Szabályzat a Nemzeti Akkreditáló Hatóság integrált kockázatkezelési rendjéről, valamint a szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendjéről Dátum: 2017.08.17. Jóváhagyó: Devecz Miklós főigazgató (sk)
2/43 Tartalom I. FEJEZET: ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 3 II. FEJEZET: INTEGRÁLT KOCKÁZATKEZELÉSI ELJÁRÁSREND... 4 III. FEJEZET: SZERVEZETI INTEGRITÁST SÉRTŐ ESEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE... 13 IV. FEJEZET: AZ ÉRDEKÉRVÉNYESÍTŐK FOGADÁSÁNAK RENDJE... 24 V. FEJEZET: AZ AJÁNDÉK VISSZAUTASÍTÁSÁNAK SZABÁLYAI... 25
3/43 1. Az utasítás hatálya I. FEJEZET: ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. Az utasítás személyi hatálya a Nemzeti Akkreditáló Hatóság (a továbbiakban: Hatóság) állami vezetőire, kormánytisztviselőire, kormányzati ügykezelőire és munkavállalóira (a továbbiakban együtt: munkatárs) terjed ki. 1.2. Az utasítás hatálya nem terjed ki azon a Hatóság feladat- és hatáskörébe tartozó bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyek nem integritási és korrupciós kockázatokat tartalmaznak. 2. Értelmező rendelkezések a) ellenőrzési nyomvonal: a Hatóság működési folyamatainak táblázattal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatokat; b) eredendő kockázat: az egyes folyamatokban rejlő összes kockázat, amely a belső kontrollrendszer létezésétől függetlenül létezik; c) folyamatgazda: a Hatóság adott folyamatáért általános felelősséget viselő vezető (főigazgató-helyettes, főosztályvezető, főosztályvezető-helyettes, osztályvezető), aki a folyamat kialakításáért, dokumentálásáért, leírásáért és fejlesztéséért felel, folyamatgazdaként az érintett vezető kötelessége az általa irányított folyamatra vonatkozó, a sajátosságokat is figyelembe vevő ellenőrzési nyomvonal elkészítése és folyamatos felülvizsgálata, a kockázatkezelés végrehajtása, a kockázatok folyamatos nyomon követése; d) folyamatleírás: az ellenőrzési nyomvonal részeként, annak első lépéseként kidolgozásra kerülő, egy adott folyamatra vonatkozó dokumentum, amely lehetővé teszi a Hatóság munkatársai és vezetői számára a folyamatok átlátását; e) integrált kockázatkezelési ciklus: az integrált kockázatkezelési folyamat lépéseinek (kockázatok azonosítása, kiértékelése, értékelése, válaszintézkedések kialakítása, a kockázatkezelési intézkedések végrehajtása, a végrehajtás monitoringja) ütemezett, éves ciklus keretében történő végrehajtása, amelynek eredménye szükséges az integritásfejlesztési ciklus megvalósításához is; f) integritásfejlesztési ciklus: az integritási és korrupciós kockázatok felmérésére, kezelésére, a kockázatok kialakulásának csökkentésére, valamint az ebből a célból megfogalmazott intézkedések végrehajtására és folyamatos nyomon követésére irányuló folyamat; g) kockázat: egy, a jövőben valamilyen valószínűséggel bekövetkező esemény, amely negatív vagy pozitív hatással lehet a Hatóság céljainak elérésére;
4/43 h) kockázati tényezők: a kockázatok kiváltó okai, vagyis olyan tényezők, amelyek kockázatot generálnak, több kockázati tényező egymást erősítő hatásaként a kockázatok bekövetkezésének esélyét vagy hatását növelik; i) korrupciós kockázat: olyan integritási kockázat, amely korrupciós cselekmény bekövetkezésének a lehetőségét jelenti (jogi értelemben jogtalan előny nyújtásának vagy megszerzésének lehetőségét jelenti); j) szervezeti integritást sértő esemény: olyan esemény, amely a Hatóságra vonatkozó szabályoktól, valamint a jogszabályi keretek között a Hatóság vezetése által meghatározott szervezeti célkitűzéseknek, értékeknek és elveknek megfelelő működéstől eltér; k) szóró ajándék: valamely rendezvényen való részvételre tekintettel kapott, az ajándékozó szervezet logójával vagy nemzetközi kapcsolatokban az ajándékozó államára, szervezetére más módon utaló, a mindenkori kormánytisztviselői illetményalap 10%- át meg nem haladó értékű ajándék. II. FEJEZET: INTEGRÁLT KOCKÁZATKEZELÉSI ELJÁRÁSREND 3. Az integritás tanácsadó 3.1. A főigazgató az integritási és korrupciós kockázatok kezelésének támogatására, valamint az integritásirányítási rendszer és a belső kontrollrendszer egyes elemei működtetésének koordinálására integritás tanácsadót jelöl ki. Tekintettel arra, hogy az 50/2013. (II. 25.) Kormányrendelet 7. (1) pontjának megfelelő munkatárssal a Hatóság nem rendelkezik, az integritás tanácsadó kijelöléséig a Hatóság integritás tanácsadói feladatait a Hatóság irányítását ellátó felettes államigazgatási szerv, a Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) integritás tanácsadója látja el. A Hatóság részéről a kapcsolattartásért, a tevékenység koordinálásáért a Hatóság titkárságvezetője a felelős. 3.2. Az integritás tanácsadó tevékenységének ellátása során szükség szerinti gyakorisággal szakmai kapcsolatot tart az integrált kockázatkezeléssel, az integritással, a korrupció-megelőzéssel, illetve a bejelentések fogadásával és kezelésével foglalkozó más szervezetekkel, szervezeti egységekkel és személyekkel. 3.3. Az integritás tanácsadó feladatkörében, valamint a jelen utasításban meghatározott eljárások végrehajtása során közvetlenül fordulhat és közvetlen megkereséssel élhet a főigazgató felé.
5/43 A folyamatmenedzsmenthez kapcsolódó feladatok a bevezetés évében 3.4. A Hatóság folyamatainak működtetésére folyamatmenedzsment rendszer alkalmazása révén fel kell mérni a Hatóság egyes folyamatait, és ahol szükséges, el kell végezni a folyamatok korrigálását, megfelelő szabályozását, továbbá biztosítani szükséges a folyamatok állandó fejlesztését, illetve lehetőség szerinti egyszerűsítését. Ezen feladatok tekintetében, továbbá a folyamatmenedzsment jelen utasítás szerint megvalósuló bevezetésében és működtetésében a Hatóság szervezeti egységeinek vezetői, folyamatgazdái a felelősek. 4. A folyamatok azonosítása 4.1. A folyamatok azonosítása munkacsoportban történik, amelyeket a titkárságvezető hív öszsze. 4.2. A munkacsoport tagjai valamennyi főosztályvezető, továbbá egy-egy fő, a főosztályvezetők által delegált az adott főosztály tevékenységét, folyamatait jól ismerő munkatárs. 4.3. A munkacsoportok működése keretében minden főosztály azonosítja a saját folyamatait és azokat a folyamatokat, amelyekben részlegesen érintett vagy érintett lehet. 4.4. A folyamatok azonosítását követően az Utasítás 1. függeléke szerinti folyamattérképet a munkacsoportokban tevékenykedő vezetők által szolgáltatott információk felhasználásával a titkárságvezető koordinációjával kerül összeállításra. 4.5. A Hatóság egészére vonatkozó folyamattérkép tervezetét a titkárságvezető belső egyeztetésre megküldi a főigazgató-helyettes és főosztályvezetők részére. 4.6. A belső egyeztetés lefolytatását követően a titkárságvezető a folyamattérképet megküldi a főigazgató részére, aki azt jóváhagyja, vagy átdolgozásra visszaküldi a munkacsoport részére. 4.7. A folyamattérképben meghatározott folyamatokhoz a folyamatgazdákat a főigazgató jelöli ki. Folyamatgazda vezető beosztású munkatárs (főosztályvezető, főosztályvezető-helyettes, osztályvezető) lehet. 5. A folyamatleírások és az ellenőrzési nyomvonalak elkészítése 5.1. A folyamattérkép jóváhagyását követően a folyamatgazdák által alkotott kismunkacsoportok valamennyi folyamathoz elkészítik a 2. függelék szerinti folyamatleírásokat, valamint a 3. függelék szerinti ellenőrzési nyomvonalakat a titkárságvezető koordinálásával.
6/43 5.2. A folyamatleírásokat és az ellenőrzési nyomvonalakat az adott folyamat tekintetében feladat- és hatáskörrel rendelkező főigazgató-helyettes hagyja jóvá. 5.3. A jóváhagyott és a titkárságvezető által egy, egységes dokumentumban összesített folyamattérképet és folyamatleírást, valamint a Hatóság egésze tekintetében összeállított ellenőrzési nyomvonalat a belső hálózaton elérhetővé kell tenni. 6. A folyamatmenedzsmenthez kapcsolódó további feladatok 6.1. A jelen utasításban részletezett a folyamatmenedzsmenttel, illetve az integrált kockázatkezelési rendszer bevezetésével és működtetésével összefüggő feladatok végrehajtása érdekében a Hatóság Kockázatkezelési Munkacsoportot (a továbbiakban: Munkacsoport) állít fel. 6.2. Ha a Hatóság hatályos szervezeti és működési szabályzatának (a továbbiakban: SZMSZ) módosítása, vagy új SZMSZ közzététele esetén valamely szervezeti egység részére új feladat, illetve folyamat kerül meghatározásra, vagy a feladat, illetve folyamat vagy a folyamatgazda elkerül az adott szervezeti egységtől, abban az esetben az új SZMSZ hatálybalépését követő harminc napon belül a feladat- és hatáskörrel rendelkező főigazgató-helyettes vagy főosztályvezető javaslatot tesz a folyamatgazda személyére, valamint elkészíti az új folyamathoz tartozó folyamatleírást és ellenőrzési nyomvonalat, amelyet a titkárságvezető jóváhagyásra felterjeszt a főigazgató részre. 6.3. Ha az új feladat ellátása nem eredményezi új folyamat vagy részfolyamat felvételét a folyamattérképhez, de szükségessé teszi a folyamatleírás vagy az ellenőrzési nyomvonal módosítását, az új feladat, illetve folyamat ellátása tekintetében feladat- és hatáskörrel rendelkező folyamatgazda gondoskodik a folyamatleírás és az ellenőrzési nyomvonal elkészítéséről, illetve korrigálásáról. 6.4. A folyamattérképet, a folyamatleírásokat és az ellenőrzési nyomvonalakat szükség szerint, de évente legalább egy alkalommal felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatot minden esetben dokumentálni kell a folyamattérkép esetén az 1. függelék, a folyamatleírások esetén a 2. függelék, továbbá az ellenőrzési nyomvonalak esetén a 3. függelékben található dokumentum felhasználásával. 6.5. A folyamatok, a folyamattérképek, a folyamatleírások és az ellenőrzési nyomvonalak rendszeres felülvizsgálat keretében történő aktualizálását és egyszerűsítését különösen az adott folyamatot lassító tényezők kiszűrését a főosztályonkénti munkacsoportoknak minden év április 30-ig kell végrehajtaniuk. 6.6. A kötelező éves felülvizsgálat elvégzését követően a folyamattérképet, a folyamatleírásokat és az ellenőrzési nyomvonalakat a főigazgató hagyja jóvá.
