Felhasználói kézikönyv. Probono közigazgatási szakvizsga felkészítő- és vizsgaszervezési rendszer funkcióinak alkalmazásához

Felhasználói kézikönyv Probono közigazgatási szakvizsga felkészítő- és vizsgaszervezési rendszer funkcióinak alkalmazásához verziószám: 3.5.1 (A kézikönyv a 2015. április 30-i kéziratzárást követő, 2016. augusztus 11-ig élesített funkciókat is tartalmazza.) 2017. április

Tartalomjegyzék Előszó... 4 1. A RENDSZER HASZNÁLATÁHOZ SZÜKSÉGES TECHNIKAI FELTÉTELEK... 5 2. A KÖZIGAZAGATÁSI SZAKVIZSGASZERVEZŐ FELÜLET A KÉPZÉSI REFRENSEK SZEMSZÖGÉBŐL.. 5 2.1 A közigazgatási szakvizsga szervező felület igénybevételéhez szükséges feltételek... 6 2.1.1. Tisztviselő regisztrációja a Probono rendszerben... 6 2.2. Közigazgatási szervezet regisztrálása/aktiválása... 15 2.3 Tisztviselői szerep jóváhagyása a Probono felületén... 17 2.4. Tisztviselő kiléptetése a szervezettől... 24 2.5. Képzési tervek összeállítása a közigazgatási szakvizsga szerepeltetése az egyéni továbbképzési tervekben... 29 2.5.1 Jelentkezési adatok áttekintése... 41 2.5.2 Normatíva befizetés (Díjbekérő nyomtatása)... 42 2.5.3 A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk... 44 2.6. Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó szervezetek szakvizsga tervezési, valamint vizsgajelentkezési folyamatának bemutatása... 45 2.6.1. Szakvizsga tervezés és jelentkeztetés a Probono a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében... 50 2.6.2 Jelentkezési adatok áttekintése (Képzési referensek részére)... 58 2.6.3. Munkáltató váltás folyamata... 60 2.6.4. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk... 60 2.7. Eredmények és jelentkezések áttekintése... 60 2.7.1. A Probono rendszer által küldött e-mailek és értesítők... 66 3. A KÉPZÉSSZERVEZŐ/VIZSGASZERVEZŐ FELADATAI... 67 3.1. A szakvizsgaidőszak meghirdetése... 67 Szakvizsga vizsgaidőszakok közötti szűrés funkció... 69 3.2 Felkészítő tanfolyamok és vizsgák időpontjainak meghirdetése... 75 3.2.1.Kötelező tárgyi felkészítő és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata... 76 3.2.1.1. Kötelező tárgyi felkészítő időpontok létrehozása... 76 3.2.1.2. A kötelező tantárgy vizsgaeseményének létrehozása... 85 3.2.2.1. Választható felkészítő tanfolyamok meghirdetése... 93 3.2.2.2. Választható tárgyi vizsgaidőpont meghirdetése... 101 3.2.2.3. Választható tárgyi vizsgaidőpont meghirdetése... 105 3.2.3 Jelentkezők felkészítő konzultációkhoz és vizsgaidőpontokhoz rendelése... 111 3.2.3.1 Konzultációhoz rendelés... 111 3.2.3.2. Vizsgához rendelés... 115 3.2.3.3. Vizsgabeosztás figyelése... 116 3.2.4. Átirányítás... 117 3.2.4.1. Átirányítás kezdeményezése... 117 3.2.4.2. Átirányítás fogadása... 119 3.2.5 Technikai vizsgacsoport létrehozása (Új funkció)... 120 3.2.6 Vizsganyilvántartás (Új funkció)... 123 A funkció használata... 124 2

3.2.7 Eredménytörlési funkció felkészítők esetében (Új funkció)... 124 3.3 Szakvizsga feladatlap igénylés (Új funkció)... 124 A funkció használata... 125 3.4 A felkészítő konzultációkat és vizsgaszervezést támogató sablonok letöltése... 127 3.5. Eredmények rögzítése a Probono felületén... 129 3.5.1 A felkészítő konzultációk eredményének rögzítése... 130 3.5.2 A vizsga eredmények rögzítése... 130 3.5.3 Bizonyítványok letöltése funkció... 132 3.5.4. Halasztó vizsgázók státuszának kezelése... 134 3.5.5. Ismétlő- és halasztott vizsgára kötelezettek kezelése, korábbi eredmények beszámítása 137 3.5.4.1 Példa a beszámítás kezelésére... 140 3.5.5 A közigazgatási szakvizsga jelentkezések kezelése a képzésszervezők szemszögéből... 141 3.5.6. A számlázás folyamata a Probono rendszerben... 143 3.5.7 Szakvizsga eredmények adatexport funkció ismertetése... 147 3.5.8 Beosztott oktató adatexport, valamint Vizsgabizottsági tagok beosztása adatexport... 149 3.5.9 Vizsgabizottsági tagok beosztása adatexport... 151 3.5.10 Oktató és vizsgáztatói adatexport (OKV névjegyzék letöltése)... 152 3.5.11 Bizonyítványexport funkció ismertetése... 154 3.5.12 Megszűnt jogviszony kezelése... 154 3.5.13 Pótvizsgaidőszakok létrehozása... 155 3.5.14 Felkéréseim menüpont (Oktatók és vizsgabizottsági tagok részére)... 156 3.5.15 Jelentkezési adatok áttekintése (Képzési referensek részére)... 158 3.5.16 Jelentkezési adatok áttekintése (Tisztviselők részére)... 159 3.5.17 Szakvizsgaszervezéssel kapcsolatos tapasztaltok... 162 MELLÉKLETEK... 164 3

Előszó A Nemzeti Közszolgálati Egyetem a közszolgálati továbbképzés működtetését biztosító Probono rendszert alkalmassá tette a közigazgatási szakvizsga felkészítő konzultációinak, vizsgaszervezési folyamatainak és nyilvántartási feladatainak támogatására. A közigazgatási vizsgarendszer szervezési folyamatainak elektronikus felületen történő összpontosítása 2011 szeptemberében a közigazgatási alapvizsga újbóli bevezetésével kezdődött, s az eltelt időszakban a felhasználók egyre szélesebb köre javasolta a támogatás közigazgatási szakvizsgára történő kiterjesztését, mellyel jelentős mértékben egyszerűsíthetők az adminisztratív feladatok, átláthatóvá válnak a szervezési folyamatok és naprakész adatszolgáltatás biztosítható. Felhasználói kézikönyv célja, hogy a közigazgatási szakvizsgarendszer működtetésében résztvevők (képzési referensek, vizsgaszervezők) számára feladataik logikus sorrendjében lépésről-lépésre bemutassa a felület funkcióit. A felület felépítése és a funkciók jó része ismert a továbbképzési rendszerből, ezért bízunk benne, hogy a betanulási folyamat nem állítja komoly kihívás elé a közigazgatási szakvizsgarendszer szereplőit. A felhasználói kézikönyv két nagyobb fejezetre oszlik: a 2. fejezet kifejezetten a képzési referensek, míg a 3. fejezet a képzés/vizsgaszervezők számára tartalmaz információkat. A könnyebb áttekinthetőség kedvéért a tartalomjegyzéket is figyelmükbe ajánljuk. A kézikönyv 3.5 verziószámú kiadását nyújtjuk át a felhasználók számára, mely egységes szerkezetbe foglalva tartalmazza a 2015. április 30-i kéziratzárást követően 2016. augusztus 11-ig élesített funkciókat. Az új funkciókat az alfejezeteknél egy új felirattal jelezzük. A közigazgatási szakvizsgaszervezéssel összefüggő javaslataikat továbbra is várjuk a szakvizsga@vtki.uni-nke címre! Az egyes fejlesztési feladatok zárását követően a Felhasználói útmutatót továbbra is frissíteni tervezzük melynek tényéről tájékoztatást küldünk. Budapest, 2017. április Nemzeti Közszolgálati Egyetem 4

1. A RENDSZER HASZNÁLATÁHOZ SZÜKSÉGES TECHNIKAI FELTÉTELEK A Probono rendszer használatához szükséges minimális technikai feltételek a következők: A rendszer használatához Mozilla Firefox vagy Google Chrome böngésző javasolt. Internet Explorer használata esetén legalább 10-es vagy 11-es verzió ajánlott. A rendszer Internet Explorer 8-as vagy ennél régebbi verzióval nem használható! 2. A KÖZIGAZAGATÁSI SZAKVIZSGASZERVEZŐ FELÜLET A KÉPZÉSI REFRENSEK SZEMSZÖGÉBŐL Az alábbiakban a képzési referens feladataira fókuszálva mutatjuk be a felület használatát. A képzési referensek hasonlatosan a továbbképzési rendszerhez a munkáltató képviseletében eljárva iskolázzák be a tisztviselőt a közigazgatási szakvizsgára felkészítő tanfolyamra és a vizsgára. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetéshez az alábbi feltételek együttes megléte szükséges: A. a közigazgatási szervezet rendelkezzen legalább egy regisztrált felhasználóval a Probono rendszerben; B. a közigazgatási szervezet rendelkezzen legalább egy képzési referensi jogosultsággal a Probono rendszerben; C. a képzési referens szervezete aktiválva legyen a Probono rendszerben; D. a tisztviselő regisztrálva legyen a Probono rendszerben; E. a közszolgálati tisztviselőkről szóló 273/2012. (IX.28.) Korm. rendelet (a továbbiakban: TKR.) hatálya alá tartozó közszolgálati jogviszonnyal rendelkező tisztviselő rendelkezzen egyéni továbbképzési tervvel, melyben a közigazgatási szakvizsga betervezésre került. F. a nem TKR. hatálya alá tartozó tisztviselők és egyéb jelentkezők esetében (jellemzően, pl.: NAV,stb.) is szükséges a Probono felületén történő tisztviselői regisztráció! 5

2.1 A közigazgatási szakvizsga szervező felület igénybevételéhez szükséges feltételek 2.1.1. Tisztviselő regisztrációja a Probono rendszerben A rendszer használatához minden felhasználónak regisztrációval kell rendelkeznie. Fontos! Abban az esetben, ha a felhasználó egyszer már regisztrált, akkor tilos újra regisztrálnia! Amennyiben a korábban már regisztrált tisztviselő időközben munkáltatót vált, akkor a változásokat a felületen kell átvezetni, a 2.4. alfejezetben ismertetett módon, tehát még ebben az esetben sem szabad újra beregisztrálni! Új felhasználó regisztrálása esetén a következő lépéseket kell megtenni. 1. Nyissa meg a https://probono.uni-nke.hu oldalt! Kattintson a Regisztráció feliratra! 2. Töltse ki értelemszerűen a rendszer által kért adatokat! Ne felejtse el lenyitni és kitölteni a Regisztráció kérése egy adott szervezethez és/vagy adott szerepbe.,illetve a Személyazonosító adatok megadása részt!(az alábbi képen piros nyilakkal jelölve!) A személyazonosító adatok megadás rész tisztviselőként való regisztrációhoz vagy képzésre/vizsgára való jelentkezéshez szükséges. 6

3. Minden esetben ügyeljen arra, hogy e-mail címét pontosan adja meg, mert ellenkező esetben nem tudja aktiválni a regisztrációját. Abban az esetben, ha hibásan gépelte be e-mail címét, és a regisztráció már megtörtént, akkor várja meg a regisztráció automatikus törlését (ez 168 óra elteltével történik meg, addig új regisztrációt nem áll módjában kezdeményezni. A rendszer lehetőséget biztosít arra is, hogy a képzési referens a felület segítségével regisztrálja be a tisztviselőt. Erre az Adminisztráció menüpont Új felhasználó regisztrálása nyújt lehetőséget. A funkcióról bővebben itt olvashat. Figyelem! Fontos, hogy adatait pontosan, a személyazonosításra alkalmas iratokban szereplő adatoknak megfelelően adja meg, ugyanis a közszolgálati továbbképzési programok, így a közigazgatási szakvizsga esetén kiállítandó tanúsítványok, bizonyítványok az itt rögzített adatok alapján kerülnek kiállításra. Amennyiben az adatok helytelenül (pl. elgépelve) adta meg, azok a kiállított okmányokon is helytelenül szerepelnek majd. Az előnév rész esetében csak titulust(dr.,phd.) szabad beírni, illetve az utónév esetében szintén csak titulus szerepelhet (maximum 3 karakter). Amennyiben két keresztnévvel rendelkezik a felhasználó, akkor mindkettőt a keresztnév mezőben kell feltüntetni. 7

Kerülni kell a beíráskor a CAPS LOCK (CSUPA NAGYBETŰ) használatát, valamint az indokolatlan szóközök alkalmazását. A titulust nem szabad a vezetéknév részben feltüntetni, erre szolgál az előnév mező! (Kivéve, ha a felhasználó a nevét a következőképpen használja: Kissné Dr. Tóth Katalin, ebben az esetben a vezetéknév részbe kell írni a Kissné Dr. Tóth név részt. 8

4. Regisztráció kérése egy adott szervezethez/vagy szerephez: A különböző felhasználói szerep felvétele elsődlegesen a regisztráció során történik meg. A tisztviselői szerep felvételéhez a személyes adatokat is meg kell adni! A szerep beállításához a regisztrációs lapon található alábbi szimbólumra kell kattintani a lenyitáshoz: Miután lenyitásra került a Regisztráció kérése egy adott szervezethez és/vagy szerepbe, akkor az alábbi felület látszódik: A szerepek rész lenyitásakor kiválasztható az igényelt szerep. 9

Ezt követően a szervezet nevéhez beállítható a munkáltató neve. A találatok megjelenítéséhez ne használjon rövidítést, legalább 3 karaktert kell beírni, illetve adott esetben előfordulhat, hogy a teljes szervezet nevét be kell írni a pontos találathoz. A szerep igénylésekor meg kell adni az alap adatokon túl a felhasználó személyes adatait is. A személyes adatokat a következő felületen (regisztrációs felület, Személyazonosító adatok megadása rész) kell értelemszerűen kitölteni. Figyelem! Egy felhasználót csak egyszer lehet regisztrálni! A rendszerben egy e-mail cím csak egy felhasználóhoz köthető és egy felhasználót jelölhet! Elfelejtett jelszó esetén a bejelentkezési felületen kérhető jelszó emlékeztető (Bejelentkező ablak, bal alsó része). Munkáltatóváltás, vagy egyéb adatváltozás esetén nem szabad újra regisztrálni! Ilyen esetekben a korábban használt e-mail címmel be lehet jelentkezni a rendszerbe abban az esetben, ha a felhasználó ismeri a jelszavát. Belépés után az e-mail cím módosítható. Lehetőség van arra is, hogy még kilépés előtt a képzési referens módosítsa a felhasználó e-mail címét egy olyan címre, amit a felhasználó a munkáltatótól történő távozás után is elér. Fontos megjegyezni, hogy a kiléptetést, azaz a tisztviselői jogviszony visszavonását a felületen minden esetben a korábbi munkáltató képzési referensének kell intéznie, úgy, hogy a tisztviselő adatlapján a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok résznél a jogviszony időszaknál be kell állítani azt a záró dátumot, ameddig a kilépő tisztviselő a szervezetnél dolgozott. A jogviszony lezárását követően tud csak a tisztviselő a bejelentkezést követően a Személyes oldalam/adatlap/jogosultságok részen új tisztviselői szerepet igényelni. Abban az esetben, ha az e-mail cím már megszűnt, viszont a felhasználó nem emlékszik a jelszavára, akkor az ügyfélszolgálattól (tovabbkepzes_vtki@uni-nke.hu; 06-1-432-9000/20373; 06-1- 432-9000/20358) lehet új jelszót igényelni a felhasználó azonosítását követően. A felhasználók azonosítása az ügyfélszolgálaton a személyes adatok megadásával történik. Csak abban az esetben lehetséges a jelszó módosítása, ha azt a felhasználói fiók tulajdonosa kéri! 2016 májusától bevezetésre kerül a második e-mail cím, amely mező kitöltése nem kötelező, de ajánlott. A második e-mail cím nem lehet központi cím, egyedi, e-mail címnek kell lennie, olyannak, 10

amely még nem került korábban megadásra a Probono felületén. A másodlagos e-mail cím esetében magán e-mail cím megadását javasoljuk, mert munkáltatóváltás, illetve e-mail cím módosulás esetén a rendszer a korábban megadott másodlagos e-mail címre is kiküldi a jelszó emlékeztetőt, amennyiben magán e-mail cím került megadásra, akkor a jelszó emlékeztető segítségével könnyen be lehet jelentkezni a felhasználói fiókba még akkor is, ha az elsődleges e-mail cím már nem él, vagy megszűnt. A kérelmezett szerep(ek) a következő(k) lehet(nek): Egyéni vizsgázó (szakvizsga szempontjából nem releváns) Képzési referens Képzésszervező Közszolgálati tisztviselő Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő Oktató Programtulajdonos (szakvizsga szempontjából nem releváns) Vizsgabizottsági tag(itt a vizsgabizottság elnöke és tagjai értendők) Vizsgabiztos (csak közigazgatási alapvizsga esetében releváns, szakvizsga esetében ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni) Vizsgaszervező (csak közigazgatási alapvizsga esetében releváns, szakvizsga esetében ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni) 11

Egyéni vizsgázó: Titkos ügykezelői képzés esetében használt szerep, olyan felhasználók esetében, akik nem közszolgálati tisztviselők, illetve munkáltatójuk nem található meg a regisztrált szervezetek listájában (titkos ügykezelői képzés esetében ilyen szervezetnek minősülnek a cégek és különböző vállalkozások) (szakvizsga szempontjából nem releváns) Képzési főreferens: Kizárólag a képzési főreferens jogosultság ad lehetőséget arra, hogy adott hivatalnál új képzési referenst és képzésszervezőt hagyjon jóvá. A továbbiakban csak a képzési főreferensi jogosultságot kell igényelni a Nemzeti Közszolgálati Egyetemtől. Ennek módja továbbra is az, hogy a munkáltatói jog gyakorlója vagy a továbbképzésért felelős vezető hivatalos levél útján kéri a jogosultságot az erre kijelölt munkatárs számára. A levelet szkennelve kérjük elküldeni a tovabbkepzes_vtki@uni-nke.hu címre. Képzési referens: A rendszerben jóváhagyja a felhasználók adott szervezetre vonatkozó tisztviselői szerepigényeit és jelentkezéseit, illetve adott esetben feljelentkezteti a tisztviselőket különböző képzésekre, és a továbbképzések esetében elkészíti a továbbképzési terveket. A jóváhagyást követően (első képzési főreferens vagy képzési referens esetében az NKE a jóváhagyó, második esetében a szervezetnél már képzési főreferensi jogosultsággal rendelkező személy) a referensi szereppel rendelkező felhasználó jogosultságot szerez a Probono felületen a tisztviselőkkel kapcsolatos adminisztratív feladatok teljes körű ellátására. Amennyiben egy szervezetnél a képzési referens személye változik, akkor az új referenst a képzési főreferensnek kell jóváhagynia, a korábbi referens szerepét törölni kell! Abban az esetben, ha nem történik meg az új referens jóváhagyása még azelőtt, hogy a régi referens visszavonná a szerepét, illetve ha a képzési főreferens személye is változik, akkor az új referens jóváhagyását már csak az ügyfélszolgálat (tovabbkepzes_vtki@uninke.hu; 06-1-432-9000/20373; 06-1-432-9000/20358) tudja megtenni. Képzésszervező: A közigazgatási szakvizsgák esetében a képzések és vizsgák meghirdetéséért és adminisztrációjáért felelős felhasználó. A képzésszervezői jogosultságot a felhasználók a belépést követően a személyes oldalam/adatlap jogosultságok részénél lehet igényelni. A jóváhagyást követően (első képzésszervező esetében az NKE a jóváhagyó, második esetében a szervezetnél már főreferensi jogosultsággal rendelkező személy). A képzésszervezői szereppel rendelkező felhasználó jogosultságot szerez a Probono felületen a tisztviselőkkel és egyéb regisztrált felhasználókkal kapcsolatos képzés- és vizsgaszervezési feladatok teljes körű ellátására. A képzésszervezői szerep esetében a jogosultság megszűntetésére a képzési főreferens jogosult, abban az esetben, ha a jogosultsággal rendelkező személy munkájához már nem szükséges a képzésszervezői szerep, illetőleg, ha a képzésszervezői jogosultsággal rendelkező személy munkáltatót vált. A képzésszervezői látja el a közigazgatási szakvizsga esetén a képzésekkel és vizsgákkal kapcsolatos feladatokat, valamint a vizsgabiztosi teendőket. A jogosultsággal rendelkező felhasználó az alábbi feladatokat láthatja el: Szakvizsgához és egyéb képzésekhez kapcsolódó vizsgák/képzések meghirdetése, Vizsgaidőszakok rögzítése, 12

