A MIK MISKOLCI INGATLANGAZDÁLKODÓ ZÁRTKÖRŰEN MŰKÖDŐ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG EGYSÉGES SZERKEZETBEN A 2017. JANUÁR 1. NAPJÁTÓL HATÁLYOS, 2017. ÉVI I. SZÁMÚ MÓDOSÍTÁSSAL Hatályos: napjától
Tartalom MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK... 4 II. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK... 5 1. A Részvénytársaság képviselete... 5 2. Együttműködés az Önkormányzat és a Részvénytársaság között... 5 III. A MIK ZRT. IRÁNYÍTÁSA ÉS ELLENŐRZÉSE... 5 1. Az Igazgatóság - tulajdonos/alapító alapítói hatáskörébe tartozó döntések:... 6 2. A Vezérigazgató... 7 3. Vezetői értekezletek... 8 4. A Felügyelőbizottság... 9 5. A Könyvvizsgáló... 10 6. Központosított belső ellenőrzés... 10 7. Az irányítás normatív és egyéb eszközei... 11 IV. A MIK ZRT. MUNKASZERVEZETE... 11 1. A MIK Zrt. szervezeti felépítése... 11 2. A vezérigazgató... 12 3. A Vezérigazgató közvetlen irányítása alá tartozó munkavállalók, szervezeti egységek... 12 3.1. Titkárság... 12 3.2 Koordinációs menedzser... 13 3.3 Belső Ellenőr... 13 3.4 Jogi Iroda... 13 4. A Műszaki Igazgatóság... 15 4.1 Ingatlan-nyilvántartási és Mérnöki Iroda... 16 4.2 Építési és Karbantartási Főmérnökség (ÉKF)... 18 5. Ingatlangazdálkodási Igazgatóság... 20 5.1. Társasház kezelőség... 21 5.2. Létesítmény Üzemeltetési Iroda... 22 5.3. A Lakáshasznosítási Iroda... 24 5.4. Üzleti Ingatlan Hasznosítási Iroda... 25 6. Gazdasági Igazgatóság... 26 6.1. Számviteli Csoport... 27 6.2. Pénzügyi Csoport... 28 6.3. Kontrolling Csoport... 28 6.4. Követeléskezelési Csoport... 29 6.5. Raktározási és Beszerzési Csoport... 31 V. A MUNKAVÁLLALÓKRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK, KÖTELEZETTSÉGEK... 31 1. A munkavállalók kötelezettségei... 31 2. A vezetőkre vonatkozó külön szabályok... 32 3. Koordinációs alapelv alkalmazása... 33 4. A munkáltatói jogkör gyakorlása... 33 5. A belső igazgatás és ügyvitel szabályai... 34 6. Az ellenőrző szervek tájékoztatásának rendje... 34 7. A hírközlőszervek tájékoztatásának rendje... 34 8. Az utalványozás rendje... 34 9. A bélyegzők használata... 35 2
VI. TITOKTARTÁSI KÖTELEZETTSÉG... 35 VII. VAGYONNYILATKOZATTÉTELI KÖTELEZETTSÉG... 35 VIII. MELLÉKLETEK... 36 3
I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ) célja, hogy meghatározza a MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban MIK Zrt.) irányításának rendjét, a döntési hatásköröket, a munkaszervezet szervezeti felépítését és annak hierarchiáját, a feladatmegosztás rendjét, valamint az általános működési szabályokat. A szabályzat hatálya kiterjed a MIK Zrt. valamennyi szervezeti egységére, és a MIK Zrt-vel munkaviszonyban álló minden munkavállalóra. A Miskolc Holding Zrt. a Holdingból és az uralmi viszonyban álló egyszemélyes társaságokból (továbbiakban: tagvállalat vagy ellenőrzött társaság) álló, uralmi szerződés alapján elismert vállalatcsoport uralkodó tagja, valamint a kizárólagos tulajdonában álló, uralmi viszonyban nem lévő egyszemélyes társaságok (továbbiakban: egyszemélyes társaságok) tulajdonosa, ezért a jelen SZMSZ a vállalatcsoport-szintű tevékenységek működési területeit is rögzíti. A MIK Zrt. a Miskolc Holding Önkormányzati Vagyonkezelő Zrt. (a továbbiakban Holding, illetve Miskolc Holding Zrt.) tagvállalata. A tagvállalatok felé a Miskolc Holding Zrt. alapvetően stratégiai irányítást gyakorol. Ez irányelvek, keretek, szabályok rögzítését jelenti, amelyek kötelező érvénnyel bírnak a tagvállalatok vezetőire. A tagvállalatok a stratégiai irányítás keretei között szakmai munkájukat önállóan irányítják. A Holding és a MIK Zrt. közötti egységes irányítási rendszer a következő szakterületekre terjed ki: - Összehangolt számviteli rendszer, - Összehangolt pénzügyi rendszer, - Összehangolt kontrolling rendszer működtetésére; - Közös beszerzési és logisztikai, közbeszerzési rendszer; - Összehangolt informatikai rendszer kialakítására; - Közös ügyfélszolgálati és díjbehajtási rendszer működtetésére; - A humán erőforrás menedzsment tevékenység összehangolására; - A marketing tevékenység összehangolására; - Az irányítás alá vont vagyongazdálkodási, fejlesztési és beruházási döntések hozatalára. - Összhangban az uralmi szerződés rendelkezéseivel a Holding fent felsorolt szakterületeinek vezetői a tagvállalatok szakterületeinek vezetői, illetve vezető tisztségviselői felé irányítási, utasítási, ellenőrzési, beszámoltatási jogosítványokkal bírnak. - Azokon a szakterületeken, ahol a Holding központosított szolgáltatást nyújt a tagvállalatok részére, az uralmi szerződésben meghatározott irányítást a Holding a szolgáltatás nyújtása során érvényesíti. - A Ptk. 3:112. (3) alapján a Miskolc Holding Zrt, mint az ellenőrzött társaságok és az egyszemélyes társaságok egyedüli tagja az ellenőrzött társaságok és az egyszemélyes társaságok ügyvezetésének utasítást adhat. 4
II. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK 1. A Részvénytársaság képviselete A Részvénytársaság cégjegyzése a Társaság ügyiratain úgy történik, hogy a Társaság képviseletére jogosultak az iratokat a gazdasági társaság előírt, előnyomott vagy előnyomtatott cégneve alatt hiteles cégaláírási nyilatkozatuknak megfelelően (címpéldányuk szerint) saját névaláírásukkal látják el az alábbiak szerint: - a Vezérigazgató önállóan; - a képviseleti, illetve cégjegyzési joggal felruházott a részvénytársasággal főállású munkaviszonyban álló alkalmazottak együttesen. A Vezérigazgató általános és korlátlan képviseleti, illetve cégjegyzési joggal rendelkezik. A cégjegyzésre és képviseletre jogosultak körét az Vezérigazgató vezérigazgatói utasítás formában írásban határozza meg, az esetleges cégjegyzési korlátozásokra utalva. A cégjegyzésre feljogosított munkavállalók cégjegyzési joga együttes, mégpedig úgy, hogy a cégjegyzésre jogosult munkavállalók közül ketten együttesen gyakorolhatják azt. A képviseleti jogra feljogosított alkalmazottak képviseleti vagy cégjegyzési jogukat másra nem ruházhatják át. E személyek cégjegyzési joga korlátozott akként, hogy az alapító okirat szerint l éven belül összeszámított 5.000.000,- Ft- (azaz ötmillió forint) feletti ügyleti érték esetén képviseleti, illetve cégjegyzési jogukat nem gyakorolhatják, vagy annak gyakorlásához külön vezérigazgatói felhatalmazás szükséges, az alapító okirat szerinti korlátozás (Miskolc Holding Zrt. hozzájárulása) mellett. 