7/43 7. Az integrált kockázatkezelési rendszer működtetésének általános szabályai 7.1. Az integrált kockázatkezelési rendszer jelen utasítás alapján történő bevezetésében és működtetésében a titkárságvezető koordinálása mellett a Hatóság valamennyi szervezeti egységének vezetője részt vesz. 7.2. A Hatóság belső ellenőrzését ellátó szervezet által az ellenőrzési tervezés keretében elvégzett kockázatelemzés nem azonos, nem része és nem is helyettesítheti a jelen utasításban részletezett kockázatkezelési rendszert. 7.3. A Munkacsoport tagjait a főigazgató jelen utasítás aláírásával jelöli ki. 7.4. A Munkacsoport elnöke a Hatóság titkárságvezetője. A Munkacsoport elnök-helyettese a Hatóság főigazgató-helyettese. 7.5. A Munkacsoport tagjai: a) a főigazgató-helyettes b) főosztályonként delegált egy fő folyamatgazda, c) a Hatóság főosztályainak a folyamatgazdák által delegált, az érintett folyamatot jól ismerő munkatársai, valamint d) a titkárságvezető. 7.6. A Munkacsoport üléseit szükség szerinti gyakorisággal, de évente legalább egy alkalommal a titkárságvezető hívja össze. 7.7. A Munkacsoport ügyrendjét maga készíti el és fogadja el a jelen utasításban foglalt rendelkezésekkel összhangban. 7.8. A Munkacsoport üléseiről az elnök akadályoztatása esetén az elnök-helyettes jegyzőkönyvet készít. 7.9. A Munkacsoport jegyzőkönyvének tartalmazni kell a Munkacsoport ülésének helyét, időpontját, az ülés résztvevőit, továbbá kivonatszerűen az ülésen elhangzott legfontosabb tényeket, információkat, felvetéseket, főbb vitapontokat. 7.10. A Munkacsoport elnöke, elnökhelyettese és tagja egy-egy szavazattal rendelkeznek. A Munkacsoport ülésén a tagok az egyes napirendi pontok tárgyában meghozott határozati javaslatukról írásban, a Munkacsoport elnöke részére átadott titkos szavazatuk útján, egyszerű szótöbbséggel szavaznak. 7.11. A Munkacsoport határozati javaslatait elektronikus szavazás útján is meghozhatja. Ebben az esetben a Munkacsoport elnöke az ülés napirendi pontjait kör e-mail formájában küldi
8/43 meg a Munkacsoport tagjai részére, akik a napirendi pontok tekintetében meghozott határozati javaslataikról öt munkanapon belül, e-mail formájában tájékoztatják a Munkacsoport elnökét. 7.12. A Munkacsoport elektronikus szavazás útján megállapított határozati javaslatáról az elnök akadályoztatása esetén az elnök-helyettes jegyzőkönyvet készít, amelyet végleges vezetői döntés meghozatala céljából felterjeszt a főigazgató részére. 7.13. A Munkacsoport ülésének jegyzőkönyve a Hatóság iratkezelési szabályzatában foglalt rendelkezéseknek megfelelően iktatásra kerül, majd a Hatóság irattárában kerül elhelyezésre. 8. Az integrált kockázatkezelési tevékenységgel kapcsolatos feladatok a bevezetés évében 8.1. Az integrált kockázatkezelés bevezetését és működtetését a Hatóság folyamatgazdái a http://korrupciomegelozes.kormany.hu/modszertani-utmutatok-a-belso-kontrollrendszeres-az-integritasiranyitasi-rendszer-fejlesztesehez helyen olvasható Módszertani Útmutató alapján hajtják végre. 8.2. A kockázatok azonosítására az egyes azonosított főfolyamatokban érintett folyamatgazdák által alkotott kismunkacsoportok keretében kerül sor. 8.3. A folyamatgazdánként kialakított kismunkacsoportokban azonosítani kell az eredendő kockázatokat: a) a folyamatgazda felelősségi körébe tartozó folyamatok vonatkozásában, b) azon folyamatok esetében, amelyeknek nem folyamatgazdái, de részt vesznek a megvalósításukban, valamint c) a szervezeti szintű folyamatok tekintetében. 8.4. A kockázatok felmérését követően ki kell választani azokat a kockázatokat, amelyek közvetlenül és egyértelműen befolyásolják a Hatóság integritását, továbbá ki kell választani azokat a korrupciós kockázatokat, amelyek közvetlenül korrupciós cselekmény megvalósulásához vezethetnek. Ezeket a korrupciós kockázatokat külön is ki kell emelni a kockázatok azonosítása során. 8.5. A folyamatgazdánként kialakított kismunkacsoportokban azonosított kockázatokat a titkárságvezető összegzi, és véleményezésre megküldi a Munkacsoport részére. 8.6. Az azonosított kockázatok listáját a Munkacsoport hagyja jóvá, vagy átdolgozásra visszaküldi a folyamatgazdánként kialakított kismunkacsoportok részére.
9/43 8.7. Ha a Munkacsoport az azonosított kockázatok listáját jóváhagyja, akkor a Munkacsoport a titkárságvezető koordinációjával az azonosított kockázatokat felvezeti a 4. függelék szerinti Kockázati Leltárba. 9. A kockázatok lehetséges típusai A kockázatok azonosítását az alábbi kockázati típusok segíthetik: a) stratégiai kockázatok, b) működési kockázatok, c) humán erőforrás kockázatok, d) pénzügyi kockázatok, e) megfelelőségi kockázatok, f) integritási kockázatok, g) korrupciós kockázatok, h) biztonsági kockázatok, i) informatikai kockázatok, j) külső kockázatok. 10. Az azonosított kockázatok elemzése, értékelése 10.1. A kockázatok azonosítását követően a Munkacsoportnak el kell végeznie a kockázatok elemzését, csoportosítását, a kockázati tényezők közötti összefüggések feltárását. 10.2. Az értékelési kritériumok egységes értelmezése és alkalmazása érdekében a Hatóság egyes szervezeti egységeire jellemző kockázati tényezők alapján a Munkacsoport kialakítja az 5. függelékben meghatározottak szerinti Kockázatértékelési Kritérium Mátrixot, amely az egyes értékelési kritériumok vonatkozásában támpontul szolgál a kockázati értékek meghatározásában. Az értékelési kritériumok kialakítása során a kockázati tényezők közül a legjellemzőbbeket és a célok elérésében legkritikusabbakat célszerű kiválasztani. 10.3. A kockázati tényezők a kockázatok bekövetkezésének valószínűségét vagy hatását befolyásolhatják. Ha mindkettőt befolyásolják, akkor elegendő csak az egyik összetevőjeként megjeleníteni. A hatás és a valószínűség több értékelési kritérium szerinti felbontásáról, értékeléséről a Munkacsoport dönt. 10.4. A kockázatok értékelését úgy célszerű elvégezni, hogy a hatás és a valószínűség értékét négyfokozatú skálával jellemezzük. A Munkacsoport a kockázati kritériumok esetében eltérő fokozatú skálát is meghatározhat, de a skálák kialakításakor minden esetben páros számú skálát célszerű alkalmazni.
10/43 11. A kockázatok súlyozása 11.1. A Munkacsoport a kockázati tényezők közötti összefüggések hangsúlyozása céljából dönthet úgy, hogy az egyes skálák értékének meghatározásakor más értékelési tényezőhöz képest súlyozást alkalmaz, azaz az adott érték többszörösét veszi figyelembe. 11.2. A kockázati érték a hatás és a valószínűség értékek szorzata. 11.3. A kockázatok értékelése során több megközelítést lehet alkalmazni. Egy adott folyamathoz azonosított összes kockázat kockázati értékének átlagával vagy összegével a folyamat kockázati értéke kerül meghatározásra. Az összehasonlíthatóság érdekében egységesen csak az egyik kiválasztott megközelítést kell alkalmazni. 11.4. A Munkacsoport az azonosított kockázatok alapján meghatározza az értékelési kritériumokat, és tárgyév augusztus 31-ig elkészíti az 5. függelék szerinti Kockázatértékelési Kritérium Mátrixot. 11.5. A kismunkacsoportok ezt követően értékelik a kockázatokat, majd az alapján a titkárságvezető összegzi a kismunkacsoportok által megadott értékeléseket, meghatározza a folyamatok kockázati értékét, továbbá elvégzi a kockázatok rangsorolását, illetve értékelését a 4. függelék szerinti táblázat alapján. 11.6. A kockázati értékek felhasználásával a Munkacsoport összeállítja a Hatóság Kockázati Térképét, valamint a Kockázati Térkép alapján javaslatot tesz a kockázati tűréshatárra. 11.7. A Kockázati Térkép és a Munkacsoport által javasolt kockázati tűréshatár alapján a kismunkacsoportok: a) azonosítják az eredendő kockázatokat (a korábban már alkalmazott kontrollok megfelelőségének figyelembevételével), majd b) javaslatot tesznek a 4. függelék szerinti kockázatkezelési stratégiára és c) a 4. függelék szerinti kockázatkezelési intézkedésekre. 11.8. A Munkacsoport ezt követően összegzi a kismunkacsoportok által javasolt kockázatkezelési intézkedéseket és az esetleges duplikátumok kiszűrésével, tárgyév október 31-ig elkészíti a 6. függelék szerinti Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Tervet. 11.9. Az Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Tervet a Munkacsoport elnöke felterjeszti jóváhagyásra a főigazgató részére, aki azt jóváhagyja, vagy átdolgozásra visszaküldi a Kockázatkezelési Munkacsoport részére. 11.10. A 6. függelék szerinti Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Terv mellékletét képezi a 4. függelék szerinti Kockázati Leltár, az 5. függelék szerinti Kockázatértékelési Kritérium
11/43 Mátrix, valamint a Kockázati Térkép, amelyet a főigazgató jóváhagyását követően a titkárságvezető a belső hálózaton tesz elérhetővé. 11.11. A főigazgató által jóváhagyott előző évi Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Tervben szereplő egyes intézkedések végrehajtásának eredményeiről, megvalósításának státuszáról az adott intézkedésért felelős folyamatgazda november 15-ig írásban tájékoztatja a titkárságvezetőt. 11.12. A titkárságvezető a folyamatgazdák által megküldött tájékoztatás alapján összefoglalót készít, amelyet november 30-ig a következő évi Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Tervvel együtt tájékoztatásul felterjeszt a főigazgató részére, valamint tájékoztatásul megküld a Minisztérium integritás tanácsadója számára. 12. A kockázatkezelési tevékenységgel kapcsolatos feladatok a bevezetést követő években 12.1. A jelen utasításban meghatározott integrált kockázatkezelési ciklust évente végre kell hajtani a következő eltérésekkel. 12.2. A folyamattérkép 1. függelék szerinti dokumentált éves felülvizsgálatát követően a kismunkacsoportoknak minden év augusztus 31-ig felül kell vizsgálniuk: a) az előző évben azonosított kockázatokat, b) a meghatározott kockázati értékeket, c) a már alkalmazott kontrollokat, d) a kialakított kockázatkezelési stratégiákat és e) a kockázatkezelési intézkedéseket. 12.3. A kockázatok felülvizsgálását, elemzését követően a Munkacsoportnak felül kell vizsgálnia az 5. függelék szerinti Kockázatértékelési Kritérium Mátrixot, amelyet a Munkacsoport szükség esetén módosít a titkárságvezető koordinálásával. 12.4. A kismunkacsoportoknak a felülvizsgálat során azonosított új kockázatok vonatkozásában is el kell végezniük a kockázatok értékelését, és javaslatot kell tenniük a Munkacsoport részére az alkalmazandó kockázatkezelési stratégiára és a szükséges intézkedésekre. 12.5. A Munkacsoport minden év november 15-ig összesíti a kismunkacsoportok javaslatait, és elkészíti a 6. függelék szerinti Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Tervet, amely során felülvizsgálja az előző évi Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Terv hatékonyságát, megvalósulását. 12.6. Az új Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Tervet a Munkacsoport elnöke minden év november 30-ig felterjeszti jóváhagyásra a főigazgató részére, aki azt jóváhagyja vagy átdolgozásra visszaküldi a Munkacsoport részére.