Jelentkezők adminisztrációja, Eredmények megtekintése, nyilvántartása, rögzítése Képzésszervezők közigazgatási szakvizsgákhoz rendelése. (Adott vizsgához rendelt képzésszervező) a teljes vizsga adminisztrációját ellátja. Ezen feladatkörében tehát a következő feladatokat végezheti el: Jelenlét és eredmény rögzítése, Közigazgatási szakvizsgákhoz kapcsolódó vizsgaszervezési dokumentumok előállítása (ajtólista, jelenléti ív, jegyzőkönyv, bizonyítvány nyomtatása). Az új képzésszervezői szerepigényt a már képzésszervezői jogosultsággal rendelkező személyek hagyhatják jóvá. A képzésszervező feladatai a vizsgaszervezés folyamatában: A vizsga megkezdése előtt a képzésszervező előkészíti a vizsgát. Ennek keretében a vizsgára kijelölt képzésszervező Probono felületéről letölti, majd kinyomtatja a dokumentumokat (Jelenléti ív, Ajtólista, értékelő lap) A képzésszervező ellenőrzi a vizsgán megjelent vizsgázók adatait a személyazonosító okmányok alapján. Ez a lépés a pontos és hiánytalanul kitöltött képzésszervezési dokumentumok előállításának érdekében kiemelten fontos feladat. Amennyiben a képzésszervező eltérést talál az adatokban, akkor ezt jelzi a vizsgázónak és megkéri az adatok javítására. A vizsgázó a saját felhasználói fiókjába történő belépést követően a Személyes oldalam Adatlap almenüpont személyes adatok résznél tudja javítani a hibásan kitöltött vagy hiányos adatokat. Az adatok módosítására a tisztviselő munkáltatójának képzési referense is jogosult. Az adatok helyszínen történő javításának biztosítása érdekében a vizsga helyszínén egy internetkapcsolattal rendelkező számítógép megléte szükséges. A vizsgán megjelent vizsgázók az adatellenőrzés befejezését követően aláírják a jelenléti ívet, ezzel igazolva, hogy a vizsgán megjelentek. Közszolgálati tisztviselő: A rendszer legnagyobb felhasználói csoportja. A tisztviselők egy adott szervezet munkavállalói. Minden közszolgálati tisztviselőnek rendelkeznie kell munkáltatóval, ellenkező esetben nem lehet a tisztviselőt képzésekre és vizsgákra jelentkeztetni, illetve maga a tisztviselő sem tud jelentkezni. Minden felhasználó csak egyszer lehet regisztrálva. Abban az esetben, ha a tisztviselő munkáltatót vált akkor az útmutató 2.4 fejezetében leírtak szerint kell eljárni. Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő: A nem közszolgálati tisztviselő a Közszolgálati tisztviselőhöz hasonló jogosítványokkal rendelkezik. Nem közszolgálati tisztviselők: polgármesterek, hatósági állatorvosok, hegybírók, képviselőtestület tagjai. Szakvizsga esetén közszolgálati tisztviselőnek minősülnek azon szervezethez tartozó személyek is, akik nem tartoznak a továbbképzési rendelet hatálya alá (pl.: Nemzeti Adó- és Vámhivatal) A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is a közszolgálati tisztviselői szerepet kell választani és ki kell tölteni a jóváhagyáskor a továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatokat. Értelemszerűen a továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje részt nem kell kitölteni. Az összes többi adatot viszont kötelező megadni.(lásd: 2.6 fejezet) 13

Oktató: A felhasználói szerep regisztrációhoz kötött, amely a regisztráció során, illetve a regisztrációt követően is felvehető. Az oktatói szereppel rendelkező személyek az adminisztrátori (Nemzeti Közszolgálati Egyetem munkatársa) jóváhagyást követően hozzárendelhetők a különböző képzésekhez és kurzusokhoz. A közigazgatási szakvizsgák esetében az oktatók, vizsgáztatók központilag integrálásra kerültek az OKV névjegyzékben szereplő adatoknak megfelelően. (Abban az esetben, ha a képzésszervezők egy olyan oktatót szeretnének felkérni, aki az OKV névjegyzék alapján felkérhető, de az oktató, vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a felületen, akkor az oktató, vizsgabizottsági tag még nem regisztrált. A Nemzeti Közszolgálati Egyetem az adatok betöltésekor minden oktatónak, vizsgabizottsági tagnak elektronikus levélben jelezte, hogy a közigazgatási szakvizsgák esetében a vizsgán történő közreműködés alapvető feltétele az, hogy az oktatónak, vizsgabizottsági tagnak a Probono felületén regisztrációval kell rendelkeznie. A Probono felületén a különböző képzés és vizsgatípusoknak megfelelően kerülnek kiosztásra szerepek az arra jogosult felhasználóknak. Ezek alapján a Probono rendszerben az oktatói szerepen belül a következő szerepeket különböztetjük meg: - Alapvizsga konzulens - Szakvizsga oktató - Továbbképzési oktató Természetesen, amennyiben egy oktató több szerepre is jogosult, akkor a rendszerben egyidejűleg több szereppel is rendelkezhet. Az oktatók egy adott oktatási eseményre történő felkéréskor e-mail üzenetet kapnak a rendszertől. Az üzenet megérkezésétől függetlenül lehetőség van az aktuális felkérések áttekintésére a Probono felületen a belépést követően a Személyes oldalam menüpont Oktatásaim almenüpontjában. Az aktuális oktatási esemény adatai mellett található részletek gomb megnyomását követően megtekinthetők a képzés további részletei (dátum, időpont, helyszín). Programtulajdonos: A programtulajdonosi szereppel rendelkező felhasználók továbbképzési programok benyújtására jogosultak. Abban az esetben, ha szervezet rendelkezik jogosultsággal minősített programok benyújtására, akkor a felület segítségével egyszerűen megigényelhető a szerep. A programtulajdonosi szerepet minden esetben az NKE adminisztrátora hagyja jóvá. (szakvizsga szempontjából nem releváns) Vizsgabizottsági tag: A vizsgabizottsági tag szereppel rendelkező felhasználók a jóváhagyást követően (a jóváhagyást a Nemzeti Közszolgálati egyetem adminisztrátorai végzik) az elektronikus felületen kiválaszthatók szakvizsga vizsgabizottsági tagnak. A közigazgatási szakvizsgák esetében az oktatók, vizsgabizottsági tagok központilag integrálásra kerültek az OKV névjegyzékben szereplő adatoknak megfelelően. (Abban az esetben, ha a képzésszervezők egy olyan oktatót szeretnének felkérni, aki az OKV névjegyzék alapján felkérhető, de az oktató, vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a felületen, akkor az oktató, vizsgabizottsági tag még nem regisztrált. A Nemzeti Közszolgálati Egyetem az adatok betöltésekor minden oktatónak, vizsgabizottsági tagnak elektronikus levélben jelezte, hogy a közigazgatási szakvizsgák esetében a vizsgán történő közreműködés alapvető feltétele az, hogy az oktatónak, vizsgabizottsági tagnak a Probono felületén regisztrációval kell rendelkeznie. Vizsgabiztos (alapvizsgák esetén releváns, szakvizsga esetén ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni): Adott vizsgához rendelt vizsgabiztos a teljes vizsga adminisztrációját 14

ellátja (jegyzőkönyv, bizonyítvány nyomtatása, jelenlét rögzítése, vizsgaszervezési dokumentumok előállítása (ajtólista, jelenléti ív). A szerepigényt a már vizsgaszerzői jogosultsággal rendelkező személyek hagyhatják jóvá. Vizsgaszervező (alapvizsgák esetén releváns, szakvizsga esetén ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni): A vizsgaszervezői joggal rendelkező személyek a vizsgák létrehozásáért és adminisztrációjáért felelősek. A jogosultsággal rendelkező felhasználó az alábbi feladatokat láthatja el: vizsgák meghirdetése, jelentkezők adminisztrációja, eredmények megtekintése, nyilvántartása, vizsgabiztosok vizsgákhoz rendelése. Adott vizsgához (alapvizsgák esetén) rendelt vizsgabiztos a teljes vizsga adminisztrációját ellátja (jegyzőkönyv, bizonyítvány nyomtatása, jelenlét rögzítése, vizsgaszervezési dokumentumok előállítása (ajtólista, jelenléti ív). A szerepigényt a már vizsgaszerzői jogosultsággal rendelkező személyek hagyhatják jóvá. (szakvizsga szempontjából nem releváns) 2.2. Közigazgatási szervezet regisztrálása/aktiválása 2014. április 7-től a rendszerben nincs lehetőség a közigazgatási szervezetek regisztrációjára. A szervezetek adatai a Magyar Államkincstár adatbázisából kerülnek átemelésre. Abban az esetben, ha egy szervezet frissen kerül be az Államkincstár adatbázisába, akkor szervezeti aktiválásra van szükség. A szervezet aktiválását a következő lépések segítségével lehet elvégezni: 1. Amennyiben már rendelkezik regisztrált felhasználóval, lépjen be a Probono felületére. 2. A jobb felső sarokban válassza ki a Személyes oldalam menüpontot, majd az almenüpontok közül válassza az intézmény regisztrálása almenüpontot! 15

3. Válassza ki, hogy milyen intézményt kíván regisztrálni! (Közigazgatási szerv/képző intézmény) 4. Amennyiben közigazgatási szervet kíván regisztrálni, az alábbi képet látja: Írja be az aktiválni kívánt intézmény nevét! Majd kattintson a Szűkítés ikonra! Amennyiben a szervezet létezik, akkor az alábbiakhoz hasonló táblázat jelenik meg. 16

5. Jelölje ki az aktiválni kívánt szervezetet vagy telephelyet és kattintson az aktivációs kérelem feladása ikonra! 6. A szervezetet az NKE adminisztrátorai aktiválják. A szervezet aktiválás megkezdése előtt (miután a leendő képzési referens beregisztrálásra került) egy e-mailt kell küldeni az ügyfélszolgálat címére ( tovabbkepzes_vtki@uni-nke.hu ), amelyben az aktiválni kívánt szervezet vezetője jelzi, hogy mely munkatársának kívánnak képzési referensi (értelemszerűen azt a személyt kell megadni, akit már regisztrált az oldalon és a regisztrált képzési referens rendszerben regisztrált e-mail címét is meg kell küldeni!) jogosultságot igényelni. A szervezet csak a jóváhagyást követően lesz kiválasztható a többi felhasználó számára. 2.3 Tisztviselői szerep jóváhagyása a Probono felületén Amennyiben a szervezetéhez tartozó új tisztviselő regisztrál a Probono felületén az alábbi lépéseket kell követnie. 1. Lépjen be a Probono felületére (https://probono.uni-nke.hu) referensi jogosultsággal. Belépés után nyomja meg a jobb felső sarokban az adminisztráció ikont. 17

2. Ezután a Szerepek jóváhagyása almenüpontnál (adminisztráció menüpont) ki kell keresni a jóváhagyásra váró tisztviselőt. 3. Ha ez megtörtént, akkor egy piros elutasítás ikon látszódik és (ez a tisztviselői szerep elutasítására szolgál) egy narancssárga, aminek segítségével szerkeszteni lehet a tisztviselő különböző adatait. A narancssárga ( szerkesztés ) ikon akkor jelenik meg, amikor valamelyik adat még hiányzik, ezt a referensnek kell megadnia. A felület narancssárga szerkesztés ikon mellett röviden azt is jelzi, hogy mely adat hiányzik, illetve hibás. Ilyen hiányzó adat lehet: jogviszony kezdete, alapvizsga, szakvizsga, felsőfokú végzettség megszerzésének időpontja. A szerkesztés ikon minden jóváhagyásra váró tisztviselőnél meg jelenik. Az ikonok kitöltöttségtől függően változnak, illetve jelennek meg. Amennyiben minden adat rendben van, akkor a mentést követően a tisztviselői szerep automatikusan jóváhagyásra kerül. Abban az esetben, ha a tisztviselő, vagy egyéb jogosultsággal (pl. képzési referens) rendelkező személy nem kerül azonnal jóváhagyásra, akkor a jóváhagyási felületen egy piros(elutasítás) és egy zöld(jóváhagyás) ikon jelenik meg a felhasználó nevénél. A jóváhagyáshoz 18

elegendő megnyomni a zöld ikont. Elutasítás esetén a piros ikont kell megnyomni. Figyelem! Egyik művelet sem visszavonható. 4. Ha szerkeszteni kell a tisztviselői adatait a jóváhagyáshoz, akkor a ( szerkeszt ) narancssárga ikon megnyomását követően a tisztviselő adatlapját látjuk. (A szerkesztés funkció részletesebb ismertetése a következő 5. és 6. pontokban olvasható) 5. Gördítse le az adatlapot és a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához /Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok részt keresse meg az oldalon. Kattintson rá, majd a következő képet látja: 6. Töltse ki az adatlapot értelemszerűen! Közigazgatási alapvizsga, illetve Közigazgatási szakvizsga jelentkezés esetén az alábbi adatokat kötelező megadni: Ön ügykezelő? (Alapvizsga, szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) 19

Szeretne ügykezelői képzésen részt venni? (Alapvizsga és szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) Alapvizsga: o Alapvizsga jelentkezés esetén a nincs opciót kell bejelölni.) o Szakvizsga jelentkezés esetén értelemszerűen be kell állítani, hogy a tisztviselőnek van alapvizsgája, és be kell írni az alapvizsga megszerzésének dátumát! Szakvizsga: o Szakvizsga jelentkezés esetén a nincs opciót kell bejelölni. Szakvizsga esetén a fent említetteken kívül kötelező igazolni az alábbi, jogszabályokban rögzített feltételeket: Legalább 2 éves közigazgatási gyakorlat: o igen o nem o vezetői kinevezéssel/megbízással rendelkezik o nem, de a közigazgatási szakvizsgára bocsátást 2 éves közigazgatási gyakorlat hiányában a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium engedélyezte (ha gyakornok a besorolása a tisztviselőnek, és szakvizsgázni szeretne, akkor csak abban az esetben tud szakvizsgára jelentkezni, ha ezt az opciót jelöli be!) (lásd az alábbiakban a Jogviszony időszak beállítása résznél) Felsőfokú végzettség megszerzésének dátumára vonatkozó rész továbbá A továbbképzési kötelezettség keletkezésének idejére, valamint a szakvizsga megszerzésének dátumát. A pontszámításhoz, valamint a köztisztviselői szerep beállításához is be kell állítani a jogviszony időszakot is! Ezt az alábbi részen lehet megtenni: 20

A fehér keresztre történő kattintást követően lehetőség nyílik a közszolgálati jogviszony adatainak kitöltésére. Fehér keresztre történő kattintást az alábbi kép látszódik: A szervezet nevének megadását követően ki kell tölteni a belépés dátumát (ha a belépés dátuma korábbi, mint a szervezet alapításának dátuma, akkor célszerű azt a dátumot beállítani kezdő dátumnak, amikor a szervezet létrejött). Ha a rendszer nem engedi menteni a jogviszony kezdő dátumát, akkor kérjük, ellenőrizze le a Magyar Államkincstár adatbázisában a szervezet nyilvántartásba vételi dátumát az alábbi címen: http://www.allamkincstar.gov.hu/hu/ext/torzskonyv/2/ A szervezet beállítása részen, amennyiben aktiválásra kerültek a telephelyek, akkor lehetőség van a tisztviselők telephelyekhez történő hozzárendelésére. Ehhez egyszerűen a legördülő listából ki kell választani a megfelelő telephelyet. Abban az esetben, ha a tisztviselő határozatlan idejű jogviszonnyal rendelkezik, akkor a dátum ig részét nem kell kitölteni. Kötelező megadni azt, hogy vezető státuszban van-e a tisztviselő, illetve a heti munkaóra mennyiségét is, valamint ki kell választani a legördülő menüből a beosztását (fogalmazó,tanácsos, stb.) (amennyiben ez nincs beállítva, nem történik meg a pontszámítás, valamint a tisztviselő nem tud jelentkezni bizonyos képzésekre, pl.: közigazgatási szakvizsgára). A tisztség legördülő menü esetében Közszolgálati tisztviselő opció jelenik meg alapértelmezetten. Abban az esetben, ha pl. Járási Hivatalhoz regisztráltunk felhasználót, akkor a tisztség menüben az Állami tisztviselő felirat fog megjelenni. 21

A felület már lehetőséget biztosít a vezető beosztás kiválasztására is! Gyakornok beosztás kiválasztása esetén a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetés csak abban az esetben lehetséges, ha a Kttv. 118. (12) bekezdésében adott mentességek fennállnak. Figyelem! Célszerű a határozott idejű jogviszonnyal rendelkező tisztviselő esetében a jogviszony meghosszabbítását a lejárati dátum előtt megtenni, mivel ellenkező esetben a tisztviselő szerepe törlődik, és már nem lesz szűrhető a képzési referens számára. Ezt követően a tisztviselői szerep csak úgy állítható vissza, ha a tisztviselő ezt a saját felületén (személyes oldalam/adatlap/jogosultságok) újra kérelmezi. Ha a szükséges adatok beállítás megtörtént, akkor a mentés ikont kell megnyomni. Ha sikeres volt az adatok mentése, akkor a tisztviselő automatikusan jóváhagyása megtörténik, és ezt követően már kikereshetővé válik az Adminisztráció menüpont Felhasználók almenüpontjában. A Felhasználók szűrésénél lehetőség van többféle szűrési feltétel beállítására. Lehetőség van: Név 22

E-mail cím Születési dátum Születési hely Anyja neve Szerep alapján történő szűrésre. A szűréshez kattintson az alábbi képen látható Keresési feltételek mutatása/elrejtése részre! Miután rákattintott a Keresési feltételek mutatása/elrejtése részre, láthatóvá vállnak a különböző szűrési feltételek. Írja be a keresett tisztviselő valamelyik adatát és keresse ki a szűrő segítségével! 23

Amenniyben a rendszerben létezik a megadott adatokkal rendelkező(adott szervezhetnél tisztviselői szereppel is rendlekező) tisztviselő, akkor az alábbi kép látszódik: Amennyiben nem létezik a keresett felhasználó, vagy ugyan regisztrálva van, de adott szervezetnél nem rendelkezik jóváhagyott vagy megigényelt tisztviselői szereppel, akkor az alábbi kép látszódik: 2.4. Tisztviselő kiléptetése a szervezettől A Probono rendszer üzemeltetése során gyakran szembesülünk azzal a problémával, hogy a képzési referensek nem fordítanak kellő figyelmet arra, hogy a jogviszonyukat megszüntető tisztviselőket a Probono szervezeti nyilvántartásból is kiléptessék. Fontos, hogy az adatok minden esetben naprakészek legyenek, hiszen ennek hiányában a tisztviselők nem tudnak új munkáltatójuknál képzésekre jelentkezni, illetve a korábban kilépett tisztviselők a korábbi munkáltató adatbázisában is megjelennek és ezáltal nem valós adatokat jelenít meg a rendszer. Amennyiben képzési referensi szereppel rendelkezik, lépjen be a https://probono.uni-nke.hu oldalra, majd ezt követően válassza az adminisztráció ikont, illetve ezen belül a felhasználók almenüpontot. Keresse ki a tisztviselőt név, vagy e-mail alapján. Ezután már csak a kiválasztott tisztviselőt látja. Kattintson jobb szélen az adatlap szimbólumra (piros körrel jelölve)! Miután a tisztviselő adatlapját betölti a rendszer, lehetősége lesz, (amennyiben szükséges) a tisztviselő e-mail címének módosításra. 24

A tisztviselő szerepét az adatlap Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok résznél tudja törölni úgy, hogy megnyomja a jobb szélen lévő szerkesztés ikont (piros nyíl a következő oldalon) és a betöltődő lapon a jogviszony dátum ig részén beírja azt a dátumot, ameddig fennállt a tisztviselő jogviszonya a szervezetnél. Ennél a funkciónál lehetőség van telephely beállításra adott tisztviselőhöz, abban az esetben, ha korábban aktiválásra kerültek telephelyek. Telephely aktiválásra csak abban az esetben van lehetőség, ha a MÁK adatbázis is tartalmazza a telephelyet. Fontos! A korábbi időszakot nem szabad törölni! Minden egyes időszakot külön-külön kell felvenni abban az esetben, ha a tisztviselő munkáltatót vált. A jogviszony lezárásával, valamint a közszolgálati tisztviselői szerep törlésével nem törlődik a tisztviselő eredménye, mivel ezek az adatok személyhez kötöttek! 25

A mentést követően a tisztviselő a saját fiókjába történő belépést követően a személyes oldalam adatlap rész jogosultságok résznél meg tudja igényelni az új munkáltatónál a közszolgálati tisztviselői szerepet. 26

A szerep igénylésének megtörténtét követően az alábbi kép látszódik: A szerep jóváhagyását követően jelenik meg a tisztviselő az új szervezetnél. A tisztviselők képzési terve, illetve eddig elvégzett képzései természetesen nem törlődnek, mivel ezek a felhasználóhoz kapcsolódnak és nem a szervezethez. A felhasználóknak lehetőségük van az e-mail cím cseréjére is, abban az esetben, ha a korábban megadott e-mail cím munkahelyi volt és időközben megszűnt. Ebben az esetben a felhasználónak be 27

kell lépnie a saját felhasználói fiókjába a Probono-n és a Személyes oldalam Adatlap almenüpontjában a Belépési adatok résznél cserélnie kell a korábbi e-mail címét. A tisztviselő e-mail címének módosítására a képzési referens is jogosult abban az esetben, ha tisztviselő a szervezetnél jóváhagyott közszolgálati tisztviselői szereppel rendelkezik. Amennyiben megtörténik az e-mail cím módosítása a képzési referens részéről, akkor erről a tisztviselő egy megerősítő e-mailt kap. Az e-mail megerősítését követően a rendszerbe már az új e-mail címmel lehet bejelentkezni. 28

2.5. Képzési tervek összeállítása a közigazgatási szakvizsga szerepeltetése az egyéni továbbképzési tervekben 1. A képzési terv összeállításához a Probono felületén kattintson a Képzéstervezés menüpontra, majd válassza ki a Képzéstervező/Programtervező almenüpontot! 2. Keresse ki azt a tisztviselőt, akinek szeretné elkészíteni a képzési tervét! A tisztviselő kereséséhez használja a kereső funkciót! Az oldalon az alábbi funkciók érhetők el: Programterv éve opció (segítségével az aktuális év beállítható) XLS Export (A tisztviselők adatai Excel formátumban letölthetők. Az alábbi adatok érhetők el: Közszolgálati jogviszony, mentességek, programterv, tervkészítő szerv létszámadatai, továbbképzések, programterv-jelentés). Amennyiben telephelyek is aktiválásra kerültek, akkor lehetőség van telephelyenkénti XLS Exportra is. Intézményi képzési terv nyomtatás (A képzési terv kinyomtatása) Kereső mező (A kereső funkció segítségével konkrét tisztviselőket kereshet a felületen, illetve a szűrő mellett található lenyitható menü segítségével beállítható, hogy közszolgálati tisztviselők, vagy nem közszolgálati tisztviselők szerint történjen a szűrés). 29

