A Honvédelmi Sportszövetség GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZATA Jóváhagyta a HS Elnöksége az Eln.hat./5./2017. (IX.07.) számú határozatával. A szabályzat 2017. Szeptember 07.-től hatályos. 2017. 1
TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezetés 1.1. A szabályzat hatálya 1.2. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai 1.3. Értelmező rendelkezések 2. A tervezés rendje 3. A kötelezettségvállalás rendje 3.1. Kötelezettségvállalás közbeszerzési eljárás esetében 3.2. A kötelezettségvállalás nyilvántartása 3.3. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésének rendje 4. A teljesítés igazolás rendje 5. Az érvényesítés rendje 6. Az utalványozás rendje 7. A számlák feldolgozási rendje 8. Az anyagi készletek (eszközök) analitikus nyilvántartásának rendje 9. A számlázással kapcsolatos előírások 10. Beszerzési eljárási rend 11. Az összeférhetetlenség szabályai 12. A felhatalmazás és a visszavonás dokumentumainak megőrzése 13. Adatszolgáltatási és beszámoló készítési feladatok 14. Záró rendelkezések, hatálybalépés Mellékletek: 1. Kötelezettségvállalási bizonylat 2. Utalványrendelet 2
1. Bevezetés A Honvédelmi Sportszövetség (a továbbiakban: HS) Elnöksége annak érdekében, hogy eleget tegyen a tevékenységét meghatározó jogszabályoknak, valamint a HS Alapszabályában foglaltaknak, az Alapszabály 46. (5) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a jelen Gazdálkodási Szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) alkotja, melyben meghatározza a HS céljait és feladatait a gazdálkodás megszervezése és irányítása, a vagyon használata, védelme, gyarapítása, a pénzügyi, számviteli rend betartása és a gondos, racionális, átlátható és hatékony gazdálkodás terén. A Szabályzat célja továbbá, hogy a HS meghatározza a működéséhez, gazdálkodásához kapcsolódó, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket is. A jelen Szabályzat meghatározza a HS költségvetésének bevételei és kiadásai tekintetében a vagyongazdálkodás megtervezésével, végrehajtásával, a folyamatok nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat, ezen belül a jelen Szabályzat rendelkezik a HS kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, teljesítésigazolási, érvényesítési és utalványozási rendjéről, azok eljárási és dokumentációs részletszabályairól, az egyes jogés hatáskörökről, a helyettesítés, illetve a hatáskörök átruházásnak a rendjéről. A HS a Honvédelmi Sportszövetségről szóló 2016. évi CXXXII. törvényben (a továbbiakban: HS törvény) meghatározott országos közfeladatokat ellátó köztestület, amely az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény szerinti nyilvántartásba vétel nélkül kiemelten közhasznú szervezetnek minősül. A HS az állam által a tevékenységének finanszírozására biztosított, a központi költségvetési törvényben meghatározott összegű támogatásból, a tagok által nyújtott önkéntes hozzájárulásokból és egyéb bevételekből gazdálkodik. Alaptevékenységét nem haszonszerzés céljából, hanem a HS törvényben, az Alapszabályban meghatározott közfeladatként látja el. Vállalkozási tevékenységet csak közhasznú vagy a létesítő okiratban meghatározott egyéb céljainak megvalósítása érdekében a közhasznú célok megvalósítását nem veszélyeztetve végez. A HS gazdálkodása során elért eredményét nem osztja fel, azt a közhasznú tevékenységére fordítja. 1.1. A Szabályzat hatálya A Szabályzat hatálya kiterjed a HS forrásainak felhasználására, és a felhasználásra irányuló eljárásokban résztvevő valamennyi személyre, a HS valamennyi szervezeti egységére. 1.2. A Szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.); a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.); 3
az egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet; az államháztartási törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.); a Honvédelmi Sportszövetség Alapszabálya (a továbbiakban: Alapszabály); a Honvédelmi Sportszövetség Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SzMSz). 1.3. Értelmező rendelkezések Kötelezettségvállalás: az a szerződés (megállapodás) megkötéséről, foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséről, illetve más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló kötelezettség vállalásáról szóló, szabályszerűen tett jognyilatkozat, amelyet a HS az éves költségvetése terhére vállal. A kötelezettségvállalás lehet: munkavégzésre irányuló jogviszony létesítése, szerződés megkötése (ideértve a fizetési kötelezettséget tartalmazó megállapodásokat is), költségvetési támogatás biztosításáról szóló döntés (pl. pályázati támogatás), a Kbt. szerint a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás, a pályázati kiírás, ha ez nem kerül visszavonásra, áru vagy szolgáltatás megrendelése, minden olyan nyilatkozat, harmadik személlyel szemben vállalt kötelezettség, amely akár közvetlenül, akár feltételesen, valamely személy nyilatkozatától függő fizetési kötelezettséget tanúsít. Tárgyévi, több évet érintő vagy az üzleti éven túli kötelezettséget a HS az Országos Küldöttgyűlés által jóváhagyott éves költségvetési tervében meghatározott, valamint az év során módosított szabad források mértékéig vállalhat. Kötelezettséget vállalni csak írásban lehet, a későbbiekben meghatározott kivételekkel. Kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzése: annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, valamint a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. A pénzügyi ellenjegyzés mindenkor megelőzi a kötelezettségvállalást. Teljesítés igazolása: a teljesítés megtörténtének igazolása, amelynek során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magába foglaló kötelezettségvállalás esetén annak teljesítését. 4
Érvényesítés: a kiadások teljesítése és a bevétel beszedése előtt azok jogosultságának, összegszerűségének, előírt alaki és tartalmi követelményeinek való megfelelésének, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése okmányok alapján. Utalványozás: a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó fizetési kötelezettség (kiadás) teljesítésének, a bevétel beszedésének, vagy elszámolásának elrendelése. 2. A tervezés rendje A HS a Közgyűlés által jóváhagyott éves költségvetés szerint gazdálkodik, amely meghatározza a HS bevételeit és kiadásait. A tárgyévet követő évre vonatkozó támogatási igényeket a szakmai tagozatok a HS Titkárság által meghatározott struktúrában és szakmai indoklással alátámasztva - legkésőbb a tárgyév január 31-ig megküldik a HS Titkárság számára. A HS tárgyévet követő évre vonatkozó költségvetési igényét a beérkezett igényeket megvizsgálva, a központi igényekkel összesítve - a HS elnöke a tárgyév március 31-ig (az Elnökség egyetértésével) megküldi a honvédelmi miniszter részére. A költségvetési terv elkészítéséért a Gazdasági Divízió vezetője, felterjesztéséért a HS főtitkár a felelős. 3. A kötelezettségvállalás rendje A kötelezettségvállalásra a HS nevében az Elnök jogosult. A kötelezettségvállalásra jogosultak nevét, beosztását és aláírás-mintájukat a kötelezettségvállalásra jogosultakról szóló nyilvántartás tartalmazza. A kötelezettségvállalásra jogosultakról készült nyilvántartás folyamatos naprakész vezetéséért az Gazdasági Divízió vezetője a felelős. A HS-nél nem kötelező írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként bruttó 50.000 forintot el nem érő kifizetéseknél, pénzügyi szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódó kifizetések esetén (bankköltség, számlavezetési díj, tranzakciós költségek), a jogszabályon, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló fizetési kötelezettség. A nem írásban történt kötelezettségvállalások szerinti kifizetésekre a kötelezettségvállalások teljesítésére (teljesítés igazolás, érvényesítés, utalványozás) és nyilvántartására vonatkozó szabályokat alkalmazni kell. Egyéb esetekben a 5
