PANNON VÍZ Víz-, Csatornamű és Fürdő Zártkörűen Működő Részvénytársaság 9025 Győr, Országút út 4. BESZERZÉSI SZABÁLYZAT 2013. Jelen szabályozás a PANNON VÍZ ZRT. dokumentuma. Továbbadása, sokszorosítása írásos engedély nélkül nem megengedett.
Tartalomjegyzék I. Általános rendelkezések... 4 1. Szabályzat hatálya... 4 2. Alkalmazandó fő jogszabályok... 4 3. Értelmező rendelkezések... 5 4. Beszerzési alapelvek... 7 5. Beszerzési értékhatárok... 7 6. Kiszervezett tevékenység... 8 II. A közbeszerzési eljárás rendjének szabályozása... 8 1. Eljárás... 8 2. A közbeszerzési tevékenység irányításával, valamint a feladatok megszervezésével és megvalósításával kapcsolatos feladatok és hatáskörök... 9 III. A közbeszerzési eljárások lefolytatásának általános szabályai... 11 1. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása... 11 2. A lebonyolításért felelős személy feladatai... 13 3. A Bíráló Bizottság feladatai... 13 4. A nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre vonatkozó rendelkezések... 14 5. In house beszerzések... 14 6. Közbeszerzések végrehajtásával kapcsolatos szabályok... 14 IV. Közbeszerzés alá nem eső beszerzések részletszabályai... 15 1. Könnyített beszerzési eljárás... 15 2. Árajánlat bekérésével induló beszerzési eljárás... 16 3. Kézibeszerzés... 17 4. Havária-helyzetben alkalmazandó eltérések... 17 5. Beszerzési eljárások lebonyolítása... 18 6. Közbeszerzés alá nem eső beszerzések részletszabályai... 18 V. Szerződések tartalmi elemei... 19 1. Valamennyi szerződésfajtában kötelező feltüntetni... 19 2. A szerződésfajtákban az alábbiak kerüljenek feltüntetésre... 20 3. Az 5 millió forint feletti szerződések... 21 VI. 2014. évtől jelen beszerzési szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni a Gördülő fejlesztési tervvel kapcsolatban... 21 VII. Egyéb rendelkezések... 21 1. A Vállalkozás a beszerzéseivel kapcsolatosan az alábbi szabályokat alkalmazza még... 21 2. Átmeneti rendelkezések... 22 3. Dokumentálás... 22 4. Záró rendelkezések... 22 2
Beszerzési Szabályzat a Pannon-Víz Zrt. víziközmű szolgáltató beszerzéseivel kapcsolatos részletes eljárási szabályokról Preambulum A Pannon-Víz Zrt. (továbbiakban: Vállalkozás), mint víziközmű-szolgáltató a gazdasági verseny tisztaságának biztosítása érdekében a beszerzéseinek lefolytatására a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (Kbt.), 6. -ának, a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX. törvény (Vksztv.) 45-46. -ának, figyelembevételével, valamint a közszolgáltatók közbeszerzéseire vonatkozó sajátos közbeszerzési szabályokról szóló 289/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet (továbbiakban: rendelet) alapján az alábbi szabályzatot fogadja el. Jelen Beszerzési Szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) meghatározza a Vállalkozást, mint beszerzőt/ajánlatkérőt terhelő kötelezettségeket, az anyagi és eljárási szabályok teljesítésének módját, valamint a beszerzési/ közbeszerzési eljárás megindításával és lefolytatásával kapcsolatos tevékenységek részletes szabályait. Meghatározza továbbá a Vállalkozásnak a Vksztv-ben, és annak végrehajtási rendeleteiben foglalt kötelezettségeiből eredő eljárásrendet, valamint a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvényből eredő kötelezettségeket. A Szabályzat célja, hogy a Vállalkozás beszerzéseit a Vksztv-vel összhangban szabályozza. A beszerzések lebonyolítása során a hosszútávú, megfelelő műszaki színvonalon történő üzemelés, a folyamatos ellátási kötelezettség biztosítása mellett, a felelős gazdálkodás figyelembevételével, a legjobb ár-érték arányt kell elérni. A Vállalkozás alapesetben mindig a Kbt-ben foglalt eljárási szabályok szerint jár el, az annak XIV. fejezetében foglalt eltérések és a 289/2011. (XII. 22.) Korm. rendeletben meghatározott részletszabályok figyelembe vételével. A Vállalkozás azonos ajánlatok esetében, minden esetben, előnyben részesíti azt az ajánlatot, amely: 3
