regisztrációs számmal rendelkező felnőttképző intézmény számára megengedett, saját szervezetén beüli felhasználásra. A továbbadása, sokszorosítása arra nem jogosult felnőttképző intézmények számára tilos! A minőségbiztosítási kézikönyv és a kapcsolódó eljárások felülvizsgálata, módosítása csak a rendszer tulajdonosának jóváhagyásával történhet verziószám követéssel. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 6 / 38
2. INTÉZMÉNYISMERTETŐ Az intézmény célja, hogy felnőttképzési szolgáltatásaival a minőségi, professzionális felnőttképzést az emberközpontú, korrekt üzletvitellel összekapcsolva, hosszú távon is megbízható és rugalmas partnerként álljon a piac szereplőinek szolgálatába. Az intézmény vallja, hogy képzésben résztvevők igénylik a színvonalas, az embert teljes mértékben központba helyező szolgáltatást. E filozófia szellemében kerül kialakításra a szolgáltatási paletta. Az intézmény azzal a hittel végzi tevékenységét, hogy a magyarországi képzési piac egyre növekvő számú intézménye között kiváló minőségű szolgáltatási csomagja és a rendelkezésre álló humán és tárgyi erőforrásai alapján kiemelkedik versenytársai közül. 2.1. AZ INTÉZMÉNY ALAPADATAI Az intézmény neve: Az intézmény székhelye: 1211 Budapest, Tanműhely köz 7. Az intézmény adószáma: 15831873-2-43 Az intézmény felnőttképzési nyilvántartási száma: E-001280/2015 OM azonosító: 203032 Az intézmény ügyfélszolgálata: 1211 Budapest, Tanműhely köz 7. Telefon: 06-1-58-58-058, 06-30-826-9918 E-mail: Honlap: kepzesinfo@bkszc.hu, ugyfelszolgalat@bkszc.hu www.bkszc.hu Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 7 / 38
3. A DOKUMENTÁLÁS KÖVETELMÉNYEI 3.1. ÁLTALÁNOS KÖVETEMÉNYEK A minőségbiztosítási rendszer működését négyszintű dokumentációs rendszer írja le: I. szint : amely a Felnőttképzési Minőségbiztosítási Keretrendszer követelményeinek való megfelelés módját írja le, és lefedi az intézményi minőségbiztosítási rendszer minden folyamatát. II. szint Követelményprofilok: azon folyamat-jellemzőknek a megállapításait és szabályozását jelenti, mely folyamatra jogszabályi hivatkozás hiányában eljárási kötelezettség nem áll fenn, vagy a jogszabályi környezet olyan III. szint részletesen szabályozza, hogy nincs szükség külön eljárást hozzárendelni. Eljárások: az 58/2013 (XII. 13) NGM rendelet (3) bekezdés követelménye szerint. IV. szint A képzés megvalósításával és a minőségbiztosítási rendszer működésével összefüggő dokumentumok (pl. feljegyzések, nyilvántartások, bizonylatok): amelyek a felnőttképzési szolgáltatás dokumentálásával, minőségével és a felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer működésével kapcsolatosak, összhangban a Fktv 15. -val. A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer dokumentumainak típusai: Szabályozás Formanyomtatvány Külsődokumentum Olyan írásos dokumentum, mely szabályozza a felnőttképző intézmény minőségbiztosítási rendszerének működtetését. A szabályozó dokumentumok szükség esetén módosíthatóak a 3.2 pont szerint. A képzés megvalósításával összefüggő mindazon írásos dokumentumok (pl. feljegyzés, nyilvántartás, bizonylat), mely felnőttképző intézmény működése során vagy azzal kapcsolatban keletkezett, és amelyekkel igazolni lehet a rendszer hatásos működését, illetve az előírt követelményeknek való megfelelőséget. A kitöltött formanyomtatvány bizonyító erejű, így nem módosíthatóak. Olyan dokumentum és adat, amely nem az intézményi minőségbiztosítási rendszer előírásaiban keletkezett, de szükséges a minőségbiztosítási rendszer követelményeinek kielégítéséhez. A külső dokumentumok a külső forrás által módosíthatóak, így hatályukat, érvényességüket folyamatosan figyelemmel kell kísérni. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 8 / 38
3.2. A DOKUMENTUMOK KÉSZÍTÉSI RENDJE Az intézmény dokumentumainak készítése az intézményi minőségirányítási vezető irányításával történik, mely munka során a következő alaki követelményeknek kell megfelelni: Dokumentum-típusok Folyamat Szabályozások Azonosítás Kötelező tartalmi elem Formanyomtatványok Kiadás verziószáma és dátuma, pontos megnevezés - Az intézmény hivatalos elnevezése - Nyilvántartásba vételi szám Kiadás verziószáma és dátuma, pontos megnevezés - Az intézmény hivatalos elnevezése - Nyilvántartásba vételi szám Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok nyilvántartása Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok változáskövető lapja Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok nyilvántartása Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok változáskövető lapja Készítő felelősségi szintje Jóváhagyó felelősségi szintje Nyilvántartás Módosítás dokumentálása A módosítás jóváhagyás felelősségi szintje Visszavonás dokumentálása Törzspéldány tárolása (aláírás nélkül is érvényes a (aláírás nélkül is érvényes a változáskövető lapon) változáskövető lapon) ÉRVÉNYTELEN felirat, visszavonás Csere a formanyomtatványok dátuma. nyilvántartásában. Érvényes verzió: elektronikusan is lehetséges. Érvénytelen verziók: elektronikus formában, archiválva. Kapcsolódó dokumentumok: Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok nyilvántartó lap. Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok változás követő lapja Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 9 / 38