kötelezettségvállalás csak írásban történhet a Szabályzatban meghatározott dokumentumok alapján. Írásban vállalt kötelezettségvállalások dokumentumai: szerződés, megállapodás, megrendelés, támogatásról szóló döntés (szerződés) aláírt dokumentuma. A megrendelésnek legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: megrendelő neve, címe, adószáma, kapcsolattartó neve, telefonszáma, e-mail címe, szolgáltató neve, címe, megrendelés dátuma, megrendelés iktatószáma, megrendelés tárgya, megrendelés részletezése, kapcsolódó esemény/rendezvény, megrendelés végösszege ÁFÁ-val (forintban), fizetés módja, a HS szervezeti egysége/költséghelye, a megrendelésre vonatkozó visszaigazolás kérése, a kötelezettségvállaló aláírása Nem írásban vállalt kötelezettségvállalások dokumentumai: számla, számlával egy tekintet alá eső okirat. 3.1. Kötelezettségvállalás közbeszerzési eljárás esetében Amennyiben az állami támogatások felhasználása során közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) vonatkozó előírásait kell betartani. A Kbt. szerint a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás a Kbt. 53. (5) és (6) bekezdése alapján megindított közbeszerzési eljárás, valamint a Kbt. 104. -a alapján megindított olyan közbeszerzési eljárás, amelyben a keretmegállapodás önmagában fizetési kötelezettséget nem keletkeztet kivételével a pályázati kiírás, továbbá minden olyan nyilatkozat, harmadik személlyel szemben vállalt kötelezettség, amely feltételesen, valamely személy nyilatkozatától függő fizetési kötelezettséget tanúsít, az Ávr. 45. (2) és (3) bekezdésben foglaltak figyelembevételével kötelezettségvállalásnak tekintendő. Ha a közbeszerzési eljárás, pályázat eredménytelen lett, a fizetési kötelezettséget keletkeztető nyilatkozat nem történt meg, a korábban lekötött pénzügyi fedezet lekötését a kötelezettségvállalások meghiúsulásának szabályai szerint fel kell oldani. A kötelezettségvállalásra vonatkozó 6
rendelkezéseket a kötelezettségvállalások olyan tartalmú módosítására is alkalmazni kell, amely a korábban megállapított fizetési kötelezettségek összegét növeli, vagy az érintett évek közötti megoszlását módosítja. 3.2. A kötelezettségvállalás nyilvántartása A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről legalább az éves költségvetési terv sorainak megfelelő szinten. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, kötelezettségvállalást tanúsító dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét, a jogosult azonosító adatait, a kötelezettségvállalás tárgyát, kötelezettségvállalás összegét, kötelezettségvállalás összegének évek szerinti megoszlását, továbbá a teljesítési adatokat. A nyilvántartás naprakész vezetéséért az Gazdasági Divízió vezetője a felelős. Azokban az esetekben, melyeknél a Szabályzat nem ír elő előzetes írásbeli kötelezettségvállalást a teljesített kifizetésekkel egyidejűleg kell a kifizetés összegét a megfelelő időszak és a meghatározott paraméterek szerinti megbontásban kötelezettségvállalásként nyilvántartásba venni. A határozatlan idejű kötelezettségvállalások esetében a tárgyévi költségvetés terhére a tárgyévet érintő tételeket kell nyilvántartani. A kötelezettségvállalások nyilvántartását érvényességét - folyamatosan felül kell vizsgálni, melynek végrehajtásáért az Gazdasági Divízió vezetője a felelős. Abban az esetben, ha a kötelezettségvállalás teljesítése valamilyen oknál fogva meghiúsult, várhatóan nem kerül teljesítésre, vagy részleges teljesítése megtörtént és további teljesítés már nem lesz, úgy gondoskodni kell a nem teljesített kötelezettségvállalások nyilvántartásban történő átvezetéséről, melynek elvégzésért is az Gazdasági Divízió vezetője a felelős. 7