- árubeszerzés során, legalább 50%-ban nemzeti előállítású terméket kínál, - szolgáltatás esetében, az összérték legalább 80%-ban hazai vállalkozók kivitelezésében történik. Az ajánlatok kiértékelésénél azonosnak minősülnek azok az ajánlatok, amelyeknél a nettó árkülönbözet nem haladja meg a 3%-ot. A Vállalkozás az előnyös elbírálást csak abban az esetben alkalmazza, ha az árubeszerzése és/vagy a szolgáltatás igénybevétele nem eredményez műszaki-, technikai nehézséget és a működtetésben, fenntartásban aránytalan többletköltséggel járna. 1. Szabályzat hatálya I. Általános rendelkezések 1.1. Alanyi hatály: A Vállalkozásnál az ellátási láncban résztvevő és érintett munkavállalójára, kezdeményező ügyintéző és a döntéseket jóváhagyó felelős munkavállalójára vonatkozik. 1.2. Időbeli hatály: A szabályzat a Magyar Energetikai és Közműszabályozási Hivatal általi jóváhagyásának időpontjától hatályos. A szabályzat visszavonásig érvényes. 1.3. Tárgyi hatály: A szabályzat vonatkozik, a beszerzések tekintetében minden olyan anyag-, tárgyieszköz beszerzésre, építési beruházásra és szolgáltatás megrendelésre, amely a Vállalkozás működéséhez, a tervezett fejlesztések megvalósításához, valamint az általa végzett bármely tevékenységhez szükséges, a Vksztv. 45-46. -a és a Kbt. előírásai alapján. 2. Alkalmazandó fő jogszabályok 2.1. a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (Kbt.); 2.2. a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX. törvény (Vksztv.); 2.3. nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény (Nvtv.); 2.4. a Magyarország mindenkori éves központi költségvetéséről szóló törvény (jelenleg a 2012. évi CCIV. törvény) (Ktgvtv.); 2.5. a közszolgáltatók közbeszerzéseire vonatkozó sajátos közbeszerzési szabályokról szóló 289/2011. (XII.22.) Korm. rendelet; 2.6. a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 58/2013 (II.27.) Korm. rendelet; 4
2.7. az építési beruházások közbeszerzési eljárás során készítendő dokumentációjának tartalmáról szóló 215/2010. (VII.09.) Korm. rendelet; 2.8. az építési beruházások közbeszerzésének részletes szabályairól szóló 306/2011. (XII.23.) Korm. rendelet; 2.9. a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 92/2011. (XII.30.) NFM rendelet a közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények szabályairól, valamint az elektronikus árlejtés alkalmazásáról szóló 257/2007. (X.4.) Korm. rendelet; 2.10. az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X.1.) Korm. rendelet. 3. Értelmező rendelkezések 3.1. Árubeszerzés olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak vételi joggal, vagy anélkül történő megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. 3.2. Tárgyieszköz azok a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett eszközök (földterület, épület, egyéb építmény, műszaki berendezés, gép, jármű, üzemi és üzleti felszerelés egyéb beruházások és ingatlanokhoz kapcsolódó vagyonértékű jogok), amelyek tartósan (legalább 1 éven túl) közvetlenül, vagy közvetve szolgálják a Vállalkozás tevékenységét. 3.3. Szolgáltatás megrendelése árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő, olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése. 3.4. Az építési beruházás olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérő részéről: 3.4.1. a Kbt. 1. mellékletben felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése, vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; 5
3.4.2. építmény kivitelezése, vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; 3.4.3. az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, vagy módon történő kivitelezése. 3.5. Beszerzés alatt értjük mindazon műszaki és gazdasági feladatok, folyamatok összességét, kezdve a szükséglet meghatározástól, piackutatástól, pályáztatástól az anyagi javak és szolgáltatások mennyiségi és minőségi átvételéig, amelyek a folyamatos és zavarmentes működéshez szükséges anyag- és eszközellátást, szolgáltatások biztosítását jelentik. 