A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZATA BUDAPEST 2011 (2013.január 1-jétől hatályos változat)
Tartalom Bevezetés... 4 Általános rendelkezés... 4 Jogforrások... 4 A szabályozás célja, tartalma... 4 A pénz- és értékkezelés általános szabályai... 5 Pénzforgalmi számla vezetés rendje... 5 Számlanyitás és számlavezetés... 6 Fizetési módok... 6 Átutalás... 7 Kincstári kártya... 8 Postai kifizetési utalvány... 9 Készpénzfizetés... 9 Kincstári számlák... 9 Más pénzintézetnél vezetett számlák... 11 A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák... 11 A Kincstári kártyák használatának szabályozása... 12 Kincstári kártyarendszer, és jogszabályi háttere... 12 Érvényességi terület... 12 Eljárás-ügyrend... 12 A kincstári kártya típusai... 12 A kincstári kártya használattal kapcsolatos szakmai követelmények... 13 A kártyabirtokosok kötelezettségei a kártyahasználattal kapcsolatban... 14 Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása... 14 Vásárlás Intézményi kártyával... 14 Készpénzfelvétel Intézményi kártyával... 15 VIP kártyákkal végrehajtott tranzakciók elszámolása... 15 Vásárlás VIP kártyával... 16 Vásárlás VIP kártyával belföldön... 16 Vásárlás VIP kártyával külföldön... 16 Készpénzfelvétel VIP kártyával... 17 Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön... 17 Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön... 17 Kártyaletiltások, pótkártya igénylések és megújítások... 17 Dokumentáció... 17 Előirányzatok készpénzben történő felhasználása... 18 Készpénz ellátmánnyal kapcsolatos általános szabályok... 18 A házipénztár működése... 19 A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök... 24 Pénztári bizonylatok - nyomtatványok... 27 Az illetmény... 32 Elszámolásra kiadott összegek, értékpapírok, értékcikkek nyilvántartása... 32 Az elszámolásra kiadott előlegek összege és elszámolási határideje... 33 Egyes sajátos nyomtatványok nyilvántartási és elszámolási rendje... 36 Kereskedelmi forgalomban felhasználható étkezési utalványok... 36 Éves BKV bérlet nyilvántartása... 37 Vásárlási utalványok... 37 Letétek kezelésének rendje... 37 Készpénz kezelése egyéb pénzgyűjtő helyeken... 39 Valutapénztár... 40 Egyéb rendelkezések... 41 Záró és hatályba léptető rendelkezések... 41 Mellékletek... 43 Pénztári kazetta (lemezszekrény), páncélszekrény kulcsának nyilvántartása... 44 Jegyzőkönyv hamis pénz befizetésének esetére... 45 2
Felelősségvállaló nyilatkozat pénztáros, pénztáros-helyettes, pénzkezelő részére... 46 Nyilatkozat... 47 Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv... 49 J e g y z ő k ö n y v Pénztári eltérés esetére... 51 Készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása... 52 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 53 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 54 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 55 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 56 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 57 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 58 Elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása... 59 Értesítés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról... 60 Értékpapírok analitikus nyilvántartása... 61 Sajátos elszámolású nyomtatványok analitikus nyilvántartó lapja... 62 Letétek nyilvántartása... 63 Ö S S Z E S Í T Ő a... pénzbeszedő helyen teljesített befizetésekről... 64 3
Bevezetés Általános rendelkezés A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírja, hogy a törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő számviteli politikát és ennek keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot. Ezen követelmény alapján készítette el a Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban: Főiskola), a Pénz- és Értékkezelési Szabályzatát (továbbiakban: Szabályzat) 1. Jogforrások 1. (1) 2 A szabályzat elkészítésénél figyelembe vett jogforrások: 1. A számvitelről szóló 2000. évi C törvény (továbbiakban: Szt.) 2. Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény, (továbbiakban: ÁFA) 3. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény, (továbbiakban: SZJA) 4. Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 5. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, (továbbiakban: Áht.) 6. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII. 31) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.) 7. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz.) 8. A pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló 2009. évi LXXXV. törvény 9. A pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet 10. Az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet 11. Magyar Államkincstár vonatkozó szabályzatai (2) Főiskolai belső szabályzatok: 1. Főiskola Gazdálkodási Szabályzata, 2. Főiskola Számviteli Politikája, 3. Főiskola Bizonylati Szabályzata. A szabályozás célja, tartalma 2. (1) A Főiskola szerteágazó pénzgazdálkodást folytat. Ahhoz, hogy naprakész, pontos pénzügyi információ álljon rendelkezésre, a rendszert szabályozni kell. Csak kellően szabályozott rendszer biztosítja a megfelelő pénzügyi fegyelmet, továbbá a számviteli, pénzügyi, adózási és egyéb jogszabályok érvényesülését. (2) Jelen Szabályzat fejezetei teljes terjedelmében átfogják a Főiskola pénzügyi tevékenységét. A szabályozás célja, hogy a Főiskola biztosítsa: a) a folyamatos pénzellátását, b) pénzbefizetések-kifizetések szabályszerű utalványozását, 1 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 2 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 4