3.3. IRAT ÉS ADATVÉDELMI SZABÁLYOK Iratot, a szervezetben dolgozókra és az igénybevevőkre vonatkozó személyes adatokat, a munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményből kivinni csak a képviseletre jogosult engedélyével lehet, úgy, hogy annak tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg. Az intézmény irataiba az adatvédelmi szabályok betartásával csak az tekinthet bele, akinek munkájával, tevékenységével összefüggő feladatok ellátása ezt indokolja, a betekintés személyiségi jogokat nem sérthet. Hatósági és más szerveknek adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján, a hivatalos eljárás mértékéig lehet rendelkezésre bocsátani. A kiadott információk, adatok személyiségi jogokat nem sérthetnek. Az intézmény bármely dokumentumáról másolat kizárólag a képviseletre jogosult vagy az általa meghatalmazott engedélyével adható ki. A másolatot külső igény esetén Az eredetivel egyező másolat felirattal, keltezéssel és a képviseletre jogosult aláírásával kell ellátni. Belső informatikai rendszer használata esetén, illetve külső adatszolgáltatás elektronikus úton történő teljesítésénél - elektronikus - nyilvántartást kell vezetni az adott felület belépésre jogosultak köréről, illetve hatásköréről. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 10 / 38
4. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGE 4.1. ELKÖTELEZETTSÉG Az intézmény vezetői elkötelezettek a minőségbiztosítási rendszer kialakítása, hatékony működtetése és folyamatos fejlesztése iránt. Ennek érdekében a vezetőség: - rendszeres belső képzéssel és folyamatos napi kommunikációval erősíti mind a belső (alkalmazott), mind a külsős (megbízási/alvállalkozói szerződés) munkatársainkban a partnerek által elvárt minőségi színvonal ismérveit, - folyamatosan tájékoztatja a munkatársakat és partnereket a vonatkozó törvények és egyéb jogszabályok által támasztott követelményekről illetve az ezeknek való mindenkori megfelelés fontosságáról, - minőségpolitikát fogalmaz meg és tesz közzé a minőségi stratégia részeként, - minőségcélokat valamint minőségi jellemzőkhöz rendelt célértékeket határoz meg, és nyomon követi azok teljesülését, - a rendszeres vezetőségi átvizsgálások során teljes körűen felülvizsgálja a minőségbiztosítási rendszert és az intézmény tevékenységét a működés során gyűjtött adatok alapján, - biztosítja a szükséges emberi, tárgyi és anyagi erőforrások rendelkezésre állását, - a minőségbiztosítás megvalósításába bevonja a külső és belső érdekelt feleket, - kétévenként legalább egyszer elvégezteti az intézmény tevékenységének külső értékelését. 4.2. AZ INTÉZMÉNY FELELŐSSÉG-HATÁSKÖR SZINTJEI Az intézmény vezetői az intézményen belül négyszintű felelősségi és hatáskör rendszert határoztak meg: A szint A felelősségi szint az intézmény legfőbb döntési kompetenciáival rendelkező vezetői köre, akik aláírási jogosultsággal rendelkeznek. B szint A felelősségi szint az intézmény önálló döntési kompetenciáival rendelkező személyek köre, akik vagy az A felelősségi szint jóváhagyásával dönthetnek vagy saját szakterületükön önálló döntési jogkörrel és hatáskörrel bírnak, a munkaköri leírásban vagy megbízási szerződésben meghatározott feladatkörben. C szint A felelősségi szint az intézmény végrehajtási tevékenységében résztvevők szintje. Operatív munkatevékenységben önálló döntési jogkör nélkül, legalább B szintű jóváhagyással. D szint Az intézmény által meghatározott A, B és C szintbe nem tartozó, egyéb felelősségi szint. Kapcsolódó dokumentumok: Az intézmény felelősségi és hatáskörei Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 11 / 38
4.3. ÜGYFÉLKÖZPONTÚSÁG Az intézmény vezetősége és az intézményi minőségirányítási vezető egyaránt személy szerint is felelősek a résztvevők és a partnerek által megfogalmazott elvárások egyértelmű meghatározásáért, valamint azoknak a lehető legmagasabb színvonalon való teljesítéséért annak érdekében, hogy az intézmény felnőttképzésével kapcsolatos résztvevői és partner elégedettségi mutatója folyamatosan a legmagasabb eredményt érje el. 4.4. A MINŐSÉGSTRATÉGIA ÉS A MINŐSÉGPOLITIKA KIALAKÍTÁSA 4.4.1. Minőségstratégia Az intézmény minőségre vonatkozó intézményi stratégiája a képzés minőségének biztosításának fő irányvonalát jelenti. Az intézményi stratégia elemei: 1. A felnőttképző intézmény egész szervezetét átfogó, minőségben és rendszerben való gondolkodást elősegítő vezetési kultúra megvalósítása. 2. A felnőttképzési folyamatok valamennyi területére kiterjedő szabályozás és fejlesztés. 3. Az önértékelésen alapuló összehasonlítási és mérési eszköz nyújtása, mely segít a működésben és a folyamatos fejlesztésben. 4. Az ösztönzés, a személyes teljesítmény, a kompetenciák és készségek fejlesztéséhez eszköz, módszertan, irányelvek nyújtása. 5. A szervezeten belülről illetve a külső érdekelt felektől érkező adatok gyűjtését, mérést és elemzését hangsúlyozva segít a folyamatos fejlesztésben illetve szükséges változtatások időben történő elindításában. 6. Az érdekelt felek, így a képzésben résztvevők, a munkaadók a felnőttképző intézmény közötti egység és partneri viszony megteremtése, mely célja a hatékony és sikeres képzések megvalósítása. 4.4.2. Minőségpolitikai nyilatkozat Az intézmény vezetése a minőségpolitikai nyilatkozat létrehozása és további finomítása során figyelembe veszi a partnerek elvárásait, a törvényi és szakmai előírásokat. Szem előtt tartja azt a célt, hogy a minőségstratégia és a minőségpolitika alapján olyan minőségcélokat jelöljön ki, amelyek a munkatársak elkötelezetté tételén keresztül a működés eredményességének folyamatos fejlesztését segítik elő. A minőségbiztosítási rendszer bevezetése és működtetése során minden belső és külsős munkatársat kötelező megismertetni a minőségstratégiával és a minőségpolitikai nyilatkozattal. A minőségstratégiát és minőségpolitikai nyilatkozatot érintő változásokról - a változást követően 10 napon belül - tájékoztatni kell a munkatársakat. A tájékoztatási kötelezettség teljesítése külön igazoló dokumentum felmutatásával is lehetséges, amennyiben a dokumentum minden szervezetben tevékenykedő számára nyilvános helyen van elhelyezve, pl. weboldal, hirdetmény, fali elhelyezés az ügyfélszolgálaton. A változtatás tájékoztatása hasonlóan történhet. Új dolgozók belépésekor az orientáció fontos részét képezi a minőségbiztosítási rendszer folyamatainak ismertetése is. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 12 / 38