3.6. Havária olyan természeti csapás vagy emberi tevékenység okozta hirtelen esemény (robbanás, közúti baleset stb.), mely a lakosságot és a környezetet veszélyeztető szükségállapot kialakulását eredményezi. Víziközmű-rendszerek esetén kifejezetten ilyen a jelentősnek minősülő csőtörés, a vízbázist előre nem látható módon veszélyeztető áradás, a vízbázis mérgeződésének lehetősége, stb. 3.7. Vegyszer 3.7.1. technológiai vegyszer, melyeket az alapszolgáltatásunk ellátásánál használunk fel jellemzően nagy mennyiségben (ivóvíz, ipari víz és szennyvíz kezelése, tisztítása céljából) 3.7.2. laboratóriumi vegyszerek: azok a vegyszerek, amelyeket laboratóriumi vizsgálatok során használunk fel, jellemzően kis mennyiségben 3.8. Keretmegállapodás Keretmegállapodás alatt az a megállapodás értendő, melynek keretében egy vagy több anyag, tárgyi eszköz vagy szolgáltatás beszerzési feltételeit rögzítik meghatározott időre, és melyből fizetési kötelezettsége nem keletkezik a társaságnak. A konkrét igény kielégítését a keretmegállapodás alapján elkészített megrendelés teljesítése jelenti. 3.9. Üzemzavar Üzemzavar alatt értendő az a hiba, amikor az ivóvíz-, illetve szennyvízrendszer és tartozékai, technológiai berendezései, 6
illetve a társaság nem alaptevékenységéhez tartozó eszközök, berendezések jelentős mértékben meghibásodnak, a folyamatos üzemelés tartalék eszközökkel nem váltható ki, vagy más módon nem hidalható át, így nem fenntartható. 4. Beszerzési alapelvek 4.1. A Vállalkozás egységes szerkezetű Beszerzési Szabályzatot készít a Kbt., illetve a Vksztv. előírásainak történő együttes megfelelés érdekében, ezért valamennyi közbeszerzési és egyéb beszerzési eljárása során figyelembe veszi mindkét törvényben, és azok rendeleteiben lefektetett alapelveket. 4.2. A Vksztv. 1. (1) bekezdése és a Kbt. 2. -ban meghatározott alapelveken túlmenően a Vállalkozás jelen szabályzatban a következő, beszerzéssel kapcsolatos alapelveket határozza meg: 4.2.1. A Vállalkozás a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések esetén is az előírtnál fokozottabban alkalmazni kívánja nyilvánosság és ellenőrizhetőség elvét. 4.2.2. A Vállalkozás a beszerzései tekintetében mindig vizsgálja a keretszerződéseket, rendelkezésre állási lehetőségeket, a havária és egyéb azonnali intézkedést igénylő helyzetet a jogszerű és azonnali kezelése érdekében. 4.2.3. A Vállalkozás fokozottabb felügyeleti és közreműködési lehetőséget kíván biztosítani a tulajdonosok és az ellátásért felelősek részére az Igazgatóság által a beszerzések végrehajtása során. 5. Beszerzési értékhatárok 5.1. A Vállalkozás a közbeszerzéseit a mindenkori Ktgvtv-ben a közszolgáltatók részére meghatározott értékhatárok szerint folytatja le. Ezek mértéke jelen szabályzat elfogadásakor: Alapesetben: 1. árubeszerzés esetén: 50,0 millió forint 2. építési beruházás esetén: 100,0 millió forint 3. szolgáltatás megrendelése esetén: 50,0 millió forint 5.2. A közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések esetén a Vállalkozás az alábbi, saját értékhatárokat határozza meg: 7
1. 20,0 millió forint és a közbeszerzési értékhatár között (Könnyített beszerzési eljárás) 2. 1 millió forint és 20,0 millió forint között (3 árajánlat bekérése) 3. 1 millió forint alatt azonnali kézi beszerzés. 6. Kiszervezett tevékenység A kiszervezett tevékenységekkel kapcsolatosan a Vállalkozás az alábbiakat veszi figyelembe: 6.1. A kiszervezett tevékenységekre vonatkozóan a Vállalkozás a Vhr. szerinti tartalmú nyilvántartást vezet. A nyilvántartás mellékletét képzik a vonatkozó szerződések, illetve MEKH engedélyek másolatai. 6.2. A kiszervezett tevékenységekre vonatkozó korlátok betartásáért az elnök-vezérigazgató felelős. 1. Eljárás II. A közbeszerzési eljárás rendjének szabályozása 1.1. A közbeszerzések tervezése és jóváhagyása A jóváhagyott üzleti terv figyelembevételével a gazdasági igazgató listát készít ezen szabályzat alá tartozó közbeszerzésekről. Az elfogadott éves üzleti terv végrehajtása során lefolytatott beszerzések, amennyiben a Kbt. előírásai szerinti értékhatárokat eléri, abban az esetben a soron következő Igazgatósági ülésen tájékoztatót kell nyújtani az elindított eljárásról, annak eredményéről. A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzésekről évi két alkalommal a gazdasági igazgató tájékoztatja az Igazgatóságot. A közösségi értékhatárokat elérő, vagy meghaladó beszerzések esetében hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonása szükséges, akivel a kapcsolatfelvételt a Közbeszerzési Bizottság kezdeményezi. 8