3. Miután a tisztviselő kiválasztása megtörtént, az alábbi kép látszódik: 4. Amennyiben még nem kerültek az alap adatok rögzítésre, úgy első lépésként ezeket kell rögzíteni az Adatrögzítés ikon segítségével. Az Adatrögzítés ikon megnyomását követően a rendszer a tisztviselő adatlapját tölti be. Az adatokat értelemszerűen, teljes körűen és pontosan kell kitölteni! (Ameddig nem történik meg az adatok kitöltése (ez adott esetben tisztviselő személyes adataira is vonatkozhat!), addig a Képzési terv feliratú ikon inaktív marad!) FIGYELEM! A szakvizsga jelentkezéshez mindenképpen kötelező kitölteni az alábbi adatokat, ellenkező esetben nem lehet betervezni a közigazgatási szakvizsgát, illetve tervezés hiányában nem lehet a tisztviselőt a meghirdetett vizsgaidőszakra jelentkeztetni. Szakvizsgatervezés, illetve jelentkeztetés esetén a kötelezően kitöltendő, illetve beállítandó adatok köre a következő: Ön ügykezelő? (Szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) Szeretne ügykezelői képzésen részt venni? (Szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) Közigazgatási alapvizsgára vonatkozó adatok: Szakvizsga jelentkezés esetén értelemszerűen be kell állítani, hogy a tisztviselőnek van alapvizsgája /vagy mentesült a közigazgatási alapvizsga alól (hiszen a közigazgatási alapvizsga a jelentkezés egyik törvényi feltétele), és be kell írni az alapvizsga megszerzésének dátumát a Továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje részhez! Amennyiben a tisztviselő mentesül az alapvizsga alól, akkor a mentesül alóla opciót kell választani, majd a megjelenő beviteli mezőbe be kell írni a mentesülés okát röviden. Felsőfokú végzettség megszerzésének dátumára vonatkozó részt Szakvizsgára vonatkozó adatok: Szakvizsga jelentkezés esetén a nincs opciót kell bejelölni a szakvizsgánál, és értelemszerűen A szakvizsga megszerzésének dátuma részt üresen kell hagyni. Közigazgatási gyakorlatra vonatkozó rész: Legalább 2 éves közigazgatási gyakorlat: o igen o nem o vezetői kinevezéssel/megbízással rendelkezik o nem, de a közigazgatási szakvizsgára bocsátást 2 éves közigazgatási gyakorlat hiányában a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium engedélyezte (ha gyakornok a besorolása a tisztviselőnek, és szakvizsgázni szeretne, akkor csak abban az esetben tud szakvizsgára jelentkezni, ha ezt az opciót jelöli be!) (lásd 17. oldal Jogviszony időszak beállítása) 30

A TOVÁBBKÉPZÉSI KÖTELEZETTSÉG MEGHATÁROZÁSÁHOZ SZÜKSÉGES ADATOK résznél (Személyes oldalam/adatlap almenüpont) a köztisztviselői szerep beállításához is be kell állítani a jogviszony időszakot is! (A jogviszony időszakon belül ki kell tölteni az alábbi részeket is: Szervezet neve, Jogviszony időszak időtartama (-tól,-ig) Vezető?, Heti munkaóra, Besorolás Tisztviselőnek jóváhagyott közszolgálati tisztviselői szereppel kell rendelkeznie a Probono felületén Figyelem! A szakvizsgára (és bármely egyéb képzésre) történő jelentkezés esetén fontos, hogy a tisztviselők alapadatai pontosan és hiánytalanul legyenek kitöltve, valamint, rendelkezzen jóváhagyott tisztviselői szereppel, továbbá hiánytalanul legyenek kitöltve a továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok, illetve legyen beállítva a közszolgálati jogviszony időtartama. Amennyiben a feltételek hibásan vagy hiányosan kerülnek kitöltésre, akkor a rendszer nem engedélyezi a közigazgatási szakvizsga és egyéb képzés tervezését a Probono felületén. 5. A képzési terv elkészítéséhez a tisztviselő neve mellett található Képzési terv feliratra kell kattintani: 31

Ezt követően az alábbi képernyőkép jelenik meg: A képzéstervező felülete két részre osztható. A felső részen található a már rögzített képzések listája (ezek azok a képzések, amelyek betervezésre kerültek, tehát ezekre tud jelentkezni a tisztviselő abban az esetben, ha meg van hirdetve időpont. Ha még egyetlen képzés sincs rögzítve a tisztviselő tervében, akkor a A tisztviselőhöz nem tartozik beosztott program. felirat látszódik a rögzített programok listája résznél. Amennyiben szükségessé válik, ugyanezen a részen lehet törölni a betervezett képzéseket a Törlés ikon megnyomásával. A törölni kívánt képzéseket a képzés neve előtt található jelölőnégyzet kipipálásával lehet kiválasztani. A képzési terv természetesen bármikor módosítható a képzési referens által. 32

A képzéstervező alsó részén található a képzéskereső. Ennek segítségével lehet adott képzésre/képzésekre szűrni. A tisztviselőnek felvenni kívánt képzéseket be kell pipálni (piros körrel jelölt rész), majd a véglegesítéshez a Mentés ikonra kell kattintani. 6. A közigazgatási szakvizsga tervezésének folyamata a közszolgálati továbbképzések tervezésével megegyezik a programkereső felületén a közigazgatási szakvizsga nevet kell begépelni, majd a Szűkítés ikonra kell kattintani. A keresés eredménye a következőképpen jelenik meg (itt a kiválasztani kívánt tárgyat kell bepipálni a bal oldalon található négyzetben, majd a Mentés ikont kell megnyomni): Figyelem! Egy tisztviselő esetében egyféle program választható ki, mely egyszerre tartalmazza a kötelező és a választott tárgyi vizsgarészt!!!! Amennyiben nincsenek jól beállítva az adatok, akkor a rendszer nem engedni a tervezést. Ebben az esetben ellenőrizni kell a tisztviselő továbbképzésekre vonatkozó adatait.(ld.2.5. alfejezet 4. pontja) 33

34

Az alábbiakban a közigazgatási szakvizsga tervezés folyamata kerül bemutatásra lépésről-lépésre. A közigazgatási szakvizsga tervezése két lépésben történik: a közigazgatási szakvizsga egyéni éves továbbképzési tervbe történő felvétellel, valamint a vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakhoz történő hozzárendeléssel. Ezek elvégzéséhez az alábbi lépéseket kell követni: 1. A kiválasztott tisztviselőnek első lépésként be kell tervezni a közigazgatási szakvizsgát a képzési terv ikon segítségével. (Képzéstervezés menüpont Képzéstervező/Programtervező almenüpontjában található). 2. A kiválasztott tisztviselőnek a képzéstervező felület segítségével lehet felvenni a közigazgatási szakvizsga programját. 3. A kiválasztott szakvizsga tárgyat be kell pipálni, majd a képzési tervbe történő rögzítéshez meg kell nyomni a Mentés ikont. (Értelemszerűen egy tisztviselő esetében egyetlen program választható ki!) 35

Sikeres mentés esetén az alábbi képhez hasonlóan látszódik a felvett szakvizsga tárgy a tisztviselő egyéni éves továbbképzési tervében: Figyelem! A szakvizsga terv csak addig törölhető, amíg nem történt jelentkeztetés egy vizsgaidőszakra, vagy nem került rögzítésre eredmény. Amint megtörtént a jelentkezés, akkor a szakvizsga a tervből már csak úgy törölhető, ha lejelentkeztetik a tisztviselőt a vizsgaidőszakról. Amennyiben egy tisztviselő részére megtörtént az eredményrögzítés, akkor már a terv, illetve a vizsgajelentkezés sem törölhető. Fontos! Abban az esetben, ha a tisztviselő sikertelen vizsgát tesz, akkor a képzési tervébe újra fel kell venni a közigazgatási szakvizsgát és újra jelentkeztetni kell a referens által vizsgaidőszakra.(értelemszerűen normatíva csak egyszer kerül levonásra!) 4. A képzési terv rögzítését követően amennyiben a vizsgaszervező meghirdette a közigazgatási szakvizsga vizsgaidőszakot - a tisztviselőt fel kell jelentkeztetni a vizsgaidőszakra. A képzések megvalósítása, képzésre jelentkeztetés almenüpont segítségével. Az almenük a képernyő felső részében jelennek meg: 36

5. A következő felület segítségével programonkénti, illetve tisztviselőnkénti szűrés segítségével (piros körrel jelölve a következő képen) ki kell választani azt a tisztviselőt, akinek a képzési tervébe rögzítésre került a közigazgatási szakvizsga. Amennyiben a szűrés sikeres, akkor ez a felületen a következőképpen jelenik meg: 6. A jelentkeztetni kívánt tisztviselő esetében a jobb szélen található Jelentkeztetés ikont kell megnyomni! A jelentkeztetés ikon megnyomását követően az alábbi felület jelenik meg: 7. A jelentkeztetéshez először ki kell választani a vizsgaidőszakot, majd be kell jelölni azt, hogy a tisztviselő részt kíván-e venni a kötelező tárgyi, illetve a választható tárgyi felkészítő programon, 37

valamint minden esetben kötelező igazolnia a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóság törvényi feltételeit. (E feltétel igazolása minden esetben kötelező, míg a kötelező, valamint a választott tárgyi felkészítők kiválasztása opcionális.) Figyelni kell arra, hogy a felkészítő igénylésére, (ha ez korábban a jelentkezéskor nem történt meg) csak addig van lehetőség, amíg a lejelentkezési határidő le nem járt. Abban az esetben, ha a lejelentkezési határidő már lejárt, akkor már nem lehet módosítani a vizsgaidőszakra történő jelentkezést, azaz nincs lehetőség arra, hogy utólagosan felkészítőt kérjen a képzési referens a tisztviselő számára. Figyelem! A A közigazgatási szakvizsgára való jelentkezés jogszabályi feltételeinek megfelel. mező bepipálása egyben azt jelenti, hogy a tisztviselő rendelkezik mindazon feltétellel, amelyek a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóságot lehetővé teszik. 8. A jelentkezés ikon megnyomását követően az alábbi kép lesz látható: A Jelentkezési lap mentés ikon megnyomásával a jelentkező jelentkezési lapja pdf. formátumban jelenik meg Figyelem! A lejelentkezési határidőig (ezt pirossal jelöli a rendszer) a jelentkezés törölhető a piros lomtár szimbólum segítségével. Sikeres törlés esetén újra megjelenik a legördülő menü, melynek segítségével új időszak választható. A törlést követően a rendszer egy e-mailes értesítést is küld a törlést végrehajtó képzési referens címére. 38

Figyelem! A törlés az e-mail megérkezésétől függetlenül is sikeres és érvényes abban az esetben, ha a törlést követően új időszakot lehet beállítani a tisztviselőnek. Az e-mail csak tájékoztatási célokat szolgál! Figyelem!!!!! A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés akkor tekinthető sikeresnek, ha a tisztviselő egyéni továbbképzési tervébe betervezésre és a vizsgaidőszakhoz hozzárendelésre került. E tényről a tisztviselő és a képzési referens e-mailben értesül (lásd 10. és 11. pont). 9. A jelentkezés folyamatát a Jelentkezési lap letölthetőségével is támogatja a rendszer. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezéshez a jogszabály megkívánja a jelentkezési lap vizsgaszervezőhöz történő eljuttattatását e jogszabályi feltétel teljesítését támogatja a Jelentkezési lap generálási funkció. A jelentkezési lap a közigazgatási szakvizsga egyéni tervbe történő felvétele és a vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakhoz történő jelentkezést követően a jogszabályban megjelölt határidőig - a jelentkezési lap elkészíthető és kinyomtatható, aláírást követően pedig a vizsgaszervező részére megküldhető. A jelentkezési lap a 8. pontban ismertetett módon pdf formátumban letölthető, illetve kinyomtatható. 39

10. A jelentkeztetést végrehajtó képzési referens a jelentkeztetés megtörténtét követően a rendszertől visszaigazolást kap. A rendszer ebben az üzenetben a jelentkeztetést elvégző referenst tájékoztatja arról, hogy mely tisztviselőt, melyik időszakra jelentkeztette.(figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe. 40

11. A tisztviselő a rendszertől az alábbi üzenetet kapja a jelentkeztetés megtörténtét követően. A rendszer ebben az üzenetben tájékoztatja a tisztviselőt arról, hogy melyik időszakra jelentkeztette fel a képzési referense. Amint a vizsgaszervező a tisztviselőt konkrét vizsgaidőpontra jelentkezteti, akkor a rendszer a későbbiekben egy újabb üzenetet küld a tisztviselő számára. (Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe. 2.5.1 Jelentkezési adatok áttekintése A képzési referensek a Képzések megvalósítása Képzésre jelentkeztetés almenüpontra történő kattintást követően az alábbi felületet fogják látni. Az alábbi képen látható felületen a pirossal jelölt részre történő kattintást követően (Jelentkezési adatok adatexport) letölthetővé válik Excel formátumban a szervezethez tartozó összes tisztviselő aktuális jelentkezési adata. 41

Az Excel fájl az alábbi adatokat tartalmazza: Program nyilvántartási szám Program neve Email cím Viselt név Születési idő Munkáltató neve Programelem neve Programelem kötelező (I/N Oktatási esemény neve Oktatási esemény kezdődátum Oktatási esemény kezdő időpontja Eredmény dátuma Sikeres (I/N) Teljesítés dátuma Teljesítés sikeressége Bizonyítvány sorszáma 2.5.2 Normatíva befizetés (Díjbekérő nyomtatása) A képzési referensek felületén elérhetővé vált a díjbekérő készítése funkció. Ez a szolgáltatás a Képzéstervezés menüpont normatíva befizetés almenüpontjából érhető el. 42

A felületen lehetőség van az adatok szerkesztésére az Adatok szerkesztése gomb segítségével. A gomb megnyomását követően az alábbi kép fog megjelenni: Az adatok módosításnak érvényesítéséhez a mentés gombra kell kattintani! Amennyiben nem kívánja az adatokat módosítani, akkor a Mégsem gombra kell kattintani. Díjbekérő nyomtatása a Díjbekérő készítése gombra történő kattintást követően lehetséges. 43

a gombra történő kattintást követően az alábbi felület fog megjelenni: Nyomtatáshoz a Nyomtatás gombra kell kattintani! 2.5.3 A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés két lépésben történik: 1.) A kitöltött jelentkezés lap vizsgaszervező részére történő megküldésével és 2.) az elektronikus képzésszervezési felületen (Probono) történő jelentkezéssel valósul meg. A munkáltatóknak a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés során mindkét feltételnek eleget kell tenniük!!! 44

A jelentkezési lap benyújtása a közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet előírásainak megfelelően történik. (A jelentkezési lap kitöltését és elkészítését a Probono felület támogatja ld. 2.5. alfejezet 9. pont.) Azokban az esetekben, amelyekben a munkáltató közigazgatási szerv tervkészítésre kötelezett, a tisztviselők egyéni továbbképzési tervében szükséges szerepeltetni a közigazgatási szakvizsga közszolgálati továbbképzési programot. Az egyéni továbbképzési tervbe történő felvétel mellett szükséges az illetékes vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakra történő jelentkeztetés is. (A közigazgatási szakvizsgára történő elektronikus jelentkezési felület 2015. február 1-től elérhető.) 2.6. Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó szervezetek szakvizsga tervezési, valamint vizsgajelentkezési folyamatának bemutatása A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó szervezetek (pl.: NAV) esetében ugyanazon a felületen történik a tervezés, mint a továbbképzési rendelet hatálya alá tartozó tisztviselők esetében. A továbbképzési rendelet hatálya alá tartozó tisztviselőknek is közszolgálati tisztviselői szerepet kell igényelniük ahhoz, hogy a szakvizsga számukra betervezhető legyen. A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetén a regisztráció (lásd útmutató: 2.1.1 fejezete), illetve a jóváhagyás (lásd útmutató: 2.3 fejezete) ugyanazon metódus szerint történik, mint a közszolgálati tisztviselők esetében. Fontos! Abban az esetben, ha már történt korábban regisztráció, akkor tilos újra regisztrálni! Ki kell hangsúlyozni, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében csak a szakvizsga kerül betervezésre! A szakvizsga sikeres betervezéséhez elengedhetetlenül fontos a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok fülön az adatok pontos és hiánytalan kitöltése. Ennek menetét az alábbiakban a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőkre vonatkozóan részletesen ismertetjük. A közigazgatási szakvizsgához szükséges tervezéshez, valamint a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetéshez a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok című pontot kell lenyitni és kitölteni. Amennyiben nem pontos az adatok kitöltése, akkor sikertelen lesz a közigazgatási szakvizsga tervezése, valamint a referens nem tudja terv hiányában jelentkeztetni vizsgaidőszakra a tisztviselőt. 45

A Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok menüfül lenyitását követően a képzési referens az alábbi képet látja: A Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok oldalon először állítsa be értelemszerűen az alábbi részt: 46

A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében a képzési referensnek a Továbbképzési kötelezettség keletkezésének idején kívül minden a közigazgatási szakvizsga jelentkezéshez szükséges kötelező adatot meg kell adni az alábbiak szerint: Ön ügykezelő? (Szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) (kötelező kitölteni továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is!) Szeretne ügykezelői képzésen részt venni? (Szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) (kötelező kitölteni továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is!) Alapvizsgára vonatkozó adatok (kötelező kitölteni továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is!): Szakvizsga jelentkezés esetén értelemszerűen be kell állítani, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőnek van alapvizsgája /vagy mentesült a közigazgatási alapvizsga alól (hiszen a közigazgatási alapvizsga megléte a jelentkezés egyik törvényi feltétele), továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében az alapvizsga megszerzésének dátumát a Továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje részhez nem kell beírni! Amennyiben a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő mentesül az alapvizsga alól, akkor a mentesül alóla opciót kell választani, majd a megjelenő beviteli mezőbe be kell írni a mentesülés okát röviden. Felsőfokú végzettség megszerzésének dátumára vonatkozó mezőt (kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében is!) 47

Szakvizsgára vonatkozó adatok: Szakvizsga jelentkezés esetén a nincs opciót kell bejelölni a szakvizsgánál, és értelemszerűen A szakvizsga megszerzésének dátuma részt üresen kell hagyni. (kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében is!) Közigazgatási gyakorlatra vonatkozó rész (kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében).: (ebben a részben az alábbi lehetőségek közül lehet választani) Legalább 2 éves közigazgatási gyakorlat: o igen o nem o vezetői kinevezéssel/megbízással rendelkezik) o nem, de a közigazgatási szakvizsgára bocsátást 2 éves közigazgatási gyakorlat hiányában a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium engedélyezte Ha végzett az adtok kitöltésével, akkor kattintson a mentés ikonra! Miután beállította a továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatokat, akkor ezt követően állítsa be a jogviszonyidőszakot: 48

A jogviszony időszakot kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében is! Fontos, hogy a besorolás is mindenképpen kitöltésre kerüljön! Amennyiben szeretne új jogviszony időszakot felvenni, akkor a fehér kereszt kell kattintani a jobb felső sarokban! Az alábbi kép jelenik meg: szimbólumra Meg kell adni a szervezet nevét A jogviszony időszak kezdetét A jogviszony időszak végét (Amennyiben a tisztviselő határozatlan jogviszonnyal rendelkezik, akkor üresen lehet hagyni.) Vezető státuszra vonatkozó részt Heti munkaórák számát Besorolást (Ezt minden esetben kötelező kitölteni!) Amennyiben már létezik jogviszony időszak, akkor a már létező időszak szerkeszthető az alábbi képen jelölt szerkesztés ikon megnyomásával. Figyelem! Munkáltató váltás esetén a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt ki kell léptetni. Ilyen esetben a kiléptetni kívánt felhasználóra rá kell szűrni (Adminisztráció menüpont/felhasználók almenüpont), majd az adatlap rész Továbbképzés meghatározásához szükséges adatok fülön a jogviszony időszakot le kell zárni! 49

2.6.1. Szakvizsga tervezés és jelentkeztetés a Probono a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében A közigazgatási szakvizsga esetében a tervezés, valamint a vizsgaidőszakra történő jelentkeztetés a képzési referensek által történik. 1. A szakvizsga tervezéshez a Képzéstervezés menüpont Képzéstervező/Programtervező almenüpontra kell kattintani. Ezt követően az alábbi oldal jelenik meg: A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében a tisztviselők keresésére szolgáló részen be kell írni a keresett személy nevét, majd a szűréshez a szűkítés ikonra kell kattintani. A keresés befjezését követően az alábbi kép látszódik: 50

2. Első lépésként, ha szükséges, akkor az adatokat kell rögzíteni. A jobb szélen található Adatrögzítés ikon segítségével. (Erre főként akkor van szükség, ha inaktív a képzési terv ikon). 3. Második lépésként a képzési terv ikon megnyomásával be kell tervezni a szakvizsgát. 4. A képzési terv ikon megnyomását követően az alábbi kép jelenik meg: Amennyiben a felületen a képzési terv az alábbi formában jelenik meg (azaz a piros nyíllal jelölt részen, kék alapon fehér felkiáltó jel látszik), akkor be kell zárnia a tervező ablakot és vissza kell lépni a tisztviselő adatlapjához és ki kell tölteni vagy pontosítani kell a hiányzó adatokat. 51