A munkatársak elkötelezettségének kialakítása és erősítése érdekében a minőségpolitikai nyilatkozatot jól látható módon ki kell függeszteni az intézmény ügyfélszolgálati helyiségeiben. Az intézmény minőségpolitikai nyilatkozata, összhangban minőségügyi stratégiájával, a szervezet folyamatos fejlődés iránti elkötelezettségét deklarálja. A minőségpolitikai nyilatkozatot a képviseletre jogosult személy hagyja jóvá és hozza nyilvánosságra. A minőségpolitikai nyilatkozat tartalmazza: - a minőségre vonatkozó intézményi stratégiát, - az intézmény szervezeti egységei és alkalmazottai minőségbiztosítással kapcsolatos felelősségét, - a képzésben résztvevők bevonásának módját a minőségbiztosítás megvalósításába, - a minőségpolitika megvalósításának, figyelemmel kisérésének és felülvizsgálatának módját. A minőségpolitikai nyilatkozathoz kapcsolódó szabályozások, leírások: - a minőségre vonatkozó intézményi stratégia: MBK 4.4.1 fejezet, - az intézmény szervezeti egységei és alkalmazottai minőségbiztosítással kapcsolatos felelőssége: MBK 4.1, 4.2. - a képzésben résztvevők bevonásának módja a minőségbiztosítás megvalósításába: MBK 7.2 és 8.4 fejezet. - a minőségpolitika megvalósításának, figyelemmel kisérésének és felülvizsgálatának módja: 7.3 fejezet. Kapcsolódó dokumentumok: Minőségpolitikai nyilatkozat. Jelenléti ív. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 13 / 38
4.5. MINŐSÉGCÉLOK ÉS INDIKÁTOROK (CÉLÉRTÉKEK) 4.5.1. Általános követelmények Az intézmény minőségbiztosítási rendszerének célja, hogy a szolgáltatások minősége folyamatosan javuljon. Ennek érdekében az intézmény az azonosított minőségi paramétereket méri, a mérési adatokat elemzi, az elemzések eredményeképpen pedig javítja folyamatai és szolgáltatásai minőségét a kitűzött minőségcélok és a minőségi jellemzőkhöz (indikátorok) rendelt célértékek segítségével. Az intézmény felnőttképzéssel kapcsolatos minőségcéljai az intézmény vezetői által megfogalmazott jövőképnek az egyes képzésekre és az intézmény területeire lebontott konkrét feladatait és azok mérőszámait tartalmazzák. Az egyes mérőszámok a rendeleti előírásokon túl a minőségbiztosítási rendszer fejlesztésére, a vevői igények kielégítésére és a minőségpolitikában kitűzött célok megvalósítására és mérésére irányulhatnak. A minőségcélokkal kapcsolatos követelményeket a Minőségcélok és indikátorok követelményprofilban előírt módon kell kezelni. Az intézmény a jogszabályok által megkövetelt szabályozási területekhez kapcsolódóan minőségi jellemzőket (indikátorokat) határoz meg. A minőségi jellemzők megvalósulását adatgyűjtéssel és elemzéssel értékeljük, egyrészt tervezett módon az éves vezetőségi átvizsgálások keretein belül, másrészt a folyamatos tevékenység során felmerülő változásokat kezelve, az értékelési/helyesbítő megelőző rendszer keretei közt. Az indikátorok és a hozzá rendelt célértékekkel kapcsolatos követelményeket a minőségcélok és indikátorok követelmény profilban előírt módon kell kezelni. Az intézmény a minőségcélok és a minőségi jellemzőkhöz rendelt célértékek elérését és az újabb célok és célértékek kitűzésének lehetőségét a vezetőségi átvizsgálásokon ellenőrzi, elemzi és értékeli. Az indikátorok és a hozzá rendelt célértékek az éves értékelési tevékenység során nyert megállapítások eredményeképpen a fejlesztési tevékenység részeként is megjelennek a minőségbiztosítási rendszerben. 4.5.2. Minőségcélok és minőségi jellemzők kapcsolata Fogalom Kimenet Hozzárendelés Gyakoriság Minőségcél minőségcél meghatározott értékei kimeneti képzésekhez, indoklással képzésenként Minőségi jellemzők célértékek eljárásokhoz intézmény által megadott felülvizsgálati időszakok Kapcsolódó dokumentumok: Minőségpolitikai nyilatkozat. Minőségcélok. Minőségi jellemzők és célértékek: az adott eljárásoknál. FIR tábla Kapcsolódó szabályozás: A minőségcélok és indikátorok követelményprofilja. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 14 / 38
5. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL 5.1. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK Az intézmény vezetősége felelősségének érzi, hogy meghatározza a szükséges erőforrásokra vonatkozó követelményeket és ez alapján biztosítja a vevői és jogszabályi elvárásokat kielégítő szolgáltatás nyújtásához és a minőségbiztosítási rendszer működtetéséhez szükséges erőforrásokat, eszközöket, berendezéseket, kapacitást és pénzforrásokat. Az erőforrások rendelkezésre állásának, megfelelőségének értékelése a vezetőségi átvizsgálás keretében történik. 5.2. EMBERI ERŐFORRÁSOK Az intézmény az oktatás követelményeinek megfelelő személyi állománnyal rendelkezik, figyelembe véve a 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet személyi feltételekre vonatkozó előírásait. Az oktatók alkalmazásával, kompetenciáinak fejlesztésével és teljesítményük visszacsatolására vonatkozó szabályozást az oktatók alkalmazásával és az oktatók kompetenciáinak fejlesztésével kapcsolatos eljárás (EDC-M-3CACB), az oktatók teljesítményével kapcsolatos visszacsatolásra vonatkozó eljárás (EDC-M-3CC) tartalmazza. 