12/43 13. Az integritásirányítási rendszer, mint a belső kontrollrendszer alrendszere 13.1. Az integritásirányítási rendszer a belső kontrollrendszer alrendszere. Az integritásirányítási rendszer működtetése során a Munkacsoport az integrált kockázat-felmérés által feltárt integritási és korrupciós kockázatokat választja ki a megfelelő válasz-intézkedések meghatározása érdekében. 13.2. A Munkacsoport a 4. függelék szerinti Kockázati Leltárból és a 6. függelék szerinti Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Tervből kiválasztja az integritási és korrupciós kockázatokat, amelyek alapját képezik a 7. függelék szerinti Integritási Intézkedési Terv, az annak végrehajtását és eredményeit összefoglaló, 8. függelék szerinti Integritásjelentés, valamint az Integritásjelentés részét képező, 9. függelék szerinti Integritás Menedzsment Értékelő Lap összeállításának. 14. Az integritási és korrupciós kockázatok 14.1. A titkárságvezető a Kockázati Leltár, az Integrált Kockázatkezelési Intézkedési Terv, valamint a Hatóság működésével kapcsolatos integritási és korrupciós kockázatok felmérése alapján a felmerült integritási és korrupciós kockázatok kezelésére évente elkészíti a 7. függelék szerinti Integritási Intézkedési Tervet. 14.2. Az integritási és korrupciós kockázatok kezelését szolgáló, 7. függelék szerinti Integritási Intézkedési Terv a kormányzati stratégiai irányításról szóló 38/2012. (III. 12.) Korm. rendelet szerinti Intézményi Munkaterv melléklete. 14.3. Az Integritási Intézkedési Tervet, az Integritási Intézkedési Tervben szereplő intézkedések végrehajtásának eredményeiről, megvalósításának státuszáról szóló Integritásjelentést, valamint az annak integráns részét képező Integritás Menedzsment Értékelő Lapot a titkárságvezető minden év november 30-ig felterjeszti a főigazgató részére, aki a dokumentumokat december 31-ig hagyja jóvá. 14.4. A főigazgató jóváhagyását követően az Integritásjelentést az Integritás Menedzsment Értékelő Lappal együtt a titkárságvezető megküldi a közigazgatás-fejlesztéséért felelős miniszter és a rendészetért felelős miniszter, továbbá a Minisztérium integritás tanácsadója részére legkésőbb a tárgyévet követő év február 15-éig.
13/43 III. FEJEZET: SZERVEZETI INTEGRITÁST SÉRTŐ ESEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE 15. A szervezeti integritást sértő események megelőzése A szervezeti integritást sértő események bekövetkezésének megelőzése érdekében biztosítani szükséges, hogy: a) a Hatóság a jogszabályoknak megfelelően működjön, és ennek érdekében a szükséges belső utasítások elkészítésre kerüljenek, b) a szabályok betartását minden vezető folyamatosan figyelemmel kísérje, c) minél gyorsabban hatékony intézkedés történjen az észlelt szervezeti integritást sértő események kezelésére, d) szükség esetén a személyi vagy intézményi felelősség megállapításra kerüljön, és e) a szükséges megelőző intézkedések időben, hatékonyan és maradéktalanul végrehajtásra kerüljenek. 16. A szervezeti integritást sértő események észlelésének és bejelentésének általános szabályai 16.1. A szervezeti integritást sértő esemény észlelése történhet: a) a szervezeti célok elérését veszélyeztető kockázatok csökkentésére irányuló kontrollok működtetésével, b) a Hatóság vezetői, folyamatgazdái vagy munkatársai által, c) az ellenőrzést végző szervek, személyek által, valamint d) egyéb külső szervek, személyek által. 16.2. Szervezeti integritást sértő eseményre vonatkozó bejelentés szóban és írásban is megtehető. A szóban (személyesen vagy telefonon) tett bejelentéseket a titkárságvezető az irodahelyiségében fogadja. A bejelentés kapcsán a titkárságvezető kitölti a 10. függelék szerinti dokumentumot. 16.3. Az írásbeli bejelentések postai úton, a titkárságvezetőnek történő átadással, vagy a bejelentés fogadására kialakított titkarsag@nah.gov.hu elektronikus címen tehetők meg. 16.4. Ha a titkárságvezetőnek címzett iratokat vagy bejelentést ezen iratok kezelésére nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át, úgy azt köteles haladéktalanul a titkárságvezető részére továbbítani. 16.5. Ha nem a titkárságvezetőnek címzett, de tartalmában a titkárságvezető feladatkörébe tartozó irat érkezik bármely szervezeti egységhez, azt haladéktalanul továbbítani kell a titkárságvezető részére.
14/43 16.6. Az utasítás hatálya alá nem tartozó beadványokat és bejelentéseket a titkárságvezető nyolc napon belül továbbítja a feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egységhez, vagy más, az ügyben feladat- és hatáskörrel rendelkező szervhez. 17. Kontrollok által kiszűrt szervezeti integritást sértő események 17.1. A Hatóság munkatársai által önellenőrzéssel észlelt, illetve a szervezeti célok elérését veszélyeztető kockázatok csökkentésére irányuló kontrollok útján kiszűrt, külön vezetői intézkedést nem igénylő szervezeti integritást sértő esemény észlelése esetén a javítást haladéktalanul el kell végezni, és arról az érintett szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni kell. 17.2. A kontrollok segítségével kiszűrt eseteket a szervezeti integritást sértő események 13. függelék szerinti nyilvántartásában nem kell feltüntetni. 18. Vezetők, folyamatgazdák, munkatársak által észlelt események 18.1. Ha az integritást sértő eseményt a Hatóság munkatársa észleli, arról a 10. függelék szerinti bejelentést tesz a titkárságvezető részére, közvetlen felettes vezetőjének egyidejű tájékoztatásával, ha nem áll fenn olyan körülmény, amely a közvetlen felettes vezető tájékoztatását okszerűen kizárná. Ha a közvetlen felettes vezető érintettsége vélelmezhető, a bejelentő a titkárságvezető mellett, azzal egyidejűleg a közvetlen felettes vezetőjének vezetőjét tájékoztatja írásban a felmerült integritást sértő eseményről. 18.2. Ha a bejelentés alapján a főigazgató érintettsége vélelmezhető, a titkárságvezető mellett a Nemzetgazdasági Minisztérium közigazgatási államtitkárát kell értesíteni. 19. Ellenőrzést végző szerv által kiszűrt események 19.1. Ha a Hatóság belső ellenőrzését ellátó szervezet feladatellátása során tapasztal súlyos, szervezeti szintű kockázatot, szervezeti integritást sértő vagy korrupciógyanús eseményt, valamint ha a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) 22. (1) bekezdés e) pontja szerinti eljárást kell kezdeményezni, a Hatóság belső ellenőrzését ellátó szervezet a Bkr. rendelkezéseiben foglaltaknak megfelelően jár el, a titkárságvezető párhuzamos, írásos tájékoztatása mellett. 19.2. A Hatóság belső ellenőrzését ellátó szervezet a tevékenysége során tudomására jutott mindazon kockázatokról, szervezeti integritást sértő eseményekről haladéktalanul, írásban tájékoztatást nyújt a titkárságvezető részére, a 10. függelékben foglalt dokumentum egyidejű kitöltésével és megküldésével, amelyek:
15/43 a) szervezeti szinten jelentősek, és a Hatóság tekintetében nagy jelentőséggel bírnak, vagy nagy hatással lehetnek, továbbá b) tekintetében valószínű, hogy eljárás megindítására vagy a Bkr. rendelkezéseiben foglaltaknak megfelelő intézkedés kezdeményezésére van szükség. 20. Egyéb külső szerv által kiszűrt események 20.1. Ha külső ellenőrzési szerv észleli a szervezeti integritást sértő eseményt, az ellenőrzésben érintett szervezeti egység vezetője megküldi a külső szerv ellenőrzési jelentését a titkárságvezető részére. 20.2. Ha külső szervezet vagy személy különösen társhatóság, háttérintézmény, állampolgár vagy egyéb szervezet, illetve partner észleli az eseményt, akkor a bejelentést a titkárságvezető részére kell továbbítani. 21. Az Integritási Vizsgáló Bizottság működése 21.1. A szervezeti integritást sértő eseményekre vonatkozó vizsgálatot az Integritási Vizsgáló Bizottság (a továbbiakban: Integritás Bizottság) folytatja le. Az Integritás Bizottság feladat- és hatáskörébe a Hatóságon belüli szervezeti integritást sértő események kivizsgálásával kapcsolatos feladatok tartoznak. 21.2. Az Integritás Bizottság állandó és ideiglenes tagokból áll, elnöke a Hatóság Jogorvoslati Irodájának munkatársa, elnök-helyettesei a Hatóság főigazgató-helyettese és a titkárságvezető. 21.3. Az Integritás Bizottság állandó tagjai a főigazgató-helyettes, a titkárságvezető, a HR referens, a Hatóság Jogorvoslati Irodájának munkatársa vagy akadályoztatásuk esetén az általuk delegált helyettes vezető vagy szakértő munkatárs. 21.4. Az Integritás Bizottság elnökének akadályoztatása esetén elnök-helyettesének felkérésére ideiglenes tagként más, az Integritás Bizottság által vizsgált esemény tekintetében szakértelemmel rendelkező vezető vagy munkatárs is részt vehet az Integritás Bizottság munkájában. Az ideiglenes tagokat az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese jelöli ki az egyedi vizsgálatok lefolytatásához. Az ideiglenes tag kijelölése az adott vizsgálat lefolytatásának időtartamára szól. 21.5. Az Integritás Bizottságnak nem lehet tagja olyan munkatárs, akivel szemben szervezeti integritást sértő esemény esetén alkalmazandó eljárás, etikai-, fegyelmi-, szabálysértésivagy büntetőeljárás során korábban jogerősen elmarasztaló döntés született vagy kijelölésekor ellene ilyen eljárás van folyamatban.