3.3. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésének rendje A szerződéskötések során a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére a Gazdasági Divízió vezetője, mint a gazdasági szervezet vezetője, vagy a Gazdasági Divízió állományába tartozó, a felsőoktatásban szerzett gazdálkodási, vagy pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyiszámviteli képesítéssel rendelkező munkavállaló írásban jogosult. A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultak nevét, beosztását, aláírás-mintáját, a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személyekről szóló nyilvántartás tartalmazza. A pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személyekről szóló nyilvántartás folyamatos, naprakész vezetéséért az Gazdasági Divízió vezetője a felelős. A pénzügyi ellenjegyzőnek a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy: a) a szükséges szabad pénzügyi forrás rendelkezésre áll-e, a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, b) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll, és c) a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg az a) - c) pontokban előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót és a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét. Ha a HS kötelezettséget vállaló vezetője az írásos tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítja a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzőjét, az köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről a HS Felügyelő Bizottságának vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni. A Felügyelő Bizottság vezetője köteles megvizsgálni a bejelentést, és az ügyrendjében meghatározottak szerint eljárni. 4. A teljesítés igazolás rendje A Főtitkár jogosult a teljesítés igazolások megtételére, melyhez az érintett szervezeti egységek vezetői szakmai megfelelőségi igazolást csatolnak. A Főtitkár távollétében a Szakmai Divízió vezetője jogosult a teljesítés igazolások megtételére. A teljesítés igazolásra jogosultak nevét, beosztását, aláírásmintáját, a teljesítés igazolásra jogosult személyekről szóló nyilvántartás tartalmazza. A teljesítés igazolásra jogosult 8
személyekről szóló nyilvántartás folyamatos, naprakész vezetéséért az Gazdasági Divízió vezetője a felelős. A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, aláírásával igazolni kell: a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes annak teljesítését. A kifizetés jogosságának ellenőrzése akkor történik meg, ha a kifizetés alapját képező számviteli bizonylaton, szerződésen, megrendelésen, megállapodáson, vagy más visszterhes magánjogi kötelem esetében, illetve annak visszaigazolásában meghatározott megbízottal (szállítóval) megegyező személy, illetve szervezet szerepelt, és azt a teljesítés igazolására jogosult személy elfogadta, az egyezőséget aláírásával és az igazolás dátumának megjelölésével igazolta. A kifizetés összegszerűségének ellenőrzése akkor történik meg, ha a kifizetés alapját képező számviteli bizonylaton szereplő kiadás összege megegyezett a szerződésen, megrendelésen, megállapodáson, vagy más visszterhes magánjogi kötelem esetében, illetve annak visszaigazolásában meghatározott összeggel, és ezt a teljesítés igazolására jogosult személy elfogadta, az egyezőséget aláírásával és az igazolás dátumának megjelölésével igazolta. A szerződés, megrendelés, megállapodás, vagy más visszterhes magánjogi kötelem esetében annak teljesítésének ellenőrzése akkor történik meg, ha a kifizetés alapját képező bizonylaton szereplő termék vagy szolgáltatás megnevezése megfelel a szerződés, megrendelés, megállapodás, vagy más visszterhes magánjogi kötelem tárgyával, és azt a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrizte, valamint a feladat elvégzését aláírásával és az igazolás dátumának megjelölésével igazolta. A teljesítés igazolás módja az alábbiak szerint kerül meghatározásra: A teljesítést igazolni - Utalványrendeleten lehet. A HS a bevételekre külön teljesítés igazolást nem ír elő. 5. Az érvényesítés rendje Érvényesítést a Gazdasági Divízió vezetője, mint a gazdasági szervezet vezetője, illetve a Gazdasági Divízió állományába tartozó, a felsőoktatásban szerzett gazdálkodási, vagy 9
pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel rendelkező munkavállaló írásban végezhet. Az érvényesítésre jogosultak nevét, beosztását, aláírás-mintáját az érvényesítésre jogosult személyekről szóló nyilvántartás tartalmazza. Az érvényesítésre jogosult személyekről szóló nyilvántartás folyamatos naprakész vezetéséért az Gazdasági Divízió vezetője a felelős. Kifizetések előtt a teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell: a) az összegszerűséget, b) a fedezet meglétét, c) továbbá azt, hogy a megelőző ügymenetben a vonatkozó jogszabályi előírásokat, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e. Az érvényesítés az okmányok utalványozása előtt történik. A számviteli nyilvántartást vezető program által generált vagy a Szabályzat mellékleteként meghatározott Utalványrendelet lapon az érvényesítésnek tartalmaznia kell: az érvényesítésre utaló megjelölést, az érvényesítés dátumát, az érvényesítő aláírását. Amennyiben az érvényesítő a megjelölt jogszabályok, szabályzatok megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. A további eljárásra a pénzügyi ellenjegyzésnél előírt szabályokat kell alkalmazni. 6. Az utalványozás rendje Utalványozásra a HS nevében a HS Elnöke, mint a gazdálkodó szerv vezetője, 2.000.000 forintig az elnök által írásban felhatalmazott más vezető tisztségviselő vagy főtitkár, 2.000.000 forint felett az elnök által írásban felhatalmazott más vezető tisztségviselő vagy főtitkár együttesen jogosult. Az írásos felhatalmazás dokumentumának a következőket kell tartalmazni: a felhatalmazó nevét, beosztását, a felhatalmazott nevét, beosztását, a felhatalmazás kezdő időpontját, a felhatalmazás feltételeit, a felhatalmazó aláírását, a felhatalmazott által a megbízás tudomásul vételének aláírással történő igazolását. 10
Az írásos felhatalmazás visszavonásáról szóló dokumentumnak a következőket kell tartalmazni: a felhatalmazást visszavonó nevét, beosztását, a felhatalmazott nevét, beosztását, a felhatalmazás visszavonásának időpontját, a felhatalmazást visszavonó aláírását, a felhatalmazott által a visszavonás tudomásul vételének aláírással történő igazolását. Az utalványozásra jogosultak nevét, beosztását, aláírás-mintájukat, a felhatalmazásra jogosító ügyirat számát és keltét, valamint a jogosultság megszüntetését elrendelő ügyirat számát és időpontját az utalványozásra jogosult személyekről szóló nyilvántartás tartalmazza. Az utalványozásra jogosultakról készült nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetéséért a Gazdasági Divízió vezetője felelős. A kiadások utalványozása az érvényesítés alapján történik. Utalványozni a számviteli nyilvántartást vezető program által generált Utalványrendeleten, vagy a Szabályzat mellékleteként meghatározott Utalványrendeleten lehet. Az Utalványrendeleten fel kell tüntetni: a) az utalvány szót, b) az üzleti évet, c) a befizető, kedvezményezett megnevezését, d) a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét, e) a megterhelendő és a jóváírandó fizetési számla számát, f) a kötelezettségvállalás számát, g) az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását, és h) az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. Nem kell utalványozni: a) a termék értékesítéséből, szolgáltatás nyújtásából számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, készpénzátutalás alapján befolyó, valamint a közigazgatási hatósági határozaton alapuló bevétel beszedését, b) a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos kiadásokat, A külföldi devizanemben utalványozott összeg forintértékét a számviteli bizonylat teljesítési napján érvényes MNB középárfolyam alapján kell figyelembe venni. 7. A számlák feldolgozási rendje A számlák legkésőbb a beérkezésüket követő munkanap végéig, iktatás után a Gazdasági Divízió részére átadásra kerülnek. A számlák ez utáni ellenőrzését, érvényesítését, 11
teljesítés igazolását és utalványozását úgy kell megvalósítani, hogy a fizetési határidőt megelőző 3. munkanapig a számlák visszaérkezzenek a Gazdasági Divízió részére az utalás kezdeményezése érdekében. Abban az esetben, amikor a számla a kifizetési határidő előtt 5 nappal, vagy azon belül érkezik meg, a feldolgozók vegyék fel a kapcsolatot a számla kibocsátójával, és kezdeményezzék a fizetési határidő módosítását. Az új fizetési határidőt legalább újabb 8 banki napban állapítsák meg. 8. Az anyagi készletek (eszközök) analitikus nyilvántartásának rendje A befektetett eszközök és készletek analitikus nyilvántartásának rendeltetése az immateriális javak, a tárgyi eszközök és a készletek részletes érték és mennyiség szerinti nyilvántartása, az ezekkel kapcsolatos főkönyvi, szintetikus nyilvántartás adatainak biztosítása, a könyvviteli mérleg alátámasztása. Rendeltetése továbbá a vagyon megóvása a tulajdon védelme, a könyvviteli nyilvántartások megalapozása, a közpénzek felhasználásának és a köztulajdon használatának nyilvánossága és ellenőrizhetősége érdekében a tovább részletezési kötelezettség teljesítése és információ nyújtása a vezetői döntésekhez. Az analitikus nyilvántartás célja, hogy a befektetett eszközök és készletek értéke mellett, minden olyan adatot nyilván tartson, amely a számvitelről szóló törvényben megfogalmazott beszámolási kötelezettséghez kapcsolódik, és amelyre szükség van vagy lehet a gazdálkodás során. A befektetett eszközök és készletek analitikus nyilvántartása elektronikus rendszerben készül el. A HS analitikus nyilvántartását a Gazdasági Divízió vezeti, hajtja végre. Anyagfelelősnek a HS-nél a Gazdasági Divízió munkavállalója kerül kijelölésre, aki felelős az anyagok kezeléséért és nyilvántartásáért. Felel az ellátottak részére biztosított eszközök, egyéb információhordozók, szakkönyvek személyhez kötéséért, elszámoltatásáért. Az anyagfelelős köteles háromhavonta egyeztetni nyilvántartását a számítógépes analitikus nyilvántartással. 9. A számlázással kapcsolatos előírások Az HS számláinak kiállítására és kibocsátására a Gazdasági Divízió jogosult, a számlatömböt a Gazdasági Divízió helyiségében kell szigorú számadásköteles nyomtatványként kezelni. A különböző megállapodásokban, valamint szerződésekben fizetési módozatként átutalást kell szerepeltetni. A kimenő számlának tartalmaznia kell a vonatkozó megrendelés vagy szerződés számát. 12
10. Beszerzési eljárási rend A Gazdasági Divízió vezetője köteles a költségvetési évben tervezett beszerzésekről éves beszerzési tervet készíteni. Az éves beszerzési tervet a középfokú vagy felsőfokú közbeszerzési végzettséggel rendelkező személlyel történt egyeztetést követően a Főtitkár hagyja jóvá. A HS-nél beszerezhető anyag-féleségek és szolgáltatások igénybevétele során árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése esetén a nettó 2 millió Ft értékhatárt el nem érő becsült értékű, saját hatáskörben végrehajtásra kerülő beszerzési eljárások lefolytatása során törekedni kell a gazdaságosság, az esélyegyenlőség és versenysemlegesség kritériumainak érvényesítésére, továbbá legalább három árajánlat bekérésére. Az éves költségvetési törvényben meghatározott közbeszerzési értékhatárt el nem érő, de árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése esetén a nettó 2 millió Ft értékhatárt elérő, vagy azt meghaladó becsült értékű, saját hatáskörben végrehajtásra kerülő beszerzési eljárások lefolytatása során kötelező a három árajánlat írásban való bekérése. Az értékhatár meghatározásakor figyelembe kell venni a Kbt. szerinti egybeszámítási kötelezettséget. A beszerzési feladatok megkezdése előtt piackutatást, illetve célszerűségi vizsgálatot kell végezni. 11. Az összeférhetetlenség szabályai A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv (a továbbiakban: Ptk.) szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. A HS-nél a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről és aláírás-mintájukról az előzőekben meghatározott naprakész nyilvántartások kerülnek vezetésre, melyekért a Gazdasági Divízió vezetője a felelős. 12. A felhatalmazás és a visszavonás dokumentumainak megőrzése A felhatalmazásról, megbízásról és visszavonásról rendelkező dokumentumot utólag is ellenőrizhető formában a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. (2) bekezdésében 13
