SZABÁLYZAT A MISKOLCI EGYETEM TEVÉKENYÉGÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEKRŐL Miskolc 2012.
6.17. sz. Egyetemi Szabályzat SZABÁLYZAT A MISKOLCI EGYETEM TEVÉKENYÉGÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEKRŐL A Miskolci Egyetem Szenátusának 369/2012. sz. határozata Készült 8 példányban sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.
Kiadásért felelős: Széll Gábor gazdasági főigazgató Kiadja a Miskolci Egyetem Gi.2012. ME Miskolc-Egyetemváros 2012.
Oldalszám: Tartalomjegyzék Fejezet szám Fejezetcím Oldalszám Változat szám Általános rendelkezése 1 A1 Kiküldetés megkezdése előtt szükséges 2 eljárás Kiküldetés befejezéséhez kapcsolódó 3 elszámolás Záró rendelkezések 4 Bevezetés dátuma
Oldalszám: 1 A Miskolci Egyetemen (továbbiakban: Egyetem) Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII.31.) Kormányrendelet, a Személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (továbbiakban: Szja tv.), a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló 278/2005. (XII. 20.) Kormányrendelet, a 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendelet a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szabályainak megfelelően a kiküldetések rendjét az alábbiak szerint határozom meg. I. Általános rendelkezések 1. A szabályzat célja (1) Jelen szabályzat célja a kiküldetés rendjének szabályozása az Egyetemen, különös tekintettel a kiküldetés okaira, a kiküldetés elrendelési rendjére, valamint a kiküldetéssel kapcsolatos elszámolások módjainak és feltételeinek meghatározására. (1) A Szabályzat személyi hatálya kiterjed: 2. A szabályzat hatálya a) Az Egyetem közalkalmazottaira, az egyetemmel egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyekre. b) Az Egyetem azon hallgatóira, akik az Egyetemmel megbízási vagy hallgatói munkaszerződést kötnek. (2) A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed: a) belföldi kiküldetésekre az Szja. törvény meghatározása szerint, b) az alapító okiratban meghatározott tevékenységekkel kapcsolatos belföldi utazásokra, c)alkalmazotti, hallgatói érdekképviseleti tevékenység ellátásával kapcsolatos belföldi utazásokra, d) határon belül együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolatra, szakmai konferencián és kiállításon való részvételre, e) belföldi tanulmányútra, f) pályázat útján elnyert szakmai célú belföldi utazásokra.
Oldalszám:2 3. Értelmező rendelkezések (1) E szabályzat alkalmazásában: a) belföldi kiküldetés: az Egyetem által elrendelt, a kinevezési okiratban rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés, kutatás, szakmai tapasztalatcsere, amennyiben ez a hely belföldön található b) engedélyezett utazás: olyan, az Egyetem nevében teljesített, külföldi kiküldetésnek nem minősülő utazás, amelyet a munkáltató nem elrendel, hanem csak hozzájárul az utazáshoz, de az utazással kapcsolatban felmerült költségeknek csak az engedélyben előre meghatározott részét vállalja. II. Kiküldetés megkezdése előtt szükséges eljárás 1. Kiküldetés kezdeményezése Kiküldetés elrendelés alapján (1) A belföldi kiküldetést a munkairányítói jogkört gyakorló rendelheti el. (2) Kiküldetés abban az esetben kezdeményezhető, ha az utazás az Egyetem érdekében áll és indokolt. Minden kiküldetést a kiküldetés megkezdése előtt kell elrendelni. Az elrendelésnek tartalmaznia kell az utazás célját, időtartamát, útvonalát, költségtervezetét és az ahhoz szükséges adatokat, azon költségek körét és összegét, melyet előre illetve utólag kell utalni, a munkavállalónak biztosított egyéb juttatásokat. Az Egyetem kizárólagosan regisztrációs díj címén felmerült összeget utal át előzetesen. Konferencián való részvétel esetén, a kérelemhez mellékelni kell a kiküldetés célját meghatározó meghívót, illetve jelentkezési lapot. (3) Kiküldetéshez előleg nem fizethető. (4) Kiküldetés akkor rendelhető el, illetve engedélyezhető, ha az utazás költségeinek (közlekedés, szállás, részvételi díj, étkezés) fedezésére szabad, az adott szervezeti egység rendelkezésére álló fedezet (keret) van, melynek felhasználhatóságáról a keret gazdája rendelkezik. (5) A belföldi kiküldetés elrendelése esetén a munkairányítói jogkör gyakorlója által kiadott írásbeli elrendelés eredeti példányát a kiküldetés megkezdése előtt legalább egy munkanappal regisztrációs díj fizetésének szükségessége esetén legalább öt munkanappal - az ellenjegyző részére át kell adni, aki a kötelezettségvállalási rendszerben rögzíti. Abban az esetben, ha a kiküldetéshez olyan költségek társulnak, melyeket előre kell kifizetni, az ellenjegyző az elrendelést az iratkezelési rendszerben is rögzíti, és megküldi a Pénzügyi Osztály részére. A Pénzügyi Osztály a kiküldetési bizonylatok ellenőrzése után átutalja a felmerült kiadások összegét a kiküldetési rendelvényen megadott számlaszámra. A regisztrációs díj utalásának megtörténtéről a kiküldött a kiküldetés megkezdése előtt két munkanappal igazolást kérhet a Pénzügyi Osztálytól. (6) A belföldi kiküldetés tényét a jelenléti íveken rögzíteni kell.