5. Ha minden adat rendben van, akkor jelölje ki a programtervbe rögzíteni kívánt szakvizsga programot és a jelölőnégyzetet pipálja ki, majd kattintson a mentés ikonra! 6. Ha sikeres a mentés, akkor az alábbi kép látszódik: 52

Amennyiben törölni szeretné a betervezett szakvizsgát, akkor ki kell jelölni és a törlés ikont kell megnyomni! A képzési tervből csak addig törölhető a szakvizsga, amíg nem történt meg a jelentkeztetés valamely vizsgaidőszakra, illetve amíg nem történt konkrét vizsgaidőpontra történő jelentkeztetés a szakvizsga szervező által, illetve ha még nem történt eredményrögzítés. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetés során a képzési referensnek az alábbiakban ismertetett lépések szerint kell eljárnia. 12. A közigazgatási szakvizsga képzési tervbe történő rögzítését követően amennyiben a vizsgaszervező meghirdette a közigazgatási szakvizsga vizsgaidőszakot - a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt fel kell jelentkeztetni a vizsgaidőszakra a képzések megvalósítása, képzésre jelentkeztetés almenüpont segítségével. Az almenük a képernyő felső részében jelennek meg: 13. A következő felület segítségével programonkénti, illetve tisztviselőnkénti szűrés segítségével (piros körrel jelölve a következő képen) ki kell választani azt a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt, akinek a képzési tervébe rögzítésre került a közigazgatási szakvizsga. 53

Amennyiben a szűrés sikeres, akkor ez a felületen a következőképpen jelenik meg: 14. A jelentkeztetni kívánt továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében a jobb szélen található Jelentkeztetés ikont kell megnyomni! A jelentkeztetés ikon megnyomását követően az alábbi felület jelenik meg: 15. A jelentkeztetéshez először ki kell választani a vizsgaidőszakot, majd be kell jelölni azt, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő részt kíván-e venni a kötelező tárgyi, illetve a választható tárgyi felkészítő programon, valamint minden esetben kötelező igazolnia a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóság törvényi feltételeit. (E feltétel igazolása minden esetben kötelező, míg a felkészítő tárgyak kiválasztása opcionális.) Figyelem! A A közigazgatási szakvizsgára való jelentkezés jogszabályi feltételeinek megfelel. mező bepipálása egyben azt jelenti, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóság törvényi feltételeinek megfelel. 54

16. A jelentkezés ikon megnyomását követően az alábbi kép lesz látható: A Jelentkezési lap mentés ikon megnyomásával lementheti a jelentkező jelentkezési lapját pdf. formátumban. Figyelem! A lejelentkezési határidőig (ezt pirossal jelöli a rendszer) a jelentkezés törölhető a piros lomtár szimbólum segítségével. Sikeres törlés esetén újra megjelenik a legördülő menü, melynek segítségével új időszak választható. A törlést követően a rendszer egy e-mailes értesítést is küld a törlést végrehajtó képzési referens címére. Figyelem! A törlés az e-mail megérkezésétől függetlenül is sikeres és érvényes abban az esetben, ha a törlést követően új időszakot lehet beállítani a tisztviselőnek. Az e-mail csak tájékoztatási célokat szolgál! 55

Figyelem!!!!! A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés akkor tekinthető sikeresnek, ha a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő részére betervezésre került a közigazgatási szakvizsga és a vizsgaidőszakhoz hozzárendelésre került. E tényről a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő és a képzési referens e- mailben értesül (lásd 10. és 11. pont). 17. A jelentkezés folyamatát a Jelentkezési lap letöltésével is támogatja a rendszer. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezéshez a jogszabály megkívánja a jelentkezési lap vizsgaszervezőhöz történő eljuttattatását e jogszabályi feltétel teljesítését támogatja a Jelentkezési lap generálási funkció. A jelentkezési lap a közigazgatási szakvizsga éves egyéni tervbe történő felvétele és a vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakhoz történő jelentkezést követően a jogszabályban megjelölt határidőig - a jelentkezési lap elkészíthető és kinyomtatható, aláírást követően pedig a vizsgaszervező részére megküldhető. A jelentkezési lap a 8. pontban ismertetett módon pdf formátumban letölthető, illetve kinyomtatható. 18. A jelentkeztetést végrehajtó képzési referens a jelentkeztetés megtörténtét követően a rendszertől visszaigazolást kap. A rendszer ebben az üzenetben a jelentkeztetést elvégző referenst tájékoztatja arról, hogy mely továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt, melyik időszakra jelentkeztette.(figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: 56

o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe. 19. A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő a rendszertől az alábbi üzenetet kapja a jelentkeztetés megtörténtét követően. A rendszer ebben az üzenetben tájékoztatja a tisztviselőt arról, hogy melyik időszakra került feljelentkeztetésre a képzési referense által. Amint megtörténik a konkrét vizsgaidőpontra történő jelentkeztetése a vizsgaszervező által, akkor a rendszer a későbbiekben egy újabb üzenetet küld a tisztviselő számára. (Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe. 57

2.6.2 Jelentkezési adatok áttekintése (Képzési referensek részére) A funkció segítségével a képzési referensek számára egy letölthető Excel táblázatban követhető válik a tisztviselők képzésteljesítése. A táblázat egységesen tartalmazza azon képzéseket, melyekre a tisztviselők jelentkeztek vagy jelentkeztették őket. A fentieken kívül áttekinthetők a teljesítések, valamint a bizonyítványsorszámok. A funkció használatához a Képzések megvalósítása/képzésre jelentkeztetés menüpontra kell kattintani. Ezt követően jelenik meg a menüpont. A kattintást követően a Probono legenerál egy táblázatot ami tartalmazza az adatokat. 58

A táblázat az alábbi adatokat tartalmazza: Program nyilvántartási szám Program neve Email cím Viselt név Születési idő Munkáltató neve Programelem neve Programelem kötelező (I/N) Oktatási esemény neve Oktatási esemény kezdődátum Oktatási esemény kezdő időpontja Eredmény dátuma (1978.01.04) Sikeres (I/N) Teljesítés dátuma Teljesítés sikeressége Bizonyítvány sorszáma 59

2.6.3. Munkáltató váltás folyamata Munkáltató váltás esetén a nem közszolgálati tisztviselői szerep egyszerűen törölhető a képzési referensek által az Adminisztráció menüpont, Felhasználók menüpontnál. Ebben az esetben a kiléptetni kívánt felhasználóra rá kell szűrni, majd az adatlap rész Jogosultságok fülön a jogosultság törölhető a piros lomtár szimbólum megnyomásával. Kiléptetéskor a jogviszony időszakot is ellenőrizni kell, ha szükséges, akkor le kell zárni! (lásd: útmutató: 2.4 fejezete) 2.6.4. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés két lépésben történik: 1.) A kitöltött jelentkezés lap vizsgaszervező részére történő megküldésével és 2.) az elektronikus képzésszervezési felületen (Probono) történő jelentkezéssel valósul meg. A munkáltatóknak a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés során mindkét feltételnek eleget kell tenniük!!! A jelentkezési lap benyújtása a közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet előírásainak megfelelően történik. (A jelentkezési lap kitöltését és elkészítését a Probono felület támogatja ld. 2.5. alfejezet 9. pont) Azokban az esetekben, amelyekben a munkáltató közigazgatási szerv tervkészítésre nem kötelezett, a szakvizsgára történő jelentkezés az elektronikus felületen (Probono) a regisztrációt követően a jelentkezési adatok megadásával a vizsgahónap kiválasztásával véglegeződik. (A közigazgatási szakvizsgára történő elektronikus jelentkezési felület 2015. február 1-től elérhető.) 2.7. Eredmények és jelentkezések áttekintése A felület segítségével a képzési referenseknek lehetőségük van a tisztviselők közigazgatási szakvizsga jelentkezéseinek és eredményeinek áttekintésére. A referens minden regisztrált és közszolgálati tisztviselői szereppel rendelkező tisztviselőjére rá tud szűrni és a képzések menüpont segítségével egyenként át tudja tekinteni az egyes vizsgákhoz tartozó eredményeket és jelentkezéseket. A tisztviselők kereséséhez az adminisztráció menüpont felhasználók almenüpontra kell kattintani, majd a szűrő részen be kell írni a keresett tisztviselő nevét vagy e-mail címét. Figyelem egy adott szervezet képzési referense csak azon tisztviselők között tud keresni, akik a Probono felületére regisztráltak és a szervezetnél jóváhagyott tisztviselői szereppel rendelkeznek. 60

A képzések (szakvizsga jelentkezések és eredmények) megjelenítéséhez a képzések szimbólumra kell kattintani az oldal jobb szélén. A Képzések szimbólumra történő kattintás után az alábbi felületen lehet áttekinteni a kiválasztott tisztviselő jelentkezéseit és eredményeit. A felület az alábbi képzéshez kapcsolódó tevékenységekről nyújt információkat: Tananyag elérhetősége Elért eredmény sikeressége rész/teljes (Zöld pipával jelölve a teljesítés, piros X-el jelölve a sikertelenség, illetve ha a tisztviselő nem jelent meg a képzésen vagy vizsgán, vagy nem teljesítette a feltételeket) Tanúsítvány megszerzésének ténye (a megszerzett tanúsítvány a képzést követő napon legenerálható) 61

A Tananyag elnevezésű oszlop esetében, amennyiben a képzéshez e-learninges tananyag is tartozik, akkor egy hivatkozás jelenik meg az említett oszlopban Tananyag felirattal. (A közigazgatási szakvizsga esetében e-learning módszertanra alapozott tananyag nem áll rendelkezésre.) Az Elért eredmény sikeressége rész/teljes oszlopban a teljesítést zöld pipával jelzi a rendszer. Amennyiben a kurzort (egérmutatót) a zöld pipára visszük, akkor a felületen megjelenik a közigazgatási szakvizsga eredménye. Ha a kiválasztott tisztviselő nem teljesíti a képzést vagy a vizsgát, vagy nem jelenik meg azon, akkor a rendszer ezt piros X-el jelöli. Ha a piros X-el jelölt részre visszük az egér kurzort, akkor megjelenik szövegesen is a sikertelenség indoka (pl.: Nem jelent meg, igazolatlanul maradt távol.) 62

Ha a képzést a tisztviselő sikeresen teljesítette az eredményjelző felület jobb szélén láthatóvá válik a tanúsítvány letöltése szimbólum. A fent említett eredményjelző részt a tisztviselők is elérhetik a belépést követően a felhasználói fiók személyes oldalam Képzéseim almenüpontjában. Itt az eddig már elvégezett képzések adatain túl, a korábbi képzésjelentkezések és az aktuális képzések is áttekinthetők. Ez mind a szakvizsgára, mind pedig az egyéb képzésekre is vonatkozik. Amennyiben a tisztviselő a képzésszervező által egy konkrét képzés és vizsgaidőpontra beosztásra került, akkor jelennek meg a szakvizsga jelentkezéssel kapcsolatos adatok (képzés, vizsga időpontja) a Képzések felületen. A Képzések felületen az összes eddigi képzés- és vizsgajelentkezés, valamint eredmény elérhető. Képzési referensek esetében a funkció az alábbiak szerint érhető el: 63

A képzési referensek az Adminisztráció menüpont Felhasználók almenüpontjában érhetik el a funkciót. A szűrés részen rá kell keresni a tisztviselőre, majd a kiválasztott tisztviselő adatai mellett a jobb szélen a Képzések ikonra kell kattintani.(lásd jelen fejezet első oldala) A kiválasztott tisztviselő esetében a Képzések felületen annak függvényében változik az adatok mennyisége, hogy korábban hány képzésre jelentkezett a kiválasztott személy. A közigazgatási szakvizsga esetében a további információkat a részletek ikonra történő kattintással lehet elérni (következő képen piros körrel jelölve). A részletek ikon megnyomását követően a felületen a kiválasztott képzés/vizsga összes adata áttekinthető (az alábbi képen látható módon). 64

Vizsga esetében a következő részletes adatlap jelenik meg. Tisztviselők a funkciót az alábbiak szerint érhetik el: A Probono-ra történő bejelentkezést követően a tisztviselői joggal rendelkező felhasználók a Személyes oldalam Képzéseim almenüpontban érhetik el a képzés- és vizsgajelentkezéseket, valamint eredményeket. 65

2.7.1. A Probono rendszer által küldött e-mailek és értesítők A Probono rendszer a képzési referensek, valamint a tisztviselők részére értesítéseket küld az egyes tranzakciókról. Az alábbiakban összefoglaljuk, hogy milyen üzeneteket küld a rendszer különböző tranzakciók esetén: 1. sz. táblázat: A képzési referens és a vizsgázó számára küldendő értesítések Üzenetküldés tárgya üzenet címzettje Tartalma üzenetküldés időpontja a szervezet által beiskolázott tisztviselők kötelező és választott tárgyi felkészítők időpontjáról képzési referens 1-2.sz.melléklet Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került a csoportba a tisztviselő. a szervezet által beiskolázott tisztviselők kötelező és választott tárgyi vizsga időpontjáról képzési referens 3-4.sz.melléklet Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került a vizsgacsoportba a tisztviselő. kötelező és választott tárgyi felkészítők időpontjáról vizsgázó 5-6. sz. mellékletek Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került a vizsgázó a felkészítőre. kötelező és választott tárgyi vizsga időpontjáról vizsgázó 7-8. sz. mellékletek Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került vizsgázó a vizsgacsoportba. A táblázatban ismertetetteken felül értelemszerűen- a jelentkezések törléséről mind a képzésszervező, mind a vizsgázó értesítést kap. Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése. A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe. o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül (levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe. 66

3. A KÉPZÉSSZERVEZŐ/VIZSGASZERVEZŐ FELADATAI Az alábbiakban a képzésszervező feladataira fókuszálva mutatjuk be a felület használatát. A képzésszervezők jogosultak a közigazgatási szakvizsga esetén a vizsgaidőszakok, felkészítő- és vizsgaesemények létrehozására, tisztviselők, oktatók és vizsgáztatók oktatási eseményhez, és vizsgaeseményhez történő beosztására, valamint az eredmények rögzítésére. A közigazgatási szakvizsga szervezése képzésszervezői jogosultsággal lehetséges, tehát elengedhetetlen, hogy a vizsgaszervező kormányhivatal rendelkezzen legalább egy képzésszervezővel, aki regisztrált a Probono rendszerben és jóváhagyott szereppel (képzésszervező) rendelkezik. A fejezetben az alábbi szervezési folyamatokat mutatjuk be: vizsgaidőszakok létrehozása; felkészítő és vizsga események létrehozása; oktatók, vizsgáztatók és tisztviselők eseményekhez rendelése; átirányítások kezelése; dokumentumok generálása; eredmények rögzítése (felkészítő tanfolyam, vizsga); összesítő eredmények generálása; halasztások, ismétlővizsgák kezelése; számlázáshoz szükséges adatok kinyerése. 3.1. A szakvizsgaidőszak meghirdetése A közigazgatási szakvizsga vizsgaidőszak létrehozására a vizsgaszervező intézménynél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személy jogosult. A rögzíteni kívánt időszaknak meg kell adni a nevét (pl. 2015. márciusi-áprilisi vizsgaidőszak), a kezdő és záró dátumát, valamint a jelentkezési és a lejelentkezési határidőt. Figyelem!!!! A vizsgaidőszak kezdő és záró dátumának megadása kiemelten fontos, hiszen ezeken az időpontokon kívül (se korábbra, se későbbre) nem szervezhető közigazgatási szakvizsgára felkészítő tanfolyam és vizsga!!!!! Amennyiben az összes adat kitöltése megtörtént, a mentés ikonnal rögzítjük a vizsgaidőszakot. (lásd az alábbi képen). 67

A rögzítést követően a felvitt időszak megjelenik a listában, az alább látható módon: Az első ikon a pirossal keretezett, újonnan felvitt időpont esetében a szerkesztés. Ha hibásan került rögzítésre bármelyik időpont (pl. elgépelés), akkor lehet javítani, módosítani, és a Mentés ikon megnyomásával a rendszer az új adatokat jeleníti meg. A második ikon a törlés funkcióját látja el, erre kattintva a felvitt időszakot lehet törölni. A menüpontra kattintással lehet az időszakot meghirdetni. Az elérhető vizsgaidőszakról tájékoztatást kap e-mailben mindenki, akinek a képzési tervében szerepel a szakvizsga, illetve e személyek munkáltatójához tartozó képzési referensek. A vizsgaidőszakot meg 68

lehet hirdetni meghirdetetett vizsga- és felkészítő időpontok nélkül is, azonban javasoljuk, hogy egyet-egyet mindegyikből hozzanak létre. További vizsga- és felkészítő időpontokat a meghirdetés után is lehetséges hozzáadni, amennyiben a jelentkezők száma miatt ez szükséges. Azok az időpontok, amelyeknél csak a Nagyító és a Programok menük jelennek meg, már meg vannak hirdetve. Szakvizsga vizsgaidőszakok közötti szűrés funkció Szűrési lehetőség a vizsgaidőszakok között: A Probono lehetővé teszi a szakvizsgaidőszakok közötti szűrést. Ehhez a Képzések megvalósítása/szakvizsgaszervezés menüpontra kell kattintani. Az összes év feliratra kattintva egy legördülő menü jelenik meg. A legördülő menüben megjelenik az összes olyan év, amikor a Probonoban szakvizsgaidőszak lett létrehozva (a legördülő menü tartalmazza azokat az éveket is, amikorra csak a vizsgaeredmények lettek betöltve). Az adott évet kiválasztva csak az abban az évben létrehozott vizsgaidőszakok jelennek meg. A Programok menüpontra kattintva egy új felület töltődik be (lent), melynek segítségével a felkészítő konzultációkra és vizsgákra történő beosztás megkezdődhet. (Egyúttal ez az a felület, mely áttekintést nyújt a jelentkezők számáról: bemutatva a tervezett éves összes létszámot, a vizsgaidőszakra jelentkezők számát és a vizsgaszervező által az adott vizsgaidőszakra beosztottak számát.) 69

A tisztviselők beosztásának előfeltétele a konzultációs és vizsgaidőpontok meghirdetése. Tárgy neve: Itt szerepel a szakvizsga kötelező és választható tárgyi része, melyekhez felkészítő és vizsgaidőpontokat lehet meghirdetni, az Események menüpontra kattintva. Tervezett éves összes: azoknak a felhasználóknak a száma, akiknek a képzési tervében szerepel a szakvizsga, az adott választható tárggyal. Programelem: az adott program részeit jeleníti meg (felkészítők, vizsgák, amiket meg kell/lehet majd hirdetni). Vizsgaidőszakra jelentkezettek száma: A felület itt jeleníti meg az összes, az adott vizsgaidőszakra jelentkeztetett vizsgázó számát. Vizsgaidőszakra beosztottak száma: Azon jelentkezők száma, akik már beosztásra kerültek. Lehetőség van excel tábla letöltésére is tárgyankénti bontásban. Ehhez a megfelelő ikonra kell kattintani (a Tervezett éves összes oszlopban található) Itt azoknak a jelentkezőknek az adatai jelennek meg egy excel táblában, akik számára a közigazgatási szakvizsga, bármilyen választható tárggyal betervezésre került. Az excel táblában a következő adatokat találjuk: Előnév: a jelentkező előneve (ha szerepel az adatlapján). Vezetéknév: a jelentkező vezetékneve. Keresztnév: a jelentkező keresztneve(i). Utónév : a jelentkező utóneve (ha szerepel az adatlapján) Születési név: a jelentkező születési neve. Születési hely: a jelentkező születési helye. Születési idő: a jelentkező születési ideje. Anyja neve: a jelentkező édesanyjának születéskori családi és utóneve. 70

Email cím: a jelentkező Probono rendszerben tárolt email címe. Intézmény neve: a jelentkező munkáltatójának neve. Település: a jelentkező munkáltatójára vonatkozó adat (illetékesség szempontjából fontos). Megye: a jelentkező munkáltatójára vonatkozó adat (illetékesség szempontjából fontos). Teljesítette (I/N): ez a cella alapértelmezetten üres, ami azt jelenti, hogy még semmilyen eredmény nem került berögzítésre. I érték szerepel, ha a vizsgázó teljesítette az összes vizsgát és bizonyítvány kapott. N érték szerepel, ha bármelyik vizsgáján elégtelen minősítést kapott. Van jelentkezése (I/N): van-e a vizsgázónak érvényes jelentkezése (bármelyik vizsgaidőszakra) Beosztás kötelező tárgyi vizsgára: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Beosztás választható tárgyi vizsgára: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Beosztás kötelező tárgyi felkészítőre: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Beosztás választható tárgyi felkészítőre: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Pótvizsgaidőszakok létrehozása Az elmúlt hónapokban a több megkeresést is kaptunk, mely szerint a pótvizsgaidőszakok meghirdetésekor olyan vizsgázók is kapnak értesítést, akik nem jogosultak a pótvizsgaidőszakon részt venni. Az újonnan fejlesztett funkció segítségével a félreértések elkerülhetőek lesznek, és a pótvizsgaidőszak létrehozásáról szóló értesítést kizárólag azok a tisztviselők kapják meg, akik részeredménnyel, vagy sikertelen vizsgával rendelkeznek. A funkció használata (A funkciót a Kézikönyv 3.1-es alfejezetébe építettük be.) A funkció használatához a Képzések megvalósítása/szakvizsgaszervezés menüpontokra kell kattintani. 71

Ezt követően az új vizsgaidőszak létrehozása menüpontra kell kattintani. Amikor felugrik az ablak, ugyanúgy meg kell adni a kötelező adatokat, ahogy azt már korábbiakban ismertettük (az útmutató 3.1-es fejezete). Itt lesz lehetőség a Pótvizsgaidőszak checkbox pepipálására. Amennyiben a szervező ezt megteszi, az aktiválást követően csak azok fognak értesítést kapni, akik közigazgatási szakvizsgából részeredménnyel, vagy sikertelen vizsgával rendelkeznek.! 72

