24. sz ám 125. évfolyam 2010. augusztus 19. ÉRTESÍTÕ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÕ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG TARTALOM Utasítások 48/2010. (VIII. 19. MÁV Ért. 24.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a cégképviselet, a cégjegyzési jog, a bankszámla feletti rendelkezési jog, valamint a jogi képviselet rendjéről szóló 1/2010. (MÁV Ért. 1.) EVIG sz. vezérigazgatói utasítás módosításáról... 49/2010. (VIII. 19. MÁV Ért. 24.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás az egyén-, forma-, munkaruhaigénylés, beszerzés, kiosztás, elszámolás szabályozása... Oldal 1269 1272 50/2010. (VIII. 19. MÁV Ért. 24.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás az ingatlanértékesítés rendjéről szóló 8/2009. (MÁV. Ért. 4.) VIG. számú utasítás 1. sz. módosítása... 51/2010. (VIII. 19. MÁV Ért. 24.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás az ingatlanhasznosítási döntéseket megalapozó szakági állásfoglalások kiadásának rendjéről szóló 7/2009. (MÁV. Ért. 4.) VIG. számú utasítás 1. sz. módosítása Egyéb közlemények Szolgálati megbízólevél érvénytelenítése... Oldal 1314 1315 1315 Utasítások 48/2010. (VIII. 19. MÁV Ért. 24.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a cégképviselet, a cégjegyzési jog, a bankszámla feletti rendelkezési jog, valamint a jogi képviselet rendjéről szóló 1/2010. (MÁV Ért. 1.) EVIG sz. vezérigazgatói utasítás módosításáról 1.0. UTASÍTÁS CÉLJA A cégképviselet, a cégjegyzési jog, a bankszámla feletti rendelkezési jog, valamint a jogi képviselet rendjéről szóló 15/2007 (VI.15. MÁV Ért. 22.) VIG sz. vezérigazgatói utasítás módosítása, a vonatkozó 123/2009. (08.14.) Igazgatósági döntés szerinti aktualizálása. 4.0. UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.8. Az Igazgatósági tagok, valamint a cégjegyzékbe bejegyzett cégjegyzésre jogosult munkavállalók aláírási címpéldányának illetőleg az Igazgatóság által felhatalmazott munkavállalók meghatalmazásának elkészíttetéséről a Jogi Igazgatóság gondoskodik. 2.) Az Utasítás 4.9. pontja szövege hatályon kívül helyezésre kerül. A 4.9. pont törlésével a további 4.10. 4.17. pontok számozása 4.9.-4.16. pontra változik. 3.) Az Utasítás 4.10. pontjának szövege az alábbiak szerint módosul és számozása 4.9. pontra módosul. 4.9. Az eredeti aláírási címpéldányok, valamint a meghatalmazások 1 eredeti példányának őrzését, szükség esetén megfelelő számú hiteles másolat elkészítésének ügyintézését, valamint a munkaügyi nyilvántartásban történő rögzítés érdekében a Humánerőforrás Igazgatóságnak 1 másolati példány megküldését, a Jogi Igazgatóság végzi. 1.) Az Utasítás 4.8. pontjának szövege az alábbiak szerint változik:
1270 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám 5.0. HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, MEG- SZÜNTETÉSEK 5.1. Az utasítás hatályba lépésével egyidejűleg az Utasítás jelen utasítás 4.0. pontja szerint módosul. 6.0. HATÁLYBALÉPÉS Jelen utasítás a közzététel napján lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit értelemszerűen a hatálybalépéskor folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell. 7.0. MELLÉKLET A cégképviselet, a cégjegyzési jog, a bankszámla feletti rendelkezési jog, valamint a jogi képviselet rendjéről szóló 1/2010. (MÁV Ért. 1.) EVIG sz. utasítás egységes szerkezetben a jelen utasításban meghatározott módosításokkal. A cégképviselet, a cégjegyzési jog, a bankszámla feletti rendelkezési jog, valamint a jogi képviselet rendjéről a módosításokkal egységes szerkezetben foglalva 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Zrt. harmadik személyek, hatóságok, bíróságok előtti képviselet, jognyilatkozat- tétel, a cégjegyzés, a bankszámla feletti rendelkezési jog gyakorlása, valamint jogi képviselet rendjének társasági szintű szabályozása. 2.0 HATÁLY- ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁRO- ZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás személyi hatálya a MÁV Zrt. cégjegyzési joggal rendelkező (cégjegyzékbe bejegyzett vagy meghatalmazáson alapuló), valamint a cégjegyzési jog megadásával, nyilvántartásával és visszavonásával összefüggő feladatot ellátó munkavállalóira terjed ki. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Jogi Igazgató felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Cégképviselet: a Társaság képviselete harmadik személyek, hatóságok, bíróságok előtt, a Társaság képviseletében jognyilatkozatok tétele. Jognyilatkozat: a Társaság részére jogok szerzését, kötelezettségek vállalását tartalmazó bármilyen nyilatkozat, szerződés, megállapodás, meghatalmazás, jog elismerése, jogról való lemondás, harmadik személytől érkező megkeresésre adott nyilatkozat stb. tétele, aláírása. Cégjegyzési jog: a Társaság írásbeli képviseletére, a Társaság nevében történő aláírásra való jogosultság. Bankszámla feletti rendelkezési jog: a Társaság bármely bankszámlája feletti rendelkezésre való jogosultság. Jogi képviselet: a Társaság jogi képviselete munkaviszonyban álló jogi előadók, jogtanácsosok valamint ügyvédi meghatalmazás alapján ügyvédi irodák, egyéni ügyvédek által. Aláírási címpéldány: Közjegyző által hitelesített, a Társaság képviseletében aláírásra jogosult személy aláírásának mintáját tartalmazó dokumentum, melyen fel kell tüntetni a cég nevét, a cégjegyzésre jogosult nevét, lakóhelyét, a cégjegyzésre jogosult képviseleti jogcímét (pl. vezető tisztségviselő, munkavállaló) és a cégjegyzés módját. Az aláírási címpéldányon a munkakör nem kerül feltüntetésre. Meghatalmazás: képviseleti jogot keletkeztető egyoldalú, jognyilatkozat tételére feljogosító dokumentum, amely meghatározott ügycsoportra vonatkozik illetőleg értékhatárhoz köthető. A meghatalmazás csak együttes aláírási jogosítványt keletkeztet vagy másik cégjegyzésre jogosult, vagy másik azonos ügycsoportra vonatkozó meghatalmazással rendelkező munkavállalónak. Eseti meghatalmazás: a képviseleti jog átruházását rögzítő, egy adott konkrét ügy ellátására vonatkozó dokumentum. Ügyvédi meghatalmazás: A megbízó és az ügyvéd által aláírt teljes bizonyító erejű magánokirat, mely minden olyan cselekményre feljogosítja az ügyvédet, amely a rábízott ügy szabályszerű ellátásával jár, így okirat, pénz és más vagyontárgy átvételére is. Az ügyvéd képviseleti jogkörének korlátozása a hatóság vagy a harmadik személy irányában annyiban hatályos, amennyiben a korlátozás a meghatalmazásból kitűnik. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A Társaság képviseletére, ennek keretében a cégképviseletre és a cégjegyzésre vonatkozó általános szabályokat a Társaság Működési és Szervezeti Szabályzatának (továbbiakban: MSZSZ) I. kötete tartalmazza. 4.2. A társaság vezető tisztségviselőinek, mint törvényes képviselőknek a jogszabályon alapuló cégjegyzési jogát a mindenkor hatályos Alapító Okirat szabályozza.
24. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1271 4.3. A Társaság munkavállalóinak cégjegyzési joga az Alapító Okirat rendelkezésein illetőleg az Igazgatóság felhatalmazásán alapul. A DHL szerinti vezetői körbe nem tartozó, együttes aláírásra jogosult munkavállalók cégjegyzési joga a cégjegyzékbe be nem jegyzendő meghatalmazáson alapul. 4.4. A cégjegyzési jog megadására vonatkozó javaslatot a kezdeményező szervezeti egység a Humánerőforrás Igazgatóság Személyügynek küldi meg az alábbi adatok közlése mellett: Munkavállaló teljes neve (lánykori neve) Anyja leánykori neve Állandó lakcíme Az adatok személyes okmányokkal megegyezőségét a küldő szervezeti egység előzetesen ellenőrizni köteles. A javaslatnak tartalmaznia kell a cégjegyzési jog megadásának rövid indoklását, figyelemmel arra, az elvárásra, hogy a cégjegyzési jogosultságot a szükséges mértékűre kell korlátozni. Meghatalmazással történő cégjegyzési jogosultság esetén pontos meghatározása azon ügykörnek amelyre a meghatalmazás kiterjed, figyelemmel arra, hogy a DHL szerinti kereteken belül adható meghatalmazás. 4.5 A cégjegyzési jog megadására vonatkozó előterjesztés előkészítése érdekében a Humánerőforrás Igazgatóság Személyügy beszerzi a cégjegyzésre javasolt munkavállaló szervezeti felső vezetőjének a cégjegyzési jog megadására vonatkozó javaslatát. 4.6. A Humánerőforrás Igazgatóság Személyügy által megküldött írásbeli nyilatkozat alapján az Igazgatósági felhatalmazás megszerzésére irányuló előterjesztést és a meghatalmazásokat a Jogi Igazgatóság készíti el. Az előterjesztésben a cégjegyzési jogosultság törlésére vonatkozó szükséges döntési javaslatok, illetőleg a cégjegyzési jogosultság megszűnésére vonatkozó tájékoztatás is szerepel. 4.7. Amennyiben az Igazgatóság az adott munkavállalónak a cégjegyzési jogosultságot írásbeli felhatalmazással megadta, úgy a cégjegyzésre jogosult, aláírási címpéldányával illetőleg meghatalmazásán szereplő aláírásával egyező módon és formában köteles a cég nevében aláírni. 4.8 Az Igazgatósági tagok, valamint a cégjegyzékbe bejegyzett cégjegyzésre jogosult munkavállalók aláírási címpéldányának illetőleg az Igazgatóság által felhatalmazott munkavállalók meghatalmazásának elkészíttetéséről a Jogi Igazgatóság gondoskodik. 4.9. Az eredeti aláírási címpéldányok, valamint a meghatalmazások 1 eredeti példányának őrzését, szükség esetén megfelelő számú hiteles másolat elkészítésének ügyintézését, valamint a munkaügyi nyilvántartásban történő rögzítés érdekében a Humánerőforrás Igazgatóságnak 1 másolati példány megküldését, a Jogi Igazgatóság végzi. 4.10. A bankszámla feletti rendelkezési jogra a cégjegyzési jogra vonatkozó szabályok irányadók. A bankszámla feletti rendelkezési jogot a számlavezető pénzintézet által kiadott aláírási kartonon bejelentett személyek gyakorolhatnak, az Alapító Okirat illetve az Igazgatóság által adott felhatalmazás alapján. A bankszámla feletti rendelkezésre jogosultak eredeti aláírási kartonjait a Pénzügyi Igazgatóság őrzi illetőleg tartja nyilván, valamint gondoskodik a nyilvántartás folyamatos karbantartásáról. A Pénzügyi igazgatóság az általa vezetett nyilvántartásról a Jogi Igazgatóságot folyamatosan tájékoztatja. A bankszámla feletti rendelkezés feltétele, hogy együttes cégjegyzési jog esetén kettő, cégjegyzésre jogosult együttes aláírása szükséges, akik közül egyik sem lehet azonos az utalványozás jogcímét meghatározó jognyilatkozatot a Társaság részéről aláíró személlyel. 4.11. A cégjegyzékbe bejegyzett valamint a meghatalmazás alapján cégjegyzésre jogosult személy cégjegyzési jogosultságának bármely okból történő megszűnése vagy módosulása esetén (ideértve a határozott időtartamú cégjegyzési jog lejártát vagy határozatlan időtartamúra történő módosulását), a területileg illetékes Humánpartner szervezet a Humánerőforrás Igazgatóság Személyügy a cégjegyzési jog módosulására okot adó körülmény bekövetkeztétől számított legkésőbb 4 munkanapon belül köteles írásban értesítést küldeni. A Humánerőforrás Igazgatóság Személyügy az értesítést a kézhezvételét követően haladéktalanul köteles felülvizsgálni, és a Jogi Igazgatóságnál a cégjegyzési jog változását írásban kezdeményezni. A Jogi Igazgatóság a Személyügy által kiadott nyilatkozat kézhezvételét követően haladéktalanul intézkedik az érintett személy cégjegyzési jogának törlése illetőleg módosulásának cégjegyzéken történő átvezetése illetőleg a meghatalmazás visszavonása és a meghatalmazottak nyilvántartásán történő átvezetése valamint a munkavállalónak a meghatalmazás megszűnéséről történő tájékoztatása iránt, a jelen utasítás 4.6 pontjában szabályozottaknak megfelelően. 4.12. A meghatalmazásokról a Jogi Igazgatóság nyilvántartást vezet. A nyilvántartásban szereplő együttes aláírásra jogosult munkavállalókról, a Jogi Igazgatóság a MÁV Zrt. bármely szervezeti egységének írásbeli, indoklást tartalmazó megkeresésére, tájékoztatást ad. A meghatalmazások a munkaügyi nyilvántartásban is feltüntetésre kerülnek. 4.13. Cégjegyzékbe bejegyzett cégjegyzésre jogosultakon illetőleg a meghatalmazással cégjegyzésre jogosultakon kívül, a Társaság képviselete további eseti polgári jogi meghatalmazás alapján gyakorolható. Az eseti meg-