2. Együttműködés az Önkormányzat és a Részvénytársaság között Alapelv, hogy a Részvénytársaság feladatai egy részét kötelező jelleggel, további részeit pedig vállalkozási jelleggel látja el. A Részvénytársaság Miskolc Megyei Jogú Város döntése alapján ellátja az ingatlanvagyonnyilvántartási, ingatlanforgalmazási és városfejlesztési feladatokat. Feladata az önkormányzati tulajdonú forgalomképes ingatlanvagyon kezelésével, értékesítésével, hasznosításával, bérbeadásával az intézmények és társaságok által már használt ingatlanvagyon kivételével járó feladatok ellátása. Az intézményi ingatlanok vonatkozásában elvégzi a karbantartási, hibaelhárítási, felújítási feladatokat. III. A MIK ZRT. IRÁNYÍTÁSA ÉS ELLENŐRZÉSE A MIK Zrt.-t a Miskolc Holding Zrt. mint alapító egyszemélyes társaságként működteti, illetve tulajdonolja. A MIK Zrt.-nél az egyszemélyes jelleg fennállásáig a taggyűlés jogait a Legfőbb Szerv (Miskolc Holding Zrt.) jogkörében eljárva a Holding Igazgatósága gyakorolja. A taggyűlés hatáskörébe tartozó ügyekben a Legfőbb Szerv írásban dönt (határozat), amelyről a vezető tisztségviselőt írásban értesíti. 5
1. Az Igazgatóság - tulajdonos/alapító alapítói hatáskörébe tartozó döntések: Az Igazgatóság Alapító - alapítói hatáskörébe tartozó döntései: a) Döntés a létesítő okirat megállapításáról és módosításáról b) Döntés a társaság működési formájának megváltoztatásáról c) A társaság átalakulásának és jogutód nélküli megszűnésének elhatározása d) A Felügyelőbizottság tagjainak és a Könyvvizsgálónak a megválasztása, visszahívása, díjazásának megállapítása e) A számviteli törvény szerinti beszámoló jóváhagyása f) Döntés osztalék és osztalékelőleg fizetéséről g) Döntés az alaptőke felemeléséről h) Döntés az alaptőke leszállításáról i) Döntés minden olyan kérdésben, amit törvény vagy a létesítő okirat az Alapító kizárólagos hatáskörébe utal j) Döntés a Felügyelőbizottság működését szabályozó ügyrend jóváhagyásáról k) Döntés a csőd-, a felszámolási és a végelszámolási eljárás kezdeményezéséről l) Döntés minden olyan kérdésben, amelyet a társaság ügyvezetése, Felügyelőbizottsága, vagy a Könyvvizsgáló az Alapító elé terjeszt m) Üzleti terv elfogadása n) A vezető tisztségviselők, felügyelőbizottsági tagok és a vezető állású munkavállalók javadalmazási szabályának a megalkotása o) Uralmi szerződés megkötésének és módosításának jóváhagyása p) A társaság tulajdonába lévő részvényekkel való rendelkezés továbbá gazdálkodó szervezet alapítása vagy megszüntetése, illetve részesedés megszerzése q) A tagok, a vezető tisztségviselők, felügyelőbizottsági tagok, illetve a könyvvizsgálók elleni követelések érvényesítése r) A társaság beszámolójának, ügyvezetésének, gazdálkodásának a könyvvizsgáló által történő megvizsgálásának elrendelése s) Döntés minden olyan ügylet, szerződéskötés vagy kötelezettségvállalás jóváhagyásáról, amelynek ügyleti értéke (ugyanazon ügyfél esetében, tárgyéven belül összevontan is értve) az 5.000.000.- Ft-ot, azaz ötmillió forintot meghaladja t) Az 5.000.000.- Ft és 50.000.000.- Ft azaz: ötmillió és ötvenmillió forint közötti összeghatárban az alapítói hatáskört, az Alapító munkaszervezetének vezetését ellátó általános igazgató gyakorolja. Abban az esetben, ha az Alapítónál az általános igazgatói munkakör nincs betöltve, a jogkört az Alapító Igazgatóságának elnöke gyakorolja u) A társaság vezető tisztségviselőjének a kinevezése és visszahívása v) Társaság vezető tisztségviselője számára felmentvény megadása w) Társaság szervezeti és működési szabályzatának az elfogadása x) Pótbefizetés elrendelése és visszatérítésének elrendelése y) Elővásárlási jog gyakorlása a társaság által z) Az elővásárlásra jogosult személy kijelölése a.a) Olyan szerződés megkötésének jóváhagyása, amelyet a társaság saját tagjával, ügyvezetőjével, vagy azok közeli hozzátartozójával, illetve élettársával köt: b.b) ügyleti értéktől függetlenül minden olyan jogügylet (szerződés, egyoldalú jognyilatkozat) megkötésének a jóváhagyása, amelyet a társaság olyan harmadik személlyel köt, vagy olyan harmadik személyre vonatkozik: 6
- amelyben a Kft. ügyvezetője, bármely felügyelőbizottsági tagja, bármely vezető állású munkavállalója vagy ezek közvetlen hozzátartozója tulajdonosi részesedéssel rendelkezik, operatív irányító vagy ellenőrző keretében tisztséggel rendelkezik, illetve ha harmadik szerződéskötő fél maga a Kft. ügyvezetője, felügyelőbizottsági tagja, bármely vezető állású munkavállalója; - továbbá minden olyan ügylet megkötésének jóváhagyása, amely a vezető tisztségviselő fokozott felelősségére tekintettel nyilvánvalóan indokolttá teszi az Alapító jóváhagyását, mivel a fenti bekezdésben említett személyek érdekeltsége a megkötendő ügylet tartalma vagy teljesítése vonatkozásban okszerűen felvethető, vizsgálandó; cc) minden ingyenes átruházás, támogatás nyújtása; szavazat leadása a társaság részvételével működő társaságok legfőbb szervének ülésén; a társaság részvételével működő társaság vagy társadalmi szervezet alapítása, vagy ilyen társaságba, társadalmi szervezetbe történő belépés, alapítvány létrehozása, vagy működő alapítványhoz való csatlakozás. Az Igazgatóság Alapító - alapítói hatáskörébe tartozó döntései a fentieken túlmenően: - döntés a nyomdai úton előállított részvény dematerializált részvénnyé, illetve a dematerializált részvény nyomdai úton előállított részvénnyé történő átalakításáról, - az egyes részvénysorozatokhoz fűződő jogok megváltoztatása, illetve az egyes részvényfajták, osztályok átalakításáról, - döntés a jegyzési elsőbbségi jog gyakorlásának kizárásáról, - döntés az átváltoztatható vagy jegyzési jogot biztosító kötvénykibocsátásról. 2. A Vezérigazgató Jogállása: A részvénytársaság ügyvezetését a Ptk. 3:283. -a alapján a részvényes által, határozatlan időre választott Vezérigazgató látja el. A Zrt. ügyvezetésének minősül az irányítással összefüggésben szükséges mindazon döntések meghozatala, amelyek a jogszabály, vagy az Alapszabály alapján nem tartoznak a legfőbb szerv hatáskörébe. A Vezérigazgató a MIK Zrt. vezető állású munkavállalója. A Vezérigazgatóval kapcsolatos munkáltatói jogokat a Miskolc Holding Zrt. Igazgatóságának tagja, Pállfy Kinga igazgatósági tag gyakorolja, a megválasztás és visszahívás kivételével. Irányítja a MIK Zrt. munkaszervezetét a vonatkozó jogszabályok, az Alapító Okirat, a jelen SZMSZ, és az Igazgatóság határozatainak keretei között, és gyakorolja a munkáltatói jogokat. A Vezérigazgató általános képviseleti joggal rendelkezik. A Vezérigazgató dönt az 5.000.000.- Ft, azaz ötmillió forint alatti visszterhes jogügyletek megkötéséről. A Vezérigazgató saját hatáskörben dönt mindazokban az ügyekben, amelyeket a jelen SZMSZ, és a társaság Alapszabálya a hatáskörébe utalnak. A Vezérigazgató a képviseletre, illetve cégjegyzésre vonatkozó szabályok szerint képviseli a társaságot a bíróságok és más hatóságok előtt, valamint harmadik személyekkel szemben. A Vezérigazgató a Részvénytársaság ügyvezetését a részvénytársaság érdekének megfelelően, a gazdasági társaság érdekeinek elsődlegessége alapján önállóan köteles ellátni. 7