5.3. INFRASTRUKTÚRA ÉS MUNKAKÖRNYEZET Az intézmény biztosítja a munkatársak (beleértve az oktatókat) számára a szolgáltatás megvalósításához szükséges feltételrendszert. Ennek részei az alábbiak: - a szolgáltatással szembeni követelmények teljesítéshez szükséges megfelelő eszközök, berendezések, - rendezett, megfelelő munkavégzésre alkalmas helyiségek, - a mindezekkel kapcsolatos szolgáltatások biztosítása (telefonkapcsolat, energia, stb.). Az infrastruktúra és munkakörnyezet folyamatképességének és alkalmasságának fenntartásáért, és lehetőségek szerinti fejlesztéséért az intézmény vezetősége felelős. Az infrastruktúra alkalmasságának értékelése a vezetőségi átvizsgálások tárgyát képezi. 5.3.1. Oktatási infrastruktúra Mind az elméleti mind a szakmai oktatási helyiségek teljesen felszereltek, az intézmény az oktatás követelményeinek megfelelő eszközparkkal rendelkezik, figyelembe véve a 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet 1. és 2. számú mellékletében előírt infrastrukturális követelményeket, illetve OKJ-s képzés esetén a vonatkozó Szakmai és Vizsgakövetelményben előírtakat, B képzési körös képzés esetén a Programkövetelményben megfogalmazottakat. 5.3.2. Munkakörnyezet Az intézmény biztosítja a megfelelő körülményeket, amelyek között a munkát végzik, így gondoskodik rendezett, tágas irodahelyiségről, ergonomikus, optimális elrendezésű irodabútorokkal felszerelve, beleértve továbbá a fizikai, környezeti és egyéb tényezőket (pl. megvilágítás, hőmérséklet) a Nemzeti Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 15 / 38
Szabvány vonatkozó előírásainak, valamint a 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet 1. és 2. számú mellékletében előírt infrastrukturális követelményeket megfelelően. 6. A KÉPZÉSI TEVÉKENYSÉG TERVEZÉSE ÉS MEGVALÓSÍTÁSA A képzési tevékenység tervezésének és megvalósításának minőségbiztosítását részletesen az alábbi eljárások tartalmazzák: A képzési programok és tananyagok tervezésével és tartalmi felülvizsgálatával kapcsolatos eljárás(edc-m-3ba), A képzési programok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek, pénzügyi források biztosítására vonatkozó eljárás (EDC-M-3BB), A képzésben résztvevő felnőttek előrehaladásának és teljesítményének figyelemmel kisérésének eljárása(edc-m-3bc), A munkáltatók és a munkaerőpiac egyéb szervezetei képzési programokkal kapcsolatos véleménye visszacsatolására vonatkozó eljárás (EDC-M-3BD), A képzési programok nyilvánosságával kapcsolatos eljárás (EDC-M-3BE) Az intézmény képzési tevékenységéhez kapcsolódó szolgáltatásainak eljárása (EDC-E-001), mely tartalmazza: o A bemeneti feltételeknek való megfelelést, o Az előzetesen megszerzett tudásszint felmérésének és beszámításának eljárását, o Képzési szükségletek felmérését és képzési tanácsadást. Kapcsolódó szabályozás: A képzések követelményprofilja Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 16 / 38
7. MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉRTÉKELÉS, FEJLESZTÉS 7.1. AZ INTÉZMÉNY INFORMÁCIÓS RENDSZERE 7.1.1. A belső információs rendszer Az intézmény belső információs rendszere kiterjed az alábbi adatok gyűjtésére: - a képzésben résztvevő felnőttek tanulási eredményeivel kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, - a képzésben résztvevő felnőttek elégedettség-mérésével kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, - az oktatói teljesítményekkel kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, - az intézmény rendelkezésére álló erőforrások hatékonyságával kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, - a képzésekkel megszerzett kompetenciák munkaerő-piaci hasznosulásával kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, - az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő eljárásra, melyre vonatkozó részletes szabályozást az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő eljárás (EDC-M-3DF) tartalmazza. Az adatgyűjtés elemzése a vezetőségi átvizsgálás keretein belül történik, az adatok gyűjtésére a FIR tábla szolgál. 7.1.2. Külső adatszolgáltatás az információs rendszerből Követelmények Információs rendszer működtetése Normál adatszolgáltatási kötelezettség Feladatok Az intézmény az engedélyezett képzésekről információs rendszert működtet, melynek egyik célja a Hivatal részére a FIR rendszerbe történő adatszolgáltatás. Az adatszolgáltatáshoz szükséges infrastruktúrát és humán erőforrást az intézmény biztosítja. 1. Az adatszolgáltatási kötelezettség (legkésőbb a képzés megkezdésének napján) az alábbi adatokra vonatkozik: a felnőttképzést folytató intézmény megnevezése, székhelye, az engedély megszerzésének időpontja, száma, a képzési csoport képzésének első napja, haladásának napokra, időpontokra és helyszínekre bontott, óraszám szerinti ütemezése, a képzés befejezésének tervezett időpontja, résztvevők száma, a képzés elvégzésével megszerezhető dokumentum. 2. A felnőttképzést folytató intézmény OKJ szerinti szakképesítés megszerzésére irányuló képzés esetén a modulzáró vizsgával összefüggésben a hatóság részére a szakképesítés és a modulok megnevezéséről, a modulzáró vizsga napjáról, kezdő Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 17 / 38
