SZABÁLYZAT A DIÁKIGAZOLVÁNNYAL KAPCSOLATOS FELADATOK ELLÁTÁSÁHOZ 5310 Kisújszállás, Arany János út 1/A 59/321-329 OM azonosító: 036051
www.illessy.sulinet.hu 2011. október Szabályzat a diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátásához Az Illéssy Sándor Szakközép- és Szakiskola (a továbbiakban közoktatási intézmény) a diákigazolványról szóló 17/2005. (II. 8.) Kormányrendelet 11. -ában meghatározottaknak eleget téve, az alábbiak szerint határozza meg a diákigazolványok, az érvényesítő matricák és az egyéb nyomtatványok belső kezelésére vonatkozó szabályokat. 1. A szabályzat tartalma A szabályzat az alábbi témakörökben határozza meg a diákigazolványokra vonatkozó előírásokat: - a diákigazolvány típusai, - a diákigazolványra jogosultak, - a diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok és hatáskörök, - a diákigazolványok igénylése, - a diákigazolványok átvétele, - a diákigazolványok érvényesítése, - a diákigazolványok bevonása, - a diákigazolvánnyal kapcsolatos iratok kezelése, nyilvántartás vezetés, - a térítési díj. 2. A szabályzat hatálya A szabályzat személyi hatálya kiterjed a közoktatási intézménynél: - diákigazolványra jogosultakra, valamint - diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatot ellátó foglalkoztatottakra. A diákigazolvány lehet: - állandó diákigazolvány vagy - ideiglenes diákigazolvány. 3.1. Az állandó diákigazolvány 3. A diákigazolvány típusai Az állandó diákigazolvány ID 1 méretű műanyag kártya. Az állandó diákigazolvány tartalmazza: a) a tanuló arcképét, b) a tanuló családi és utónevét, születési helyét és idejét, lakcímét vagy tartózkodási helyét, állampolgárságát, aláírását (írni nem tudó, vagy olyan tanuló esetén, akit a bíróság cselekvőképességet korlátozó vagy kizáró gondnokság alá helyezett törvényes képviselője aláírását), 2
c) azon intézmény(ek) nevét és székhelyét (település nevét), amellyel a tanuló tanulói jogviszonyban áll, továbbá azt a telephelyet, ahol az oktatás, képzés ténylegesen folyik. Az intézmény székhelye helyett a tanuló kérésére az a telephely is feltüntethető, ahol az oktatás, képzés ténylegesen folyik, d) a munkarend megjelölését (piktogrammal), e) kiállításának napját, f) az érvényességet jelölő adatot, (a közoktatásról szóló törvény 6. (3) bekezdésben meghatározottak szerinti tankötelezettségi kor felső határát betöltő tanulók esetében érvényesítő matricát), g) a diákigazolvány 10 számjegyű egyedi azonosítóját, h) a tanulói azonosító számot. Az állandó diákigazolványon: - az adatok általában lézergravírozással szerepelnek, - az érvényességet jelölő adat érvényesítő matrica felragasztásra kerül. 3.2. Az ideiglenes diákigazolvány Az ideiglenes diákigazolvány két részből áll: - egyik részre az ID 1. méretű, ideiglenes műanyag kártya, - a másik része a személyi lap. 3.2.1. Az ideiglenes műanyag kártya Az ideiglenes műanyag kártya tartalmazza: - azon intézmény(ek) nevét és székhelyét (település nevét), amellyel a tanuló tanulói jogviszonyban áll, továbbá azt a telephelyet, ahol az oktatás, képzés ténylegesen folyik. Az intézmény székhelye helyett a tanuló kérésére az a telephely is feltüntethető, ahol az oktatás, képzés ténylegesen folyik, - kiállításának napját, - a diákigazolvány 10 számjegyű egyedi azonosítóját. Az ideiglenes műanyag kártya az adatokat lézergravírozással rögzítve tartalmazza. 