foglalt előírásokkal összhangban 8 évig meg kell őrizni. Az elévülési idő a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés felhatalmazásáról, valamint a szakmai teljesítés igazolására, érvényesítésre szóló megbízás visszavonásának időpontjától kezdődik. 13. Adatszolgáltatási és beszámoló készítési feladatok Az adatszolgáltatással és az éves beszámoló készítéssel összefüggő feladatokat a Számviteli politika tartalmazza. Az állami költségvetési támogatások elszámolásával összefüggő részletes feladatokat A támogatási szabályzat tartalmazza. A HM fejezeti költségvetése terhére a HS részére biztosított forrásokról történő elszámolások összeállítása során a szakmai beszámolók elkészítése az érintett divíziók vezetőinek a feladata; a pénzügyi elszámolásokat a gazdasági divízió vezető, illetve az arra kijelölt pénzügyi vagy számviteli területen dolgozó munkavállalók irányításával, közreműködésével kell elkészíteni. 14. Záró rendelkezések Jelen Szabályzat 2017. szeptember 07. napján lép hatályba. Az érintett dolgozók munkaköri leírásában szerepeltetni kell a Szabályzatban nevesített felelősségi, hatás és jogköröket, melyek elkészítéséért a Főtitkár a felelős. A HS-nél gondoskodni kell arról, hogy a Szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék... elnök, mint a HS képviseletére jogosult személy 14
Kötelezettségvállalási bizonylat 1 1. számú melléklet: Kötelezettségvállalási bizonylat A kötelezettségvállalás sorszáma: Elnökségi határozat száma 2 : A kötelezettségvállalás nyilvántartási száma 3 : Elrendeljük az alábbi bevétel lekötését a felhasználási ütemtervvel összhangban. Forrás Eddig vállalt keretösszege kötelezettség Forrás megnevezése (Ft) (Ft) Jelen bizonylattal vállalt kötelezettség (Ft) Szabad keret (Ft) Kötelezettségvállalás jogcíme:.. Kötelezettségvállalás célja:. A kedvezményezett/szerződő fél megnevezése: adószáma, vagy adóazonosító jele: bankszámlasszáma:.. A kötelezettségvállalásból:... forint előző év(ek) maradványa terhére vállalt tárgyévi kötelezettség,... forint tárgyévi támogatás/egyéb bevétel terhére vállalt tárgyévi kötelezettség. szakmai javaslattevő Bp., 20 pénzügyi ellenjegyző Bp.,20.. kötelezettségvállaló Bp., 20 A kötelezettségvállalás összegét az. iktatószámú támogatási szerződés/szolgáltatási szerződés/megrendelő alapján.- án lekötöttem.. pénzügyi ellenjegyző 1 Kötelezettségvállalási bizonylatként.. rendszerben előállított bizonylat is alkalmazható. 2 Támogatás esetén. 3 A kötelezettségvállalást kezdeményező ügyszám. 15
2. számú melléklet: Utalványrendelet UTALVÁNYRENDELET szakmai teljesítés igazolására, az érvényesítésre, az utalványozásra és a kifizetés igazolására 2017. ÉV I.. számú és.. összegű szerződés, megrendelés, megállapodás határozat* alapján.által kiállított. számú számlában (bizonylaton) megjelölt elvégzett munka, szolgáltatás, árubeszerzés jogosultságának, összegszerűségének szakmai teljesítését igazolom. Kedvezményezett címe:.. Bank neve, bankszámlaszáma: A kötelezettségvállalás sorszáma:. Bevételezést nem Bevételezése megtörtént* (száma:....) igényel* Budapest, szakmai teljesítést igazoló Az igazolt számla, fizetési felszólítás, szerződés, stb. az Ávr. 58. (1) bekezdése szerint érvényesítve, hitelesítve, mely alapján... fizetési időponttal... fizetési móddal utalványozom az I. részben foglaltak szerint. II. Budapest, 20. hó nap Budapest, 20. hó nap érvényesítő utalványozó Kötelezettségvállalás sorszáma:.. III. *megfelelő aláhúzandó kifizető 16