ADÓZÁSI KÉZIKÖNYVEK KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK ÉS A SZEMÉLYI JÖVEDELEMADÓ Budapest, 2018
Szerző: Dr. Andrási Jánosné Sorozatszerkesztő Vágvölgyi Júlia ISBN 978-963-638-546-0 ISSN 2416-2310 (Tanácsadói könyvek) ISSN 1788-0165 (Adózási kézikönyvek) Kiadja a SALDO Pénzügyi Tanácsadó és Informatikai Zrt. Felelős kiadó: Sibinger Márta a SALDO Zrt. vezérigazgatója A SALDO Kiadó az 1795-ben alapított Magyar Könyvkiadók és Könyvterjesztők Egyesülésének tagja A Saldo Kiadó valamennyi kiadványa szerzői jogvédelem alatt áll. E kiadvány bármely részének sokszorosítása, bármilyen adatrendszerben való tárolása (papír, elektronikus stb.) a kiadó előzetes írásbeli engedélye nélkül tilos!
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS...5 I. Hivatali, üzleti út...7 I/1. Utazási költségek...9 I/2. Útnyilvántartás alapján történő elszámolás...10 I/2.1 Az üzemanyag költsége...12 I/2.2 Javítási, fenntartási költségek...13 I/2.3 Az utazási költségtérítés adóelőlege...14 I/3. Kiküldetési rendelvény alapján történő elszámolás...14 I/3.1 Kiküldetési rendelvény alapján kifizetett, az igazolás nélkül elszámolható mértéket meghaladó összeg adóelőlege...16 I/4. Belföldi kiküldetés...16 I/5. Külföldi kiküldetés, külszolgálat...18 I/6. Hivatali, üzleti utak szállásköltsége...23 I/7. Diplomáciai képviseletekre kihelyezett, valamint a honvédség állományába tartozó magánszemélyek költségtérítése...23 I/8. A hivatali, üzleti úthoz kapcsoló költségtérítés bevallása...24 II. Munkába járás...27 III. A bedolgozó költségtérítése...33 IV. A távmunkás költségtérítése...35 V. Az országgyűlési, önkormányzati képviselők, polgármesterek költségtérítése...37 VI. Jogszabályban nem szabályozott költségtérítések...39
BEVEZETÉS A munkavégzés során a magánszemélyeknek különböző kiadásai merülhetnek fel. Ez független attól, hogy a tevékenységet az érintettek milyen formában (munkaviszony, megbízási jogviszony, egyéni vállalkozás) gyakorolják. Az, hogy milyen kiadások merülhetnek fel, jellemzően attól függ, hogy az illető milyen tevékenységet végez. Ilyenek lehetnek többek között az energia-használat, az anyag-szükséglet, a munkavégzés helyének bérleti díja, az utazás- és szállásköltség. A kiadások megtérítése egyes esetekben törvényi előírás, más esetekben jellemzően az önálló tevékenységeknél a felek megállapodása alapján történik. Törvény rendelkezik pl. bizonyos költségek megtérítéséről munkaviszony esetén. Tekintettel arra, hogy a nem önálló tevékenységből származó bevétel egésze jövedelem (kiadás költségként történő elszámolására a bevételből nincs lehetőség), a kiadások megtérítése kizárólag költségtérítés címén történő kifizetéssel valósulhat meg, ugyanis az ezen a címen megszerzett bevétel annak erejéig a költségként elismert kiadásokkal csökkenthető. Önálló tevékenység esetén a kiadás megtérítése kétféle módon történhet. Az egyik esetben a díjazás magában foglalja a kiadásokat is, a másik esetben ezeket a megrendelő külön téríti meg. Az egyes tevékenységekkel kapcsolatos kiadások felmerülése azonban nem jelenti azt, hogy azok automatikusan levonhatók a bevételből, vagyis költségként elszámolhatók. A személyi jövedelemadóról szóló törvény (1995. évi CXVII. törvény, a továbbiakban: Szja tv.) a személyes szükséglet kielégítését szolgáló kiadásokat fő szabályként nem ismeri el költségnek. Kivételek azonban az ilyen kiadások esetén is vannak, ilyen tipikusan a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó napidíj egy része. A költségtérítés fogalmát az Szja tv. 3. 16. pontja a következők szerint határozza meg: az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni), amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély. Nem tartozik ezen kiadások körébe a magánszemély személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben közvetlenül kielégítő dolog, szolgáltatás megszerzését szolgáló kiadás, kivéve, ha e törvény olyan költ- 5
KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK ÉS A SZEMÉLYI JÖVEDELEMADÓ ségtérítést állapít meg, vagy olyan, jogszabályban meghatározott költségtérítést ismer el, amellyel szemben a kiadást nem kell igazolni. A fogalommeghatározás alapján költségtérítés az, amit más személytől ez jellemzően kifizető kap a magánszemély a más személy javára folytatott tevékenység során felmerült kiadásai megtérítése céljából. Az egyes költségtérítések adójogi megítélése különböző. Így többek között a jövedelemszámítás során nem kell figyelembe venni a kiküldetési rendelvény alapján kifizetett, a munkáltató által munkába járás címén megtérített, a törvényben meghatározott mértéket meg nem haladó öszszeget. Abban az esetben, ha a költségtérítést bevételként kell figyelembe venni, akkor nem önálló tevékenység esetén csak tételes költségelszámolásról lehet szó. Az önálló tevékenységet folytató magánszemély bevételének részét képezi az e tevékenységgel összefüggésben kapott költségtérítés is. Az önálló tevékenységet folytatóknak a törvény választási lehetőséget biztosít a költségelszámolási módszer alkalmazására. Egyik eset a tételes költségelszámolás, a másik pedig a bizonylat nélküli 10 százalékos szabály. Amennyiben a magánszemély a 10 százalékos szabályt választja (a bevételének a 10 százalékát tekinti költségnek), akkor a költségtérítés címén megszerzett bevételére is ezt a szabályt kell alkalmaznia. A nem önálló tevékenységet folytató a 10 százalékos szabályt nem alkalmazhatja. Tekintettel arra, hogy az egyéni vállalkozás keretében végzett munka ellenértékeként megszerzett valamennyi bevételt egyéni vállalkozói bevételként kell figyelembe venni, és abból a jövedelmet a vállalkozókra vonatkozó szabályok szerint kell kiszámítani, ebben az összeállításban az általuk megszerzett költségtérítésre vonatkozó szabályok ismertetésére nem kerül sor. A magánszemélyek által a más személy javára végzett tevékenységek során függetlenül attól, hogy a munkavégzésre önálló vagy nem önálló tevékenység keretében kerül sor a leggyakrabban az utazással, szállás igénybevételével kapcsolatban merül fel kiadás, ezért először az erre vonatkozó szabályokat tekintjük át. 6
I. HIVATALI, ÜZLETI ÚT A hivatali, üzleti utazás fogalmát az Szja tv. 3. 10. pontja a következők szerint határozza meg: a magánszemély jövedelmének megszerzése, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével, ideértve különösen a kiküldetés vagy a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében más munkáltatónál történő munkavégzés miatt szükséges utazást, de ide nem értve az olyan utazást, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti; továbbá az országgyűlési képviselő, a nemzetiségi szószóló, a polgármester, az önkormányzati képviselő e tisztségével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás (a lakóhelytől való távollét). Elsőként azzal szükséges foglalkozni, hogy mikor nem beszélhetünk hivatali, üzleti utazásról. Ezeket az utakat a törvény nevesíti, vagyis a lakóhelyről a munkahelyre, székhelyre, telephelyre történő utazást magáncélú utazásnak minősíti. A munkahelyre történő utazásról a későbbiekben még szó lesz. Székhelyre, telephelyre utazásnak minősül pl. az, amikor a társaság személyesen közreműködő tagja a tevékenysége gyakorlásának rendszeres helyére utazik. A gyakorlatban találkozhatunk olyan esetekkel, amikor ténylegesen magáncélt szolgáló utazást hivatali, üzleti útként kívánnak az elszámolásban feltűntetni. Amennyiben akár közvetve is bizonyítható a magáncél (az utazás kikapcsolódást, szórakozást szolgál), akkor a hivatali, üzleti útra vonatkozó adózási szabályok nem alkalmazhatók. Hivatali, üzleti útnak minősül viszont az az utazás, amely a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében valósul meg. Hivatali, üzleti útról van szó pl. akkor, amikor az üzletkötő, a pizzafutár, a háztartásigép-szerelő a megrendelőt keresi fel, a védőnő, a szociális munkás a családokhoz látogat, és a sor még hosszasan folytatható. Hivatali, üzleti útnak minősül a kiküldetés, a munkaszerződéstől eltérő, más munkáltatónál történő foglalkoztatás. Ez utóbbi figyelemmel a Munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban Mt.) rendelke- 7
KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK ÉS A SZEMÉLYI JÖVEDELEMADÓ zéseire is tartalmában a korábbi elnevezésű kirendelésnek felel meg, ezért az egyszerűség kedvéért a későbbiekben ezt az elnevezést használom. A kiküldetés fogalmát ugyancsak tartalmazza az Szja tv. a 3. 11. pontja: a kiküldetés a munkáltató által elrendelt, a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás, így különösen a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében a munkaszerződéstől eltérő helyen történő munkavégzés; ide nem értve a lakóhelyről, tartózkodási helyről a munka helyre történő oda- és visszautazást. Kiküldetésnek minősül a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló törvény szerinti rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati érdekből történő áthelyezése, vezénylése, átrendelése, valamint a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonájának szolgálati érdekből történő áthelyezése, vezénylése is. E rendelkezés alkalmazásában munkahelynek minősül a munkáltatónak az a telephelye, ahol a munkavállaló a munkáját szokás szerint végzi, ilyen telephely hiányában vagy több ilyen telephely esetén a munkáltató székhelye minősül munkahelynek. Ha felületesen nézzük ezt a meghatározást, tartalmát tekintve elsőként szinte teljesen megegyezik a hivatali, üzleti út fogalmával. A valóságban azonban jelentős a különbség van a kettő között. Ez a rendelkezés rögzíti ugyanis, hogy bár a kiküldetés is a kiküldő tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás, de kiküldetésről csak munkaviszonyban vagy annak megfelelő jogviszonyban álló magánszemélyek esetén beszélhetünk. Ez a megkülönböztetés azért fontos, mert az Mt. 51. (2) bekezdése arról rendelkezik, hogy a munkáltató köteles megtéríteni azt a költséget a munkavállalójának, amely a munkaviszony teljesítésével összefüggésben indokoltan felmerül. A munkaviszonynak nem minősülő jogviszonyban állók esetén kivéve az országgyűlési és önkormányzati képviselőket ilyen térítési kötelezettség nem terheli a kifizetőket. Tekintettel arra, hogy a lakó- vagy tartózkodási helyről a munkahelyre történő utazás (munkába járás) nem minősül hivatali, üzleti útnak, itt kerül meghatározásra, hogy mi minősül munkahelynek. E szerint a munkahely alatt a munkáltató azon telephelyét kell érteni, ahol a magánszemély a munkáját szokás szerint végzi. Ezt a helyet a legtöbb esetben a munkaszerződésben is rögzítik. Előfordulhat azonban, hogy a munkavállaló szokásos munkavégzési helyét a munkaszerződésben nem rögzítik, vagy több ilyen telephelyet is megjelölnek. Ilyen esetben a munkavállaló munkahelyének a munkáltató székhelyét kell tekinteni. A gyakorlatban az előzőek a következőt jelentik. Amennyiben egy munkáltatónak több telephelye van, akkor a munkaszerző- 8