A Vezérigazgató tisztsége határozatlan időtartamra szól, mandátuma a Részvényes választásán alapul, a jogviszony a Vezérigazgató elfogadó nyilatkozatával jön létre. A Vezérigazgató jogosult a gazdasági társaság Részvényese által hozott határozat bírósági felülvizsgálatát kezdeményezni arra hivatkozással, hogy a határozat jogszabálysértő, vagy az Alapszabályba ütközik. A vezérigazgató hatáskörébe tartozó döntések: - a számviteli törvény szerinti beszámolónak és az adózott eredmény felhasználásra vonatkozó javaslatnak az Alapító elé terjesztése; - az ügyvezetésről, a társaság vagyoni helyzetéről és az üzletpolitikájáról készülő jelentésnek évente egyszer az Alapító, és negyedévente a Felügyelőbizottság elé terjesztése; - a részvénytársaság alapítója felé döntés kezdeményezése, ide nem értve a törvényben feljogosított egyéb személyek vagy szervezetek által kezdeményezett döntés esetét - döntés az alkalmazottak képviseleti jogra történő felhatalmazásáról; - az Alapító elé terjesztendő éves üzleti terv meghatározása; - az Alapító értesítése a Felügyelőbizottság egyidejű értesítése mellett-, ha tudomására jut, hogy a részvénytársaság tőkéje a veszteség következtében az alaptőke kétharmadára vagy az alá csökken, vagy a saját tőke a jegyzett tőke alá csökken, illetőleg ha a részvénytársaság a fizetéseit megszüntette, vagy felszámolás fenyegeti és vagyona a tartozásokat nem fedezi. - a munkáltatói jogkör gyakorlása a társaság munkavállalói felett. - a társaság munkavállalói számára teljesítménykövetelmény, ahhoz kapcsolódó teljesítménybér vagy más juttatás meghatározása. 3. Vezetői értekezletek Stratégiai értekezlet: MIK Zrt-t érintő hosszú távú, stratégiai döntéseket megalapozó előkészítő, véleményező javaslattevő testület. Megtartására havi rendszerességgel kerül sor. A vezérigazgató hívja össze és vezeti. Állandó résztvevői a vezérigazgatónak közvetlenül alárendelt vezetők: jogi iroda vezetője, koordinációs menedzser, műszaki igazgató, ingatlangazdálkodási igazgató és a Gazdasági igazgató. Az értekezleten részt vesznek a vezérigazgató által eseti jelleggel meghívottak. Vezetői értekezlet: A vezetői értekezlet a MIK Zrt. napi működésével összefüggő javaslattevő, véleményező, döntések összehangolását segítő operatív testület. A vezetői értekezletre havi rendszerességgel kerül sor. A vezetői értekezlet ülését a Vezérigazgató hívja össze, illetve vezeti. 8
Résztvevők: Vezérigazgató Műszaki igazgató Ingatlangazdálkodási igazgató Gazdasági igazgató Építési és Karbantartási főmérnökség vezetője Főmérnök Társasház kezelőség vezető Létesítményüzemeltetési iroda vezető Kontrolling csoport vezető Lakáshasznosítási irodavezető Üzleti ingatlan hasznosítási irodavezető Jogi iroda vezető Jogi képviselő Koordinációs menedzser Az eseti meghívottak részvételéről a Vezérigazgató dönt. A vezetői értekezlet üléseiről a koordinációs menedzser által készített összefoglaló készül, amelyet az ülés résztvevői három munkanapon belül megkapnak. Az összefoglaló tartalmazza a jelenlévők nevét, a tárgyalt napirendi pontokat, az ülésen elhangzottak kivonatos tartalmát és a meghozott döntéseket. A Titkárnő az összefoglaló alapján számon tartja a határidős feladatokat, és a határidők betartására felhívja az érintett vezetők figyelmét (emlékeztető küldése) a határidő lejárta előtt nyolc nappal. A soron következő vezetői értekezleten a lejárt és teljesített, valamint a folyamatban lévő feladatokról az értekezlet résztvevői szóban kötelesek beszámolni. A vezetői értekezletet követően, annak résztvevői szükség szerint tájékoztatják saját szervezeti egységük munkavállalóit az értekezleten elhangzottakkal kapcsolatban. 4. A Felügyelőbizottság A tulajdonosi kapcsolattartás fóruma a Felügyelő Bizottság, amely a MIK Zrt. működésének a tulajdonos számára történő ellenőrzését látja el. Ellenőrzi a Társaság működését, az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodást. A Felügyelő Bizottság a jogait és kötelezettségeit az Ügyrendjében foglaltaknak megfelelően testületként gyakorolja. Ügyrendjét az alakuló ülésén fogadja el. A Társaság működésének, valamint az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzése keretében a Felügyelő Bizottság vagy annak tagja a Felügyelő Bizottság Elnöke útján a Vezérigazgatótól és a társaság bármely munkavállalójától felvilágosítást kérhet, amelynek legkésőbb 15. napon belül eleget kell tenni. A Felügyelő Bizottság a Társaság könyveit és iratait szükség esetén szakértők bevonásával megvizsgálhatja. A Felügyelő Bizottság a számviteli törvény szerinti beszámolóról és az adózott eredmény felhasználásról szóló vezérigazgatói javaslatra vonatkozóan írásbeli jelentést készít, melyet a Legfőbb Szerv ülésén ismertetni kell. 9