1272 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám hatalmazás elkészítéséről a Jogi Igazgatóság gondoskodik. Az eseti meghatalmazás elkészítése érdekében a Jogi Igazgatósággal írásban kell közölni az alábbi adatokat: a meghatalmazott neve (leánykori neve), személyi igazolvány száma, lakóhelye, anyja leánykori neve, tisztsége (szervezeti egység, beosztás), megbízás tárgya, a képviselet ellátásának módja. 4.14. A meghatalmazás bármikor visszavonható. 4.15. Az ügyvédi meghatalmazás kiadásáról és visszavonásáról a Jogi Igazgatóság gondoskodik. 4.16. A MÁV Zrt. elektronikus cégeljárási kötelezettségeinek teljesítéséről, az ehhez szükséges jogi feltételek biztosításáról a Jogi Igazgatóság, informatikai hátterének biztosításáról az Infokommunikációs Igazgatóság Informatikai osztály gondoskodik 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Jelen utasítás hatálybalépésével módosulnak a 1/2010. (I. 15. MÁV Ért.1.) EVIG. sz. a cégképviselet, a cégjegyzési jog, a bankszámla feletti rendelkezési jog, valamint a jogi képviselet rendjéről szóló vezérigazgatói utasítás vonatkozó rendelkezései. 6.0 HATÁLYBALÉPTETÉS Az utasítás közzététele napjával lép hatályba. 7.0 MELLÉKLET Jelen utasításhoz melléklet nem tartozik. Andrási Miklós s.k. elnök-vezérigazgató 49/2010. (VIII. 19. MÁV Ért. 24.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás az egyén-, forma-, munkaruhaigénylés, beszerzés, kiosztás, elszámolás szabályozása 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV Zrt. Kollektív Szerződésében felsorolt, egyen-, forma-, munkaruházat viselésére kötelezett munkakörökben foglalkoztatott munkavállalóinak a ruházat igénylésével, viselésével, kiszolgálásával és a jogosultság megszűnésével kapcsolatos egységes szabályozása, továbbá a hatásköri, az ügyviteli és az eljárási szabályok meghatározása. 2.0 AZ UTASÍTÁS HATÁLYA 2.1. Az utasítás személyi hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére, a Kollektív Szerződés (továbbiakban KSz) 4. sz. mellékletének A/2. és B/1. számú mellékletében felsorolt munkaköröket betöltő munkavállalókra, valamint a Baross Gábor Oktatási Központ (továbbiakban BGOK) tanulók ruházati ellátására vonatkozó igazgatói utasításában felsorolt iskolarendszerű középfokú gyakorlati képzésben résztvevő tanulóira. 2.2. Az utasítás kiadásáért, működtetéséért és karbantartásáért felelős A MÁV Zrt. Társasági Szolgáltatások Igazgatóság (a továbbiakban TÁSZ) vezetője az utasítás kiadásáért és karbantartásáért, a működtetéséért a MÁV Zrt. Társasági Szolgáltatás Beszerzési és Készletgazdálkodási Szolgáltató Egység (a továbbiakban BKSZE) vezetője, valamint a MÁV Zrt. valamennyi ruházati ellátásban érintett munkakörben foglalkoztatott munkavállaló munkáltatói jogkör gyakorlója a felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1. Egyen-, formaruha: A MÁV Zrt. egységes arculatának kialakítása, valamint az utazóközönséggel kapcsolatban álló vasúti szolgálatot ellátó, munkavállalók megkülönböztethetősége érdekében (a KSz 4. sz. melléklet A/2. sz. mellékletében felsorolt munkakörökben) rendszeresített és szolgálati idő alatt kötelezően viselendő ruházat, illetve lábbeli. 3.2. Munkaruha: Munkaruházatnak minősül a nagymértékű szennyeződésre, vagy nagyfokú elhasználódásra tekintettel adott ruha és lábbeli. (Munka Törvénykönyve 165. (2)) 3.3. Ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs: az a munkavállaló, aki önálló ruha ügyintéző munkakörben foglalkoztatott, illetve munkakörében ellátandó feladatain túl ellátja a ruha ügyintézéssel kapcsolatos feladatokat. 3.4. Alapellátás: a KSz 4. sz. melléklet A/2. sz. melléklet alapján egyszeri ellátásként újfelvételes ill. új munkakört betöltő munkavállalónak kiszolgáltatott ruházat. 3.5. Pontérték: A KSz 4. sz. melléklet A/1. sz. mellékletben felsorolt ruhaféleségek pontszámban meghatározott értéke. 3.6. Keretpontszám: az az éves pontszám, melyet az adott munkakört betöltő munkavállaló az utasításban
24. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1273 szabályozott módon az éves ruhaigény összeállításakor felhasználhat (KSz 4. sz. melléklet szerint: a tárgyév január 1.-től december 31.-ig terjedő időszakra vonatkozik). 3.7. Maradvány pontérték: az éves keretpontból a fel nem használt pontmennyiség, illetve mínusz előjellel a következő év keretéből előre felhasznált pontmennyiség. 3.8. Sablon méretszámok: a testalkattípusoknak és testméreteknek megfelelő ruházati méretjelölés. 3.9. VEGA program: a munkavállalók egyen-, forma-, és munkaruházati nyilvántartására alkalmazott informatikai rendszer. 3.10. Készletgazdálkodási munkatárs: az optimális ruházati készletszintért felelős munkavállaló. 3.11. Interfész : két informatikai rendszer közötti adatáramlást biztosító rendszer. 3.12. Lehívás: a beszállító partnerektől raktári készletre történő megrendelés. 3.13. SAP HR rendszer: a munkavállalók munkaügyi adatait nyilvántartó rendszer. 3.14. Egyen-, formaruha ellátásra jogosító munkakör: a KSz 4. sz. melléklet A/2. sz. mellékletben felsorolt munkakörök. 3.15. Munkaruha ellátásra jogosító munkakör: a KSz 4. sz. melléklet B/1. sz. mellékletben felsorolt munkakörök. 3.16. Utalványozás: a munkavállalói munkaruházat kiadásának engedélyezése. 3.17. Védőruha: az a ruházat (munkaruha, lábbeli, stb.), amelyet a munkáltató a fokozott szennyeződés, nagyfokú elhasználódás vagy egyes kockázatok (veszély, ártalom, stb.) ellen biztosít a munkavállaló részére. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. Az egyen-, formaruházati juttatás általános szabályozása 4.1.1. A rendszer alapelvei 4.1.1.1. A munkavállaló abban a negyedévben válik egyen-, formaruházatra jogosulttá, amikor a KSz 4. sz. melléklet A/2 sz. mellékletben felsorolt munkakörbe kerül. 4.1.1.2. A jelen szabályzat hatályba lépésével ruházati ellátásra jogosító munkakörbe kerülés esetén a munkavállalót teljes körű alapellátás illeti meg. Az ezt követő évtől jogosult az éves pontszámra. 4.1.1.3. A munkáltató a ruházati ellátást éves keret meghatározásával biztosítja, amely tárgyév január 1-től december 31-ig terjedő időszakra vonatkozik. 4.1.1.4. A munkavállaló köteles az előírt, és részére szabályszerűen átadott ruházatban munkát végezni. Ezen kötelezettség ismételt megszegése esetén, a munkavállalóval szemben az Mt. 109. -a alapján KSz szerinti hátrányos jogkövetkezmény alkalmazásának lehet helye. 4.1.1.5. A ruházaton csak a Ruházati Arculati Kézikönyvben meghatározott jelzések viselhetők. 4.1.1.6. A munkavállaló által az alapellátás keretében átvett ruházat négy évig, az alapellátást követően keretpontszám terhére átvett ruházat a tárgyévi időszak lejártáig a MÁV Zrt. tulajdonát képezi, tisztítása és karbantartása a munkavállaló kötelessége. 4.1.1.7. A munkavállaló által az alapellátás keretében átvett ruházat négy év után, az alapellátást követően keretpontszám terhére átvett ruházat a tárgyévi időszak után megy át a munkavállaló tulajdonába. 4.1.2. Egyen-, formaruházat igénylése, beszerzése, kiosztása és elszámolása 4.1.2.1. Igényjogosultság megállapítása A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak rögzíteni, illetve vezetni kell a VEGA programban az egyen-, formaruha ellátásra jogosító munkakörökben foglalkoztatott munkavállalók munkakör kapcsolat adatait, illetve a munkavállaló alapellátását, éves keretpontszámát, majd azt követően időrendi sorrendben, folyamatosan az éves ruhaigényt. Folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a ruhakiosztás megtörténtének tényét, valamint az éves keret felhasználásának alakulását. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a munkavállaló adatait a VEGA program nyilvántartásába kizárólag azt követően rögzítheti, hogy a munkavállaló szervezeti egysége szerint illetékes humánpartner a ruhaellátásra kiható adatokat az SAP HR rendszerben rögzítette. Ezen adatok egy interfészen keresztül naponta betöltődnek a VEGA programba (kivéve a sikeres elméleti vizsgára és a felügyelet alatti utazás időtartamára vonatkozó adatok). Az egyen-, formaruházati jogosultságot a következő változások befolyásolják: munkakör változás munkaviszony létesítés munkaviszony megszüntetés áthelyezés
1274 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám fizetés nélküli szabadság GYES, GYED, szülési szabadság sikeres elméleti vizsga felügyelet alatti utazás időtartama. Ruházati ellátásban érintett munkakörbe történő újfelvételkor, illetve ruházati ellátásban érintett munkakörváltással járó munkaszerződés módosítás esetén, a munkavállaló szervezeti egysége szerint illetékes humánpartner az illetékes ruhaügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére a ruházati ellátás folyamatos biztosításának érdekében elektronikusan tájékoztatást küld. (a ruhaügyintézői feladatokkal megbízott munkatársak jegyzékét a BKSZE partnerlap: http://bksze.mav.hu tartalmazza). A tájékoztatónak tartalmaznia kell a ruházatra való jogosultság kezdetének várható időpontját, ezt a munkavállaló adatainak SAP-ban történő módosítását / rögzítését megelőzően kell megtenni, annak érdekében, hogy a BKSZE gondoskodni tudjon a ruházati ellátásról. A tájékoztató az alábbi adatokból áll: munkavállaló neve munkavállaló törzsszáma (újfelvétel esetén, ha még nincsen törzsszáma, születési adatok) költségviselő kódja - tájékoztatás indoka: újfelvétel) munkakörváltással járó munkaszerződés módosítás munkavállaló jelenlegi munkaköre, FEOR száma munkaszerződés módosítás esetén a munkavállaló új munkaköre, FEOR száma munkakörbe kerülés várható időpontja. A munkavállaló munkaviszonyában az egyen-, formaruházati jogosultságra kiható minden változást köteles a munkavállaló szervezeti egysége szerint illetékes humánpartner napra készen rögzíteni az SAP HR rendszerben. A közölt változásokat a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a VEGA programban 10 naptári napon belül rögzíti. Az új felvételes munkavállaló az illetékes humánpartnertől kapott belépő csomag részeként tájékoztatást kap a ruhaellátás mértékéről, a ruhák birtoklására és viselésére vonatkozó jogairól és kötelességeiről. Köteles a kapott Méretbejelentő lap -ot (1. sz. melléklet) kitöltve, aláírva a belépő csomag átvételét követő első munkanapon továbbítani a BKSZE ügyfélszolgálati irodájába vagy az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak. 4.1.2.2. A járandóság megállapítása Az újonnan belépő munkavállalók esetében komplett egyszeri ellátást kell biztosítani (alapellátás), mely évszakváltáskor kiegészül az évszaknak megfelelő ruhadarabokkal. A téli ruházatot legkésőbb szeptember 30-ig, a nyári ruhadarabokat április 30-ig kell a munkavállaló részére biztosítani. Az újonnan belépő munkavállalók az alapellátás évében keretpontszámra nem jogosultak. A munkavállaló abban a negyedévben válik ruházatra jogosulttá, amikor a KSz 4. sz. melléklet A/2. sz. mellékletében felsorolt munkakörbe beosztást nyer. A KSz 4. sz. melléklet alapján a belépést követő évben a munkavállaló attól függően részesül pontszámban, hogy belépése melyik negyedévre esik. Ennek megfelelően, ha a belépés az I. negyedévben történt, úgy a munkavállalót megilleti az éves keret 100%-a, II. negyedévben történt, úgy a munkavállalót megilleti az éves keret 75%-a, III. negyedévben történt, úgy a munkavállalót megilleti az éves keret 50%-a, IV. negyedévben történt, úgy a munkavállalót megilleti az éves keret 25%-a. Az alapellátást követően a munkavállaló jogosult eldönteni, hogy az adott évben részére járó keretet milyen, a munkaköréhez rendszeresített ruhadarabok igénylésére fordítja. Két vagy több munkakör ellátása esetén a munkavállaló részére a nagyobb mértékű keretet kell biztosítani, ha az abban a munkakörben ellátott ideje több, mint ¼-e a teljes havi munkaidőnek. Az érintett munkavállalókról évente kimutatható módon tájékoztatni kell az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársat. A munkavállalók ruházati igényeinek felmérése Egyen-, formaruházati igénylő lap -on (2. sz. melléklet) (A formanyomtatvány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet).) történik. Az igénylőlapot a ruhaügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs nyomtatja ki a VEGA program segítségével, mely a munkavállaló nevét, törzsszámát, munkakörét, a felhasználható pontkeretet tartalmazza és csatolni kell hozzá a választható ruhadarabok körét, azok pontszámát és a mérettáblázatokat. Az igénylő lapot a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs és a szervezeti egység vezető aláírása után a tárgyévet megelőző év április 15-ig a szervezeti egység útján kimutathatóan, 1 példányban, a VEGA programból kinyomtatott névsor alapján kell átadni a munkavállalónak. A névsor az egyen-, formaruhára jogosult munkavállalók nevét, törzsszámát tartalmazza. A nyomtatványon az igénylőlap átvételét és visszaadását a munkavállaló aláírásával köteles igazolni. Az igénylőlapot a felhasználható keretpontszám, illetve a KSz 4. sz. melléklet A/2. sz. mellékletében a munkaköréhez rendszeresített ruhadarabok figyelembevételével
24. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1275 a munkavállaló köteles kitölteni és tárgyévet megelőző április 30-ig a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak vagy a szervezeti egység megbízottjának leadni. Az ügyintéző az utólag leadott igénylőlapot megfelelő indokkal (táppénz, illetmény nélküli szabadság, stb.) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján köteles elfogadni. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak május 15-ig kimutatható módon tájékoztatnia kell a szervezeti egység vezetőket azon munkavállalókról, akik nem adták le határidőn belül az igénylő lapot. Amennyiben a munkavállaló önhibájából tárgy évet megelőző év végéig mégsem adja le az igénylőlapot, részére ruhaigénylés nem történhet. Amennyiben a munkavállaló az igénylőlapot az év végéig nem adja le a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak, az igénylési év keretének legfeljebb 50%-a következő évre átvihető. Erről az érintett munkavállalót írásban értesíteni kell. A visszavonásról szóló értesítés a szervezeti egység vezetőjének aláírása után kerül megküldésre az érintett munkavállalónak. Az átvitelt a tárgy évben a nyilvántartásban is rögzíteni kell. A maradványpontok figyelembevételével történhet a következő évi ruhaigénylés. A munkavállaló az Mt. 103. alapján együttműködésre kötelezett. Az igénylőlapot leadáskor, illetve visszaérkezés után 30 napon belül a ruha ügyintéző köteles felülvizsgálni, és aláírással a felülvizsgálat tényét igazolni. Felülvizsgálatot követően a nyomtatvány másolati példányát a munkavállalónak át kell adni vagy vissza kell küldeni, amely egyben az igény leadásának igazolására is szolgál. Azon munkavállalók részére, akik a korábbi években a mérettáblázatba be nem sorolható, különleges méretű ruhát igényeltek, méretvételi lapot Adatlap -ot (3. sz. melléklet) kell az igénylőlap mellé csatolni. Azon munkavállalók számára, akik a korábbi években mérettáblázatba sorolható ruhát igényeltek, de időközben különleges méretű ruha válik szükségessé részükre, az Adatlap a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet). A munkavállalók egyenruházati igénylő lapon megadott, felülvizsgált ruházati igényeit a ruha ügyintéző köteles rögzíteni a VEGA programba. Az igénylő lap eredeti példányát 10 évig meg kell őrizni a nyilvántartásokkal együtt. Az Adatlap eredeti példányát a ruha ügyintéző köteles a ruharaktárba megküldeni. Az éves keret a következő évi keret terhére legfeljebb 10%-kal túlléphető. Az éves keret legfeljebb 50%-a a következő évre átvihető. Az egyen-, formaruházati járandóság szabálytalan megállapításáért vétkesség szerinti felelősséget kell megállapítani. 4.1.2.3. Az egyen-, formaruhaigény felmérése és bejelentése A munkavállalók ruházati igényeinek felmérése Egyen-, formaruházati igénylő lap -on történik. Az egyen-, formaruha járandóságra jogosult munkavállalók következő évi ruhaigényét a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs felülvizsgálatot és ellenőrzést követően május 31-ig köteles rögzíteni a VEGA programban. Az igényrögzítésnél csak a KSz 4. sz. melléklet A/2. sz. melléklet alapján igényelt ruhadarabok vehetők figyelembe. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak a munkavállaló ruhaigényét a sablon méretszámok alkalmazásával, a ruhadarabok megnevezésével, igényjogosultság negyedévének figyelembevételével kell rögzíteni a VEGA programban. A különleges méretű sablonméret alá be nem sorolható (méretes) ruhák járandósága esetén a sablon méretszám helyett M betűt kell beírni. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a szervezeti egység következő évi ruhaigényéről köteles két példányban Sablonösszesítő -t (4. sz. melléklet) nyomtatni, melyet a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak és az utalványozó szervezeti egység vezetőjének alá kell írnia. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs által rögzített igényekről, valamint a szervezeti egységek által megadott védőruhaigényekről a ruharaktárak összesítőt készítenek két példányban, amelyet tárgyév június 5-ig kötelesek megküldeni a területileg illetékes készletgazdálkodási munkatársnak. A készletgazdálkodási munkatárs területi összesítőket készít és a BKSZE részére továbbítja tárgyév június 15-ig. Az egy évet meghaladó folyamatos távollét esetén (betegség (munkabaleset kivételével), GYES, GYED, szülési szabadság, fizetés nélküli szabadság) az interfészen keresztül az SAP HR rendszer tájékoztatása alapján a munkavállaló éves keret pontszámát időarányosan csökkenteni kell. Amennyiben a csökkentés a tárgyévi pontkeretből nem vonható le, a következő évi pontkeretből kell rendezni. Az éves keretpontszám időarányos visszavonását hónapokban kell számolni. A távollét számítás alapja a jogosultság megszűnésének hónapja, amennyiben az a 15. naptári nap előtt történik, valamint az ezt követő távoltöl-
1276 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám tött hónapok. Amennyiben az utolsó távoltöltött hónapban az utolsó távoltöltött nap a 15. naptári napra vagy azt követő napokra esik, a hónapot távoltöltött hónapként kell számolni. A május 31. után felmerülő új igényjogosultság (munkakörváltozás) esetén a következő évi egyen-, formaruha igényt 10 naptári napon belül rögzíteni kell a VEGA programban, mely a ruharaktár következő évi lehívásában automatikusan megjelenik. Az igényjogosultság megszűnésekor a visszavont ruhadarabokról a ruharaktár a VEGA program segítségével értesül. Ezen ruhadarabok nem kerülnek lehívásra, illetve, ha lehívás után kerültek visszavonásra, a ruharaktárnak gondoskodni kell a lemondásról, illetve beszállítást követően a központi ruharaktárba történő átirányításról. 4.1.2.4. A ruhaigény pontosítása és módosítása A munkavállaló a kiszolgálás negyedévét megelőzően legalább 90 naptári nappal méretre vonatkozó módosítással élhet, illetve új munkakörbe kerülés esetén kiegészítheti megrendelését. A munkavállalói méretváltozás bejelentése Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatványon történhet (5. sz. melléklet) személyesen a ruharaktárban vagy a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnál, illetve postai úton a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak címezve. (A nyomtatvány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet).) A nyomtatvány ruharaktárban történt kiállítása esetén a ruharaktár köteles a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak egy munkanapon belül megküldeni az Igazolás és méretváltozás bejelentő másolatát. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a ruharaktár vagy a munkavállaló által leadott Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatvány adatait köteles a nyilvántartásban azonnal átvezetni. A későbbi vitás esetek elkerülése érdekében az átvételt igazoló Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatvány másolati példányát a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs köteles a változást bejelentő munkavállaló részére eljuttatni. 4.1.2.5. Az egyen-, formaruha utalványozása A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a rögzített Egyen-, formaruházati igénylő lap -ok adataiból szervezeti egységenként Utalványozás összesítő -t (6. sz. melléklet) készít a VEGA program segítségével két példányban, a következő adattartalommal: munkavállaló neve, törzsszáma, munkaköre, igénylési időszak, igényelt ruha megnevezése, mérete, mennyisége, értéke. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs az összesítőt január 20-ig köteles megküldeni az utalványozó szervezeti egység részére. Az utalványozó szervezeti egység illetékes munkavállalója köteles az adatokat ellenőrizni és a vitás eseteket tisztázni a BKSZE ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársával. Az utalványozó szervezeti egység illetékes vezetője az Utalványozás összesítő -ben foglaltakat annak aláírásával engedélyezi. Az utalványozás nem munkavállalónként, hanem az összesítő aláírásával együttesen (a kimutatásban szereplő összes munkavállalóra vonatkozóan) történik. Az utalványozó szervezeti egység az utalványozott (aláírt) összesítő eredeti példányát január 25-ig köteles visszaküldeni a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére. A ruházat utalványozását a szervezeti egység vezető, illetve az általa megbízott munkavállaló végezheti. A ruhautalványozás, illetve az egyes ruhafajták kivételezési határidejének érvényessége a jogosultság megszűnésének napjáig fennáll. Az utalványozott ruhadarabok visszavonásának alapja az illetékes humánpartner által SAP HR rendszerben rögzített adat, mely az interfészen keresztül betöltődik a VEGA programba. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a visszakapott utalványozott lista alapján január 31-ig a számítógépes nyilvántartásban átvezeti az utalványozás tényét. A listát köteles 10 évig megőrizni. Az év közben felmerülő új igényjogosultságot (munkakörváltozás, újfelvétel esetén) a ruhaügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak 10 naptári napon belül utalványoztatnia kell a fent leírtak szerint. 4.1.2.6. A ruharaktárak feladata a ruhák kiosztásával kapcsolatosan A ruharaktár legkésőbb február 1. után, a kiértesítések és a kiszállítási ütemterv szerint megkezdi a ruhaosztást és a kiszállítást. A munkavállaló tárgyévi ruhajárandóság kiszolgálásánál törekedni kell arra, hogy az érintett munkavállaló ru-
24. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1277 házatát a viselésére jogosult munkakörbe kerülésének negyedévében kapja meg. Év közbeni új igényjogosultság (munkakör változás, újfelvétel) esetén a ruharaktárnak a központi ruharaktárból soron kívül kell lekérnie a munkavállaló méretének megfelelő ruházatot. Amennyiben a megfelelő méretben nem áll rendelkezésre ruházat, a központi ruharaktár köteles azonnal jelezni az igényét a szállító cégek felé. A szállító cég az adott évben érvényes szállítási szerződésben foglalt határidőn belül szállítja be a ruházatot. A ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárs feladata a ruhakiosztás alkalmával kiállított Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatványon a méretváltozás okát bejelölni. A ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárs köteles a lábbelik egyedi azonosító számát rögzíteni a VEGA programban. A munkavállaló áthelyezése esetén a ruharaktár a munkavállaló ki nem osztott névre szóló csomagját köteles átszállíttatni a munkavállaló új szervezeti egysége szerint illetékes ruharaktárba. A ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárs az átvételi elismervény, a napi öszszesítő és a GIR bizonylat egy példányát köteles a nyilvántartások mellett 10 évig megőrizni. 