Rendkívüli adatszolgáltatási kötelezettség időpontjáról és helyszínéről, a vizsgán részt vevők számáról elektronikus úton adatokat szolgáltat. 3. A felnőttképzést folytató intézmény és a felnőttképzési tevékenységet folytatni kívánó 1. (1) bekezdés c) pontjában meghatározott jogalany a tervezett képzéseiről a képzés indítását legalább harminc nappal megelőzően önkéntes adatszolgáltatást teljesíthet a hatóság részére elektronikus úton. A hatóság a beérkezett adatokat a képzés iránt érdeklődők tájékoztatása érdekében a honlapján közzéteszi. A hatóság a határidőn túl beérkezett adatokat nem köteles közzétenni. Az önkéntes adatszolgáltatás a képzés megnevezését, OKJ szerinti szakképesítés megszerzésére irányuló képzés esetén a szakképesítés azonosító számát és megnevezését, a képzés tervezett első képzési napját, valamint a képzés befejezésének tervezett időpontját tartalmazza. 4. Elégedettségmérési adatok közlése a képzést befejező 45 napon belül Amennyiben adatváltozás történik a képzési első képzési napját vagy a résztvevők számát illetően, úgy az intézmény a megváltozott adatokat elektronikusan rögzíti a rendszerben legkésőbb az adatváltozás keletkezésének napján. OSAP 1665 statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség Tájékoztatási kötelezettség az érdekelt felek részére Amennyiben adatváltozás történik a haladási napokra, időpontokra, helyszínekre bontott óraszám ütemezését, képzés tervezett befejezési időpontját illetően, úgy a normál adatszolgáltatási kötelezettség szerinti adatszolgáltatásban szereplő időpontok bekövetkezéséig. Adatszolgáltatási kötelezettség képzés befejezése után tíz napon belül. Rendszeresen közzéteszi a képzési tevékenységre vonatkozó naprakész, objektív mennyiségi és minőségi információkat. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 18 / 38
7.2. A PANASZKEZELÉS RENDJE 1. A képző intézmény köteles a résztvevőt tájékoztatni a) a székhelyéről, b) a panaszügyintézés helyéről, ha az nem egyezik meg a forgalmazás, illetve értékesítés helyével, c) a panaszkezelésnek az adott tevékenység, kereskedelmi forma vagy módszer sajátosságaihoz igazodó módjáról, valamint d) a panaszok közlése érdekében az ügyfélszolgálatának levelezési címéről és - ha a panaszokat ilyen módon is fogadja - elektronikus levelezési címéről, illetve internetes címéről, telefonszámáról. 2. A tájékoztatásnak résztvevői jogvita esetén ki kell terjednie a résztvevő lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes békéltető testületekhez való fordulás lehetőségére, valamint tartalmaznia kell a békéltető testület székhelyét, telefonos elérhetőségét, internetes elérhetőségét és levelezési címét. A békéltető testületekről történő tájékoztatási kötelezettséget világosan, érthetően és könnyen elérhető módon kell teljesíteni, internetes honlappal rendelkező képző intézmény esetén a honlapon, honlap hiányában az általános szerződési feltételekben, általános szerződési feltételek hiányában pedig külön formanyomtatványon. 3. A résztvevő a képző intézménynek, illetve a képző intézmény érdekében vagy javára eljáró személynek panaszát szóban vagy írásban közölheti a képző intézménnyel. 4. A szóbeli panaszt azonnal meg kell vizsgálni, és szükség szerint orvosolni kell. Ha a résztvevő a panasz kezelésével nem ért egyet, vagy a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, a képző intézmény a panaszról és az azzal kapcsolatos álláspontjáról haladéktalanul köteles jegyzőkönyvet felvenni, és annak egy másolati példányát a) személyesen közölt szóbeli panasz esetén helyben a résztvevőnek átadni, b) telefonon vagy egyéb elektronikus hírközlési szolgáltatás felhasználásával közölt szóbeli panasz esetén a résztvevőnek legkésőbb a következő bekezdésben foglalt érdemi válasszal egyidejűleg megküldeni, egyebekben pedig az írásbeli panaszra vonatkozóan a (6) pontban írtak szerint köteles eljárni. 5. A telefonon vagy elektronikus hírközlési szolgáltatás felhasználásával közölt szóbeli panaszt a képző intézmény köteles egyedi azonosítószámmal ellátni. 6. A panaszról felvett jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az alábbiakat: a) a résztvevő neve, lakcíme, b) a panasz előterjesztésének helye, ideje, módja, c) a résztvevő panaszának részletes leírása, a résztvevő által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke, Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 19 / 38
d) a képző intézmény nyilatkozata a résztvevő panaszával kapcsolatos álláspontjáról, amennyiben a panasz azonnali kivizsgálása lehetséges, e) a jegyzőkönyvet felvevő személy és - telefonon vagy egyéb elektronikus hírközlési szolgáltatás felhasználásával közölt szóbeli panasz kivételével - a résztvevő aláírása, f) a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje, g) telefonon vagy egyéb elektronikus hírközlési szolgáltatás felhasználásával közölt szóbeli panasz esetén a panasz egyedi azonosítószáma. 7. Az írásbeli panaszt a képző intézmény - ha az Európai Unió közvetlenül alkalmazandó jogi aktusa eltérően nem rendelkezik - a beérkezését követően harminc napon belül köteles írásban érdemben megválaszolni és intézkedni annak közlése iránt. Ennél rövidebb határidőt jogszabály, hosszabb határidőt törvény állapíthat meg. A panaszt elutasító álláspontját a képző intézmény indokolni köteles. 8. A képző intézmény a panaszról felvett jegyzőkönyvet és a válasz másolati példányát öt évig köteles megőrizni, és azt az ellenőrző hatóságoknak kérésükre bemutatni. 9. A panasz elutasítása esetén a képző intézmény köteles a résztvevőt írásban tájékoztatni arról, hogy panaszával - annak jellege szerint - mely hatóság vagy békéltető testület eljárását kezdeményezheti. A tájékoztatásnak tartalmaznia kell továbbá az illetékes hatóság, illetve a résztvevő lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti békéltető testület székhelyét, telefonos és internetes elérhetőségét, valamint levelezési címét. A tájékoztatásnak arra is ki kell terjednie, hogy a képző intézmény a résztvevői jogvita rendezése érdekében igénybe veszi-e a békéltető testületi eljárást. A képző intézménynek vezetnie kell a panaszkezelés dokumentációját, az eredmények pedig a vezetőségi átvizsgálás bemeneti adatait képezik. Az intézmény vezetőségének feladata az esetekből a levont tanulságokat feldolgozni és ismétlődő panasz esetén megelőzésére megoldásokat kidolgozni. Panasznak minősül a panasztevő nevével ellátott és konkrét esetre történő észrevétel, beadvány, elsősorban írásos formában, de a szóbeli panaszokat is fogadja az intézmény. Az oktatási folyamat valamennyi fázisában törekedni kell a panaszok okainak megszüntetésére. A képzésben résztvevőket a képzés kezdetekor tájékoztatjuk arról, hogy az esetleges panaszaikkal hová forduljanak, ahol regisztrálják a beérkezett panaszokat és továbbítják a kompetens személyeknek. A tájékoztatás kiterjed az intézmény székhelyére illetve a panaszügyintézés helyére, illetve elérhetőségeire ahol azokat fogadják (levelezési cím, e-mail cím, telefon). Az intézmény ügyfélszolgálatán a Reklamációs jegyzőkönyv kötelezően megtalálható. Keletkező dokumentumok: Reklamációs jegyzőkönyv Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 20 / 38
