Kispályázatok alapvető információk Kispályázatok (Small Grants) alapvető információk Az évi költségvetés a kispályázatok számára 520.000. A pályázatok beküldésének határideje: március 1., június 1., szeptember 1. és december 1. Egy konkrét pályázatra a kérvényezhető összeg maximum 5.000. A pályázati űrlapot elektronikusan és egy eredeti példányban postán is el kell küldeni. Az űrlaphoz tartozó minden mellékletből elég egy példányt küldeni. A határidő után érkező kérvényeket nem fogadjuk el. A postán érkező kérvényeknél a feltüntetett postai pecsét a döntő. I. Általános információk Az Alap pénzügyi forrásai különféle tevékenységek támogatására fordithatók a jóváhagyott költségvetés és a rendelkezésre álló források szerint, az alábbi területeken: 1. 2. 3. 4. kulturális együttműködés (pl. fesztiválok, kiadványok) tudományos konferenciák és kutatások (pl. konferenciák, kiadványok, kutatás) oktatás (pl. szemináriumok, nyári iskolák) diákcsere (pl.sport, művelődési és kulturális rendezvények gyermekek és fiatalok számára) 5. határokon átnyúló együttműködés (két V4 ország határtérségében lezajló pályázatok, a határvonaltól max. 50km távolságban) 6. turizmusra fordító támogatás (pl. turisztikai ismeretterjesztő anyagok, előadások, vásárok) Az Alap pénzügyi hozzájárulása nem haladhatja meg a projekt összköltségének az 50%-át, beleértve a pályázó saját természetbeni hozzájárulását, (nem pénzbeli hozzájárulás, pl. saját autóbusz, saját személygépkocsi, saját szállás, saját helyiségek), vagy más, társfinanszírozó alanyok természetbeni hozzájárulását. A költségvetés 6 hónapra tervezhető, még ha a projekt a tervek szerint tovább is tartana. Az Alap azokat a pályázatokat részesíti előnyben, melyekben a V4-es országok mindegyike részt vesz. Az Alap nem támogat olyan pályázatokat, melyekben háromnál kevesebb országból vannak résztvevők, kivéve a határon átnyúló együttműködés területén megvalósuló pályázatot. (Határon átnyúló együttműködés esetén elég két országból való partner együttműködése.) Az Alap emellett részt vehet olyan pályázatok támogatásában is, melyek a V4-országokon kívüli résztvevővel együttműködésben kerülnek megvalósításra, amennyiben az adott pályázatok az Alap célkitűzéseivel összhangban vannak. A V4 országain kívül élő pályázókra ugyanezek a feltételek érvényesek. 1/6
Az Alap anyagi forrásokat csak konkrét eseményekre biztosíthat és az alábbiakban felsorolt, előzetesen meghatározott tételekre: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. nyomdai költségek (nyomtatás, kiadványok kiadása, terjesztése) terembérlet és az ehhez szükséges technikai eszközök bérlésének költsége művészek tiszteletdíja szállás és étkezési költségek utazási költségek expertek tiszteletdíja fordítás és tolmácsolás díjak, jutalmak irodai szükségletek és propagációs anyagok reklám (nyomda, rádió, TV, óriásplakát, stb.) és propagáció a web oldal kialakítása és aktualizálása A támogatást elsősorban a V4-es országokból érkező és a V4 es országokon belüli pályázatok számára szándékozzuk biztosítani. Az Alap által támogatott pályázatoknál a támogatás nem használható fel: 1. 2. 3. 4. tőkebefektetések kifizetésére saját, közvetett költségek kifizetésére (pl. villany-, gáz és telefonszámla, vízdíj, stb.) saját költségek és számlák (saját helyiség bérlete, szállás, étkezési költségek, stb.) rész vagy teljes munkaidős alkalmazottak és munkakapcsolatból eredő (alkalmazott) segédmunkaerők fizetésének, anyagi díjazásának kifizetése a Munkajogi Törvénykönyv alapján (valamint egyéb részbeni kötelezettségek, diéták stb.) Az Alap csak akkor biztosítja a támogatást, ha az Alap és a pályázó fél között írott szerződés született, amely a pályázat finanszírozásának konkrét feltételeit szabályozza. Az Alap nem biztosít támogatást olyan pályázatokra, melyek finanszírozása közköltségvetésből és közvetlen állami támogatásból történik (minisztériumok, kulturális intézetek, stb. által.) A V4-es országok kulturális intézetei részt vehetnek ugyan a