BÉREN KÍVÜLI JUTTATÁSOK PERSONline-NEXONcafe Dolgozói önkiszolgáló modul FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS V.9.01
Bejelentkezés PERSONline... 3 Bejelentkezés N4 Portál... 4 A képernyő szerkezete... 5 Időkorlátozás... 6 A program felépítése, funkciói... 6 Cafeteria szabályzat... 6 Információ... 7 Súgó... 7 Nyilatkozat létrehozása, kezelése... 8 Elfogadó nyilatkozat... 8 Új nyilatkozat rögzítése: juttatási csomag kiválasztással... 11 Új nyilatkozat rögzítése: elemek kiválasztásával... 14 Juttatási elem rögzítése... 14 Juttatási elem módosítása... 19 Juttatási elem törlése... 19 Nyilatkozati képernyő... 20 Béren kívüli juttatások Szja törvény szerinti korlátok... 20 Költségvetési törvény szerint felhasználható nettó keret... 20 Nyilatkozat módosítása... 22 Nyilatkozat törlése... 22 Nyilatkozat lezárása... 23 Nyilatkozat nyomtatása... 25 Folyószámla... 26 Kilépés... 29 Visszalépés a Főmenüre... 30 2 Oldal
Bejelentkezés PERSONline A PERSONline Dolgozói önkiszolgáló felület az Internet Explorerben a kihirdetett url-cím megadásával érhető el. A PERSONline ba mindenki a saját felhasználó nevével és jelszavával jelentkezhet be. A felhasználó név és a jelszó beírása után, a Bejelentkezés gombra kattintva érhető el a PERSONline felület. Az Alkalmazások képernyőn a nexcafé Cafeteria menüpontot válasszuk. 3 Oldal
Bejelentkezés N4 Portál N4 Portálról a web-es Cafeteria alkalmazás elérése az alábbiak szerinti. N4 Portálra bejelentkezés a NEXON4 vagy WINDOWS-os belépés kiválasztással történik. A bejelentkezéskor meg kell adni a saját felhasználó nevet és jelszót. A Portálra belépés után válasszuk ki a Cafeteria csempét. A Cafeteria elindítása után az alkalmazás felépítése - bármelyik felületről történik (PERSONline / N4 Portál) a belépés- az alábbi. 4 Oldal
A képernyő szerkezete Visszalépés a Főmenübe Kilépés Panel összecsukása Kilépésig hátralévő idő Bejelentkezett felhasználó Súgó Menü A képernyőn látható a dolgozó eddigi nyilatkozatai időrendi sorrendben. A bal oldali sávban található a program menüsora. A képernyő jobb felső sarkában megjelenik a bejelentkezett felhasználó neve, a kilépésig hátralévő idő számlálója valamint itt érhető a felület kezelését segítő Súgó. A - Panel összecsukása gombbal a bal oldali menü egy keskeny sávvá csukható össze. Ez esetben a képernyőn a menühöz tartozó ikonos gombok maradnak fenn, így a képernyő terület nagy része a tényleges adatok megjelenítésére használható. A - Panel kinyitása gomb hatására a képernyő a teljes méretre ugrik vissza. Panel összecsukása 5 Oldal
Panel kinyitása A Panel összecsukása/kinyitása gombok használatával a tartalom megjelenítés a támogatott képernyő felbontásnál kisebb (pl. 1024x768 vagy a 800x600 felbontású) képernyők esetén is megfelelő. Időkorlátozás A program időkorlátozási funkcióval rendelkezik, a meghatározott idejű inaktív állapotot követően automatikusan kilép. A kilépésig még hátralévő idő a képernyő jobb felső sarkában látható. Az automatikus kilépéskor a program az utolsó mentett állapotot tárolja. A program felépítése, funkciói Cafeteria szabályzat Kiválasztása után egy új böngészőablakban megnyitható a cég Cafeteria szabályzata. A szabályzat ki is nyomtatható. 6 Oldal