1.2. A közbeszerzésekkel kapcsolatos hatáskörök és feladatok Vállalkozásunknál a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátására külön önálló szervezeti egység nem kerül kialakításra. Közbeszerzési eljárást a szervezeti egységek nem végeznek, az a Közbeszerzési Bizottság feladata. Vállalkozásunknál az Igazgatóság által kinevezett Közbeszerzési Bizottság működik, amely elnökből, és esetenként kinevezett tagokból áll. 1.3. Közbeszerzési tanácsadó igénybevétele Az uniós értékhatárokat elérő, vagy meghaladó értékű, illetve az európai uniós forrásból megvalósuló közbeszerzések esetén, a Vállalkozás a Közbeszerzési Hatóság által vezetett névjegyzékben szereplő hivatalos közbeszerzési tanácsadót vesz igénybe az eljárást lefolytatóként, illetve saját lefolytatás esetén ellenjegyzőként. Ilyen esetben a közbeszerzési tanácsadó felelős az európai uniós jogrend alkalmazásáért, az uniós előírások maradéktalan teljesüléséért, és a vonatkozó nyilvántartási/jelentési/beszámolási kötelezettségek teljesítéséért. A költségeket a Vállalkozás alapesetben a támogatás projektmenedzseri költségei terhére folyósítja, amennyiben ez nem lehetséges, úgy saját forrásból téríti meg a közbeszerzési tanácsadó felé. A társaság bármely közbeszerzés esetén bevonhat közbeszerzési tanácsadót a folyamatba. A közbeszerzési tanácsadóval a kapcsolatfelvételt a Közbeszerzési Bizottság elnöke kezdeményezi. 2. A közbeszerzési tevékenység irányításával, valamint a feladatok megszervezésével és megvalósításával kapcsolatos feladatok és hatáskörök 2.1. Igazgatóság - felügyeli a közbeszerzések teljes folyamatát, rendszeresen ellenőrzi a közbeszerzési eljárásba bevont dolgozók és egyéb személyek tevékenységét, - azonnal köteles kivizsgálni minden közbeszerzést zavaró körülményt és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja, - a közbeszerzési dokumentumok elkészítésében közreműködő alkalmazottak, szakértőként megbízott személyek, vagy 9
gazdálkodó szervezetek, továbbá a Vállalkozás közbeszerzési eljárásai során az elbírálásra létrehozott, állandó vagy eseti legalább 3 tagú bizottság tagjainak a jóváhagyása, - jogkörében minden olyan intézkedést megtesz, illetve köteles megtenni, amely a közbeszerzések lefolytatásának jogszerűségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja, - rendelkezik a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok beosztásáról, és azt a dolgozók munkaköri leírásában rögzíti, - kijelöli a Közbeszerzési Bizottság elnökét. 2.2. Elnök-vezérigazgató - döntés a közbeszerzési eljárás megindításáról, - döntés a közbeszerzési eljárás típusáról, - elfogadott felhívás és dokumentáció (hirdetmény) közzétételének az engedélyezése, - a bíráló bizottság tagjainak kijelölése, megbízása, a résztvevők összeférhetetlensége esetén új résztvevők kijelölése, megbízása, - a bíráló bizottság írásbeli szakvéleménye és döntési javaslata alapján döntés a közbeszerzési eljárás nyerteséről, - a szerződés megkötése, aláírása. 2.3. Gazdasági igazgató - elfogadott üzleti terven alapuló beszerzési terv elkészítése, - ajánlati biztosíték összegének, igazolási és visszafizetési módjának meghatározása, - hirdetmény közzétételi díjának átutalása a Közbeszerzési Hatóság pénzforgalmi számlájára, - szükség esetén beszerzéshez szükséges pénzügyi fedezet elkülönítése, biztosítása és igazolása. 2.4. Közbeszerzési Bizottság elnöke 2.4.1. Feladata: - a hirdetmény, a dokumentáció előkészítése és jóváhagyása, intézkedés a közzétételről, - az állandó és az adott közbeszerzésnél érvényesíteni kívánt speciális pénzügyi, jogi követelmények meghatározása a gazdasági igazgatóval, - a közbeszerzési dokumentumok elkészítésében közreműködő alkalmazottak, szakértőként megbízott személyek, vagy gazdálkodó szervezetek, továbbá az 10
előminősítési részvételi felhívás alapján az ajánlatok elbírálására létrehozott, állandó vagy eseti legalább 3 tagú bizottság tagjainak kiválasztása, azokra javaslattétel, - folyamatosan vizsgálja, hogy a közbeszerzések pénzügyi fedezete biztosított-e, - rendszeresen ellenőrzi a teljesítések szerződésszerűségét, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás arányát és összhangját, - gondoskodik a közbeszerzésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátásáról, az ezzel összefüggő könyv- és számviteli teendők ellátásáról, - azonnal tájékoztatja a Vállalkozás vezetőjét, ha a feladatkörébe tartozó munkájának végzése során szabálytalanságot, vagy az intézmény működési köre vonatkozásában célszerűtlenséget tapasztal, és a jogkör gyakorlójánál intézkedés megtételét kezdeményezi, - a jelen szabályzatban és a Kbt-ben meghatározott feladatok végrehajtása, - írásban kijelöli az eljárás lebonyolításáért felelős személyt. 