2. A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Piliscsaba Város Önkormányzata Támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány; Irányítási modell; Képviselő testületi határozat a bevezetésről; Kiszervezett és kiszervezhető feladatok költség-haszon elemzése;
Ügyfél Cím Alcím Piliscsaba Város Önkormányzata 2. A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Piliscsaba Város Önkormányzata Dátum 2014.09.09. Verziószám V1.0 MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék Cégbírósága 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. Cégjegyzékszám: 01-09-712312 T: +36 1 666 3750 E: info@multicontact.eu F: +36 1 666 3749 W: www.multicontact.eu JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum a MultiContact Consulting Kft. szellemi terméke. Jelen dokumentumot és annak egyes részeit a megrendelővel kötött egyedi szerződésben foglalt jogosultságok kivételével nem lehet sem részben, sem egészben másolni, fénymásolni, újra előállítani, módosítani, átdolgozni, lefordítani vagy lerövidíteni bármilyen felhasználás céljából a MultiContact Consulting Kft. előzetes írásos hozzájárulása nélkül. A MultiContact Consulting Kft. a szerzői jogokhoz fűződő minden vagyoni jogot harmadik személyek vonatkozásában fenntart. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén a MultiContact Consulting Kft. jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma egyben üzleti titkot is képez. Amennyiben a hatályos jogszabály vagy a megrendelővel kötött szerződés másképp nem rendelkezik, vagy jelen dokumentum közbeszerzési eljárásban ajánlatként kerül benyújtásra, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik fél tudomására nem hozhatja. 2014 MultiContact Consulting Kft. Minden jog fenntartva.
Tartalomjegyzék 1 Vezetői összefoglaló... 2 2 Alkalmazott módszertanunk... 3 3 Helyzefelmérés... 5 3.1 Támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata... 6 3.1.1 Az önkormányzati feladatok köre... 6 3.1.2 Az önkormányzati feladatellátás lehetséges módjainak bemutatása... 8 3.1.3 A jelenlegi szerződéses kapcsolatok bemutatása... 8 3.1.4 Megállapítások, javaslatok... 15 3.1.5 A támogató infrastruktúra bemutatása... 17 3.2 A jelenleg kiszervezett feladatok körének és a kiszervezés módjának bemutatása... 19 3.3 A közalapítvány működésének vizsgálata, jelenlegi irányítási modell... 21 3.3.1 vonatkozásában... 21 3.3.2 Alapítói célok és szándékok tisztázása Piliscsaba Város Közalapítványa vonatkozásában 23 3.3.3 A szervezet jelenlegi irányításának bemutatása... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 3.3.4 A közalapítvány jelenlegi működésének bemutatása... 25 3.3.5 A belső ellenőrzés jelenlegi rendszerének bemutatása... 29 4 Javaslatok a szerződéses kapcsolatok és támogató infrastruktúrával kapcsolatban... 30 4.1 SLA szerkezete... 31 4.2 Keret-megállapodás... 31 4.3 SLA modulok... 32 4.4 SLA kialakítás folyamata... 33 4.4.1 Szolgáltatási kör scope-jának meghatározása... 34 4.4.2 Szótár készítése, minőségi paraméterek rendszerének kialakítása... 34 4.4.3 SLA modulok kialakítása... 34 4.4.4 Keret-megállapodás kialakítása... 35 4.4.5 SLA egyeztetése felhasználói területekkel... 36 4.4.6 SLA bevezetése... 36 4.4.7 Átmeneti időszak... 36 4.4.8 SLA véglegesítése... 37 4.5 Példa... 38 5 Javaslatok a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatokkal kapcsolatban... 40 5.1 A költség-haszon elemzés alapján javasolt intézkedések... 43 6 Piliscsaba Város Közalapítványa tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok... 44
6.1 Javaslat az új irányítási modell kialakítására... 44 6.1.1 Döntéshozatali folyamatok... 44 6.1.2 Felügyelő Bizottság működése... 46 6.1.3 Hatékonyság... 47 6.2 Monitoring... 49 7 Mellékletek... 51 7.1 Felhasznált irodalom (közös)... 51 7.2 Interjúk jegyzéke (közös)... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 7.3 Képviselő testületi előterjesztés tervezet... 52 7.4 Ábrajegyzék... 53 7.5 Táblázatok jegyzéke... 53
1 Vezetői összefoglaló A feladat célja a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata, költséghaszon elemzés alapján, a közszolgáltatási szerződések felülvizsgálata, valamint a Piliscsaba Város Közalapítványa működésének, a jelenlegi irányítási modelljének áttekintése és javaslatok megfogalmazása. A szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata során megállapítottuk, hogy az Önkormányzat rendelkezik olyan szerződéssel is, ami 10 évvel ezelőtt kelt, a szerződések felülvizsgálata a jogszabályi megfelelőség szempontjából elengedhetetlen, figyelembe véve a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvényt is, ami 2014. március 15. napján lépett hatályba. Javasoljuk eltekinteni attól a gyakorlattól, hogy a szerződések utólagosan kerülnek írásba foglalásra és visszamenőleges hatállyal kerülnek megkötésre. Az Önkormányzat közfeladatok ellátására létrejött vállalkozási szerződései SLA szemlélet szerinti (az angol Service Level Agreement kifejezés rövidítése szolgáltatási szint megállapodás) megkötése javasolt, amely rögzíti a szolgáltatás alapelveit (szolgáltatási időszakokat, alapvető szabályokat), a szolgáltatás részletes tárgyát, terjedelmét, színvonalát, minőségét, a teljesítendő feladatokat, elvárt határidőket, kommunikációs utakat, eszkalációs rendet, szolgáltatás díjazását, fizetési feltételeit, világosan definiálja és mérhetővé teszi a szolgáltatásokat, valamint egyértelműen, mindkét fél számára érthető módon megfogalmazza azok tartalmát felülvizsgálatát és módosítását. A támogató infrastruktúra felülvizsgálata során megállapítottuk, hogy szükséges az eszközállomány és annak fenntartási költségeinek mélyebb vizsgálata, mind indokoltsági, mind kihasználtsági, mind pedig költségmegtakarítási szempontból. Megállapításaink szerint javasolt lenne kockázatkezelési rendszer bevezetése a Közalapítvány esetében is. A szervezeten belül kialakított szabályozások felülvizsgálata és kibővítése szükséges. A belső ellenőrzés jelenleg nem terjed ki a Közalapítvány működésére, de a kuratórium minden évben beszámol az Alapító felé a tevékenységéről. A projekt rövidtávú közvetlen céljaival összhangban javasoljuk, hogy a közalapítvány éves beszámolóival egyidejűleg a belső ellenőrzés tájékoztassa az alapítót és a felügyelőbizottságot az éves ellenőrzési munkaterv végrehajtásáról, a közalapítványt érintő kockázatkezelés eredményeiről is. Az új irányítási modellt a fentiek figyelembevételével alakítottuk ki, melyet a 9. ábra: Piliscsaba Város Közalapítványa új irányítási modelljének áttekintése mutat be részletesen. A Piliscsaba Városért Közalapítvány tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok végrehajtása és végrehajtott intézkedésekről összefoglaló beszámoló külön dokumentumban készül a monitoring eredményei alapján. A költséghaszon elemzés alapján a legfontosabb felvetéseket az alábbiak: A településen belül kézbesítendő levelek részmunkaidős önkormányzati munkatárs általi kézbesítésével 66,67%-al csökkenne a havi helyi levelezési költség a Kerekegyházi Városgazdasági Kft. és az Önkormányzat által végzett bel- és külterületi takarítási, köztisztasági és karbantartási személyi erőforrások összevonása az Önkormányzathoz; 2
2 Alkalmazott módszertanunk A feladat célja a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladatellátási rendben, költség-haszon elemzés alapján, melynek segítségével megtervezésre/alátámasztásra kerül a megváltozott feladat-ellátási körben az optimális feladatleosztás. Közszolgáltatási szerződések felülvizsgálata, valamint Piliscsaba Város Közalapítványának működésére és gazdálkodására irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása, a jelenlegi irányítási modell áttekintése és javaslatok megfogalmazása. Alkalmazott módszertan Helyzetelemzés A Helyzetelemzés fázis elején azonosítjuk az érintett működési területeket, szervezeti egységeket, intézményeket. Megvizsgáljuk és elemezzük a projekthez kapcsolódó külső és belső szabályozási környezetet, valamint a projekt indításakor az önkormányzat által rendelkezésre bocsátott szerződések, dokumentumok alapján a projektekhez kapcsolódó dokumentumot és háttéranyagot. Elemzés Tanulmány készítésejavaslatok megfogalmazása Interjúk segítségével pontosítjuk a megvizsgált dokumentumok alapján felvázolható jelenlegi működést, melynek során vizsgáljuk a szervezeti és belső szabályozási hátteret szerződéseket és szerződéskötési gyakorlatot, a támogató IT infrastruktúrát, a jelenleg kiszervezett és kiszervezhető tevékenységeket valamint az önkormányzat tulajdonában álló és a projektben érintett közalapítvány működését. Az interjúk során kitérünk a problémás területek vizsgálatára és a jövőbeni működéssel kapcsolatos elvárások meghatározására is. Az interjúkat követően az elemzés fázisában a jelenlegi helyzettel kapcsolatos megállapításokat Tanulmányban véglegesítettük összeállítottuk a felsőszintű fejlesztési koncepciót, melynek keretében javaslatokat fogalmaztunk meg a szerződéses gyakorlattal, a támogató infrastruktúrával kapcsolatban, valamint javaslatot tettünk Piliscsaba Város Közalapítványának új irányítási modelljére, továbbá költséghaszon elemzés alapján az egyes kiszervezhető tevékenységekre. Elkészítettük a támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmányt, továbbá a tanulmány részét képező kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok bemutatását költség-haszon elemzés alapján. Az alapos helyismeret elengedhetetlen a megalapozott javaslatok kidolgozásához, ezért elsődlegesen az Önkormányzat és Piliscsaba Város Közalapítványának illetékes vezetőitől kapott tájékoztatás alapján igyekeztünk beazonosítani azokat a területeket, amelyekben fejlesztési potenciál lehet. Ezeket a benyomásokat a részünkre átadott írásos dokumentumok, adatok, kimutatások alapján elvégzett elemzésekkel egészítettük ki illetve mélyítettük el. Ezt követően más intézményekben tapasztalt gyakorlathoz hasonlítva vizsgáltuk meg. ahol arra volt lehetőség, a fejlesztési lehetőségeket. Mindezek eredményeként széles körű, bár teljesnek nem mondható képet kaptunk a jelenlegi helyzetről. Javaslatainkat a rendelkezésünkre bocsátott információknak megfelelő részletezettséggel tudtuk mi is kidolgozni. A költség-haszon számításokhoz a projekt időtartama alatt nem állt elő minden szükséges 3
adat, ezért a javaslatok egy részét általános elvek és tapasztalatok alapján készítettük el megtámogatva amennyire lehetett a számszaki elemzésekkel. A számszaki elemzések először során számba vettük a megfontolásra javasolt területen potenciálisan elérhető megtakarításokat. A becslések során jellemzően konzervatívan számoltunk, tehát az óvatosság elvét alkalmaztuk, és adott százalékos megtakarítási intervallum alsóértékét vettük alapul. Ezt követően elkészítettük a költség-haszon számítást, mely az adott javaslat várható eredményének (bevételek-kiadások) nettó jelenértékét határozta meg. A jelenérték számítások alkalmával minden esetben 3%-os diszkontrátával számoltunk, tekintettel arra, hogy az MNB középtávú inflációs célja 3%. Kiszervezéssel kapcsolatos általános módszertanunkat az alábbi ábra mutatja be: Jelenlegi működés Önkormányzati feladatok, jelenlegi szerződések felülvizsgálata Közbeszerzés Jövőbeni működés 1 Kiszervezés tárgyának meghatározása 0 Kiszervezés céljának, kereteinek meghatározása 2 Kiszervezendő tevékenységek gazdasági elemzése 4 Szolgáltató kiválasztása 5 Szerződéskötés 5 Új típusú működés 3 Kiszervezés konstrukciójának meghatározása 1. ábra Kiszervezéssel kapcsolatos általános módszertanunk Felmértük továbbá Piliscsaba Város Közalapítványának működését és gazdálkodását és kialakítottuk a közalapítvány új irányítási modelljét. Piliscsaba Város Közalapítványa tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok végrehajtása és végrehajtott intézkedésekről összefoglaló beszámoló külön dokumentumban készül a monitoring eredményei alapján. 4
3 Helyzefelmérés Jelen tanulmányban az önkormányzat által a Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok közül (sötétszürke) a 2. feladat megvalósítása érdekében készített Támogató infrastruktúra, szerződések, kiszervezések felülvizsgálatát (bordó) mutatjuk be. 2. ábra Tervezett fejlesztések a Magyary Program egyes beavatkozási területein Jelen tanulmányban az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladatellátási rendben, Piliscsaba Város Közalapítványa tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása feladatok megvalósítására kerül sor. 5