16/43 21.6. Az Integritás Bizottság tagjának megbízatása megszűnik: a) ha a tag ellen szervezeti integritást sértő esemény esetén alkalmazandó etikai-, fegyelmi, kártérítési-, szabálysértési- vagy büntetőeljárás indul; b) ha a tag Hatóságnál fennálló jogviszonya megszűnik; c) a tag tisztségéről való lemondással; d) a tag harminc napot meghaladó munkavégzéstől való távolmaradásával; e) a tag kiküldetése, tartós külszolgálata vagy átirányítása esetén; f) a tag megbízási időtartamának lejártával; g) az ideiglenes tag megbízatásának az Integritás Bizottság elnöke általi visszavonásával; h) a tag halálával. 21.7. Ha az állandó tag megbízatása a 21.6. pontban felsorolt okból szűnik meg, helyére az Integritás Bizottság elnökének akadályoztatása esetén elnök-helyettesének nyolc munkanapon belül új tagot kell jelölnie. 21.8. Az új tag megbízatásának megszűnése és az új tag kijelölése között eltelt időtartam, továbbá az ideiglenes tag kijelölésének időtartama a szervezeti integritást sértő esemény kivizsgálásának határidejébe nem számít be. 21.9. Az Integritás Bizottság határozatképes, ha az ülésen az állandó tagok több mint fele jelen van. 21.10. Az Integritás Bizottság ügyrendjét maga készíti el és fogadja el a jelen utasításban foglalt rendelkezésekkel összhangban. 21.11. Ha az Integritás Bizottság ülése nem határozatképes, legfeljebb öt munkanapon belül az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese az ülést változatlan napirenddel újra összehívja, amely a megjelentek számától függetlenül határozatképes. 21.12. Az Integritás Bizottság valamennyi tagja egy szavazattal rendelkezik. Az Integritás Bizottság ülésén a tagok az egyes napirendi pontok tárgyában meghozott határozati javaslatukról írásban, az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese részére átadott titkos szavazatuk útján szavaznak. 21.13. Az Integritás Bizottság határozati javaslatait egyszerű szótöbbséggel hozza meg. A bizottsági tagok szavazatainak egyenlőségét a Bizottság elnökének akadályoztatása esetén elnök-helyettesének az Integritás Bizottság ülésének jegyzőkönyvében jeleznie kell. 21.14. Az Integritás Bizottság határozati javaslatait elektronikus szavazás útján is meghozhatja. Ebben az esetben az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese az ülés napirendi pontjait kör e-mail formájában küldi meg az Integritás Bizottság tagjai
17/43 részére, akik a napirendi pontok tekintetében meghozott határozati javaslataikról három munkanapon belül, e-mail formájában tájékoztatják az Integritás Bizottság elnökét és elnök-helyetteseit. 21.15. Az Integritás Bizottság elektronikus szavazás útján megállapított határozati javaslatáról az elnök akadályoztatása esetén az elnök-helyettes jegyzőkönyvet készít, amelyet végleges vezetői döntés meghozatala céljából felterjeszt a főigazgató részére. 22. A bejelentések előzetes értékelése 22.1. A bejelentést annak a titkárságvezetőhöz történő beérkezését követő naptól számított tizenöt napon belül a titkárságvezető az Integritás Bizottság elé terjeszti. Az Integritási Bizottság a következő szempontok alapján előzetesen értékeli a bejelentést: a) mire vonatkozik a bejelentés, az utasítás hatálya alá tartozik-e, b) integritási vagy korrupciós kockázat gyanúját tartalmazza-e, c) megalapozott-e, d) tartalma szerint igényli-e vizsgálat lefolytatását. 22.2. Ha a bejelentés az Integritás Bizottság határozata alapján nem az Integritás Bizottság feladat- vagy hatáskörébe tartozik, vagy a bejelentés egyéb okból további intézkedést nem igényel, a titkárságvezető gondoskodik annak irattárba helyezéséről. 22.3. Ha a bejelentés az Integritás Bizottság határozata alapján további intézkedést igényel, az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese intézkedik a vizsgálat lefolytatásáról és a bejelentés ügyében szükséges büntető-, szabálysértési-, kártérítési-, vagy fegyelmi eljárások megtételéről. 22.4. A büntető, szabálysértési, kártérítési, vagy fegyelmi ügyekben az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően haladéktalanul írásban értesíti a főigazgatót, a titkárságvezetőt, valamint az eljárás megindítására feladat- hatáskörrel rendelkező szervet, továbbá a Minisztérium integritás tanácsadója részére. 22.5. A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt bejelentés vizsgálata mellőzhető, erről a bejelentőt amennyiben személye és elérhetősége ismert az Integritás Bizottság elnöke vagy akadályoztatása esetén az Integritás Bizottság elnök-helyettese írásban tájékoztatja. 22.6. A vizsgálat alatt álló bejelentéssel tartalmában megegyező újabb, eltérő személytől érkező bejelentések egyesíthetőek a vizsgálat alatt álló bejelentés lezárását megelőző napig.
18/43 22.7. A titkárságvezető minden év december 31-ig írásban tájékoztatja a főigazgatót, valamint a Minisztérium integritás tanácsadóját a tárgyév során beérkezett integritási és korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentésekről a 11. függelék szerinti összefoglaló nyilvántartás megküldésével. 22.8. Az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese a szervezeti integritást sértő esemény vizsgálatába a Hatóság bármely munkatársát bevonhatja, aki az adott ügyben releváns információval rendelkezhet. Az Integritás Bizottság indokolt esetben külső, független szakértőt is igénybe vehet. 22.9. A Hatóság minden munkatársa köteles az Integritás Bizottsággal, valamint a titkárságvezetővel való együttműködésre, a vizsgálat szempontjából lényeges információk, dokumentumok átadására. 22.10. Az Integritás Bizottság munkájában nem vehet részt, aki elfogult, akitől az ügy tárgyilagos megítélése nem várható el. Az elfogultsággal érintett személy haladéktalanul köteles írásban bejelenteni az Integritás Bizottság elnökének akadályoztatása esetén elnök-helyettesének, ha elfogultnak tartja magát, az elfogultsága tárgyában tett írásos nyilatkozatát indokolni köteles. A nyilatkozat alapján az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese dönt arról, hogy az elfogultsággal érintett személy helyett más személyt bevon-e az Integritás Bizottság munkájába. 22.11. Ha az Integritás Bizottság munkájában részt vevő személyre vonatkozó írásbeli, indokolt elfogultsági kifogást más személy terjeszti elő az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese részére, az elfogultsággal érintett személyt az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese írásban nyilatkoztatja arról, hogy elfogultnak tartja-e magát. 22.12. Az elfogultsági kifogás és az elfogultsággal érintett személy nyilatkozata alapján az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese dönt az elfogultsággal érintett személy helyett más személy Integritás Bizottság munkájába történő bevonásáról. 23. A szervezeti integritást sértő eseményre vonatkozó vizsgálat lefolytatása 23.1. Az Integritás Bizottság megvizsgálja, hogy az eljáráshoz szükséges, vagy a bejelentésben jelzett dokumentumok, valamint a bejelentés kivizsgálásához szükséges információk rendelkezésre állnak-e. Amennyiben szükséges, az Integritás Bizottság intézkedik további dokumentumok, információk beszerzése iránt. 23.2. A bejelentéssel összefüggő adatok rendelkezésre bocsátása érdekében megkeresett főosztályvezető akadályoztatása esetén az általa kijelölt helyettes vezető vagy szakértő munkatárs köteles a kért adatokat, információkat a főigazgató által meghatározott határidőben
19/43 az adatkezelésre, adatvédelemre és információbiztonságra vonatkozó szabályok betartása mellett az Integritás Bizottság rendelkezésére bocsátani, illetve esetleges akadályoztatását a határidő lejárta előtt az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese részére jelezni. 23.3. A bejelentéssel összefüggésben kért adatok, információk biztosításának határideje sürgős intézkedést igénylő ügy esetén a megkereséstől, illetve bejelentéstől számított három, más esetekben legfeljebb tíz munkanap. 23.4. Ha a vizsgálat lefolytatása ezt indokolttá teszi, az Integritás Bizottság az ügyben érintett vagy arról ismerettel rendelkező vezetőt, munkatársat, egyéb személyeket meghallgathatja. 23.5. Az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese a személyes meghallgatás kezdeményezéséről az érintett személyeket a meghallgatás időpontja előtt legalább három munkanappal írásban, illetve az írásbeli értesítés akadályoztatása esetén telefonon vagy szóban értesíti. Az értesítésnek tartalmaznia kell a bejelentés tárgyát, valamint a meghallgatás helyszínét és időpontját. 23.6. A személyes meghallgatásról jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza: a) a meghallgatás tárgyát, b) meghallgatás helyét, időpontját, c) a meghallgatáson résztvevők nevét, munkakörét és szervezeti egységét, d) a meghallgatott vagy bejelentő nevére, munkakörére, szervezeti egységére vonatkozó adatokat, e) a meghallgatott vagy bejelentő milyen minőségben van jelen, f) a meghallgatás során feltett kérdéseket és azokra adott válaszokat, g) a jegyzőkönyv meghallgatottal vagy bejelentővel való ismertetésének tényét, h) a meghallgatott vagy bejelentő nyilatkozatát a jegyzőkönyvben foglaltakkal való egyetértéséről, i) a meghallgatott vagy bejelentő aláírását, valamint j) a meghallgatáson résztvevők aláírását. 23.7. A szervezeti integritást sértő eseményre vonatkozó vizsgálat időtartama nem haladhatja meg a szervezeti integritást sértő esemény észlelésétől számított harminc munkanapot. A vizsgálat ügyintézési határideje az Integritás Bizottság elnöke, akadályoztatása esetén elnök-helyettese javaslatára, a főigazgató engedélyével, egy alkalommal legfeljebb harminc nappal meghosszabbítható, amennyiben a kivizsgálás körülményei ezt indokolják, és az nem veszélyezteti a vizsgálat eredményes végrehajtását. 23.8. Az ügyintézési időbe nem számít bele az adatbekérő megkeresés megküldésétől annak teljesítésének beérkezéséig terjedő időtartam.
