Ref. Ares(2018)3022244-08/06/2018 EURÓPAI BIZOTTSÁG KOMMUNIKÁCIÓS FŐIGAZGATÓSÁG EURÓPAI BIZOTTSÁG MAGYARORSZÁGI KÉPVISELETE III. MELLÉKLET ÚTMUTATÓ A PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁSHOZ E dokumentum célja, hogy útmutatással segítse az Európai Dokumentációs Központokat az Európai Bizottság Magyarországi Képviseletével létrejött partnerségi megállapodás keretében. 1. Az Európai Dokumentációs Központok küldetése Az Európai Dokumentációs Központok hozzájárulnak az Európai Bizottság Európai Unióval (EU) kapcsolatos kommunikációjához. Céljuk, hogy javítsák a polgárokkal, különösen a tudományos közösség tagjaival folytatott kommunikációt helyi és regionális szinten, továbbá hogy következetes tájékoztatást nyújtsanak az EU-ról és a Bizottság politikai prioritásairól. Az Európai Dokumentációs Központok ösztönzik az európai integráció és együttműködés tanulmányozását, és referenciapontul szolgálnak azok számára, akiknek információkra és ismeretekre van szükségük az uniós integrációval, az uniós intézményekkel, valamint az Európai Unió tevékenységeivel és szakpolitikáival kapcsolatban. Az uniós adatbázisok kezelésének témájában nyújtott célzott képzés és tanácsadás révén elősegítik az információs kompetenciák fejlesztését, és előmozdítják az Európai Unió szakpolitikáival és tevékenységeivel kapcsolatos oktatást, kutatást és általános tájékoztatást. Az Európai Dokumentációs Központok az EU helyi könyvtáraiként összegyűjtik és fejlesztik a szükséges forrásanyagokat, és elektronikus dokumentumokat archiválnak. Az Európai Dokumentációs Központok célja, hogy támogassák a tanárokat, a kutatókat és a diákokat, valamint az uniós kérdések iránt érdeklődő lakosokat. Az Európai Bizottság emellett arra ösztönzi az Európai Dokumentációs Központokat, hogy vegyenek részt európai kérdésekkel kapcsolatos rendezvények különösen a Párbeszéd a polgárokkal elnevezésű események előkészítésében és megszervezésében, továbbá hogy saját kezdeményezésre készítsenek elő ilyen rendezvényeket szervezőként és/vagy társszervezőként más Európai
Dokumentációs Központokkal vagy más partnerekkel közösen. Az események megrendezésében vállalt szerepük jelentős hozzáadott értéket hoz létre a célközönség számára. Az Európai Dokumentációs Központok hálózatát az Európai Bizottság irányítja. Az Európai Dokumentációs Központok elsősorban egyetemeken, egyéb felsőoktatási intézményekben és kutatóintézetekben működnek. Bár a központok célközönségét mindenekelőtt a tudományos élet képviselői és a kutatók alkotják, bárki felveheti velük a kapcsolatot, hogy megtekintse az EU hivatalos kiadványait. 2. Partnerség Az Európai Dokumentációs Központokat az Európai Bizottság Magyarországi Képviseletének vezetője, valamint a befogadó szervezet azonos rangú képviselője által aláírandó partnerségi megállapodással hozzák létre. Egy befogadó szervezeten belül legfeljebb egy Európai Dokumentációs Központ hozható létre. 3. Az Európai Dokumentációs Központok célkitűzései Az Európai Dokumentációs Központok célja, hogy: a) ösztönözzék és elősegítsék az uniós szakpolitikák, kezdeményezések és intézkedések tanulmányozását és kutatását; b) szaktanácsot adjanak uniós információs források és dokumentumok kereséséhez; c) Európáról szóló vitákat szervezzenek és népszerűsítsenek, különösen Párbeszéd a polgárokkal elnevezésű események formájában, valamint az Európai Bizottság Magyarországi Képviseletének más rendezvényein; d) szorosan együttműködjenek a Europe Direct Tájékoztató Központokkal, segítve a helyi közösséget az EU különböző dimenzióinak megismerésében; e) webalapú információkat nyújtsanak és online jelenlétet alakítsanak ki. 4. Az Európai Dokumentációs Központok feladatai 2
A fenti célkitűzések elérése érdekében az Európai Dokumentációs Központ az alábbi feladatokat látja el: a) referenciapontként szolgál az Európai Unióval kapcsolatos információk tekintetében; b) hozzáférést biztosít az EU Kiadóhivatalától digitális formában kapott kiadványokhoz és dokumentumokhoz. Ha valamelyik Európai Dokumentációs Központ nem szeretne kéretlenül uniós kiadványokat kapni, erről e-mailben kell tájékoztatnia az Európai Unió Kiadóhivatalát; c) a rendelkezésre álló eszközök valamelyike (megfelelő keresőszolgáltatás használata, kiadvány-widget alkalmazása, az EU Kiadóhivatalától származó bibliográfiai adatok újrafelhasználása) révén kamatoztatja azokat a lehetőségeket, különös tekintettel az EU Kiadóhivatalának metaadataira, melyeknek köszönhetően online hozzá lehet férni az EU kiadványaihoz; d) lehetővé teszi az uniós kérdésekről szóló kiadványok zökkenőmentes integrációját a befogadó szervezet könyvtári katalógusába; e) válaszol a Kiadóhivatalnak a befogadó szervezet érdeklődését felmérni