3.1 Támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata 3.1.1 Az önkormányzati feladatok köre Az önkormányzatok a működésük során kötelező és önként vállalt feladatokat látnak el az alábbiak szerint: Önkormányzati feladatcsoportok Településfejlesztés, településrendezés Környezet-egészségügy Szociális, gyermekjóléti szolgáltatások és ellátások Településüzemeltetés Óvodai ellátás Lakás- és helyiséggazdálkodás Közterületek, közintézmény elnevezése Kulturális szolgáltatás Hajléktalanná vált személyek ellátása és rehabilitációja Kötelező feladatok Egészségügyi alapellátás, az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatások Honvédelem, polgári védelem, katasztrófavédelem, helyi közfoglalkoztatás Nemzetiségi ügyek Nemzetiségi ügyek Helyi környezet- és természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás Távhőszolgáltatás Helyi adóval, gazdaságszervezéssel és a turizmussal kapcsolatos feladatok Közreműködés a település közbiztonságának biztosításában Víziközmű-szolgáltatás Kistermelők, őstermelők értékesítési lehetőségeinek biztosítása Helyi közösségi közlekedés biztosítása Sport, ifjúsági ügyek Hulladékgazdálkodás Önként vállalt feladatok Államtól átvett feladatok Megosztott feladatok (közösen ellátott) 3. ábra: Önkormányzati feladatok köre 6
A kötelező feladatokat a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény határozza meg, melyek az alábbiak: 1. településfejlesztés, településrendezés; 2. településüzemeltetés (köztemetők, a közvilágításról, kéményseprő-ipari szolgáltatás, a helyi közutak fenntartása, közparkok, közterületek fenntartása, parkolás biztosítása); 3. a közterületek, közintézmény elnevezése; 4. egészségügyi alapellátás, az egészséges életmódot segítő szolgáltatások; 5. környezet-egészségügy (köztisztaság, rovar- és rágcsálóirtás); 6. óvodai ellátás; 7. kulturális szolgáltatás, nyilvános könyvtári ellátás; filmszínház, a helyi közművelődési tevékenység támogatása; 8. szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatások és ellátások; 9. lakás- és helyiséggazdálkodás; 10. hajléktalanná vált személyek rehabilitációja, a hajléktalanná válás megelőzése; 11. helyi környezet- és természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás; 12. honvédelem, polgári védelem, katasztrófavédelem, helyi közfoglalkoztatás; 13. helyi adóval, gazdaságszervezés, turizmus; 14. a kistermelők, őstermelők számára helyi piac,hétvégi árusítás lehetősége; 15. sport, ifjúsági ügyek; 16. nemzetiségi ügyek; 17. közreműködés a település közbiztonságának biztosításában; 18. helyi közösségi közlekedés biztosítása; 19. hulladékgazdálkodás; 20. távhőszolgáltatás; 21. víziközmű-szolgáltatás, amennyiben a helyi önkormányzat ellátásért felelősnek minősül. Tipikusan a kötelező önkormányzati feladatok körében merül fel a közszolgáltatási szerződések és a kiszervezhetőség kérdése. 7
3.1.2 Az önkormányzati feladatellátás lehetséges módjainak bemutatása A települési önkormányzatok alapvetően öt formában látják el feladataikat. A polgármesteri hivatal, az önkormányzat által alapított és fenntartott intézmények, az önkormányzat által alapított többségi tulajdonú gazdasági közalapítványok, más önkormányzattal közös feladatellátás formájában vagy kiszervezett formában. Ez utóbbi esetben a feladatellátás közszolgáltatási szerződés vagy vállalkozás szerződés alapján történik. Az alábbi ábra a feladatellátás egyes típusait mutatja: Önkormányzat Intézmények Közalapítvány Közös feladatellátás (társulások) Kiszervezett feladat ellátás Vállalkozás Civil szervezet Egyház 4. ábra Az önkormányzati feladatellátás lehetséges módjai Meg kell jegyezni, hogy a kötelező feladatok körében feladatátadási szerződések kötése esetén sem szabadul az önkormányzat feladat ellátási kötelezettségétől, ezért kiemelten fontos e szerződésekben a részletes feladat definiálás és szerződéses szankciók alkalmazása. 3.1.3 A jelenlegi szerződéses kapcsolatok bemutatása Együttműködési megállapodás Felek Kelt: 2011. augusztus 10. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzat Csabagyöngye Környezetvédelmi Érdekvédelmi Egyesület Az együttműködési célja a települési fejlesztések tervezése és végrehajtása során a fenntartható fejlődés szempontjainak figyelembevételével a civil társadalmi érdekképviselet és a fejlesztések társadalmi részvételében zajló tervezése és megvalósítása érdekében a 2005. óta meglévő együttműködés tervezhetővé tétele. Felek a szerződés értelmében folyamatos együttműködési kötelezettséget vállalnak. 8
Feladat-ellátási szerződés (házi gyermekorvosi alapellátás megbízás formájában történő ellátására) Felek Kelt: 2012. július 19. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Megbízó dr. Széllinger Eü. Bt. Megbízott A szerződés határozatlan időtartamra szól a házi gyermekorvosi alapellátás megbízás formájában történő ellátására a Megbízó által biztosított rendelőben. Megbízott hetente 15 óra rendelési időt és napi 8 óra rendelkezésre állást biztosít. A Megbízott a tevékenységéhez szükséges és beépített, illetve nem beépített, vállalkozásához tartozó berendezések, bútorok, gépek és egyéb használati tárgyak körére vagyonbiztosítást köt. Megbízott az általa használt helyiség mindennemű, a használatból adódó karbantartási és javítási munkálatokat elvégzi. A karbantartás és javítás költségei a szerződés mellékletében rögzített arányban a Megbízottat terhelik. Megbízott köteles azokat a felújítási és korszerűsítési munkálatokat is elvégezni, melyeket a szakhatóságok előírnak, illetve amelyeket a munkavégzés körében végzett fejlesztések megkívánnak. Megbízott a rendelkezésre bocsátott helyiség használatáért köteles bérleti díjat és az ingatlanfenntartási költségek arányos részét megfizetni. Megbízó köteles az épülettel kapcsolatos, annak beruházásainak, szerkezeti és nagyfelújítási munkálatainak költségeit viselni. Megbízó hozzájárul, hogy a Megbízott a finanszírozási szerződést közvetlenül a Megyei Egészségbiztosítási Pénztárral kösse meg és a Pénztár által folyósított összegről a szerződés időtartama alatt a Megbízott javára lemond. A szerződés visszamenőleges hatállyal rendelkezik, mivel 2012. május 01. napjától rendeli alkalmazni a benne foglaltakat. Megbízási szerződés (házi orvosi alapellátás megbízási formában történő helyettes ellátására) Felek Kelt: 2013. január 30. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Megbízó dr. Bió Egészségügyi Szolgáltató Kft. Megbízott A 3. számú háziorvosi körzetben praxisjoggal rendelkező orvossal kötött feladat-ellátási szerződés megszűnésére tekintettel Felek a házi orvosi alapellátás megbízási formában történő helyettes ellátására kötötték a szerződést. Felek a szerződés határozatlan időre kötötték. Megbízott 15 óra rendelési időt köteles biztosítani hetente. A Megbízott a tevékenységéhez szükséges és beépített, illetve nem beépített, vállalkozásához tartozó berendezések, bútorok, gépek és egyéb használati tárgyak körére vagyonbiztosítást köt. Megbízott az általa használt helyiség mindennemű, a használatból adódó karbantartási és javítási munkálatokat elvégzi. A karbantartás és javítás költségei a szerződés mellékletében rögzített arányban a Megbízottat terhelik. Megbízott köteles azokat a felújítási és korszerűsítési munkálatokat is elvégezni, melyeket a szakhatóságok előírnak, illetve amelyeket a munkavégzés körében végzett fejlesztések megkívánnak. Ezeket a munkálatokat Megbízó finanszírozza. Megbízott a rendelkezésre bocsátott helyiség használatáért köteles az ingatlan-fenntartási költségek arányos részét megfizetni. Megbízó köteles az épülettel kapcsolatos, annak beruházásainak, szerkezeti és nagyfelújítási munkálatainak költségeit viselni. Megbízó közvetlenül köt finanszírozási szerződést a Megyei Egészségbiztosítási Pénztárral. Felek a szerződést 2013. december 12-én módosították, mely szerint a praxisjogot a háziorvosi tevékenységet ellátó orvosnak adták, mellyel egy időben háziorvosi alapellátási szerződést is kötnek. A praxisjog 5 évig nem idegeníthető el. 9
Feladat-ellátási szerződés (házi orvosi alapellátás megbízás formájában történő ellátására) Felek Kelt: 2012. július 12. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Megbízó Geiszelhardt Med Dent Bt. Megbízott Felek a szerződést határozatlan időtartamra kötötték házi orvosi alapellátás megbízás formájában történő ellátására. Megbízott hetente 15 óra rendelési időt és napi 8 óra rendelkezésre állást biztosít. A Megbízott a tevékenységéhez szükséges és beépített, illetve nem beépített, vállalkozásához tartozó berendezések, bútorok, gépek és egyéb használati tárgyak körére vagyonbiztosítást köt. Megbízott az általa használt helyiség mindennemű, a használatból adódó karbantartási és javítási munkálatokat elvégzi. A karbantartás és javítás költségei a szerződés mellékletében rögzített arányban a Megbízottat terhelik. Megbízott köteles azokat a felújítási és korszerűsítési munkálatokat is elvégezni, melyeket a szakhatóságok előírnak, illetve amelyeket a munkavégzés körében végzett fejlesztések megkívánnak. Megbízott a rendelkezésre bocsátott helyiség használatáért köteles bérleti díjat és az ingatlanfenntartási költségek arányos részét megfizetni. Megbízó köteles az épülettel kapcsolatos, annak beruházásainak, szerkezeti és nagyfelújítási munkálatainak költségeit viselni. Megbízó hozzájárul, hogy a Megbízott a finanszírozási szerződést közvetlenül a Megyei Egészségbiztosítási Pénztárral kösse meg és a Pénztár által folyósított összegről a szerződés időtartama alatt a Megbízott javára lemond. A szerződés visszamenőleges hatállyal rendelkezik, mivel 2012. május 01. napjától rendeli alkalmazni a benne foglaltakat. Szerződés gyepmesteri és állatmentési tevékenység ellátására Felek Kelt: 2014. február 19. Piliscsaba Város Önkormányzata Megbízó Kovácsolat Bt. Megbízott Felek rögzítik, hogy a szerződést 2014. január 01. napjáig visszamenő hatállyal kötik. Felek a szerződést 1 év határozott időtartamra kötötték. Megbízott Megbízó megrendelése alapján vállalja a résztvevő települések belterületéről összegyűjti és elszállítja a szabadon kóborló kutyákat továbbá készenléti díj ellenében folyamatosan rendelkezésre áll a gyepmesteri-állatmentési tevékenység ellátására. A szerződés tartalmazza a szolgáltatás elemeit és annak díjazását. (km díj, befogás díja, ellátási díj 14nap/db, állattetem elszállítása, bódítószer használata, külterületi befogás, hétvégi befogás) A szállításokat a gyepmesteri napló igazolja. Vállalkozási szerződés Felek Kelt: 2014. május 30. Piliscsabai Polgármesteri Hivatal Megrendelő Nor-garden Kft. Vállalkozó A szerződés a 2014. évi parlagfű elleni védekezési munkák elvégzésére vonatkozik. A vállalkozási díj a parlagfű-mentesítés módjától függ. - kézi kaszálás: 15,- Ft+ÁFA/nm - gépi kaszálás: 9,- Ft+ÁFA/nm 10
- szárzúzás: 8,- Ft+ÁFA/nm - tárcsázás: 8,- Ft+ÁFA/nm Amennyiben az elrendelést követően a tulajdonos maga elvégzi a mentesítést, Vállalkozó csak a kiszállási díjra jogosult, mely esetenként 5.000,- Ft+ÁFA, kiszállás hiányában díjazás nem illeti meg. Vállalkozási szerződés Felek Kelt: 2013. szeptember 01. Piliscsaba Város Önkormányzata Megrendelő Ligeti Főzőkonyha Kft. Vállalkozó A szerződés tárgya a Megrendelő fenntartásában lévő intézményekben a gyermek-, diák-, és felnőtt étkeztetés ellátása 2013. augusztus 30-tól 2014. augusztus 30-ig. A határidőben történő teljesítést késedelmi kötbér biztosítja. A minőségi teljesítést jó teljesítési kötbér biztosítja. Ellátási szerződés Felek Kelt: 2011. december 13. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Átadó Tinnye-Piliscsabai Református Társegyházközség Átvevő A szerződés alapján Átadó a szociális tv-ben meghatározott házi segítségnyújtás, mint szociális alapfeladat ellátásáról a Lázár Református Házi Segítségnyújtó Szolgálat útján kíván gondoskodni. Felek a szerződést 2012. december 31. napjáig kötötték, amennyiben az együttműködés zökkenőmentes a szerződés a későbbiekre meghosszabbítható. A szerződés közhasznú szerződésnek minősül, melynek alapján Átadó, mint a társadalmi közös szükséglet ellátásáért felelős szerv a fentiek szerinti közhasznú tevékenységet Átvevőnek átadja. Átadó hozzájárul, hogy Átvevő a feladat ellátásához szükséges normatív állami hozzájárulást megigényelje. Továbbá átadó 2012. évben 850.000,- Ft támogatást biztosít az ellátottak számától függetlenül a feladat ellátásához. A szerződés meghosszabbítása esetén a támogatás éves összege minimum 1.200.000,- Ft/év. Együttműködési megállapodás Felek Kelt: 2010. szeptember 18. Zsámbék Város Önkormányzata Fenntartó Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Megbízó Megbízó megbízza a Fenntartót, hogy a jogszabályban rá rótt háziorvosi, házi gyermekorvosi ügyeleti feladatokat a Megbízó ellátási területére nézve ellássa. Az ügyelet fenntartásáról a Fenntartó köteles gondoskodni, költségvetését maga állapítja meg és a jóváhagyott költségvetés terhére maga vállal kötelezettséget az ügyeletre kötött külön megállapodás szerint. Megbízó a Fenntartó részére az ügyeleti feladatok állami forrásból nem fedezhető kiadásához a Fenntartó által működtetett ügyelet teljes területére vetített, lakosságszám- arányos hozzájárulást fizet. A szerződést a felek egy évre kötötték, mely lejárat előtt meghosszabbítható. Felek külön megállapodásban rögzítették, hogy Fenntartó közvetlenül köt finanszírozási szerződést az Országos Egészségügyi Pénztárral. 2012. július 09-én kötött megállapodással felek a szerződést határozatlan időtartamúvá alakították. 11