3.2.2. A személyi lap A személyi lap tartalmazza: - a tanuló családi és utónevét, születési helyét és idejét, lakcímét vagy tartózkodási helyét, állampolgárságát, aláírását (írni nem tudó, vagy olyan tanuló esetén, akit a bíróság cselekvőképességet korlátozó vagy kizáró gondnokság alá helyezett törvényes képviselője aláírását), - azon intézmény(ek) nevét és székhelyét (település nevét), amellyel a tanuló tanulói jogviszonyban áll, továbbá azt a telephelyet, ahol az oktatás, képzés ténylegesen folyik. Az intézmény székhelye helyett a tanuló kérésére az a telephely is feltüntethető, ahol az oktatás, képzés ténylegesen folyik, - a munkarend megjelölését (piktogrammal), - kiállításának napját, - az érvényességet jelölő adatot, (a közoktatásról szóló törvény 6. (3) bekezdésben meghatározottak szerinti tankötelezettségi kor felső határát betöltő tanulók esetében érvényesítő matricát), - a tanuló fényképét (felragasztva). A személyi lap az adatokat kézzel, vagy írógéppel kitöltve tartalmazza. 3.3. Az ideiglenes igazolvány érvényessége 3
Az ideiglenes diákigazolvány csak a két rész (ideiglenes műanyag kártya és a személyi lap) együttes használata esetén érvényes. A személyi lap a kiállításától számított 60 napig érvényes. Az ideiglenes diákigazolvány érvényessége új személyi lap kiadásával meghosszabbítható a jogosultság fennállása esetén legfeljebb 12 hónappal, alkalmanként 60 nappal, amennyiben a tanuló: - állandó diákigazolvány-igénylése még nem került teljesítésre vagy - állandó diákigazolvány megrendelése nélkül is jogosult ideiglenes diákigazolványra. 4. A diákigazolványra jogosultak Diákigazolványra jogosult az intézmény tanulója (mivel az intézmény tanulója a közoktatásról szóló törvényben meghatározott, 20. -a (1) bekezdésének b)-f) pontjában felsorolt oktatási intézmény tanulója). Intézmény tanulójának kell tekinteni a fejlesztő felkészítésben vagy fejlesztő iskolai oktatásban részesülő tanulót is. A tanulónak egyidejűleg csak egy diákigazolványa lehet. A tanuló diákigazolványra a tanulói jogviszonyának megszűnését követő október 31-éig jogosult, kivéve, amennyiben a nem tanköteles tanulónak félévkor megszűnik a tanulói jogviszonya, ekkor a tanuló diákigazolványa az adott tanév március 31-ig érvényes. Állandó diákigazolványra jogosult a tanuló: - a tanulói jogviszony ideje alatt, - a diákigazolvány kiállításának napját követő október 31-étől számított legfeljebb 8 év telt el a közoktatásban, - ha diákigazolvány elveszett, vagy megsemmisült, megrongálódott, - ha az igazolványa adataiban a diákigazolványhoz kapcsolódó jogokat és kedvezményeket befolyásoló változás következett be, kivéve, ha a kiadó intézmény nevének és címének változása a diákigazolványokhoz kapcsolódó tanuló jogokat és kedvezményeket nem érinti. 5. A diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok és hatáskörök A diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatokat és hatásköröket a következő személyek gyakorolják: - intézményvezető, - intézményvezető által kijelölt, diákigazolvány kezelő személy(ek). 5.1. Az intézményvezető Az intézményvezető feladatai: - gondoskodik a diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatokra vonatkozó, jelen szabályzatban meghatározott rendelkezések: - naprakészségéről, - évenként felülvizsgálatáról; - irányítja a diákigazolványokkal kapcsolatos feladatok ellátását, - írásban jelöli ki a diákigazolvány kezelésével megbízott személyt, személyeket, 4
- gondoskodik arról, hogy az érintett személyek felelősségvállalási nyilatkozatot tegyenek a diákigazolványok kezelésével kapcsolatban, - gondoskodik arról, hogy a diákigazolvány kezelő személyek ezen feladat ellátási kötelezettsége és felelőssége rögzítésre kerüljön a munkaköri leírásokban is, - felügyeli a diákigazolványokkal kapcsolatos előírások megtartását, - iratmintákat bocsát ki, illetve hagy jóvá a tényleges feladatellátó számára, - gondoskodik a diákigazolvánnyal kapcsolatos tanuló panaszok kivizsgálásáról, - segítséget nyújt a fenntartónak, ha az, az intézményben diákigazolvánnyal kapcsolatos tevékenységet kívánja ellenőrizni. 