2.4.2. A Bíráló Bizottság legkisebb létszáma 3 fő, tagjainak a közbeszerzés tárgya szerint megfelelő pénzügyi jogi, közbeszerzési szakértelemmel kell rendelkezniük. 2.4.3. A Vállalkozás döntése alapján egyes közbeszerzések lefolytatásával külső céget bíz meg azzal a feltétellel, hogy jelen szabályzatban foglaltak értelemszerűen a megbízottra is irányadók. III. A közbeszerzési eljárások lefolytatásának általános szabályai 1. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása A Vállalkozás a közbeszerzési eljárások során a törvényben és a rendeletben meghatározott eljárási fajtákat a beszerzés, szolgáltatás igénybevételének megfelelően alkalmazza. 11
1.1. Az eljárás előkészítése A közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően a közbeszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység vezetője köteles a közbeszerzési eljárás megindításához a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai előterjesztést, a közbeszerzés műszaki leírását, illetőleg a közbeszerzési dokumentációnak a közbeszerzés tárgya szerinti szaktudást igénylő részeit, valamint a szerződéstervezetet átadni, vagy megküldeni a gazdasági igazgatónak. A közbeszerzési dokumentációt a gazdasági igazgató ellenőrzésével a közbeszerzések irányításával és felügyeletével megbízott bonyolító készíti el. A közbeszerzési dokumentáció elkészítésébe a közbeszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység vezetőjét be kell vonni. A közbeszerzési dokumentáció véglegesített tartalmát és a közbeszerzési előterjesztést a közbeszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység vezetője és a bonyolító együttesen terjesztik a Közbeszerzési Bizottság elé. 1.2. Szakmai előkészítés A hirdetmény közzétételének kezdeményezése előtt meg kell határozni a beszerzés specifikációját (mennyiség, műszaki tartalom, minőségi követelmények). Összhangot kell teremteni a rendelkezésre álló finanszírozási forrás és a beszerzés gazdaságos, szakmai követelményei között. 1.3. A beszerzés értékének és tárgyának meghatározása 1.3.1. A beszerzés értékének meghatározása különösen fontos az ajánlati dokumentáció elkészítésének folyamatában. Az így meghatározott becsült érték helytállóságát azonban valamennyi konkrét közbeszerzés megindítását megelőzően ellenőrizni kell. Vizsgálni kell, hogy a rendelkezésre álló forrás összhangban van-e a közbeszerzés becsült értékével. Ha a forrást pályázat útján biztosítja a Vállalkozás, a kiírásban erre a tényre utalni kell. Meg kell határozni a közbeszerzés tárgyát, valamint az ehhez kapcsolódó értéket és mennyiséget Kbt. 7.. 12
1.3.2. A beszerzés értékét kizárólag a Kbt. 11-18. -ai alapján lehet megállapítani. A bonyolító az eljárás megindításához szükséges adatokat összegyűjti a jóváhagyott rendelkezésre álló keretösszeg figyelembe vételével, és elkészíti a részletes közbeszerzési szakmai specifikációt a törvény figyelembe vételével. 2. A lebonyolításért felelős személy feladatai - A beruházási osztályvezető egyetértésével elkészíti az ajánlati vagy részvételi felhívást. - Gondoskodik az ajánlati, illetve részvételi felhívás időben történő közzétételéről. - Biztosítja a dokumentációhoz való hozzáférhetőséget a részvételi jelentkezés, illetve az ajánlattételi határidő lejártáig. - A Kbt-ben előírtak szerint levezényli a borítékbontást, melyen jelen van a Bíráló Bizottság minden tagja. - Részt vesz az ajánlatok elbírálásában, illetve a tárgyaláson. - Kiértesíti a kizárásra kerülő, vagy érvénytelen ajánlatot tevőket. - Levezényli az eredményhirdetési eljárást, melyen jelen van a Bíráló Bizottság minden tagja. - Gondoskodik a Kbt-ben előírt, az esélyegyenlőség biztosítása érdekében szükséges ajánlattevői tájékoztatásokról. - Az eljárás minden - a Kbt-ben előírt - szakaszában elkészíti a szükséges jegyzőkönyveket, gondoskodik a kötelező hirdetmények megjelentetéséről. - Előkészíti és felügyeli a szerződéskötést, hogy az az előírt időpontban megtörténjék. - Minden év május 31-ig elkészíti és feladja az éves statisztikai összegzést a Közbeszerzési Hatóság részére. - Gondoskodik az eljárás során készült dokumentumok törvényben előírt ideig történő megőrzéséről. 3. A Bíráló Bizottság feladatai - Elkészíti a dokumentációt. - Meghatározza a bírálati szempontokat. Az összességében legelőnyösebb ajánlat választása esetén, meghatározza a részszempontokat, a súlyszámokat, az értékelés során adható pontok alsó és felső határát. Kidolgozza azt a számítási módszert, ami alapján történik az értékelés. - Elkészíti az értékelési lapokat. 13