A közigazgatási szakvizsga jelentkezések kezelése a képzésszervezők szemszögéből A közigazgatási szakvizsgázók jelentkezéseit a legújabb fejlesztésnek köszönhetően a szervezők is módosíthatják. A funkció használata (A funkciót a Kézikönyv 3.1-es alfejezetébe építettük be.) A funkció használatához a Képzések megvalósítása/szakvizsgaszervezés menüpontokra kell kattintani. Ezt követően ki kell választani a megfelelő szakvizsgaidőszakot, ahol a jelentkezőket kívánjuk kezelni, a menüpontra kattintva. 73

A kívánt időszakban a menüpontra kell kattintani. A kattintást követően egy új felület fog betöltődni. A Probono kilistázza a vizsgaidőszakra jelentkeztetett vizsgázókat, az alábbi módon. Jelentkezést törölni a ikonra kattintva lehetséges, azonban a törlést kötelező indokolni (indoklás nélkül nem lehetséges törölni)! Az indoklás az alábbi képen szereplő módon történik. Amit a szervező beír a Törlés indoklása mezőbe (maximum 1000 karakter), azt megkapja az érintett vizsgázó, és annak képzési referense is, emailben. Ebből kifolyólag kérjük, hogy csak vállalható tartalmú indoklást írjanak! 74

Felhívjuk a szervezők figyelmét, hogy a funkció csak és kizárólag az alábbi két esetben használható! Ha a vizsgázónak a jelentkeztetést követően megszűnik a jogviszonya. Ha olyan vizsgaidőszakra jelentkezik, amin nincs joga részt venni (pl. pótvizsgaidőszakra jelentkezik az a vizsgázó, akinek ez az első jelentkezése). 3.2 Felkészítő tanfolyamok és vizsgák időpontjainak meghirdetése A közigazgatási szakvizsga kötelező és választható tárgyra oszlik. Az egyes események (felkészítő tanfolyamok, vizsgák) megszervezése külön-külön történik. Ezt az Események menüpontra kattintva lehet megtenni. Az alábbi táblázatban megjelenik, hogy összesen hány fő regisztrált felhasználónak lett a közigazgatási szakvizsga betervezve (tervezett éves összes oszlop), valamint az adott vizsgaidőszakra hány fő jelentkezett (vizsgaidőszakra jelentkezettek száma oszlop), és közülük hány fő lett az adott vizsgaidőszakra beosztva (vizsgaidőszakra beosztottak száma oszlop). 75

Az alábbiakban a kötelező tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozását mutatjuk be, majd ezt követően ismertetésre kerül a választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok kialakításának folyamata is. 3.2.1.Kötelező tárgyi felkészítő és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata 3.2.1.1. Kötelező tárgyi felkészítő időpontok létrehozása Az alábbiakban a kötelező tárgyi felkészítő tanfolyamok megszervezésével kapcsolatos folyamatot ismertetjük. A kötelező tárgyi felkészítő időpontjának (és vizsgaidőpontjának) létrehozásához a felület jobb szélén található Események ikonra kell kattintani. Ezt követően létre kell hozni a kötelező tárgyi felkészítő időpontokat a bal oldalon található Új felkészítő esemény ikonra történő kattintással. (Vizsgaidőpontokat az Új vizsgaesemény ikon megnyomásával lehet létrehozni. ) 76

Az új felkészítő tanfolyam ikon jelenik meg: megnyomását követően az alábbi ablak Kötelezően kitöltendő adatok: Esemény neve: A felkészítő esemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű (pl. 1. csoport_kötelező felkészítő tanfolyam (NAV_zárt csoport). 77

Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Az itt feltüntetett adatok megjelennek a jelentkezők oldalán, a Képzéseim menüpontban. Kezdő dátum, Záró dátum: A felkészítő tanfolyam kezdő és záró napja. Figyelemmel arra, hogy a kötelező tárgyi felkészítő tanfolyam 5 db, egyenként egynapos felkészítő tanfolyamból áll, a kezdő és záró dátum minimum öt munkanapos idő intervallumot ölel fel. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Min, Max létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. A maximális létszám beállítása során a rendszer figyeli az eseményhez rendelt terem kapacitását is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkezők, regisztrált személyek jelennek meg (név, e-mail cím, telefonszám). Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is megadhatja, ha módosítja az adatait (Személyes oldalam, azon belül Adatlap menüpont, ott pedig a Személyes adatokra kell kattintani, ezen a felületen lehet rögzíteni a telefonszámot). Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendeléskor. Tanterem: A képzés helyszíne (tantermet rögzíteni, illetve a meglévő termek mellé újakat felvenni, a meglévőket módosítani, szerkeszteni a Képzések megvalósítása menüben, a Tantermek menüpontra kattintva lehetséges). Munkaszüneti napokat figyelő funkció ismertetése Munkaszüneti nap figyelése: A Probono figyeli, hogy a felkészítő/vizsga események létrehozásakor ne lehessen a kezdő és/vagy a záró dátumot hétvégére állítani. Ez esetben hibaüzenetet ír ki, és a helyes nap megadásáig nem engedi menteni. 78

79

Az új terem felvételének bemutatása Az Új tanterem felvétele ikonra kattintva lehet új tantermet rögzíteni. A már létrehozottakat is lehet szerkeszteni, illetve törölni, a megfelelő ikonokra kattintva. Ha az adott tanteremben nem tartanak a későbbiekben felkészítőt vagy vizsgát, az aktív beállítást célszerű nem értékre módosítani, a felület így fel sem kínálja az adott tantermet az események szervezésekor. Irányítószám, Település Címe: a tanteremnek otthont adó épület pontos elérhetőségei Terem neve: a tanterem többi teremtől történő megkülönböztetésére szolgál (pl. Magyary terem, vagy 1. sz. tanterem stb). Max. létszám: a terem maximális befogadó-kapacitása Aktív?: ha igenre van állítva, akkor a felkészítő és vizsga eseményeknél megjelenik a legördülő menüben a tanterem kiválasztásakor, ellenkező esetben nem! Tanteremnél az összes adatot kötelező megadni! Az adatok kitöltését követően a mentés ikonra kattintva megtörténik a tanterem rögzítése. 80

Amennyiben valamelyik adat hiányosan kerül kitöltésre, a rendszer piros hibaüzenettel jelzi a hiányosan kitöltött részeket! Folytatva a felkészítő tanfolyam meghirdetését mentjük az adatokat: Ha valamennyi adatot kitöltöttük, a Mentés ikonra történő kattintást követően a felrögzített időpont megjelenik az időpontok listáján. Ezt követően a Szerkeszt ikonra kell kattintani, a most létrehozott eseménynél, és rögzíteni kell az oktatókat (modulonként), és az időintervallumot, amikor oktatnak, majd újfent a Mentés ikonra kell kattintani. Amíg nincs minden adat kitöltve, addig piros jelzéssel (az esemény nevénél egy piros csíkkal jelzi a rendszer, a hiányos adatokat). Amennyiben minden adat kitöltésre került, akkor az esemény neve előtti csík zöldre vált. Ha az adatok kitöltése megtörtént, a kötelező tárgyi modulokhoz szükséges beállításokhoz az esemény nevénél található részt kell lenyitni, majd ezt követően az egyes modulokhoz rendelt adatmezőket tölthetjük ki! 81

Az egyes modulok adatainak szerkesztése a jobb oldali szerkesztés ikon megnyomásával lehetséges. A szerkesztés ikon megnyomását követően az alábbi ablak jelenik meg: 82

Esemény neve: az esemény nevét a Probono automatikusan kitölti a kiválasztott modul alapján. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő és Záró Dátum: a felkészítő kezdő és záró napja. A Probono automatikusan kitölti a felkészítő eseménynél megadott dátumokkal, ezt módosítani kell, az adott modul képzési napjára, mert az alapértelmezett beállítás minden modulnál a teljes időintervallumot hivatkozza be, mintha minden modul 5 napos lenne! A kezdő és a záró dátumnak ugyanazt a naptári napot kell megjelölni, mivel egynapos képzésről van szó. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Kezdő és záró időpont: az adott modul oktatása hány órakor kezdődik, illetve ér véget (A felajánlott időpont módosítható a vizsgaszervező igényeinek megfelelően. pl.: ha az oktatás 8:00-kor kezdődik, az időpont átírható. Az időpontot óra:perc formátumban kell megadni.) Ha ezek az adatok kitöltésre kerültek, célszerű menteni, mert ha a mentést megelőzően adjuk hozzá az oktatókat, a korábban felvitt adatok törlődnek! 83

A következő lépésben az oktatót/oktatókat rendeljük a kötelező tárgyi modulhoz (minden mező kitöltése szükséges): A Probono nyomon követi, hogy egy oktatót ne lehessen ugyanabban az időpontban több felkészítő tanfolyamra beosztani. A vizsgálat az összes szervezőre kiterjed, országosan figyelve a beosztást. Amennyiben ütközést talál, hibaüzenetet jelez. Oktató: az oktatókat legördülő listából lehet kiválasztani. A legördülő listából a hatályos Országos Közigazgatási Vizsgabizottság tagjai közül lehet kiválasztani az oktatót. A Probono figyeli, hogy melyik oktatónak mely tantárgyhoz, mely régióban van oktatási jogosultsága, és ennek megfelelően csak az adott tantárgyhoz oktatási jogosultsággal rendelkezőket jeleníti meg. (Amennyiben a kiválasztani tervezett oktató nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga oktatói jogosultsággal rendelkezik, vélhetően az NKE felhívására ellenére- nem regisztrált a Probono rendszerben.) Dátum: Az oktató, mely naptári napon oktat. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Időpont: Az oktató mely naptári napon, mettől (-tól), meddig (-ig) ( óra:perc bontásban) oktat. 84

Amennyiben az oktató felvételéhez szükséges összes mező kitöltésre került, a Felvesz menüpontra kattintva lehet őket hozzárendelni az adott eseményhez. Egy eseményhez több oktatót is hozzá lehet rendelni (amennyiben szükséges, mert pl. megosztva oktatják az adott modult). Amire figyelni kell, hogy az oktatók időbeosztása ne ütközzön (pl. az első oktató 9:00-tól 12:00-ig van hozzárendelve az eseményhez, akkor a következő oktatót 12:00-tól vegyük fel)! Értelemszerűen az imént bemutatott kötelező felkészítő konzultáció I. moduljára vonatkozó adatok feltöltését a további négy modul esetében is (az első modulhoz hasonlóan) szükséges és lehetséges elvégezni. Automatikus tájékoztatás A Probono e-mailben azonnali értesítést küld az oktatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy oktatási eseményhez (a Felvesz ikon megnyomása után), vagy, ha az oktatói közreműködésre nem tartanak igényt (a Törlés funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél! 3.2.1.2. A kötelező tantárgy vizsgaeseményének létrehozása A kötelező tárgyhoz tartozó vizsgaesemény létrehozásához a felületen az új vizsgaesemény létrehozása ikonra kell kattintani. A kötelező tárgyhoz tartozó vizsgaesemény létrehozásához a felületen az új vizsgaesemény létrehozása ikonra kell kattintani. 85

A ikon megnyomását követően az alábbi ablakban kell megadni a vizsgaesemény adatait: Kötelezően kitöltendő adatok: Esemény neve: A vizsgaesemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő-záró dátum: a vizsga kezdő és záró napja (a kötelező tárgyi vizsga esemény egy napos, így csak a vizsga napját szükséges beállítani). A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. 86

Kezdő időpont: a vizsga kezdetének időpontja, óra:perc formátumban szükséges megadni Min, Max létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. (A vizsga maximális létszámát jogszabály 20 főben határozza meg.) A maximális létszám beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, e-mail cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendelésekkor.) Tanterem: a vizsga helyszíne. (legördülő menüből kiválasztható a felvett tanterem). Amennyiben új tantermek felvétele indokolt, vagy a már felvitt tantermek szerkesztése szükséges a 3.2.1.1. alfejezetben bemutatott Új terem felvétele részben ismertetett módon szükséges eljárni.) Amennyiben valamelyik adat hiányos, vagy nem megfelelő, a rendszer piros hibaüzenettel jelezi a hiba okát! A mentés ikonra történő kattintást követően a felrögzített időpont megjelenik az időpontok listáján amíg nincs minden adat kitöltve, addig piros jelzéssel (az esemény nevénél egy piros csíkkal jelzi a rendszer, a hiányos adatokat). Ebben az esetben a szerkesztés ikonra történő kattintással meg kell adni a vizsgabizottság tagjait. Amennyiben minden adat kitöltésre került, akkor az esemény neve előtti csík zöldre vált. Több csoport is létrehozható, igény szerint, ezek egymás alatt jelennek meg a felületen. A Szerkesztés ikon megnyomását követően az alábbi ablak jelenik meg, melyen a vizsgaidőponthoz tartozó elemek megszerkeszthetők: 87

Munkaszüneti napokat figyelő funkció ismertetése Munkaszüneti nap figyelése: A Probono figyeli, hogy a felkészítő/vizsga események létrehozásakor ne lehessen a kezdő és/vagy a záró dátumot hétvégére állítani. Ez esetben hibaüzenetet ír ki, és a helyes nap megadásáig nem engedi menteni. 88

89

Kötelezően kitöltendő adatok: Esemény neve: A vizsgaesemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelművé teszi, hogy kik tartozhatnak abba a csoportba (pl. zárt csoport). Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő-- záró dátum: A vizsga napja (Egy naptári nap jelölhető ki, mivel a vizsga egynapos.). A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Kezdő időpont: a vizsga kezdetének időpontja, órában és percben (A kezdő időpont tetszőlegesen szerkeszthető: ha pl. a vizsgaszervező 8 órakor kezdi a vizsgát, az időpontot átírhatja.) Min, Max létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban (a maximális létszámot 20 fő, a jogszabály határozza meg). A maximális létszám beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, e-mail cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendelésekkor.) Tanterem: a vizsga helyszíne Vizsgabizottsági tagok o Vizsgabiztos o Elnök o Tagok A vizsgabizottság tagjait legördülő menü segítségével lehet kiválasztani. A vizsgabizottság tagjainak kiválasztását támogató legördülő menüben a hatályos Országos Közigazgatási Vizsgabizottság tagjainak névsora jelenik meg. A kiválasztott tagokat a mentés ikon segítségével lehet rögzíteni. Kilépés előtt az aktuálisan szerkesztett adatokat menteni kell, ellenkező esetben törlődnek a beállított adatok. (Amennyiben a kiválasztani tervezett vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga vizsgáztatói jogosultsággal rendelkezik, a kiválasztani tervezett vizsgáztató az NKE felhívására ellenére- vélhetően nem regisztrált a Probono rendszerben.) Vizsgabiztosként az a személy választható ki, aki a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkezik. Minden ilyen személyt megjelenít a felület, legördülő lista formájában, e legördülő listából lehetséges a vizsgabiztosokat a vizsgaeseményhez rendelni. 90

Összeférhetetlenség vizsgálata A Probono figyeli, hogy ne kerülhessen olyan vizsgázató és vizsgázó egy csoportba, akiknek a munkáltatójuk megegyezik. Ha ilyen esetet talál, piros felirattal jelzi. Csak a teljes egyezést vizsgálja a rendszer. Automatikus tájékoztatás A Probono e-mailben értesítést küld az vizsgáztatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy vizsga eseményhez (a Felvesz ikon megnyomása után), vagy, ha a vizsgáztatói közreműködésre nem tartanak igényt (a Törlés funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél! Oktatásaim menüpont (Oktatók részére) A funkció segítségével az oktatók a Személyes oldalam menüpont Oktatásaim almenüpont segítségével áttekinthetik az aktuális felkéréseiket, valamint azok adatait (helyszín, időpont). Ehhez a Személyes oldalam/oktatásaim menüpontra kell kattintani. Ezt követően a Probono kilistázza azokat az időpontokat, amikorra az adott oktató fel lett kérve. 91

A ikonra kattintva részletesebb adatok jelennek meg. 92

3.2.2. Választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata Választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozása az adott vizsgaidőszakon belül, az Események menüpontra kattintva lehetséges (a bemutatáshoz az Államigazgatást választottuk). 3.2.2.1. Választható felkészítő tanfolyamok meghirdetése A felkészítő időpont létrehozásához kattintsunk az Új felkészítő esemény menüpontra. Az új esemény létrehozásához kötelező megadni az alábbi mezőket: Esemény neve: A felkészítő esemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű. 93

Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő-záró dátum: A felkészítő napja. (Mivel a választott tárgyi felkészítő egynapos, értelemszerűen egy naptári napra esik a kezdő és a záró dátum is.). A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Min. és Max. létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. A maximális létszám beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó neve, és elérhetőségei: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, e-mail cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendelések esetén.) Tanterem a helyszín pontos megadása: legördülő menüből kiválasztható a felvett tanterem.(amennyiben új tanterem felvétel válik indokolttá, vagy a már felvett tantermet szükséges módosítani, azt a 3.2.1.1. alfejezetben ismertetettek szerint lehet megtenni.) Ha az eseményhez szükséges összes adat rögzítése megtörtént, akkor lehet a mentést elvégezni, ellenkező esetben a Probono hibaüzenetet küld, és pirossal megjelöli a hibás/hiányzó részt. Mentés ikon megnyomása után megjelenik a felvitt időpont a listában. 94

Itt is szükséges az oktatók hozzárendelése, amihez az első lépés, hogy kattintsunk az esemény neve előtt levő, nyílra. A felület ezután a következő képet mutatja. Az oktató hozzárendeléshez kattintsunk a pirossal jelölt Szerkesztés ikonra. 95

A szerkesztés ikonra történő kattintás után az alábbi képet kapjuk: Munkaszüneti napokat figyelő funkció ismertetése Munkaszüneti nap figyelése: A Probono figyeli, hogy a felkészítő/vizsga események létrehozásakor ne lehessen a kezdő és/vagy a záró dátumot hétvégére állítani. Ez esetben hibaüzenetet ír ki, és a helyes nap megadásáig nem engedi menteni. 96

97

A felkészítő tanfolyam sikeres rögzítéséhez kötelező megadni az alábbiakat. Esemény neve: a Probono automatikusan kitölti a választott tárgynak megfelelően. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban (pl. zárt csoport). Kezdő dátum: (automatikusan kitölti a Probono, az esemény létrehozásakor megadottak szerint) Kezdő időpont: (automatikusan kitölti a Probono, az alapértelmezett beállítás 9:00, mely módosítható, ha a vizsgaszervező más időpontban kezdi a felkészítő tanfolyamot) Záró dátum: (automatikusan kitölti a Probono, az esemény létrehozásakor megadottak szerint) (Mivel egynapos a választott tárgyi felkészítő tanfolyam, ezért megegyezik a kezdő dátum naptári napjával.) Záró időpont: (automatikusan kitölti a Probono, az alapértelmezett beállítás 16:00, ha a vizsgaszervező más időpontban fejezi be a felkészítő tanfolyamot az alapértelmezett beállítás módosítható) Ha minden szükséges mező helyesen ki lett töltve, mentsük el az eseményt a Mentés ikonnal! Ha mentés nélkül adjuk hozzá az eseményhez az oktatókat, a módosítások elvesznek! Oktatók hozzárendelése az eseményhez (minden mező kitöltése szükséges): Oktató: az oktatókat legördülő listából lehet kiválasztani. A Probono figyeli, hogy melyik oktatónak mely tárgyhoz rendelkezik oktatási jogosultsággal, így a legördülő menüben csak az adott tárgyra oktatási jogosultsággal rendelkező oktatók jelenik meg. Dátum: A felkészítő tanfolyamot jelölő naptári nap. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Időpont (-tól, -ig): Az oktató mely napon, milyen intervallumban oktat. Az időpontot óra:perc formátumban szükséges megadni. Amennyiben az oktató felvételéhez szükséges összes mező kitöltésre került, a Felvesz menüpontra kattintva megtörténik az oktató adott eseményhez történő hozzárendelése. Egy eseményhez több oktatót is hozzá lehet rendelni (amennyiben szükséges, mert pl. megosztva oktatnak). Amire figyelni kell, hogy az oktatók időbeosztása ne ütközzön (pl. az első oktató 9:00-tól 12:00-ig van hozzárendelve az eseményhez, akkor a következő oktatót 12:00-tól vegyük fel)! A Probono figyeli, hogy egy oktatót ne lehessen ugyanabban az időpontban több felkészítő tanfolyamra beosztani. A vizsgálat az összes szervezőre kiterjed, országosan figyelve a beosztást. Amennyiben a rendszer ütközést észlel, hibaüzenetet jelez. Amennyiben a kiválasztani tervezett oktató nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga oktatói jogosultsággal rendelkezik, a kiválasztani tervezett oktató, az NKE felhívására ellenére- nem regisztrált a Probono rendszerben. Automatikus tájékoztatás 98

A Probono e-mailben azonnali értesítést küld az oktatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy oktatási eseményhez (a Felvesz ikon megnyomása után), vagy, ha az oktatói közreműködésre nem tartanak igényt (a Törlés funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél! Oktatásaim menüpont (Oktatók részére) A funkció segítségével az oktatók a Személyes oldalam menüpont Oktatásaim almenüpont segítségével áttekinthetik az aktuális felkéréseiket, valamint azok adatait (helyszín, időpont). Ehhez a Személyes oldalam/oktatásaim menüpontra kell kattintani. Ezt követően a Probono kilistázza azokat az időpontokat, amikorra az adott oktató fel lett kérve. A ikonra kattintva részletesebb adatok jelennek meg. 99

100

3.2.2.2. Választható tárgyi vizsgaidőpont meghirdetése A vizsgaidőpont létrehozásához kattintsunk az Új vizsgaesemény menüpontra. Az Új vizsgaesemény -re kattintást követően az alábbi kép jelenik meg: 101

