POSZEIDON dokumentáció (3.) 2009. január 27. KIMENŐ IRATOK IKTATÁSA A kimenő iratok esetében változás az eddigi eljáráshoz képest, hogy nem a Word- vagy egyéb elektronikus állományt csatoljuk elektronikus példányaként, hanem az elkészült, aláírt, lebélyegzett és vonalkóddal ellátott iratot szkenneljük vissza a Poszeidon rendszerbe, így az eredeti hiteles irat képét tárolja a program. A jogszabályi követelményeknek megfelelően az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani, alszámosan kell iktatni. A kimenő iratainkat két felületen is iktathatjuk: I. Abban az esetben, ha egy bejövő, iktatott iratra választ küldünk egy külső partner szervezetnek vagy személynek, használjuk az Iratok felületen a Válasz gombot, ekkor a program létrehozza az alszámosan iktatott iratot és materiális példányát, amit postáz is, nekünk csak az elektronikus példányt kell csatolnunk a számítógépünkről. II. Gyorsiktatás felületen a Vegyes és Kimenő rádiógombokat választva, kitöltjük a felület mezőit I. Iratok Válasz Az adatlistában kiválasztjuk azt a beiktatott iratot, amelyikre válaszolni szeretnénk.
A program megkérdezi Szeretné-e alszámosan iktatni az iratot?, a válasz természetesen Igen. Még egy felugró ablakban megkérdezi a rendszer a postázás időpontját, alapértelmezetten az aktuális dátumot hozza fel. A Válasz gomb segítségével a rendszer létrehozza, esetünkben, az RH-2008/00329/2 es alszámon az új iratot, és materiális példányát, az irat örökli a tárgyat és kiegészül a válasz szóval. Kiválasztjuk a megfelelő fajtát Rögzítjük a vonalkódot Megadjuk az irattári tételszámot, ami megegyezik a beérkezett iratéval. Mentés után a kijelöljük az új iktatási számot (RH-2008/00329/2) és Ctrl+C billentyűkombináció segítségével kimásoljuk, majd a Word dokumentumunkba Ctrl+V-vel beillesztjük. Az iratnak még nincs elektronikus példánya (nem látható a kis kék ikon), csak a materiálist hozta létre a program, az elektronikus példányt a szkennelés után fog megjelenni. Kinyomtatjuk a dokumentumot, ráragasztjuk a rendszerbe az adott irathoz rögzített vonalkódot. Aláírás és bélyegzés után szkennelhető a dokumentum, így a Poszeidon az eredeti irat aláírt példányának a képét fogja tárolni. A vonalkóddal ellátott példányt postázzuk, a kézi/átmeneti irattárba nem szükséges lefűzni másolatot, hiszen a Poszeidon rendszer tárolja az eredi irat képét elektronikus példányként.
Szkennelés után már látható az elektronikus példány: Az RH-2008 / 00329 / 2 iktatószámú irat materiális példányok felületen a Postázás fülre kattintva láthatjuk, hogy a rendszer már kitöltötte a mezőket.
Külső szervezetnek/személynek postázott irat esetében magunknak kell nyugtázni a postázást (tértivevényes küldemény esetében csak a tértivevény visszaérkezésekor nyugtázzunk), hiszen a másik szervezet nem rendelkezik a Poszeidon rendszerrel. Ebben az esetben a nyugtázást két felületen is megtehetjük, a Személyes postáim / Feladott materiális példányok menüpontok Postázás fülön: Illetve a Szervezeti egység postái / Feladott materiális példányok menüpontok Postázás fülön:
A nyugtázás és mentés után az Iratok felületen a kimenő oszlopban megjelenik a pipa. II. Gyorsiktatás A Gyorsiktatás felületen is tudjuk a kimenő iratainkat iktatni. Ennek lépései: 1.) TÍPUS KIVÁLASZTÁSA: PAPÍRALAPÚ, ekkor a rendszer a materiális példányt hozza létre 2.) IRÁNY: KIMENŐ (A Típus és az Irány kiválasztásától függ, hogy mely mezőket tudjuk kitölteni!) 3.) CÍMZETT SZERVEZET, SZEMÉLY az összerendelő gombokra kattintva a feljövő listából választjuk ki. Mindkét mező zöld, de ha az egyiket kitöltöttük, a másik fehérré változik 4.) ÁTVÉTEL/ÁTADÁS IDEJE: a program tölti 5.) TÁRGY: beírjuk vagy kiválasztjuk valamelyik listából ( <, + jelű gombokra kattintva) 6.) FAJTA kiválasztása (a későbbi visszakeresést segíti) 7.) MELLÉKLETEK SZÁMA: alapértelmezetten 0 8.) IKTATÓKÖNYV: kiválasztása: aki több iktatókönyvbe is iktathat, ellenőrizze, hogy a megfelelőt kínálja-e a program! 9.) VONALKÓD: beolvasása 10.) FŐSZÁM: ha kivesszük a pipát, akkor pl. egy válaszlevelet beiktathatunk alszámosan egy előzőleg már iktatott irathoz 11.) IRATTÁRI TÉTELSZÁM (az összerendelő gombra kattintva a feljövő listából választható ki) 12.) MENTÉS gombra kattintva az adott iratot a rendszer iktatja és a postázás felületet is kitölti.