c) az utalványozások ellenőrizhetőségét, d) a pénzkezelés-, szállítás, tárolás, őrzés biztonságát. (3) A Szabályzat biztosítja, hogy a) a számviteli, pénzügyi, adózási és egyéb jogszabályok, más belső szabályzatok ide vonatkozó előírásai követelményei érvényesüljenek, b) a pénzgazdálkodás és pénzkezelés feleljen meg a kincstári elszámolások szigorú rendjének, c) ellenőrizhető biztonságos legyen a rendszer, d) fogja át a Főiskola teljes számlapénz- és készpénz forgalmát, e) a szilárd pénzügyi fegyelem eszközeként funkcionáljon, f) a belső kontroll részére naprakész, megbízható, pontos információt nyújtson a pénzforgalomról. (4) A Szabályzat összeállításakor kiemelt törekvés volt, hogy a Főiskola a) minimálisra csökkentse a készpénzes kifizetéseket, b) a házipénztár működtetése során biztosítsa a pénz- és egyéb értékek védelmét, c) érvényesítse a sajátosságainak megfelelő ésszerű megoldási módokat. 3. (1) A Szabályzat tartalmazza: a) a pénzkezelés általános előírásait, b) a házipénztár(ak) működési rendjét, c) a pénzmozgások bizonylati rendszerét, d) a készpénzek, az értékpapírok megőrzésének, kezelésének, nyilvántartásának szabályait. (2) A Szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, tartalmának megváltoztatásáért, aktualizálásáért a Főiskola rektora a felelős. A Szabályzatot a Szenátus hagyja jóvá. A pénz- és értékkezelés általános szabályai Pénzforgalmi számla vezetés rendje 4. A Főiskola által bonyolított pénzforgalom a Magyar Államkincstárnál (illetőleg a Főiskolával kapcsolatot tartó fiókjánál, továbbiakban MÁK, Kincstár) számlapénzforgalommal, kisebb része készpénzforgalommal bonyolódik a hatályos rendelkezések szerint. 5
Számlanyitás és számlavezetés 5. (1) 3 A kincstári körbe tartozó számlák megnyitásával, megszüntetésével, a számlatörzsadatokban bekövetkezett módosítással, a számlavezetéssel kapcsolatos teendőknél a Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről szóló szabályzata és a devizaszámla-vezetési szolgáltatásokról szóló szabályzata szerint kell eljárni. (2) A Főiskola, mint számlatulajdonos, illetve annak erre feljogosított vezetője (rektora) aláírás bejelentő nyomtatványon köteles bejelenteni a Kincstár területileg illetékes fiókjához a számlája feletti rendelkezési joggal felruházott személyeket, azok aláírásait, valamint a használandó bélyegzőlenyomatot. Minden számlájához külön aláírás bejelentőt kell benyújtani. (3) A számlák feletti rendelkezési jogot mindig két jogosult együttesen gyakorolja a fizetési megbízások aláírásával és a bejelentett bélyegző lenyomatának használatával. (4) 4 A rendelkezési jogosultság összegszerű korlátozására, aláírási sorrend meghatározására nincs lehetőség, azonban a számlatulajdonos szervezet vezetője kikötheti, hogy a rendelkezés egyik aláírójának a bejelentésében külön megjelölt személynek vagy személyeknek kell lenni. (5) A bejelentett aláírások a számla megszűnéséig vagy az aláírás bejelentés visszavonásáig érvényesek. Amennyiben a rendelkezésre jogosultak személyében változás következik be, az új aláírók bejelentésére az intézkedést haladéktalanul meg kell tenni. Az aláírók személyének kijelölése, az aláírási címpéldány eljuttatása a számlavezető pénzintézetekhez a gazdasági és műszaki főigazgató feladata. (6) A számlák feletti rendelkezési jog, két jogosult együttes aláírásával, elektronikus úton chipkártyák alkalmazásával is gyakorolható a Kincstár által használt informatikai rendszeren keresztül. (7) Az elektronikus aláírásra jogosultak külön bejelentésre kerülnek a MÁK-hoz, aki azonosítás után részükre az elektronikus aláírást lehetővé tévő chipkártyát kiadja. (8) A Kincstárhoz lejelentett bélyegző használatból történő kivonása esetén beleértve az eltulajdonítást, fizikai kopást stb. szintén az aláírás bejelentő kartonok újbóli elkészítésével és azokon már az új bélyegző lenyomat feltűntetésével kell a változást bejelenteni. (9) A készpénzfelvétel rendjét, valamint a pénzforgalmi számlákhoz kapcsolódó jogokat és kötelezettségeket részletesen a pénzforgalmi számla szerződése szabályozza. Fizetési módok 6. (1) Amennyiben jogszabály a pénztartozás kiegyenlítésének módját (a továbbiakban fizetési mód) kötelezően nem írja elő, a felek a fizetési módban szabadon állapodhatnak meg. (2) Az alkalmazandó kifizetési módok a következők: a) átutalás (egyszerű átutalás), b) csoportos átutalás (giro), csoportos lakcímre utalás, c) készpénz-helyettesítő eszköz, kincstári kártya, 3 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 4 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 6
d) postai kifizetési utalvány, e) készpénzfizetés. (3) Amennyiben a számlatulajdonosok a pénzforgalmi számlák közötti fizetési módban nem állapodtak meg, a fizetést átutalással kell teljesíteni. 7. 5 (1) A Kincstári pénzforgalmi számlákon bonyolított forgalom tranzakciós kódok használatával történik. Az alkalmazott tranzakciós kódokat a Magyar Államkincstár a Kincstárnál használt KTK-k 2012. januártól tájékoztatója tartalmazza. (2) A Kincstárral történő pénzforgalmi számla-, és készpénzforgalom lebonyolításához kizárólag a Kincstár által rendszeresített formanyomtatványok használhatóak, melyeken valamennyi, az azonosításhoz szükséges adatot fel kell tüntetni. A nyomtatványokat a bejelentésnek megfelelően minden esetben kettős aláírással kell ellátni és a bejelentett bélyegzőt kell alkalmazni. (3) A pénzforgalmi számlákra kezdeményezett kifizetéseknek minden esetben kettős fedezetvizsgálaton kell átesniük, különös tekintettel a jogszabály szerint előzetes kötelezettségvállalás bejelentési kötelezettség alá eső átutalásokra. (4) Az esetlegesen fedezet-, vagy előirányzat hiány miatt visszautasított tételek esetében a Pénzügyi Osztály vezetőjének értesíteni kell az érintett kart/területi Intézetet a bizonylat dokumentált visszaküldése mellett a meghiúsulás tényéről, amely ezt követően köteles a szükséges intézkedéseket haladéktalanul megtenni, annak érdekében, hogy a kifizetés fedezete mielőbb rendelkezésre álljon. 