Segédanyag az email iktatáshoz Tartalomjegyzék I. Digitális, bejövő email iktatás... 2 II. Digitális, belső irányú email iktatása... 14 III. Kimenő email iktatása... 23
I. Digitális, bejövő email iktatás Amennyiben bejövő emailt szeretnénk iktatni, először nyissuk meg a Groupwise-unkat és válasszuk ki az iktatni kívánt emailt. Kattintsunk jobb egérgombbal az emailre. Ennek hatására megjelenik egy gyorsmenü, ebből válasszuk ki a Mentés másként lehetőséget.
Ennek hatására felugrik a Mentés párbeszédpanel. A Mentés helye mezőnél tudjuk megadni, hogy hova szeretnénk lementeni az emailt. Célszerű az Asztalra vagy egy külön erre célra létrehozott könyvtárba menteni az emaileket.
A Mentett elem mezőnél a kiválasztott email egyes részeit láthatjuk. Ezt követően az Üzenetformátum mezőnél válasszuk ki az Internetes levelek (MIME) formátumot. Elég egyetlen alkalommal beállítani, legközelebb már ezt a formátumot fogja alapesetben is felajánlani a Groupwise. A Mime formátumban elmentett fájlokról a következő két dolgot érdemes megjegyezni: egyfelől a levél szövegtörzsét és az emailhez tartozó valamennyi csatolmányt egyetlen file-ba tömöríti bele, másfelől egy olyan file-t hoz létre, amelyet utólag nem lehet módosítani.
A fájl nevének megadására a Fájlnév mezőnél van lehetőségünk. Kerüljük az ékezetek, továbbá különböző írásjelek és speciális karakterek (pont, vessző, felkiáltójel, stb.) használatát, mert ezeket a Groupwise nem tudja értelmezni és gyakran hibásan menti le emiatt az email-eket. Fontos továbbá ügyelni a fájlnév megadásánál arra, hogy minél rövidebb legyen az általunk választott név és a végén ott legyen a.eml kiterjesztés. Ha minden mezőt megfelelően kitöltöttünk, minden adatot megadtunk, akkor kattintsunk a Mentés gombra. Ennek hatására a Groupwise lementeni az emailünket.
Következő lépésként nyissuk meg a Poszeidont. A baloldali menüsávból válasszuk ki a Gyorsiktatás menüpontot. Ennek hatására betöltődik az iktatófelület. Itt először válasszuk ki a Típus -nál a Digitális és az Irány -nál a Bejövő lehetőséget, azaz, hogy digitális bejövő iratot szeretnénk iktatással létrehozni. Ez soha nem lehet érkeztetett, így az Érkeztetett mezőnél mindig a nemet kell választani.
A Feladó/átadó szervezet vagy személy mezőnél tudjuk megadni azt a külső szervezetet vagy személyt, akitől az iratot kapta az Egyetem. Kötelező adat. Ehhez kattintsunk a zöld mező mellett található három ponttal jelölt összerendelő gombra. Ennek hatására felugrik egy Választó lista elnevezésű ablak, ahol ki tudjuk keresni a neve alapján a szervezetet. Ha megtaláltuk az általunk keresett szervezetet, válasszuk ki, majd kattintsunk az OK gombra. Ennek hatására a Poszeidon kitölti a Feladó szervezet mezőt. (Ha nem szerepel az adatbázisban, akkor előbb fel kell venni a partner szervezetek/partner személyek menüpontban.) Feladó e-mail címe : Az elsődleges címet hozza fel a rendszer, ha a cím hibás, vagy több cím szerepel, a választó gomb megnyomásával ki lehet választani a megfelelőt. Ha a jó cím nem szerepel az adatbázisban, akkor előbb fel kell venni a partner szervezetek/partner személyek menüpontban. Címzett szervezet : Alapból a saját szervezeti egységünket hozza fel, ezen ne változtassunk. Megtévesztő ugyanis a mező elnevezése, ebben az esetben a címzett szervezet a saját szervezeti egységünket jelöli.
Tárgy : Az irat tartalmának rövid lényegre törő összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is.
Fajta : Válasszuk ki, hogy fajtáját tekintve emailt iktatunk. Mellékletek száma : Megadása kötelező, amennyiben az irathoz tartoznak mellékletek. Ebben az esetben meg kell adnunk a Melléklet fajtáját is. Főszám : Főszámos iktatás esetén az automatikus előtt található kis négyzetben mindig hagyjuk ott a pipát.
Amennyiben egy már meglévő ügy alá szeretnénk iktatni az emailt, vegyük ki a pipát az Automatikus elől. Ennek hatására megjelenik a főszám mező és a mellette található összerendelő gombra kattintva felugrik egy Választó lista elnevezésű párbeszédablak, ahol kikereshetjük a megfelelő főszámot. Ha kiválasztottuk, kattintsunk az OK gombra. Ennek hatására a Poszeidon kitölti a főszám mezőt.