I. Hivatali, üzleti út désben megjelölt telephelyen kívüli foglalkoztatás kiküldetésnek és nem munkába járásnak minősül. Ha a munkaszerződésben szokásos munkavégzési helyként a munkáltató valamennyi telephelyét megjelölték, akkor munkába járásnak csak a székhelyre történő utazás minősül, a többi hivatali, üzleti útnak tekintendő. Ugyancsak a székhely minősül munkahelynek, ha a munkavégzés szokásos helyét a munkaszerződés nem tartalmazza. Erre a pontos elkülönítésre azért van szükség, mert eltérő nagyságú költségtérítés jár a hivatali, üzleti útra és a munkába járásra. Az Szja tv. külön határozza meg a külföldi kiküldetés és a külszolgálat fogalmát is, melyek ugyancsak hivatali, üzleti útnak minősülnek. Az Szja tv. 3. 12. pontja szerint Külföldi kiküldetés: a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli (a továbbiakban: külföld) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. A külszolgálat fogalmát az Szja tv. 3. 12. pontja a következők szerint határozza meg: a munkáltató által elrendelt, külföldön történő munkavégzés. I/1. Utazási költségek A hivatali, üzleti utazás során meghatározó kiadás az utazás költsége. Munkaviszony esetén a munkáltató ezt köteles megtéríteni. A gyakorlatban az utazás történhet közösségi közlekedéssel, cégautóval vagy saját személygépkocsival. Tekintettel arra, hogy a gyakorlatban nem igazán fordul elő, hogy a magánszemély a hivatali, üzleti úthoz nem személygépkocsinak minősülő járművet használ (a magánszemély tulajdonát képező hivatali, üzleti útra is használt nagyobb rakodóterű gépjárművek a legtöbb esetben a személyi jövedelemadó alkalmazásában személygépkocsinak minősülnek), ebben az összeállításban a személygépkocsinak nem minősülő járművekre vonatkozó költségelszámolás részletesen nem szerepel. Közösségi közlekedés esetén az utazási jegyet megvásárolhatja a kifizető a nevére szóló számlával vagy maga a hivatali, üzleti úton lévő magánszemély. Ez utóbbi esetben függetlenül attól, hogy a magánszemély az utazási költségekre előleget 9
KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK ÉS A SZEMÉLYI JÖVEDELEMADÓ kapott vagy azt maga előlegezte meg utólag bizonylattal kell elszámolnia a kifizetővel. Mivel a hivatali, üzleti út megvalósulása a megrendelő, munkáltató érdeke, ezért az utazási jegy vásárlására fordított összeg a kifizető, munkáltató érdekében felmerült ráfordításnak minősül, a magánszemélynél pedig olyan bevételt keletkeztet az Szja tv 7. (1) bekezdés q) pontja alapján, amelyet a jövedelem számítása során nem kell figyelembe venni. Előfordulhat, hogy az utazás során a magánszemély étkezési szolgáltatást is kap, ennek árát az utazási jegy ellenértéke tartalmazza. Tekintettel arra, hogy az étkezésre fordított kiadás fő szabály szerint nem számolható el költségként, ezért a már hivatkozott q) pont arról is rendelkezik, hogy az ezen a címen megszerzett bevételt sem kell figyelembe venni a jövedelemszámítás során. Cégautóval történő utazás esetén az utazási költségek megtérítésére nem kerül sor, hiszen a cégautóval kapcsolatos valamennyi kiadás a céget terheli, ezért a magánszemélynél fel sem merülhet adókötelezettség. Ha a hivatali, üzleti út mellett magánhasználat is megvalósul, adófizetési kötelezettség akkor sem keletkezik, mert az Szja tv. 1. számú melléklet 8.37. pontja alapján a cégautó magáncélú használata, valamint az ezzel összefüggésben az úthasználatra jogosító bérlet, jegy juttatása mentes a személyi jövedelemadó alól. Saját tulajdonú személygépkocsival megvalósuló hivatali, üzleti út esetén az utazási költségek elszámolására kétféle módon kerülhet sor. Az egyik esetben a magánszemély az általa vezetett útnyilvántartás alapján történik az elszámolás, a másik esetben a kifizető, munkáltató által kiállított kiküldetési rendelvény tekintendő bizonylatnak. I/2. Útnyilvántartás alapján történő elszámolás Amennyiben a magánszemély a saját tulajdonú személygépkocsiját akár nem önálló vagy önálló tevékenysége során hivatali, üzleti célra használja, akkor az Szja tv. 3. számú mellékletének IV. fejezetében foglaltak alapján az erre tekintettel költségtérítés címén megszerzett bevételével szemben költségként számolhatja el az üzemanyag-felhasználással, valamint számlák, bizonylatok alapján a jármű fenntartásával, javításával és felújításával kapcsolatban felmerült kiadásokat. A személygépkocsi 10