KEUNY 08/07/B azonosító számú közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött, NEMZETKÖZI BIZTOSÍTÁSFELÜGYELETI KONFERENCIA RENDEZVÉNYEINEK LEBONYOLÍTÁSA tárgyú vállalkozási szerződés 2007. december 1
VÁLLALKOZÁSI SZERZŐDÉS amely létrejött a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete (Székhelye: 1013 Budapest, Krisztina krt. 39., képviselője: dr. Schiffer Péter) továbbiakban, mint Megrendelő és a Nexus Reklámügynökség Kft. (cégjegyzékszáma: Cg. 01-09-661676, adószáma: 12272958-2-41, bankszámlaszáma: 10102093-30641803-00000003, székhelye: 1138 Budapest, Váci út 134/a I/1., képviselője: Simon Gábor ügyvezető), továbbiakban, mint Vállalkozó között az International Association of Insurance Supervisors Annual Conference and General Meeting és az azt megelőző bizottsági ülések Budapest, 2008. október 14-17., és 12-14. (továbbiakban: Konferencia) rendezvényeinek lebonyolítása tárgyában. 1. Előzmények Megrendelő a Kbt. 147. (2) bekezdés a) pontja szerinti egyszerűsített közbeszerzési eljárást (továbbiakban: közbeszerzés) folytatott le, amely eredményeként a Vállalkozó elnyerte a szolgáltatás teljesítésének jogát az alábbi feltételek szerint: 2. A szerződés tárgya, A 2008. október 12-17. között Magyarországon megrendezésre kerülő Biztosításfelügyeleti konferencia rendezvényeinek lebonyolítása a jelen Szerződésben és mellékleteiben foglaltak szerint. Vállalkozó jelen szerződésben vállalt kötelezettségeinek részletes leírását jelen szerződés 1. és 3. számú mellékletei tartalmazzák. Vállalkozó kijelenti, hogy a jelen szerződésben meghatározott feladatoknak a részéről történő elvállalása és elvégzése semmiféle jogi akadályba nem ütközik. Vállalkozó köteles jelen szerződés tárgyát képező tevékenységeket a jogszabályoknak, valamint Megrendelő érdekeinek megfelelően ellátni. 2.1. Vállalkozó kötelezettségei Vállalkozó szavatol azért, hogy a szerződés keretében elvégzett munkák megfelelnek a jogszabályokban, a konkrét feladatokra vonatkozó, jelen Szerződésben és mellékleteiben foglalt követelményeknek. Vállalkozó garantálja, hogy az elvégzett tevékenység és Vállalkozó személye dokumentálhatóan megfelelnek a közbeszerzési eljárás ajánlattételi felhívásában meghatározott követelményeknek. Vállalkozó szavatolja, hogy a szerződés keretében szállított termékek és szolgáltatások tekintetében a szükséges szerződéses szabadalmi jogok, ipari vagy használati minták, oltalmak birtokában van, a Megrendelő jelen szerződés szerinti tulajdonszerzését és egyéb jogszerzését illetve jogainak zavartalan gyakorlását harmadik személy joga nem akadályozza, illetve korlátozza. Amennyiben Megrendelő jelen szerződés szerinti tulajdonszerzését és egyéb jogszerzését illetve jogainak zavartalan gyakorlását harmadik személy joga akadályozza, Megrendelő választása szerint jogosult Vállalkozót megfelelő határidő tűzésével felhívni a tehermentesítésre, eljárhat maga a tehermentesítés érdekében Vállalkozó költségére, illetve alkalmazhatja a lehetetlenülés jogkövetkezményeit. Amennyiben a lehetetlenülés jogkövetkezményét alkalmazza a Megrendelő, akkor Megrendelő meghiúsulási kötbérre jogosult. A Vállalkozó félként vesz részt a vonatkozó eljárásjogi szabályok szerint minden, a Megrendelő ellen a Szerződés következtében szabadalom bitorlás vagy szerzői jog sértése miatt indított eljárásban, vagy választása szerint azt peren kívüli egyezséggel lezárja, továbbá Megrendelő oldalán keletkezett költségeket megtéríti. 2