Biztonsági minősítés : Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk át. Ha bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód : Mivel emailt iktatunk, értelemszerűen nem adunk meg vonalkódot. Irattári tételszám : Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Kereshetünk rá Tételszám szerint, ehhez a zöld mező mellett található összerendelő gombra ( ) kell kattintanunk. Ennek hatására egy választó panel ugrik fel, ahol különböző szűrési feltételeket megadva ki tudjuk keresni a nekünk megfelelő tételszámot. E-mail feltöltése : A számítógépünkre lementett.eml kiterjesztésű e-mailt fel kell tölteni a Poszeidonba. Ehhez kattintsunk a zöld körben fehér plusz jelet ábrázoló gombra ( ). Ennek hatására felugrik az Elektronikus példány megnyitása ablak, ahol a korábban lementett emailünket meg tudjuk keresni.
Hozzáférők : Ebben a mezőben lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A jobb oldalon található házikó gombbal ( ) szervezeti egységeknek, az alatta található emberkét ábrázoló gombbal ( ) pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, egy gombnyomással előre meghatározott csoportokat is hozzá tudunk adni. Mivel emailt iktatunk, minden olyan belső egységet adjunk meg hozzáférőként, beleértve a saját szervezeti egységünket is, amelyeknek elküldjük az emailünket. Megjegyzés : Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az iratot készítette (nem feltétlen egyezik meg azzal a személlyel, aki beiktatja a Poszeidonba). Továbbá itt kell jelezni, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk.
Ha minden adatot kitöltöttünk, a Mentés gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást.
II. Digitális, belső irányú email iktatása Megnyitjuk a Groupwise-t és elkészítjük az emailt, amelyet szeretnénk kiküldeni. Kitöltjük a címzett, másolatot kap elnevezésű mezőket, megadjuk a tárgyat, megírjuk a levél szövegét, majd csatoljuk a mellékleteket. Ezt követően nem a küldés gombra kattintunk, hanem a Mentés ikonra.
Ennek hatására felugrik a Mappák párbeszédablak, ahol ki tudjuk választani, hogy ideiglenes hova szeretnénk elmenteni az emailünket. Fontos! Amíg nem iktattuk be a Poszeidonba, addig nem szabad elküldeni az emailt. Miután kiválasztottuk, hogy a Groupwise-on belül hova mentjük a levelünket, nyomjuk meg az OK gombot.
Ezután kattintsunk arra a mappára, ahova elmentettük az emailt, majd miután kiválasztottuk, nyomjunk jobb egérgombot rajta. Ezt követően a korábban már ismertetett módon lementjük az emailt a számítógépünkre. (Mentés másként, Mime formátum, stb )
Következő lépésként nyissuk meg a Poszeidont. A baloldali menüsávból válasszuk ki a Gyorsiktatás menüpontot. Ennek hatására betöltődik az iktatófelület. Itt először válasszuk ki a Típus -nál a Digitális és az Irány -nál a Belső lehetőséget, azaz, hogy digitális belső iratot szeretnénk iktatással létrehozni.
A Feladó/átadó szervezet vagy személy mezőnél adjuk meg a saját szervezeti egységünket. Ehhez kattintsunk a zöld mező mellett található három ponttal jelölt összerendelő gombra. Ennek hatására felugrik egy Választó lista elnevezésű párbeszédablak, ahol ki tudjuk keresni a feladó szervezetet. Ha megtaláltuk az általunk keresett szervezetet, válasszuk ki, majd kattintsunk az OK gombra. Ennek hatására a Poszeidon a következő figyelmeztetést írja ki: A jelenlegi feladónak nincs e-mail címe rögzítve a rendszerbe!. Kattintsunk a Rendben gombra.
Látható, hogy a Poszeidon beilleszti az általunk választott szervezeti egységet a feladóhoz.
Címzett szervezet : Adjuk meg annak a szervezeti egységnek a nevét, amelynek szeretnénk küldeni az emailt.
Ezt követően értelemszerűen töltsük ki a mezőket: Tárgy : Az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta : Válasszuk ki, hogy fajtáját tekintve emailt iktatunk. Mellékletek száma : Megadása kötelező, amennyiben az irathoz tartoznak mellékletek. Ebben az esetben meg kell adnunk a Melléklet fajtáját is. Főszám : Főszámos iktatás esetén az automatikus előtt található kis négyzetben mindig hagyjuk ott a pipát. Biztonsági minősítés : Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk át. Ha bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód : Mivel emailt iktatunk, értelemszerűen nem adunk meg vonalkódot. Irattári tételszám : Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Kereshetünk rá Tételszám szerint, ehhez a zöld mező mellett található összerendelő gombra ( ) kell kattintanunk. Ennek hatására egy választó panel ugrik fel, ahol különböző szűrési feltételeket megadva ki tudjuk keresni a nekünk megfelelő tételszámot. E-mail feltöltése : A számítógépünkre lementett.eml kiterjesztésű e-mailt fel kell tölteni a Poszeidonba. Ehhez kattintsunk a zöld körben fehér plusz jelet ábrázoló gombra ( ). Ennek hatására felugrik az Elektronikus példány megnyitása ablak, ahol a korábban lementett emailünket meg tudjuk keresni. Hozzáférők : Ebben a mezőben lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A jobb oldalon található házikó gombbal ( ) szervezeti egységeknek, az alatta található emberkét ábrázoló gombbal ( ) pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, egy gombnyomással előre meghatározott csoportokat is hozzá tudunk adni. Mivel emailt iktatunk, minden olyan belső egységet adjunk meg hozzáférőként, beleértve a saját szervezeti egységünket is, amelyeknek elküldjük az emailünket. Megjegyzés : Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az iratot készítette (nem azt a személyt, aki beiktatja a Poszeidonba). Továbbá itt kell jelezni, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Ha minden adatot kitöltöttünk, a Mentés gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást.
