RUANDER OKTATÁSI KÖZPONT ÜGYKEZELÉSI ÉS TITOKTARTÁSI SZABÁLYZATA 1139 BUDAPEST, FRANGEPÁN U. 3. TEL.: +36-1-4500-110 WWW.RUANDER.HU 1
Az Ügykezelési és Titoktartási Szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) megalkotásának célja a Ruander Oktatási Kft. (a továbbiakban: Ruander Kft.) felnőttképzési tevékenységéhez kapcsolódó ügykezelési folyamatok, valamint a felnőttképzési tevékenységben részt vevők titoktartási kötelezettségének meghatározása, tekintettel a vonatkozó jogszabályokra így különösen: a felnőttképzésről szóló 2013. évi LXXVII. törvényre (a továbbiakban: Fktv.), a szakképzésről szóló 2011. évi CLXXXVII. törvényre, a komplex szakmai vizsgáztatás szabályairól szóló 315/2013. (VIII. 28.) Korm. rendeletre, a felnőttképzési tevékenység folytatásához szükséges engedélyezési eljárásra és követelményrendszerre, a felnőttképzést folytató intézmények nyilvántartásának vezetésére, valamint a felnőttképzést folytató intézmények ellenőrzésére vonatkozó részletes szabályokról szóló 393/2013. (XI.12.) Korm. rendeletre. 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK (1) A Szabályzat hatálya kiterjed a Ruander Kft. felnőttképzési tevékenységére, valamint a felnőttképzéshez kapcsolódó szolgáltatási tevékenységre tekintet nélkül arra, hogy a felnőttképzés a Ruander Kft. székhelyén, vagy más helyszínen folyik-e. (2) A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Ruander Kft. felnőttképzési tevékenységének megvalósításában részt vevő valamennyi alkalmazottjára, függetlenül attól, hogy tevékenységüket mely szervezeti egységben és milyen jogviszony keretében fejtik ki. (3) A Ruander Kft. felnőttképzést folytató intézményként felnőttképzési nyilvántartási számmal rendelkezik, melyet a felnőttképzéshez kapcsolódó dokumentációban, tájékoztatóiban fel kell tüntetni, közzé kell tenni a Ruander Kft. honlapján. (4) Felnőttképzési tevékenység az Fktv.-ben meghatározott természetes személyek iskolarendszeren kívüli képzésére irányuló tevékenysége, amely a. a szakképzésről szóló törvény szerinti, állam által elismert szakképesítés (a továbbiakban: OKJ szerinti szakképesítés) megszerzésére irányuló szakmai képzés, b. az a. pont hatálya alá nem tartozó, támogatott egyéb szakmai képzés, c. általános nyelvi képzés és támogatott egyéb nyelvi képzés, d. az a.-c. pont hatálya alá nem tartozó, támogatott egyéb képzés lehet. (5) Felnőttképzési tevékenység az olyan nem támogatott képzési tevékenység is, amelyben a Ruander Kft. a képzést az Fktv.-ben foglaltak alapján szervezi. 2
2. FELNŐTTKÉPZÉSI TEVÉKENYSÉG INTÉZMÉNYI KERETEI (1) A felnőttképzési tevékenység szervezeti kereteit a Ruander Kft. adja és a kapcsolódó nyilvántartási és szervezési feladatokat ellátja. (2) A Ruander Kft.-ben a felnőttképzési tevékenység az elkészített Képzési program alapján folyik. (3) A képzési program szakmai tartalmáért a Ruander Kft. felel. (4) Kizárólag olyan tanfolyam hirdethető meg, amelynek elfogadott felnőttképzési programja van. (5) Arról, hogy a meghirdetett tanfolyam indul-e a jelentkezési adatok birtokában a Ruander Kft. ügyvezető igazgatója dönt. (6) A résztvevő a tanfolyamon való részvételi szándékát jelentkezési lap kitöltésével jelzi. (7) A felnőttképzésben résztvevővel felnőttképzési szerződést kell kötni. (8) A felvétel napján az ügyintéző tájékoztatja a résztvevőket a részvételi feltételekről, a képzési programról, a lebonyolítás rendjéről, valamint a vizsgáztatási feltételekről. (9) A Ruander Kft. szervezi meg a résztvevő felnőttek tankönyv-, jegyzetellátását, az oktatáshoz szükséges személyi- és tárgyi eszközök biztosítását. Ennek keretében gondoskodik a szükséges megállapodások előkészítéséről. Egyezteti az oktatás személyi feltételeit és elkészíti a tanfolyam órabeosztását, oktatói beosztását. Előkészíti az óraadókkal kötendő megbízási szerződéseket. Gondoskodik a tanfolyam adminisztratív teendőinek ellátásáról, az azokhoz szükséges dokumentumokról. 3. A VIZSGATEVÉKENYSÉGHEZ KÖTŐDŐ ÁLTALÁNOS ÜGYKEZELÉSI FELADATOK (1) Az vizsgák előkészítését, szervezését és lebonyolítását a vonatkozó jogszabályok alapján a Vizsgaszervezési és lebonyolítási szabályzat tartalmazza. (2) A vizsgatevékenységekhez kötődő ügykezelésnek ki kell terjednie: a. vizsgabizottság és a vizsgafelügyelet megszervezésére, felkészítésére, 3
b. a vizsgadokumentáció biztonságos kezelésére, őrzésére, szükség esetén megsemmisítésére, c. arra alkalmas vizsgahelyszín kiválasztására és biztosítására, d. vizsgázók személyazonosságának beazonosíthatóságára, e. vizsgacsoport-beosztás elkészítésére, f. vizsgatevékenység folyamatos jegyzőkönyvezésére, g. szükséges segédeszközök biztosítására, h. vizsgatevékenység során tapasztaltalt szabálytalanságok kezelésére. 4. PANASZKEZELÉS (1) A Ruander Kft. panaszkezelési ügyrendje az ügyfélszolgálaton kerül kihelyezésre, mindenki számára elérhető módon. (2) Panasznak minősül minden, a Ruander Kft. tevékenységével, szolgáltatásával, termékével szemben felmerülő olyan egyedi kérelem vagy reklamáció, amelyben a panaszos a Ruander Kft. eljárását kifogásolja és azzal kapcsolatban konkrét és egyértelmű igényt fogalmaz meg. (3) A felnőttképzésben résztvevők a képzés során felmerülő észrevételeiket, problémáikat a helyszínen tartózkodó oktatónak jelezhetik. Amennyiben a szóbeli panaszt nem sikerül a helyszínen orvosolni, rendelkezésre kell bocsátani a Panaszlapot, amelyen a panaszt tevő írásban rögzíti minőségi észrevételeit az adott képzéssel kapcsolatban. A panaszlapot odaadja az oktatónak vagy eljuttatja az ügyfélszolgálatra 2 napon belül. Az oktató a kitöltött Panaszlapot haladéktalanul köteles továbbítani a Ruander Kft. vezetője felé, aki saját hatáskörében intézkedik a panasz kezeléséről. (4) A panaszra tett intézkedések meghozatala előtt, minden esetben szükséges az adott képzésben érintett oktatóval, tanszékvezetővel konzultálni. A Panaszlap kitöltésétől számított 10 napon belül a panaszt tevőt írásban kell tájékoztatni a panasszal kapcsolatban tett intézkedésről. (5) Amennyiben a Ruander Kft. honlapján keresztül érkezik panasz, telefonon vagy személyesen, posta, illetve elektronikus levelezésen keresztül, a Panaszlap kitöltése az ügyintéző feladata, aki a kitöltést követően azonnal továbbítja a Ruander Kft. vezetőjének. A panaszkezelés folyamata ettől a ponttól kezdve megegyezik a képzések helyszínén felvett panaszok kezelésének folyamatával. (6) Törvényességi panasz esetén a mindenkori jogszabály szerint kell eljárni. 5. IRATKEZELÉSÉRE, IRATTÁRAZÁSÁRA 4
(1) A Ruander Kft.-nek, mint felnőttképzést folytató intézménynek az alábbi dokumentumokat kell vezetnie, nyilvántartania és - a hatóság ellenőrzési jogköre gyakorlásának biztosítása érdekében - öt évig megőriznie: a. az elméleti tanórán, gyakorlati foglalkozáson, konzultáción vezetett, a képzésben részt vevő felnőtt által aláírt jelenléti íveket, valamint a képzésben résztvevővel elektronikus úton folytatott szakmai felkészítést, ellenőrzést igazoló dokumentumokat, b. a képzésben részt vevő felnőtt Fktv. 21. (1) bekezdése alapján kezelt személyi adatait, valamint a képzés megkezdéséhez és folytatásához szükséges feltételeket igazoló eredeti dokumentumokat vagy azoknak a felnőttképzést folytató intézmény által hitelesített másolatait, c. a felnőttképzési szerződést, a képzési programot, a képzésnek a képzési program szerinti megvalósítását igazoló dokumentumokat, valamint a résztvevők hiányzásait dokumentáló haladási naplót, d. a képzésben részt vevő felnőttnek a sikeres vizsga letételét vagy a képzés elvégzését igazoló dokumentumának a kiállító által hitelesített másolatát vagy a felnőttképzést folytató intézmény vizsgaszervezése esetén a bizonyítvány átvételéről szóló elismervény eredeti példányát, e. a képzés megvalósításához szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítását szolgáló szerződések eredeti példányát, f. az Fktv. 21. (4) bekezdésében előírt statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését igazoló adatlap eredeti példányát, g. az oktatók foglalkoztatásával összefüggő dokumentumokat. (2) A felnőttképzés megvalósításával összefüggő dokumentumokat egységes dokumentumként (a továbbiakban: egységes dokumentum) képzési csoportok szerint kell vezetni. (3) Az egységes dokumentum - az Fktv.-ben foglaltakon túlmenően - tartalmazza: a. a képzési program megnevezését, b. a képzésnek az engedéllyel rendelkező képző intézményekről vezetett nyilvántartásban szereplő nyilvántartásba vételi számát, c. a képzési csoport ca) felnőttképzési intézmény által megállapított azonosítóját, cb) névsorát, cc) Fktv. 15. (1) bekezdés c) pontjában meghatározott adatait, cd) oktatóinak nevét az általuk oktatott tananyagrész megnevezésével, d. a c) pontban foglalt adatokban bekövetkezett változást a változás időpontjával. e. A haladási napló az egységes dokumentum naprakész adatokat tartalmazó, folyamatosan vezetett része, amely tartalmazza: a. a foglalkozás aa) megtartásának időpontját, ab) megnevezését, ac) oktatójának nevét és 5
aláírását, ad) képzésen belüli órája sorszámának megjelölését, ae) témájának megjelölését és rövid leírását, af) résztvevőinek aláírásával ellátott jelenléti ívet, b) a távolmaradó résztvevők név és óraszám szerinti összesítését, c) a képzés befejezésének dátumát. (4) Az egységes dokumentum elektronikus formában is vezethető, ha az oktatók és a résztvevők elektronikus aláírása megfelel az elektronikus aláírásról szóló törvényben foglalt rendelkezéseknek. (5) A törzslap egy példányát a Ruander Kft. a vizsga befejezését követő húsz napon belül küldi meg az állami szakképzési és felnőttképzési szervnek. Az elektronikus törzslapot a kinyomtatott példány beérkezését és az abban szereplő adatokkal történő összevetést követően le kell zárni. (6) A kinyomtatott törzslap egy példányát a Ruander Kft. irattárában, egy példányát az állami szakképzési és felnőttképzési szerv irattárában kell elhelyezni. A törzslap nem selejtezhető, folyamatos sorszámozással kell ellátni, és a tárgyév végén bekötve kell irattárazni. (7) A vizsgajegyzőkönyvet a Ruander Kft. irattárában öt évig kell őrizni. (8) A Ruander Kft. a vizsgával kapcsolatos levelek, iratok és egyéb küldemények iratkezelésére, irattárba helyezésére, selejtezésére, levéltári átadására a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján az Iratkezelési és irattárazási szabályzata rendelkezéseit alkalmazza. (9) Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványról - kérelemre - az állami szakképzési és felnőttképzési szerv bizonyítványmásodlatot állít ki a törzslap alapján. (10) A bizonyítványmásodlat - a névváltozás kivételével - az eredetileg kiadott bizonyítvánnyal mindenben egyező szövegű, tartalmú, kiadása a központi elektronikus