5.2. A diákigazolványokat kezelő személy A diákigazolványt kezelő személy(ek) feladatai: - részt vesz a diákigazolványok igénylésében, - gondoskodik az érvényesítő matrica megrendelések előkészítéséről, - a diákigazolványokat és az érvényesítő matricát biztonságosan, elzárva tárolja, - kiadja a diákigazolványokat, - érvényesíti és bevonja a diákigazolványokat, - nyilvántartást vezetet a diákigazolványról, - gondoskodik a fel nem használt matricák megsemmisítéséről, - részt vesz az át nem vett diákigazolványok megsemmisítésében. Az intézményvezető az 1. számú mellékletben meghatározott személyeket jelöli ki a diákigazolvány kezeléséért közvetlenül felelős személyeknek. 6. A diákigazolványok igénylése 6.1. Az állandó diákigazolványra vonatkozó szabályok Az igazolványok igénylése történik: - a tanuló által, illetve - a tanulói igények alapján az intézmény által. 6.1.1. A tanulók diákigazolvány igénylése A diákigazolványok tanulók általi igénylése diákigazolvány igénylő lapon történik. Az igazolvány igénylésére vonatkozó előírásokat, követelményeket az igénylőlap tartalmazza, de szükség esetén az igénylőnek a diákigazolvány kezelő személy köteles szóbeli tájékoztatást, segítséget nyújtani. A diákigazolvány kezelő személy feladata a tanulói igénylésekkel kapcsolatban az, hogy: - az igénylések átadásakor felhívja a figyelmet az igénylőlap kitöltésének helyességére, a fénykép csatolásának szükségességére, valamint arra, hogy az igénylés és a hozzá tartozó csekk összetartozik, közös azonosító számmal van ellátva, ezért ha valamelyiket le kell rontani, akkor úgy igénylő lapot kell kérni, - felhívja a figyelmet az igénylőlap hiánytalan kitöltésére, - az igények átvétele során: - ellenőrizze az igényeket alaki, tartalmi szempontból. Ha hiányos, vagy nem megfelelő az adattartalma, felhívja az igénylőt az adatok pótlására, helyesbítésére, - átvegye a fényképeket. Az igényeket és a fényképeket úgy kezelje, hogy azok egymástól el ne váljanak, más igényekkel, fényképekkel ne keveredjenek, 5
- ellenőrizze azt, hogy az igénylés aláírásra került-e, az aláírást az arra jogosult személy tette-e. (Az igénylőlapot a cselekvőképtelen vagy korlátozottan cselekvőképes, vagy írni nem tudó tanuló esetében a törvényes képviselője írhatja alá.), - ellenőrizze, hogy a nyomtatvány kitöltése olvasható-e, - vizsgálja, hogy az igénylő lapon és a közoktatási információs rendszerben nyilvántartott adatok megfelelnek-e a személyi adatokat és a lakcímet igazoló hatósági okiratokban foglaltaknak, - a beérkezett igényeket más iratoktól elkülönítetten kezeli, - az igényekről másolatot készít, melyet biztonságosan, elzárva őriz a 2. számú mellékletben meghatározott helyen. 6.1.2. Az intézményben megfelelő mennyiségű diákigazolvány igénylő lap biztosítása Ha a diákigazolvány kezelő azt tapasztalja, hogy a diákigazolvány igénylő lap nem elegendő, az intézményvezető tájékoztatását követően gondoskodik arról, hogy a szükséges igénylőlapok megrendelésre kerüljenek. A megrendelést továbbítani lehet: posta úton (ajánlott küldeményként), elektronikus úton, telefonon vagy telefaxon. (Az írásos megrendelőt az intézményvezető cégszerűen írja alá.) 6.2. Az ideiglenes diákigazolványra vonatkozó szabályok Az igazolványok igénylése történhet: - a tanuló által, illetve - a tanulói igények alapján az intézmény által. 6.2.1. Az ideiglenes diákigazolvány igénylése a tanuló által Az ideiglenes diákigazolványt - a tanuló igényelheti, kérelmezheti akkor, ha az állandó diákigazolványt igényelt, - az intézmény igénylés nélkül is kiadja akkor, ha - az állandó diákigazolvány nem tartalmazza az oktatás, képzés tényleges helyszínét, - a tanulónak a tanulói jogviszonya lejárta után, de az igazolvány érvényességi idejének lejárta előtt elveszik, megrongálódik. 