7.3. VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS 7.3.1. Általános követelmények A különböző képzési, és az ahhoz kapcsolódó tevékenységek folyamatközi (rész) és végső (kimeneti) elemzései egységes rendszert alkotnak. Az intézmény éves működésének elemzésére (ön) értékelési rendszert működtet, mely a tényszerűség mellett lehetővé teszi az intézmény tevékenységének, elért eredményeinek legteljesebb bemutatását, használatával megállapítható az intézmény erőssége, kijelölhetőek a fejlesztést igénylő területek. Az értékelési rendszer működésének alapdokumentuma az éves vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve. Meghatározott időszakonként de évente legalább egy alkalommal és a tárgyévet követő hónap 30-ik napjáig az intézmény vezetősége átvizsgálást tart, ahol összesíti és értékeli a tárgyév összes bemeneti adata alapján az intézmény működését. A vezetőségi átvizsgálás eredményei alapján (melynek része az önértékelés) állapítja meg a következő év minőségcéljait, és célértékeit, illetve az értékelés eredményei alapján felülvizsgálja, változtatja stratégiáját, illetve a minőségpolitikáját. Az intézmény az éves értékelési tevékenység dokumentálására jegyzőkönyvet készít (vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve). 7.3.2. A vezetőségi átvizsgálás területei A vezetőségi átvizsgálás kiterjed: I. ÉRTÉKELÉSEK 1. A minőségpolitika és a felnőttképzési minőségbiztosítási dokumentáció felülvizsgálata 1.1 Minőségpolitika felülvizsgálata 1.2 A felnőttképzési minőségbiztosítási dokumentáció felülvizsgálata 2. Az éves fejlesztési tevékenység megvalósulásának értékelése 2.1 Az éves fejlesztési tevékenység megvalósulásának értékelése 2.2 Az intézmény működése során, az előző vezetőségi átvizsgálás óta megvalósult helyesbítő és megelőző intézkedések áttekintő értékelése 3. Az intézmény információs rendszerében keletkezett adatok elemzése: 3.1 A képzésben résztvevő felnőttek tanulási eredményeivel kapcsolatos adatok elemzése 3.2 A képzésben résztvevő felnőttek elégedettség-mérésével kapcsolatos adatok elemzése 3.3 Az oktatói teljesítményekkel kapcsolatos adatok elemzése 3.4 Az intézmény rendelkezésére álló személyi és tárgyi erőforrások hatékonyságával kapcsolatos adatok elemzése 3.5 A képzésekkel megszerzett kompetenciák munkaerő-piaci hasznosulásával kapcsolatos adatok elemzése 3.6 Az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő feladatok értékelése 4. A képzési programok megvalósulásának értékelése 5. A minőségcélok és célértékek teljesülésének értékelése. 5.1 A minőségcélok teljesülésének értékelése Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 21 / 38
5.2 A célértékek (indikátorok) teljesülésének értékelése 6. A panaszkezelési tevékenység értékelése 7. Az önértékelési tevékenység értékelése 8. A külső értékelés tapasztalatainak, eredményeinek, megfigyeléseinek áttekintése. 9. Egyéb, aktuális kérdések II. DÖNTÉSEK 10. A vezetőségi átvizsgálás megállapításai, összefoglalása III. KÖVETKEZTETÉSEK 11. A következő időszak fejlesztési céljai 12. Intézkedések 13. Minőségcélok és indikátorok (célértékek) változásai 13.1 Minőségcélok változásai 13.2 Célértékek (indikátorok) változásai Keletkező dokumentumok: Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve. 7.4. ÖNÉRTÉKELÉS Az intézmény önértékelési tevékenységének elemzése a vezetőségi átvizsgálás keretein belül zajlik. Az önértékelési tevékenységre vonatkozó részletes szabályozást: - Az intézmény tevékenységének önértékelésére vonatkozó eljárás (EDC-M-3G) tartalmazza. Keletkező dokumentumok: Önértékelési kérdőív. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 22 / 38
7.5. FEJLESZTÉS 7.5.1. Folyamatos fejlesztés Az intézmény vezetősége a vezetőségi átvizsgálás és az önértékelés eredményei, továbbá a munkatársi és résztvevői, valamint partneri körből érkező helyesbítésre, fejlesztésre érkező javaslatok alapján, folyamatosan fejleszti a minőségbiztosítási rendszert. Az intézmény működése során a PDCA ciklust alkalmazza: Tervezés, a célok meghatározása (P): - Az intézmény vezetősége megtervezi az intézmény működését, minőségstratégiát fogalmaz meg, vagy aktualizál. - Meghatározza a minőségcélokat és a minőségi jellemzőket (indikátorok), melyekhez célértékeket rendel hozzá. - Kialakítja és megtervezi az értékelési tevékenység szempontjait. - Eljárásokat és/vagy követelményprofilokat határoz meg a képzési és minőségbiztosítási tevékenységének és tervezésére. Az intézmény működtetése (D): Az intézmény képzési tevékenység tervezésének és megvalósításának - a követelményprofilokban és az eljárásokban leírt módon - minőségbiztosítási eljárásai szerint végzi tevékenységét, és gyűjti a tevékenysége során kialakult adatokat. Ellenőrzés (C): Az intézmény működése során értékelő véleményeket gyűjt, amelyek meghatározott helyen (vezetőségnél, ügyfélszolgálatnál stb.) kerülnek tárolásra. Ezek (többek közt) lehetnek: - Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyvében feltüntetett adatok - Résztvevői elégedettségmérő lapok - Partnerek észrevételei - Reklamációk - egyéb vélemények. A véleményeket az intézmény vezetése összegzi, minimum éves szinten a vezetőségi átvizsgáláson, az értékelési tevékenység részeként. Megállapítja és elemzi, hogy van-e fejlesztendő terület. Ezeket írásban rögzíti. Intézkedés (A): A folyamatos tevékenységből fakadó, illetve a vezetőségi átvizsgálás megállapításai alapján az intézmény vezetősége a fejlesztendő területekre javító akció(ka)t indíthat. Ezek felelőseit, határidejét stb. írásban rögzíti és az érintettek tudomására hozza, a helyesbítő és megelőző eljárásnak (EDC-M-3F) megfelelően szükség esetén módosítja a tervezési dokumentumokat, adatokat. Keletkező dokumentumok: Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve. Intézkedéslap. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 23 / 38
7.5.2. Helyesbítő és megelőző tevékenység Az intézmény a minőségfejlesztési tevékenységét állandóan tökéletesíti folyamatainak elemzésével, az esetleges minőségi problémák gyökér okainak feltárásával, a szükséges helyesbítő tevékenység meghatározásával és azok hatékony végrehajtásával. Az intézmény a megelőző és fejlesztő tevékenysége során figyelembe veszi a szükséges információforrásokat annak érdekében, hogy észlelje, elemezze és kiküszöbölje a nem megfelelő folyamatok lehetséges okait. Figyelembe veszi az ellenőrzések és külső felülvizsgálatok eredményeit, a feljegyzések adatait, és a partnerek esetleges reklamációit. A minőségi hiányosságok lehetőség szerinti megelőzéséért az intézmény minden felnőttképzési dolgozója felelős. A helyesbítő és megelőző tevékenységek részletes szabályozását: - Az eltérések kiküszöbölésére irányuló helyesbítő, és ismételt előfordulásuk megakadályozására irányuló megelőző tevékenységek menetét tartalmazó eljárás (EDC- M-3F) tartalmazza. Kapcsolódó dokumentumok: Intézkedéslap. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 24 / 38
8. MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÖVETEMÉNYPROFILOK 8.1. MINŐSÉGCÉLOK ÉS INDIKÁTOROK KÖVETEMÉNYPROFILJA 8.1.1. Általános követelmények A követelményprofil rögzíti a minőségcélok illetve az indikátorok és a hozzárendelt célértékek készítésével, bevezetésével, felülvizsgálatával és karbantartásával kapcsolatos feladatokat, illetve az ezekben való illetékességet úgy, hogy megfeleljen a Felnőttképzési Minőségbiztosítási Keretrendszer követelményeinek. MINŐSÉGCÉLOK KIALAKÍTÁSA Követelmény: A minőségcélokat minimum a Kormány 393/2013. (XI. 12.) rendeletének 17. alapján, képzésenként és indokolással ellátva az alábbiak szerint kell meghatározni: a) OKJ-ban szereplő szakképesítés megszerzésére felkészítő képzés szakmai vizsgáinak éves átlagos vizsgaeredménye szakképesítésenként az Fktv. 15. (7) bekezdése szerinti, a kérelem benyújtásának évét (a továbbiakban: tárgyév) megelőző, a Hivatal honlapján nyilvánosságra hozott adatokhoz viszonyítva, b) az előző pont szerinti képzések esetén a tárgyévben folyamatban lévő és a tárgyévet követő évben befejezésre kerülő, valamint a tárgyévet követő évben megvalósításra kerülő képzések becsült lemorzsolódási aránya a tárgyévet megelőző évi az Fktv. 21. (4) bekezdése szerinti statisztikai célú adatszolgáltatásban foglaltak figyelembevételével számított, e képzésekre vonatkozó adatokhoz viszonyítva, és c) a tárgyévet követő évre tervezett képzések elégedettségmérésének évi átlageredményére vonatkozó célkitűzés. A felnőttképzést folytató intézménynek az (1) bekezdés b) pontja szerinti lemorzsolódási arányt azon személyek számának a képzésre beiratkozottak számához való viszonyításával kell meghatároznia, akik a képzést megkezdték, de a képzésen való részvétel feltételeit bármely ok miatt nem teljesítették. Az Fktv. 1. (2) bekezdés c) pontja szerinti képzési körbe tartozó képzés esetén a (2) bekezdéstől eltérően a lemorzsolódási arány meghatározásakor azon személyeket is figyelembe kell venni, akik nem felelnek meg a felnőttképzési nyelvi programkövetelmények nyilvántartásba vételének követelményeiről és eljárási rendjéről, valamint a nyelvi képzés követelményei teljesítésének igazolásáról szóló miniszteri rendelet szerint a nyelvi képzésen való részvételről kiadható igazolás feltételeinek. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 25 / 38
MINŐSÉGI JELLEMZŐK (INDIKÁTOROK) ÉS HOZZÁRENDELT CÉLÉRTÉKEK KIALAKÍTÁSA Követelmény: Az indikátorokkal szembeni követelmények az 58/2013 NGM rendelet alapján: a) minőségi jellemző legyen alkalmas a tartalmi elem eredményének, eredményeinek kifejezésére, és b) a minőségi jellemzőhöz az érintett tartalmi elemmel elérni kívánt célérték, célértékek hozzárendelése szükséges a felnőttképzési tevékenység folytatásához szükséges engedélyezési eljárásra és követelményrendszerre, a felnőttképzést folytató intézmények nyilvántartásának vezetésére, valamint a felnőttképzést folytató intézmények ellenőrzésére vonatkozó részletes szabályokról szóló 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet 17. (1) bekezdésében foglalt minőségcélok figyelembevételével. Az 58/2013 (XII. 13). NGM rendelet 3. alapján az intézmény az alábbi indikátorokat tűzi ki: - a képzési programok és tananyagok tervezésével és tartalmi felülvizsgálatával kapcsolatos indikátor(ok), - a képzési programok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek, pénzügyi források biztosítására vonatkozó indikátor(ok), - a résztvevői elégedettségmérés eredményével kapcsolatos indikátor(ok). - a munkáltatók és a munkaerőpiac egyéb szervezetei képzési programokkal kapcsolatos véleménye visszacsatolására vonatkozó indikátor(ok), - a képzési programok nyilvánosságával kapcsolatos indikátor(ok), - az oktatók alkalmazásával kapcsolatos követelményekkel kapcsolatos indikátor(ok), - az oktatók teljesítményével kapcsolatos visszacsatolásra vonatkozó indikátor(ok), - az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő indikátor(ok), - az intézmény tevékenységének önértékelésére vonatkozó indikátor(ok). 