8. 6 A pénzforgalmi számlára történő befizetés módjai: a) pénzintézeti átutalás, b) készpénzbefizetés Kincstárnál, vagy készpénz-átutalási megbízással, c) hagyományos-, és virtuális POS terminál alkalmazásával, d) felhatalmazó levélen alapuló beszedéssel. Átutalás 9. (1) 7 A átutalások rendjét a Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről szóló szabályzata tartalmazza. Az átutalási megbízással a kötelezett megbízza a pénzintézetet, hogy pénzforgalmi számlája terhére meghatározott összeget utaljon át a jogosult pénzforgalmi számlája javára. (2) 8 Az átutalási megbízás értékhatárra tekintet nélkül benyújtható, figyelembe véve a jogszabály miatti előzetes bejelentési kötelezettséget. (3) A pénzintézettel történő megállapodás alapján az átutalási megbízás értéknap feltüntetésével is benyújtható. Ebben az esetben a számlán történő terhelés e napi hatállyal történik. 5 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 6 Beépítette és a további -k számozását módosította a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 7 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 8 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 7
(4) A Főiskola gazdálkodásában kizárólag az arra jogosultak által már utalványozott, ellenjegyzett és érvényesített, jogszabályoknak megfelelő alaki tartalmi kellékekkel rendelkező, és a megfelelő dokumentumokkal felszerelt bizonylatok kerülhetnek átutalásra, kifizetésre. 10. Formái: a) 9 Egyedi (egyszerű) átutalás 10 Az átutalási megbízás tételenként kinyomtatásra kerül kétpéldányos az MNB által rendszeresített nyomtatványra (PFNY-11), melyet a bejelentett aláírók közül ketten közösen aláírnak, majd a MÁK által elfogadott pecséttel ellátva a számlavezetőhöz kell megküldeni. A bizonylaton fel kell tüntetni többek között, a megbízó nevét, pénzforgalmi számla számát, az átutalás értéknapját, az átutalandó összeget, a jogosult nevét, pénzforgalmi számla számát, és a terhelendő Kincstári Tranzakciós Kódot (továbbiakban: KTK). Ha a kifizetés több jogcímet érint, az átutalási megbízás kiegészítő szelvényén kell feltüntetni a Kincstári tranzakció kódokat. Az egyedi átutalásokat összevontan, elektronikus állományban is továbbítani lehet (nem azonos a csoportos (giro) átutalással). Az állományt elektronikusan az Elektra rendszeren keresztül kell megküldeni a GIRO központnak a csoportos utalásnál részletezettek szerint, külön állományban. Ilyen módon kerülnek átutalásra elsősorban a kincstári körön belüli tételek, a nagy összegű kifizetések, több KTK-t érintő tételek stb. Devizában indított, illetve devizaszámláról indított átutalások esetén a Magyar Államkincstár honlapján elérhető Deviza-átutalási megbízás nyomtatványt kell 1 példányban kitölteni és a számlavezetőhöz beküldeni. Deviza-átutalási megbízások elektronikus úton is beküldhetők az Elektra rendszeren keresztül. b) Csoportos átutalás (Giro rendszerű kifizetés) A MÁK-al történt megállapodás alapján, a Főiskola elektronikus úton is készíthet átutalási állományt (kiemelt előirányzatonként külön csoportkóddal). A számlavezetőhöz, megküldött állománynak tartalmaznia kell tételesen a jogosultak szükséges adatait, a részükre átutalandó összeget, valamint fel kell tüntetni a terhelés napját, a terhelendő pénzforgalmi számla számát, a kapcsolódó KTK-t, és a jogosultak által történő aláírást az aláírók nevével, az aláírás dátumával együtt. Ilyen módon kell átutalni, túlnyomó részt, a személyi juttatások nettó összegeit, a hallgatói juttatásokat, valamint a dologi-, felhalmozási és felújítási kiadások jelentős részét. Kincstári kártya 11. A MÁK-al történt megállapodás alapján, a Főiskola elkülönített kártyafedezeti számlát nyit, melyre a várható kifizetések ellenértékét elkülöníti. A kártyahasználat részletes szabályait a Szabályzat 21-37. -ai tartalmazzák. 9 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 10 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 8
Postai kifizetési utalvány 12. (1) A készpénzátutalás (postai kifizetési utalvány) használata esetén, ha a kifizetés egy jogcímet érint, 4 példányos feladójegyzéket kell kitölteni, melyen az előző pontban leírt adatokon kívül, a jogosult pénzforgalmi számla száma hiányában lakcímét kell feltüntetni, valamint a Posta aktuális díjszabása alapján a postaköltséget, az átutalandó összeg függvényében. (2) A kifizetési bizonylathoz, minden esetben, átutalási megbízás kiegészítő szelvényt kell kiállítani, melyen a jogcímenkénti KTK-t fel kell tüntetni. (3) 11 Postai kifizetési utalvány elektronikus úton is továbbítható az Elektra rendszeren keresztül. Készpénzfizetés 13. A házipénztári kifizetésekre a jelen szabályzaton túlmenően a Főiskola Gazdálkodási Szabályzata is tartalmaz előírást a készpénzkifizetések csökkentésére vonatkozóan. Általános szabály, hogy személyi juttatások kivételes esetekben, illetve a dologi kiadások meghatározott értékhatárig fizethetők készpénzben. Kincstári számlák 14. A Kincstár a Főiskola részére a költségvetésének végrehajtásához a) előirányzat-felhasználási keretszámlát, b) köztartozás zárolt fedezeti számlát, c) célelszámolási számlát, d) 12 e) 13 f) kincstári kártyafedezeti számlát, g) devizaszámlát, h) európai uniós programok célelszámolási forintszámlát, i) 14 j) felsőoktatási intézmények részére saját bevételek célelszámolási számlát, k) 15 felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számlát, 11 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 12 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 13 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 14 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 15 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 9