2. Kiküldetés kezdeményezése Kiküldetés kérelem alapján Oldalszám:3 (1) Belföldi kiküldetés a munkairányítói jogkört gyakorló személyhez intézett írásbeli kérelem alapján is kezdeményezhető. (2) Abban az esetben, amikor a kiküldetés kérelemre kerül elrendelésre az ügyintézés módja megegyezik IV. 1.. (2)-(5) bekezdésben foglaltakkal. III. Kiküldetés befejezéséhez kapcsolódó elszámolás 1. Kiküldetés elszámolásának folyamata (1) A kiküldött a kiküldetés befejezését követő három munkanapon belül az ellenjegyzőnek át kell, hogy adja az eredeti bizonylatokat (számlákat, jegyeket, gyűjtőjegy fedlapját). Autópályadíj és parkolási díj csak az Egyetem nevére kiállított számla alapján számolható el. Az éves autópálya matrica vásárlása esetén a beszerzés szükségességét indokolni kell. (2) A bizonylaton fel kell tüntetni azt a számlaszámot ahova a költséget át kell utalni. (3) Az ellenjegyző a bizonylatokat rögzíti a kötelezettségvállalási rendszerben és az iratkezelési rendszerben, majd minden bizonylatot átküld a Pénzügyi Osztály részére. (4) A Pénzügyi Osztály elvégzi az utalásokat a bizonylatokon feltüntetett fizetési határidőn belül. (5) Az Egyetem belföldi kiküldetés esetén napidíjat a kiküldött részére nem fizet. (6) Amennyiben a kiküldetés során az Egyetem gépjárművének használata történt, úgy az Egyetemi gépjárművek használatának rendjéről szóló 1/2011.sz. rektori utasítás szerint kell eljárni. (7) Amennyiben a kiküldetés során nem az Egyetem gépjárművének használata történt, úgy az elszámolás a NAV honlapján megjelentetett üzemanyagár, kopásköltség és a gépjármű lökettérfogata alapján történik. Az elszámoláshoz csatolni kell a forgalmi engedély és a gépjárművet vezető jogosítványának másolatát. (8) Abban az esetben, ha a kiküldött nem a saját tulajdonában lévő gépjárművet használta a kiküldetés során, úgy csatolni kell a gépjármű használatát engedélyező nyilatkozatot. Abban az esetben, ha nem az Egyetem gépjárművének használata történik a kiküldetés során, de a gépjármű a kiküldött vagy a házastársa tulajdonában illetve használatában van ekkor a kiküldött az üzembentartó az üzemanyag és kopásköltség elszámolható. Amennyiben a kiküldött vonatkozásában jelen bekezdésben részletezett kapcsolat nem igazolható, úgy csak az üzemanyag költség számolható el, vagy ha a kopásköltség is elszámolásra kerül akkor az összevonandó jövedelemnek minősül.
IV. Záró rendelkezések Oldalszám:4 (1) Jelen szabályzatot a Miskolci Egyetem Szenátusa a 369/2012. számú határozatával fogadta el, 2012. november 1-i hatállyal. Miskolc, 2012. október 31. Prof. Dr. Patkó Gyula rektor a Szenátus elnöke
Oldalszám: 5 1. sz. melléklet
Oldalszám: 6 2. sz. melléklet
Oldalszám: 7 2. sz. melléklet