Cafeteria szabályzat Információ A cafeteria adminisztrátor elérhetősége - Név, Telefonszám, Email cím- tekinthető meg, akihez a cafeteriával kapcsolatos kérdésekkel fordulhat a dolgozó. Információ Biztonságtechnikai megfontolásokból a webes email címeket "Elkódolva" jelenik meg. Ha erre az elkódolt formára ráhúzzuk a kurzort, akkor az email címet átalakítja normál email címmé. Rákattintva, pedig az alapértelmezett levelezővel egy üres levelet hoz létre. Súgó A képernyő jobb felső sarkában érhető el a dolgozói önkiszolgáló felület cafeteria rendszer súgója. 7 Oldal
Súgó A Súgó részletesen bemutatja a felületen elérhető funkciókat és használatukat. Nyilatkozat létrehozása, kezelése A Nyilatkozatok funkció gomb alatt a +Új nyilatkozat gombra kattintva lehet új, az adott cafeteria időszakra vonatkozó nyilatkozatot létrehozni. Új nyilatkozat létrehozása Elfogadó nyilatkozat Amennyiben az adminisztrációs felületen beállításra került, hogy a nyilatkozás megkezdésének előfeltétele egy elfogadó nyilatkozat kitöltése, ez esetben a dolgozói önkiszolgáló felületen a nyilatkozat kitöltés az alábbi módon változik: o o az elfogadó nyilatkozat kitöltése az új (adott keretidőszakra vonatkozó) cafeteria nyilatkozat létrehozásához kapcsolódó művelet, annak első lépése; az Elfogadó nyilatkozati képernyőn megjelennek a cég által meghatározott nyilatkozati pontok, melyre a dolgozónak az abban foglaltak szerint a megfelelő válasz kijelölésével kell nyilatkoznia; 8 Oldal
o amennyiben a dolgozó más munkáltatónál már részesült a nyilatkozati pontban hivatkozott cafeteria juttatásból, ez esetben itt tud nyilatkozni az adott évre vonatkozó támogatás mértékéről és a juttatás idejéről. Nyilatkozati pontok Tárgyévi támogatás adatai Válasz kijelölése Az egyes nyilatkozati pontok kitöltése után a képernyő alján szereplő pontja elfogadottá. pont bejelölésével válik ezen nyilatkozat valamennyi nyilatkozati Az Elfogadó nyilatkozat kitöltés befejezésekor, a képernyő tetején található Elfogadom gombbal lehet a nyilatkozatot véglegesíteni. 9 Oldal
Elfogadó nyilatkozat véglegesítése Az Elfogadom gomb megnyomásakor a program ellenőrzi, hogy valamennyi nyilatkozati pontra megtörtént-e a válasz kijelölése. Ha nem, az alábbi hibaüzenet jelenik meg a képernyőn. Ha a nyilatkozati ponthoz a következők szerint részesültem választás történt, ebben az esetben a kapott támogatás összegét és a juttatás dátumát is ki kell tölteni. Hiányosan kitöltött nyilatkozati pontnál az alábbi hibaüzenet jelenik meg a képernyőn. 10 Oldal
Az Elfogadó nyilatkozat véglegesítése után, annak utólagos módosítására nincs lehetőség. Visszavonását a cafeteria adminisztrátornál lehet kezdeményezni. Amennyiben az Elfogadó nyilatkozat kitöltése sikeresen megtörtént a megszokott módon elkezdhető a cafeteria nyilatkozat kitöltése. Nyilatkozat létrehozása kétféle módon lehetséges: juttatás csomag kiválasztásával vagy elemválasztással. Új nyilatkozat rögzítése: juttatási csomag kiválasztással Új nyilatkozat létrehozás csomagválasztással Amennyiben készültek juttatási csomagok, a Nyilatkozat létrehozása csomag kiválasztásával kattintva a megjelenő legördülő lista segítségével lehet kiválasztani a megfelelő csomagot. A csomag kiválasztása után megjelennek a benne szereplő elemek és azok összegei, valamint a csomag teljes értéke nettó illetve bruttó értékben. 11 Oldal