Vállalkozó az általa szállított és átadott termékek és szolgáltatások tekintetében a Szerződés tárgyával kapcsolatos minden szerzői jogi, szabadalmi és egyéb, harmadik fél által történő követelés kielégítését magára vállalja, attól Megrendelőt mentesíti. A Vállalkozónak kártalanítania kell a Megrendelőt harmadik fél által felmerülő minden olyan igény esetén, amely licenc, szabadalom, védjegy és ipari vagy használati minta oltalmak alá eső jogok megsértéséből származik az áruknak, vagy azok bármely részének a Megrendelő országában történő felhasználása folytán. 3. Határidők: Vállalkozó köteles a szerződés megkötését követően a szükséges előkészítő munkálatokat haladéktalanul megkezdeni. Vállalkozó a szállodakapacitás lefoglalását jelen Szerződés megkötésétől számított 15 napon belül elvégzi. A konferencia időtartama alatt Vállalkozó az elvárt szolgáltatásokat köteles folyamatosan teljesíteni. A konferencia és kapcsolódó programok lebonyolításának határideje: 2008. október 17-én 24.00 óra, az elszámolások végső határideje 2008. október 27. Vállalkozó a teljesítés során a megrendelővel egyeztetett szükség esetén pontosított, módosított ütemezés szerint teljesít. 4. Alvállalkozók igénybevétele Vállalkozó jelen Szerződésből eredő kötelezettségeit át nem ruházhatja, jogosult viszont az ajánlatában foglaltakkal összhangban alvállalkozót igénybe venni. A szerződés teljesítésében a közbeszerzés értékének 10%-át meghaladó mértékben alvállalkozó nem vesz részt. A szerződés teljesítésében a helyszín, technika és biztonsági szolgálat biztosítása során vehet részt alvállalkozó. Az Ajánlatban nem nevesített alvállalkozók által végzett tevékenység értéke nem haladhatja meg egyenként a teljesítés értékének 10%-át. A Vállalkozó kijelenti, hogy az alvállalkozók teljesítésével kapcsolatosan feltétlen és teljes körű felelősséget vállal, úgy mintha az adott kötelezettség teljesítése során maga járt volna el. Megrendelő az alvállalkozókkal nem áll szerződéses kapcsolatban. Bármilyen, az ajánlatban nem szerepeltetett alvállalkozó bevonásához a Megrendelő előzetes írásos egyetértése szükséges, mely egyetértést Megrendelő indokolatlanul nem tagadhat meg. Amennyiben Vállalkozó az alvállalkozókkal kötött szerződésben kikötött ellenszolgáltatást teljesítette, vagy annak teljesítését megtagadta, erről Megrendelőt haladéktalanul köteles tájékoztatni. Amennyiben Vállalkozó bejelentési kötelezettségének öt napon belül nem tesz eleget, az alvállalkozó maga jogosult az alábbiakban ismertetett adatoknak Megrendelő felé történő bejelentésére. A tájékoztatásnak legalább a következőket kell tartalmaznia: - a közbeszerzési eljárás megjelölését, illetve hivatkozást az eljárást megindító felhívásra, - ajánlattevő és alvállalkozó megjelölését - az ellenszolgáltatás mértékét, teljesítésének feltételeit, illetőleg hivatkozást a vonatkozó jogszabályokra, - a szerződés tárgyát és teljesítésének időpontját, - az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját, vagy a teljesítés megtagadásának okát. Megrendelő haladéktalanul gondoskodik az adatoknak a honlapján történő közzétételéről. 3
5. A kölcsönös együttműködés feltételei Vállalkozó köteles folyamatosan tájékoztatni Megrendelőt az Ajánlatban meghatározott feladatai végrehajtásáról, valamint minden olyan körülményről vagy esetleges akadályozó tényezőről, a feloldásukra vonatkozó javaslatáról, mely a jelen Szerződésben foglalt feladatok teljesítését veszélyezteti vagy gátolja. Az értesítés elmaradása vagy késedelmes közlés esetén annak minden következményét a Vállalkozó viseli. Megrendelő a szerződés tárgyát képező tevékenységek ellátásához szükséges információkat, adatokat Vállalkozó részére határidőben biztosítja, folyamatosan Vállalkozó rendelkezésére bocsátja valamennyi, a tevékenység ellátásához szükséges dokumentumot (terv, adat, utasítás, stb.). A Vállalkozó haladéktalanul tájékoztatja a Megrendelőt, ha a Konferencia tényleges költségei várhatóan meghaladják a jelen Szerződés 2. számú mellékletét képező előzetes költségvetés (továbbiakban: előzetes költségvetés) által megállapított összegeket. Vállalkozó az előzetes költségvetésben