Ha a Felügyelő Bizottság megítélése szerint a Vezérigazgató tevékenysége jogszabályba, az Alapító Okiratba, illetve a Legfőbb Szerv határozataiba ütközik, vagy egyébként sérti a Társaság érdekeit, összehívja a Legfőbb Szerv rendkívüli ülését, és javaslatot tesz annak napirendjére, illetve kezdeményezi a Tulajdonos döntését. A Vezérigazgatónak az ügyvezetés körében meghozott alább nevesített döntései a Felügyelőbizottság előzetes véleményét igénylik: a) minősített többségi irányítás alá vont gazdasági társaságok egységes irányítást biztosító társasági szerződés (Alapszabály) mintájának, illetve a lényegi tartalmának az elfogadása; b) társaság jegyzett tőkéjének 5%-át meghaladó mértékű és az elfogadott éves üzleti tervben nem szereplő szerződés, ügylet, kötelezettségvállalás jóváhagyásáról; c) a társaság 1MFt-ot meghaladó mértékű ingyenes szolgáltatásnyújtásnak, vagy vagyonátadásnak a jóváhagyása. A Felügyelőbizottság köteles az alapító döntéshozó szerve elé kerülő előterjesztéseket megvizsgálni és ezekkel kapcsolatos álláspontját a döntéshozó szerv ülésén ismertetni. A Felügyelő Bizottság feladatai elvégzéséhez szükséges feltételek biztosításáról a Vezérigazgató gondoskodik. 5. A Könyvvizsgáló A Társaságnál független Könyvvizsgáló működik. A független Könyvvizsgáló jogállására, működésére, jogaira és kötelezettségeire a gazdasági társaságokról szóló törvény, a számviteli törvény, a társaság Alapító Okirata, a Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról és a könyvvizsgálói tevékenységről szóló törvény, valamint a Társaság és a Könyvvizsgáló között kötött szerződésben foglaltak az irányadók. 6. Központosított belső ellenőrzés A Holding ellenőrzési szervezet a Központosított Belső Ellenőrzés, amely közvetlenül a Holding vezérigazgató irányítása alatt áll. A Belső Ellenőrzés feladata annak vizsgálata és bizonyítékokkal törtnő alátámasztása hogy a Holding és tagvállalatainak vezetése által kialakított és működtetett kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: 1. A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelően kezelni; 2. Az egyes vezetők és vezetői csoportok közötti együttműködés megfelelő; 3. A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak, valósak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; 4. Az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek (beleértve mind a hazai, mind az EU jogszabályok által előírt beszámolási kötelezettséget is), valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal, iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; 5. A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak; 10
6. A Holding munkafolyamataiban a pénzügyi, irányítási és ellenőrzési rendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított; 7. a rendszerek és eljárások beleértve a fejlesztés alatt állókat is teljesek és biztosítják, hogy az ellenőrzések megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak a Holding átfogó céljaival és célkitűzéseivel; 8. A Holdingot érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályzatok változásira a gazdálkodó szervezet időben és megfelelően reagál. A belső ellenőrzés végrehajtása során feltárt, a pénzügyi, irányítási és ellenőrzési rendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségekről az Igazgatóságot, a Holding vezérigazgatóját és a Felügyelőbizottság elnökét, valamint az érintett ellenőrzött társasági vezetőt tájékoztatni kell. 7. Az irányítás normatív és egyéb eszközei Az Alapító a hatáskörébe tartozó kérdésekben alapítói határozatot hoz. A vezérigazgató a munkaszervezetet a társaságot érintően: - szabályzatokat, - szóbeli és írásbeli vezérigazgatói utasításokat, és - körleveleket ad ki. A szakterületek vezetői írásbeli és szóbeli utasításokat adnak ki. IV. A MIK ZRT. MUNKASZERVEZETE 1. A MIK Zrt. szervezeti felépítése A MIK Zrt. munkaszervezetét a Vezérigazgató irányítja. A Vezérigazgatót távollétében az alábbi személyek helyettesíthetik az erre vonatkozó kijelölés alapján: - Műszaki igazgató - Ingatlangazdálkodási igazgató - Gazdasági igazgató A Vezérigazgató közvetlen irányítása alatt áll: - Titkárság - Koordinációs menedzser - Belső Ellenőr - Jogi iroda vezető - Műszaki Igazgató - Ingatlangazdálkodási igazgató - Gazdasági igazgató 11
A szakterületek vezetőinek közvetlen szakmai irányítása alatt állnak a területükhöz tartozó szervezeti egységek. A vezetők feladatkörébe tartozik a Vezérigazgató által meghatározott feladatok végrehajtása, a beosztott munkavállalók irányítása, valamint a feladatok végrehajtásának ellenőrzése. A vezetők javaslattételi, véleményezési, irányítási hatáskörrel rendelkeznek. A vezetőket a beosztottaikra vonatkozóan megilleti az írásbeli és szóbeli utasítás joga. A MIK Zrt. munkaszervezetének ábráját az 1. számú melléklet tartalmazza. 2. A vezérigazgató A Ptk-ban a Társaság Alapszabályában, valamint jelen Szervezeti és Működési Szabályzatban foglaltaknak megfelelően: Irányítja a Társaság operatív tevékenységét. A társaság valamennyi alkalmazottja felett gyakorolja a munkáltatói jogokat. Megszervezi a Részvénytársaság működését elkészítteti és jóváhagyja az ehhez szükséges szabályokat, előírásokat, melyeket a törvény, vagy az alapszabály nem utal az Igazgatóság hatáskörébe. A munka törvénykönyvében meghatározottak szerint együttműködik az üzemi tanáccsal és a szakszervezettel. Megköti a Kollektív Szerződést, évente bérpolitikai megállapodást ír alá. Biztosítja a munka egészségügyi szolgáltatást. Előkészíti a részvényes igazgatósági ülésének napirendjén szereplő ügyekkel kapcsolatos előterjesztéseket, valamint a Részvénytársaság éves beszámolóját, javaslatot tesz a nyereség felhasználására. Jóváhagyás céljából a Holding igazgatósága elé terjeszti a Részvénytársaság Szervezeti és Működési Szabályzatát, valamint a társaság működését alapvetően meghatározó szabályzatokat. Gondoskodik az Igazgatóság határozatainak végrehajtásáról. Biztosítja a Könyvvizsgáló és a Felügyelőbizottság működési feltételeit és minden szükséges adatot rendelkezésükre bocsát. Folyamatos kapcsolatot tart az Önkormányzattal, és képviseli a Részvénytársaság érdekeit, végrehajtja az Önkormányzatnak a Részvénytársaságra vonatkozó döntéseit. Feladatait részletesen a munka szerződése, valamint munkaköri leírása tartalmazza. 3. A Vezérigazgató közvetlen irányítása alá tartozó munkavállalók, szervezeti egységek 3.1. Titkárság A titkárság a MIK Zrt. szervezetében közvetlenül a vezérigazgató irányítása alatt áll. Élén a Titkárnő áll, aki közvetlenül a vezérigazgatónak alárendelten működik, a Vezérigazgató által kijelölt személy helyettesíti. 12