A Juttatás csomag tartalmazhat, úgynevezett gyűjtős csomag elemet, amihez több cafeteria juttatás elem lett hozzárendelve. A gyűjtős elemet tartalmazó csomag esetén a dolgozó döntheti el, hogy a gyűjtő elemhez tartozó cafeteria juttatások közül melyik az az egy, amire felhasználja a tételhez rendelt bruttó értéket. A csomagválasztás jóváhagyása a Rendben gombra kattintva történik. A Mégsem gomb választásával visszajutunk a nyilatkozat oldalra. A csomag elfogadása után létrejön a nyilatkozat, benne a választott csomag elemeivel. Juttatás csomagból választás esetén a képernyőn megjeleníthető a dolgozó által választott juttatás csomag megnevezése és paraméterei. Ehhez az adminisztrációs modulban az Alapbeállítások WEB nyilatkozati felületen megjelenítendő mezők beállításban szükséges a mezőket bejelölni. 12 Oldal
A Nyilatkozat elemei karbantartási képernyőn juttatás csomagok esetén a csomagválasztás már nemcsak a nyilatkozat létrehozásnál lehetséges, hanem a nyilatkozat módosításnál is. A csomagválasztást követően a nyilatkozat kitöltés folytatható elem felvitellel is, ez esetben a csomagra vonatkozó információk (csomag megnevezése, paraméterei) törlődnek a képernyőről. 13 Oldal
Új nyilatkozat rögzítése: elemek kiválasztásával Ez esetben a Nyilatkozat létrehozása elemek kiválasztásával gombot kell választani. Új nyilatkozat létrehozás elemválasztással Juttatási elem rögzítése Elem felvitel Ha vannak kötelező cafeteria elemek a juttatási rendszerben, azt a program automatikusan betölti. 14 Oldal
A kötelező elem a nyilatkozatból nem törölhető. További elemek az Új felvitel gombbal adhatók hozzá a nyilatkozathoz. Az Adminisztrációs felületen lehetőség van a dolgozók által választható cafeteria juttatások csoportokba sorolására. Ilyen csoport képezhető például az adómentes juttatásokra, a béren kívüli juttatásokra, vagy az egyes meghatározott juttatásokra. Juttatás csoport választás A Juttatás csoport kiválasztását követően a Cafeteria elem választóban már csak a csoporthoz tartozó juttatások jelennek meg. 15 Oldal
A juttatási elemeket a Cafeteria elem legördülő menüből lehet kiválasztani. Cafeteria elem választás A kiválasztott elemről megjelennek a rendszerben tárolt alap információk A Leírás gombra kattintva további szöveges információkat tudunk megtekintetni Amennyiben a Juttatás csoportból való választást nem kívánják a WEB-en használni, ez esetben az Adminisztrációs felületen az ezzel kapcsolatos beállításokat nem kell elvégezni. Ez esetben az Elem választás a korábbi gyakorlat szerinti. 16 Oldal
Elemtípusok: Tippek: Havi rendszerességű elemek: olyan juttatási elemek, amelyek jellemzően havi rendszerességgel, havonta azonos mértékben kerülnek kiadásra (pl. étkezési utalvány, önkéntes pénztári tagdíjak) Időszak választásos elemek: olyan elemek, amelyeket a szabályzat értelmében csak meghatározott hónapokra választhatnak a dolgozók (pl. SZÉP kártya - szálláshely) Éves/számlás elszámolású elemek: olyan elemek, amelyek esetén a juttatás éves összege van meghatározva, de kifizetésük nincs időszakhoz rendelve. A kifizetés hónapja később kerül meghatározásra, például a dolgozók által leadott számlák alapján. A nyilatkozás megkezdése előtt célszerű a Cafeteria szabályzatot áttanulmányozni, mivel ez határozza meg az adott évre vonatkozó választható cafeteria juttatások körét, a választhatóság kritériumait; Havi rendszerességű elem esetén érdemes a havi igényelt összeget - nettó vagy bruttó értkben - megadni. Ez alapján a program kiszámolja az éves összeget; Éves juttatás elem esetén célszerú az éves értéket megadni; Évente meghatározott alkalomszámhoz kötött juttatás esetén, szükséges rögzíteni, hogy mely hónapokban szeretnénk a juttatás kifizetést és azt milyen összegben; Utalvány formájában igénybe vehető juttatás esetén a program a