szereplő árakat csak abban az esetben módosíthatja, ha Megrendelő írásban a jelen Szerződésben vagy annak mellékleteiben nem szereplő munkálatok elvégzését kéri. A Megrendelő fenntartja magának a jogot, hogy az előzetesen számított költségvetésben költségcsökkentő intézkedést tegyen, de köteles helytállni a Vállalkozó által már elvállalt kötelezettségekért, valamint köteles a Vállalkozó ebből eredő esetleges kárát megtéríteni. Megrendelő a jelen Szerződésben foglaltak teljesítését jogosult a helyszínen ellenőrizni. Amennyiben Megrendelő a teljesítést nem találja elfogadhatónak, haladéktalanul írásban értesíti a Vállalkozót, pontosan megjelölve kifogásait és azt a határidőt, mely alatt a Vállalkozónak a hibát orvosolnia kell. 6. A költségek előlegezése, a szolgáltatás ellenértéke és az elszámolás Vállalkozó felmerülésükkor folyamatosan kifizeti a Konferencia előzetes költségvetés szerinti költségeit (a továbbiakban: költségek). A költségeket Vállalkozó kamatmentesen, folyamatosan megelőlegezi. Vállalkozó az általa előlegezett költségekkel, a kifizetéseket követően, tizenöt napos időközönként számolhat el Megrendelővel. Az elszámoláshoz minden esetben csatolni kell az azt alátámasztó számlák, illetve egyéb dokumentumok másolati példányát. Az elszámolás kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül a Megrendelő az általa elfogadott költségekről részteljesítési igazolást ad, amely alapján a Vállalkozó jogosult részszámlát kiállítani. Megrendelő előleget nem ad. Azon szolgáltatások nyújtása, amelyeket a dokumentáció kifejezetten nem határoz meg a konferencia költségvetésének részeként, így a résztvevők által megrendelt egyedi utaztatások, szállások költségeinek, valamint a Vállalkozó által szervezett fakultatív programok díjának beszedése a Vállalkozó feladata, azt Vállalkozó jogosult közvetlenül a résztvevőktől beszedni. E költségekkel és díjakkal Vállalkozó Megrendelő felé nem köteles elszámolni, Megrendelő pedig nem köteles azokat sem megelőlegezni, sem megtéríteni. Ezen költségek Megrendelő általi megfizetése nem képezi jelen szerződés tárgyát, Vállalkozó azonban a résztvevők tekintetében köteles a szerződésben illetve annak mellékleteiben szereplő kedvezményes árakat alkalmazni. A Vállalkozó a végleges költségvetést és elszámolást a Konferencia befejezését követő tíz napon belül az előzetes költségvetés, valamint a résztvevők tényleges létszáma szerint számított, és a ténylegesen felmerült költségek végösszege alapján köteles elkészíteni. A végleges elszámolás kézhezvételétől számított 15 munkanapon belül a Megrendelő az általa elfogadott teljesítésről teljesítési igazolást ad, amely alapján a Vállalkozó jogosult a végszámlát kiállítani. A végszámlának a teljesítésigazolással megegyezően kell tartalmaznia mind a vállalkozási díj összegét, mind a Megrendelőt terhelő, de általa a résszámlák alapján még ki nem egyenlített költségeket. Valamennyi elszámolás forintban történik. 4
Vállalkozó tudomásul veszi, hogy Megrendelőnek nem áll módjában kiegyenlíteni olyan számlákat, amelyeket a feladat teljesítése során igénybe vett, de a Vállalkozótól különböző egyéb szolgáltató cégek állítanak ki. A konferencia szervezésével összefüggésben felmerülő természetbeni juttatások, illetve reprezentációnak minősülő kiadások adó és járulék kötelezettségei Megrendelőt terhelik. 7. Fizetési feltételek Megrendelő a rész- illetve végszámla kézhezvételét követő 15 banki napon belül a rész- illetve végszámla összegét átutalás útján teljesíti a Vállalkozónak. A rész- illetve végszámlához csatolni kell a vonatkozó (rész)teljesítési igazolást, a rész- illetve végszámlán szerepeltetni kell a kv. hivatkozást. 