4.1.2.6.1. Raktári ruhakiszolgálás A ruhaellátás alapjában nem a raktári ruhakiszolgálásra épül. A ruhaátvételi hely elsősorban az utalványozó szervezeti egységgel egyeztetett szolgálati hely, többlet logisztikai költség fel nem merülése esetén ettől eltérő átvételi hely. A ruhaátvételről a VEGA program segítségével, az utalványozó szervezeti egység útján kimutatható módon értesíteni kell a munkavállalót. Az értesítésben fel kell sorolni a ruhák átvételére kijelölt munkavállalókat, a megrendelt tételek közül átvehető ruhadarabokat, a vételezés időszakát (minimum 20 naptári nap), valamint az átvétel helyét. Továbbá tájékoztatni kell a munkavállalókat, hogy a ruharaktár a ruhákat személyes átvétel esetén arcképes igazolvány bemutatásával vagy Meghatalmazás (7. sz. melléklet) esetén (a nyomtatvány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet)) arcképes igazolvány vagy személyi igazolvány bemutatásával a meghatalmazó törzsszámának egyeztetését követően adhatja ki. A munkavállaló köteles átvenni az általa megigényelt ruházatot tartalmazó csomagot. Reklamáció esetén a 4.1.2.8. fejezetben foglaltak szerint kell eljárni. A ruharaktárnak a VEGA programban a kiszolgáltatott ruhákról kettő példányban Átadás átvételi elismervény -t kell kiállítania (8. sz. melléklet), melyen a munkavállaló köteles aláírásával elismerni az átvétel tényét. Az átvételi elismervény sorszáma a ruha ügyintézői felületen a munkavállaló számítógépes nyilvántartásában automatikusan megjelenik. Az elismervény első példánya a ruharaktárnál marad, a második példány a munkavállalóé, a költségviselő kérésének függvényében a ruharaktár egy másolati példányt továbbít a leányvállalatok és a MÁV érdekeltségű társaságok részére. A meghatalmazást az Átadás-átvételi elismervény ruharaktári példánya mellett kell megőrizni. A ruha elszámolás, bizonylatolás szabályait a (11. sz. melléklet) tartalmazza. Amennyiben a munkavállaló az általa az Igénylőlapon megigényelt megfelelő méretű és minőségileg hibátlan ruhadarabokat nem veszi át a ruharaktárban, akkor két tanú jelenlétében jegyzőkönyvet kell felvenni ennek tényéről, a későbbi jogtalan követelések megelőzése érdekében. Ha a munkavállaló neki felróható okból három alkalommal történt kiértesítést követően sem veszi át a ruházatot, és így munkakörének ellátása veszélybe kerül a munkáltatói jogkörgyakorlója a BKSZE értesítése alapján a KSz 3. számú mellékletében foglaltak alapján eljárást kezdeményezhet. A munkavállaló felelőssége az okozott kár mértékéig terjed. A BKSZE ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársa a háromszori kiértesítés lejártát követő 10 munkanapon belül köteles a munkáltatót írásban értesíteni, a kiértesítések másolatát mellékelten csatolva elküldeni. Ha a ruházat átvételére kiértesített munkavállaló ruhaátvétele a munkavállalónak fel nem róható okból nem kerül sor, a később erre fordított időt munkaidőként kell elszámolni. Az egyen-, formaruha jogosulatlan kiadása, illetve felvétele esetén a személyi és anyagi felelősséget vizsgálni kell. A ruházat szabálytalan juttatásáért vétkesség szerinti felelősséget kell megállapítani. 4.1.2.6.1.1. GIR-ben történő elszámolás Az Átadás-átvételi elismervény -eken átadott ruhadarabok az interfész segítségével napi feladásra kerülnek a GIR-rendszerben. A GIR bizonylat -ot egy példányban (leányvállalatok és a MÁV érdekeltségű társaságok esetén kettő példányban) kell kinyomtatni (11 sz. melléklet). Az interfészen fel nem adható tranzakciókat a ruharaktár munkatársa manuálisan rögzíti (projektre vételezett, eladott ruhadarabok; értékesítés alkalmi vevőnek; előző időszakot érintő anyageladás sztornók).
1278 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám 4.1.2.6.2. Szolgálati helyre történő ruhakiszállítás A ruharaktár a szervezeti egységekkel történő előzetes egyeztetése alapján, a munkavállalók ruházatát kiszállítja a meghatározott szolgálati helyekre. A kiszállítás történhet az előzetesen meghirdetett gépkocsis terítőjárati napokon vagy külön ütemterv szerint. A ruhaátvételről a VEGA program segítségével, az utalványozó szervezeti egység útján kimutatható módon értesíteni kell a munkavállalót. Az értesítésben fel kell sorolni a ruhák átvételére kijelölt munkavállalókat, a megrendelt tételek közül átvehető ruhadarabokat, a vételezés időpontját és helyét. Továbbá tájékoztatni kell a munkavállalókat, hogy a ruharaktár a ruhákat személyes átvétel esetén arcképes igazolvány bemutatásával vagy Meghatalmazás (7. sz. melléklet) esetén (a nyomtatvány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet)) arcképes igazolvány vagy személyi igazolvány bemutatásával a meghatalmazó törzsszámának egyeztetését követően adhatja ki. A ruharaktár a beérkezett névre szóló csomagokat öszszekészíti és a VEGA programból két példányban Kiszállítási átadás-átvételi elismervény -t (9. sz. melléklet), valamint Kiszállítási összesítő -t (10. sz. melléklet) nyomtat. A ruharaktár a Kiszállítási összesítő alapján adja át a kiszállítandó csomagokat a gépkocsivezetőnek. A munkavállaló köteles átvenni az általa megigényelt ruházatot tartalmazó csomagot. Reklamáció esetén a 4.1.2.8. fejezetben foglaltak szerint kell eljárni. Az átvétel helyén a munkáltatónak helyiséget kell biztosítani a ruhák átadásához, átvételéhez és az esetleges próbalehetőséghez. Ha a munkavállaló neki felróható okból három alkalommal történt kiértesítést követően sem veszi át a ruházatot, és így munkakörének ellátása veszélybe kerül a munkáltatói jogkörgyakorlója a BKSZE értesítése alapján a KSz 3. számú mellékletében foglaltak alapján eljárást kezdeményezhet. A BKSZE illetékes munkatársa a háromszori kiértesítés lejártát követő 10 munkanapon belül köteles a munkáltatót írásban értesíteni, a kiértesítések másolatát mellékelten csatolva elküldeni. A munkavállaló felelőssége a ténylegesen okozott kár mértékéig terjed. Ha a ruházat átvételére kiértesített munkavállaló ruhaátvétele a munkavállalónak fel nem róható okból nem kerül sor, a később erre fordított időt munkaidőként kell elszámolni. A kiszállított ruhák a Kiszállítási átadás-átvételi elismervény -en kerülnek átadásra, illetve átvételre. Az első példány a ruharaktárnál marad, a második példány a munkavállalóé, a költségviselő kérésének függvényében a ruharaktár egy másolati példányt továbbít a leányvállalatok és a MÁV érdekeltségű társaságok részére. Amennyiben a kiszállított ruhák közül valamelyik nem kerül átadásra, a Kiszállítási átadás-átvételi elismervény -en az adott ruházatot egyszeri áthúzással törölni kell. A javítás tényét, valamint okát a ruharaktári feladatokkal megbízott munkatársnak és az átvevő munkavállalónak az aláírásával és a dátum feltüntetésével valamennyi példányon igazolnia kell. Amennyiben a munkavállaló az általa megigényelt megfelelő méretű és minőségileg hibátlan ruhadarabokat nem veszi át, akkor két tanú jelenlétében jegyzőkönyvet kell felvenni ennek tényéről, a későbbi jogtalan követelések megelőzése érdekében. A ruharaktár a ruha kiszállítást követően a VEGA programban az Kiszállítási átadás-átvételi elismervény -ek alapján véglegesíti a tényleges vételezéseket. 4.1.2.6.2.1. GIR-ben történő elszámolás Az Átadás-átvételi elismervény -eken átadott ruhadarabok az interfész segítségével napi feladásra kerülnek a GIR-rendszerben. A GIR bizonylat -ot egy példányban (leányvállalatok és a MÁV érdekeltségű társaságok esetén kettő példányban) kell kinyomtatni (11 sz. melléklet). Az interfészen fel nem adható tranzakciókat a ruharaktár munkatársa manuálisan rögzíti (projektre vételezett, eladott ruhadarabok; értékesítés alkalmi vevőnek; előző időszakot érintő anyageladás sztornók). 4.1.2.7. Ruhakiosztással kapcsolatos ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársi feladatok A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs köteles folyamatosan figyelemmel kísérni a hozzá tartozó munkavállalók ruhaellátásának alakulását. Ha a munkavállaló a ruházatát önhibáján kívül nem kapta meg, igényjogosultságának fennállása esetén részére azt utólag ki kell szolgáltatni, és az éves keretpontszámát változatlanul kell hagyni. 4.1.2.8. Ruházat cseréje, pótlása 4.1.2.8.1. Ruházat cseréje, pótlása minőségi kifogás esetén A ruházat, valamint a lábbelik kiosztása, átvétele alkalmával azok használhatóságáról és állapotáról a mun-
24. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1279 kavállaló köteles meggyőződni és észrevételét az átadó munkavállalóval azonnal közölni. Amennyiben minőségi kifogás merül fel, a munkavállaló a Reklamációs adatlap (12. sz. melléklet), helyben történő kitöltésével reklamációval élhet. Ha a rejtett hiba a ruha, illetve a lábbeli átvételekor nem volt észrevehető, ruházat esetén kiadástól számított egy hónap, lábbelik esetén az átvételtől számított nyolc hónapon belül, akkor a munkavállaló minőségi kifogását a ruharaktárnak, illetve a BKSZE ügyfélszolgálati iroda munkatársának vagy a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnál jelezheti. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs vagy az ügyfélszolgálati iroda munkatársa köteles vizsgálni az átadás-átvételi elismervény alapján lábbeli esetén- az egyedi azonosító számot, valamint a kiadástól eltelt időt az előbb említett garanciális idők figyelembe vételével. Továbbá tájékoztatja a munkavállalót, hogy az érintett ruhadarabot postai úton (utánvéttel) vagy a terítőjárat segítségével küldje be a központi ruharaktárba egy Reklamációs adatlap -pal (a nyomtatvány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet)). Amennyiben a bejelentés az ügyfélszolgálati irodában vagy a ruharaktárban történt, elektronikus úton értesíteni kell az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársat az új ruhadarab garanciális cseréjének szükségességéről, illetve a központi ruharaktárt a soron kívüli kiszolgálásról. A garanciális időn belüli panasz esetén a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs soron kívül intézkedik a munkavállaló részére új ruhadarab igényléséről. A kiadó ruharaktár megbízottja köteles megvizsgálni a Reklamációs adatlap -on bejelentett minőségi probléma jogosságát (kiadástól eltelt idő, lábbeli esetén egyedi azonosító szám, stb.). Ha a felülvizsgálat során a ruharaktár munkavállalója úgy ítéli meg, hogy a hibás ruházat reklamációja jogos a Reklamációs adatlap -on igazolja az átvételt. A raktár munkavállalója ezt követően egy másolati példányt átad vagy visszajuttat a munkavállaló részére, egy példányt pedig akkor küld a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak, amikor a gyártó cégtől értesítést kapott, hogy a reklamált terméket kicserélték, megjavították vagy visszavásárolták. E példányon kell közölni, hogy a javított ruházat visszaérkezett, csere lábbelit kapott a ruharaktár vagy visszavásárlás történt. Amennyiben a munkavállaló által beküldött ruhadarab reklamációja nem volt jogos, pl. lábbeli visszaküldés esetén a VEGA program adatai alapján az egyedi azonosító száma nem egyezik a garanciális időszakon belül kiadott lábbeli egyedi azonosító számával, akkor postai beküldés esetén a munkavállaló utólag köteles kifizetni a postai költségeket. A rejtett hibás ruhadarabok és lábbelik reklamációs javításának, cseréjének és visszavásárlásának lehetőségét a BKSZE a szállítókkal kötött éves szállítási szerződésben köteles biztosítani. A ruharaktár a reklamált termékeket, három munkanapon belül továbbítja a szállító felé. A szállító által elfogadott reklamáció lebonyolítása megvalósulhat a termék javításával, cserélésével, visszavásárlásával. A javított termék visszaérkezését követően a ruharaktárnak értesíteni kell a munkavállalót, hogy a javított terméket kiértesítés alapján átveheti a ruharaktárban vagy szolgálati helyére történő kiszállítással. A javított termék visszaérkezéséről egy napon belül értesíteni kell a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársat, akinek ez esetben az új ruhadarab pontértékével csökkenteni kell a munkavállaló pontkeretét. Ha a reklamációt a szállító a termék cseréjével (új termék) vagy visszavásárlásával rendezi, akkor a ruharaktárnak egyen-, formaruha visszavételezés vagy AE sztornó bizonylatot kell kiállítania. A kiállított bizonylat egy másolati példányát egy napon belül el kell küldeni az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére. Az ügyintéző a kiállított egyen-, formaruha viszszavételezés bizonylat alapján köteles a reklamált terméket visszavonni és a csere termék pontját levonni. Ha a reklamációt a szállító, a termék visszavásárlásával (cseredarabot nem tud biztosítani) rendezi, akkor a ruharaktárnak a fentieken kívül visszautasító bizonylatot is ki kell állítani. A kiállított bizonylat egy másolati példányát egy napon belül el kell küldeni az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére. Az ügyintéző a kiállított egyen-, formaruha visszautasító bizonylat alapján köteles a reklamált terméket visszavonni és a csere termék pontját levonni. Amennyiben a reklamált termék meghibásodása a munkavállalónak felróható okból (pl.: nem rendeltetésszerű használat) következett be a szállító a reklamációt nem fogadja el, a munkavállalónak a Reklamációs adatlap - on vissza kell adni a terméket. A Reklamációs adatlap egy másolati példányát egy napon belül el kell küldeni az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére. A soron kívül leutalványozott termék pontjával a munkavállaló keretét csökkenteni kell. A ruházat cseréjének vagy pótlásának bizonylatolását a (11. sz. melléklet) tartalmazza.