l) 16 Neptun gyűjtő számlát vezethet. 15. A Főiskola gazdálkodásának lebonyolítására szolgál az előirányzat-felhasználási keretszámla. Az előirányzat-felhasználási keretszámla megnyitásának illetve megszüntetésének kezdeményezése a Kincstárnál az irányító szerv feladata. 16. 17 További számlákat nyithat a Főiskola: a) a köztartozás zárolt fedezeti számla megnyitásáról a Kincstár hivatalból intézkedik. Az állammal és a társadalombiztosítás pénzügyi alapjaival szembeni tartozás miatt zárolt összegek kezelésére szolgál. A számla felett a Főiskola közvetlenül nem rendelkezhet. b) célelszámolási számla a pénzben beérkezett segélyek, adományok és hozzájárulások elkülönített kezelésére szolgál. c) 18 d) 19 e) a Kincstári kártyafedezeti számla a kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgál. A számlát kártyatípusonként lehet megnyitni. A pénzügyi fedezet biztosítása a Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla terhére benyújtott átutalási megbízással történik. A Főiskola a készpénzkímélő fizetés céljára a kincstári kártya két típusát veheti igénybe: ea) az Intézményi kártyát, amely kizárólag belföldön használható elektronikus fizetési eszköz, melyet a készlet- és kisértékű tárgyi eszköz, beszerzésre, a nem rendszeres kisösszegű szolgáltatások kiegyenlítésére és készpénzfelvételére lehet használni. eb) VIP ezüst vagy arany kártyát, amely egyaránt használható elektronikus és hagyományos módú fizetési eszközként. A magasabb vezető beosztású, valamint a Főiskola rektora által kártyahasználatra feljogosított dolgozóinak reprezentációs és utazási kiadásainak kiegyenlítésére és készpénz felvételére használható. f) a devizaszámla a külföldi pénzeszközök nyilvántartására és azok felhasználásának lebonyolítására szolgál. A devizaszámla-vezetés feltételeit a pénzforgalmi számla szerződés rögzíti. g) 20 az európai uniós programok célelszámolási forintszámla az Európai Uniótól kapott támogatások felhasználásának elkülönített kezelésére szolgál. h) 21 16 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 17 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 18 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 19 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 20 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 21 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 10
i) a felsőoktatási intézmények saját bevételek célelszámolási számla a felsőoktatási intézmények saját bevételéből származó pénzforgalmának kezelésére nyitható. j) 22 a felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számla az állami részösztöndíjas és önköltséges tanulmányokat folytató hallgatók által fizetett önköltség és az államháztartáson kívülről érkező adományok elkülönített kezelésére szolgál. k) 23 a Neptun gyűjtőszámla a felsőoktatási hallgatók tanulmányaihoz kapcsolódó pénzügyi kötelezettségek tetszőleges időközönkénti befizetéseinek elkülönített gyűjtésére szolgál. A számla az előirányzat-felhasználási keretszámla alszámlájaként működhet. Más pénzintézetnél vezetett számlák 17. Lakásépítés- és vásárlás munkáltatói támogatás elnevezésű számlák, melyet az OTP Bank Nyrt. vezet. A számla vezetéséhez külön engedély nem szükséges. 18. 24 Kereskedelmi banknál a Főiskola nem vezethet egyéb pénzforgalmi számlákat. 19. A hitelintézetnél vezetett számla állományáról, illetve a kölcsönállományról és a munkáltatói lakásépítési támogatásokról a Főiskola az éves költségvetési beszámoló keretében ad számot. A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák 20. 25 26 A Főiskola az alábbi pénzforgalmi számlákkal rendelkezik: Száma: Elnevezése: 10032000-00282833-00000000 Előirányzat-felhasználási keretszámla 10032000-00282833-00060004 Kincstári kártya-fedezeti számla 10032000-00282833-00070003 VIP kártyafedezeti számla 10032000-00282833-30000003 Célelszámolási (Szakképzési) számla 10032000-00282833-30005008 Európai Uniós Programok célelszám. számla 10004885-10003011-03001134 Deviza-betét számla MÁK 10004885-10003011-09001132 Deviza-betét számla MÁK 10004885-10002010-08001139 Deviza-betét számla MÁK 10004885-10001019-01001138 Deviza-betét számla MÁK 10004885-10005013-04001137 Deviza-betét számla MÁK 10004885-10005013-06001133 Deviza-betét számla MÁK 10004885-10004012-07001136 Deviza-betét számla MÁK 11705008-20006558-00000000 Elkülönített lakásalap számla 22 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 23 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 24 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 25 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 26 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 11