Együttműködési megállapodás Felek Kelt: 2011. január 05. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Önkormányzat Piliscsaba Nagyközségi Önkéntes Tűzoltó Egyesület Tűzoltó Egyesület A Tűzoltó Egyesület vállalja, hogy az Alapszabályában, valamint az önkéntes tűzoltó egyesületekről szóló törvényben meghatározott célok elérése érdekében az Önkormányzattal együttműködik és az ott meghatározott önkéntes tevékenységeket végzi. Felek a szerződést határozatlan időtartamra kötötték. Együttműködési megállapodás Felek Kelt: 2010. január 25. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Önkormányzat Pest Megyei és Érd Megyei Jogú Városi Kereskedelmi és PMKIK Iparkamara Az Önkormányzat és a PMKIK közös feladatuknak tekintik Piliscsaba Nagyközség gazdaságának fejlesztését. Gazdaságfejlesztési teendőik ellátása során kiemelt fontosságúnak minősítik a piliscsabai mikro-, kis- és közép vállalkozások helyzetének javítását. Az együttműködést kötő felek közös érdeke az Önkormányzat területén működő vállalkozásokat ellátni eredményességüket elősegítő információkkal, valamint az Önkormányzat területén ösztönözni a hazai és külföldi vállalkozási befektetéseit. Fenti célok elérésére kötöttek a felek határozatlan időre megállapodást. Együttműködési megállapodás Felek Kelt: 2009. december 21. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Önkormányzat Piliscsabai Polgári Őregylet Polgárőrség Felek a közbiztonság, Piliscsaba lakossága biztonságérzetének javítása érdekében kölcsönösen együttműködnek, vitás kérdésekben egymással tárgyalást kezdeményeznek, mely tárgyalás célja a konstruktív közös álláspont kialakítása és a közös érdek meghatározása. Felek a szerződést határozatlan időtartamra kötötték, az Önkormányzat támogatja a Polgárőrséget anyagilag a feladatok ellátása érdekében. Megállapodás Felek Kelt: 2011. november 02. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Megbízó SZIGÜ Temetőüzemeltető Kft. Temetkezési szolgáltató A szerződés tárgya a közköltségen történő temetkezési szolgáltatás ellátása. A köztemetés vállalási díja a mindenkori minimálbér + ÁFA. Ezen összeg a teljeskörű temetkezési szolgáltatást tartalmazza. Felek a szerződést 2011. október 15-től 2016. október 15-ig tartó határozott időre kötötték. Kegyeleti közszolgáltatási szerződés Felek Kelt: 2011. november 02. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala Megbízó SZIGÜ Temetőüzemeltető Kft. Üzemeltető A megbízás tárgya a Piliscsabai Köztemető fenntartási és üzemeltetési feladatainak ellátása. Üzemeltető jogosult mindazon díjakra, melyeket Megbízó nevében eljárva beszed. Üzemeltető 12
ezen díjak vonatkozásában elkülönített nyilvántartás vezetésére köteles. Az állagmegóvás illetve karbantartás költségeit az Üzemeltető köteles fedezni, míg az azon túlmutató nagyobb felújítások, illetve beruházások finanszírozására Megbízó köteles. Üzemeltető az állagmegóvás illetve karbantartás körén túlmutató munkálatokat kizárólag előzetes egyeztetést követően végezheti el. Közüzemi költségek az Üzemeltetőt terhelik. Felek a szerződést 5 év határozott időtartamra kötötték, mely újabb 5 évvel meghosszabbítható. Üzemeltető külön megállapodás alapján a köztemető területének és létesítményeinek használatáért minden hagyományos temetés után 16.000,- Ft+ÁFA, minden hamvasztásos temetés után 8.000,- Ft+ÁFA megfizetésére köteles az Önkormányzat részére. Felek külön megállapodásban urnafalak építéséről rendelkeztek, melyeknek tulajdonjoga az Üzemeltetőt illeti meg, ezen a szerződés megszűnése sem változtat. Közszolgáltatási szerződés Felek Kelt: 2014. március 31. Piliscsaba Város Önkormányzata Megrendelő Zöld Bicske Nonprofit Kft. Közszolgáltató A szerződés tárgya a hulladékgazdálkodási közszolgáltatási tevékenység ellátása. A szerződés megkötésére közbeszerzési eljárás eredményeképpen került sor. Hatálya 2018. december 31-ig tart. Közszolgáltatási díjak: 167,- Ft/60 literes gyűjtő edény/alkalom és 335,- Ft/120 literes gyűjtő edény/alkalom. A szerződés szerinti kötelezettségek határidőben történő teljesítését 150.000,- Ft/nap késedelmi kötbér biztosítja. Felek a szerződést még a megkötésének a napján módosították, figyelemmel a közbeszerzési eljárás lebonyolításának időtartama alatt bekövetkezett jogszabályváltozásokra, különös tekintettel arra, hogy a megváltozott rendelkezések alapján 2014. július 1. napjáig kell megszereznie a közszolgáltatónak az OHÜ által kiállított minősítő okiratot. Megbízási szerződés Felek Kelt: 2001. július 06. Piliscsaba Polgármesteri Hivatal Megbízó B-Angel Bt. Megbízott A szerződés tárgya betörésjelző és támadásjelző műszaki vagyonvédelmi rendszerhez csatlakozó elektronikus távfelügyeleti eszköz 24 órás felügyelete. Felek a szerződést határozatlan időtartamra kötötték. A megbízás díja 2.000,- Ft+ÁFA /hó. A megbízási díj évente egy alkalommal a KSH által közölt információ mértékével emelhető. 2011-ben a havi díj 4.400,- Ft+ÁFA/hó összegben került meghatározásra. Megbízási szerződés Felek Kelt: 2011. december 19. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Megbízó Blue Planet Informatikai Kft. Megbízott A szerződés tárgya számítógépek és szoftverek felügyelete, az Önkormányzat számítógépes rendszerének üzemeltetése, fejlesztése, karbantartása. A megbízás havi díja 95.000,- Ft+ÁFA. A havi karbantartáson felül felmerülő egyéb munkavégzés díja 2.500,- Ft+ÁFA/óra. Felek a szerződést határozatlan időtartamra kötötték. 13
Bérleti és szolgáltatási szerződés Felek Kelt: 2013. szeptember 25. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzat Polgármesteri Megrendelő Hivatal Delta Services Kft. Szolgáltató A szerződés tárgya a szerződés mellékletében felsorolt irodatechnikai/számítástechnikai berendezések Megrendelőhöz történő kihelyezése, bérbe adása és üzemeltetése. Felek a szerződést 36 hónapra kötötték. Szolgáltató feladatai: - a berendezések átvizsgálása - esetlegesen nem megfelelően működő berendezések javítása - a berendezések hibamegelőző karbantartása - korlátozott élettartamú, fogyó anyagok pótlása, elhasználódott vagy meghibásodott alkatrészek cseréje - külső burkolatok tisztítása - berendezések ellenőrzése, tesztelése - működéshez szükséges kellékanyagok kiszállítása - kezelők tájékoztatása a berendezések helyes kezeléséről, esetlegesen előforduló hibák okairól. A megrendelő által fizetett díjak a következőket fedezik: - berendezések kihelyezésének díját - a szerződés tárgyát képező szolgáltatások munkadíját - szolgáltatások kiszállási díját - kellékanyagok házhoz szállításának díját - valamennyi a másoláshoz, nyomtatáshoz, faxoláshoz közvetlenül szükséges kellékanyagok ellenértékét, a nyomtatópapír kivételével - karbantartások, hibaelhárítások során a berendezésekbe beépített cserealkatrészek ellenértékét - cserekészülékek díját, szállítási költségét Az eszköz kihelyezési díja: 39.500,- Ft A Szolgáltatási díj, mely 8000 fekete-fehér A4-es oldalt és 300 színes oldalt tartalmaz 18.000,- Ft+4.500,- Ft havonta, melyen felüli példánydíjak fekete-fehér nyomat esetén 2,4,- Ft/A4, színes nyomat esetén 16,- Ft/A4. Megbízási szerződés Felek Kelt: 2012. november 13. Piliscsaba Nagyközség Önkormányzat Polgármesteri Megbízó hivatal Első-Lépés 2007. Kft. Megbízott A szerződés tárgya az Önkormányzat tulajdonában lévő vagyontárgyak ingatlanvagyon-kataszteri adatbázisának karbantartása és a jogszabályok szerinti statisztika elkészítése. Felek a szerződés határozatlan időtartamra kötötték. A megbízás díja 60.000,- Ft+ÁFA/év, az éves statisztikai jelentés díja további egyszeri 5.000,- Ft+ÁFA, minden újonnan bekerülő ingatlan 2.500,- Ft+ÁFA, esetenkénti helyszínen történő munkavégzés 5.000,- Ft+ÁFA/óra. Megbízási szerződés Felek Kelt: 2010. december 14. 14
Piliscsaba Nagyközség Önkormányzata Megbízó Kelemen, Mészáros Sándor és Társai Ügyvédi Iroda Megbízott A szerződés tárgya teljeskörű jogi tanácsadás, jogi képviselet. A megbízási díja havi 400.000,- Ft+ÁFA. Felek a szerződést határozatlan időre kötötték. 2014. május 29-én felek a megbízási díjat 420.000,- Ft+ÁFA összegre módosították. 3.1.4 Megállapítások, javaslatok 1. A régi Ptk. (1959. évi IV. törvény) egy olyan korban (1953 és 1959 között) fogant és született meg, amely a lehető legszűkebb határok közé szorította vissza a magánjogi vagyoni forgalom természetes társadalmi feltételét, a magántulajdont. Érthető ezért, hogy az 1990-es rendszerváltozás óta eltelt időszak mélyreható gazdasági és társadalmi változásait a törvényhozónak gyakori módosításokkal kellett követnie. A polgári jognak az áruviszony elvont kategóriájára szabott és ezért absztrakt normái - közismerten - lényeges gazdasági és társadalmi változások túlélésére is képesek. A helyzet szimbóluma lehet mégis az a tény, hogy a Ptk. több mint másfélszáz kisebb-nagyobb módosításának négyötöde a rendszerváltozás utáni időszakra esik. A módosítások mögött lejátszódott folyamatok olyan mértékű és horderejű változásokat eredményeztek a magánjogi viszonyok területén, hogy azok jogi rendezése átfogó reformot igényel, és egy új Polgári Törvénykönyv megalkotását tette szükségessé. Ez az új törvénykönyv a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény, ami 2014. március 15. napján lépett hatályba. A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény hatálybalépésével összefüggő átmeneti és felhatalmazó rendelkezésekről szóló 2013. évi CLXXVII. törvény 50. alapján a 2014. március 15-én már fennálló kötelmekkel kapcsolatos, de 2014. március 15-ét követően keletkezett tényekre, megtett jognyilatkozatokra ideértve az e tények, illetve jognyilatkozatok által keletkeztetett újabb kötelmeket is a 2014. március 15. előtt hatályos jogszabályok rendelkezéseit kell alkalmazni. A felek azonban megállapodhatnak abban, hogy a 2014. március 15. előtt kötött szerződésüket teljes egészében az új Ptk. hatálya alá helyezik. Tekintettel arra, hogy a vizsgált szerződések között olyan is található, ami 10 évvel ezelőtt kelt, a szerződések felülvizsgálata a jogszabályi megfelelőség szempontjából elengedhetetlen. 2. Szerződések írásba foglalása Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 37. -a értelmében: 37. (1) Kötelezettséget vállalni a Kormány rendeletében foglalt kivételekkel csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban lehet. A pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Fentiek értelmében nem elfogadható, hogy valamely szerződés írásba foglalására nem vagy csak több hónap elteltével kerül sor, amennyiben az nem szerepel az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 53. -ában meghatározott kivételek között. 15
Javasoljuk ezért eltekinteni attól a gyakorlattól, hogy a szerződések utólagosan kerülnek írásba foglalásra és visszamenőleges hatállyal kerülnek megkötésre. 16