1280 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám 4.1.2.8.2. Ruházat cseréje, pótlása elvesztés és megrongálódás esetén A munkavállalót a ruházatában keletkezett kár, vagy elvesztés esetén a munkaviszonyra vonatkozó szabályok és a mindenkor hatályos pénzügyi utasítás szerinti anyagi felelősség terheli. A munkavállaló köteles szolgálati felettesének azonnal jelenteni, ha ruházata eltűnt, illetve megrongálódott (amennyiben a ruhadarab pótlása szükségszerű). Ezt a körülményt a szervezeti egység illetékes munkavállalójának három példányban felvett jegyzőkönyvben rögzíteni kell, melyet a szervezeti egység vezetőjének alá kell írnia. A szervezeti egység vezetője a jegyzőkönyv két példányát köteles a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs számára elküldeni, aki az intézkedésének felvezetése után egy példányt a munkavállalónak visszaküld. A munkavállaló részére az eltűnt illetve megrongálódott ruházat helyett soron kívül újat kell utalványozni, kiszolgáltatni. Ha a munkavállalót az eltűnésért illetve használhatatlanná válásért a szolgálati helyen felvett jegyzőkönyv alapján felelősség nem terheli, az új ruházat pontszámával keretét nem kell csökkenteni. Az eltűnt, illetve megrongálódott ruházatot pedig az ügyintézői felületen vissza kell vonni. A munkavállaló a ruházatában bekövetkezett hiány esetén az Mt. 169. (1)-(4) bekezdése alapján felel. A munkavállaló felelősségét a ruházatában megrongálódás folytán keletkezett kárért az Mt. 169. (5). alapján kell elbírálni. A VEGA programban rögzíteni kell a jegyzőkönyv kiállításának tényét, illetve időpontját. 4.1.2.8.3. Eljárás a ruhaátvétel során jelzett méretkifogás esetén A ruházat, valamint a lábbelik kiosztása, átvétele alkalmával azok használhatóságáról és állapotáról a munkavállaló köteles meggyőződni és észrevételét a ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárssal azonnal közölni. Amennyiben a ruházat mérete nem megfelelő (és nem minőségi kifogás esete áll fent) a munkavállaló Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatványon ruhaméret pontosítással élhet. az Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatványt helyben, az átvétel időpontjában kell kitölteni és átadni a ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárs részére; amennyiben a munkavállalónak felróható okból szükséges a módosított méretű ruha igénylése (az Igénylőlapon rossz méret megadása, vagy a helyes méret 4.1.2.4. pontban foglaltak szerinti közlésének elmulasztása), így munkakörének ellátása veszélybe kerül, a munkáltatói jogkörgyakorlója a BKSZE értesítése nyomán a KSz 3. számú mellékletében foglaltak alapján eljárást kezdeményezhet. A munkavállaló felelőssége a ténylegesen okozott kár mértékéig terjed; a módosított méretű ruhadarabot 60 napon belül köteles a ruharaktár biztosítani; a módosított méretű ruhadarabot ismételt kiértesítés alapján veheti át a munkavállaló. Amennyiben gyári mérethibás a ruhadarab, az minőségi kifogásnak minősül. 4.1.2.9. Eljárás a munkavállaló ruházati ellátását befolyásoló munkaszerződés módosítása esetén Új szervezeti egységre áthelyezett munkavállalók esetén a küldő szervezeti egység illetékes humánpartnere által az SAP HR programban rögzített adatok alapján a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a munkavállaló ruha járandóságáról 10 munkanapon belül Adatközlő lapot köteles kinyomtatni a VEGA programból, három példányban (13. sz. melléklet), melyeket a küldő ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak és a küldő szervezeti egység vezetőjének alá kell írnia. Késedelmes vagy elmaradt kiállítás esetén a ruhaügyintézői feladatokkal megbízott munkatársat a munkáltatói jogkörgyakorlója az ügyviteli szabályzat alapján felelősségre vonhatja. Adatközlő csak a változás tényének rögzítését követően (áthelyezés időpontja, új szervezeti egység megnevezése, áthelyezési okmány száma és kelte) nyomtatható. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs az adatközlő lap két példányát megküldi az új szervezeti egység illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársának, aki a másolatot 10 munkanapon belül az eredeti példány átvételét elismerem - aláírással és bélyegzőlenyomattal köteles visszaküldeni. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs az elismert példányt köteles 10 évig megőrizni. Az új szervezeti egység illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársa által visszaigazolt adatközlő lap második példányát a küldő ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a nála maradt harmadik példánnyal együtt a nyilvántartás mellékleteként köteles megőrizni. A szállító partnernél már le nem mondható, adatközlőn szerepeltetett méretes ruhadarabok hasznosítása (új szervezeti egység szerint illetékes ruharaktárba történő átirányítás) érdekében a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs köteles az illetékes ruharaktárt értesíteni. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a munkavállaló új szervezeti egysége szerint illetékes humánpartner által SAP HR rendszerben rögzített adatok alapján köteles a számítógépes ruhanyilvántartásába minden áthelyezett munkavállaló adatát felvezetni. Az adatközlőn közölt adatokat valamint az új munkakör szerint a munkavállalót megillető ruhajárandóságot szintén rögzíteni kell a számítógépes nyilvántartásban.
24. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1281 Abban az esetben, ha a munkavállaló alapellátási ruhadarabjai az új munkakörben is megfelelőek, a munkavállaló új pontkerete a régi szervezeti egységtől hozott pontszám és az új szervezeti egységen a jellemző munkaköri csoporthoz kapcsolódó éves keretpontszám a munkaszerződés változásának időpontjától időarányos pontérték összegéből adódik. Abban az esetben, ha a munkavállaló alapellátási ruhadarabjai az új munkakörben nem megfelelőek, a munkavállaló új alapellátást kap. A munkavállaló a használatában lévő régi ruházatot térítésmentesen megtarthatja. A következő évben az éves kerete megállapításakor az új belépőkre vonatkozó szabályok szerint kell eljárni. Abban az esetben, amikor a munkavállalónak az új munkakörben a hozott ruházata csak részben felel meg, a hiányzó ruhadarabokat soron kívül kell igényelni és utalványozni. A pontkerete a régi munkakörének időarányos keretpontszáma és a munkaszerződés változásának időpontjától számított időarányos pontérték összegéből tevődik össze. A fel nem vett ruhajárandóságokat érvényteleníteni kell. A munkavállaló birtokában levő, de az új munkakörében őt meg nem illető ruhadarabok, térítésmentesen a munkavállaló tulajdonában maradnak. Az adatközlő lapon felsorolt méretes ruhadarabokat az új szervezeti egység a munkavállaló munkakörétől függetlenül, ismételten köteles utalványozni. Ezen ruhadarabokat természetben kell kiadni, helyette térítés nem fizethető. Amennyiben a munkavállaló munkaszerződés módosítása, szervezeti egység változással nem jár (munkakör változás), abban az esetben a részletezett szempontokat az alábbiak szerint értelemszerűen kell alkalmazni. Pl. munkakör változás esetén a munkavállaló a használatában lévő ruházatot térítésmentesen megtarthatja, ha az új munkakörben más típusú ruházatra jogosult, vagy nem jogosult ruhaellátásra. Új munkakörbe helyezés esetén, ha a munkavállaló az új munkakörben más keret felhasználására jogosult, részére azt kell megállapítani, ezzel együtt a munkavállaló régi pontjait elveszti. A régi pontok elvesztése esetén az ezekre igényelt ruhaféleségeket a ruharaktár továbbítja a központi ruharaktár részére. Az előző évről megtakarított pontok nem kerülnek elvonásra, azok tovább vihetők. Az itt szabályozott szempontok alapján nem rendezhető esetekben a munkavállaló és a munkáltató érdekeinek figyelembevételével a szervezeti egység vezető egyedi mérlegelés alapján (az utasításban szabályozottak szellemében) hozott írásos döntése szerint kell eljárni. Az írásos döntés tényét a VEGA programban is rögzíteni kell. 4.1.2.10. ELJÁRÁS A MUNKAVÁLLALÓ MUN- KAVISZONYÁNAK MEGSZŰNTETÉSE ESETÉN A jogosultság megszűnését követően a munkavállaló térítésmentesen megtarthatja az átvett ruházatot. A jogosultság megszűnéséig át nem vett ruházat helyett térítés nem fizethető. A munkavállaló munkaviszonyának megszűnése esetén a számítógépes nyilvántartásban a munkavállaló adatait le kell zárni. A lezárás alapja a munkavállaló szervezeti egysége szerint illetékes humánpartner által az SAP HR rendszerben rögzített adat. A lezárás okának és dátumának rögzítésével a fel nem vett ruha tételek automatikusan visszavonódnak. 4.2. A munkaruházati juttatás általános szabályozása 4.2.1. A rendszer alapelvei 4.2.1.1. A munkavállaló abban a negyedévben válik munkaruházatra jogosulttá, amikor a KSz 4. sz. melléklet B/1 sz. mellékletben felsorolt munkakörbe kerül. 4.2.1.2. Az egyen- vagy formaruha ellátásban részesülő munkavállalók nem jogosultak munkaruha ellátásra. 4.2.1.3. A ruházat viselési idejét években kell számítani. 4.2.1.4. A munkavállaló köteles az előírt, és részére szabályszerűen átadott ruházatban munkát végezni. Ezen kötelezettség ismételt megszegése esetén, a munkavállalóval szemben az Mt. 109. -a alapján KSz szerinti hátrányos jogkövetkezmény alkalmazásának lehet helye. 4.2.1.5. A ruházaton csak a Ruházati Arculati Kézikönyvben meghatározott jelzések viselhetők. 4.2.1.6. A munkavállaló által átvett ruházat a viselési idő lejártáig a MÁV Zrt. tulajdonát képezi, tisztítása és karbantartása a munkavállaló kötelessége. 4.2.1.7. A ruházat a viselési idő leteltével a munkavállaló tulajdonába megy át. 4.2.2. Munkaruházat igénylése, beszerzése, kiosztása és elszámolása 4.2.2.1. Igényjogosultság megállapítása A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak rögzíteni, illetve vezetni kell a VEGA programban a munkaruha viselésére kötelezett munkakörökben foglalkoztatott munkavállalók munkakör kapcsolat adatait, illetve a KSz 4. sz. mellékletének B/1. sz. mellékletében a
1282 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám munkakörökhöz tartozó meghatározott ruhajárandóságok megnevezését, tételszámát, viselési idejét, mennyiségét, viselési idejének kezdetét. Folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a ruhakiosztás megtörténtének tényét. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a munkavállaló adatait a VEGA program nyilvántartásába kizárólag azt követően rögzítheti, hogy a munkavállaló szervezeti egysége szerint illetékes humánpartner a ruhaellátásra kiható adatokat az SAP HR rendszerben rögzítette. Ezen adatok egy interfészen keresztül naponta betöltődnek a VEGA programba (kivéve a sikeres elméleti vizsgára és a felügyelet alatti utazás időtartamára vonatkozó adatok). A munkaruházati jogosultságot a következő változások befolyásolják: munkakör változás munkaviszony létesítés munkaviszony megszüntetés áthelyezés fizetés nélküli szabadság GYES, GYED, szülési szabadság sikeres elméleti vizsga felügyelet alatti utazás időtartama. Ruházati ellátásban érintett munkakörbe történő újfelvételkor, illetve ruházati ellátásban érintett munkakörváltással járó munkaszerződés módosítás esetén, a munkavállaló szervezeti egysége szerint illetékes humánpartner az illetékes ruhaügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére a ruházati ellátás folyamatos biztosításának érdekében elektronikusan tájékoztatást küld. (a ruhaügyintézői feladatokkal megbízott munkatársak jegyzékét a BKSZE partnerlap http://bksze.mav.hu tartalmazza). A tájékoztatónak tartalmaznia kell a ruházatra való jogosultság kezdetének várható időpontját, ezt a munkavállaló adatainak SAP-ban történő módosítását / rögzítését megelőzően kell megtenni, annak érdekében, hogy a BKSZE gondoskodni tudjon a ruházati ellátásról. A tájékoztató az alábbi adatokból áll: munkavállaló neve munkavállaló törzsszáma (újfelvétel esetén, ha még nincsen törzsszáma, születési adatok) költségviselő kódja tájékoztatás indoka: újfelvétel) munkakörváltással járó munkaszerződés módosítás munkavállaló jelenlegi munkaköre, FEOR száma munkaszerződés módosítás esetén a munkavállaló új munkaköre, FEOR száma munkakörbe kerülés várható időpontja. A munkavállaló munkaviszonyában a munkaruházati jogosultságra kiható minden változást köteles a munkavállaló szervezeti egysége szerint illetékes humánpartner napra készen rögzíteni az SAP HR rendszerben. A közölt változásokat a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a VEGA programban 10 naptári napon belül rögzíti. Az új felvételes munkavállaló az illetékes humánpartnertől kapott belépő csomag részeként tájékoztatást kap a ruhaellátás mértékéről, a ruhák birtoklására és viselésére vonatkozó jogairól és kötelességeiről. Köteles a kapott Méretbejelentő lap -ot (1. sz. melléklet) kitöltve, aláírva a belépő csomag átvételét követő első munkanapon továbbítani a BKSZE ügyfélszolgálati irodájába vagy az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak. 4.2.2.2. A járandóság megállapítása A munkavállalók munkaruházati járandóságának megállapítása a KSz 4. számú melléklet B/1. számú mellékletében rögzített ruhadarabokból, illetve munkakörönként meghatározott viselési idővel kell, hogy történjen. A ruházat viselési idejét években kell számítani. A munkavállaló abban a negyedévben válik ruházatra jogosulttá, amikor a KSz 4. számú melléklet B/1. számú mellékletében felsorolt munkakörbe besorolásra kerül. A megállapított ruhajárandóságot a számítógépes nyilvántartásban az igényelt sablon méretszámmal kell bejegyezni a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak. A munkaruházati járandóság szabálytalan megállapításáért vétkesség szerinti felelősséget kell megállapítani. 4.2.2.3. A munkaruhaigény felmérése és bejelentése A munkaruha járandóságra jogosult munkavállalók következő évi ruhaigényét a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs május 31-ig köteles rögzíteni a VEGA programban. Az igényrögzítésnél csak a KSz 4. számú melléklet B/1. számú mellékletében rögzített ruhadarabok vehetők figyelembe. A következő évi ruhaigény megállapításának alapját a tárgyév végéig lejáró viselési idejű ruhadarabok képezik. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak a munkavállaló ruhaigényét a sablon méretszámok alkalmazásával, a ruhadarabok megnevezésével, igényjogosultság negyedévének figyelembevételével kell rögzíteni a VEGA programban. A különleges méretű sablonméret alá be nem sorolható (méretes) ruhák járandósága esetén a sablon méretszám helyett M betűt kell beírni. A mérettáblázatba be nem sorolható, különleges méretű ruhaigényről a munkavállaló egy példányban méretvételi lapot Adatlap -ot (3. sz. melléklet) küld a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak (a nyomtat-
24. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1283 vány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet)). Az Adatlap eredeti példányát a ruha ügyintéző köteles a ruharaktárba megküldeni. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a szervezeti egység következő évi ruhaigényéről köteles két példányban Sablonösszesítő -t (4. sz. melléklet) nyomtatni, melyet a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak és az utalványozó szervezeti egység vezetőjének alá kell írnia. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs által rögzített igényekről, valamint a szervezeti egységek által megadott védőruhaigényekről a ruharaktárak összesítőt készítenek két példányban, amelyet tárgyév június 5-ig kötelesek megküldeni a területileg illetékes készletgazdálkodási munkatársnak. A készletgazdálkodási munkatárs területi összesítőket készít és a BKSZE részére továbbítja tárgyév június 15-ig. Az egy évet meghaladó folyamatos távollét esetén (betegség (munkabaleset kivételével), GYES, GYED, szülési szabadság, fizetés nélküli szabadság) az interfészen keresztül az SAP HR rendszer tájékoztatása alapján a viselési időt meg kell emelni a távoltöltött idő negyedévekben számolt idejével. Figyelembe véve, hogy a távollét utolsó napja a negyedév első vagy második felére esik. A május 31. után felmerülő új igényjogosultság (munkakörváltozás) esetén a következő évi munkaruha igényt 10 naptári napon belül rögzíteni kell a VEGA programban, mely a ruharaktár következő évi lehívásában automatikusan megjelenik. Az igényjogosultság megszűnésekor a visszavont ruhadarabokról a ruharaktár a VEGA program segítségével értesül. Ezen ruhadarabok nem kerülnek lehívásra, illetve, ha lehívás után kerültek visszavonásra, a ruharaktárnak gondoskodni kell a lemondásról. 4.2.2.4. A ruhaigény pontosítása és módosítása A munkavállaló a kiszolgálás negyedévét megelőzően legalább 90 naptári nappal méretre vonatkozó módosítással élhet. A munkavállalói méretváltozás bejelentése Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatványon történhet (5. sz. melléklet) személyesen a ruharaktárban vagy a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnál, illetve postai úton a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak címezve. (A nyomtatvány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet).) A nyomtatvány ruharaktárban történt kiállítása esetén a ruharaktár köteles a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak egy munkanapon belül megküldeni az Igazolás és méretváltozás bejelentő másolatát. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a ruharaktár vagy a munkavállaló által leadott Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatvány adatait köteles a nyilvántartásban azonnal átvezetni. A későbbi vitás esetek elkerülése érdekében az átvételt igazoló Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatvány másolati példányát a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs köteles a változást bejelentő munkavállaló részére eljuttatni. 4.2.2.5. A munkaruha utalványozása A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a KSz 4. számú melléklet B/1. számú melléklet alapján az előzetes évi ruhaigényének adataiból utalványozó szervezeti egységenként Utalványozás összesítő -t (6. sz. melléklet) készít a VEGA program segítségével két példányban, a következő adattartalommal: munkavállaló neve, törzsszáma, munkaköre, viselési idő kezdete és vége, igényelt ruha megnevezése, mérete, mennyisége, értéke. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs az összesítőt január 20-ig köteles megküldeni az utalványozó szervezeti egység részére. Az utalványozó szervezeti egység illetékes munkavállalója köteles az adatokat ellenőrizni és a vitás eseteket tisztázni a BKSZE ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársával. Az utalványozó szervezeti egység illetékes vezetője az Utalványozás összesítő -ben foglaltakat annak aláírásával engedélyezi. Az utalványozás nem munkavállalónként, hanem az összesítő aláírásával együttesen (a kimutatásban szereplő összes munkavállalóra vonatkozóan) történik. Az utalványozó szervezeti egység az utalványozott (aláírt) összesítő eredeti példányát január 25-ig köteles visszaküldeni a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére. A ruházat utalványozását a szervezeti egység vezető, illetve az általa megbízott munkavállaló végezheti. A ruhautalványozás, illetve az egyes ruhafajták kivételezési határidejének érvényessége a jogosultság megszűnésének napjáig fennáll. Az utalványozott ruhadarabok visszavo-
1284 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám násának alapja az illetékes humánpartner által SAP HR rendszerben rögzített adat, mely az interfészen keresztül betöltődik a VEGA programba. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a visszakapott utalványozott lista alapján január 31-ig a számítógépes nyilvántartásban átvezeti az utalványozás tényét. A listát köteles 10 évig megőrizni. Az év közben felmerülő új igényjogosultságot (munkakörváltozás, újfelvétel esetén) a ruhaügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak 10 naptári napon belül utalványoztatnia kell a fent leírtak szerint. 4.2.2.6. Iskolarendszerű középfokú gyakorlati képzésben résztvevő tanulók ruhaellátása A tanulókat a gyakorlati képzés idejére munkaruházattal kell ellátni. A képzésbe bekapcsolódó tanuló a gyakorlati képzést lebonyolító tanműhelytől tájékoztatást kap a ruhaellátás mértékéről, a ruhák birtoklására és viselésére vonatkozó jogairól és kötelességeiről. Köteles a kapott Méretbejelentő lap -ot (1. sz. melléklet) kitölteni és aláírni, melyet a tanműhely illetékes munkavállalója a tanuló első tanműhelyben töltött napján továbbít a BKSZE ügyfélszolgálati irodájába vagy az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak. A ruházat kiadásának és visszavételezésének bizonylatai megegyeznek a munkaruházat bizonylataival, melyeket a VEGA programból előállított Átadás-átvételi elismervény (8. sz. melléklet) alapján kell kiállítani a GIR rendszerből. Az elszámolás, bizonylatolás szabályait a (11. sz. melléklet) tartalmazza. Ellátásukról a BKSZE illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársa köteles gondoskodni. A munkaruha fajtákat, illetve azok viselési idejét (tanévben meghatározva) a képző intézmény hatályos igazgatói utasítása szerint kell alkalmazni. A ruharaktárnak a VEGA programban a kiszolgáltatott ruhákról három példányban Átadás átvételi elismervény -t kell kiállítania (8. sz. melléklet), melyen a tanuló köteles aláírásával elismerni az átvétel tényét. Az átvételi elismervény sorszáma a ruha ügyintézői felületen a tanuló számítógépes nyilvántartásában automatikusan megjelenik. Az elismervény első példánya a ruharaktárnál marad, a második példány a tanulóé, a harmadik példányt a raktári feladatokkal megbízott munkatárs továbbítja a BGOK központjába (1087 Budapest, Luther utca 3.) A viselési idő letelte után a munkaruha a tanuló tulajdonába kerül. A munkaruha tisztítása és karbantartása a tanuló kötelezettsége. 4.2.2.7. A ruharaktárak feladata a ruhák kiosztásával kapcsolatosan A ruharaktár legkésőbb február 1. után, a kiértesítések és a kiszállítási ütemterv szerint megkezdi a ruhaosztást és a kiszállítást. A munkavállaló tárgyévi ruhajárandóság kiszolgálásánál törekedni kell arra, hogy az érintett munkavállaló ruházatát a viselésére jogosult munkakörbe kerülésének negyedévében kapja meg. Év közbeni új igényjogosultság (munkakör változás, újfelvétel) esetén a ruharaktárnak soron kívül kell lekérnie a munkavállaló méretének megfelelő ruházatot. A szállító cég az adott évben érvényes szállítási szerződésben foglalt határidőn belül szállítja be a ruházatot. A ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárs feladata a ruhakiosztás alkalmával kiállított Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatványon a méretváltozás okát bejelölni. A ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárs köteles a lábbelik egyedi azonosító számát rögzíteni a VEGA programban. A munkavállaló áthelyezése esetén a ruharaktár a méretes ruhát köteles átszállíttatni a munkavállaló új szervezeti egysége szerint illetékes ruharaktárba. A ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárs az átvételi elismervény, a napi összesítő és a GIR bizonylat egy példányát köteles a nyilvántartások mellett 10 évig megőrizni. 4.2.2.7.1. Raktári ruhakiszolgálás A ruhaellátás alapjában nem a raktári ruhakiszolgálásra épül. A ruhaátvételi hely elsősorban az utalványozó szervezeti egységgel egyeztetett szolgálati hely, többlet logisztikai költség fel nem merülése esetén más átvételi helyre is kiszállítunk. A ruhaátvételről a VEGA program segítségével, az utalványozó szervezeti egység útján kimutatható módon értesíteni kell a munkavállalót. Az értesítésben fel kell sorolni a ruhák átvételére kijelölt munkavállalókat, a megrendelt tételek közül átvehető ruhadarabokat, a vételezés időszakát (minimum 20 naptári nap), valamint az átvétel helyét. Továbbá tájékoztatni kell a munkavállalókat, hogy a ruharaktár a ruhákat személyes átvétel esetén arcképes igazolvány bemutatásával vagy Meghatalmazás (7. sz. melléklet) esetén (a nyomtatvány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet)) arcképes igazolvány vagy személyi igazolvány bemutatásával a meghatalmazó törzsszámának egyeztetését követően adhatja ki. A munkavállaló köteles átvenni a megigényelt méretű ruházatot, reklamáció esetén a 4.2.2.9 fejezetben foglaltak szerint kell eljárni.
24. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1285 Egy-egy ruhadarab átvételéért a munkavállalót utaztatni nem szabad, kivéve, ha a tárgyévben már más ruhajárandósága nincs. A ruharaktárnak a VEGA programban a kiszolgáltatott ruhákról kettő példányban Átadás átvételi elismervény -t kell kiállítania (8. sz. melléklet), melyen a munkavállaló köteles aláírásával elismerni az átvétel tényét. Az átvételi elismervény sorszáma a ruha ügyintézői felületen a munkavállaló számítógépes nyilvántartásában automatikusan megjelenik. Az elismervény első példánya a ruharaktárnál marad, a második példány a munkavállalóé, (a költségviselő kérésének függvényében a ruharaktár egy másolati példányt továbbít a leányvállalatok és a MÁV érdekeltségű társaságok részére). A meghatalmazást az Átadás-átvételi elismervény ruharaktári példánya mellett kell megőrizni. A ruha elszámolás, bizonylatolás szabályait a (11. sz. melléklet) tartalmazza. Amennyiben a munkavállaló a részére megigényelt megfelelő méretű és minőségileg hibátlan ruhadarabokat nem veszi át a ruharaktárban, akkor két tanú jelenlétében jegyzőkönyvet kell felvenni ennek tényéről, a későbbi jogtalan követelések megelőzése érdekében. Ha a munkavállaló neki felróható okból három alkalommal történt kiértesítést követően sem veszi át a ruházatot, és így munkakörének ellátása veszélybe kerül a munkáltatói jogkörgyakorlója a BKSZE értesítése alapján a KSz 3. számú mellékletében foglaltak alapján eljárást kezdeményezhet. A munkavállaló felelőssége az okozott kár mértékéig terjed. A BKSZE illetékes munkatársa a háromszori kiértesítés lejártát követő 10 munkanapon belül köteles a munkáltatót írásban értesíteni, a kiértesítések másolatát mellékelten csatolva elküldeni. Ha a ruházat átvételére kiértesített munkavállaló ruhaátvétele a munkavállalónak fel nem róható okból nem kerül sor, a később erre fordított időt munkaidőként kell elszámolni. A munkaruha jogosulatlan kiadása, illetve felvétele esetén a személyi és anyagi felelősséget vizsgálni kell. A ruházat szabálytalan juttatásáért vétkesség szerinti felelősséget kell megállapítani. 4.2.2.7.1.1. GIR-ben történő elszámolás Az Átadás-átvételi elismervény -eken átadott ruhadarabok az interfész segítségével napi feladásra kerülnek a GIR-rendszerben. A GIR bizonylat -ot egy példányban (leányvállalatok és MÁV érdekeltségű társaságok esetén kettő példányban) kell kinyomtatni (11 sz. melléklet). Az interfészen fel nem adható tranzakciókat a ruharaktár munkatársa manuálisan rögzíti (projektre vételezett, eladott ruhadarabok; értékesítés alkalmi vevőnek; előző időszakot érintő anyageladás sztornók). 4.2.2.7.2. Szolgálati helyre történő ruhakiszállítás A ruharaktár a szervezeti egységekkel történő előzetes egyeztetése alapján, a munkavállalók ruházatát kiszállítja a meghatározott szolgálati helyekre. A kiszállítás történhet az előzetesen meghirdetett gépkocsis terítőjárati napokon vagy külön ütemterv szerint. A ruhaátvételről a VEGA program segítségével, az utalványozó szervezeti egység útján kimutatható módon értesíteni kell a munkavállalót. Az értesítésben fel kell sorolni a ruhák átvételére kijelölt munkavállalókat, a megrendelt tételek közül átvehető ruhadarabokat, a vételezés időpontját és helyét. Továbbá tájékoztatni kell a munkavállalókat, hogy a ruharaktár a ruhákat személyes átvétel esetén arcképes igazolvány bemutatásával vagy Meghatalmazás (7. sz. melléklet) esetén (a nyomtatvány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet)) arcképes igazolvány vagy személyi igazolvány bemutatásával a meghatalmazó törzsszámának egyeztetését követően adhatja ki. A ruharaktár a beérkezett ruházatot névre szólóan munkavállalónként összekészíti (kicsomagolja) és a VEGA programból két példányban Kiszállítási átadásátvételi elismervény -t (9. sz. melléklet), valamint Kiszállítási összesítő -t (10. sz. melléklet) nyomtat. A ruharaktár a Kiszállítási összesítő alapján adja át a kiszállítandó ruhadarabokat a gépkocsivezetőnek. A munkavállaló köteles átvenni a megigényelt méretű ruházatot. Reklamáció esetén az 4.2.2.9 fejezetben foglaltak szerint kell eljárni. Az átvétel helyén a munkáltatónak helyiséget kell biztosítani a ruhák átadásához, átvételéhez és az esetleges próbalehetőséghez. A kiszállított ruhák a Kiszállítási átadás-átvételi elismervény -en kerülnek átadásra, illetve átvételre. Az első példány a ruharaktárnál marad, a második példány a munkavállalóé, a költségviselő kérésének függvényében a ruharaktár egy másolati példányt továbbít a leányvállalatok és a MÁV érdekeltségű társaságok részére. Amennyiben a kiszállított ruhák közül valamelyik nem kerül átadásra a Kiszállítási átadás-átvételi elismervény -en az adott ruházatot egyszeri áthúzással törölni kell. A javítás tényét, valamint okát a ruharaktári feladatokkal megbízott munkatársnak és az átvevő mun-
1286 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám kavállalónak aláírásával és a dátum feltüntetésével valamennyi példányon igazolnia kell. Amennyiben a munkavállaló a részére megigényelt megfelelő méretű és minőségileg hibátlan ruhadarabokat nem veszi át, akkor két tanú jelenlétében jegyzőkönyvet kell felvenni ennek tényéről, a későbbi jogtalan követelések megelőzése érdekében. Ha a munkavállaló neki felróható okból három alkalommal történt kiértesítést követően sem veszi át a ruházatot, és így munkakörének ellátása veszélybe kerül a munkáltatói jogkörgyakorlója a BKSZE értesítése alapján a KSz 3. számú mellékletében foglaltak alapján eljárást kezdeményezhet. A munkavállaló felelőssége az okozott kár mértékéig terjed. A BKSZE illetékes munkatársa a háromszori kiértesítés lejártát követő 10 munkanapon belül köteles a munkáltatót írásban értesíteni, a kiértesítések másolatát mellékelten csatolva elküldeni. Ha a ruházat átvételére kiértesített munkavállaló ruhaátvétele a munkavállalónak fel nem róható okból nem kerül sor, a később erre fordított időt munkaidőként kell elszámolni. A ruharaktár a ruha kiszállítást követően a VEGA programban a Kiszállítási átadás-átvételi elismervény - ek alapján véglegesíti a tényleges vételezéseket. 4.2.2.7.2.1. GIR-ben történő elszámolás Az Átadás-átvételi elismervény -eken átadott ruhadarabok az interfész segítségével napi feladásra kerülnek a GIR-rendszerben. A GIR bizonylat -ot egy példányban (leányvállalatok és a MÁV érdekeltségű társaságok esetén kettő példányban) kell kinyomtatni (11 sz. melléklet). Az interfészen fel nem adható tranzakciókat a ruharaktár munkatársa manuálisan rögzíti (projektre vételezett, eladott ruhadarabok; értékesítés alkalmi vevőnek; előző időszakot érintő anyageladás sztornók). 4.2.2.8. Ruhakiosztással kapcsolatos ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársi feladatok A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs köteles folyamatosan figyelemmel kísérni a hozzá tartozó munkavállalók ruhaellátásának alakulását. Ha a munkavállaló a ruházatát önhibáján kívül nem kapta meg, igényjogosultságának fennállása esetén részére azt utólag ki kell szolgáltatni, és a viselési időt az igényjogosultság fennállásától kell számolni. 4.2.2.9. Ruházat cseréje, pótlása 4.2.2.9.1. Ruházat cseréje, pótlása minőségi kifogás esetén A munkaruhák, valamint a lábbelik kiosztása, átvétele alkalmával azok használhatóságáról és állapotáról a munkavállaló köteles meggyőződni és észrevételét az átadó munkavállalóval azonnal közölni. Amennyiben minőségi kifogás merül fel, a munkavállaló a Reklamációs adatlap (12. sz. melléklet) helyben történő kitöltésével reklamációval élhet. Ha a rejtett hiba a ruha, illetve a lábbeli átvételekor nem volt észrevehető, ruházat esetén kiadástól számított egy hónap, lábbelik esetén az átvételtől számított nyolc hónapon belül, akkor a munkavállaló minőségi kifogását a ruharaktárnak, illetve a BKSZE ügyfélszolgálati iroda munkatársának vagy a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnál jelezheti. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs vagy az ügyfélszolgálati iroda munkatársa köteles vizsgálni az átadás-átvételi elismervény alapján lábbeli esetén- az egyedi azonosító számot, valamint a kiadástól eltelt időt az előbb említett garanciális idők figyelembe vételével. Továbbá tájékoztatja a munkavállalót, hogy az érintett ruhadarabot postai úton (utánvéttel) vagy a terítőjárat segítségével küldje be az illetékes ruharaktárba egy Reklamációs adatlap -pal (a nyomtatvány a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet)). Amennyiben a bejelentés az ügyfélszolgálati irodában vagy a ruharaktárban történt, elektronikus úton értesíteni kell az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársat az új ruhadarab garanciális cseréjének szükségességéről, illetve az illetékes ruharaktárt a soron kívüli kiszolgálásról. A garanciális időn belüli panasz esetén a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs soron kívül intézkedik a munkavállaló részére új ruhadarab igényléséről. A kiadó ruharaktár megbízottja köteles megvizsgálni a Reklamációs adatlap -on bejelentett minőségi probléma jogosságát (kiadástól eltelt idő, lábbeli esetén egyedi azonosító szám, stb.). Ha a felülvizsgálat során a ruharaktár munkavállalója úgy ítéli meg, hogy a hibás ruházat reklamációja jogos, a Reklamációs adatlap -on igazolja az átvételt. A raktár munkatársa ezt követően egy másolati példányt átad vagy visszajuttat a munkavállaló részére, egy példányt pedig akkor küld a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak, amikor a gyártó cégtől értesítést kapott, hogy a reklamált terméket kicserélték, megjavították vagy visszavásárolták. E példányon kell közölni, hogy a javított ruházat visszaérkezett, csere lábbelit kapott a ruharaktár vagy visszavásárlás történt.
24. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1287 Amennyiben a munkavállaló által beküldött ruhadarab reklamációja nem volt jogos, pl. lábbeli visszaküldés esetén a VEGA program adatai alapján az egyedi azonosító száma nem egyezik a garanciális időszakon belül kiadott lábbeli egyedi azonosító számával, akkor postai beküldés esetén a munkavállaló utólag köteles kifizetni a postai költségeket. A rejtett hibás ruhadarabok és lábbelik reklamációs javításának, cseréjének és visszavételének lehetőségét a BKSZE a szállítókkal kötött éves szállítási szerződésben köteles biztosítani. A ruharaktár a reklamált termékeket, három munkanapon belül továbbítja a szállító felé. A szállító által elfogadott reklamáció lebonyolítása megvalósulhat a termék javításával, cserélésével, visszavásárlásával. A javított termék visszaérkezését követően a ruharaktárnak értesíteni kell a munkavállalót, hogy a javított terméket kiértesítés alapján átveheti a ruharaktárban vagy szolgálati helyére történő kiszállítással. A javított termék visszaérkezéséről egy napon belül értesíteni kell a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársat. Az új ruhadarab viselési idejének kezdetét a reklamált, javított termék viselési idejének lejáratától kell indítani. Ha a reklamációt a szállító a termék cseréjével (új termék) vagy visszavásárlásával rendezi, akkor a ruharaktárnak munkaruha visszavételezés vagy AE sztornó bizonylatot kell kiállítania. A kiállított bizonylat egy másolati példányát egy napon belül el kell küldeni az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére. Az ügyintéző a kiállított munkaruha visszavételezés bizonylat alapján köteles a csere termék viselési idejét változatlanul hagyni. Ha a reklamációt a szállító, a termék visszavásárlásával (cseredarabot nem tud biztosítani) rendezi, akkor a ruharaktárnak a fentieken kívül visszautasító bizonylatot is ki kell állítani. A kiállított bizonylat egy másolati példányát egy napon belül el kell küldeni az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére. Az ügyintéző a kiállított munkaruha visszavételezés bizonylat alapján köteles a csere termék viselési idejét változatlanul hagyni. Amennyiben a reklamált termék meghibásodása a munkavállalónak felróható okból (pl.: nem rendeltetésszerű használat) következett be a szállító a reklamációt nem fogadja el, a munkavállalónak a Reklamációs adatlap -on vissza kell adni a terméket. A Reklamációs adatlap egy másolati példányát egy napon belül el kell küldeni az illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs részére. A soron kívül leutalványozott termék viselési ideje a reklamált és a gyártótól visszaküldött termék viselési idejének lejártával indul. A ruházat cseréjének vagy pótlásának bizonylatolását a (11. számú melléklet) tartalmazza. 4.2.2.9.2. Ruházat cseréje, pótlása elvesztés és megrongálódás esetén A munkavállalót a ruházatában keletkezett kár, vagy elvesztés esetén a munkaviszonyra vonatkozó szabályok és a mindenkor hatályos pénzügyi utasítás szerinti anyagi felelősség terheli. A munkavállaló köteles szolgálati felettesének azonnal jelenteni, ha ruházata eltűnt, illetve megrongálódott (amennyiben a ruhadarab pótlása szükségszerű). Ezt a körülményt a szervezeti egység illetékes munkavállalójának három példányban felvett jegyzőkönyvben rögzíteni kell, melyet a szervezeti egység vezetőjének alá kell írnia. A szervezeti egység vezetője a jegyzőkönyv két példányát köteles a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs számára elküldeni, aki az intézkedésének felvezetése után egy példányt a munkavállalónak visszaküld. A munkavállaló részére az eltűnt illetve megrongálódott ruházat helyett soron kívül újat kell utalványozni, kiszolgáltatni. Ha a munkavállalót az eltűnésért illetve használhatatlanná válásért a szolgálati helyen felvett jegyzőkönyv alapján felelősség nem terheli, az új ruházat viselési idejének kezdetét a kiszolgáltatás időpontjától kell számítani. A munkavállaló a ruházatában bekövetkezett hiány esetén az Mt. 169. (1)-(4) bekezdése alapján felel. A munkavállaló felelősségét a ruházatában megrongálódás folytán keletkezett kárért az Mt. 169. (5). alapján kell elbírálni. A VEGA programban rögzíteni kell a jegyzőkönyv kiállításának tényét, illetve időpontját. 4.2.2.9.3. Eljárás a ruhaátvétel során jelzett méretkifogás esetén A ruházat, valamint a lábbelik kiosztása, átvétele alkalmával azok használhatóságáról és állapotáról a munkavállaló köteles meggyőződni és észrevételét a ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárssal azonnal közölni. Amennyiben a ruházat mérete nem megfelelő (és nem minőségi kifogás esete áll fent) a munkavállaló Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatványon ruhaméret pontosítással élhet. az Igazolás és méretváltozás bejelentő nyomtatványt helyben, az átvétel időpontjában kell kitölteni és átadni a ruharaktári feladatokkal megbízott munkatárs részére; amennyiben a munkavállalónak felróható okból szükséges a módosított méretű ruha igénylése (az Igénylőlapon rossz méret megadása, vagy a helyes méret 4.2.2.4. pontban foglaltak szerinti közlésének elmulasztása), így munkakörének ellátása veszélybe kerül, a munkáltatói jogkörgyakorlója a BKSZE értesítése nyomán a
1288 A MÁV Zrt. Értesítője 24. szám KSz 3. számú mellékletében foglaltak alapján eljárást kezdeményezhet. A munkavállaló felelőssége a ténylegesen okozott kár mértékéig terjed; a módosított méretű ruhadarabot 60 napon belül köteles a ruharaktár biztosítani; a módosított méretű ruhadarabot ismételt kiértesítés alapján veheti át a munkavállaló. Amennyiben gyári mérethibás a ruhadarab, az minőségi kifogásnak minősül. 4.2.2.10. Szerszámkönyvre kiadott ruházat A szervezeti egység illetékes munkavállalójának Szerszámkönyv -re (14. sz. melléklet) (a nyomtatvány a VEGA programból kinyomtatható, a munkavállaló szolgálati helye működési rendjében kialakított helyben szokásos módon hozzáférhető, továbbá a BKSZE központi ügyfélszolgálati irodától igényelhető és a BKSZE honlapjáról is letölthető (15. sz. melléklet)) kiadott védőruházattal kell ellátni a munkavállalót: ha a ruházati ellátásra jogosító munkakört esetenként látja el, ha a ruházati ellátásra jogosító munkakörben helyettesít. Szerszámkönyvre kiadott ruhaként EK-megfelelőségi nyilatkozattal, illetve EK-tanúsítvánnyal rendelkező munkaruhát kell biztosítani, ha a ruházatnak az MVSZ szerinti kockázatok elleni védelmet is biztosítani kell. A kiadás alapjául szolgáló ok megszűnése esetén a ruházatot egy héten belül be kell vonni. A ruházat kiadását és visszavételét a kiadás, illetve visszavétel napján be kell jegyezni a szerszámkönyvbe. A munkavállaló használatában lévő, viselési időre kiadott ruhadarabokkal azonos ruhadarabok szerszámkönyvre nem adhatók ki. A szervezeti egység illetékes munkavállalója a szervezeti egység következő évi védőruha és egyéni védőeszköznek minősülő védőruha igényét (méret szerint, negyedéves bontásban) minden év május 31-ig köteles kimutatható módon eljuttatni az illetékes ruharaktár részére. 4.2.2.11. Eljárás a munkavállaló ruházati ellátását befolyásoló munkaszerződés módosítása esetén Új szervezeti egységre áthelyezett munkavállalók esetén a küldő szervezeti egység illetékes humánpartnere által az SAP HR programban rögzített adatok alapján a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a munkavállaló ruha járandóságáról 10 munkanapon belül Adatközlő lapot (13. sz. melléklet) köteles kinyomtatni a VEGA programból, három példányban, melyeket a küldő ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársnak és a küldő szervezeti egység vezetőjének alá kell írnia. Késedelmes vagy elmaradt kiállítás esetén a ruhaügyintézői feladatokkal megbízott munkatársat a munkáltatói jogkörgyakorlója az ügyviteli szabályzat alapján felelősségre vonhatja. Adatközlő csak a változás tényének rögzítését követően (áthelyezés időpontja, új szervezeti egység megnevezése, áthelyezési okmány száma és kelte) nyomtatható. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs az adatközlő lap két példányát megküldi az új szervezeti egység illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársának, aki a másolatot 10 munkanapon belül az eredeti példány átvételét elismerem - aláírással és bélyegzőlenyomattal köteles visszaküldeni. A ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs az elismert példányt köteles 10 évig megőrizni. Az új szervezeti egység illetékes ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatársa által visszaigazolt adatközlő lap második példányát a küldő ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs a nála maradt harmadik példánnyal együtt a nyilvántartás mellékleteként köteles megőrizni. A szállító partnernél már le nem mondható, adatközlőn szerepeltetett méretes ruhadarabok hasznosítása (új szervezeti egység szerint illetékes ruharaktárba történő átirányítás) érdekében a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs köteles az illetékes ruharaktárt értesíteni. A munkavállaló új szervezeti egysége szerint illetékes humánpartner SAP HR rendszerben rögzített adatai alapján a ruha ügyintézői feladatokkal megbízott munkatárs köteles a számítógépes ruhanyilvántartásába minden áthelyezett munkavállaló adatát felvezetni. Az adatközlőn közölt adatokat valamint az új munkakör szerint a munkavállalót megillető ruhajárandóságot szintén rögzíteni kell a számítógépes nyilvántartásban. Megismételt utalványozásnál, amennyiben az előző szervezeti egységen történt érvénytelenítést követően az új szervezeti egységén is jogosult a munkavállaló azonos típusú ruhajárandóságra, a ruhadarab viselési idejét változatlanul az adatközlés szerinti viselési idővel megegyezően kell figyelembe venni. Olyan esetben, amikor a munkavállalót a magával hozott ruhadarab az új munkakörben is megilleti, azt birtokában kell hagyni. Amennyiben az ilyen ruhadarab viselési ideje eltér az előző munkahelyen megállapított viselési időtől, a munkavállaló részére kedvezőbb viselési időt kell megállapítani. A munkavállaló birtokában levő viselési idővel terhelt, de új munkakörében őt meg nem illető ruhák térítésmentesen a munkavállaló tulajdonába maradnak.