6.2.2. Az ideiglenes diákigazolvány rendelése, igénylése az intézmény által Az ideiglenes diákigazolványt vagy annak bármely részét - az ideiglenes diákigazolvány igénylőlappal, vagy - egyedi megrendelővel lehet megrendelni. A megrendelést postai úton, ajánlott küldeményként kell feladni. Az egyedi megrendelőnek tartalmaznia kell a következőket: - az intézmény neve és székhelye, valamint a képzés helye (település), - az ideiglenes műanyag kártya megrendelt darabszámát, - a személyi lap megrendelt darabszámát, - a megrendelés napját és az intézmény cégszerű aláírását. 6.3. A diákigazolvány igénylések továbbítása 6
A diákigazolvány kezelő köteles arra, hogy az igényléseket a 3. számú mellékletben meghatározott határidőig továbbítsa az illetékes szerv fel 7. A diákigazolványok átvétele A diákigazolványt: - először az intézmény veszi át az igazolvány kiállítójától, majd - átadja a tanulóknak. 7.1. Az igazolványok átvétele az intézmény által A diákigazolvány kezelő igazolvány átvétellel kapcsolatos feladatai: - Ellenőrzi azt, hogy az intézményhez érkezett diákigazolványt tartalmazó postai küldeményt, hogy az valóban az intézményhez tartozik-e, ténylegesen a megrendelt igazolványokat tartalmazza-e. - Ellenőrzi, hogy a diákigazolványok - az igénylőlapoknak, illetve a megrendelésnek megfelelő adatokat tartalmaznak-e, - rendeltetésszerű használatra alkalmas állapotúak-e. - Amennyiben az ellenőrzés során nem megfelelő (tartalmi, vagy rendeltetésszerű használatra nem alkalmas) diákigazolványt fedez fel, 8 napon belül postai úton visszaküldi az igazolványokat, s mellékeli az igénylőlap másolatát, valamint a hibát ismertető levelet. Az intézményhez a diákigazolvány előállítójától a helytelenül, vagy hiányosan kitöltött igénylőlap miatt érkezett jelzésekre a diákigazolványt kezelő személy a szükséges intézkedéseket megteszi: - felveszi a kapcsolatot az igénylővel, - tájékoztatást ad a hiányról, illetve egyéb problémáról, - közreműködik a hiánypótlásban. 7.2. A diákigazolványok átadása a tanulóknak A diákigazolványt kezelő személy gondoskodik arról, hogy a diákigazolványt a tanuló számára átadásra kerüljön. Az igazolványt lehetőség szerint közvetlenül a tanulónak kell átadni. A diákigazolványt kezelő igazolvány átadással kapcsolatos feladatai: - Gondoskodik arról, hogy a diákigazolványok átvételét követő 8 napon belül elektronikus felületen rögzítésre kerüljenek azok az adatok, melyek alapján diákigazolvány átadásátvétel sorszám szerint nyomon követhető. - Átadja a diákigazolványokat a tanulóknak, s az átadás-átvétel tényét aláírással igazoltatja. A diákigazolvány átvételét - fő szabályként a tanuló aláírásával igazolja, - a fő szabálytól eltérően, a 14. életévét be nem töltött, vagy írni nem tudó, vagy olyan tanuló esetén, akit a bíróság cselekvőképességet korlátozó vagy kizáró gondnokság alá helyezett a törvényes képviselő igazolja aláírásával. 8.1. Az érvényesítő matrica megrendelése 8. A diákigazolvány érvényesítése 7
A diákigazolványok érvényesítéséhez szükséges érvényesítő matricákra vonatkozó megrendelést a diákigazolványt kezelő személy köteles előkészíteni. A megrendelést az intézményvezető hagyja jóvá. A megrendelés történhet: - postai úton (ekkor a megrendelést az intézményvezető írja alá), - személyesen (az intézményvezető által aláírt írásos megrendelő átadásával), illetve - elektronikus úton. A megrendelés határidői: - július 15, illetve - a második félévre érvényes érvényesítő matricák tekintetében január 15. Utólag felmerült igény esetén a megrendelést kizárólag postai úton lehet megküldeni. 