nyilvántartásból kinyomtatott nyomtatvánnyal történik. (11) A bizonyítványmásodlaton záradék formájában fel kell tüntetni a bizonyítványmásodlat kiadásának okát, a kiállítás időpontját, a kiállító nevét és címét, el kell látni iktatószámmal, továbbá az állami szakképzési és felnőttképzési szerv vezetőjének aláírásával és körbélyegzőjének lenyomatával. A záradékban szereplő adatokat a központi elektronikus nyilvántartásban és az állami szakképzési és felnőttképzési szerv birtokában lévő törzslapon is rögzíteni kell. (12) A bizonyítványmásodlat kiadásáról az állami szakképzési és felnőttképzési szerv az elektronikus felületen keresztül értesíti a Ruander Kft.-t. A bizonyítványmásodlat 6
záradékának adatait a Ruander Kft.-ben található kinyomtatott törzslapra is rá kell vezetni és aláírással és körbélyegzőjének lenyomatával hitelesíteni. (13) Ha a bizonyítvány kiadását követően derül ki, hogy a Ruander Kft. hibás adatokat vezetett be a bizonyítványba, a bizonyítványt a Ruander Kft.-nek ki kell cserélnie, a hibás bizonyítványt meg kell semmisítenie, és erről az új bizonyítvány kiadását követő harminc napon belül írásban értesítenie kell az állami szakképzési és felnőttképzési szervet. A kiadott új bizonyítvány adatai - a hibás adatok kivételével - megegyeznek az eredeti bizonyítvány adataival. A csere az érintett vizsgázó számára díjmentes. (14) Névváltozás esetén a vizsgázó kérelmére, a névváltozást engedélyező okirat alapján a megváltozott nevet az elektronikus nyilvántartásban szereplő törzslapra be kell jegyezni, és az eredeti bizonyítványról - a megváltozott adatokkal - bizonyítványmásodlatot kell kiadni. Az eredeti bizonyítványt meg kell semmisíteni, vagy - ha tulajdonosa kéri - az ÉRVÉNYTELEN felirattal vagy iratlyukasztóval történő kilyukasztással érvényteleníteni kell, és vissza kell adni a tulajdonosának. Az elektronikus nyilvántartásban rögzíteni kell azt is, hogy az eredeti bizonyítványt megsemmisítették vagy érvénytelenné nyilvánították. 10. TITOKTARTÁS (1) A vizsgaszervezési tevékenységben részt vevő és/vagy munkavállalója, alkalmazottja és/vagy közreműködője tudomására jutott valamennyi tény, információ, adat üzleti titkot képez. (2) A munkatárs/megbízott köteles a munkája során tudomására jutott üzleti titkot, valamint a munkáltatóra, illetve a tevékenységére vonatkozó alapvető fontosságú információkat megőrizni. Ezen túlmenően sem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, amely munkaköre betöltésével összefüggésben jutott a tudomására, és amelynek közlése a munkáltatóra vagy más személyre hátrányos következménnyel járna. A titoktartás nem terjed ki a közérdekű adatok nyilvánosságára és a közérdekből nyilvános adatra vonatkozó, külön törvényben meghatározott adatszolgáltatási és tájékoztatási kötelezettségre. (3) A munkatársak tájékoztatása a titoktartási kötelezettségről, és a védett információkról a Ruander Kft. vezetőjének a feladata. (4) A titoktartási kötelezettség megsértése fegyelmi, büntetőjogi és polgári jogi felelősséget vonhat maga után. 7
11. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (1) Jelen szabályzatot a Ruander Kft. 2014. november 27-én fogadta el. (2) A Szabályzat elfogadásának napján hatályba lép. Budapest, 2014. november 27.... Herczeg Rudolf 8
TARTALOMJEGYZÉK: 1. Általános rendelkezések... 2 2. Felnőttképzési tevékenység intézményi keretei... 3 3. A vizsgatevékenységhez kötődő általános ügykezelési feladatok... 3 4. Panaszkezelés... 4 5. Iratkezelésére, irattárazására... 4 10. Titoktartás... 7 11. Záró rendelkezések... 8 Tartalomjegyzék:... 9 9