8. Szerződésszegés és jogkövetkezményei A szerződésben meghatározott feladatok hibás vagy késedelmes teljesítése esetén Megrendelő a hibásan vagy késedelmesen teljesített szolgáltatás áfa nélküli árának 1 %-ával megegyező mértékű napi kötbérre jogosult mindaddig, amíg a Vállalkozó az adott feladatot hibátlanul nem teljesíti. Vállalkozó hibásan teljesít, amennyiben az adott szolgáltatást nem a jelen Szerződésben illetve annak mellékleteiben foglaltaknak megfelelően teljesíti. Vállalkozó késedelmesen teljesít, amennyiben az előkészítő munkálatokat vagy azok egy részét a Szerződésben illetve annak mellékleteiben vagy a Megrendelővel közösen meghatározott határidőhöz képest később teljesíti. Amennyiben Vállalkozó a szerződés tárgyát képező feladatok teljesítésével kapcsolatosan olyan mértékű kötbérrel terhelt késedelembe esik, amely miatt a teljesítés a Megrendelőnek már nem áll érdekében, a Megrendelő jogosult minden el nem fogadott szolgáltatás tekintetében a Vállalkozó térítési igénye nélkül jelen Szerződéstől elállni és meghiúsulási kötbért érvényesíteni. Ilyen mértékű késedelemnek minősül a konferencia ideje alatt a szerződés tárgyát képező feladatok elvégzésének bármilyen késedelme, illetve az előkészítő munkálatok 3 napot meghaladó késedelme. Amennyiben jelen Szerződés teljesítése részében vagy teljes egészében a Vállalkozó érdekkörébe eső bármely okból meghiúsulna, akkor a Megrendelő a meghiúsult feladat(ok) ellenértékének 30%-ával megegyező mértékű meghiúsulási kötbérre jogosult. Megrendelő jogosult a kötbéren túli kárának megtérítésére is. 8.1. Elállás Szándékos vagy súlyos gondatlanságból okozott szerződésszegés esetén a sérelmet szenvedő fél azonnali hatályú felmondással élhet, továbbá kezdeményezheti az ebből keletkezett kárának megtérítését. Megrendelő a Ptk. 318. (2) bekezdése alapján kivétel nélkül köteles a szándékos vagy súlyos gondatlanságból eredő szerződésszegés esetén az ebből eredő kárának megtérítését kezdeményezni. 9. Kapcsolattartás Felek jelen szerződés teljesítésével kapcsolatos nyilatkozataikat, értesítéseiket postán, faxon vagy személye kézbesítéssel juttatják el egymáshoz. Postai küldemény kézbesítettnek tekintendő a feladást igazoló tértivevényes szelvény aláírásának napján. A faxon küldött irat az elküldést visszaigazoló szelvénnyel tekintendő kézbesítettnek. Felek a jelen Szerződésben foglalt feladatok ellátása során kapcsolattartásra a következő személyeket jelölik ki: a.) a Megrendelő részéről: dr. Kiss Nóra (Tel / Fax: 489-92-09 / 489-92-22 E-mail: kiss.nora@pszaf.hu) és Váradi László (Tel: 489-94-40, E-mail: varadi.laszlo@pszaf.hu) b.) a Megrendelő részéről teljesítésigazolás kiállítására jogosult személy: Váradi László; 5
c.) a Vállalkozó részéről: Angyal Csaba (Tel / Fax: 30 397-76-04 E-mail: angyalcs@nxs.hu). 10. A szerződés módosítása Jelen Szerződés aláírása napján lép hatályba és kizárólag írásban módosítható. Szerződő felek ugyanakkor tudomásul veszik, hogy jelen Szerződést - közös akarat elhatározás esetén is - csak a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvényben meghatározott feltételekkel módosíthatják. 11. Titokvédelem Vállalkozó tudomásul veszi, hogy jelen szerződéssel kapcsolatban kifejtett tevékenysége során a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletéről szóló 2007. évi CXXXV. törvény 25. -ában foglalt, titoktartási kötelezettségre vonatkozó rendelkezések irányadóak valamennyi, a szerződés teljesítésében részt vevő személyre. Vállalkozó a feladata ellátása során esetlegesen tudomására jutó valamennyi állami és szolgálati, üzleti és egyéb titkot köteles megőrizni, minden más információt pedig bizalmasan kezelni. Vállalkozó a tevékenységével összefüggésben birtokába jutott Megrendelő működésével kapcsolatos - információt, adatot csak jelen szerződésben szabályozott tevékenységi körében eljárva használhatja fel. Vállalkozó a tevékenysége során birtokába jutott ilyen