1. ÉVFOLYAM 2. SZÁM 2005 február, megjelenik havonta WWW.FIT.HU, 6500 BAJA, KOSSUTH U. 12. (30) 9 156-913, SZOFTVER@FIT.HU A REND aktuális verziója: 1.1.84 A REND felhasználók számára az egyik legnehezebb időszak múlott el az előző hetekben. Lényegében lezáródott a 2004-es év, a következőkben már csak a mérlegkészítés van hátra. Minden cégvezető már tudja, milyen volt az előző év a cég életében. Átvészeltük együtt az évváltás nehézségeit. Elvégeztük a leltárral kapcsolatos feladatokat, elindítottuk az új évet. A sok nehézség ellenére bizakodóan tekintsünk a 2005-ös évre. A REND fejlesztő csapata jelenleg a 1.1.84-es verziónál tart. A Hírlevél 2. számában ezzel a verzióval és néhány egyéb apró ötlettel foglalkozunk. Reméljük hasznos információkkal szolgálhatunk és hozzájárulhatunk vállalkozásuk üzleti sikereihez. Jó munkát kíván a REND fejlesztőcsapata Hogyan mentsük adatainkat? Egy kereskedő-, szolgáltató cég értékei között talán a legfontosabbak közé sorolható az az információ, amely a partnereket, az értékesítéssel kapcsolatos információkat tartalmazza. A REND-et használó cégeknél ezek az információk a REND adatbázisában találhatók. Amennyiben az adatbázis megsérül, ezek a létfontosságú információk eltűnnek. Mi a megoldás? Alapvetően kétféle megoldást alkalmazhatunk. Az egyszerűbb, ha magunkra vállaljuk a mentés kezelését. Ezt a funkciót az ADATBÁZIS/ MENTÉS menüponttal kezdeményezhetjük: Ez a menüpont csak akkor működik, ha előtte beállítottuk a mentés adatait. Fontos tudni való, hogy ez a beállítás gépekre vonatkozik, így ha egyszer beállítottuk egy gépen, akkor a továbbiakban erre már nincs szükség, de másik gépen ezt újra be kell állítani. Mentés beállítása: A beállítást a BEÁLLÍTÁSOK/ MŰKÖDÉSI PARAMÉTEREK menüpontban kell megtenni. (Folytatás a(z) 2. oldalon) A tartalomból: Hogyan mentsük adatainkat? 1 Disztribúció ha nem a saját terméket forgalmazzuk 2 Hogyan kezdjünk hozzá a disztribúcióhoz? 3 Hogyan készül a disztribúciós bizonylat? 3 4
2. oldal Hogyan mentsük adatainkat? pont. Célszerű a mentés fájlt esetleg CD-re írva időszakonként archiválni! Az ADATBÁZIS/MENTÉS menüpont kiválasztásakor a rendszer jelszót kér: Itt azt a jelszót kell megadni, amivel a REND-be bejelentkeztünk. A Beállítások/Működési paraméterek A RENDSZER fülön állíthatja be a mentés adatait. Fontos tudnivaló: A Mentés helye mindig a központi gépen (szerver) értendő. (Folytatás a(z) 1. oldalról) A bejelentkező ablakon a RENDSZER fület választva adhatjuk meg a mentés helyét és a nevét. A hely a központi gépről indulva adható. Ha nem a központi gépre, hanem másik gépre kívánja elvégezni a mentést, úgy a teljes hálózati útvonalat kell megadni, pl.: \\marika_gépe\c\mentés Beállítással a a marika_gépe nevű számítógépen a C megosztás mentés nevű mappájába kerül a mentett adat. A mentés neve tetszőleges ( a fájlnévnek megfelelő) elnevezés lehet, melyben célszerű utalni az adatbázis nevére, esetleg évszámra, pl.: Bajaitelep2005. Ha ezt a beállítást jól elvégezzük, a rendszerben működni fog az ADATBÁZIS/MENTÉS menü- A mentés eredményéről is kapunk értesítést: Gyakori megoldás a mentésre a Windows rendszer által nyújtott automatizmus kihasználása. Ebben az esetben az MS-Backup Windows programmal kell beállítani a rendszeres mentést. Ebben az esetben ütemezhető a mentés napra, órára, stb.. Mivel ez