- Elvégzi a részvételi jelentkezések, az ajánlatok értékelését, illetve lefolytatja a tárgyalást. Az ajánlattételi határidő lejárta és az eredményhirdetést megelőző időszakban, a Bíráló Bizottság vezetője az - eljárás összetettségétől függően - tetszőleges számú bizottsági ülést hívhat össze, a részvételi jelentkezések, illetve az ajánlatok elbírálása érdekében. - Az eljárás eredményéről írásbeli összegzést készít (csatolva az értékelési lapokat). - A Bíráló Bizottság vezetője az eljárásról készült összegzés alapján - a beruházási osztályvezető és az illetékes igazgató ellenjegyzésével - döntési javaslatot tesz az elnök-vezérigazgató felé. Fenti feladatok maradéktalan végrehajtásáért a Bíráló Bizottság vezetője tartozik felelősséggel. 4. A nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre vonatkozó rendelkezések A Közbeszerzési Törvény XIX. Fejezetében írtakat kell teljes egészében alkalmazni. 5. In house beszerzések A Kbt. 9. k. bekezdésében szabályozott in house beszerzésekkel kapcsolatosan, a közbeszerzés alóli mentesüléskor az elnökvezérigazgató megvizsgálja a beszerzésben érintett szervezet tényleges mentesülését, szükség esetén közbeszerzési szakértőt is bevon ennek elbírálásába. 6. Közbeszerzések végrehajtásával kapcsolatos szabályok A Vállalkozás által a közbeszerzések lefolytatása során alkalmazni kívánt, jogszabályon túli részletszabályok a következők: 6.1. A közbeszerzési eljárások anyagai a Vállalkozásnál beszerzésenként önállóan, a szerződés mellékleteként kerülnek megőrzésre. 6.2. A közbeszerzés megfelelő dokumentálásáért (egyéb megállapodás híján) a közbeszerzési eljárás lefolytatásáért felelős belső munkavállaló felügyeletéért és az eljárást követő dokumentáció megőrzéséért a beruházási osztályvezető felel. 6.3. A bírálati szempontok, és az alkalmassági feltételek meghatározásakor a Vállalkozás a legalacsonyabb ajánlati áron túl kiemelten veszi figyelembe a környezetvédelmi szempontokat 14
és az ellátás biztonságát szolgáló műszaki követelményeket és a későbbi gazdaságossági, üzemeltethetőségi szempontjait. 6.4. Az ajánlati határidők tekintetében a Vállalkozás törekszik a megalapozott tervezésre, és az azon alapuló eljárások jogorvoslatot is figyelembe vevő lefolytatási idejének megfelelő becslésére, és az e szerinti kiírásra. 6.5. A Vállalkozás által a szerződés aláírására, a Bíráló Bizottság javaslata alapján felhatalmazott személy, a közbeszerzési pályázaton nyertes ajánlattevővel köteles szerződést kötni, amennyiben valamely törvényi, pénzügyi körülmény ezt nem hiúsítja meg. 6.6. A Vállalkozás eljárásaiban folyamatosan vizsgálja az elektronikus árlejtés szélesebb körű alkalmazásának lehetőségét. 6.7. Az éves közbeszerzésről a hivatkozott NFM rendeletben meghatározott minta szerint éves összegzést (statisztikai összegező) kell készíteni, melyet a tárgyévet követő év május 31-ig meg kell küldeni a Közbeszerzési Hatóságnak. IV. Közbeszerzés alá nem eső beszerzések részletszabályai A Pannon-Víz Zrt. közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzési tevékenységének irányításáért az elnök-vezérigazgató a felelős. 1. Könnyített beszerzési eljárás A I. fejezet 5.2.1. pontban meghatározott értékhatárt meghaladó, de a közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzés tekintetében a Vállalkozás az alábbiak szerint jár el. 1.1. A beszerzés tárgyához kapcsolódóan a Vállalkozás felkutatja az azt teljesíteni képes természetes és jogi személyeket (továbbiakban ajánlattevők), és hivatalos úton írásban lehetőség szerint minimum 5 ajánlattevőtől árajánlatot kér. Amennyiben a Vállalkozás működési területén az ajánlattételre jogosult minimum 5 ajánlattevő nem lelhető fel abban az esetben legalább 3 ajánlattevőtől árajánlatot kér. 1.2. Az ajánlatra történő felkérés postai úton a cég hivatalos székhelyén/telephelyén keresztül, a Vállalkozás nyilvánosan közzétett elérhetőségein, fax útján, illetve a központi e-mail 15