pályázatokban, az Alap azonban nem ismerheti el őket partnereknek (pl. a budapesti Lengyel Intézet nem adható meg lengyel partnerként egy magyar részről beadott pályázatban). Az Alap kizárólag olyan projektek támogatásában vesz részt, melyek tartalmilag és tematikailag is lehetővé teszik, hogy a Nemzetközi Visegrádi Alap teljes felelősséget és ellenőrzést vállaljon fellettük. A pályázatok finanszírozásánál az Alap a pénzek arányos elosztásának elve alapján fog eljárni a Cseh Köztársaságból, Magyar Köztársaságból, Lengyel Köztársaságból és Szlovák Köztársaságból érkező pályázatok esetében. Az Alap elsősorban a civil társadalom kiépítését célzó tevékenységeket támogatja. 2/6
II. A pályázat előkészítése A kérvényezőnek a pályázati űrlapot on-line kell kitöltenie. Szükség esetén a pályázó csatolva mellékelhet kiegészítő információkat a pályázathoz. A pályázati űrlapot az előírt formában, angolul kell kitölteni és egy nyomtatott példányt postán is el kell küldeni. A pályázati űrlapot a kérvényezőnek saját kezűleg kell aláírnia. Ha a pályázó jogi személy, a pályázati űrlapot csak a szervezet törvényes képviselője írhatja alá. A pályázati űrlaphoz a következő kiegészítő dokumentumokat is csatolni kell: 1. másolat a kérvényező azonosító okiratáról (pl. útlevél) magánszemélyek esetén 2. másolat a társaság azonosító okiratáról ha jogi személyről van szó; ezen dokumentumnak tartalmaznia kell a szervezet: törvényes képviselőjének nevét bejegyzett székhelyét azonosító számát (bejegyzési szám) 3. másolat a partner azonosító okiratáról 4. a partnerek szándéknyilatkozatainak eredeti példányai angol nyelven a partnerszervezet fejléces papírján törvényes képviselőjének aláírásával a projekt pontos nevével és a partnerek együttműködésének leírásával 3 hónapnál nem lehet régebbi 5. társfinanszírozó szervek leveleinek másolata 6. különleges engedély ha szükséges a pályázat megvalósításához Figyelem: Kérjük, ügyeljenek arra, hogy a pályázati kérelemmel együtt minden további dokumentumnak egy borítékban kell érkeznie; külön postázott dokumentumokat nem fogadunk el. A pályázat beadásának pontos címe: Kráľovské údolie 8 811 02 Bratislava Szlovákia A pályázatok beérkezésük sorrendje alapján kerülnek nyilvántartásba. A pályázat kézhezvételéről a kérvényezők e-mailben kapnak visszaigazolást, mely tartalmazza a pályázat sorszámát. Kérjük, hogy az Alappal való minden további kommunikációban legyenek szívesek ezt a sorszámot feltüntetni (pl. meghívók küldésekor is). III. A pályázatok jóváhagyása A beérkező pályázatokat a formai követelményeknek való megfelelés szempontjából az Alap titkársága ellenőrzi. A pályázatok tartalmi szempontból történő ellenőrzését az 3/6
ügyvezető igazgató végzi, különös tekintettel arra, hogy az adott pályázat mennyiben felel meg az Alap szabályainak. Ezután az ügyvezető igazgató véleményezi az adott pályázatokat javasolja vagy elutasítja azokat. A pályázatok végleges elfogadása vagy elutasítása a Nagyköveti Tanács ülésén történik. A Nagyköveti Tanács által hozott döntések véglegesek. Semmilyen jogi eljárás alapját nem képezhetik és részletes indoklást sem igényelnek. A jóváhagyási folyamat a beküldési határidő után számított max. 8 hétig tart. A pályázónak a tervezett események naptára kitöltésénél ezt a tényt figyelembe kell vennie, mert a jóváhagyási folyamat ideje alatt megvalósuló pályázatokat az Alap sem elbírálni, sem támogatni nem tudja. Az elbírálási folyamat eredményéről a pályázó írásban (postán vagy e-mailben) kap értesítést. A döntés indokáról az Alap nem köteles tájékoztatást adni, sem a pályázatot készítőjéhez visszajuttatni. A pályázat elutasítása esetén minden pályázó ismét pályázhat ugyanannak a pályázatnak a finanszírozására a következő körben, ha a tervezett időkereteket későbbi időpontra változtatja és új pályázatot nyújt be. IV. A pályázat kivitelezése A pályázó köteles a pályázatot a szerződésben megállapodott időkeretek és pénzügyi feltételek között megvalósítani. Az Alap a pályázó számára az