választható címleteknek megfelelően korrigálja a tervezett összeget, amennyiben az Adminisztrációs felületen a juttatás szótári paraméterezésénél az Utalvány címletek mezőben a választható címlet érték meg van adva. Amennyiben a juttatás elemet a közeli hozzátartozójára kívánja igénybe venni és a Hozzátartozó listából nem tudja a hozzátartozót kiválasztani vagy a lista nem jelenik meg, ez esetben az Információ menüvel indított Cafeteria adminisztrátor adatai képernyőn szereplő munkatársat kell keresni. Közeli hozzátartozó részére igényelt juttatásnál válasszuk ki a hozzátartozót vagy állítsuk be a Nincs meghatározva értéket. Hozzátartozó kiválasztása 17 Oldal
Időszak választásos elem esetén jelöljük be, hogy mely időszakra történjen majd a juttatás kifizetése. A nettó összeg beírása után nyomjuk meg a Bruttó érték számítása gombot, vagy ha bruttó összegben adtuk meg a tervértéket, akkor Nettó érték számítása gombot. Az elem rögzítése a Hozzáad gombra kattintva történik. Elvetéséhez pedig a Mégsem gomb választandó. A rendszer az alábbi módon jelzi, ha a juttatás elemhez tartozik kötelező nyomtatvány. Kötelező dokumentum Az Új felvitel gombbal tudunk további juttatási elemeket felvenni a nyilatkozatba. 18 Oldal
Juttatási elem módosítása A nyilatkozatban rögzített cafeteria elem csak akkor módosítható, ha a nyilatkozat szerkeszthető, vagyis feldolgozás alatti állapotban van. A nyilatkozat megnyitását követően kiválasztandó a módosítani kívánt elem. A módosítások rögzítése a Módosít gombbal, elvetése pedig a Mégsem gombra kattintva történik. A juttatási elemek kiválasztását követően a Mentés gombbal lehet a nyilatkozatot rögzíteni. Adatok mentése Juttatási elem törlése A nyilatkozatba már felvett juttatás az jelre kattintva törölhető. A törlést megerősítő kérdés OK-ra kattintása után törlődik a juttatás a nyilatkozatból. 19 Oldal
Nyilatkozati képernyő A Nyilatkozat elemei képernyőn nyomon követhető, hogy a dolgozóra vonatkozóan mekkora az adott évben rendelkezésre álló cafeteria keretösszeg, a cég Cafeteria szabályzatában foglaltaknak megfelelően. A juttatásokkal kapcsolatos műveleteknél (új felvitel, módosítás, törlés) folyamatosan változik a Maradvány mező értéke. A mező tartalmazza, hogy mennyi a keretösszegből rendelkezésre álló, még felhasználható összeg. Béren kívüli juttatások Szja törvény szerinti korlátok Az Szja tv. nek a béren kívüli juttatások dolgozóra vonatkozó éves keretösszegének és felhasználhatóságára vonatkozó korlátainak a web-es felületen való megjelenítése - a cég döntése alapján - a Cafeteria modul beállításától függ. Ez esetben az alábbi mezők is megjelennek a Nyilatkozat elemei képernyőn. Költségvetési törvény szerint felhasználható nettó keret Amennyiben a munkáltató költségvetési szerv a Nyilatkozat elemei képernyőn megjeleníthető az adott évre vonatkozó Költségvetési tv. szerint igénybe vehető éves cafeteria keret. A Költségvetési tv. felh. nettó keret mezőben jelenik meg a költségvetési törvényben 2018. évre meghatározott, a béren kívüli juttatások választhatóságának maximalizált éves értéke, nettó értékben. 20 Oldal
21 Oldal