20/43 23.9. A szervezeti integritást sértő eseményre vonatkozó vizsgálat eredménye alapján az Integritás Bizottság javaslatot tesz a főigazgatónak: a) annak megállapítására, hogy nem történt szervezeti integritást sértő esemény (az eljárás intézkedés nélküli megszüntethető, például hibás észlelés, megalapozatlanság miatt), b) szervezeti integritást sértő esemény megállapítására (egyúttal az intézkedést elrendelő döntés meghozatalára), c) további vizsgálat elrendelésére (a szükséges további információk megszerzése céljából), d) a személyi, illetve szervezeti felelősség megállapítására. 23.10. Az Integritás Bizottság a vizsgálat lezárását követő tíz munkanapon belül intézkedési javaslatot dolgoz ki a hasonló szervezeti integritást sértő esemény megszüntetése, illetve megelőzése érdekében. 23.11. Ha az Integritás Bizottság megítélése szerint már a folyamatban lévő vizsgálat alatt intézkedés megtételére van szükség, arról az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese haladéktalanul írásban tájékoztatja a főigazgatót és a titkárságvezetőt. 23.12. A vizsgálat lezárását követően az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese összefoglaló vizsgálati jelentést készít, amelyet az ügyre vonatkozó, illetve az eljárás során keletkező dokumentumokkal és a bejelentő részére előkészített válaszlevél-tervezettel együtt felterjeszt a főigazgató részére. 23.13. Az összefoglaló vizsgálati jelentés tartalmazza: a) a bejelentés rövid összefoglalását, b) a bejelentés alapján már megtett intézkedéseket és azok eredményeit, c) a vizsgálat nélkül lezárható ügyek esetében a vizsgálat mellőzésének okait, d) az eljárás során figyelembe vett, illetve mellőzött adatokat, bizonyítékokat, e) az eljárás alapján megállapított tényeket, valamint f) az ügy lezárásához szükséges intézkedésekre vonatkozó javaslatot. 23.14. A szervezeti integritást sértő esemény kivizsgálását követően az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese határozati javaslatot terjeszt a főigazgató elé a szükséges intézkedés megtételére, így különösen a szervezeti integritást sértő esemény megszüntetése, illetve a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározására, valamint az esetlegesen szükséges személyi vagy szervezeti felelősség megállapítására.
21/43 23.15. A főigazgató az Integritás Bizottság által lefolytatott vizsgálat megállapításait figyelembe véve az Integritás Bizottság határozati javaslata alapján döntést hoz a további szükséges lépések megtételéről vagy az ügy lezárásáról. 23.16. Az Integritás Bizottság elnöke akadályoztatása esetén elnök-helyettese a főigazgató által hozott döntésekről írásban értesíti a szervezeti integritást sértő eseménnyel összefüggésbe hozható személyeket, valamint a bejelentőt vagy az eljárást kezdeményező vezetőt. 23.17. A szervezeti integritást sértő eseményre vonatkozó megállapítások alapján a feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetőjének intézkedési tervet kell kidolgoznia a hasonló esemény megelőzése érdekében. A kidolgozott intézkedési tervet az érintett szervezeti egység vezetője a titkárságvezető útján jóváhagyásra felterjeszti a főigazgató részére. 23.18. Vonatkozó döntését követően a főigazgató felkéri a feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetőjét a feltárt hibák, illetve a jogsértő magatartás megszüntetése érdekében szükséges intézkedések megtételére. 23.19. A főigazgató által hozott döntésekről, valamint az azok alapján megtett intézkedések végrehajtásának eredményeiről, megvalósításának státuszáról a feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetője november 15-ig írásban tájékoztatja a Hatóság belső ellenőrzését ellátó szervezetet, továbbá a titkárságvezetőt. A titkárságvezető a feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetője által megküldött tájékoztatás alapján összefoglalót készít, amelyet november 30-ig tájékoztatásul felterjeszt a főigazgató részére. 23.20. A szervezeti integritást sértő eseményekről a titkárságvezető a 12. függelék szerinti nyilvántartást vezet, amely nem tartalmazza az önellenőrzéssel azonnal javítható eseményeket. 24. Intézkedés kezdeményezése, jogkövetkezmények 24.1. A jogkövetkezmény kezdeményezéséről, foganatosításáról szóló döntést az Integritás Bizottság által felterjesztett javaslat figyelembevételével a főigazgató hozza meg. 24.2. A jogkövetkezmény etikai-, fegyelmi-, szabálysértési- vagy büntetőeljárás megindítása, pénzbeli juttatás, kifizetés részben vagy egészben történő felfüggesztése, visszakövetelése, behajtása, kártérítési eljárás indítása, belső szabályozás szükség szerinti módosításának kezdeményezése, betartásának fokozott ellenőrzése vagy belső ellenőrzési vizsgálat megindításának kezdeményezése lehet. 24.3. Ha a főigazgató a szervezeti integritást sértő eseménnyel kapcsolatban a rendelkezésre álló információk vagy az Integritás Bizottság határozati javaslata alapján fegyelmi vagy kártérítési eljárás lefolytatását rendeli el, akkor a szervezeti integritást
22/43 sértő esemény kapcsán érintett szervezeti egység vezetője köteles az eseménnyel összefüggésben keletkezett dokumentumok másolatát három munkanapon belül megküldeni a HR referens részére, aki megteszi a szükséges intézkedéseket a további eljárások lefolytatása érdekében. 24.4. Ha a szervezeti integritást sértő eseménnyel kapcsolatban rendelkezésre álló információk alapján szabálysértési- vagy büntető feljelentés megindítása szükséges, a bejelentéssel öszszefüggő dokumentumok másolatát az érintett szervezeti egység vezetője három munkanapon belül megküldi a Hatóság Jogorvoslati Irodája részére, aki a szükséges eljárások kezdeményezése érdekében intézkedik. 25. A szervezeti integritást sértő eseményekkel kapcsolatos intézkedések 25.1. Az érintett szervezeti egység vezetőjének feladata a szervezeti integritást sértő eseményekkel kapcsolatos intézkedések, eljárások nyomon követése során: a) az elrendelt vizsgálatok, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások figyelemmel kísérése, b) a vizsgálatok során készített javaslatok, intézkedési tervek megvalósulásának ellenőrzése, illetve szükség szerinti számon kérése, c) a feltárt szervezeti integritást sértő események alapján a további szervezeti integritást sértő események lehetőségének azonosítása, azok előfordulásának megelőzése, valamint d) szükség esetén a belső utasítások, illetve jogszabályok módosításának kezdeményezése. 25.2. Ha az intézkedések végrehajtása során megállapításra kerül, hogy a foganatosított intézkedések nem elég hatékonyak és eredményesek, az Integritási Bizottság határozati javaslatának figyelembevételével a főigazgató dönt a további szükséges intézkedések meghozataláról, amelyek végrehajtására a főigazgató írásban kéri fel a feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetőjét. 26. A szervezeti integritást sértő eseményekkel kapcsolatos intézkedések nyilvántartása 26.1. A szervezeti integritást sértő eseményekről és az azokkal kapcsolatban meghozott vezetői intézkedésekről a folyamatgazdák minden esetben soron kívül írásban értesítik a titkárságvezetőt, aki az eseményekről a 12. függelék szerinti összesített nyilvántartást folyamatosan, naprakészen vezeti. 26.2. Ha az egyes folyamatgazdák jelzése nyomán a nyilvántartásba súlyos szabálytalanság vagy kirívó szervezeti integritást sértő esemény kerül, arról a titkárságvezető soron kívül, írásban tájékoztatja a főigazgatót és a Minisztérium integritás tanácsadóját, egyidejűleg felterjeszti a főigazgató részére a szükséges válaszintézkedésre vonatkozó javaslatát.
23/43 26.3. A szervezeti integritást sértő eseményekkel kapcsolatos intézkedések, eljárások saját szakterületén történő felmérése és kezelése során valamennyi folyamatgazda feladata az észlelt szervezeti integritást sértő eseményekhez kapcsolódó dokumentumok gyűjtése és elkülönített nyilvántartása. 26.4. A keletkezett iratokat és az egyéb, elektronikus formában rögzített adatokat, információkat a Hatóság SZMSZ-ében és a belső utasításokban foglalt rendes ügymenet során keletkező dokumentumoktól elkülönítetten kell kezelni annál a szervezeti egységnél, ahol a szervezeti integritást sértő esemény bekövetkezett. 27. Bejelentővédelem 27.1. A szervezeti integritást sértő események kezelése során úgy kell eljárni, hogy a bejelentő jogos érdeke ne sérüljön. 27.2. A bejelentőt nem érheti hátrány a bejelentés megtétele miatt, kivéve, ha megállapítást nyer, hogy rosszhiszeműen járt el, és a bejelentésével összefüggésben bűncselekményt vagy szabálysértést követett el, vagy másnak kárt, illetve egyéb sérelmet okozott. 27.3. A bejelentő kérheti személyes adatainak zártan történő kezelését. Ez esetben személyes adatait az ügy iratai között, az érintett felettes vezető vagy a titkárságvezető által aláírt zárt borítékban kell elhelyezni. A bejelentésről annak tartalmi csorbítása nélkül az érintett felettes vezető, vagy a titkárságvezető anonimizált másolatot készít, és azt kézjegyével ellátja. 27.4. A bejelentő személyére vonatkozó adatok más szervnek történő átadásához vagy nyilvánosságra hozatalához a bejelentő önkéntes és előzetes hozzájárulása szükséges. 27.5. A Hatóság állományába tartozó bejelentő a főigazgató egyedi döntése alapján erkölcsi elismerésben részesíthető. 28. A bejelentések iratainak kezelése, nyilvántartása és őrzése 28.1. A bejelentésekkel kapcsolatos eredeti iratokat a titkárságvezető kezeli és őrzi. A titkárságvezető gondoskodik arról, hogy a személyes, illetve védett adatokhoz illetéktelenek ne férjenek hozzá. 28.2. Az iratok érkeztetése, iktatása, kezelése során figyelemmel kell lenni a bejelentő védelmét szolgáló, azt lehetővé tevő, minimalizált adatok megadására. Ezekben az esetekben a bejelentők rögzítésére, megkülönböztetésére azonosító szám vagy sorszám szerint kerülhet sor.