információkat, adatokat nem használhatja fel arra, hogy annak révén saját magának, vagy más személynek közvetve vagy közvetlenül előnyt szerezzen, illetve Megrendelőnek kárt okozzon. Vállalkozó a jelen megállapodással, vagy az egyedi szerződéssel kapcsolatban tudomására jutó valamennyi, a Megrendelő tulajdonát képező és általa bizalmasnak minősített információ, adat stb. tekintetében titoktartási kötelezettséggel tartozik, egyben vállalja, hogy bárminemű a feladat ellátásával kapcsolatosan megszerzett ilyen információt a Megrendelő előzetes írásbeli hozzájárulása nélkül nem teszi hozzáférhetővé, illetve nem bocsátja harmadik személy/szervezet rendelkezésére. Ezen tilalom körébe tartozik az is, ha a Vállalkozó a tudomására jutó ilyen információkat a jelen szerződésben foglaltaktól eltérő módon hasznosítja. 12. Egyéb rendelkezések: Az ajánlattételi felhívás, ajánlati dokumentáció és Vállalkozó ajánlata jelen szerződés elválaszthatatlan részét képezik, és ezzel együtt kezelendők. Felek vállalják, hogy nevük, székhelyük, telefon- és faxszámuk, bankszámlaszámuk valamint adószámuk (értelemszerűen) megváltozásáról haladéktalanul, de legkésőbb a változás napjától számított 5 munkanapon belül írásban tájékoztatják egymást. Ezen kötelezettség elmulasztásából, vagy késedelmes teljesítéséből fakadó bármilyen problémáért a másik Felet nem terheli felelősség. Felek tudomásul veszik, hogy a költségvetési pénzeszközök felhasználását valamennyi, a teljesítésben részt vevő szervezetnél az Állami Számvevőszék, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, valamint a konferencia elszámolásának auditálásával megbízott cég jogosult ellenőrizni. Felek tudomásul veszik, hogy a költségvetési pénzeszközök felhasználásának nyilvánossága érdekében üzleti titok címén nem tagadhatják meg a jelen Szerződés lényeges tartalmáról történő tájékoztatást. Vállalkozó tudomásul veszi, hogy a Megrendelő szerződéses állományában szereplő szerződések és a hozzájuk kapcsolódó teljesítésigazolások és mellékletek maradéktalanul együtt kerülnek nyilvántartásra és irattárazásra, szükség esetén megtekinthetőek, közérdekű adatnak minősülnek azzal a kitétellel, hogy Vállalkozó üzleti titkai és a magánszemély adatvédelemben részelülő adatai kitakarásra kerülnek. Megrendelő hozzájárulását adja, hogy nevét (cégnevét) a Vállalkozó referencia listájában szerepeltesse. 6
Megrendelő vállalja, hogy felkérése esetén a Vállalkozó tevékenységére vonatkozóan referenciát állít ki. Jelen Szerződésben nem szabályozott kérdésekben a Ptk. vonatkozó rendelkezései irányadók. A vitás kérdéseket a felek megkísérlik egyeztetni. Amennyiben ez nem vezet eredményre, a jogvita eldöntésére a helyi bírósági hatáskörébe tartozó jogvita esetén a Pesti Központi Kerületi Bírósághoz, megyei bírósági hatáskörbe tartozó jogvita esetén pedig a Fővárosi Bírósághoz fordulnak, mely bíróságok kizárólagos illetékességének alávetik magukat. A felek jelen Szerződést elolvasás után, mint akaratukkal mindenben egyezőt írták alá 5, egymással szó szerint megegyező példányban, melyből 4 példány Megrendelőt, 1 példány Vállalkozót illet meg. Jelen szerződés aláírása napján lép hatályba. Mellékletek A jelen Szerződés elválaszthatatlan részét képezi: - az Ajánlatot tartalmazó 1. sz. melléklet (Vállalkozó szakmai ajánlata és kapcsolódó nyilatkozatai, a teljesítésbe bevonni kívánt szakemberek önéletrajzai), - az előzetes költségvetést tartalmazó 2. sz. melléklet, valamint (Vállalkozó kereskedelmi ajánlata, az ajánlat alapján meghatározott egységárak, Vállalkozó megküldött indokolása) - a dokumentáció Műszaki leírását tartalmazó 3. számú melléklet, Budapest, 2008. január 7. a Megrendelő részéről: a Vállalkozó részéről: dr. Schiffer Péter főigazgató-helyettes Simon Gábor ügyvezető Ellenjegyzés / PSZÁF Gazdasági főosztály: 7