a Windows szolgáltatása, így ezt nem a REND fejlesztői vagy felhasználói tudják megtenni, hanem az informatikai rendszert felügyelő rendszergazda. Természetesen ehhez is szívesen nyújt segítséget a FIT-MÉDIA stábja az érdeklődő rendszergazdáknak. Disztribúció ha nem a saját terméket forgalmazzuk A disztribúció során nem a saját terméket forgalmazzuk: Nem vesszük meg és nem adjuk el a terméket A REND támogatja a jutalékért terített termékek forgalmazását is. Ebben az esetben nem vásároljuk meg a terméket, csak a terítését vállaljuk. A terítés során a gyártóval, forgalmazóval történő megállapodás alapján egy adott partnerkörnek egy gyártó vagy szállító (megbízó) termékeit terítjük egy speciális bizonylat típu- son a vásárlóknak. Ebben az esetben a megbízó jutalékot fizet a forgalmazott áru értéke után (a legtöbb esetben). Ennek az üzleti tevékenységnek van néhány speciális jellemzője: Nincs beszerzés és nincs értékesítés Nincs valódi árrés Disztribúciós szállítólevél készül, melyen a szállító a megbízónk, a vevő a partnerünk, a mi cégünk legfeljebb disztribútorként szerepel. STB. Ezt az üzleti konstrukciót támogatja a REND. A következőkben részletesen megismerkedhetünk a disztribúcióval.
3. oldal Hogyan kezdjünk hozzá a disztribúcióhoz? A disztribúció egy adott termékkörre és egy adott partnerkörre vonatkozik. Első dolog, meg kell jelölni azokat a cikkeket, melyek az adott disztribúcióba tartoznak. Ehhez hozzunk létre egy cikktulajdonságot. Pl. ha a Pick Szeged RT-vel állapodunk meg disztribúcióban, akkor hozzunk létre egy PICK Disztribúció tulajdonságot. Sok esetben a megbízó saját kódrendszert használ, és elvárja, hogy ezt is tüntessük fel a bizonylatokon, valamint eszerint küldjünk jelentéseket. Ennek megfelelően a cikktörzsben a disztribúciós kód mezőbe rögzítsük a megbízó kódját a cikkekhez. Hasonlóan a partnereket, illetve a telephelyeiket (boltjaikat) is meg kell jelölni tulajdonsággal és fel kell vinni a telephely (bolt) disztribúciós kódját. Szükség van a disztribúciós bizonylatra. Ezt jelenleg csak a FIT-MÉDIA munkatársai hozhatják létre (akár távoli eléréssel). A munka megkezdéséhez már csak a disztribúciós szerződés rögzítésére van szükség. Ezt a TÖRZSADATOK/Disztribúciós megállapodások menüpontban rögzíthetjük. Az ábra egy KOMÉTA disztribúciós szerződés beállítását mutatja: Az Új (F5) és a Módosít (F6) gomb szokásos módon működik. Hogyan készül a disztribúciós bizonylat? A disztribúcióban feltételezzük, hogy nagyobb mennyiségű árumozgás történik. Ennek megfelelően az adatrögzítő nem tudja fejben tartani melyik cikk és melyik partner van disztribúcióban. A REND képes automatikusan megállapítani, egy adott megrendelésből azt, hogy kell-e a partnernek disztribúciós bizonylatot készíteni a saját vásárlást kísérő bizonylat mellett, vagy helyett! Vegyük fel a megrendelést, majd a feldolgozás során (lehet ez egyedi, vagy túra feldolgozása) a REND megvizsgálja, a partner benne van-e valamelyik disztribúcióban. Ha igen, akkor megvizsgálja, hogy a megrendelt cikkek benne vannak-e ebben (vagy ezekben) a disztribúciókban. Ha talál ilyen cikket, akkor a feldolgozás végén biztosan elkészít egy (vagy több) disztribúciós bizonylatot, illetve ha van saját vásárlás, akkor ahhoz is elkészül a számla vagy a szállító levél. Egy megrendelés feldolgozásából tehát elkészülhet