3.1.5 A támogató infrastruktúra bemutatása Az önkormányzat által szolgáltatott adatok alapján az alábbiak szerint mutatjuk be a támogató infrastruktúrát: Eszköz megnevezése Saját eszközök mennyisége (db) Bérelt eszközök mennyisége (db) Saját eszközök könyvszerinti értéke (Ft) Saját eszközök karbantartásának éves költsége (Ft) Bérelt eszközök éves bérleti díja (Ft) Használók száma (Fő) A Polgármesteri Hivatal támogató infrastrutúrája Laptop, PC 4 0 0 0 0 Informatikai szervezeti egység 4 létszáma (Fő) 20 Szerverek 2 Egy főre jutó munkabér az informatikai szervezeti 20 egységben (Fő/év) 2771650 Nyomtatók, fénymásolók 12 3 50000 952500 Informatikai kiadások összesen 20 (Ft/év) 3249168 Szoftverek, licenszek Honlap üzemeltetés költséges (Ft/év) 0 Pénzügyi szoftverek 2 0 Szoftverkövetés 4 (Ft/év) 306324 Operációs rendszerek 24 1066800 20 Irodai alkalmazások Iktató-ügyiratkezelő szoftver 1 121920 3 Képviselőtesületi munkát támogató alkalmazások 0 HR alkalmazás 1 0 2 Egyéb programok 1 1 Gépjárművek 1 Személygépjárműve k 0 Egyéb gépjárművek 1 3 Mobil kommunikációs eszközök 20 0 20 A szervezet használatában álló ingatlanok 0 Összesen: 45 27 0 171920 2019300 97 1. táblázat Piliscsaba Város Önkormányzata támogató infrastruktúrájának bemutatása Informatikai kiadások költsége 17
A rendelkezésre álló adatok alapján megállapítható, hogy a Hivatal elsősorban saját tulajdonú eszközökkel rendelkezik. Az eszközök kihasználtsága optimális. A Hivatalban bérelt eszköz állomány a nyomtatók és fénymásolók illetve szoftverek tekintetében van. Bérelt szoftverek az operációs rendszerek. A Hivatal 24 db operációs rendszerrel rendelkezik, melynek kihasználtsága 80%-os. Az operációs rendszerek száma jóval meghaladjak a laptopok, PC-k és a szerverek összesített számát, így azok indokoltságának felülvizsgálata szükséges. A mobil kommunikációs eszközök száma 20 db, kihasználtságuk 100%-os. A mobil kommunikációs eszközök száma meghaladja a laptopok és PC-k számát, melynek indokoltsága szintén felülvizsgálatot igényelhet. Az informatikai kiadások éves szinten, a kapott adatok alapján a Hivatal tekintetében 3.249.168,- Ftot tesznek ki, mely nem számot tevő. A szoftverkövetési költségek éves szinten 306.324,- Ft-ot tesznek ki, mely szintén nem jelentős mértékű. A Hivatal saját tulajdonában 1 db személygépjármű van, melyek fenntartási költségeiről nem áll rendelkezésünkre adat. Az önkormányzat intézményeinek támogató infrastruktúrája tekintetében kiemelendő, hogy 79 db mobil kommunikációs eszközzel rendelkeznek, a használók száma azonban csak 60 fő. Az eszközök számának indokoltsága így felülvizsgálandó. Kiemelést érdemel továbbá, hogy az intézmények informatikai kiadása éves szinten: 7.207.250,- Ft, mely duplája a hivatali költségeknek, ugyanakkor az intézmények sokkal kevesebb informatikai eszközzel rendelkeznek, különösen a szoftverek tekintetében, mint az önkormányzat. Javasoljuk ezért az eszközállomány és annak fenntartási költségeinek mélyebb vizsgálatát, mind indokoltsági, mind kihasználtsági, mind pedig költségmegtakarítási szempontból. 18
3.2 A jelenleg kiszervezett feladatok körének és a kiszervezés módjának bemutatása Piliscsaba Város Önkormányzata a szervezetfejlesztési projekt keretében vállalta, hogy felülvizsgálja a jelenleg kiszervezett, illetve az esetlegesen kiszervezhető feladatokat. A költséghatékonyság szempontjából sikeresebben tud működni az a szervezet, amelynek nem kell minden részfolyamatát közvetlenül finanszírozni. Az önkormányzat a kiszervezett feladatok esetében a tevékenység megvalósításának kockázatát a szolgáltatóra háríthatja át, ezzel biztosítva saját hatékonyabb, stabilabb működését. Az alábbi táblázat a jelenleg kiszervezett feladatokat mutatja be: Sorszám Szerződő fél 1. Blue Planet Informatikai Kft. 2. Delta Services Kft. 3. Delta Services Kft. Szolgáltatás tárgya Piliscsaba Önkormányzati Hivatal számítógépeinek és szoftvereinek felügyelete, az Önkormányzat számítógépes rendszerének üzemeltetése, fejlesztése és karbantartása. Rendkívüli esetekben a hiba elhárításának megkezdése annak bejelentésétől számított 24 órán belül. Távfelügyelet biztosítása napi 24 órában. A bérbe adott eszközök 1 a bérbeadó tulajdonát képezik. A bérbeadó gondoskodik az eszközök beüzemeléséről valamint a szükséges szoftverek telepítéséről az önkormányzat munkaállomásaira. A szervízszolgáltatást a bérbeadó biztosítja térítésmentesen. A számlázás a számlalóállás alapján történik. A bérbe adott eszköz 2 a bérbeadó tulajdonát képezik. A bérbeadó gondoskodik az eszközök beüzemeléséről valamint a szükséges szoftverek telepítéséről az önkormányzat munkaállomásaira. A szervízszolgáltatást a bérbeadó Bérleti és üzemeltetési szerződés 2013. szeptember 25-től 12 hónapra meghosszabbítva Bérleti és üzemeltetési szerződés 2013. augusztus 28-tól 36 hónapra Szerződés típusa, hatálya Megbízási szerződés 2011. november 29-től határozatlan időre Szolgáltatás díja Havi 95 000 Ft + ÁFA A szerződésben foglaltaktól eltérő munkavégzés esetében munkavégzés esetében 2 500 Ft + ÁFA. 15 000 Ft + ÁFA illetve 8 000 Ft + ÁFA havi bérleti díj és a bérleti díjba foglalt nyomtatási mennyiséget meghaladó oldalszámok nyomtatási ára, amely 2,20 Ft + ÁFA illetve 2,50 Ft + ÁFA 23 300 Ft + ÁFA havi bérleti díj és a bérleti díjba foglalt nyomtatási mennyiséget meghaladó oldal- 1 1 db Canon IRC3580i és 1 db Canon IR2018i 2 1 db Canon IRAC2225i 19
biztosítja térítésmentesen. A számlázás a számlalóállás alapján történik. 4. B-Angel BT Hivatal épületének 24 órás távfelügyelete betörésjelző és támadásjelző elektronikus eszközök segítségével. 5. Első-Lépés 2007 Kft. 6. Kelemen, Mészáros, Sándor és Társai Ügyvédi Iroda Piliscsaba Önkormányzatának tulajdonában levő vagyontárgyak ingatlanvagyon-kataszteri adatbázisának karbantartása és a statisztika elkészítése a vonatkozó jogszabályok szerint Teljeskörű jogi tanácsadás és jogi képviselet nyújtása az Önkormányzat számára. 2. táblázat: Jelenlegi kiszervezett feladatok Megbízási szerződés 2001. július 6-tól határozatlan időre Megbízási szerződés 2012. január 1-től határozatlan időre Megbízási szerződés 2010. december 14-től határozatlan időre számok nyomtatási ára, amely 2,40 Ft + ÁFA illetve 16 Ft + ÁFA 4 400 Ft + ÁFA havidíj és 2 000 Ft + ÁFA kiszállási díj az Önkormányzat munkatársai miatt fellépő téves riasztások esetében 60 000 Ft + ÁFA éves alapdíj, 5 000 Ft + ÁFA éves statisztikai jelentési díj. Az újonnan bekerülő ingatlanok rögzítési díja 2 500 Ft + ÁFA, míg az esetenkénti helyszíni munkavégzésé 5 000 Ft + ÁFA óránként. 420 000 Ft + ÁFA havidíj A Hivatal számítógépeinek és azok perifériáinak külső szolgáltató általi karbantartása és javítása biztosítja a költségek alacsony szinten tartását és a karbantartási szolgáltatás minőségének magas szinten tartását is. A feladat saját körbe vonása az informatikus várhatóan magas személyjellegű juttatásai miatt ellenjavallt. Az önkormányzat által a napi működés során használt multifunkcionális eszközök esetében a bérleti és üzemeltetési szerződésnek az eszközök élettartamára vetített összköltsége alacsonyabb egy beszerzési és üzemeltetési szerződés összköltségéhez képest és nagyfokú költségmegtakarítást jelent az Önkormányzat számára. 20
3.3 A közalapítvány működésének vizsgálata, jelenlegi irányítási modell vonatkozásában Piliscsaba Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) az ÁROP-1.A.5-2013 projekt keretében beszerzésre kerülő szervezetfejlesztési feladatok ellátására a sikeres közbeszerzési eljárás lefolytatása után a MultiContact Consulting Kft-t kérte fel. Feladat célja A szervezetfejlesztési projekt során az Önkormányzat alapvető célként határozta meg, hogy olyan stratégia mentén újítsa meg működési folyamatait, amellyel hatékonyan tud alkalmazkodni a megváltozott jogszabályi és finanszírozási környezethez. A kötelezően és önként vállalt feladatokat és szolgáltatásokat a legmagasabb színvonalon, fenntartható módon kívánja biztosítani a lakosság számára. Ennek eszköze egy olyan hatékony működési modell kialakítása, amely a jelenlegi modell részletes vizsgálata és átdolgozása után biztosítja az önkormányzat és a közalapítvány költségtakarékos és feladatorientált működését. A projekt közvetlen célja, hogy vizsgálja felül és tegyen javaslatokat az Önkormányzat és a tulajdonában álló közalapítvány közötti kapcsolatok hatékonyabbá tételére. A javasolt, kiválasztott rövidtávú intézkedések a projekt megvalósítási időszakában bevezetésre kerülnek, folyamatos monitoring mellett. Ennek megfelelően a feladat keretében a közalapítvány működésére és gazdálkodására irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása, a jelenlegi irányítási modell áttekintése és javaslatok megfogalmazása valósult meg. Helyzetfelmérés területei A helyzetelemzés célja azon kritikus pontok és területek rövid, ám célzott áttekintése, melyek az érintett szervezet működését és együttműködését érintik. Az elemzésünkben azokat a beavatkozási lehetőségeket vizsgáltuk, ahol véleményünk szerint az Önkormányzatnak, mint alapítónak lehetősége van a hatékonyabb működés elérésére. A helyzetelemzés első lépéseként röviden bemutatjuk az alkalmazott módszertant, majd egy átfogó képet adunk a vizsgált szervezetek működési környezetéről. Ezt követően kezdődik tételes elemzésünk, mely kitér az alábbiakra: A vizsgált szervezet bemutatása: alapításának, tevékenységének, az esetlegesen felmerült problémáknak, kihívásoknak az áttekintése. Alaptevékenységek: a vizsgált szervezet tevékenységének összefoglaló bemutatása. Irányítási rendszer: a tulajdonosi jogok gyakorlásának, a stratégiai és operatív kontroll megvalósulásának bemutatása, értékelése. Gazdálkodási hatékonyság: a gazdálkodás alapadatainak és kulcsmutatóinak részletes elemzése. Az Önkormányzat által alapított közalapítvány működésének és szervezeti felépítésének vizsgálatát négy fő irányelv mentén végeztük el. Az első pontban azt vizsgáljuk, hogy a közalapítvány jelen állapotában mennyire felel meg az eredeti alapítói céloknak, szándékoknak. A képviselő-testületi anyagok és az Alapító Okirat szakmai felülvizsgálata során arra kerestük a választ, hogy milyen dokumen- 21
tumok szabályozzák a közalapítvány működését. A személyes felsővezetői interjúk alapján felmértük, hogy melyek azok a folyamatok, amelyek megfelelően működnek és melyek azok a folyamatok, amelyek esetleges felülvizsgálatával, bevezetésével biztosítható a hatékonyabb működés. A felsővezetői interjúk során gyűjtött tapasztalatok és vélemények a további vizsgálati fázisokban is kiemelt szerepet kapnak. Kuratóriumi döntések Alapító okirat Interjúk A szervezet működése és szabályzatai FB ügyrendje Alapítói célok és szándékok Közalapítv ány irányítás Tulajdonos ellenőrzés Belső ellenőrzés Külső szervezetek által végzett ellenőrzése (ÁSZ, NAV stb.) Ellenőrzés Közalapítv ányi működés Mérleg - beszámolás, Üzleti tervezés, Közhasznúsági jelentés Jogi szerződéskötési folyamatok Beszerzési folyamatok Kockázatkezelés 5. ábra: A közalapítvány működésének egyes felmért területei A helyzetelemzés kiterjed a közalapítvány irányítási struktúrájának vizsgálatára is. A feladat célja, hogy feltárjuk a különböző típusú szabályozók közötti ellentmondásokat és javaslatot tegyünk azok javítására, kiegészítésére. Megvizsgáljuk, hogy a közalapítvány irányításában résztvevő érintettek jogait és kötelezettségeit és azok érvényesülését a belső szabályozókon keresztül. A közalapítvány működésének vizsgálata során az elmúlt évek beszámolói alapján vizsgáljuk annak gazdálkodását. A támogató folyamatok átvilágítása során vizsgáljuk a jogi, szerződéskötési, beszerzési folyamatokat és az azokhoz kapcsolódó kockázatkezelési akciók hatékonyságát. A javasolt hatékonyság növelő intézkedések minden esetben a költséghatékonyabb hivatali működést kívánják megvalósítani. Az ellenőrzés modul alapvető feladata, hogy megvizsgálja a közalapítványt érintő külső és belső vizsgálatok eredményeit és azok hatékonyságát. Felderítjük, hogy a korábbi vizsgálatok eredményei, javaslatai milyen módon és milyen hatékonysággal kerültek beépítésre a jelenlegi ellenőrzési modellekbe. 22