24/43 IV. FEJEZET: AZ ÉRDEKÉRVÉNYESÍTŐK FOGADÁSÁNAK RENDJE 29. Az érdekérvényesítők fogadásának szabályai 29.1. A Hatóság bármely munkatársa feladatellátása során vagy feladatellátásához kapcsolódóan érdekérvényesítővel csak a munkaköri leírása szerinti közvetlen felettes vezetője előzetes, írásos ideértve az e-mailben történő tájékoztatását követően találkozhat személyesen. 29.2. A munkatárs feladatellátásával összefüggésben, az érdekérvényesítő előre nem jelzett, váratlan személyes megjelenéséről, vagy a munkatárs munkahelyen kívüli személyes megkereséséről a felettes vezetőt utólag, dokumentálható módon, írásban tájékoztatni kell. 29.3. A munkatárs tájékoztatójának ki kell terjednie legalább: a) az érdekérvényesítő nevére, b) az érdekérvényesítő által képviselt szervezet nevére, c) a személyes találkozó, illetve megbeszélés céljára, d) a személyes találkozó, illetve megbeszélés időpontjára, valamint e) a személyes találkozó, illetve megbeszélés helyére. 29.4. Ha a munkatárs a személyes találkozóval, illetve megbeszéléssel kapcsolatban a szervezeti integritást veszélyeztető kockázatokra vonatkozó információval rendelkezik, azt köteles írásban, dokumentálhatóan a felettes vezető tudomására hozni. 29.5. A felettes vezető jogosult a munkatárs érdekérvényesítővel való személyes találkozását, illetve megbeszélését megtiltani. 29.6. Közbeszerzésekkel, beszerzésekkel, pályázatokkal és foglalkoztatási jogviszony létesítésével összefüggő, továbbá pénzügyi, fejlesztési tárgyú és európai uniós támogatási forrás kezelésével, elosztásával, felhasználásával kapcsolatos ügyekben a munkatárs érdekérvényesítővel történő négyszemközti találkozása vagy megbeszélése tilos. 29.7. Érdekérvényesítővel történő személyes találkozón, illetve megbeszélésen a munkatárs és az érdekérvényesítő mellett a felettes vezető, vagy akadályoztatása esetén az általa kijelölt más (harmadik) munkatárs részvétele kötelező. 29.8. A Hatóság egyes szervezeti egységeinek vezetői az általuk irányított szervezeti egység munkatársainak érdekérvényesítővel történt személyes találkozójának, illetve megbeszélésének adatait a 13. függelék szerinti nyilvántartásban rögzítik, amelyet megküldenek az integritás tanácsadó részére tárgyév november 15-éig.
25/43 29.9. A titkárságvezető a tárgyév november 30-ig áttekinti, összesíti a Hatóság egyes szervezeti egységeinek vezetőitől beérkezett, érdekérvényesítőkkel történt személyes találkozókra, illetve megbeszélésekre vonatkozó információkat, amelyről írásban tájékoztatja a főigazgatót, a 13. függelék szerinti, Hatósági szinten összesített táblázat megküldése útján. V. FEJEZET: AZ AJÁNDÉK VISSZAUTASÍTÁSÁNAK SZABÁLYAI 30. Az ajándék visszautasítása 30.1. A Hatóság vezetőjének, munkatársának vagy szervezeti egységének Hatóságon kívüli vezetőtől, munkatárstól, szervezeti egységtől vagy egyéb szervezettől lekötelező jellegű vagy értékű ajándékot, utazást, meghívást, valamint egyéb lekötelező szívességet elfogadniuk tilos, ezeket a felajánlásakor, illetve az átadására vonatkozó kísérletkor minden esetben vissza kell utasítani. A tiltás nem vonatkozik a Hatóság munkatársainak egymás közötti szokásos jellegű és értékű, például névnap, születésnap, vagy nyugdíjazás alkalmából történő figyelmességi megajándékozására. 30.2. Ajándék felajánlásának, illetve átadásának kísérletét az érintett személynek, vagy az érintett szervezeti egység vezetőjének írásban ideértve az e-mail üzenetet is be kell jelentenie a titkárságvezetőnek. 30.3. Ha átadáskor az ajándékot nem lehetett visszautasítani, mert az ismeretlen feladója, illetve kézbesítési címről érkezett, vagy azt az ajándékozó a Hatóság épületében hátrahagyta, akkor az ajándékozás körülményeit ismertető feljegyzéssel továbbítani kell az ajándékot a főigazgató részére, aki a titkárságvezető bevonásával gondoskodik az ajándéknak a Hatóság Protokoll Ajándékraktárában történő elhelyezéséről, tárolásáról. 30.4. Ha az ajándék feladója, illetve kézbesítési címe ismert, a Hatóság a titkárságvezető útján az ajándékot írásban visszautasítja, egyúttal felkéri az ajándékozót az ajándék elvitelére, illetve az ajándékozó saját költségén történő elszállíttatására. 30.5. Ha az ajándék feladója, illetve kézbesítési címe ismert, az ajándék visszautasítása kapcsán írt levélnek legalább az alábbi tájékoztatást kell tartalmaznia: a) a Hatóságban az ajándékozás, továbbá az ajándékok elfogadása tilos, valamint b) az ajándékozó a felhívás kézhezvételét követő nyolc naptári napon belül gondoskodhat az ajándék elviteléről, illetve a saját költségén történő elszállíttatásáról. Ha az ajándék feladója, illetve kézbesítési címe nem ismert, a főigazgató a titkárságvezető bevonásával intézkedik az ajándék megsemmisíttetéséről, vagy valamely karitatív szervezet részére történő felajánlásával megvalósuló jótékonysági célú felhasználásáról.
26/43 30.6. Az ajándékot meg kell semmisíteni abban az esetben is, ha a) az ajándék állagának fenntartása költségráfordítás nélkül nem biztosítható vagy b) az ajándék gyorsan romló. 30.7. A megsemmisítési kötelezettség a márkavédjeggyel ellátott, de nem igazolható eredetű termékekre is vonatkozik, a megsemmisítés módjára egyébként a selejtezett vagyontárgyak megsemmisítésére vonatkozó hatályos szabályokat kell megfelelően alkalmazni. 30.8. Az ajándék megsemmisíttetéséről a főigazgató eltekinthet, ha a) az ajándék megsemmisítésére értékénél vagy jellegénél fogva nincs mód, vagy b) jellegénél fogva lehetőség van az ajándék különösen karitatív szervezet részére írásban, megfelelően dokumentált módon történő felajánlással megvalósuló jótékonysági célú felhasználására. 30.9. A jelképes értékű, a Magyar Kormánytisztviselői Kar Etikai Kódexe alapján szóró ajándéknak tekinthető, logóval vagy cégfelirattal ellátott ajándék (például egy darab reklámtoll vagy kulcstartó vagy bögre vagy sapka vagy egyéb promóciós célú feliratozott termék) elfogadható, amennyiben az egy alkalommal átadott szóró ajándék becsült értéke nem haladja meg a mindenkori kormánytisztviselői illetményalap 10%-át.
27/43 1. függelék Iktatószám: A NEMZETI AKKREDITÁLÓ HATÓSÁG FOLYAMATTÉRKÉPE A(Z). ÉVRE (PÉLDA) ALAPTEVÉKENYSÉG Főfolyamat 1. Főfolyamat 2. Főfolyamat 3. Részfolyamat 1. Részfolyamat 1. Részfolyamat 1. Részfolyamat 2. Részfolyamat 2. Részfolyamat 2. TÁMOGATÓ TEVÉKENYSÉGEK Főfolyamat 1. Főfolyamat 2. Főfolyamat 3. Részfolyamat 1. Részfolyamat 1. Részfolyamat 1. Részfolyamat 2. Részfolyamat 2. Részfolyamat 2. Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
28/43 2. függelék Iktatószám: A NEMZETI AKKREDITÁLÓ HATÓSÁG FOLYAMATLEÍRÁSA A(Z). ÉVRE Főfolyamat megnevezése: Főfolyamat célja: Főfolyamat inputjai: Főfolyamat elvárt outputjai: A főfolyamathoz tartozó részfolyamatok felsorolása: Folyamatgazda: Folyamatban közreműködő szervezeti egységek: A folyamatra vonatkozó jogszabályok: A folyamatra vonatkozó belső szabályozó eszközök: A folyamatot támogató informatikai rendszerek: A főfolyamat és részfolyamatok lépéseinek és kapcsolódási pontjainak bemutatása: Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
29/43 3. függelék Iktatószám: A NEMZETI AKKREDITÁLÓ HATÓSÁG ELLENŐRZÉSI NYOMVONALA A(Z). ÉVRE Input (adat, Főfolyamat Részfolyamat dokumentum) Főfolyamat megnevezése: Részfolyamat 1. megnevezése: Végrehajtó (munkakör, szerv. egys.) Output (adat, dokumentum) Ellenőrzést végző (munkakör, szervezeti egység) Kontroll (típusa, szempontja) Határidő Jóváhagyó (munkakör, szerv. egys.) Részfolyamat 2. megnevezése: Részfolyamat 3. megnevezése: Részfolyamat 4. megnevezése: Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
30/43 4. függelék Iktatószám: Folyamat megnevezése Részfolyamat 1. Részfolyamat 2. Folyamatgazda Azonosított kockázatok Azonosított kockázat 1. Azonosított kockázat 2. Azonosított kockázat 3. Azonosított kockázat 1. Azonosított kockázat 2. Azonosított kockázat 3. Vonatkozó kockázati tényezők Veszélyeztetett szervezeti célkitűzés Integritási, vagy korrupc. kockázatot hordoz-e? Való színűség KOCKÁZATI LELTÁR (EREDENDŐ KOCKÁZATOK) A(Z). ÉVRE Folyamatra vetített valószínűség A kockázatok valószínűség értékeinek A kockázatok valószínűség értékeinek Értékelési krit. 1. Értékelési krit. 2. EREDENDŐ KOCKÁZATOK Értékelési krit. 3. Hatás Értékelési krit. 4. Hatás összérték Kritériumok értékének Kritériumok értékének Kritériumok értékének Kritériumok értékének Kritériumok értékének Kritériumok értékének Folyamatra vetített hatás összérték A kockázatok hatás összértékeinek A kockázatok hatás összértékeinek Eredendő kockázati érték Valószínűség x Hatás összérték Valószínűség x Hatás összérték Valószínűség x Hatás összérték Valószínűség x Hatás összérték Valószínűség x Hatás összérték Valószínűség x Hatás összérték Folyamat kockázati értéke A kockázati értékek A kockázati értékek Alkalmazott kontrollok Kontrollok felsorolása Kontrollok felsorolása Kontrollok felsorolása Kontrollok felsorolása Kontrollok felsorolása Kontrollok felsorolása