8.2. A megrendelés teljesítésének nyomon követése, a beérkezett matricák kezelése A diákigazolványt kezelő személy köteles figyelemmel kísérni azt, hogy a megrendelésnek megfelelően a jogszabályban leírt határidőig megérkeznek-e az érvényesítő matricák. A megérkező matricákat össze kell vetni a megrendeléssel, majd haladéktalanul gondoskodni kell arról, hogy a matricák a 2. számú mellékletben meghatározott tárolási helyen kerüljenek őrzésre. 8.3. Az érvényesítő matrica felhasználása A diákigazolvány érvényesítését a diákigazolvány kezelő személy végzi. A diákigazolványokra felragasztja a hologramos matricát. Az érvényesítő matrica tartalmazza: - az érvényességének időtartamát, - a matrica sorszámát. Az érvényesítő matricával a diákigazolványok érvényesítési határideje: október 31-e és március 31-e. 8.4. Az érvényesítésre vonatkozó sajátos szabályok Matrica nélkül is érvényes a tanköteles kor felső határát be nem töltött tanulók diákigazolványa azon tanévet követő év október 31. napját, amelyben a tanuló a tanköteles kor felső határát betölti. A tanulói jogviszony szüneteltetésének ideje alatt nem adható ki és nem érvényesíthető a diákigazolvány. (Kivétel ez alól a jogviszony megszűnésétől az érvényességi idő lejártáig terjedő időszak.) 8.5. A fel nem használt matricák megsemmisítése Az adott évben fel nem használt érvényesítő matricákat a diákigazolvány kezelő a tanévet követő november 30-ig, darabolással semmisíti meg. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - a megsemmisítés helyét és idejét, - a megsemmisítésben résztvevő személyeket, 8
- a megsemmisítés módját, - a megsemmisített matricák darabszámát. A jegyzőkönyvet 2 példányban kell készíteni. Egy példány a diákigazolvány kezelőnél marad, a másik példányt iktatni és irattározni kell. A megsemmisítésnél legalább 3 személynek kell jelen lenni. A megsemmisítésben közreműködő személyeket az intézményvezető írásban, a 4. számú melléklet szerint jelöli ki. Az alkalmazandó jegyzőkönyv mintáját az intézményvezető hagyja jóvá. 9. A diákigazolvány bevonása 9.1. Az állandó diákigazolvány bevonására vonatkozó szabályok 9.1.1. A tanuló értesítése a bevonásról A diákigazolványokat kezelő az intézményvezető utasítására köteles felszólítani a tanulót az állandó diákigazolványa beszolgáltatására, visszaadására, ha a) a tanuló részére új diákigazolványt ad ki, b) a tanuló a diákigazolványra való jogosultságát elvesztette, c) az a)-b) ponton kívüli esetekben az ideiglenes diákigazolvány kiadásakor. 9.1.2. Az igazolvány átvétele és megsemmisítése A diákigazolvány kezelője a bevont diákigazolvány átvételéről igazolást készít. A másolatokat a 2. számú mellékletben kijelölt helyen kell őrizni. Az igazolást két példányban állítja elő. Az egyik példány az igazolványt átadóé, a másik példány az igazolványt kezelő példánya. A diákigazolvány kezelő feladata, hogy a bevont állandó diákigazolványt az igazolvány átvételét követő 30 napon belül darabolással megsemmisítse, és a megsemmisítésről jegyzőkönyv felvételéről gondoskodjon. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - a megsemmisítés helyét és idejét, - a megsemmisítésben résztvevő személyeket, - a megsemmisítés módját, - a megsemmisített igazolvány sorszámát, - a megsemmisítés okát. A jegyzőkönyvet 2 példányban kell készíteni. 1 példány a diákigazolvány kezelőnél marad, a másik példányt iktatni és irattározni kell. A megsemmisítésnél legalább 3 személynek kell jelen lenni. A megsemmisítésben közreműködő személyeket az intézményvezető alkalomszerűen, szóban jelöli ki. 9.1.3. Az adatkezelő értesítése a bevont igazolványokról A bevont diákigazolványokról a diákigazolvány kezelő írásbeli tájékoztatást készít. A tájékoztató tartalmazza - a diákigazolvány sorszámát, - a diákigazolvány bevonásának tényét és időpontját, valamint 9
- az intézményvezető aláírást. A tájékoztatást az adatkezelő számára a bevonást követő 8 napon belül el kell juttatni. Az értesítés elsődleges módja a postai levél. 9.2. A tanuló birtokában lévő ideiglenes diákigazolvány bevonása 9.2.1. A tanuló értesítése az ideiglenes diákigazolvány bevonásáról Az ideiglenes diákigazolvány műanyag kártyáját az intézmény bevonja: - az állandó diákigazolvány kiadásakor, vagy - a személyi lap érvénytelensége esetén. A diákigazolványokat kezelő az intézményvezető utasítására köteles felszólítani a tanulót az ideiglenes diákigazolvány leadására. 9.2.2. Az igazolvány átvétele és megsemmisítése A diákigazolvány kezelője a bevont diákigazolvány átvételéről igazolást készít. (A bevont igazolványt a 2. számú mellékletben kijelölt helyen kell tárolni.) Az igazolást két példányban állítja elő. Az egyik példány az igazolványt átadóé, a másik példány az igazolványt kezelő példánya. (Az igazolásnak egyértelműen tartalmaznia kell, hogy az ideiglenes igazolvány mindkét része, vagy csak a személyi lap része került-e átvételre.) - Az ideiglenes műanyag kártya kezelése A visszavett ideiglenes műanyag kártyát nyilvántartásba kell venni. A kártyát korlátlan alkalommal ki lehet adni új személyi lap érvényesítésével. Az ideiglenes műanyag kártyát csak akkor kell megsemmisíteni, ha megrongálódott. A megsemmisítésről ekkor a személyi lapnál ismertetett módon jegyzőkönyvet kell felvenni. - A személyi lapok kezelése A diákigazolványt kezelő feladata, hogy a bevont diákigazolvány személyi lap részét az igazolvány átvételét követő 30 napon belül darabolással megsemmisítse, és a megsemmisítésről jegyzőkönyv felvételéről gondoskodjon. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - a megsemmisítés helyét és idejét, - a megsemmisítésben résztvevő személyeket, - a megsemmisítés módját, - a megsemmisített személyi lap sorszámát, - a megsemmisítés okát. A jegyzőkönyvet 2 példányban kell készíteni. 1 példány a diákigazolvány kezelőnél marad, a másik példányt iktatni és irattározni kell. A megsemmisítésnél legalább 3 személynek kell jelen lenni. A megsemmisítésben közreműködő személyeket az intézményvezető alkalomszerűen, szóban jelöli ki. 10
9.3. A tanuló részére még ki nem adott állandó diákigazolvány megsemmisítése Az át nem adott diákigazolványt (tanévhalasztást kivéve) a diákigazolvány intézmény általi átvételtől számított 90 nap elteltével darabolással meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv tartalmi követelményei, valamint a jegyzőkönyv kezelésére, valamint az adatkezelő értesítésére vonatkozó előírások megegyeznek a 9.1.2. és 9.1.3. pontban leírtakkal. 10. A diákigazolvánnyal kapcsolatos iratok kezelése, nyilvántartás vezetés A diákigazolvánnyal kapcsolat iratok kezelése során: - az intézmény iratkezelési szabályzatát, valamint - a jelen szabályzatban, a szigorú számadás alá vont nyomtatványokra vonatkozó külön előírásokat kell figyelembe venni. 10.1. Szigorú számadás alá vont nyomtatványok, és azok kezelési módja Szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni: - az állandó diákigazolvány igénylő lapot, - a még ki nem adott állandó diákigazolványokat, - az ideiglenes diákigazolvány részeit (műanyag kártya és személyi lap), - az érvényesítő matricákat. Az érvényesítő matricákat úgy kell kezelni, hogy a nyilvántartásból kiderüljön az, hogy melyik évre vonatkozó matrica. 10.2. Nyilvántartás az állandó diákigazolványokról Az intézményvezető megbízásából a diákigazolványt kezelő köteles nyilvántartást vezetni a diákigazolványokról. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a következőket: - a tanuló részére átadott és általa leadott diákigazolvány igénylőlap sorszámát, - az igénylőlap elküldésének tényét és idejét, - a diákigazolvány megérkezésének tényét és idejét, - a kiadott diákigazolvány sorszámát, az átvétel napját és az átvevő aláírását, - az érvényesítő matricák megrendelésének tényét és idejét, - a megrendelt érvényesítő matricák megérkezésének tényét és idejét, - a diákigazolvány érvényesítésnek tényét és idejét, - a diákigazolvány bevonásának, elvesztésének, megsemmisülésének tényét és idejét, - az ideiglenes műanyag kártya vagy az érvényesítő matrica elvesztése miatt megfizetett térítési díjakat. A nyilvántartás formáját az intézményvezető hagyja jóvá. A diákigazolványt kezelő köteles az elküldött diákigazolvány igénylőlapok és fedőlapok másolatát a diákigazolvány átvételét követő 90 napig nyilvántartani, megőrizni. 10.3. Nyilvántartás az ideiglenes diákigazolványokról Az intézményvezető megbízásából a diákigazolványt kezelő köteles nyilvántartást vezetni az ideiglenesen kiadott diákigazolványokról. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a tanuló nevét, 11
- az ideiglenes diákigazolvány kiadásának okát, - az igazolvány kiadásának keltét, érvényességét, - az érvényesség meghosszabbítására vonatkozó adatokat. 10.4. Egyes diákigazolvánnyal kapcsolatos dokumentumok kezelése Az állandó diákigazolvány igénylő lapok másolatai A másolatokat elkülönítetten, a diákigazolvány igénylő lapok megküldésére vonatkozó kísérőlevéllel együtt kell megőrizni. Az igénylőlapok másolatát az állandó diákigazolvány tanuló általi átvételét követő 90 napos őrzési határidő letelte után jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni. A diákigazolványok átvételével, visszaküldésével kapcsolatos levelezés Az iratokat jól átlátható, visszaellenőrizhető rendszerben kell tárolni. A megrendelések, átvételi elismervények, reklamációk nyilvántartása céljából külön iratgyűjtőben, lefűzve kell tárolni. 10.5. Az egyéb iratok megsemmisítése Az egyéb iratok megsemmisítése az intézmény iratkezelési szabályzatának megfelelően, az irattári tervben meghatározottak szerint történik. 11. Térítési díj A diákigazolványért a tanulónak szolgáltatási díjat kell fizetni az igazolvány megrendelésekor. 11.1. Az állandó diákigazolvány térítési díja Az állandó diákigazolvány szolgáltatási díja 550 Ft, mely a 360 Ft térítési díjból, valamint az eljárási díjból adódik. A diákigazolvány kezelő személy adatot szolgáltat az állandó diákigazolvány eljárási díjból a diákigazolványonként 70 Ft intézményi bevétel egyeztetéséhez. 11.2. Az ideiglenes diákigazolvány térítési díja Az ideiglenes diákigazolvány térítési díja: - műanyag kártyájának díja 360 Ft, - a személyi lap térítési díja 90 Ft. Az ideiglenes diákigazolvány díját az intézmény fizeti meg. A tanuló: - az ideiglenes műanyag kártya igénylése esetén a díj 75 %-át, azaz 270 Ft-ot, - személyi lap esetén 90 Ft-ot köteles megfizetni az intézmény számára. 12
11.3. Térítési díj az ideiglenes műanyag kártya elveszése miatt Ha a tanuló az ideiglenes műanyag kártyát elvesztette, és ezért részére új ideiglenes kártyát biztosít az intézmény, a tanuló az állandó közoktatási igazolvány térítési díjának 500 %-a, azaz 1.800 forint fizetésére köteles. A fenti összeget az intézmény számára előre kell megfizetni. 11.4. Térítési díj az érvényesítő matrica elvesztése miatt Ha a tanuló az érvényesítő matricát elvesztette, és ezért részére új matricát biztosít az intézmény, a tanuló az állandó közoktatási igazolvány térítési díjának 500 %-a, azaz 1.800 forint fizetésére köteles. A fenti összeget az intézmény számára előre kell megfizetni. 11.5. A diákigazolvány térítési díj speciális esetei A tanuló számára térítésmenetesen kell - ideiglenes diákigazolványt kiállítani, ha az állandó diákigazolványt nem a saját hibája miatt nem kapta meg, - az állandó diákigazolványt, ha az igazolvány kiadását - az intézmény fenntartójának intézkedése, vagy - a kibocsátó intézkedése vagy jogszabály-módosítás tette szükségessé. 