Munkaszüneti napokat figyelő funkció ismertetése Munkaszüneti nap figyelése: A Probono figyeli, hogy a felkészítő/vizsga események létrehozásakor ne lehessen a kezdő és/vagy a záró dátumot hétvégére állítani. Ez esetben hibaüzenetet ír ki, és a helyes nap megadásáig nem engedi menteni. 102

A vizsga esemény sikeres rögzítéséhez kötelező megadni az alábbiakat. Esemény neve: A felkészítő esemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban (pl. zárt csoport). Kezdő-záró dátum: A vizsga napja (Mivel a vizsga egynapos, ezért a kezdő és a záró dátum egy naptári napra esik.) A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Kezdő időpont: A vizsga kezdete óra percben kifejezve. (pl: 9:00) A kezdő időpont tetszőlegesen, a meghirdetett vizsga időpontjához illeszkedve választható. Min, Max létszám: Hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. (A maximális létszámra a jogszabályi rendelkezés érvényes: 20 fő) A maximális létszám beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, e-mail cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, 103

meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendeléskor.) Tanterem: A vizsga helyszíne. (A tanterem a legördülő menüből választható ki.) Vizsgabizottság beosztása o Vizsgabiztos o Elnök o Tagok A vizsgabizottság tagjait legördülő menü segítségével lehet kiválasztani. A vizsgabizottság tagjainak kiválasztását támogató legördülő menüben a hatályos Országos Közigazgatási Vizsgabizottság tagjainak névsora jelenik meg. A kiválasztott tagokat a mentés ikon segítségével lehet rögzíteni. Kilépés előtt az aktuálisan szerkesztett adatokat menteni kell, ellenkező esetben törlődnek a beállított adatok. (Amennyiben a kiválasztani tervezett vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga vizsgáztatói jogosultsággal rendelkezik, a kiválasztani tervezett vizsgáztató az NKE felhívására ellenére- nem regisztrált a Probono rendszerben.) Vizsgabiztosként az a személy választható ki és rendelhető a vizsgaeseményhez, aki a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkezik. Minden ilyen szereppel rendelkező személyt megjelenít a felület a legördülő listában. Amennyiben valamelyik adat hiányos, vagy nem megfelelő, a rendszer piros hibaüzenettel jelezi a hiba okát! A Mentés ikonra történő kattintást követően a felrögzített időpont megjelenik az időpontok listáján. amíg nincs minden adat kitöltve, addig piros jelzéssel (az esemény nevénél egy piros csíkkal jelzi a rendszer, a hiányos adatokat). Ebben az esetben a szerkesztés ikonra történő kattintással meg kell adni a vizsgabizottság tagjait. Amennyiben minden adat kitöltésre került, akkor az esemény neve előtti csík zöldre vált. Figyelem!!!! Lehetséges egy napra több vizsgát is szervezni, ugyanabba a tanterembe, ugyanazokkal a vizsgáztatókkal. Ebben az esetben azt kell figyelembe venni, hogy a vizsgák nem csúszhatnak össze, vagyis, ha az egyik vizsga kezdő időpontja 9:00, a záró időpontja pedig 13:00, akkor a következő vizsga kezdő időpontját 13:01-től lehet létrehozni! Összeférhetetlenség vizsgálata A Probono figyeli, hogy ne kerülhessen olyan vizsgázató és vizsgázó egy csoportba, akiknek a munkáltatójuk megegyezik. Ha ilyen esetet észlel a rendszer, piros felirattal jelzi. A rendszer csak a teljes egyezést minősíti összeférhetetlennek. Automatikus tájékoztatás A Probono e-mailben értesítést küld az vizsgáztatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy vizsga eseményhez (a Felvesz ikon megnyomása után), vagy, ha a vizsgáztatói közreműködésre nem tartanak igényt (a Törlés funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött 104

automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél! 3.2.2.3. Választható tárgyi vizsgaidőpont meghirdetése A funkció segítségével a képzésszervezői jogosultsággal rendelkező felhasználók naptárnézet segítségével nyomon követhetik a korábbi, a folyamatban lévő, valamint a jövőben lebonyolításra kerülő képzéseket/vizsgákat. A felület komplex szűrési lehetőséget biztosít a képzésszervezői joggal rendelkező felhasználók számára. A funkció az Adminisztráció Képzésszervezői naptár almenüpontban érhető el. Az alábbi szűrési lehetőségeket biztosítja a felület: Képzésszervező neve, Program név, Oktatási esemény típusa, Irányítószám, Település név, Utca, házszám, Az összes esemény listázása XLS exportban. 105

Ha például az alapvizsga időpontokat szeretnénk áttekinteni, akkor rá kell keresni az alapvizsga kifejezésre., Ehhez a Program neve részhez be kell gépelnünk az alapvizsga kifejezést, majd a kék színű szűrés gombra kell kattintani. A szűrés eredményeképpen látható lesz, hogy a hét mely napjain kerül sor olyan képzés megszervezésre, amelynek nevében szerepel az alapvizsga kifejezés. 106

A szűrést követően listázódott alapvizsga időpontok esetében a képzések szervezőit is láthatjuk, melyet a rendszer más-más színnel jelöl. Amennyiben az egyik oszlopra rákattintunk, akkor megnézhetjük az esemény részleteit is, az adott képzés szervezőjének elérhetőségeivel együtt. Lehetőség van napi, három napi és havi nézetre is. Ehhez a megfelelő gombra kell kattintani! 107

A három napos nézet esetében egy táblázatban lehet áttekinteni, hogy adott szervező milyen képzéseket rögzített fel a naptárba. A funkció segítségével új esemény is felvehető a képzésszervezői naptárba. Fontos! A funkció segítségével létrehozott esemény nem jelenik meg a szervezőfelületen önálló eseményként! Abban az esetben tehát, ha a képzésszervezői naptár felületén veszünk fel egy alapvizsga konzultációs eseményt, az nem fog megjelenni a képzésszervezői felületen. Amennyiben viszont a képzésszervezői felületen hozunk létre egy alapvizsga konzultációt, az automatikusan bekerül a képzésszervezői naptárba. 108

Az új esemény képzésszervezői naptárba történő felvételéhez az új esemény gombot kell megnyomni. A gomb megnyomását követően. Az alábbi felület lesz látható: 109

Az esemény összes fontosabb adata felvehető, majd a mentés gomb megnyomásával rögzíthető a naptárban. Mentést követően az esemény megjelenik a naptárban a megadott napon. 110

FIGYELEM! A képzésszervezői naptár az új események rögzítése funkció esetében nem figyeli a terem ütközést! Kérjük, hogy a felület ezen funkciójának használatakor erre fokozottan figyeljenek! 3.2.3 Jelentkezők felkészítő konzultációkhoz és vizsgaidőpontokhoz rendelése 3.2.3.1 Konzultációhoz rendelés Jelentkezőket eseményekhez rendelni az adott esemény szervezőfelületén lehetséges. Ehhez a Műveletek oszlopban a Jelentkezők beosztása menüpontra kell kattintani. Indokolt esetben lehetséges a jelentkezők másik csoporthoz történő átosztása (ha már korábban beosztásra került). Ahhoz, hogy másik csoportba tudjuk beosztani a tisztviselőt vissza kell vonni a beosztását, és a következő csoport beosztásánál megjelenik (az ehhez szükséges technikai leírást lásd a 85. oldalon). A Jelentkezők beosztása menüpont itt található: A következő kép a vizsgaidőszakra történő felkészítő konzultációkra és vizsgákra történő beosztást ábrázolja. Baloldalon találhatók a beosztásra váró jelentkezők, jobb oldalon a már beosztottak. A Probono megjelöli az időszakot, amire beosztani készülünk. Az oktatási esemény megnevezés alatt (pirossal keretezett részben) látszik, hogy melyik csoportba készülünk beosztani. Akit nem kívánunk a kiválasztott csoportba beosztani (mert pl. a jelentkezők egy része zárt csoportba tartozik, és nekik külön csoportjuk van), akkor nem kell őket beosztani. A beosztott jelentkezők minden modulhoz automatikusan hozzárendelésre kerülnek (választott tárgy esetén ahhoz az egy modulhoz). A 111

jelentkezők közt lehetséges szűrni, munkáltató, vagy név alapján. Ezt követően, ABC sorrendben jelennek azok a jelentkezők, akik az adott vizsgaidőszakra lettek jelentkeztetve. A listában megjelenik a vizsgaszervező illetékességéhez tartózó, a meghirdetett vizsgaidőszakra bejelentkezett összes jelentkező, akinek be van tervezve a szakvizsga kötelező része, és/vagy az adott választott tárgy. Minden, a listában megjelenő jelentkező neve mellett megjelenik egy kék, jobbra mutató nyíl. Ennek a megnyomásával lehet a jelentkezőt beosztani az adott csoportba. Nem kötelező mindenkit ugyanabba a csoportba beosztani (amennyiben a jelentkezők száma meghaladja vizsgák esetében a 20 főt, nem is lehet), ilyenkor új eseményt (vizsgacsoportot) kell létrehozni, és oda kell beosztani a fennmaradó jelentkezőket. 112

A beosztott jelentkező átkerül a táblázat jobb oldalára, az esemény alá. Amennyiben tévesen került rögzítésre (például a vizsgázó halasztani kíván, vagy tévesen került beosztásra), a piros, balra mutató nyílra kattintva törölni lehet a beosztást, törlés esetén a tisztviselő a felület bal oldalára kerül vissza, azon tisztviselők közé, akik még nem lettek beosztva, és ezt követően lehetőség nyílik egy másik csoportba történő beosztásra. A Probono lehetőséget biztosít arra, hogy a beosztott jelentkezőket (és referenseiket) egy automatikus email keretében tájékoztatni lehessen a beosztás tényéről. E-mailben megküldésre kerül az esemény időpontja és helyszíne. Az email tárgya a következő lesz: Értesítés a közigazgatási szakvizsga (vizsgaidőszak) képzési és vizsgaidőpontjairól. A levél az összes, az eseményhez tartozó jelentkező és azok képzési referense(i) is megkapják. A funkció a levél ikonnal jelölt részen érhető el, minden felkészítő és vizsgaeseménynél, az alábbi ikonra kattintva. A jelentkezők egyéni (külön-külön) értesítésére jelenleg nincsen mód, így akit a csoportos kiértesítést követően rendel hozzá a csoporthoz a képzési referens, azt csak a Probono rendszeren kívül lehet értesíteni a beosztás tényéről. Emellett a jelentkező saját felületén a Képzéseim rovatban tájékozódhat a csoportbeosztásáról. 113

114

3.2.3.2. Vizsgához rendelés A jelentkezők vizsgához rendelése során az alábbiak szerint szükséges eljárni. Ki kell választani azt a vizsgaeseményt, amire beosztani kívánjuk a jelentkezőket. Ezt követően megjelenik a lenti kép, ahol a bal oldalon megjelennek a beosztásra váró jelentkezők. A felkészítőhöz hasonlóan, a kék nyílra kattintva lehet őket az adott vizsgacsoporthoz hozzárendelni, a pirosra kattintva pedig visszavonni a beosztást. A beosztott jelentkező átkerül a táblázat jobb oldalára, az esemény alá. Amennyiben tévesen került rögzítésre (például a vizsgázó halasztani kíván, vagy tévesen került beosztásra), a piros, balra mutató nyílra kattintva törölni lehet a beosztást, törlés esetén a tisztviselő a felület bal oldalára kerül vissza, azon tisztviselők közé, akik még nem lettek beosztva, és ezt követően lehetőség nyílik egy másik csoportba történő beosztásra. 115

Automatikus tájékoztatás e-mailben A Probono lehetőséget biztosít arra, hogy a beosztott jelentkezőket (és referenseiket) egy automatikus email keretében tájékoztatni lehessen a beosztás tényéről. E-mailben megküldésre kerül az esemény időpontja és helyszíne. Az email tárgya a következő lesz: Értesítés a közigazgatási szakvizsga (vizsgaidőszak) képzési és vizsgaidőpontjairól. A levél az összes, az eseményhez tartozó jelentkező és azok képzési referense(i) is megkapják. A funkció a levél ikonnal jelölt részen érhető el, minden felkészítő és vizsgaeseménynél, az alábbi ikonra kattintva A jelentkezők egyéni( külön-külön) értesítésére jelenleg nincsen mód, így akit a csoportos kiértesítést követően rendel hozzá a csoporthoz a képzési referens, azt csak a Probono rendszeren kívül lehet értesíteni a beosztás tényéről. Emellett a jelentkező saját felületén a Képzéseim rovatban tájékozódhat a csoportbeosztásáról. 3.2.3.3. Vizsgabeosztás figyelése A funkció segítségével a rendszer figyelmezteti a szervezőt beosztáskor arra, hogy beosztani kívánt vizsgázónak van már olyan jelentkezése, amelyhez még nem történt meg az eredményrögzítés. Nevezett funkció segítségével elkerülhető, hogy a vizsgázó két különböző időpontú választható tárgyi vizsgára kerüljön beosztásra. A vizsgázó szakvizsga eseményre történő beosztásakor a rendszer figyeli, hogy a beosztani kívánt vizsgázó rendelkezik e már olyan jelentkezéssel, amely esetében nem történt eredményrögzítés. Ebben az esetben a rendszer a képen látható módon jelezi ezt a vizsgaszervezőnek egy felugró ablakban. 116

A figyelmeztetés tartalmazza a szervező nevét, valamint az időszakot és a konkrét eseményt, amire már korábban beosztásra került a vizsgázó. Ebben az esetben a vizsgázót nem lehet beosztani új eseményre mindaddig, amíg nem kerül lejelentkeztetésre az eseményről. 3.2.4. Átirányítás 3.2.4.1. Átirányítás kezdeményezése Az átirányítást a területileg illetékes vizsgaszervező (tehát aki átadja egy másik vizsgaszervezőnek a vizsgázót) kezdeményezheti, a Probono felületén. Erre az adott esemény jelentkezőinek kezelésénél van lehetőség. Első lépésként ki kell választani a megfelelő vizsgaidőszakot és a Programok ikonra kell kattintani. Második lépésként ki kell választani azokat a programokat, ahol átirányítást kell kezdeményezni, itt az Események menüpontra kell kattintani. 117

Harmadik lépésként ki kell választani az átirányítandó jelentkezőket, ehhez a Jelentkezések kezelése menüpontra kell kattintani. Az utolsó lépés a jelentkezők átirányítása (lenti kép), itt egyenként kell minden jelentkezőt átirányítani (amennyiben egynél több jelentkezőt érint az átirányítás). A pirossal megjelölt ikonra kattintás esetén egy felugró ablak jelenik meg, amely kilistázza azokat a közigazgatási szakvizsgával kapcsolatos eseményeket, amelyeket országosan meghirdettek. 118

Amennyiben olyan eseményre irányítják át a jelentkezőt, ami már betelt, a Probono ezt megjeleníti a képernyőn. Azok a jelentkezők, akiket átirányítottak, Átirányított címkét kapnak a felületen, és a beosztásukat sem lehet visszavonni (inaktív a visszavonó ikon). A beosztásra váró, átirányított jelentkezőket az alábbi módon jeleníti meg a rendszer. 3.2.4.2. Átirányítás fogadása A beérkezett átirányításról az átirányítást fogadó képzésszervező elektronikus értesítést kap. A beérkezett átirányítási kérelmeket az adott vizsgaidőszak kezdő felületén van lehetőség megtekinteni, az Átirányítások menüpontra kattintva. A beérkezett átirányítási kérelmeket a szervezőnek jogában áll elbírálni. A lenti képen látszik, hogy az átirányított személyt milyen eseményekre kell beosztani (kötelező felkészítő, kötelező vizsga, választható felkészítő, választható vizsga). Ha nem szerepel mind a négy oszlopban Elfogadás/Elutasítás opció, akkor csak azokból a részekből lett átirányítva, ami a képernyőn látszik. Példánkban szereplő vizsgázó csak a Kötelező tárgyi felkészítőre lett átirányítva. 119

Amennyiben fogadni kívánja a jelentkezőt, a zöld ikonra kattintva tudja megtenni, elutasítani a piros ikonra kattintva lehetséges. Az elutasított jelentkező ilyen esetben visszakerül a beosztásra várók közé, az eredetileg illetékes szervezőnél. Ha többrészből is átirányításra került, a befogadást részenként lehet és kell elbírálni. Akinek elutasították az átirányítását, vagy a fogadó hivatal szervezője az elfogadást követően megszüntette a beosztását, az a személy visszakerül a beosztásra várók közé, (az eredeti) területileg illetékes szervezőhöz! Előfordulhat, hogy az képzésszervező fogadja az átirányított jelentkezőt az átirányító vizsgaszervező által megjelölt csoport(ok)ban, de a fogadást követően másik csoportba szeretné beosztani. Ebben az esetben a rendszer ezt ugyanúgy kezeli, mintha elutasította volna az átirányítást, vagyis az átirányított jelentkező az eredeti képzésszervezőnél jelenik meg újra a beosztásra váró jelentkezők között. Ezt elkerülendő, javasoljuk, hogy átirányítás előtt egyeztessenek azzal a képzésszervezővel, ahová a jelentkezőt kívánják átirányítani, annak érdekében, hogy a megfelelő csoportba kerüljön beosztásra a vizsgázó. 3.2.5 Technikai vizsgacsoport létrehozása (Új funkció) A közigazgatási szakvizsga esetében lehetőség van ún. technikai vizsgacsoport létrehozására. A technikai vizsgacsoport célja, hogy lehetőséget teremt eredmény rögzítésére olyan vizsgázó esetében, aki igazoltan nem jelent meg a felkészítő konzultáción (igazolt távollétet rögzítettek a számukra), vagy, ha halasztani kíván a lejelentkezési határidőn túl. A technikai csoportok speciális tulajdonságai: - a vizsgázók nem tudnak rá közvetlenül jelentkezni, csak és kizárólag a vizsgaszervezők részére jelenik meg; - csak igazolt vagy igazolatlan távollétet lehet eredményként rögzíteni. Az alábbi példában a kötelező tárgyon keresztül fogjuk bemutatni a funkció működését. Ezeket a lépéseket az összes olyan választható tárgy esetében is célszerű elvégezni, amiből a szervező 120

vizsgát szervez! Amennyiben a szervező az adott választható tárgyból nem szervez vizsgát, csak átirányítja a vizsgázóit másik szervezőhöz, a technikai vizsgacsoport létrehozása elhagyható. Technikai vizsgacsoport létrehozásához először a menüpontra, majd azt követően az opcióra kell kattintani. A Probono ezt követően kilistázza az összes meghirdetett, vagy meghirdetésre váró vizsgaidőszakot. Itt ki kell választani azt a vizsgaidőszakot, amiben technikai vizsgaeseményeket szeretnénk létrehozni. Ezt követően válasszuk ki azokat a tárgyakat, amikből vizsgákat szervezünk, az menüpontra kattintva. Az alábbi lépéseket az összes olyan választható tárgy esetében célszerű elvégezni, amiből a szervező vizsgát szervez! 121

A Probono ezt követően kilistázza az összes felkészítő és vizsgaidőpontot. Mivel technikai eseményt csak vizsga esetén lehet létrehozni, ezért le kell görgetni a vizsgákhoz, és az gombra kattintva lehet új vizsgát létrehozni. A technikai vizsgaeseménynél az alábbi adatokat kötelező megadni: - Vizsgaesemény neve; - Kezdő-záró dátum. A záró dátumot célszerű az adott év utolsó munkanapjára létrehozni, hogy évközben bármikor át lehessen mozgatni rá az érintett vizsgázókat. A vizsgának célszerű olyan nevet adni, hogy a 122

szervező meg tudja különböztetni az elnevezés alapján a technikai vizsgákat a hagyományos vizsgáktól. A mentést követően az újonnan létrehozott esemény megjelenik a vizsgák között. 3.2.6 Vizsganyilvántartás (Új funkció) A Probono rendszer lehetőséget teremt, hogy a vizsgaszervező az év zárásakor elkészítse az adott vizsgaszervező helyre vonatkozó vizsganyilvántartó könyvet. A funkció elérhető az összes, vizsgaszervezői jogosultsággal rendelkező felhasználó számára, természetesen az adott szervezőre korlátozottan. Az országos nyilvántartás vezetése a Nemzeti Közszolgálati Egyetem feladata. A nyilvántartásban a vizsgaszervező által adott időszakban lebonyolított összes sikeresen teljesített vizsga eredménye szerepel, 2015.01.01-től kezdve, bizonyítvány sorszám szerint rendezve. A nyilvántartás alapját a rendszer által tárolt, vizsgaalkalmak során előállított jegyzőkönyvi adatok képezik. Vizsgaszervező neve Vizsgaszervező város Választott tárgy elnevezése Bizonyítvány sorszáma Bizonyítvány kelte Bizonyítvány minősítése Kötelező vizsga minősítése Kötelező írásbeli vizsga eredménye Kötelező szóbeli vizsga eredménye Választható vizsga minősítése Választható írásbeli vizsga eredménye Választható szóbeli vizsga eredménye Vizsgázó neve Vizsgázó születési neve 123