8.1.2. A minőségcélok és célértékek kijelölésének folyamatelemei és felelősei A folyamat elemei Felelősségi szint Feladatok Fejlesztési igény felmerülése Az igények mérésekből, elemzésekből, és munkatársak javaslataiból kerülnek beszerzésre és azok a vezetőségi átvizsgálások során értékelésre kerülnek. Cél megfogalmazása A vezetőségi átvizsgálások során kerül meghatározásra a konkrét elérendő célok. A Felelős, határidő, erőforrásigény Erőforrás biztosítása feladatokra történő lebontás akkor történik, amikor a megvalósulás már ütemezhetővé válik. Az intézmény vezetősége felelős a szükséges erőforrások biztosításáért. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 26 / 38
A folyamat elemei Felelősségi szint Feladatok Végrehajtás Teljesülés ellenőrzése Módosítás szükséges? Eredményesség értékelése Az (esetleges) részhatáridők lejártakor a minőségirányítási vezető felé jelenteni kell. A minőségirányítási vezető dokumentálja a végrehajtás tényét. A minőségirányítási vezető folyamatosan figyelemmel kíséri a célok és célértékek teljesülését, különös tekintettel a határidők lejártára. A minőségirányítási vezető jogában áll a célokat módosítani (pl. határidők, erőforrás-igény, felelősök). A célok és célértékek eredményességét ill. esetleges sikertelenséget az időszakos vezetőségi átvizsgálások, és az éves vezetőségi átvizsgálás alkalmával a vezetők áttekintik és értékelik. 8.1.3. A minőségcélok és jellemezőkhöz hozzárendelt célértékek mérése, elemzése A minőségcélokat és a minőségi jellemezőkhöz hozzárendelt célértékek teljesülését a vezetőség figyelemmel kíséri, a megfelelő vizsgálandó paraméterek meghatározásával méréseket végez. A mérések eredményei elemzésre kerülnek, a vezetőségi átvizsgálás keretén belül. Nem kielégítő eredmények esetében az intézmény vezetősége megvizsgálja a nem megfelelőség okát, és intézkedünk annak elhárításáról. Ez esetben A felnőttképzést folytató intézmény minőségbiztosítási rendszerének működtetése során keletkezett eltérések helyesbítő és megelőző tevékenységeinek meghatározása eljárás (EDC- M-3F) szerint járunk el. Kapcsolódó dokumentumok: Minőségcélok. Minőségi jellemzők és hozzárendelt célértékek az adott eljárásoknál. Intézkedéslap. Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 27 / 38
8.2. A KÉPZÉSEK KÖVETELMÉNYPROFILJA 8.2.1. Általános követelmények Jelen követelményprofil meghatározza a höz kapcsolódó, a 2013. évi LXXVII., Fktv-el illetve a 393/2013. korm. rendelettel összhangban meghatározott, a képzések kötelező dokumentálásnak rendszerét, a dokumentumok módosításának és nyilvántartásának rendjét és rendelkezik tartalmi és formai követelményeiről. A követelményprofil emellett rögzíti az egyes dokumentumok bevezetésével, felülvizsgálatával és karbantartásával kapcsolatos feladatokat, illetve az ezekben való illetékességet úgy, hogy megfeleljen a Felnőttképzési Minőségbiztosítási Keretrendszer követelményeinek. 8.2.2. A Fktv. És a 393/2013 Korm. Rendelet szerint a felnőttképzést folytató intézmény által kötelezően vezetett dokumentáció Képzési program Jogszabályi hivatkozás: Fktv 12. Feladat: Megőrzés Megőrzés idő: 5 év Tartalmi követelmény: (1) A képzési programnak tartalmaznia kell: a) a képzés megnevezését és a képzési program nyilvántartásba vételét követően a képzés afktv. 5. (1) bekezdés b) pontjában szereplő nyilvántartásba vételi számát, b) a képzés során megszerezhető kompetenciát, c) a képzésbe való bekapcsolódás és részvétel feltételeit, a képzés célját és célcsoportját, d) a tervezett képzési időt, e) A, B, D képzési kör szerinti képzés esetén a képzés egyéni felkészítés, csoportos képzés, távoktatás szerinti formájának, C képzési kör szerinti nyelvi képzés esetén a nyelvi képzés típusának, valamint formájának megjelölését, f) a tananyag egységeit, azok célját, tartalmát, terjedelmét és a tananyagegységekhez rendelt elméleti és ha a tananyagegység tartalmaz gyakorlati képzést a gyakorlati óraszámot, g) a maximális csoportlétszámot, h) a képzésben részt vevő teljesítményét értékelő rendszernek a Fktv. 1. (2) bekezdés a) pontjában foglalt képzés esetén a modulzáró vizsgákat is tartalmazó leírását, i) a képzésről, a képzés egyes tananyagegységeinek elvégzéséről szóló igazolás kiadásának feltételeit, j) a képzési program végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket, valamint a képzéshez kapcsolódó egyéb speciális feltételeket és ezek biztosításának módját. (2) A képzési program a) a Fktv. 1. (2) bekezdés a) pontjában foglalt képzés megvalósítására irányuló kérelem esetén a szakképzésről szóló törvény szerinti szakmai és vizsgakövetelmények és az iskolai rendszerben oktatható szakképesítések esetében a vonatkozó kerettanterv tartalmi követelményei alapján kidolgozott, a modulzáró vizsgák szervezésének és dokumentálásának rendszerét is bemutató képzési program, b) a Fktv. 1. (2) bekezdés b) és c) pontjában foglalt képzés megvalósítására irányuló kérelem esetén a felnőttképzési szakmai programkövetelmények vagy nyelvi programkövetelmények nyilvántartásában szereplő program alapján kidolgozott képzési program lehet. Felnőttképzési szerződés Jogszabályi hivatkozás: Fktv 11. b) és 13. Feladat: Megőrzés Megőrzés idő: 5 év Kiadás dátuma: 2017.01.01 / Verzió: 3.1 28 / 38