Dokumentumelemzés A helyzetértékelés során az Önkormányzattól és a közalapítványtól bekértünk számos dokumentumot, amelyek előzetes elemzése megfelelően megalapozta az interjúkészítést és segített a vizsgált gazdálkodási és működési jellemzők tényszerű megismerésében. E dokumentumok listáját tartalmazza az alábbi táblázat. Sorszám Bekért dokumentum megnevezése 1. Alapító Okirat 2. Szervezeti felépítés 3. Közhasznúsági jelentés 2011,2012,2013 4. Szabályzatok 3. táblázat: Előzetesen bekért dokumentumok listája 3.3.1 Alapítói célok és szándékok tisztázása Piliscsaba Város Közalapítványa vonatkozásában Ebben a fejezetben tételesen mutatjuk be a közalapítvány tevékenységét, szervezeti felépítését és létszámát, bevételi struktúráját, valamint a működését jellemző főbb mutatókat. Piliscsaba Város Önkormányzat képviselő-testülete a 104/1992. (EX.25) Öt. számú határozatával létrehozta a Nagyközségi Alapítvány Piliscsaba Alapítványt, melyet a Polgári Törvénykönyv 74/G -ának megfelelően közalapítvánnyá alakította, majd a következőkben megállapított feltételek szerint Piliscsaba Nagyközség Önkormányzati képviselő-testülete az 1990. évi lxv. törvény 8 -ában meghatározott közfeladat folyamatos biztosítása céljából a közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvényben foglalt rendelkezéseknek megfelelően közhasznú szervezetként alakította át. Az alapító képviseletét a polgármester látja el és gyakorolja, az alapítót megillető jogokat és kötelezettségeket, ideértve az éves beszámoló és a közhasznúsági melléklet értékelését is. A kuratórium és a felügyelő bizottság tagjait Piliscsaba Város önkormányzat képviselő testület bízza meg. A közalapítvány célja, tevékenysége: A város pártatlan, a kiegyensúlyozott tájékoztatás követelményeit is kielégítő helyi nyilvánosság biztosítása írott sajtó, kábeltelevízió, és Internet útján. A város és kisrégió kulturális örökségeinek és hagyományainak megőrzése, ápolása és fejlesztése, az erre irányuló állampolgári, civil és intézményi kezdeményezések támogatása A városi oktatási intézményekben folyó szakmai munka segítése, a szociálisan hátrányos helyzetű tanulók támogatása, a kisebbségi tanulók részére kiválósági ösztöndíjak nyújtása, pedagógusok továbbképzésének támogatása A városi humán infrastruktúra fejlesztése A város egészséges életmódra nevelése, az egészséges életmódhoz szükséges eszközök beszerzésének támogatása 23
A súlyos egészségkárosodást szenvedő állampolgárok támogatása A város közbiztonságának fejlesztése, annak támogatása, különös tekintettel a tűzoltók, a polgárőrök és a rendőrség helyi szervezeteire. Az önkormányzat elektronikus közigazgatásra való átállásának elősegítése, az ehhez szükséges oktatási, fejlesztési folyamatok támogatása. A közalapítvánnyal kapcsolatos alapítói elvárások, problémák tisztázása A közalapítvány esetében elvárás, hogy a rá bízott feladatokat költség és erőforrás hatékonyan, határidőre és jó minőségben végezze el a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartása mellett. A közalapítvány éves pénzügyi terv alapján gazdálkodik, amely hiányt nem tartalmazhat. Az Önkormányzat és a közalapítvány között létrejött szerződések feladatcsoportok szintjén határozzák meg az elvégzendő feladatokat, de nem szabályozzák azok mennyiségi és minőségi elvárásait. Gazdálkodási szempontból az Önkormányzat elvárása, hogy a közalapítvány ne legyen veszteséges, amelyet a képviselő-testület a benyújtandó beszámolókon keresztül felügyel. A tulajdonosi elvárásokról elektronikus vagy hivatalos levélben értesül az elnök, a személyes tárgyalásokról feljegyzés vagy jegyzőkönyv készül Az azonosított elvárásokhoz illetve problémákhoz alacsony, közepes és magas prioritásokat rendeltünk. Az alacsony prioritási kategóriához azokat az akciókat soroltuk, amelyek megvalósítása nem befolyásolja érdemben a rövidtávú hatékonyság növelést, hosszú távú megvalósításuk azonban kifejezetten ajánlott. A közepes prioritási szint olyan akciókat feltételez, amelyek megvalósítása rövidtávú költséghatékonysággal jár. A magas prioritási szint azonnali beavatkozást igényelő azonosított elvárást, illetve problémát feltételez, melynek megoldása a rövidtávú költséghatékonysági akcióterv része kell, hogy legyen. Sorszám Azonosított elvárás/probléma Prioritása 1. Az önkormányzattal kötött szerződések nem szabályozzák közepes az elvégzendő feladatok részletezé- sét, azok mennyiségi és minőségi elvárásait. 2. Az önkormányzat belső ellenőrzési tervében nem szerepel a közalapítvány vizsgálata közepes 4. táblázat: Azonosított elvárás/probléma 24
3.3.2 A közalapítvány jelenlegi működésének bemutatása A projekt rövidtávú közvetlen céljaival összhangban felülvizsgálatra került az Önkormányzat és a tulajdonában álló Piliscsaba Város Közalapítványa közötti kapcsolat. Megállapítható, hogy Polgári Törvénykönyv (2013. évi V. törvény) és a Civil törvény (2011. évi CLXXV tv.) civil szervezeteket érintő rendelkezései átvezetésre kerültek a jelenleg hatályos Alapító okiratban. A vizsgált Közhasznúsági jelentés alátámasztja, hogy a Közalapítvány teljesítette a közhasznú jogállás feltételeit, hiszen: a) A Közalapítványnak megfelelő erőforrás áll rendelkezésére, mivel az előző két év átlagában bevétele 5.758. eft volt, azaz meghaladta a jogszabály által előírt 1.000 eft-t. b) Megfelelő a társadalmi támogatottság, mivel az előző két év átlagában a közhasznú tevékenység érdekében felmerült költségek, ráfordítások jelentősen meghaladták az összes ráfordítás felét. Belső kontroll rendszer működtetése A közalapítvány hatékony működése szempontjából fontos kialakítani a belső kontroll folyamatokat, hiszen ezek teszik lehetővé a közalapítvány célkitűzéseinek elérését. A munkafolyamatokba épített rendszeres ellenőrzés elősegíti az elvárt szintű működést és alapjául szolgálhat a közalapítvány működését érintő jogszabályok-; valamint az egyéb szabályoknak történő megfelelésnek. A közalapítvány nem rendelkezik a működéshez szükséges összes kötelező, illetve ajánlott szabályzattal, belső szabályozottsága alacsony. Az alábbi táblázat a közalapítványnál fellelhető szabályzatok aktuális státuszait mutatja: Sorszám Szabályzat elnevezése Jellege Rendelkezésre állás a közalapítványnál 1. Szervezeti és Működési Szabályzat Kötelező Igen 2. Számviteli Politika Kötelező Igen 3. Pénzkezelési szabályzat Kötelező Igen 4. Eszközök és források értékelési Kötelező Nem rendjére vonatkozó szabályzat 5. Vagyonhasznosítási és selejtezési Kötelező Igen szabályzat 6. Eszközök és források leltárkészítési Kötelező Igen és leltározási szabályzata 7. Iratkezelési-iktatási rend és irattári Kötelező Igen terv szabályzat 8. Kiküldetési szabályzat Ajánlott nem 9. Panaszkezelési szabályzat Ajánlott nem 10. Belső ellenőrzési kézikönyv Ajánlott nem 11. Munkavédelmi szabályzat Ajánlott nem 12. Tűzvédelmi szabályzat Kötelező nem 25
Sorszám Szabályzat elnevezése Jellege Rendelkezésre állás a közalapítványnál 13. Közbeszerzési szabályzat Tevékenységi körtől nem függő 14. Beszerzési szabályzat Ajánlott nem 15. Szerződéskötés rendje Ajánlott nem 16. Gépjárművek használatáról szóló Tevékenységi körtől nem szabályzat függő 17. Önköltség számítási szabályzat Tevékenységi körtől nem függő 18. FB ügyrendje Jogszabályi előírás nem esetén 19. IT Biztonsági szabályzat Ajánlott nem 20. Adatvédelmi és adatbiztonsági Ajánlott nem szabályzat 21. Közérdekű adatok megismerésének rendje Ajánlott nem A. Pénzügyi gazdasági elemzés A gazdasági elemzés fogalma 5. táblázat: Szabályzatok rendelkezésre állása a közalapítványnál A gazdasági elemzés a hatékony gazdasági irányítás egyik elengedhetetlenül fontos eszköze. A gazdasági elemzés mindazon tevékenységek összessége, amelyek a társadalmi illetve gazdasági folyamatok által befolyásolt vállalkozási folyamatok összefüggéseinek azonosítására irányulnak. A kapott eredmények megalapozhatják a jövőbeni vezetői döntéseket melyek hatással vannak a vállalkozás gazdálkodására. A gazdasági tevékenység elemzésének feladata a kapcsolódó döntések előkészítése, megalapozása. A hosszú távú döntéseknél elsősorban a fejlesztés és az előrehaladás koncepciójának meghatározása a feladat illetve azon eszközök, források, ütemek várható eredmények felvázolása, amelyek a cél elérését segítik. Rövidtávú döntések előkészítését gazdasági számításokkal, kalkulációkkal és statisztikai módszerek alkalmazásával tudjuk segíteni. Az ilyen módon kialakított operatív szabályozás megkönynyíti a vizsgált folyamatok átfogó elemzését, azok színvonalának megítélését. A közalapítvány vagyoni helyzetének elemzése A mérleg általános elemzéséből látható, hogy a közalapítvány mérlegfőösszege a 2011. évi 1.461 eftról a 2013. év mérleg fordulónapjára 931 eft-ra csökkent, azaz a közalapítvány összes vagyonának értéke több mint 530 eft-tal csökkent a vizsgált időszakban. A vagyon szerkezetét megvizsgálva a következő megállapításokat tehetjük: A tőkeellátottság vizsgálatakor megállapíthatjuk, hogy a közlalapítvány helyzete a vizsgált időszakban jelentősen romlott. A mutató a vállalkozás tőkeerejét mutatja meg, értéke azt jelzi, hogy a vállalkozás erőforrásainak mekkora hányadát finanszírozza a saját tőke. A vállalkozásfinanszírozásban szabály, hogy a saját tőke lehetőleg múlja felül az idegen forrásokat, amely a 2013-as év gazdálkodási adatait 26
tekintve nem teljesül. A mutató értéke annál kedvezőbb minél magasabb, a 2013-es adatok alapján a kapott érték rossznak minősíthető. A befektetett eszközök fedezettsége mutató a közalapítvány esetében nem értelmezhető. A kötelezettségek aránya mutató a rendelkezésre álló forrásokon belül az idegen források arányainak alakulását jelzi. A közalapítvány esetében a kötelezettségek részaránya a vizsgált időszakban nőtt, ezáltal az idegen források terhei is nőttek. A rövidtávú működésbiztonsági aránymutató értékei romló tendeciát mutatnak, a saját tőke csökkenés és a rövidjáratú kötelezettségek folyamatos növekedése kedvezőtlenül befolyásolják a mutató értékeit, ezáltal rontva a stabilitást. Vagyoni helyzet mutatói VG 2011 2012 2013 Befektetett eszközök aránya Tőkeellátottság Befektetett eszközök fedezettsége 0,00% 0,00% 0,00% 27,86% 38,61% -69,71% - - - Kötelezettségek aránya 72,14% 61,39% 169,71% Működés biztonsági aránymutató 38,61% 62,88% -41,08% 6. táblázat: A közalapítvány vagyoni helyzetét jellemző mutatók A közalapítvány pénzügyi helyzetének elemzése A likviditás a szervezet azon képessége, hogy fizetési kötelezettségeinek minden időpontban, a megkövetelt határidőre eleget tud tenni. A likviditás biztosítása elsőrendű fontosságú feladat minden egyes szervezet vezetése számára. A likviditás vizsgálata tehát - amely arra irányul, hogy a közalapítvány az esedékes fizetési kötelezettségeinek minden időpontban eleget tud-e tenni - döntő jelentőségű a szervezet esetében. A likviditási gyors ráta a likviditási mutatónál érzékenyebben mutatja ki az esetleges értékelési problémák miatt keletkezett finanszírozási gondokat. A mutató értéke annál jobb, minél magasabb. A mutató értéke 58,92%, azaz közepesnek minősíthető. A likviditási ráta kifejezi, hogy a likvid eszközök hányszorosát képezik a likvid forrásoknak, tehát megmutatja, hogy a szervezet mennyire tud eleget tenni az összes rövid lejáratú kötelezettségének. A mutatószámból a likviditás jövőbeli alakulására is lehet következtetni. Minél nagyobb a hányados értéke, annál biztonságosabbnak tekinthető a szervezet likviditása az elkövetkező években. A szervezet esetében a mutató kisebb, mint egy, tehát a közalapítvány pénzügyileg instabil, hiteltörlesztési képessége nem megfelelő. A mutató értéke 58,92%, azaz rossznak minősíthető. 27
A közalapítvány esetében az eladósodottság mértéke jelentős mértékben nőtt a vizsgált időszakban. Javasoljuk, hogy a veszteség miatt jelentősen lecsökkent, negatív sajáttőke érték miatt mihamarabb intézkedjenek a hiányzó tőke pótlásáról. Pénzügyi helyzet mutatói VG 2011 2012 2013 Fizetőképesség (likviditási gyorsráta) 138,61% 162,88% 58,92% Likviditási ráta 138,61% 162,88% 58,92% Eladósodottság mértéke - Bonitás 258,97% 159,03% - Eladósodottság foka 72,14% 61,39% 169,71% 7. táblázat: A közalapítvány pénzügyi helyzetének mutatói 28
3.3.3 A belső ellenőrzés jelenlegi rendszerének bemutatása Az önkormányzati belső ellenőr felelős az ellenőrzési tevékenységék megszervezéséért, a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben és a vonatkozó jogszabályokban előírtak szerint, jogszabályban meghatározott képesítésű ellenőr útján. A belső ellenőrzés jelenleg nem terjed ki a közalapítvány működésének vizsgálatára. A szervezetnél ajánlott olyan ellenőrzési rendszer kialakítása, amelyet az alapító és a felügyelőbizottság is egyaránt nyomon tud követni. Javasoljuk, hogy a belső ellenőrzés vezetője készítsen éves munkatervet a közalapítvány várható piaci, pénzügyi, működési és egyéb kockázatai alapján, amelyet a felügyelőbizottság hagy jóvá. Javasoljuk, hogy a közalapítvány éves beszámolóival egyidejűleg a belső ellenőrzés tájékoztassa az alapítót és a felügyelőbizottságot az éves ellenőrzési munkaterv végrehajtásáról, a kockázatkezelés eredményeiről. Sorszám Belső ellenőrzés/azonosított probléma Prioritása 1. Az önkormányzat belső ellenőrzése nem terjed ki a közalapítvány működésére 8. táblázat: A közalapítvány belső ellenőrzése 29