Mentés után az Iratok -nál látható az új irat, a program létrehozta a materiális példányt, az elektronikus példányt csak a szkennelés után fog bekerülni a rendszerbe, a I.-es pontnál leírtakkal megegyezően.
Tehát a kimenő dokumentum aláírása és bélyegzése után szkennelünk, az elektronikus példány is látható: Mivel kimenő papíralapú iratot iktattunk, a program létrehozta a materiális példányt, hiszen postázni csak ez utóbbit tudjuk.
A Postázás fülre állva látható, hogy a rendszer kitöltötte a felületet, és postázta a materiális példányt: A postázás nyugtázása külső szervezetnek küldött levél esetén ugyanaz, mint az I. pontnál. A Személyes postáim / Feladott materiális példányok vagy a Szervezeti egység postái / Feladott materiális példányok menüpontok Postázás fülön: A nyugtázás és mentés után az Iratok felületen a kimenő oszlopban megjelenik a pipa.
Előfordul, hogy a kiküldött iratot visszahozza a posta munkatársa különböző okok miatt (címzett ismeretlen, elköltözött, stb.), ekkor az adott irat materiális példányát visszaérkeztetjük: Az Iratok/Materiális példányok menü Postázás fülön láthatjuk a visszaérkeztetés utáni postatörténetet, a program külön sorokon naplózta a kipostázás, és a visszaérkeztetés idejét. A visszaérkeztetés után pedig törölte a postázásra, címzettre vonatkozó adatokat, hiszen ismét a mi birtokunkba került a materiális példány. Így a Postáz gomb aktív, a példány ismét postázható:
III. Materiális példányok nyomon követése, szervezeti egységek között Az iratot már létrehoztuk a rendszerben, van elektronikus és materiális példánya is, amennyiben ez utóbbit kell egy másik szervezeti egység dolgozójának átküldenünk a következő teendőink vannak az Iratok/Materiális példányok menü Postázás fülön: 1) Postáz gombbal aktiváljuk a felületet 2) válasszuk ki a megfelelő szervezeti egységet (ezután a címzett személyeknél már csak az adott szervezeti egységhez tartozó alkalmazottakat fogjuk látni a választó listában) 3) a címzett személyt (mindkettő kiválasztása szükséges, csak személy választása esetén, az illető lakcíme kerül rögzítésre a postázás fülön) 4) Mentés Materiális példány szervezeten belüli postázása esetén NEM KELL A NYUGTÁZ gombot használni sem a Személyes postáim / Feladott materiális példányok menüpontok Postázás fülön, sem a Szervezeti egység postái / Feladott materiális példányok menüpontok Postázás fülön. A belső postázáskor a címzett fél, e-mail értesítést kap a várható materiális példányról, a mail a következőket tartalmazza: Tisztelt Poszeidon Felhasználó! Bódi András 2008.12.01 12:05-kor postai úton feladott Önnek egy materiális példányt (RH-2008 / 0147). Kérjük, erre a levélre ne válaszoljon! Ebben az esetben a címzettnek át kell vennie a neki postázott példányt, a Személyes postáim / Várható materiális példányok menüpont, Postázás fülön:
Ezután menteni kell: A mentés után az adatlistából eltűnik az adott sor, az irathoz meg hozzáférő lesz a címzett, a feladó felületén, a Személyes postáim / Feladott materiális példányok menüpont Postázás fülre lépve, az adatlistából szintén
eltűnik az adott sor. Ezután a feladó felületén az Iratok/Materiális példányok/materiális példány jellemzői fülön látható, hogy a birtokló személy a korábbi címzett lett: Szintén ezen a felületen a Postázás fülön látható a postatörténet: Amennyiben tovább, vagy vissza kell postáznunk a materiális példányt a fenti felületen megtehetjük, ekkor az átvétel után a postatörténet újabb sorral fog gyarapodni, valamint a birtokló személye is megváltozik.