Születési hely Születési idő Anyja neve Munkáltató neve Munkáltató címe Vizsgabiztos neve Vizsgabizottság elnökének neve Vizsgabizottsági tag neve Vizsgabizottsági tag neve A funkció használata A vizsganyilvántartót a, azon belül az menüpontban lehetséges elérni. Meg kell adni a letölteni kívánt időszak első napját (Kezdő dátum), és az utolsót (Záró dátum). A szervezetválasztó csak az NKE adminisztrátorai számára érhető el, egyébként a vizsgaszervezőt foglalkoztató kormányhivatal neve jelenik meg. 3.2.7 Eredménytörlési funkció felkészítők esetében (Új funkció) Abban az esetben, ha a tisztviselő nem tud megjelenni azon a felkészítő konzultáción, amire jelentkezett, a szervezőnek be kell rögzítenie az igazolt/igazolatlan távolmaradást. Indokolt esetben a szervező az eredményrögzítést követő 168 órán belül eltörölheti a beállított eredményt (a távolmaradást), és beoszthatja a vizsgázót egy másik felkészítő eseményre. 3.3 Szakvizsga feladatlap igénylés (Új funkció) A szakvizsga feladatsor megrendeléseket a jövőben nem kell írásos formában megküldeni az NKE ÁKK VTKK felé, hanem a Probono rendszeren keresztül automatikus lesz a folyamat. Amikor a szervező létrehoz egy kötelező vagy egy választott tárgyi vizsgát, az NKE ÁKK VTKK feladatlap adminisztrálással foglalkozó munkatársa értesítést kap erről. A rendszerben folyamatosan nyomon követhető, hogy az egyes vizsgákhoz tartozó feladatsorok milyen fázisban tartanak (ez a feladatlap adminisztrátor feladata, hogy a változásokat rögzítse a rendszerben). 124

A funkció használata A feladatsorok állapotát az alábbi módon lehet leellenőrizni. Először kattintsunk a, azon belül a menüpontokra. Ezt követően válasszuk ki azt a vizsgaidőszakot, ahol a vizsgát létrehoztuk. A funkció az összes tárgy (kötelező és választott) esetében azonos módon működik. Mi az alábbiakban egy a kötelező tárgyi vizsgára vonatkozó megrendelést szemléltetünk. A Probono ezt követően kilistázza a létrehozott időpontokat. A feladatsorok státuszát a Feladatlap megrendelés státusza oszlop mutatja. Jelenleg mindhárom vizsga státusza üres, vagyis az adminisztrátor még nem kezdte el a feladatsorok generálását. Amikor a feladatlap adminisztrátor megkezdi a feladatlapok és a megoldások előkészítését, ezt rögzíti a saját felületén, ami a szervezők számára az alábbi módon jelenik meg: 125

A rendszer a feladatlapok megrendelésének változásáról e-mail üzenet formájában is tájékoztatja a szervezőt. Tisztelt Szakvizsgaszervező! A 2016. március 21. 01. csoport K1 (kezdő dátum: 2016.03.21) vizsgaeseményhez tartozó feladatlap megrendelés státusza megváltozott. Aktuális státusz: Feldolgozás alatt Üdvözlettel Nemzeti Közszolgálati Egyetem Ha a szakvizsga feladatlap elkészült, az adminisztrátor átállítja a státuszt, és feltölti a feladatlapokat a Probono-ra, és onnan lehet letölteni azokat a megfelelő jogosultsággal rendelkező szervezőnek. A rendszer a feladatlapok megrendelésének változásáról, azaz, hogy elkészült az adott vizsganapra szóló feladatlap és megoldás, ismét e-mail üzenet formájában tájékoztatja a szervezőt. Tisztelt Szakvizsgaszervező! A 2016. március 21. 01. csoport K1 (kezdő dátum: 2016.03.21) vizsgaeseményhez tartozó feladatlap megrendelés státusza megváltozott. Aktuális státusz: Letölthető Üdvözlettel Nemzeti Közszolgálati Egyetem Fontos megemlíteni, hogy a feladatsorok és megoldókulcsok letöltése csak és kizárólag Feladatlap adminisztrátor jogosultsággal érhető el! Ez a jogosultság nem igényelhető, az NKE ÁKK VTKK látja el ilyen jogosultsággal a szervezőket (várhatóan szervezetenként 1-2 személyt). A jogosultság kiosztással kapcsolatban a későbbiekben nyújtunk tájékoztatást. 126

3.4 A felkészítő konzultációkat és vizsgaszervezést támogató sablonok letöltése A ProBono felület kezeli a felkészítőkhöz és vizsgákhoz előírt dokumentumokat. A rendszer az összes sablonba belegenerálja a rendszerben tárolt adatokat(pl. időpont, vizsgázók adatai, vizsgabizottság tagjai, stb.). Ami nem kerül kitöltésre: aláírás (ha szükséges, pl. jelenléti ív, haladási napló, értékelő lap esetén), érdemjegy. A sablonokat az eseményválasztó segítségével lehet elérni. A legördülő menüben kiválasztható lesz az összes dokumentum, csoportonkénti bontásban. Felkészítő konzultációk esetében az alábbi sablonok tölthetők le: mappalista, ajtólista, jelenléti ív (modulonként), program és elégedettségmérő kérdőív. Letöltésük a Letöltések menüpontra kattintva lehetséges. A Vizsgaidőpont menüpont esetében az alábbi dokumentumok letöltése érhető el: mappalista, ajtólista, jelenléti ív, értékelő lap, jegyzőkönyvek. (A bizonyítványok generálását a 2.4.2. alfejezetben mutattuk be. A Bizonyítványokat a vizsgaszervező nem nyomtatja ki, azok generálása egyénenként történik, melyeket az NKE képviselője fokozott minősítésű elektronikus aláírásával lát el a rendszer.) 127

Jegyzőkönyvek esetében a portál egy tömörített,.zip állományt kínál fel letöltésre, ennek kitömörítésére - régebbi Windows operációs rendszerek esetében - segéd programra (WinZip, WinRar) lehet szükség Ebben az esetben célszerű a rendszergazdához fordulni, és a segítségét kérni. Windows 7, Windows 8 esetében az operációs rendszer segédprogram nélkül képes a kitömörítés elvégzésre. Figyelem!!!A bizonyítványok éjszakánként generálódnak, ekkor kerül rögzítésre a sorszám is. A bizonyítvány letöltése a vizsgát követő napon lehetséges a vizsgázó és a képzési referens számára egyaránt. 128

3.5. Eredmények rögzítése a Probono felületén Eredmények rögzítésére az eredményrögzítő felületen van lehetőség. Eredményt rögzíteni mind a felkészítő, mind a vizsgaidőpontok esetében szükséges. Az eredményrögzítő felületet (mind a felkészítő konzultációk, mind a vizsgák esetében) oly módon lehetséges elérni, hogy az adott eseménynél a Műveletek résznél az eredmények rögzítése menüpontra kattintunk. 129

3.5.1 A felkészítő konzultációk eredményének rögzítése A felkészítő konzultációk esetében az alábbi felület jelenik meg. A táblázat tartalmazza az adott felkészítőre beosztottak névsorát és azok munkáltatóit. A felület támogatja a gyors rögzítést, és alapesetként kínálja fel, hogy valamennyi beosztott tisztviselő részt vett a felkészítő konzultáción, ehhez a legfelső Megjelent opcióra kell kattintani. Hasonlóképp működik a dátum rögzítése is, amennyiben a legfelső, ún. checkbox -ot bepipálja a szervező, mindenkinek az ott rögzített dátumot állítja be a portál. Amennyiben a jelentkező nem vett részt a felkészítőn, úgy a távolmaradás tényét kell rögzíteni: ekkor egyedileg kell a nem opciót kiválasztani. Ha a vizsgázó Megjelent beállítást kap, akkor az utolsó oszlop ( Igazolt távolmaradás ) értelemszerűen üresen marad. Figyelem!!!! Javasoljuk, hogy a felkészítő konzultáción történő részvételt legkésőbb a kötelező felkészítő konzultációk esetében az utolsó modul oktatási napját, a választott tárgyi felkészítő konzultáció esetében a konzultációt követő munkanapon rögzítsék! 3.5.2 A vizsga eredmények rögzítése A vizsga eredményének rögzítését a vizsga befejezését követően haladéktalanul meg kell tenni. Az eredmények rögzítése a képzésszervező/vizsgabiztos feladata. 130

Az azonnali rögzítés indoka: a jegyzőkönyv egyszerű másolatának átadásával történik a vizsgázó tájékoztatása a vizsgán elért eredményről, így a vizsga befejezését követően rögzített eredmények a kiosztandó jegyzőkönyveken megjelennek. A vizsgák eredményeinek rögzítése az alábbi felületen történik. A pirossal jelölt rész az Eredmények rögzítése menüpontra mutat, erre kattintva a következő kép jelenik meg. Az első három oszlopban nincs eltérés, a felkészítőnél látott metódushoz hasonlóan működik. Az érdemjegyek megadását követően a rendszer automatikusan kiszámolja a minősítést. Amennyiben a vizsgázó egyik érdemjegye elégtelen (1-es érdemjegy), a minősítése ismétlővizsgára kötelezett - re változik. Ha a vizsgázó nem jelent meg, úgy eredményét nem lehet rögzíteni, így minősítést sem kap. A közigazgatási szakvizsga eredményeinek rögzítése akkor történik meg, amikor a vizsgacsoport valamennyi vizsgázójának eredménye ismert: ezt követően a képzésszervező az értékelőlapon szereplő érdemjegyek, és a vizsgázó státusza (megjelent/nem jelent meg, igazolt távolmaradás) alapján kitölti az eredményrögzítő felületet, majd legenerálja/kinyomtatja/ a jegyzőkönyveket, ezeket a vizsgabizottság tagjaival aláíratja és a jegyzőkönyvek egyszerű másolatát a vizsgázó részére a vizsgabizottság átadja. 131

Ha mind a kötelező, mind a választható tárgy eredménye ismert, a felület automatikusan bizonyítványt generál a tisztviselőnek. A bizonyítvány a vizsga eredményének rögzítését követő napon tölthető le. A vizsgázók a bizonyítványt a Személyes oldalam/képzéseim menüpontban találják meg. A képzési referensek az Adminisztráció/Felhasználók menüpontból érik el az adott tisztviselő bizonyítványát, ha rászűrnek a vizsgázó(k)ra, majd a Képzések fülre kattintanak.(ld. bővebben 2.7. fejezet) Ha a vizsgázónak helytelen eredmény lett rögzítve, lehetséges módosítani, de csak az eredményrögzítés napján! Ennek oka, hogy a bizonyítványok az eredményrögzítés napján, a késő esti órákban generálódnak, így a bizonyítvány generálását követően eredményt módosítani már nem lehetséges. 3.5.3 Bizonyítványok letöltése funkció A képzésszervezői és vizsgaszervezői jogosultsággal rendelkező felhasználók a felület segítségével letölthetik a Probono által korábban legenerált bizonyítványokat. Ez a funkció abban az esetben lehet hasznos, ha egy vizsgázó másolatot kér a bizonyítványáról. A képzésszervező felületen az alábbi lépések segítségével tölthetők le a korábbi bizonyítványok, ügykezelői alapvizsga, közigazgatási alapvizsga és közigazgatási szakvizsga esetében egyaránt. 1. A menüsorban a Képzések megvalósítása gombra kell kattintani. 2. Ezt követően ki kell választani azt a vizsgatípust (ügykezelői alapvizsga, közigazgatási alapvizsga és közigazgatási szakvizsga) amelyik esetében bizonyítványt szeretnénk letölteni. A felület felépítése és működése mindhárom vizsgatípus esetében megegyezik. A példánkban a közigazgatási szakvizsga szervező felületén keresztül mutatjuk be a bizonyítvány letöltése funkció működését. 132

3. A Képzések megvalósítás menüpont Szakvizsga szervezés almenüpontjára történő kattintást követően az alábbi felület fog látszódni. 4. Kattintsunk jobb szélen a Tanúsítványok feliratú gombra! Ezt követően az alábbi felület fog megjelenni: 133

A felület segítségével lehetőség van konkrét időszakra történő szűrésre. Ebben az esetben a piros körrel jelölt részen be kell állítani a kezdő-, illetve záró dátumot. A Szűkítés gomb megnyomásával lehet a beállított időszakra szűrni. A kék körrel jelölt részre történő kattintással Tanúsítványok letöltése a kiválasztott időszak összes bizonyítványa letölthető, a képen zöld körrel jelölt szimbólum segítségével pedig egyenként (vizsgázónként) is letölthető a bizonyítvány. Az alsó narancssárga színnel jelölt rész segítségével beállítható az oldalanként megjelenő vizsgázók száma, illetve ugyanezen rész segítségével lehet lapozni az oldalakat abban az esetben, ha több oldal is rendelkezésre áll. A bizonyítvány pdf. formátumban kerül letöltésre. 3.5.4. Halasztó vizsgázók státuszának kezelése A vizsgázók halasztási díjának nyomon követhetősége és a halasztás számlázása érdekében bevezetésre kerül a halasztás adminisztrációja a Probono rendszerben. A halasztás az ügykezelői alapvizsga, közigazgatási alapvizsga, közigazgatási szakvizsga esetében az eredményrögzítő felületen a jelenlét rögzítésnél érhető el. Funkcióját tekintve lényegében ugyanazt jelenti, mint az igazoltan nem jelent meg opció, azonban mégis jelentőséggel bír, hogy a halasztás vagy az igazoltan nem jelent meg lehetőség beállítása történik meg. Mielőtt a funkció használata bemutatásra kerül, szükség van a fenti két fogalmak közötti különbség megértésére. Igazoltan nem jelent meg opciót azok esetében kell beállítani, akik a konkrét felkészítő-, illetve vizsgaalkalomra beosztásra kerültek, de a felkészítőn, illetve a vizsgán nem jelentek meg, és munkáltatójuk 8 munkanapon belül igazolta a vizsgaszervező felé a távollétüket. (Ez esetben a távolmaradás igazolása az eredményrögzítéskor, vagy a felkészítő-, illetve a vizsga időpontját követően történik meg.) 134

Halasztás: A halasztás abban tér el az igazoltan nem jelent meg opciótól, hogy halasztás opció használata esetén a rendszer halasztási díjat számol fel. Minden olyan esetben, tehát amikor a vizsgázó már egy alkalommal igazoltan távolmaradt a vizsgától és részre Igazoltan nem jelent meg állapot kerül berögzítésre, akkor második távolmaradás esetén a halasztás opciót kell alkalmazni. A halasztás opció alkalmazása esetén a rendszer a vizsgadíj 10%-át halasztási díjként rögzíti, melyet a vizsgaszervező a rendszer nyilvántartása alapján kiszámláz a tisztviselő munkáltatójának. Abban az esetben, ha már volt egy igazolt távolmaradása a vizsgázónak, akkor a rendszer a halasztás opciónk kívül más lehetőség rögzítését már nem fogja lehetővé tenni. Minden esetben az első halasztás (= igazolt távollét) az ingyenes, ezt követően a további halasztásért fizetni kell. Ha már volt egy igazolt távolléte a tisztviselőnek, akkor a második távollét már halasztásnak minősül, a Halasztás gomb csak ekkor fog megjelenni. A halasztás közigazgatási szakvizsga esetében az eredményrögzítő felületen érhető el: 135

136

3.5.5. Ismétlő- és halasztott vizsgára kötelezettek kezelése, korábbi eredmények beszámítása Ismétlővizsgára, illetve halasztott vizsgára beosztani csak azt a jelentkezőt lehetséges, aki számára a szakvizsga újra betervezésre került, továbbá érvényes jelentkezése van a sikertelen vizsgát követő vizsgaidőszakra. Figyelem!!!! Ha a közigazgatási szakvizsga program újra betervezésre kerül a vizsgázó egyéni továbbképzési tervébe, a normatíva nem kerül újra levonásra. A Probono rendszer nyilvántartja az összes, sikertelen/halasztott vizsgaeseményt, az eredményekkel együtt. Ezek lekérdezésére külön felület áll rendelkezésre, amelyen a korábbi eredmények beszámítását a képzésszervezőnek ki kell jelölnie. A beszámításkor az adott vizsga/vizsgarész érdemjegyeit figyelembe veszi a Probono, így pl. ha a tisztviselőnek van sikeres (tehát nem elégtelen érdemjegye) kötelező, vagy választott tárgyi vizsgája (írásbeli, vagy szóbeli részekből), akkor a tisztviselőt, azokból a vizsgarészekből nem lehetséges új vizsgacsoportba beosztani. Hangsúlyozzuk, a korábbi vizsgaeredmények beszámítása csak akkor történik meg, ha a képzésszervező ezt az alább bemutatandó felületen kijelöli. Részeredmény beszámítása. A részeredmények kezelés automatikusan történik, ehhez akkor kell hozzányúlni, ha a vizsgázó javítani szeretne (sikeres teljesítést követően jobb érdemjegy reményében)! Fontos megjegyezni, hogy a felület csak akkor számítja be a kötelező tárgyi eredményeket, ha a korábbi és a mostani választott tárgy megegyezik, ellenkező esetben nem! A funkciót az alábbi módon lehetséges elérni. Az adott vizsgaidőszakon belül bármelyik Események menüpontra kattintva lehetséges elérni a felületet. (A példában a kötelező tárgyon keresztül kerül bemutatásra.) A funkciót az alábbi módon lehetséges elérni. Az adott vizsgaidőszakon belül bármelyik Események menüpontra kattintva lehetséges elérni a felületet. (A példában a kötelező tárgyon keresztül kerül bemutatásra.) 137

Ezt követően az alábbi felület jelenik meg, itt a ikonra kell kattintani. Az ismétlővizsgázók funkció az alábbi felületet jeleníti meg. 138

A felület megjeleníti a vizsgázó korábbi eredményeit: kötelező írásbeli vizsga kötelező szóbeli vizsga választott tárgyi írásbeli vizsga választott tárgyi szóbeli vizsga Ahol a nincs sikeres eredménye felirat jelenik meg, abból a vizsgatípusból a vizsgázónak nincsen nyilvántartott eredménye. Amennyiben nyilvántartott eredménnyel rendelkezik a vizsgázó, akkor az eredmény jelenik meg [pl. az eredmény megszerzésének időpontjával, pl.: 2014.09.30-jó (4)], mellette pedig egy un. checkbox. Ezt a checkbox -ot, ha bepipáljuk, a vizsgázó eredménye beszámítódik, és ebből következően nem lehet beosztani az adott vizsgára, továbbá az értékelőlapon is megjelenik az eredmény. Amennyiben a vizsgázó halasztott, azt beszámítani nem kell és nem is lehetséges! Fontos megemlíteni, hogy amennyiben a tisztviselőt átirányítja a területileg illetékes vizsgaszervező egy másik szervezőhöz, a beszámítást MINDIG abban a vizsgaidőszakban kell ellenőrizni, ahova az eredeti jelentkezése szól!!! Tehát, ha Gipsz Jakab területileg illetékes szervezője a Nógrád Megyei Kormányhivatal, és onnan, bármilyen okból kifolyólag, átirányításra kerül a Heves Megyei Kormányhivatalhoz, akkor is a Nógrád Megyei Kormányhivatal szervezőinek kell ellenőrizni a beszámítást. Figyelem!!!! Ha a checkbox ban nem történik meg a kijelölés ( nem lesz bepipálva ) akkor a vizsgázót a rendszer jóllehet, van sikeres vizsgája- újra beoszthatóként jeleníti meg ( engedi vizsgaeseményre beosztani ), ezért kérjük, hogy e felület kezelésére kiemelt figyelmet fordítsanak. 139

Értelemszerűen akkor érdemes a mezőt üresen ( kipipálatlanul ) hagyni, ha a vizsgázó javítóvizsgát szeretne tenni (azaz nem elégtelen eredményét szeretné javítani). 3.5.4.1 Példa a beszámítás kezelésére Gipsz Jakab tisztviselő jelentkezett az NKE 2014. második félévi vizsgaidőszakára, ahol az alábbi eredmények rögzítése történt meg: Kötelező tárgy esetén: Választott tárgy esetén: Gipsz Jakab sikeresen teljesítette a szakvizsga kötelező tárgyi vizsgarészét, majd munkahelyi elfoglaltsága miatt a választott tárgyi vizsgarész halasztását kérte. Ezt követően a tisztviselő újra beadta jelentkezését az NKE 2015. első félévi vizsgaidőszakára, hogy teljesítse a választható tárgyi részt is. Az ismétlővizsgázók menüpontban az alábbi eredmények szerepelnek ebben az esetben: Példánkból látható, hogy a korábban szerzett érdemjegyek beszámítása automatikusan megtörtént, és a választott tárgyi rész halasztása miatt, a választott tárgyi írásbeli és szóbeli eredmény helyén a nincs sikeres eredménye felirat jelenik meg automatikusan. A vizsgaszervező Gipsz Jakabot 2015.06.22. osztotta be a választott tárgyi vizsgarészre, aki a vizsgán megjelent és az alábbi eredményeket rögzítették neki. 140

Mivel a kötelező tárgyi részt már korábban teljesítette (és az automatikusan beszámításra került), illetve a választott tárgyi részt is sikeresen elvégezte, ezért a vizsga másnapján legenerálódott neki a bizonyítván 3.5.5 A közigazgatási szakvizsga jelentkezések kezelése a képzésszervezők szemszögéből A közigazgatási szakvizsgázók jelentkezéseit a legújabb fejlesztésnek köszönhetően a szervezők is módosíthatják. A funkció használata (A funkciót a Kézikönyv 3.1-es alfejezetébe építettük be.) A funkció használatához a Képzések megvalósítása/szakvizsgaszervezés menüpontokra kell kattintani. Ezt követően ki kell választani a megfelelő szakvizsgaidőszakot, ahol a jelentkezőket kívánjuk kezelni, a menüpontra kattintva. 141

A kívánt időszakban a menüpontra kell kattintani. A kattintást követően egy új felület fog betöltődni. A Probono kilistázza a vizsgaidőszakra jelentkeztetett vizsgázókat, az alábbi módon. 142