4 Javaslatok a szerződéses kapcsolatok és támogató infrastruktúrával kapcsolatban 1. Szerződések írásba foglalása Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 37. -a értelmében: 37. (1) Kötelezettséget vállalni a Kormány rendeletében foglalt kivételekkel csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban lehet. A pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Fentiek értelmében nem elfogadható, hogy valamely szerződés írásba foglalására nem vagy csak több hónap elteltével kerül sor, amennyiben az nem szerepel az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 53. -ában meghatározott kivételek között. Javasoljuk ezért eltekinteni attól a gyakorlattól, hogy a szerződések utólagosan kerülnek írásba foglalásra és visszamenőleges hatállyal kerülnek megkötésre. 2. Az önkormányzat intézményeinek támogató infrastruktúrája tekintetében kiemelendő, hogy 79 db mobil kommunikációs eszközzel rendelkeznek, a használók száma azonban csak 60 fő. Az eszközök számának indokoltsága így felülvizsgálandó. Kiemelést érdemel továbbá, hogy az intézmények informatikai kiadása éves szinten: 7.207.250,- Ft, mely duplája a hivatali költségeknek, ugyanakkor az intézmények sokkal kevesebb informatikai eszközzel rendelkeznek, különösen a szoftverek tekintetében, mint az önkormányzat. Javasoljuk ezért az eszközállomány és annak fenntartási költségeinek mélyebb vizsgálatát, mind indokoltsági, mind kihasználtsági, mind pedig költségmegtakarítási szempontból. 3. Mivel közszolgáltatási szerződés kizárólag a hulladékgazdálkodás és a kegyeleti közszolgáltatás tekintetében került részünkre átadásra, így azokkal kapcsolatosan csak általános javaslatokat tudunk megfogalmazni. Fontosnak tartjuk, hogy az elvégzendő közfeladatok vonatkozásában kellő részletezettséggel szabályozzák azok mennyiségi és minőségi elvárásait. Az Önkormányzatnak hosszútávon is törekednie kell arra, hogy a kiszervezett közszolgáltatásokat hatékonyan lássa el. Javasoljuk az SLA szemlélet szerinti (az angol Service Level Agreement kifejezés rövidítése szolgáltatási szint megállapodás) szerződések megkötését, amely rögzíti a szolgáltatás alapelveit (szolgáltatási időszakokat, alapvető szabályokat), a szolgáltatás részletes tárgyát, terjedelmét, színvonalát, minőségét, a teljesítendő feladatokat, elvárt határidőket, kommunikációs utakat, eszkalációs rendet, szolgáltatás díjazását, fizetési feltételeit, világosan definiálja és mérhetővé teszi a szolgáltatásokat, valamint egyértelműen, mindkét fél számára érthető módon megfogalmazza azok tartalmát felülvizsgálatát és módosítását. 30
4.1 SLA szerkezete A szolgáltatási szerződések rögzítik a szolgáltató és a megrendelő közötti megállapodást a nyújtott szolgáltatásra, annak minőségére és körülményeire vonatkozóan. Egy szolgáltatási szerződés két nagyobb részre osztható: Keret-megállapodás A keret-megállapodás tartalmazza azokat az általános részeket, melyek minden szolgáltatásra vonatkoznak. A keret-megállapodás mellékletei az SLA modulok. SLA modul Minden egyes szolgáltatás külön kerül definiálásra egy-egy SLA modulban. Az SLA modulok írják le az egyes szolgáltatások egyedi tulajdonságait. Ennek a szerkezetnek köszönhetően a keret-megállapodáshoz tartozó szolgáltatások listája dinamikusan változhat az igények módosulásával anélkül, hogy a keret-megállapodást alapjaiban meg kellene változtatni. 4.2 Keret-megállapodás A nemzetközi standardoknak megfelelően a keret-megállapodások fő tartalmi elemei: Szerződés tárgya A szerződés tárgya jellemzően egy rövid összefoglaló leírása a szolgáltatási körnek, mivel a szolgáltatások részletes leírását az SLA modulok tartalmazzák, amelyeket a keret-megállapodás tartalmaz. A szolgáltatások ára, szankcionálások és kedvezmények Ez a fejezet tartalmazza a szolgáltatások árát, és azok képzésének modelljét. Továbbá a szolgáltató teljesítésének kiértékelése alapján az előre rögzített elvárásoknak megfelelően szabályozni kell a szankcionálások és kedvezmények folyamatát és mértékét. Fontos, hogy a kialakított rendszerhez időbeli ütemezés is tartozzon (heti, havi, éves értékelés). Együttműködési folyamatok A tartalmi elem magába foglalja a mérések, a riportolás folyamatát, illetve az esetlegesen felmerülő egyeztetési feladatokban mikor és kit kell értesíteni. A kommunikációs struktúrába tartozik az eszkalációs szintek kijelölése (eszkalálási menedzsment), az egyes szintekhez konkrét személyek és elérhetőségek rendelése. További fontos együttműködési folyamat az SLA menedzsmentje. Ide tartoznak a megállapodás működtetésével kapcsolatos eljárások (folyamat leírás, szerep és felelősség elhatárolás), valamint az aktualizáló, karbantartási tevékenységek. Mellékletek A keret-megállapodás legfontosabb mellékletei az SLA modulok. 31
4.3 SLA modulok A nemzetközi standardoknak megfelelően az SLA modulok fő tartalmi elemei: Szolgáltatás definíció A szolgáltatás definíciója megnevezi, és részletesen ismerteti az adott szolgáltatást. Ha a szolgáltatások felhasználói szemszögből kerültek kialakításra, akkor a szolgáltatás részletezése során célszerű csak azokat a tevékenységeket felsorolni, amelyeket a felhasználó szolgáltatásként tapasztal, nem érdemes minden egyes tevékenység említése. Továbbá a keret-megállapodásban szerepeltetni kell, és el kell egymástól határolni a Szolgáltató és Felhasználó oldali felelősségi és hatásköröket. Szolgáltatás minőségi paraméterei A szolgáltatás minőségét leíró minőségi paraméterek, és azok értékeinek felsorolása. A minőségi paraméterek közül kiemelkedik a Tervezett szolgáltatási idő, amely meghatározza azt az időszakot, amikor a Szolgáltató az SLA modulban leírt módon azaz a további minőségi paramétereknek megfelelően biztosítja a szolgáltatást. A szolgáltatást több különböző minőségi szinten lehet nyújtani, pl. különböző felhasználói csoportoknak. Ekkor itt szerepel az egyes szolgáltatási szintek meghatározása, és ennek megfelelően a minőségi paramétereknek több különböző minden szolgáltatási szinthez külön értéke lesz. Szolgáltatás minőségi paramétereinek mérése A korábban felsorolt minőségi paraméterek mérési folyamatát, a mérés technikai részleteit tartalmazza. Továbbá leírja a minőségi paraméterek riportolását is. Feltételek Az SLA modulnak ez a része olyan feltételeket tartalmaz, amelyeknek teljesülniük kell ahhoz, hogy a Szolgáltató megfelelő minőségű szolgáltatást tudjon nyújtani; illetve olyan megszorításokat ír le, amelyek nem teszik lehetővé a minőségi paraméterekben foglalt szolgáltatás nyújtását. Az itt felsorolt feltételek, korlátozások olyan tényezőket írnak le, amelyekre a Szolgáltatónak nincs ráhatása (pl. szolgáltatás nem megfelelő használata), vagy nem érdemes, lehetséges azok megváltoztatása (pl. gazdaságossági vagy biztonsági okokból) A szolgáltatással kapcsolatos szabályozások A szabályozások rész kiemeli azokat a minden szolgáltatásnak fontos részét képező elemeket, melyek meghatározóak a szolgáltatás adatvédelmének, adatbiztonságának és üzembiztonságának szempontjából. 32
4.4 SLA kialakítás folyamata Szolgáltatási kör scopejának meghatározása Szótár készítése, minőségi paraméterek rendszerének kialakítása Keret-megállapodás és SLA modulok kialakítása SLA egyeztetése felhasználói területekkel SLA bevezetése Átmeneti időszak SLA véglegesítése. ábra: SLA kialakítási folyamat 33
4.4.1 Szolgáltatási kör scope-jának meghatározása Az SLA kialakítása előtt meg kell határozni, mely szolgáltatásokat fogja lefedni a megállapodás. A szolgáltatási kör meghatározások figyelembe kell venni, hogy az SLA-t csak akkor érdemes készíteni egy-egy szolgáltatásra, ha az már kialakult, működő, jól szabályozott, jól körül írható 4.4.2 Szótár készítése, minőségi paraméterek rendszerének kialakítása Az SLA kialakításakor fontos, hogy a résztvevők a különböző definíciókat, kifejezéseket azonosan értelmezzék, jelentésük egyértelmű legyen. Az SLA készítésben résztvevők az egyes szakmai kifejezéseket másképp és másképp értelmezhetik, és ez a munka során nehézséget okozhat. A legnagyobb problémát az jelentheti, ha több SLA modulban szereplő kifejezést különbözőképpen értelmezik, és ezért a modulok tartalma nem egyértelmű. 4.4.3 SLA modulok kialakítása 4.4.3.1 Szolgáltatások struktúrájának kialakítása A korábban meghatározott szolgáltatások körét le kell képezni jól meghatározott szolgáltatásokra. Az így meghatározott szolgáltatásokat fogják tárgyalni az SLA modulok. 4.4.3.2 Szolgáltatások felmérése Az előző lépésben meghatározott konkrét szolgáltatások mindegyikét egy SLA modul írja le. A szolgáltatásokat a működtetésükben résztvevő munkatársak interjúzásával lehet felmérni. A felmérés során több információ hiányozhat. Ezek többnyire a minőségi paraméterekhez, és a szolgáltatás szabályozásához kapcsolódnak. Ha van rá lehetőség, akkor még az SLA bevezetése előtt célszerű kialakítani a hiányzó részeket. Ha nem megoldható, akkor az átmenti időszakban van lehetőség a szolgáltatások véglegesítésére. 4.4.3.3 Felhasználói elvárások felmérése A jelenlegi szolgáltatások lehet, hogy nem teljesen fedik le a felhasználói igényeket. A felmérés során meghatározásra kerülnek a felhasználói elvárások. 4.4.3.4 Minőségi paraméterek értékeinek meghatározása A szolgáltatásokhoz kapcsolódó minőségi paraméterek az SLA egyik legfontosabb és legnehezebb része. A problémát az okozza, hogy nincsenek korábbi mérési értékek, ezért nem határozható meg a konkrét értékük. Az egyes minőségi paraméterekhez több különböző értéket lehet meghatározni: Célérték: a létező mérési eredmények alapján meghatározható érték. A szolgáltatás során ezt a minőségi szintet kell biztosítani a szolgáltatónak. Jövőbeli érték: ezt a minőségi szintet jelenleg nem tudja biztosítani a szolgáltató. Egy átmeneti időszak múlva viszont ennek az értéknek megfelelően kell nyújtani a szolgáltatást. 34
4.4.3.5 Minőségi paraméterek mérésének kialakítása Az SLA működtetésének egyik folyamatos feladata a szolgáltatások mérése. Az SLA modulok meghatározzák az adott minőségi paraméterek mérését. Létező mérés esetén elegendő a folyamat dokumentálása az SLA modulban. Ha nincs mérés, vagy az nem megfelelő, akkor annak folyamatát pontosan ki kell alakítani. Lehetséges, hogy a mérés megvalósításához kisebb fejlesztésre is szükség van. A mérés kialakításának fontos szempontja, hogy legyen minél inkább automatizált, egyszerű, és igényeljen kevés erőforrást. 4.4.4 Keret-megállapodás kialakítása 4.4.4.1 Kapcsolódó együttműködési folyamatok kialakítása A keret-megállapodás tartalmazza a két fél együttműködését szabályozó folyamatokat. A következő folyamatok kialakítása javasolt: Szolgáltatások mérése és riportolása A folyamat meghatározza a szolgáltatások mérését felső szinten, valamint, hogy a szolgáltató milyen rendszerességgel készítsen riportot a nyújtott szolgáltatásról, a felhasználói terület mikor és hogyan fogadhatja el vagy utasíthatja vissza. Nem megfelelőségek kezelése A szolgáltatás működése során előfordulhatnak az keret-szerződésbe, vagy az SLA modulokba foglaltaktól történő eltérés. Ezek a nem megfelelőségek. A folyamat leírja, hogyan kell dokumentálni és kezelni a nem megfelelőségeket. Megállapodás módosítása A szolgáltatások változása az SLA változását vonja maga után. A folyamat azt szabályozza, hogyan lehet a keret-megállapodást, vagy egy SLA modult módosítani, hogyan lehet egy új SLA modult beilleszteni. 4.4.4.2 Szerepkörök meghatározása Az előző fejezetben leírt folyamatok működtetése új szerepkörök létrehozását igényli. A következő szerepkörök létrehozása javasolt: Szolgáltatás oldali felelős A szolgáltató képviselője, feladata a kapcsolattartás a felhasználó területekkel, nem megfelelőségek kezelése, szolgáltatásriportok elkészítése. Mérésért felelős Az egyes szolgáltatások mérésének elvégzésért, a minőségi paraméterek értékének kiszámításáért felelős. Felhasználó oldali felelős A felhasználói terület képviselője, feladata a kapcsolattartás a szolgáltatóval, felhasználói igények összegyűjtése, nem megfelelőségek kezelése, szolgáltatásriportok ellenőrzése. 35