címén keresztül is történhet. 1.3. A Vállalkozás az ajánlattevőnek az ajánlati dokumentációt térítés nélkül, vagy térítés ellenében biztosítja. 1.4. A Vállalkozás a vonatkozó ajánlattételi határidőket úgy állapítja meg, hogy lehetőség szerint minél többen tudjanak ajánlatot tenni, egy esetleges késedelem ne veszélyeztesse a feladat végrehajtását. Az elbírálási határidők úgy kerülnek megállapításra, hogy megalapozott döntés születhessen. Az ajánlatkérő az ajánlattételi határidőket minden esetben az ajánlatkérésben tünteti fel. 1.5. Az ajánlatokat lezárt borítékban kell benyújtani, az a bontásra kitűzött időpontig felbontásra nem kerül. A Vállalkozás minden esetben biztosítja a nyilvánosság alapelvének érvényesülését. 1.6. A Vállalkozás törvényi tiltás hiányában fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőkkel a beszerzési eljárás bármely szakaszában tárgyaljon a beszerzés mennyiségéről, értékéről, a feltételeket érdemben megváltoztassa, alternatív ajánlatokat kérjen be, vagy bármely más olyan dologban egyeztessen valamennyi ajánlattevővel, amely a Vállalkozás érdekeinek érvényesülését jobban szolgálja. E tárgyalásokra a verseny tisztaságának biztosítása érdekében minden érvényes ajánlatot tevőt meg kell hívni, és a meghívásra megjelentekkel együtt lehet tárgyalni. A tárgyalásról jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt minden ajánlattevőnek meg kell küldeni, függetlenül a tárgyaláson való részvételtől. 1.7. A könnyített beszerzési eljárást lezáró döntést követően a Vállalkozás írásos szerződést köt a nyertes ajánlattevővel. 2. Árajánlat bekérésével induló beszerzési eljárás Az I. fejezet 5.2.2. pontban meghatározott összeget meghaladó, de 5.2.1 pont szerinti összeget el nem érő beszerzések tekintetében a Vállalkozás az alábbiak szerint jár el: 2.1. A beszerzés tárgyát illetően piackutatást végez, melynek során igénybe veszi a beszerezni kívánt termék/szolgáltatás nyilvánosan közzétett fellelhetőségeit, minőségét, műszaki színvonalát, árait, szállítási feltételeit. Ezek különösen: a vállalatok hivatalos honlapjai, árkatalógusai, médiában közzétett hirdetései, előzetes tájékoztató jellegű árajánlatai. 16
2.2. A fentiekből a beszerzés tárgyát illetőleg a legkedvezőbb feltételekkel rendelkező árajánlatokat közülük a 3 összességében legkedvezőbb ajánlatot összehasonlítja. 2.3. Az elbírálást követően a 3 legkedvezőbb ajánlatot hivatalos árajánlat bekérésével is megerősítheti, illetve megkísérelhet még a meghirdetettnél is kedvezőbb árat elérni, amennyiben arra bármilyen esélyt lát. A hivatalos árajánlat elektronikus úton is bekérhető. 2.4. Törekedni kell rá, hogy a beszerzésről álljon rendelkezésre szerződés, vagy pro forma szerződés a feltételek tisztázása érdekében. 2.5. A 3 árajánlat bekérésével induló beszerzési eljárás során a határidőket ajánlott úgy megállapítani, hogy az biztosítsa az érdemi ajánlattétel lehetőségét, és a teljesítési határidő elegendő időt nyújtson a szakmai feladatteljesítésre. 2.6. A kiválasztás folyamatát, a letöltött tájékoztatókat és valamennyi árajánlatot a beszerzési eljárás mellékleteként (kinyomtatva vagy elektronikus úton) ajánlott megőrizi a szerződés teljesülését követő 1 évig a Vállalkozás székhelyén. 3. Kézibeszerzés 3.1. Az 1 millió forintot el nem érő beszerzések tekintetében az adminisztrációs költségek beszerzési árhoz mért aránytalan mértéke miatt, nem ajánlott külön eljárás lefolytatása. 3.2. A kézibeszerzés során törekedni kell arra, hogy a beszerzés a Vállalkozás székhelyéhez közel, vagy ingyenes kiszállítással történjen, minimalizálva a ráfordítandó munkaidőt, szállítási és adminisztratív költségeket. A kézibeszerzéshez szerződés kötése nem előírás. 4. Havária-helyzetben alkalmazandó eltérések A Vállalkozás a havária-helyzetre vonatkozóan a korábbi beszerzési eljárások során kiválasztott beszállítóktól a kézibeszerzés szabályai szerint valósítja meg az anyagok beszerzését, illetve a szolgáltatások megrendelését. 17