Jelentkezést törölni a ikonra kattintva lehetséges, azonban a törlést kötelező indokolni (indoklás nélkül nem lehetséges törölni)! Az indoklás az alábbi képen szereplő módon történik. Amit a szervező beír a Törlés indoklása mezőbe (maximum 1000 karakter), azt megkapja az érintett vizsgázó, és annak képzési referense is, emailben. Ebből kifolyólag kérjük, hogy csak vállalható tartalmú indoklást írjanak! Felhívjuk a szervezők figyelmét, hogy a funkció csak és kizárólag az alábbi két esetben használható! Ha a vizsgázónak a jelentkeztetést követően megszűnik a jogviszonya. Ha olyan vizsgaidőszakra jelentkezik, amin nincs joga részt venni (pl. pótvizsgaidőszakra jelentkezik az a vizsgázó, akinek ez az első jelentkezése). 3.5.6. A számlázás folyamata a Probono rendszerben A közigazgatási szakvizsga költségét a munkáltató köteles megtéríteni. A költségtérítés módjai: 143

a közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX.28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közigazgatási szervek a továbbképzési hozzájárulás ( normatíva ) megfizetésével rendezik a szakvizsga díját; míg az előzőekben megnevezett kormányrendelet hatálya alá nem tartozó szervek a vizsgaszervező által kiállított számla alapján fizetik meg a szakvizsga díját. A számlázáshoz szükséges adatokat csakúgy, mint a normatíva terhére elszámolt szakvizsga díjat a vizsgaidőszakon belül, az Események menüpontra kattintva lehet nyomon követni, illetve kinyerni. Ezt követően a menüpontra kell kattintani. 144

A kattintást követően a Probono letölti az exceltáblát. Az exceltábla tartalmazza a vizsgaidőszakra beosztott tisztviselők adatait, felkészítő és vizsgaeredményeit, a teljesség kedvéért felsoroljuk: Az excel táblázat az alábbi adatokat tartalmazza: Vizsgaszervező neve: annak a vizsgaszervezőnek a megnevezése kerül ide, ahol a vizsgázó a szakvizsgára jelentkezett; Program neve: a vizsgázó választott tárgya; Vizsgázó a-mail címe: a vizsgázó rendszerben szereplő email címe; Vizsgázó neve: a vizsgázó viselt neve; Munkáltató TK hatálya alá esik-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Munkáltató neve: a munkáltató MÁK által tárolt neve; Munkáltató PIR száma: a munkáltató MÁK által tárolt PIR azonosítója; Munkáltató telephely sorszáma: a mennyiben a munkáltató MÁK által tárolt telephelyekkel rendelkezik, akkor annak a sorszáma jelenik meg; Munkáltató címe: a munkáltató MÁK által nyilvántartott címe; Munkáltató adószáma: a munkáltató MÁK által nyilvántartott adószáma; Munkáltató AHTI száma: a munkáltató MÁK által nyilvántartott ÁHTI száma; Vizsgaidőszak neve: a szervező által létrehozott vizsgaidőszak megnevezése; Vizsgaidőszak kezdete: a vizsgaidőszak kezdő dátuma; Vizsgaidőszak vége: a vizsgaidőszak záródátuma; Kötelező tárgyi felkészítő esemény neve: a felkészítő esemény megnevezése; Kötelező tárgyi felkészítő esemény kezdő dátuma: a felkészítő esemény kezdő dátuma; Kötelező tárgyi felkészítőn résztvett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi felkészítőről indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi felkészítő sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi felkészítőn volt már korábban: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N), csak a 2015-ös évtől kezdve tároljuk; 145

Választható tárgyi felkészítő esemény neve: a felkészítő esemény megnevezése; Választható tárgyi felkészítő esemény kezdő dátuma: a felkészítő esemény kezdő dátuma; Választható tárgyi felkészítőn részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi felkészítőről indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi felkészítő sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi felkészítőn volt már korábban: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N), csak a 2015-ös évtől kezdve tároljuk; Kötelező tárgyi vizsga esemény neve: a vizsgaesemény megnevezése; Kötelező tárgyi vizsga esemény dátuma: a vizsgaesemény napja; Kötelező tárgyi írásbeli vizsgán részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi írásbeli vizsgáról indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi írásbeli vizsga sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi írásbeli vizsga eredménye: a vizsgaeredmény érdemjegye; Kötelező tárgyi írásbeli vizsga értékelése: a vizsgaeredmény értékelése; Kötelező tárgyi írásbeli vizsga beszámított eredmény-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi szóbeli vizsgán részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi szóbeli vizsgáról indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N) Kötelező tárgyi szóbeli vizsga sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi szóbeli vizsga eredménye: a vizsgaeredmény érdemjegye; Kötelező tárgyi szóbeli vizsga értékelése: a vizsgaeredmény értékelése; Kötelező tárgyi szóbeli vizsga beszámított eredmény-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N) Választható tárgyi vizsga esemény neve: a vizsgaeredmény értékelése; Választható tárgyi vizsga esemény dátuma: a vizsgaesemény napja; Választható tárgyi írásbeli vizsgán részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi írásbeli vizsgáról igazoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi írásbeli vizsga sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi írásbeli vizsga eredménye: a vizsgaeredmény érdemjegye; Választható tárgyi írásbeli vizsga értékelése: a vizsgaeredmény értékelése; Választható tárgyi írásbeli vizsga beszámított eredmény-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi szóbeli vizsgán részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi szóbeli vizsgáról indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi szóbeli vizsga sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi szóbeli vizsga eredménye: a vizsgaeredmény érdemjegye; Választható tárgyi szóbeli vizsga értékelése: a vizsgaeredmény értékelése; Választható tárgyi szóbeli vizsga beszámított eredmény-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Teljesítés dátuma: az a nap, amikor a vizsgázó az utolsó vizsgáját is sikeresen teljesíti; Teljesítés sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Bizonyítvány sorszám: a bizonyítvány sorszáma, az utolsó (sikeres) vizsgaeredmény rögzítésének másnapjától érhető el; Teljes díj: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező vizsga pótdíj (I/N) 146

Választható vizsga pótdíj(i/n) Szakvizsga első próbálkozás időpontja (2 éves szabályhoz): az első rögzített sikertelen eredmény dátumát jeleníti meg a rendszer; Költség (ha TK-s akkor normatívából) elvileg ebben a vizsgaidőszakban került levonásra: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); A táblázattal kapcsolatban az alábbiakat jegyezzük meg: A táblázatban előfordulhat, hogy egy vizsgázó többszörösen jelenik meg, ennek oka, hogy a vizsgázó halasztott, vagy ismétlővizsgára kötelezett. A táblázatban a többszörösen szereplő vizsgázók az egyszerűség kedvéért egymás után jelennek meg. A táblázat a vizsgázók teljes életútját (azaz a korábbi években, vizsgaidőszakokban tett eredményeit is) tartalmazza. Felkészítő eseményekkel kapcsolatban fontos megjegyezni, hogy a 2013-2014-ben megkezdett szakvizsgák esetében a vizsgázók számára nincs nyilvántartva a felkészítő tanfolyamokon való részvétel. A táblázat mutatja a 2013-2014. évben megkezdett vizsgákat is, illetve a korábbi években elszámolást tényét: azaz a vizsga normatíva terhére el lett-e számolva, vagy ki lett-e számlázva. A számlakiállítás eseteit a közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet rendezi. 3.5.7 Szakvizsga eredmények adatexport funkció ismertetése Az közigazgatási eredmények adatexport funkció a képzésszervezői jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el. A funkciót biztosító szűrő felület közvetlenül a szakvizsga szervezői felület bal oldali felső részére történő kattintással érhető el. A szakvizsga eredmények adatexport funkció a bizonyítvány sorszám adatexport funkcióhoz képest több adatot képes egy Excel táblán belül megjeleníteni, az alábbiakban felsorolásszerűen ismertetjük a táblázatban szereplő adattartalmakat. A funkció segítségével egy Excel táblázat tölthető le, mely a következő adatelemeket tartalmazza: - Vizsgaszervező neve - Választható tárgy - Vizsgázó e-mail címe - Vizsgázó neve - Munkáltató TK hatálya alá esik-e 147

- Munkáltató neve - Munkáltató PIR száma - Munkáltató telephely sorszáma - Munkáltató címe - Munkáltató adószáma - Munkáltató AHTI száma - Vizsgaidőszak neve - Vizsgaidőszak kezdő dátuma - Vizsgaidőszak záró dátuma - Kötelező felkészítő esemény neve - Kötelező felkészítő esemény kezdő dátuma - Kötelező felkészítőn részt vett - Kötelező felkészítőről indokoltan volt távol - Kötelező felkészítő sikeres - Kötelező felkészítőn volt már korábban - Választható felkészítő esemény neve - Választható felkészítő esemény kezdő dátuma - Választható felkészítőn részt vett - Választható felkészítőről indokoltan volt távol - Választható felkészítő sikeres - Választható felkészítőn volt már korábban - Kötelező írásbeli vizsga esemény neve - Kötelező írásbeli vizsga esemény dátuma - Kötelező írásbeli vizsgaszervező - Kötelező írásbeli vizsgán részt vett - Kötelező írásbeli vizsgáról indokoltan volt távol - Kötelező írásbeli vizsga sikeres - Kötelező írásbeli vizsga eredménye - Kötelező írásbeli vizsga értékelése - Kötelező írásbeli vizsga beszámított eredmény-e - Kötelező szóbeli vizsga esemény neve - Kötelező szóbeli vizsga esemény dátuma - Kötelező szóbeli vizsga szervező - Kötelező szóbeli vizsgán részt vett - Kötelező szóbeli vizsgáról indokoltan volt távol - Kötelező szóbeli vizsga sikeres - Kötelező szóbeli vizsga eredménye - Kötelező szóbeli vizsga értékelése - Kötelező szóbeli vizsga beszámított eredmény-e - Választható írásbeli vizsga esemény neve - Választható írásbeli vizsga esemény dátuma - Választható írásbeli vizsga szervező - Választható írásbeli vizsgán részt vett - Választható írásbeli vizsgáról indokoltan volt távol 148

- Választható írásbeli vizsga sikeres - Választható írásbeli vizsga eredménye - Választható írásbeli vizsga értékelése - Választható írásbeli vizsga beszámított eredmény-e - Választható szóbeli vizsga esemény neve - Választható szóbeli vizsga esemény dátuma - Választható szóbeli vizsga szervező - Választható szóbeli vizsgán részt vett - Választható szóbeli vizsgáról indokoltan volt távol - Választható szóbeli vizsga sikeres - Választható szóbeli vizsga eredménye - Választható szóbeli vizsga értékelése - Választható szóbeli vizsga beszámított eredmény-e - Teljesítés dátuma - Teljesítés sikeressége - Bizonyítvány sorszáma - Teljes díj - Kötelező vizsga pótdíj - Választható vizsga pótdíj - Első sikertelen szakvizsga (2 éves szabályhoz) - Költség (ha TK-s akkor normatívából) elvileg ebben a vizsgaidőszakban került levonásra 3.5.8 Beosztott oktató adatexport, valamint Vizsgabizottsági tagok beosztása adatexport A Probono rendszer lehetőséget teremt arra, hogy a képzés- és vizsgaszervező letölthesse a felkért és beosztott oktatók listáját tartalmazó Excel táblázatot a felületről. A funkció elérhető az összes, képzés- és vizsgaszervezői jogosultsággal rendelkező felhasználó számára, természetesen az adott szervezőre korlátozottan. A letölthető Excel táblázat az alábbi adatokat tartalmazza: Vizsgaszervező neve, Program neve, Konzultáció neve, Konzultáció kezdődátuma, Konzultáció kezdő időpontja, Konzultáció záró dátuma, Oktatott modul, Modul helyszíne, Modul oktatásának kezdő dátuma, Konzulens viselt neve, Konzulens beosztásának kezdő időpontja, Konzulens által oktatott óraszám. A funkció használata 149

A Beosztott oktató adatexport funkciót a, azon belül az vagy az vagy a almenüpontban lehet elérni, attól függően, hogy melyik vizsgatípus esetében szeretnénk az adatexport funkciót használni. Mindhárom vizsgatípus esetében elérhető a funkció! Miután rákattintottunk az Ügykezelői alapvizsga szervezés vagy az Alapvizsga szervezés vagy a Szakvizsga szervezés almenüpontra (attól függően, hogy mely adatokat szeretnénk lekérdezni), a felületen rá kell kattintani az Adatexportok feliratra és le kell nyitni a felületet a megfelelő adatexport funkció kiválasztásához. Meg kell adni a letölteni kívánt időszak első napját (Kezdő dátum), és az utolsót (Záró dátum). A szervezetválasztó rögzített, így az adott vizsgaszervezőt foglalkoztató kormányhivatal neve jelenik meg. 150

3.5.9 Vizsgabizottsági tagok beosztása adatexport A felület segítségével elérhető a vizsgabizottsági tagok beosztása is. A funkció segítségével lekérdezhető egy Excel fájlba, hogy mely vizsgaeseményre, mely vizsgabizottsági tagot kértük fel. Figyelem! A szűrés nem konkrét időpontra történik, hanem időszakra! A Vizsgabizottsági tagok beosztása adatexport funkciót a, azon belül az vagy az vagy a menüpontban lehet elérni, attól függően, hogy melyik vizsgatípus esetében szeretnénk az adatexport funkciót használni. Mindhárom vizsgatípus esetében elérhető a funkció! Miután rákattintottunk az Ügykezelői alapvizsga szervezés vagy az Alapvizsga szervezés vagy a Szakvizsga szervezés almenüpontra (attól függően, hogy mely adatokat szeretnénk lekérdezni), a felületen rá kell kattintani az Adatexportok feliratra és le kell nyitni a felületet a megfelelő adatexport funkció kiválasztásához. 151

Meg kell adni a letölteni kívánt időszak első napját (Kezdő dátum), és az utolsót (Záró dátum). A szervezetválasztó rögzített, így az adott vizsgaszervezőt foglalkoztató kormányhivatal neve jelenik meg. Figyelem! A szűrés nem konkrét időpontra történik, hanem időszakra! 3.5.10 Oktató és vizsgáztatói adatexport (OKV névjegyzék letöltése) A Probono rendszer lehetőséget teremt, hogy a képzés- és vizsgaszervező letölthesse az oktatói és vizsgáztatói adatexport listáját tartalmazó Excel táblázatot a felületről. (Ez a lista a hatályos OKV névjegyzék alapján felkérhető oktatók és vizsgáztatók adatait tartalmazza). A funkció elérhető az összes, képzés- és vizsgaszervezői jogosultsággal rendelkező felhasználó számára. A letölthető Excel táblázat az alábbi adatokat tartalmazza: Oktató, vizsgáztató adatait; Mely megyékben és milyen modulokból vállal oktatást, vizsgáztatást; Elérhetőséget. (e-mail cím, munkáltató neve és címe, telefonszám (a telefonszám abban az esetben szerepel, amennyiben az oktatói/vizsgáztató a felületen megadta) A funkció használata 152

A Oktatói és vizsgáztatói adatexport funkciót a, azon belül az vagy vagy a menüpontban lehet elérni, attól függően, hogy melyik vizsgatípus esetében szeretnénk az adatexport funkciót használni. Mindhárom vizsgatípus esetében elérhető a funkció! Miután rákattintottunk az Ügykezelői alapvizsga szervezés vagy az Alapvizsga szervezés vagy a Szakvizsga szervezés almenüpontra (attól függően, hogy mely adatokat szeretnénk lekérdezni), a felületen rá kell kattintani az Adatexportok feliratra és le kell nyitni a felületet és az Oktatói és vizsgáztatói adatexport feliratra kell kattintani, majd ezt követően a Letöltés gomb megnyomásával lehet az Excel táblázatot letölteni. 153

3.5.11 Bizonyítványexport funkció ismertetése Bizonyítvány sorszámok adatexport funkció a képzésszervezői (szakvizsgaszervezők) jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el, közvetlenül a szakvizsga szervezői felület jobb oldali felső részén. A bizonyítvány sorszámok adatexport funkció a bizonyítvány sorszámok követésére és nyilvántartására szolgál. Az alábbiakban felsorolásszerűen ismertetjük a táblázatban szereplő adattartalmakat. A funkció segítségével egy Excel táblázat tölthető le, mely a következő adatelemeket tartalmazza: - Bizonyítvány sorszáma - Viselt név - Születési hely - Születési idő - Minősítés - Bizonyítvány kiállításának dátuma - Szervezet neve - Szervezet címe - Vizsgabizottság elnökének neve - Vizsgabizottsági tag neve - Vizsgabizottsági tag neve 3.5.12 Megszűnt jogviszony kezelése Azokat a tisztviselőket, akiknek a közigazgatási szakvizsgára jelentkezést követően (végérvényesen, tehát nem áthelyezéssel) megszűnt a jogviszonya, a képzési referens kérésére a képzésszervezési referens a képzési/vizsgacsoportból kiveszi a vizsgázót és a lejelentkezettek csoportjába helyezi, quasi halasztóként kezeli. A vizsgaidőszak végén a vizsgázót nem jelent meg, igazoltan maradt távol státusszal lezárjuk. 154

Amennyiben a vizsgázó jogviszonya áthelyezéssel szűnt meg, annak a munkáltatónak képzési referense ahol a jogviszony megszűnik, kilépteti a szervezettől (ennek folyamatát ismerteti a 2.4. alfejezet), majd az új munkáltató belépteti a szervezethez a vizsgázót (ennek folyamatát a 2.3. alfejezet mutatja be). Fontos, hogy az új munkáltatóhoz történő beléptetés a kiléptetést követően haladéktalanul megtörténjen, ennek elmaradása esetében a tisztviselő nem tartozik egyetlen munkáltatóhoz sem (nincs igazolt közszolgálati jogviszonya), így a közigazgatási szakvizsga letételére nincsen jogosultsága. 3.5.13 Pótvizsgaidőszakok létrehozása Az elmúlt hónapokban a több megkeresést is kaptunk, mely szerint a pótvizsgaidőszakok meghirdetésekor olyan vizsgázók is kapnak értesítést, akik nem jogosultak a pótvizsgaidőszakon részt venni. Az újonnan fejlesztett funkció segítségével a félreértések elkerülhetőek lesznek, és a pótvizsgaidőszak létrehozásáról szóló értesítést kizárólag azok a tisztviselők kapják meg, akik részeredménnyel, vagy sikertelen vizsgával rendelkeznek. A funkció használata (A funkciót a Kézikönyv 3.1-es alfejezetébe építettük be.) A funkció használatához a Képzések megvalósítása/szakvizsgaszervezés menüpontokra kell kattintani. Ezt követően az új vizsgaidőszak létrehozása menüpontra kell kattintani. 155

Amikor felugrik az ablak, ugyanúgy meg kell adni a kötelező adatokat, ahogy azt már korábbiakban ismertettük (az útmutató 3.1-es fejezete). Itt lesz lehetőség a Pótvizsgaidőszak checkbox pepipálására. Amennyiben a szervező ezt megteszi, az aktiválást követően csak azok fognak értesítést kapni, akik közigazgatási szakvizsgából részeredménnyel, vagy sikertelen vizsgával rendelkeznek.! 3.5.14 Felkéréseim menüpont (Oktatók és vizsgabizottsági tagok részére) A funkció segítségével az oktatók és vizsgabizottsági tagok a Személyes oldalam menüpont Felkéréseim almenüpont segítségével áttekinthetik az aktuális felkéréseiket, valamint azok adatait (helyszín, időpont). Ehhez a Személyes oldalam/felkéréseim menüpontra kell kattintani. Ezt követően a Probono kilistázza azokat az időpontokat, amikorra az adott oktató és/vagy vizsgabizottsági tag fel lett kérve. 156

A ikonra kattintva részletesebb adatok jelennek meg. 157

3.5.15 Jelentkezési adatok áttekintése (Képzési referensek részére) A funkció használata (A funkciót a Kézikönyv 2.6.2-es alfejezetébe építettük be.) A funkció segítségével a képzési referensek számára egy letölthető Excel táblázatban követhető válik a tisztviselők képzésteljesítése. A táblázat egységesen tartalmazza azon képzéseket, melyekre a tisztviselők jelentkeztek vagy jelentkeztették őket. A fentieken kívül áttekinthetők a teljesítések, valamint a bizonyítványsorszámok. A funkció használatához a Képzések megvalósítása/képzésre jelentkeztetés menüpontra kell kattintani. Ezt követően jelenik meg a menüpont. A kattintást követően a Probono legenerál egy táblázatot ami tartalmazza az adatokat. 158

A táblázat az alábbi adatokat tartalmazza: Program nyilvántartási szám Program neve Email cím Viselt név Születési idő Munkáltató neve Programelem neve Programelem kötelező (I/N) Oktatási esemény neve Oktatási esemény kezdődátum Oktatási esemény kezdő időpontja Eredmény dátuma (1978.01.04) Sikeres (I/N) Teljesítés dátuma Teljesítés sikeressége Bizonyítvány sorszáma 3.5.16 Jelentkezési adatok áttekintése (Tisztviselők részére) A Képzéseim szűrési funkció segítségével a tisztviselő a korábbi és az aktuális képzéseit egyszerűbben tudja áttekinteni a különböző szűrési feltételek kiválasztásával. A funkció segítségével lehetőség van 159

a képzési és vizsgaesemények, program típus, továbbképzési év és programcsoport alapján történő szűrésére. A tisztviselő a Probono rendszerbe történő belépést követően a Képzéseim felület segítségével tudja áttekinteni az aktuális képzési és vizsga jelentkezéseit, illetve a korábbi képzési eseményeket és azok eredményeit. Az almenüpont kiválasztását követően az alábbi felület lesz látható: A felület segítségével áttekinthetők a korábbi és az aktuális jelentkezések és azok eredményei, adatai. A felületen elérhető egy szűrési funkció is, amelynek segítségével a képzési és a vizsgaesemények szűrhetők: Program típus, Továbbképzési év és Programcsoport alapján. 160

A szűrési funkció eléréséhez a felületen a szűrés feliratra kell kattintani, ezt követően lenyílnak a szűrési feltételek. 161