4.4.4.3 Szolgáltatások árának, pénzügyi szankciók meghatározása A szolgáltató és a felhasználói terület között lehetséges pénzügyi elszámolás. Az egyes szolgáltatások árának meghatározására több modell is létezik: Általány díj A szolgáltatásért annak használatától függetlenül fix díjat kell fizetni. Jól használható megoldás, amikor a szolgáltatás költségei nem, vagy csak minimálisan függenek a szolgáltatás használatától. Tranzakciós díj A szolgáltatás tranzakcióinak meghatározott díja van. A használat függvényében változik a szolgáltatás ára. Lehetőség van továbbá szankciók meghatározására, amelyek a szolgáltatás minőségi romlásakor lépnek életbe. A szankciókat jellemző módon nem-lineárisan definiálják, azaz kisebb minőségi romlás esetén a szolgáltatás árának csökkenése minimális, vagy nem is változik; ugyanakkor komolyabb minőségi romlás esetén a szolgáltatás ára jelentősen csökken. 4.4.5 SLA egyeztetése felhasználói területekkel Az elkészült keret-megállapodást és SLA modulokat egyeztetni kell a felhasználói területekkel. A lépés eredményeként a felhasználói területek aláírják a megállapodást. A felhasználói területek korai bevonása lehetővé teszi, hogy ennél a lépésnél csak kisebb ellentét legyen a szolgáltató és a felhasználói területek között. Ezért érdemes a korábbi lépések során is bevonni a felhasználói területek képviselőit, hogy véleményezzék az elkészült anyagokat. Ellenkező esetben lehet, hogy a megállapodást teljesen visszautasítják. 4.4.6 SLA bevezetése Az SLA bevezetésével nem változnak a szolgáltatások, viszont életbe lépnek a keret-megállapodásban leírt folyamatok, szerepkörök. A bevezetés előtt fel kell készíteni az új folyamatokban részt vevő munkatársakat a változásokra, valamint értesíteni kell minden érintetett. 4.4.7 Átmeneti időszak Az SLA bevezetésekor először egy átmeneti időszak indul. Az átmeneti időszak szerepe a következő: SLA tesztelése Az átmeneti időszak lehetőséget ad a keret-megállapodásban leírt működés tesztelésére. Az átmeneti időszak tapasztalatával tovább lehet pontosítani, javítani az SLA-hoz kapcsolódó folyamatokat. Próbamérések végzése A szolgáltatások felmérése során nem lehetett megállapítani a minőségi paraméterek értékeit. Az átmeneti időszak mérési eredményei alapján pontosan meg lehet határozni a minőségi paraméterek értékeit. 36
Munkatársak tapasztalatgyűjtése Az SLA bevezetésekor az abban résztvevők még nem rendelkeznek tapasztalatokkal az új folyamatokkal kapcsolatban. Az átmeneti időszak lehetőséget ad arra, hogy elsajátítsák az új ismereteket, hogy tapasztalatot gyűjtsenek. Az SLA működtetésének első időszakaiban a tapasztalat hiánya miatt, a rosszul megállapított minőségi paraméterek miatt gyakrabban fordulnak elő nem megfelelőségek. Ugyanakkor az átmeneti időszakra nem érvényesek a szankciók. 4.4.8 SLA véglegesítése Az átmeneti időszak eredményei alapján véglegesítésre kerül a keret-megállapodás, és az SLA modulok. Továbbá érvényes lesz a szankció is minőségi romlás esetén. Az SLA véglegesítése természetesen nem jelenti azt, hogy nem változik többet. A későbbiekben a szolgáltatások, az igények változásával együtt az SLA modulok (pl. új szolgáltatás esetén egy SLA modullal bővül a keret-megállapodás melléklete) és ritkábban a keret-megállapodás is változik. 37
4.5 Példa Azonosító Érzékenységi kategória A szolgáltatás tárgya Megajánlott szolgáltatási szint XY ÜK rendezvények területeinek, helységeinek kialakítása, berendezése XY NÜK Épületek homlokzatának javítása. XY NÜK Épületek lábazatainak, épületek melletti járdák és külső lépcsők javítása. Rendezvény területről, helységből a rendezvényen nem szükséges berendezési és egyéb tárgyak elszállítása kijelölt helyre. A Rendezvény helyszínének kitakarítása. A rendezvény berendezési tárgyainak (bútorok, kiállítási tárgyak, stb.) elhelyezése a Megrendelő / kapcsolattartó igényei szerint. Esetleges meghibásodások károsodások jelzése a kapcsolattartó felé. Eredeti állapot visszaállítása. A helység-, terület takarítása. Sérült, vagy levált vakolatok javításánál a meglazult felületeket el kell távolítani. A visszabontást a stabil felületig kell elvégezni. A javítandó felületet meg kell tisztítani a régi vakolatmaradványtól, portól. Ha szükséges cserélni kell a szigetelőréteget. A homlokzati javításokat megfelelő minőségű és színű anyaggal kell végrehajtani Bejárati lépcsők burkolatainak felválást, törését, csorbulását azonnal javítani kell. Lábazati burkolatok javításánál ellenőrizni kell, hogy a falszerkezet nem sérült-e meg. A javításokat az eredetinek megfelelő minőségű és színű anyagokkal lehet csak végrehajtani. XY NÜK Tetőszigetelések Repedések, átszakadások, felválások esetén a sérült felületet meg kell tisztítani a szenynyeződésektől. Javítás előtt törléssel, vagy Mennyiség/Gyakoriság X alkalom / év Eseti Eseti Eseti Megjegyzés Jótállási idő: X hónap Jótállási idő: X hónap Jótállási idő: X hónap 38
Azonosító Érzékenységi kategória A szolgáltatás tárgya Megajánlott szolgáltatási szint melegítéssel ki kell szárítani. Kisebb repedés, lyukak esetén javítás tömítőanyaggal. Felhólyagosodott, vagy felvált szigetelés esetén a károsodott területet körbe kell vágni, az alatta lévő stabil felületig fel kell bontani. Kiszárítás után a keletkezett mélyedést fel kell tölteni a szigetelőréteg szintjéig. Bádogszegélyek sérüléseinek és forrasztási hiányainak javítása. Mennyiség/Gyakoriság Megjegyzés Ahol: Megnevezés Besorolási szint Szolgáltatási szint Értelmezés Az SLA elemeknek a konkrét mérhető paraméterek vagy jellemzők alapján történő besorolására szolgáló csoportosítás, ami megadja az adott SLA elem üzleti folyamat kritikusságát: 1 Üzletkritikus folyamat.(ük) 2 Nem üzletkritikus folyamat.(nük) A Szolgáltató által garantált szolgáltatásnyújtás az előírt tevékenységi bontásban, gyakoriságban és minőségben. 39
5 Javaslatok a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatokkal kapcsolatban Az önkormányzati szervezetfejlesztési projekt keretében feladatunk közé tartozott a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata, és a rendelkezésre álló információk alapján ezen feladatok költség-haszon elemzésének elkészítése. Ezen elemzések alapján kellett megtennünk javaslatainkat az optimális feladatleosztásra. A kiszervezett és kiszervezhető feladatok felülvizsgálata során arra a megállapításra jutottuk, hogy azon feladatok esetében ahol jelentős költségmegtakarítás érhető el a kiszervezés még a projekt megkezdése előtt megtörtént. Ezáltal a vizsgálandó kiszervezhető feladatok köre jelentősen beszűkült. A költség-haszon elemzés elkészítése során a komparatív számításos módszer használata mellett döntöttünk. A módszer lényege, hogy párhuzamosan vizsgáljuk a vele (nem módosított feladat ellátás) és nélküle (kiszervezett vagy összevont feladat) eseteket majd a kapott eredmények alapján döntünk arról, hogy a költségek és hasznok szempontjából javasolható-e a vizsgált feladat kiszervezése. 5.1 Hivatali levelek kézbesítése saját erőforrásból A hivatali levelek kézbesítése a hatályos jogszabályoknak megfelelően csakis köztisztviselő vagy a postai szolgáltatást nyújtó vállalat alkalmazottja kézbesítheti. Ez havi szinten átlagosan 250 000 Ft költségterhet jelent az Önkormányzat számára. VELE ESET A vele eset keretében azt vizsgáljuk, hogy milyen bevételi és kiadási pénzáramokkal jár a levelek kézbesítésének postaszolgáltató általi biztosítása. Ebben az esetben a bevételi oldalon kizárólag az önkormányzati hozzájárulás, míg a kiadási oldalon a dologi költségek soron csakis a postai költségek kerültek beszámításra. Mivel a folyamat nem igényli munkatárs alkalmazását, a személyjellegű kiadások értéke 0Ft. A szükséges adatokat az Önkormányzat biztosította. 40
2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Működési bevételek 3 000 000 Ft 3 060 000 Ft 3 121 200 Ft 3 183 624 Ft 3 247 296 Ft 3 312 242 Ft 3 378 487 Ft 3 446 057 Ft Működési költségek 3 000 000 Ft 3 060 000 Ft 3 121 200 Ft 3 183 624 Ft 3 247 296 Ft 3 312 242 Ft 3 378 487 Ft 3 446 057 Ft Dologi 3 000 000 Ft 3 060 000 Ft 3 121 200 Ft 3 183 624 Ft 3 247 296 Ft 3 312 242 Ft 3 378 487 Ft 3 446 057 Ft Nettó pénzáram 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 Működési bevételek 3 514 978 Ft 3 585 278 Ft 3 656 983 Ft 3 730 123 Ft 3 804 725 Ft 3 880 820 Ft 3 958 436 Ft - Működési költségek 3 514 978 Ft 3 585 278 Ft 3 656 983 Ft 3 730 123 Ft 3 804 725 Ft 3 880 820 Ft 3 958 436 Ft - Dologi 3 514 978 Ft 3 585 278 Ft 3 656 983 Ft 3 730 123 Ft 3 804 725 Ft 3 880 820 Ft 3 958 436 Ft - Nettó pénzáram 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft - NÉLKÜLE ESET A nélküle eset keretében a helyben kézbesítendő hivatali leveleket az Önkormányzat saját teljesítés keretében juttatná el a címzetteknek. Mivel a kézbesítendő levelek számát figyelembe véve a kézbesítés napi 3-4 óra munkaidő szükségletet generálna, elégséges lenne részmunkaidős munkatárs felvétele a feladat ellátására. Ebben az esetben a bevételi oldalon az önkormányzati hozzájárulás, míg a kiadási oldalon a személyi költségek kerülnek feltüntetésre. 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Működési bevételek 3 000 000 Ft 1 020 000 Ft 1 040 400 Ft 1 061 208 Ft 1 082 432 Ft 1 104 081 Ft 1 126 162 Ft 1 148 686 Ft Működési költségek 3 000 000 Ft 1 020 000 Ft 1 040 400 Ft 1 061 208 Ft 1 082 432 Ft 1 104 081 Ft 1 126 162 Ft 1 148 686 Ft Személyi jellegű 0 Ft 1 020 000 Ft 1 040 400 Ft 1 061 208 Ft 1 082 432 Ft 1 104 081 Ft 1 126 162 Ft 1 148 686 Ft Dologi 3 000 000 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft Nettó pénzáram 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 41
2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 Működési bevételek 1 171 659 Ft 1 195 093 Ft 1 218 994 Ft 1 243 374 Ft 1 268 242 Ft 1 293 607 Ft 1 319 479 Ft - Működési költségek 1 171 659 Ft 1 195 093 Ft 1 218 994 Ft 1 243 374 Ft 1 268 242 Ft 1 293 607 Ft 1 319 479 Ft - Személyi jellegű 1 171 659 Ft 1 195 093 Ft 1 218 994 Ft 1 243 374 Ft 1 268 242 Ft 1 293 607 Ft 1 319 479 Ft - Dologi 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft - Nettó pénzáram 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft 0 Ft - KÜLÖNBÖZET SZÁMÍTÁSA A vele eset és nélküle eset összehasonlításakor a nélküle eset kiadásainak értékéből kivonjuk a vele eset kiadásainak értékét. Amennyiben a különbözet negatív, a vizsgált feladat kiszervezése anyagi megtakarítással járna a szervezet, jelen esetben Piliscsaba Város Önkormányzata, számára. A kapott különbözet előjele és értéke megmutatja a kiszervezés pénzügyi hatását. A számítások eredményeit az épület üzemeltetési feladat esetében az alábbi táblázat részletezi: 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Nélküle eset 3 000 000 Ft 1 020 000 Ft 1 040 400 Ft 1 061 208 Ft 1 082 432 Ft 1 104 081 Ft 1 126 162 Ft 1 148 686 Ft Vele eset 3 000 000 Ft 3 060 000 Ft 3 121 200 Ft 3 183 624 Ft 3 247 296 Ft 3 312 242 Ft 3 378 487 Ft 3 446 057 Ft Különbözet 0 Ft -2 040 000 Ft -2 080 800 Ft -2 122 416 Ft -2 164 864 Ft -2 208 162 Ft -2 252 325 Ft -2 297 371 Ft 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 Nélküle eset 1 171 659 Ft 1 195 093 Ft 1 218 994 Ft 1 243 374 Ft 1 268 242 Ft 1 293 607 Ft 1 319 479 Ft - Vele eset 3 514 978 Ft 3 585 278 Ft 3 656 983 Ft 3 730 123 Ft 3 804 725 Ft 3 880 820 Ft 3 958 436 Ft - Különbözet -2 343 319 Ft -2 390 185 Ft -2 437 989 Ft -2 486 749 Ft -2 536 484 Ft -2 587 213 Ft -2 638 958 Ft - A különbözetek nettó jelenértéke (NPV) a vizsgált 15 éves időszakra vetítve -21 602 859,26 Ft. Azaz 2014-es értéken számolva ennyit takaríthatna meg az Önkormányzat a helyben kézbesítendő hivatali levelek belső erőforrás segítségével történő kézbesítésével. 42
5.2 A költség-haszon elemzés alapján javasolt intézkedések Sorsz Megállapítások/problémák Javaslatok 1. A hivatali levelek postázása havi szinten nagy megterhelést jelent az Önkormányzat számára A településen belül kézbesítendő levelek részmunkaidős önkormányzati munkatárs általi kézbesítésével 66,67%-al csökkenne a havi helyi levelezési költség 9. táblázat: Kiszervezhető feladatokkal kapcsolatos javaslatok 43