A Titkárság szervezete: - Titkárnő - Iktatók Titkárnő: MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. Ellátja a vezérigazgató mellett a titkárnői feladatokat, előkészíti a vezetői értekezleteket és a felügyelő bizottság üléseit. Nyilvántartja a MIK Zrt-vel kapcsolatos közgyűlési, igazgatósági előterjesztéseket és határozatokat, valamint a vezetői értekezlettel kapcsolatos dokumentumokat. Iktatók: Elvégzik a postával/postázással kapcsolatos feladatokat (a postai anyagok átvétele, továbbítása, napi postabontás, a postázás előkészítése). Gondoskodnak a beérkező küldemények iktatásáról, iktatást követően azok továbbításáról a megfelelő szakterületnek. Jogállása: 3.2 Koordinációs menedzser Tevékenységét munkaviszonyban, vagy megbízási jogviszonyban látja el. A Vezérigazgató gyakorolja a munkakörével kapcsolatos munkáltatói jogokat. Megbízási jogviszony esetén a megbízási szerződést a Vezérigazgató köti, a társaság alapszabályának megfelelően. Távollétében a Vezérigazgató által kijelölt személy helyettesíti. Feladata a vezérigazgató által kijelölt projektek irányítása, koordinálása, végrehajtása, azokban való közreműködés. Biztosítja a projektek előrehaladását, koordinálja a részt vevő munkatársakat. A Részvénytársaság vezetői értekezleteiről összefoglaló készítése, annak az ülés résztvevőivel történő közlése. Végrehajtja a vezérigazgató által egyedileg meghatározott feladatokat. 3.3 Belső Ellenőr A MIK Zrt. belső ellenőre tevékenységét függetlenül tárgyilagosan végzi. Tanácsadóként elősegíti ellenőrzött szervezet működésének fejlesztését és eredményességétnek növelését. A belső ellenőr a szervezet céljainak elérése érdekében feltárja, elemzi és értékeli, illetve elősegíti a szervezet kockázatkezelési, vezetési, irányítási és ellenőrzési hatékonyságát. Közvetlenül a vezérigazgató irányítása alatt áll. 3.4 Jogi Iroda Élén a jogi iroda vezetője áll. 13
A Jogi iroda vezetőjének jogállása: Közvetlenül a Vezérigazgatónak alárendelten folytatja a tevékenységét és ellátja a Jogi irodához tartozó munkavállalók munkájának közvetlen irányítását, összehangolását, szakmai felügyeletét. A jogi irodavezető a Társaság bírósági, peren kívüli ügyeiben a jogi képviselővel egyeztetve és együttműködve végzi a szakmai irányítást. Döntési joga a tevékenységből eredő és a hatáskörébe tartozó szerződések előkészítésére terjed ki. Távolléte esetén helyettesítését a kijelölt jogtanácsos látja el. A Jogi Iroda szervezete: - Jogi irodavezető - Jogtanácsos - Jogi előadó - Jogi asszisztensek A jogi iroda a következő tevékenységeket látja el: Szerződések szerkesztése, a szerződéskötéshez kapcsolódó adminisztratív munkálatok elvégzése (adatkérés, adategyeztetés, ügyfelek azonosítása) Rendszeresen kapcsolatot tart a MIK Zrt. egyéb szakterületeivel, folyamatos konzultációval segíti azok munkáját, jogi szakkérdésekben véleményt ad, véleményezi szignálja a szakterületek által szerkesztett szerződéseket, bonyolultabb ügyekben részt vesz a szerződések szerkesztésében. Véleményezi, szignálja a közgyűlési, valamint a Miskolc Holding Zrt. Igazgatóságához benyújtott előterjesztéseket. Képviseli a társaságot a peren kívüli egyeztetések során, valamint a peres ügyekben, részt vesz az önkormányzatot érintő perek előkészítésében, közreműködik azok végrehajtásában. A jogtanácsosok: Jogi szakvizsgával rendelkező jogászok, ellátják az iroda feladatkörébe tartozó, jogi képzettséget igénylő valamennyi tevékenységet, valamint a perképviseletet. Jogi előadó: Jogász képzettségű munkatárs, az iroda valamennyi jogi képzettséget igénylő munkájában részt vesz, a jogtanácsosok akadályoztatása esetén ellátja a per képviseletet. Jogi asszisztensek: Ellátják az iroda tevékenységéhez kapcsolódó adminisztrációs feladatokat, részt vesznek a peres eljárások előkészítésében, feladatuk továbbá a postázás és az irodához érkező küldemények iktatása. 3.4.1. Adatvédelmi felelős Jogi, közigazgatási, informatikai, vagy ezeknek megfelelő felsőfokú végzettséggel rendelkező adatvédelmi felelős tevékenységét a vezérigazgatónak közvetlenül alárendelten, kapcsolt munkakörben végzi, a társaság Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatában foglaltak szerint. 14
Feladatai különösen: MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. a) közreműködik, illetve segítséget nyújt az adatkezeléssel összefüggő döntések meghozatalában, valamint az érintettek jogainak biztosításában; b) ellenőrzi az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, és az adatkezelésre vonatkozó más jogszabályok, valamint a belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatok rendelkezéseinek és az adatbiztonsági követelményeknek a megtartását; c) kivizsgálja a hozzá érkezett bejelentéseket, jogosulatlan adatkezelés észlelése esetén annak megszüntetésére hívja fel az adatkezelőt vagy az adatfeldolgozót; d) gondoskodik a belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat elkészítéséről; e) vezeti a belső adatvédelmi nyilvántartást; f) gondoskodik az adatvédelmi ismeretek oktatásáról, g) értesíti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot az elutasított kérelmekről évente a tárgyévet követő év január 31-éig h) gondoskodik arról, hogy az adatközlés a jogszabályoknak megfelelő módon és határidőben megtörténjen i) felelős a közérdekű adatok honlapon történő közzétételéért, az adatok helyességéért, valamint aktualitásáért j) közzétételi lista megőrzési kötelezettségének lejártakor, a közzétételi egységeket átadja a központi elektronikus jegyzék működtetőjének k) gondoskodik a belső adatvédelmi nyilvántartás vezetéséről 3.4.2. Közbeszerzési koordinátor Munkáját a vezérigazgatónak közvetlenül alárendelten, kapcsolt munkakörben végzi. A társaság közbeszerzési eljárásait a Közbeszerzési Szabályzatnak megfelelően a Miskolc Holding Zrt. Közbeszerzési csoportja látja el. A közbeszerzési koordinátor a Közbeszerzési Szabályzatban foglaltak szerint részt vesz a közbeszerzési eljárások előkészítésében, szorosan együttműködik az eljárást lefolytató megbízottal. Az eljárás lefolytatását követően az iratkezelési szabályoknak megfelelően gondoskodik a közbeszerzéssel kapcsolatos iratok biztonságos más iratoktól elkülönített elhelyezéséről, kezeléséről és adott esetben megőrzéséről. 4. A Műszaki Igazgatóság Élén a Műszaki Igazgató áll. A Műszaki igazgató jogállása: A Vezérigazgató közvetlen irányításával folytatja tevékenységét. Feladata a műszaki igazgatóság irányítása. Közvetlen irányítása alatt áll az Ingatlan-nyilvántartási és Mérnöki Iroda, valamint az építési és karbantartási főmérnökség vezetője. A műszaki igazgatót távolléte esetén a hozzátartozó egységek vezetői helyettesítik a saját hatáskörükbe tartozó 15
területeken. Döntési joga a tevékenységből eredő és a hatáskörébe tartozó szerződések előkészítésére terjed ki. A Műszaki Igazgatóság szervezete: Ingatlan-nyilvántartási és Mérnöki Iroda Építési és Karbantartási Főmérnökség 4.1 Ingatlan-nyilvántartási és Mérnöki Iroda Az Irodát közvetlenül a Műszaki Igazgató irányítja. Az Ingatlan-nyilvántartási és Mérnöki iroda ellátja a MIK Zrt által bonyolított beruházási, felújítási, karbantartási és rehabilitációs beruházások építési munkái során a feladat teljesítéséhez kapcsolódó lebonyolítói- feladatokat, melynek keretén belül: - Ellenőrzi a jogerős és végrehajtható építésügyi hatósági engedélyben és a hozzátartozó, jóváhagyott, engedélyezési záradékkal ellátott tervdokumentációban foglaltak betartatását, figyelemmel kíséri a kivitelezési tevékenységet. Az indokolt tervváltoztatásokra javaslatot tesz. - Műszaki ellenőri tevékenységet végez, felügyeli az átadás-átvételi és a birtokbaadási eljárásokat. Elkészíti a pénzügyi elszámolásokat, felméréseket, teljesítésigazolásokat. - Ingatlanfejlesztési, beruházási, bonyolítási programokat dolgoz ki, ezen belül a fejlesztésre javasolt területeket előkészíti (útfeltárás, közmű kapcsolatok csatlakozási és kiépítési lehetősége, projekt költségbecslése). Megvalósíthatósági tanulmányokat készít. - Vezeti az önkormányzati ingatlanvagyon katasztert, a változások folyamatosan átvezetése, rögzítése - Ingatlan értékbecslések készítése. Az iroda munkatársainak részletes feladatait munkaköri leírásuk tartalmazza. Az Ingatlan-nyilvántartási és Mérnöki iroda szervezete: projektmenedzserek Projekt koordinátorok Önkormányzati referens Ipari park koordinátor ingatlan vagyonértékelő munkatárs műszaki előkészítő ingatlan nyilvántartási munkatársak asszisztens 16
Projektmenedzserek: MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. A számukra kijelölt feladat (bonyolítói, műszaki ellenőri, szakértői) teljes körű menedzselését, vezetését látják el. Munkavégzésük során önálló szakmai döntéseket hoznak, melyért teljes körű felelősséggel tartoznak. Szervezik és irányítják a projekt többi részt vevőjének tevékenységét. Projekt koordinátor: A projekten belül kijelölt tevékenységet szervezi meg és végzi el. Szorosan együttműködik a projektvezetőkkel és a projektmenedzserekkel. Tevékenysége során elősegíti, összehangolja a projektek működését. Önkormányzati referens: A szlömösödött önkormányzati lakóingatlanokkal kapcsolatos feladatok koordinálása a Műszaki Igazgatóságon belül, az Ingatlan-nyilvántartási és Mérnöki Iroda és az Üzemeltetés szakterületek között. Az önkormányzati vagyont érintő projektek összehangolása, folyamatos kapcsolattartás és egyeztetés az önkormányzattal. A projektek során felmerülő adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, továbbítása. Ipari park koordinátor: A Mechatronikai Ipari Park hasznosításával, üzemeltetésével kapcsolatos teendőket látja el. Ingatlan vagyonértékelési munkatárs: Ingatlan vagyon értékbecsléseket készít, külső megrendelésre is. Műszaki előkészítő: Felméri az érintett ingatlanok paramétereit, ajánlat adó, illetve ajánlatkérő dokumentációkat állít össze. Elvégzi az alvállalkozók versenyeztetését, ajánlatok kiértékelését. Előkészíti az alvállalkozói szerződéseket. Ingatlan nyilvántartási munkatársak: Vezetik és karbantartják az önkormányzati, valamint a MIK Zrt. tulajdonában álló ingatlanok nyilvántartását. Adatváltozás esetén gondoskodnak annak ingatlan nyilvántartási átvezetéséről. 17
Asszisztens: Irodai adminisztrációs tevékenysége során segíti a műszaki igazgatói és az iroda összes dolgozójának munkavégzését. Leveleket érkeztet, iktat, postáz, figyeli az elvégzendő feladatok határidejét, részt vesz az árajánlatok pályázatok összeállításában, elkészítésében. 4.2 Építési és Karbantartási Főmérnökség (ÉKF) Az Építési és Karbantartási Főmérnökség feladatai döntően az önkormányzati feladatellátáshoz kapcsolódnak, másrészt pedig külső piacon végzett építési szerelési munkákat végez vállalkozási jelleggel. Az Önkormányzati keret megállapodás keretein belül ellátja a MIK Zrt. kezelésében lévő önkormányzati tulajdonú ingatlanok karbantartását, állagmegóvását, felújítását, készenlét-ügyeleti szolgálatot biztosít. Feladatát képezi az intézményi ingatlanok karbantartása. Elvégzi az önkormányzati ingatlanokból történő kényszerkiköltöztetéseket. Építési szerelési, versenyeztetés során elnyert teljes körű kivitelezési, vagy alvállalkozói tevékenységet végez, elvégzi a Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatának közbeszerzési eljárásain megnyert, valamint a Miskolc Holding Zrt. tagvállalatai által megrendelt építési szerelési tevékenységeket. Élén a Főmérnökség vezető áll. Főmérnökség vezető jogállása: Műszaki Igazgató közvetlen irányításával folytatja tevékenységét. Távolléte esetén a főmérnök, vagy az általa kijelölt csoportvezető helyettesíti. Közvetlenül irányítja a főmérnököt, valamint a főmérnökségi irodát, és a csoportvezetőket. Az Építési és karbantartási főmérnökség szervezete: - Főmérnökség vezető - Főmérnökségi Iroda - Főmérnök - csoportvezetők - Szállítmányozási csoport - Épületgépészeti csoport - Épület villamossági csoport - Lakatos csoport - Ács, állványozó, asztalos csoport - Kőműves, festő csoport A főmérnök: Az építési szerelési és hibaelhárítási tevékenységet végző szakképzett munkavállalók szakmai felügyeletét látja el. 18
Főmérnökségi Iroda: MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. Az iroda munkatársai végzik a munkaszervezéssel és számlázással kapcsolatos adminisztrációs tevékenységet, ideértve az árajánlatok készítését is. A főmérnökségi Iroda szervezete: - Műszaki munkatárs- Építőipari ügyintéző - Elszámolási munkatárs - Diszpécser. Szállítmányozási csoport: Élén a szállítmányozási csoportvezető áll, aki saját munkavégzése mellett közvetlenül irányítja a csoport munkáját. Építési anyagok, törmelékek szállítását, és a közfeladatokból adódó kényszerköltöztetések feladatait látják el. Szállítmányozási Csoport szervezete: - Szállítmányozási csoportvezető, - gépkocsivezetők. Épületgépészeti Csoport: Élén a csoportvezető áll, aki közvetlenül irányítja és koordinálja a csoport tevékenységét, saját munkavégzése mellett. Fő tevékenységük a magasépítési tevékenységen belül a szakterületükhöz tartozó épületgépészeti munkák elvégzése (víz, gáz, központi fűtés). Épületgépészeti Csoport szervezete: - épületgépészeti csoportvezető - vízvezeték szerelő - központi fűtés szerelő - víz, gáz, fűtésszerelő szakmunkás Épületvillamossági csoport: Élén a csoportvezető áll, aki saját munkavégzése mellett, közvetlenül irányítja és koordinálja a csoport tevékenységét. Valamennyi tagja villanyszerelő szakmunkás. Fő tevékenységük a magasépítési tevékenységen belül a villanyszerelési munkák elvégzése. 19