12. Záró és vegyes rendelkezések A szabályzat alkalmazásában: - kibocsátó: az oktatási ügyekért felelős miniszter, - kiadó intézmény: Illéssy Sándor Szakközép- és Szakiskola. Jelen szabályzatot a szabályzat jóváhagyása napjától kell alkalmazni. Kisújszállás, 2011. október 3. Toldi Attila igazgató Mellékletek: 1. sz. melléklet: A diákigazolvány kezeléséért felelős személyek kijelölése 2. sz. melléklet: A diákigazolvánnyal kapcsolatos iratok biztonságos őrzési helyének kijelölése 3. sz. melléklet: A diákigazolvány igénylések továbbításának határideje 4. sz. melléklet: A megsemmisítésben közreműködésre köteles személyek kijelölése 13
A diákigazolvány kezeléséért felelős személyek kijelölése 1. számú melléklet Alulírott Toldi Attila intézményvezető az alábbi személyeket jelölöm ki a diákigazolványokkal kapcsolatos kezelési feladatok ellátására. munkakör iskolatitkár gazdasági ügyintéző név Sasné Oláh Szilvia Domán Alexandra A kijelölt személy kötelessége a jelen szabályzatban, és a szabályzatban hivatkozott jogszabályban meghatározott diákigazolványokkal kapcsolatos feladatok ellátása. Kisújszállás, 2011. október 3. Toldi Attila igazgató Záradék Alulírott tudomásul veszem, hogy a diákigazolványok kezelésével kapcsolatos feladatok ellátásáért felelősséggel tartozom, tevékenységemet a szabályzatban és a vonatkozó jogszabályban meghatározottak alapján végzem. Kisújszállás, 2011. október 3. diákigazolvány kezeléssel megbízott diákigazolvány kezeléssel megbízott 14
15
2. számú melléklet A diákigazolvánnyal kapcsolatos iratok őrzési helye A diákigazolvánnyal kapcsolatos iratok biztonságos őrzési követelményekre vonatkozó előírások figyelembevételével kijelölt helye a következő: A tárolási hely - címe: Kisújszállás, Arany János út 1/A - az intézményi helyiség megnevezése: iskolatitkári iroda - a tárolóeszköz: tűzbiztos lemezszekrény Az iratokat a tárolóhelyen úgy kell tartani, hogy ahhoz más tárolóeszközt használó személy ne férhessen hozzá. A diákigazolvánnyal kapcsolatos iratok kezelése Irat megnevezése Diákigazolvány igénylő lapok Kitöltött diákigazolvány igénylő lapok másolata Diákigazolvány igényléseket továbbító levél intézményi példánya Diákigazolvány átadás-átvételi dokumentum másolata (amikor az intézmény átveszi a diákigazolványokat) Állandó diákigazolványok (át nem adott példányai) Állandó diákigazolványok bevont példányai a megsemmisítésig Az ideiglenes diákigazolványok műanyag kártyái Az ideiglenes diákigazolványok személyi lapjai Az ideiglenes diákigazolványok bevont példányai Az érvényesítő matricák Az igazolványok megsemmisítésére vonatkozó jegyzőkönyvek Diákigazolvány nyilvántartás Az iratot a fenti őrzési helyen kell tartani javasolt tartani 16
A diákigazolvány igénylések továbbításának határidői A diákigazolvány igénylések továbbításának határidői a következők: Igazolvány típus Igénylési körülmény meghatározása, leírása Határidő Középiskola központi felvételi eljárás esetén Állandó diákigazolvány Beérkező új igények július 5. Állandó diákigazolvány Egyéb igények 3. számú melléklet 17
A megsemmisítésben közreműködésre köteles személyek kijelölése 4. számú melléklet Alulírott Toldi Attila intézményvezető az alábbi személyeket jelölöm ki a fel nem használt érvényesítő matricák megsemmisítésében való részvételre: munkakör Diákigazolványokat kezelő személy munkaköre: iskolatitkár gazdasági ügyintéző gazdasági ügyintéző név Sasné Oláh Szilvia Bereczkiné Fodor Ilona Domán Alexandra A kijelölt személyek kötelessége a jelen szabályzatban meghatározottak alapján: - a részvétel a matricák megsemmisítésében, és - a vonatkozó jegyzőkönyv aláírása, hitelesítése. Kisújszállás, 2011. október 3. Toldi Attila igazgató 18