5. Beszerzési eljárások lebonyolítása 5.1. Jelen Szabályzat szerinti beszerzési eljárásokat lebonyolítására az igénybevétel típusának megfelelően külön-külön szervezeti egységek a felelősek. 5.1.1. Beruházások megrendelése esetén a műszaki igazgató bevonásával az értékesítési igazgató. 5.1.2. Anyagbeszerzések elvégzése esetén a műszaki igazgató bevonásával a gazdasági igazgató. 5.1.3. Szolgáltatások megrendelése esetén különös tekintettel a javítási, karbantartási szolgáltatások megrendelésére a műszaki igazgató bevonásával az értékesítési igazgató. 5.2. Minden esetben az ajánlatokat 3 tagú Bíráló Bizottság értékeli, melynek tagjai minden esetben az eljárások elvégzésére bevont terület által delegált munkavállalók. 6. Közbeszerzés alá nem eső beszerzések részletszabályai Kizárólagosan az elnök-vezérigazgató jóváhagyásával indítható víziközmű-szolgáltatást érintő beszerzési eljárás. 6.1. A 20,0 millió forint és a közbeszerzési értékhatárok közti könnyített beszerzési eljárás az elnök-vezérigazgató egy személyben, illetve az értékesítési igazgató, műszaki igazgató, valamint gazdasági igazgató együttesen indíthat. 6.2. Az 1 millió és 20,0 millió forint közötti, 3 árajánlat bekérésével induló beszerzési eljárást az elnök-vezérigazgató egy személyben, valamint az értékesítési igazgató, műszaki igazgató, vagy az általuk meghatalmazott személy indíthat a gazdasági igazgató jóváhagyásával. 6.3. 1 millió forint alatti kézibeszerzést valamennyi osztályvezetői, vagy annál magasabb szintű munkakörrel rendelkező munkatárs indíthat. 6.4. A beszerzési eljárások eredményének felülvizsgálatára és az abban történő döntésre minden esetben a beszerzést elrendelő és/vagy jóváhagyó személy, beszerzés pénzügyi ellenjegyzését, illetve amennyiben írásos szerződés is kötődik hozzá, úgy annak 18
pénzügyi és jogi ellenjegyzését követően jogosult. V. Szerződések tartalmi elemei 1. Valamennyi szerződésfajtában kötelező feltüntetni 1.1. A szerződés tartalmazza a szerződő felek megnevezése, az alábbi adatok feltüntetésével: 1.1.1. Cégek esetében - teljes név - székhely - cégjegyzékszám - képviselő neve - bankszámlaszám - adószám. 1.1.2. Egyéni vállalkozók esetében - név - születi hely, idő - anyja neve - lakcím - vállalkozói igazolványszám - adószám - bankszámlaszám. 1.1.3. Természetes személyek esetén: - név - születési hely, idő - anyja neve - lakcím - adószám - bankszámlaszám. 1.1.4. Egyéni cégek esetében: az 1.1.2. pontban meghatározottakon felül a cég megnevezése, székhelye és cégjegyzékszáma. 1.1.5. Önkormányzatok esetében: - név - cím - képviselő (önkormányzatot a polgármester képviseli, polgármesteri hivatalt a jegyző) - bankszámlaszám 19
- adószám - PIR törzsszám. 1.2. A szerződés tárgya: A szerződés tárgya konkrétan kerüljön meghatározásra, ha rendelkezik valamilyen egyedi azonosítási számmal, azt a szerződésben meg kell határozni. 1.3. A szerződés határideje: Tartalmazza a pontos szállítási határidőt, vállalkozási szerződés esetén a tevékenység megkezdésének és befejezésének időpontját. 2. A szerződésfajtákban az alábbiak kerüljenek feltüntetésre 2.1. Meghiúsulás esetére meghiúsulási kötbér kerüljön kikötésre, melynek javasolt mértéke a nettó díj 10%-a. 2.2. Késedelmes teljesítés esetén késedelmi kötbér kerüljön kikötésre és ennek mértéke legyen pontosan meghatározva. 2.3. Késedelmes fizetés esetén a Ptk. szerinti kamat kerüljön kikötésre. 2.4. A szerződésben szereplő ellenérték teljes összege (megbízási díj, vállalkozói díj, vételár) kizárólag a teljesítésigazolás bemutatása, illetve az áru átadása, megbízás elvégzése után kerüljön kifizetésre. 2.5. Határozatlan időre létrejövő szerződések esetén a szerződésnek rendelkezni kell az felmondási időről. 2.6. Keretszerződések esetében minden esetben kerüljön feltüntetésre, hogy a Vállalkozás a szerződésben meghatározott keretszám felső határát jogosult, de nem köteles kimeríteni, és a másik fél nem jogosult ezen a címen kártérítést követelni. 2.7. Vita esetére kerüljön kikötésre a szerződésben a győri székhelyű bíróság kizárólagos illetékessége. 2.8. Szállítási keretszerződések esetén kerüljön feltüntetésre, hogy a felek között létrejött szállítási szerződés nem jelent kizárólagos szállítási jogosultságot szállító számára, megrendelő (Vállalkozás) 20