Nyilatkozat módosítása Nyilatkozat módosítására mindaddig van lehetőség, amíg a nyilatkozat állapota feldolgozás alatti. Nyilatkozat szerkesztése A nyilatkozatban a felvett juttatás elemek módosíthatók, a keretidőszak és keretösszeg nem. Amennyiben a nyilatkozatban a korábban felvitt tételek módosítása szükséges, a dolgozó a Nyilatkozatok gombra, majd a módosítandó nyilatkozati sorra kattintva tudja elvégezni. Ekkor megjelenik a nyilatkozat elemeinek listája, ahol azok módosíthatók, törölhetők illetve új elemek is rögzíthetők, amennyiben a keretösszegből még maradt felhasználható rész. Nyilatkozat törlése A nyilatkozat csak addig törölhető, amíg a nyilatkozat állapota Módosítható állapotú. A törlést a dolgozó a Nyilatkozatok gombra, majd a törlendő nyilatkozat neve melletti ikonra kattintva tudja elvégezni. 22 Oldal
Nyilatkozat törlése A program a nyilatkozat törlése előtt megmutatja a törlendő nyilatkozat tartalmát, továbbá megerősítő kérdést tesz fel a törlésre vonatkozóan. A Rendben gombra kattintva a nyilatkozat törlődik. Törölt nyilatkozat visszaállítására nincs lehetőség! Nyilatkozat lezárása Amikor a dolgozó elkészül a nyilatkozat kitöltéssel, választása véglegese, a tételeken már nem módosít, ez esetben a nyilatkozatot a dolgozónak le kell zárni. A lezárás a Nyilatkozatok gombra, majd a lezárandó nyilatkozat neve melletti felbukkanó megerősítő kérdés OK gombjára kattintva végezhető el. ikonra, majd a Nyilatkozat készre állítása 23 Oldal
A rendszer jelzi, hogy a lezárás pillanatában mennyi összeget nem használt fel a dolgozó a rendelkezésre álló keretösszegből. Az Adminisztrációs felületen beállítható az a megengedett maradvány érték, amivel a nyilatkozat elmenthető vagy készre jelölhető. Amennyiben a nyilatkozati maradvány érték a beállított értéknél nagyobb, ez esetben a program figyelmeztet vagy hibaüzenetet küld és a művelet nem végrehajtható. Készre állítás után a nyilatkozat a web felületen már nem módosítható! A nyilatkozat állapota Készre állítva lesz. 24 Oldal
A nyilatkozat szerkesztésének lezárása, a készre jelölés dátuma megjelenik a Nyilatkozat elemei képernyőn a Készre állítva mezőben. Nyilatkozat nyomtatása A kitöltött cafeteria nyilatkozat és az egyes juttatásokhoz tartozó kötelező nyomtatványok csak akkor nyomtathatók, ha a nyilatkozatot a dolgozó Készre jelölte. A nyomtatás ikon ez esetben válik aktívvá. 25 Oldal
Nyilatkozat és a kapcsolódó nyomtatványok nyomtatása A Nyilatkozatok képernyőn a kiválasztott nyilatkozat neve melletti ikont kell megnyomni. Ezután kijelölhető a nyomtatandó dokumentum. A Rendben gomb megnyomása után a képernyőn megjelennek a kiválasztott dokumentumok. Az elkészült Cafeteria nyilatkozatot és a kiegészítő nyilatkozatot egyesével is nyomtathatjuk a nyilatkozatba lépve. Folyószámla Amikor az adminisztrátor a nyilatkozatot jóváhagyta, ezután megtekinthető a dolgozó cafeteria folyószámlája, amely tartalmazza az adott évi nyilatkozatban igényelt juttatásokat, azok tervezett kifizetési időszakát, összegét. A későbbiekben pedig, amikor az egyes számfejtési időszakokban a cafeteria juttatások számfejtése történik, nyomon követhető a juttatásra kifizetett összeg. 26 Oldal
Folyószámla nyomtatása A Folyószámla oszlopban található ikon segítségével megnyitható az adott időszakhoz tartozó cafeteria folyószámla, amely részletes kimutatást tartalmaz a cafeteria elemek felhasználásáról. 27 Oldal
A Folyószámla áttekintő megmutatja havi és elemenkénti bontásban a dolgozó által igényelt és részére már elszámolt juttatásokat. A Nyomtatás gombra kattintva a folyószámla kinyomtatható. 28 Oldal
Kilépés Az alkalmazásból való kilépéshez a jelet kell választani. Kilépés A megerősítő ablakban az Igen választásakor hajtódik végre a kilépés. 29 Oldal
Visszalépés a Főmenüre Visszalépés a Főmenübe 30 Oldal