6 Piliscsaba Város Közalapítványa tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok 6.1 Javaslat az új irányítási modell kialakítására Az elvégzett vizsgálatok módszertani elveit az alábbi ábra foglalja össze: Képviselőtestületi döntések Alapító okirat vezetői interjúk Képviselőtestületi döntések Szabályzatok FB ügyrendje Alapítói célok és szándékok Szervezet irányítás Tulajdonos ellenőrzés Belső ellenőrzés Külső szervezetek által végzett ellenőrzése (ÁSZ, NAV stb.) Ellenőrzés Szervezeti működés Mérleg - beszámolás, Üzleti tervezés Jogi szerződéskötési folyamatok Beszerzési folyamatok Kockázatkezelés 6.1.1 Döntéshozatali folyamatok 6. ábra: A vizsgálat módszertana Jelen pályázat egyik alapvető célja, hogy a Magyary Programban megfogalmazott irányok mentén megvalósuljon az önkormányzatok, illetve az önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézmények módszertani támogatása, igazodva megváltozott jogi, finanszírozási-és feladat ellátási környezethez. A cél, hogy az önkormányzatok és közalapítványaik a kidolgozott módszertanok mentén alakítsák ki rövid, közép-és hosszú távú stratégiájukat, döntéshozatali folyamataikat. A jogszabályokkal összhangban a tulajdonosi jogokkal bíró szervezet vezetője felel az eredményes működésért és a kontroll környezet kialakításáért. Alapvető elvárás tehát, hogy az alapítónak, illetve vezető testületének ki kell alakítania a megfelelő szintű vállalatirányítási kereteket és meg kell határoznia a kockázatkezelési követelményeket. 44
Éves üzleti terv Közhasznúsági jelentés Kuratóriumi éves beszámoló az Alapító felé Alapítói célok és szándékok Szervezet irányítás Hiányzó szabályzatok Belső ellenőrzés hiánya Kockázatkezelés hiánya Ellenőrzés Szervezeti működés Szabályozatlan belső folyamatok az irányító, támogató és a szakmai területeken 7. ábra: Jelenlegi irányítási modell A hatékonyságnövelési és költségracionalizálási akciókat, rövid (1 év), közép (2-3 év) és hosszú (4-5 év) távon vizsgáljuk. Rövidtáv A projekt rövidtávú közvetlen céljaival összhangban felülvizsgálatra került az Önkormányzat és a tulajdonában álló Piliscsaba Város Közalapítványa közötti kapcsolat. Javasoljuk, hogy a közalapítvány éves beszámolóival egyidejűleg a belső ellenőrzés tájékoztassa az alapítót és a felügyelőbizottságot az éves ellenőrzési munkaterv végrehajtásáról, a közalapítványt érintő kockázatkezelés eredményeiről. Középtáv A közalapítvány nem rendelkezik a működéshez szükséges összes kötelező, illetve ajánlott szabályzattal, belső szabályozottsága alacsony, ezért javasoljuk azok mihamarabbi pótlását, a meglévő szabályzatok felülvizsgálatát, aktualizálását. Hosszútáv A hosszú távú stratégia alapvetően határozza meg egy szervezet jövőjét. A hatékonyan kialakított stratégia segít a megfelelő cselekvési irány kijelölésében, megkönnyíti az alkalmazkodást a gazdasági környezethez és fenntartható, a tulajdonosi elvárásokkal összeegyeztethető terveket fogalmaz meg. Az önkormányzat és a tulajdonában lévő szervezetek között közfeladatok ellátására létrejött szerződések esetében szükséges felülvizsgálni azok tartalmát, hiszen jellemzően ezek a szerződések biztosítják azok működési finanszírozását. Az Országgyűlés 2009. november 9-én fogadta el a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. számú törvényt, melynek fő célkitűzése a nyilvánosság, a takarékosság, az átláthatóság és a valódi teljesítmény díjazásának jogi szabályozása a köztulajdonban álló gazdasági társaságok esetében. A jelenlegi szerződések 45
az elvégzendő közfeladatok esetében nem szabályozzák azok mennyiségi és minőségi elvárásait. Fentiek alapján megállapítható, hogy a társaság által elvégzett feladatok értékelésére nincs kialakított módszertan, azok költséghatékonysági és minőségbiztosítási szempontból nem vizsgálhatóak. A költségcsökkentési és hatékonyságnövelési intézkedések figyelembe vételével az önkormányzatnak hoszszútávon is törekednie kell arra, hogy a kiszervezett közszolgáltatásokat a mérhetően hatékony szolgáltatókon keresztül lássák el. Javasoljuk az önkormányzat és szervezetei, partnerei között közfeladatok ellátására létrejött szerződések SLA szemlélet szerinti felülvizsgálatát és módosítását. Rövidtáv Tájékoztatás a belső ellenőrzési terv megvalósulásáról és a kockázatkezelés eredményeiről az Alapító felé. Középtáv Szabályzatok felülvizsgálata, pótlása Szerződések felülvizsgálata Hosszútáv 8. ábra: Beavatkozási javaslatok időtávok szerint 6.1.2 Felügyelő Bizottság működése A közalapítványnál 3 tagú felügyelő bizottság működik. A felügyelő bizottság feladata ellenőrizni a közalapítvány működésének törvényességét és a közalapítvány vagyonának kezelésével kapcsolatos tevékenységet. A felügyelő bizottság elnökének és tagjainak megbízatása határozott időre 2014. november 30- ig szól. A Felügyelő Bizottság tagjai munkájukat társadalmi megbízatásban, ellenszolgáltatás nélkül végzik. A felügyelő bizottság ellenőrzi a közalapítvány, a kuratórium és a titkárság tevékenységét, működését és gazdálkodását. Ennek során betekinthet a közalapítvány könyveibe és irataiba, azokat megvizsgálhatja, felvilágosítást, tájékoztatást, jelentést kérhet a kuratórium elnökétől, tagjaitól, alkalmazottaitól. A szervezetnél ajánlott olyan ellenőrzési rendszer kialakítása, amelyet az alapító és a közalapítvány felügyelőbizottsága is egyaránt nyomon tud követni. Javasoljuk, hogy a belső ellenőrzés vezetője készítsen éves munkatervet a várható pénzügyi, működési és egyéb kockázatai alapján, amelyet a felügyelőbizottság hagy jóvá. 46
Javasoljuk, hogy a közalapítvány az éves jelentésének benyújtásával egyidejűleg a belső ellenőrzés tájékoztassa az alapítót és a felügyelőbizottságot az éves ellenőrzési munkaterv végrehajtásáról, eredményeiről. 6.1.3 Hatékonyság Közbeszerzések és beszerzések lebonyolítása A közalapítvány a közbeszerzési eljárások lebonyolítására nem alkalmaz saját hatáskörben közbeszerzési referenst, mert igény szerint az önkormányzat biztosítja a szakértőt. Új támogatási szerződéses struktúra kialakítása A jelenlegi szerződések az elvégzendő közfeladatok vonatkozásában nem kellő részletezettséggel szabályozzák azok mennyiségi és minőségi elvárásait, a működési költségekre átalánydíj került meghatározásra. Az elvégzett feladatok minőségének mérésére nincs kialakított módszertan. Az Önkormányzatnak hosszútávon is törekednie kell arra, hogy a szervezeteihez kiszervezett közszolgáltatásokat hatékonyan lássa el. A fentiek alapján az új irányítási modell kialakítását és annak lépéseit az alábbi összefoglaló ábrával mutatjuk be: FB ügyrend felülvizsgálata Egyéb belső szabályzatok megalkotása Alapítói célok és szándékok Szervezet irányítás Belső ellenőrzés kiterjesztése az önkormányzat által alapított szervezetekre. Kockázatkezelés Ellenőrzés Szervezet működés Szerződések felülvizsgálata, SLA szemlélet bevezetése jelentősen növekvő feladat és árbevétel esetében 9. ábra: Piliscsaba Város Közalapítványa új irányítási modelljének áttekintése A fentiek alapján a közalapítvány új irányítási modelljének bevezetéséhez szükséges döntéseket és azok ütemezését az alábbi táblázatban mutatjuk be: 47
Azonosító Akció Időtáv 01 Tájékoztatás a belső ellenőrzési terv megvalósulásáról és a kockázatkezelés eredményeiről az Alapító felé. 2014 02 Kockázatkezelés megvalósítása 2015-2016 03 Egyéb hiányzó belső szabályzatok megalkotása 2017-2018 04 Szerződések felülvizsgálata, SLA szemlélet bevezetése 10. ábra: Javasolt döntéshozatali beavatkozások 2015-2016 48
6.2 Monitoring A projekt keretében kialakított új irányítási modell megvalósítása során kiemelten fontos az elért eredmények folyamatos kiértékelése. A projekt eredményeinek más szervezetekre, intézményekre történő adaptálása csak akkor lehet sikeres, ha az irányítási modell a szervezet esetében sikeresen működik. Az ÁROP-1.A.5-2013 pályázat előírásai szerint a kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása Piliscsaba Város Önkormányzatának az ÁROP-1.A.5-2013 pályázatban kötelező feladata. A havi monitoring jelentéseket az Önkormányzat Jegyzője által kijelölt ügyintéző adatszolgáltatását követően a tanácsadó készíti el és terjeszti elő a Jegyző részére jóváhagyásra. A szükséges pontosítást és jóváhagyást követően a monitoring folyamat ismétlődik a projekt során a következő jelentésig (havonta). Az Önkormányzat a szervezetfejlesztési projektben vállalta, hogy a rövidtávú stratégiai akciókat a projekt során bevezeti. A megvalósítás érdekében a Közalapítvány számára kialakításra került egy monitoring rendszer, amely tartalmazza a vizsgált indikátorokat, a szervezetfejlesztési terület megnevezését, a kiinduló- és célértékeket, a mérési gyakoriságokat és a felelősöket A monitoring rendszert az alábbi ábra mutatja be: 11. ábra: Monitoring rendszer bemutatása A monitoring dokumentációs rendjét két alapvető dokumentumra építjük: 49
Adatlap mely a konkrét méréshez szolgál támogatásul az adatgyűjtési időszak alatt szolgáltatott adatok bemutatására és konszolidálására. Havi mérési jelentés az adott időszak monitoring jelentése a monitoring adatlapokon szolgáltatott adatok elemzését követően készül el a jelentés. Az adatszolgáltatás teljesítésének módja Az adatgyűjtés és továbbítás elektronikus úton történik a Jegyző által kijelölt ügyintéző részéről a vállalkozó felé. A vállalkozó az elemzéseket követően az elkészített havi monitorig jelentést jóváhagyásra megküldi a Jegyzőnek elektronikus formában. A jóváhagyott dokumentum papír alapon aláírásra kerül a Jegyző részéről, amely így megküldhető a kijelölt szakértő részére. A zárójelentés dokumentuma a teljes időszakot felölelő jelentéseket és a jóváhagyott összegező jelentést tartalmazza. A keletkező dokumentumok a vizsgálati időszak végén átadásra kerülnek a hivatal részére. A projekt végén a bevezetett rövidtávú hatékonyságnövelési javaslatokról és a végrehajtott intézkedésekről összefoglaló tanulmány készül. A rövidtávú intézkedések monitoringjának biztosítása érdekében az alábbi táblázatban bemutatjuk a monitoring feladatokat és a hozzájuk rendelt mérőszámokat: Feladat megnev. Indikátor Kiinduló érték Tájékoztatás a belső ellenőrzési terv megvalósulásáról és a kockázatkezelés eredményeiről az Alapító felé. Felülvizsgált beszámoló a tevékenységről Sorsz. Szervezetfejlesztési terület megnevezése 01 Költségcsökkentési, hatékonyság növelési stratégia kidolgozása, alkalmazása Célért. Mérésért felelős 0 1 Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője Mérési gyak. havonta 10. táblázat Monitoring mutatók meghatározása 50
7 Mellékletek 7.1 Felhasznált irodalom (közös) 51
7.2 Képviselő testületi előterjesztés tervezet 52
7.3 Ábrajegyzék 1. ábra Kiszervezéssel kapcsolatos általános módszertanunk... 4 2. ábra Tervezett fejlesztések a Magyary Program egyes beavatkozási területein... 5 3. ábra: Önkormányzati feladatok köre... 6 4. ábra Az önkormányzati feladatellátás lehetséges módjai... 8 5. ábra: A közalapítvány működésének egyes felmért területei... 22 8. ábra: A vizsgálat módszertana... 44 9. ábra: Jelenlegi irányítási modell... 45 10. ábra: Beavatkozási javaslatok időtávok szerint... 46 11. ábra: Piliscsaba Város Közalapítványa új irányítási modelljének áttekintése... 47 12. ábra: Javasolt döntéshozatali beavatkozások... 48 13. ábra: Monitoring rendszer bemutatása... 49 7.4 Táblázatok jegyzéke 1. táblázat Piliscsaba Város Önkormányzata támogató infrastruktúrájának bemutatása... 17 2. táblázat: Jelenlegi kiszervezett feladatok... 20 3. táblázat: Az azonosított elvárások prioritásai... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 4. táblázat: Alapító Okiratban szabályozott jogkörök vizsgálata... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 5. táblázat: Irányítási feladatok azonosított problémái... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 6. táblázat: Szabályzatok rendelkezésre állása a közalapítványnál... 26 7. táblázat: A közalapítvány vagyoni helyzetét jellemző mutatók... 27 8. táblázat: A közalapítvány pénzügyi helyzetének mutatói... 28 9. táblázat: A közalapítvány belső ellenőrzése... 29 17. táblázat: Kiszervezhető feladatokkal kapcsolatos javaslatok... 43 18. táblázat Monitoring mutatók meghatározása... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 53
MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék, mint cégbíróság 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. Cégjegyzékszám: 01-09-712312 T: +36 1 666 3750 E: info@multicontact.eu F: +36 1 666 3749 W: www.multicontact.eu