utófinanszírozás elve, azaz a benyújtott számlák alapján (számlák, készpénzfizetési számlák, utazási kiadásokról kiállított kimutatás vagy utazási jegyek, különféle szerződések, bankszámlakivonat, stb.) fizeti ki a megadott összeget. A költségeket az Alap a pályázat sikeres megvalósítása, a zárójelentés és az illetékes könyvelési iratok ellenőrzése után egy összegben utalja át (ami kb. 30 munkanapot vesz igénybe). Kivételes esetekben a pályázó kérheti az Alaptól a szerződés módosítását, melyet angol nyelven, írásban kérvényezhet (a törvényes képviselő) az Alap titkárságának címezve. A pályázó köteles az Alap titkárságának a pályázathoz vagy a Nemzetközi Visegrádi Alaphoz kapcsolódó bármilyen médiumban megjelenő szöveget, nyilatkozatot, véleményt és népszerűsítő anyagot átadni, és tájékoztatást adni a pályázat munkálatainak menetéről. A pályázónak kötelessége továbbá: A. Tájékoztatni az Alap titkárságát a pályázat megvalósítása idején tervezett rendezvényekről és azok programtervét legkésőbb 14 nappal előre elküldeni. B. Támogatni és terjeszteni a visegrádi együttműködés gondolatát és a NVA jó 4/6
hírét, beilleszteni a NVA logóját és honlap elérhetőségét az Alap által támogatott pályázattal kapcsolatos mindennemű tájékoztatási és népszerűsítő anyagba. Az Alap logójának formája és dimenziója arányban kell, hogy álljon a pályázónak biztosított támogatás mértékével. C. Bemutatni az Alapnak a zárójelentést a projekt eredményeiről és hasznáról, tartalmazva: a végső pénzügyi elszámolást az Alap támogatását igazoló pályázati dokumentációt A zárójelentést a szerződés lejárta után legkésőbb 30 napon belül kell beküldeni. V. A pályázat értékelése Az Alap minden támogatott pályázatot figyelemmel kísér és végleges értékelésben részesít. VI. A projekt pénzügyi elszámolása Az Alap a pályázónak odaítélt támogatást a projekt pénzügyi elszámolásának benyújtása után fizeti ki, amennyiben az megfelel az Alap formai követelményeinek. Az elszámolásnak tartalmaznia kell a projekt pénzügyi dokumentációját és az Alap honlapjáról letölthető nyomtatványokat. A pályázónak csak azokat a kiadásokat kötelessége igazolni, melyeket az Alap megtérít. A projekttel kapcsolatos többi költséget az erre megfelelő táblázatban kell feltüntetni a Zárójelentésben Final report. A Zárójelentést a pályázó törvényes képviselőjének kell aláírnia. Az Alap csak azokat a kiadásokat téríti meg, amelyeket a pályázó vagy az Alappal kötött szerződés szerinti partnere fizetett ki a szerződés időtartamán belül. Ez a szerződés egyértelműen meghatározza, hogy melyek a költségtérítésre jogosult kiadások. Az Alap nem téríti meg azokat a költségeket, amelyek a pályázó vagy annak szerződésbeli partnere belső kiadásai, sem azokat, amelyek a Munkatörvénykönyv által szabályozott munkaviszonyból fakadnak. Formai követelmények: az elszámolásnak az alábbi kötelező nyomtatványokat kell magába foglalnia: (a pénzügyi elszámolás összefoglaló táblázatát: FS, annak melléklet részét: Enc. és a zárójelentést: FR) mellékletet (Enclosure) minden pénzügyi irathoz csatolni kell, a kifizetés igazolásával együtt 5/6
a mellékletet az elszámolást készítő személynek kell aláírnia az összes mellékletet fel kell tüntetni az elszámolás összefoglaló táblázatában az összes mellékletet és a hozzátartozó iratokat időrendbe kell rendezni (az adóokmány eredeti példánya és másolata, kifizetési igazolás) Az összefoglaló táblázatot és a zárójelentést a pályázó törvényes képviselőjének kell aláírnia. A nem visegrádi országokból pályázóknak az elszámoláshoz csatolniuk kell az alábbi dokumentumok angol fordítását, melyeket a pályázó törvényes képviselője ír alá: bankszámlakivonatok készpénzfizetési pénztárbizonylatok könyvelési iratok pl. számlák, szerződések egyéb belső dokumentumok, amelyek a grant kifizetéséhez szükségesek egyéb, az Alap által megkövetelt dokumentumok Minden kötelező érvényű nyomtatvány az elszámolásra vonatkozó részletes utasításokkal együtt letölthető az Alap honlapjáról. (10 2009) 6/6