III. Kimenő email iktatása Megnyitjuk a Groupwise-t és elkészítjük az emailt, amelyet szeretnénk kiküldeni. Kitöltjük a címzett, másolatot kap elnevezésű mezőket, megadjuk a tárgyat, megírjuk a levél szövegét, majd csatoljuk a kiküldeni kívánt mellékleteket. Ezt követően nem a küldés gombra kattintunk, hanem a Mentés ikonra.
Ennek hatására felugrik a Mappák párbeszédablak, ahol ki tudjuk választani, hogy ideiglenes hova szeretnénk elmenteni az emailünket. Fontos! Amíg nem iktattuk be a Poszeidonba, addig nem szabad elküldeni az emailt. Miután kiválasztottuk, hogy a Groupwise-on belül hova mentjük a levelünket, nyomjuk meg az OK gombot.
Ezután kattintsunk arra a mappára, ahova elmentettük az emailt, majd miután kiválasztottuk, nyomjunk jobb egérgombot rajta. Ezt követően a korábban már ismertetett módon lementjük az emailt a számítógépünkre. (Mentés másként, Mime formátum, stb )
Ezt követően nyissuk meg a Poszeidont. A baloldali menüsávból válasszuk ki a Gyorsiktatás menüpontot. Ennek hatására betöltődik az iktatófelület. Itt először válasszuk ki a Típus -nál a Digitális és az Irány -nál a Kimenő lehetőséget, azaz, hogy digitális kimenő iratot szeretnénk iktatással létrehozni.
Ezt követően értelemszerűen töltsük ki a mezőket. A Feladó/átadó szervezet vagy személy mezőnél megadjuk a saját szervezeti egységünket. Ehhez kattintsunk a zöld mező mellett található három ponttal jelölt összerendelő gombra. Ennek hatására felugrik egy Választó lista elnevezésű ablak, ahol ki tudjuk keresni a neve alapján a szervezetet. Ha megtaláltuk az általunk keresett szervezetet, válasszuk ki, majd kattintsunk az OK gombra. Címzett szervezet vagy személy : Adjuk meg azt a külső szervezetet vagy személyt, amelynek vagy akinek az emailt szeretnénk küldeni. Tárgy : Az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta : Válasszuk ki, hogy fajtáját tekintve emailt iktatunk. Mellékletek száma : Megadása kötelező, amennyiben az irathoz tartoznak mellékletek. Ebben az esetben meg kell adnunk a Melléklet fajtáját is. Főszám : Főszámos iktatás esetén az automatikus előtt található kis négyzetben mindig hagyjuk ott a pipát. Biztonsági minősítés : Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk át. Ha bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód : Mivel emailt iktatunk, értelemszerűen nem adunk meg vonalkódot. Irattári tételszám : Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Kereshetünk rá Tételszám szerint, ehhez a zöld mező mellett található összerendelő gombra ( ) kell kattintanunk. Ennek hatására egy választó panel ugrik fel, ahol különböző szűrési feltételeket megadva ki tudjuk keresni a nekünk megfelelő tételszámot. E-mail feltöltése : A számítógépünkre lementett.eml kiterjesztésű e-mailt fel kell tölteni a Poszeidonba. Ehhez kattintsunk a zöld körben fehér plusz jelet ábrázoló gombra ( ). Ennek hatására felugrik az Elektronikus példány megnyitása ablak, ahol a korábban lementett emailünket meg tudjuk keresni. Hozzáférők : Ebben a mezőben lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A jobb oldalon található házikó gombbal ( ) szervezeti egységeknek, az alatta található emberkét ábrázoló gombbal ( ) pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, egy gombnyomással előre meghatározott csoportokat is hozzá tudunk adni. Mivel emailt iktatunk, minden olyan belső egységet adjunk meg hozzáférőként, beleértve a saját szervezeti egységünket is, amelyeknek elküldjük az emailünket. Megjegyzés : Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az iratot készítette (nem azt a személyt, aki beiktatja a Poszeidonba). Továbbá itt kell jelezni, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Ha minden adatot kitöltöttünk, a Mentés gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást.