Mikroszámla Interneten működő számlázóprogram Kézikönyv
Tartalomjegyzék Weboldal 2 Regisztráció 3 Bejelentkezés 4 Főoldal 6 Menüsor szerkezete 7 Számlák 8 Beállítások 9 Fizetési módszerek kezelése 10 Kedvezmények kezelése 11 Mennyiségi egységek kezelése 12 Bankszámlaszámok kezelése 13 ÁFA kulcsok kezelése 14 Számlaszám előtagok kezelése 15 Sablon e-mailek kezelése 16 Cégek kezelése 17 Felhasználók kezelése 18 Logók kezelése 19 Számla láblécek kezelése 20 Törzsadatok 21 Partnerek kezelése 22 Termékek/szolgáltatások kezelése 23
Weboldal A Mikroszámla internetes számlázó program a http://szamla.pokhalo.hu/ weboldalon érhető el. A HTTPS protokoll biztonságos és titkosított adatátvitelt tesz lehetővé a weboldalon, amely alapvető az adatok biztonsága érdekében.
Regisztráció A főoldalon, a jobb oldali menüsorban található a Regisztráció gomb, amelyre kattintva megnyílik a regisztrációs ablak, ahol megadhatóak a regisztrációs adatok. A regisztrálás után a felhasználói név, vállalkozás név és adószám nem változtatható, ezért fokozottan figyeljen a helyes adatok megadására! A regisztrációs oldalon a *-al jelölt mezők kitöltése kötelező. Az adatok kitöltése és az általános szerződési feltételek elolvasása és elfogadása után kattintson a Regisztrálok gombra a regisztráció véglegesítéséhez.
Bejelentkezés Amennyiben korábban már regisztrált, bejelentkezéshez kattintson a főoldal jobb oldalán lévő menüsorban szereplő Belépés gombra. A bejelentkezéshez adja meg a felhasználói nevét és jelszavát. Ha nem emlékszik a jelszavára, a regisztrált felhasználói neve és e-mail címe megadásával tud újat igényelni.
Főoldal Bejelentkezett felhasználóként a főoldalon találja a legutolsó kiállított számláinak listáját illetve egy naptárat, amely az adott hónapban esedékes számlákat mutatja. Másik cég kiválasztásához kattintson a jobb felső sarokban lévő nyílra és válasszon a legördülő lehetőségek közül.
Menüsor szerkezete A Főoldal gombra kattintva tud visszatérni a főoldalra. A Számla gombra kattintva láthatja a meglévő számláinak listáját vagy hozhat létre újat. A Beállítások gombra kattintva tudja kezelni céges adatait, sablon e-mailjeit, fiókja felhasználóit, céges logóit, számláin szereplő lábléceket, fizetési módokat, kedvezményeit, számláin szereplő mennyiségi egységeket, bankszámlaszámait, ÁFA kulcsokat és a számláin szereplő előtagokat. A Törzsadatok gombra kattintva tudja beállítani a partnerei illetve termékei törzsadatait. A Statisztika gombra kattintva hasznos kimutatásokat érhet el a kiállított számláival kapcsolatban. A Hírek menüben a Mikroszámlával kapcsolatos fontosabb változtatások bejelentéseit, a jogszabályokban történő változásokat találja. A Kapcsolat gombra kattintva találja meg a Mikroszámla program üzemeltetőjének elérhetőségeit. A GYIK gombra kattintva éri el a gyakran ismételt kérdéseket és válaszokat a Mikroszámlával kapcsolatban. A Kilépés gombra kattintva tud kilépni az aktuális felhasználói fiókjából.
Számlák Ezen az oldalon látja a meglévő számláinak a listáját, illetve kereshet azok között. Amennyiben szeretné, a listát másolhatja, exportálhatja csv vagy pdf formátumba, illetve kinyomtathatja. Új számla létrehozásához kattintson az Új számla létrehozása gombra és adja meg a számlával kapcsolatos fontosabb adatokat. Az ismétlődő számlák megtekintéséhez kattintson az ismétlődő számlák gombra A listán szereplő számláinál lehetősége van az adott számlából egy új számlát létrehozni másolással, új példányt nyomtatni, a számla információt megtekinteni, sztornó számlát létrehozni, nyomtatási képet megnézni, a számlát kiegyenlíteni, illetve felszólítást küldeni.
Beállítások A Beállítások oldalon az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésére: Cégek kezelése: Módosíthatja vállalkozása alapadatait vagy új céget adhat meg fiókjához Sablon e-mailek: Létrehozhat sablon e-maileket fizetési felszólításokhoz, számlaértesítőkhöz, díjbekérő értesítőkhöz stb. Felhasználók kezelése: Új felhasználókat adhat fiókjához és beállíthatja a jogosultságaikat Logók kezelése: Számlákon szereplő logók beállítása Számla láblécek: Számlákon szereplő láblécek beállítása Fizetési módok: Számlákon szereplő fizetési módok beállítása Kedvezmények kezelése: Számlákon szereplő kedvezmények beállítása Mennyiségi egységek kezelése: A termékeihez tartozó mennyiségi egységek beállítása Bankszámlaszámok kezelése: A vállalkozásához tartozó bankszámlaszámok beállítása ÁFA kulcsok kezelése: A számláin szereplő ÁFA kulcsok beállítása Számlaszám előtagok kezelése: A számláin szereplő előtagok és formátumok beállítása
Fizetési módszerek kezelése A fizetési módok oldalon hozhat létre új fizetési módokat melyekből később, a számla elkészítésekor már csak választania kell. Új fizetési mód hozzáadásához kattintson az új fizetési módszer gombra és adja meg annak nevét, illetve a teljesítés határidejét. Amennyiben szeretné, szintén itt tudja beállítani azt, alapértelmezett fizetési módként. Már létező fizetési mód szerkesztéséhez kattintson az adott fizetési mód mellett található szerkesztés gombra, majd adja meg az új nevét és/vagy határidejét a fizetési módnak. Létező fizetési mód törléséhez kattintson a törlés gombra az adott fizetési mód mellett lévő kuka ikonra.
Kedvezmények A Kedvezmények oldalon tud létrehozni új kedvezményeket vagy módosítani már meglévőket. Új kedvezmény létrehozásához kattintson az új kedvezmény gombra, majd adja meg a létrehozni kívánt kedvezmény nevét. A kedvezmény típusa opciónál válassza ki, hogy százalék alapú kedvezményt, vagy pedig konkrét értéket szeretne kedvezményként adni. Az érték beállításakor, ha százalék alapú kedvezményt adott meg típusként, írja be, hogy hány százalék kedvezményt szeretne adni (például: 5). Amennyiben érték alapú kedvezményt állított be, írja be, hogy mekkora értékben szeretne kedvezményt adni (a pénznem mindig az adott számla pénzneme lesz). Ha végzett, kattintson a mentés gombra, vagy ha nem szeretné a változtatásokat elmenteni, akkor a vissza gombra.
Mennyiségi egységek A Mennyiségi egységek oldalon hozhat létre a számláihoz új mennyiségi egységeket a termékeihez és/vagy szolgáltatásaihoz, vagy módosíthatja a már meglévőket. Új mennyiségi egység létrehozásához kattintson az új mennyiségi egység gombra, majd adja meg a mennyiségi egység nevét (pl: darab). Meglévő mennyiségi egységek módosításához kattintson a szerkesztés gombra, majd adja meg az adott mennyiségi egység új nevét és/vagy állítsa be azt alapértelmezettként.
Bankszámlaszámok A Bankszámlaszám oldalon tudja kezelni a vállalkozásához tartozó bankszámlaszámokat. Új bankszámlaszám hozzáadásához kattintson az új bankszámlaszám gombra, majd adja meg a számlavezető bank nevét és a bankszámla számát. Amennyiben szükséges, adja meg a SWIFT-kódot és IBAN-számot is. Meglévő bankszámlaszám módosításához kattintson a szerkesztés gombra, majd adja meg a módosítani kívánt bankszámla új nevét és számát, esetleg állítsa be azt alapértelmezettként.
ÁFA kezelése Az ÁFA kezelése oldalon tud új ÁFA kulcsot rögzíteni vagy módosítani egy meglévőt. Új ÁFA kulcs hozzáadásához kattintson az új ÁFA kulcs gombra, majd adja meg annak nevét és értékét (az értékek százalékként értendők, nem kell külön beírni a %-jelet). Meglévő ÁFA kulcs módosításához kattintson a szerkesztés gombra, majd adja meg a módosítani kívánt ÁFA kulcs új nevét és/vagy értékét. Amennyiben szeretné, szintén itt tudja beállítani azt, alapértelmezett ÁFA kulcsként. Tipp: ÁFA-mentes számla létrehozásához hozzon létre egy új ÁFA kulcsot melynek értéke 0%
Számlaszám előtagok A Számlaszám előtagok oldalon tud létrehozni új számlaszám előtagokat a számláihoz vagy módosítani már meglévőket. A számlaszám előtagok a számla sorszámában jelennek meg. Cégenként különböző számlaszám előtagokat adhat meg, viszont minden cégnél kell lennie egy alapértelmezettként beállított előtagnak! Új számlaszám előtag hozzáadásához kattintson az új számlaszám gombra, majd adja meg az előtag nevét és kezdősorszámát, válassza ki a formátumát. Fontos: Az előtag nevén és sorszámán később már nem fog tudni módosítani, illetve ugyanazzal az előtagnévvel nem fog tudni létrehozni új előtagot!
Sablon e-mailek A Sablon e-mailek oldalon hozhat létre sablon e-maileket fizetési felszólításokhoz, számlaértesítőkhöz, díjbekérő értesítőkhöz stb. Új sablon létrehozásához kattintson az új sablon e-mail felvitele gombra, majd adja meg annak nevét, a saját nevét, e-mail címét és az üzenet szövegét. Amennyiben szeretné, állítsa be azt alapértelmezettként üzenetként. Meglévő sablon e-mailek módosításához kattintson a szerkesztés gombra, majd adja meg a módosítani kívánt adatokat.
Cégek kezelése A Cégek kezelése oldalon módosíthatja vállalkozása alapadatait vagy új céget adhat hozzá a fiókjához. Új cég felviteléhez kattintson az új cég felvitele gombra, majd adja meg annak főbb adatait, illetve ha szeretné, állítsa be azt alapértelmezettként. Meglévő cég adatainak módosításához kattintson a szerkesztés gombra, majd adja meg a módosítani kívánt adatokat.
Felhasználók kezelése A Felhasználók kezelése oldalon adhat hozzá a fiókjához további felhasználókat és állíthatja be a jogosultságaikat. Új felhasználó hozzáadásához kattintson az új felhasználó felvitele gombra, majd adja meg a felhasználói nevét, a teljes nevét, jelszavát, e-mail címét és a jogosultsági körét. Jogosultsági körök: Könyvelő- Csak olvasási jog van (tehát nem bocsáthat ki számlát, nem állíthat át semmit a beállításokban), azonban listázhatja, exportálhatja a számlákat, megtekintheti az analitikát. Számlázó- Tartalmazza a könyvelői jogokat, emellett készíthet számlákat, küldhet számlaértesítéseket, illetve felszólításokat. A beállítások megváltoztatásához azonban nincsen joga. Adminisztrátor- Teljes jogkörrel rendelkezik a fiók felett, kezelheti a profilhoz tartozó felhasználókat (meghívás, törlés, jogosultság váltás), a Beállításokban bármit módosíthat, hozhat létre új céget. Meglévő felhasználó adatainak és/vagy jogkörének módosításához kattintson a szerkesztés gombra, majd adja meg a módosítani kívánt adatokat. Ha végzett, kattintson a mentés gombra, vagy ha nem szeretné a változtatásokat elmenteni, akkor a vissza gombra.
Logók kezelése A Logók kezelése oldalon tudja kezelni a számláin szereplő céges logókat. Új logó hozzáadásához kattintson az új logó feltöltése gombra, majd adja meg annak elérési helyét a számítógépén. A feltöltött logók kizárólag jpg, png és gif kiterjesztésű file-ok lehetnek! Logó alapértelmezetté állításához kattintson a szerkesztés ikonra.
Számla láblécek A Számla láblécek oldalon hozhat létre sablon lábléceket a számlákhoz. Új lábléc létrehozásához kattintson az Új lábléc Meglévő sablon láblécek módosításához kattintson a szerkesztés gombra, majd adja meg a módosítani kívánt adatokat.
Törzsadatok A Törzsadatok oldalon tudja beállítani a partnerei illetve termékei törzsadatait. A Partnerek és Termékek felvitele elengedetetlen a számlák kiállításához, ugyanis a felvitt adatok közül kell kiválasztania Vevőjét, a Számlatételeket pedig a termékek közül kell hozzáadni.
Partnerek kezelése A Partnerek kezelése oldalon látja a meglévő partnerei listáját, illetve kereshet azok között. Amennyiben szeretné, a listát másolhatja, exportálhatja csv vagy pdf formátumba, illetve kinyomtathatja. Új partner felvételéhez kattintson az Új partner felvétele gombra, majd adja meg partnere főbb adatait. Meglévő partnerek adatainak módosításához kattintson a szerkesztés gombra, majd adja meg a módosítani kívánt adatokat. Partnerek importálásához excel dokumentumból kattintson a Partnerek importálása gombra. Ha szükséges, a mintaként feltöltött csv file alapján módosítsa az importálni kívánt file-t, majd adja meg annak elérési helyét a számítógépén.
Termékek kezelése A Termékek kezelése oldalon látja a meglévő termékeinek és szolgáltatásainak a listáját, illetve kereshet azok között. Amennyiben szeretné, a listát másolhatja, exportálhatja csv vagy pdf formátumba, illetve kinyomtathatja. Új termék vagy szolgáltatás felvételéhez kattintson az Új termék felvétele gombra, majd adja meg a termék vagy szolgáltatás adatait és tulajdonságait. Meglévő termékek vagy szolgáltatások adatainak módosításához kattintson a szerkesztés gombra, majd adja meg a módosítani kívánt adatokat. Termékek importálásához excel dokumentumból kattintson a termékek importálása gombra. Ha szükséges, a mintaként feltöltött csv file alapján módosítsa az importálni kívánt file-t, majd adja meg annak elérési helyét a számítógépén.