Lakatos csoport: Élén a csoportvezető áll, aki közvetlenül irányítja és koordinálja a csoport tevékenységét. Valamennyi tagja lakatos szakmunkás. Fő tevékenységük a magasépítési tevékenységen belül a fémszerkezetek gyártása és beépítése. Ács-állványozó, asztalos csoport: Élén a csoportvezető áll, aki saját szakipari munkájának végzése mellett közvetlenül irányítja és koordinálja a csoport tevékenységét. Fő tevékenységük a magasépítési tevékenységen belül az asztalosipari (ablak, ajtó, beépített bútorok) beépítése, ácsszerkezetek (fa tetőszerkezetek, oszlopok, állványzatok) építése és meleg burkolatok (parketta, hajópadló, laminált burkolat, Pvc) lerakása. Ács-állványozó, asztalos csoport szervezete: - Ács-állványozó csoportvezető - asztalosok, - ács-állványozók, - meleg burkolók Kőműves, festő csoport: Élén a csoportvezető áll, aki közvetlenül irányítja és koordinálja a csoport tevékenységét, saját munkavégzése mellett. Fő tevékenységük a magasépítési tevékenységen belül falazatok, betonszerkezetek, szerelt jellegű falak építése, vakolatok, hideg burkolatok készítése, falak, fémfelületek festése, mázolása. Kőműves, festő csoport szervezete: - Kőműves, festő csoportvezető, - kőművesek, - festő 5. Ingatlangazdálkodási Igazgatóság Az Igazgatóság végzi a MIK Zrt. kezelésében lévő lakások és üzleti ingatlanok, valamint földterületek hasznosítását, értékesítését, és üzemeltetését. Élén az Ingatlangazdálkodási igazgató áll. Az Ingatlangazdálkodási igazgató jogállása: A Vezérigazgató közvetlen irányításával folytatja tevékenységét. Feladata az igazgatóság irányítása. Közvetlen irányítása alatt áll a Társasházkezelőség, a Létesítményüzemeltetési Iroda, a Lakáshasznosítási Iroda, valamint az Üzleti Ingatlan Hasznosítási iroda vezetője. 20
Az Ingatlangazdálkodási igazgatót távolléte esetén a hozzátartozó egységek vezetői helyettesítik a saját hatáskörükbe tartozó területeken. Döntési joga a tevékenységből eredő és a hatáskörébe tartozó szerződések előkészítésére. Az Ingatlangazdálkodási Igazgatóság Szervezete: - Ingatlangazdálkodási Igazgató - Társasházkezelőség - Létesítményüzemeltetési iroda - Lakáshasznosítási iroda - Üzleti ingatlan hasznosítási iroda 5.1. Társasház kezelőség Élén a Társasház kezelési vezető áll. A társasház kezelési vezető jogállása: Az Ingatlangazdálkodási igazgató közvetlen irányításával folytatja tevékenységét, helyettesítéséről esti megbízás alapján a gazdasági csoportvezető gondoskodik. Közvetlenül irányítja a társasház kelezési csoportvezetőket, valamint a társasház kezelési munkatársakat. Döntési jogkörét meghatározzák az egyes társasházakkal kötött megbízási szerződések, jellemzően bérleti szerződések megkötése a társasház tulajdonosainak megbízásából. A társasház kezelőség vállalkozási tevékenységként társasházak közös képviseletét látja el, a társasházi törvényben meghatározottak, valamint a társasházakkal kötött megbízási szerződések szerint. Két telephelyen működik, Miskolc, Szilvás u. 22-25, és Miskolc, Győri kapu 53. sz. alatt. Távolléte esetén, külön megbízás alapján, a Gazdasági csoportvezető helyettesíti. A Társasház kezelőség szervezete: Társasház kezelőség vezető Gazdasági csoportvezetők Gazdasági munkatársak Társasház kezelési munkatársak Követeléskezelési munkatárs Pénztárosok A gazdasági csoportvezetők Saját munkavégzésük mellett látják el a telephelyükön dolgozó gazdasági munkatársak, a pénztárosok és a követeléskezelési munkatárs közvetlen felügyeletét. 21
Gazdasági munkatársak MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. A telephelyükhöz területileg tartozó társasházak gazdálkodásával kapcsolatos tevékenységet látnak el, ennek keretében jellemzően gondoskodnak az egyes társasházakra vonatkozó könyvelésről, számlázásról, nyilvántartások vezetéséről. Társasház kezelési munkatársak: A telephelyükhöz területileg tartozó társasházakkal kapcsolatos műszaki jellegű tevékenységet folytatnak. Gondoskodnak a társasházak közös helyiségeinek karbantartásáról, szükség esetén felújításáról. Követeléskezelési munkatárs: A társasházak követeléseinek behajtásáról gondoskodik, elkészíti a fizetési felszólításokat, szükség esetén fizetési meghagyás kibocsátását kéri. Pénztárosok: A telephelyenként pénztári szolgáltatást nyújtanak. A pénztárosi teendők ellátása mellett azonban besegítenek a gazdasági munkatársaknak és a követeléskezelési munkatársnak is. 5.2. Létesítmény Üzemeltetési Iroda Az élén a Létesítmény Üzemeltetési Irodavezető áll. A létesítmény üzemeltetési irodavezető jogállása: Az Ingatlangazdálkodási igazgató közvetlen irányításával látja el feladatait, helyettesítéséről az irodavezető helyettes gondoskodik. Közvetlenül irányítja az irodavezető helyettest, valamint a műszaki és környezetvédelmi munkatársat, a műszaki tűz és munkavédelmi munkatársat. Döntési jogköre az iroda munkájának szervezéséhez, ellenőrzéséhez kapcsolódik. Az iroda az alábbi tevékenységet látja el: - Szervezi a kezelésében lévő ingatlanok üzemeltetési-karbantartási, esetenként felújítási feladatait, az elkészült munkákat ellenőrzi, gondoskodik a szükséges szerződések megkötéséről, a munkaterület átadásáról, a munka átadásátvételéről, az üres ingatlanok szükségképpeni őrzéséről. Elkészíti a bérlők által végzett lakás felújítások költségvetéseit, ellenőrzi az elkészült munkákat, elkészíti az ingatlanleltárt, a közüzemi órák jegyzőkönyveit és megküldi azokat a szolgáltatóknak. Gondoskodik a szükséges szolgáltatási szerződések megkötéséről, fogadja és ellenőrzi a beérkező számlákat, szükség esetén megkifogásolja azokat. Feltölti a számlázási adatokat. - Ellenőrzi a bérbe adott és üres lakásokat, hiányosságok, jogsértések esetén megindítja a szükséges eljárásokat. Folyamatosan tartja a kapcsolatot a bérlőkkel, panaszaikat kivizsgálja, intézkedik a hibák elhárítására. 22