31/43 Főfolyamat megnevezése Folyamatgazda Azonosított kockázatok Azonosított kockázat 1. Valószínűség Folyamatra vetített valószínűség Értékelési krit. 1. Értékelési krit. 2. KOCKÁZATI LELTÁR (MEGMARADÓ KOCKÁZATOK) A(Z). ÉVRE MEGMARADÓ KOCKÁZATOK Hatás Értékelési krit. 3. Értékelési krit. 4. Hatás összérték Kritériumok értékének Folyamatra vetített hatás összérték Maradó kockázati érték Valószínűség x Hatás összérték Folyamat kockázati értéke Kezelési stratégia Szükséges további intézkedés (Elkerülés / Csökkentés / Áthárítás, megosztás / Viselés)? Szüks. intézk. Integr. Kockázatkez. Int. Terv vonatkozó pontja Részfolyamat 1. Azonosított kockázat 2. Azonosított kockázat 3. A kockázatok valószínűség értékeinek Kritériumok értékének Kritériumok értékének A kockázatok hatás összértékeinek Valószínűség x Hatás összérték Valószínűség x Hatás összérték A kockázati értékek Szükséges további intézkedés (Elkerülés / Csökkentés / Áthárítás, megosztás / Viselés)? Szükséges további intézkedés (Elkerülés / Csökkentés / Áthárítás, megosztás / Viselés)? Részfolyamat 2. Azonosított kockázat 1. Azonosított kockázat 2. Azonosított kockázat 3. A kockázatok valószínűség értékeinek Kritériumok értékének Kritériumok értékének Kritériumok értékének A kockázatok hatás összértékeinek Valószínűség x Hatás összérték Valószínűség x Hatás összérték Valószínűség x Hatás összérték A kockázati értékek Szükséges további intézkedés (Elkerülés / Csökkentés / Áthárítás, megosztás / Viselés)? Szükséges további intézkedés (Elkerülés / Csökkentés / Áthárítás, megosztás / Viselés)? Szükséges további intézkedés (Elkerülés / Csökkentés / Áthárítás, megosztás / Viselés)? Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
32/43 Iktatószám: 5. függelék KOCKÁZATÉRTÉKELÉSI KRITÉRIUM MÁTRIX (PÉLDA) HATÁS Értékelési kritérium Értelmezés Érték Kritérium 1. Kritérium 2. Kritérium 3. Kritérium 4. VALÓSZÍNŰSÉG Szint 1. Szint 2. Szint 3. Szint 4. Szint Értelmezés Érték Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
33/43 6. függelék Iktatószám: A NEMZETGI AKKREDITÁLÓ HATÓSÁG INTEGRÁLT KOCKÁZATKEZELÉSI INTÉZKEDÉSI TERVE A(Z). ÉVRE S.sz. Szükséges intézkedés Az intézkedés által kezelni kívánt kockázat Érintett folyamat, projekt, szervezeti egység Beszámolás formája Határidő Intézkedésért felelős személy neve, munkaköre, szervezeti egysége Megvalósítás státusza 1. 2. 3. 4. 5. 6. Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
34/43 7. függelék Iktatószám: Szervezet megnevezése: Melyik évre vonatkozik az intézkedési terv? Az intézkedés intézkedési terven belüli sorszáma: Az intézkedés megnevezése: A NEMZETI AKKREDITÁLÓ HATÓSÁG INTEGRITÁSI INTÉZKEDÉSI TERVE A(Z). ÉVRE A feladat intézményi munkaterven belüli azonosító száma: A feladat eredete (jogszabályi rendelkezés, belső utasítás, egyéb): A feladat tervezett eredménye: Az eredmény melyik intézményi célkitűzés megvalósítását szolgálja: A szervezeten belüli felelős (név, beosztás, szervezeti egység, telefonszám, e-mail cím): A végrehajtásban közreműködő munkatársak száma: Külső közreműködő / szervezet /: Nemzeti Akkreditáló Hatóság.. évre Határidő: A feladat ellátásnak költsége: A költség forrása: Felülvizsgálat időpontja: Egyéb (megjegyzés): 20. (év). (hónap). (nap)..,- Ft 20. (év). (hónap). (nap) Az intézkedés tartalmának kifejtése: Az intézkedés megvalósítása összességében várhatóan mennyire bonyolult, erőforrás-igényes és kockázatos? Az intézkedés megvalósítása várhatóan milyen mértékben erősíti a közigazgatási szerv integritását? A táblázat intézkedésenként töltendő! Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) Kevéssé / Közepesen / Nagyon (a megfelelő aláhízandó) Kevéssé / Közepesen / Nagyon (a megfelelő aláhúzandó) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
35/43 8. függelék Iktatószám: A NEMZETI AKKREDITÁLÓ HATÓSÁG INTEGRITÁSJELENTÉSE (AZ EGYES INTEGRITÁSI INTÉZKEDÉSEK BEMUTATÁSÁRA) A(Z).. ÉVRŐL Államigazgatási szerv megnevezése: Nemzeti Akkreditáló Hatóság Alapul szolgáló intézkedési terv időbeli hatálya, a terv száma: Az intézkedés fenti terven belüli sorszáma: Az intézkedés megvalósulása (0-5 érték)* Milyen célkitűzést szolgált, az intézkedés a kitűzött célt elérte-e: Mi volt a várható eredmény, az intézkedés megvalósult-e: Felelős személy, munkacsoport megnevezése: Megvalósítási határidő (betartva, módosítva, túllépve): 20. (év). (hónap). (nap) Közreműködő személyek száma: Ellenőrzés módja, annak felelőse, az ellenőrzés soráén tett megállapítások: A feladat ellátásának tényleges költségigénye:..,- Ft A költségigény forrása: Az intézkedés során felmerült nehézségek: Intézkedés kifejtése, a megvalósítás menete, hatása: Felmerül-e a folytatás igénye, Igen / Nem (a megfelelő aláhúzandó) ha igen, azt mi teszi szükségessé: Kiajánlható jó gyakorlat: A tervezett intézkedés mennyiben támogatta a szervezet integritását, és ez miben mutatkozik meg: A táblázat intézkedésenként töltendő! * A szempontrendszerhez értékelő táblázat kapcsolódik, mely 0-5-ig terjedő skálán értékeli az egyes intézkedések megvalósulását, mely értéket a táblázatban fel kell tüntetni. Az intézkedéshez kapcsolódó magasabb pontszám azt jelzi, hogy a tervezés, a végrehajtás és a kitűzött cél szinkronban vannak egymással, amely pozitív hatással van a szervezet integritására. Az értékelés skálája a következő: Intézkedés a tervben jelölt határidőben végrehajtásra került, a célzott hatás kiváltására alkalmas volt. 5 Intézkedés a tervben foglaltak szerint alapvetően végrehajtásra került, egyes (az eredményességet döntően nem befolyásoló) részfeladatok azonban a kijelölt határidő után kerültek megvalósításra. 4 Intézkedés végrehajtása megkezdődött, de a tervezett határidő módosítása vált szükségessé. 3 Intézkedés végrehajtása megkezdődött, azonban határidőben nem fejeződött be, és annak módosítása nem lehetséges. 2 Intézkedés végrehajtása megkezdődött, azonban (az ellenőrzés tapasztalatai alapján) nem, vagy csak korlátozottan képes a célzott hatás kiváltására, így annak újraértelmezése szükséges. 1 Intézkedés végrehajtása nem kezdődött meg. 0 Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
36/43 9. függelék Iktatószám: INTEGRITÁS MENEDZSMENT ÉRTÉKELŐ LAP (A NEMZETI AKKREDITÁLÓ HATÓSÁG INTEGRITÁSI INTÉZKEDÉSEINEK VÉGREHAJTÁSÁRÓL) A(Z).. ÉVRŐL A.) Az integritásirányítási rendszer működése 1 Az államigazgatási szervnél integritás tanácsadó kijelölése megtörtént. 2 2 Az integritás tanácsadó a hivatali szervezet vezetőjének közvetlen irányítása alatt áll. 2 3 Az integritás tanácsadó kijelölése a felettes szerv vezetőjének előzetes írásbeli egyetértése alapján történt. 2 4 Az integritás tanácsadó rendelkezik az előírt képesítési követelményekkel. 2 5 Az integritás tanácsadó feladata ellátása során a rendeletben meghatározott feladatokon túl további feladatokat 2 nem lát el. 6 Az államigazgatási szerv rendelkezik az integritási és korrupciós kockázatok aktuális felmérésével. 1 7 Az államigazgatási szerv rendelkezik aktuális korrupció-megelőzési intézkedési tervvel. 1 8 Az államigazgatási szerv rendelkezik aktuális integritásjelentéssel. 1 9 Az integritás tanácsadó közreműködött az integritási és korrupciós kockázatok felmérésében. 1 10 Az integritás tanácsadó közreműködött a korrupció-megelőzési intézkedési terv elkészítésében. 1 11 Az integritás tanácsadó közreműködött az integritás jelentés elkészítésében. 1 12 Az integritás tanácsadó neve és elérhetősége, valamint a feladatiról és tevékenységéről szóló tájékoztató 2 hozzáférhető a szervezet intranetes felületén. 13 Az integritás tanácsadó neve és elérhetősége, valamint a tevékenységéről szóló tájékoztató bárki számára 2 elérhető a szervezet internetes felületén. Összesen: 20 B.) A Nemzeti Akkreditáló Hatóság működése, működésének szabályai 1 A szervezeti célok teljesítése érdekében elvégzendő alapvető feladatok és a szervezeti egységek feladatai egy folyamatosan aktualizált és hatályos szervezeti és működési szabályzatban kerültek meghatározásra. 2 A mindennapi munkavégzés során felmerült hiányosságok, a felmerült szabálytalanságok feltárásának, kivizsgálásának 4 és kezelésének kereteit és szabályait belső utasítás, eljárásrend állapítja meg. A jelentett ese- tek kivizsgálásáról a felelős vezető gondoskodik. 3 A szervezet rendelkezik jogszabályok által előírt belső utasításokkal. 4 4 A szervezetben külön szabályozás rendelkezik a külső szakértők alkalmazásának feltételeiről. 4 5 A szervezet biztosítja pénzügyeinek, vagyontárgyainak és eszközeinek megfelelő kezelését, a gazdálkodására 4 vonatkozó adatokat nyilvánosan hozzáférhetővé teszi. Összesen: 20 C.) Szervezeti stratégia, célkitűzések 1 A szervezetnek van nyilvánosan közzétett, a szervezet minden tagja által teljes körűen megismerhető, rendszeresen felülvizsgált stratégiája, amely rögzíti a szervezet stratégiai és operatív célrendszerét. 2 A szervezeti stratégiában szerepel a következők közül valamelyik: szervezeti kultúra javítása, integritás fejlesztése, korrupció elleni fellépés témaköre. 3 A szervezet részt vett az Állami Számvevőszék önkéntes integritás felmérésében, és csatlakozott az Integritás Támogatók Köréhez. 4 A szervezet évközben is figyelemmel kíséri a korrupció-megelőzési intézkedési tervben foglaltak végrehajtását, dokumentáltan értékeli a tapasztalatokat. 4 5 A vezetés iránymutatást ad a szervezet számára integráns működésének kialakításával kapcsolatban. 4 Összesen: 20 4 4 4 4