hivatott elektronikus kérdőíveire, megadva, hogy mely új kiadványok mintapéldányait kívánja a befogadó szervezet megkapni az uniós intézmények és ügynökségek által promóciós tevékenységük keretében kiválasztott új címek közül; f) együttműködik a Europe Direct Tájékoztató Központokkal és más uniós hálózatokkal, és segít a helyi közösségnek kapcsolatot építeni az EU-val; g) partnerségi megállapodásokat köt más szervezetekkel amennyiben úgy tűnik, hogy ez megfelelően elősegíti az Európai Dokumentációs Központok célkitűzéseinek elérését annak érdekében, hogy szélesebb körben kerüljenek felhasználásra a központok rendelkezésére álló európai uniós információforrások; h) részt vesz a Bizottság Európai Unióval kapcsolatos általános tájékoztatási tevékenységeiben; 3
i) Párbeszéd a polgárokkal elnevezésű eseményeket, vitákat, konferenciákat, szemináriumokat, valamint az Európai Bizottság látogatóközpontján keresztül uniós intézményeket bemutató látogatásokat szervez és népszerűsít; j) előre meghatározott időszakonként jelentésben számol be a tevékenységéről az Európai Bizottságnak. 5. Az Európai Bizottság szerepe Az Európai Dokumentációs Központok munkájának elősegítése érdekében az Európai Bizottság: a) támogatja az Európai Dokumentációs Központokat fő feladatukban, vagyis az uniós dokumentumokhoz és információforrásokhoz való hozzáférés biztosításában. Ez magában foglalja, hogy az Európai Dokumentációs Központok kiemelt felhasználó státuszt kapnak az EU Bookshop webhelyen, ami lehetővé teszi a számukra, hogy nagy mennyiséget rendeljenek a nagy tételben megrendelhető kiadványok katalógusában szereplő válogatott kiadványokból. Az ilyen kiadványok ingyenes kiszállítása azonban továbbra is a kérdéses kiadványért felelős uniós szervezeti egységnél rendelkezésre álló pénzügyi források függvénye; b) megkönnyíti az Európai Dokumentációs Központok hozzáférését az Európai Unió Kiadóhivatala által kezelt EU Bookshop webhelyen elérhető kiadványokhoz (https://publications.europa.eu/bookshop). Ez a webhely az EU mind a 24 hivatalos nyelvén elérhető, és biztosítja, hogy az uniós kiadványok valamennyi rendelkezésre álló nyelvi változata és elektronikus formátuma könnyen hozzáférhető és ingyenesen letölthető legyen. A hozzáférést jelenleg a bibliográfiai adatok kereskedelmi keresőszolgáltatások katalógusaiba történő felvétele, ezeknek az adatoknak a http://opac.publications.europa.eu weboldalon keresztül továbbfelhasználás céljára is ingyenesen biztosított hozzáférhetősége, valamint widgetek segítik; 4
c) támogatja az Európai Bizottság más szolgálataival (például az EU Kiadóhivatalával, az Európai Bizottság könyvtárával és elektronikus forrástárával, valamint a Kutatási és Innovációs Főigazgatósággal) történő közvetlen kapcsolattartást; d) támogatja az Európai Dokumentációs Központokat feladataik ellátásában (többek között azáltal, hogy segítséget nyújt az Európai Dokumentációs Központok könyvtárosainak képzéséhez és tájékoztatásához, valamint hozzáférést biztosít más támogató és hálózatépítési tevékenységekhez). e) megkönnyíti látogatások szervezését az Európai Dokumentációs Központok munkatársai (hallgatók és kutatók) számára az Európai Bizottság látogatóközpontján keresztül; f) rendszeresen felkéri az Európai Dokumentációs Központokat Párbeszéd a polgárokkal elnevezésű eseményekben való részvételre; g) támogatja azokat az Európai Dokumentációs Központokat, amelyek Párbeszéd a polgárokkal elnevezésű eseményeket vagy európai kérdésekről folytatott egyéb vitákat kívánnak szervezni; h) rendszeresen meghívja az Európai Dokumentációs Központokat az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete által szervezett országos hálózati találkozókra és releváns eseményekre; i) fokozza a hálózatépítést olyan páneurópai csoportok révén, amelyek célja, hogy egy adott témában egybegyűjtsék az Európai Dokumentációs Központok birtokában lévő tudást és szakismereteket, és megosszák azokat a hálózat többi tagjával. 6. Nyomon követés és jelentéstétel Előfordulhat, hogy az Európai Bizottság a Képviselet által szolgáltatott információk alapján értékelő jelentést készít egy adott Európai Dokumentációs Központ tevékenységéről. Ebben az esetben az érintett Európai Dokumentációs Központ tájékoztatást kap az Európai Bizottság jelentésének eredményéről. Ha a jelentés azt állapítja meg, hogy az adott Európai Dokumentációs Központ tevékenysége kiigazításra szorul, akkor: 5
a) a Bizottság először írásbeli jelentést készít, amelyben meghatározza az Európai Dokumentációs Központot létrehozó megállapodásban vállalt kötelezettségek teljesítéséhez szükséges intézkedéseket; b) ha a szükséges intézkedéseket nem hozzák meg, megszünteti az Európai Dokumentációs Központ tevékenységét. 6