Ügyfélszolgálat keretében lehetőséget biztosít a személyes kapcsolattartásra, tájékoztatásra, hibabejelentésre, egyeztetésre. - Az önkormányzati tulajdoni hányad arányában képviseli az önkormányzati érdekeket a társasházaknál. Biztosítja az ingatlan nyilvántartáshoz nem kapcsolódó épület-, bérlemény-,szerződés-, és üres lakás nyilvántartást. - Ellátja a társaság munka-, tűz- és környezetvédelmi feladatait. - Gondoskodik a társaság tulajdonában álló ipari park őrzés-védelméről. A Létesítmény Üzemeltetési Iroda szervezete: - Létesítmény üzemeltetési irodavezető - Létesítmény üzemeltetési irodavezető helyettes - Műszaki munkatársak - Munkavezető - Házfelügyelők - Gondnok - Őrök A Létesítmény Üzemeltetési Irodavezető helyettes: Ellátja a Létesítmény Üzemeltetési Iroda vezető helyettesítését, támogatja annak munkáját. Szakmai felügyeletet gyakorol a műszaki munkatársak tevékenysége felett. Műszaki munkatársak: - Gondoskodnak a lakások, helyiségek, valamint lakó és nem lakás célú épületek üzemeltetési, állagmegóvási, karbantartási feladatinak ellátásáról. - Munkakörükbe tartozik a feladataikkal kapcsolatos levelezés, irattározás és nyilvántartási feladat, valamint ügyfélszolgálat ellátása. Tulajdonosi hozzájárulások készítése, tulajdonosi érdekképviselet ellátása, eseti megbízás alapján. - Feladatuk a bérlemények, illetve értékesített vagy vásárolt ingatlanok dokumentált átadása átvétele, erről jegyzőkönyvek készítése. Közüzemi szolgáltatásokkal kapcsolatos ügyintézés. Felelősek a beérkező számlák ellenőrzéséért, szükség szerinti továbbszámlázásáért, az energia költségek alacsony szinten tartásáért. - Környezetvédelemi, hulladék-gazdálkodási, vagyonvédelemi, munkavédelemi, tűz- és balesetvédelmi feladatok ellátása. Munkavezető: Szervezi az ingatlanok takarítási munkáját, biztosítja a szükséges anyagok és eszközök beszerzését. Gondoskodik az épület és járdatakarítók, közmunkások és házfelügyelők munkaterületének kijelöléséről. Munkavégzésüket folyamatosan ellenőrzi. Házfelügyelők: 23
Szolgálati lakásból látják el az épület és járdatakarítói feladatokat, kisebb javítási munkákat végeznek, rendben tartja a zöldfelületeket. Hibabejelentéseket, panaszokat fogadnak a bérlőktől és továbbítják azokat az Üzemeltetési Irodának. Gondnokok: A MIK Zrt. tulajdonában álló két üdülőben (Balatonmáriafürdő, Bükkszentkereszt) végzik a vendégek fogadását, az üdülő fenntartásával kapcsolatos feladatokat. A karbantartási, javítási igény esetén tájékoztatják az Irodavezetőt. Karbantartják az üdülők parkját. Üdülőnként 1-1 fő gondnok dolgozik. Őrök: A MIK Zrt. tulajdonában lévő Mechatronikai Ipari Park Őrzés védelmét látják el. 5.3. A Lakáshasznosítási Iroda Az irodát az Irodavezető irányítja. Az iroda végzi az önkormányzati tulajdonú és a MIK Zrt. tulajdonában lévő lakások hasznosítását. A Lakáshasznosítási irodavezető jogállása: Közvetlenül az Ingatlangazdálkodási igazgató irányítása alatt áll. Közvetlenül felügyeli a lakáshasznosítási munkatársak tevékenységét. Az önkormányzati lakásállomány kezeléséből adódóan rendszeres kapcsolatot tart Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatával, szükség esetén kezdeményezi a lakásrendelet módosítását. Részt vesz a lakásokkal kapcsolatos döntések előkészítésében. Erre irányuló igény esetén részt vesz a lakáspályázatok elbírálására hívatott bizottsági üléseken. Döntési jogai az irányítása alatt álló szervezeti egység munkájának szervezéséhez, ellenőrzéséhez kötődnek. A Lakáshasznosítási Iroda szervezete: - Lakáshasznosítási irodavezető - Ingatlanhasznosítási szakértő - Lakáshasznosítási főmunkatárs - Lakáshasznosítási munkatársak Ingatlanhasznosítási szakértő: Fő feladata a lakáshasznosítást érintő városrendezési és telep felszámolási, valamint kiemelt pályázati Önkormányzati programok kidolgozásában való részvétel, illetve a megvalósítás koordinálása a MIK részéről. Ezen túlmenően részt vesz az optimális lakásportfólió kialakításában és szakmai támogatást nyújt az ingatlanhasznosítási és Gazdasági igazgató részére lakáshasznosítási kérdésekben. Együttműködik az Önkormányzattal és a lakáshasznosítási irodával. 24
Lakáshasznosítási főmunkatárs: MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. A lakáshasznosítási munkatársakkal azonos munkát végez, szükség esetén helyettesíti az irodavezetőt. Részt vesz a társaság vezetése, illetve a közvetlen vezető által meghatározott egyedi, vagy projektjellegű feladatok végrehajtásában. Lakáshasznosítási munkatársak: - Feladatuk az önkormányzat tulajdonában lévő üres lakásokra vonatkozó pályázatok kiírása, és lebonyolítása, bérleti szerződések elkészítése; valamint a MIK Zrt. tulajdonát képező lakások bérbeadása. Az üres lakások megmutatása a hasznosítás érdekében Együttműködés a bérlőkijelölési joggal rendelkező szervezetekkel, a bérlőkijelölés alapján a bérleti szerződések megkötése. A lakásgazdálkodási érdekekre tekintettel minőségi lakáscserék lebonyolítása. - A munkatársak feladata az új szerződések megkötése abban az esetben is, ha a határozott idejű bérleti jogviszony lejárt, illetőleg a szerződés felmondásra került. Mindkét esetben elvégzik az új szerződések megkötéséhez szükséges felülvizsgálatot is. - Rendelkeznek a bérlőtársi jogviszonnyal, önkormányzati lakásba történő befogadással, lakáscserével, tartási szerződéssel, albérlettel, nem lakáscélú használattal kapcsolatos kérdésekben. - Vizsgálják a bérleti jogviszony folytatására irányuló kérelmeket. - Gondoskodnak a bérleti jogviszony közös megegyezéssel történő megszüntetéséről, különösen a bontandó, kiürítendő lakások bérlőinek elhelyezése érekében cserelakás biztosításával. Az értékesítés körében elvégzik a lakások értékesítésének előkészítését. - Feladatuk továbbá az iroda illetékességi területéhez tartozó adatbázisok karbantartása, adatszolgáltatás. 5.4. Üzleti Ingatlan Hasznosítási Iroda Élén az üzleti ingatlan hasznosítási iroda vezető áll. Az iroda végzi önkormányzati tulajdonú vagy önkormányzati döntés alapján a MIK Zrt. által kezelt, valamint a MIK Zrt. tulajdonát képező nem lakás célú helyiségek és beépítetlen területek, földterületek hasznosítását, ideértve azok értékesítésének előkészítését, valamint a Centrum Apartman Hotel működtetését. Az üzleti ingatlan hasznosítási Irodavezető (sales menedzser) jogállása: Közvetlenül az ingatlanhasznosítási és Gazdasági igazgató felügyelete, irányítása alatt működik. Közvetlenül irányítja az iroda és a hotel munkatársait. Az önkormányzati ingatlanvagyon tekintetében rendszeres kapcsolatot tart Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatával, szükség esetén kezdeményezi az önkormányzati helyiségekre vonatkozó rendelet módosítását. Előkészíti a helyiségekkel kapcsolatos önkormányzati döntéseket. Döntési jogköre az általa irányított szakterület munkájának megszervezésére és ellenőrzésére terjed ki. 25