37/43 D.) Személyügyi menedzsment-intézkedések 1 A szervezet munkavállalói rendelkeznek aktualizált és hatályos munkaköri leírással. 2 2 A szervezet az új munkatársak számára előzetes felkészítést tart a beilleszkedés elősegítése érdekében, 2 amely többek között kitér az integritás és a korrupció-megelőzés témakörére is. 3 A szervezet a munkaerő-kiválasztás során figyelembe veszi a meghirdetett pozícióval szemben támasztott 2 követelményeket. A megfelelő kompetenciájú személyek kiválasztása érdekében biztosítja: - a pozíció pályázat útján történő betöltését; - a kiválasztás eljárás során vizsga vagy tudáskészség felmérését; - a jelentkezők egyéni meghallgatására bizottság előtt kerül sor. 4 Az elmúlt egy évben a szervezet vezetői részt vettek korrupció elleni fellépéssel, etikus működéssel vagy 1 integritással kapcsolatos képzésen. 5 Az elmúlt egy évben a szervezet munkatársainak legalább 10%-a vett részt korrupció elleni fellépéssel, etikus működéssel vagy integritással kapcsolatos képzésen. 1 6 Az elmúlt egy évben a szervezet munkatársainak legalább 20%-a vett részt korrupció elleni fellépéssel, etikus működéssel vagy integritással kapcsolatos képzésen. 1 7 Az elmúlt egy évben a szervezet munkatársainak legalább 30%-a vett részt korrupció elleni fellépéssel, etikus működéssel vagy integritással kapcsolatos képzésen. 1 Összesen: 10 E.) Kockázatok elemzése és kezelése 1 A szervezetben a belső ellenőrzési feladatok megtervezésén túl működik olyan, írásban is rögzített kockázatkezelési rendszer, melynek keretében sor került a kockázatok rendszerszerű elemzésére, az elemzés 2 eredményeinek értékelésére, és az eredmények alapján kockázatkezelési intézkedések megtételére. 2 Az azonosított kockázati tényezők vonatkozásában meghatározásra került a bekövetkezésének valószínűsége, a szervre gyakorolt hatása. Az egyes kockázatokhoz rendelt értékek elektronikus formában rögzítésre 2 kerültek. 3 Biztosított az egyes kockázati tényezők csökkentése érdekében hozott intézkedések nyomon követése. Biztosított az azonosított kockázatok év közbeni felülvizsgálata, valamint a kockázatkezelési folyamat elemei- 2 nek legalább évenkénti felülvizsgálata. Biztosított a felülvizsgálatok során feltárt hiányosságok kijavítása, illetve a hatékonyabb feladatellátást biztosító módszerek és eszközök bevezetése. 4 A különböző kockázatkelési javaslatokról és intézkedésekről összefoglaló készül a szervezet vezetője részére. 2 5 A szervezet év közben is értékeli a kockázatkezelési tervekben foglalt intézkedések végrehajtását, az így 2 kapott eredményeket értékeli. Összesen: 10 F.) Belső ellenőrzés és a kontroll-mechanizmusok működése 1 A szervezetnél működik a funkcionálisan is független, a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, illetve a 2 magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok előírásaival összhangban lévő belső ellenőrzés. 2 A szervezet rendelkezik rendszeres kockázatelemzéssel megalapozott éves ellenőrzési tervvel. 2 3 A szervezetnél a teljes működést lefedően meghatározásra kerültek a folyamatok, kijelölésre kerültek a folyamatgazdák és a szervezet rendelkezik a folyamatokhoz igazított naprakész, aktuális ellenőrzési nyom- 2 vonallal. 4 Biztosított, hogy az utalványozás kötelezettségvállalás és ellenjegyzés feladatai közül ugyanaz a személy 2 ne láthasson el egyszerre kettőt. 5 A szervezetnél érvényesül a folyamatba épített vezetői ellenőrzési rendszer, szükség esetén intézkedés történik a hiányosságok kiküszöbölésére. 2 Összesen: 10
38/43 G.) Etikus és átlátható működés 1 A szervezet rendelkezik egy olyan, minden vezető és munkatárs számára megismerhető etikai szabályzattal, amely pontosan körülhatárolja az etikus magatartással és az integritással kapcsolatos elvárásokat. 2 2 A szervezet munkatársai tisztában vannak azzal, hogy az integritás tanácsadóhoz fordulhatnak, tanácsot 2 kérhetnek hivatásetikai kérdésekben. 3 Hivatásetikai dilemmák vagy esettanulmányok elérhetőek a szervezet tagjai számára (például a szervezet 2 intranetes felületén). 4 A szervezet a közérdekű adatok vonatkozásában a közzétételi kötelezettségeinek eleget tesz. 2 5 A szervezet rendelkezik az érdekérvényesítők fogadására vonatkozó belső utasítással. 2 Összesen: 10 ÖSSZESÍTÉS Vizsgált terület Max. érték A. Az integritásirányítási rendszer működése 20 B. A szervezet működése, működésének szabályai 20 C. Szervezeti stratégia, célkitűzések 20 D. Személyügyi menedzsment-intézkedések 10 E. Kockázatok elemzése 10 F. Belső ellenőrzések és kontroll-mechanizmusok 10 G. Etikus és átlátható működés 10 Mindösszesen: 100 Elért érték Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
39/43 10. függelék Iktatószám: BEJELENTŐ LAP SZERVEZETI INTEGRITÁST SÉRTŐ ESEMÉNYRŐL Bejelentő, illetve meghallgatott neve: Szervezete, szervezeti egysége: Munkaköre: Lakcíme: Telefonszáma: E-mail címe: Bejelentés, illetve meghallgatás helyszíne: Bejelentés, illetve meghallgatás időpontja: Bejelenté, illetve meghallgatás módja: Személyen / Telefonon / Hivatalos levélben / E-mailben (a megfelelő aláhúzandó) Bejelentés, illetve meghallgatás leírása: A szervezeti integritást sértő esemény észlelésének hely-színe: A szervezeti integritást sértő esemény észlelésének idő-pontja: A szervezeti integritást sértő esemény észlelésének mód-ja: A szervezeti integritást sértő esemény elkövetésének, be-következtének feltételezett időpontja (ha ismert): A szervezeti integritást sértő esemény vagy gyanú leírá-sa: Stratégiától, célkitűzéstől, előírástól, jogszabálytól, belső utasítástól való eltérés: A szervezeti integritást sértő esemény által érintett folya-mat vagy tevékenység: A bejelentés korrupció gyanús: Igen / Nem (a megfelelő aláhúzandó) A szervezeti integritást sértő eseményhez vezető körül-mények, tényezők:
40/43 A szervezeti integritást sértő esemény feltételezett gyanú-sítottjának neve, munkaköre, szervezeti egysége (ha ismert): A szervezeti integritást sértő esemény elkövetésének fel-tételezett módja (ha ismert): A szervezeti integritást sértő esemény előfordulásának gyakorisága: Anyagi kár keletkezett: Az anyagi kár becsült mértéke (ha megállapítható): Eseti / Időszakos / Rendszeres (a megfelelő aláhúzandó) Igen / Nem (a megfelelő aláhúzandó),- Ft A szervezeti integritást sértő eseményhez csatolt doku-mentumok felsorolása: Bejelentő, illetve meghallgatott nyilatkozatai: - Bejelentő, illetve meghallgatott kéri-e személyes adatainak Igen / Nem zártan kezelését (anonimitás biztosítását): (a megfelelő aláhúzandó) - Bejelentő, illetve meghallgatott a bejelentéssel, eljá-rással Személyen / Telefonon / Hivatalos levélben / kapcsolatos további tájékoztatást milyen úton kéri: E-mailben (a megfelelő aláhúzandó) A Nemzeti Akkreditáló Hatóság tájékoztatta a bejelentőt, illetve meghallgatottat az Őt megillető jogokról és az Őt terhelő kötelezettségekről. Bejelentő, illetve meghallgatott tájékoztatást kapott arról, hogy az általa közölt adatok, információk tartalmának valódiságáért büntetőjogi felelősséggel tartozik. Ha a bejelentő, illetve meghallgatott által közölt adatok megalapozatlannak bizonyulnak, illetve az más személy becsületét jogtalanul sérti, vagy neki egyéb módon kárt okoz, az érintett személyes érdekei megvédésére jogi lépéseket kezdeményezhet bejelentő, illetve meghallgatott ellen. Bejelentő, illetve meghallgatott aláírásával beleegyezését adja ahhoz, hogy fenti adatait a Nemzeti Akkreditáló Hatóság Integritási Vizsgáló Bizottsága a szervezeti integritást sértő esemény kivizsgálása és nyilvántartása céljából kezelje. Bejelentő, illetve meghallgatott aláírásával tanúsítja, hogy a fentieknek megfelelő tájékoztatást megkapta, megértette és elfogadja. Ha a bejelentés nem integritási vagy korrupciós eseményre vonatkozik, javasolt minősítése: Panasz / Egyéb (közérdekű) bejelentés / Ket. vagy más ágazati jogszabály hatálya alá vagy más hatóság feladat- és hatáskörébe tartozó eset (a megfelelő aláhúzandó) Integritás Vizsgáló Bizottság javaslata: Kelt.:.., 20.. (év)... (hónap)... (nap) ----------------------------------------------- szervezeti integritást sértő eseményt észlelő személy aláírása ----------------------------------------------- átvevő (titkárságvezető) aláírása
41/43 11. függelék S.sz. 1. Iktatószám: Beérkezés ideje Beérkezés, bejelentés módja Bejelentés iktatószáma (egyéb azonosító sz.) Bejelentő neve NYILVÁNTARTÁS INTEGRITÁSI ÉS KORRUPCIÓS KOCKÁZATOKRA VONATKOZÓ BEJELENTÉSEKRŐL A(Z). ÉVRŐL Bejelentő elérhetősége Kérjük az adatokat a továbbított példányból törölni! Bejelentés tárgya Érintett szervezeti egység, személy Megtett hivatali intézkedés Intézkedés ideje Intézkedés iktatószáma (egyéb azonosító sz.) Ügy lezárásának ténye, oka, ideje Bejelentő tájékoztatásának ideje Bejelentő tájékoz-tatásának módja Tájékoztatás iktatószáma (egyéb azonosító sz.) Tájékoztatás mellőzésének oka Megjegyzés 2. 3. 4. 5. 6. Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
42/43 12. függelék Iktatószám: NYILVÁNTARTÁS SZERVEZETI INTEGRITÁST SÉRTŐ ESEMÉNYEKRŐL A(Z) ÉVBEN S.sz. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Érdekérvényesítő és az általa képviselt szervezet neve Találkozó témája, célja Találkozó időpontja Találkozó helyszíne Találkozón részt vevő un-katársak neve, szervezeti egys. Vezetői engedély (Van / Nincs) Felettes vezető tájékoztatásának módja, ideje Találkozó eredménye, további lépések A találkozóról készült emlékez-tető? (Igen / Nem) Ha készült, emlékeztető, az hol érhető el? Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása
13. függelék Iktatószám: NYILVÁNTARTÁS ÉRDEKÉRVÉNYESÍTŐKKEL TÖRTÉNT SZEMÉLYES TALÁLKOZÓKRÓL A(Z) ÉVBEN S.sz. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Érdekérvényesítő és az általa képviselt szervezet neve Találkozó témája, célja Találkozó időpontja Találkozó helyszíne Találkozón részt vevő un-katársak neve, szervezeti egys. Vezetői engedély (Van / Nincs) Felettes vezető tájékoztatásának módja, ideje Találkozó eredménye, további lépések A találkozóról készült emlékez-tető? (Igen / Nem) Ha készült, emlékeztető, az hol érhető el? Készítette: Látta: Kelt.:., 20. (év). (hónap).. (nap) ------------------------------------------- jóváhagyó neve, aláírása