A Kincstári kártyák használatának szabályozása Kincstári kártyarendszer, és jogszabályi háttere 21. (1) A Kincstári kártyát a készpénzforgalom kímélése érdekében elsősorban vásárlások ellenértékének kiegyenlítésére kell alkalmazni, de készpénzfelvételi funkciójánál fogva az Intézmény készpénzellátási igényének kielégítésére is használható. (2) A szabályozás célja, hogy a kártyabirtokosok és a kártyák kezelésével, elszámoltatásával megbízott pénzügyi, számviteli munkatársak a kártyahasználattal kapcsolatos előírásokat megismerjék. (3) 27 A kincstári kártyarendszer alkalmazásával összefüggő jogszabályi keretet az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény tartalmazza. Az alacsonyabb szintű szabályozást igénylő kérdéseket a Magyar Államkincstár kincstári kártyaforgalomról szóló szabályzata. Érvényességi terület 22. Jelen szabályozás a Főiskola pénzkezelési feladatait érinti a készpénz-helyettesítő fizetési rendszer a kincstári kártyarendszer alkalmazása területén, amely fizetési mód belföldön és külföldön e szabályzat keretein belül használható. 23. Fogalmi meghatározások Eljárás-ügyrend Kártyafedezeti számlatulajdonos: Kártyabirtokosok: Kincstári kártya: Budapesti Gazdasági Főiskola a rektor által kijelölt közalkalmazottak névre szóló, másra át nem ruházható készpénzhelyettesítő fizetési eszköz. A kincstári kártya típusai 24. A Főiskola a kincstári kártya két alábbi típusát használja: a) 28 az Intézményi (MasterCard Unembossed) kártyát, amely a készletek, a kis értékű tárgyi eszközök beszerzésére, a nem rendszeres kis összegű szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló forint alapú, kizárólag belföldön használható elektronikus módon elfogadható fizetési eszköz, b) VIP Ezüst és Arany kártyát, amely a magasabb vezetők, valamint a kártyahasználatra feljogosított dolgozók reprezentációs beszerzési és utazási kiadásai kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló külföldön és belföldön egyaránt használható elektronikus és hagyományos módon is elfogadható fizetési eszközök (továbbiakban együtt: kincstári kártya). 27 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 28 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 12
A kincstári kártya használattal kapcsolatos szakmai követelmények 25. (1) 29 A Kincstári kártyafedezeti számla a Kincstári kártyával lebonyolítandó tranzakciók pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgáló számla. (2) 30 A Kincstári kártyarendszer két típusához (MasterCard Unembossed Intézményi kártya, illetve MasterCard VIP Ezüst és Arany kártya) külön-külön kell a kártyafedezeti számlákat megnyitni. (3) A Kártyafedezeti számla a következő Kincstári számlához rendelhető: előirányzat-felhasználási keretszámla (Intézményi és VIP Kártyafedezeti számla). (4) A Kincstári Kártyafedezeti számla felett a rendelkezés jogát a Kincstári kártya használatára feljogosított kártyabirtokosok gyakorolják. (5) 31 A rektor a gazdasági és műszaki főigazgató javaslatára dönt a Kártyafedezeti számlákhoz igényelt Kincstári kártyák darabszámáról és a Főiskola szervezeti felépítésnek megfelelően (munkakörönként, területenként, szervezeti egységenként, stb.) határozza meg, hogy mely közalkalmazottat jogosítja fel az intézményi és melyet a VIP kártya használatára. (6) A kártyahasználatra szóló jogosultságot és kötelezettségeket a munkaköri leírásban rögzíteni kell. (7) 32 A Főiskola Kincstári kártya Szerződést köt a Kincstárral és a kártyabirtokosok számának megfelelő kártyát igényel az erre rendszeresített adatlapok kitöltésével, és a bejelentettek aláírásával, a Főiskola bélyegzőlenyomatával. (8) 33 Az egyéni adatlapok tartalmazzák a kártyabirtokosok részére a naponta felhasználható értékhatárokat (limitek), amely értékéig használhatják a kártyájukat vásárlások, illetve szolgáltatások ellenértékének kifizetésére, készpénz felvételre mind belföldön, mind külföldön egyaránt. (9) Az igényelt kártyákat és az azokhoz tartozó PIN kódokat a Kincstár által megbízott OTP Bank Nyrt készíti el és értesítést követően a megjelölt kártyabirtokos személyesen, vagy az általa a MÁK eljárási rendje szerint meghatalmazott személy veszi át az OTP Bank fiókjában. (10) 34 A kártyák nyilvántartására, őrzésére és kezelésére a szigorú számadású nyomtatványok kezelésére vonatkozó, e szabályzatban foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni, amelyeket a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság köteles betartani. (11) A Gazdasági és Műszaki Főigazgató feladata a kártyabirtokos közalkalmazottat tájékoztatni, hogy milyen kártya és PIN kód őrzési-, elszámolási és anyagi felelősségi kötelezettséggel tartozik a birtokában lévő kártyáért és az azzal végzett tranzakciókért. A kártyabirtokos nyilatkozat aláírásával igazolja, hogy megismerte és betartja a kártyahasználattal kapcsolatos kötelezettségeit. 29 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 30 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 31 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 32 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 33 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 34 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 13
(12) A kártyabirtokosok részére a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság folyamatosan biztosítja a kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagokba és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumokba való betekintés lehetőségét. (13) A gazdasági és műszaki főigazgató köteles a kártyabirtokos közalkalmazotti jogviszonyának megszűnése esetén, illetve a kártyahasználatra jogosultság visszavonásakor a kártyabirtokostól a kincstári kártyát azonnal bevonni. (14) A gazdasági és műszaki főigazgató köteles eljárni a kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézetnél, ha jogosulatlan kártyaműveletekkel terhelték meg a kincstári kártyafedezeti számlát. Jogosulatlan kártyahasználat esetén a kincstári kártyát azonnali hatállyal a pénzintézetnél le kell tiltatni. (15) A kártyahasználathoz szükséges pénzügyi fedezetet a kártyabirtokos szervezeti egységek (karok/területi intézetek/rektorátus) saját keretük terére biztosítják. A kártyabirtokosok kötelezettségei a kártyahasználattal kapcsolatban Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása 26. (1) 35 Az Intézményi kártya a kártyán szereplő emblémával megjelölt elfogadóhelyeken (kereskedelmi és szolgáltató egységeknél, bankjegykiadó automatákban, pénzintézeti fiókokban, postahivatalokban) használható. A kártya alkalmas a telefonos, postai és számítógép útján (interneten) történő megrendelések ellenértékének kiegyenlítésére is. (2) Vásárlás Intézményi kártyával csak az illetékes kötelezettségvállaló és ellenjegyző aláírása után történhet. (3) A kártyával történő vásárlás díjmentes tranzakció és az elfogadóhelyek sem kérhetnek ezért díjat. Vásárlás Intézményi kártyával 27. (1) 36 A kártyabirtokos az adatlapon meghatározott összeg erejéig használhatja naponta vásárlásra kártyáját. A kártyabirtokosoknak a kártyával történt vásárlás alkalmával ÁFA-s számlát kell kérnie, amelyet a Főiskola nevére és címére kell kiállítani. (2) A kártyával történt fizetés igazolásaként az elektronikus elfogadó terminál bizonylatot nyomtat, amelyet a kártyabirtokos aláírásával igazol. (3) A kártyabirtokosnak a kártyával végzett tranzakciókkal el kell elszámolni a kari/területi intézeti Gazdasági és Műszaki Osztály kijelölt munkatársának. (4) Az elszámolás az ÁFA-s számla, és az ehhez hozzátűzött kártyás kifizetés megtörténtét igazoló terminál által nyomtatott bizonylat leadásával történik. 35 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 36 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 14
Készpénzfelvétel Intézményi kártyával 28. (1) A kártyabirtokos indokolt esetben olyan kereskedelmi és szolgáltató egységeknél történő vásárlás esetén, amelyek nem kártya elfogadóhelyek az adatlapon megjelölt összegű napi készpénzfelvételi limit összegéig vehet fel készpénzt bankjegykiadó automatában, valamint a bankfiókokban és postahivatalokban. (2) A készpénzfelvétel célja lehet az intézmény házipénztárának feltöltése, letéti számlákhoz kapcsolódóan a letétek kifizetése, valamint olyan dologi célú vásárlás készpénzben történő kifizetése, ahol a kereskedő nem kártya elfogadóhely. Amennyiben a készpénzfelvétel célja vásárlás lebonyolítása, a kártyabirtokosnak mind a készpénzfelvételi tranzakcióval, mind a vásárlással el kell számolnia. Az Intézmény házipénztárába a felvett készpénz összegét be kell vételezni, majd az Intézmény nevére kiállított ÁFA-s számlával igazolt vásárlás(ok) ellenértékét kiadásba kell helyezni. (3) A bevétel és kiadás közötti Ft-különbséget rendezni kell: a) vagy a kártyabirtokosnak kell visszafizetnie a kártyás készpénzfelvételből a vásárlással nem igazolt összeget, b) vagy az Intézmény pénztárosának kell kifizetnie a kártyás készpénzfelvétel összegét meghaladó tartozást a kártyabirtokos részére. (4) Ritkán előfordulhat, hogy a készpénzfelvételkor a bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, mivel a papírszalag éppen kifogyott a berendezésből. Erről a Gazdasági Műszaki Főigazgatóság Pénzügyi Osztályának munkatársát (elszámoltatót) értesíteni kell és a kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a készpénzfelvétel dátumáról és összegéről, amely az elszámolás alapját képezi. (5) A készpénzfelvétel esetén a pénzintézet díjat számít fel aszerint, hogy az melyik készpénzfelvételi helyen történt. Lehetőség szerint költségkímélés céljából arra kell törekedni, hogy az OTP Bank ATM-jénél történjen a készpénzfelvétel. VIP kártyákkal végrehajtott tranzakciók elszámolása 29. (1) A VIP kártya mindkét típusa (MasterCard Arany, Ezüst) használható fizetésre belföldön és külföldön, elektronikus és manuális elfogadó eszközökön egyaránt, készpénzfelvételre a kártyákon szereplő emblémákkal megjelölt elfogadóhelyeken, valamint készpénz befizetésére a pénzintézet által üzemeltett és arra alkalmas automatáknál, a pénzintézet fiókjaiban és a Magyar Posta postahelyein POS terminálok használatával. (2) A kártyabirtokos a VIP kártyával történt felhasználásokról elszámolást köteles készíteni belföldi felhasználás esetén heti gyakorisággal, külföldi felhasználás esetén a hazaérkezést követően 5 munkanapon belül. (3) Elszámoláskor a kártyabirtokos köteles az általa végzett tranzakciókról összesítést készíteni, amelyen tételesen felsorolja a vásárlások és készpénzfelvételek adatait, mellékelve a kapott bizonylatokat. Ezzel az összesítéssel a kártyabirtokos igazolja azt is, hogy az elszámoláskor minden bizonylatot leadott, amelyből egy másolati példányt magánál tart, és amelyen az átvevő eredeti aláírással igazolja a bizonylatok átvételét. 15
Vásárlás VIP kártyával 30. (1) A Főiskolának meg kell határoznia a VIP kártyabirtokosok részére, hogy milyen esetekben és milyen értékhatárig használhatják a kártyájukat belföldön és külföldön vásárlások, illetve szolgáltatások ellenértékének kifizetésére. (2) A VIP kártyák használatát a Főiskola az adatlapon megjelölt napi vásárlási limit meghatározásával korlátozza. (3) A kártyabirtokos VIP kártyájával magáncélú vásárlások ellenértékét abban az esetben fizetheti, ha a Főiskola engedélye alapján napidíját a kártya fedezetéből használhatja fel. Ebben az esetben a kártyabirtokosnak a magáncélú vásárlások számláit meg kell őriznie, hogy a hazaérkezést követően az általa ténylegesen felhasznált összeggel tételesen elszámolhasson. A vásárlás után a pénzintézet nem számít fel tranzakciós díjat. (4) A VIP Arany kártya a kártyán szereplő emblémával megjelölt elfogadóhelyeken használható fizetésre. Vásárlás VIP kártyával belföldön 31. (1) Belföldi kiadások az alábbi jogcímeken teljesíthetők VIP kártya felhasználásával: a) szállodai költségek, b) reprezentációs kiadások, c) kiküldetési kiadások. (2) A VIP kártyával történő belföldi vásárláskor az e szabályzat 27. -ában, az Intézményi kártyára meghatározottak szerint kell eljárni és a bizonylatokkal való elszámolás is ugyanúgy történik. Vásárlás VIP kártyával külföldön 32. (1) Külföldi kiadások az alábbi jogcímeken teljesíthetők VIP kártya felhasználásával: a) szállodai költségek, b) dologi