egy saját vásárlást rögzítő bizonylat, és több disztribúciós szállítólevél is, mindez teljesen automatikusan. Ugye milyen kényelmes? Disztribúciós bizonylat csak megrendelés feldolgozása során készíthető Sok REND felhasználó végez disztribúciós tevékenységet, és ugyanezen cikkekből saját értékesítést egyaránt. A disztribúciós értékesítések alkalmával a vevőnk a gyártó által meghatározott feltételekkel kapja a terméket, így a disztribúcióban és a saját értékesítés alkalmával különböző árak is előfordulhatnak. Abban az esetben, ha a saját értékesítésben a termék éppen akcióban szerepel, a disztribúcióban pedig nincs rá aktuális engedmény, előfordulhat, hogy a disztribúciós ár nagyobb, mint a saját akciós árunk. Ez fordított irányban is lehetséges, ekkor a disztribúciós ár a kedvezőbb a saját árhoz képest. Mindkét esetben méltán rek- lamálhat egy fontos vevőnk, hogy ő a legkedvezőbb áron szeretne tőlünk vásárolni. Ezt egy stratégiai partnertől el is kell fogadnunk, hiszen belőlük élünk, ők viszik az üzletünket. Mi lehet a megoldás? Jelenleg a rendszerben, ha egy termék benne van egy disztribúcióban (Folytatás a(z) 4. oldalon) Ne vizsgáljuk az akciós papírjainkat! Használjuk a minimális ár funkciót!
4. oldal (Folytatás a(z) 3. oldalról) és a partner is tagja a disztribúciónak, akkor a megrendelés feldolgozása automatikusan disztribúciós bizonylatot készít, a disztribúciónak megfelelő áron. Így a partnerünk nem biztos, hogy a számára legkedvezőbb áron kapja a terméket, hiszen lehet, hogy saját akcióban kedvezőbb ár jár a partnerünknek. Például: Andrási Andrásné nevű vevőnk vásárolni kíván a 910-es kódú, Kométa Bresaola ½ vf. Termékből. A termék és a vevő is tagja a Kométa disztribúciónak. A termékre saját akciónk van nettó 6850 Ft-ért, disztribúcióban 7000 forint a termék nettó ára. Amennyiben nem alkalmazzuk a minimális árat, a terméket a vevő 7000 Ft-ért kapja disztribúcióban, disztribúciós szállítólevélen. A alkalmazása mellett a vevő számlára, 6850-ért kapja saját értékesítésben. Hiába van a bizonylat típushoz rendelve a lista ár, vagy egyéb. Olyan bizonylaton adunk el, amellyel lehet a minimális áron is értékesíteni! Itt a vevőnknek egy különleges szolgáltatást nyújtottunk. Ennek a problémának a kezelésére készítette el a REND fejlesztő csapata a szolgáltatást a rendszerhez.. Ennek lényege, hogy a stratégiai partnerek számára a partnertörzsben bejelölhető, hogy ők benne vannak ebben a rendszerben: as ügyfelek kezelése: A minimális ár akció használata a megrendelések készítésénél és feldolgozásánál érvényesül. Kezdjünk felvenni egy új megrendelést a partnernek:
5. oldal Vegyük fel a rendelt tételeket: A cikk előkeresése után az engedmény alatti sorban látható a bizonylat típus azonosítója (a képen 5). Látható, hogy a termék saját ára olcsóbb mint a disztribúciós ár, így az olcsóbb áron és nem disztribúcióban adjuk. Hogyan tovább? Mi várható a közeljövőben? A REND fejlesztése nem áll le, kollégáink dolgoznak tovább. Várhatóan március elején jelenik meg a következő, 1.1.85-ös verzió, mely többek között az alábbi újdonságokat tartalmazza: A HACCP rendszer eddigiektől erősebb támogatása A Receptura kezelés kényelmesebbé tétele Akció létrehozás gyorsítása Internetes megrendelés felvétel Megrendelés kezelés javítása További fejlesztések a felhasználók visszajelzései alapján