kiadások, amelyek az alábbiak lehetnek: ba) induláskor és érkezéskor felmerült taxi költség, bb) hivatalos telefonbeszélgetés, távirat, internet szolgáltatás kiadásai, bc) konferenciai részvételi díj, vásári belépődíj, esetlegesen felmerülő üzemanyagköltség, helyi közlekedés, autópályadíj, vízumdíj, bd) személygépkocsi bérleti díja, be) reprezentációs kiadások. (2) Egyéb kiadásokat a kártyabirtokosok a VIP kártyával külföldön nem teljesíthetnek. A megállapított külföldi napidíj továbbra is a kiküldött pénzintézeti számlájára történő átutalással kerül biztosításra az eddigi gyakorlatnak megfelelően. (3) A kártyabirtokos a hivatalos külföldi kiküldetése alkalmával a külföldön kártyával történt szolgáltatás ellenértékének fizetéséről a tartózkodási ország pénznemében kiállított számlát és kártyabizonylatot kap. A kártyabizonylaton a kártyabirtokos aláírásával igazolja a külföldi vásárlás megtörténtét és annak kifizetését, miután ellenőrizte a kártyabizonylaton szereplő adatokat. E 16
számlákat és kártyabizonylatokat kell az elszámoláskor a kari Gazdasági és Műszaki Osztály munkatársa részére átadni. Készpénzfelvétel VIP kártyával 33. A készpénzfelvétel történhet a kártyán szereplő emblémával megjelölt bankjegykiadó automatánál (ATM) PIN kód megadásával, vagy készpénzkifizető helyen elektronikus terminál, illetve manuális elfogadó eszköz használatával, belföldön és külföldön egyaránt. Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön 34. A VIP kártyával történő belföldi készpénzfelvételkor az e szabályzat 28. -ában, az Intézményi kártyára meghatározottak szerint kell eljárni. Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön 35. (1) A kártyabirtokos hivatalos kiküldetése alkalmával csak a 30. -ban megjelölt Vásárlás VIP kártyával külföldön bekezdésben felsorolt jogcímekre használhatja kártyáját készpénzfelvételre. (2) Külföldön a kártyával minden esetben a tartózkodási ország valutájában jut készpénzhez a kártyabirtokos, amelyet a kártyabizonylat igazol. A kártyabirtokos a kártyabizonylat, valamint a tartózkodási ország pénznemében kiállított számla leadásával számol el a Pénzügyi Osztály munkatársa részére. Kártyaletiltások, pótkártya igénylések és megújítások 36. (1) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, ellopják, vagy kikerül az ellenőrzési köréből, annak használatát haladéktalanul le kell tiltani a TeleBank rendszerének használatával (lásd adatlapon). A kártya letiltását követően a kártyabirtokosnak azonnal be kell jelenteni ezt a gazdasági és műszaki főigazgatónak is, aki dönt a letiltott kártya pótlásáról. Mind a letiltott kártya pótlása, mind a pótlólagos kártyaigénylések új adatlap kitöltésével történik. (2) Az esetlegesen cserére szoruló kártyákat érvénytelenítve új adatlap kitöltésével együtt kell a számlavezető kincstári fiókban leadni. (3) Amennyiben a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság egy adott kártyát a lejárat előtt nem szüntet meg, a szerződési feltételekben leírtaknak megfelelően a pénzintézet a kártyát megújítja 2 éves lejárattal. A lejárt kártyákat a kártyabirtokosoktól be kell vonni és azokat érvénytelenítve (mágnes csík átlyukasztásával) a Kincstár fiókjánál kell leadni. Dokumentáció 37. A Kincstár által e célra rendszeresített nyomtatványok alkalmazásával történik. A házipénztár vezetés rendje 38. (1) A Főiskola és szervezetei a készpénzforgalmukat az erre a célra kialakított házipénztárban és pénzkezelő helyeken (állandó ellátmányt kezelő helyeken, eseti ellátmányt kezelő helyeken, csak befizetéseket kezelő helyeken) bonyolíthatják. A Főiskolán belül működhet 17
állandó és/vagy eseti ellátmányt kezelő hely (személy), csak befizetést vagy csak kifizetést kezelő hely (személy). (2) A pénz kezelését végző személy felelőssége a pénzkezelés ideje alatt megegyezik a pénztároséval. Pénzkezelő hely(ek) csak a rektor, a gazdasági és műszaki főigazgató, valamint a dékánok, területi intézetigazgatók és a gazdasági és műszaki osztályvezető, együttes engedélye alapján működtethető(k). Az engedélyben rögzíteni kell az ellátmányt kezelő hely(ek) címét, a kezelő nevét, munkakörét (beosztását), a kezelt pénz rendeltetését. Az engedélyt a házipénztárban (pénztárakban) letétbe kell helyezni. Előirányzatok készpénzben történő felhasználása 39. (1) 37 A Főiskola készpénzt csak az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet alapján az alábbi kifizetések teljesítésére igényelhet: a) 38 b) 39 a készlet- és kis értékű, valamint egyéb tárgyi eszköz beszerzésekre, a kiküldetési, reprezentációs kiadásokra, továbbá egyes kisösszegű szolgáltatási kiadások készpénzben történő teljesítésére a Főiskola pénzkezelési szabályzatában meghatározott házipénztári keret nagyságára is figyelemmel, c) a társadalom- és szociálpolitikai juttatások, az ellátottak pénzbeli juttatásainak készpénzben kifizetendő összegére. (2) A Főiskola nem igényelhet készpénzt: a) azokra az illetmény kifizetésekre, amelyek esetében a vonatkozó törvény a pénzintézeti számlára való utalást, illetve a postai úton történő kifizetést teszi kötelezővé, továbbá b) 40 a közalkalmazottat megillető egyéb juttatásokra, a belső szabályzatban kisösszegűnek minősített kifizetések kivételével. Készpénz ellátmánnyal kapcsolatos általános szabályok 40. (1) A felvett készpénz-ellátmánnyal a Főiskolának külön jogszabályban meghatározottak szerint kell elszámolni. (2) 41 A Főiskola a házipénztárba befolyt bevételeket a kiadások teljesítésére nem használhatja fel, azt naponta készpénzben be kell fizetnie az előirányzat-felhasználási keretszámlájára. A befizetés abban az esetben sem teljesíthető készpénzkímélő módon a befizetési és a készpénzfelvételi bizonylatok egyidejű benyújtásával, ha egyidejűleg a befizetett összegnek megfelelő összegű készpénzfelvételre kerül sor. A napi befizetéstől el lehet tekinteni, amíg a 37 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 38 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 39 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 40 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 41 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 18
házipénztárba befizetett összeg nem éri el az e Szabályzat 76. -a szerinti összeget, ezen összeg készpénzben történő tartására a pénzkezelési szabályzat lehetőséget ad. (3) 42 Az irányító szerv vezetője a (2) pontban megjelölt értékhatárt felemelheti, ha a Főiskola megtette a szükséges intézkedéseket a készpénzforgalom csökkentésére, (4) A házipénztári kifizetések csökkentése érdekében a közalkalmazottak, megbízási díjjal foglalkoztatottak járandóságainak kifizetése folyószámlájukra történő átutalással valósul meg. (5) A kincstári kártyákat szabályozott módon használja a Főiskola. A házipénztár működése 41. (1) A házipénztár a Főiskola működéséhez szükséges készpénz, értékpapírok (részvények stb.), valamint egyéb értékek (étkezési utalványok, szigorú számadású nyomtatványok) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség. (2) A Főiskolán a területi elhelyezkedés különbözősége miatt a) központi pénztár, b) kihelyezett pénztár(ak) (a továbbiakban: házipénztár) működnek. A házipénztárak jelentős értékű pénzforgalmat lebonyolító pénztáraknak minősülnek. (3) A házipénztárban kell kezelni: a) a Főiskola előirányzat felhasználási keret számlájáról, illetve a kártyafedezeti számláról kincstári kártyával felvett készpénzt, b) a készpénzben teljesített befizetéseket (sokszorosítási bevételek, kártérítések, késedelmi díjak stb.), c) egyéb értékcikkeket. (4) A házipénztárba(ból) kell teljesíteni a készpénz be- (és ki)fizetéseket, és egyéb értékcikkek őrzését, a gépi előállítású nyomtatvány ellenébeni kiadását. (5) Ezektől eltérő idegen pénzek, értékek átvételét csak a rektor, a dékán, a területi intézeti igazgató vagy a gazdasági és műszaki főigazgató, illetőleg helyettese, a gazdasági és műszaki osztályvezető, továbbá a területi intézet gazdasági osztályvezetője engedélyezheti úgy, hogy a letéteknél használt pénztári bizonylatra rávezeti (rávezetteti) "őrzése engedélyezve" és aláírásával hitelesíti azt. (6) A saját házipénztári pénzkészletet és a megőrzésre átvett idegen pénzeket és értéket egymástól elkülönítve kell tárolni. 42 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 19
(7) 43 Nem tekinthető házipénztárnak az állandó vagy eseti ellátmányt kezelő pénzkezelő hely, a csak befizetést, illetve kifizetést teljesítő pénzkezelő hely. A pénzkezelő helyen történt készpénzfizetéseket legkésőbb a befizetést követő napon a Főiskola előirányzatfelhasználásikeretszámlájára kell teljes összegben befizetni. Kisebb 25.000 Ft alatti összeg gyűjthető, de a pénzt páncélkazettában kell tartani és ezeket hetente egy alkalommal összeghatárra való tekintet nélkül kell befizetni. Az előbbiektől függetlenül a tárgyhónap utolsó munkanapján a pénzkezelő helynek gondoskodnia kell a pénz csekken, az előirányzat-felhasználási keretszámlára, vagy a házipénztárba történő befizetéséről. 42. Házipénztár a következő helyeken működik: a) Központi pénztár Cím: Budapest, XIV. Bagolyvár utca 6-10. házszám, I. emelet, 2 ajtó b) Kihelyezett pénztárak: ba) Pénzügyi és Számviteli Kar Cím: Budapest, XIV. Bagolyvár utca 6-10. házszám, I. emelet, 2 ajtó bb) Pénzügyi és Számviteli Kar Salgótarjáni Intézete Cím: Salgótarján, Kistarján utca 7. házszám, I. emelet bc) 44 Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg Cím: Zalaegerszeg, Gasparich út 18/a. házszám, D ép. fsz., 04. ajtó bd) Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar Cím: Budapest, Alkotmány utca, 9-11. házszám, fsz., 29. ajtó be) Külkereskedelmi Kar Cím: Budapest, Diósy L. utca, 22-24. házszám, D ép. fsz., 16. ajtó 43. A házipénztárban a készpénz, és egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételeiről a rektor, illetőleg a dékán, területi intézeti igazgató, valamint a gazdasági és műszaki főigazgató és a gazdasági és műszaki osztályvezető együttesen köteles gondoskodni. A Főiskola rendelkezésére álló helyiségek közül a házipénztárt a vagyon fizikai-, személyi stb. védelmi szempontok figyelembevételével kell kijelölni. A pénz őrzésével megbízott személyek ismerjék a mechanikai védelem (falazatok, födémek, ajtó-, ablakszerkezetek stb.), valamint az elektronikus védelem (riasztó berendezések stb.) működési mechanizmusát. Ezért biztosítani kell a pénztárosok és helyetteseik ilyen irányú megfelelő kiképzését. 44. 45 A házipénztár helyiség ablakát ráccsal, vagy törésbiztos biztonsági üveggel, kettős ajtóval és biztonsági zárral kell felszerelni. Ezen kívül a pénztárhelyiségben riasztó csengőt (melyet lehetőség szerint a portával össze kell kapcsolni) kell felszereltetni, amely az erőszakos behatolás jelzésére alkalmas. A riasztóberendezés használatára a pénztárost és a pénztáros helyettesét ki kell oktatni. A riasztóberendezést a gazdasági és műszaki osztályvezető, illetve a területi intézet igazgatója folyamatosan ellenőriztetni és karbantartatni köteles. 45. A pénztárhelyiségben a pénztáros és az arra meghatalmazott személyen kívül más személy nem tartózkodhat (az ügyfeleket a tartózkodásra szolgáló tértől e célra való zárható pénztárablakkal ellátott fallal kell elválasztani). 43 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 44 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 45 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 20